Phần mở đầu

(1) Quốc hiệu:

Quốc hiệu là tên chính thức của một quốc gia, không chỉ có ý
nghĩa biểu thị chủ quyền lãnh thổ mà còn là danh xưng chính thức được dùng trong
ngoại giao; biểu thị thể chế và mục tiêu chính trị của một nước. Quốc hiệu của
nước ta là:
“Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
(2) Số và kí hiệu hợp đồng:
Nhằm phục vụ cho công tác quản lý, lưu trữ hợp
đồng. Các bên chủ thể soạn thảo hợp đồng, đặc biệt là đối với các công ty thì hợp
đồng được đánh số và kí hiệu hợp đồng. Số và ký hiệu hợp đồng không phải là nội
dung bắt buộc trong hợp đồng; do đó, không có văn bản nào quy định về cách thức
đánh số hợp đồng. Thông thường có một số phương thức đánh số và kí hiệu hợp
đồng như sau:
- Số hợp đồng/năm kí kết. Ví dụ: HĐ số: 01/2018
- Số hợp đồng/năm kí kết/loại hợp đồng. Ví dụ: HĐ số: 01/2018/HĐMB
- Số hợp đồng/năm kí kết/loại hợp đồng/viết tắc chữ cái đầu tên công ty
khách hàng.
Để việc đánh số hợp đồng được thống nhất, mỗi công ty nên ban hành quy
chế nội bộ để quy định về việc đánh số và kí hiệu hợp đồng. Ví dụ: Quy định về
đánh số hợp đồng của Công ty Quảng cáo truyền thông Sao Kim:
- Quy cách đánh số: A/Y/T/C
Trong đó: A: Số thứ tự của hợp đồng; Y: Năm ký hợp đồng; T: Loại hợp
đồng (Hợp đồng tư vấn, thiết kế, thi công…); C: Tên giao dịch hoặc viết tắc chữ
cái đầu tên công ty khách hàng (tên viết tắt không dài quá 10 ký tự). Cụ thể:
105/2010/TKTH/NTC sẽ được hiểu như sau:
+ Số thứ tự hợp đồng: 105
+ Năm 2010
+ Loại hợp đồng: Thiết kế thương hiệu
+ Tên viết tắt của khách hàng: NTC
(3) Tên gọi của hợp đồng:
tên gọi của hợp đồng là yếu tố phản ánh nội dung
của hợp đồng. Một số yêu cầu đặt ra đối với tên gọi của hợp đồng như sau:
- Tên gọi của hợp đồng phải súc tích, ngắn gọn, chính xác, rõ ràng;
- Tên gọi của hợp đồng phải phản ánh chính xác nội dung của hợp đồng;
- Tên gọi của hợp đồng phải đảm bảo tính khoa học và tính khái quát.
Có một số cách thức phổ biến đặt tên gọi của hợp đồng như sau:
(i) Đặt tên gọi của hợp đồng theo ngành luật điều chỉnh.
Ví dụ: Nếu các bên
kí kết hợp đồng trong lĩnh vực dân sự thì tên gọi là “HỢP ĐỒNG DÂN SỰ”.
Trường hợp các bên kí kết hợp đồng trong lĩnh vực thương mại thì tên gọi của hợp
đồng là “HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI”. Đây là cách đặt tên chung chung, không
phản ánh được loại hợp đồng mà các bên kí kết; do đó, các bên thường ít khi đặt
tên theo cách thức này.
(ii) Đặt tên gọi của hợp đồng theo loại hợp đồng mà các bên kí kết.
Trong BLDS năm 2015 quy định các loại hợp đồng thông dụng sau đây:
- Hợp đồng mua bán tài sản;
- Hợp đồng trao đổi tài sản;
- Hợp đồng tặng cho tài sản;
- Hợp đồng vay tài sản;
- Hợp đồng cho thuê tài sản;
- Hợp đồng cho thuê khoán tài sản;
- Hợp đồng mượn tài sản;
- Hợp đồng dịch vụ;
- Hợp đồng vận chuyển hành khách;
- Hợp đồng vận chuyển tài sản;
- Hợp đồng gia công;
- Hợp đồng gửi giữ;
- Hợp đồng ủy quyền;
- Hợp đồng hợp tác.
Khi giao kết hợp đồng, các bên sẽ dựa vào loại hợp đồng để đặt tên hợp
đồng tương ứng. Chẳng hạn, khi hai bên giao kết hợp đồng mua nguyên vật liệu
xây dựng thì tên hợp đồng có thể được đặt là “HỢP ĐỒNG MUA BÁN TÀI SẢN”
hoặc khi các bên giao kết hợp đồng thuê thì có thể đặt tên hợp đồng là “HỢP
ĐỒNG THUÊ TÀI SẢN”….
(iii) Đặt tên gọi của hợp đồng theo loại hợp đồng và đối tượng của hợp đồng:
đây là cách đặt tên hợp đồng phổ biến nhất hiện nay. Tên gọi của hợp đồng bao
gồm 2 yếu tố chính gồm: loại hợp đồng (hợp đồng mua bán, hợp đồng tặng
cho…) và đối tượng của hợp đồng. Chẳng hạn, các bên giao kết hợp đồng mua bán
nhà ở thì tên gọi của hợp đồng được đặt: “HỢP ĐỒNG MUA BÁN NHÀ Ở” hoặc
các bên kí kết hợp đồng cho thuê nhà xưởng thì tên hợp đồng được đặt “HỢP
ĐỒNG CHO THUÊ NHÀ XƯỞNG”…
Tên gọi của hợp đồng thường được viết hoa, căn chỉnh giữa văn bản.
(4) Các căn cứ ký kết hợp đồng:
thường được hiểu là những căn cứ pháp lýđể dựa vào đó, các bên soạn thảo hợp
đồng. Mỗi một loại hợp đồng khác nhau dựa trên các căn cứ pháp lý khác nhau.
Chẳng hạn, đối với hợp đồng dân sự, các bênthường căn cứ vào Bộ luật Dân sự
năm 2015, hợp đồng thương mại, các bên căn
cứ vào Luật Thương mại năm 2005 và Luật Doanh nghiệp năm 2015…
Phần này các bên thường đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký
kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản uỷ
quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa
chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem
như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Ví dụ: một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp
đồng mua bán hàng hoá với một doanh nghiệp nước ngoài mà có thoả thuận là:
Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2005 và Luật thương mại 2005 của Việt Nam để ký kết,
thực hiện hợp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá
trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp (nếu có). Do đó cũng phải hết
sức lưu ý khi đưa các văn bản pháp luật vào phần căn cứ của hợp đồng, chỉ sử
dụng khi biết văn bản đó có điều chỉnh quan hệ trong hợp đồng và còn hiệu lực.
(5) Các bên trong hợp đồng, sự tham gia của người thứ ba, vấn đề đại
diện:
Trong phần mở đầu hợp đồng, thông tin về chủ thể giao kết hợp đồng là
thông tin bắt buộc phải có, không thể thiếu. Thông thường, các thông tin về chủ thể
giao kết hợp đồng bao gồm:
+ Tên chủ thể ký kết hợp đồng: Cần ghi đúng tên trong giấy phép thành lập
hợp pháp của chủ thể, người đại diện theo pháp luật của chủ thể hoặc người đại
diện theo ủy quyền.
+ Ngày/tháng/năm sinh (đối với chủ thể giao kết hợp đồng là cá nhân) hoặc
giấy phép đăng kí kinh doanh, ngày thành lập (đối với chủ thể giao kết hợp đồng là
pháp nhân).
+ Địa chỉ của chủ thể hợp đồng: Địa chỉ của chủ thể hợp đồng là địa chỉ trụ
sở chính của pháp nhân. Ghi rõ số nhà, đường phố, xóm ấp, phường xã, quận,
huyện, tỉnh, thành phố.
+ Điện thoại, telex, Fax: Trong nền kinh tế thị trường, việc thông tin nhanh
chóng cũng là điều kiện giúp các bên kinh doanh thuận tiện. Việc ghi điện thoại,
telex, Fax giúp các bên trao đổi thông tin nhanh chóng hơn, giảm bớt chi phí đi lại,
trừ những trường hợp cần thiết.
+ Người đại diện ký kết hợp đồng: Đây là một trong những nội dung quan
trọng của hợp đồng kinh tế. Nó liên quan đến tính hiệu lực của hợp đồng bởi người
này phải là người có thẩm quyền ký kết hợp đồng kinh tế - thương mại. Pháp luật
hiện hành quy định mỗi bên chỉ cần một đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng. Đó có
thể là người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền. Trong trường hợp
người được ủy quyền ký kết hợp đồng thì phải ghi rõ thời gian ủy quyền, chức vụ
của người ký giấy ủy quyền, số giấy ủy quyền.
Trong hợp đồng, các bên chủ thể giao kết hợp đồng thường được quy ước là
Bên A và Bên B để thuận tiện cho việc soạn thảo nội dung của hợp đồng.
(6) Địa điểm, thời điểm kí kết hợp đồng:
Địa điểm kí kết hợp đồng là nơi các bên tiến hành giao kết hợp đồng. Điều
399 BLDS năm 2015 quy định như sau: “Địa điểm giao kết hợp đồng do các bên
thoả thuận; nếu không có thoả thuận thì địa điểm giao kết hợp đồng là nơi cư trú
của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đã đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng”
Thời điểm giao kết hợp đồng là thời gian các bên tiến hành ký kết hợp đồng.
Thời điểm giao kết hợp đồng thường được xác định bằng đơn vị thời
gian
ngày/tháng/năm.
3.3.2. Phần nội dung
Tùy từng loại hợp đồng mà các điều khoản trong hợp đồng được xây dựng
tương ứng khác nhau. Điều 398 BLDS năm 2015 quy định nội dung của hợp đồng
thường bao gồm các vấn đề sau:
(a) Đối tượng của hợp đồng: đối tượng của hợp đồng gồm tài sản hoặc
công
việc. Dù đối tượng của hợp đồng là loại nào thì điều khoản về đối tượng luôn được
xác định là điều khoản cơ bản không thể thiếu được đối với mọi hợp đồng. Chẳng
hạn, hợp đồng mua bán nhà ở thì đối tượng của hợp đồng là nhà ở; hợp đồng vận
chuyển hành khách thì đối tượng của hợp đồng là công việc vận chuyển hành
khách…
(b) Số lượng, chất lượng: số lượng, chất lượng là điều khoản thường xuất
hiện trong một số hợp đồng như mua bán tài sản, hợp đồng vay tài sản. Đối với các
hợp đồng có đối tượng là công việc thì các bên thường thỏa thuận về chất lượng
của công việc.
(c) Giá, phương thức thanh toán: giá, phương thức thanh toán thường được
soạn thảo trong các hợp đồng phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Nghĩa vụ thanh toán
là loại nghĩa vụ phát sinh phổ biến trong nhiều hợp đồng như hợp đồng mua bán tài
sản, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng gia
công…
(d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng:
điều khoản về thời hạn, địa điểm thực hiện hợp đồng giúp cho các bên giao kết hợp
đòng xác định được thời gian thực hiện và nơi tiến hành thực hiện nghĩa vụ.
Phương thức thực hiện hợp đồng là cách thức mà các bên sử dụng để tiến hành
thực hiện và hoàn thành công việc theo như sự thỏa thuận, cam kết khi đàm phán
hợp đồng. Điều khoản về thời hạn, địa điểm và phương thức thực hiện hợp đồng
không bắt buộc được soạn thảo trong mọi trường hợp. Chẳng hạn, đối với hợp
đồng cho thuê nhà ở, địa điểm thực hiện nghĩa vụ chuyển giao nhà của bên cho
thuê thường được xác định là địa chỉ của căn nhà cho thuê…Trong trường hợp các
bên không thỏa thuận về thời gian, địa điểm thực hiện nghĩa vụ thì thời gian, địa
điểm thực hiện được xác định theo quy định của pháp luật.
(đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên:
điều khoản về quyền và nghĩa vụ là điều khoản được soạn thảo trong bất cứ một
hợp đồng nào. Thông thường trong hợp đồng, cách thức soạn thảo điều khoản về
quyền và nghĩa vụ như sau:
- Điều khoản về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên được tích hợp trong cùng
một điều luật. Điều luật này gồm 2 phần: phần quyền và phần nghĩa vụ;
- Điều khoản về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên được quy định riêng trong
từng điều luật. Thông thường, điều khoản về quyền và nghĩa vụ của bên A được
xây dựng trước; sau đó là điều khoản quyền, điều khoản về nghĩa vụ của bên B.
(e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng:
trong các hợp đồng nói chung, các bên thường rất chú trọng đến điều khoản về
trách nhiệm do vi phạm hợp đồng. Đây là loại điều khoản nhằm để tăng cường
trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng. Đối với hợp đồng dân sự, thỏa thuận
phạt vi phạm được ghi nhận tại Điều 418 BLDS năm 2015 như sau:
Phạt vi phạm là sự thoả thuận giữa các bên trong hợp đồng, theo đó bên vi phạm
nghĩa vụ phải nộp một khoản tiền cho bên bị vi phạm. Mức phạt vi phạm do các
bên thoả thuận, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác. Các bên có thể
thoả thuận về việc bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm mà không phải
bồi thường thiệt hại hoặc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt
hại. Trường hợp các bên có thoả thuận về phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về
việc vừa phải chịu phạt vi phạm và vừa phải bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm
nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm.
Đối với hợp đồng thương mại, vấn đề phạt vi phạm được quy định tại Điều
300 và Điều 301 Luật Thương mại năm 2005. Cụ thể như sau, phạt vi phạm là việc
bên bị vi phạm yêu cầu bên vi phạm trả một khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng
nếu trong hợp đồng có thoả thuận. Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng
hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thoả thuận trong hợp đồng,
nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.
(g) Phương thức giải quyết tranh chấp:
trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên có thể phát sinh các tranh cháp cần
được giải quyết. Do đó, khi soạn thảo hợp đồng, các bên có thể xây dựng điều
khoản về phương thức giải quyết tranh chấp. Thông thường, đối với các hợp đồng
nói chung, các bên thường thỏa thuận ưu tiên phương pháp hòa giải để giải quyết
tranh chấp hoặc các bên cũng có thể thỏa lựa chọn trọng tài giải quyết tranh chấp…
3.3.3. Phần kí kết
Phần kí kết hợp đồng là phần cuối cùng trong cấu trúc của hợp đồng. Phần
kí kết hợp đồng thường bao gồm các nội dung sau đây:
- Ngày và nơi ký kết hợp đồng
- Số bản gốc và giá trị pháp lý của các bản gốc
- Đại diện các bên ký và đóng dấu
Ngoài kết cấu chung trên, thì tài liệu bổ trợ của hợp đồng gồm:
- Tài liệu trong quá trình đàm phán
- Các phụ lục hợp đồng.