CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ PHÁT TRIỂN HỆ

THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
1.1.1. Khái niệm
1.1.1.1. Các hệ thống thông tin trong tổ chức
TMĐT là khái niệm liên quan mật thiết nhất trong tiến trình
phát triển của các hệ thống thông tin trong tổ chức. Các lĩnh vực
ứng dụng của TMĐT đã phát triển nhanh chóng trong những năm
gần đây. Chính vì vậy, có rất nhiều quan điểm khác nhau được đưa
ra nhằm xác định và phân loại các vấn đề cơ bản và các ứng dụng
của nó. Trong các loại tổ chức, đều có các hệ thống thông tin, nhằm
xử lý các loại thông tin khác nhau. Do đó vấn đề này là một vấn đề
rất rộng lớn và phức tạp. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là chúng ta cần
hiểu được những vấn đề cơ bản của một hệ thống thông tin trong
một tổ chức nhất định và cách thức hoạt động, truyền thông của nó
với các hệ thống liên quan khác như thế nào. Trước tiên, chúng ta
cần tìm hiểu một số khái niệm cơ bản liên quan đến vấn đề này.
1.1.1.2. Thông tin và các khái niệm liên quan
Thuật ngữ thông tin được sử dụng trong giao tiếp hàng ngày
có nhiều cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên, trong phạm vi môn học
này và các môn học liên quan đến hệ thống thông tin, ta cần phân
2
biệt chính xác khi đề cập đến khái niệm này. Điều này vô cùng
quan trọng giúp chúng ta hiểu rõ và có thể sử dụng đúng khái niệm
trong các ngữ cảnh khác nhau.
Dữ liệu: Dữ liệu là tập hợp các số liệu, các sự việc riêng rẽ
và khách quan về các sự kiện. Trong khuôn khổ doanh nghiệp, dữ
liệu là toàn bộ các tài liệu và hồ sơ có cấu trúc về các giao dịch mà
doanh nghiệp thực hiện. Dữ liệu hình thành đơn giản, cùng với thời
điểm xảy ra các sự kiện. Dữ liệu là những tài liệu, con số có cấu
trúc nhưng ở dạng thô nhất, hoàn toàn chưa qua xử lý. Nó hình
thành hoàn toàn khách quan, không phụ thuộc và liên quan đến
hoàn cảnh ngoài mối quan hệ với một số đơn vị dữ liệu khác. Dữ
liệu, bản thân nó, không nói lên bất cứ điều gì. Với một đơn vị dữ
liệu, chúng ta không thể xác định nó ra đời từ đâu, người ta truyền
đạt nó nhằm mục đích gì..., ví dụ như dữ liệu về nhiệt độ các vùng
miền trong các bản tin thời tiết, tỉ số các trận đấu thể thao. Các dữ
liệu về hoạt động kinh doanh hay các giao dịch mua bán của doanh
nghiệp cũng vậy. Chẳng hạn, như trường hợp khách hàng tới một
cửa hàng xăng dầu để đổ xăng cho chiếc ô tô của anh ta. Giao dịch
mua bán này có thể được mô tả bằng các bộ phận dữ liệu khác
nhau. Các dữ liệu này phản ánh khách hàng này đã mua bao nhiêu
xăng và đã trả bao nhiêu tiền. Nhưng dữ liệu không thể cho biết vì
sao khách hàng chọn mua tại cửa hàng đó, liệu khách hàng có quay
lại đó nữa không cũng như chúng ta không thể biết cửa hàng đó
hoạt động như thế nào, doanh nghiệp đang phát triển hay sắp phá
3
sản... Như vậy, về cơ bản, dữ liệu không xuất phát hay phù hợp với
những mục đích và nhu cầu của doanh nghiệp. Nó tồn tại bất kể
doanh nghiệp có sử dụng đến nó hay không. Tuy nhiên, nó là
"nguyên liệu" giúp doanh nghiệp thực hiện các phân tích và đưa ra
các nhận định, đánh giá... nên thường được lưu giữ thành những hệ
thống dữ liệu.
Ở các doanh nghiệp, dữ liệu thường được lưu trữ trong những
hệ thống được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn công nghệ nhất
định; và chỉ các bộ phận chức năng như tài chính, kế toán,
marketing mới được truy cập vào các hệ thống dữ liệu này. Thông
thường, các hệ thống dữ liệu trong doanh nghiệp do một bộ phận
chuyên trách quản lý gọi là bộ phận hệ thống thông tin. Bộ phận
này có nhiệm vụ đáp ứng các yêu cầu về dữ liệu của các cấp quản
lý cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Như vậy, mọi
yêu cầu về dữ liệu trong doanh nghiệp sẽ không được thực hiện
trực tiếp mà phải thông qua một trung gian. Điều này gây khó khăn
cho việc truy cập dữ liệu, làm giảm hiệu quả sử dụng dữ liệu của
doanh nghiệp. Để khắc phục vấn đề này, xu hướng hiện nay là
giảm bớt tính tập trung của dữ liệu và đảm bảo luôn sẵn dùng đối
với mọi người sử dụng, nhưng cấu trúc cơ bản của dữ liệu, cách lưu
trữ và sử dụng nó vẫn không thay đổi.
Về mặt định lượng, để đánh giá việc quản lý dữ liệu, doanh
nghiệp căn cứ vào các yếu tố cơ bản là chi phí, tốc độ và khả năng,
cụ thể: phải mất bao nhiêu tiền để thu thập hoặc truy tìm được một
4
đơn vị dữ liệu, tốc độ nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu từ hệ thống
và hệ thống đó lưu trữ được dung lượng dữ liệu là bao nhiêu. Các
tiêu chí định tính để đánh giá là sự kịp thời, sự phù hợp và sự rõ
ràng của dữ liệu: có thể truy cập dữ liệu khi ta cần tới nó hay
không, đó có đúng là thứ ta cần tìm hay không và có thể hoàn toàn
hiểu được nó hay không.
Trong kinh doanh hiện đại, nhìn chung mọi doanh nghiệp đều
cần tới dữ liệu, đều muốn lưu trữ và sử dụng nó có hiệu quả. Thậm
chí, có nhiều ngành, nhiều lĩnh vực hoạt động chủ yếu phụ thuộc
vào nó điển hình như ngân hàng, bảo hiểm, phúc lợi công cộng, các
cơ quan nhà nước và các tổ chức an ninh xã hội... Đối với những
"trung tâm thông tin tư liệu" như trên, việc lưu trữ dữ liệu được coi
là công việc quan trọng bậc nhất và việc quản lý dữ liệu hiệu quả là
yếu tố đóng vai trò quyết định sự thành công trong hoạt động của
các tổ chức này. Do đó, với các tổ chức này, hoạt động chính của
nó là thu thập thật nhiều dữ liệu về mọi giao dịch và lưu trữ lại.
Song, cũng cần lưu ý rằng, ngay cả với các "trung tâm thông tin tư
liệu" này, không phải lúc nào dữ liệu thật nhiều cũng tốt. Có những
quan điểm cho rằng, thu thập càng nhiều dữ liệu càng làm tăng tính
thực tế và có nhiều minh hoạ mang tính khoa học hơn, do đó các
quyết định đưa ra sẽ khách quan và chính xác hơn. Thực tế không
phải như vậy, vì hai lý do: thứ nhất, quá nhiều dữ liệu sẽ làm cho
công việc xử lý phức tạp hơn rất nhiều, nên việc nhận ra và hiểu
được dữ liệu thực chất cần thiết trở nên khó khăn hơn; lý do thứ hai
5
và cũng là cơ bản, đó là bản thân dữ liệu, như đã nói ở trên, hoàn
toàn không mang ý nghĩa chủ quan. Dữ liệu chỉ cho thấy một phần
của sự việc xảy ra, nó không đưa ra bất cứ sự đánh giá, giải thích
hay cơ sở của sự việc. Cho dù cơ sở đầu tiên của mọi quyết định
bao gồm dữ liệu, nhưng dữ liệu không hề cho ta biết phải làm gì,
không nói lên rằng nó có quan trọng và có phù hợp với mục đích
hay không. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là chúng ta có
thể loại bỏ nó. Không những thế, nó còn có vai trò rất quan trọng
đối với mọi doanh nghiệp, bởi vì nó là cơ sở ban đầu, là "nguyên
liệu" để tạo ra thông tin.
Thông tin: Thông tin là một dạng dữ liệu được sắp xếp và
trình bày theo những cách thức khác nhau. Để trở thành thông tin,
dữ liệu cần phải được xử lý, cho phép chúng ta có thể hiểu được
đôi chút về hoàn cảnh và tình huống mà dữ liệu xuất hiện. Các nhà
nghiên cứu về thông tin thường mô tả nó như một thông điệp dưới
hình thức một văn bản tài liệu hoặc một dạng truyền thông nghe
nhìn. Tương tự một thông điệp bất kỳ, thông tin bao giờ cũng có
người gửi và người nhận nhất định. Thông tin hàm chứa mục đích
làm thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về một vấn
đề, do đó tác động đến sự nhận xét, đánh giá và hành vi ứng xử của
người đó đối với vấn đề nói trên. Thông tin trước hết phải mang
tính chất thông báo, nhưng một thông báo chỉ có ý nghĩa diễn đạt
rõ ràng một vấn đề nào đó còn thông tin là những dữ liệu làm cho
vấn đề thay đổi. Thông tin có khả năng ảnh hưởng và định hướng
6
đối với người tiếp nhận nó, tạo ra sự thay đổi trong quan điểm cũng
như sự thấu hiểu sự việc. Hiểu như vậy có nghĩa là chính người
nhận, chứ không phải người gửi, là người quyết định một thông
điệp có đúng là thông tin hay không. Điều này chỉ đúng khi thông
điệp thực sự được truyền đến và cho người nhận biết về điều gì đó.
Chẳng hạn, một bản ghi nhớ với những câu viết lộn xộn, thiếu
mạch lạc có thể được xem là "thông tin" đối với người viết nhưng
có thể bị coi là vô nghĩa đối với người nhận. Những thông điệp loại
này hoàn toàn chỉ mang tính chất thông báo, không chủ ý làm thay
đổi những hiểu biết và quan điểm về các vấn đề.
Thông tin được trao đổi giữa các tổ chức thông qua các mạng
truyền thông "cứng" và "mềm". Mạng truyền thông "cứng" có cấu
trúc hạ tầng rõ ràng và dễ nhận biết: dây dẫn, xe giao hàng, vệ tinh,
bưu chính, địa chỉ giao nhận, hộp thư điện tử... Thông điệp được
phân phối qua mạng truyền thông cứng bao gồm các dạng như thư
tín điện tử, các thông báo chuyển bằng dịch vụ bưu điện truyền
thống, các kiện hàng chuyển bằng dịch vụ phân phối và các thông
báo được truyền qua Internet. Các mạng truyền thông "mềm"
thường không chính thống và khó nhận biết hơn. Các thông tin
được trao đổi khi hai cá nhân nói chuyện trực tiếp với nhau, hoặc
khi các cá nhân chuyển cho nhau những bức thư ngắn hay các tin
nhắn, lời chú ý là những ví dụ về mạng truyền thông "mềm" trong
một tổ chức.
Trong một tổ chức, các tiêu chuẩn đánh giá khả năng quản lý
7
thông tin chủ yếu tập trung vào sự liên kết và thực hiện giao dịch,
chẳng hạn trong tổ chức có bao nhiêu người sử dụng thư điện tử và
bao nhiêu người sử dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu? Và
số lượng thông điệp được trao đổi ở mỗi giai đoạn là bao nhiêu? Về
mặt định tính, chúng ta cũng có thể đánh giá chất lượng quản lý
thông qua khả năng cung cấp thông tin và tính hữu ích của thông
tin, cụ thể là các thông tin nhận được có mang đến cho ta những
hiểu biết chính xác và mới mẻ về vấn đề hay không? Nó có thực sự
giúp chúng ta có những nhận định đầy đủ về các tình huống và góp
phần đưa ra các quyết định giải quyết vấn đề hay không?
Để quản lý thông tin có hiệu quả, cần phân biệt rõ thông tin
và dữ liệu, cách thức để chuyển đổi dữ liệu thành thông tin. Thông
tin, theo quan điểm của Peter M. Drucker, phải mang nghĩa phù
hợp và có mục đích1. Nó không chỉ ảnh hưởng và có khả năng định
hướng đối với người nhận mà bản thân nó cũng được định hướng.
Nó được tổ chức theo những mục đích nhất định. Do vậy, dữ liệu
sẽ trở thành thông tin khi nó có thêm ý nghĩa nào đó. Chúng ta có
thể chuyển dữ liệu thành thông tin bằng cách thêm giá trị cho dữ
liệu theo nhiều cách khác nhau. Các phương pháp cơ bản để
chuyển dữ liệu thành thông tin bao gồm:
- Gắn dữ liệu với hoàn cảnh và tình huống: bằng cách này,
chúng ta có thể biết được dữ liệu được thu thập nhằm mục
đích gì

1
Peter M. Drucker,
8
 - Phân loại dữ liệu: theo cách này, chúng ta biết được các cơ sở
để phân tích dữ liệu và các yếu tố cơ bản của dữ liệu
- Phương pháp tính toán: Phân tính dữ liệu bằng toán học hoặc
bằng các công cụ thống kê.
- Hiệu chỉnh dữ liệu: loại bỏ các lỗi khỏi dữ liệu
- Tổng hợp dữ liệu: dữ liệu được tổng hợp lại thành các dạng
cô đọng và ngắn gọn.
Khi chuyển đổi dữ liệu thành thông tin, chúng ta có thể sử
dụng máy tính để thêm giá trị vào dữ liệu. Tuy nhiên, máy tính khó
có thể gắn dữ liệu với hoàn cảnh nên con người phải tự thực hiện
điều này cũng như phải tự phân loại, lựa chọn cách thức tính toán
và cô đọng, tổng hợp dữ liệu. Với sự phát triển mạnh mẽ của
CNTT, nhiều người cho rằng việc quản lý và trao đổi thông tin sẽ
ngày càng thuận tiện hơn và hiệu quả ngày càng cao hơn.
Tri thức: Tri thức là sự kết hợp của thông tin và các quy tắc
để làm thế nào sử dụng được các thông tin đó. Tri thức “đúng”
cung cấp cho cá nhân hoặc các hệ thống cơ sở để có các quyết định
chính xác.
Tri thức thường có được thông qua các quá trình nhận thức
phức tạp: quá trình tri giác, quá trình học tập, tiếp thu, quá trình
giao tiếp, quá trình tranh luận, quá trình lý luận, hay kết hợp các
quá trình này.
Trí tuệ/Sự thông thái: Sự thông thái là những điều mà chúng
ta cố gắng phấn đấu để đạt được, nhưng nó thường không được xác
9
định rõ trong các hệ thống thông tin. Nó cũng có thể được hiểu là
khả năng ứng dụng tri thức một cách phù hợp nhất. Nó cho phép
một người hoặc một hệ thống có thể đưa ra các quyết định phù hợp
trong các tình huống khác nhau.
Thuật toán: Là các quy tắc chính thức để xử lý hoặc kết xuất
dữ liệu. Một bộ các qui tắc hay qui trình cụ thể nhằm giải quyết
một vấn đề trong một số bước hữu hạn, hoặc nhằm cung cấp một
kết quả từ một tập hợp của các dữ liệu đưa vào.
Thủ tục: Là các thuật toán bằng lời nói được sử dụng bởi con
người để hướng dẫn tiến hành các hoạt động trong tổ chức.
Chương trình máy tính: là các thuật toán chính tắc được sử
dụng để điều khiển hoạt động của các hệ thống máy tính.
1.1.1.3. Các hệ thống
Hệ thống là tập hợp những đối tượng có mối quan hệ với
nhau được sắp xếp một cách có trật tự theo một nguyên tắc nhất
định nhằm thực hiện một mục đích hay vì một mục tiêu nhất định.
Những đối tượng liên quan đến các hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp có thể là các đối tượng sau:
Con người: liên quan trực tiếp và gián tiếp (bao gồm người
sử dụng, nhà quản lý và khách hàng)
Dữ liệu: bao gồm dữ liệu đầu vào, đầu ra, lưu trữ và dữ liệu
được xử lý. Đối tượng này có thể tồn tại dưới nhiều dạng (dữ liệu,
thông tin, tri thức, sự thông thái); với nhiều hình thức định dạng
(văn bản, tiếng nói, đồ họa, in trên giấy hoặc dưới dạng điện tử, âm
10
thanh hoặc hình ảnh…), được tạo ra bằng máy hoặc bằng tay.
Ngoài ra các đối tượng còn bao gồm phần cứng, các loại
mạng, phần mềm, các thủ tục, các qui định về quản lý và các mục
tiêu mà hệ thống nhắm tới. Các mục tiêu của một hệ thống có thể
bao gồm:
- Các mục tiêu của tổ chức như: tăng lợi nhuận, giảm chi phí,
tăng hiệu quả sản xuất, mở rộng thị trường
- Các mục tiêu cá nhân: cải tiến phương pháp để hoàn thành
nhiệm vụ, tăng lợi nhuận, tăng lương hoặc tiết kiệm chi tiêu,
nâng cao kinh nghiệm của người sử dụng khi vận hành các hệ
thống…
- Các mục tiêu truyền thống khác.

Con người

Mục tiêu
Phần cứng

Dữ liệu
Phần mềm

Thủ tục Quy định

Hình 1.1. Mối quan hệ của các yếu tố của một hệ thống TMĐT
hoàn chỉnh

11
 Một hệ thống thông tin hoàn chỉnh không chỉ là một hay
một số các đối tượng nêu trên mà nó là sự tổng hợp của tất cả các
loại tương tác (hình 1.1). Một điều dễ nhận thấy là việc kiểm soát
hoạt động của các đối tượng phần cứng, phần mềm và dữ liệu là
điều khá dễ dàng bởi chúng là các đối tượng vô tri vô giác và đều
có thể giải quyết theo hướng logic. Tuy nhiên khi chúng trở thành
các sản phẩm, hoặc thực hiện các hoạt động liên quan đến con
người hay các loại đối tượng khác việc kiểm soát chúng trở nên
khó khăn hơn thậm chí chỉ mang tính gián tiếp.
Tổ chức: Là kiểu hệ thống liên quan đến con người, thông
tin và các nguồn lực cùng phối hợp làm việc nhằm đạt được các
mục tiêu của tổ chức. Tổ chức thường gồm một số cá nhân có động
cơ và nhu cầu riêng phối hợp với nhau vì một mục tiêu chung.
Chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một
cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền
hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các
công việc tương đồng thành từng nhóm, để phân quyền cho từng bộ
phận nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng
bộ phận nhân sự tùy theo công việc được giao phó.
Người dùng: Là các cá nhân và tổ chức liên quan đến việc
thực hiện một hoặc nhiều ứng dụng. Người dùng thực hiện tác vụ
cho hệ thống hoặc nhận kết quả từ hệ thống, người dùng tương tác
trực tiếp hoặc gián tiếp với hệ thống. Người dùng có thể cung cấp
dữ liệu cho hệ thống, dùng hệ thống để xử lý dữ liệu, sử dụng kết
12
quả của hệ thống.
Các bên liên quan: Là những người bị ảnh hưởng bởi sự tồn
tại của một hệ thống, dù có hoặc không sử dụng hệ thống. Ví dụ:
những người có thể trở thành người dùng khi hệ thống được mở
rộng; nhà quản trị; những người tương tác với người dùng: khách
hàng, đồng nghiệp, bạn bè, thành viên gia đình.
Các ứng dụng: Những mục đích được thực thi nhờ sử dụng
các hệ thống theo cách nào đó. Mục đích của ứng dụng hẹp hơn hệ
thống. Phần mềm ứng dụng giúp thực thi hay trợ giúp thực hiện
ứng dụng.
1.1.2. Các loại hệ thống thông tin trong tổ chức
1.1.2.1. Hệ thống xử lý dữ liệu (Data Processing Systems)
Hệ thống xử lý dữ liệu xuất hiện đầu tiên vào thập niên 60
của thế kỷ 20. Các hệ thống này chủ yếu tập trung vào việc chuẩn
hóa quá trình xử lý dữ liệu mang tính lặp đi lặp lại, máy tính hóa
các công việc hàng ngày tiêu tốn nhiều thời gian và đặc biệt là hỗ
trợ các công việc kế toán. Việc ứng dụng các hệ thống xử lý dữ liệu
có ý nghĩa vô cùng quan trọng giúp giải phóng con người khỏi
những công việc liên quan nhiều đến xử lý dữ liệu, làm thay đổi
tính chất của các công việc kế toán từ những hoạt động kế toán đơn
tới việc quản lý các thông tin kế toán trong những tổ chức lớn.
Thông thường, các hệ thống xử lý dữ liệu trong các doanh nghiệp
do bộ phận kế toán trực tiếp quản lý.
1.1.2.2. Hệ thống xử lý thông tin (Information Processing
13
Systems)
Hệ thống xử lý thông tin xuất hiện vào những năm 70 của thế
kỷ 20 và tập trung vào việc cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra
quyết định. Các hệ thống này nhằm làm tăng tính linh hoạt trong
việc truy cập và sử dụng dữ liệu, hỗ trợ các hoạt động quản lý, hỗ
trợ việc ra quyết định. Các hệ thống này tạo ra nguồn lực thông tin
cho tổ chức và thường được quản lý bởi bộ phận kế toán. Ngoài ra
nó còn cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong tổ chức hỗ
trợ cho các hoạt động riêng rẽ của các bộ phận này cũng như phối
hợp hoạt động với các hoạt động khác nhau. Vì thế hệ thống này
thường được biết tới như là sự ứng dụng của CNTT. Một ví dụ đơn
giản về việc ứng dụng hệ thống xử lý thông tin đó là việc so sánh
mức lương tuần, lương tháng của các vị trí công tác hoặc của các cá
nhân hoặc sự so sánh về sản lượng của các bộ phận bán hàng làm
căn cứ để tiến hành dự báo hay lập các kế hoạch ngân sách của một
doanh nghiệp.
1.1.2.3. Hệ thống trên cơ sở tri thức
Các hệ thống này xuất hiện vào những năm 80 của thế kỷ 20
với mục đích tạo ra sự linh hoạt đối với người sử dụng. Các hệ
thống trên cơ sở tri thức giúp cải thiện tính linh hoạt của các chức
năng tổ chức, hỗ trợ nhiều đối tượng khác nhau, hỗ trợ doanh
nghiệp ứng xử linh hoạt trước những thay đổi của nhu cầu, tăng
tính tự chủ và khả năng của cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ được
giao. Các hệ thống trên cơ sở tri thức được hỗ trợ bởi CNTT nhưng
14
quyền kiểm soát được giao cho từng cá nhân người sử dụng.
1.1.2.4. Hệ thống TMĐT
Các hệ thống TMĐT xuất hiện vào những năm 90 của thế kỷ
20. Các hệ thống này tập trung trong việc tích hợp các chức năng
thương mại và các người sử dụng, kết hợp các nhóm người sử dụng
với những nhu cầu riêng biệt nhưng có liên quan đến nhau. Một hệ
thống TMĐT thường được thiết kế vượt ra ngoài phạm vi của một
doanh nghiệp (gồm các hệ thống bên trong, thậm chí liên kết với
nhiều tổ chức khác bên ngoài), bao gồm thông tin từ nhiều nguồn
bên ngoài. Các thông tin này có thể được thu thập miễn phí, được
tặng, được mua hoặc có được từ những nỗ lực đặc biệt. Một điểm
đáng lưu ý của hệ thống TMĐT là sự thích nghi với những thay đổi
(bao gồm thay đổi của môi trường cạnh tranh và những thay đổi về
công nghệ), nó giúp doanh nghiệp giảm bớt những trở ngại truyền
thống như biên giới địa lí giữa các quốc gia, các thay đổi của các
yếu tố kinh doanh khách quan, sự nhận thức về thông tin như một
loại hàng hóa mà giá trị của nó có thể gia tăng hoặc cũng có thể
giảm bớt. Một hệ thống TMĐT là sự kết hợp tổng thể của CNTT và
các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức trong đó việc thực hiện
các hoạt động kinh doanh đóng vai trò then chốt.
Việc phát triển các hệ thống TMĐT đòi hỏi nỗ lực của cả một
tập thể. Nó có thể được bắt đầu từ ý tưởng và nỗ lực của một cá
nhân tiêu biểu nhưng hiếm khi được duy trì bởi nỗ lực của một
người duy nhất trong một thời gian dài. Thông thường sự phát triển
15
của các ứng dụng và các hệ thống TMĐT cần sự hỗ trợ và đòi hỏi
sự tham gia của nhiều người với nhiều chuyên môn khác nhau. Số
lượng người sẽ ngày càng tăng lên khi các lĩnh vực liên quan tăng
lên.
Hai nhóm người tham gia chủ yếu vào sự phát triển của các
hệ thống TMĐT đó là:
Các chuyên gia tổ chức: những người hiểu rất rõ về tổ chức,
hiểu rõ về công việc của từng bộ phận chức năng và là người ra
quyết định về những việc họ cần phải thực hiện. Những chuyên gia
này bao gồm các đại diện người dùng, nhà quản lý, các chuyên gia
kế toán, marketing, nhân sự, pháp lý và các thành viên trong tổ
chức.
Các chuyên gia máy tính: những người giúp các nhà quản lý
xác định các yêu cầu, các công việc phải thực hiện và các khả năng
tiềm tàng của tổ chức và sau đó đưa ra các biện pháp để biến các
khả năng đó thành hiện thực. Những chuyên gia này bao gồm các
kỹ sư phần mềm, phân tích hệ thống, lập trình viên, thiết kế giao
diện, quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu và hỗ trợ người dùng.
Cho dù hai nhóm người này có chuyên môn khác nhau, với
những kỹ năng khác nhau, song để phát triển thành công một hệ
thống TMĐT đòi hỏi các chuyên gia này phải có những kỹ năng
chung thông qua việc làm việc cùng nhau. Sự kết hợp trong công
việc là cơ sở hình thành những nhóm người với khả năng làm việc
độc lập hoặc làm việc nhóm, có những nhóm sẽ tham gia toàn bộ
16
dự án phát triển, nhưng cũng có những người chỉ tham gia một
công đoạn hoặc chỉ thực hiện một nhiệm vụ nhất định.

Hình 1.2. Hệ thống các kĩ năng khác nhau trong phát triển
hệ thống TMĐT
1.2. HỆ THỐNG PHẦN MỀM TRONG CÁC TỔ CHỨC
1.2.1. Giới thiệu về các hệ thống phần mềm trong các tổ
chức
Phần này đề cập đến các ứng dụng và các hệ thống phần mềm
khác nhau trong một doanh nghiệp trên cơ sở phân tích các đặc
điểm, tính chất, chức năng của các ứng dụng và những đặc điểm
cần lưu ý để có thể khai thác các đặc tính của các ứng dụng TMĐT.
Các khái niệm đề cập trong phần này là cơ sở giúp chúng ta
hiểu được sự khác biệt của các hệ thống TMĐT với hệ thống thông
tin trong các doanh nghiệp truyền thống và vì sao việc triển khai
các hệ thống này ở các doanh nghiệp truyền thống là rất phức tạp.
1.2.2. Phần mềm ứng dụng truyền thống
17
 Phần lớn mọi người chỉ sử dụng một vài gói phần mềm trong
rất nhiều loại đang có sẵn. Việc tìm hiểu sự phong phú của các
cách thức mà phần mềm máy tính có thể hỗ trợ cá nhân và tổ chức
quan trong hơn là chỉ tập trung vào một hay hai gói. Sự hiểu biết
rộng hơn rất quan trọng trong quyết định quan hệ ưu tiên thực tế
cho những hệ thống khác nhau của tổ chức. Điều này cũng quan
trọng đối với việc nhận thức làm thế nào để những hệ thống ứng
dụng này có thể tích hợp vào tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng
đối với việc tìm hiểu ứng dụng kinh doanh truyền thống nhằm nhận
ra hệ thống TMĐT thay đổi cách hoạt động của tổ chức như thế
nào.
Các hệ thống và ứng dụng kinh doanh truyền thống thường
được phân loại dưới dạng mức độ phục vụ tổ chức của chúng và
loại dữ liệu mà chúng sử dụng. Bảng 1-1 trình bày một số đặc điểm
được dùng để phân biệt giữa những loại hệ thống kinh doanh
truyền thống.
Bảng 1-1. Những đặc điểm dữ liệu và mang tính tổ chức
của hệ thống thông tin truyền thống
Đặc điểm Cấp tác Cấp chiến
Cấp chiến lược
thông tin nghiệp thuật
Trạng
Quá khứ và Ngắn hạn (quá
thái thời Tương lai
hiện tại khứ - tương lai)
gian
Phần lớn là bên Cả bên trong và Phần lớn là bên
Nguồn
trong bên ngoài ngoài

18
 Tổng hợp và Tổng hợp mức
Phạm vi Chi tiết
ngoại lệ độ cao
Diễn ra hàng Hàng tuần hoặc
Tần suất Thỉnh thoảng
ngày khi cần
Được định rõ Được định rõ Thường thì
Dạng
bằng cấu trúc bằng nhu cầu không có cấu
thức
chính tắc quản lý trúc
Mong muốn, Không thể,
Độ chính Yêu cầu ở mức nhưng không nhưng mong
xác độ cao phải bao giờ muốn có thể hạn
cũng cần thiết chế những bất ổn
Hệ thống hỗ trợ
Loại hệ Hệ thống xử lý Hệ thống thông ra quyết định
thống dữ liệu tin quản lý (DSS) hoặc hệ
chung (DPS) (MIS) thống thông tin
chiến lược (SIS)
Tài khoản phải
Kiểm soát tồn
trả (AP), tài
kho (IC), Phân Lập ngân sách,
Ví dụ khoản phải thu
tích bán hàng Lập kế hoạch
(AR), sổ cái
(SA)
(GL)

1.2.2.1. Hệ thống xử lý dữ liệu

Hệ thống xử lý dữ liệu là loại hệ thống thông tin được kiểm
soát bằng máy tính đầu tiên cho kinh doanh. Hệ thống xử lý dữ liệu
xử lý các loại giao dịch kế toán cho tổ chức. Các hệ thống này được
thiết kế cho nhân viên vận hành và tập trung vào việc xử lý dữ liệu
thô hơn là tạo ra thông tin. Những loại hệ thống thông tin của tổ
chức khác có thể bao gồm xử lý thông tin một cách trực tiếp hoặc
có thể nhập kết quả của hệ thống xử lý dữ liệu. Khi mà các ứng
dụng kế toán (ví dụ như các khoản phải trả, các khoản phải thu,
19
sổ cái, thống kê bán hàng, và thống kê hàng tồn kho) là những ứng
dụng máy tính cũ nhất, thì đã có hàng loạt những gói phần mềm kế
toán xuất sắc đã ra đời. Phần lớn những gói phần mềm này đều có
tiến bộ vượt mức xử lý dữ liệu mà bao gồm các chức năng quản lý
thông tin đa dạng.
Các gói phần mềm kế toán hiện hành tạo điều kiện thuận lợi
cho người dùng tuỳ biến các tiêu đề và mô tả chi tiết cho một tổ
chức nhất định mà không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các
thông tin kế toán được xử lý bởi các gói phần mềm. Một số gói
phần mềm kế toán, như Quick Books, được thiết kế để cho những
người không có hoặc có ít chuyên môn về kế toán. Những gói phần
mềm kế toán khác được thiết kế cho việc sử dụng của kế toán viên
chuyên nghiệp. Nó rất hữu ích để lựa chọn một gói phần mềm kế
toán hoàn chỉnh từ một nhà cung cấp duy nhất để đảm bảo rằng dữ
liệu có thể dễ dàng chuyển giao giữa những chương trình ứng dụng.
Bảng 1-2. Giới thiệu miêu tả về những đặc điểm chính của
hệ thống xử lý dữ liệu
Loại ứng dụng Hệ thống xử lý dữ liệu
Đối tượng Nhân viên tác nghiệp trong tổ chức
Nhập, chỉnh sửa và lưu trữ giao dịch kinh doanh
Chức năng
và dữ liệu có liên quan

20
 Các giao dịch lý tưởng đạt được ở càng gần nơi
chúng được tạo ra thì càng tốt (ví dụ như điểm
bán hàng)
Thời gian địa
Thường đặt dưới sự kiểm soát của bộ phận kế
điểm
toán
Với hệ thống trực tuyến thì các giao dịch có thể
đạt được và xử lý ngay khi chúng xảy ra
Có thể tạo ra các khoản tiết kiệm cho cả thủ tục
kế toán tự động bằng tay và tối ưu hóa sử dụng
Lý do
nguồn tài nguyên (bao gồm tiền trong các khoản
phải thu và phải trả)
Cách thức Xem miêu tả và ví dụ ở bảng trên
Tùy thuộc vào tần suất của giao dịch trong tổ
Lượng
chức
Nội dung được giới hạn với từng loại giao dịch
Đi kèm
cụ thể

1.2.2.2.. Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý phân tích dữ liệu (phần lớn thu
thập từ các hoạt động hoặc hệ thống xử lý dữ liệu) để cung cấp
thông tin có thể được sử dụng trong quá trình quản lý của tổ chức.
Các hệ thống phần mềm quản lý thông tin (như phân tích bán hàng,
kiểm soát tồn kho) hỗ trợ nhà quản lý chiến thuật bằng cách cung
cấp sự phân tích về xu thế và các ngoại lệ trong dữ liệu có thể có
ích trong việc ra quyết định quản lý. Vì thống kê bán hàng, các
khoản phải thu, hệ thống thống kê hàng tồn kho ghi lại những gì
xảy ra, việc phân tích doanh số và kiểm soát tồn kho giúp những
nhà quản lý xác định các thách thức (như doanh số bán của một sản
phẩm thấp) và cơ hội (như nhu cầu đặt hàng tiếp các sản phẩm để

21
duy trì đủ lượng hàng hóa tồn kho). Trải qua thời gian, nhiều hoạt
động đã trở thành công việc hàng ngày (bằng việc tự động hóa hoặc
phát triểu thủ tục sử dụng thông tin) và đã được chuyển sang những
công việc thuần túy – những nhân viên không cần quản lý trong
cấu trúc tổ chức.
Các thông tin quản lý bổ sung có thể được tạo ra bằng việc sử
dụng các gói câu hỏi và hệ thống báo cáo làm việc với cơ sở dữ
liệu hệ thống, cho phép người dùng lấy những thông tin riêng biệt
mà họ cần theo nhu cầu. Việc thu thập thông tin thường bao gồm
liên quan đến tri thức phức tạp về cả việc lấy dữ liệu cần thiết ở đâu
và làm thế nào để xử lý nó để nhận được thông tin mong muốn.
Trong phần lớn các trường hợp có thông tin không thường xuyên,
các nhà quản lý sẽ nhờ các nhân viên có trình độ hiểu biết thu thập
thông tin mong muốn từ cơ sở dữ liệu. Tính năng chính của hệ
thống thông tin quản lý được mô tả trong bảng 1.3.
Bảng 1-3. Mô tả Hệ thống thông tin quản lý
Loại ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý
Đối tượng Quản lý chiến thuật và nhân viên thông tin
Cung cấp tổng hợp và danh sách ngoại lệ cho
Chức năng
các nhà quản lý
Các báo cáo có thể được tạo ra trong khoảng
thời gian đều đặn (ví dụ nhưng mỗi cuối
Thời gian địa
tháng), theo yêu cầu hoặc trong trường hợp
điểm
ngoại lệ trừ xảy ra cần phải được người dùng
chú ý.
Thông tin có thể làm tăng lợi nhuận và giảm
Lý do
thất thoát theo cách thức đúng đắn

22
 Phân tích dữ liệu lưu trữ để cảnh báo nhà
Cách thức quản lý về những thách thức và cơ hội hiện
tại
Lượng Dựa vào loại thông tin quản lý
Sử dụng tài liệu được tích lũy bởi hệ thống
Đi kèm
xử lý dữ liệu

1.2.2.3. Hệ thống thông tin chiến thuật

Hệ thống thông tin chiến thuật phân tích sự kết hợp giữa
thông tin bên trong và bên ngoài trong nỗ lực dự báo thành công
của hoạt động tiềm năng trong tương lai của một tổ chức. Hệ thống
thông tin chiến lược (khác với hệ thống lập kế hoạch và kế hoạch
ngân sách) thường cần phải xây dựng riêng để đáp ứng các nhu cầu
của một tổ chức cụ thể. Chúng phụ thuộc vào các loại thông tin mà
các nhà quản trị chiến lược muốn phân tích và dựa trên mức độ sẵn
sàng của thông tin được thu thập từ nguồn bên ngoài.
Tính năng chính của hệ thống thông tin chiến lược được mô
tả ở bảng 1.4.
Bảng 1-4. Mô tả Hệ thống thông tin chiến lược
Loại ứng dụng Hệ thống thông tin chiến lược
Quản lý chiến lược và những nhân viên hiểu
Đối tượng
biết của họ
Quá trình xử lý kết hợp dữ liệu bên trong bên
Chức năng ngoài để sản sinh ra sự dự đoán và kế hoạch
cho tương lai
Thời gian địa
Do yêu cầu
điểm
Hỗ trợ quá trình lập kế hoạch do đó tổ chức
Lý do
có thể làm giàu trong tương lai
23
 Bằng cách dự đoán kết quả của những kịch
Cách thức
bản khác nhau
Phần lớn dựa vào mối quan tâm của người
Lượng
quản lý chiến lược
Sử dụng dữ liệu nội bộ được lưu trữ và thêm
Đi kèm
vào dữ liệu bổ sung bên ngoài

1.2.3. Các chức năng cơ bản do hệ thống thông tin thực

hiện
Có bốn chức năng cơ bản mà bất kỳ loại hệ thống thông tin
nào cũng thực hiện: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, xuất dữ liệu và lưu
trữ dữ liệu. Những tính năng này không chỉ hạn chế trong hệ thống
máy tính – con người đóng vai trò như hệ thống thông tin. Phần sau
sẽ đề cập đến những hệ thống thông tin như là đối tượng mà không
xác định rõ đối tượng là chương trình máy tính hay con người.
Đối tượng là những thực thể hay hiện khái niệm mà chúng ta
tiếp xúc hàng ngày trong thế giới thực. Phát triển hệ thống dựa trên
các đối tượng làm cho hệ thống phù hợp với thế giới thực hơn.
Việc sử dụng các đối tượng cũng trợ giúp cho việc phát triển và thử
nghiệm những thay đổi và bổ sung của hệ thống trong tương lai.
Một số ví dụ về đối tượng trong TMĐT:
- Người dùng.
- Hệ thống phần mềm và các thành phần chủ yếu của nó.
- Phần cứng máy tính.
- Tài liệu trong các phương tiện mà người dùng có thể đọc, ghi.
- Các tệp dữ liệu có thể đọc, ghi bằng phần cứng máy tính.
24
 Các đối tượng có thể nhập, xử lý, xuất dữ liệu theo rất nhiều
cách khác nhau. Giao diện của một đối tượng được định nghĩa theo
cách thức nhập và xuất dữ liệu hợp lệ của nó. Quá trình xử lý của
một đối tượng có thể ẩn, cũng như bất cứ thông tin nào mà đối
tượng sở hữu, lưu trữ.
Các dữ liệu đầu vào được định nghĩa là những thứ đối tượng
nhận, có thể tồn tại không liên quan đến đối tượng đã tạo ra chúng.
Dữ liệu mà đối tượng tiếp nhận có thể được coi như dữ liệu đầu
vào, nếu đối tượng có khả năng nhận ra và thực hiện việc nhận
thông tin. Dữ liệu mà đối tượng không nhận ra không được coi là
dữ liệu đầu vào. Cả những người sử dụng và hệ thống máy tính đều
nhận và xử lý một lượng lớn dữ liệu đầu vào. Dữ liệu đầu vào có
thể bao gồm dữ liệu hoặc các yêu cầu đối tượng thực hiện. Dữ liệu
đầu vào đòi hỏi một định dạng thông tin hoặc định dạng giao dịch
kinh doanh. Dữ liệu đầu vào đối với hệ thống máy tính có thể đưa
vào từ người sử dụng hoặc các tệp dữ liệu lưu trữ. Quá trình xử lý
dữ liệu đầu vào thường tập trung vào các giao dịch kinh doanh.
Đầu vào TMĐT có thể bao gồm các giao dịch kinh doanh hoặc
giao dịch thông tin.
Nhiều đối tượng (bao gồm con người, hệ thống máy tính, và
nhiều loại máy khác) có khả năng xử lý thông tin. Quá trình xử lý
có thể bao gồm việc phân tích, xử lý thủ công, biến đổi, sử dụng
hoặc lưu trữ thông tin. Quá trình xử lý bao gồm việc kiểm tra nội
25
dung của dữ liệu nhập, ra quyết định dựa trên các dữ liệu đầu vào
và các chương trình, và tiến hành thực hiện dựa trên những quyết
định đó. Quá trình xử lý có liên quan, đồng thời có sự tương tác với
thông tin nhập, xuất. Nói chung, hệ thống xử lý dữ liệu bị giới hạn
bởi việc xử lý được yêu cầu bởi các giao dịch kinh doanh. Hệ thống
TMĐT thường xử lý nhiều dạng thông tin và giao dịch kinh doanh.
Dữ liệu đầu ra là dữ liệu đối tượng sản sinh ra, cho dù chúng
có hữu dụng đối với bất kỳ đối tượng nào. Cả người sử dụng và hệ
thống máy tính sản sinh ra một lượng lớn dữ liệu đầu ra. Giao tiếp
giữa người sử dụng và máy tính chỉ thành công khi dữ liệu đầu ra
của một đối tượng là dữ liệu đầu vào hợp lệ của đối tượng khác. Dữ
liệu đầu ra từ người dùng có thể trở thành dữ liệu đầu vào của máy
tính, dữ liệu đầu ra của máy tính có thể trở thành dữ liệu đầu vào
của người dùng. Dữ liệu đầu ra từ hệ thống xử lý dữ liệu có thể ở
các dạng: báo cáo ghi lại dữ liệu đầu vào hoặc quá trình xử lý, các
tài liệu kinh doanh mới, hoặc các bản cập nhật của các tệp dữ liệu
được lưu trữ. Dữ liệu xuất từ hệ thống TMĐT bao gồm nhiều loại
giao dịch thương mại và giao dịch thông tin.
Một đối tượng có thể chứa thông tin mà nó sản sinh ra từ dữ
liệu lưu trữ bên trong. Sau đó, nó có thể lấy lại thông tin này để sử
dụng theo cách tương tự các thông tin cần sử dụng được nhập từ
các nguồn bên ngoài. Các giao dịch tài chính đòi hỏi bắt buộc phải
lưu trữ để có thể kiểm tra. Các hệ thống máy tính có thể lưu trữ dữ
liệu dưới nhiều phương tiện (bao gồm đĩa cứng và đĩa quang) theo
26
định dạng mà chúng có thể sử dụng. Con người có thể lựa chọn lưu
trữ dữ liệu bằng cách ghi nhớ nó hoặc lưu trữ ở các dạng như in ra
hoặc chứa trong tệp tin ở máy tính cá nhân.
Phản hồi có thể có liên quan tới bất kỳ hoạt động nào của hệ
thống, bao gồm cả việc kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào và
tiến hành quan sát sự vận hành của hệ thống. Phản hồi về các lỗi
nhập dữ liệu cần sự chú ý của người sử dụng. Điều quan trọng là
những phản hồi hữu dụng để giúp người dùng quyết định thực hiện
chức năng kiểm soát nào. Phản hồi về hoạt động của hệ thống
thông tin có thể xuất ra dưới dạng báo cáo, hiển thị thời gian thực
mô tả những chi tiết hoạt động đã được lựa chọn. Phản hồi này có
thể được phân tích và xử lý bởi con người hoặc bởi hệ thống thông
tin.
Khi phản hồi do người cung cấp thông tin về những gì họ tác
nghiệp, việc chỉ ra những khó khăn do hệ thống đang sử dụng gây
ra thường rất quan trọng. Phản hồi được tạo ra bởi con người nằm
dưới rất nhiều dạng khác nhau, tạo ra những phản hồi thông qua
những hành động vô ý thức hoặc thiếu ý thức (ví dụ như ngôn ngữ
cơ thể, âm điệu giọng nói, tốc độ và mức độ chính xác của hành
động) và cả qua những hình thức phản hồi có ý thức (như lời bình
hoặc yêu cầu thay đổi). Tuy nhiên, chỉ những phản hồi nhận dạng
bởi máy tính mới có thể được xử lý.
Kiểm soát bao gồm việc xử lý, thường là phân tích phản hồi
và tạo ra sự điều chỉnh sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của đối tượng.
27
Phản hồi nên luôn được được xử lý bằng sự kiểm soát, ngay lập tức
hoặc tại một thời gian đã định trước trong tương lai. Người dùng
thường sử dụng kiểm soát hệ thống xử lý dữ liệu. Kiểm soát bởi
một người dùng (được thực hiện như một quá trình xử lý bổ sung)
bao gồm việc phân tích phản hồi, tra cứu bộ nhớ, và quyết định bất
cứ điều chỉnh nào đối với hệ thống. Trong hệ thống TMĐT, chỉ
những người dùng nhất định mới được phép thực hiện chức năng
kiểm soát. Kiểm soát tự động của hệ thống có thể sử dụng cho
nhiều mục đích, bao gồm cả việc kiểm tra vận hành của hệ thống.
Điều chỉnh là những dữ liệu đầu ra của một đối tượng với
mục đích tác động tới sự hoạt động của một số đối tượng. Đối
tượng bị tác động có thể là chính đối tượng đó hoặc một đối tượng
khác. Sự điều chỉnh được quyết định bằng kiểm soát có thể bao
gồm:
- Không thay đổi gì, nếu sự thay đổi là không thích hợp.
- Thay đổi những dữ liệu đầu vào và tiếp tục xử lý.
- Từ chối những dữ liệu đầu vào riêng lẻ để sửa chữa bằng tay
và nhập lại sau này.
- Tạm dừng việc xử lý cho tới khi có sửa chữa đối với những
dữ liệu đầu vào riêng lẻ.
- Thay đổi quá trình xử lý.
Học tập xảy ra khi một đối tượng lưu trữ kiến thức có thể
dùng để tăng cường khả năng xử lý của nó trong tương lai (bao
gồm cả việc kiểm soát trong tương lai). Những kiến thức này có thể
28
là kết quả của quá trình xử lý, kiểm soát thực hiện bởi đối tượng
hoặc từ dữ liệu đầu vào, những điều chỉnh đối với đối tượng. Học
tập bao gồm cả việc ghi nhớ cái gì làm việc và cái gì không hoạt
động tốt cũng những điều gì xảy ra và vì sao nó xảy ra. Học tập là
chức năng phức tạp nhất trong các chức năng cơ bản. Trong khi
việc học tập luôn có thể được thực hiện bởi người dùng thì chỉ
trong những hệ thống thông tin tiến tiến mới có chức năng này. Hệ
thống TMĐT thường sử dụng kỹ thuật học tập về hồ sơ của người
dùng để phù hợp hơn với nhu cầu của từng cá nhân. Bảng 1.5 thể
hiện cách thức mà những chức năng cơ bản được thực hiện tương
tự cho hệ thống xử lý dữ liệu.
Bảng 1-5. Ví dụ về các chức năng của các hệ thống xử lý thông
tin chính
Tài khoản phải Tài khoản phải
Tồn kho
thu trả
Biên lai bán Hóa đơn người
hàng bán
Hóa đơn trả lại Giấy nhận nợ Chứng từ thu
Hóa đơn thanh (Đơn đặt hàng) Biên lai bán
toán Tài khoản người hàng
Đầu vào
Thay đổi tài bán Hóa đơn trả lại
khoản khách Thay đổi điều (Đơn đặt hàng)
hàng khoản thanh Sự điều chỉnh
Những sự điều toán
chỉnh Sự điều chỉnh

29
 Tệp phải trả
Tệp phải thu Tệp người bán Tệp hàng tồn
Kho dữ Tệp khách hàng (Tệp đơn đặt kho
liệu Tệp sao lưu, lịch hàng) Tệp sao lưu,
sử Tập sao lưu, lịch lịch sử
sử
Giao dịch nhập
Giao dịch nhập
Giao dịch sửa Giao dịch nhập
Giao dịch sửa
chữa Giao dịch sửa
chữa
Cập nhật tệp chữa
Cập nhật tệp
phải trả Cập nhật hàng
Xử lý phải thu
Cập nhật tệp tồn kho
Cập nhật tệp
người bán Tạo ra yêu cầu
khách hàng
Tạo ra thanh mua hàng
Tạo ra hóa đơn,
toán Tạo báo cáo
hoàn trả
Tạo ra báo cáo
Danh sách lỗi Danh sách lỗi Danh sách lỗi
Hóa đơn, hoàn Các khoản thanh Yêu cầu mua
Đầu ra
trả toán hàng
Báo cáo Báo cáo Báo cáo
Phản
Danh sách lỗi Danh sách lỗi Danh sách lỗi
hồi
Kiểm tra danh Kiểm tra danh Kiểm tra danh
sách lỗi sách lỗi sách lỗi
Điều chỉnh Điều chỉnh Điều chỉnh
Kiểm
Giữ nguyên Giữ nguyên Giữ nguyên
soát
hoặc từ chối hoặc từ chối hoặc từ chối
giao dịch hoặc giao dịch hoặc giao dịch hoặc
ngăn chặn xử lý ngăn chặn xử lý ngăn chặn xử lý

1.2.4. Quá trình giao dịch xử lý bởi hệ thống thông tin

Trong điều kiện đơn giản nhất, hệ thống thông tin xử lý các
giao dịch. Một giao dịch là bất kỳ sự trao đổi dữ liệu dựa trên sự

30
đồng ý giữa hai hoặc nhiều đối tượng thực hiện một vài mục đích.
Sự trao đổi này có thể bao gồm một hoặc nhiều giao tiếp giữa các
đối tượng có liên quan. Hệ thống xử lý dữ liệu ghi lại những giao
dịch tài chính thành công. Một giao dịch tài chính là giao dịch bao
gồm các dữ liệu liên quan đến việc trao đổi tiền hoặc sản phẩm,
dịch vụ với một giá trị tiền tệ nhất định. Hệ thống TMĐT tạo ra
giao dịch kinh doanh, có thể bao gồm cả giao dịch tài chính.
Theo tiêu chuẩn ISO 14662, một giao dịch thương mại là
“một tập hợp được xác định từ trước những hoạt động hoặc quá
trình xử lý của các tổ chức, được bắt đầu bởi một tổ chức nhằm đạt
được một mục tiêu chung rõ ràng và chấm dứt dựa trên một trong
những kết quả cuối cùng được đồng ý bởi tất cả các tổ chức có liên
quan cho dù một số phận sự.”
Giao dịch thương mại liên quan đến chủ thể hợp pháp (là cá
nhân, tổ chức hoặc đại diện của họ), các quá trình thương mại (là
một loạt các tương tác dẫn tới việc hoàn thành các công việc), và
dữ liệu. Tất cả các giao dịch kinh doanh bao gồm việc trao đổi dữ
liệu, trong khi chỉ một số giao dịch thực sự tạo ra một giao dịch tài
chính (có thể ghi lại bởi hệ thống xử lý thông tin).
ISO 15944-1 cung cấp “một phương pháp luận để chỉ rõ
những giao dịch phổ biến như một phần của các giao dịch kinh
doanh phổ biến”. Nó chỉ ra rằng những hoạt động giao dịch kinh
doanh có thể bao gồm năm loại hoạt động kinh doanh căn bản sau:
- Lập kế hoạch giao dịch thương mại là tình huống mà ở đó,
31
 người mua và người bán trao đổi thông tin để giúp họ quyết
định sẽ thực hiện hành động gì để có được hoặc bán được
hàng hóa và dịch vụ. Trung tâm của những hoạt động này là
đem người bán và người mua lại với nhau. Nó có thể bao
gồm nhiều loại hoạt động cụ thể từ nghiên cứu thị trường tới
việc sản xuất hay quảng cáo.
- Nhận dạng giao dịch kinh doanh là tình huống mà ở đó
thông tin trao đổi về hàng hóa, dịch vụ hoặc các bên liên
quan trong giao dịch. Hệ thống TMĐT bao gồm nhiều loại
hoạt động, bao gồm cả những hoạt động như nhân viên của
một tổ chức cập nhật thông tin mà hệ thống đưa ra đối với
người dùng và hoạt động người dùng thu nhận và trao đổi các
loại thông tin cụ thể khác nhau.
- Thương lượng trong giao dịch kinh doanh là tình huống
mà thông tin được trao đổi nhằm đạt được kết quả cuối cùng,
sự hiểu biết lẫn nhau và thi hành dựa trên thỏa thuận trong
những điều khoản và điều kiện trong hợp đồng tài chính. Sự
thương lượng có thể bao gồm nhiều vấn đề, bao gồm giá, tính
sẵn sàng, phương thức giao hàng, và các dịch vụ có liên quan.
- Hiện thực hóa giao dịch kinh doanh là tình huống mà thông
tin được trao đổi để cam kết chính thức một giao dịch tài
chính. Hiện thực hóa giao dịch kinh doanh bao gồm việc trao
đổi thanh toán mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Hệ thống xử lý dữ
liệu thường được giới hạn để ghi lại kết quả của việc hiện
32
 thực hóa giao dịch kinh doanh. Trong khi mục tiêu chính của
phần lớn các hệ thống TMĐT là hiện thực hóa giao dịch kinh
doanh, chủ yếu bằng việc cung cấp sự hỗ trợ các loại hình
hoạt động kinh doanh cơ bản khác.
- Quá trình sau khi hiện thực hóa thương mại, thường được
hiểu là dịch vụ, là tình huống mà ở đó thông tin được trao đổi
có liên quan tới các hoạt động tiếp theo, thực hiện sau khi
hàng hoá hoặc dịch vụ được giao nhận.
Việc sử dụng các mẫu giao dịch thương mại bên trong khi
phân tích yêu cầu có thể dẫn đến một lượng lớn các yêu cầu quan
trọng đối với hệ thống TMĐT. Mỗi hoạt động nên tạo ra lợi ích cho
những người sử dụng nó cũng như cho hệ thống, cho dù nó có đi
kèm với hoạt động khác hay không. Các hoạt động nên quảng bá về
lợi ích của việc thực hiện các hoạt động có liên quan. Cần phải
nhận ra rằng có rất nhiều kết quả có thể xảy ra đối với một giao
dịch kinh doanh, bao gồm cả việc chấm dứt bất kỳ hoạt động nào.
Hậu quả của việc kết thúc và bất kỳ hành động nào có thể dẫn tới
việc ngừng một hoạt động cần phải được người dùng nhận thức rõ
ràng.
Thực hiện mô hình này trong việc thiết kế kỹ thuật và xây
dựng hệ thống có thể tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc tương tác
giữa hệ thống TMĐT của tổ chức và các hệ thống khác bao gồm cả
những hệ thống trên web, những ứng dụng tính toán di động, và
đặc biệt là các hệ thống EDI tự động hóa đã được phát triển.
33
 1.2.5. Mạng toàn cầu
Mạng toàn cầu bắt đầu như là một cách trao đổi báo cáo kỹ
thuật giữa các nhà khoa học mà không gửi thư điện tử đến cho từng
cá nhân. Thay vào đó, người ta có thể truy cập vào mạng tri thức
chung. Mạng toàn cầu chính là một trong những cố gắng như thế.
Mạng toàn cầu đã thành công vì nó thích ứng tốt nhất và rất nhiều
người tham gia vào việc triển khai mạng. Trong khi một hiệp hội
được tổ chức hướng dẫn và khuyến khích phát triển mạng thì
những mục đích thương mại cũng được quan tâm, và quá trình phát
triển của nó đã đạt đến mức độ chưa từng có. Một số phát triển kỹ
thuật chính của mạng được xác định ở bảng 1.6. Như vậy, giá trị sử
dụng trong mục đích thương mại của mạng đã phát triển một cách
nhanh chóng, như bảng 1.7 đã tóm tắt ngắn gọn. Và quá trình phát
triển vẫn đang tiếp tục diễn ra.
Bảng 1-6. Sự phát triển kỹ thuật của mạng toàn cầu
Thời kỳ phát triển Cơ hội và thách thức
Các báo cáo khoa học cần có
Đầu tiên là chữ hình minh họa, nên định dạng
hình ảnh được thêm vào
Chữ thường không hấp dẫn, Chữ được định dạng thu hút hơn
đặc biệt là chữ mà không có và cho phép sử dụng kết quả tài
hình ảnh liệu dễ dàng hơn
Một định dạng thông tin dẫn
Cần một số sự kiểm soát sự phân
đến cái khác, và nhiều người
bổ tài liệu
bắt đầu sử dụng mạng

34

Dữ liệu đầu vào được thêm
vào mật khẩu
Kiểm soát đầu vào đa dạng
Cơ sở dữ liệu liên kết
TMĐT
Phương thức thị giác có thể được
nâng cấp bằng hình ảnh và
chuyển động, dẫn tới sự cần thiết
của những kiểm soát sâu hơn
Cho phép gia tăng hàng loạt sự
tương tác, đề xuất tăng thêm cơ
sở dữ liệu để giải quyết lượng dữ
liệu nhiều hơn
Cho phép những tương tác phức
tạp, bao gồm sử dụng mạng để
tiến hành các hoạt động thương
mại
Tăng cường sự phức tạp và kỳ
vọng của người dùng.

Bảng 1-7. Những bước phát triển chính trong nhu cầu sử dụng
mạng của tổ chức
Cơ hội và thách thức Ứng dụng của tổ chức
Trang người chủ ban đầu đơn
thuần thông báo, với liên kết tới Các trang chủ của tổ chức
trang khác
Trang thông tin doanh nghiệp
Khách hàng muốn nhiều thông
bao gồm thông tin về sản phẩm
tin hơn
và dịch vụ
Thêm vào tương tác được cho
Khi sản phẩm đã được miêu tả,
phép các trang bán sản phẩm và
khách hàng muốn tương tác.
dịch vụ
Các chi nhánh và cửa hàng ảo
Khả năng tăng lên
được tạo ra
Sự phát triển cũng chuyển biến Trang liên kết bên trong (mạng
bên trong nội bộ) được phát triển
1.2.6. Sự phát triển của việc tuyển dụng trong các tổ chức
Việc tuyển dụng nhân sự được tiến hành từ những nhiệm vụ
35
đơn giản đến những ứng dụng kết hợp trong nhiều nhiệm vụ khác
nhau. Khi nhiệm vụ được tiến hành chúng thường được chính thức
hóa và thậm chí có thể được coi là một phần của hệ thống hoặc là
một hệ thống hoàn chỉnh. Do đó, những kịch bản sau đây miêu tả
quá trình của cả nhiệm vụ tuyển dụng và một hệ thống tổ chức hỗ
trợ việc tuyển dụng. Các kịch bản này cũng miêu tả sự phân tích
quá trình của một ứng dụng đưa ra cơ hội để tạo ra những bước
phát triển xa hơn nữa, có thể cung cấp những lợi thế cạnh tranh
tương đối cho tổ chức cho tới khi những tổ chức khác sao chép
những tiến bộ đó.
1.2.6.1. Người chủ trực tiếp thuê nhân viên
Rất nhiều tổ chức bắt đầu với chỉ một người duy nhất. Người
đó “sở hữu” tổ chức và kiểm soát mọi quyết định hoạt động cho tổ
chức (trong khuôn khổ của luật pháp và bất kỳ những thỏa thuận
nào với người hậu thuẫn về tài chính). Việc mở rộng bao gồm thuê
thêm người và những người này bị người chủ kiểm soát.
- Người chủ của tổ chức xác định sự cần thiết phải thuê
nhân viên mới và phân bổ nguồn tiền cho việc thuê
người.
- Người chủ thông báo giới thiệu nhu cầu thuê nhân viên.
- Các cá nhân ứng cử cho vị trí.
- Người chủ tuyển chọn người và đưa ra lời đề nghị.
- Cá nhân quyết định có chấp nhận lời đề nghị hay
không.
36
 - Nếu cá nhân chấp nhận lời đề nghị, quá trình tuyển
dụng sẽ kết thúc; ngược lại, người người chủ sẽ phải
lặp lại một số hoặc toàn bộ các bước trong quá trình
tuyển dụng.
1.2.6.2. Người chủ đề bạt nhân viên
Khi tổ chức đã trở nên có hệ thống hơn, người chủ sẽ thăng
tiến một số nhân viên, giao cho họ nhiều trách nhiệm hơn. Tuy
nhiên, thay vì thăng tiến một nhân viên, người chủ có thể chọn thuê
người mới và duy trì người nhân viên cũ ở chức vụ hiện tại của họ.
- Người chủ tổ chức nhận ra sự cần thiết cho những trách
nhiệm mới phải được thực hiện bởi nhân viên và phân
bổ tiền để chi trả cho việc này.
- Người chủ quyết định có nên thăng chức cho nhân viên
hiện tại hay là thuê một người mới cho nhiệm vụ này
(nếu thuê người mới thì quay lại kịch bản trước khi
người chủ trực tiếp thuê nhân viên).
- Người chủ xác định nhân viên phù hợp cho việc thăng
chức và đưa ra lời đề nghị.
- Cá nhân quyết định xem có nên chấp nhận lời đề nghị
hay không.
- Nếu cá nhân chấp nhận lời đề nghị thì quá trình hoàn
tất; ngược lại, người chủ sẽ phải lặp lại một số hoặc
toàn bộ các bước.
1.2.6.3. Người quản lý thuê nhân viên với sự chấp thuận
37
của người chủ
Một trong những trách nhiệm mà người chủ kiểm soá có thể
giao quyền cho nhân viên của mình đó chính là trách nhiệm thuê
thêm nhân viên.
- Người quản lý trong tổ chức nhận ra nhu cầu của việc
thuê nhân viên mới và xin phép và ngân quỹ để thuê
nhân viên.
- Người chủ quyết định xem có cho phép thuê nhân viên
mới và phân bổ tiền cho việc thuê nhân viên mới hay
không.
- Người quản lý thông báo giới thiệu nhu cầu về nhân
viên mới.
- Cá nhân nộp đơn xin ứng tuyển.
- Người quản lý lựa chọn ứng viên phù hợp và đề nghị
lên người chủ.
- Người chủ quyết định có cho phép thuê nhân lực đó
hay không.
- Người quản lý đưa ra lời đề nghị.
- Nếu cá nhân chấp nhận lời đề nghị, quá trình tuyển
dụng sẽ hoàn tất, nếu không, người chủ sẽ lặp lại một
số hoặc toàn bộ các bước trong quá trình.
1.2.6.4. Người quản lý tiến cứ nhân viên với sự chấp thuận
của người chủ
Như vậy, một quản lý có thể chịu trách nhiệm thăng tiến
38
 một số nhân viên.
- Quản lý của tổ chức nhận ra nhu cầu về trách nhiệm
mới cần được nhân viên thực hiện, xác định nhân viên
để thăng tiến, xin phép và ngân quỹ để đề bạt nhân
viên.
- Người chủ quyết định có cho phép thăng tiến nhân viên
và phân bổ tiền cho việc này hay không.
- Quản lý đưa ra lời đề nghị.
- Cá nhân quyết định có nhận lời đề nghị hay không.
- Nếu cá nhân chấp nhận lời đề nghị thì quá trình hoàn
tất. Nếu không, người chủ phải lặp lại một số hoặc toàn
bộ các bước trên.
1.2.6.5. Quản lý có thể được giao quyền để hành động trong
khuôn khổ ngân quỹ mà không cần sự chấp thuận trực tiếp của
người chủ
Kịch bản này bao gồm bản đơn giản của kịch bản 3 và 4.
1.2.6.6. Bộ phận nhân sự có thể thay thế người chủ
Khi tổ chức đã phát triển, rất nhiều tổ chức tiến hành cơ chế
mở rộng kiểm soát để tiêu chuẩn hóa và quản lý các hoạt động diễn
ra trong khắp tổ chức. Bộ phận nhân sự được phát triển từ vai trò
tuyển dụng và biên chế tập trung cho rất nhiều hoạt động liên quan
đến cán bộ nhân viên trong tổ chức hiện đại.
Vai trò đơn giản nhất của bộ phận nhân sự là chịu trách
nhiệm cho ít nhất cho một vài trách nhiệm cho phép tuyển dụng và
39
thăng chức. Bộ phận nhân sự có thể chia sẻ vai trò này với những
quản lý cấp cao, những người có trách nhiệm với người được tuyển
dụng hoặc được thăng chức.
1.2.6.7. Bộ phận nhân sự đảm nhiệm thêm các trách nhiệm
Do có chuyên môn về quá trình tuyển dụng nhân viên, bộ
phận nhân sự thường đảm nhận những phần khác trong quá trình
tuyển dụng đã từng được quản lý hoặc người chủ thực hiện.
- Người quản lý của tổ chức nhận ra sự nhu cầu về nhân
viên mới và đề xuất xin ý kiến và quỹ để thuê nhân viên
mới.
- Cấp trên của quản lý hoặc bộ phận nhân sự quyết định
có cho phép thuê nhân viên mới hay không rồi phân bổ
tiền.
- Bộ phận nhân sự thông báo nhu cầu về nhân viên mới
và chỉ rõ cách đăng ký.
- Các cá nhân nộp đơn ứng tuyển.
- Bộ phận nhân sự nhận đơn, giúp đỡ nhà quản lý nhận
diện ứng viên tiềm năng để tiến hàng phỏng vấn, và
thiết kế phỏng vấn.
- Quản lý phỏng vấn các ứng viên và chọn ra cá nhân, rồi
đề nghị tuyển dụng cá nhân đó lên cấp trên hoặc bộ
phận nhân sự.
- Người có thẩm quyền trong cơ quan sẽ quyết định có
cho phép tuyển dụng cá nhân đó hay không.
40
 - Bộ phận nhân sự đưa ra đề nghị.
- Cá nhân quyết định xem có chấp nhận đề nghị đó hay
không.
- Nếu cá nhân chấp nhận lời đề nghị thì quá trình sẽ hoàn
tất ở đây. Nếu không, người chủ phải lặp lại một số
hoặc toàn bộ các bước trên.
Đưa ra một số nhiệm vụ mới:
- Chỉ rõ cách đăng ký ứng tuyển.
- Nhận diện ứng viên tiềm năng.
- Lựa chọn ứng viên tiềm năng.
- Tổ chức phỏng vấn.
Các nhiệm vụ trên đều là kết quả từ sự gia tăng phức tạp
trong nỗ lực tìm đúng người để tuyển dụng. Tính phức tạp tương tự
cũng xảy ra trong kịch bản lựa chọn người để thăng tiến.
Trong thời gian tới, yêu cầu đối với việc tuyển dụng sẽ không
chỉ dừng lại ở việc thông báo và nhận đơn ứng cử bằng điện tử.
Việc tuyển dụng cần hỗ trợ cho các tổ chức nhiều hơn nữa trong
việc tìm được những người phù hợp nhất cho vị trí của tổ chức.
Đồng thời, việc tuyển dụng không chỉ cần đáp ứng nhu cần của tổ
chức mà còn phải đáp ứng nhu cầu của các cá nhân, những người
cần có sự hài lòng với vai trò của mình trong tổ chức để thúc đẩy
họ làm việc có năng suất hơn. Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều
khả năng cho sự cải thiện có thể diễn ra trong tuyển dụng điện tử.
1.3. QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN TMĐT
41
 1.3.1. Tìm hiểu quy trình dự án
Các quy trình dự án có thể được các chuyên gia máy tính,
chuyên gia tổ chức, hoặc cả hai thực hiện. Do có nhiều người có
thể thực hiện những quy trình này, vì thế đôi khi nhầm lẫn trong
việc xác định xem ai phải thực hiện chúng. Sai lầm này thậm chí có
thể làm cho dự án bị thực hiện qua loa, đại khái và dẫn đến thất bại.
Tiến trình dự án tập trung giải quyết vấn đề của chính nó đã
đặt ra, yêu cầu phải có sự cân nhhắc kĩ lưỡng về tổng thể. Hiện nay
có rất nhiều sách tham khảo, các khóa học cũng như các tiêu chuẩn
đã được đề ra nhằm cung cấp thông tin chi tiết hơn về các quá trình
quản lý dự án khác nhau. Phần này sẽ giới thiệu cho chúng ta về
các quá trình chủ yếu và cần thiết cho việc hỗ trợ cũng như điều
hành phát triển hệ thống TMĐT. Công việc này được dựa trên việc
kết hợp các phần khác nhau của quá trình quản lý dự án từ các tiêu
chuẩn phát triển phần mềm khác nhau, bao gồm ISO 15288, ISO
12207 và ISO 15504-2.
1.3.1.1. Lập kế hoạch và đánh giá
Các hoạt động lập kế hoạch và thẩm định là cơ sở cho việc
phối hợp và kiểm soát tổng thể dự án.
i. Lập kế hoạch quá trình dự án và hoạt động
Có câu ngạn ngữ cổ: “Bạn sẽ làm gì nếu không biết mình
đang đi đâu?”. Trong khi bản mô tả ban đầu của dự án đánh giá
một cách khái quát về tương lai của dự án thì việc đưa ra một kế
hoạch chi tiết để giúp dự án thành công là điều cần thiết.
42
 Mỗi một dự án cần đi kèm với vòng đời phát triển hệ thống
thích hợp. Các hoạt động phát triển dự án xuất hiện trong cuốn sách
này được thực hiện theo một cách riêng biệt nhằm phát triển một hệ
thống cụ thể, đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Bản lịch trình dự án cho biết kế hoạch chi tiết của các hoạt
động cần được hoàn thành để phát triển một hệ thống cụ thể và các
nguồn lực sẽ được phân bổ để thực hiện chúng. Lịch trình dự án có
thể được xây dựng bởi:
- Vòng đời phát triển hệ thống: cung cấp cơ cấu chuyên môn
ban đầu cho việc bắt đầu khởi tạo lịch trình dự án. Mỗi quy
trình kĩ thuật trong vòng đời, bao gồm việc thực hiện, và mỗi
một quá trình dự án cần phải được hoàn thiện.
- Việc trình bày tỉ mỉ, chi tiết các hoạt động cần thiết cho mỗi
quá trình của vòng đời phát triển hệ thống.
- Việc xác định cách thức áp dụng các ứng dụng những hoạt
động cho các ứng dụng cụ thể và đặc thù.
- Ước định thời gian thích hợp cho mỗi hoạt động cụ thể.
- Xác định mối quan hệ tiên quyết giữa các hoạt động. Điều
này cần cho việc phân tích các yêu cầu của các nhóm người
đã dùng trước các nhóm khác cũng như yêu cầu của một số
nhóm khác trong cùng một thời điểm nhất định.
- Thời gian ước tính cho các hoạt động, tính sẵn có của các
nguồn lực (bao gồm lập trình viên, nhà quản lý và người
dùng) và các mối quan hệ tiên quyết có thể được dùng để lập
43
 ra lịch trình hoạt động, phân bổ các nguồn lực cho các hoạt
động đặc thù trong khoảng thời gian cụ thể. Áp lực về thời
gian hoặc nguồn lực sẵn có không đáp ứng được nhu cầu
cũng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Những
yếu tố này sẽ tác động đến việc lên lịch trình thực tế cho dự
án. Ở nơi thiếu hụt các nguồn lực, cả do việc phân bổ cho các
hoạt động ưu tiên hay do việc trì hoãn trong khâu này, thì
theo đó, bản kế hoạch cũng sẽ cần được sửa đổi.
Ví dụ:
- Vòng đời bao gồm việc phân tích yêu cầu.
- Phân tích yêu cầu bao gồm việc phân tích các nhóm người
dùng
- Mỗi nhóm người dùng yêu cầu phải có sự phân tích
- Yêu cầu của từng nhóm người dùng được thực hiện ở từng
thời điểm riêng biệt, không nhất thiết phải thực hiện cùng lúc
với yêu cầu về thời gian cho việc phân tích các nhóm khác.
- Phân tích yêu cầu có thể tiến hành trên một số lượng cụ thể
các nhóm người dùng này trong cùng một thời điểm nếu lập
trình viên có đủ khả năng
- Việc lên kế hoạch cho phân tích yêu cầu của các nhóm người
dùng khác nhau trong cùng một thời điểm do số lượng các
lập trình viên còn hạn chế có thể sẽ tốn thời gian hơn khi có
nguồn nhân lực dồi dào hơn
Lưu ý: với số lượng các nguồn lực không tương thích thì khi
44
đặt ra thời hạn quá sát sao sẽ khiến cho hệ thống trở nên kém chất
lượng, nghèo nàn, không có giá trị phát triển. Tuy nhiên, việc tăng
thêm một số lượng lớn các nguồn lực có thể cũng không đáp ứng
được yêu cầu của mộy bản kế hoạch chi tiết. Nếu như các hoạt
động riêng lẻ không được lên kế hoạch chi tiết, kĩ lưỡng thì dù có
tăng thêm các nguồn lực thì cũng khó làm đúng như ý định ban đầu
và có thể làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối.
Một điều quan trọng nữa là các lập trình viên trong khi thực
hiện nhiệm vụ cũng phải có trách nhiệm trong việc xây dựng và
phát triển kế hoạch làm việc cho riêng mình. Glass đề cập đến
nhiều cách nghiên cứu khác nhau mà trong đó, khi các lập trình
viên tự lập kế hoạch cho riêng mình thì hiệu suất tăng lên rõ rệt.
Lên kế hoạch cho dự án là cách lý tưởng nhất để có bước
phát triển hoàn thiện. Tuy nhiên những tình huống xảy ra ngoài dự
kiến có thể phá vỡ bất kì kế hoạch nào. Chẳng hạn, nếu các đại diện
của một nhóm người dùng cụ thể không thể đưa ra yêu cầu của
mình theo như thời gian đã định thì việc dự án bị trì hoãn là điều dễ
xảy ra.
Công tác kiểm tra cũng cần được tiến hành thường xuyên.
Điều này có liên quan đến việc đánh giá và giám sát tiến trình của
dự án. Trong khi đó những ước lượng ban đầu phục vụ cho việc lập
kế hoạch có thể chỉ là những phán đoán. Và khi dự án đi vào hoạt
động, chúng ta có thể làm tăng dần tính chính xác của chúng về
thời gian cũng như các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động trong
45
tương lai.
- Nhiều người đánh giá thấp thời gian và/ hoặc các nguồn lực
cần thiết để hoàn thành các hoạt động trong tương lai. Đó là
bởi vì việc phát triển không hề đơn giản như khi ở giai đoạn
đầu. Các đánh giá viên có kinh nghiệm thường phải quan tâm
đến việc họ sẽ phải đánh giá thấp đến mức nào và sẽ áp dụng
điều này để kiểm định những ước tính của họ trước khi đưa
vào kế hoạch chính thức. Thông tin về những phần đã được
hoàn thành của dự án có thể được phân tích để xác định xem
việc sử dụng các nguồn lực ở đâu là dưới hoặc trên mức đánh
giá. Kết quả của phân tích này có thể được dùng để điều
chỉnh những ước lượng trong tương lai.
- Tại thời điểm bắt đầu dự án, hầu như không có yêu cầu cụ thể
nào được dự đoán trước, vì thế các kế hoạch có xu hướng chú
ý đến các hoạt động phát triển tổng quát hơn là cụ thể. Khi
triển khai kế hoạch, cần phải làm rõ bước tiến triển cụ thể của
nó. Những hoạt động riêng biệt liên quan đến các yêu cầu
phát triển cụ thể có thể thay thế cho các hoạt động đơn lẻ
tổng quát. Những hoạt động này giúp cho kế hoạch chi tiết
hơn cũng như chính xác hơn.
Việc lên kế hoạch và sắp xếp lại kế hoạch các bước phát triển
của TMĐT rất phức tạp, bao gồm:
- Hệ thống TMĐT cần phải không ngừng tiến bộ. Do vậy, các
kế hoạch cho việc phát triển không những cần sự phát triển
46
 của hệ thống hiện tại mà còn cần có những cân nhắc cho sự
phát triển của các tiến bộ trong tương lai của hệ thống.
- Hệ thống TMĐT cần có một hoặc nhiều lợi thế cạnh tranh.
Các hệ thống khác sẽ phải khai thác các lợi thế cạnh tranh
mới trong suốt quá trình phát triển của hệ thống này. Hệ
thống TMĐT có thể đề ra các nhu cầu mới về việc nắm bắt
và/ hoặc tìm kiếm những lợi thế của riêng nó. Việc đáp ứng
được những nhu cầu này sẽ thường xuyên tác động đến kế
hoạch phát triển hệ thống hiện tại.
ii. Quy trình đánh giá và giám sát
Có sự khác biệt rõ rệt giữa việc lên kế hoạch và sử dụng nó
để điều hành một dự án. Khi tiến trình không được giám sát chặt
chẽ thì việc dự án thất bại cũng là điều dễ xảy ra. Việc giám sát dự
án liên quan đến các công việc sau:
- Đánh giá tiến trình dự án một cách chính xác, bởi điều này có
liên quan đến bản kế hoạch
- So sánh tiến trình dự án với kế hoạch
- Xác định những điểm không nhất quán
Việc đánh giá tiến trình dự án thường được thực hiện bởi các
lập trình viên và/hoặc quản lý của họ và được báo cáo cho người
chịu trách nhiệm giám sát tiến trình. Không được thực hiện cẩu thả
bước này chỉ để làm hài lòng người quản lý. Việc đánh giá phải
được làm chính xác và đúng thời gian quy định.
Để đánh giá đúng cần phải sử dụng những biện pháp đánh
47
giá, đo lường dự án đã được chấp thuận và áp dụng. Những biện
pháp này sẽ được xác định khi kế hoạch dự án được lập ra và/hoặc
sửa đổi. Cách đơn giản nhất là tuân theo chuẩn mực về thời gian
cho đến khi kết thúc hoạt động của dự án đã được lên kế hoạch.
Nếu các giai đoạn được tiến hành kiểm tra ngắn hơn so với thời
gian cho phép đối với các hoạt động trong bản kế hoạch, lập trình
viên sẽ gặp phải khó khăn trong việc ước lượng tiến trình. Lập trình
viên thường rất hứng thú và thường đánh giá cao giai đoạn đầu của
tiến trình. Khi một dự án tiếp tục được triển khai, nhiều người trong
số họ sẽ phân loại những điểm khác nhau giữa những ước lượng
ban đầu và con số này sẽ là 100% khi hoạt động được cho là đã
hoàn thành. Do đó, chúng ta ít khi thấy được hàng loạt các báo cáo
dự án yêu cầu hoàn thiện đến 50%, 75%, 87%, 94%, 97%, 98%,
99%, 99.5%, 99.75%. Để tránh xảy ra vấn đề này, bản kế hoạch
phải đủ chi tiết để có thể xác định số lượng các hoạt động trên một
giai đoạn báo cáo và việc kiểm tra thường xuyên phải được thực
hiện để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo trong tiến trình.
Thêm vào đó, cần phải thành lập các điểm kiểm tra trong dự án, tại
đó tiến trình hiện tại được kiểm tra, đánh giá một cách kĩ lưỡng,
đồng thời để duy trì kế hoạch, những điều chỉnh cần thiết cũng nên
được chú trọng.
Không phải tất cả các sai lệnh giữa những tiến trình được
đánh giá với tiến trình được nêu trong kế hoạch đều được lưu ý.
- Các hoạt động nên được thực hiện theo thứ tự khác nhau hơn
48
 là theo kế hoạch để tránh bị gián đoạn hoặc để tận dụng mọi
cơ hội phát triển.
- Bất kể các hoạt động được hoàn thành sớm hơn, trong hoặc
muộn hơn thời gian dự kiến thì điều quan trọng ở đây là tác
động của chúng đối với tổng thể dự án.
Cần lưu ý rằng các tiến trình mang tính sáng tạo không nên bị
kiểm soát quá gắt gao. Lập trình viên cần có đủ không gian để hoàn
thiện công việc của mình một cách tốt nhất. Điều này bao gồm việc
tái cấu trúc, phối hợp, bổ sung, và ở mọi thời điểm, loại bỏ những
hoạt động đặc thù. Quan trọng hơn việc yêu cầu lập trình viên phải
báo cáo dự án theo bản kế hoạch không thích hợp, thậm chí còn
không làm theo kế hoạch này, cần cho phép họ sử dụng các báo cáo
tiến trình cập nhật những hoạt động phát triển đang được thực hiện
cũng như mức độ cạnh tranh của các hoạt động này.
Phương pháp đường GANTT (CPM hoặc PERT/CPM) là kỹ
thuật thường được sử dụng trong việc điều hành các tiến trình dựa
trên việc phân tích kế hoạch có tính kết nối, gắn liền với các điều
kiện tiên quyết của chúng. Khi nhiều hoạt động có thể xảy ra đúng
theo đã định, chúng được coi như những đường dẫn tương tự nhau
đến các một điều kiện tiên quyết chung. Tương tự, một hoạt động
có thể được gắn với một số các điều kiện tiên quyết. Bảng 1.8 liệt
kê ví dụ về 10 hoạt động của một tiến trình cụ thể. Các đơn vị được
sử dụng cho tất cả các khoảng thời gian của hoạt động phải giống
nhau, bất kể giờ, ngày, tuần, tháng hay một số đơn vị khác. CPM
49
phân tích hệ thống nhận diện đường dẫn giới hạn. Đường dẫn này
là một tập hợp các hoạt động có tính kết nối với nhau và phải mất
một thời gian dài mới có thể thực hiện được trong hệ thống. Bất kì
sự thay đổi về thời gian của bất kì hoạt động nào cũng sẽ làm thay
đổi thời gian hoàn thành dự án tổng thể (có thể là tốt hoặc không
tốt). Các hoạt động phi giới hạn đường dẫn sẽ không có ảnh hưởng
gì đến kế hoạch tổng thể nếu chúng được hoàn thành đúng thời hạn
cho bất kì hoạt động giới hạn đường dẫn mà chúng đóng vai trò là
điều kiện tiên quyết.
Bảng 1.8 Ví dụ về một chuỗi các hoạt động trong một tiến trình

Hình 1.3 Sơ đồ đường GANTT

Hình 1.3 mô tả đường GANTT được xây dựng từ 10 hoạt
động ở ví dụ trên và xác định đường dẫn giới hạn thông qua một
chuỗi các hoạt động (được thể hiện bằng dòng kẻ đậm hơn).

50
 Đường dẫn giới hạn có thể được phân tích để xác định các cơ
hội để hoàn thiện các hoạt động, bao gồm:
- Đẩy nhanh tiến độ
- Tối thiểu số lượng nhân công cho dự án
- Tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực phát triển dự án
- Chia sẻ các nguồn lực phát triển dự án với các dự án khác
hoặc sứ mệnh của tổ chức
Bất kể khi nào thực hiện việc đánh giá tiến trình, CPM cũng
có thể được dùng để phân tích những thay đổi cho đường dẫn giới
hạn và bất cứ sự thay đổi kéo theo đó đối với kế hoạch dự án.
Những thay đổi này có thể thậm chí có thể xảy ra khi tổng thời gian
để hoàn thành dự án không thay đổi, chẳng hạn:
- Khi một hoạt động không giới hạn bị gián đoạn trở thành có
giới hạn
- Khi một hoạt động giới hạn hoàn thành trước thời hạn trở
thành không giới hạn, nhưng đường dẫn giới hạn không thay
đổi vì nó đã bao gồm hoạt động có giới hạn khác song song
với nó.
Việc đánh giá dự án phải được báo cáo thường xuyên với ban
quản lý và được dùng để kiểm tra kế hoạch dự án. Ngoài ra, cần
thiết phải thông báo kế hoạch dự án với tất cả các thành viên tham
gia dự án để họ có thể theo sát được tiến trình và chuẩn bị cho các
hoạt động trong tương lai.
iii. Quản lý kế toán
51
 Trong khi quá trình đánh giá và giám sát tập trung chủ yếu
vào thời gian và kế hoạch phân bổ các nguồn lực thì kế toán quản
lý đề cập đến việc tận dụng các nguồn lực. Quản lý kế toán của một
dự án bao gồm :
- Cung cấp thông tin về những dự án đã thực hiện được sử
dụng cho việc lên kế hoạch và dự thảo ngân sách cho dự án
mới.
- Triển khai và cập nhật ngân sách dự án
- Xác định sự khác nhau chủ yếu giữa chi phí thực tế và ngân
sách dự án.
- Đảm bảo việc chi trả cho nhà cung cấp và nhà thầu đúng thời
hạn
- Các hoạt động kế toán khác liên quan đến dự án
iv. Nhận diện những cơ hội và thách thức tác động đến tiến
trình dự án
Những cơ hội và thách thức tác động đến tiến trình dự án có
thể được xác định bởi các đối tượng sau:
- Lập trình viên và các nhà quản lý: là người đưa ra những giải
pháp tốt nhất để phát triển dự án.
- Người dùng: là đối tượng muốn có sự thay đổi trong phạm vi
hoặc chức năng của hệ thống
- Người điều hành tiến trình dự án
- Kế toán trưởng: là người đánh giá việc sử dụng các nguồn lực
của dự án
52
 Do có rất nhiều nguồn lực tiềm năng nên tiến trình cụ thể của
dự án phải đảm bảo việc thu thập và nhận diện các cơ hội và thách
thức, đồng thời phải chắc chắn rằng chúng sẽ được giải quyết trong
quá trình kiểm tra và ra quyết định.
Với sự phát triển của TMĐT như hiện nay, chúng ta cần phải
chú trọng đến môi trường cạnh tranh có liên quan và đánh giá lại
xem làm thế nào mà dự án đang được tiến hành phù hợp với môi
trường này. Và cho dù một hệ thống có rất ít cơ hội để cạnh tranh
khi đi vào thực tiễn áp dụng thì nó vẫn đáng được tiếp tục phát
triển.
1.3.1.2. Kiểm soát và ra quyết định
Mỗi một dự án cần phải có khung trách nhiệm và thẩm quyền
xác định.
i. Tiếp nhận cơ hội và đối phó với các thách thức có ảnh
hưởng tới tiến trình dự án.
Một dự án khi thực hiện thường gặp nhiều cơ hội và thách
thức hơn so với dự kiến. Tiếp nhận những cơ hội cũng như đối phó
với những thách thức này thường cần phải huy động đến các nguồn
lực và thời gian. Cả hai yếu tố này có thể bị hạn chế, thậm chí cả
khi sự đầu tư vào chúng có thể thu được lợi nhuận đáng kể.
Cần thiết phải có phân tích về tác động của những cơ hội và
thách thức đó cũng như những ảnh hưởng tiềm tàng theo nhiều
cách thức khác nhau của việc tiếp nhận chúng trước khi quyết định
sẽ làm gì với chúng. Những phân tích này phải coi những mục tiêu
53
của cơ quan, tổ chức cũng như bất cứ cơ hội nào về lợi nhuận hoặc
những yếu tố khác, là nhân tố tác động cụ thể hơn. Quy mô của
những phân tích này sẽ phụ thuộc vào tính trọng yếu của những tác
động tiềm tàng. Những phân tích lớn ít khi được thực hiện khi chỉ
có những ảnh hưởng nhỏ. Tại nơi xảy ra những tác động lớn, cơ hợi
và thách thức có thể dẫn đến những thay đổi to lớn tới tiến trình
hiện tại, hay thậm chí đến những điều tra ban đầu của một dự án
phát triển riêng biệt. Phân tích này sau đó có thể được dùng để
cung cấp danh sách xếp loại các khó khăn và thách thức phục vụ
cho việc đánh giá của tổ chức hoặc những nhà ra quyết định quản
trị dự án.
Với các hệ thống truyền thống, chỉ với một phân tích riêng lẻ
về thách thức hay cơ hội nhìn chung là đủ cho việc đưa ra quyết
định cuối cùng cho dự án. Tuy nhiên, với TMĐT, một số quyết
định cần phải được đánh giá lại trong tương lai như sự thay đổi về
mức phát triển cao nhất của khoa học kỹ thuật và mức cạnh tranh
mạnh nhất trong giai đoạn nhất định. Đánh giá ban đầu của bất kì
thách thức cũng như cơ hội nào về TMĐT cần bao gồm cả việc xác
định các nhân tố khiến cho chúng ta phải đánh giá lại. Chẳng hạn,
những thay đổi ở các dạng cạnh tranh cụ thể và/hoặc một khoảng
thời gian mà tại đó có thể biết được những thay đổi sẽ xảy ra.
Một khi cơ hội và thách thức được nhận định thì quyết định
sẽ được đưa ra bởi một hoặc một nhóm người với thẩm quyền cho
phép. Trong khi văn bản đi kèm với quyết định có tác động đối với
54
cơ hội và thách thức, chúng có thể được dùng để làm căn cứ để
đánh giá lại những cơ hội và thách thức tiềm tàng.
Khó khăn thường xảy đến với các lập trình viên là việc chịu
quá nhiều áp lực công việc, về thời gian dẫn đến kiệt sức. Trong
khi đó hầu hết các lập trình viên đều quen với cách làm việc với
một mức áp lực nhất định, nếu vượt quá mức này có thể khiến họ
mắc phải nhiều sai lầm, thậm chí trước khi bị kiệt sức. Những sai
lầm này không được xác định sớm và có thể gây ra nhiều trở ngại.
Việc trì hoãn kế hoạch thường là phương án khả thi hơn là việc sử
dụng sản phẩm bị lỗi. Các nhà quản trị dự án nên giám sát đội ngũ
lập trình viên và những hạn chế liên quan đến việc gia tăng áp lực
nhằm tránh xảy ra các vấn đề liên quan đến việc hao phí sức người.
ii. Xử lý các vấn đề trong quá trình phát triển
Cần phải thực sự hiểu rõ các quá trình đang được thực hiện
để ra quyết định xử lý những vấn đề xảy ra với chúng. Phải xem xét
kĩ lưỡng những thách thức đặt ra về các tác động có thể dự đoán
được của chúng cũng như cơ hội để thành công. Những thay đổi
thường gặp đối với các quá trình đã được thực hiện được ưu tiên
chú ý trước nhất hơn là những thay đổi được tạo ra để xử lý các vấn
đề riêng biệt. Những thay đổi này nên được xác định và tái sử dụng
trong các hoạt động và dự án phát triển trong tương lai nhằm tránh
những vấn đề tương tự xảy ra.
Một khi quyết định được đưa ra, chúng cần được thông báo
cho tất cả những người cần áp dụng chúng ngay lập tức và cả trong
55
tương lai. Khi các quyết định có liên quan đến những thay đổi lớn,
tốt nhất là nên tổ chức một cuộc họp hay một buổi tập huấn để chắc
chắn rằng tất cả các lập trình viên đều hiểu và có thể áp dụng
chúng. Quyết định được đưa ra phải kết hợp chặt chẽ với những
chính sách và quy trình phát triển của tổ chức, sự liên kết này có
thể được sử dụng trong một thời gian dài.
Tất cả các quyết định có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của
dự án cần được tập hợp, thông báo và lưu giữ lại để xem xét trong
tương lai, bất kể nguồn gốc của chúng. Trong một số ví dụ, các
quyết định phát triển quan trọng cần được đưa ra một cách riêng rẽ.
Điều này yêu cầu mọi người những người đưa ra quyết định tự chịu
trách nhiệm thông báo với người quản lý cũng như cấp dưới của
họ, để chắc chắn rằng các quyết định đó được ghi chép chính xác.
iii. Đảm bảo tính chính xác của việc ra quyết định có tính bắt
buộc
Cần phải chắc chắn rằng các quyết định được đưa ra trong
suốt quá trình phát triển dự án phải được thực hiện bởi những
người thích hợp nhất và phải kịp thời để đưa vào sử dụng cho công
việc. Tác động tiềm ẩn của các hoạt động khác nhau (bao gồm tác
động của chúng lên chất lượng và chi phí của hệ thống) cần được
làm rõ trước khi quyết định một hoạt động cụ thể có ảnh hưởng đến
tiến trình phát triển.
Các hoạt động phát triển chủ yếu yêu cầu phải theo sát các
quyết định mang tính hình thức hóa để chắc chắn rằng, chúng sẽ từ
56
những thách thức chuyển thành cơ hội để phát triển, và thông qua
các phân tích, sẽ được cấp phép thực hiện và cuối cùng được áp
dụng vào dự án. Mỗi bước liên quan đến việc xác định những
người tham gia thực hiện dự án và phân bổ khung thời gian cho sự
đóng góp của họ. Thời gian dành cho mỗi bước cần gói gọn trong
khuôn khổ kế hoạch phát triển dự án tổng thể, cho dù những quyết
định mang tính cá thể có thể không được áp dụng cho các hoạt
động của dự án.
Cần phải kiểm tra các quyết định đưa ra, kể cả khi chúng đã
được ghi chép lại trong kế hoạch phát triển dự án tổng thể, hoặc đã
được ghi chép lại bằng các phương thức khác. Do quy mô các bước
trong quá trình ra quyết định có thể nhỏ hơn các hoạt động phát
triển khác, chúng ta có thể gộp chúng vào các hoạt động khác.
Ngoài ra cũng cần phải có kế hoạch hỗ trợ tiếp nối khi có người
nào đó không thể hoàn thành khâu ra quyết định theo kế hoạch.
1.3.1.3. Phân bổ và định hình nguồn lực
Các nguồn lực cần được phân bổ và định hình cả cho việc
phát triển cũng như vận hành và hỗ trợ của dự án. Việc phân bổ
nguồn lực thường liên quan đến nhiều nhà quản trị nhân lực trong
một tổ chức để tìm được những nguồn lực cần thiết, bao gồm:
- Các nhà quản trị có kinh nghiệm để công nhận sự chuyển
nhượng nguồn lực
- Các nhà quản trị chịu trách nhiệm quản lý nhân viên hiện có (
bao gồm cả nhà quản trị phát triển và các chuyên viên thuộc
57
 tổ chức)
- Các chuyên viên quản lý nguồn nhân lực đảm nhiệm việc
tuyển dụng nhân viên mới.
- Nhà quản trị kế toán/toàn chính: có trách nhiệm đảm bảo các
quỹ của công ty sẵn sàng để chi trả chi phí dự án và các
khoản phải trả định kỳ.
- Các nhà quản trị trang thiết bị, phương tiện chịu trách nhiệm
về các phương tiện được sử dụng trong hệ thống.
- Những người thu mua chịu trách nhiệm thu nhận được yêu
cầu bởi hệ thống dự án.
Trong nhiều trường hợp, đặc biệt với con người và các nguồn
tài nguyên tính toán, các nguồn lực cần được chia sẻ cho các hoạt
động khác. Sự ủy thác trước đó có thể dẫn đến việc thực hiện dự án
mới, cả về thời gian sẵn có và thời gian sẵn có cụ thể.
Vì các hệ thống TMĐT thường vượt qua ranh giới phòng
ban trong tổ chức, nên có thể biết được rằng các nguồn lực có thể
được thu thập từ nhiều phòng ban khác nhau. Nếu các phòng ban
được phép chọn lựa nguồn lực mà họ đóng góp, một số phòng có
thể đóng góp những nguồn lực yếu nhất và giữ lại cho mình những
nguồn lực tốt nhất. Cần phải ưu tiên nhu cầu của tổ chức trước nhu
cầu của cá nhân khi thực hiện việc phân bổ. Một điều nữa cũng
quan trọng không kém là việc một khi nguồn nhân lực được phân
bổ, trách nhiệm cơ bản nhất của họ được hướng đến hệ thống đang
được phát triển trong suốt quá trình phân bổ.
58
 Một khi các nguồn lực đã được phân bổ, chúng cần được
định hình để phù hợp với những nhu cầu hiện tại và trong tương lai
của dự án hay hệ thống vận hành. Những nhu cầu không cố định
cần phải được định hình lại. Việc lên kế hoạch định hình lại cần
chú ý đến thời gian không sinh lợi liên quan đến việc thay đổi,
chẳng hạn thời gian cần thiết để một công nhân thích nghi với môi
trường làm việc hoặc thời gian tập huấn cho công việc mới.
Cần phải thông báo ngay việc phân bổ và định hình đã được
định trước ở bất kì chỗ nào có thể diễn ra tình trạng này, tới tất cả
những người bị ảnh hưởng. Điều này tạo sự chuẩn bị về nhân lực
cho những sự thay đổi sẽ diễn ra. Ở nơi có liên quan đến việc phân
bổ hay định hình về con người thì ở đó sẽ cần nhiều hơn việc
truyền thông. Việc thành lập nhóm và/hoặc những hoạt động bảo trì
cũng rất cần thiết để đảm bảo cho sự thành công của những thay
đổi kéo theo trong nhiều nhóm bị tác động.
Nhìn chung, sự khác biệt chủ yếu giữa việc phân bổ và định
hình cho dự án và cho việc vận hành và hộ trợ hệ thống là:
- Với các dự án, các nguồn lực đặc trưng được quản lý bởi các
nhà quản trị dự án phát triển, người chịu trách nhiệm về việc
tìm ra và định hình chúng
- Trong quá trình thực hiện của hệ thống, các nguồn lực đặc
trưng sẽ được người dùng quản lý. Họ có thể không liên quan
đến việc nhận diện và định hình chúng.
1.3.1.4. Quản trị rủi ro hệ thống TMĐT
59
 Sự phát triển hệ thống TMĐT đang phải đối mặt với rất nhiều
rủi ro, cả ngẫu nhiên lẫn tự bản thân chúng mang rủi ro tiềm tàng.
Hệ quả của những rủi ro có thể thay đổi đáng kể. Việc kiểm soát tất
cả các mối đe dọa là không cần thiết, tuy nhiên cần phải nhận biết
và đánh giá tất cả chúng. Các mối đe dọa cần được kiểm soát nếu
chi phí thực hiện việc này ít hơn lợi ích nhận được khi quản lý
chúng. Lợi ích của việc quản trị rủi ro là có thể tính toán được tổng
chi phí của từng thiệt hại riêng biệt. Một danh mục rủi ro có thể bao
gồm nhiều tổn thất khác nhau. các tổn thất là những lý do thua lỗ
của doanh nghiệp
Quản trị rủi ro liên quan đến việc:
- Nhận biết rủi ro và tổn thất
- Đánh giá chi phí, tổn thất
- Nếu khả thi, việc tránh rủi ro hay tổn thất bằng cách tận dụng
các kĩ thuật đi trước thời đại nên được ưu tiên sử dụng.
- Nếu không thể tránh được tổn thất, cần:
+ Thiết lập các kỹ thuật nhận biết khả năng xảy ra tổn thất
+ Tận dụng các kỹ thuật quản trị khả thi để ngăn chặn hoặc
hạn chế thua lỗ ngay khi xác định được mức tổn thất
+ Nếu có thể, tận dụng các kỹ thuật khả thi thêm vào đó để bù
đắp thua lỗ
Các danh mục rủi ro chính liên quan đến sự phát triển của hệ
thống TMĐT: chất lượng phát triển nghèo nàn, sai lệch và sai sót

60
trong tiến trình phát triển, xâm phạm an ninh, hoạt động lừa đảo,
gian lận và các công trình phát triển bị mất.
i. Chất lượng phát triển nghèo nàn
Nguyên nhân khiến chất lượng phát triển nghèo nàn bao gồm:
- Không thực hiện một hay nhiều hoạt động phát triển với
phương thức phù hợp
- Đổ dồn công việc vào kế hoạch phát triển mà không có các
nguồn lực tương thích để kiểm soát yêu cầu của nó
- Sử dụng các nguồn lực phát triển có chất lượng nghèo nàn,
bao gồm đội ngũ nhân viên không có kinh nghiệm làm việc
Tổn thất bao gồm:
- Trì hoãn dự án và tăng chi phí thực hiện lại các hoạt động
- Không đạt được mục tiêu của hệ thống
- Xảy ra nhiều vấn đề khi hệ thống đi vào hoạt động
- Tốn nhiều chi phí cho việc bảo trì
Các kỹ thuật quản lý bao gồm:
- Sử dụng vòng đời phát triển chính xác, với các hoạt động và
tiến trình phù hợp
- Thực hiện đúng hướng dẫn trong cuốn sách này và các hướng
dẫn từ nhiều nguồn khác, đặc biệt là những khía cạnh không
được đề cập đến nhiều trong cuốn sách này
- Tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên khi cần thiết
- Quan tâm đến chất lượng phát triển nhân viên
ii. Sai lệch và bỏ sót trong tiến trình phát triển
61
 Các sai lệch và sai sót bao gồm:
- Sự phát triển quá đột ngột dựa trên các phân tích không đầy
đủ
- Không đầu tư vào tất cả các nguồn thông tin có thể sử dụng
- Thông tin do các cá nhân cung cấp bị sai lệch
- Hạn chế phạm vi của tiến trình do giới hạn và tổ chức chính
trị
- Không dự đoán được những khả năng trong tương lai
Tổn thất:
- Không đạt được mục tiêu của hệ thống
- Xảy ra nhiều vấn đề khi hệ thống đi vào hoạt động
- Bỏ lỡ các cơ hội mà hệ thống có thể có
- Tốn nhiều chi phí cho việc bảo trì
Các kỹ thuật quản lý bao gồm:
- Sử dụng vòng đời phát triển hệ thống chính xác, với các quá
trình và hoạt động phù hợp
- Sử dụng cách tiếp cận lặp lại
- Kết nối người dùng với người cung cấp trong suốt tiến trình
phát triển
- Sử dụng đội ngũ nhân viên giỏi
iii. Xâm phạm an toàn tiến trình phát triển
Nguyên nhân:
- Nhân viên bất mãn dẫn đến việc tiết lộ, bán thông tin về tiến
trình cho đối thủ cạnh tranh
62
- Trình độ nhân viên không được cải thiện
- Đối thủ cạnh tranh tiến hành nhiều hoạt động gián điệp và
tình báo tinh vi
- Các sự cố rò rỉ ngẫu nhiên từ các cuộc nói chuyện hàng ngày
của nhân viên trong tổ chức ở bên ngoài
- Các sự cố rò rỉ ngẫu nhiên từ phía khách hàng
- Các sự cố rò rỉ qua thư thông báo hoặc các buổi truyền thông
về công ty
- Sai lầm ngẫu nhiên khi tìm thông tin qua các trang mạng
Tổn thất:
- Các tính năng ưu việt bị sao chép, loại bỏ các lợi thế so sánh
- Các tổ chức khác tìm ra điểm yếu và trở thành đối thủ cạnh
tranh
- Nhiều người không tin tưởng vào hệ thống trước khi nó đi
vào hoạt động
+ Kì vọng có thể quá cao để đi vào thực tiễn
+ Kì vọng có thể quá thấp và mọi người sẽ không bao giờ thử
Kỹ thuật quản trị:
- Làm hài lòng nhân viên
- Hạn chế các truy nhập đến hệ thống phát triển và kiểm tra
thông tin
- Thông báo về sự cần thiết phải đảm bảo an toàn đối với các
thông tin nhạy cảm
- Chọn ra những thỏa thuận đáng tin cậy
63
 iv. Các hành vi lừa đảo
Bao gồm:
- Nhân viên hoặc những cá nhân khác phá hoại có chủ đích các
hoạt động phát triển hoặc hệ thống đang được phát triển
- Nhân viên hoặc những cá nhân khác chèn mật mã vào hệ
thống để biển thủ tài nguyên một khi hệ thống được sử dụng
- Các nhà cung cấp cung cấp thông tin sai lệch hoặc sản phẩm
lỗi
Tổn thất:
- Trì hoãn dự án và tăng chi phí thực hiện lại các hoạt động
- Không đạt được mục tiêu của hệ thống
- Thất thoát tài chính khi hệ thống đi vào hoạt đông
- Xảy ra nhiều vấn đề khi hệ thống đi vào hoạt động
- Bỏ lỡ các cơ hội mà hệ thống có thể có
- Tốn nhiều chi phí cho việc bảo trì
v. Dự án phát triển bị mất:
Nguyên nhân
- Thất bại trong tổ chức hệ thống máy tính
- Việc xóa ngẫu nhiên hoặc ghi đè lên tài liệu hay chương trình
- Cháy nổ hay những thảm họa thiên nhiên khác
- Vấn đề sức khỏe của đội ngũ nhân viên chủ chốt
Tổn thất:
- Chi phí làm lại
- Chi phí trì hoãn, bao gồm:
64
 + Sự trì hoãn trong việc thu lợi nhuận từ hệ thống hoạt động
+ Mất lợi thế cạnh tranh
Kĩ thuật quản lý:
- Sao lưu tài liệu và các chương trình phần mềm
- Phải có các tài liệu thường kì theo dõi các công việc của tiến
trình và của công việc đã hoàn thành
- Sử dụng nhóm làm việc để hạn chế phụ thuộc vào từng cá
nhân
Những vấn đề trên chỉ tập trung vào các kĩ thuật quản trị để
tránh rủi ro và tổn thất. Các kĩ thuật quản lý phụ sẽ cần thiết để giải
quyết những tổn thất đã có, để hạn chế thất thoát có liên quan. Tiến
trình chính yêu cầu trợ lý của các chuyên gia quản trị rủi ro phải
chắc chắn rằng tất cả các rủi ro đều được xác định, đánh giá và
quản lý.
1.3.2. Tìm hiểu quy trình kỹ thuật lan tỏa
Có rất nhiều quy trình kỹ thuật lan tỏa được thực hiện bởi các
lập trình viên và các quy trình liên quan đến người dùng với một
phạm vi đáng để.
- Thông tin phát triển được thu thập trong suốt vòng đời của hệ
thống chứ không phải trong suốt quá trình phân tích yêu cầu
- Những giải pháp được xác định trong suốt vòng đời hệ thống,
không phải trong quá trình thiết kế
- Việc kiểm tra tính khả dụng cần được thực hiện trong suốt

65
 vòng đời của hệ thống, không phải sau khi cấu trúc đã hoàn
thành
- Mẫu đầu tiên có thể được sử dụng trong suốt vòng đời hệ
thống, không phải trong quá trình thiết kế
- Cần lập và duy trì các tài liệu trong suốt vòng đời phát triển,
không phải trong quá trình áp dụng thực tiễn.
1.3.2.1. Tập hợp thông tin phát triển
Có một số kỹ thuật có thể giúp từng cá nhân có được những ý
tưởng sáng tạo, chẳng hạn những kỹ thuật được Von Oech đưa ra.
Tuy vậy, yêu cầu phát triển hệ thống mà lập trình viên lần đầu tiên
và trước nhất phải đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng và
người điều hành, nếu không thì sẽ thất bại, bất kể ý tưởng có sáng
tạo đến mức nào. Phát triển hệ thống đang dần đáp ứng được nhu
cầu của xã hội. Một tiến trình thành công bao gồm:
- Xác định được nhu cầu và mong muốn của người dùng và các
bên có liên quan
- Xác định được những thách thức và cơ hội có thể bị bỏ lỡ
Một lập trình viên thành công phải biết được điều gì là quan
trọng. Bởi có nhiều người thích những điều bí ẩn, công việc nghiên
cứu có thể tìm ra được những cách hiểu mới về tổ chức và khả
năng của nó.
Ở đây cũng có nhiều phương pháp thu thập thông tin tiến
trình. Mỗi một phương pháp là một cách cụ thể để ghi nhận một
quá trình. Chúng ta có thể chọn giữa nhiều phương pháp khác nhau
66
có thể được dùng cho một tiến trình. Việc lựa chọn phương thức
liên quan đến sự cân nhắc về:
- Kinh nghiệm và sự tự tin của mỗi cá nhân về mỗi phương
pháp
- Các công cụ và hỗ trợ có sẵn cho mỗi phương pháp
- Ưu và nhược điểm cụ thể của các phương pháp
- Tình huống sử dụng các phương pháp đó
- Những sự ràng buộc (thời gian, tiền và các nguồn khác) khi
lựa chọn và sử dụng các phương pháp đó
Mỗi phương pháp có những thế mạnh và hạn chế của riêng
chúng. Lập trình viên phải lựa chọn một cách khôn ngoan để có
những thông tin về tiến trình tốt nhất và khả thi nhất. Điều này
thường lên quan đến việc sử dụng hỗn hợp các phương pháp, với
mỗi phương pháp được sử dụng để thu thập các loại thông tin nhất
định từ các nguồn có tiềm năng.
Sự lựa chọn các phương pháp có thể liên quan đến việc cân
nhắc xem với phương pháp nào thì lập trình viên hiểu rõ nhất và có
thể thực hiện được. Mỗi phương pháp có đặc tính riêng cần được
học hỏi và thực hành trước khi lập trình viên làm quen với chúng.
i. Vòng đời tập hợp yêu cầu
Việc thu thập thông tin cũng giống như những hoạt đông
khác, có vòng đời của riêng nó cần được ghi nhận để tiến đến thành
công. Trong khi những tiến trình này bắt đầu theo thứ tự mà chúng
được mô tả, mỗi một quy trình cần phải được tiếp tục thực hiện cho
67
đến khi tất cả các yêu cầu được thu thập và cụ thể hóa.
- Phân tích về những gì được thu thập: thu thập thông tin bao
gồm:
+ Chi tiết hóa từng khía cạnh và yêu cầu của hệ thống đã
được xác định trong các hoạt động phát triển trước đó
+ Nhận biết những thay đổi sẽ xảy ra đối với những giới hạn
ứng dụng mà có thể bao gồm những yêu cầu phụ thêm và
một số yêu hiện tại. Những điều này không thể lường trước
được nhưng sẽ được xem xét một cách linh hoạt trong suốt
quá trình thu thập thông tin
- Phân tích này phải tuân thủ hai điều sau:
+ Thiết lập tiêu chí phát triển việc thu thập thông tin
+ Thiết lập tiêu chí đánh giá những thay đổi có khả năng xảy
ra đối với giới hạn ứng dụng thuộc tiến trình.
- Thiết kế cách thức thu thập
Có nhiều cách tiếp cận và phương pháp thu thập thông tin.
Mỗi cách thích hợp với một số tình huống và có thể xảy ra nhiều
vấn đề trong những trường hợp khác. Cần phải lưu ý đến sự biến
động của chúng và chọn phương pháp thích hợp nhất. Sự đa dạng
của các phương pháp có thể được sử dụng để thu thập thông tin
phát triển được nêu ra dưới đây.
Thu thập thông tin TMĐT liên quan đến những thách thức
tiêng biệt, đặc biệt là trong việc thu thập thông tin về nhu cầu và
mong muốn của người dùng. Tương tự, việc thu thập thông tin
68
không nên quá công khai đến mức đối thủ cạnh tranh cũng biết
được ý định của công ty mình.
- Cấu trúc nguồn hỗ trợ cho việc thu thập thông tin phát triển
Một số cách tiếp cận hay cách thức có thể yêu cầu nhà phân
tích phát triển các công cụ và/hoặc thực hiện những sự sắp đặt ưu
tiên để có thể thông tin dẫn dắt đến các yêu cầu thực tế.
- Kiểm tra các công cụ và phương pháp thu thập
Nếu chỉ vì một phương pháp đã được chọn hay một công cụ
đã được phát triển để thu thập thông tin, không có nghĩa là nó sẽ
không hoạt động. Các lập trình viên phải đánh giá mức độ hoạt
động của các phương pháp và công cụ, trong khi sử dụng chúng, và
phải sẵn sàng sửa đổi hoặc thay thế nó khi cần thiết.
- Thực hiện thu thập các yêu cầu
Có rất nhiều phương pháp được sử dụng để thu thập thông tin
và các yêu cầu có thể có cho việc ứng dụng. Trong khi thông tin
này được thu thập, những nhà phân tích cần chuẩn bị những đánh
giá về tính hữu dụng của thông tin. Bất kì sai sót nào cũng có thẻ
gây khó khăn cho lập trình viên.
Việc thu thập thông tin thực tế có thể giúp xác định nhu cầu
thu thập thêm thông tin vì nhiều lý do:
- Thông tin mong muốn không được thu thập qua phương pháp
đã sử dụng
- Việc xác định các thông tin liên quan cần được thu thập
- Mâu thuẫn trong thông tin đã được thu thập
69
 - Cụ thể hóa và đánh giá các yêu cầu (ưu tiên việc tận dụng các
yêu cầu trong tiến trình)
Lập trình viên cần xác định tầm quan trọng hoặc tính không
hữu dụng của các yêu cầu cá nhân. Người dùng và đối tác, đặc biệt
là những người có trách nhiệm gây quỹ, cần phải ra quyết định khi
hệ thống mới đáp ứng được những yêu cầu đó. Vai trò của lập trình
viên là lập danh sách các yêu cầu cùng với thông tin mang tính khả
thi theo cách mà người dùng có thể dễ dàng đánh giá và quyết định
sẽ đáp ứng cái nào.
ii. Phương pháp thu thập thông tin định hướng người dùng
Các phương pháp thu thập thông tin định hướng người dùng
bao gồm
- Phỏng vấn cá nhân
Phỏng vấn cá nhân tốt nhất nên được tiến hành tại hoặc gần
nơi làm việc của những người sử dụng hoặc những người có liên
quan. Điều này có thể tạo mối liên kết giữa họ với các ứng dụng mà
họ sẽ quan tâm và cung cấp những truy cập có sẵn tới bất kì tài liệu
nào họ cần cho việc phân tích, đánh giá minh họa.
Ưu điểm:
+ Thể hiện sự linh hoạt và khả năng thích nghi cao
+ Thông tin đưa ra có chất lượng cao
+ Có khả năng chuẩn bị kĩ lưỡng khi cần
Nhược điểm:
+ Tốn nhiều thời gian, chi phí
70
 + Khó khăn trong việc so sánh kết quả của những buổi phỏng
vấn
+ Chỉ thu thập được một lượng thông tin hạn chế ở mỗi buổi
phỏng vấn
- Họp nhóm
Có nhiều kỹ thuật được sử dụng trong các cuộc họp để thu
thập và đánh giá thông tin. Những kỹ thuật khác nhau có thể thích
hợp hơn để áp dụng cho nhiều nhóm người dùng khác nhau nhằm
thu thập nhiều loại thông tin khác nhau.
Ưu điểm:
+ Nhiều người dùng có thể truy cập cùng một thời điểm
+ Thể hiện sự linh hoạt và tính thích nghi
+ Thu thập được thông tin có chất lượng cao
+ Có khả năng chuẩn bị kỹ lưỡng khi cần
+ Rẻ hơn so với phỏng vấn cá nhân
Nhược điểm:
+ Hạn chế về mặt thời gian
+ Khó sắp xếp lịch họp
+ Nhiều cá nhân thường né tránh bàn luận thẳng về những
vấn đề liên quan đến đồng nghiệp, giám đốc hay cấp dưới
+ Đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng hơn và sử dụng nhiều
kỹ năng hơn so với phỏng vấn cá nhân
+ Thông tin thu được cũng bị hạn chế trong mỗi buổi họp

