IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.

MANUAL
DE
POLITICAS

Departamento:
Almacenamiento y Logística
 IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.

ÍNDICE:

N° Código Descripción

1 AYL-MPO-001-01 Generales.

2 AYL-MPO-002-01 Demarcación, Codificación y Kardex de Inventario.

3 AYL-MPO-003-01 Recepción de importaciones.

4 AYL-MPO-004-01 Recepción de compras locales.

5 AYL-MPO-005-01 Toma física y quiebres de inventarios.

6 AYL-MPO-006-01 Surtido de pedidos

7 AYL-MPO-007-01 Facturación, empaque y entrega.

8 AYL-MPO-008-01 Producto repotenciados y con problemas de empaque.

9 AYL-MPO-009-01 Muestras.
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-001-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Generales 21-05-2018

Dirigido a:

 Departamento de Almacenamiento y Logística

Desarrollo:

1) Mantener las bodegas limpia y ordenada separando de la mejor manera la mercadería

por categorías.

2) No puede existir mercadería almacenada a lado de las mesas de empaques.

3) El área de carga y descarga estará zonificada con bandas de color en el piso e

indicando el uso de cada espacio.

4) Ninguna persona puede ingresar a bodega que no sea trabajador del área. En el caso
de vendedores que deseen hacer devoluciones deben permanecer en radio permitido
no mayor a 1 metro del escritorio de quién le recibe la devolución.

5) Servicio Técnico tiene prohibido ingresar a bodega.

6) Ningún trabajador de la empresa puede salir del edificio en horas laborables sin
autorización de la Jefa de Recurso Humanos.

7) El jefe de logística con sus colaboradores deben estar en constantes capacitaciones.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-002-01
Política:
Fecha de Elaboración:
MANUAL DE POLITICAS Demarcación, Codificación y
21-05-2018
Kardex de Inventario

Dirigido a:
 Departamento de Almacenamiento y Logística
Referencias:
AYL-MPR-019-01 AYL-MPR-003-01 AYL-MPR-004-01
Procedimientos:
AYL-MPR-016-01 AYL-MPR-018-01
Desarrollo:

1) Existirán dos tipos de bodega las de almacenamiento y la de despacho.

2) La decisión de la ubicación de productos entre las bodegas de Almacenamiento y la de

Despacho será realizada evaluando la rotación y los días de inventarios.

3) En el primer piso de la bodega de Despacho se almacenará productos de bajo volumen

y en el segundo piso productos de alto volumen.

4) La planta baja de la bodega de Despacho es para carga y descarga, tendrá las

siguientes zonas: facturación, despachos, empaque, embarque, tránsito, devoluciones,
productos dados de baja, pedidos rápidos y pedidos inmediatos.

5) La zona de pedidos rápidos se puede ocupar sólo en el caso de que la zona de

embarque no sea suficiente.

6) Todo producto con un costo superior a $20 o que tenga cabida en un bolsillo será
almacenado en ubicaciones con llave.

7) Se imprimirá código de barra para los empaques cuyos proveedores no la tienen y/o
para productos nuevos (ocultando el código del proveedor original).

8) Se marcará con número de lote todos los alternadores, el número de lote será el mes y
año de la venta.

9) Se controlará con números de series los Equipos, Herramientas y Maquinarias.

10) Se registrará por cada producto un mínimo de inventario para reposición de otras
bodegas en base a una lista revisada por el Jefe de Logística mensualmente.

11) La mercadería que se confisca en recuperación de créditos no ingresa al Kardex de la

empresa si no son ítems que la empresa comercializa, en su defecto ingresan al Kardex
con el costo promedio.

12) Los movimientos de inventarios serán realizados por los siguientes conceptos:

 Ingresos por Importación. Será generado por el departamento de importaciones y

comprobado por el Jefe de Logística. El ingreso por importación siempre será
exacto con la factura del proveedor.
 Ingresos/Egresos de ajustes por recepción de importación. Serán realizados por el
departamento de Importaciones, comprobado por el Jefe de Logística y aprobado
por la Gerencia General.
  Ingresos por Compras Locales. Será generado por el departamento de
Importaciones y comprobado por el Jefe de Logística.
 Ingresos por Devoluciones. De acuerdo a las políticas de devoluciones.
 Transferencias. El Jefe de Logística será quien ordena las transferencias en base al
requerimiento del Coordinador de Despacho, a los mínimos de inventarios o a la
provisión de un pedido en base a la comunicación de los vendedores.
 Egreso por Ventas. De acuerdo a las políticas de facturación, empaque y entrega
más abajo mencionadas.

13) Los productos que no vienen con la cantidad del empaque primario en que él se
comercializa deberá ser re empacado.

14) Todo movimiento de inventarios debe tener un documento previo que lo autorice y un
comprobante impreso y firmado del movimiento.

15) El Kardex del inventario será responsabilidad: en unidades del Jefe de Logística
(pudiendo sólo observarlo en unidades).

16) Todos los movimientos de inventarios serán manejados desde la oficina matriz. Los
movimientos de los puntos de ventas son manejados en cada uno de ellos pero la
información estará centralizada en matriz.

17) Toda mercadería almacenada en espacios emergentes (espacios que no están

aprobados para bodegaje permanente y que se utiliza por falta de espacio o por
conteo rápido de mercadería) debe quedar ordenada de manera que visualmente se
pueda controlar.

18) El Jefe de Almacenamiento y Logística no debe salir de bodega por ningún motivo al
menos que sea aprobado por Gerencia General (y en su ausencia el jefe de Talento
Humano). Las transferencias de bodegas debe realizarla el Asistente de Logística de
manera programada para que no se atrase en su trabajo.

19) Ningún trabajador de la empresa puede salir del edificio en horas laborables sin
autorización de la Jefe de Talento Humano. El personal de bodega no debe salir de su
área de trabajo al menos que se dirija a la administración para saldar cuentas o la hora
de almuerzo y el caso de administración varones por uso del baño.

20) Los Egresos por mercadería defectuosa son de responsabilidad del Jefe de Logística,
debiendo adjuntar al comprobante de Egreso el respectivo Informe Técnico que avala
el estado de dicha mercadería. El Departamento Contable será el encargado de auditar
al menos una vez al mes dichos movimientos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-003-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Recepción de importaciones 21-05-2018

Dirigido a:
 Jefe de Almacenamiento y Logística

Referencias:
Procedimientos: AYL-MPR-001-01 AYL-MPR-002-01 AYL-MPR-005-01

Desarrollo:
1) La recepción de mercadería por importaciones será realizada contra el Packing List u Orden de
compra.
2) En el caso de recepción de contenedores se verificará que este sellado, se tomará fotos de que
este sellado, antes del desembarque y al final del desembarque mostrando el estado vació y
limpio del contenedor, las cuales se adjuntará al informe de recepción de importaciones.
3) La asignación de personal a la recepción de importación será a discreción del Jefe de Logística,
en el caso de ordenamiento, revisión y conteo la asignación no será mayor a cuatro personas.
4) La ubicación de los productos recibidos en una importación en las bodegas de almacenamiento
y despacho deberá ser realizado máximo 48 horas después de la recepción, excepto la carga de
menor volumen que deberá ser máximo 12 horas después de la recepción.
5) Todo contenedor de 40 debe llegar en la noche. Los de 20 no pueden llegar entre las 8 a 9am, ni
entre la 1 y 2pm.
6) La salida de contenedor debe ser comunicada 24 horas antes al departamento de Logística con
copia a la Gerencia General por email.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-004-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Recepción de compras locales 21-05-2018

Dirigido a:
 Coordinador de Compras
 Jefe de Almacenamiento y Logística

Referencias:
Procedimientos: AYL-MPR-006-01 AYL-MPR-001-01 AYL-MPR-015-01

Desarrollo:

1) La recepción de compras locales debe ser realizada contra la Orden de Compra local.

2) En el caso de recepción, ordenamiento, revisión y conteo de compras locales se podrá asignar

máximo dos personas.

3) El Jefe de Logística no autorizará la entrega de facturas de proveedores locales a Contabilidad si

la recepción no está completa. Sin embargo se realizará el Ingreso a inventarios de la compra
local de manera parcial por la cantidad de productos que se recibieron.

4) La ubicación de los productos recibidos en una compra local en las bodegas de almacenamiento
y despacho deberá ser realizado máximo 12 horas después de la recepción.

5) Logística esperará máximo hasta 24 horas que el proveedor complete una Orden de Compra
local caso contrario solicitará a Contabilidad el registro de una nota de crédito por el faltante en
el momento en que entrega la factura del proveedor.

6) El registro del ingreso a inventarios al sistema deberá ser realizado en el mismo día de la
recepción.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-005-01
Política:
Fecha de Elaboración:
MANUAL DE POLITICAS Toma física y quiebres de
21-05-2018
inventario

Dirigido a:
 Jefe de Almacenamiento y Logística
 Auxiliar de inventario

Referencias:
Procedimientos: AYL-MPR-017-01 AYL-MPR-018-01 AYL-MPR-019-01

Desarrollo:
1. La toma física de inventarios será progresiva y diaria con el objetivo de que una línea o una
marca sea inventariada al menos una vez al año.

2. La programación anual de las marcas y líneas a inventariarse estará bajo responsabilidad del
Contador (Auditores Externos) de forma aleatoria y con aprobación de la Gerencia General. Se
debe considerar que ciertas marcas y líneas toman más de un día de inventario de tal manera
que la planificación diaria debe considerar el inventario por grupos de ítems.

3. La toma física de inventarios será realizada de manera sorpresiva de acuerdo a la planificación

aprobada (esto quiere decir que la selección de grupos de ítems por día(s) es aleatoria), el
equipo estará conformado por las personas externas al departamento de Almacenamiento y
Logística a cargo del Contador/Auditores Externos.

4. Se denominará quiebres de inventarios al hecho de que el Kardex informe una cantidad que
físicamente no existe (sobrante/faltante) y que se percata en el despacho.

5. El informe del inventario sea por toma física o quiebres, será realizado por la persona de
Contabilidad, aprobado por el Jefe de Logística, Contador y Gerencia General. Los ingresos y
egresos por ajustes por toma física de inventarios serán realizado por el Contador y aprobados
por la Gerencia General.

6. La determinación de la causa por la diferencia del inventario sea por toma física o por quiebres,
será responsabilidad del Contador cuyo informe no deberá pasar de una semana luego de haber
ajustado el inventario. En el caso de productos que no hay en el sistema pero sí hay en stock
físico deben ser ingresados a los inventarios de manera inmediata con el concepto “Ingresos por
sobrantes en línea” y luego detectar dónde está el problema y darle solución.

7. Las cajas masters que no tengan sello de seguridad o el mismo esté adulterado o roto deberán
ser contadas en unidades, caso contrario deben ser contadas como tal.

8. Las cajas masters contadas en unidades deberán ser selladas con cinta de seguridad la tapa
superior e inferior en caso estén completas.

9. Las ubicaciones con llaves serán inventariadas mensualmente.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-006-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Surtido de Pedidos 21-05-2018

Dirigido a:
 Jefe de Almacenamiento y Logística
 Coordinador de Despachos
 Coordinador de Empaque

Referencias:
Procedimientos: AYL-MPR-011-01 AYL-MPR-010-01 AYL-MPR-012-01

Desarrollo:
1. Sólo se recibirán pedidos para despachar, aprobados por el departamento de Créditos y
Cobranzas.

2. Se puede agregar tres ítems a un pedido ya aprobado por el departamento de Créditos siempre
y cuando sea en el mismo turno, el cliente tenga cupo y esté dentro de la política de precios
normal (no mayor al 10% de descuento) salvo el caso de alguna promoción vigente.

3. Los pedidos podrán ser identificados como estándares, rápidos e inmediatos. Los rápidos e
inmediatos serán definidos por parte del vendedor bajo las siguientes condiciones:

 No más de cinco items.

 Máximo un cartón mediano.
4. Los pedidos estándares y rápidos serán despachados y entregados en el mismo día de recibidos
por parte del departamento de Logística, y los inmediatos en las próximas dos horas laborables.

5. Los pedidos de provincias serán despachados conjuntamente con los locales sin distinción y su
entrega donde el transportista será realizada como parte de la ruta local.

6. El turno del departamento de Logística será de 10 horas, desde las 8am hasta las 18pm

7. La impresión de un pedido para despachar se llamará “Nota de despacho”. La nota de despacho

sigue siendo por pedido y cliente.

8. La cantidad de notas de despacho pendientes no puede ser menor que la cantidad total de
personal asignado al despacho en un turno, si el Coordinador se está quedado sin despachos en
un medio turno podrá solicitar (o imprimir) un corte previo.

9. Las notas de despacho de pedidos estándares y rápidos serán clasificados o agrupados por la
urgencia y ordenados cronológicamente por fecha y hora.

10. Las notas de despacho de pedidos inmediatos serán entregados por la facturadora al
Coordinador de Despacho de manera inmediata apenas lo reciba y el mismo deberá ser
intercalado como primero en los pedidos por despachar.

11. Se debe terminar el proceso de una nota de despacho sin suspensión en el mismo turno.
12. Se denominará pedidos largos a aquellos que tienen más de 30 líneas y el mismo será dividido
en varias notas de despacho, una por cada 30 líneas. Despachador que completa el pedido lo
entrega al empacador.

13. Se asignará una persona para cada (1) nota de despacho.

14. Los ítems de la nota de despacho saldrán ordenados de acuerdo a la ubicación.

15. La ubicación estará estructurada por: bodega – piso – pasillo – lado – percha - nivel.

16. El Coordinador de despacho marca el inicio del tiempo de despacho cuando le entrega al
despachador.

17. La nota de despacho deberá tener un indicativo de qué ítems requieren el registro del número
de serie, el despachador deberá registrarlo manualmente el número de serie en la nota de
despacho.

18. El despachador deberá utilizar dos cartones, uno para productos pesados y otro para frágiles.

19. Una vez que el despachador termina el proceso notifica al Coordinador de Despacho quien
indicará en el sistema el término del proceso y le asignará una nueva nota de despacho. El
mismo despachador será quien baje a la zona de despacho y entregará la nota al empacador.

20. La facturadora deberá registrar los números de serie antes de emitir la factura.

21. Será responsabilidad del Jefe de Logística realizar muestreos aleatorios diarios de cajas
despachándose y cajas empacándose en el transcurso de medios turnos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-007-01
Política:
Fecha de Elaboración:
MANUAL DE POLITICAS Facturación, empaque y
21-05-2018
entrega

Dirigido a:
 Coordinador de Empaque
 Facturadora
Referencias:
AYL-MPR-009-01 AYL-MPR-009-01a AYL-MPR-010-01
Procedimientos:
AYL-MPR-012-01 AYL-MPR-013-01 AYL-MPR-011-01

Desarrollo:
1. Los pedidos consignarán el inventario y la factura lo rebajará.

2. Las facturas serán emitidas desde un pedido.

3. El proceso de empaque consistirá en:

 Conteo total de ítems.

 Colocación de la(s) factura(s) dentro de la caja.
 Colocación de sello de seguridad y cintas de frágil.
 Ingresa al sistema total de bultos y etiquetas.
 Aplica etiquetas de cliente y dirección.

4. Los pedidos estándares serán entregados en camión, los rápidos en moto y los inmediatos serán
para recolección del cliente o del vendedor (en este caso es quien firma la recepción del mismo).

5. Los pedidos inmediatos serán almacenados en la zona de embarque cerca de la ventana de

almacén.

6. Los pedidos aislados (un pedido, un punto lejano a una ruta) podrán ser enviados en moto y
retirados de la ruta estándar.

7. Las rutas estándares deben ser planificadas para que el camión retorne al corte y a la
finalización del turno.

8. La ruta de entrega será ordenada y sugerida por el sistema informático, pero este orden puede
ser cambiado por el Jefe de Logística de acuerdo a su criterio

9. Las guías de remisión serán impresas junto con la ruta de entrega al corte de cada medio turno
antes de que llegue el camión.

10. Todo retorno de despacho deberá ser controlado indicando la razón o concepto del retorno
para control estadístico, el retorno será contabilizado a nivel de nota de despacho verificando
los sellos. Si el retorno es al finalizar el turno serán bajados del camión al área de despacho, si el
retorno es al corte del turno deberán ser reconsiderados en la ruta de la tarde.

11. Las guías de remisión deberán tener la firma de recepción del cliente, con la fecha y hora de
recepción escrito por el mismo. Las guías deberán ser archivadas de manera consecutiva en una
carpeta en el departamento de Logística en un período de seis meses.

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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-007-01
Política:
Fecha de Elaboración:
MANUAL DE POLITICAS Facturación, empaque y
21-05-2018
entrega

12. Se deberá mantener una bitácora de entrada y salida del camión todos los días.

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XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-008-01
Política:
Fecha de Elaboración:
MANUAL DE POLITICAS Producto repotenciados y con
21-05-2018
problemas de empaque

Dirigido a:
 Jefe de Almacenamiento y Logística

Referencias:
Procedimientos: AYL-MPR-003-01

Desarrollo:
1. Los productos repotenciados y con problemas de empaque serán identificados con un sticker de
color naranja en el empaque primario.

2. Los clientes que no aceptan productos repotenciados o con problemas de empaque deberán ser
identificados en el maestro de clientes.

3. Las notas de despacho deberán mostrar si el cliente está identificado como no-aceptante de
productos repotenciados o con problemas de empaque, será responsabilidad del despachador
no colocar estos productos.

4. Las ubicaciones con llaves serán inventariadas mensualmente.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General
 Departamento: Código:
IMPORTADORA ELECTRIC JORDAN S.A.
ALMACENAMIENTO Y LOGISTICA AYL-MPO-009-01

Política: Fecha de Elaboración:

MANUAL DE POLITICAS
Muestras 21-05-2018

Dirigido a:
 Jefe de Almacenamiento y Logística

Referencias:
Procedimientos: AYL-MPR-008-01 AYL-MPR-012-01

Desarrollo:
1. Se puede asignar muestras a un vendedor por su expresa solicitud donde puede solicitar una
muestra por producto de acuerdo a su criterio o bajo una campaña comercial de la empresa.

2. La muestra será entregada facturada al vendedor al precio de venta al público y cargada a las
cuentas por cobrar.

3. La muestra puede estar en manos del vendedor hasta quince días, si no la devuelve se le
descuenta del rol de manera inmediata. La devolución debe ser documentada y registrada en el
sistema informático de manera inmediata así como la generación de la nota de crédito por
devolución la que debe ser solicitada por el vendedor.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

XAVIER TRIVIÑO OLIVO HOMERO YUMISEBA AVILES JOHNNY JORDAN GALARZA

Contador General Gerente Administrativo Financiero Gerente General