VINCOMMERCE

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG VM

GCP - WEB OPS - SAP

TÀI LIỆU NỘI BỘ MASAN

Ngày triển khai: 10/2021
Ngày cập nhật: 15/10/2021
 MỤC LỤC VINCOMMERCE

I QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG

II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG
III CẬP NHẬT SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG
IV DANH SÁCH PO ĐÃ TẠO
V CẤU HÌNH NGƯỜI XỬ LÝ TICKET
VI IN TEM KỆ, TRA CỨU, BẢN TIN, QL HSD, TÍNH NĂNG KHÁC
I QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG VINCOMMERCE

1. Quy trình
I QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG VINCOMMERCE

2. Mô tả Quy trình
Bước 1. Trước 10h hàng ngày GCP tự động đẩy file dữ liệu đặt hàng sang Web Ops
File này được cài đặt deadline là 18h cùng ngày

Bước 2. Các Siêu thị vào xem file và cập nhật số lượng đặt cho các mã hàng trong file

Bước 3. Các GĐST xem file và cập nhật số lượng đặt nếu có, sau đó xác nhận số lượng đặt

Bước 4. Đến 18h cùng ngày hệ thống sẽ tự động hoàn tất file

Bước 5. Hệ thống tự động đồng bộ SAP để tạo PO đặt hàng

Một PO sẽ gom các mã hàng theo "Mã site – Vendor – Vendor subrange – ReferenceID - Ngày tạo đơn"
 MỤC LỤC VINCOMMERCE

I QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG

II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG TỪ GCP
III CẬP NHẬT SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG TRÊN WEB OPS
IV XEM PO ĐÃ TẠO
V CẤU HÌNH NGƯỜI XỬ LÝ TICKET
VI IN TEM KỆ, TRA CỨU, BẢN TIN, QL HSD, TÍNH NĂNG KHÁC
II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG VINCOMMERCE

Danh sách yêu cầu

đặt hàng tự động VM
1. Xem danh sách file
Trước 10 hàng ngày
GCP sẽ đẩy 1 file đặt
hàng sang web Ops và
hiển thị trên danh sách
Trạng thái file bao gồm
- Đang chờ ST và
Quản lý xử lý" -> File
mới nhận từ GCP
- Đã hoàn tất -> File
sau khi hết hạn hoặc
sau khi tất cả ST đều
được xác nhận
- Đã tạo PO -> Khi tất
cả PO trong file đều tạo
thành công trên SAP
- Đã tạo PO, có phát
sinh lỗi -> File có tạo
PO thành công trên
SAP nhưng có ít nhất 1
PO bị lỗi
II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG VINCOMMERCE

Danh sách yêu cầu

đặt hàng tự động VM
2. Xem danh sách các
site trong file
TTĐH khi mở file sẽ
thấy tất cả site trong
file. GĐST/VM thì chỉ
được phép thấy site
đang thuộc quản lý
Trạng thái site bao
gồm:
- Chờ cập nhật: Site
chưa hoàn tất cập nhật
số lượng đặt hàng
- Đã cập nhật số
lượng: Sau khi site đã
cập nhật và hoàn tất số
lượng đặt hàng
- GĐST xác nhận: Sau
khi GĐST đã xác nhận
số lượng đặt
II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG VINCOMMERCE

Danh sách yêu cầu

đặt hàng tự động VM
3. Chi tiết mã hàng
trong site
TTĐH khi mở chi
site sẽ xem được các
mã hàng của site
nhưng không được
phép cập nhật số lượng
Đây là chi tiết các
thông tin mã hàng
nhận được từ GCP. ST
chỉ được phép cập nhật
1 số thông tin được
phép thay đổi
GĐST/VM sẽ xem
được các mã hàng
trong site và được
phép cập nhật số lượng
đặt hàng cho siêu thị.
Thao tác đặt hàng xem
slide tiếp theo
 MỤC LỤC VINCOMMERCE

I QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG

II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG TỪ GCP
III CẬP NHẬT ĐẶT HÀNG TRÊN WEB OPS
IV XEM PO ĐÃ TẠO
V CẤU HÌNH NGƯỜI XỬ LÝ TICKET
VI IN TEM KỆ, TRA CỨU, BẢN TIN, QL HSD, TÍNH NĂNG KHÁC
III CẬP NHẬT SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG TRÊN WEB OPS VINCOMMERCE

Chi tiết mã hàng cần

đặt hàng
1. Siêu thị đặt hàng
Tại siêu thị user có
quyền "VM" sẽ thực hiện
cập nhật số lượng đặt
hàng. Sau khi cập nhật
đủ mã hàng thì user
"Hoàn tất cập nhật số
lượng" để chốt số lượng
đặt hàng cuối cùng ->
Site sẽ chuyển trạng thái
"Đã cập nhật số lượng"
Lưu ý: Chỉ sau khi
"Hoàn tất cập nhật số
lượng" thì hệ thống mới
tự động tính "SL đặt
hàng cuối cùng" = "SL
ST đặt hàng" được làm
tròn theo "Quy cách
kho"
III CẬP NHẬT SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG TRÊN WEB OPS VINCOMMERCE

Chi tiết mã hàng cần

đặt hàng
2. GĐST đặt hàng và
xác nhận duyệt
Sau khi Site chuyển
trạng thái "Đã cập nhật
số lượng" thì GĐST mới
được phép "Xác nhận".
Nếu có cập nhật số lượng
thì thao tác upload số
lượng đặt hàng tương tự
như ST đặt
Lưu ý: chỉ sau khi
"Xác nhận" thì hệ thống
mới tự động tính "SL đặt
hàng cuối cùng" = "SL
GĐST đặt hàng" được
làm tròn theo "Quy
cách kho"
Nếu GĐST không đặt
thì SL ĐH cuối cùng = SL
ST đặt hàng
III CẬP NHẬT SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG TRÊN WEB OPS VINCOMMERCE

Chi tiết mã hàng cần

đặt hàng
3. Rollback trạng
thái file
GĐST sẽ có quyền
rollback trạng thái Site
về "Chờ cập nhật" Nếu
như File chưa chuyển
trạng thái "Đã hoàn tất"
Sau khi rollback thì
ST/GĐST thao tác lại từ
đầu như bước 1,2 để cập
nhật số lượng đặt hàng
 MỤC LỤC VINCOMMERCE

I QUY TRÌNH ĐẶT HÀNG TỰ ĐỘNG

II DANH SÁCH FILE ĐẶT HÀNG TỪ GCP
III CẬP NHẬT ĐẶT HÀNG TRÊN WEB OPS
IV XEM PO ĐÃ TẠO
V CẤU HÌNH NGƯỜI XỬ LÝ TICKET
VI IN TEM KỆ, TRA CỨU, BẢN TIN, QL HSD, TÍNH NĂNG KHÁC
IV XEM PO ĐÃ TẠO VINCOMMERCE

Danh sách yêu cầu đặt

hàng tự động VM
Trên danh sách file kế
hoạch đặt hàng tự động
VM, khi file đến hạn sẽ tự
động chuyển sang trạng
thái "Đã hoàn tất". Lúc
này ST không được phép
đặt hàng nữa.
File sau khi hoàn tất sẽ
tự động đồng bộ sang
SAP để tạo PO đặt hàng.
1 file sẽ tạo rất nhiều PO.
1 PO sẽ được gom
nhóm các mã hàng theo
(Site – Vendor – Vendor
Subrange –
ReferenceId - Ngày tạo
đơn) và số lượng tạo
PO chính là cột "SL đặt
hàng cuối cùng"
IV XEM PO ĐÃ TẠO VINCOMMERCE

Danh sách yêu cầu đặt

hàng tự động VM
Hệ thống sẽ gửi tuần
tự từng PO sang SAP để
tạo PO SAP
PO có trạng thái "Chờ
cập nhật" nghĩa là đang
chờ đồng bộ SAP
PO nào tạo thành công
trên SAP sẽ hiển thị mã
PO đầu 41 trên danh
sách và có trạng thái "Đã
tạo PO"
PO nào có ít nhất 1 mã
hàng chưa được
listing/đổi NCC/... thì sẽ
không tạo được PO và có
trạng thái "Tạo PO lỗi"
PO nào không có số
lượng đặt hàng thì không
tạo PO và có trạng thái
"Không tạo PO"
XIN CẢM ƠN
 HƯỚNG DẪN PHÂN QUYỀN TRUY CẬP DÀNH CHO IT THỰC HIỆN VINCOMMERCE

Gồm các nhóm quyền chính

- TTĐH: Xem danh sách tất cả file đặt hàng
- VM: Xem danh sách file đặt hàng theo site quản lý, cập nhật số lượng đặt hàng
- GĐST: Xem danh sách file đặt hàng theo site quản lý, xác nhận số lượng đặt hàng