NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG

CHƯƠNG 5. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU:

Gồm các bước như sau:

1. Kiểm tra tiền thanh toán .

2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần thiết).
3. Chuẩn bị hàng hóa.
4. Thuê tàu.

5. Mua bảo hiểm .

6. Làm thủ tục Hải Quan.
7. Giám định hàng hoá, xuất hàng.
8. Lấy Bill., xin C/O, thông báo khách hàng.
9. Trình chứng từ thanh toán.
10. Giải quyết khiếu nại nếu có.

Cụ thể:

1. Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán:

Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu. Người
bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán, đồng thời người xuất
khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh toán mới an tâm sản xuất.

Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: thanh toán T/T, thanh toán D/P, nhờ
thu,…Trong đó phương thức thanh toán phổ biến nhất là thanh toán bằng L/C.

 L/C là một phương thức thanh toán còn được gọi là thanh toán bằng thư tín dụng
hoặc tín dụng thư (Letter of Credit). Thư tín dụng (L/C) muốn phát hành phải do
một tổ chức có uy tín, có khả năng đảm bảo thanh toán, bảo lãnh những khoản
mua bán có giá trị nhằm tạo ra sự an tâm cho người mua và người bán (thường là
ngân hàng).
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C nhà xuất khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại thương,
cần tiến hành 2 bước sau:

- Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng thỏa thuận của hợp đồng.
- Kiểm tra L/C và thực hiện tu chỉnh L/C (nếu cần). Sau khi kiểm tra xong thấy phù
hợp mới giao hàng còn nếu không phù hợp phải báo cho người mua và ngân hàng
của người mua để tu chỉnh cho đến khi phù hợp mới giao hàng.

2. Xin giấy phép xuất khẩu:

Theo điều 33, luật Thương mại của Việt Nam: “Thương nhân chỉ được hoạt động
thương mại với nước ngoài nếu có đủ các điều kiện do chính phủ qui định sau khi đã
đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền”. Và quyền kinh doanh xuất
nhập khẩu được qui định cụ thể ở điều 3, chương 2 của Nghị định 57/CP ngày
31/07/1998: “Thương nhân được phép kinh doanh xuất nhập khẩu, trừ những mặt hàng
cấm xuất, cấm nhập và những mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện.”

Đối với các mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch hoặc quản lý bằng giấy phép, doanh
nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu trước.

3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Hàng hóa xuất khẩu phải được chuẩn bị về số lượng cũng như chất lượng, cần lưu ý
rằng buôn bán quốc tế rất cần giữ uy tín và đây là một yếu tố quan trọng trong việc thu
hút đối tác. Doanh nghiệp phải tự sức mình đánh giá năng lực và ký hợp đồng giao hàng
đúng hạn. Chất lượng sản phẩm phải đúng theo yêu cầu hợp đồng qui định.

Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm
thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
3.1. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu.
Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản
xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì
vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập
khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất - thu mua). Cơ
sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với
các chân hàng. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng
mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu
mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất
khẩu... Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những nguyên tắc, trình tự
và nội dung đã được quy định trong "Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế" do Chủ tịch Hội
đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989.
3.2. Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận
hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì
vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá.
Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì
đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc
bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp.
a. Loại bao bì:
Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì: bao bì bên ngoài (outer
packing), bao bì bên trong (inner packing) và bao bì trực tiếp (mimediate packing).

Một số loại bao bì bên ngoài (outer packing) thông thường là:

 Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối cao, hoặc dễ hỏng đều
được đóng vào hòm. Người ta thường dùng các loại hòm gỗ thường (wooden
case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép (double case), và hòm gỗ dác kim khí
(Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case).

 Bao (bag): Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hoá chất thường được
đóng vào bao bì. Các loại bao bì thường dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải
bông (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) và bao cao su (Rubber bag).

 Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn lại mà phẩm chất không
bị hỏng thì đều đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây thép.
  Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và nhiều loại hàng khác nữa
phải đóng trong thùng. Thùng có loại bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood
barrel), thùng tròn bằng thép (steel drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium
drum) và thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum).

Ngoài ra, còn có sọt (crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy),
chum (jar)...

Về vật liệu dùng để bao gói bên trong (inner packing) có thể kể ra như: giấy bìa bồi
(cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) và
mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải lót thêm một số vật liệu, thí dụ: Phoi bào
(excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore)... có khi vải
bông cũng được dùng để lót trong.

Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta cũng dùng chất tổng hợp để chế ra vật liệu bao gói
như các màng mỏng PE, PVC, PP hay PS.

Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-tê-nơ (container), cá bản
(palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay - igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa
thuận tiện cho việc bốc dỡ và xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải.

b. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói.

Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm
mỹ". Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng
hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm
nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao
bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ hàng xuất nhập khẩu phải xét đến
những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hoá
(như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài, màu sắc, trạng thái của hàng hoá) đối với
những sự tác động của môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng... Ngoài ra, cần xét đến
những nhân tố dưới đây:

 Ðiều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét đến đoạn đường dài, phương
pháp và thời gian của việc vận chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự
chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình chuyên chở...

 Ðiều kiện khí hậu: Ðối với những hàng hoá giao cho các nước có độ ẩm không khí
cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30-40°C, hoặc hàng hoá đi qua những nước
có khí hậu như vậy, bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững. Thường thường, đó
là những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc gắn kín. Bên trong bao bì là lớp
giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE. Những bộ phận chế bằng kim loại, dễ
bị han rỉ, cần bôi thêm dầu mỡ ở mặt ngoài.

 Ðiều kiện về luật pháp và thuế quan:

Ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hoá có bao bì làm làm từ những
loại nguyên liệu nhất định.Ví dụ: ở Mỹ và Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng bao bì
bằng cỏ khô, rơm, gianh, rạ v.v.. một vài nước khác lại cho phép nhập khẩu loại 1 như
vậy nếu chủ hàng xuất trình giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu bao bì đẫ được
khử trùng.
Ngoài ra, phương pháp bao bì đóng gói và vật liệu bao bì đóng gói còn trực tiếp ảnh
hưởng tới mức thuế nhập khẩu ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải quan đòi
hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì để áp dụng suất thuế quan
ưu đãi cho những hàng hoá nhập từ các nước trong liên hiệp Anh.

Ðối với những hàng chịu thuế theo trọng lượng, có một số nước thu thuế theo "trọng
lượng tịnh luật định" là trọng lượng còn lại sau khi đã lấy trọng lượng cả bì của hàng
hoá trừ đi trọng lượng bì do hải quan quy định sẵn. Trong trường hợp này, rõ ràng
trọng lượng của bao bì có thể ảnh hưởng tới mức thuế quan nhập khẩu.
 Ðiều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bì hoặc
thể tích của hàng hoá. Vì vậy, rút bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của
hàng hoá sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Ngoài ra muốn giảm được chi phí vận
chuyển còn phải đề phòng trộm cắp trong quá trình chuyên chở. Muốn thoả mãn được
những điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền chắc tận dụng
không gian của bao bì, thu nhỏ bản thân hàng hoá lại, đồng thời không để lộ dấu hiệu
của hàng hoá được gói bên trong bao bì...

3.3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.

Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi
trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc
dỡ hoặc bảo quản hàng hoá.
Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm:

 Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận.

 Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá.

Ký mã hiệu cần phải bao gồm:

o Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tên người nhận và tên người
gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu
kiện hàng.

o Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước và tên
địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận
đơn, tên tàu, số hiệu của chuyến đi.

o Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường
vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy
hiểm...

(để hình minh họa cho những kí mã hiệu trên nhe)

 Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai màu,
không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá.

Ðể làm hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên đây, đơn vị kinh doanh xuất
khẩu còn phải kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với
quy định của hợp đồng (giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch...).

4. Thuê tàu hoặc báo người mua thuê tàu:

Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định người bán phải thuê phương tiện để chuyên chở
hàng hoá đến địa điểm đích (nếu điều kiện giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF,
CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê
phương tiện vận tải.

Nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất khẩu thì người nhập khẩu phải thuê
phương tiện chuyên chở về nước (nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB).

Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà người xuất khẩu lựa chọn các phương thức thuê tàu như
sau:

- Phương thức thuê tàu chợ (Liner charter)

 Tàu chợ (Liner) là tàu chở hàng chạy thường xuyên trên một tuyến đường
nhất định, ghé vào các cảng quy định theo lịch trình định trước.
 Thuê tàu chợ (Booking Shipping Space) là việc chủ hàng liên hệ với chủ
tàu hoặc đại lý của chủ tàu yêu cầu dành chỗ trên tàu để chuyên chở hàng
hóa từ cảng này đến cảng khác.
- Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter)
 Tàu chuyến là tàu chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng theo yêu
cầu của chủ hàng trên cơ sở hợp đồng thuê tàu.
 Thuê tàu chuyến là việc chủ hàng liên hệ với chủ tàu hoặc đại diện của chủ
tàu theo yêu cầu thuê lại toàn bộ con tàu chuyên chở hàng hóa theo yêu cầu
của mình.
 - Phương thức thuê tàu định hạn (Time charter)
Thuê tàu định hạn hay thuê tàu theo thời hạn là việc chủ tàu cho người thuê tàu
thuê toàn bộ con tàu, có thể gồm cả một thuyền bộ (thuyền trưởng và tập thể thủy
thủ) hoặc không, để kinh doanh chuyên chở hàng hóa trong một thời gian nhất
định, còn người thuê tàu phải trả tiền thuê tàu và các chi phí hoạt động của con
tàu.

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về phẩm
chất, số lượng, trọng lượng… nếu hàng xuất khẩu là động thực vật, hàng thực phẩm thì
còn phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh (tức kiểm dịch).

Trong nhiều trường hợp theo qui định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua,
việc giám định đòi hỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập, ví dụ như:
Vinacontrol, công ty giám định Sài Gòn (SIC)…

5. Mua bảo hiểm cho hàng hoá:

Tùy theo điều kiện thương mại trong mua bán quốc tế, hợp đồng sẽ qui định người
bán phải mua bảo hiểm hay không, điều khoản này còn ghi rõ mua bảo hiểm của công ty
nào, mua trị giá nào, thời gian mua…

Người xuất khẩu phải căn cứ vào hợp đồng để liên hệ công ty bảo hiểm, xin mua bảo
hiểm, nhận lại các giấy chứng nhận hoặc hợp đồng bảo hiểm để thanh toán sau này.

Trong trường hợp không có nghĩa vụ mua bảo hiểm, nhưng rủi ro trong suốt chặng
đường đi mình phải chịu, người xuất khẩu cũng phải nua bảo hiểm để bảo vệ cho chính
công ty mình.

Hợp đồng bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu là một hợp đồng hội đủ các
tính chất sau:

- Là 1 hợp đồng bồi thường (contract of indemnity) vì khi có tổn thất xảy ra, người
bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường cho người được bảo hiểm.
 - Là 1 hợp đồng của lòng trung thực (contract of good faith) vì người mua bảo hiểm
phải khai báo trung thực không có ý đồ xấu làm hại người bảo hiểm, ngược lại
người bảo hiểm có nhiệm vụ đảm bảo bồi thường đúng mức.

Lưu ý dù có mua bảo hiểm trước, nhưng sau khi giao hàng xuống tàu thì bảo hiểm mới
có hiệu lực.

6. Làm thủ tục hải quan: bao gồm 4 bước.

Bước 1: Bao gồm các công việc sau:

- Người khai báo tự kê khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo mẫu của hải quan.
- Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, biểu giá tính thuế của Bộ
Tài chính, của Tổng cục Hải quan để tự áp dụng mã số tính thuế cho hàng hoá của
mình.
- Tự tính thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu và VAT cho hàng hoá.

Bước 2: bao gồm các công việc chủ yếu sau:

- Hải quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu, kiểm tra hồ sơ
và đóng dấu tờ khai để xác định thời điểm tính thuế cho hàng hoá
- Dựa trên kết quả tính thuế của người tự khai được ghi trên tờ khai, hải quan sẽ ra
thông báo thuế. Có 2 trường hợp xảy ra:

* Trường hợp người tự khai đã tính đúng thuế cho hàng hoá của mình, hải quan sau khi
kiểm tra sẽ cho ra thông báo thuế đúng với nội dung tự khai đó.

* Trường hợp người tự khai báo tính thuế không đúng và hải quan sau khi kiểm tra thấy
số tiền thuế cần phải nộp có thể tăng hoặc giảm so với số tiền đã được tính trên tờ khai.
Lúc đó, hải quan sẽ ra thêm quyết định về thuế, kèm theo thông báo thuế, trên quyết định
đó ghi số tiền tăng hoặc giảm mà người khai báo phải nộp thêm hoặc được hoàn lại.
Riêng trường hợp thuế tăng phải nộp thêm thì doanh nghiệp sẽ còn bị phạt vi phạm như
đã nói ở trên.
Bước 3: Kiểm hoá theo phân luồng hàng. Ở bước này, nhân viên hải quan thực hiện kiểm
hoá và giám sát giải phóng hàng.

Bước 4: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nộp thuế sau khi hải quan đã thực hiện kiểm tra
khai báo hải quan của doanh nghiệp và đã thực hiện xử lý vi phạm (nếu có).

7. Giám định, kiểm hóa, giao hàng xuống tàu:

Hàng xuất khẩu nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, do đó chủ hàng hoặc
người xuất khẩu thường phải làm những công việc sau:

- Lập bảng kê hàng chuyên chở gồm các nội dung chủ yếu như: consignee (người
nhận hàng), mark (nhãn hiệu), B/L no. (mã vận đơn đường biển), description of
cargoes (mô tả hàng hóa), number of containers or packages (số lượng
container/kiện hàng), gross weight (trọng lượng thô) , measuament (thể tích của
toàn bộ hàng, đơn vị mét khối) , name port of destination (cảng đến),… Trên cơ sở
đó khi lưu cước hãng tàu lập S/O (shipping order: đơn đạt hàng vận chuyển) và lên
sơ đồ xếp hàng lên tàu (cargo plan or stowage plan: sơ đồ bốc xếp hàng/ sơ đồ sắp
xếp hàng trên tàu) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gởi hàng, để tính các chi phí liên
quan. Thông thường Cargo plan không trực tiếp giao cho chủ hàng nhưng chủ
hàng vẫn có quyền yêu cầu xem Cargo plan để biết được hàng hoá của mình đã
được sắp xếp đúng yêu cầu chưa, nếu chưa thì có quyền yêu cầu thay đổi.
- Người xuất khẩu giám sát theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu khi thuê tàu chợ.
Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do công nhân cảng
thực hiện với chi phí của người xuất khẩu (mục đích của việc giám sát quá trình
bốc hàng lên tàu là người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và
giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình giao nhận).
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu xong, chủ hàng được cấp “Biên lai thuyền phó”
(Master recepit) xác nhận hàng đã nhận xong.
 - Trên cơ sở “Biên lai thuyền phó” chủ hãng sẽ đổi lấy vận đơn đường biển sạch
(clean bill of loading).
 Nếu gởi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký hợp
đồng vận chuyển, giao hàng cho người vận chuyển, cuối cùng lấy vận đơn.
 Nếu gởi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu
là hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi giao cho đường sắt (nếu
hàng là nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt.

8. Thông báo giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán:

Sau khi giao hàng xong, người xuất khẩu nhận B/L ở đại lý vận tải. Đồng thời lập C/O và các
giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng. Nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng
để nhận tiền. Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C
cả về nội dung và hình thức (nếu thanh toán bằng L/C), còn nếu thanh toán bằng các phương
thức khác thì theo yêu cầu trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu cùa ngân hàng.

*Chú thích:

-B/L (Bill of Lading:  Vận đơn đường biển) là chứng từ được hãng tàu cung cấp cho người gửi
hàng, sau khi đặt booking.  B/L phải thể hiện các thông tin về hàng hóa, phải có chữ ký của đại
diện được ủy quyền của người vận chuyển,  người gửi hàng và người nhận. Hãng tàu phải xác
nhận các chi tiết: phân loại vận đơn, số lượng kiện hàng, trọng lượng, số lượng, người gửi hàng.
tên người nhận hàng, tên cảng khởi hành và điểm đến, ngày khởi hành, chất lượng và số lượng
hàng hóa vận chuyển.

B/L đóng vai trò là biên nhận hàng hóa để đảm bảo nhà xuất khẩu nhận được thanh toán từ phía
nhà nhập khẩu (nhận hàng), và cũng có thể làm bằng chứng thương mại hoàn thành nghĩa vụ
theo hợp đồng ngoại thương.

-C/O (Certificate of Origin - giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa): là một chứng từ
quan trọng trong xuất nhập khẩu. Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản
xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào.
Đối với chủ hàng nhập khẩu, nếu C/O hợp lệ sẽ giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế nhập
khẩu. Phần này có thể chênh lệch vài % đến vài chục %, khiến số tiền thuế giảm được có
thể là khá lớn.

Với chủ hàng xuất khẩu, việc xin C/O chỉ là theo quy định trong hợp đồng với người mua
hàng nước ngoài.

Còn về mặt quản lý Nhà nước, giấy chứng nhận xuất xứ có một số vai trò liên quan đến
chính sách chống phá giá, trợ giá, thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch…

9. Trình chứng từ thanh toán tại ngân hàng thương lượng:

Khi lập bộ chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điểm sau:
-Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng các yêu cầu của L/C về: số bảng, mô tả hàng hoá,
thời hạn lập, ghi ký mã hiệu số lượng hàng hoá, ngày cấp…
-Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (Blank endosed) thì người gửi hàng phải ký hậu vào đơn
trước khi chuyển giao cho ngân hàng.

- Nếu hàng hoá gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong L/C thì nhà xuất khẩu phải tham
khảo ý kiến của người mua trước khi gởi, trên cơ sở được sự chấp nhận của người mua mới giao
hàng lên tàu.

-Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần 2 bộ như sau:

+Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ.

+Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ thanh toán theo D/A, D/P, hoặc T/T…

Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán hoặc chiết
khấu.

*Chú thích:

-D/P: (Documents against payment): Giao tiền thì giao chứng từ ( tiền trao thì cháo
múc), tức là người mua muốn nhận được chứng từ lô hàng để mở tờ khai hải quan thì
phải thanh toán tiền ngay cho ngân hàng, ngân hàng sẽ giao lại bộ chứng từ ngay cho
người mua.
-D/A: (Document against Acceptance): người mua ký giấy nợ cho ngân hàng (hối phiếu)
thì sẽ nhận được bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan và nhận hàng.

- T/T : (Telegraphic transfer - điện chuyển tiền) Ngân hàng của người mua sẽ điện ra
lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài thanh toán tiền cho người bán.Ccó 2
loại:
+TT trước: là người mua chuyển tiền trước cho người bán để sau đó mới nhận hàng
(nguy hiểm cho bên mua - chỉ dùng khi thật sự tin tưởng)
+TT sau : sau khi nhận hàng bên mua mới thanh toán.

10. Giải quyết khiếu nại (nếu có):

Khi có khiếu nại xảy ra trước tiên hai bên cần ngồi lại thoả thuận, thống nhất cần giải quyết vấn
đề trên tinh thần hợp tác để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài. Nếu không được thì nhờ sự giúp đỡ
hòa giải của bên thứ ba hoặc đưa ra trọng tài kinh tế hoặc giải quyết ở tòa án như trong hợp đồng
đã qui định.
-Người bán khiếu nại: khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền khiếu nại, hồ sơ
khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn
thương mại, các thư từ giao dịch…
-Người mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại : khi nhận được đơn khiếu nại của người mua
và các cơ quan hữu quan khác, thì người bán cần phải nghiêm túc nghiên cứu hồ sơ, nhanh
chóng tìm phương thức giải quyết 1 cách thoả đáng.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU:

*Hợp đồng nhập khẩu: là hợp đồng mua hàng của nước ngoài rồi đưa hàng đó vào nước
mình nhằm phục vụ cho sản xuất, chế biến, tiêu dùng trong nước.

Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm có các bước như sau:

-Xin giấy phép nhập khẩu

-Mở L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C

-Thuê tàu hoặc lưu cước

-Mua bảo hiểm

- Làm thủ tục hải quan

- Kiểm tra hàng hóa (kiểm dịch và giám định)

- Giao nhận hàng nhập khẩu

- Làm thủ tục thanh toán

- Khiếu nại về hàng hóa bị thiếu hụt hoặc tổn thất

Cụ thể:

1. Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có):

Những quy định chung về hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu,
nhập khẩu theo giấy phép của bộ công thương và các bộ quản lý ngành được quy định tại
điều 5-11, NĐ 187 và các phụ lục của nghị định.

Với mỗi mặt hàng cụ thể, ở từng thời điểm cụ thể sẽ phải tuân theo những quy định cụ
thể của nhà nước/ cơ quan hữu trách về giấy phép/ thủ tục nhập khẩu

 Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cho phép
mặt hàng nhất định được đưa vào lãnh thổ nước đó.

Theo quy định của pháp luật hiện hành thì có 2 loại giấy phép nhập khẩu: giấy phép
nhập khẩu tự động và giấy phép nhập khẩu không tự động.

Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu (nếu có): khi đối tượng thuốc phạm vi xin giấy phép
nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ chứng từ, hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu
gồm:

 Đơn xin phép nhập khẩu

 Phiếu hạn ngạch (nếu cần)
 Bản sao hợp đồng hoặc bản sao L/C
 Hợp đồng ủy thác nhập khẩu (nếu là trường hợp nhập khẩu ủy thác)
 Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

 2. Mở L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C:
 Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C là một sự thoả thuận mà trong đó một
ngân hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một
người thứ ba (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu cho
người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho ngân
hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc
đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hợp đồng đó là việc mở L/C. Do đó, người nhập
khẩu cần thực hiện các công việc sau:

- Làm đơn đề nghị, giấy yêu cầu phát hành L/C

- Thực thi ký quỹ để mở L/C

* Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng.
Thông thường L/C được mở khoảng 20 - 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu
khách hàng ở Châu Âu).

Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, Tổng công
ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là “Giấy xin
mở tín dụng khoản nhập khẩu”.

Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập
khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm
chi đã ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí
cho ngân hàng về việc mở L/C.

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương đơn vị kinh doanh
nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như
vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng.

* Ngoài ra cần chú ý đến một số điểm sau:

a. Hồ sơ đề nghị mở L/C: (để hình minh họa của các hồ sơ bên dưới nha)

- 01 bản chính giấy đề nghị mở L/C

-01 bản sao hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ tương đương như hợp đồng (nếu có)

-01 bản sao chứng thư bảo hiểm (đối với những L/C mở có giá trị không bao gồm bảo
hiểm nhưng không ký quỹ đủ)

-01 bản sao hợp đồng ủy thác (nếu nhập khẩu ủy thác)

-Văn bản cho phép nhập khẩu của bộ thương mại hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành
(đối với các mặt hàng nằm trong danh mục nhập khẩu có điều kiện)

-01 bản sao giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và đăng ký mã số xuất nhập khẩu của
doanh nghiệp

b. Làm đơn đề nghị phát hành L/C:

Đơn đề nghị phát hành L/C theo mẫu đơn của mỗi ngân hàng.

Ví dụ mẫu đề nghị phát hành L/C của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

Link ảnh: https://images.app.goo.gl/WCZkMEV5hrkDAZgz6

 3. Thuê tàu hoặc lưu cước:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng
được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán
ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.

Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C
and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB (cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập
khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối
lượng lớn và để trần (bulk cargo). Hoặc có thể tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng
trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line).
Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space).

Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc
CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất
nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng.
 Chú thích:

Roll-on/roll-off hay Ro/Ro, ro-ro là một thuật ngữ trong ngành vận tải ngoại

thương dùng cho các loại hàng tự vận hành lên tàu được (xe hơi, xe tải, xe moóc kéo, xe
đầu kéo...), khác với phương thức thông thường là lo-lo hay LOLO (tức lift-on/lift off) đối
với hàng công-ten-nơ (phải sử dụng cần cẩu để đưa hàng lên tàu).

Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận
tải theo một trong hai phương thức:

- Nếu hàng đủ một container (Full container load - FCL), chủ cửa hàng phải đăng
ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard - Cy)
về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải.

- Nếu hàng không đủ một container (less than container load - LCL), chủ cửa hàng
phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station - CFS).

Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình
hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường
hợp, chủ hàng xuất nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty
hàng hải như: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển
(VOSA)…

Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ
thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu:

- Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm.

- Hợp đồng uỷ thác chuyến.

Chủ hàng xuất nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa
chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp.

4. Mua bảo hiểm: 

Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm
hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.
 Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty
Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là
hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị
kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu
xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản.

5. Làm thủ tục hải quan:

Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều
phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây:

- Khai báo hải quan.

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để
cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và
chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như: Loại hàng, (hàng mậu dịch,
hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất…), tên hàng, số, khối lượng,
giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào… tờ khai hải
quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất
nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.

- Xuất trình hàng hoá.

Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát.
Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của
việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm
tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan.

- Thực hiện các quyết định của hải quan.

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho
hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện
(như phải sửa chữa, phải bao bì lại…) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu
kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu… nghĩa vụ
của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết
định đó thuộc tội hình sự.

6. Kiểm tra hàng hóa (kiểm dịch và giám định):

Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần
được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuý theo chức năng của mình phải tiến hành công
việc kiểm tra đó.

Cơ quan giao thông (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra
khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo
vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu
(Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có
“biên bản kết toán nhận hàng” (ROROC - Report on receipt of cargos) còn nếu bị đổ vỡ -
phải có” biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng” (COR - Cargo outturn report). Nếu tàu chở hàng
đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp “giấy
chứng nhận hàng thiếu” (CSC - Certificate of shortlanded cargo).

 Chú thích:

-VOSA (Vietnam Ocean shipping Agenc - công ty đại lý tàu biển): là thành viên thuộc
Tuyến Hàng hải Quốc gia Việt Nam (VINALINES) được thành lập vào năm 1957 tại Hải
Phòng và chuyển đến Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 1993.

-ROROC: (Report on Receipt of Cargies - Biên bản kết toán nhận hàng): Đó là biên bản
ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và
nhận giữa họ.

-COR (Cargo outturn Report - Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng): Là biên bản ký kết giữa
cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được
dỡ từ tàu xuống cảng.

- CSC: (Certificate of shortlanded cargo - Giấy chứng nhận hàng thiếu) do công ty đại lý
tàu biển (Vietnam Ocean shipping Agenc) cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ
tàu biển xuống cảng.
 Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư
dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó
phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra
bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công
ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection
certificate).

Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là
động hoặc thực vật.

7. Giao nhận hàng nhập khẩu:

Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các
phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu
kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã
nhập hàng từ đó.

Do đó đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận uỷ
thác giao nhận ( như Vietrans chẳng hạn), tiến hành:

-Ký kết hợp dồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở
nước ngoài về.

- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý,
lịch tàu, cơ cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận.

-Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao
hàng…) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.

-Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho
một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng
hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận.

-Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và
vận chuyển hàng nhập khẩu.
-Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng
hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.

Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai khả
năng sau:

+ Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của
mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở.

+ Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều
hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng
là người mở container để phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận hàng lẻ.

8. Làm thủ tục thanh toán:

- Thanh toán bằng thư tín dụng: Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán
bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hợp đồng đó là việc
mở L/C .

Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao
hàng. Thông thường L/C được mở khoảng 20 - 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng
(nếu khách hàng ở Châu Âu).

Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, Tổng
công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là ”
Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu”.

Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép
nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ
nhiệm chi đã ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ
tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương đơn vị kinh
doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng.
Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu:

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì
sau khi nhận hàng chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu
được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị
kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem
như yêu cầu đòi tiền hợp lệ. Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh
chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa
các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài.

9. Khiếu nại về hàng hóa bị thiếu hụt hoặc tổn thất:

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng
nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi
bỏ lỡ thời gian khiếu nại.

Đối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không phù
hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng vi phạm, hàng không
đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn…

Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở
hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên.

Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn
thất do thiên tai, tại nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro
này đã được mua bảo hiểm.

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám
định, COR, ROROC hay CSC v.v), hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu
khiếu nại công ty bảo hiểm)

Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi
thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách
hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý.
 Nếu khiếu nại của khách hàng là cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng
một trong những phương pháp như:

+ Giao hàng thiếu.

+ Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng.

+ Sữa chữa hàng hỏng;

+ Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá giao vào thời gian
sau đó.

- Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội
đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án.

II. NHỮNG CHỨNG TỪ VÀ PHƯƠNG TIỆN TÍN DỤNG TRONG QUÁ TRÌNH
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA BÁN QUỐC TẾ:
Khái niệm chung:
Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo
hiểm v.v..) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc
khiếu nại đòi bồi thường...

Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoaị thương là
những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán
giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan.
Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau.
Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung
cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập
khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng
từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng
và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và
ký mã hiệu hàng hoá.
Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng
hoá, chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện
tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v...
1.Chứng từ hàng hoá:
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của
hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận
được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi
tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất.
1.1. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác
thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được
ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng
hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng.
Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá
đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo
hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của
nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.
Theo chức năng của nó, hoá đơn có thể được phân loại thành:

 Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ
bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng mới là giá tạm tính; việc nhận
hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở cảng đến; hàng hoá được giao
làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên giao hàng xong
mới thanh toán dứt khoát v.v...

 Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền
hàng.

 Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) các tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của
giá hàng.

 Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn,
nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền.
Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là:
 Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có tác dụng đại diện cho số
hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để
làm thủ tục xin nhập khẩu.

 Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán.

 Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của phòng thương mại
và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được
dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hoá đơn lẫn chức năng giấy chứng
nhận xuất xứ.

Trong buôn bán quốc tế, người ta còn sử dụng hai loại hoá đơn, nhưng không tính chúng
về chứng từ hàng hoá mà lại coi chúng là chứng từ hải quan. Ðó là:

 Hoá đơn hải quan (Customs Invoice) là hoá đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính
thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan
trọng trong lưu thông.

 Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người
mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho
giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan).

1.2. Bảng kê chi tiết (Specification)

Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm
tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều
loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.
1.3. Phiếu đóng gói (Packing list)
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container...)
Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có
khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed
packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng
gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng
có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and
Weight list).

1.4. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality)

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù
hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng
nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ
quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất
thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng
nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một
địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.
1.5. Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity).
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều
trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như:
chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v... Giấy này có thể do công ty giám dịnh cấp.
1.6. Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity).
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán
những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.
2. Chứng từ vận tải:

1.1.Chứng từ vận tải: là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận
hàng để chở. Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là:

o Vận đơn đường biển ; Biên lai thuyền phó ; biên lai của cảng; giấy gửi hàng
đường biển, v.v...

o Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt;

o Vận đơn đường không, khi hàng được chuyên chở bằng máy bay.
Ðó là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho
người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở.
 Vận đơn đường biển có ba chức năng cơ bản:
- Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng để chở;
- Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển;
Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hoá;

1.2.Biên lai thuyền phó (Mates receipt).

Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng
chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá
mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá
được bốc lên tàu.
Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải
đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng
mua bán cho phép.

1.3.Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)

Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy
gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển
nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc
nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ.

1.4.Phiếu gửi hàng (Shipping  note)

Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp
hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn.

1.5.Bản lược khai hàng (Manifest)

Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin
về tiền cước (freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được
dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.

1.6.Sơ đồ xếp hàng (Stowage plan - Cargo plan).

Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng
ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của
mình được đặt cạnh lô hàng nào.

1.7.Bản kê sự kiện (Satement of facts).

Ðó là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian
bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ
sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng).

1.8.Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time - sheet)

Ðó là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng
quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc
bốc/dỡ hàng.

1.9.Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies - ROROC)
Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện
hàng được giao và nhận giữa họ.

1.10.Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR).

Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất
của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng.

1.11.Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo - CSC).

Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency - VOSA) cấp
sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng.

1.12.Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading).

Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn
đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường
sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.
Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên,
địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng,
số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở.
Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số
bản phụ (duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận
hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như:
thanh toán tiền hàng thông báo giao hàng.

Tài liệu tham khảo:

http://vi.avinalogistics.com/consulting/5/48/cac-buoc-tien-hanh-hop-dong-
ngoai-thuong-/
https://text.123doc.net/document/4591295-quy-trinh-to-chuc-thuc-hien-hop-
dong-ngoai-thuong.htm