CTY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

THÁI BÌNH DƯƠNG (PICO) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------------- -------------
Số: 814 TBD/QĐ Tp. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 3 năm 2015

QUY ĐỊNH
KÝ MÃ HIỆU, SỐ HỒ SƠ, TÀI LIỆU, TÀI SẢN
------------------------------
(Sửa đổi lần 1, thay thế Quy định số 89ATBD/QĐ ngày 20/5/2001)

1. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA

Nhằm đảm bảo tính thống nhất, khoa học, hiệu quả trong việc ban hành, quản lý, cập nhật,
sửa đổi, bổ xung, về hồ sơ (HS), tài liệu (TL), tài sản (TS) trong hoạt động của Công ty CP
Giám định Thái Bình Dương (PICO).

2. KÝ HIỆU PHÒNG BAN, SỐ & NGÀY CHỨNG THƯ / BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH

2.1. Quy định ký hiệu Phòng ban / Chi nhánh (CN) / Văn phòng đại diện (VPĐD):
- Phòng Tổng Hợp : TH
- Phòng Hàng Hải : M
- Phòng Bách Hoá : G
- Phòng Xăng Dầu : P
- Phòng Tài Sản - Kỹ Thuật : E
- Chi nhánh Hải Phòng : HP
- VPĐD Đà Nẵng : DN
- VPĐD Phú Mỹ : PM
* Ghi chú: Khi có Phòng ban / Chi nhánh / VPĐD mới… tên viết tắt sẽ được áp dụng.

2.2. Khái niệm:

2.2.1 Số chứng thư giám định (GĐ):
Là dãy chữ cái & số trên góc phải chứng thư GĐ, gồm chữ viết tắt (nơi phát hành:
Phòng kỹ thuật giám định công ty, hoặc Chi nhánh/VPĐD), đi liền với 2 chữ số hệ
thập phân (năm phát hành), gạch ngang (-), và 4 chữ số hệ thập phân liên tiếp (0001:
số của chứng thư) - gọi là số chứng thư gốc; nếu 1 vụ GĐ có nhiều chứng thư thì số
chứng thư gốc thêm gạch ngang (-) và số thứ tự từ 1 tăng lên tương ứng với số
lượng chứng thư.
Ví dụ:
M15-0001 (số CT gốc): Chứng thư (duy nhất) số 0001 năm 2015 của P.Hàng Hải.
M15-0002-1 : Chứng thư (thứ nhất) số 0002 năm 2015 của P.Hàng Hải.
M15-0002-2 : Chứng thư (thứ hai) số 0002 năm 2015 của P.Hàng Hải.
 -2-

Các phòng của Công ty: Dùng chung 1 dãy số bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày
31/12 hàng năm với số từ 0001 tăng dần với ký hiệu
riêng của phòng đứng ở đầu dãy số.

Các phòng của Chi nhánh: Dùng chung 1 dãy số bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày
31/12 hàng năm với số từ 0001 tăng dần với ký hiệu
riêng của chi nhánh + ký hiệu phòng phòng đứng ở đầu
dãy số.

Văn phòng đại diện: Dùng 1 dãy số bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày 31/12
hàng năm với số từ 0001 tăng dần với ký hiệu riêng
của VPĐD đứng ở đầu dãy số.

Ghi chú: Chứng thư (CT) bao gồm: CT thư ban đầu, CT thứ hai, CT cuối, CT khối lượng,
CT phẩm chất, Certificate, Prelim-Report, Report No.2, Final Report, v.v., chúng có cùng 1
số gốc, nhưng số đuôi khác nhau trong cùng một vụ GĐ.

2.2.2 Biên bản, khuyến cáo, kháng nghị, thông báo, v.v, của vụ GĐ (văn bản):

Ngoại trừ các biên bản có số riêng in sẵn trên góc phải như TALLY SHEET, tất cả
các văn bản như Biên bản, khuyến cáo, kháng nghị, thông báo, v.v, của vụ GĐ được
xác lập suốt quá trình GĐ, chỉ lấy chung 1 số chứng thư gốc in trên góc phải trang
văn bản; phân biệt giữa các văn bản chính là tên đặc thù theo chức năng của mỗi văn
bản với số thứ tự tiến theo trình tự thời gian ban hành.

Ví dụ: Ullage Report No.1; Ullage Report No.2; Bunker record No.1, Bunker Record No.2;
Notice of Fact No.1, Notice of Fact No.2, v.v., có chung 1 số chứng thư gốc (ví dụ P15-0001)
trên góc phải của mỗi văn bản.

2.2.3 Ngày của chứng thư & biên bản, v.v.:

- Ngày của chứng thư & biên bản, khuyến cáo, kháng nghị, thông báo, v.v, của vụ GĐ:
là ngày ký phát hành nằm ngay bên dưới số chứng thư GĐ, hay biên bản, v.v.

Ghi chú:
Ngày thực tế GĐ có thể trước, hoặc cùng ngày ký phát hành chứng thư, và các biên bản, v.v.

2.3. Quản lý sổ, và số chứng thư GĐ:

- Sổ quản lý số chứng thư, số hóa đơn, yêu cầu GĐ, gửi chứng thư tại Công ty:
Trưởng phòng Tổng Hợp có trách nhiệm mở Sổ quản lý, qui định việc ghi chép, bảo
quản, ký tắt, đóng dấu giáp lai trên các trang của sổ, kiểm tra việc thực hiện.

- Sổ quản lý số chứng thư, số hóa đơn, yêu cầu GĐ, gửi chứng thư tại CN/VPĐD:
+ Trưởng phòng Tổng Hợp có trách nhiệm mở Sổ quản lý, qui định việc ghi chép, bảo
quản, ký tắt, đóng dấu giáp lai trên các trang của sổ, bàn giao sổ, kiểm tra việc thực hiện.

+ Trưởng phòng TH chi nhánh, trưởng VPĐD có trách nhiệm thực hiện quản lý, ghi chép,
bảo quản sổ.
 -3-

3. KÝ MÃ HIỆU QUY TRÌNH (QT) & CÁC BIỂU MẪU (BM) GIÁM ĐỊNH

3.1. Khái niệm ký mã hiệu QT:

- Quy trình của Phòng ban Cty/Chi nhánh: Là ký hiệu chữ viết tắt QT (qui trình), đi
liền với ký hiệu Phòng/Chi nhánh (theo mục 2.1.), và số thứ tự thập phân từ 1 theo
trình tự ban hành; các bản sửa đổi, bổ xung, vẫn giữ nguyên số cũ, chỉ thay đổi ngày
ban hành. Số của QT được qui định tại Phụ lục 1. VPĐD áp dụng theo ký mã hiệu
của phòng Cty. Hoặc,

Ví dụ: Ký mã hiệu qui trình xác định đối tượng giám định P.Bách Hoá là: QTG1.

- Quy trình các loại hàng hoá/ đối tượng đặc thù: Là ký hiệu chữ viết tắt QT (qui
trình), kết hợp với chữ viết tắt của loại hàng hoá đó/ đối tượng đặc thù, và số thứ tự
hệ thập phân của loại hàng hóa đó. Số của QT được qui định tại Phụ lục 1.

Ví dụ: Ký mã hiệu qui trình GĐ hàng dầu thực vật là: QTV1;
hoặc Ký mã hiệu qui trình GĐ hàng thuỷ sản là: QTS1

Ví dụ: Ký mã hiệu qui trình xác định đối tượng GĐ của Pico HP là: QTGHP1.

3.2. Khái niệm ký mã hiệu biểu mẫu (BM) biên bản, thông báo, kháng nghị, v.v. áp
dụng theo qui trình (QT):

Là ký mã hiệu của qui trình tương ứng, với dấu gạch ngang (-), và đi liền với số thứ
tự hệ thập phân từ 1 theo trình tự ban hành in trong hình chữ nhật trên góc phải biểu
mẫu; các bản sửa đổi phải lấy số cũ nếu mục đích áp dụng của biểu mẫu không thay
đổi. Số của BM được qui định tại Phụ lục 1. Các biên bản, thông báo GĐ, v.v., còn
có số quản lý của vụ giám định như mục (2.2.).

Ví dụ: Ký mã hiệu của biểu mẫu Biên Bản Xác Định Đối Tượng GĐ là: QTG1-1.

3.3. Quản lý danh mục qui trình, biểu mẫu giám định:

- QMR & các trưởng phòng kỹ thuật GĐ, giám đốc CN có trách nhiệm:

+ Lập DANH MỤC QUI TRÌNH & BIỂU MẪU, kể cả bản “mềm” để quản lý qui
trình, biểu mẫu riêng của mỗi Phòng/Chi nhánh/VPĐD;

+ Mỗi khi có soạn thảo, cập nhật, sửa đổi qui trình, biểu mẫu, các Trưởng phòng kỹ
thuật GĐ/ giám đốc CN/VPĐD, phải gửi bản soạn thảo cho QMR cập nhật, lưu
giữ; sau mỗi lần cập nhật, QMR phải gửi cho các bộ phận liên quan DANH MỤC
QUI TRÌNH & BIỂU MẪU (có ghi: cập nhật lần … ngày ….);

+ QMR lưu giữ toàn bộ các danh mục, qui trình, biểu mẫu của Cty cả bản cũ & bản
cập nhật; các trưởng phòng kỹ thuật GĐ, giám đốc CN, VPĐD lưu giữ toàn bộ
các danh mục, qui trình, biểu mẫu thuộc bộ phận mình quản lý cả bản cũ & bản
cập nhật.
 -4-

4. KÝ MÃ HIỆU TÀI LIỆU GIÁM ĐỊNH

4.1. Khái niệm:

Ký hiệu chữ cái hoa TL (tài liệu) đi liền với ký hiệu phòng/CN/VPĐD theo mục
(2.1.), và đi liền số thứ tự hệ thập phân từ 001 trong khuôn hình chữ nhật in trên
nhãn dán trên bìa tài liệu như tiêu chuẩn, luật, thông tư, sách khoa học, kỹ thuật, v.v.
TL được sử dụng nhiều năm, nên được đánh số liên tục khi có TL mới.

