Wyższe Szkoły Bankowe

Zarządzanie projektami
Agata Basińska-Zych

Część 10
 Zarządzanie projektami Str. | 2

Spis treści

10. Zarządzanie komunikacją w projekcie..................................................................................... 3

10.1. Istota komunikacji w zarządzaniu projektem..................................................................... 3
10.2. Etapy procesu zarządzania komunikacją w projekcie ......................................................... 4
10.2.1 Planowanie zarządzania komunikacją ....................................................................... 5
10.2.2. Zarządzanie komunikacją ....................................................................................... 9
10.2.3. Kontrolowanie komunikacji ................................................................................... 11

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 3

10. Zarządzanie komunikacją w projekcie

W tym rozdziale dowiesz się, na czym polega zarządzanie komunikacją w projekcie, a także jak istotny
jest ten proces w pracy kierownika projektu. Dowiesz się także, co jest istotą komunikacji, jakie są jej
podstawowe cechy, a także poznasz rodzaje i formy komunikacji. Ponadto zyskasz świadomość podsta-
wowych narzędzi komunikacji w projekcie oraz nauczysz się przygotować plan komunikacji w projekcie.
Przeanalizujesz swój styl komunikacji. Wiedza ta z pewnością poszerzy twoje szanse na rynku pracy.
Pracodawcy obecnie poszukują absolwentów przygotowanych do pracy w projektach, biegłych w komu-
nikowaniu się w środowisku rzeczywistym, jak i wirtualnym, zdolnych do rozwiązywania problemów
i radzenia sobie z nietypowymi sytuacjami.

10.1. Istota komunikacji w zarządzaniu projektem

Czy zastanawialiście się kiedykolwiek jak istotne są umiejętności sprawnego i efektywnego komuniko-
wania się zwłaszcza z przypadku pracy zespołowej?

Jednym z podstawowych elementów, niejednokrotnie decydującym o jakości i powodzeniu danego

przedsięwzięcia, jest komunikacja. Nieefektywna, źle zaplanowana komunikacja w projekcie może pro-
wadzić do porażki. Dlatego też, z punktu widzenia menedżerów projektu, bardzo ważny jest proces
zarządzania komunikacją. Różnorodność informacji, wielość zdarzeń oraz kanałów komunikacji sprawia,
że skuteczne zarządzanie komunikacją jest podstawowym problemem w pracy zespołowej. Prace pro-
jektowe i realizację celów projektowych można usprawnić dzięki znajomości efektywnych sposobów
zarządzania komunikacją. Zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji na każdym etapie projektu,
pozwalające na ich dotarcie do wszystkich zainteresowanych osób, oraz ich dwukierunkowy przepływ
to priorytety w efektywnym zarządzaniu projektami1.

Co stanowi istotę komunikacji? Jest kilka podstawowych prawd dotyczących specyfiki komunikacji:

 żadna grupa nie może istnieć bez komunikowania się,

 najczęstsze źródło konfliktów – kiepska komunikacja,
 informacja jest absolutnie niezbędna dla utrzymania projektu przy życiu, wśród problemów z ko-
munikacją występują:
 komunikacja jako cel, a nie środek,
 zablokowanie kanałów komunikacji,
 zniekształcenie informacji.

1
B. Wróbel, 2007, Rola komunikacji w zarządzaniu projektami , Zarządzanie Publiczne 3/2007Zeszyty Naukowe
Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków, s. 119-129.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 4

Co obejmuje sztuka komunikacji? Sztuka komunikowania obejmuje:

 modele nadawca-odbiorca, w tym informacje zwrotne, bariery komunikacyjne,
 wybór medium – pisemnie czy ustnie, formalnie czy nieformalnie, pośrednio czy bezpośrednio,
 styl komunikatu – struktura zdań, dobór słownictwa, strona czynna i bierna,
 techniki prezentacji, mowa ciała, pomoce wizualne,
 techniki zarządzania spotkaniami – przygotowanie, rozwiązywanie konfliktów.

