PROYECTO DE DISEÑO E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE PARA EL SISTEMA

DE GESTION, CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACION DE LA EMPRESA

MERCATODO

Presentado por

Omaira Ascanio Sepúlveda

José Luis Bernal Hernández

John Edwin Leal Ferreira

Oscar Daniel Sabogal Rivera

Presentado a:
Edith Nancy Espinel Bernal
Instructora Área Técnica

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Análisis y Desarrollo de Software
Centro De Materiales y Ensayos
Bogotá
2023
Tabla de Contenido:

1. INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................4
2. DIAGNOSTICO PREVIO DEL ENTORNO..........................................................................6
3. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SOLUCIONAR............................................................7
4. JUSTIFICACION DEL PROYECTO......................................................................................7
5. OBJETIVO GENERAL............................................................................................................8
6. OBJETIVOS ESPECIFICOS...................................................................................................8
7. ALCANCE DEL PROYECTO.................................................................................................9
8. BENEFICIARIOS DEL PROYECTO...................................................................................11
9. IMPACTO................................................................................................................................12
 Social:...........................................................................................................................................12
 Económico:...................................................................................................................................12
 Ambiental:....................................................................................................................................12
 Tecnológicos:................................................................................................................................12
10. RESTRICCIONES..................................................................................................................13
Tiempo:................................................................................................................................................13
Costo:....................................................................................................................................................13
Alcance:................................................................................................................................................13
11. RIESGOS.................................................................................................................................14
Complejidad tecnológica:....................................................................................................................14
Entorno organizacional.......................................................................................................................14
Equipo de trabajo................................................................................................................................14
Planificación y control.........................................................................................................................14
Requerimientos....................................................................................................................................15
Usuario.................................................................................................................................................15
12. PRODUCTOS O RESULTADOS...........................................................................................15
Diagramas de casos de uso..................................................................................................................15
REQUISITOS......................................................................................................................................18
No funcionales..................................................................................................................................18
Funcionales.......................................................................................................................................19
PROYECTO DE DISEÑO E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE PARA EL SISTEMA
DE GESTION, CONTROL DE INVENTARIOS Y FACTURACION DE LA EMPRESA
MERCATODO

INTRODUCCIÓN

La empresa MERCATODO es una empresa fundada en el año 1980 en la ciudad de Bogotá, con

objeto principal de funcionamiento la venta al por mayor y al detal de productos variados de la

canasta familiar para pequeños negocios y para los hogares. Cuenta con su sucursal principal en

el barrio Restrepo en la ciudad de Bogotá y con otras 15 sucursales distribuidas 10 en la ciudad

de Bogotá entre las diferentes localidades y 5 en municipios de Cundinamarca.

Desde la fundación de la empresa, en la alta dirección se ha tenido como prioridad principal la

estandarización de los procesos internos con el fin de tener un control más estricto de todas las

actividades realizadas y garantizar que todos los procesos funcionen con alta eficiencia y puedan

ser replicables sin importar la sucursal en la que sea necesario implementarlos. En consecuencia,

todo el modelo organizacional, mapa de procesos y funcionamiento general de la empresa es

establecido desde el nivel central en su sucursal principal y posteriormente es replicado en cada

una de las sucursales periféricas. Este proceso se realiza de manera sistémica sin la posibilidad

de realizar modificaciones o adaptaciones. Estas directrices han permitido que MERCATODO se

haya establecido como una empresa líder en el mercado la cual goza de un alto control de sus

procesos internos y permite garantizar una experiencia a sus clientes de compra estandarizada y

replicable sin importar la sucursal en la sucursal en la que se haga uso de sus servicios.

En su mapa de procesos la empresa cuenta con procesos de direccionamiento, procesos

misionales y procesos de apoyo. Dentro de estos macroprocesos el proceso con la mejor

caracterización y seguimiento por parte de la alta gerencia corresponde al proceso misional

dentro del cual figuran los subprocesos de exhibición de productos para ventas en sucursal física

y el subproceso de bodega. Estos 2 subprocesos son fundamentales para el cumplimiento del

objeto misional de la empresa que corresponde a la venta de productos, siendo el subproceso de

exhibición en el cual el personal tiene contacto directo con los clientes y es responsable del stock

en esta área. Por otro lado, tenemos el subproceso de bodega que se encarga de la gestión ante

los proveedores, la recepción y almacenamiento de productos y gestionar las solicitudes por parte

de exhibición para reposición del stock.

Diagrama de proceso para las ventas dentro de las sucursales físicas:

Ilustración 1-Diagrama de procesos-Microsoft Word

DIAGNOSTICO PREVIO DEL ENTORNO

Dentro de las actividades normales realizadas en los subprocesos de venta en sucursal física y

bodega se han llevado los inventarios y movimientos de artículos entre ellos a través de libros en

los cuales se llevan los registros de ingresos y salidas de productos, además de determinar los

responsables de autorizar y efectuar el traslado. Esta actividad al depender mucho los empleados

ha mostrado muchas dificultades las cuales se relacionan principalmente a errores en el registro

(ya sea identificación del articulo o cantidad errónea), omisiones de información, inoportunidad

en registro incongruencia entre los registros de una u otra dependencia para una misma fecha o

incluso un mismo movimiento de artículos entre las diferentes áreas. Esta situación ha

condicionado que en ocasiones los procesos no sean lo suficientemente eficientes, exista

sobreestimación o subestimación de los artículos disponibles e incluso han sido objeto de riñas

entre los empleados durante las revisiones de los movimientos de productos e inventarios.

Por otro lado, la Empresa MERCATODO en sus subprocesos de apoyo de facturación y

contabilidad realizan sus actividades de manera manual. Esto ha generado que las actividades

realizadas por estos sean lentas, dispendiosas y susceptibles al error humano, con requerimiento

de reprocesos y chequeos redundantes. Otro punto negativo ha sido la imposibilidad de

determinar de manera sencilla los productos llevados por determinados clientes en un periodo de

tiempo con el fin de ofrecer ofertas personalizadas a los clientes más frecuentes. De igual manera

no es posible asociar las ventas gestionadas por un vendedor en particular lo que ha dificultado el

desarrollo de un plan de incentivos al interior de la empresa.

NECESIDAD QUE SE PRETENDE SOLUCIONAR

Mediante el presente proyecto se busca ofrecer una solución tecnológica a través de un sistema

de información el cual permita sistematizar los procesos de inventario, ventas y facturación de la

Empresa MERCATODO que en la actualidad son realizados de manera manual por parte de los

funcionarios.

JUSTIFICACION DEL PROYECTO

El objeto misional de la Empresa MERCATODO es la venta de bienes y servicio. Por este

motivo para mantener su posición dentro de un mercado cada vez mas competitivo se hace

necesario contar con procesos rapidos, eficaces, eficientes y efectivos. Esto no solo se limita a

los procesos relacionados a la venta del producto o facturación del mismo, sino que tiene un

alcance aun mayor cuando se tienen en cuenta procesos de mejoramiento continuo como la

auditoria interna de calidad y el reconocimiento del desempeño de los vendedores. Al observar el

estado actual de la empresa es evidente la gran cantidad de procesos que se están llevando de

manera manual lo que hace que sean lentos, susceptibles al error y difíciles de evaluar. De igual

manera generan costos relacionados a insumos como papel y esferos, necesidad de áreas para el

almacenamiento de estos registros y personal encargado de la custodia y manejo de esta

información. Es en este punto donde nace la importancia de automatizar procesos mediante un

sistema de información único. La implementación de este sistema de información permitirá a la

empresa mantener un mejor control de los inventarios, llevar procesos de facturación más

rápidos, sencillos y ajustados a la normatividad vigente, asociar facturas de venta vendedores y

clientes específicos, y permitir desarrollo de programas de incentivos tanto a los mejores

vendedores como a los clientes fieles. La clasificación por roles para el acceso al sistema de

información permitirá en primer lugar asociar funciones definidas al perfil del funcionario y

garantizar que solo tenga acceso a información y funciones relacionadas a su cargo. Por otro

lado, el sistema de información cuenta con la función de tener una trazabilidad de los

movimientos y cambios que se realicen en las bases de datos ya sea de clientes o inventarios con

funciones como crear, modificar o eliminar registros y se asociaran al usuario desde el que se

ejecutaron. Esto ultimo facilita procesos de investigación en caso de fallas, errores etc.

OBJETIVO GENERAL

 Diseñar, desarrollar e implementar un sistema de información para la empresa

MERCATODO que permita la gestión mas eficientes de inventarios, facturación, clientes

y vendedores.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar y realizar el levantamiento de requerimientos del sistema de gestión a

desarrollar.

 Establecer los roles de acceso dentro del sistema de información y los casos de uso

respectivos.

 Determinar alcances del sistema de información y requerimientos funcionales y no

funcionales del mismo.

ALCANCE DEL PROYECTO

Teniendo en cuenta el la situación problema y la propuesta de solución mediante el desarrollo e

implementación de un sistema de información en la empresa MERCATODO, se tiene como

alcance del proyecto los siguientes ítems:

 El proyecto abarca el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de

inventarios y facturación mediante un software para computadores ya sea en forma de

aplicativo web o aplicativo de escritorio.

 El software a desarrollar estará diseñado para trabajar en Windows en las versiones XP,

VISTA, 7-10.

 Contará con un sistema de acceso con restricciones por roles con permisos definidos de

acuerdo a su competencia. Esto aplica tanto para al acceso a los macromodulos como en

los permisos dentro del sistema.

 El sistema contará con 4 macromodulos bien definidos siendo el primero el modelo de

gestión, modulo de facturación, modulo de reportes y modulo de administración.

 En el modulo de gestión se contará con una base de datos de inventarios de productos en

el que figura la información pertinente de acuerdo a las necesidades especificas de las

diferentes áreas.

 El modulo de gestión tendrá un historial de los movimientos realizados en el inventario

con fecha, hora, área de origen y destino. Esta información se asociara al usuario desde el

que se ejecuta dicho movimiento.

 El modulo de facturación permitirá la emisión de facturas de acuerdo a la normatividad

vigente.
 El modulo de reporte permitirá la generación de informes mediante diferentes clases de

filtros incluyendo por identificación, periodo de tiempo, monto de la transacción, tipo de

producto etc.

 El modulo de administración permitirá la creación, modificación e inactivación de

usuarios en el sistema. De igual manera permitirá realizar un control en tiempo real de

todas las acciones que realice el usuario al interior del sistema.

 El sistema de información tendrá un nivel de seguridad protegido mediante contraseñas,

los cuales permitirá el acceso en forma dinámica según el perfil de usuario.

 El software contará con una interfaz gráfica optimizada para ser visualizada en

computadores de escritorio. Eventualmente se definirá la posibilidad de acceso a través

de otras plataformas

 El software a desarrollar incluye las siguientes funciones generales:

o Ingreso al sistema de nuevos productos.

o Ingreso al sistema de nuevos proveedores.

o Ingreso al sistema de nuevos clientes.

o Consulta de productos en stock

o Consulta de clientes.

o Consulta de proveedores.

o Mantenimiento de los registros de productos.

o Mantenimiento de los registros de clientes.

o Mantenimiento de los registros de proveedores

BENEFICIARIOS DEL PROYECTO

 Durante el desarrollo e implementación del sistema de información se beneficiaran

aprendices del SENA involucrados mediante convenios con nuestro grupo desarrollador.

Los aprendices se vincularán dentro del proyecto con el fin de que adquieran experiencia

en la aplicación de los conocimientos adquiridos durante la etapa de formación y puedan

también participar de manera activa dentro de las diferentes fases del proyecto.

