4.

Zoradenie a filtrovanie údajov

Ocenil si už niekedy v knižnici usporiadanie diel podľa názvu alebo autora? Bol si už v situácii, že si
chcel kúpiť nejakú elektroniku (napr. mobil či mp3 prehrávač) a chcel si vedieť, ktoré modely sú
v určitej cenovej relácii (od-do), ktoré si ešte môžeš dovoliť? V jednom prípade išlo o usporiadanie diel
a v druhom o filter cien. Pozrime sa, ako s týmito prvkami pracujeme v tabuľkovom kalkulátore Excel.

Tabuľka je vhodným zobrazením údajov. Má záhlavie (nadpisy stĺpcov), ako napríklad

meno a priezvisko žiaka, predmety, ktoré navštevuje či jeho bydlisko a v riadkoch pod nimi
sú záznamy. Čo riadok, to záznam o niektorom žiakovi a jeho údajoch. Je len na nás
používateľoch, čo budeme uchovávať v takýchto tabuľkách. Tieto záznamy, by sme si mohli
písať aj na papier. Keď však údajov pribúda, často potrebujeme mať riešenie rýchlo po ruke
a vtedy nám prichádza Excel na pomoc.
Množstvo riadkov tabuľky sa sprehľadní pomocou 2 nasledovných pomôcok:
zoradenie (usporiadanie) – umožňuje abecedné usporiadanie riadkov tabuľky
filter – zobrazí len riadky tabuľky, ktoré zodpovedajú zadanej podmienke

Postupy zoradenia
Počiatočné zapnutie oboch možností prevedieme z karty Domov, kde na konci v časti
Úpravy zvolíme tlačítko na obrázku 1. Ukážu sa ďalšie možnosti na výber (obr.2). Inou
možnosťou je použiť priamo tlačítka na karte Údaje v časti Zoradiť a filtrovať.
Podmienkou však je, aby bol kurzor umiestnený do ľubovoľného riadku
tabuľky. Pri zoradení podľa jedného stĺpca samozrejme klikneme do potrebného
stĺpca a nie do ľubovoľného.
Prvé dve možnosti sú určite zrejmé, preto prikladám
Obrázok 1 – len obrázky na ich znázornenie. Na obrázku 3 je
Výber zoradenia zoradenie podľa priezviska (A-Z) a na obrázku 4
alebo filtrovania podľa bydliska (Z-A). Znamená to, že celé záznamy
(riadky) sú usporiadané podľa priezviska alebo bydliska.
Obrázok 2 – Jedno Ak by to nepracovalo takto, žiakov by sme síce mali
a viacstĺpcové zoradenie usporiadaných podľa priezviska, ale ich mená, dátum
a tiež výber filtra narodenia atď. by sa nám pomiešali s inými žiakmi.

Obrázok 3 – Zoradenie podľa

priezviska rastúco (A-Z)

Obrázok 4 – Zoradenie podľa

bydliska klesajúco (Z-A)

Vytvoril 2011, Mgr. Štefan Máté, Práca s počítačom pre 9. ročník

 Vlastné zoradenie použijeme pri zoradení podľa dvoch alebo viacerých stĺpcov.
Pozor! Záleží na poradí stĺpcov. (Všimni si rozdiel na obrázku 5b, kde sme zoraďovali najprv
podľa mesiaca a až potom podľa roku, oproti obrázku 5a)
Na obrázku 5a sú údaje usporiadané najprv podľa roku a potom podľa mesiaca narodenia
žiakov (od najmenšieho po najväčšie znamená A-Z). Vidieť to z toho, že žiaci narodení
v roku 1981 majú postupne mesiace 1., 3., 7., 8., 9. Ostatné údaje nie sú zoradené. Napr.
Bábory sa síce narodil na 16. deň, ale Harviliková a Marchevský nie sú pred ním, hoci sa
narodili 10. a 13. Dôvod je jednoduchý: údaje nie sú zoradené aj podľa dňa, teda môžu byť
poprehadzované.

Obrázok 5a –
Vlastné zoradenie
najprv podľa roku
a potom podľa
mesiaca rastúco

Obrázok 5b –
Vlastné zoradenie
najprv podľa
mesiaca a potom
podľa roku rastúco

Samotné nastavenie urobíme takto:

1.krok klikneme do ľubovoľnej časti tabuľky, zvolíme tlačítko na obr. 1 a potom vlastné
zoradenie z obr. 2.

