QUẢN TRỊ HỌC

4.1. Những cơ sở hoạch định:

4.1.1. Khái niệm:

Hoạch định là việc xác định nhiệm vụ, mục tiêu và xác định phương pháp tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ
và mục tiêu đó.

4.1.2. Lý do và mục đích của hoạch định:

Lý do:

(i) Hoạch định là công cụ mà tổ chức dựa vào đó để ứng biến với những bất định và thay đổi.
(ii) Hoạch định giúp cho tổ chức ưu tiên hướng các nỗ lực vào các mục tiêu trọng tâm của tổ
chức.
(iii) Hoạch định xác lập được các chương trình hành động cụ thể nhằm tạo ra “dòng chảy” các
công việc, qua đó phối hợp tốt hoạt động của tất cả các bộ phận trong tổ chức.
(iv) Hoạch định giúp cho những nhà quản trị có được hệ thống tiêu chuẩn thích hợp để kiểm tra,
giám sát các hoạt động của tổ chức.

Mục đích:

1) Ứng biến trước những thay đổi của môi trường.

2) Tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực thông qua việc tập trung các nguồn lực cho những
mục tiêu trọng yếu.
3) Đảm bảo tính liên tục trong các hoạt động của tổ chức.
4) Tiền đề để thực hiện việc kiểm tra.

4.1.3. Các loại hoạch định:

Phân loại theo vấn đề:

• Hoạch định chiến lược (Strategic planning)

• Hoạch định Chính sách (Policy planning)

• Hoạch định Qui trình (Process planning)

• Hoạch định Qui tắc (Rules), Tiêu chuẩn (Standard)

• Hoạch định Thủ tục (Procedures)

• Hoạch định Chương trình/Công việc (Task planning)

• Hoạch định nguồn lực (Resources planning)

• Hoạch định Nhân lực

• Hoạch định nguyên vật liệu, thiết bị

• Hoạch định Ngân sách/ngân quỹ (Budget planning).

Phân loại theo cấp:

Cấp quản trị Tính chất hoạch định Nội dung hoạch định
Mục đích, mục tiêu, phương hướng
lâu dài.
Các biện pháp tổng thể để đạt mục
tiêu.
Huy động, phân bổ các nguôn lực.
Cấp cao Chiến lược
nhiệm vụ.
Phối hợp kế hoạch hành động theo
chương trình, chính sách thống nhất.
Các thú tục. quy tắc chung

Các giái pháp đề thực hiện mục tiêu

trong từng giai đoạn.
Huy động các nguôn lực vào các mục
tiêu cụ thể như thế nào cho có hiệu
Chiến quá.
Tiến trình thực hiện các mục tiêu.
Cấp thuật Phổi hợp hành động.
Chịu trách nhiệm vê những mục tiêu
trung cụ thể
(Kiểm soát tiến trinh).
cấp cơ sở
Giao việc cụ thê cho từng cá nhân.
  Đảm bảo các phương tiện, cơ sở vật
chất kỹ thuật đê thực hiện mục tiêu.
Huấn luyện, động viên nhân viên.
Tác nghiệp
Theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện
nhiệm vụ cua từng người và báo cáo
tiến độ công việc.

4.1.4. Qui trình hoạch định:

1. Nhận thức Cơ hội và Rủi ro

2. Thiết lập mục tiêu

3. Phát triển các tiển đề

4. Xác định các phương án, đánh giá các phương án và chọn giải pháp

5. Xây dựng các kế hoạch phụ trợ

6. Lượng hóa kế hoạch; Lượng hóa kế hoạch bằng ngân sách

4.2. Mục tiêu – nền tảng của hoạch định:

4.2.1. Khái niệm về sứ mệnh và mục tiêu:

• Sứ mệnh là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các hoạt động kinh doanh
cơ bản của một tổ chức. Sứ mệnh mô tả các khái vọng, các giá trị và những lý do hiện hữu của một tổ
chức.

• Mục tiêu là kết quả và là điểm kết thúc của một hành động trong một khoảng thời gian xác định mà nhà
quản trị muốn đạt được trong tương laic ho tổ chức của họ. Mục tiêu là phương tiện để thực hiện sứ mệnh
của tổ chức.

4.2.2. Phân loại mục tiêu:

Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối tượng của tổ chức là ai mà
những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau. Ví dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách
hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh… thường không giống
nhau. Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật. Nếu không
như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục.

Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt
được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm
năm, và mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm).

Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì không thể đo lường được hoặc rất
khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được. Những nhà quản
trị ngày nay cho rằng mục tiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt
đến mức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ.

https://www.dankinhte.vn/khai-niem-va-phan-loai-muc-tieu/#:~:text=M%E1%BB%A5c%20ti%C3%AAu
%20ng%E1%BA%AFn%20h%E1%BA%A1n%2C%20trung%20h%E1%BA%A1n%20v%C3%A0%20d%C3%A0i
%20h%E1%BA%A1n%3A%20M%E1%BB%A5c,gian%20d%C3%A0i%20h%C6%A1n%20n%C4%83m%20n
%C4%83m).

4.2.3. Vai trò của mục tiêu:

(1) Đối với quản trị theo tình huống, mục tiêu quản trị là căn cứ để đánh giá và phân tích tình huống. Nó
cũng là căn cứ để tổ chức các quá trình quản trị cụ thể;

(2) Đối với quản trị theo chương trình, mục tiêu tổng quát được phân chia thành các mục tiêu riêng biệt
cho từng bộ phận chức năng thực hiện;

(3) Đối với quản trị theo mục tiêu thì mục tiêu giữ vai trò then chốt, gắn liền và chi phối mọi hoạt động
quản trị. Quản trị theo mục tiêu là tư tưởng quản trị hiện đại vì vậy ngay sau đây sẽ trình bày đầy đủ
hơn.
4.2.4. Đặc điểm, yêu cầu về thiết lập mục tiêu:

Các yêu cầu đối với việc thiết lập mục tiêu
+Đảm bảo tính kế thừa:các mục tiêu tương lai nên kế thừa những thành
quả,những kinh nghiệm,những thế mạnh,những nguồn lực mà doanh nghiệp tạo ra
được trong quá khứ và hiện tại
+Giải quyết tốt mối quan hệ giữa các mục tiêu:
*Mục tiêu tài chính và mục tiêu chiến lược
*Dài hạn và ngắn hạn
*Lợi nhuận và phi lợi nhuận
*Ổn định và tăng trưởng,..
+Quan tâm và giải quyết một cách thỏa đáng lợi ích giữa các đối tượng hữu
quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp,cụ thể là:
*Quan hệ lợi ích giữa chủ sở hữu và người lao động
*Quan hệ lợi ích giữa doanh nghiệp và khách hàng,nhà cung cấp và các đối tác
*Quan hệ giữa doanh nghiệp và cộng đồng xã hội
+Thiết lập tốt các mối quan hệ nhân quả(means-end chain): các mục tiêu của
doanh nghiệp nên được kết hợp thành một mang hội nhập lẫn nhau,theo đó việc hoàn
thành mục tiêu của cấp độ,bộ phân này sẽ tạo điều kiên cho việc thực hiện mục tiêu
của cấp độ,bộ phận kia.
+Đảm bảo tính cụ thể và đo lường được: mục tiêu nên cụ thể để hướng dẫn hành
động,tránh sự hiểu lầm,mặt khác phải có khả năng đo lường được.Các mục tiêu mơ hồ
và không có công cụ đo lường sẽ không định hướng hành động được và cũng sẽ không
có cơ sở để đánh giá.Khi thiết lập các mục tiêu các nhà quản trị phải thiết lập các công
cụ để đo lường việc thực hiện chúng
+Tập trung vào các kết quả quan trọng: để đảm bảo tính năng động ,sáng tạo và
nâng cao hiệu quả của việc thực hiện,các mục tiêu chỉ nên tập trung vào các khu vực
kết quả quan trọng(Các khu vực kết quả quan trọng là những khu vực hoặc các khâu
công việc có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả sau cùng(Vận dụng quy luật 80/20 để
xác định)
+Thách thức nhưng khả thi: các mục tiêu nên thách thức, đòi hỏi chủ thể thực
hiện phải nổ lực mới có thể hoàn thành, song cũng không quá khó khiến người ta nản
lòng.Nó phải nằm trong pham vi các nguồn lực mà doanh nghiệp có thể huy động
được
+Cụ thể về thời gian: các mục tiêu cần xác định rõ khoảng thời gian bắt đầu và
kết thúc việc thực hiện.
+Gắn với phần thưởng: hiệu quả của việc thực hiện mục tiêu sẽ tăng lên khi kết
quả của việc thực hiên nó liên quan đến các phần thưởng,chẳng hạn như sự gia tăng
tiền lương,các cơ hội thăng tiến hoặc các phần thưởng khác.