 La alta dirección empresa MERCATODO se beneficiará de manera directa al contar con

un sistema de información que les permita mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de

sus procesos. De igual manera el módulo de reportes permitirá que la organización puede

tener información en tiempo real tanto de inventarios, clientes, vendedores y facturación.

 Los vendedores del área de ventas se verán beneficiados al poder elaborar las ordenes de

compra y cuentas de cobro de manera mas sencilla y eficiente. De igual manera podrán

conocer de manera rápida el estado del inventario en exhibición y la disponibilidad de

determinados productos en la sucursal.

 El personal del área de bodega se beneficiara al poder gestionar de manera rápida el

ingreso y salida de productos. De igual manera podrá consultar de manera rápida las

existencias actuales y mediante un sistema de alertas podrá identificar productos en

existencias criticas evitando el desabastecimiento.

 El personal del área de facturación se beneficiara al poder emitir facturas de acuerdo a la

normatividad y poder llevar un consolidado de ventas de la empresa por periodo de

tiempo.

 El cliente se beneficia al contar con una factura entregada de manera rápida con respaldo

en un sistema de informacion. Esta factura podrá ser solicitada de manera física o por
 medio electronico. En caso que llegue a extraviar el soporte físico podrá realizar consulta

en el sistema de informacion.

IMPACTO

 Social: El desarrollo de proyectos con la inclusión de practicantes de diferentes

instituciones como el SENA, permite que se generen espacio de practica formativa

necesarios para que los estudiantes y recién egresados puedan desarrollar sus habilidades

practicas en ámbitos reales de aplicación. De igual manera el acompañamiento por parte

de personal con experiencia permite que se desarrollen las mejores habilidades de cada

persona.

 Económico: El uso de sistemas de informacion para la gestión de procesos al interior de

las empresas permite disminuir los costos a largo plazo relacionados con infraestructuras,

materias primas y reprocesos.

 Ambiental: El uso de un sistema de informacion permite que se disminuya de manera

importante el uso de papel en diferentes tareas y registros. Esto conlleva disminución de

la huella de carbono con disminución del impacto del funcionamiento de la empresa

sobre el medio ambiente.

 Tecnológicos: Reducción de costos, disminución en los tiempos de entrega, mejora en la

gestión de más empresas, mejora en gestión de inventario y ventas.

RESTRICCIONES

Tiempo: Para este proyecto tendremos 12 meses como máximo para su entrega final.

o Cronograma general del proyecto

o Horas de trabajo dedicadas al proyecto

o Metas y calendarios internos

o Tiempo asignado a la planificación y estrategia

o Cantidad de etapas del proyecto

Costo: El cliente tiene un presupuesto alrededor de 70`000,000 (setenta millones de pesos

colombianos) como máximo.

o Costo del proyecto

o Salarios de los miembros del equipo

o Costos de equipamiento

o Costo de instalaciones

o Costo de reparaciones

o Costo de materiales

Alcance: Se debe mantener el orden del proyecto llevando acabo todas actividades por hacer,

con calidad, detalle y entregable, evitar la corrupción durante cada etapa del proyecto, creando

planes detallados y lograr la aprobación de la parte interesada, antes de que comience la etapa de

producción.
RIESGOS

Se podría presentar una serie de riesgos como lo son:

Complejidad tecnológica:

o Desconocimiento de la teoría base del proyecto

o Necesidad de tecnología inmadura

o Alto nivel de complejidad técnica

o Integraciones con sistemas externos desconocidos

Entorno organizacional

o Continuos cambios

o Conflicto entre los departamentos o áreas de la organización

o Falta de involucramiento del sponsor del proyecto

o Fuerte presión en el proyecto por parte de los directivos

Equipo de trabajo

o Perfiles inadecuados del equipo

o Falta de experiencia del líder del equipo

o Alta rotación del personal

o Falta de claridad en los roles

o Tamaño inadecuado del equipo

Planificación y control

o Estimación inadecuada de tiempo de ejecución

o Los objetos del proyecto no son realistas

 o Planeación y compromiso de entrega sobre alcances sin mucho detalle

o Falta de actividad de seguimiento de oportunas

Requerimientos

o Falta de claridad por parte del equipo de trabajo sobro la necesidad del cliente

o Alta variación de los requerimientos

o Falta de una adecuada priorización

o Falta de claridad en os requerimientos

Usuario

o Falta de compromiso por parte del cliente con el proyecto

o Solicitud de cambios continuamente sin evaluar el valor

o Falta de apertura al cambio

PRODUCTOS O RESULTADOS

Diagramas de casos de uso

A través de la caracterización de la empresa se realizaron los siguientes casos de uso que serán

presentados a la alta dirección y a los coordinadores de los servicios misionales de

MERCATODO con el fin de contar con su visto bueno. A continuación, se presentan las

ilustraciones de los casos de uso realizados por el equipo de trabajo:

Ilustración 2 - Modulo de productos - Draw.lo
 Ilustración 3- Modulo roles y usuarios - Draw.lo

Ilustración 4 - Módulo login/logout

Ilustración 4- Modulo de inventario - Draw.lo

 Ilustración 5 - Modulo de facturación

REQUISITOS

No funcionales

El sistema debe contar con una base de datos (relacional)

 Ilustración 7- Diseño base de datos-Draw.lo

Funcionales

El sistema debe contar con un módulo de inventario de producto.

El sistema debe contar con un módulo de inventario de factura.

El sistema debe contar con un módulo de inventario de ventas.

El sistema debe contar con un módulo de usuarios y cada usuario debe contener un rol

especifico.

Se necesita contar con diferentes roles (administrador, vendedor, bodega).

MODULO DE GESTION

 Los productos deben contener un identificador

 Los productos deben contar con un stock

 Los productos deben contar con un nombre

 Los productos deben contar con un precio por unidad

Registro de entrada de mercancía

El sistema debe:

o Solicitar datos de la mercancía

 Nombre

 Código

 Cantidad

 Valor unitario
Registro de salida de mercancía

El sistema debe:

o Registrar cantidad de mercancía distribuida a cada sucursal

o Descontar del inventario la mercancía que sale

MODULO DE FACTURACION

 Formatos de facturación (comprobantes de ingreso, egreso, caja menor, mayor, etc.)

todas las facturas deben contener: Id del producto, ciudad, fechas, dirección, valor, forma

de pago, total, firma o sello.

 El sistema deberá permitir crear la factura, actualizar e imprimir.

MODULO DE REPORTES

 El sistema deberá registrar el usuario.

 El sistema deberá registrar al cliente.

 El sistema almacenará información necesaria en una nota de pedido, el cual deberá

detallar todos los requerimientos del Cliente.

 El sistema comprobara la disponibilidad para determinar el tiempo de entrega del

producto.

 El sistema enviara una orden de pedido al área de producción detallado: Producto,

Cantidad, fecha de expedición entre otros.

  El sistema generara una guía de remisión, boleta o factura por los productos que se van a

entregar.

 El sistema permitirá la medición de la satisfacción del cliente mediante gráficos.

 El sistema realizara un reporte de los resultados de la satisfacción del cliente.

MODULO DE ADMINISTRACION

 El sistema deberá crear un usuario y un rol.

 El sistema deberá modificar usuario y rol.

 El sistema deberá eliminar usuario y rol.

 El sistema deberá listar usuario y roles.

Rol administrador

 debe contar con todo el acceso y gestión dentro de la aplicación

 debe poder crear y eliminar otros roles y usuarios

 Debe poder agregar productos al inventario

 Debe poder gestionar las facturas y ventas

Rol vendedor

 Debe poder gestionar todos los módulos relacionales a las ventas, como el inventario y la

facturación

 No podrá tener acceso al módulo de usuarios y roles.

Rol de Cliente
 El sistema solo almacenará la información del cliente, pero el cliente no tendrá acceso a

la aplicación.