NO.

KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 02.01.2018
PENGURUSAN MESYUARAT NO. PINDAAN : 0
TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 1/4

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat dilaksanakan

dengan teratur dan lancar.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh KV dalam mengendalikan mesyuarat.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (Panduan

Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan).

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Definisi

4.1.1 Pengerusi Mesyuarat ialah pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi

mengendalikan mesyuarat.

4.1.2 Setiausaha ialah pensyarah yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan
mencatat minit mesyuarat.

4.2 Singkatan
Tiada
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 02.01.2018
PENGURUSAN MESYUARAT NO. PINDAAN : 0
TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 2/4

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

1. Menentukan agenda mesyuarat, tarikh, masa, tempat dan

Pengerusi Mesyuarat ahli yang akan menyertai mesyuarat.

2. Meminta setiausaha membuat tempahan bilik mesyuarat

dengan menggunakan Borang Tempahan Bilik Mesyuarat
- BK-10/01 (Lampiran 1).

3. Membuat tempahan bilik mesyuarat.

Setiausaha
4. Mengeluarkan memo panggilan mesyuarat menggunakan
Memo Panggilan Mesyuarat : BK-10/02 (Lampiran 2)
kepada ahli mesyuarat sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut:

a) Nama mesyuarat
b) Tarikh
c) Masa
d) Tempat
e) Nama Pengerusi
f) Agenda

5. Mempengerusikan mesyuarat berdasarkan agenda yang

Pengerusi
ditetapkan.

Setiausaha
6. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut:

a) Senarai kehadiran - menggunakan Borang

Catatan Kehadiran Mesyuarat BK-10/03 (Lampiran 3)
b) Perkara-perkara penting yang dibincangkan
c) Keputusan yang dibuat
d) Tindakan susulan yang perlu diambil

7. Menyediakan draf minit mesyuarat menggunakan Format

Catatan Mesyuarat.

8. Menyerah kepada pengerusi mesyuarat untuk mendapat

persetujuan selewat-lewatnya 7 hari selepas tarikh
mesyuarat .
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 02.01.2018
PENGURUSAN MESYUARAT NO. PINDAAN : 0
TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 3/4

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Setiausaha
9. Mengedarkan minit mesyuarat kepada semua ahli dan
Borang Maklum Balas Mesyuarat - BK-10/05 (Lampiran 5)
kepada ahli yang perlu mengambil tindakan seperti yang
telah diputuskan dalam mesyuarat.

10. Merekod penerimaan minit mesyuarat dengan

menggunakan Borang Penerimaan Minit Mesyuarat – BK-
10/06 (Lampiran 6).

11. Mengumpul semula Borang BK-10/05 yang telah diisi

dalam masa 2 minggu selepas tarikh minit mesyuarat
diedarkan.

12. Memfailkan minit mesyuarat.

13. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi

spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada KV-
PKS-PPV-05 (Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur).
 NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 02.01.2018
PENGURUSAN MESYUARAT NO. PINDAAN : 0
TARIKH PINDAAN : -
MUKA SURAT : 4/4

6.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Lampiran

Pejabat BK-10/01
1. Rekod Tempahan Bilik Mesyuarat 3 Tahun
Lampiran 1

BK-10/02
2. Memo Panggilan Mesyuarat Pejabat 3 Tahun
Lampiran 2

BK-10/03
3. Catatan Kehadiran Mesyuarat Pejabat 3 Tahun
Lampiran 3

BK-10/04
4. Minit Mesyuarat Pejabat 3 Tahun
Lampiran 4

Pejabat BK-10/05
5. Rekod Maklum Balas Mesyuarat 3 Tahun
Lampiran 6

Rekod Penerimaan Edaran Minit BK-10/06

6. Pejabat 3 Tahun
Mesyuarat Lampiran 5