71
 - Phiếu điều tra
Phiếu điều tra có thể được dùng để tiếp cận với số lượng
người lớn xoay quanh một vấn đề đã được chuẩn mực hóa trong
một khoảng thời gian tương đối ngắn. Tuy nhiên, phiếu điều tra
thông thường bị hạn chế trong việc thu thập mọi thứ hơn là các yêu
cầu chung.
Ưu điểm:
+ Cho phép các cá nhân được quyền dấu tên trong các phiếu
điều tra
+ Tương đối rẻ
+ Có thể điều tra với số lượng lớn một cách nhanh chóng
Nhược điểm:
+ Khó thu được kết quả mang tính hữu ích
+ Không có nhiều cơ hội để chuẩn bị kĩ càng hơn
+ Nhiều dữ liệu nhưng ít thông tin
+ Gặp rắc rối khi người sử dụng phản ứng lại
iii. Phương pháp thu thập thông tin định hướng công việc
Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin định hướng công việc,
bao gồm
- Quan sát: lập trình viên vừa là người có khả năng quan sát,
vừa có thể giữ bí mật. Quyết định được đưa ra phải tập trung
vào việc xác định xem phải quan sát cái gì và công việc này
diễn ra trong bao lâu.
Ưu điểm:
72
 + Quan sát được hoạt động thực tế
+ Quan sát được hoạt động đang diễn ra
+ Có tính hiệu lực cao nếu người dùng hài lòng với người
phân tích
Nhược điểm
+ Chỉ tập trung vào hệ thống TMĐT trước đó
+ Bỏ lỡ một số sự kiện quan trọng
+ Bị tác động bởi hiệu ứng Hawthorn và một số hiệu ứng đối
lập khác
Hiệu ứng Hawthorn xảy ra khi các công nhân biết rằng họ
đang bị theo dõi, thay đổi cách làm việc để đối phó với việc này.
Sự thay đổi này thường là làm việc theo quy định thậm chí nó
không có hiệu quả so với cách làm thông thường.
- Quy trình tra cứu tài liệu
Lập trình viên có thể quyết định xem đâu là việc phải làm
bằng cách đưa ra trình tự các thao tác, huấn luyện, và các mẫu tài
liệu công việc có liên quan
Ưu điểm:
+ Dễ thực hiện mà không làm phiền người dùng
+ Cung cấp nền tảng vững chắc cho điều tra
Nhược điểm:
+ Tập trung vào hệ thống TMĐT
+ Nhầm lẫn bởi tài liệu quá hạn

73
 + Chỉ xác định những gì tưởng tượng sẽ xảy ra, lỡ mất những
gì thực sự xảy ra
Phương pháp kinh doanh giao dịch chọn mẫu
Lập trình viên có thể khảo sát một mẫu tài liệu hoặc giao dịch
của doanh nghiệp mà ghi lại thông tin đã đi qua hệ thống
Ưu điểm:
+ Thấy được kết quả quá trình xử lý thực tế
+ Giảm nhanh một lượng lớn dữ liệu tương tự
+ Cung cấp một quan điểm lịch sử
Nhược điểm:
+ Tập trung vào hệ thống TMĐT
+ Thiếu sót các trường hợp ngoại lệ không thường xuyên xảy
ra
+ Yêu cầu phân tích thống kê để giảm một lượng lớn các dữ
liệu
+ Bị giới hạn các thông tin có sẵn thông qua các tài liệu
iv. Phương pháp thu thập thông tin định hướng theo công cụ
Có rất nhiều phương pháp để thu thập thông tin nhờ định
hướng công cụ, bao gồm:
- Kiểm tra hệ thống hiện hành
Lập trình viên có thể kiểm tra các hệ thống hiện hành (khi
thích hợp) và/hoặc xem xét kĩ lại những hệ thống đó để quyết định
họ sẽ làm gì và làm như thế nào

74
 Ưu điểm:
+ Cung cấp bước khởi đầu để xác định những gì được dự kiến
sẽ thực hiện
+ Đưa một cái nhìn sáng suốt về những vấn đề chưa thực hiện
được hoặc những thiếu sót còn tồn tại
+ Dễ dàng tìm được một số mẫu hoặc đánh giá trên web
Nhược điểm:
+ Nhiều hệ thống mang tính cạnh tranh khó có thể xem xét kỹ
lưỡng
+ Liên quan đến vấn đề bản quyền, một số đặc tính của hệ
thống hiện hành có thể không phù hợp với tổ chức này dù
chúng có thể được sao chép dễ dàng
- Nguyên mẫu
Lập trình viên có thể dùng những mẫu hệ thống chưa hoàn
chỉnh để tập hợp và lặp đi lặp lại để đánh giá thông tin phát triển
(Xem phần sau).
Ưu điểm:
+ Hỗ trợ người dùng và lập trình viên truyền đạt cùng một
khái niệm
+ Nghiên cứu về các khả năng tiến triển của một hệ thống
Nhược điểm:
+ Đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực
+ Dễ sai lầm trong việc hoàn thiện hệ thống nguyên mẫu