Te wszystkie elementy są niezbędne zarówno w procesie komunikowania się w zespole projektowym,

ale także w zakresie planowania procesu komunikacji z interesariuszami projektu.

10.2. Etapy procesu zarządzania komunikacją w projekcie

Jakie elementy powinno się brać pod uwagę przy zarządzaniu komunikacją?

Komunikowanie się w projekcie powinno uwzględniać nie tylko wszystkich interesariuszy, zasady formalne
ale także komunikowanie się interpersonalne – poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne). Do
tego dochodzi bardzo silny aspekt wpływu otoczenia organizacji na komunikację w projekcie i poza nią.
Kierownik projektu powinien uwzględnić w procesie komunikacji wpływ kultury organizacji, w której pro-
jekt jest realizowany, struktury i ład korporacyjny, standardy w branży/standardy prawne, uwarunkowania
rynkowe, tolerancję na ryzyko interesariuszy, a także kanały komunikacyjne organizacji oraz system in-
formacji w projekcie. Etapy procesu zarządzania komunikacją w projekcie przedstawia rys. 1).

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Zarządzanie komunikacją w projekcie (ang. Project Communications Management) dotyczy procesów

koniecznych do zapewnienia terminowego oraz właściwego opracowywania, rozprowadzania, gro-
madzenia, składowania, znajdowania informacji tyczących się projektu i ostatecznego rozporządza-
nia nimi.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 5

1. Planowanie
2. Zarządzanie 3. Kontrolowanie
zarządzania
komunikacją komunikacją
komunikacją

Rysunek 1. Proces zarządzania komunikacją projektu.

Źródło: opracowanie własne opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition,
Pennsylvania, 2017, s. 360.

1. Planowanie zarządzania komunikacją (ang. Plan Communications Management)

2. Zarządzanie komunikacją (ang. Manage Communications)

3. Kontrolowanie komunikacji (ang. Control Communications)

10.2.1 Planowanie zarządzania komunikacją

W jaki sposób planować komunikację w zarządzaniu projektem? Na czym polega ten proces?

Proces ten polega na określeniu potrzeb komunikacyjnych interesariuszy projektu, a także na poprawnym
rozpoznaniu potrzeb komunikacyjnych mających wpływ na potencjalny sukces projektu (rys. 2). Do tego
ważna rola w tym procesie przypada kierownikowi projektu, który przygotowuje Plan Komunikacji.

Planowanie komunikacji w projekcie

Proces planowania komunikacją (ang. Plan Communications Management) to proces rozwijania od-
powiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych Interesariuszy i do-
stępnych aktywach organizacyjnych2.

W ramach analizy wejść do procesu planowania komunikacji podkreślono ścisły związek pomiędzy wy-
maganiami komunikacyjnymi w projekcie a strukturą organizacyjną projektu oraz organizacji, realizują-
cej projekt. Ważnym elementem wejściowym są równie dane historyczne, czyli doświadczenia dotyczące
procesu komunikacji z poprzednich projektów. Poza tym niezbędna jest znajomość zakresu projektu

2
PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 360.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 6

oraz planu zarządzania projektem, który określa ograniczenia oraz założenia projektowe. W celu reali-
zacji procesu planowania komunikacji zaproponowano zastosowanie analizy wymagań komunikacyj-
nych, której wynikiem jest określenie potrzeb informacyjnych uczestników projektu oraz wyznaczenie
liczby kanałów komunikacyjnych3.

Rysunek 2. Proces planowania zarządzania komunikacją

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 360.

Dokumentem wyjściowym procesu planowania komunikacji jest plan zarządzania komunikacją za-
wierający: potrzeby komunikacyjne uczestników projektu, zakres, format oraz poziom szczegółowości
komunikacji projektowej, osoby odpowiedzialne za przekaz informacji, osoby lub grupy odbiorców, me-
tody oraz technologie wykorzystane do przekazu informacji, częstotliwość komunikacji oraz metodę ak-
tualizacji planu zarządzania komunikacją w toku realizacji projektu. To dokument, który powinien po-
wstać w każdym projekcie bez względu na jego wielkość lub złożoność.

