Implementasi ERP

( Manufacturing )

Oleh
Heru Tri Sulaswanto
20 Mei 2023
 DAFTAR ISI

1. PENGANTAR
2. FRAME WORK PEOPLE – PROCESS - TECHNOLOGI
3. STANDAR KOMPETENSI/KNOWLEDGE YANG HARUS KUASAI / MILIKI
4. MENGERTI COMMON PROBLEM DI MANUFACTURING
5. MENGERTI COMMON PROBLEM OWNER/CEO/TOP MANAGEMENT
6. LANGKAH-LANGKAH IMPLEMENTASI ERP
7. AUTOMATION PIRAMID
8. Q & A
 PENGANTAR

• Proyek implementasi ERP adalah pekerjaan besar ( HIGH

COST – HIGH RISK to BUSINNESS )
• Proyek yang tidak bisa dikerjakan sendiri (butuh keterlibatan
semua pihak dalam perusahaan)
• Perlu keberlangsungan dalam jangka panjang

• Implementasi ERP berarti mengubah → operasional

harian → merubah kebiasaan orang –
merubah ‘orang’ dan system
PENGANTAR ( CONTOH )
 PENGANTAR ( CONTOH )

On Premise
Product Unit Price Qty Total IDR
Rp 6.052.500.000
SAP S/4Hana Development User 1 Rp 135.000.000 1 Rp 135.000.000
SAP S/4Hana Professional User 1 Rp 78.750.000 40 Rp 3.150.000.000
SAP S/4Hana Functional (Core) User 1 Rp 27.000.000 65 Rp 1.755.000.000
SAP S/4Hana Productivity User 1 Rp 6.750.000 150 Rp 1.012.500.000
Total License excluding Database 256 Rp 6.052.500.000
SAP Hana Run Time Database 15% Rp 907.875.000
Total Price List License & Database Rp 6.960.375.000
SAP Discount 55% Rp 3.828.206.250
Nett Rp 3.132.168.750
Enterprise Support (Annually) 22% Rp 689.077.125
TOTAL LICENSE & ENTERPRISE SUPPORT Rp 3.821.245.875
 PENGANTAR ( CONTOH )

New Implementation
2022 2023
Project Preparation Implement Phase Hypercare
Project Activity
Oct '22 Nov '22 Dec '22 Jan '23 Feb '23 Mar '23 Apr '23 May '23 Jun '23 Jul '23 Aug '23
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

Project Legal & Commercial

PREPARE
- Project Management
- Project Kick Off
EXPLORE (Business Blueprint)
- As-Is
- To-Be : Enterprise Structure
- To-Be : Master data
- To-Be : Business Process
- Confirmation & Sign Off
REALIZE
- Configuration
- Unit Test
- Train To Trainer
- System Integration Test
- User Acceptance Test
DEPLOY
- End User Training
- Cut Over Strategy
- Master Data & Balance Up Load
Go Live
Hypercare
PENGANTAR ( CONTOH )
PENGANTAR ( CONTOH )
PEOPLE – PROCESS - TECHNOLOGY
 STANDAR KOMPETENSI/KNOWLEDGE YANG HARUS
KUASAI / MILIKI

1. DASAR-DASAR MANAGEMENT
2. PROBLEM SOLVING
3. PROJECT MANAGEMENT
4. CONFLICT MANAGEMENT (RISK ON PEOPLE )
5. RISK MANAGEMENT ( RISK ON SYSTEM )
6. Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
7. OTHERS ( Komunikasi, Negosiasi, IT technical skill dll )
DASAR-DASAR MANAGEMENT
PROBLEM SOLVING
Problem Solving
Mothed
PROBLEM SOLVING
 CONFLICT MANAGEMENT
(RISK ON PEOPLE )
Thomas, K.W., dan R.H. Kilmann
3. Strategi Berkompromi (Compromising)
Gaya penyelesaian Konflik dengan strategi berkompromi ini adalah strategi yang menggunakan
pendekatan “lose – lose” atau “kalah – kalah” dimana semua pihak yang sedang dalam konflik
bersedia untuk mengalah atau tidak mendapatkan apa yang sebenarnya mereka inginkan demi
menjaga hubungan dan kepentingan bersama. Strategi ini biasanya digunakan pada saat kedua
belah pihak ingin bekerjasama dan memiliki tujuan yang sama pentingnya serta kekuatan yang
setara. Strategi ini sering digunakan oleh para pebisnis untuk negosiasi kontrak dalam berbisnis.
Dengan kata lain, strategi ini adalah strategi memenangkan sesuatu dengan kalah sedikit
Gunakan Strategi Berkompromi (Compromising) ini pada saat :
•Ketika kedua pihak memiliki komitmen bersama untuk menjaga hubungannya
•Ketika kedua pihak memiliki kekuatan atau status yang setara
1. Strategi Bersaing (Competing)
Gaya penyelesaian Konflik Bersaing atau Strategi Competing ini adalah strategi dengan
pendekatan “win-lose” atau “menang-kalah” dimana kita berusaha untuk memenangi konflik
ini dengan mengalahkan pihak lain atau “I Win, You Lose“. Kita bertindak dengan sangat tegas
untuk mencapai tujuan kita tanpa bekerjasama dengan pihak lain dan bahkan dengan
mengorbankan pihak lain. Strategi Competing ini mungkin cocok untuk keadaan darurat atau
ketika membutuhkan tindakan yang cepat dan tegas.
Gunakan Strategi Bersaing atau Competing ini pada saat :
•Ketika kita yakin bahwa kita yang benar
•Ketika diperlukan untuk mengambil keputusan dalam waktu yang singkat dan cepat
•Ketika kita harus membela hak kita sendiri
•Ketika kita tidak ingin dimanfaatkan oleh pihak lain
2. Strategi Berkolaborasi (Collaborating)
Strategi Berkolaborasi atau Collaborating Strategy sering disebut dengan strategi Win-win (menang-
menang). Strategi atau gaya ini berusaha untuk memuaskan semua pihak yang sedang konflik.
Diperlukan diskusi bersama tentang semua permasalahan dan mencari solusi-solusi terbaik serta
diperlukan kejujuran dan komitmen dari semua pihak. Gaya kolaborasi ini adalah cara yang sangat
berguna untuk menggabungkan wawasan dari orang-orang dengan perspektif yang berbeda tentang
suatu masalah dan hasilnya dapat menjadi komitmen yang kuat untuk solusi dari masing-masing pihak.
Dengan kata lain, strategi berkolaborasi ini adalah strategi “Saya Menang, Anda Menang” atau “I win,
You win”.
Gunakan Strategi Berkolaborasi ini pada saat :
•Ketika adanya tingkat kepercayaan yang tinggi
•Ketika kita tidak ingin memiliki tanggung jawab penuh terhadap suatu permasalahan yang terjadi
•Ketika kita ingin orang lain juga memiliki kepemilikan terhadap solusi yang dikemukakan
•Ketika orang-orang yang terlibat dalam konflik bersedia untuk mengubah pemikirannya
 CONFLICT MANAGEMENT
(RISK ON PEOPLE )

4. Strategi Menghindari (Avoiding)

Strategi Avoiding atau Strategi Menghindari adalah strategi yang menghindari pengambilan keputusan dalam bentuk
apapun dalam sebuah konflik. Strategi ini hanya dapat digunakan apabila suatu permasalahan yang menimbulkan
konflik tersebut adalah kurang penting. Biasanya, orang yang menggunakan strategi ini akan berharap masalah akan
terselesaikan dengan sendirinya. Namun perlu diketahui bahwa strategi menghindari ini bukanlah strategi jangka
panjang yang baik. Dalam strategi ini, tidak ada pihak yang jadi pemenang dan juga tidak ada pihak yang kalah atau “No
Win – No Lose”
Gunakan Strategi Menghindari ini pada saat :
•Ketika konfliknya kecil dan mempertaruhkan hubungan pada orang yang terjadi konflik
•Ketika masih ada hal yang lebih penting untuk diurusi atau tidak ada waktu sama sekali untuk mengurusi hal yang
sedang konflik ini
•Ketika kita mengetahui bahwa ada orang yang lebih baik untuk menyelesaikan konflik ini dengan cara yang lebih baik
•Ketika membutuhkan informasi lebih lanjut

5. Strategi Akomodatif (Accomodating)

Thomas, K.W., dan R.H. Kilmann
Strategi Akomodatif adalah strategi atau gaya mengatasi konflik dengan mengalah atau mengorbankan kepentingan
diri sendiri dan rela untuk mengorbankan segalanya demi untuk mempertahankan hubungan dengan pihak lain yang
sedang konflik. Strategi ini akan lebih efektif apabila pihak lain yang sedang konflik tersebut adalah lebih profesional
atau memiliki solusi yang lebih baik dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi. Strategi ini juga dapat digunakan
apabila sesuatu yang terjadi adalah tidak begitu penting bagi kita sendiri. Dengan kata lain, strategi akomodatif adalah
strategi “Saya Kalah, Anda Menang” atau “I lose, You Win”.
Gunakan Strategi Akomodatif ini pada saat :
•Ketika suatu masalah tidak penting bagi kita
•Ketika kita menyadari bahwa kita yang salah
•Ketika kita bersedia membiarkan orang lain belajar dari kesalahan
•Ketika kita tahu bahwa kita tidak akan menang
•Ketika keharmonisan hubungan sangat penting bagi kita
•Ketika kesamaan semua pihak lebih penting atau ketika tujuan bersama lebih penting daripada masalah yang terjadi
•Ketika kita ingin membangun kredit atau jasa untuk masa depan kita
PROJECT MANAGEMENT

PMBOK

ON TIME
ON BUDGET
HIGH QUALITY
RISK MANAGEMENT
Information Technology Infrastructure Library
(ITIL)
PROBLEM MONITORING
( SAMPLE )
COMMON PROBLEM DI
MANUFACTURING
 COMMON PROBLEM OWNER/CEO/TOP
MANAGEMENT

1. Boosting Revenue
2. Reducing cost
3. Increase Productivity
4. Enhance Competitiveness
5. Minimize Business risks
6. Acceleration to Market
7. Increase Productivity
8. Others
 LANGKAH IMPLEMENTASI

1. Perencanaan / Scheduling
2. Analisis
3. Desain
4. Implementasi
5. Dukungan Teknis
 Perencanaan / Scheduling

SEMUA PIHAK TERKAIT

HARI TANDA TANGAN
TERMASUK PRESIDENT
DIREKTUR
 Perencanaan / Scheduling

Membentuk organisasi tim proyek pelaksana

• Komite pengarah : perwakilan eksekutif dan klien pada area yang dipengaruhi
oleh ERP
• Staf IT : manajer, programmer, analis
• User utama internal → JGN AJARKAN USER HANYA SEBATAS ENTRY DATA
TETAPI AJAKAN JUGA DETAIL BISNIS PROSES
• Perwakilan vendor/konsultan

Tugas tim
• Mendefinisikan masalah
• Mengevaluasi alternatif
• Membuat jadwal dan anggaran
 ANALISA

1. Operasional proses ( Soft-Floor )

2. Business Proses
3. Report Out
4. Problem yang skarang di hadapi
5. Harapan dari semua stackholder dg adanya system baru
6. Identifikasi kebutuhan
7. MemilihaN pendekatan terbaik
8. Pemilihan akternatif
9. Pemilihan strategy implementasi
ANALISA OPERASIONAL
PROSES
ANALISA OPERASIONAL
PROSES
ANALISA OPERASIONAL
PROSES
ANALISA OPERASIONAL
PROSES
ANALISA OPERASIONAL
PROSES
 DESIGN

• Dilakukan setelah diputuskan vendor yang

dipilih
• Pengembangan prototype
• Meliputi
• Desain basis data
• Desain antar muka (user interface)
• Desain jaringan dan hardware
• Desain organisasi
• Pendokumentasian
 IMPLEMENTASI

• Instalasi hardware dan jaringan

• Instalasi software
• Konfigurasi sistem
• Pengujian Sistem
• Pelatihan pengguna
• Proses migrasi dari sistem lama ke sistem
baru
 DUKUNGAN TEHNIS

• Staf khusus
• Konsultan
• Meliputi :
• Pemeliharaan adaptif : jika ada perubahan atau
upgrade atau kustomisasi
• Pemeliharaan perfektif : untuk menjaga kinerja
sistem tetap optimal
 STRATEGI IMPLEMENTASI

• Fase I : Basic ERP

• Financing
• Sales and Operations Planning
• Demand Management
• Rough Cut Capacity Planning
• Master Scheduling
• Material Requirement Planning
• Plant Scheduling
 STRATEGI IMPLEMENTASI

• Fase II : Integrasi supply chain

• Membangun supply chain
• Pengadaan produk/material dari supplier
• Layanan distribusi: Distribution Requirement
Planning
• Fase III : Perluasan dan pengembangan untuk
mendukung strategi perusahaan
• Advanced Planning System
• Rating supplier
• dsb
 CRITICAL SUCCESS FACTOR
( HAL2 YANG MEMPENGARUHI PROJECT SUKSES

1. PRESIDEN DIREKTUR
2. PRESIDEN DIREKTUR
3. PRESIDEN DIREKTUR
4. KOMITMENT SEMUA MEMBER ORGANISASI
/VENDOR
5. KOMPETENSI SEMUA MEMBER ORGANISASI
/VENDOR
6. DATA VALIDASI
7. LAIN-LAIN
AUTOMATION PIRAMID
Q/A
1. Ilyas /SI08AM : Syarat2 minimal Implementasi ERP
2. Wandri/SI08KP : Apakah tantangan terbesar dalam Implementasi
ERP
3. Raja/SI08KP : Migrasi system lama ke Odoo ERP (3 Phase-CRM),
bagaimana menyikapi dengan culture lama ke yang baru.
4. Lesmana/SI08AM: Saran solusi pertanyaan no.3
; Merubah format file lama ke Excel atau csv dan Odoo mampu
membaca/import dari file excel dan csv.