Panduan

Whistleblowing
System

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

POKOK BAHASAN

1 Pemahaman Whistleblowing System

2 Dasar Hukum Whistleblowing System

3 Asas Kerja Whistleblowing System

4 Alur Pelaporan Whistleblowing System

5 Contoh Perilaku Yang Dapat Dilaporkan

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

1
 Whistleblowing System

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk menyediakan sarana komuni-

kasi dan pelaporan dalam bentuk email yaitu wbs@sat.co.id
baik bagi pihak internal maupun eksternal, atas potensi pe-
langgaran Kode Etik yang dilakukan oleh karyawan PT
Sumber Alfaria Trijaya Tbk, yang disebut sebagai Whis-
tleblowing System.
Hal ini untuk mendukung berjalannya tata kelola perusahaan
yang baik di lingkungan PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk serta
mendorong kepercayaan stakeholder dan peningkatan corpo-
rate branding. Sistem ini dijalankan dengan tetap berpegang
teguh pada prinsip Keterbukaan (Transparency), Akuntabilitas
(Accountability), Pertanggungjawaban Dalam Aspek Hukum
(Responsibility), Independensi (Independency) dan Kese-
taraan (Fairness).

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

2
Dasar Hukum Whistleblowing System

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk 3

 ASAS KERJA WBS

1. Rahasia 2.Independen
Pelaporan dan tindak lanjut Pengelolaan WBS dilakukan
dilakukan secara rahasia dan secara profesional tanpa adanya
tanpa diketahui pihak-pihak yang pengaruh atau tekanan dari
tidak berkepentingan. Keraha- pihak manapun.
siaan pelapor dijamin oleh penge-
lola WBS dan PT Sumber Alfaria
Trijaya Tbk.

3.Bertanggungjawab
Tindak lanjut dan investigasi indikasi
pelanggaran dilakukan secara ber-
tanggung jawab dan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di PT
Sumber Alfaria Trijaya Tbk, dan
dengan menjunjung tinggi kepentin-
gan terbaik perusahaan.
4. Adil
Seluruh laporan ditindaklanjuti
secara adil, tanpa diskriminasi
dan sesuai dengan prioritas serta
indikasi pelanggaran yang sudah
ditentukan.

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

4
 Kriteria Laporan Yang
Dapat Ditindaklanjuti
Indikasi pelanggaran secara umum
harus meliputi informasi sbb :

What When
indikasi pelanggaran etika Mendeskripsikan waktu terjad-
yang terjadi dan kerugian/ inya pelanggaran baik hari,
keuntungan yang didapat bulan dan tahun. Atau pun jam
oleh pelanggar. spesifik pelanggaran terjadi
(jika memungkinkan).

Who Where
pihak-pihak yang terlibat , Secara spesifik menginforma-
membantu dan memerin- sikan lokasi/ unit/ dept/
tahkan terjadinya pelangga- cabang ataupun detail nama
ran, termasuk di dalamnya tempat terjadinya pelanggaran
juga pihak mana yang diun- beserta keterangan tempat
tungkan/ dirugikan. lainnya.

How Evidence
Mendeskripsikan Merupakan bukti indikasi pelang-
bagaimana pelanggaran garan kode etik meliputi, foto,
tsb terjadi. email, video, dokumen dll.

CATATAN :
Pelapor (Whistleblower wajib mencatumkan nama (alias diperkenakan) dan kontak yang dapat
dihubungi meliputi nomor handphone/telepon atau alamat email.

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

5
Perlindungan Bagi Pelapor dan Terlapor
Dalam melaksanakan mekanisme pelaporan dugaan pelanggaran,
perusahaan menetapkan ketentuan perlindungan bagi pelapor
dan terlapor berupa:

1
Perusahaan berkewajiban untuk melindungi pelapor
pengaduan.

2
Perlindungan pelapor pengaduan dimaksudkan untuk
mendorong keberanian melaporkan pelanggaran etika.

3
Perlindungan pelapor meliputi jaminan kerahasiaan identi-
tas pelapor dan isi laporan serta jaminan keamanan dan
kenyamanan bagi pelapor dari perusahaan terhadap per-
lakuan yang merugikan, seperti pemecatan yang tidak adil,
penurunan jabatan atau pangkat, intimidasi, pelecehan atau
diskriminasi dalam segala bentuknya, dan catatan yang
merugikan dalam file data pribadi.

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

6
Perlindungan Bagi Pelapor dan Terlapor
Dalam melaksanakan mekanisme pelaporan dugaan pelanggaran,
perusahaan menetapkan ketentuan perlindungan bagi pelapor
dan terlapor berupa:

4
Perusahaan memberikan jaminan kerahasiaan terhadap iden-
titas terlapor selama dugaan pelanggaran belum terbukti.

5
Perusahaan memberikan jaminan kerahasiaan dan perlindun-
gan bagi karyawan/orang lain yang bukan pelapor namun di-
tunjuk oleh Komite WBS untuk ikut membantu proses penyeli-
dikan/investigasi suatu kasus, maka karyawan/orang tersebut
juga harus dilindungi sama seperti pelapor.

6
Perusahaan memberi jaminan kepada pelapor bahwa tidak ada
sanksi yang diberikan kepada pelapor apabila hasil penyelidikan-
/investigasi atas laporannya tidak terbukti.

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

7
 Alur Pelaporan WBS

Pelapor
(Whistleblower) E-mail WBS

Tim Investigasi Database WBS

STATUS PELAPORAN

: New
Apabila laporan baru masuk dan belum
dilanjutkan ke tahap progress oleh Tim
Kode Etik.

: Progress
Apabila laporan belum dilanjutkan ke
Komite Kode Etik Penindakan Pelaporan Selesai tahap solved oleh Tim Investigasi/-
Komite Etik.

: Solved
CONTACT : Apabila laporan belum dilanjutkan ke
tahap closed oleh Admin WBS

wbs@sat.co.id
: Closed
Apabila laporan sudah diproses closed
oleh Admin WBS.

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

8
Apa saja contoh perilaku yang
dapat dilaporkan melalui WBS?
CONTOH PELANGGARAN
PRINSIP KETERBUKAAN (TRANSPARENCY)
1. Pemberian akses informasi kepada pihak yang tidak berkepentingan, meliputi data
sales toko, pencapaian perusahaan, data diri pelanggan, data diri karyawan ,
Rencana Anggaran Biaya (RAB) Toko, Project Evaluation, data supplier/ kontraktor,
status perizinan toko dan lain-lain
2. Menyebarkan berita yang belum bisa dipastikan kebenarannya di akun sosial media
pribadi
3. Memanipulasi data yang disampaikan ke pihak-pihak terkait dengan tujuan pribadi
4. Menyebarkan informasi perusahaan yang bersifat rahasia di sosial media

CONTOH PELANGGARAN
PRINSIP AKUNTABILITAS (ACCOUNTABILITY)
1. Lalai terhadap tugas & tanggungjawab jabatan
2. Menggunakan kendaraan dinas dan kendaraan pool secara ugal-ugalan
3. Menggunakan fasilitas dan alat bantu kerja untuk kepentingan pribadi
4. Mengabaikan ketentuan Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang ditetapkan perusahaan
5. Menggunakan alat bantu kerja tidak sesuai dengan panduan keselamatan yang berlaku
6. Tidak menggunakan alat keselamatan kerja yang sudah disediakan perusahaan

CONTOH PELANGGARAN
PRINSIP PERTANGGUNGJAWABAN
DALAM ASPEK HUKUM (RESPONSIBILITY)
1. Lalai terhadap hukum yang berlaku
2. Menggunakan dan Menyebarluaskan film, lagu atau buku bajakan
3. Melakukan segala perbuatan yang mengganggu kesehatan dan lingkungan sekitar,
seperti mengosumsi minuman beralkohol, narkotika & obat-obatan terlarang sesuai
dengan undang-undang yang berlaku
4. Melakukan penyebaran media pornografi

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk

9
 Apa saja contoh perilaku yang
dapat dilaporkan melalui WBS?
CONTOH PELANGGARAN
PRINSIP INDEPENDENSI (INDEPENDENCY)
1. Menggunakan waktu kerja untuk aktivitas di luar pekerjaan (seperti menjalankan online shopping atau usaha samp-
ingan lainnya)
2. Menggunakan vendor/ kontraktor yang tidak sesuai dengan ketentuan dan aturan yang telah ditetapkan,
3. Membuat kesepakatan/ perjanjian kerja sama dengan vendor/kontraktor/ supplier tanpa mempertimbangkan
kepentingan terbaik organisasi.
4. Melakukan kesepakatan dengan vendor/ supplier untuk bagi hasil untuk kepentingan dirinya dan vendor, atas perjan-
jian kerja yang sudah dibuat
5. Melakukan manipulasi bon/ invoice pembelian, baik dari sisi nilai, kuantiti maupun spesifikasi barang yang dibeli.
6. Memberikan data informasi hasil Project Evaluation yang tidak sesuai kepada franchisee dengan sengaja.
7. Memanipulasi data vendor untuk kepentingan/ keuntungan pribadi karyawan.
8. Menerima uang dari Landlord untuk memudahkan proses pembukaan toko di lokasi ybs
9. Menerima pemberian dari rekanan/vendor/ kontraktor dalam bentuk barang fisik (tanpa ybs ikut webinar, training
atau event tertentu) dan tidak melaporkannya kepada atasan.
10.Menghadiri jamuan makan yang diadakan oleh pihak eksternal tanpa sepengetahuan dan seizin atasan
11. Menerima pemberian uang dari vendor/supplier/instansi pemerintah dll, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik
untuk kepentingan pribadi

CONTOH PELANGGARAN
PRINSIP KESETARAAN (FAIRNESS)
1. Berkomunikasi dengan rekan kerja bahasa yang kasar dan tidak santun
2. Melakukan ancaman atau paksaan ke karyawan baik secara verbal maupun fisik
3. Melakukan pemukulan terhadap karyawan sehingga karyawan ybs cedera secara fisik dan atau trauma secara
mental
4. Meledek tim atau karyawan karena status ybs , contoh janda, duda atau belum menikah baik secara verbal maupun di
sosial media
5. Memilih karyawan yang dipromosikan karena etnis/suku yang sama , bukan karena kinerja ybs
6. Melakukan pelecehan secara verbal (contoh bersiul, komentar seksis, lelucon seksis, komentar seksual secara
langsung, pemaparan yang tidak senonoh, komentar tidak pantas tentang bagian tubuh tertentu , memaksa untuk
melakukan hubungan seksual dll) maupun di sosial media (memanggil nama tertentu dalam konteks seksual) ke
karyawan lain
7. Melakukan pelecehan seksual dan pemaksaan ke karyawan lain seperti menyentuh bagian tubuh tertentu (mencolek,
menyentuh ringan, memeluk, mencium dll)
8. Melecehkan karyawan karena bentuk fisik tertentu secara verbal maupun di sosial media
Menyebarkan ujaran kebencian terhadap golongan, suku, etnis atau agama tertentu di sosial media
9. Menyebaran ujaran kebencian terhadap golongan, suku, etnis atau agama terntendu di sosial media

PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk 10

Thank you!
PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk