СХВАЛЕНО

Рішення науково-методичної ради

відділу освіти Богуславської РДА
Протокол від 18.12.2008 р. №6

Рекомендації до ведення книг і журналів

у навчальному закладі

1. Перелік обов’язкової ділової документації

1. Матеріали державної атестації загальноосвітнього навчального закладу.
2. Свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу.
3. Матеріал державної підсумкової атестації учнів (вихованців).
4. Статут загальноосвітнього навчального закладу.
5. Довідка з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України.
6. Свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи (навчального закладу).
7. Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов’язаної з наданням професії
8. Книга наказів основної діяльності.
9. Книга наказів з кадрових питань.
10. Книга обліку руху учнів.
11. Алфавітна книга запису учнів.
12. Журнали обліку вхідного і вихідного листування.
13. Книга протоколів засідань педагогічної ради.
14. Книга обліку педагогічних працівників.
15. Книга обліку трудових книжок працівників.
16. Книга обліку і видачі свідоцтв та бланків додатків про базову загальну середню
освіту.
17. Книга обліку і видачі атестатів та бланків додатків про повну загальну середню
освіту.
18. Книга обліку і видачі похвальних листів і похвальних грамот.
19. Книга обліку наслідків внутрішкільного контролю (ведуть директор та його
заступники).
20. Книга протоколів загальних зборів (конференцій) колективу загальноосвітнього
навчального закладу.
21. Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу.
22. Книги протоколів піклувальної ради, батьківського комітету та учнівського
комітету (якщо такі створені).
23. Класні журнали (1-4 класи, 5-9 класи, 10-12 класи).
24. Журнали груп продовженого дня.
25. Журнали обліку пропущених і заміщених уроків.
26. Журнали обліку роботи гуртка, факультативу, секції тощо.
27. Журнал обліку звернень та заяв громадян.
28. Контрольно-візитаційна книга.
29. Особові справи та медичні картки учнів..
30. Табелі успішності учнів.
31. План роботи на поточний навчальний рік.
32. Перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового
забезпечення та навчально-виховного процесу загальноосвітнього навчального
закладу.
33. Навчальні плани та навчальні програми.
34. Атестаційні матеріали педагогічних працівників.
35. Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.
36. Учнівські квитки для учнів 1-4, 5-9 та 10-12 класів.
37. Статистична звітність (форми ЗНЗ-1, ЗНЗ-2, 83-РВК, 77-РВК зі списками дітей
шкільного віку, звіт з працевлаштування випускників 9,11 кл., соціальний паспорт
зі списками ) ведеться відповідно до вимог та рекомендацій органів державної
статистики.
38. Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки
ведеться відповідно до вимог Кодексу Законів України про працю, нормативно-
правових актів Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства
освіти і науки України.
39. Конституція України, Закони України "Про освіту" та "Про загальну середню
освіту".
40. Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки України та
місцевих органів управління освітою з питань організації навчально-виховного
процесу у загальноосвітніх навчальних закладах.
41. Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.
42. Акти державного інспектування загальноосвітнього навчального закладу.
43. Трудові книжки працівників ведуться відповідно до Інструкції про порядок
ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (наказ
Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 року №58).
44. При необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві органи управління
освітою можуть встановлювати додаткову відомчу звітність, інформацію
(одноразову або постійну).
45. Розклад уроків для учнів 1-4 класів та 5-11(12) класів.
46. Графік роботи гуртків, секцій, об"єднань тощо.
47. Графік проведення позакласних заходів.
48. Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-
виховних закладів України.
49. Наочність з Правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.

2. Термін зберігання ділової документації

№ Назва документа Термін зберігання

1 Книга обліку й видачі свідоцтв про базову 75 років

середню освіту
2 Книга обліку й видачі атестатів про повну 75 років
загальну середню освіту
3 Книга наказів з основної діяльності 50 років
4 Книга наказів з кадрових питань 50 років
5 Алфавітна книга запису учнів 50 років
6 Книга обліку педагогічних працівників 50 років
 7 Книга обліку трудових книжок працівників 50 років
8 Книга протоколів засідання педагогічної ради 25 років
9 Книга обліку й видачі похвальних листів і 25 років
похвальних грамот
10 Класні журнали випускних класів 10 років
11 Контрольно-візитаційна книга 10 років
12 Класні журнали 5 років
13 Журнали груп продовженого дня 5 років
14 Журнали обліку пропущених і заміщених уроків 5 років
15 Особові справи учнів 5 років (після
закінчення учнями
школи)
16 Журнали обліку вхідного і вихідного 5 років
листування
17 Атестаційні матеріали педагогічних працівників 5 років
18 Книга записів результатів внутрішкільного 5 років
контролю
19 Акти перевірок (різні) 5 років
20 Матеріали державної підсумкової атестації 3 роки
учнів(вихованців) випускних класів (письмові
роботи, протоколи)
21 Контрольні роботи учнів 1 рік
22 Статистична звітність Відповідно до вимог
держстандарту
23 Інвентарна книга бібліотечного фонду До ліквідації закладу

3. рекомендації до ведення книги обліку видачі похвальних листів і похвальних

грамот
1. Книга обліку видачі похвальних листів і похвальних грамот ведеться в кожній
загальноосвітній школі.
2. Облік видачі похвальних листів "За високі досягнення у навчанні" і похвальних
грамот "За особливі досягнення у вивченні окремих предметів" ведеться окремо.
3. Книга пронумеровується, прошнуровується і скріплюється підписом директора
школи та печаткою.
4. Всі записи в книзі обліку похвальних листів і похвальних грамот повинні вестись
чітко, акуратно, кульковою чорною ручкою .
3.1Титульна сторінка.
Міністерство освіти і науки України
Книга
Обліку й видачі похвальних листів і похвальних
грамот

____________________
(назва школи)
____________________
(міста,села)
____________________
(району)
____________________
(області)

Почато _______ 20__ р.

Закінчено _______ 20__ р.

3.2 Перша сторінка.

№ Прізвище, ім'я та по Який клас Рік, місяць і число Розписка про

батькові нагородженого закінчив одержання одержання
нагороди, підстава нагороди
4. Рекомендації до ведення алфавітної книги запису учнів

1. Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожній школі.

2. В книгу записуються всі учні школи.
3. Щороку список поповнюється записом учнів нового прийому. Учні в список
записуються в алфавітному порядку, незалежно від класів, у яких вони
навчаються.
4. Для кожної літери алфавіту відводяться окремі сторінки, і по кожній ведеться
своя порядкова нумерація. Порядковий номер запису учня в книзі одночасно є
номером його особової справи. На особовій справі учня цей номер
проставляється у вигляді дробу.
Наприклад, № В/13 означає, що учень занесений в алфавітну книгу на літеру В
під номером 13.
5. З особливою ретельністю потрібно вести записи про вибуття учнів з школи.
Вибувшими вважаються учні, які закінчили школу, переїхали на нове місце
проживання, перейшли до іншої школи або учбового закладу, а також
виключені з школи. Тимчасове припинення навчання (напр. по хворобі) в
алфавітній книзі не відмічається.
Вибуття учня оформляється наказом директора школи з зазначенням причини
вибуття. Одночасно в графу 20 алфавітної книги заносяться номер і дата наказу,
а в графі 22 точно вказується причина вибуття. Якщо раніше вибувший учень,
вибуття якого оформлене наказом, знову повернувся до школи, то дані про
нього записуються як на новоприбувшого, при цьому дата повернення учня з
поміткою "поверн." Записується в графу "Дата вступу до школи".
6. При використанні всіх сторінок алфавітної книги на ту чи іншу літеру
продовження записів проводиться в новій книзі в порядку наступних номерів по
кожній літері.
7. Всі записи в алфавітній книзі повинні вестись чітко, акуратно, кульковою
ручкою чорного кольору. Виправлення в книзі скріплюються підписом
директора школи.
8. На початку і в кінці навчального року в першому розділі книги підводяться
підсумки руху учнів по кожній літері і зведені дані заносяться в другий розділ.
На початок начального року (05.09) записуються дані про прибуття і вибуття
учнів за час літніх канікул, а на кінець навчального року - прибуття і вибуття
учнів з 05.09 - до кінця навчального року, включаючи державну атестацію.
9. Книга повинна бути прошнурована, пронумерована по сторінках і скріплена
підписом директора та печаткою школи. Вона є документом суворої звітності і
зберігається у директора школи.

4.1 Титульна сторінка

Міністерство освіти і науки України
Алфавітна книга запису учнів

____________________
(назва школи)
____________________
(міста,села)
____________________
(району)
____________________
(області)

Почато _______ 20 р.
Закінчено _______ 20 р.
 4.2 Перша сторінка
№ Прізвище,ім'я Рік

Домашня адреса
Дата вступу до

До якого класу
по батькові місяць і

Рідна мова

вступив
школи
Стать
учня число
народжен
ня
1 2 3 4 5 6 7 8

4.3 Друга сторінка

В якому класі навчається

З якого класу
вибув, дата
20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__

20__/__
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
вибув(область,

вибуття (в.т.ч.
Дата і номер

район, школа)
наказу про

Відмітка про
вибуття

закінчення
Причина

особової
школи)

видачу

справи
Куди

22 23 24 25

5. Рекомендації до ведення книги обліку бланків і видачі свідоцтв та бланків

додатків про базову загальну середню освіту
1. Книга обліку бланків і видачі свідоцтв та бланків додатків про базову загальну
середню освіту ведеться у кожному загальноосвітньому закладі І-ІІ та І-ІІІ
ступенів.
2. У першій частині книги окремо облікується кількість одержаних і виданих бланків
свідоцтв про базову загальну середню освіту із зазначенням їх номерів
звичайного зразка та додатків про базову загальну середню освіту.
3. Залишок чистих бланків свідоцтв, а також зіпсовані бланки з зазначенням їх
номерів здаються до відділу освіти, про що школою у книзі робляться відповідні
записи і ставиться підпис начальника відділу освіти або спеціаліста відділу.
4. Підставою для видачі свідоцтв про базову загальну середню освіту є рішення
педагогічної ради загальноосвітнього навчального закладу та наказ директора;
дата і номер протоколу педагогічної ради та наказу проставляються в книзі.
5. У другій частині книги записуються повні відомості про випускників, які
закінчили загальноосвітній навчальний заклад. Рік випуску учнів вказується
посередині розгортки книги перед записами прізвищ, імен і по батькові учнів
даного випуску.
6. Запис про видачу дубліката свідоцтва про базову загальну середню освіту
проводиться в цій книзі під черговим номером, де у графах 4-25 включно
робляться записи такого змісту: "Дублікат замість загубленого оригіналу № _____
виданого______(число)______(місяць) 200___ року,
одержав________(число)______(місяць) ____20____року", а вище, у рядку 2,
робиться відмітка про видачу дубліката №_____.
7. Запис про видачу свідоцтва про освіту учням-екстернам заноситься в цю ж книгу з
позначенням в графі "Рік вступу в дану школу" - "екстерн".
8. У кінці списку всіх осіб, що закінчили 9 класів в даному році, повинні бути
підписи директора школи та класного керівника, скріплені печаткою.
Книга нумерується по сторінках, прошнуровується і скріплюється підписами
начальника та спеціаліста відділу і печаткою відділу освіти. Вона є документом
суворої звітності відповідно до Інструкції з ведення ділової документації у
загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, згідно з наказом Міністерства
освіти і науки України №240 від 23.06.2000 року
9. Всі записи у книзі обліку бланків і видачі свідоцтв та додатків про базову загальну
середню освіту повинні вестись чітко, охайно, кульковою ручкою чорного
 кольору. В окремих випадках, як виняток, виправлення в книзі підписуються
директором школи і скріплюються печаткою.

6. Рекомендації до ведення книги обліку видачі атестатів та бланків додатків

про повну загальну середню освіту, відзнак за досягнення у навчанні (
золотих і срібних медалей)

1. Книга обліку видачі атестатів та бланків додатків про повну загальну середню
освіту, відзнак за досягнення у навчанні ( золотих і срібних медалей) ведеться у
кожному загальноосвітньому навчальному закладі І-ІІІ ступенів.
2. У першій частині книги окремо обліковується кількість одержаних і виданих
атестатів та бланків додатків про повну загальну середню освіту із зазначенням їх
номерів звичайного зразка і атестатів про повну загальну середню освіту
особливого зразка для осіб, які закінчили школу із срібною або золотою медаллю.
3. Зіпсовані бланки додатків із зазначеними номерами здаються до відділу освіти.
Про здачу бланків додатків загальноосвітнім навчальним закладом у книзі
робляться відповідні записи і ставиться підпис начальника або спеціаліста відділу
освіти.
4. Підставою для видачі атестатів про повну загальну середню освіту є рішення
педагогічної ради школи та наказ директора, дата і номер протоколу та наказу
проставляються у книзі.
5. У другій частині книги записуються повні дані про учнів, які закінчили
загальноосвітній навчальний заклад І-ІІІ ступенів.
6. Рік випуску учнів вказується посередині розгортки книги перед записами
прізвищ, імен та по батькові учнів даного випуску. Особа, яка одержала атестат
особливого зразка, повинна записати у графі 37 "Атестат особливого зразка
одержав(ла). (Прізвище, ім"я, число, місяць, рік)".
7. Реєстрація видачі дубліката атестата про повну загальну середню освіту робиться
в цій же книзі під наступним номером, де графи 4-32 включно використовуються
для запису такого тексту:
 "Дублікат взамін загубленого оригіналу № ____________, виданий
_________числа ______ місяця, 20____ року, одержав _____ числа _____ місяця 20
___року, а вище, у рядку 2, робиться відмітка про видачу дубліката №_____.
8. Запис про видачу атестата про середню освіту екстернам заноситься в цю ж книгу
з позначенням у графі "Рік вступу до даної школи " - "екстерн".
9. У кінці списку всіх учнів, що закінчили школу в даному році, повинні бути
підписи директора школи та класного керівника, скріплені печаткою.
10.До третьої частини книги заносяться записи про видачу учням золотих і срібних
медалей. Рік вручення медалей вказується посередині сторінки перед записами
прізвищ, імен та по батькові учнів даного випуску. Нагороджені особи
розписуються про одержання медалей.
Книга пронумеровується, прошнуровується і скріплюється підписами начальника
та головного спеціаліста відділу освіти, директора школи і печатками відділу
освіти і школи. Вона є документом суворої звітності відповідно до Інструкції з
ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів,
затвердженої наказом Міністерства освіти і науки України №240 від 23.06.2000
року.
11.Всі записи в книзі обліку видачі атестатів та бланків додатків про повну загальну
середню освіту, відзнак за досягнення у навчанні ( золотих і срібних медалей)
повинні вестись чітко, акуратно, кульковою ручкою чорного кольору.
Виправлення в книзі не дозволяються.