Ví dụ: TLG-001 : là tài liệu số 001 của P. Bách Hoá.

4.2. Sổ quản lý TL: theo qui định tại mục (6.2.)

5. HỒ SƠ, TÀI LIỆU, BIỂU MẪU THUỘC LĨNH VỰC PHÒNG TỔNG HỢP

5.1. Quản lý số hồ sơ tài liệu:

Trưởng phòng Tổng Hợp (Cty/Chi nhánh/VPĐD) phải mở sổ quản lý số văn bản,
qui định cách đánh số, và quản lý sổ này.

5.2. Cách đánh số hồ sơ tài liệu:

Các văn bản dưới đây được đánh số theo thứ tự liên tục theo trình tự phát hành cho
mỗi loại, gồm: dãy 5 số hệ thập phân liên tục bắt đầu từ (00001), đi liền với đuôi
mỗi loại văn bản dưới đây.

- Quyết định, quy định, nội quy, nghị quyết : ...................... TBD/QĐ

- Các loại hợp đồng kinh tế : ...................... TBD/HĐ

- Các loại hợp đồng lao động : TBD-A200- ................

- Công văn, thông báo, thư, hướng dẫn, email, : ...................... TBD/CV
fax, báo giá của Công ty…

- Các loại biên bản : ....................... TBD/BB

5.3. Qui trình & biểu mẫu tương ứng:

Đánh số, ký mã hiệu các qui trình & biểu mẫu thuộc lĩnh vực Tổng Hợp: thực hiện
theo mục (3);

Danh mục Đánh ký mã hiệu qui trình & biểu mẫu: Trưởng phòng TH có trách nhiệm
lập, cập nhật, quản lý.

5.4. Văn bản từ bên ngoài công ty: Theo số nguyên thủy.

6. KÝ MÃ HIỆU TÀI SẢN (TS) CÔNG TY:

6.1. Ký mã hiệu:

Là ký hiệu Phòng/Chi nhánh/VPĐD theo mục (2.1), đi liền với dãy 4 số hệ thập
phân liên tục, bắt đầu từ (0001), tăng lên tương ứng với số lượng TS, được in trên
 -5-

nhãn, và dán trên mỗi TS; số của TS được đánh số tiến, liên tục, không quay lại; mỗi
TS có 1 số duy nhất; không dùng lại số TS đã thanh lý, mất mát, v.v.

Số quản lý TS tại Cty, hoặc CN, VPĐD: mỗi bộ phận dùng riêng một dãy số tiến với
ký hiệu riêng của bộ phận theo mục (2.1).

Ví dụ: TH0001 : đây là số TS thứ nhất do P. Tổng Hợp quản lý; hoặc
M0001 : là TS thứ nhất do P.Hàng Hải quản lý.

6.2. Sổ quản lý TS:

- Trưởng phòng Tổng Hợp có trách nhiệm:

+ Mở Sổ danh mục TS, ghi nhận, cập nhật đầy đủ về tên, ký mã hiệu, giá trị, tình trạng
của TS có giá trị trên 500.000 đồng, và thời gian sử dụng trên ½ năm;

+ Tháng 12 hàng năm cùng với phòng, CN, VPĐD, thực hiện kiểm kê, xác định rõ lý
do, trách nhiệm khi mất mát, hoặc hư hỏng.

- Trưởng phòng kỹ thuật GĐ/ Giám đốc CN/ Trưởng VPĐD chịu trách nhiệm:

+ Quản lý, phân công sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, bảo quản tốt;

+ Tháng 12 hàng năm cùng với phòng, CN, VPĐD, thực hiện kiểm kê, xác định rõ
lý do, trách nhiệm khi mất mát, hoặc hư hỏng.

Quy định này áp dụng cho toàn công ty và có hiệu lực kể từ ngày ký. Những văn bản trước đây
trái với quy định này được bãi bỏ.

Giám đốc,
Nơi nhận :
- Các phòng ban.
- Chi nhánh/ VPĐD.
- Lưu P.TH.

Lê Văn Giang

Đính kèm:
Phụ lục 1 - Danh mục qui trình (QT) / Hướng dẫn (QH) & mẫu biểu (MB).
 -6-

PHỤ LỤC 1 - DANH MỤC QUI TRÌNH (QT) / HƯỚNG DẪN (QH) & MẪU BIỂU
(Ban hành kèm theo Quy định số 814TBD/QĐ ngày 25/3/2015)
Trang 1 / 2

1. Quy định việc đánh số quy trình & mẫu biểu:

Thực hiện theo Mục 3 - Qui định số 814TBD/QĐ ngày 25/3/2015.

2. Danh mục:

STT QTGĐ CƠ BẢN SỐ QTGĐ SỐ MẪU BIỂU (MB)

1. P. BÁCH HOÁ (QTG) QTG

QTGĐ xác định đối tượng giám định QTG1 QTGI-1 ;
QTGĐ lấy mẫu giám định (theo iSO 2859) QTG2 QTG2-1 ; QTG2-2 ;
QTGĐ lấy mẫu theo Galfta QTG3 QTG3-1 ; QTG3-2 ; QTG3-3 ;
QTGĐ số lượng - kiểm đếm 100% QTG4
QTGĐ số lượng chi tiết trong bao bì thống nhất QTG5
QTGĐ bao bì, ký mã hiệu QTG6
QTGĐ khối lượng bằng cân bàn QTG7
QTGĐ khối lượng bằng cân xe QTG8
QTGĐ khối lượng bằng cân treo QTG9
QTGĐ khối lượng bằng mớn nước QTG10
QTGĐ khối lượng bằng thể tích QTG11
QTGĐ qui cách, phẩm chất QTG12
QTGĐ nhiệt độ hàng QTG13
QTGĐ tình trạng hàng hoá QTG14
QTGĐ hàng thuỷ sản QTG15
QTGĐ hàng thực phẩm QTG16
QTGĐ hàng nông sản QTG17
QTGĐ hàng công nghiệp QTG18

2. P. XĂNG DẦU - HOÁ CHẤT (QTP) QTP

QTGĐ Xăng dầu (XD)
QTGĐ Số, khối lượng XD tại bể QTP1
QTGĐ Số, khối lượng XD tại tàu/sà lan QTP2
QTGĐ Phẩm chất XD tại bể QTP3
QTGĐ Phẩm chất XD tại tàu/sà lan QTP4
QTGĐ Sạch sẽ hầm tàu QTP5
QTGĐ Bơm khô, vét sạch QTP6
QTGĐ Số, khối lượng XD dỡ từ tàu lên bôn, sà lan QTP7
QTGĐ Tổn thất/lây nhiễm XD QTP8
 -7-

PHỤ LỤC 1 - DANH MỤC QUI TRÌNH (QT) / HƯỚNG DẪN (QH) & MẪU BIỂU
(Ban hành kèm theo Quy định số 814TBD/QĐ ngày 25/3/2015)
Trang 2 / 2

STT QTGĐ CƠ BẢN SỐ QTGĐ SỐ MẪU BIỂU (MB)

3. P. HÀNG HẢI (QTM)

QTGĐ TÀU/SÀ LAN QTM
QTGĐ sạch sẽ, kín chắc hầm hàng QTM1 QTM1-1
QTGĐ sắp xếp, chèn lót, chằng buộc QTM2
QTGĐ bunker QTM3
QTGĐ bunkering QTM4
QTGĐ tổn thất thân tàu QTM5
QTGĐ tổn thất máy tàu QTM6
QTGĐ đâm va tàu QTM7
QTGĐ sữa chữa QTM8
QTGĐ tình trạng ON/OFF-HIRE QTM9
QTGĐ tình trạng tàu - P&I ENTRY QTM10
QTGĐ tình trạng tàu - FOR PURCHASE QTM11
QTGĐ sạch sẽ, kín chắc container QTM12
QTGĐ tình trạng container QTM13
QTGĐ tổn thất container QTM14

4. P. THIẾT BỊ - TÀI SẢN (QTE) QTE

QTGĐ số lượng, khối lượng sắt thép QTE1
QTGĐ số lượng, k/lượng sản phẩm bằng kim loại màu QTE2
QTGĐ chất lượng thiết bị và dây chuyền sản xuất QTE3
QTGĐ Thủ tục giám định thiết bị & xây dựng QTE4
QTGĐ khối lượng bằng cân bàn QTE5
QTGĐ bao bì & ký mã hiệu QTE6
QTGĐ định mức nguyên liệu trong sản xuất gia công QTE7
hàng may mặc
Hướng dẫn GĐ định mức nguyên liệu cho ngành may QH
Hướng dẫn GĐ tổn thất theo yêu cầu của bảo hiểm QH
Hướng dẫn GĐ thiết bị ô tô - xe máy QH
Hướng dẫn GĐ tình trạng - tính đồng bộ thông số kỹ QH
thuật & giá trị của thiết bị