Professional Documents
Culture Documents
منهجية كتابة تقرير فعال ومتكامل من كافة الجوانب
منهجية كتابة تقرير فعال ومتكامل من كافة الجوانب
fb.com/Elkanounia.Ma twitter.com/ElkanouniaMa
منهجية كتابة تقرير فعال ومتكامل من كافة الجوانب
-وصف البرنامج:
المهارات والمعلومات واألساليب الفنية المستخدمة في كتابة التقارير ،نقل
المعلومات اإلدارية ،والفنية ،والعلمية ،ونقل األفكار بدقة وفعالية ،كتابة
المذكرات وخطابات األعمال ،التقارير القصيرة ،خطابات التوظيف ،
والسيرة الذاتية ،الخطوط المرشدة لكتابة التقارير الطويلة ،الخطوط
المرشدة للكتابة الفنية الدقيقة .
-موضوعات البرنامج:
1.مقدمة وفكرة عامة
2.الكتابة الفنية :كيف يمكن نقل المعرفة والمعلومات بدقة.
3.أهمية توظيف األلفاظ والمعنى في كتابة التقارير
4.التقارير الفنية
5.كتابة المذكرات وخطابات األعمال
6.خطابات التوظيف والسيرة الذاتية
7.التقارير القصيرة ،التقارير الدورية ،تقارير التوصية ،تقارير
االقتراحات
-الكتابة الفنية :كيفية نقل الحقائق أو المعلومات والمعرفة بدقة
تعد عملية كتابة التقارير الفنية من أهم العمليات اإلدارية على جميع
المستويات حيث تسهم في عملية االتصال وفي تقنينها ،كما أنها تساهم في
توفير الوقت وفي تقديم التغذية الرجعية الالزمة في إجراء التفويض الفعال
1-المعاني وعملية االتصال:
في أي عملية اتصال ،ال بد من وجود ثالث مكونات هي المصدر ( المتكلم
أو الكاتب ) ،والمقصد ( المستمع أو المتلقي ) والرسالة (المعاني المقصود
نقلها ) .وإذا وضعنا هذه المكونات على شكل مثلث فإنها ستكون األضالع
الثالثة لهذا المثلث كما يلي:
وترتبط هذه المكونات ارتباطا وثيقا ببعضها البعض ،حيث يقوم المصدر
بتشفير الرسالة ،أي فهم الرسالة المراد إرسالها إلى المتلقي وصياغتها في
كلمات وعبارات وجمل ثم يقوم المتلقي بفك هذه الشفرة وفقا لخبرته بحيث
تصبح واضحة ومفهومة .وكلما بذل المصدر مجهودا في عملية التشفير
كلما وصلت الرسالة إلى المتلقي واضحة ومفهومة.
من هنا يجب أن يدرك المصدر أن الكلمات تشير إلى حقائق وأن الخبرات
السابقة والذكريات والبيئة الخارجية المحيطة – كل هؤالء عوامل تؤثر
على اختيار المصدر للرموز ( الكلمات – العبارات – الجمل ) المستخدمة
في إرسال الرسالة ،ونفس هذه العوامل هي التي تؤثر على فهم المتلقي
للرسالة.
ويختلف األسلوب المتبع في تشفير الرسالة وإرسالها خالل القنوات المختلفة
باختالف المتلقي – ومن هنا يتضح أهمية األضالع الثالثة المذكورة عالية
في عملية االتصال
2-التقريب بين األفكار والكلمات
إن اللغة هي حلقة الوصل التي تربط بين الواقع الموجود في العالم الخارجي
وبين المفاهيم أو األفكار في عقول األفراد ،ونظرا ألن الجهاز العصبي
يختلف من شخص إلى آخر فإن كل فرد يرى الحقيقة بأسلوب مختلف مما
يمكن أن يؤدي إلى حدوث مشاكل في عملية االتصال.
لهذا فان الكتابة الفنية الفعالة ال بد وأن تكون واضحة ومحددة ودقيقة حيث
تساعد اللغة العربية الرصينة والمعرفة الدقيقة بالمعاني المراد نقلها كال من
الكاتب والمتلقي في عملية االتصال الفعال
إن النقل الدقيق لما نتلقاه من خالل الحواس هو عملية معقدة تزداد تعقيدا
إذا ما أدركنا أن وسيلتنا في تسجيل أفكارنا هو اللغة فقد ننوي أن ننقل معنى
معين باستخدام كلمة ما ،ولكن نظرا الختالف خلفية المتلقي وخبرته
وتكوينه الشخصي فإنه قد يفهم هذه الكلمة بأسلوب مختلف وبمعنى آخر
ومن هنا تنشأ المشاكل في عملية االتصال.
إن التمييز بين األسلوب الشخصي واألسلوب الموضوعي في نقل
المعلومات هو لب الموضوع ،فاألسلوب الشخصي يتأثر بشخصية الفرد
وخبراته في حين أن األسلوب الموضوعي مستقل بذاته ويخضع لعوامل
خارجية ويؤدي إلى كتابة فنية سليمة.
فالكتابة الفنية تعني فقط بالمعلومات المجردة ،وال عالقة للغة المستخدمة
فيها بالعواطف أو الخيال ،وإنما هي تخاطب العقل ،حيث تكون الكلمات
محددة ويكون الهدف األساسي للرسالة هو توصيل المعلومات صحيحة
متكاملة.
5-سيكولوجية التخاطب:
إن الكاتب الجيد هو الذي يعني بالقارئ ،فالعوامل النفسية تلعب دور هام
في كتابة الخطابات – ضع نفسك في موضع القارئ – تذكر أنك تكتب
لقارئ بعينه وأن هذا القارئ بشر سوف يهتم فقط بما يراه ذو أهمية له ولن
يقرأ خطابك ويهتم به لمجرد أنك تود ذلك ولن يستخدمك لمجرد أنك تود
أن تعمل لديه ولن يقبل أعذارك في التأخر في إرسال منتجاتك لمجرد أنك
تود أن تعمل لديه ولن يقبل أعذارك في التأخر في إرسال منتجاتك لمجرد
أن لديك مشاكل مالية -كما أنه قد ال يدفع الثمن بالكامل مباشرة لمجرد أنك
تريد ذلك – عليك أن تقنع القارئ بالفائدة المادية – مثال – التي ستعود
عليه من استخدامك ،كما أن عليك أن تقنعه أن المواد التي يريدها ويريد
منك استخدامها في المنتج الذي طلبه تستحق منه االنتظار وعليك أن تقنعه
أيضا أن دفع الثمن بالكامل مباشرة هو أفضل شيء بالنسبة له ،تخيل
القارئ أمامك أثناء كتابتك للخطاب وخاطب اهتماماته هو بدال من النظرة
الضيقة لمصالحك الخاصة ،أبدأ خطابك بشيء ذو أهمية خاصة له .أكتب
بسالسة وكن طبيعيا – أكتب كما لو كنت تتحدث إلى القارئ مباشرة .تأكد
من أن الشكل العام للخطاب يعطي انطباعا إيجابيا .يجب أن يكون الخطاب
مطبوع بعناية ،هناك من األخطاء اللغوية ،وبه عالمات ترقيم صحيحة ،
وخال من األخطاء النحوية ...كل ذلك سوف يترك انطباع حسن على
القارئ.
6-التخطيط – تحديد الهدف:
الخطابات الجيدة تعتمد على التخطيط .يتكون التخطيط من وضع إجراءات
محددة إلجراء فحص شامل للحصول على نتائج تتم معالجتها ثم كتابة
تقرير عنها .والخطة المقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من
العناصر التالية:
1.تحديد المشكلة
2.الحاجة إلى التقرير واستخدامه
3.الغرض واألهداف
4.إطار التقرير وحدوده
5.تقسيم الموضوع
6.أساليب وإجراءات جمع البيانات
7.قائمة المراجع المرجح استخدامها
8.أساليب ترتيب البيانات
9.فهم االنطباعات المختلفة
10.خطة مبدئية عامة للتقرير
11.بيان عن النتائج المتوقعة
12.بيان عن التكلفة والوقت المطلوبين
13.تعريف المصطلحات (المتخصصة والفنية)
14.جدول تقديم العمل
7-التفكير في عملية إعداد التقرير:
قبل تقديم تقرير -يجب على الكاتب أن يعمل خطوة بخطوة وبانتظام خالل
المراحل المختلفة لتطور التقرير ،وفي كل مرحلة يكون الكاتب منطقي
في تفكيره ،ويطبق التفكير اإلبداعي ،وباستمرار الممارسة فأنه يكون
عادات جيدة فيما يتعلق ويتبع الكاتب أسلوبا منطقيا ومنتظما في فحصه
وفي إعداد التقرير كاآلتي:
1.أسعى لفهم المشكلة والموقف
2.خطط للفحص
3.أجمع كل الحقائق والبيانات ،وقدم أفكارا جديدة
4.نظم المادة وفسرها ،قدم أفكارا أخرى ،أحصل على تعميمات
5.اعرض وادرس كل الحلول الممكنة
6.أخلص إلى أفضل الحلول
7.قرر اإلجراء الذي يتبع لوضع الحل موضع التنفيذ
8.ضع إطار عام لتقديم الموضوع
9.أكتب التقرير
10.راجع التقرير ،راجع التقرير مرة أخرى للتأكد من خلوه من األخطاء
اإلمالئية والنحوية ،اطبع التقرير ثم ضع التقرير في شكله النهائي.
والمقصود بالتفكير اإلبداعي هو استخدام ألصالة في التفكير وفي البحث
عن حلول بديلة لمشكلة ،وهو القوة الناتجة عن الفهم الصحيح الناتج عن
دراسة أوجه نظر مختلفة بهدف معالجة المشكلة من زوايا مختلفة.
وأحد أفضل وسائل وصف استخدام التفكير اإلبداعي والمنطقي هو وصف
الكاتب الحريص في فحصه وفي إعداده للتقرير
1.لديه درجة عالية من التحفيز وليس مجرد فرد لديه كثير من الحلول
السهلة السريعة للمشاكل.
2.لديه شغف شديد وحب استطالع ويسأل الكثير من األسئلة التي تؤدي
إلى إجابات جديدة وبناءة.
3.والخطة المقترحة لكتابة التقرير تتضمن أكبر عدد من العناصر التالية
يتبنى افتراض جديد باستمرار أو يحاول تحديد االفتراضات القديمة ويقوم
بتطوير االحتماالت والنظريات الجديدة
4.يستخلص توقعات مبنية على افتراضات وحقائق ونظريات.
5.يفهم العالقات ،والمسبب والت أثير والتماثل والتباين ،ويزن المزايا
والعيوب ويرى جميع جوانب المسألة.
6.ينظر إلى األمام ،ويسعى التخاذ إجراء وال يخشى من المحاولة وبعد
تفكير – في حل مشكلة.
7.لديه الحافز والقدرة على شرح وتوضيح صالحية أفكاره كما أن لديه
قدرة الحوار المنطقي ومواجهة النقد الموجهة إليه وإلى اآلخرين.
المشاكل: وحل اإلبداعي 8-التفكير
يتم تعريف التفكير أحيانا على أنه حل للمشاكل – هذا هو التعريف الذي
يقدمه كثير من المؤلفين ومنهم الكس أو زبورن والذي وضع سبع خطوات
للعملية اإلبداعية:
1.التأقلم :تحديد المشكلة
2.اإلعداد :جمع البيانات المالئمة
3.الغرض :تشكيل بدائل من خالل األفكار
4.السكون :التفكير بغرض االستنارة
5.التجميع :وضع األجزاء معا
6.التحقق :الحكم على األفكار الناشئة
9 .فهم المشكلة:
إن المشكلة عبارة عن موقف يتطلب قرار أو إجراء محدد من أجل بلوغ
نتيجة مرجوة .ال تتم كتابة جميع التقارير من منظور موافق تتسم بالمشاكل
،ولكن حتى في التقارير التي تركز على الموضوع تركيزا شديدا ،سوف
نجد بعض المشاكل التي قد ال تكون ظاهرة.
إن دراسة الموقف الذي يسبب مشكلة سوف تساعد الباحث على رؤية هذه
المشكلة من منظور صحيح مما يسهل عليه اكتشاف عناصرها المختلفة.
10 .تحليل الموقف:
يجب أن يفهم الكاتب كيفية استخدام التقرير حتى يمكن تقرير ما يجب عمله
والهدف مما يجب عمله ،فعلى الكاتب أن يقوم بعملية مسح لكل الحقائق
المعرفة منذ البداية وبالتالي يقرر الحقائق الضرورية غير المعروفة.
11 .تحليل المشكلة:
عندما يكون لدى الكاتب معلومات كافية عن المشكلة ،يمكن له أن يرجع
المشكلة إلى عدة عناصر ويمكن له أيضا أن يضع هذه العناصر في إطار
عام كلما أمكن ذلك بهدف فحص المشكلة وكتابة تقرير عنها في النهاية.
يتم تحليل المشكلة أيضا من خالل الصياغة الدقيقة للعنوان ومن خالل
تحديد إطار المشكلة وحدودها ومحتويات التقرير .يساعد كل من المشكلة
وسببها في وضع حدود المشكلة وإطارها.
12 .تحليل القارئ:
يجب أن يتم توجيه اهتمام خاص لتوجهات القارئ الحالية أن معرفة
توجهات القارئ الحالية سوف تساعد الكاتب على تحديد مدخله إلى
الموضوع وعلى تحديد أفضل وسيلة لتقديم مادته .يجب أن يعرف الكاتب
أيضا ما إذا كان يكتب لقارئ واحد أم لمجموعة من القراء.
13 .تعريف المشكلة ووضع حدودها:
عموما ،يقوم الشخص الذي يطلب التقرير بتعريف المشكلة ولكن في بعض
األحيان يتم إعطاء وصف لموقف ويطلب من الباحث أن يحدد المشكلة
ويعرفها.
-المذكرة:
المذكرة هي أكثر وسائل االتصال الكتابية شيوعا في مجال األعمال
والصناعة ،وحتى وقت قريب كان استخدام المذكرة مقصور على
المراسالت الداخلية في الشركات والمصالح والهيئات .أما اآلن فإنها
تستخدم بدرجة أكبر بين الشركات المختلفة وبين المصالح والهيئات.
والفارق الرئيسي بين المذكرة والخطاب أن المذكرة تتسم بأسلوب يحاول
التجرد من العالقات الشخصية .وتستخدم معظم الشركات والهيئات نماذج
مطبوعة للمذكرات .وعلى وجه العموم ،يجب أن تشتمل المذكرة على
المعلومات اآلتية:
الراسل :االسم ،الوظيفة
المرسل إليه :االسم ،الوظيفة
التاريخ :تاريخ ارسال المذكرة
الموضوع :موضوع المذكرة
ويمكن أيضا كتابة رقم الملف أو رقم الشروع على المذكرة ب ،وال بد من
توقيع المذكرة ولو باألحرف األولى.