3
K. Muszyńska, 2008, Zarzadzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodykach zarządzania projektami,
Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Wiedzą, seria: Studia i Materiały, nr 17, s. 131-138.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 7

Plan zarządzania komunikacją w projekcie

Plan zarządzania komunikacją – to dokument zawierający zbiór procedur dla kierownika projektu
i zespołu projektowego związanych ze zbieraniem i dystrybucją informacji. Celem planu komunikacji
jest zidentyfikowanie, udokumentowanie i zaplanowanie potrzeb informacyjnych oraz komunikacyj-
nych w projekcie. Dla wszystkich odbiorców procesu komunikacji dokument przedstawia jakąś in-
formację, na kiedy oraz w jaki sposób otrzymają. Dla członków zespołu projektowego, odpowie-
dzialnego w większości za przygotowanie informacji, plan komunikacji opisuje, jakie informacje,
kiedy i w jakim formacie powinny być dostarczone4.

Co powinien zawierać Plan Zarządzania Komunikacją?

 Co chcemy zakomunikować?
 Dlaczego chcemy przekazać daną informację?
 Od kogo wychodzi informacja?
 Do kogo powinna trafiać informacja?
 Jaka metoda komunikacji będzie najlepsza?
 Kto odpowiada za inicjację komunikacji?
 Kiedy lub jak często powinna odbywać się komunikacja?

Plan Komunikacji jest najczęściej przedstawiany w formie tabeli, prezentującej odpowiedzi na powyższe
pytania. (rys.3).

4
K. Janusz, J. Wiśniewska (red.) (2014). Zarządzanie projektami w organizacji, Difin, Warszawa, s. 25.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 8

Rysunek 3. Przykładowa zawartość planu zarządzania komunikacją.

Źródło: https://www.manageordie.org/

Jakie elementy planu zarządzania komunikacją wyróżniamy?

 Przedmiot komunikacji – informacja, która będzie przekazywana interesariuszom,

 Cel – powód przekazywania tej informacji,
 Częstotliwość – jak często będzie przekazywana ta informacja,
 Datę rozpoczęcia / zakończenia – ramy czasowe, w których będzie przekazywać się tę informację,
 Format / medium – układ informacji oraz sposób jej przekazania,
 Osobę odpowiedzialną – członek zespołu odpowiedzialny za przekazanie informacji.

Na koniec warto wspomnieć o przepływie danych i informacji z planu zarządzania komunikacją w pro-
jekcie (rys. 4). Doskonale widać różne wymiary przepływu informacji jak komunikacja wewnętrzna,
zewnętrzna, formalna i nieformalna a także powiązanie z planem zarządzania projektem.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 9

Rysunek 4. Diagram przepływu danych planu zarządzania komunikacją.

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 360.

10.2.2. Zarządzanie komunikacją

Wiemy już czym jest planowanie komunikacji projektu, czym zatem jest zarządzanie komunikacją?

Zarządzanie komunikacją obejmuje proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, od-

zyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją.

Zarządzanie komunikacją

Zarządzanie komunikacją w projekcie (ang. Project Communications Management) dotyczy proce-

sów koniecznych do zapewnienia terminowego oraz właściwego opracowywania, rozprowadzania,
gromadzenia, składowania, znajdowania informacji tyczących się projektu i ostatecznego rozporzą-
dzania nimi 5.

Plan Komunikacji, przygotowywany przez Kierownika Projektu w fazie Planowania, powinien brać pod
uwagę:
 strukturę, procesy, procedury oraz dokumentację w danej organizacji,
 analizę interesariuszy,
 wymagania projektowe,
 Plan Zarządzania Projektem (ang. Project Management Plan).