2.krok v okne, ktoré sa otvorilo si pomocou tlačítka Pridať úroveň pridáme alebo pomocou
Odstrániť úroveň odoberieme toľko úrovní, aby sme ich mali toľko, podľa koľkých chceme
robiť naše zoradenie.
3.krok zvolíme podľa ktorého stĺpca budeme riadky zoraďovať a v akom poradí (obr. 6).

Obrázok 6 –
Nastavenie
vlastného zoradenie

Vytvoril 2011, Mgr. Štefan Máté, Práca s počítačom pre 9. ročník

Postupy filtrovania
Po voľbe možnosti filter sa na každej bunke záhlavia tabuľky
objaví dole ukazujúca šípka – takto je filter zapnutý, ale ešte nič
nerobí. To, že je nejaký filter použitý, vidíme podľa lievika, ktorý
pribudne pri šípke u konkrétneho stĺpca (na obrázku záhlavie MES).
Filtrovať môžeme riadky tabuľky podľa:
jednej alebo viacerých konkrétnych hodnôt
zložitejších podmienok (filtre čísel alebo textu)
Pri filtrovaní nás často zaujíma aj celkový počet
nájdených záznamov, nielen niektoré konkrétne záznamy. O ich počte nás informuje stavový
riadok (posledný pásik okna v Exceli).

Filtrovanie podľa jednej podmienky

Povedzme, že chceme zobraziť všetkých žiakov, ktorí chodia do prvého ročníka. Keď
sme už filter zapli postupujeme nasledovne:
1.krok klikneme na šípku v záhlaví trieda
2.krok v okne (vpravo) najprv odznačíme všetky možnosti (klikneme na vybrať všetko)
3.krok označíme 1, lebo chceme 1. ročník

Prehliadnime si časť výsledku:

Pri názve ročník je lievik, teda filter je použitý. Hodnoty pod ním ukazujú, aký filter bol
použitý, všade je hodnota 1. Všimni si modré sfarbenie čísel riadkov. Ukazujú, ktoré riadky
pôvodnej tabuľky vyhovujú filtru. Ostatné riadky nie sú vymazané, iba dočasne skryté.

Filtrovanie podľa viacerých podmienok

Teraz bude cieľom vybrať žiakov, ktorí sa narodili 10. februára. To sú dve podmienky,
preto budeme nastavovať dva filtre. Pozor! Najskôr
musíme vymazať predchádzajúci filter, aby nám
neovplyvnil nové hľadanie. Ak chceme vymazať len
jeden filter, môžeme znovu použiť šípku –
z predchádzajúcej úlohy šípka pri záhlaví ročník – a zvoliť
vymazať filter. Tým zmizne lievik, ktorý bol pri šípke.

Vytvoril 2011, Mgr. Štefan Máté, Práca s počítačom pre 9. ročník

 Pri filtrovaní podľa viacerých podmienok, nezáleží na poradí výberu. Budú tam všetky
záznamy, ktoré podmienky spĺňajú.
Nastavíme druhý mesiac v stĺpci mesiac a 10. deň v stĺpci deň.

ZHRNUTIE
Pred výberom
dáme kurzor do tabuľky
Pri vlastnom zoradení
záleží na poradí
Pred novým
filtrovaním treba starý
vymazať
Filter a zoradenie možno
kombinovať

Tu je výsledok. Množstvo výskytov sa podstatne znížilo.

V uvedených príkladoch sme si zvolili stále len jednu

hodnotu za jeden stĺpec. Samozrejme to neznamená, že by sme
nemohli zvoliť aj viac. Napríklad filtrovali sme žiakov prvého
ročníka, ale inokedy chceme možno práve druhákov aj
tretiakov súčasne. Rovnako, mohli sme sa rozhodnúť, že
potrebujeme všetkých žiakov narodených 10., 12 a 15.
februára. V týchto prípadoch zaškrtneme viac
možností. (pozri vľavo)
Dve poznámky: Ak sme nastavili viac
filtrov, nemusíme ich vypínať po jednom
pre každé záhlavie zvlášť. Všetky nastavené
filtre sa vymažú cez tlačítko na obrázku 7, ale
ich zapnutie zostane (šípky). Ak chceme filtre
vypnúť, klikneme na obrázku 7 na filter.

Obrázok 7 – Vymazanie
viacerých filtrov naraz
Filtrovanie podľa zložitejších podmienok
Filtrovanie sa rozlišuje podľa toho či je v stĺpci číselná hodnota alebo text. Sú to
rozšírené možnosti jednoduchého filtrovania. Obídeme sa síce aj bez nich, ale pri tisícoch
záznamov nám skracujú čas nájdenia potrebných záznamov.
Príklad 1
Vyhľadajme žiakov narodených medzi 1. a 15. marcom 1982. Rok a mesiac je konkrétny,
preto ich môžeme zvoliť, ako už bolo popísané v predchádzajúcich úlohách. Pre deň však
použijeme filter čísla.
Vytvoril 2011, Mgr. Štefan Máté, Práca s počítačom pre 9. ročník
 Podľa obrázka 8 zvolíme možnosť Medzi ... a v okne
nastavíme hodnoty medzi 1 až 15. Teraz je správny prepínač pri
možnosti a – znamená, že podmienky platia súčasne. Hľadáme
čísla väčšie alebo rovné 1 a súčasne menšie alebo rovné 15.

Obrázok 8 – Výber filtra čísel

Tu je výsledok

Príklad 2
Vyhľadajme žiakov, ktorí bývajú v Snine na Jesenského ulici. Pri
riešení tejto úlohy si musíme uvedomiť, ako sú údaje v časti
bydlisko zapísané. Najprv je tam mesto, potom ulica a číslo.
Preto využijeme filter textu z obrázka 9 a napíšeme do okna
názov ulice. Pozor na preklep, inak výsledky nenájdeme.

Obrázok 9 – Výber filtra textu

Výsledok

Vytvoril 2011, Mgr. Štefan Máté, Práca s počítačom pre 9. ročník

Úlohy
Stiahnite si nejaký cenník kníh z internetu vo formáte xls alebo xlsx. Použitím filtra
a zoradenia urobte niekoľko zistení. Napr. ktoré knihy sú z rozpätia nejakej ceny; koľko
stranová je najdrahšia kniha; od ktorého vydavateľstva je najväčšia ponuka atď.

Prever si vedomosti
1) Vysvetli, akú úlohu má filter.
2) Má tabuľka na obrázku zapnutú
možnosť, aby sme v nej mohli
filtrovať?
a) áno
b) len pre niektoré riadky
c) nie
3) Dokonči vetu: Zoradenie umožňuje ...
a) usporiadanie stĺpcov tabuľky podľa abecedy.
b) abecedné usporiadanie riadkov tabuľky.
c) zoradenie len vybraných riadkov a stĺpcov tabuľky podľa abecedy.
4) Pre koľko stĺpcov je nastavený filter na
obrázku vpravo?
a) 4
b) 2
c) 6
5) Vyber dve pravdivé tvrdenia:
a) Riadky tabuľky môžeme filtrovať i súčasne zoradiť.
b) Ak chceme zapnúť filtrovanie, podstatné je kliknúť na tlačítko (na
obrázku vpravo). Kurzor nemusí byť v tabuľke.
c) Vlastné zoradenie použijeme, ak chceme zoraďovať podľa viacerých
stĺpcov.
6) Počet zobrazovaných riadkov tabuľky sa zmenšil. Čo sme použili: filter alebo zoradenie?
7) Napíš, podľa ktorých záhlaví sme postupne urobili vlastné zoradenie na obrázku.
8) Napíš, ako je zoradený počet kníh z úlohy 7.
9) Dvaja žiaci nastavili rovnaký filter
no dostali rôzne výsledky. Dôvodom je, že
a) ... údaje nezoradili.
b) ... nevymazali predchádzajúci filter
c) ... jeden riešil úlohu pomocou filtra
konkrétnych hodnôt, druhý pomo-
cou filtra čísla a textu.
10) Chceme zoradiť údaje postupne podľa
triedy, výšky a váhy. Koľko riadkov ešte
potrebujeme v okne pridať.

Vytvoril 2011, Mgr. Štefan Máté, Práca s počítačom pre 9. ročník