وإذا كانت المذكرة طويلة ،يمكن تقسيمها إلى عدة أجزاء وأجزاء فرعية
والهدف من استخدام المذكرات هو نقل المعلومات وطلب اتخاذ إجراءات
معينة من جانب اآلخرين ،وتقديم تقارير عن االجتماعات والرحالت ،
واإلبالغ بالسياسات الجديدة للهيئات والشركات ،وكذلك اإلبالغ بأحداث
أو موافق أو أنشطة مختلفة ...إلخ
والهدف األساسي من المذكرة هو توفير الوقت حيث تتم كتابة معظم
المذكرات في ظل ضغط العمل حيث يكون على الكاتب أن يحلل رسالة أو
موقف بسرعة وأن يرد بدقة .ويقوم الكاتب بتقديم معلومات وحقائق مباشرة
ومحددة مصحوبة بتعميمات وتوصيات (كلما كان ذلك مناسبا ) بهدف تقديم
خلفية تكفي للوصول إلى قرار مناسب وإجراء ضروري
وفي عرض المذكرة ...يتبع األسلوب التالي:
1.تقديم الرسالة الرئيسية
2.تقديم خلفية الموضوع
3.تقديم التفاصيل
4.الوصول إلى النتائج
وذلك على عكس الخطابات التي تتبع األسلوب التالي:
1.المقدمة وتشمل خلفية الموضوع
2.التفاصيل
3.النتائج
4.الخالصة (الهدف من الرسالة)
-الخطابات:
أشهر أنواع الخطابات المستخدمة في الهيئات والشركات والمنظمات هي
خطابات االستالم ،الرد على خطابات االستعالم ،خطابات الشكوى ،
خطابات التسوية ،خطابات التعليمات.
1-خطابات االستعالم:
تعد خطابات االستعالم أشهر المراسالت وأكثرها شيوعا في مجال األعمال
والصناعة ،فهذا النوع من الخطابات يسعى للحصول على معلومات أو
نصائح من شخص لديه القدرة واإلمكانيات والمؤهالت التي تمكنه من
تقديمها .وتقوم معظم الهيئات والمؤسسات والشركات بالرد على خطابات
االستعالم كنوع من العالقات العامة الجيدة .يجب كتابة خطابات االستعالم
بطريقة جيدة ومنظمة حتى تحصل على األهمية المناسبة ويتم الرد عليها
.
يتم ترتيب خطاب االستعالم وفقا للنمط التالي:
1.يجب أن تحدد الفقرة االفتتاحية الهدف من الخطاب حيث يجب أن تحدد
للقارئ المعلومات المطلوبة أو المشكلة التي يدور الحديث عنها :ما هو
المطلوب ؟ من الذي يريد المعلومات أو النصح ؟ لماذا ؟
2.يجب أن تقود الفقرة الثانية إلى التفاصيل الخاصة باالستعالم ،ويجب
أن تكون محددة ومرتبة بطريقة تسهل عملية الرد بقدر اإلمكان .وأحد
األساليب الفنية الجيدة في هذا المجال هو توجيه أسئلة مباشرة في صورة
جداول ،وإن كانت كمية األمور المراد االستعالم عنها يجب أن تكون
معقولة.
3.يجب أن تحمل الفقرة األخيرة تقدير وتعبير عن العرفان بالجميل وذلك
تحفيزا للقارئ على الرد ،ويمكن أن تحتوي الفقرة الختامية على عبارة
تتضمن أن الكاتب سيكون على استعداد لرد هذه الخدمة لخدمة مماثلة في
المستقبل.
4-خطابات التسوية:
يتم منح التسويات بناء على السياسة الخاصة بالشركة ،وتقوم معظم
الشركات بمنح تسويات كلما كان خطاب الشكوى له ما يبرره ،وتتم دراسة
خطابات الشكوى كل على حدة ،ولكن يجب الرد على كل خطاب شكوى
مهما كان تافها ،ويجب أن يكون الرد مهذب ومباشر ،وفي حالة منح
تسوية ،يتبع خطاب التسوية الترتيب اآلتي:
1.يتم شكر الكاتب على لفت النظر إلى الصعوبة أو المشكلة.
2.يمكن مراجعة المشكلة وشرحها ،ويعتبر شهود النفي أسلوب سيئ في
العرض ،وكلما أمكن ،يتم تناول سبب أو أسباب حدوث المشكلة بصراحة
.
3.يقوم الكاتب بمنح التسوية مؤكدا على رغبته المخلصة في الحفاظ على
عالقات جيدة مع العميل ،وأخيرا ،يتم التعبير عن تقدير الكاتب ألهمية
العميل بالنسبة له.
وعند رفض منح التسوية ،يبدأ الخطاب بالمثل وبأسلوب إيجابي كما سبق
حيث يتم شكر الراسل على لفت النظر إلى الصعوبة أو المشكلة وتتم
مراجعة الموقف وخاصة الحقائق التي تحيط بالشكوى حيث يتم فحصها
ومناقشتها من منظور القرار.
يتم رفض التسوية مع تقديم إيضاح ،ويحتاج الكاتب إلى إبراز أنه يتفهم
مشكلة القارئ ،كما أنه يجب على الكاتب أن يتأكد بأسلوب يتسم بالود من
أن القارئ سيتفهم موقف الكاتب.
5-خطاب التعليمات:
يتم تنفيذ التعليمات وتذكرها وتنفيذها بأسلوب أفضل إذا عرف الشخص
الذي يتلقى التعليمات األسباب التي أدت إلى اإلجراءات المذكورة ،وبالتالي
فان خطاب التعليمات يبدأ ببيان توضيحي يعرض خلفية كتابه الخطاب .
وتتم صياغة لغة الخطاب وفقا لخلفية وخبره وذكاء الشخص المقصود
بالتعليمات.
تستخدم صيغة األمر في إعطاء تعليمات محددة .وصيغة الفعل المستخدم
في إعطاء األوامر أو الطلبات التي يتم التشديد عليها ،وال يتم ذكر الفاعل
إال أنه يكون مفهوم من العبار ة .تأكد عند استخدام صيغة األمر أال تتسم
بالعجرفة خاصة عند التعامل مع العمالء أو األفراد خارج شركتك .يتم
استخدام صيغة األمر إلعطاء توجيهات محددة مطلوبة.
تأكد عند استخدام صيغة األمر إال تتسم بالعجرفة خاصة عند التعامل مع
العمالء أو األفراد خارج شركتك .يتم استخدام صيغة األمر إلعطاء
توجيهات محددة مطلوبة .تأكد من التعليمات تتسم بالتوازي في األبنية
النحوية ،وتأكد أيضا من أن تعليماتك كاملة ومن أن الكلمات والعبارات
محددة وواضحة ،وكلما كان على القارئ أن يستخدم حكمه الشخصي ،
يجب ذكر ذلك .تأكد من أن هناك ترتيب منطقي في تقديم خطوات
توجيهاتك وكلما أمكن ترتيب التعليمات تتابعيا أو زمنيا ،قم بتنظيم هذه
التوجيهات وفقا لمتطلبات الموقف حتى تتدفق وفقا للخطة الموضوعة
لألنشطة المختلفة .اكتب التعليمات بدقة واختصار ،وتجنب التعبيرات
غير الدقيقة أو غير الواضحة وكذلك كالكلمات والتعميمات غير الضرورية
.استخدم األدوات الالزمة لخدمتك مثل الترقيم ووضع الخطوط تحت النقاط
الهامة وإدخال رؤوس الموضوعات إلى داخل السطر ألن هذه األدوات
تساعد على توضيح اإلجراءات المرادة – يجب كذلك تضمين الزمن
والتاريخ الذي يجب فيها االنتهاء من اإلجراءات.
-التقارير القصيرة:
تعني التقارير القصيرة بالموافق البسيطة نسبيا ،وتهدف إلى تقديم
المعلومات مباشرة وبوضوح ودقة وتمتد من صفحة إلى عدة صفحات وأحد
الفروق الرئيسية بين التقارير القصيرة والتقارير الرسمية الطويلة هو أن
التقارير القصيرة وتتضمن استخدام ضمير المتكلم مثل "قمت بعمل ،
أجريت ،شاركت ،وهو أمر مرفوض في التقارير الرسمية الطويلة"
وأهم التقارير القصيرة المستخدمة في مجال األعمال هي تقارير التوصية
والتقارير الدورية ،وتتم صياغة هذه التقارير أما في صورة مذكرة أو
خطاب أو في صورة تقرير مستقل مصحوب بمذكرة أو خطاب.
1-تقارير التوصية:
تقارير التوصية هي عبارة عن تقارير تحليلية مبينة على أساس فحص أو
تحليل موقف يتسم بوجود مشكلة ،وتتم كتابة هذه التقارير بهدف اتخاذ
القرار واإلجراءات التي تعقب اتخاذ هذا القرار .وفي الحصول على
البيانات ،يعتمد الباحث على اآلتي:
1.دراسة الموقف الفعلي
2.قراءة المراجع والمواقف السابقة المماثلة
3.المقابالت الشخصية واالستشارات
4.االختبار /التجربة
5.خبرته الشخصية
وحيث أن العميل يهتم أساسا بما يجب عليه عمله لحل المشكلة ،يتم
تخصيص الجزء الرئيسي من التقرير لالعتبارات التحليلية التي تؤدي إلى
توصيات محددة بخصوص اإلجراءات التي يجب اتخاذها .ويتم تخصيص
مساحة صغيرة لخلفية المشكلة أو ألسلوب فحص المشكلة .ويتم تخصيص
معظم المحتويات لشرح البيانات الخاصة بالموقف بهدف قيادة القارئ إلى
النتائج التي وصل إليها الكاتب وإلى قبول آراء الكاتب واإلجراءات التي
أوصى بها لحل المشكلة.
2-التقارير الدورية:
تتم كتابة التقارير الدورية على فترات زمنية ،فقد تكون يومية أو أسبوعية
أو شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية ،وتوضح هذه التقارير ما تم
إنجازه ،وما يتم إنجازه ،وما ينتظر أن يتم إنجازه .وكطلب الوكاالت
الممولة والمديرون والمشرفون هذه التقارير كأحد وسائل االتصال الهامة
التي تساعد على السيطرة وعلى اتخاذ القرارات اإلدارية الرشيدة .وتفيد
التقارير الدورية كاتبها كذلك في التركيز على التقييم المرحلي للعمل الذي
تم إنجازه والعمل المتبقي فيما يتعلق بالموارد المعنية وبالوقت والمجهود.
ويتم تحديد فترات تقديم التقارير من قبل الوكاالت الممولة أو العمالء أو
اإلداريين .وتختلف محتويات التقرير باختالف موضوع التقرير
والمعلومات التي يحتاج القارئ لمعرفتها .وعادة ما يتضمن التقرير
الدوري العناصر التالية:
•مقدمة:
تحديد المنحة ،العقد ،أمر الشغل
الغرض من المنحة ،العقد ،أو أمر الشغل
وصف المشروع
ملخص التقدم السابق
•تفاصيل التقدم خالل فترة التقرير (بما في ذلك التواريخ)
اإلجراءات
المشاكل
النتائج
مناقشة (تتضمن التعميمات والتوصيات كلما كان مالئما)
•العمل المخطط لفترة التقرير التالية
•العمل المخطط للفترات التالية
•التقييم الكلي للتقدم حتى اآلن
السيرة الذاتية
و
خطابات التوظيف
1 .كيفية التقديم لشغل وظيفة:
أ -التحليل الوظيفي والتقييم الشخصي
ب -خطاب التقدم لوظيفة
جـ -كتابة السيرة الذاتية
1.البيانات الشخصية
2.التعليم
3.الخبرة
4.التدريب
5.مهارات خاصة
6.المراجع