Programa Auditorias Internas

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL


TRABAJO
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PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA

BUCARAMANGA, 2023

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1. INTRODUCCION

El proceso de auditoría interna al Sistema Integrado de Gestión -SIG, es un


protocolo profesional basado en normas técnicas que tiene por objeto revisar la
conformidad de los procesos y procedimientos dentro de un entorno de trabajo de
XXXXXXXXXXXXXXXXXX puede ser promovido por talento humano,
profesionales, clientes, administradores, etc. Que requieran de información técnica
para tomar decisiones.

El proceso de auditoría interna más que un requerimiento normativo o de


autoridades; es una necesidad de los clientes, ejecutivos y talento humano en una
organización; ya que permiten amigablemente observar los procedimientos del
talento humano por competencias en materia de seguridad y salud en el trabajo,
para que estos tomen acciones de fortalecimiento, correctivas, prevengan
acciones de riesgo o apliquen innovaciones en los procesos; antes que estos se
transformen en una amenaza

2. JUSTIFICACIÓN

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX

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3. OBJETIVO

Establecer la metodología para planear, ejecutar y realizar seguimiento a las


auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión verificando que los procesos y
procedimientos se desarrollen conforme a los requisitos y las disposiciones
planificadas en el mismo.

4. ALCANCE

Inicia con la elaboración del programa de auditoria, continua con la planificación y


ejecución de la auditoria y finaliza con el monitoreo a los planes de mejoramiento
resultado de las auditorías internas al SIG.
Aplica para los sistemas de gestión que hacen parte del Sistema Integrado de
Gestión de la empresa xxxxxxxxxxxx

5. DEFINICIONES

ACCIÓN CORRECTIVA: Es una acción tomada para eliminar las causas de una
no conformidad detectada u otra situación indeseable. Es diferente a “Corrección”
mediante la cual sólo se elimina o repara la no conformidad detectada, no su
causa.

AUDITADO: Entidad, proceso o procesos que son auditados. AUDITOR


INTERNO: Técnico, Tecnólogo o Profesional certificado y con la competencia para
efectuar las Auditorías Internas del Sistema.

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AUDITOR LÍDER: Persona con la competencia para liderar un equipo de


auditores en una auditoría.

AUDITORIA: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener


evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO: Políticas, procedimientos y prácticas de


administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría.

CICLO DE AUDITORIA: Comprende las etapas de planeación, ejecución e


informe de resultados de la auditoría interna de calidad.

CIERRE DE LAS NO CONFORMIDADES: Verificación que las acciones de


mejora hayan sido implementadas dentro del plazo acordado, determinando su
eficacia y registrando el grado de cumplimiento y las observaciones relevantes.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoría que


proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos
los hallazgos de la auditoría.

COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostradas para aplicar


conocimientos y habilidades.

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CORRECCIÓN: Corresponde a una acción mediante la cual sólo se elimina o


repara la no conformidad detectada, no su causa.

CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se


alcanzan los resultados planificados.

EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

EFECTIVIDAD: Cumplimiento de la eficiencia y la eficacia.

EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo unan auditoria con el
apoyo, si es necesario, de personas que aporten conocimientos o experiencias
específicas.
EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta conocimientos o experiencia


específicos al equipo auditor.

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HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de


la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Estos pueden ser
positivos o negativos y se clasifican así:

CONFORMIDAD: Se define como el cumplimiento de un requisito del


sistema, sea este especificado o no, entendiendo como requisito una
necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria.
Los requisitos están asociados al denominado CLIO (Cliente, Legales, ISO
y Organización)
FORTALEZA: Aspecto que se destaca dentro de la auditoría, gracias a la
aplicación de los principios de mejora continua (Planear – Hacer – Verificar
y Actuar) en el proceso.

NO CONFORMIDAD: Se entiende como no conformidad al incumplimiento


de un requisito pre establecido, el cual puede estar asociado a los
siguientes aspectos:
Cliente
Leyes o reglamentos aplicables
De la ISO o Norma aplicable (ISO 9001, 14001, 45001, etc)
Del propio sistema de calidad de la organización

Estos requisitos pueden variar entre factores externos (como las normas
ISO o los productos suministrados por un proveedor) y factores internos
(como los procesos y procedimientos de la empresa).

Las No conformidades conducen a la aplicación de correcciones y acciones


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correctivas.

OBSERVACIÓN: Se entiende como observación a un aspecto de un


requisito que no se está cumpliendo plenamente y que podría mejorarse,
sin que presente un riesgo inmediato para el proceso o la organización. Las
observaciones conducen a la aplicación de Acciones de mejora.

No Conformidad. Incumplimiento de un requisito.

Programa de Auditoría. Conjunto de una o más auditorias planificadas


para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico.

PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas


para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados


de una auditoría.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona


evidencia de actividades desempeñadas.

6. RESPONSABLES

6.1 RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO Y CONTROL DE


ESTE PROCEDIMIENTO:
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Encargado del SIG

6.2 RESPONSABLE POR LA EJECUCIÓN DE ESTE PROCEDIMIENTO:

Gerente, Encargado del SGI, y auditores de la empresa xxxxxxxxxx o


contratados.

7. MARCO NORMATIVO

ISO 9001.2015

ISO 14001:2015

ISO 45001.2018

ISO 19011 DE 2018

Decreto 1072 de 2015.


Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una
auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o
Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza con personal
interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto
de verificación.

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Parágrafo. El programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de


la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la
periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en
consideración resultados de auditorías previas.
La selección del personal auditor no implicará necesariamente aumento en la
planta de cargos existente. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de
adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa.

8. CONDICIONES GENERALES
La empresa xxxxxxxx realizará las auditorías internas con personal propio de la
empresa; sin embargo, si lo considera pertinente, podrá realizarlas con
contratistas externos, quienes actuaran en nombre de la entidad. En el caso de
utilizarse apoyo de auditores que no hacen parte de la Entidad, éstos deberán
cumplir los criterios de selección de auditores y sus hojas de vida deberán
adjuntarse como evidencia.

La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la


objetividad e independencia del proceso de auditorías; por lo tanto, los auditores
no
deben auditar el proceso en donde trabajan en el momento de la auditoría ni
donde
hayan trabajado en el año inmediatamente anterior.

Es responsabilidad del auditor líder la asignación del trabajo al equipo


auditor, establecer comunicación previa con los auditados, el desarrollo de
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una reunión o jornada de trabajo previa para la preparación de la auditoría,


la realización de la reunión de apertura, revisión documental, comunicación
durante la auditoria, recolección y verificación de la información, generación
de hallazgos de auditoria, realización de reunión de cierre, distribución de
informe de auditoría y realización de seguimiento a la auditoria.
Es responsabilidad de los auditores de apoyo la preparación de los
documentos de trabajo (lista de verificación), revisión documental,
recolección y verificación de la información, generación de conclusiones y
recomendaciones.
Es responsabilidad del auditado evaluar a los auditores.
El cierre de las acciones correctivas y/o de mejora, se realizará por parte de
los auditores internos en el siguiente ciclo de auditoría.

LA AUDITORÍA INTERNA Y LA GESTIÓN DE RIESGOS:

La administración de riesgos en un marco amplio implica que las estrategias,


procesos, personas, tecnología y conocimiento están alineados para manejar toda
la incertidumbre que una Empresa enfrenta. Por el otro lado los riesgos y
oportunidades van siempre de la mano, y la clave es determinar los beneficios
potenciales de estas sobre los riesgos.

Si consideramos entonces, que la Auditoría es “un proceso sistemático, practicado


por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos
establecidos, que consiste en obtener y evaluar objetivamente las evidencias
sobre las afirmaciones contenidas en los documentos o eventos de carácter
técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de
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correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los


criterios establecidos”, la Auditoría debe funcionar como una actividad concebida
para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, así como contribuir
al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y
disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de
riesgos, control y dirección.
Por lo tanto, es necesario estudiar los Riesgos que pudieran aparecen en cada
etapa de la Auditoría, lo cual servirá de apoyo para prevenir una adecuada
realización de los mismos.
Es necesario en este sentido tener en cuenta lo siguiente:
La evaluación de los riesgos inherentes a las diferentes etapas de la
Auditoría.
La evaluación de las amenazas o causas de los riesgos
Los controles utilizados para minimizar las amenazas o riesgos.
La evaluación de los elementos del análisis de riesgos

El análisis de los riesgos de auditoría se realizará en el momento que se formula el


Plan de Auditoría Interna y se documentarán en el formato definido para tal fin en
el Sistema Integrado de Gestión.

9. DESCRIPCIÓN

9.1 Objetivos de la Auditorías


Determinar la conformidad del SIG de la empresa, con respecto a los
requisitos del ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y Decreto 1072 de
2015, requisitos del cliente, de ley y de la organización.
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Evaluar la eficacia del SIG así como el cumplimiento de los


objetivos propuestos.
Proporcionar a los responsables de los procesos auditados la
oportunidad de mejoramiento.
Velar por la disciplina y permanencia del SIG

9.2 Etapas de la Auditorías

En el desarrollo de la auditoría se deben cumplir con los siguientes pasos o


etapas:
a) Planificación
b) Preparación
c) Ejecución
d) Informe
e) Seguimiento

9.1.1Planificación.
Comprende la elaboración de la programación de Auditorías en el formato
determinado por el auditor para el año en curso, diligenciado por el Responsable
de SIG, y aprobado por el gerente, el cual debe ser acorde con las necesidades de
la EMPRESA XXXXX, teniendo en cuenta que se auditen todos los procesos del
SIG

Proceso a Auditar: Estos se determinan de acuerdo a:


Estado e importancia de los procesos.
Procesos que hayan tenido no conformidades mayores en el ciclo anterior.
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Procesos que hayan tenido el mayor número de no conformidades en el


ciclo anterior.
Procesos que se hayan visto afectados por cambios en el SIG.
Solicitudes específicas de la gerencia o un responsable del proceso.
Auditar por lo menos una vez al año todos los procesos de la EMPRESA
XXXXX

En algunas oportunidades pueden realizarse auditorías independientes


de las programadas cuando se identifican no conformidades o problemas
sistemáticos en actividades que inciden en el SIG, en estos casos se realizan con
aprobación de la gerencia.

8.2.2 Preparación. Aprobada la programación de las auditorías se tienen en


cuenta los siguientes pasos para su preparación:

Designación del Líder del equipo auditor. El representante de gerencia


es el encargado de designar un líder de equipo auditor para cada auditoría
específica.

La selección del personal auditor no implicará necesariamente aumento en


la planta de cargos existente, a continuación se establece la idoneidad de la
persona que será auditor:

 Especialista en SIG y y/o seguridad y salud en el trabajo.


EDUCACIÓN  Profesional en Ingenierías, Arquitectura y/o ciencias de la
administración con especialización en SST

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 Haber desarrollado por lo menos 2 auditorías internas al SG-SST o


EXPERIENCIA
al Sistemas de Gestión según la norma OHSAS 18001:2007
 Diplomado en SIG y sistemas de gestión de seguridad y salud en el
trabajo según Decreto 1072
FORMACIÓN  Curso de 50 horas Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 Técnicas de auditoría según la norma NTC ISO 19011
 Integridad
 Presentación ecuánime
 Debido cuidado profesional
 Confidencialidad
 Enfoque basado en la evidencia
 Independencia
 Seguro de sí mismo
 Aptitud para llevar a cabo una auditoría de acuerdo con los
procedimientos internos, comunicándose con el auditado de forma
asertiva.
HABILIDADES  Aptitud para aplicar las partes pertinentes del manual del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo y sus procedimientos,
planes y programas.
 Aptitud para operar de forma eficaz dentro de la cultura de la
organización y, la estructura de la organización e informativa.
 Aptitud para identificar y entender la aplicación de leyes y en
materia de seguridad y salud en el trabajo y otras pertinentes
relativos a la naturaleza de la organización.
 Aptitud para describir los métodos de control operacional.
 Aptitud para diferenciar entre los requisitos legales, normativos y
propios.

Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría.


Con los objetivos de la auditoría se definen qué es lo que se va a lograr con
la auditoría; el alcance describe la extensión y los límites de la auditoría,
tales como ubicación, unidades de organización, actividades y procesos
que van a ser auditados y el tiempo de duración de la auditoría.
Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se
determinan la conformidad, y puede incluir políticas, procedimientos,

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normas, leyes y reglamentos, requisitos del SIG, requisitos contractuales o


códigos de conducta de los sectores industriales o de negocios aplicables.

Selección del Equipo Auditor. Se realiza teniendo en cuenta la


competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría, cuando
haya un solo auditor este debe desempeñar todas las tareas aplicables
para el equipo auditor.

Revisión de la Documentación. La documentación del auditado


debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema con
los criterios de la auditoría. La documentación puede incluir documentos
y registros pertinentes al sistema de gestión e informes de auditorías
previas.

Preparación del Plan de Auditorías. El equipo auditor prepara un Plan de


Auditorías, el cual proporciona la base para el acuerdo entre el equipo
auditor y el auditado, respecto a la realización de la auditoría. El plan de
auditoría contiene:

 Los objetivos de la auditoría.


 Los criterios de la auditoría y los documentos de referencia.
 El alcance de la auditoría.
 Las fechas y hora estimada para realizar las actividades de la
auditoría, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las
reuniones del equipo auditor.
 Nombres de los auditores y de los auditados.
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El plan de auditorías debe presentarse al auditado antes de que comiencen


las actividades de la auditoria.

