Doküman No PHS/ÖNB - P01

Yayın Tarihi 01.02.2022

Revizyon No 00
ÖN BÜRO DEPARTMANININ Revizyon Tarihi
Departmanı ÖN BÜRO
KAPSAMI PROSEDÜRÜ Hazırlayan -------
Onaylayan Onur Demiralay
YALNIZ THE PARMA HOTEL BÜNYESİNDE KULLANILIR.
Çoğaltılması, otel ve firma dışına çıkarılması kesinlikle yasaktır!

1.- Amaç
Ön Büro kavramını açıklamak, Ön Büro faaliyet alanları hakkında genel bilgi vermek.
2.- Kapsam
Bu prosedür tüm Ön Büro uygulamalarını kapsar.
3.- Tanımlar
PHS : The Parma Hotel Standartları
ÖNB : Ön Büro
4.- Sorumluluk
Ön Büro Müdürü ve personeli bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
5.- Uygulama
5.1. Ön Büro Kavramı
Ön Büro, misafirlerin karşılandığı, ağırlandığı ve uğurlandığı önemli bir operasyon birimidir.
Misafirlerin otel ile ilk karşılaştığı yer olma özelliği ile de, otelin ilk hareket noktasıdır.
Karşılanma esnasında yaşanacak olumlu ya da olumsuz tecrübeler, tüm tatili etkileyecek
izlenimlere neden olabilir. Dolayısıyla misafir, Ön Büro’nun vereceği hizmetler ve
hizmetlerin kalitesi doğrultusunda otel hakkında bilgi sahibi olur. Ön Büro, maksimum
misafir memnuniyeti için diğer departmanlarla koordineli çalışarak, aynı zamanda satışın ve
tesisin tanıtımının devamlılığını sağlar.
5.2. Ön Büro Faaliyet Alanları
5.2.1. Misafir giriş / çıkış işlemleri,
5.2.2. Misafir hesaplarının işlenmesi, tahsil edilmesi ve faturalanması,
5.2.3. Misafirin her türlü haberleşme ihtiyacının giderilmesi,
5.2.4. Misafir sorunlarına, aktif dinleme yolu ile çözüm aranması,
5.2.5. Misafir isteklerinin ve ihtiyaçlarının karşılanması,
5.2.6. Şirket politikaları çerçevesinde oda satışlarının gerçekleştirilmesi ve sürekli artırılması,
5.3. Muhasebe Departmanı İle İlişkiler
Ön Büro birimlerinden ‘Ön Kasa’, finansal ve fiili olarak Ön Büro’ya bağlı olmakla birlikte,
mali sorumluluk yönünden Muhasebe Departmanı’nın denetimine tabidir. Muhasebe
Departmanı, Ön Kasa’da gerçekleştirilen tüm finansal işlemleri kontrol etmekle yükümlüdür.

5.4. Diğer Departmanlar İle İlişkiler

Ön Büro departmanı işi gereği diğer departmanlarla da sürekli iletişim halinde bulunmak
zorundadır. Dolayısı ile Ön Büro Manüeli’nde yer alan prosedür, talimat ve formların
gerektikçe diğer departmanlarla da paylaşılması ve departman yöneticilerinin sorumlukları
dahilinde uygulamalara katılmaları zorunludur.

5.5. Genel Yönetim İle İlişkiler

PHS/ÖNB – P01 Ön Büro Departmanının Kapsamı Prosedürü Rev: 00 Sayfa 1/2

- PH işletmesinde geçerli olan Ön Büro politikaları, prosedürleri, talimatları ve formları Genel
Müdür tarafından belirlenir ve Genel Müdür tarafından yayınlanarak Genel Müdürler vasıtası
ile ilgili departmanlara iletilir.

- PH Ön Büro Müdürü, departmanı ile ilgili politikalar ile prosedürlerin belirlenmesi veya
yürürlükteki uygulamaların revize edilmesi ile ilgili önerilerde bulunabilir. Bu önerilerini,
nedenlerini de belirterek Genel Müdür’e iletirler, Genel Müdür de kendisine gelen öneriyi
değerlendirir ve uygun görülen öneriler Genel Müdür tarafından yayınlanarak ilgili
departmana iletilir.

6.- İlgili Dokümanlar

………….

PHS/ÖNB – P01 Ön Büro Departmanının Kapsamı Prosedürü Rev: 00 Sayfa 2/2