TASKS AND RESPONSIBILITIES

Emails

 As you start your day, make sure to check our email if nakapag-send na si
Atty. ng syllabi, NOJ, and Index for Layouting.
 You are also responsible for sending queries kay Atty. Check mo na lang yong
format kung pano ko isine-send sa kanya and kung paano ko siya sinasagot.

Sorting of Documents

 Pag nag-send na si Atty. ng NOJ and Syllabi, pwede nang i-send ang copy kay
formatters for inserting. Meron akong ginawang google sheets for the total
number of pages. After inserting, i-add mo lahat ng total pages hanggang sa
mag-reach ka ng 660-670 pages. That is your part for the layouting, and ung
susunod na 660-670 pages, un ay para sa partner mo for layouting. Pwede mo
ring ipa-check sa kanya if tama ung computation mo. 660 ang maximum and
ideal paging natin for one volume. Pero pwedeng umabot ng 670 kung
alanganin. (Di ko ma-explain nang maayos! HAHA) Changes in pagination
kasi is inevitable lalo na pag during layouting. Kung 670 ang computation mo,
may chance na mabawasan pa un after mong mag-layout, and that is fine. Wag
lang sana aabot ng 640 pages kasi lugiiii hahaha.

 Be reminded also na may times na alanganin ang mako-compute mo sa total

pages para sa isang volume. May mga cases kasi na mahahaba. If you are
about to reach the maximum pages, pwede mong ibigay sa next volume ung
case na un. But make sure na same ang promulgation date niya.

For example, may 10 cases sa July 28, 2020. Ung pang-9 th case is 100 pages.
Pero ang computation mo na with the 8th case is 640 pages already. Ung pang-
10th case has 40 pages. Si case 10 ang kuhanin mo. Then, si case 9 ang
magiging 1st case ng next volume.

But if ganito naman ang scenario:

Si case 10 is 100 pages, tapos nasa 640 ka na kay case 9, isama mo na si case
10 kahit ang magiging total is 740. If ang next promulgation date is July 29, di
ka na pwedeng kumuha ng additional case para sa 640 pages mo. Kasi
magkaiba na sila ng date. Gets ba??? HAHAHA

 Before printing the syllabi and NOJ, make sure na na-edit muna sila. Sort the
cases per new pages. What I mean is, di pwedeng magkasama sa isang paper si
case 1 and case 2. Dapat nasa new paper si case 2. Same with NOJ. Then
when you print it, wag back to back kasi ii-staple siya sa MS.
 The most important task: Make sure na complete at sunod-sunod ang MS by
case numbers based on the table of cases. This includes the Opinions. Since
tayo ang nagpi-print ngayon, make sure na lahat ng opinions na meron sa
isang case ay kompletong nai-print. If may missing MS, please inform Ian
immediately. May ginawa rin akong google sheets for the Editorial Records.

Layouting
  Before you start layouting, make sure na walang queries na nakalimutang i-
send kay Atty. and kung kompleto na ang files from the formatters. Always
remind the formatters about their queries. And make sure na clear kung ano
ang queries.
 Change headers (petitioner vs. respondent ang format. and surname ang
inilalagay natin, tapos kung sino ang unang taong nakasulat, un ang ilalagay.
pag company name at naka-include ang former name (enclosed with (),
isasama din un). For example, Mendoza vs. Chevron Philippines, Inc.
(formerly known as Caltex Philippines, Inc.)
 Change also the volume, promulgation date, page numbering (always be
careful. I suggest na isulat ang page numbering per case number para di
malito)
 In layouting, para lang ding nagpo-formatting but the difference is chinecheck
mo na kung tama ang pagkaka-format. Most especially, kung accurate din ang
paragraph indentions, lalo na pag quoted.
 Syllabi: I-double check kung tama ang nilagay na syllabi ni formatting. If may
query, i-send agad kay Atty. Keri lang kahit paisa-isa.
 Check also the fns, lalo na ang supras and kung tama din ang pagkaka-format
ng Sections and Articles.
 Pag malaking space pa ang natira sa last page ng case, tina-transfer na iyon for
the next case/page.
 Before printing, make sure na naka-pdf format muna ang files para ma-check
kung tama ang bagsakan ng paragraphs sa magiging galley proofs.

Layouting Annotations
 May template na for layouting annotations. But make sure na ung
annotation na ile-layout is new. Meaning, hindi pa siya napa-publish
before. Meron din akong ginawang google sheet for this (Entitled:
Annotations sa sheet ng Total Number of Pages)
 Ang page ng annotations starts from the next page of the last
pagination of the case. For example: if 674 ang last page ng nilayout
mo, 675 na ang first page ng annotation.
 Don’t forget to check the cases citations if may nilagay si author.

Layouting Index
 For the pagination: add 4 pages pag nag-end sa odd number ang last
page ng anno. 3 pages only pag even number. This additional page
numbers kasi is for the index page title.
 Double check if may mga abbreviations na nakalimutang ilagay, pati
na rin ang mga italic words.

INSERTING OF CORRECTIONS

 I-double check ang correction. If nagda-doubt ka kung stet or hindi, ask Ian or
the PR for confirmation.
 Much better kung ma-insert na rin ang correction na hindi nakita ni PR.
 May chance na maiba ang bagsakan ng paragraph, lalo na pag malaki ang
corrections. So this is why PDF is important.
NOTES FOR FORMATTING

 Always remember na ang dapat unang gawin after kumuha ng word file kay
SC, ay ang pag-change ng fonts, font size, yong character spacing dapat naka-
normal, yong paragraph spacing dapat naka-0 muna lahat, and ang
pinakaimportante ay ang white spaces. Pag di kasi naka-white spaces, ang
pangit tingnan ng mga paragraphs. May mga instances din kasi na hindi na na-
white space ni formatting, nako-condensed si paragraph basta-basta which is
pangit ding tingnan.
 Please write legibly. Lakihan `yong sulat sa citations, lalo na kung manipis at
malabo yong pencil.
 `Wag masyadong maging comfortable sa MS after mag-format. Always check
ung mga misspelled words, punctuation marks, yong mga dapat italic words,
same with bold words (minsan nawawala `to sa syllabi).
 Check din yong font size sa mga quoted. minsan kasi naiiba yong size ng mga
italic words doon. instead of 9, naging 10. And I don’t know kung bakit
nagiging ganon.
 Abbrevations sa syllabi.
 Pag merong di sure sa formatting, always ask Ian, Sarah, or Rizza. Pero kay
Ian na para mas sure. Hehehe.
 Yong mga hyphenated words. Always consult Mareng Merriam para sure.
 Manual ang pag-find and replace ng words, lalo na `pag latin words na di naka-
italic. May mga times kasi na pag basta na lang nag-find and replace, may mga
words na nadadamay na hindi dapat naka-itals.
 2pts lang ang maximum for condensed sa spacing. But it may vary sa
pangangailangan. HAHAHA

PRELIMS

 Flyer: Promulgation date na scope ng volume, total pages, notes pages, index
total pages, annotation title and scope of pages, and excerpt from the volume
(always People vs.)
 Front Page: scope ng date, and ISBN (be careful sa paglalagay ng ISBN)
 TOC
 Supreme Court: please always double check kung need na for updating ang
sc justices

ANNUAL TOC

 partial ginagawa ang annual toc. para hindi na din ma-rush pag December na.
Always ask Ian sa masterfiles ng TOC per volume.

HEADERS

 Adjust border and shading if case title is long