Asignación de tareas al Equipo Auditor. El líder del equipo auditor, en


acuerdo con el equipo auditor asigna a cada miembro del equipo las
responsabilidades y tareas para auditar funciones, procesos, lugares o
actividades específicos. Se pueden realizar en la asignación de tareas a
medida que la auditoría se lleve a cabo para asegurarse de que se
cumplan los objetivos de la auditoría.

Preparación de los Documentos de Trabajo. Los miembros del equipo


auditor deben revisar la información pertinente de las tareas asignadas y
prepara los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y
registros del desarrollo de la auditoría. El auditor diligencia el Formato
Auditoría Interna donde registra toda la información, tal como evidencias
de apoyo, hallazgos de auditorías, etc. El uso del anterior formato no
debe restringir la extensión de las actividades de la auditoría.

9.2.3 Ejecución

Realización de la reunión de apertura. Todos los miembros del equipo


auditor y los auditados se reúnen para dar inicio a las auditorías. El
propósito de la reunión de apertura es:

 Confirmar el plan de auditorías.


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 Proporcionar un breve resumen de cómo se llevara a cabo las


actividades de auditoría.
 Confirmar los canales de comunicación.
 Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Finaliza la reunión de apertura se procede a desarrollar la auditoria de acuerdo


a lo establecido en el plan de auditorías.

Recopilación y Verificación de la Información. Durante la auditoría, por


medio de muestreos apropiados deber recopilarse y verificarse la
información pertinente a los objetivos, alcances y criterios de la auditoría,
incluyendo la relacionada con las interrelaciones entre funciones,
actividades y procesos. Toda la información que se verifique constituye
evidencia de la auditoria y se registra en la lista de verificación.

Hallazgos de la Auditoría. La evidencia de la auditoria debe ser evaluada


para generar los hallazgos de la auditoría, los cuales pueden indicar tanto
como conformidad como no conformidad con los criterios de auditoría,
estas deben ser aclaradas en la lista de verificación. Cuando se presente
una no conformidad el auditor debe registrarla en el formato de Acción
Correctivas o Preventiva, y llevarlas a reunión con el equipo auditor.

Preparación de las conclusiones de la Auditoría. El equipo auditor


debe reunirse antes de la reunión de cierre para:

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 Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información


apropiada recopilada durante la auditoría.
 Acordar las conclusiones de la auditoría.
 Preparar las conclusiones si estuviera especificado en los objetivos.
 Comentar el seguimiento de la auditoría.

Realización de la Reunión de cierre. Consiste en comunicar a los


auditados de manera verbal o escrita los hallazgos de la auditoría y las
conclusiones de la misma. Si está especificado en los objetivos de la
auditoría se deben presentar recomendaciones para la mejora.

9.2.4 Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de la Auditoría. El


representante a la gerencia es el responsable de la preparación y del
contenido del informe de la auditoría y debe incluir o hacer referencia a lo
siguiente:
Los objetivos de la auditoría.
El alcance de la auditoría.
La identificación de los procesos auditados.
La identificación del líder del equipo auditor y de los miembros del equipo
auditor.
Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría.
Los criterios de la auditoría.
Análisis de la auditoría, se especifican las no conformidades y
oportunidades de mejora.
Las conclusiones de la auditoría.

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El informe de auditorías se emitirá en un periodo de ocho días hábiles, si esto no


es posible debe comunicarse a la EMPRESA las razones del retraso y acordar
una nueva fecha.

Si la auditoría interna es contratada con una empresa externa, se utilizará el


formato estipulado por el auditor para la presentación del informe.

9.2.5 Seguimiento.
Después que los responsables de los procesos auditados han recibido en
informes de auditorías debe planificar e implementar las acciones necesarias para
eliminar las no conformidades y registrar las oportunidades de mejora; el auditor
realiza el seguimiento de la auditoría dentro de los plazos acordados. Se
considera la auditoría como finalizada cuando todas las no conformidades han
sido corregidas.

10. REGISTROS
FT-SST-106 Formato Auditoría Interna
FT-SST-107 Formato Plan de Auditorías
FT-SST-108 Formato Informe de Auditoría

9. TABLA DE CONTROL DE REVISIONES Y MODIFICACIONES

CONTROL DE REVISIONES
N0. FECHA DESCRIPCION ELABORO REVISO APROBO

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Creación del
1.
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FIRMAS

CONTROL DE CAMBIOS
Revisión N0.
Descripción del Cambio Aprobado Fecha

1. Creación del Programa

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