3 Octopus - Aankoopdagboek Januari Herbanox 2.0 - Per Dia

3 Aankoopdagboek
Januari
3.1 Aankoopdagboek organiseren
• Voor elke boeking heb je een document/bewijsstuk nodig:
aankoopfactuur (AF), inkomende creditnota (CN) of kasticket of onkostennota,…
• De nummering van de aankoopfacturen (AF1) moet overeenkomen met de
boekstuknummers in je aankoopdagboek (2018/A1/1)
• Maak indien nodig nieuwe 6-rekeningen aan om zoveel mogelijk info uit de
boekhouding te halen.
• Maak nieuwe leveranciers aan
– via Beheer > Relaties > overzicht van alle klanten en leveranciers >
– via > Relaties > Leverancier
3.1 Aankoopdagboek organiseren
• Boeking aankoopfactuur:
– document nauwkeurig ontleden op belangrijke info, juistheid en volledigheid.
• datum en vervaldatum
• naam van de leverancier
• totaalbedrag, btw-%, -regime en –bedrag, nettobedrag, eventuele kortingen en bijkomende kosten
• soort aankoop
• bijzondere vermeldingen
– resultaat in journaal:
6…
411
@ 440
• Boeking kasticket:
– bij kastickets mag er geen btw gerecupereerd worden. Geen btw aftrekken!
– kasticket wel nummeren zoals andere aankoopfacturen; de nummering gaat verder.
– kastickets zijn te herkennen aan volgende items: er wordt niet vermeld dat het om een factuur gaat, noch wordt er vermeld aan wie het document
gericht is.
– In deze gevallen wordt het totaal bedrag van het ticket in kosten genomen en kies je een btw-code HVR (bij aankoop handelsgoederen: boeking op
een 60-rekening) of DVR (voor aankoop diensten en diverse goederen: boeking op 61-rekening)
– resultaat in journaal: GEEN BTW (via btw-code HVR of DVR) dus:
6…
@ 440
3.2 Aankoopverrichtingen: AF 1
Eenvoudige aankoopfactuur en leverancier inbrengen
NV Devos Plaatbewerkingen
FACTUUR Ruddervoordestraat 30
8750 Wingene-Zwevezele
Tel: 051 61 11 18
Aan Herbanox 2.0 BE06 2800 2952 5322
Gentsesteenweg 115 RPR Brussel
8500 Kortrijk BTW BE0444.869.813
Factuur nr. F 2018.0016

Factuurdatum 16/01/2018
BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 198
Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

16/01/2018 Kruidenpotje met haakje 15 6,00 90,00
Kruidenpotje zonder haakje 10 6,00 60,00
BTW- Te betalen
Subtotaal MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 150,00 150,00 21 31,50 181,50
Vervaldag 30/01/2018
Aankoopdagboek openen
• Via menu Boekhouding > Aankoopdagboek of in de werkbalk van het
hoofdscherm
•
Info aankoopdagboek
KOPINFO Betekenis
Aankopen Naam van het dagboek
Boekstuknummer Automatisch aangemaakt boekingsnummer (boekjaar/dagboekcode/volgnummer)
Balans 0,00 Verschil van het totaalbedrag van de factuur met de totaalsom van de gedane boekingen. OP
het einde van elke boeking moet dit bedrag “0,00” worden. Dit betekent dat debet = credit.
Dan kan je de boeking “uitvoeren”.
Bedrag (EUR) Totaalbedrag van dit document
Btw bedrag (EUR) Btw-bedrag van dit document
Info aankoopdagboek
DETAILINFO Betekenis
Periode Kies zo nodig de juiste boekingsperiode
Relatie Zoek met de keuzelijst de leverancier voor deze boeking. Druk op de loep en selecteer de leverancier.
Factuur- en dd/mm/jjjj (indien ingevuld in de relatiefiche wordt de vervaldatum automatisch aangevuld na het ingeven
vervaldatum van de factuurdatum)
Factuurbedrag Totaalbedrag van het te boeken document
Creditnota Aan te vinken bij boeking van een creditnota.
Munt De munt wordt automatisch uit de relatiegegevens overgenomen. Aanpassing is mogelijk
Koers Een andere munt aanmaken is mogelijk, hier kan de nieuwe koers ingegeven worden.
Info aankoopdagboek
DETAILINFO Betekenis
Commentaar Eventueel bijkomende opmerkingen noteren. Elke vermelding wordt aangevuld met de naam van de
leverancier als de lijsten worden afgedrukt.
Praktijk: factuurnummer noteren dat de leverancier voor dit document gebruikt.
Bank ref. Standaard wordt hier het commentaar ingevuld. Bij gebruik van de Bankingmodule kan hier best de
gestructureerde mededeling opgenomen worden. Zo kunnen betalingen automatisch afgepunt worden.
Openen Als u een boeking zoekt in de buurt van de geopende boeking kan je naar de vorige of volgende boeking
gaan met de pijltjes. Of je kan drukken op de knop “Openen”
en het nummer, van de boeking die u zoekt, ingeven
Nieuw Voor het volgende boekingsscherm
Uitvoeren Om de boeking te registreren. Daarna verschijnt een nieuw boekingsscherm voor een volgende verrichting
Nieuwe relatie aanmaken
• Relatie aanmaken > nieuwe leverancier toevoegen via > relaties > in het scherm
dat verschijnt, vult u alle gekende gegevens in van de nieuwe relatie.
•
• om het telefoonnummer in te vullen, druk je op de
knop “Nieuw”
•
• Vul de tabbladen aan (“Fiche” en “Adres” zeker invullen):
• Btw-nummer = ondernemingsnummer (niet nodig “.” te typen, gebeurt automatisch)

• Bankrekeningnummer vul je niet in. Neem onmiddellijk IBAN en BIC op zonder
hoofdletters of spaties. Octopus geeft deze automatisch de juiste vorm.
• Automatische boeking als klant/leverancier: als er steeds hetzelfde wordt aangekocht bij deze leverancier kan je de meest gebruikte
aankooprekening koppelen aan deze leverancier in de relatiefiche. In de toekomst zal bij boekingen voor deze relatie altijd deze
rekening voorgesteld worden. Er kan nog steeds een andere rekening gekozen worden. Idem bij klanten.
• Toekenning korting contant: belangrijk bij de facturatiemodule
• Klantennummer van Herbanox 2.0 bij de leverancier
• Vervaldag en taal van de factuur
• Vul ook het tabblad “Adres” in met het adres van de leverancier (eventueel ook het tabblad “Levering”, “Memo”, “Zoekvelden” en
“Sepa mandaat”)
• Vergeet niet op “Toevoegen” te klikken.
Detailinfo invullen
AF inboeken
• Het document zelf registreren:
– Rekening: kies de juiste rekening onder de loep. Geef zelf al het 1ste of de 1ste 2
cijfers in om efficiënter te zoeken. Automatisch verschijnt de rekeningnaam bij
Omschrijving. Ga verder met <Tab> door de velden.
Als er geen passende rekening bestaat, maak dan zelf een rekening aan.
Nieuwe rekening aanmaken
• Nieuwe rekening aanmaken: via
menu Beheer > Rekeningen >
een overzicht van alle
rekeningen verschijnt
• Geef in de zoekfilter “60”

• De aankooprekeningen in Octopus zijn standaard ingedeeld volgens btw-%:

604000 Aankopen hg 0%
604001 Aankopen hg 6% enzo.
• Wij delen in volgens product
604004 Aankopen kruidenpotje met haakje,…
• Tip: opbrengstenrekeningen op dezelfde manier indelen, dit zorgt voor een duidelijk inzicht in de
samenstelling van de kosten en opbrengsten per onderdeel van het assortiment
• Nieuwe rekening aanmaken: via menu
Beheer > Rekeningen >
– Rekeningnummer en Naam
invullen.
“604004 aankopen kruidenpotje
met haakje”
– Kies de juiste btw-code!
Voor meer info over de btw-code ga naar
menu Beheer > Btw-codes
• Vergeet niet op te klikken om de
nieuwe rekening op te slaan.
Overzicht btw-codes
• Menu Beheer > Btw-codes > een
overzicht van alle btw-codes
verschijnt
• Selecteer een btw-code en klik
op het tabblad “Detail” om de
kenmerken van de btw-code te
bekijken.
AF inboeken
Basisprijs bestaat uit 2 soorten goederen, 60 euro + 90 euro!
Automatisch verschijnt 150 euro (MvH) bij Basisbedrag bij de eerst ingevulde rekening
604004 Aankopen kruidenpotje met haakje; wijzig het Basisbedrag en het btw-bedrag
wordt automatisch aangepast
Maak nog een nieuwe rekening aan:604005 Aankopen kruidenpotje zonder haakje
Basisprijs 150,00
- handelskorting 0,00
+ kosten 0,00
subtotaal 150,00
-KVC 0,00
MvH 150,00 = wordt automatisch ingevuld bij Basisbedrag
+ BTW 31,50 = wordt automatisch ingevuld bij Btw-bedrag
subtotaal 181,50
+ terugstuurbare verpakking 0,00
Totaal bij KvC 181,50
+ KvC 0,00
Totaal op termijn 181,50 = factuurbedrag
AF inboeken
• Wanneer D = C dan zal in de kopinfo balans = 0,00 > de knop “Uitvoeren” kan
ingedrukt worden om de boeking definitief te registreren.
3.2 Aankoopverrichting: AF 1
AF inboeken
• Btw-aftrekbaar: het aandeel van de btw dat aftrekbaar is in de aangifte voor de
gebruikte rekening. (vermelde % wordt overgenomen vanuit de instellingen van de
gebruikte rekening, indien nodig kan dit % aangepast worden in de boeking)
• Basisbedrag: de maatstaf van heffing!! Octopus neem het totaal (= factuurbedrag
ingegeven in de detailinfo) en haal hieruit het aangegeven btw-%. Dat levert een
juist Basisbedrag op behalve bij financiële korting, commerciële korting,
verschillende btw-%,… Let dus goed op en pas indien nodig het voorgestelde
Basisgedrag aan.
• Btw-code: is de btw-code die gekoppeld is aan de gebruikte rekening.
• Btw-bedrag: wordt automatisch uitgerekend door Octopus o.b.v. de ingegeven data
• Commentaar: hier wordt het “commentaar” uit de detailinfo overgenomen en
aangevuld met de naam van de leverancier.
AF inboeken
• Door op de loep naast de knop “Uitvoeren” te klikken, verschijnt onderstaand
venster:
Lijsten opvragen
• Een lijst van alle boekingen in het aankoopdagboek vind je terug via menu Lijsten >
Aankoop- en verkoopdagboeken
– Boekjaar, dagboek, periode van … tot … selecteren
– De duimspijker bepaalt of deze hoofding met filters boven de lijst al dan niet
zichtbaar zal zijn.
Een verticale duimspijker : boven de lijst die verschijnt, zullen deze filters zichtbaar zijn.
boven de lijst die verschijnt, zullen
deze filters niet zichtbaar zijn.
lijst opvragen
Lijsten opvragen
• Gegevens die in het blauw vermeld staan in de lijst daar kan op doorgeklikt worden
om meer details te weten te komen.
Een aankoopfactuur met handelskorting
Oil & Vinegar
FACTUUR Sint-kristoffelstraat 36
8310 Assebroek
Tel: 050/62.97.53
Aan Herbanox 2.0 BE14 7380 3135 6583
8500 Kortrijk BTW BE 0830.003.858
Factuur nr. 2018023

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 2309

16/01/2018 Olijfolie met Toscaanse kruiden 5L 1 130,00 130,00
Olijfolie met Knoflook 5L 1 130,00 130,00
Handelskorting 10% 26,00
BTW- Te betalen
Subtotaal MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 234,00 234,00 6 14,04 248,04
Vervaldag 30 dagen na factuurdatum

Detailinfo invullen en nieuwe leverancier aanmaken
AF inboeken met handelskorting
• Nieuwe rekening aanmaken: 600001 Aankopen Olie (alle aankopen van de
verschillende soorten olie worden gegroepeerd op 1 rekening)
• De handelskorting wordt op een aparte rekening 608000 genoteerd.
• Normaal: Octopus vermeld de handelskorting niet afzonderlijk; wij willen dit wel op
Basisprijs 260,00 een aparte rekening zien dus moeten we enkele
- handelskorting 26,00 aanpassingen doen.
+ kosten 0,00
subtotaal 234,00
-KVC 0,00
MvH 234,00 = wordt automatisch ingevuld bij Basisbedrag
+ BTW 14,04 = wordt automatisch ingevuld bij Btw-bedrag
subtotaal 248,04
+ KvC 0,00
Basisprijs 260,00 = wordt ingevuld bij Basisbedrag bij de rekening 600001; Btw-bedrag = 15,60 (automatisch)
- handelskorting 26,00 = -26 wordt ingevuld bij Basisbedrag bij de rekening 608000; Btw-bedrag = 1,56 (automatisch)
+ kosten 0,00
subtotaal 234,00
-KVC 0,00
MvH 234,00
+ BTW 14,04 = Btw-bedrag = 15,60 - Btw-bedrag = 14,04 (automatisch)
subtotaal 248,04
+ KvC 0,00
600001 D 260,00
411000 D 15,60
@608000 C 26,00
@451 C 1,56
@44 C 248,04
• Door op de loep naast de knop “Uitvoeren” te klikken, verschijnt onderstaand
venster:
Een aankoopfactuur met aankoopkosten
Decadt - Verhelst BVBA
FACTUUR Lucasstraat 6A
8840 Staden
Tel: 051/70.39.54
Aan Herbanox 2.0 BE46 7380 2960 5836
8500 Kortrijk BTW BE 0823.129.330
Factuur nr. 2018/021

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 73683

17/01/2018 Citroenmelisse 8 0,60 4,80
Tijm 8 0,70 5,60
Marokkaanse munt 8 0,70 5,60
Rozemarijn 8 0,60 4,80
kosten 10,00
BTW- Te betalen
Subtotaal MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 30,80 30,80 6 1,85 32,65
• Detailinfo invullen, nieuwe leverancier aanmaken
• Nieuwe rekening aanmaken: 604006 Kruidenplantjes (opgelet btw-%)
• Aankoopkosten registreren:
– Als aankoopkosten zeer vaak voorkomen, kunnen aankoopkosten op een afzonderlijke
rekening vermeld worden, opgesplitst per btw-% of per productgroep of per artikel,… bv.
604200 aankoopkosten 6%, 604201 aankoopkosten 12%,…. Wij kiezen dit niet.
– Aankoopkosten worden op dezelfde rekening als de goederen genoteerd maar op een
aparte lijn. Wij kiezen dit niet.
– Aankoopkosten worden op een afzonderlijke rekening vermeld, niet opgesplitst volgens
btw%; 604200 Aankoopkosten. Per boeking wordt het btw-% aangepast bij deze
rekening. We verkiezen dit.
• Indien er handelsgoederen met een verschillend btw-% op de AF vermeld staan dan zijn de
aankoopkosten onderworpen aan het laagste btw-%.
Basisprijs 20,80 = wordt ingevuld bij Basisbedrag bij de rekening 604006; Btw-bedrag = 1,25 (automatisch)
- handelskorting 0,00
+ kosten 10,00 = wordt ingevuld bij Basisbedrag bij de rekening 604200; Btw-bedrag = 0,60 (automatisch)
subtotaal 30,80
-KVC 0,00
MvH 30,80
+ BTW 1,85 = Btw-bedrag = 1,25 + Btw-bedrag = 0,60 (automatisch)
subtotaal 32,65
+ KvC 0,00
Totaal op termijn 32,65 = Factuurbedrag
Een aankoopfactuur met financiële korting
Flessenhof
FACTUUR Moravie 30
8500 Kortrijk
Tel: 056/35.33.67
Aan Herbanox 2.0 BE55 3850.5976.9544
Gentsesteenweg 115 RPR Kortrijk
8500 Kortrijk BTW BE 0427.871.255

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 2211

18/01/2018 Ovalen fles met kurkmonding 200ML 100 0,66 66,00
Ovalen fles met kurkmonding 100ML 100 0,60 60,00
Betalingsvoorwaarden
30 dagen na factuurdatum
Disconto: 2% 2,52
bij betaling binnen de 8 dagen
BTW- Te betalen
Subtotaal Financiële korting MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 126,00 2,52 123,48 21 25,93 151,93
Vervaldag 17/02/2018 Contactpersoon: Anoushka De Boeverie

• Detailinfo invullen, nieuwe leverancier aanmaken
• Nieuwe rekening aanmaken: 600002 Aankopen Flessen
• Financiële korting wordt op dezelfde rekening als de goederen genoteerd maar op
een aparte lijn en geen btw op verrekend => zoek de passende btw-code!
Basisprijs 126,00 = in onze redenering zou dit bedrag ingevuld moeten worden bij de rekening 600002 maar
- handelskorting 0,00 door de FK wordt dit bedrag opgesplitst in 123,48 met btw H21 en een deel FK die apart
+ kosten 0,00 wordt vermeld maar waar geen btw op verrekend wordt. FK wordt afgetrokken van al het
subtotaal 126,00 voorgaande om de MvH te bekomen. Op die 2,52 euro wordt geen btw berekend.
-KVC 2,52 = wordt ingevuld bij Basisbedrag bij de rekening 600002; Btw-bedrag = 0,00 (niet automatisch)
MvH 123,48 = wordt ingevuld bij Basisbedrag bij de rekening 600002; Btw-bedrag = 25,93 (automatisch)
+ BTW 25,93 = automatisch
subtotaal 149,41
+ KvC 2,52
Totaal op termijn 151,93 = Factuurbedrag
Oil & Vinegar

Sint-kristoffelstraat 36
8310 Assebroek
Tel: 050/62.97.53
Aan Herbanox 2.0 BE14 7380 3135 6583
8500 Kortrijk BTW BE 0830.003.858
Leverings-datum Aantal
19/01/2018 Olijfolie met Toscaanse kruiden 5L 4 130,00 520,00
BTW- Te betalen
Financiële korting MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 4,78 473,22 6 28,39 506,39
Vervaldag 30 dagen na factuurdatum

NV Devos Plaatbewerkingen
FACTUUR Ruddervoordestraat 30
8750 Wingene-Zwevezele
Tel: 051 61 11 18
Aan Herbanox 2.0 BE06 2800 2952 5322
8500 Kortrijk BTW BE0444.869.813
Factuur nr. F 2018.0035

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 198

22/01/2018 Kruidenpotje met haakje 120 6,00 720,00
hoeveelheidskorting 10% 72,00
BTW- Te betalen
Subtotaal Financiële korting MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 648,00 6,48 641,52 21 134,72 782,72
Vervaldag 5/02/2018
FACTUUR Lucasstraat 6A
8840 Staden
Tel: 051/70.39.54
Aan Herbanox 2.0 BE46 7380 2960 5836
8500 Kortrijk BTW BE 0823.129.330

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 73683

22/01/2018 Citroenmelisse 8 0,60 4,80
Tijm 8 0,70 5,60
Marokkaanse munt 8 0,70 5,60
Rozemarijn 8 0,60 4,80
kosten 10,00
BTW- Te betalen
Subtotaal MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 30,80 30,80 6 1,85 32,65
3.6 Aankoopverrichtingen: CN 1 (AF 8)
CREDITNOTA Lucasstraat 6A
8840 Staden
Tel: 051/70.39.54
Aan Herbanox 2.0 BE46 7380 2960 5836
8500 Kortrijk BTW BE 0823.129.330
Creditnota nr. 2018/003

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 73683

22/01/2018 Citroenmelisse 4 0,60 2,40
Beschadigd bij levering
BTW- Te betalen
Subtotaal MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 2,40 2,40 6 0,14 2,54
3.6 Aankoopverrichtingen: CN 1 (AF 8)
• Aankoopfacturen en inkomende creditnota’s kunnen samen opgenomen worden in

1 aankoopdagboek A1.
• Indien veel en/of regelmatig belangrijke creditnota’s opgemaakt worden, kan een
afzonderlijk dagboek aangemaakt worden voor de inkomende creditnota’s (A2)
• Bij CN is de documentdatum = vervaldatum. Creditnota’s vervallen onmiddellijk
want het is een verrekening van een bestaande factuur.
• Bij het veld ‘Commentaar’ vermeld je leveranciersreferentie, verwijzing naar het
desbetreffende aankoopdocument en de reden van de CN.
• De rekeningen van de factuur worden tegengeboekt.
• Vergeet niet ‘creditnota’ aan te vinken!
AVA KUURNE
FACTUUR Ter Ferrants 3
8520 Kuurne
Tel: 056 28 18 36
Aan Herbanox 2.0 BE46 7230 2730 5895
Gentsesteenweg 115
8500 Kortrijk BTW BE 0404.754.274

BTW nr. BE 0000.000.097
Klant 2489

24/01/2018 Cursusblok Gallery 4 1,20 4,80
Balpen BIC blauw 10 0,70 7,00
BTW- Te betalen
Subtotaal MvH BTW-%
bedrag op termijn
EUR 11,80 11,80 21 2,48 14,28
3.7 Oplossing aankoopdagboek januari
• De aankoopfacturen van januari staan op Toledo
• De lijst van het aankoopdagboek januari staat op Toledo
• Vergelijk je eigen lijst met die op Toledo
• Lijst opvragen:
– Menu Lijsten > Aankoop- en Verkoopdagboek
• Boekjaar 2018 en Dagboek A1
• Van 0 of 201801 tot 201801 (je mag tot 201812 invullen maar enkel januari is
ingevuld dus zal je ook enkel de boekingen van januari in de lijst zien
verschijnen)

3 Octopus - Aankoopdagboek Januari Herbanox 2.0 - Per Dia

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

3 Octopus - Aankoopdagboek Januari Herbanox 2.0 - Per Dia

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

3 Aankoopdagboek

Factuur nr. F 2018.0016

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

EUR 150,00 150,00 21 31,50 181,50

• Btw-nummer = ondernemingsnummer (niet nodig “.” te typen, gebeurt automatisch)

• Geef in de zoekfilter “60”

• De aankooprekeningen in Octopus zijn standaard ingedeeld volgens btw-%:

Factuur nr. 2018023

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

Handelskorting 10% 26,00

Vervaldag 30 dagen na factuurdatum

Factuur nr. 2018/021

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

Factuur nr. 2018/0053

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

Vervaldag 17/02/2018 Contactpersoon: Anoushka De Boeverie

Oil & Vinegar

Vervaldag 30 dagen na factuurdatum

Factuur nr. F 2018.0035

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

hoeveelheidskorting 10% 72,00

Factuur nr. 2018/034

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

Creditnota nr. 2018/003

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

Beschadigd bij levering

• Aankoopfacturen en inkomende creditnota’s kunnen samen opgenomen worden in

Factuur nr. 2018/0678

Leverings-datum Omschrijving Aantal Prijs in € Totaal in €

EUR 11,80 11,80 21 2,48 14,28

You might also like