5
K. Janusz, J. Wiśniewska (red.) (2014). Zarządzanie projektami w organizacji, Difin, Warszawa, s. 25.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 10

Rysunek 5. Proces zarządzania komunikacją.

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 360.

Jakiego rodzaju typy komunikacji możemy wyjaśnić? Można wyróżnić 4 typy komunikacji:

1. komunikacja formalna, pisana (ang. formal written) – używana w przypadku złożonych problemów
oraz formalnych dokumentów takich, jak np. plan zarządzania projektem,

2. komunikacja nieformalna, pisana (ang. informal written) – wiadomości e-mail, SMS-y, luźne notatki,
wiadomości z komunikatorów (z ang. instant messages),

3. komunikacja formalna, werbalna (ang. formal verbal) – prezentacje, przemowy,

4. komunikacja nieformalna, werbalna (ang. informal verbal) – spotkania, rozmowy.

Jakiego rodzaju metody komunikacji mogą być stosowane w zarządzaniu zespołem?

Wyróżniamy 3 metody komunikacji:

1. interaktywna – jedna osoba podaje informację, informacja dociera do jednego lub większej ilości
odbiorców po czym następuje odpowiedź do nadawcy informacji; przykładem takiej komunikacji są
rozmowy, spotkania, telekonferencje;

2. „push” – polega na jednokierunkowym przepływie informacji, nadawca przekazuje informację nie

oczekując odpowiedzi, przykładem takiej komunikacji są raporty, blogi, automatycznie wysyłane
wiadomości e-mail;

3. „pull” – metoda, w której informacje umieszczane są w znanej lokalizacji; odbiorca musi sam wy-
dobyć informację; przykładem takiej komunikacji są serwery, służące do współdzielenia informacji
oraz firmowy intranet.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 11

10.2.3. Kontrolowanie komunikacji

Na czym polega monitoring i kontrola realizacji projektu?

Kontrolowanie komunikacji jest to proces polegający na obserwacji oraz ocenie komunikacji intere-
sariuszy projektu (rys. 6). Proces jest realizowany przez kierownika projektu, który w razie konieczności
dostosowuje sposób komunikacji do obecnych wymogów projektu. Proces monitorowania i kontrolowa-
nia komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb
komunikacyjnych interesariuszy.

Rysunek 6. Proces kontroli komunikacji

Źródło: opracowanie własne na podstawie PMBOK® Guide – Sixth Edition, Pennsylvania, 2017, s. 360

Kontrola komunikacji

Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu
w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy6.

Jakie spotykamy bariery komunikacyjne przy projektach zespołowych?

 Różnice kulturowe;
 Brak umiejętności decentracji;
 Utrudnienia percepcyjne – rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie;

6
K. Janusz, J. Wiśniewska (red.) (2014). Zarządzanie projektami w organizacji, Difin, Warszawa, s. 25.

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
 Zarządzanie projektami Str. | 12

 Stereotypy – łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z po-
glądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp);
 Zarządzanie komunikacją;
 Zarządzanie komunikacją (ang. Manage Communications) – proces polegający na realizacji komu-
nikacji zgodnie z Planem Komunikacji.

Podsumowując:

 Zarządzanie komunikacją w projekcie (ang. Project Communications Management) dotyczy

procesów koniecznych do zapewnienia terminowego oraz właściwego opracowywania, roz-
prowadzania, gromadzenia, składowania, znajdowania informacji tyczących się projektu
i ostatecznego rozporządzania nimi. Każdy zrealizowany projekt stanowi pewna lekcję, z któ-
rej należy wyciągną prawidłowe wnioski na przyszłość
 Proces zarządzania komunikacją składa się z trzech elementów: planowanie zarządzania ko-
munikacją, oraz kontroli komunikacji
 Ważnym rezultatem i narzędziem planowania zarządzania komunikacją w projekcie jest plan
komunikacji przygotowywany z reguły w formie tabelki

Projekt: „SMART EDUCATION - Kształcenie wyższe w dobie innowacji cyfrowych” jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego