‫دبلوم السكرتارية وإدارة المكاتب‬

‫العرض الفني لتنفيذ برامج الدبلوم لمنظمة ‪CSSW‬‬

‫ضمن مناقصة التدريب المهني لالجئين‬

‫األخوة ‪ /‬منظمة ‪CSSW‬‬

‫تليفون ‪/‬‬
‫فاكس ‪/‬‬

‫‪ 12‬مارس ‪2019‬‬

‫‪1|Page‬‬
 ‫دبلوم السكرتارية وإدارة المكاتب‬

‫ساعات‬ ‫أيام‬
‫مدة الدبلوم‪:‬‬
‫‪120‬‬ ‫‪40‬‬

‫مقدمة‪:‬‬
‫أصبح من األهمية إلنجاز األعمال المؤسسية وأصبح التط<<وير< حاج<<ة ملح<<ة ترتك<<ز عليه<<ا إدارة المؤسس<<ات‬
‫بشكل فاعل ومتميز< وإن إدارة المكاتب والس<كرتارية الحديث<ة أك<ثر المف<اهيم أهمي<ة وال<تي تس<اهم إن تم مقاربته<ا‬
‫بشكل صحيح في التفريق بين المؤسسات العادية والمؤسسات المتميزة والتي تسعى إلى تحقي<<ق أه<<دافها وإرض<<اء‬
‫متلقي الخدمة‪.‬‬
‫إن االهتمام بتكنولوجي<<ا المك<<اتب الحديث<<ة في تط<وير< األعم<ال يه<<دف إلى تحس<<ين األداء ال<<وظيفي من خالل‬
‫إنجاز األعمال بسرعة ودقة متناهية وبتكلفة أقل‪ ،‬بحيث يكون مردود< التدريب على اس<<تخدام التكنولوجي<ا< وأثره<<ا‬
‫على األداء والتعرف على جودة البرمجيات المستخدمة إلدارة المك<<اتب وتحس<<ين وتط<<وير األعم<<ال المكتبي<<ة بم<<ا‬
‫يتواف< مع التكنولوجيا< الحديثة للهواتف الذكية والفاكس والماسح الضوئي وغيرها‪..‬‬

‫الهدف العام‬
‫يهدف دبلوم< السكرتارية وإدارة المكاتب إلى اكس<<اب المش<<اركين المه<<ارات المتقدم<<ة ال<<تي تمكنهم من‬ ‫‪o‬‬
‫أداء واجباتهم< ومسؤولياتهم< في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية‪ ،‬بما في ذلك التدريب‬
‫على أعمال السكرتارية اإللكترونية والتواصل الفعال وإدارة الوقت وحفظ المعلومات بطريقة منظم<<ة‬
‫يسهل الرجوع إليها عند الحاجة‪.‬‬

‫أهداف تفصيلية‪:‬‬
‫التعرف على مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها ‪.‬‬ ‫‪o‬‬

‫‪2|Page‬‬
‫التعري <ف< ب<<المفهوم الح<<ديث للعم<<ل المكت<<بي واإلدارة المكتبي<<ة م<<ع الترك<<يز على توض<<يح الواجب<<ات‬ ‫‪o‬‬
‫والمسؤوليات والمهام< األساسية لمديري< المكاتب‪. ‬‬
‫صقل المهارات اإلدارية والسلوكية باألسلوب الذي يرفع من فعالية األداء لألعمال المكتبية وتزويدهم<‬ ‫‪o‬‬
‫بأحدث الوسائل واألساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفني<<ة واإلداري<<ة‬
‫على استخدامها<‬
‫االطالع على األساليب الحديثة في السكرتارية وتنمية مهارات السكرتير الخاص‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫القدرة على استخدام الحاسوب والتطبيقات< المكتبية والتعامل مع البرامج الحديثة‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫التعرف على عمليات تنظيم< العم<<ل المكت<<بي والمواعي<<د وال<<وقت وت<<رتيب< األعم<<ال حس<<ب األولوي<<ات‬ ‫‪o‬‬
‫وإعداد جدول األعمال وكتابة التقارير‪.‬‬
‫التعرف على مفهوم السكرتارية اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫التعرف على األرشفة اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪o‬‬
‫اكتساب مهارات االتصال والتعامل مع اآلخرين وضغوط العمل في مك<<اتب الس<<كرتارية وف<<ق قواع<<د‬ ‫‪o‬‬
‫السلوك اإلنساني< الراقي‪.‬‬

‫تجهيزات خاصة بالتدريب‪:‬‬

‫(شاشة عرض تلفزيونية – سبورة دفاتر فليب شارت – علبتين أقالم ملونه للسبورة ‪ 4‬ألوان– أوراق‬ ‫‪o‬‬
‫ملونة كرتونية ‪ 4‬ألوان ‪ -‬دفاتر< وأقالم جاف<<ة وأقالم< رص<<اص للمت<<دربين – مالزم البرن<<امج – أجه<<زة‬
‫كمبيوتر بعدد المتدربين)‬

‫محتويات الدبلوم ‪:‬‬

‫السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب‬
‫☺ العملية اإلدارية والمكتبية‬
‫مهام ومسؤوليات< وسمات مدير المكتب‪ ،‬والمساعد اإلداري والسكرتير التنفيذي‪.‬‬ ‫☺‬
‫مهارات االتصال‬ ‫☺‬
‫إدارة الوقت وتحديد األوليات‬ ‫☺‬
‫تنظيم االجتماعات وتنظيم السفريات‬ ‫☺‬
‫التعامل مع المكالمات الهاتفية ومع الزائرين‬ ‫☺‬
‫البيئة المادية في المكتب الحديث‬ ‫☺‬
‫المراسالت والتقارير والمذكرات< الداخلية‬ ‫☺‬
‫التجهيزات والتقنيات المكتبية‬ ‫☺‬
‫أدلة العمل واإلجراءات المكتبية‬ ‫☺‬
‫السكرتارية اإللكترونية‬
‫☺ االتجاهات الحديثة في السكرتارية‬
‫أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية‬ ‫☺‬
‫إعداد المراسالت والتقارير بالحاسب اآللي‬ ‫☺‬
‫عرض المعلومات بالحاسب اآللي‬ ‫☺‬
‫تنظيم معلومات األشخاص إلكترونيا‬ ‫☺‬

‫‪3|Page‬‬
 ‫تنظيم االجتماعات إلكترونيا‬ ‫☺‬
‫تنظيم المحفوظات والوثائق< الكترونيا<‬ ‫☺‬
‫التنظيم اإللكتروني< للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية‬ ‫☺‬
‫االتصاالت األلكترونية (االنترنت‪ ،‬االنترانت‪ ،‬البريد اإللكتروني)‬ ‫☺‬
‫التطوير الذاتي للمساعدين اإلداريين وفن االتيكيت‬
‫☺ مفهوم فن االتيكيت ‪ ،‬قواعده‪ ،‬وأهميته في مهام السكرتارية‬
‫العمل بدون إشراف والتطوير< الذاتي‬ ‫☺‬
‫تنمية المفاهيم واتجاهات اإليجابية‬ ‫☺‬
‫مهارات استخدام الهاتف‬ ‫☺‬
‫األساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق‬
‫☺ أهمية االتصاالت المكتبية وحفظ الوثائق‬
‫خصائص موظفي الحفظ‬ ‫☺‬
‫التعامل مع االتصاالت المكتبية‬ ‫☺‬
‫نشأة ودورة الوثائق<‬ ‫☺‬
‫نظم اإلشراف على المحفوظات‬ ‫☺‬
‫التصنيف والترميز والفهرسة‬ ‫☺‬
‫استخدام الحاسب في األرشفة‬ ‫☺‬
‫حفظ واسترجاع المراسالت والوثائق<‬ ‫☺‬
‫فرز وترحيل وإتالف< المحفوظات‬ ‫☺‬
‫التقنيات واألجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ واالسترجاع‬ ‫☺‬
‫إعداد التقارير والمراسالت‬
‫☺ مفهوم المراسالت والتقارير وأنواعها‬
‫أهمية التقارير لإلدارة‬ ‫☺‬
‫القدرات والمهارات الالزمة لتنمية الكتابة والقراءة‬ ‫☺‬
‫خصائص وإجراء التقرير الجيد‬ ‫☺‬
‫أسلوب كتابة المراسالت والتقارير‬ ‫☺‬
‫األشكال التوضيحية في التقارير<‬ ‫☺‬
‫الحاسب اآللي وإخراج المراسالت والتقارير‬ ‫☺‬
‫األخطاء الشائعة في كتابة المراسالت والتقارير‬ ‫☺‬
‫المراسالت التجارية باللغة العربية واإلنجليزية‬ ‫☺‬
‫مهارات السكرتارية الحديثة‬
‫☺ دور المساعد اإلداري< في المنشأة‪ ،‬وسماته‬
‫إعداد جدول األعمال ومحضر االجتماع وتنظيم السفريات‬ ‫☺‬
‫تنظيم العمل المكتبي‪ :‬المواعيد‪ ،‬الوقت‪ ،‬ترتيب األعمال حسب األولويات‬ ‫☺‬

‫‪4|Page‬‬
 ‫التعامل مع اآلخرين‪ ،‬وضغوط< العمل في مكاتب السكرتارية‬ ‫☺‬
‫تبسيط إجراءات العمل المكتبي‪ ،‬واالستخدام الفعال للهاتف‬ ‫☺‬
‫السكرتارية اإللكترونية‬ ‫☺‬
‫استخدام األجهزة والبرامج واألدوات< المكتبية الحديثة‬ ‫☺‬
‫السكرتير القائد وقدرات حل المشكالت‬
‫☺ تطوير مهارات حل المشكالت واتخاذ القرارات‬
‫مهارات إدارة فريق السكرتاريا‬ ‫☺‬
‫مهارات التعلم مع التغيير ودعم العمل اإلداري<‬ ‫☺‬
‫توزيع المهام وإدارة شؤون السكرتاريا‬ ‫☺‬
‫المهارات الالزمة لمتابعة أعمال السكرتاريا< والضغط‬ ‫☺‬
‫مهارات الطباعة باللمس (عربي‪ ،‬إنجليزي)‬

‫منهجية التدريب‪:‬‬
‫ورش عمل ومحاكاة لوظيفة السكرتارية وذلك باستخدام االستراتيجيات واألساليب الحديثة في التدريب منها‪:‬‬
‫☺ التعليم التعاوني‬
‫التعليم اإللكتروني<‬ ‫☺‬
‫العصف الذهني‬ ‫☺‬
‫الزيارات الميدانية‬ ‫☺‬
‫استخدام استراتيجيات< التعليم النشط المعتمد على المشاركة واالبتكار<‬ ‫☺‬
‫استخدام أساليب تمثيل األدوار‪ ،‬سلة القرارات‪ ،‬دراسة الحالة‪.‬‬ ‫☺‬

‫المخرجات المتوقعة‪:‬‬
‫بعد االنتهاء من الدبلوم وبمشاركة ممتازة من قبل المتدرب سيتمكن من ‪:‬‬
‫☺ اكتساب مهارات احترافية جديدة في إدارة المكاتب‪.‬‬
‫تكوين شخصية تتناسب مع متطلبات الحياة المعاصرة في مجال السكرتارية التنفيذية والتعامل مع‬ ‫☺‬
‫االنماط المختلفة من الناس‪.‬‬
‫التعامل باحترافية مع الوسائل واألجهزة المستخدمة في مجال السكرتارية التنفيذية وإدارةالمكاتب‪.‬‬ ‫☺‬
‫امتالك صفة القيادة والقدرة على حل المشكالت واتخاذ القرارات المناسبة وإدارة ضغوط العمل‪.‬‬ ‫☺‬
‫فرص جديدة في الحصول على وظيفة ‪.‬‬ ‫☺‬

‫‪5|Page‬‬