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Guia Metodológica de
DIGITALIZACIÓN E14 Versión 01
Nombre del Proyecto: Auditoría externa para los procesos electorales a llevarse a cabo en los años
2021 y 2022
Contrato de: Registraduría Nacional del Estado Civil
Título: Guía Metodológica de DIGITALIZACIÓN E14 _Cumplimiento

Lugar CENTRO Nacional

DE CONTROL Ciudad/Dpto.

Delegado RNEC Contratista

(Nom/Ape)
Fecha / Hora Auditor(nom/ape)

Código de la Guía GA_008_2021 Guía Metodológica de DIGITALIZACIÓN E14 _

Cumplimiento
Actividad en la que se aplica Auditoria a la Digitalización E-14

1. OBJETIVO DE LA REVISION Y MATERIA A EXAMINAR.

Mediante la aplicación de esta guía de auditoria se valida y verifica la disponibilidad de los recursos de
hardware y software asignados al proceso de digitalización , así como la verificación de la funcionalidad
, operación y aplicación de los procedimientos del servicio de recepción , digitalización y transmisión al
Data Center de Digitalización de las actas E-14 de jurados de votación

2. DEFINICION DE TERMINOS.

E14 ó Acta de escrutinio: Es el documento oficial en el cual se registra la votación de cada uno de los partidos
y/o candidatos.

Centro de Acopio de Digitalización (CAD) o Puntos de Digitalización (PD): Centro de Cómputo donde se
recopilan todas las Actas E-14 para escanearlas y obtener las respectivas imágenes digitales

División Político Electoral - Divipol: Es el conjunto de instalaciones públicas y privadas empleadas para la
realización de la jornada de votación y los escrutinios de mesa, y que reflejan la organización del territorio con
propósitos electorales según departamento, municipio, zona (cabecera municipal, puesto censo, corregimiento,
cárcel) localidad o comuna, puesto y mesa.

Data center: Centro de Datos donde se implementa una solución tecnológica

Auditoría: Es un examen crítico, sistemático y detallado a la solución informática ofrecida por un contratista para
el procesamiento electrónico de datos electorales de preconteo.

Claveros: Los claveros son las personas designadas por la ley encargadas de recibir e introducir en el arca
electoral los pliegos electorales y de custodiar y velar por su seguridad.

Digitalización de documentos: Es la representación de un documento (FRT, E-11, E-14, E-23, E-24, E-26,
AGE) del proceso electoral en una imagen digital para su almacenamiento y tratamiento. La imagen digital se
obtiene de emplear dispositivos tecnológicos como escáneres, dispositivos ópticos y cámaras fotográficas, entre
otros.
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Contrato de: Registraduría Nacional del Estado Civil
Título: Guía Metodológica de DIGITALIZACIÓN E14 _Cumplimiento

Corporación o corporaciones: En el presente documento hace(n) referencia al tipo de elección, es decir,

Consejo de Juventudes, Congreso (senado, Cámara), presidente y vicepresidente.

Datos Electorales: Corresponde a la votación obtenida por cada candidato, lista de candidatos, partidos, votos
en blanco, votos nulos y no marcados, registrados por los jurados de votación en las Acta de Escrutinio de Mesa
(E14).

3. LISTA DE CHEQUEO

3.1. CAPITULO XII - Servicio de recolección, digitalización, transmisión, publicación en la web y el

proceso de interpretación y verificación de las imágenes de las actas de jurado de votación E-14 con
destino a delegados.

El servicio de digitalización de actas de escrutinio de jurados de votación E-14 ejemplar con destino a delegados,
es el proceso mediante el cual una vez son recibidas las actas E-14 del proceso de Recolección en los Centros de
Acopio Digitalización (CAD) o en los Puestos de Digitalización (PD), se realiza la digitalización, transmisión,
publicación en la WEB, interpretación y verificación (Senado y Presidente) con el fin de que permitan a los
candidatos, partidos y/o movimientos políticos, autoridades, entes de control y público en general consultar de una
manera rápida y sencilla la información requerida.

CUMPLE REF
Nro. REQUERIMIENTO
SI NO N/A P/T
3.1. ALCANCE DEL SERVICIO
Para la prestación del servicio de recolección de las actas de escrutinio de jurado de votación E-14 ejemplar con destino a
delegados, en cada uno de los puestos de votación a nivel nacional, se deberá:
Se deberá prestar un servicio de solución integral que cumpla con los
requerimientos del proceso electoral: digitalización, transmisión, publicación en
la WEB, interpretación y verificación de las imágenes de las actas de Escrutinio
3.1.1 de jurados de votación E-14 ejemplar con destino a delegados, en los tiempos y
condiciones establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para las
elecciones de Congreso de la República y fórmula Presidencial, a celebrarse el
13 de marzo de 2022 y el 29 de mayo de 2022, respectivamente.
Durante las diferentes fases del proceso se debe cumplir con las garantías del
servicio que facilite la ejecución de cada una de ellas manejando altos
3.1.2
estándares de calidad y cumplimiento. Dichas etapas deben ser desarrolladas
por un equipo logístico y técnico calificado.
El alcance de este servicio incluye las siguientes actividades que deberá realizar:
Digitalizar las actas de jurados de votación E-14 de Delegados en los Puestos de
Digitalización (PD) y en los Centros de Acopio de Digitalización (CAD), La
cantidad y ubicación de los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) y de los
3.1.3
puestos de digitalización (PD) a instalar, deberán garantizar el cumplimiento de
las metas establecidas en el presente documento y los lineamientos establecidos
por la RNEC.
3.1.4 Transmitir en forma segura y ágil las imágenes de las actas E-14 de delegados
Publicar en un sitio WEB las imágenes de las actas E-14 con destino a
delegados, para que puedan ser consultadas por los candidatos, partidos y/o
movimientos políticos, autoridades, entes de control y público en general, dentro
3.1.5
del alcance de este item se encuentra las actas E14 de delegados generadas en
las mesas de votación que cuentan con los dispositivos del proceso de biometría
en mesa.
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CUMPLE REF
Nro. REQUERIMIENTO
SI NO N/A P/T
Realizar el proceso de interpretación de las imágenes de las actas de jurado de
votación E-14 con destino a delegados, así como la verificación y control de
3.1.6
calidad a los datos interpretados para dar continuidad al procesamiento,
validación y consolidación de la votación por departamentos.
Entregar en forma inventariada a los respectivos Registradores Distritales y/o
3.1.7 Delegados Departamentales las actas E-14 con destino a delegados recibidas,
una vez finalice el proceso de digitalización.
3.2. DESCRIPCION DEL SERVICIO
El Proceso de digitalización inicia en el momento en que las actas de jurado de votación E-14 de delegados son entregadas
por el proceso de recolección E14 al personal de recepción de digitalización, bien sea en los Centros de Acopio de
Digitalización (CAD) o en los puestos de digitalización (PD), de acuerdo con el modelo de operación definido.
Recepción – Se inicia desde el momento en que el personal de recolección E-14
hace entrega de las actas de escrutinio de jurados E-14 Delegados a los
3.2.1 receptores de digitalización para iniciar su procesamiento en los Centros de
Acopio de Digitalización (CAD) o en los Puestos de Digitalización (PD)
respectivos
Alistamiento - Se retiran ganchos de las actas E-14 con destino a delegados y
3.2.2
se prepara el material para ser digitalizado
Digitalización de imágenes – Se deben pasar las actas E-14 delegados a
través de un escáner generando una imagen fiel copia del documento original
3.2.3
mediante la utilización de un software de escaneo especializado, En esta etapa
del proceso se debe verificar la completitud del documento.
Transmisión y publicación – Se debe a través de un software realizar la
verificación de la cantidad de imágenes Vs el número de imágenes esperadas,
garantizando la transmisión de las imágenes de las actas E-14 de delegados de
3.2.4
todas las mesas de votación de los municipios, corregimientos e inspecciones de
policía del país, incluyendo las imágenes generadas en las mesas de votación
que cuenten con dispositivos del proceso de Biometría en mesa.
Las imágenes deben ser encriptadas y transferidas al sistema en forma
3.2.5
automática, para su publicación en la página web designada por la RNEC.
Interpretación y reconocimiento de las actas E-14 de delegados - Se debe
realizar el reconocimiento a través de tecnología ICR, OCR u OMR de las actas
de jurados de votación E-14 con destino a Delegados sobre los campos:
identificación de la mesa (Código QR) y corporación; total sufragantes, total
3.2.6
votos, total votos incinerados, votos solo por el partido, votos por los candidatos,
votos por los promotores de voto en blanco, votos en blanco, votos no marcados,
votos nulos, y total de la votación, correspondientes a la totalidad de la mesas de
votación instaladas.
Archivo de Actas E-14 de delegados - Una vez digitalizadas las actas E-14
3.2.7 delegados, se debe proceder con la clasificación y archivo de las mismas según
Divipole entregada por la RNEC.
3.3. INFRAESTRUCTURA FISICA
En los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) y Puestos de Digitalización (PD), Para la prestación del servicio, se
deberá:
Disponer de Centros de Acopio de Digitalización (CAD) y de puestos de
Digitalización (PD) en los municipios Zonificados y en municipios no Zonificados,
3.3.1
que le permitan cumplir con las metas de digitalización de las actas E-14 con
destino a delegados establecidas por la RNEC.
Garantizar que en cada uno de los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) y
en los puestos de digitalización (PD) se realicen los procesos de recepción,
3.3.2
alistamiento, digitalización, transmisión y publicación de las imágenes de las
actas E-14 de delegados.
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CUMPLE REF
Nro. REQUERIMIENTO
SI NO N/A P/T
Garantizar un área mínima en los Centros de Acopio de Digitalización CAD,
equivalente a dos (2) metros cuadrados por cada estación de trabajo a instalar,
3.3.3
se debe tener en cuenta que las estaciones de trabajo incluyen las áreas de
recepción, alistamiento, digitalización, archivo y comunicaciones.
Ubicar los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) dentro del perímetro
3.3.4 urbano, con accesibilidad a los servicios de telecomunicaciones (Red externa
primaria de telefonía pública y móvil).
Nota 1: El proveedor no podrá instalar los Centros de Acopio de Digitalización
3.3.5 (CAD), en las sedes de las Registradurías o Delegaciones Departamentales, ni
CRT´s, sin la previa autorización de la Supervisión del Contrato.
Nota 2: Una vez aprobada la ubicación de los CAD por parte de la RNEC, estos
3.3.6 solo podrán ser reubicados en casos de fuerza mayor o casos fortuitos
debidamente justificados.
Instalar en cada uno de los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) y en los
puestos de digitalización (PD), la infraestructura física, logística, eléctrica
3.3.7 necesaria para la ejecución de este proceso. En las sedes en donde se requieran
adelantar acometidas eléctricas y de datos necesarias para el desarrollo del
proceso, estas deberán ser asumidas por el proveedor.
Garantizar que en los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) las acometidas
3.3.8 eléctricas se encuentren en perfecto estado y con la capacidad suficiente para
soportar la infraestructura ofrecida a plena carga.
Contar en los CAD con las UPS necesarias para garantizar una autonomía
mínima de diez (10) minutos, que permita la continuidad a plena carga de cada
3.3.9
una de las estaciones de digitalización y equipos de comunicación mientras entra
en operación la planta eléctrica.
h.     Disponer de una (1) planta eléctrica con transferencia automática o manual
en cada uno de los CAD con capacidad suficiente para soportar las estaciones
de digitalización, equipos de comunicaciones, aires acondicionados y alumbrado,
3.3.10
operando a plena carga y será responsabilidad del proveedor garantizar su
correcto funcionamiento, mantenimiento y el suministro de los consumibles y
lubricantes que ésta requiera.
i.       Garantizar que el cableado estructurado de las redes de datos se encuentre
3.3.11
en perfecto estado.
j.       Garantizar las condiciones ambientales necesarias en los CAD (instalación
3.3.12
de aires acondicionados cuando se requieran).
k.      Contar en los CAD con las condiciones adecuadas en lo referente a
3.3.13 organización, demarcación, seguridad física, acceso, sistema de seguridad
industrial y sanidad ambiental.
La ubicación de las instalaciones locativas para el funcionamiento de los Centros
3.3.14 de Acopio de digitalización CAD, deberán ser aprobadas previamente por la
Supervisión
3.4. CONTINGENCIA EN LA DIGITALIZACIÓN DE LAS ACTAS E-14 DE DELEGADOS
Para la prestación del servicio se deberá disponer de un (1) Plan de Contingencia para atender las diferentes situaciones
que alteren el normal funcionamiento del servicio. Este Plan debe garantizar que seguirá digitalizando y transmitiendo las
respectivas imágenes.
A Nivel de los Centros de Acopio de Digitalización (CAD), se deberá:
Garantizar la disponibilidad de canales y/o medios de comunicación principal y
3.4.1
de contingencia.
Contar con un procedimiento para continuar con la digitalización de actas E-14
3.4.2
de delegados en otro Centro de Acopio de Digitalización (CAD).
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CUMPLE REF
Nro. REQUERIMIENTO
SI NO N/A P/T
Permitir la continuidad de la digitalización de las imágenes y su transmisión para
3.4.3
ser publicadas en la página web.
3.5. SEGURIDAD FISICA
Para la prestación del servicio, se deberá contar con planes de emergencia, atención médica y primeros auxilios, protocolos
contra incendios y evacuación en cada uno de los Centros de Acopio de Digitalización (CAD) y Centro de Verificación (CV),
enfocado a las normas de Seguridad Industrial. :
Sistema Contra Incendio: Los sitios para el proceso de digitalización de las
3.5.1 actas E-14 de delegados, deberán contar con los respectivos tipos de extintores
en cada una de las áreas del proceso.
Sistema de Control de Acceso: Se deberá llevar un control de la entrada del
3.5.2 personal y establecer mecanismos para su acceso a las diferentes secciones del
sitio de proceso, para lo cual cada funcionario deberá portar un carné.
Sistema de Evacuación: Se deberá fijar señalización en cada una de las
respectivas áreas, adicionalmente se deberá contar con un plan de evacuación
3.5.3 que incluya medidas de prevención de eventos y acciones para controlar
situaciones de emergencia que permitan proteger las vidas humanas y los
bienes materiales.
Bioseguridad: Se deberá implementar normas, medidas y protocolos que
3.5.4 permitan la prevención de riesgos o infecciones del personal con el fin de evitar
su contagio.
Nota: Se deberá incluir dentro del plan de emergencia de los CAD y el CV un
3.5.5 listado de teléfonos de contacto de hospitales, bomberos, Cruz Roja, Defensa
Civil, Policía y Ejército.
3.6. PLAN DE COMUNICACIÓN PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LAS ACTAS E-14 DE DELEGADOS
Se deberá incluir dentro de la solución integral, un plan de comunicaciones que permita:
Proporcionar el servicio integral de una red de comunicaciones con la debida
3.6.1 contingencia, incluyendo los servicios requeridos de gestión y seguridad del
envío de las imágenes de las actas E-14 de delegados.
Garantizar la disponibilidad de los medios de comunicación a los Centro de
Acopio de digitalización (CAD) y Puestos de Digitalización (PD) instalados en el
3.6.2
país, para el envío de imágenes de las actas E-14 de delegados. Para el caso de
los CAD estos deben estar instalados antes del simulacro.
Nota: Se deberá disponer del personal técnico especializado, capacitado para las
3.6.3 labores de soporte, operación y gestión de todos los requerimientos generados
en la ejecución del contrato.

OBSERVACIONES:

_____________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR