JOB DESCRIPTION

Department Human Resources Department

Job Title Chief Security

Direct Report to Human Resources Manager

Last Updated

Approved by

Scope
Ruang Lingkup

 To oversee and ensure the smooth operations of the security aspect of the entire hotel.
Mengawasi dan memastikan lancarnya operasional seluruh aspek keamanan untuk seluruh
Hotel.

Duties and Responsibilities

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Administration
Administrasi

 Oversees and assists in the preparation and updates of the Security Departmental
Operations Manual.
Membawahi dan membantu dalam persiapan dan pembaharuan Manual Operasional
Departemen Keamanan/Security.

 Conducts regular communications meetings and ensures that departmental briefings and
meetings are effective and conducted as necessary.
Melakukan rapat komunikasi secara reguler dan memastikan rapat dan briefing
departemen dilakukan secara efektif dan kapanpun dibutuhkan.

 Ensures the maintenance of the daily Log Book.

Memastikan penjalanan Buku Catatan harian (daily log book)

1
  Ensures the timely submission of all guest/employee incident reports.
Memastikan laporan indsiden seluruh karyawan/tamu diserahkan tepat waktu.
 Monitors the reports on any “Lost and Found” items.
Mengawasi laporan barang-barang Lost and Found.

2. Customer Service
Layanan pelanggan

 Handles all guest and internal customer complaints and inquiries in a courteous and
efficient manner, following through to ensure problems are resolved satisfactorily.
Menangani keluhan dan pertanyaan seluruh tamu dan pelanggan internal secara sopan dan
efektif, lalu lakukan tindak lanjut untuk memastikan seluruh masalah yang ada diselesaikan
secara memuaskan.

 Maintains positive guest and colleague interactions with good working relationships.
Menjaga interaksi yang positif dengan tamu dan rekan kerja dengan hubungan kerja yang
baik.

3. Marketing
Marketing (Pemasaran)

 Ensures that all in-house rules and regulations are communicated to employees and
implemented.
Memasttikan seluruh regulasi dan peraturan Hotel dikomunikasikan dan diimplementasikan
oleh seluruh karyawan.

4. Financial
Finansial

 Maximizes employee productivity through the use of multi-skilling, multi-tasking and

flexible scheduling to meet the financial goals of the business as well as the expectations of
the guests.
Memaksimalkan produktivitas karyawan melalui penggunaan jadwal yang fleksibel serta
melatih karyawan di banyak keahlian (multi-skilling/multi tasking) untuk memenuhi tujuan
finansial bisnis serta ekspektasi tamu.

 Assists with the preparation and regular update of the Security Departmental Budget, in
close cooperation with the HR Manager ensuring targets are met and costs are effectively
controlled.

2
 Membantu persiapan dan pembaharuan secara reguler anggaran Departemen Security
bersama Human Resources Manager untuk memastikan seluruh target terpenuhi dan biaya
yang ada terkontrol secara efektif.

 Assists with the preparation of the annual Rooms Business Plan ensuring that Security
Department Objectives fully address business objectives of the hotel and needs of
employees.
Membantu persiapan Rooms Business Plan tahunan dan memastikan bahwa tujuan-tujuan
Departemen Security menanggapi dengan sepenuhnya tujuan bisnis Hotel dan kebutuhan
seluruh karyawan.

 Ensures that all hotel, company and local rules, policies and regulations relating to financial
record keeping, money handling and licensing are adhered to, including the timely and
accurate reporting of financial information.
Pastikan bahwa segala regulasi, kebijakan, dan peraturan Hotel, perusahaan, dan wilayah
lokal yang terkait dengan pencatatan finansial, penanganan uang, dan perizinan dipatuhi
dengan baik, termasuk pelaporan informasi finansial yang akurat dan tepat waktu.

5. Operational
Operasional

 Is conversant with every detail of the hotel’s layout and the location and function of
sprinkler system, smoke detectors, fire fighting equipment, emergency exits, fire control
room, fire indicator panels, emergency evacuation, public address systems, emergency
assembly area outside the hotel, fire/bomb threat and security procedures, hotel service
lifts and first aid equipment.
Mengetahui setiap detail layout Hotel dan lokasi serta fungsi sistem penyiram (sprinkler),
pendeteksi asap, perlengkapan anti-kebakaran, pintu keluar darurat, ruang kontrol
kebakaran, panel indikator api, evakuasi darurat, sistem pengumuman publik, prosedur
keamanan ancaman api/bom, lift layanan (service lift) Hotel, dan perlengkapan bantuan
pertama (first aid equipment.)

 Continuously monitors installed safety devices for emergency readiness and to patrol public
areas, restaurants, guest floors, offices, and all other areas of the hotel, ensuring safety,
security and comfort of all guests, hotel personnel and property in and around the hotel.
Secara terus menerus memonitor peralatan keamanan yang sudah terpasang untuk
kesiapan keadaan darurat dan melakukan patroli di area publik, restoran, lantai tamu,

3
 kantor, dan ruangan/area lainnya di Hotel untuk memastikan keamanan dan kenyamanan
seluruh tamu, personil Hotel, dan properti did an disekitar Hotel.

 Establishes operational procedures for activities such as fire prevention and fire fighting,
traffic control, guarding and patrolling physical property, orienting and monitoring of
personnel involved with classified information, and investigation of accidents and criminal
acts.
Membuat prosedur operasional untuk aktivitas-aktivitas seperti pencegahan
kebakaran/melawan kebakaran, kontrol trafik, menjaga dan memeriksa (patrol) properti,
orientasi dan pengawasan personil yang terlibat dengan informasi-informasi rahasia, dan
investigasi kecelakaan serta tindakan-tindakan criminal.

 Handles investigation and reports all claims regarding thefts, accidents, injury, property
damage, vandalism and trespassing from guests, visitors or hotel personnel with the
assistance of local police if necessary.
Menangani investigasi dan laporan mengenai klaim-kalim yang terkait pencurian,
kecelakaan, cedera, kerusakan properti, vandalisme, dan akses tanpa izin dari tamu,
pengunjung, atau personil Hotel dengan bantuan polisi lokal apabila diperlukan.

 Monitors and controls the movement of all employees leaving and entering the hotel
through the employee entrance,
Mengawasi dan mengontrol pergerakkan seluruh karyawan yang masuk dan meninggalkan
Hotel melalui pintu masuk karyawan.

 Implements periodic locker searches as required together with Personnel / Human

Resources Manager.
Mengimplementasikan pemeriksaan loker sesuai dengan kebutuhan bersama-sama dengan
Personnel/Human Resources Manager.

 Records and strictly controls the issuance of all master keys and other keys within the hotel
according to the established key policies and procedures and to report any discrepancy
immediately to the General Manager and Director of Finance.
Mencatat dan mengontrol dengan ketat seluruh pengeluaran kunci utama (master key) dan
kunci-kunci lainnya di dalam Hotel sesuai dengan prosedur dan kebijakan kunci yang telah
ada dan melaporan segala ketidaksesuaian segera kepada General Manager dan Director
of Finance.

4
  Coordinates ongoing ad-hoc patrols of guest floors, public areas, outlets, offices and all
other areas within and around the hotel as specified in the Security Operations Manual.
Mengkoordinasikan patrol di lantai tamu, area publik, outlet, kantor, dan seluruh area di
dalam dan sekitar Hotel seperti yang ditentukan di dalam Manual Operasional Security.

 Provides guard escorts to cashiers upon ending of shift from Outlet to hotel’s safe, and to
general cashier from hotel to bank when necessary.
Menyediakan pengawalan kepada kasir pada akhir jam kerja dari Outlet ke tempat
penyimpanan (safe) Hotel, dan kepada General Cashier dari hotel ke bank kapanpun
dibutuhkan.

 Reviews scheduled functions, group or VIP arrival events and discuss special instructions
with all relevant departments.
Meninjau acara-acara yang telah dijadwalkan, kedatangan VIP atau grup, dan
mendiskusikan instruksi-instruksi khusus dengan seluruh departemen yang relevan.

 Conducts vulnerability assessments in conjunction with Heads of Department to identify

potential risk issues and liability factors, proposing corrective measures where necessary.
Melakukan penilaian kelemahan bekerjasama dengan HOD lain untuk mengidentifikasi
potensi-potensi keamanan; ajukan langkah-langkah yang dapat diambil kapanpun
dibutuhkan.

 Directs subordinates to ensure productivity meets standards given in accordance with

KAGUM Design Standards and Criteria and the KAGUM Hotels Rooms Operations Manual.
Arahkan bawahan untuk memastikan bahwa produktivitas sesuai dengan standar yang
terdapat di dalam Kriteria dan Standar Rancangan KAGUM dan Manual Operational Kamar
KAGUM Hotels.

 Establishes smooth working relationship with local authorities and liaises with them on all
required regulations and activities.
Membuat kerjasama kerja yang baik dengan pihak-pihak berwenang lokal dan hubungi
mereka untuk seluruh regulasi dan aktivitas yang diperlukan.

6. Personnel
Personil

 Establishes with the Chief Engineering and Training Manager an effective in-house training
course on Security and Fire Prevention.

5
 Buat dengan Chief Engineering dan Training Manager kursus pelatihan in-house yang
efektif mengenai Keamanan dan Pencegahan Kebakaran.

 Ensures that all new employees are briefed and/or trained in Fire Prevention/Fire Fighting
procedures relevant to their position.
Pastikan seluruh karyawan baru diberitahukan/dilatih dalam prosedur-prosedur anti
kebakaran yang relevan dengan posisi mereka masing-masing.

 Recruits and selects all Security employees. To follow hotel guidelines when recruiting and
use a competency-based approach to selecting employees.
Merekrut dan memilih seluruh karyawan Security. Mengikuti garis panduan Hotel ketika
merekrut dan menggunakan pendekatan berbasis kompetensi ketika memilih karyawan.

 Ensures the punctuality and appearance of all Security employees, making sure that they
wear the correct uniform and maintain a high standard of personal appearance and
hygiene, according to the hotel and department’s grooming standards.
Memastikan kehadiran dan ketepatan waktu seluruh karyawan Security, memastikan
mereka menggunakan seragam yang benar dan selalu menjaga standar penampilan dan
kebersihan yang tinggi sesuai dengan standar penampilan Hotel dan Departemen.

 Conducts annual Performance Development Discussions with Security employees, supports

them in their professional development goals.
Melakukan diskusi pengembangan kinerja tahunan bersama karyawan Security dan
mendukung mereka dalam mencapai tujuan-tujuan pengembangan profesional masing-
masing,

 Plans and implements effective training programs for all Security employees in coordination
with the Training Manager and Departmental Trainers.
Merencanakan dan mengimplementasikan program-program pelatihan yang efektif untuk
seluruh karyawan Security dengan berkoordinasi dengan Training Manager dan Pelatih
Departemen.

 Develops the skills and effectiveness of all Security employees through the appropriate
training, coaching, and/or mentoring.
Mengembangkan keefektifan dan kemampuan seluruh karyawan Security melalui
pelatihan, pemanduan, dan/atau pengajaran.

6
  Prepares and posts weekly work schedules, making sure that they reflect business needs
and other key performance indicators.
Menyiapkan dan memposting jadwal kerja mingguan, memastikan bahwa mereka
merefleksikan kebutuhan bisnis dan indikator-indikator kunci kinerja lainnya.

 Encourages employees to be creative and innovative, challenging and recognising them for
their contribution to the success of the operation.
Mendorong kreativitas dan inovasi karyawan, menantang mereka memberikan dan akui
kontribusi terhadap sukses operasi.

 Ensures that employees have a complete understanding of and adhere to employee rules
and regulations.
Memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman menyeluruh akan dan mematuh
seluruh peraturan dan regulasi.

 Ensures that employees follow all hotel, company and local rules, policies and regulations
relating to fire and hazard safety, and security.
Memastikan bahwa karyawan mengikuti seluruh regulasi, kebijakan, dan peraturan Hotel,
perusahaan, dan wilayah lokal yang terkait dengan keamanan dari api/kecelakaan, dan
keamanan.

 Feedback the results of the Employee Opinion Survey and ensure that the relevant changes
are implemented.
Berikan umpan balik terhadap survey pendapat karyawan dan pastikan perubahan-
perubahan yang relevan diimplementasikan.

7. Other Duties
Tugas-tugas lainnya.

 Attends and contributes to all training sessions and meetings as required.

Menghadiri dan memberikan kontribusi kepada seluruh sesi pelatihan dan pertemuan
seperti yang dibutuhkan.

 Is knowledgeable in statutory legislation in employee and industrial relations.

Mengetahui peraturan hukum yang berlaku mengenai karyawan dan hubungan industrial.

 Exercises responsible management and behaviour at all times and positively representing
the hotel management team and Hotel.

7
 Memberlakukan perilaku dan manajemen yang bertanggung-jawab setiap saat dan
mewakili Hotel dan tim manajemen Hotel secara positif.

 Maintains strong, professional relationship with relevant representatives from competitor

hotels, business partners and other organisations.
Memelihara dan menjaga hubungan profesional yang kuat dengan perwakilan-perwakilan
relevan dari Hotel-Hotel kompetitor, partner bisnis, dan organisasi-organisasi lainnya.

 Reads the hotel's Employee Handbook and have an understanding of and adhere to the
hotel's rules and regulations and in particular, the policies and procedures relating to fire,
hygiene, health and safety.
Membaca buku panduan karyawan dan memiliki pemahaman atas dan mematuhi seluruh
peraturan dan regulasi Hotel, terutamanya prosedur dan kebijakan yang terkait dengan
kebakaran, kebersihan, kesehatan, dan keamanan.

 Ensures high standards of personal presentation and grooming.

Memastikan standar penampilan dan kerapihan diri yang tinggi.

 Responds to changes in the Security functions as dictated by the industry, company and
hotel.
Merespon kepada perubahan fungsi-fungsi Security seperti yang ditentukan oleh industri,
perusahaan, dan hotel.

 Carries out any other reasonable duties and responsibilities as assigned.

Melakukan tugas-tugas dan tanggung-jawab lainnya yang sewajarnya ketika ditugaskan.

This Job Description can be changed from time to time

Uraian Kerja ini dapat berubah dari waktu ke waktu.

I have read, understood, and agreed to this job description

Saya telah membaca, menyetujui dan memahami isi dari uraian kerja.
Signing
Penerima:

Nama/Name : ___________________________________

Signature/Date : ________________/__________________