IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.

MANUAL
DE
FUNCIONES

Departamento:
Créditos y Cobranzas
 Departamento:
Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A. Créditos y
CYC-MF-001-01
Cobranzas
Funciones: Fecha de Elaboración:
MANUAL DE FUNCIONES
Generales 28/06/2018

Dirigido a:

 Jefe de Créditos y Cobranzas.

Desarrollo:

 Instruir sobre procedimientos de solicitud de crédito al departamento comercial.

 Recibir la documentación revisada y verificada por el Asistente de Créditos.
 Comunicarse con el vendedor en casos de inspecciones de locales del cliente para confirmación de
datos.
 Recibir llamadas de los vendedores sobre inspecciones físicas de locales para agregar toda la
información relevante en el fichero del cliente del sistema y comunicar al solicitante los resultados
de dichas inspecciones.
 Comunicar a Gerencia General los resultados de la inspección física del local de clientes aplicantes de
Solicitud de Crédito.
 Coordinar la llamada a clientes para confirmación de aprobación de solicitudes de crédito y el monto
asignado.
 Coordinar el archivo de los documentos de la solicitud de crédito de clientes.
 Supervisa la creación de códigos a clientes nuevos por ventas al contado.
 Evaluar la aprobación de pedidos de ventas al contado y registrarla en el sistema en caso proceda la
aprobación confirmando la respectiva factura.
 Evaluar la aprobación de cheques a la vista presentados por el cliente.
 Verificar la confirmación de los depósitos en cuenta bancaria por autorizaciones de pedidos al
contado de acuerdo al reporte de movimientos bancarios previa aprobación de la nota de pedido.
 Gestionar la certificación de cheques a la vista.
 Revisar cupo aprobado y disponible, pagos al día y cheques protestados del cliente.
 Aprobar o rechazar autorizaciones de Crédito.
 Realizar informes de cartera incobrable anualmente y reunirse con Gerencia para determinar
acciones pertinentes con la cartera.
 Chequea en el sistema que las actualizaciones de datos de los clientes hayan sido realizadas.
 Revisar facturas para analizar y aplicar los descuentos por promociones aprobadas por la Gerencia.
 Chequea en el sistema los informes de cobranzas al día.
 Proporcionar inducción a los vendedores nuevos.
 Revisión de cartera general.
 Realización de informes mensuales para revisión de cartera en Comité de Gerencia.
 Coordinar y dirigir reuniones con el departamento de Créditos y Cobranzas.
 Coordinar y dirigir reuniones con el departamento Comercial.
 Supervisar la realización de notas de débito, en caso de imprimirlas firmará el documento.
 Supervisar la realización de notas de crédito.
 Supervisar el ingreso o aplicación de notas de crédito en caso que el cliente las tenga.
 Atender a clientes con problemas de crédito y gestionar una solución.
 Cerrar créditos de clientes de acuerdo a las políticas establecidas.
 Viajar periódicamente con los vendedores a revisar zonas de cobranza, visitar clientes y
retroalimentarse.
 Reuniones con los abogados externos para analizar casos de cliente con cuentas incobrables en caso
de que los hubiere.
 Realizar requisas o incautaciones a clientes por cuentas incobrables.
 Realizar convenios de pago o en su defecto suspender créditos.
 Revisar periódicamente cupos y situación financiera de los clientes.
 Reuniones con Gerencia para revisión de cartera.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Recibido por:

XAVIER TRIVIÑO HOMERO YUMISEBA JOHNNY JORDAN GALARZA GABRIELA QUINTUÑA

OLIVO AVILES GERENTE GENERAL QUINTUÑA
CONTADOR GENERAL GERENTE JEFE
ADMINISTRATIVO DE CRÉDITOS Y
FINANCIERO COBRANZAS
 Departamento:
Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A. Créditos y
CYC-MF-002-01
Cobranzas
Funciones: Fecha de Elaboración:
MANUAL DE FUNCIONES
Generales 28/06/2018

Dirigido a:

 Supervisor de Créditos y Cobranzas.

Desarrollo:

 Visitar periódicamente a clientes.

 Reportar novedades con clientes.
 Concilia cuentas con clientes.
 Auditar en campo cuentas con manejos indebidos.
 Hacer seguimiento a clientes de difícil cobro.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Recibido por:

XAVIER TRIVIÑO HOMERO YUMISEBA JOHNNY JORDAN GALARZA WASHINGTON VILLACIS

OLIVO AVILES GERENTE GENERAL GUACHA
CONTADOR GENERAL GERENTE SUPERVISOR
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
 Departamento:
Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A. Créditos y
CYC-MF-003-01
Cobranzas
Funciones: Fecha de Elaboración:
MANUAL DE FUNCIONES
Generales 28/06/2018

Dirigido a: Tatiana Lascano Ortiz

 Asistente de Créditos.

Desarrollo:
 Procesar solicitudes de crédito.
 Gestionar pedidos al contado.
 Generar notas de débito.
 Generar y aplicar notas de crédito.
 Registrar porcentaje de comisión en las facturas por notas de crédito.
 Elaborar y enviar a contador el reporte Dinardap.
 Elaborar y enviar al Buró de Crédito el reporte de Equifax.
 Realizar la liquidación de comisiones a vendedores
 Consolidación de facturas de clientes que abonan y emisión de las letras de cambio.
 Obtener la documentación y creación de nuevos clientes.
 Hacer seguimiento de referencias comerciales.
 Hacer seguimiento de cobros de clientes (llamadas telefónicas)
 Revisar y aprobar de pedidos.
 Tomar cualquier tipo de decisión (gestión de crédito mediana).
 Atender referencias comerciales telefónicas y por carta.
 Recibir, validar y registrar cobranzas de todo tipo en el sistema informático.
 Consolidar lo ingresado y entrega a Caja General.
 Generar notas de crédito.
 Registrar porcentaje de comisión en las facturas por cobranzas.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Recibido por:

XAVIER TRIVIÑO HOMERO YUMISEBA JOHNNY JORDAN GALARZA TATIANA LASCANO

OLIVO AVILES GERENTE GENERAL ORTIZ
CONTADOR GENERAL GERENTE ASISTENTE 1
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
 Departamento:
Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A. Créditos y
CYC-MF-003-01
Cobranzas
Funciones: Fecha de Elaboración:
MANUAL DE FUNCIONES
Generales 28/06/2018

Dirigido a: Jonathan Chiriguayo Mosquera

 Asistente de Créditos.

Desarrollo:
 Procesar solicitudes de crédito.
 Gestionar pedidos al contado.
 Generar notas de débito.
 Generar y aplicar notas de crédito.
 Registrar porcentaje de comisión en las facturas por notas de crédito.
 Elaborar y enviar a contador el reporte Dinardap.
 Elaborar y enviar al Buró de Crédito el reporte de Equifax.
 Realizar la liquidación de comisiones a vendedores
 Consolidación de facturas de clientes que abonan y emisión de las letras de cambio.
 Obtener la documentación y creación de nuevos clientes.
 Hacer seguimiento de referencias comerciales.
 Hacer seguimiento de cobros de clientes (llamadas telefónicas)
 Revisar y aprobar de pedidos.
 Tomar cualquier tipo de decisión (gestión de crédito mediana).
 Atender referencias comerciales telefónicas y por carta.
 Recibir, validar y registrar cobranzas de todo tipo en el sistema informático.
 Consolidar lo ingresado y entrega a Caja General.
 Generar notas de crédito.
 Registrar porcentaje de comisión en las facturas por cobranzas.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Recibido por:

XAVIER TRIVIÑO HOMERO YUMISEBA JOHNNY JORDAN GALARZA JONATHAN CHIRIGUAYO

OLIVO AVILES GERENTE GENERAL MOSQUERA
CONTADOR GENERAL GERENTE ASISTENTE 2
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO