BAB 4: BAHAGIAN-BAHAGIAN FUNGSIAN UTAMA DALAM ORGANISASI PERNIAGAAN

DEFINISI BAHAGIAN FUNGSIAN

Bahagian fungsian adalah suatu rantaian pengurusan dalam sesebuah organisasi yang
mempunyai tanggungjawab dan fungsi secara khusus dan spesifik.

Bahagian fungsian adalah suatu bahagian pengurusan dalam sesebuah kilang atau
perniagaan.

JENIS-JENIS BAHAGIAN FUNGSIAN

1. Bahagian pentadbiran
2. Bahagian pengurusan sumber manusia
3. Bahagian kewangan
4. Bahagian teknologi dan maklumat (ICT)
5. Bahagian penyelidikan dan pembangunan (R&D)
6. Bahagian pembelian
7. Bahagian pengeluaran
8. Bahagian pemasaran
9. Bahagian pengagihan
10. Bahagian jualan
11. Bahagian perkhidmatan pelanggan

TUJUAN DIWUJUDKAN BAHAGIAN FUNGSIAN

1. Boleh memberikan tumpuan kepada kerja yang diberikan oleh majikan.
2. Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang berulang kali.
3. Mudah melatih pekerja yang baru kerana pengkhususan kerja yang sama.
4. Dapat mengurangkan kos pengurusan kerana wujud perkongsian kerja.

1.BAHAGIAN FUNGSIAN PENTADBIRAN

1. Bahagian fungsian pentadbiran adalah bahagian yang menguruskan pentadbiran dalam
organisasi tersebut seperti mengurus, menyimpan rekod dan mengurus data terkini.

2. BAHAGIAN FUNGSIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. BPSM adalah satu bahagian yang menjalankan aktiviti:
1. Temuduga, pemilihan dan memberi latihan kepada pekerja baru.
2. Merancang aktiviti sumber manusia (pekerja).
3. Penilaian prestasi dan kebajikan pekerja.
4. Pemecatan/pemberhentian pekerja.

1
TUJUAN BAHAGIAN PSM
1. Memastikan kilang atau perniagaan mempunyai pekerja yang cukup.
2. Memastikan kilang/perniagaan mempunyai pekerja yang berpengalaman
3. Melatih pekerja yang mempunyai kemahiran teknologi dan IT.
4. Memastikan pekerja dibayar upah atau gaji yang baik.
5. Menasihat, memberi amaran dan memecat pekerja yang bermasalah.
6. Menaikkan pangkat dan insentif bonus kepada pekerja.

PERANAN BAHAGIAN PSM

3. BAHAGIAN KEWANGAN
1. Bahagian kewangan adalah bahagian yang merancang, menyusun dan mengawal segala jenis
pendapatan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sesebuah syarikat.

SUMBER MANUSIA (PEKERJA) YANG TERLIBAT DALAM BAHAGIAN KEWANGAN

1. AKAUNTAN - Menyediakan laporan prestasi kewangan syarikat.
2. PEGAWAI KEWANGAN – Memeriksa kewangan dan membuat pembayaran tunai.
3. PEGAWAI KREDIT – Menguruskan semua bentuk hutang syarikat.
4. STAF KEWANGAN – Membantu menyediakan penyata kewangan.

2
TUJUAN/PERANAN BAHAGIAN KEWANGAN
1. Memastikan sumber kewangan diurus dan diagihkan dengan betul dan jujur.
2. Memastikan dapat memperolehi keuntungan yang maksima.
3. Membayar segala hutang syarikat dengan baik.
4. Membuat perancangan kewangan agar tidak berlaku masalah kekurangan wang.

4.BAHAGIAN FUNGSIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (ICT)

1. Bahagian ICT adalah bahagian teknologi computer dan telekomunikasi yang digunakan untuk
memudahkan dan meningkatkan jualan dalam sesebuah perniagaan.
2. Ia menjalankan teknologi perisian computer untuk memproses, menyimpan dan melindungi
semua maklumat perniagaan dengan selamat,mudah, cepat dan tepat.

TUJUAN BAHAGIAN ICT

1. Operasi perniagaan dapat dijalankan dengan lebih tersusun dan sistematik.
2. Memudahkan komunikasi dalam syarikat(intranet) dan pihak luar (internet).
3. Menyimpan segala data dan maklumat syarikat dengan baik.
4. Mempercepat dan memudahkan urusan perniagaan dengan pembekal dan pembeli.

PERANAN BAHAGAIAN ICT

1. Bertanggung jawab terhadap keselamatan sistem pengurusan syarikat.
2. Memastikan pekerja yang mempunyai akses sahaja yang boleh menguruskannya.
3. Membantu pekerja dalam menggunakan perisian baru.
4. Menyimpan segala data dan maklumat mengenai syarikat.
5. Sentiasa bergerak maju dengan teknologi dan perisian baru.

5.BAHAGIAN FUNGSIAN PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN (R&D)

1. Bahagian R&D ini mencipta dan membangunkan produk baru dan menambahbaik produk
yang sedia ada di pasaran.

TUJUAN DAN PERANAN R&D

1. Menjalankan penyelidikan dan menghasilkan produk baru.
2. Meningkatkan mutu dan kualiti barangan baru dan yang sedia ada.
3. Menghasilkan barangan yang berkualiti dan selamat untuk digunakan.

3
6.BAHAGIAN FUNGSIAN PEMBELIAN
1. Bahagian pembelian adalah bahagian yang menguruskan pembelian bahan mentah untuk
diproses menjadi barang siap.

TUJUAN/PERANAN BAHAGIAN FUNGSIAN PEMBELIAN

1. Memastikan pembelian dilakukan dengan penuh intergriti dan baik agar kos belian
dapat dikurangkan dan mendapat keuntungan yang lebih.
2. Memastikan bahan mentah sentiasa mencukupi dan sedia untuk diproses.

PROSES PEMBELIAN BARANGAN DARI PEMBEKAL

1. Menerima tempahan belian daripada pengurus jualan.
2. Mencari pembekal yang sesuai.
3. Menerima sebut harga daripada pembekal.
4. Menilai pembekal-pembekal.
5. Membuat pesanan belian.
6. Penerimaan barang daripada pembekal.

7.BAHAGIAN FUNGSIAN PENGELUARAN

1. Bahagian pengeluaran adalah bahagian yang menghasilkan bahan-bahan mentah menjadi
barang siap yang sedia untuk dijual bagi mendapatkan keuntungan.

TUJUAN/PERANAN BAHAGIAN PENGELUARAN

1. Memastikan pengeluaran dapat dijalankan dengan baik untuk menghasilkan barangan
berkualiti dan memenuhi kehendak dan keperluan pengguna.
2. Menghasilkan barang dan perkhidmatan.
3. Menukar barangan input menjadi barangan output.
4. Memastikan kawalan awalan terhadap barangan yang dikeluarkan berkualiti tinggi.

4
PROSES PENGELUARAN
1. Kawalan awalan – Memastikan bhn mentah, mesin,pekerja sudah bersedia.
2. Kawalan semasa – 1. Kawalan pengeluaran barang. 2. Kawalan mesin 3. K. Pekerja
3. Kawalan selepas – Pemeriksaan terakhir sebelum barang sedia untuk dikeluarkan.

8.BAHAGIAN PEMASARAN
1. Bahagian pemasaran adalah bahagian untuk mencipta nilai barang, mencipta harga,
promosi dan pengedaran barang.
TUJUAN BAHAGIAN PEMASARAN
1. Memastikan barang yang dikeluarkan akan sampai ke tangan pengguna dengan cepat.
2. Mencipta permintaan dari pelanggan dengan menumpukan kepada sasaran pelanggan.
PERANAN BAHAGIAN PEMASARAN
1. Mempromosikan barang baru di semua media elektronik.
2. Mengedarkan katalog dan maklumat terbaru mengenai produk.
3. Mengemaskini maklumat pelanggan yang sedia ada atau pun yang baru.
4. Mendapatkan maklum balas dari pelanggan tentang barangan syarikat.

9.BAHAGIAN FUNGSIAN PENGAGIHAN

1. Bahagian pengagihan adalah bahagian yang akan mengagihkan barangan dari pada penjual
kepada pembeli pada masa yang tepat dan barangan dalam keadaan baik.
TUJUAN/PERANAN BAHAGIAN FUNGSIAN PENGAGIHAN
1. Memastikan barang yang dipesan akan sampai kepada pembeli tepat pada masanya.
2. Memastikan barangan yang ditempah sentiasa berkeadaan baik.
3. Pengangkutan yang disediakan bersesuaian dengan barang supaya tidak membazir.
4. Barang dilabel dan disimpan dengan baik sebelum diagihkan.
5. Melengkapkan dokumen penghantaran, jadual pergerakan kenderaan dan pemandu.

4 SALURAN PENGAGIHAN
1. SALURAN 1 - PENGELUAR-PENGGUNA
1. Dikenali saluran pemasaran langsung, tiada orang tengah.
2. Contoh barang- 1. Barang tidak tahan lama (pertanian)
2.Barang berharga tinggi (emas, berlian)
3.Barang tempahan khas (pakaian)
4.Perkhidmatan khas (doctor,peguam)
2. SALURAN 2 – PENGELUAR-PERUNCIT -PENGGUNA
1. Menggunakan khidmat orang tengah(peruncit)
2. Sesuai untuk barang yang perlu khidmat nasihat, barang yang tahan lama.

5
 3. SALURAN 3 – PENGELUAR-PEMBORONG-PERUNCIT-PENGGUNA
1. Pemborong akan membeli secara pukal dan menjual dalam kuantiti
yang kecil kepada peruncit.
2. Contoh barang- barang keperluan harian seperti ikan, sayur.
4.SALURAN 4 – PENGELUAR-EJEN-PERUNCIT-PENGGUNA
1. Pengeluar melantik ejen untuk mengedarkan barangan mereka.
2. Sesuai untuk barangan yang memerlukan khidmat nasihat khas kepada
pembeli seperti buku, pakaian berjenama dan kenderaan.

10. BAHAGIAN FUNGSIAN JUALAN

1. Bahagian ini berfungsi untuk memastikan jualan barangan sentiasa melebihi modal.
2.Bahagian yang sangat penting kerana jika modal melbihi jualan, maka syarikat akan rugi.

PERANAN BAHAGIAN JUALAN

1. Memberi penerangan dan menjawab pertanyaan mengenai barang yang hendak dijual.
2. Membuat jualan secara bersemuka dan dalam talian dengan tujuan menaikkan jualan.
3. Menyediakan sebut harga dan pemberian diskaun untuk menarik pelanggan.
4. Memberikan nasihat teknikal seperti barangan selektrik kepada bakal pembeli.
5. Mengemas kini dan menyemak rekod pengguna supaya mudah dihubungi.

TUJUAN BAHAGIAN PENGAGIHAN

1. Memastikan sasaran jumlah jualan dapat dipenuhi dengan baik.
2. Semua staf bahagian jualan mempunyai pengetahuan yang mendalam terhadap barang.
3. Semua staf memahami undang-undang yang akan melindungi pengguna.

11.BAHAGIAN FUNGSIAN KHIDMAT PELANGGAN

1. Bahagian ini berfungsi untuk memberikan perkhidmatan sampingan seperti khidmat
nasihat, cara-cara penggunaan, pengangkutan barang ke rumah pelanggan dan sebagainya.
2.Perkhidmatan pelanggan ini bertujuan supaya memudahkan pelanggan untuk menggunakan
barangan tersebut dan mereka akan berasa senang hati untuk membeli barangan lagi.

TUJUAN BAHAGIAN FUNGSIAN KHIDMAT PELANGGAN

1. Memastikan pelanggan mendapat perkhidmatan yang terbaik daripada syarikat.
2. Dapat memastikan nama baik syarikat akan terjaga dengan baik.

PERANAN BAHAGIAN FUNGSIAN KHIDMAT PELANGGAN

1. Memberikan khidmat nasihat dan penerangan mengenai produk.
2. Membaiki barangan yang rosak semasa penghantaran.
3. Menyediakan khidmat pakar bagi barangan yang bersifat teknikal.
6
LANGKAH-LANGKAH PEMBANGUNAN PRODUK BAHARU

1. PENJANAAN IDEA
-Penjanaan idea adalah proses mencari idea di kalangan pekerja
-Penyelidikan mengenai cita rasa pelanggan.
2. PENYARINGAN IDEA
- Penyaringan idea adalah proses membincangkan idea dan mencari
Idea yang terbaik untuk dipilih.
3. PEMBANGUNAN PRODUK DAN PENGUJIAN BARANGAN
-Proses membina produk dan mengujinya menjadi barangan terbaik.
4. PEMASARAN
-Pemasaran bermaksud membuat penerangan mengenai barangan dan menarik
pelanggan untuk membeli barangan tersebut.
5.ANALISIS PERNIAGAAN
– Proses menganalisa barangan supaya dapat meningkatkan jualan.
6. PEMBANGUNAN PRODUK
– Proses mereka bentuk produk-produk untuk dipasarkan.
7. UJIAN PEMASARAN
- Proses mengenal pasti sejauh mana produk tersebut laris di pasaran.
8. KOMERSIALISASI
– Proses untuk menjadikan barangan laris di pasaran

-KEPENTINGAN PASARAN BAHARU

1. Mewujudkan peluang perniagaan yang baharu.
2. Mengelakkan pasaran menjadi tepu(tidak diminati lagi)
3. Meluaskan pasaran di kawasan domestik(dalam negeri) yang belum diterokai lagi.
4. Meluaskan pasaran ke peringkat antarabangsa untuk mendapat keuntungan lebih.

7
TUJUAN DAN KEPENTINGAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
1. Membantu memudahkan system operasi sesebuah pentadbiran perniagaan.
2. Memperoleh maklumat dengan cepat dan mudah.
3. Memperluas skop perniagaan hingga ke peringkat antarabangsa.
4. Memudahkan pengurusan aktiviti perakaunan dan sistem kewangan syarikat.
5. Menjadikan operasi perniagaan menjadi lebih cekap dan tersusun.

JENIS-JENIS TEKNOLOGI MAKLUMAT

1. E-PEMASARAN – Memasarkan barangan secara dalam talian (online)
2. E-DAGANG – Perniagaan yang melakukan tempahan dan pembayaran online
3. E-GOVERNMENT – Urusan dengan kerajaan seperti cukai dan lesen
4. E-BANKING- Urusan dengan bank seperti pinjaman wang, simpanan wang.
5. Penggunaan laman social- seperti whatsap, facebook, telegram.

KEPENTINGAN BAHAGIAN FUNGSIAN SYARIKAT DENGAN PIHAK LUAR

-Pihak luar adalah pembekal, pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan pelanggan.
1. Mewujudkan rangkaian perniagaan yang lebih luas dan mendapat keuntungan yang tinggi.
2. Mengukuhkan hubungan baik yang sedia ada dengan pihak luar – perniagaan berkekalan.
3. Menjalin Kerjasama strategik dengan pihak luar- Latihan, hubungan dagang.
4.Meningkatkan sumber keuntungan kepada syarikat.

HUBUNGAN SYARIKAT/PERNIAGAAN DENGAN PIHAK LUAR

1. Hubungan dengan pembekal-bagi mendapatkan barang.
2. Hubungan dengan pelanggan – bagi meningkatkan jualan
3. Hubungan dengan bank – urusan pinjaman dan kewangan.
4. Hubungan dengan agensi kerajaan – urusan lesen dan peluang perniagaan

HUBUNGAN PERNIAGAAN ANTARA PERNIAGAAN KECIL DENGAN PERNIAGAAN BESAR

1. Perniagaan kecil sentiasa mencari keuntungan dengan urusniaga yang dijalankan
dengan perniagaan besar dan perniagaan besar sentiasa ingin mengukuhkan kedudukan
mereka dengan berurusan dengan ramai perniagaan kecil.
2. Perniagaan kecil menghubungi perniagaan besar untuk belajar cara-cara mentadbir
sesuatu perniagaan tetapi perniagaan besar sentiasa memastikan sitem pentadbiran
mereka berjalan lancer.
3. Perniagaan kecil sentiasa berusaha mendapat bayaran kewangan yang diperlukan dari
perniagaan besar manakala perniagaan besar sentiasa memastikan urusan pembayaran
dapat dijalankan dengan mengikut syarat yang ditetapkan.
8
ALIRAN MAKLUMAT/PEMINDAHAN MAKLUMAT

1. PENGHANTAR – Penghantar adalah pencipta maklumat yang menghasilkan idea baru.

– Contoh- Ketua eksekutif memberi idea baru kepada pengurus cawangan.
2. ENKOD – Pihak yang memberi penerangan mengenai sesuatu idea dalam bentuk tulisan,
video, gambar kepada pihak bawahan supaya lebih mudah difahami.
Pengurus pemasaran menggunakan tayangan video utk penerangan produk.
3. DEKOD – Pihak bawahan yang menerima arahan dan memahaminya dengan baik.
Contoh- Penyelia jualan atau jurujual yang menerima arahan dan akan
memahami arahan tersebut dengan baik.
4. PENERIMA – Pihak bawahan yang menerima arahan akan melaksanankan segala
arahan dengan sebaik mungkin.
5. MAKLUM BALAS- Penerima memberikan tindak balas terhadap arahan yang diterima
iaitu kesediaan untuk menjalankan arahan yang diterima.
6. GANGGUAN – Gangguan adalah unsur luaran dan dalaman yang menganggu kelancaran
Penerimaan arahan dari enkod kepada dekod seperti salah tafsir arahan,
sikap pekerja, bencana alam, kekurangan bahan mentah.
ALIRAN BARANG DAN PERKHIDMATAN
1. Mengedarkan katalaog, gambar, video kepada pelanggan.(Bhg.Pemasaran,jualan)
2. Menerima pesanan daripada pelanggan (Bahagian Fungsian Jualan)
3. Jadual pengeluaran barang yang dipersetujui (B.Jualan, B.Pengeluaran)
4. Pesanan bahan mentah(Bahagian belian)
5. Bahagian penerimaan invois dan pembayaran(Bahagian kewangan)
6. Pengeluaran barang dan pengedaran (B. pengeluaran, B.pengagihan)
7. Penghantaran invois dan penerimaan bayaran (B. kewangan)