75
 1.3.2.2 Xác định hướng giải quyết
Bất kể lúc nào khi thông tin được tập hợp, luôn có một câu
hỏi được đặt ra là sẽ thu thập được bao nhiêu. Từ khi hệ thống
TMĐT phát triển, những gì đủ tốt hôm qua thì sẽ không đủ cho
hôm nay và sẽ không đáp ứng được cho ngày mai. Lập trình viên
thường muốn một sự hướng dẫn đặc biệt mà người dùng và những
người tham gia khác không thể đưa ra có bao nhiêu thông tin cần
tập hợp và bao nhiêu giải pháp cần xem xét.
Sau đây là một số cách tiếp cận mà cá nhân thấy hữu ích:
- Đưa một số điều kiện về ranh giới của việc tập hợp thông tin
hoặc sự lựa chọn để lập trình viên có thể làm việc
- Những sức ép bên ngoài thường khiến hoạt động kết thúc và
chuyển đến hoạt động nhân tạo tiếp để giới hạn sự thu thập
hoặc sự đồng nhất hóa
- Những nơi hoạt động không bị giới hạn về thời gian, lập trình
viên thường tập hợp hoặc đồng nhất cho đến khi thấy đủ. Số
lượng này là khác nhau giữa những người lập trình, phần lớn
liên quan đến mức độ kinh nghiệm. Những lập trình viên
thiếu kinh nghiệm thường hướng tới đẩy nhanh việc thu thập
và đồng nhất hơn những người có kinh nghiệm thực sự. Tuy
nhiên “đủ” không thường xuyên đồng nghĩa với thật sự tốt và
thường không thích hợp khi áp dụng vào việc giải quyết với
những vấn đề của hệ thống TMĐT.
- Một điểm dừng không phù hợp nữa là việc chỉ ra rằng không
76
 có thông tin nào có sẵn hơn để thu thập hay xác định. Cần
phải thực hiện thường xuyên việc thu thập hay xác định thêm
nhiều thông tin hoặc hướng giải quyết.
- Điều kiện tốt nhất để áp dụng trong việc quyết định xem khi
nào cần chấm dứt là: dừng lại khi tất cả thông tin và/hoặc giải
pháp đang được thu thập, xa hơn là đến những sự biến động
nhẹ của thông tin và các giải pháp đã được thu thập.
1.3.2.3 Kiểm tra khả năng sử dụng
Không giống việc kiểm tra chương trình, kiểm tra khả năng
sử dụng không phải đợi tới khi hệ thống cuối được sự dụng. Hơn
thế việc kiểm tra này cần phải thông qua chu kỳ phát triển.
Xác định đặc điểm khả năng sử dụng ISO 9241-11 là sự kết
hợp của:
- Tính hiệu lực - sự chính xác và hoàn thiện mà người dùng
muốn đạt được
- Tính hiệu quả - các nguồn lực được mở rộng trong mối liên
hệ với độ chính xác và hoàn thiện đối với mục đích của người
sử dụng muốn đạt được
- Sự hài lòng - thái độ của người dùng đối với sản phẩm (hài
lòng hay khó chịu)
Kiểm tra tính khả dụng cũng cung cấp lịch trình cho việc cụ
thể hóa tính khả dụng của phần mềm liên quan đến:
- Bối cảnh sử dụng (người dùng, thiết bị, môi trường, mục tiêu,
nhiệm vụ)
77
 - Phương pháp đo lường tính khả dụng (tính hiệu lực, hiệu quả,
sự hài lòng)
- Cụ thể hóa và đánh giá tính khả dụng trong quá trình thiết kế
Ngay cả khi có thể cụ thể hóa tính khả dụng của phần mềm,
câu hỏi vẫn tiếp tục đặt ra là làm thế nào để thiết kế cho nó. Các
sản phẩm thường được thiết kế và xây dựng trước, sau đó được đưa
ra để kiểm tra trước khi giao hàng. Ở bước cuối cùng trong vòng
tiến trình phát triển, mọi thứ đều khó khăn để nâng cao tính khả
dụng. Những thay đổi đối với sản phẩm thường xuất hiện khi việc
kiểm tra tìm ra được những lỗ hổng nghiêm trọng. ISO 9241 phần
10, nguyên tắc thiết kế chỉ ra bảy nguyên tắc thiết kế thông thường
được hướng đến nhằm tập trung vào nhu cầu của người dùng. Một
cuộc đối thoại là tập hợp của nhiều sự tương tác lẫn nhau giữa
người sử dụng và hệ thống để đạt được mục tiêu cụ thể. Những
nguyên lý này bao gồm:
- Phù hợp với nhiệm vụ: “một cuộc đối thoại phù hợp với
nhiệm vụ khi nó hỗ trợ người dùng trong việc hoàn thành
nhiệm vụ một cách hiệu quả và có hiệu lực”
- Mô tả bản thân: “một cuộc đối thoại mang tính tự thuật khi
mỗi bước hội thoại cần được phản hồi ngay lập tức từ hệ
thống hoặc phải lý giải khi người dùng yêu cầu”
- Tính kiểm soát: “một cuộc đối thoại phải dễ dàng kiểm soát
được khi người dùng có thể khởi đầu và điều khiển hướng và
tiến độ tương tác đến một thời điểm hoàn thành mục tiêu”
78
 - Tính tương thích với mong đợi của người dùng: “một cuộc
hội thoại phù hơp với mong muốn của người dùng khi nó
thích hợp và tương xứng với đặc trưng của từng cá nhân,
chẳng hạn hiểu biết về nhiệm vụ, giáo dục và kinh nghiệm,
và thông thường người ta sẽ chấp nhận các quy tắc đó”
- Bỏ qua lỗi: “một cuộc hội thoại là khoan nhượng với lỗi sai
nếu, dù không thể tránh được những ác cảm hiển nhiên, kết
quả dự định sẽ đạt được hoặc không đạt được, hoặc tối thiểu
để người dùng có thể hiệu chỉnh”
- Phù hợp với tính cá thể: “một cuộc đối thoại có thể ưu tiên
phát triển cá tính cá nhân khi phần mềm giao diện có thể
được điều chỉ để phù hợp với yêu cầu của công việc, sở thích
cá nhân và các kĩ năng của người dùng”
- Thích hợp để học tập: “một cuộc đối thoại thích hợp với việc
học tập khi nó hỗ trợ và hướng dẫn người dùng học ngay
trong hệ thống”
Những gợi ý hay hướng dẫn có thể quá chung chung để có
thể áp dụng ở mức độ cao bởi các lập trình viên không quen với
ứng dụng này. Cũng khó có thể chắc chắn rằng nó được áp dụng
cho mỗi cuộc hội thoại trong hệ thống. Kiểm tra tính khả dụng có
thể cần thiết trong việc giúp các lập trình viên tập trung vào các vấn
đề về tính khả dụng trong suốt tiến trình dự án.
Những vấn đề liên quan đến cân nhắc kĩ lưỡng về tính khả
dụng nằm trong phần đầu của mỗi bước trong vòng đời phát triển,
79
thậm chí còn ở bước phân tích đầu tiên.
Nếu một hệ thống thiếu tính khả dụng thì người dùng sẽ
không dùng chúng được, hoặc thậm chí sẽ không sử dụng hiệu quả
nó.
Nếu một phương pháp thiết kế thiếu tính khả dụng thì người
dùng sẽ không sử dụng chúng, hay thậm chí, không thể dùng hiệu
quả.
Các quyết định mở rộng phải dựa trên những đánh giá về độ
khả dụng. Những đánh giá này cung cấp thông tin định tính cũng
như thông tin định lượng để qua đó có thể đưa ra định hướng phát
triển. Những đánh giá này được thực hiện xuyên suốt một vòng
đời, bao gồm:
- Đánh giá độ khả dụng của các hệ thống và phương pháp của
lập trình viên
- Đánh giá độ khả dụng của các ứng dụng, thiết kế và các hệ
thống phát triển cho người sử dụng
Những vấn đề liên quan đến độ khả dụng:
- Xác định cơ hội để cải thiện độ khả dụng cho người dùng
- Xác định các phương pháp và định hướng phát triển khả quan
nhất để tiến hành cải thiện và hoàn thiện độ khả dụng
- Đánh giá hiệu quả sử dụng cho người dùng và người phát
triển trước khi tiến hành thực hiện
Lặp lại quá trình
Trong việc phân tích các yêu cầu, chúng ta cần xác định hai
80
vấn đề: xác định yêu cầu của các ứng dụng và xác định yêu cầu về
độ khả dụng được thực hiện trong hệ thống đang triển khai. Vì
chúng ta đặt mình vào vị trí người dùng nên đôi khi chúng ta quên
đi những yêu cầu, đòi hỏi đối với chính bản thân người dùng. Ở vị
trí người dùng, chúng ta không thể khám phá ra những bí quyết để
cải thiện độ khả dụng. Chúng ta có thể sử dụng các trang Web để
tìm hiểu về độ khả dụng cũng như đưa ra những mong muốn thực
tế của bản thân. Trong khi dường như không một thiết kế nào có
thể đạt đến mức độ hoàn hảo thì người ta đều mong đợi các thiết kế
của mình được đánh giá ở mức độ cao nhất, thậm chí là tốt hơn
thực tế để có thể cạnh tranh. Trang web là một cửa sổ để cạnh
tranh, nó giúp chúng ta nhận ra những điều tốt, điều xấu và cả
những điều tồi tệ nhất trong mọi hoạt động. Chúng ta có thể tìm
hiểu để biết về tính thỏa dụng và do đó phải xác định những yêu
cầu thỏa dụng cơ bản bằng cách trở thành người dùng của:
- Trang web của đối thủ cạnh tranh
- Những trang web tương tự
- Những trang web "hot", những trang web mới và hấp dẫn
- Những tranh web tồi tệ nhất
Những yêu cầu dẫn đến việc đánh giá khả năng sử dụng:
- Dữ liệu định lượng có thể chỉ ra những lỗi sai mà khó xác
định là sai cái gì và sai ở đâu
- Dữ liệu định tính giúp tìm kiếm sai cái gì và dùng công cụ gì
để sửa những lỗi sai đó.
81
Nên đánh giá tất cả các thiết kế và thiết kế lại kể cả những thiết kế
đã được thay đổi theo những đánh giá trước đây.
Kiểm tra tính khả dụng bao gồm :
1: Xác định xem bạn muốn kiểm tra (đánh giá) cái gì
- Tính hoàn thiện
- Nhiệm vụ cá nhân
- Nội dung
- Thảo luận (thuyết trình)
2: Triển khai thử nghiệm để đánh giá
- Triển khai đánh giá nhiệm vụ và tình huống
- Lựa chọn đối tượng tham gia kiểm tra
- Triển khai các giao thức kiểm tra (chỉ rõ cách thức thực hiện
chi tiết mỗi phần trong bản kiểm tra bao gồm những điều mà
người kiểm tra muốn thông báo với đối tượng kiểm tra)
- Kiểm tra thử nghiệm cuộc kiểm tra vừa tiến hành
- Đánh giá kết quả kiểm tra thử nghiệm và thực hiện sửa đổi
hoặc kiểm tra lại nếu cần thiết
3: Quản lý kiểm tra với số lượng đối tượng kiểm tra thích hợp.
- Giới thiệu hoàn cảnh nghiên cứu
- Thông báo với đối tượng kiểm tra về việc kiểm tra và quyền
của họ khi là đối tượng kiểm tra
- Yêu cầu đối tượng kiểm tra tập trung vào hoàn thành nội
dung kiểm tra
- Quan sát đối tượng kiểm tra thực hiện nội dung kiểm tra
82
 - Hỏi đối tượng kiểm tra một số câu hỏi sau khi họ hoàn thành
nội dung kiểm tra
4: Đánh giá bài kiểm tra
- Xác định xem đã học được cái gì
- Đưa ra những đề xuất.
Chú ý:
- Đề xuất độc lập với kết luận.
- Đề xuất độc lập với thiết kế.
- Đề xuất gợi ý cho người phát triển nên làm gì tiếp theo.
Lý do kiểm tra độ khả dụng gồm:
- Kiểm tra để đảm bảo bạn có quyền phân tích.
- Kiểm tra nguyên mẫu trước khi đầu tư thời gian để phát triển
xa hơn.
- Kiểm tra sau khi hoàn thành những phần phát triển quan
trọng.
- Kiểm tra để hoàn thành hệ thống.
- Kiểm tra các hệ thống khác nhau để nhận được những ý kiến
từ những người sử dụng thực tế.
Có nhiều cách để tìm kiếm người dùng kiểm tra hệ thống bao gồm:
- Thứ nhất là người dùng thực tế
- Thứ hai là những người có thể trở thành người dùng thực tế
- Bạn bè thì sẽ tốt hơn chính bản thân bạn
- Sau cùng là chính bạn
Kiểm tra độ khả dụng được thực hiện ở nhiều cấp độ khác
83
nhau phụ thuộc vào muc đích sử dụng dự kiến và lượng tài nguyên
sẵn có cho việc thực hiện kiểm tra. Với nhiều nỗ lực phát triển khác
nhau, các cuộc kiểm tra độ khả dụng thông thường đã là đủ và là
một sự cải tiến so với không tiến hành kiểm tra. Các cuộc kiểm tra
độ khả dụng chính thức thường đòi hỏi phải tiến hành nghiên cứu
khoa học:
- Đòi hỏi chi phí cao và khối lượng công việc lớn hơn
- Có tầm quan trọng với các thay thế có thể so sánh
- Không cần thiết hoặc không cần chứng minh, giải thích ở tất
cả các quá trình phát triển.
1.3.2.4. Nguyên mẫu
Nguyên mẫu là phương pháp sử dụng mẫu để xác định cơ hội
và thách thức mà người dùng phải đánh giá và nhận định. Nguyên
mẫu là mô hình của một hệ thống được sử dụng để xác định những
yêu cầu đối với hệ thống và thiết kế những chi tiết cụ thể cho hệ
thống đó. Nguyên mẫu là một mô hình chưa hoàn thiện có chủ định
của hệ thống hiện hành hoặc một hệ thống được đề xuất trong
tương lai. Nguyên mẫu là phương tiện chứng minh với mục đích
thu thập ý kiến của người quan sát hoặc người tương tác với chúng.
Nguyên mẫu đưa ra những mô tả thực tế về các đặc tính của một hệ
thống mà không mất chi phí (thời gian hay các nguồn lực khác) để
xây dựng hoàn thiện hệ thống. Mức độ phức tạp của nguyên mẫu
phải phù hợp với mục đích sử dụng dự kiến của chúng.
- Nguyên mẫu đơn giản được tạo ra bởi một chuỗi một hoặc
84
 nhiều bức tranh để gây ấn tượng chung với người xem về các
thành phần chính hay đặc điểm của hệ thống. Ví dụ tấm màn
căng sau sân khấu thường sử dụng trong nhà hát để gây ấn
tượng về hoàn cảnh diễm xuất của các nghệ sĩ hay các tiết
mục biểu diễn khác.
- Nguyên mẫu tiên tiến có thể ....... để trở thành hệ thống chức
năng đầy đủ mà những hệ thống này vẫ chưa được đưa vào
sử dụng. Ví dụ khái niệm về xe hơi được các nhà sản xuất xe
hơi phát triển để đánh giá tiểm năng cho những đặc điểm mới
được đưa vào giới thiệu trong sản phẩm của họ.
Nguyên mẫu là một hình thức kiểm tra người dùng mà có thể
được sử dụng trong hầu hết các giai đoạn của vòng đời phát triển:
Trong nguyên mẫu :
- Người phát triển và người dùng chủ động giao tiếp thông qua
các phiên họp nguyên mẫu.
- Người phát triển chủ động hướng dẫn người dùng thông qua
việc lập kế hoạch trước các hoạt động, bao gồm:
+ Sử dụng nguyên mẫu để xác định tình huống và thậm chí là
các nhóm người dùng khác.
+ Sử dụng nguyên mẫu để tiến hành thử nghiệm tình huống
và kiểm tra tiến trình thực hiện, chức năng và nội dung của
các công cụ.
Nguyên mẫu nhanh là phương pháp được sử dụng trong suốt
vòng đời phát triển hệ thống, từ việc xác định vấn đề, công việc
85
ban đầu đến việc chuyển giao hệ thống hoạt động thế hệ đầu tiên.
Nguyên mẫu nhanh là công cụ mạnh để vừa phân tích yêu cầu
người dùng và yêu cầu người dùng tham gia vào những thiết kế
tương tác phù hợp với người dùng. Người phát triển xây dựng
nguyên mẫu ban đầu để minh họa nhu cầu ban đầu và sau đó sử
dụng những yêu cầu đó như được minh họa trong sơ đồ 5.2
Người phát triển chỉ đạo một hoặc một vài phiên họp nguyên
mẫu với sự tham gia của người dùng, nhiệm vụ của những người
dùng là cố gắng thực hiện tình huống và đưa ra đề xuất để bổ xung
hoàn thiện nguyên mẫu: Công việc này được tiến hành với mục
đích:
Đánh giá nhu cầu hiện tại của người dùng đã được kết hợp và
được minh họa bằng nguyên mẫu
Xác định và/hoặc đánh giá những yêu cầu phát sinh trong quá
trình phát triển, những yêu cầu này là những phản hồi của người
dùng về hoạt động phát triển hiện tại (Phân tích, thiết kế, kiểm tra
nhu cầu) để xác định nên sử dụng nguyên mẫu nào và việc đưa
những yêu cầu đó vào phiên bản nguyên mẫu tiếp theo.
Ở giai đoạn tiếp theo, người dùng kết hợp bất kì thông tin
hoặc yêu cầu mới nào đã nắm bắt, thu thập được trong phiên họp
nguyên mẫu vào trong phiên bản nguyên mẫu mới. Một số chu kì
sử dụng và kiểm tra nguyên mẫu được thực hiện với mục đích phát
triển nguyên mẫu để mô tả một cách đầy đủ về các chi tiết của hệ
thống.
86
 Nguyên mẫu nhanh sử dụng một số phiên họp có quy mô nhỏ
và có tính chất tập trung để không làm lãng phí các nguồn tài
nguyên phục vụ cho quá trình phát triển trước khi chúng trở nên
cần thiết và được tán thành. Người phát triển yêu cầu người dùng
tập trung vào những buổi thuyết trình về nguyên mẫu chưa hoàn
thiện để nắm bắt những thông tin cụ thể về yêu cầu người dùng.
Nếu không được quản lý đúng cách, những buổi thuyết trình này sẽ
đi lệch với mục tiêu ban đầu và trở thành một buổi chào bán gây áp
lực cho các thiết kế hoặc gây ra những sai lầm khác. Để sử dụng
thành công nguyên mẫu đòi hỏi phải có kế hoạch và cách sử dụng
cẩn trọng.
Phiên họp nguyên mẫu nên kéo dài ít hơn một giờ đồng hồ để
người dùng và người phát triển không cảm thấy quá mệt mỏi. Tuy
nhiên điều này không có nghĩa phiên họp là dành cả một giờ đồng
hồ để thu thập thông tin mới. Một phiên họp nguyên mẫu tiêu biểu
diễn ra như sau:
- 5 phút để bắt đầu: bao gồm nghi lễ chào hỏi và màn giới
thiệu. Mặc dù nhiều người không thích lãng phí thời gian vào
những màn chào hỏi như vậy nhưng họ phải làm cho người
dùng cảm thấy mình được chào đón một cách nồng nhiệt khi
thực hiện những yêu cầu được đưa ra trong phiên họp.
- 10 phút để xem xét các báo cáo về kết quả của các cuộc họp
trước và xem xét lịch trình làm việc của phiên họp hôm nay.
Nếu những bản báo cáo này quá dài hoặc đi quá sâu vào
87
 nguyên mẫu thì sẽ làm lãng phí thời gian của phiên họp.
- 15 phút để trình bày về những việc đã làm để cải thiện
nguyên mẫu, sửa chữa những sai sót được nêu ra từ phiên
họp nguyên mẫu trước. Điều này không có nghĩa là thuyết
trình về toàn bộ nguyên mẫu. Phiên họp nên tập trung vào
những phần có phát hiện sai sót và biện pháp khắc phục
những sai sót đó.
- 20 phút cho việc sử dụng nguyên mẫu để xác định cơ hội.
Thời gian này có thể bị rút ngắn bởi các giai đoạn trước đã
kéo dài hơn so với kế hoạch, đồng thời 20 phút này cũng tập
trung xác định xem cần làm những gì và cần tránh việc xác
định xem sẽ phải thế nào. Người phát triển phải chú ý đến
vấn đề này hơn. Khi được sử dụng trong giai đoạn thiết kế,
những gì cần phải làm bao gồm xác định xem hệ thống sẽ
tương tác với người dùng như thế nào nhưng phải tránh việc
người phát triển làm như thế nào để thực hiện điều đó.
- 10 phút dành cho việc thống nhất ý kiến xem tiếp theo sẽ làm
gì dựa trên việc xác định:
+ Các mục tiêu hiện tại có đạt được không hay nguyên mẫu
của chúng có cần thiết không.
+ Người phát triển sẽ thay đổi hay bổ xung thông tin gì cho
phiên họp nguyên mẫu tiếp theo
+ Thời gian diễn ra phiên họp nguyên mẫu tiếp theo dành cho
người dùng.
88
 Các phiên họp nguyên mẫu cần phải có kế hoạch chi tiết, bao
gồm:
- Xác định giai đoạn hiện tại của vòng đời phát triển hệ thống
sẽ được sử dụng để hạn chế những vấn đề liên quan và không
liên quan trong suốt phiên họp nguyên mẫu.
- Tất cả thông tin từ các giai đoạn trước mà người dùng đưa ra
phải được xem xét kĩ lưỡng
- Người phát triển cần hạn chế việc cân nhắc sử dụng những dữ
liệu mới (không phải từ các giai đoạn trước) cho giai đoạn
hiện tại. Ví dụ, một cuộc thảo luận về việc chọn màu sắc yêu
thích của người dùng trên màn hình phải được xem xét kĩ hơn
so với khi phân tích
- Để tránh nảy sinh những vấn đề như vậy, nguyên mẫu không
nên sử dụng những màu đặc biệt cho đến khi được đưa ra
thảo luận trong giai đoạn thiết kế
- Khi người dùng gặp phải vấn đề liên quan đến giai đoạn sau,
người phát triển cần phải lưu ý và quay trở lại chủ đề chính
một cách khéo léo
Xác định những mục tiêu cụ thể của quá trình thử mẫu hiện
tại được dùng để chú trọng vào người dùng và giúp tránh phải bàn
luận về những vấn đề khác không thích hợp với thời điểm hiện tại.
Người phát triển cũng có thể sử dụng những mục tiêu này để quay
trở lại chủ đề chính. Ví dụ:
- Xác định các nhiệm vụ bổ sung rồi kết hợp với những nhiệm
89
 vụ trước đó
- Xác định nội dung chính mà các nhiệm vụ cụ thể yêu cầu
- Xác định những phương án khác mà thiết kế có thể được sử
dụng
Xác định cách thức cụ thể mà các mục tiêu được đánh giá,
điều này có thể cung cấp các gợi ý cho lập trình. Bao gồm:
- Đưa ra ý kiến về việc nên bổ sung thêm gì vào nguyên mẫu
- Sử dụng nguyên mẫu để xem xét công việc hiện tại hoặc tìm
cách để mỗi nguyễn mẫu sẽ được khái quát hóa như thế nào
Sử dụng nguyên mẫu để bắt đầu một cuộc thảo luận về vấn
đề người dùng thực hiện nhiệm vụ và sử dụng nội dung để xác định
tình huống như thế nào .
Sử dụng các tình huống để đánh giá thiết kế của nguyên mẫu.
Xác định ai là người có liên quan đến phiên họp để thiết lập
giới hạn trong mỗi cuộc họp nguyên mẫu để có thể điều tra về nhu
cầu của một nhóm người sử dụng cụ thể nào đó.
Nếu có một số nhóm người sử dụng khác nhau liên quan đến
phiên họp thì một phiên bản duy nhất của nguyên mẫu được áp
dụng với các phiên họp nguyên mẫu tương tự.
Mỗi phiên họp nên tập trung vào nhu cầu của một nhóm
người dùng cụ thể và tránh nghiên cứu sang các nhóm khác.
Cung cấp cho người dùng bản báo cáo ngắn gọn để họ kiểm
tra và phê duyệt. Bản báo cáo này bao gồm
- Lịch trình làm việc của cuộc họp trong đó xác định mục tiêu
90
 chung (giai đoạn phát triển), mục tiêu riêng và các phương
pháp được đề xuất để thực hiện mục tiêu đó
- Bản báo cáo ngắn gọn về quyết định được đưa ra từ các phiên
họp trước và tiến trình thực hiện những quyết định này..
- Các phiên họp nguyên mẫu nên phù hợp với các kế hoạch lớn
hơn, đủ linh động để cho phép lồng ghép các phiên họp mới
hoặc sửa đổi các mục tiêu hiện tại trong kế hoạch.
Kế hoạch mới này xác định và lập kế hoạch tạm thời cho tất
cả các phiên họp nguyên mẫu để tiến hành thực hiện các giai đoại
phát triển hiện tại.
Chỉ đạo phiên họp nguyên mẫu
Nên tập trung vào nguyên mẫu thay vì tập trung vào các tài
liệu đi kèm trong phiên họp nguyên mẫu.
Nên tập trung vào những người tham dự đang giữ vai trò đặc
biệt trong phiên họp nguyên mẫu: những người đó bao gồm:
- Người phát triển đang chỉ đạo phiên họp
- Người dùng phản ứng bằng cách đưa ra yêu cầu của họ.
- Người hoặc thiết bị ghi chép lại những vấn đề chính trong
phiên họp, bao gồm: đánh giá của người dùng và các quyết
định được đưa ra.
- Bên trung gian độc lập (có hoặc không) để tránh những căng
thẳng bằng việc đảm bảo cả người dùng và người phát triển
thực hiện tốt vai trò của họ theo lịch trình làm việc và đảm
bảo cho phiên họp diễn ra trong không khí lịch thiệp.
91
 Nên tập trung vào lịch trình làm việc. Khi những ý kiến được
đưa ra làm lịch trình phiên họp bị đảo lộn, những ý kiến này nên
được ghi lại để điều tra trong những phiên họp tiếp theo. Tuy nhiên
, tốt hơn là chúng ta nên giữ bản lịch trình hiện tại cho phiên họp.
Bằng cách đó, những vấn đề mới của phiên họp có thể được giải
quyết mà vẫn đảm bảo cho phiên họp diễn ra thành công. Một
phương pháp khác đó là "từ thất bại đến thành công" và thường đó
là thất bại của ban quản trị trong việc tìm ra nguyên nhân vì sao
phải tổ chức lại phiên họp.
Cần phải có những phương pháp quản trị phù hợp để đảm bảo
rằng việc sử dụng nguyên mẫu sẽ đem lại những lợi ích như kì
vọng. Có những chủ trương tán thành và phản đối mạnh mẽ về việc
sử dụng mẫu nhanh trong phát triển hệ thống.
Những người tán thành thường nói đến thành công cá nhân
còn những ý kiến phản đối đề cập đến những ví dụ thất bại cụ thể
khi sử dụng nguyên mẫu. Điều cần thiết để đảm bảo người phát
triển có thể thành công với mẫu nhanh là cần có một phương pháp
quản trị phù hợp.
Mặc dù thông thạo với các nguyên tắc của nguyên mẫu
nhưng người phát triển vẫn cố gắng tránh vi phạm các nguyên tắc
này trong quá trình phát triển kế hoạch. Dưới đây là tóm tắt ngắn
gọn về những vấn đề cần được quản lý.
Người phát triển chưa thực sự thành thạo với phần mềm
nguyên mẫu trước khi sử dụng trong chương trình và do đó họ phải
92
tìm hiểu và học hỏi về nó. Kiến thức về phần mềm nguyên mẫu bị
hạn chế khiến họ phải nỗ lực nhiều hơn nữa trong việc xây dựng
nguyên mẫu gốc và cũng có thể cho rằng đó là một sự thất vọng lớn
vì họ đang cố gắng học cái mà đáng lẽ ra họ phải biết trước khi bắt
đầu. Điều này có thể dẫn đến việc người phát triển cố gắng tạo ra
một nguyên mẫu hoàn hảo hơn mức cần thiết.
Một công cụ nguyên mẫu thích hợp chưa đủ để đáp ứng yêu
cầu của khả năng sửa đổi. Những hạn chế trong thiết kế nguyên
mẫu có thể trợ giúp hoặc gây cản trở cho khả năng sửa đổi. Người
phát triển nguyên mẫu cần cố gắng hơn nữa để đưa ra những kế
hoạch cụ thể và thiết kế tính linh động cho nguyên mẫu. Do đó
người triển phải đưa ra các quyết định về thiết kế. Bất cứ khi nào
người phát triển coi các quyết định mình đưa ra là quyết định cuối
cùng và không kết hợp với người dùng đánh giá chúng thông qua
nguyên mẫu thì các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra, ví dụ như:
- Giữa những người phát triển có những ý kiến khác nhau và
họ cố gắng để tự giải quyết bất đồng đó
- Những người phát triển khám phá ra cách thiết kế các yêu
cầu một cách hoàn hảo và nhận được sự đồng tình, ủng hộ
của các thành viên trong các nhóm phát triển khác.
Mục đích cuối cùng của việc mở rộng là phát triển đầy đủ hệ
thống làm việc. Do đó ở cuối quá trình, nguyên mẫu phải đạt được
độ chính xác tổng thể. Tuy nhiên, vì quá trình này là một trong các
quá trình mở rộng nên có thể bao gồm cả nâng cao độ chính xác
93
cũng như mở rộng nguyên mẫu. Quá trình này được thực hiện bởi
việc sử dụng công cụ mẫu đơn bằng các cách khác nhau tùy thuộc
vào từng trường hợp. Người phát triển thường can thiệp vào cả hai
hình thức mở rộng thông qua việc đưa ra các quyết định thiết kế
sớm, do đó đòi hỏi thay thế nguyên mẫu thay vì mở rông. Ví dụ
- Nguyên mẫu có độ chuẩn xác thấp được tạo ra với một
chương trình sơn chứ không phải là ........sử dụng công cụ
nguyên mẫu, chúng phải được thay thế trong khoảng thời
gian sau đó.
- Người phát triển thường cố gắng bổ xung đầy đủ các chức
năng trong khi họ thu thập thông tin yêu cầu. In lụa với một
số chức năng bổ sung thì thường tương thích với nguyên mẫu
được sử dụng để thu thập thông tin. Sau đó, những thay đổi ở
cấp độ cao hơn yêu cầu tái bổ xung những phiên bản mới với
chức năng đã được phát triển trước đó.
Chắc rằng nguyên tắc khó chấp nhận nhất đó là nguyên mẫu
nên được xác định rõ từng phần. Người phát triển thường muốn
đem tất cả những gì họ biết hoặc thậm chí là cả những gì họ đang
nghiên cứu vào trong nguyên mẫu. Rất khó để giới hạn nội dung
nguyên mẫu trong phạm vi những vấn đề đã được thống nhất trong
phiên họp nguyên mẫu trước đó. Tuy nhiên cần giới hạn lượng thời
gian dành cho các vấn đề cần sửa chữa và dành thời gian cho việc
cung cấp một nền tảng vững chắc để khám phá ra các giai đoạn tiếp
theo của chương trình.
94
 Ý tưởng về một mô hình hoạt động bị đồng nhất một cách sai
lầm với mô hình chuẩn xác cao. Tuy nhiên, tiêu chuẩn làm việc có
thể được hiểu là cái mà đáp ứng cho những yêu cầu của nguyên
mẫu hiện tại. Do đó ở phần mở đầu của các dự án khi đã thu thập
được các yêu cầu cơ bản, một mô hình có độ chuẩn xác thấp có khả
năng tốt hơn trong việc tập trung các cuộc họp nguyên mẫu vào
những yêu cầu cơ bản, tránh đi vào những chi tiết cụ thể của thiết
kế. Trái lại, giai đoạn tiếp theo của dự án đòi hỏi một mô hình với
mức độ chuẩn xác cao hơn về cả thiết kế lẫn tương tác. Người phát
triển thường cố gắng tạo ra mô hình có độ chuẩn xác cao hơn mức
yêu cầu và sau đó bị ràng buộc bởi cái mà họ đang làm cho những
mô hình tiếp theo mà những mô hình này thường đòi hỏi độ chuẩn
xác cao hơn.
Bởi vì nguyên mẫu là những thiết kế ngầm nên người phát
triển thường cho phép thiết kế những chủ đề để bao phủ lên những
yêu cầu đã thu thập trong giai đoạn đầu của dự án. Điều này dẫn tới
việc đưa ra quyết định làm hạn chế khả năng chỉnh sửa của nguyên
mẫu và gây khó khăn cho cả những yêu cầu bị bỏ lỡ.
Cần phải đánh giá cao nhu cầu tiềm ẩn đối với những lần lặp
bổ xung, đặc biệt sau những phiên họp nguyên mẫu có những
người dùng không thực hiện tất cả các mục tiêu của họ . Tính lặp
cần tiếp tục được duy trì tại bất kỳ giai đoạn nào của vòng đời cho
đến khi giai đoạn đó được hoàn thành đầy đủ.
Trong khi các phiên họp nguyên mẫu cần phải tập trung vào
95
mẫu, những người phát triển cũng cần sử dụng những hình thức
khác, những mẫu kĩ thuật của các tài liệu phát triển như phân tích
các nhiệm vụ và mô hình mục tiêu. Nhiều người phát triển thích tập
trung vào các chương trình của nguyên mẫu hơn. Tuy nhiên những
tài liệu truyền thống thì ưu tiên giải quyết các vấn đề : đảm bảo tính
hoàn thiện và tính bền vững và đảm bảo việc cung cấp đầy đủ hiểu
biết về những vấn đề được quyết định qua nguyên mẫu nhằm hỗ trợ
cho quá trình phát triển tiếp theo. Tốc độ lặp lại phụ thuộc vào khả
năng sẵn sàng của người dùng trong phiên họp nguyên mẫu, mà
những người này thường còn có những nghĩa vụ khác. Tốc độ hoàn
thành còn bị hạn chế bởi khả năng của người phát triển trong việc
quản lý phiên họp nguyên mẫu. Điều này còn liên quan đến khả
năng của họ trong việc hướng người đến những mục tiêu của phiên
họp và giới hạn chương trình thảo luận khi đã xác định được các
yêu cầu.
Những thách thức trên có thể vượt qua được nếu được quản
lý tốt. Những đề xuất dưới đây có thể trợ giúp cho việc quản lý này.
- Tuân thủ theo một vòng đời xác định
Nguyên mẫu cũng như các hình thức phát triển khác cần phải
tuân theo một vòng đời hợp lý từ việc xác định vấn đề đến việc
nghiệm thu và chuyển giao sử dụng. Giống như các hình thức phát
triển khác cần phải xác định các yêu cầu rồi mới có thể tiến hành
thiết kế. Tuy nhiên trong nguyên mẫu một số thiết kế có thể dựa
vào những yêu cầu trước khi những yêu cầu khác được xác định.
96
Cần phải thật thận trọng để đảm bảo rằng thiết kế này không loại
bỏ các yêu cầu được xác lập sau đó. Do đó các thiết kế cần được
thực hiện theo nguyên tắc "Từ nhu cầu đến thiết kế", tuân thủ cơ
bản toàn bộ vòng đời của phát triển hệ thống.
- Lập kế hoạch hoàn thiện vòng đời
Quản lý vòng đời nguyên mẫu đòi hỏi sự thay đổi mức độ
quan trọng từ việc tạo ra các ý tưởng mới cho đến việc lập kế hoạch
cho các hoạt động được thiết kế để đạt được các thành tựu cụ thể.
Các giai đoạn của vòng đời có thể đưa ra những hướng dẫn hữu ích
cho người phát triển. Điều này liên quan đến việc lựa chọn hoạt
động nào cần thực hiên ngay và hoạt động nào cần thực hiện ở cuối
vòng đời. Việc phát triển tuân theo một vòng quy luật về nắm bắt
thông tin nhu cầu người dùng, thông tin đó đươc sử dụng trực tiếp
hoặc có thể được sửa đổi để xây dựng nguyên mẫu, sau đó chúng
được sử dụng ở các vòng tiếp theo để nắm bắt thêm thông tin.
Trong cả nắm bắt lẫn sử dụng thông tin nhu cầu người dùng, mỗi
loại thông tin phải được đánh giá xem chúng có liên quan đến giai
đoạn hiện tại của vòng đời hay không.
- Tránh thiết kế trước khi xác định yêu cầu
Người phát triển không nên quyết định thiết kế trước khi
chưa nắm bắt được những thông tin trong phiên họp nguyên mẫu.
Những thông tin định tính và thông tin định lượng được xác định
trong phiên họp nguyên mẫu có thể cung cấp cho người phát triển
và người quản lý một bí quyết tốt về thành công của phiên họp
97
nguyên mẫu trong việc thực hiện tốt các mục tiêu cũng như các
quá trình xuyên suốt vòng đời (Việc nắm được một số vấn đề phân
tích thông thường có thể là một chỉ dẫn tốt để bắt đầu các giai đoạn
thiết kế hơn là nắm bắt được các vấn đề thiết kế. Người dùng nên
được thông báo về việc sắp xếp các chủ đề bàn luận để đảm bảo
rằng họ sẽ những vấn đề họ quan tâm được giải quyết một cách hợp
lý.
- Lập kế hoạch phiên họp nguyên mẫu.
Cần phải lập kế hoạch cho phiên họp nguyên mẫu để đảm
bảo rằng nguyên mẫu thực sự được thực hiện. Mỗi hình thức phát
triển thu thập thông tin về nhu cầu của người dùng và sau đó sử
dụng thông tin đó để chuyển giao. Sự khác nhau giữa các hình thức
được xác định bỏi tính mới và cũ của thông tin được sử dụng.
Với mô hình phát triển "thác nước", phiên họp tập trung vào
thu thập thông tin mới để bổ sung vào những thông tin hiện có, và
kếp hợp chúng trong tài liệu. Người phát triển cố gắng tránh bất cứ
sự thay đổi nào trong phiên họp.
Nguyên mẫu dựa trên sự kết hợp giữa những thay đổi được
thông qua trong phiên họp và những thông tin mới nhằm bổ xung
hoặc thay đổi thông tin hiện có kết hợp trong nguyên mẫu. Quá
trình này dựa trên những thay đổi được quản lý.
Trong truy cập, thông tin mới chỉ đạt được một lần duy nhất,
và sau đó thông tin trong chương trình về thực chất bị thay đổi vài
lần mà không bổ sung bất cứ thông tin mới nào.
98
 Cần phải thực sự chú ý rằng nguyên mẫu không biến đổi
thành mô hình phát triển "thác nước'" hoặc hình thức truy cập. Điều
này liên quan đến việc xác định và đánh giá những phương pháp
thực hiện khác nhau với mỗi vấn đề được nghiên cứu trong suốt
phiên họp và cấu trúc lại các vấn đề cho phù hợp với quá trình
nguyên mẫu. Các vấn đề của nguyên mẫu được quản lý để đảm bảo
việc xác định những thay đổi phù hợp cho mỗi vấn đề và tối thiểu
hóa số lần thực hiện lại phiên thảo luận và đánh giá.
Lịch trình của phiên họp được triển khai quanh những vấn đề
liên quan đến nghĩa vụ của người sử dụng và các vấn đề liên quan
khác cần người dùng bổ xung vào giai đoạn hiện tại của quá trình
phát triển của vòng đời. Nên sử dụng lịch trình này để quản lý
phiên họp nguyên mẫu để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nguyên mẫu nguyên bản
Theo Connell and Shafer "Nguyên mẫu được coi là sự cụ thể
hóa yêu cầu của người dùng mà không phải là một giải pháp của
những yêu cầu đó. Nguyên mẫu trở thành giải pháp chỉ khi những
nhu cầu của người dùng đã được xác định tương đương với giải
pháp đã được xác định. Bất chấp triết lý này, người phát triển vẫn
thường coi nguyên mẫu như là một giải pháp. Do việc kiểm soát
thái độ vượt qua trình độ chuyên môn của tôi. Tôi không nhớ cách
để quản lý vấn đề này"
Tuy nhiên nội dung của nguyên mẫu có thể được và nên được
quản lý để theo kịp với mục tiêu cụ thể từng phần và giữ nguyên
99
mẫu ở trạng thái sẵn sàng có thể sửa đổi, có thể mở rộng và nhấn
mạnh việc lặp lại.
Chủ yếu nên tập trung vào quản lý những vấn đề hiện đang
được đưa vào nguyên mẫu. Nên giới hạn phạm vi của nguyên mẫu
để xác định những vấn đề đã được đưa ra liên quan đến giai đoạn
vòng đời hiện tại hoặc trước đó và đề xuất những vấn đề cho những
lần thảo luận tiếp theo. Để làm được điều này, Nguyên mẫu ban
đầu nên có độ chuẩn xác thấp và độ chuẩn xác này được nâng cao
dần trong suốt vòng đời nguyên mẫu.
Việc tăng cường quản lý có thể được hỗ trợ hoặc cung cấp
ngầm định thông qua lựa chọn các công cụ và kĩ thuật phát triển
phù hợp. Sử dụng công cụ nguyên mẫu có thể trợ giúp cho việc đạt
được mục tiêu đã đề ra, những công cụ này được sử dụng xuyên
suốt vòng đời và ở những mức độ chuẩn xác khác nhau. Phương
pháp thiết kế định hướng theo mục tiêu có thể hỗ trợ khả năng mở
rộng và khả năng sửa đổi dù nó có được hỗ trợ bởi công cụ nguyên
mẫu hay không.
1.3.2.5 Cung cấp tài liệu
Tài liệu được phát triển suốt vòng đời phát triển hệ thống.
Cần thiết kế các loại tài liệu để phục vụ tốt nhất cho mục đích sử
dụng.
Chú ý: Tài liệu chỉ thực sự hữu ích nếu người dùng dự kiến
có thể sẵn sàng sử dụng nó. Ở hầu hết các trường hợp, những người
đó bao gồm người cuối cùng sử dụng hệ thống, người phát triển và
100
người quản lý.
Các loại tài liệu khác nhau sẽ được bắt đầu tại các giai đoạn
khác nhau của quá trình phát triển . mỗi loại tài liệu cần phải được
cập nhật thường xuyên trong suốt vòng đời hệ thống. Những điều
dưới đây mô tả những quan tâm, lo ngại khi sử dụng các loại tài
liệu khác nhau căn cứ vào điểm khởi đầu của chúng trong hệ thống.
Tài liệu phân tích: thu thập thông tin về yêu cầu người dùng
Người dùng và người phát triển cần thẩm tra tính chính xác
và độ hoàn chỉnh của các tài liệu phân tích
Dù đã được thẩm tra nhưng những tài liệu này vẫn tồn tại
những lỗi và thiếu sót. Khi được phát hiện, Thông tin sẽ được bổ
xung vào tài liệu phân tích chúng còn có tác động đến những tài
liệu được phát triển khác dựa trên tài liệu phân tích.
Những yêu cầu được xác định trong tài liệu phân tích được sử
dụng :
- Làm cơ sở cho thiết kế và xây dựng
- Để đánh giá mức độ tương hỗ của một thiết kế hoặc một hệ
thống được phát triển với yêu cầu
Yêu cầu được xác định trong tài liệu phân tích được lưu giữ
dù cho hệ thống dó có được phát triển để phục vụ chúng hay không
và được lưu giữ lại cho những lần sử dụng tiếp theo.
Tài liệu thiết kế: chuyển đổi yêu cầu thành kế hoạch chi tiết
nhằm xây dựng một hệ thống hỗ trợ để đáp ứng yêu cầu của ứng
dụng.
101
 Do nhiều thiết kế khác nhau được phát triển nên quá trình
thiết kế cần tính đến cả thông tin người dùng trước khi đưa ra thiết
kế cuối cùng. Tài liệu thiết kế được phát triển và thẩm tra nhiều
lần.
Khi thiết kế đã được xác định, chúng hình thành nên cơ sở
cho các giai đoạn còn lại của quá trình phát triển. Một số người tin
rằng nếu tài liệu thiết kế được phát triển một cách phù hợp chúng
có thể được chuyển đổi thành dữ liệu người dùng.
Sau khi xây dựng hệ thống thực, nên đánh giá hệ thống này cả
về mặt yêu cầu trong tài liệu phân tích và kế hoạch trong tài liệu
thiết kế.
Tài liệu thiết kế nên được lưu giữ để sử dụng trong tương lai
như là một cơ sở để thẩm tra, đánh giá, kiểm tra tính khả dụng, duy
trì và sửa đổi hệ thống tương lai và như một lý giải cho hệ thống
hiện tại.
Khi thay đổi hệ thống, cần chỉnh sửa lại tài liệu thiết kế cho
tương thích với những thay đổi đó.
Tài liệu xây dựng : bổ xung thêm chi tiết vào thiết kế để ghi
lại việc hệ thông đã được xây dựng như thế nào.
Điều quan trọng là cần nắm bắt được những chi tiết này, đặc
biệt là để hỗ trợ cho việc thẩm tra, xác nhận, kiểm tra tính khả
dụng, duy trì và sửa đổi hệ thống tương lai.
Khi thực hiện những thay đổi đối với hệ thống thì tài liệu xây
dựng cần phải được xem xét lại cho phù hợp với những thay đổi
102
đó.
Tài liệu xây dựng không nhất thiết phải là một loại tài liệu
riêng biệt và có thể được kết hợp trong tài liệu thiết kế.
Tài liệu kiểm tra: cần đảm bảo rằng các cuộc kiểm tra có liên
quan được thực hiện và kết quả kiểm tra đó được kết hợp trong hệ
thống trước khi chuyển giao cho người dùng. Những cuộc kiểm tra
này bao gồm kiểm tra nội tại do người phát triển hệ thống thực hiện
và kiểm tra xác nhận do người dùng thực hiện. Việc kiểm tra nên
căn cứ vào hoạt động so sánh giữa hệ thống đã được xây dựng với
yêu cầu trong tài liệu thiết kế và phân tích, không nên căn cứ vào
tài liệu xây dựng vì nó có thể dẫn đến việc tự hoàn thành trước
những mặt tốt của hệ thống. Mục đích của việc kiểm tra là để đảm
bảo cho hệ thống hoạt động theo yêu cầu và theo thiết kế.
Nên phát triển tài liệu kiểm tra theo cách mà nó có thể hỗ trợ
cho việc tái sử dụng trong thẩm tra, đánh giá, kiểm tra tính khả
dụng của bất cứ một sự sửa đổi hệ thống nào trong tương lai. Tài
liệu này bao gồm:
- Phương pháp được sử dụng cho các cuộc kiểm tra khác nhau.
- Dữ liệu kiểm tra và bất cứ công cụ kiểm tra nào với hình thức
phù hợp cho tái sử dụng.
- Kết quả hoạt động kiểm tra
- Chứng chỉ xác nhận dựa trên kết quả kiểm tra. Chứng chỉ xác
nhận có thể do cơ quan kiểm tra bên ngoài cấp hoặc do người
dùng dự kiến cấp. Người phát triển không nên cấp chứng chỉ
103
 này.
Tài liệu thực hiện: gồm kế hoạch thực hiện và bất cứ tài liệu
nào cần thiết bao gồm:
- Tài liệu người dùng
- Phương pháp sử dụng
Phương pháp hỗ trợ, bao gồm tài liệu dành cho:
- Báo cáo và phân tích vấn đề
- Xử lý việc thay đổi yêu cầu
- Kiểm soát các phiên bản khác nhau của hệ thống
Tài liệu người dùng: có vai trò quan trọng như là nguồn
thông tin đào tạo cho người dùng mới và nguồn thông tin bổ xung
cho người dùng có kinh nghiệm. Do hai mục đích khác nhau này
nên tài liệu người dùng được chia thành : tài liệu tham khảo và tài
liệu hướng dẫn.
- Tài liệu hướng dẫn đưa người dùng đến một tình huống
chung nhất (vì loại tài liệu này cần thiết cho việc kiểm tra và
được sử dụng để làm các thiết kế trở nên dễ hiểu với người
dùng, tài liệu này nên được phát triển một cách kĩ lưỡng khi
chuyển giao cho người dùng mới). Tuy nhiên, người phát
triển có xu hướng chỉ chuyển giao cho người dùng tài liệu
kiểm tra hoặc tài liệu thiết kế và cũng không cân nhắc, xem
xét vấn đề người dùng mới am hiểu về hệ thống ít hơn so với
những người dùng liên quan đến thiết kế ban đầu.
- Tài liệu tham khảo được đưa ra nhằm mô tả mỗi chức năng
104
 của hệ thống. Tuy nhiên người dùng thường sử dụng tài liệu
tham khảo để thực hiện những nhiệm vụ ít khi bắt gặp. Người
dùng có lẽ sẽ gặp khó khăn trong việc chức năng nào là hữu
ích với từng nhiệm vụ.
Tài liệu quản lý: cần thiết để đánh giá và quản lý quá trình
phát triển. Khi người quản lý không có hiểu biết đầy đủ về quá
trình phát triển, họ có thể dựa vào sự phát triển của các dạng tài
liệu khác như đã được đề cập ở trên như là một cơ sở cho việc đánh
giá tiến trình dự án. Tuy nhiên, điều này có thể gây ra những khó
khăn lớn khi người phát triển chịu sức ép phải hoàn thành các loại
tài liệu khác theo đúng kế hoạch bất chấp chúng có hoàn thiện hay
không.
1.3.3 Áp dụng quá trình mở rộng
Các tổ chức thường sử dụng kinh nghiệm của họ cùng với
những mẫu dự án khác nhau trong áp dụng quá trình dự án đối với
sự phát triển hệ thống TMĐT. Những quá trình này do các chuyên
gia của các tổ chức thực hiện hoặc các chuyện gia máy tính thực
hiện hoặc do sự kết hợp của cả hai, những quá trình này phải được
thực hiện để đảm bảo thành công cho dự án.
Các chuyên gia máy tính, là một phần của dự án phát triển, có
vai trò thực hiện các quá trình kỹ thuật mở rộng . Họ sẽ có những
điểm mạnh khác nhau trong các quá trình kỹ thuật mở rộng khác
nhau. Nên giao nhiêm vụ cho từng cá nhân người phát triển với
từng quá trình để có thể tận dụng tốt nhất các kỹ năng cá nhân của
105
họ.
Khi tổ chức không có đủ khả năng để thực hiện các quá trình
này họ sẽ phải xem xét việc phát triển, nâng cao các kỹ năng cho
nhân viên trong tổ chức hay là đi thuê một người mới có đầy đủ các
kỹ năng đó.
1.3.4. Thách thức và cơ hội khi áp dụng quá trình mở
rộng
Dưới đây là những thách thức và cơ hội chung nhất khi ứng
dụng quá trình mở rộng vào phát triển hệ thống TMĐT.
1.3.4.1. Thách thức với người chịu trách nhiệm quá trình
Do các quá trình dự án do các chuyên gia của tổ chức hoặc
các chuyên gia máy tính thực hiện, cả hai bên đều hy vọng đối tác
sẽ thực hiện những công việc đó. Do đó cần xác định trách nhiệm
của mỗi bên ngay tại thời điểm dự án bắt đầu và để đảm bảo rằng
các quá trình dự án được thực hiện chính xác, hợp lý.
1.3.4.2. Thách thức với người có kỹ năng
Hệ thống TMĐT thì vẫn còn mới và ít người có đủ kinh
nghiệm trong lĩnh vự này. Nhiều người không nhận ra sự phát triển
của hệ thống TMĐT dù nó khá đặc biệt, liên quan đến nhiều quá
trình được thực hiện một cách tương tự trong quá trình phát triển.
Khi nguồn nhân lực thiếu kỹ năng, cần tổ chức đào tạo họ trước khi
yêu cầu họ hoạt động hiệu quả trong quá trình phát triển.
1.3.4.3. Thách thức với người chịu trách nhiệm có thẩm
quyền
106
 Quá trình mở rộng thường liên quan đến những nhóm người
khác nhau có trách nhiệm cụ thể. Cần phải khuyến khích sự tự do
hợp tác, việc các cá nhân giữ nhiều trách nhiệm khác nhau một lúc
nào có thể cản trở hợp tác trong quá trình phát triển. Những người
chịu trách nhiệm đối với một quá trình nào nhất định có quyền hợp
tác và nhận được sự ủng hộ của người có thẩm quyền.
1.3.4.5. Cơ hội cho những người không phải là chuyên gia
máy tính tham gia vào quá trình phát triển
Các chuyên gia của tổ chức có thể tham gia vào phát triển hệ
thống TMĐT bằng việc tham gia thực hiện một hoặc một vài quá
trình dự án. Khi họ có kinh nghiệm với vòng đời phát triển tổng
thể, họ có thể phát triển kỹ năng thu thập thông tin phát triển, nhận
diện thay đổi và các quá trình kỹ thuật khác phụ thuộc vào mức độ
am hiểu về nhu cầu của các cá nhân và tổ chức.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG I

107
 CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

2.1 TÍNH KHẢ THI CỦA HỆ THỐNG TMĐT

2.1.1 Khái niệm
Đánh giá khả năng thành công của một dự án phát triển hệ
thống TMĐT trước khi tiêu tốn một lượng lớn tài nguyên vào đó là
rất quan trọng. Vì đánh giá tiềm năng thực sự của dự án chỉ có thể
thực hiện được sau khi tài nguyên đã được sử dụng và dự án đã
được hoàn thành, do đó việc đảm bảo tính khả thi của một dự án có
tầm quan trọng rất lớn.
Tính khả thi đề cập đến khả năng tiếp nhận một hệ thống và
sử dụng hệ thống đó trong những môi trường nhất định hoặc trong
một hệ môi trường nhất định. Nghiên cứu tính khả thi giúp chúng ta
dự kiến các tình huống sai lầm có thể làm dự án thất bại. Nếu một
dự án không có khả năng gặp bất cứ tình huống thất bại nào, dự án
đó được coi là có tính khả thi. Tuy nhiên, một dự án được đánh giá
là có tính khả thi không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ thực hiện bằng
mọi giá. Thông thường, dự án càng khó thực hiện thì khả năng tổ
chức theo đuổi càng thấp, dù cho nó có vượt qua được giai đoạn
nghiên cứu tính khả thi hay không. Những dự án đã đảm bảo tính
khả thi phải được đánh giá trong mối tương quan với các dự án khả
thi khác trước khi tổ chức quyết định đưa các dự án này vào thực
hiện. Nghiên cứu tính khả thi có thể được tiến hành độc lập hoặc
108
với tư cách là một khâu trong quá trình phát triển mô hình kinh
doanh hỗ trợ hình thành phát triển một dự án. Nội dung của phần
này sẽ tập trung vào đánh giá tính khả thi của từng hệ thống
TMĐT. Tuy nhiên, những kỹ thuật được thảo luận có thể được sử
dụng để xem xét, đánh giá một phương án kinh doanh và cũng
được sử dụng để so sánh các phương án kinh doanh được đề xuất.
Trong truyền thống, việc đánh giá tính khả thi của các dự án
phát triển không đòi hỏi phải duy trì liên tục và thường chỉ được
đánh giá một lần vào thời điểm bắt đầu hoặc gần thời điểm triển
khai dự án. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, những thay đổi phát
sinh của chi phí và thời gian khi thực hiện dự án khiến cho các dự
án không còn đảm bảo tính khả thi. Đối với các dự án phát triển hệ
thống TMĐT, việc gia tăng cạnh tranh có thể làm tăng kì vọng của
người tiêu dùng và làm suy giảm đáng kể tính khả thi của hệ thống
trong quá trình phát triển. Vì vậy, phân tích cạnh tranh đang diễn ra
là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống đang phát triển, dù có bất kỳ
thay đổi cần thiết nào do áp lực cạnh tranh, vẫn còn khả thi.
2.1.2. Những nội dung cơ bản của tính khả thi
2.1.2.1. Các phương án phát triển ứng dụng TMĐT
Trước khi đánh giá tính khả thi của một phương án phát triển
hệ thống TMĐT, các nhà phát triển hệ thống cần xác định rõ các
phương án đưa ra dựa trên kết quả phân tích thận trọng, kỹ lưỡng
đối với từng phương án. Thông thường, các phương án đưa ra là
một trong các trường hợp sau:
109
 - Không làm gì
- Cải tiến hệ thống đang tồn tại
- Mua lại hoặc sao chép một hệ thống có sẵn
- Phát triển một hệ thống mới bền vững
Các phương án tiếp cận nêu trên được sắp xếp trên cơ sở tác
động tăng dần tới tổ chức về sự thay đổi và chi phí để tạo ra những
thay đổi đó. Vì TMĐT đang làm thay đổi cơ bản quan niệm về tầm
quan trọng của các hệ thống, nên chúng ta chỉ xét đến những
phương án có thể sử dụng cho cả hệ thống truyền thống và hệ thống
TMĐT.
i) Các phương án đối với hệ thống truyền thống
Trong truyền thống, đi liền với ứng dụng luôn tồn tại một hệ
thống sẵn có, dù ứng dụng đó có được tin học hoá hay không. Ngay
các tổ chức mới thành lập cũng sử dụng những hệ thống này bởi họ
nghĩ, làm như vậy có thể tận dụng được những ưu việt của các hệ
thống tương tự những hệ thống hiện hành ở các tổ chức khác.
Những hệ thống truyền thống hiện hành cung cấp cơ sở sẵn sàng
cho việc so sánh.
a. Không làm gì cho những vấn đề mà các ứng dụng hiện
đang gặp phải không nhất thiết là hoàn toàn không làm gì liên quan
đến các ứng dụng, mà nó có nghĩa là không làm điều gì mới hay
khác biệt với những thứ hiện có. Theo đó, các hệ thống của tổ chức
sẽ không có sự thay đổi nào đáng kể. Tuy nhiên, thế giới luôn luôn
biến đổi, do vậy, không thay đổi không thể đảm bảo được vị thế
110
cân bằng cho tổ chức. Tổ chức sẽ phải có các khoản chi phí cho
việc tạo ra những thay đổi trong mối quan hệ giữa bản thân tổ chức
đó với các tổ chức khác và với các cá nhân mà tổ chức đang hợp
tác kinh doanh. Nhìn chung, “không làm gì” chỉ thích hợp khi tất cả
các khả năng khác đều không khả thi.
b. Cải tiến hệ thống hiện hành có thể được thực hiện bằng
nhiều cách, bao gồm:
- Sửa đổi hệ thống hiện hành nhằm cải thiện những phần cụ
thể trong khi không làm thay đổi những bộ phận khác. Phương án
này thích hợp khi những thay đổi cần thiết được hạn định rõ tới
từng bộ phận và có thể thay đổi hệ thống hiện hành một cách tương
đối dễ dàng. Những chỉnh sửa chủ yếu cải tiến những thứ hiện có
mà không thêm bất kì một đặc điểm mới hay người dùng mới nào.
Ngoài ra, chỉnh sửa thường tạo ra những thay đổi nhỏ trong hệ
thống hiện hành chứ không thay thế các phần chính. Những chỉnh
sửa hữu dụng thường bị bác bỏ vì chúng không cấp bách hay quan
trọng như những cải tiến lớn hơn. Tuy nhiên, liên tiếp bác bỏ
những chỉnh sửa hữu ích có thể làm cho hệ thống dần trở nên lạc
hậu mà người chủ lại không nhận thức được vấn đề thực sự khi
không có những chỉnh sửa này. Do đó, điều quan trọng là các tổ
chức phải có quan điểm mở về vấn đề lợi nhuận nhờ thực hiện
chỉnh sửa.
- Bổ sung vào hệ thống hiện hành nhằm thêm vào những
chức năng và/hoặc dữ liệu đặc thù. Phương án này phù hợp khi
111
việc thêm vào là dễ dàng và không cần đến những thay đổi lớn
trong hệ thống hiện hành. Việc thêm vào chủ yếu liên quan đến
phát triển hơn là chỉnh sửa và có thể dẫn tới việc sử dụng một hệ
thống có sẵn để đạt được những mục tiêu mới của tổ chức. Việc
thêm vào cũng có thể bao gồm cả việc làm tăng lượng người dùng
của ứng dụng.
- Thay thế một phần hoặc toàn bộ hệ thống hiện hành.
Phương án này thích hợp với những trường hợp cần có sự thay đổi
lớn. Khi cần thực hiện hàng loạt các thay đổi lớn thì việc thay thế
hoàn toàn những bộ phận quan trọng tỏ ra dễ dàng hơn là chỉ sửa
đổi những bộ phận hiện hành. Có thể những thay đổi lớn này không
chỉ bao gồm những thay đổi về chức năng hay dữ liệu mà còn bao
gồm cả thay đổi về công nghệ được sử dụng để vận hành hệ thống.
c. Mua lại hoặc sao chép những hệ thống hiện hành khi đã
có hệ thống hiện hành. Đây có thể là một cơ hội tốt do chi phí của
những gói phần mềm tương đối thấp, tuy nhiên điều đó chỉ xảy ra
khi phương án này đáp ứng ngay được nhu cầu của tổ chức hay có
thể tuỳ biến một cách dễ dàng và kinh tế để đáp ứng các nhu cầu
đó. Nhìn chung, phương án này có hiệu quả tốt nhất đối với các
vùng ứng dụng chung cho tất cả các loại hình tổ chức khác nhau.
d. Phát triển một hệ thống mới bền vững thường được sử
dụng khi không có hệ thống chính thức đáp ứng được nhu cầu của
ứng dụng. Tuy nhiên, không nên nhầm lẫn việc phát triển một hệ
thống mới với việc phát triển bổ sung cho một hệ thống hiện hành
112
sử dụng công nghệ mới. Giữa hiệu quả của một hệ thống thay thế
sử dụng công nghệ mới và hiệu quả của một hệ thống mới với
những lợi ích hoàn toàn mới có thể có sự khác biệt lớn.
Phạm vi lựa chọn của việc tiếp nhận phần mềm khá lớn.
Những gói ứng dụng được chấp nhận rộng rãi thường xác định định
mức độ xử lí thông tin cơ bản kì vọng trong một lĩnh vực ứng dụng.
Do vậy, việc khảo sát sớm những gì đang tỏ ra hữu dụng, dù gói
ứng dụng đó được mua hay xây dựng. Tuy nhiên, quyết định mua
hay tự xây dựng gói ứng dụng không nên bị tác động bởi việc khai
thác những gì sẵn có của một gói phần mềm tiềm năng. Những yếu
tố sau đây có thể giúp nhận ra một số tiêu chí có thể được dùng sau
này (trong khi thiết kế) để xác định xem có nên mua hay tự xây
dựng một bộ phần mềm ứng dụng.
ii) Những điều cần cân nhắc khi mua gói phần mềm
- Trong số những ứng dụng truyền thống được thiết lập tốt và
được hiểu sâu có rất nhiều gói phần mềm được bán ra ngoài.
- Những gói phần mềm ứng dụng được chấp nhận rộng rãi
thường có thêm những gói khác đi kèm được thiết kế để chạy
cùng hay mở rộng cho chúng.
- Những gói phần mềm phổ biến thường được chỉnh sửa và mở
rộng dần dần.
- Những gói phần mềm tốt nên hỗ trợ khả năng tuỳ biến cho
khách hàng
- Những gói phần mềm tốt thường hỗ trợ cho nhiều người dùng
113
 khác nhau
- Những hỗ trợ sẵn có của các gói phần mềm có sự khác biệt
đáng kể, nhưng hiếm khi những người phát triển đáp ứng
được những yêu cầu thay đổi của khách hàng tới từng cá
nhân.
- Hầu hết hỗ trợ của các gói phần mềm tập trung vào việc giúp
đỡ khách hàng sử dụng chúng.
- Nếu một gói phần mềm vừa khớp thì nó sẽ rẻ hơn so với phát
triển một gói phần mềm với các tuỳ biến riêng.
- Tuy nhiên các gói phần mềm chỉ là một phần trong một hệ
thống ứng dụng hoàn chỉnh.
- Sở hữu những dữ liệu mà đối thủ không có đồng nghĩa với
việc nắm được lợi thế.
iii) Những vấn đề cần cân nhắc khi tự xây dựng gói phần
mềm
- Các gói phần mềm sẵn có hiếm khi có thể dễ dàng áp dụng cho
các ứng dụng chuyện dụng, tiên tiến và cập nhật, dù cho những
phần mềm này được thiết kế cho chính các ứng dụng đó
- Những phần mềm tự xây dựng có thể có những tính năng vượt
trội hơn những phần mềm hiện hành và do đó vượt trội hơn đối
thủ
- Việc tự phát triển phần mềm nên có sự chuẩn bị sẵn sàng cho
hoạt động nâng cấp trong tương lai.
- Việc nâng cấp có thể nhằm mục tiêu tích hợp với những phần
114
 mềm sẵn có, tập trung vào những đặc tính đơn nhất của tổ chức.
- Tự xây dựng phần mềm đòi hỏi phải tiêu tốn một lượng tài
nguyên khá lớn trước khi thu được lợi ích (nếu nó thực sự có
đem lại lợi ích). Tuy nhiên, những gói phần mềm đã giúp tổ
chức vượt qua đối thủ thì cũng có khả năng đem lại lợi nhuận
cho tổ chức.
iv) Phạm vi lựa chọn trong tiếp nhận phần mềm
Nhiều người thường cho rằng chỉ có hai sự lựa chọn: mua
phần mềm (nếu có sẵn) hoặc tự mình phát triển một gói phần mềm
(nếu có đủ năng lực). Tuy nhiên, phạm vi lựa chọn thực ra rất rộng,
bao gồm:
a. Mua phần mềm
- Sử dụng
+ Sử dụng với những xác lập mặc định
+ Thay đổi thông số có sẵn nếu cần
- Chính sửa các phần mềm được mua
+ Mua thêm các phần mềm phụ trợ
+ Mở rộng những tuỳ biến đã rút gọn trước đó
+ Phát triển nội bộ (in-house)
b. Tự xây dựng phần mềm
- Sử dụng nội bộ
+ Chỉ sử dụng trong nội bộ
+ Sử dụng nội bộ và bán lại
+ Chỉ để bán lại mà không sử dụng
115
 c. Mở rộng những tuỳ biến đã rút gọn
+ Chỉ sử dụng nội bộ
+ Sử dụng nội bộ và bán lại
+ Chỉ bán lại mà không sử dụng
d. Chỉnh sửa những phần mềm tự xây dựng trước đây
- Tự chỉnh sửa lại
+ Mở rộng những tuỳ biến đã rút gọn
Điều đáng tiếc là mọi người thường cố gắng đưa ra quyết
định mua một gói phần mềm trước khi nhận ra họ cần gì. Dù cho
họ có thể may mắn chọn được đúng sản phẩm họ cần, thì một quyết
định vội vàng có thể dẫn tới hàng loạt vấn đề nghiêm trọng, vì họ
có thể không xác định được nhu cầu thực sự của mình và do đó
không tận dụng được hết những lợi ích của các phần mềm đã mua.
Những cân nhắc ban đầu trong quá trình lựa chọn phương án
phát triển phần mềm hay mua lại phải rút ra được một danh sách
rút gọn các ứng cử viên tiềm năng. Danh sách này ít nhất phải bao
gồm một tuỳ chọn không làm gì và một trong số các phương án
trong danh sách rút gọn đã đưa ra.
Một số khả năng khác nhau có thể xảy ra đối với mỗi phương
án được chọn:
- Có được các phần thay thế hoặc hệ thống mới nhờ bất kì
cách tiếp nhận phần mềm nào đã nói tới ở trên
- Phát triển các phần thay thế hoặc hệ thống mới nhờ cá công
nghệ hay cách tiếp cận kĩ thuật khác nhau
116
 Người ta không phải chỉ đưa ra một nhóm các phương án cải
tiến mà còn có thể đưa ra một hệ các phương án nhằm cải tiến tổ
chức, trong đó mỗi phương án đều có khả năng thành công.
Thay vì chỉ so sánh tính khả thi của từng phương án đơn với
tính khả thi của tình hình thực tế, tốt hơn là nên xác định, cân nhắc
và so sánh tính khả thi của từ 3 đến 7 tuỳ chọn khác nhau. Khi xem
xét ít nhất 3 hệ thống, sẽ có ít nhất 2 lựa chọn trong đó không chỉ
dừng lại ở việc duy trì hiện trạng. Tuy nhiên việc cân nhắc một
lượng lớn các hệ thống có thể tiêu tốn nhiều tài nguyên hơn (bao
gồm cả thời gian, nhân lực và các tài nguyên khác) so với chỉ xem
xét tính khả thi ngay từ đầu.
2.1.2.2. Cân nhắc phạm vi các phương án kinh doanh trong
TMĐT
Với các hệ thống TMĐT, phạm vi của các phương án kinh
doanh có vẻ như quá rộng. Do đó, việc xác định một cơ sở thích
hợp để so sánh tỏ ra khá khó khăn. Tuy nhiên, việc nhận thức đầy
đủ phạm vi của các phương án trước khi đi đến quyết định lựa chọn
một phương án để theo đuổi là rất quan trọng. Có rất nhiều phương
án khác nhau, nhưng đáng tiếc là trong một số trường hợp, ngay khi
tìm ra một phương án tương đối hợp lí người ta lại không tiếp tục
đánh giá tất cả các phương án còn lại. Với việc lựa chọn ngay
phương án khả thi đầu tiên, người ta có thể không tìm ra được
phương án tốt nhất.
Sự cân nhắc bước đầu về các phương án trong TMĐT có thể
117
liên quan đến hàng loạt các phương án khác nhau đã được nói tới
trong hệ thống truyền thống.
“Không làm gì” không phải lúc nào cũng giống nhau. Khi
phát triển một tổ chức mới xung quanh một ứng dụng TMĐT, thì
“không làm gì” thực sự có nghĩa là không làm gì, tức là không mất
gì cũng không được gì. Khi cân nhắc việc bổ sung thêm ứng dụng
TMĐT cho một tổ chức đang hoạt động, “không làm gì” có nghĩa
là vẫn tiếp tục kinh doanh một cách bình thường, bất chấp khả năng
đối thủ có thể đã sử dụng ứng dụng TMĐT đó. Trong trường hợp
này, “không làm gì” có thể lại là nguyên nhân của thua lỗ trong
kinh doanh so với đối thủ. Lựa chọn này phải đối mặt với tổn thất
mà không có khả năng thu được lợi ích trong tương lai.
“Cải tiến hệ thống đang có” có thể đòi hỏi việc điều chỉnh
giao diện mạng cho phù hợp với các hệ thống hiện hành. Tuy
nhiên, các hệ thống hiện hành thường không được hỗ trợ đầy đủ
tương tác trên nền mạng hoặc hỗ trợ an toàn bảo mật. Việc thực
hiện những chỉnh sửa cần thiết nhằm nâng cấp một hệ thống hiện
hành lên thành nền tảng của một hệ thống TMĐT có lẽ khó hơn
nhiều so với việc mua hay phát triển một hệ thống thiết kế cho
TMĐT. Việc thêm vào hệ thống “lai” này (hệ thống được chỉnh sửa
thành hệ thống TMĐT) những chức năng khác thậm chí còn khó
hơn nữa.
Thực tế là, việc chỉnh sửa hệ thống hiện hành thành một nền
tảng TMĐT rất ít khi thực hiện được, nhưng điều đó không có
118
nghĩa là không thể cải biến hệ thống thành một bộ phận trong quá
trình phát triển của hệ thống TMĐT mới. Nếu một hệ thống TMĐT
có thể hợp nhất với một tổ chức hiện hành, rất có thể sẽ cần đến
một hệ thống hiện hành và hệ thống đó cần phải được chỉnh sửa.
Trong khi việc cải biến một hệ thống hiện hành chỉ được coi là thứ
yếu đối với hệ thống TMĐT đang xem xét, thì cùng với tính khả thi
của quá trình tiếp nhận hay phát triển hệ thống TMĐT, việc chỉnh
sửa hay thay thế những hệ thống này tỏ ra khả thi hơn.
“Bổ sung TMĐT vào hệ thống hiện hành” là một bước tiến,
một cuộc cách mạng hay đúng hơn là một bước tiếp cận tới sự phát
triển của hệ thống thông tin trong tổ chức. Việc mua hay phát triển
một hệ thống TMĐT mới không nhất thiết là phải thay thế toàn bộ
hệ thống tổ chức và thông tin hiện hành. Điều này thừa nhận tầm
quan trọng của hệ thống tài sản trong hầu hết các tổ chức. Các tổ
chức thường đầu tư khá lớn vào hệ thống tài sản, đặc biệt là đối với
hệ thống thông tin của các tổ chức truyền thống, được phát triển
dựa trên những công nghệ cũ. Tính phức tạp và chi phí cao của
nhiều hệ thống tài sản làm cho việc phát triển những hệ thống tài
sản này khả thi hơn nhiều so với việc thay thế chúng.
Các hệ thống TMĐT thường được triển khai bên trong những
cấu trúc của tổ chức hiện hành. Do đó, kinh doanh điện tử thường
được đề cập đến với tư cách là một bộ phận bổ sung của tổ chức.
Các hệ thống TMĐT có thể đòi hỏi hoặc góp phần thúc đẩy sự hợp
tác giữa các đơn vị nhỏ hơn trong một tổ chức lớn. Điều này cũng
119
có thể chỉ dẫn đến những thay đổi về quy mô của các đơn vị này
mà không thay thế chúng hoàn toàn. Ở đâu mà một hệ thống
TMĐT bao gồm những phương tiện xử lí thông tin tốt hơn những
phương tiện được sử dụng trong hệ thống thông tin hiện hành thì ở
đó tất cả người dùng sẽ bỏ qua hệ thống hiện hành và chuyển sang
sử dụng hệ thống mới. Ví dụ, những nhánh hiện hành có thể sử
dụng chức năng xử lí đơn hàng của kinh doanh điện tử để thay thế
cho hệ thống xử lí đơn hàng hiện hành và để hợp nhất tất cả các
đơn hàng vào một hệ thống duy nhất.
TMĐT có thể bổ sung cho hệ thống tài sản bằng cách mua
hay sao chép lại một hệ thống TMĐT hiện hành hoặc bằng cách
phát triển một hệ thống TMĐT bền vững.
“Mua/Sao chép lại hệ thống TMĐT hiện hành” nhằm mục
tiêu phát triển một hệ thống duy nhất. Có rất nhiều người phát triển
phần mềm sẵn sàng bán lại một ứng dụng TMĐT và nhiều người
còn sẵn sàng phát triển một ứng dụng mới với các tuỳ biến khác
dựa trên những sản phẩm mẫu (do chính người đó hoặc do người
khác phát triển). Lựa chọn này mang lại cho tổ chức một lợi thế
cạnh tranh mà có thể đối thủ đã sở hữu rồi, nhưng nó vẫn có thể
giúp tổ chức tránh được bất lợi cạnh tranh do “không làm gì” vì
cạnh tranh luôn làm tăng năng lực của TMĐT. Các tổ chức cần
phải thường xuyên cập nhật hệ thống để đảm bảo tính cạnh tranh.
Các tổ chức có thể sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong việc đảm bảo
rằng một hệ thống đã mua sẽ được cập nhật đúng lúc.
120
 Lưu ý: Lựa chọn phát triển ứng dụng TMĐT theo ý mình
không có nghĩa là sẽ không cần mua thêm những phần mềm khác.
Số lượng các công cụ phần mềm có sẵn để phát triển và duy trì các
ứng dụng TMĐT tuỳ biến và các trang web ngày càng tăng lên.
Tuy nhiên, việc mua những phần mềm như vậy cần phải được xem
xét dưới góc độ là một phần trong quá trình phát triển hệ thống
mới.
“Phát triển hệ thống TMĐT mới bền vững” cần bao gồm cả
những đặc điểm có thể đem lại lợi thế cạnh tranh. Trong khi một
vài tổ chức có thể có sẵn các nguồn lực để phát triển ngay một hệ
thống tương đối cao cấp, thì những tổ chức khác có thể sẽ phải tiếp
cận một cách thận trọng hơn bằng cách xây dựng một hệ thống nền
tảng trước tiên rồi mới lên kế hoạch mở rộng.
“Phát triển hệ thống tiêu chuẩn” đòi hỏi phải phát triển một
phiên bản của hệ thống mới, có thể coi như điểm khởi đầu cho
những phát triển xa hơn với điều kiện tự bản thân nó phải đủ năng
lực để đảm nhận vai trò đó. Nó phải có những đặc tính mang lại lợi
thế cạnh tranh và khuyến khích người dùng tiếp tục sử dụng nó.
“Phát triển hệ thống cao cấp” đòi hỏi phải phát triển một
phiên bản của hệ thống mới bền vững, phiên bản này phải tốt hơn
so với các hệ thống hiện hành. Không chỉ dừng lại ở việc xác định
ví trí cạnh tranh vượt trội ngay từ đầu, phương án này còn hướng
tới mục tiêu vượt lên đối thủ và vượt trội hơn hẳn bằng hệ thống
ứng dụng có hàng loạt tính năng phục vụ cho một phạm vi người
121
dùng rộng lớn. Vì hệ thống TMĐT phải cạnh tranh trong một môi
trường phát triển không ngừng nên việc nhanh chóng xây dựng một
hệ thống cơ bản và sau đó mới bắt đầu phát triển thành hệ thống
cao cấp sẽ tốt hơn là chỉ tiêu tốn thời gian vào việc xây dựng ngay
một hệ thống cao cấp.
2.2. ĐÁNH GIÁ CÁC YẾU TỐ CỦA TÍNH KHẢ THI
Mỗi phương án đều cần được đánh giá nhằm xác định tính
khả thi tổng thể. Tính khả thi tổng thể được xác định bằng cách
xem xét tính khả thi tổng hợp về hoạt động, kĩ thuật và kinh tế.
Tính khả thi tổng thể dựa trên cơ sở những đánh giá khắt khe nhất
về một bộ phận cấu thành bất kì của từng phương án.
Nếu một hệ thống không khả thi trong bất kì trường hợp nào
thì nó sẽ không có tính khả thi tổng thể. Một hệ thống sẽ chỉ khả thi
nếu nó có tính khả thi về hoạt động, kĩ thuật và kinh tế.
Tính khả thi tổng thể và tính khả thi cụ thể đều có thể bao
gồm những trường hợp sau:
- Bất khả thi: khi việc thực thi đem lại hậu quả nghiêm trọng
- Khả thi nhưng có khó khăn đáng kể: khi có thể thực hiện
được nhưng sẽ phải vượt qua khó khăn để đạt được tất cả
những lợi ích kì vọng
- Khả thi hoàn toàn: khi việc thực thi là có thể và được kì vọng
để thực thi
Nếu có bất kì một bằng chứng nào về tính bất khả thi thì một
hệ thống có triển vọng đến đâu cũng sẽ không được cân nhắc. Tuy
122
nhiên, người ta có thể đánh giá lại một hệ thống để tránh (hay ít
nhất là để giảm xuống mức có thể chấp nhận được) những tình
huống không khả thi. Ngoài ra phương án có thể là bất khả thi nếu
việc đưa ra một giải pháp khả thi gặp phải quá nhiều khó khăn.
Một giải pháp có thể được công nhận là khả thi nếu nó không
tỏ ra bất khả thi trong bất kì trường hợp nào. Khả thi không thể
đảm bảo rằng ứng dụng đó sẽ đem lại lợi nhuận hay có thể phát
triển dễ dàng. Chỉ có một vài hệ thống, đặc biệt là những hệ thống
TMĐT, là khả thi và không gặp bất kì cản trở nào.
Việc xác định tính “khả thi nhưng có khó khăn” là một cảnh
báo về những khó khăn tiềm ẩn (và cách giải quyết những khó khăn
đó) cần phải hạn chế nhằm đảm bảo sự thành công của hệ thống.
Việc hạn chế khó khăn đòi hỏi chi phí, thời gian và các nguồn lực
cần đưa vào kế hoạch phát triển cũng như đưa vào ngân sách. Các
nguồn lực này cũng nên được tính đến trong quá trình phân tích
tính khả thi về kinh tế của một hệ thống tiềm năng. Những khó
khăn tiềm ẩn có thể dẫn đến việc đánh giá lại phạm vi hoặc/và chức
năng của hệ thống để cắt giảm chi phí. Thông tin về những khó
khăn tiềm ẩn nên được duy trì trong suốt quá trình phát triển của hệ
thống để có thể xoá bỏ hay giảm thiểu khi cần thiết.
Xác định tính “khả thi hoàn toàn” là một đề xuất cho việc tiếp
tục phân tích một hệ thống. Nó không đảm bảo rằng hệ thống đó là
hệ thống khả thi nhất. Khi một phương án được đánh giá là có tính
khả thi hoàn toàn, việc tìm ra những cải tiến xa hơn có thể bị bỏ
123
qua trong quá trình phân tích và thiết kế.
Vì có nhiều phương án khả thi (có thể có một vài khó khăn
đáng kể) nên việc xác định tính khả thi không đảm bảo rằng
phương án đó là tốt nhất hay đáng kì vọng nhất. Tuy nhiên, thông
tin có được từ nghiên cứu tính khả thi có thể cung cấp cơ sở tin cậy
cho việc chọn lựa các phương án.
2.2.1. Tính khả thi trong hoạt động
Tính khả thi trong hoạt động đề cập đến việc liệu hệ thống
đưa ra có đáp ứng được nhu cầu của nhiều người dùng khác nhau
và các bên liên quan hay không, có được họ chấp nhận và sử dụng
hay không.
Tính khả thi trong hoạt động vượt ra ngoài những ranh giới
truyền thống về tính khả dụng. Nó xem xét tất cả các khía cạnh cần
thiết cho việc sử dụng thành công một hệ thống, từ việc đưa ra
những nhiệm vụ và các công cụ đúng đắn đến việc thu hút người
dùng sử dụng hệ thống.
Tính khả thi trong hoạt động đôi khi cũng bị bỏ qua vì nó khó
định lượng hơn so với tính khả thi về mặt kinh tế. Tuy nhiên tính
khả thi không cần phải định lượng, như đã nói ở trên, điều quan
trọng là từ xác định tính khả thi, người ta có thể xác định được
những trường hợp không khả thi và những trường hợp khả thi
nhưng có khó khăn.
Tính khả thi trong hoạt động bao gồm nhiều vấn đề liên quan,
bất cứ vấn đề nào cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng
124
cho hệ thống. Tính khả thi của những vấn đề này cần được đánh giá
độc lập và sau đó những kết quả của các đánh giá độc lập này sẽ
được kết hợp thành một đánh giá tổng thể về tính khả thi của tổ
chức.
2.2.1.1. Các bên liên quan
Có nhiều người khác nhau cùng đóng góp vào sự phát triển
của hầu hết các hệ thống, bao gồm:
Người dùng cần đến ứng dụng nhưng ứng dụng đó lại do
người khác vận hành
- Người dùng trực tiếp sử dụng gói ứng dụng
- Nhà cung cấp hay nhận dữ liệu hoặc thông tin từ/về ứng dụng
- Các nhà quản lí khác nhau liên quan đến những nhóm này
- Chủ của các tổ chức chạy ứng dụng hay sử dụng chúng
Từ lập trường về tính khả thi, việc cân nhắc liệu một hệ thống
có đáp ứng được yêu cầu của các bên liên quan hay không là rất
quan trọng:
- Việc đạt được mục đích với ứng dụng của các bên liên quan:
các bên liên quan có thể đạt được những yêu cầu cốt yếu của
mình hay không?
- Xét về tính khả dụng: các bên liên quan có thể sử dụng ứng
dụng (nếu là người dùng trực tiếp) hay/và những sản phẩm
thông tin của ứng dụng hay không?
Một hệ thống sẽ không có tính khả thi chỉ khi một hay nhiều
bên liên quan không thể tận dụng được hệ thống hay/và những sản
125
phẩm của nó để thực hiện những nhiệm vụ thiết yếu họ dự định làm
hay những công việc chưa hoàn thành nhưng vẫn có thể thực hiện
được.
Mặc dù hầu hết các khó khăn không làm cho hệ thống trở nên
bất khả thi nhưng người ta vẫn phải cân nhắc đến những khó khăn
(không nhất thiết là những khó khăn chính) có thể làm cho hệ
thống trở nên bất khả thi do việc xâm phạm hợp đồng lao động hay
điều chỉnh về những ràng buộc khác ở chỗ làm việc.
Một hệ thống sẽ khả thi nhưng có khó khăn nếu việc sử dụng
nó không được thuận tiện hoặc nó không thực hiện được như mong
đợi của các bên liên quan. Nếu một hệ thống được thiết kế quá tồi,
người ta có thể khó xác định ngay từ đầu mức độ khả thi nhưng có
khó khăn của hệ thống. Nhờ xác định sớm những khó khăn này,
người ta có thể chỉnh sửa hoặc loại bỏ những khó khăn còn tồn tại.
Những khó khăn này có thể chính là nguyên nhân làm giảm sản
lượng và dẫn đến sự giảm sút tương ứng về lợi ích.
Một hệ thống sẽ có tính khả thi hoàn toàn nếu đó là hệ thống
thay thế đang được phát triển nhằm cải tiến một hệ thống hiện hành
chứ không phải là tạo ra một hệ thống hoàn toàn mới. Những hệ
thống được chỉnh sửa có thể sử dụng hệ thống hiện hành làm cơ sở
để đảm bảo rằng các thay đổi sẽ mang lại kết quả khả quan hơn.
Điều đó không có nghĩa là hệ thống khả thi hoàn toàn phải do các
nhà phát triển của hệ thống chỉnh sửa, họ có thể làm điều đó nhưng
không có nghĩa là họ phải làm điều đó. Nói chung, những hệ thống
126
mới sẽ làm thay đổi công việc của nhiều bên liên quan. Những thay
đổi quan trọng đã lường trước cần được phân tích kĩ lưỡng nhằm
xác định liệu nó mang lại nhiều lợi ích hay bất lợi hơn cho các bên
liên quan. Thậm chí, với một hệ thống có tính khả thi hoàn toàn,
việc cân nhắc những tác động của nó tới các bên liên quan có thể sẽ
còn tìm thêm được những vấn đề khác cần được lưu ý trong quá
trình đánh giá về sau.
2.2.1.2. Tổ chức và các mối quan hệ với các tổ chức khác
(bao gồm cả đối thủ cạnh tranh và những tổ chức hỗ trợ)
Hệ thống TMĐT đã vượt ra ngoài ranh giới của những tổ
chức truyền thống. Những giới hạn đó bao gồm:
- Giữa các tổ chức nhỏ (phòng ban, bộ phận, v.v.) trong một tổ
chức lớn hơn
- Giữa các tổ chức với nhau
- Giữa tổ chức và cá nhân
Trong hầu hết các trường hợp, người ta có khuynh hướng xác
định các giới hạn này dựa trên tên gọi đặt cho các tổ chức riêng lẻ
có liên quan. Trong nhiều trường hợp, những giới hạn này có thể
được xác định bằng việc khảo sát các sơ đồ tổ chức liên quan. Vấn
đề chưa rõ ràng ở đây chính là mối quan hệ thực sự giữa các tổ
chức. Mối quan hệ này có thể không chỉ là những điều đáng mong
đợi hay kì vọng. Ví dụ, các đơn vị khác nhau trong một công ty
hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận có thể cạnh tranh lẫn nhau như đã
cạnh tranh với các đối thủ bên ngoài. Sự cạnh tranh này có thể dẫn
127
đến việc một đơn vị che dấu những thông tin sống còn, trong khi
những thông tin đó nên được chia sẻ để phục vụ cho lợi ích chung
của tổ chức.
Giữa các tổ chức khác nhau có thể có mối quan hệ cộng sinh,
khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các tổ chức. Thậm chí, mối
quan hệ này có thể tồn tại giữa những đối thủ hiển nhiên (các đối
thủ này trên thực tế tập trung vào những thị trường khác nhau như
nhà bán buôn và nhà bán lẻ).
Để có một hệ thống thông tin khả thi thì chính hệ thống đó
phải có đủ khả năng để được các tổ chức khác nhau chấp nhận và
hỗ trợ (các tổ chức này có thể coi như những tổ chức liên quan để
phân biệt với các cá nhân liên quan khác trong hệ thống).
Một hệ thống sẽ bất khả thi nếu một hay một vài tổ chức liên
quan không hỗ trợ hệ thống và không thể hỗ trợ được. Điều này
thường xảy ra do sự khác biệt về chính trị hay kinh tế, nó sẽ làm
giảm đi mức độ hợp tác cần thiết giữa tổ chức và hệ thống.
Một hệ thống sẽ khả thi nhưng có khó khăn nếu nó tạo ra
được một sức ép đủ lớn để buộc một hay một vài tổ chức phải hợp
tác để bảo đảm cho sự thành công của toàn hệ thống. Để làm được
điều đó đòi hỏi ngay trong nội bộ của một tổ chức lớn phải có tác
động của ban quản trị nhằm khiến cho các đơn vị khác nhau của tổ
chức cùng hợp tác. Điều đó cũng có thể đòi hỏi phải đưa ra những
nghĩa vụ được giao kèo chính thức để buộc các tổ chức độc lập hợp
tác với nhau.
128
 Một hệ thống sẽ có tính khả thi hoàn toàn nếu nó mang lại
những lợi ích quan trọng cho mỗi tổ chức liên quan, những lợi ích
đó sẽ không tồn tại nếu các tổ chức không hợp tác với nhau.
2.2.1.3. Độ tin cậy trong hoạt động
Một khi hệ thống được đưa vào hoạt động, nó phải có đủ khả
năng để vận hành một cách đáng tin cậy mà không gặp phải một sự
gián đoạn nghiêm trọng nào. Độ tin cậy trong hoạt động đề cập đến
khả năng vận hành liên tục trong các điều kiện thường xuyên thay
đổi, bao gồm cả những điều kiện không được dự báo trước. Độ tin
cậy trong hoạt động của hệ thống TMĐT dựa trên cơ sở đáp ứng
một số nhu cầu, gồm có:
- Bảo đảm nội dung cập nhật
- Việc phát triển phải nhằm đáp ứng nhu cầu hay/và mong đợi
thường xuyên thay đổi của người dùng
- Quản lí các giao dịch trong một khoảng thời gian nhất định
- Bảo vệ hệ thống khỏi những thiệt hại gây ra do sơ ý hay cố ý
Mặc dù không thể đảm bảo được độ tin cậy tuyệt đối trong
hoạt động nhưng không duy trì được độ tin cậy có thể dẫn đến
những cản trở không thể vượt qua để đi tới thành công của hệ
thống. Cả tính khả thi và độ tin cậy trong hoạt động có thể được
xem xét dưới khía cạnh quản trị rủi ro. Tuy nhiên, quản trị rủi ro
chính thống thường đi sâu vào chi tiết hơn là chỉ được sử dụng
trong giai đoạn nghiên cứu tính khả thi ban đầu.
Một hệ thống sẽ bất khả thi chỉ khi đòi hỏi về mức độ tin cậy
129
trong hoạt động không được đảm bảo.
Một hệ thống sẽ khả thi nhưng có khó khăn nếu còn tồn tại
những vấn đề nghiêm trọng trong đáp ứng mức độ tin cậy mong
muốn trong hoạt động. Kinh nghiệm đã có với các hệ thống thông
tin, ngân sách hoạt động phù hợp và khả năng phản ứng nhanh với
những nhu cầu thường xuyên thay đổi có thể góp phần cải thiện độ
tin cậy trong hoạt động.
Một hệ thống sẽ có tính khả thi hoàn toàn chỉ khi không tìm
ra được vấn đề khó khăn nào trong quá trình đáp ứng mức độ tin
cậy trong hoạt động mong muốn.
2.2.1.4. Môi trường bên ngoài của tổ chức
Những môi trường mà trong đó một tổ chức tồn tại và hệ
thống được vận hành có thể có những tác động đến sự thành công
của hệ thống. Hệ thống TMĐT có thể được sử dụng trong nhiều
môi trường như văn hoá, chính trị và xã hội khác nhau. Nhiều khi
tác động của môi trường rất nhỏ và khó phát hiện. Những tác động
đó có thể bao gồm:
- Quá khứ: truyền thống, mong muốn, thái độ và những điều
cấm kị
- Hiện tại: sự chỉ đạo, sức mạnh của quyền lực và tác động của
những mối quan hệ
- Tương lai: tính mở đối với những đổi mới và thay đổi
Trong tổ chức, khi khoảng cách giữa các bên liên quan và
môi trường gia tăng, những vấn đề quan trọng có thể sẽ thay đổi
130
theo hai chiều hướng:
- Bắt đầu từ nhu cầu xác định lợi ích để đi đến xác nhận hệ
thống là khả thi
- Tiến đến nhu cầu xác định luận điểm bác bỏ để công bố hệ
thống không khả thi.
Một hệ thống sẽ bất khả thi chỉ khi môi trường quan trọng với
hệ thống có khả năng phản ứng mạnh mẽ với nó vì một vài lí do
nhất định.
Một hệ thống sẽ khả thi nhưng có khó khăn nếu những khó
khăn lớn do môi trường tạo ra có thể được giảm thiểu hoặc tháo gỡ
thông qua những phát triển cẩn trọng.
Một hệ thống sẽ có tính khả thi hoàn toàn nếu nó tồn tại trong
một môi trường hạn định hoặc kiểm soát được. Một hệ thống có thể
có tính khả thi trong một số môi trường khác nhau và có thể bất khả
thi hay khả thi nhưng có khó khăn trong các môi trường khác. Ví
dụ, việc phát triển nhiều hệ thống khác nhau cho những môi trường
khác nhau tỏ ra khả thi hơn là chỉ phát triển một hệ thống khả thi
với mọi môi trường.
2.2.1.5. Môi trường cạnh tranh
Hệ thống TMĐT có nhiều nhiệm vụ hơn là chỉ mang lại cho
người dùng những chức năng cần thiết. Các hệ thống TMĐT còn
có nhiệm vụ thu hút và giữ chân người dùng. Việc truy nhập dễ
dàng của các hệ thống cạnh tranh trên mạng có thể làm tăng thêm
những khó khăn trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh. Nhân viên
131
của tổ chức có thể bị bắt buộc sử dụng một hệ thống, nhưng những
người dùng bên ngoài cần phải được thu hút để sử dụng hệ thống
TMĐT.
Ngăn ngừa “Hội chứng giấc mơ” (Field of Dreams syndrome
- Hội chứng về lĩnh vực các giấc mơ) là điều vô cùng quan trọng.
Hội chứng giấc mơ đưa ra giả thiết rằng hễ hệ thống được xây dựng
thì sẽ có người dùng. Thậm chí khi có người dùng, một hệ thống
TMĐT vẫn phải cân nhắc hàng loạt câu hỏi:
- Người dùng có ở lại?
- Người dùng có trở lại?
- Người dùng có tiến hành giao dịch thương mại hay không?
Như đã nói ở trên, TMĐT tồn tại trong thị trường toàn cầu,
nơi nhu cầu về các tổ chức không có lợi thế cạnh tranh là rất ít có.
Càng nhiều lợi thế cạnh tranh và sức mạnh của lợi thế cạnh tranh
càng lớn thì càng tốt. Lợi thế cạnh tranh nên được xác định ngay từ
những nghiên cứu đầu tiên và việc đảm bảo tính khả thi trong xác
định lợi thế cạnh tranh là rất quan trọng. Những lợi thế này cần
được giới thiệu sao cho hấp dẫn được khách hàng và cần phải được
triển khai để giữ chân khách hàng.
Người ta cần phải đánh giá tính khả thi đối với mỗi lợi thế
cạnh tranh được đưa ra. Những xem xét riêng biệt cần bao gồm cả
việc đánh giá xem liệu lợi thế đó có dễ dàng bị đối thủ cạnh tranh
đánh cắp hay không và do đó sẽ mất đi lợi thế cạnh tranh.
Sự kết hợp tính khả thi của lợi thế cạnh tranh riêng lẻ khác
132
với sự kết hợp của các yếu tố khả thi khác.
Việc xác định được một lợi thế cạnh tranh đơn là bất khả thi
hay chỉ khả thi với nhiều khó khăn hơn thuận lợi là không đủ để kết
luận phương án đó bất khả thi.
Một phương án sẽ được cho là bất khả thi nếu không có lợi
thế cạnh tranh quan trọng nào được đánh giá là khả thi hoàn toàn
hay khả thi nhưng có khó khăn có thể quản lí được và không có
những lợi thế cạnh tranh khả thi bổ sung.
Một phương án sẽ khả thi nhưng có khó khăn chỉ khi nó có
những lợi thế cạnh tranh khó đạt được hay dễ sao chép.
Một phương án sẽ có tính khả thi hoàn toàn chỉ khi nó có
những lợi thế cạnh tranh quan trọng có thể đạt được một cách dễ
dàng và rất khó bị đối thủ cạnh tranh sao chép.
2.2.1.6. Quy định của chính phủ
Quy định của chính phủ có thể là
- Yêu cầu hệ thống (ví dụ: WHMIS)
- Yêu cầu và điều chỉnh hệ thống (ví dụ: chấp nhận thông lệ trả
góp thuế thu nhập)
- Điều chỉnh một hệ thống hiện hành (ví dụ: các điều chỉnh liên
quan đến việc sử dụng mã số an ninh xã hội hay mã số bảo
hiểm)
Các hệ thống TMĐT cần tuân theo sự điều chỉnh của chính
phủ, các địa phương mà các hệ thống này hoạt động. Nhiều trang
web TMĐT khẳng định rằng tất cả công việc kinh doanh của các
133
trang này chịu sự chi phối của quyền lực và tổ chức được đặt trong
phạm vi quyền lực. Tuy nhiên, các trang này lại không nói rõ rằng
quan điểm nói trên có được tất cả các “quyền lực” khác chấp nhận
hay không.
Có thể luật pháp rất khó hiểu nhưng không biết luật là không
thể chấp nhận được. Nếu không biết về những quy định có liên
quan của chính phủ thì cần phải tìm hiểu xem liệu có những quy
định như thế không. Tuy nhiên, việc xác định có quy định nào của
chính phủ tác động đến hệ thống hay không là rất khó (có một vài
chuyên gia vờ như họ biết tất cả luật định của chính phủ).
Nghiên cứu tính khả thi chỉ là một thử nghiệm nhằm xác định
những thứ đã quá rõ ràng. Do đó, lẽ ra phải điều tra kĩ hơn về
những quy định của chính phủ ngay cả khi đã tiến hành phát triển
ứng dụng, người ta lại chỉ sử dụng những ý kiến chuyên môn từ
những người đã được thông báo về khu vực ứng dụng để xác định
liệu một hệ thống có thể bị ảnh hưởng bởi các quy định của chính
phủ hay không. Những người đang làm những công việc đặc biệt
thường ý thức được những quy định của chính phủ có ảnh hưởng
đến họ.
Hầu hết các hệ thống TMĐT có thể bị ảnh hưởng bởi các quy
định của chính phủ. Nếu không tìm ra quy định nào còn hiệu lực thì
có thể việc điều tra đã không được tiến hành một cách kĩ lưỡng.
Những quy định trong kinh doanh và cho các tổ chức truyền thống
cũng được áp dụng cho hệ thống TMĐT.
134
 Nếu đã xác định được các quy định của chính phủ thì tính khả
thi của ứng dụng có thể là:
- Bất khả thi, nếu hoạt động của ứng dụng bị cản trở vì một vài
lí do liên quan đến luật định
- Khả thi nhưng có khó khăn nếu ứng dụng cần phải có dự
phòng đặc biệt để đáp ứng các quy định của nhà nước
- Khả thi hoàn toàn nếu không có bất kì vấn đề nghiêm trọng
nào trong thực hiện các quy định
- Uỷ nhiệm (một loại hình khả thi mới chi phối các loại hình
khác, kể cả bất khả thi) nếu ứng dụng này là do luật định đòi
hỏi
2.2.2. Tính khả thi về kĩ thuật
Tính khả thi về kĩ thuật trả lời cho câu hỏi liệu một ứng dụng
TMĐT có được xây dựng theo cách thức thích hợp hay không. Xác
định tính khả thi về kĩ thuật chỉ được tiến hành một cách đúng đắn
khi một bản thiết kế đã được phát triển. Tuy nhiên, tính khả thi về
kĩ thuật sơ bộ có thể được đánh giá bằng những tiêu chí sau:
- Cái gì được thực hiện trong vùng ứng dụng
- Cái gì được thực hiện trong những vùng ứng dụng tương tự
- Cái gì được thực hiện với những loại thông tin tương tự
- Tính sẵn sàng của dữ liệu và thông tin đầu vào
Nhân viên kĩ thuật cần hạn chế việc thay đổi hướng từ khảo
sát tính khả thi về kĩ thuật sang sửa đổi những ý tưởng thiết kế đã
đưa ra. Ở giai đoạn đầu của quá trình phát triển, điều quan trọng là
135
duy trì tính mở của các tuỳ chọn và phải nhớ rằng nghiên cứu tính
khả thi là vấn đề quan trọng nhất trong những vấn đề tiềm ẩn cái
mà không bao hàm.
Tương tự như với những bộ phận cấu thành khác nhau của
tính khả thi về hoạt động, tính khả thi về kĩ thuật hữu dụng trong
việc cố gắng xác định ý tưởng chung về việc một hệ thống có tính
khả thi về kĩ thuật đến mức nào. Các mức khả thi về kĩ thuật có thể
bao gồm:
- Bất khả thi: việc thực hiện sẽ dẫn đến những hậu quả
nghiêm trọng
- Khả thi nhưng có khó khăn đáng kể: có thể thực hiện được
nhưng sẽ có những khó khăn phải vượt qua để đạt được
những lợi ích kì vọng
- Khả thi hoàn toàn: có thể thực hiện được và được kì vọng
để thực hiện
Trong quá trình xúc tiến đánh giá tính khả thi về kĩ thuật nên
đề cập đến các hệ thống hiện hành với rất nhiều ví dụ trên các trang
web. Nếu các hệ thống này có thể thực hiện được những nhiệm vụ
cần thiết hay những vấn đề gần tương tự, thì hệ thống đó hầu như
chắc chắn có tính khả thi về kĩ thuật (tính khả thi về kinh tế của các
kĩ thuật đó lại là vấn đề khác). Tính khả thi về kĩ thuật ngay từ đầu
có thể được xác định bằng cách kiểm tra:
- Tính khả thi về xử lí
- Tính khả thi về dữ liệu
136
 - Tính khả thi về sự phát triển
2.2.2.1. Tính khả thi về xử lí
Tính khả thi về xử lí có thể được xác định bằng cách cân
nhắc:
- Cái gì được thực hiện trong vùng ứng dụng? (cả về tính khả
thi và bất khả thi khi thực hiện điều đó)
- Cái gì được thực hiện trong những vùng ứng dụng tương tự.
Hầu hết những đổi mới chỉ là sự vay mượn những công nghệ
hiện hành từ những vùng ứng dụng khác. Thomas Edison là
bậc thầy trong việc thu thập và chọn lọc các ý tưởng khác.
- Cái gì được thực hiện với những loại thông tin tương tự.
Bằng việc cân nhắc thông tin một cách tổng quan, chúng ta
có thể không chỉ dừng lại ở những ứng dụng tương tự đã có
mà có thể xác định nhiều trường hợp tương tự khác, trong đó
những thông tin tương tự được xử lí theo những cách thức
tương tự. Người ta đã chú ý đến điều này từ nhiều năm trước
đây khi so sánh hoạt động của hệ thống tài khoản nợ phải trả
và tài khoản phải thu của khách hàng và ngày nay, nó tỏ ra
hữu dụng trong những chu kì rộng hơn.
Một hệ thống đề xuất có thể bất khả thi chỉ khi những bằng
chứng về một hay một vài đặc điểm kĩ thuật của nó không tồn tại
trong bất kì một hệ thống nào khác. Tuy nhiên chỉ như vậy thì
không có nghĩa là hệ thống đó không khả thi mà cần phải tham
khảo ý kiến chuyên môn của các chuyên gia phát triển ứng dụng để
137
xác định liệu các đặc điểm đó có khả thi hay không, dù trước đây
chưa từng có ai làm điều đó.
Một hệ thống sẽ “khả thi nhưng có khó khăn” nếu một hay
một vài đặc điểm kĩ thuật của nó chỉ tồn tại trong những hệ thống
cực kì tiên tiến và đắt đỏ, dẫn tới khả năng những nhà phát triển
bình thường không đủ kĩ năng để áp dụng hệ thống đó. Vấn đề này
cần đến các ý kiến chuyên gia để làm rõ mức độ thực sự của các
khó khăn có thể gặp phải.
Một hệ thống đề xuất sẽ có tính khả thi hoàn toàn nếu các đặc
điểm kĩ thuật của nó tồn tại trong nhiều hệ thống hiện hành khác.
2.2.2.2. Tính khả thi về dữ liệu
Tính khả thi về dữ liệu có thể được xác định bằng cách đánh
giá tính sẵn sàng của dữ liệu và thông tin đầu vào.
Một hệ thống đề xuất sẽ bất khả thi chỉ khi một hay một vài
yếu tố đầu vào quan trọng không thể đạt được đúng lúc (do những
khó khăn về kĩ thuật hay những hạn chế về tính sẵn sàng của thông
tin). Tuy nhiên, cần thấy rằng trong vài trường hợp, có thể tồn tại
tính tương đối về mặt thông tin và tính tương đối này có thể đảm
bảo tính khả thi dữ liệu.
Một hệ thống sẽ “khả thi nhưng có khó khăn” nếu có thể xác
định được những khó khăn chủ yếu trong việc giành lấy một hay
một vài yếu tố đầu vào quan trọng.
Một hế thống sẽ “có tính khả thi hoàn toàn” nếu các yếu tố
đầu vào đã có sẵn.
138
 2.2.2.3. Tính khả thi về phát triển
Tính khả thi về phát triển xem xét khả năng một tổ chức có
thể phát triển thành công hoàn toàn một phương án được đề xuất
hay không. Nó đánh giá các nguồn lực (bao gồm các nhà phát triển,
các quá trình, các hoạt động và các công cụ phát triển) được sử
dụng để phát triển ứng dụng.
Một phương án sẽ “bất khả thi” nếu không có sẵn các nguồn
lực phù hợp hoặc không thể giành được các nguồn lực đó.
Một phương án sẽ “khả thi nhưng có khó khăn” nếu xác định
được tất cả các vấn đề trong quá trình phát triển hay trong hoạt
động phát triển dự kiến.
Chú ý: Không nên phát triển một kế hoạch dự án hoàn chỉnh
trước khi tiến hành nghiên cứu tính khả thi sơ bộ của các phương
án. Tuy nhiên, nếu phương án đã được chọn, bất kì vấn đề nào liên
quan đến các quá trình và các hoạt động dự kiến cần được hiệu
chỉnh lại trước khi tiếp tục.
Một phương án được coi là khả thi hoàn toàn nều mọi nguồn
lực đều có sẵn và các quá trình và hoạt động phát triển thích hợp
đều được dự kiến trước.
2.2.3. Tính khả thi về kinh tế
Tính khả thi về kinh tế đề cập đến vấn đề liệu một tổ chức có
nên phụ thuộc vào những nguồn lực cần thiết để phát triển hệ thống
hay không. Tính khả thi về kinh tế khác với tính khả thi về lợi
nhuận ở chỗ, một vài hệ thống có thể khả thi về kinh tế mà không
139
khả thi về lợi nhuận (ví dụ như những hệ thống do chính phủ đòi
hỏi). Trong khi tính khả thi về kĩ thuật và tính khả thi về hoạt động
có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh gíá từng giải pháp đơn lẻ
(như không làm gì, cải tiến hệ thống hiện hành, phát triển, v.v.) thì
việc so sánh tính khả thi về kinh tế giữa các giải pháp với nhau là
điều bình thường. Để có thể so sánh các giải pháp với nhau, mỗi
đánh giá tính khả thi về kinh tế cần xem xét những tiêu chí về lợi
nhuận giống nhau. Với những trường hợp không có chi phí và lợi
nhuận thì chúng phải được ghi lại với giá trị bằng 0 chứ không
được bỏ qua. Điều này đảm bảo với người ra quyết định rằng các
chỉ tiêu này đã được xét đến khi đánh giá.
Tính khả thi về kinh tế không chỉ dừng lại ở việc tiến hành
phân tích chi phí - lợi nhuận của quá trình phát triển một hệ thống.
Nó còn xét đến toàn bộ những ảnh hưởng mà sự phát triển có thể
tác động lên một tổ chức, bao gồm:
- Tiềm năng về lợi nhuận có thể đạt được nhờ phát triển ứng
dụng
- Khả năng thua lỗ nếu ứng dụng không được phát triển
Tính khả thi về kinh tế phải cân nhắc toàn bộ những tác động
nói trên. Tập trung vào những đơn vị riêng biệt hay một nhóm các
đơn vị trong một tổ chức có thể dẫn đến những hình dung sai lệch
về tính khả thi kinh tế thực sự một ứng dụng có thể đem lại cho tổ
chức. Một hệ thống cho toàn tổ chức cần phải có những phân tích
chi phí - lợi nhuận trong toàn tổ chức.
140
 Một vài hệ thống thông tin có thể làm thay đổi những mối
quan hệ tài chính giữa một tổ chức với các tổ chức khác có liên
quan. Nhiều hệ thống thông tin có thể ảnh hưởng đến những thực
thể khác bên ngoài tổ chức. Trong một vài trường hợp, chi phí (như
cung cấp dữ liệu đầu vào) có thể “trút gánh nặng” sang nhà cung
cấp hay chuyển chi phí lợi ích (như dịch vụ giá trị gia tăng) sang
khách hàng.
Xác định tính khả thi về kinh tế liên quan đến việc dự báo về
vấn đề nên và không nên đặt ra những giới hạn nào cho những gì
đang tồn tại. Đồng thời, việc xác định này phải có tính thực tế. Tính
khả thi về kinh tế liên quan đến việc xác định và đánh giá chi phí
cũng như lợi ích mà một hệ thống. Nó cũng bao gồm cả việc quyết
định xem có phải tất cả lợi ích đều xứng đáng với những chi phí
kèm theo phải bỏ ra. Xác định chính xác chi phí và lợi ích thực tế
trong tương lai, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của dự án phát triển
là không thể. Do đó, không thể đảm bảo rằng lợi ích thu được sẽ
thực sự lớn hơn chi phí bỏ ra. Do sự không chắc chắn về chi phí và
lợi ích trong tương lai, việc phân tích chi phí - lợi nhuận để xác
định những kết quả có thể xảy ra sẽ tốt hơn là chỉ dựa vào riêng
một giá trị kì vọng nào đó.
Chú ý: Các thảo luận dưới đây không có dụng ý đối lập hay
thay thế các thảo luận cụ thể hơn về tài chính, kinh tế hay kế toán
để xác định xem một sự đầu tư có thoả đáng về mặt kinh tế hay
không. Những vấn đề này chủ yếu cung cấp cái nhìn tổng quan về
141
tính khả thi về kinh tế, vì nó thường được áp dụng trong quá trình
phát triển hệ thống thông tin.
2.2.3.1. Xác định tính khả thi về kinh tế
Có một sự khác biệt tương đối giữa việc xác định tính khả thi
về kinh tế và xác định tính khả thi về lợi nhuận. Phân tích chi phí -
lợi ích tập trung chủ yếu vào khả năng thu lợi. Chỉ xét riêng một
phân tích đơn lẻ về chi phí - lợi ích có thể dẫn đến những sai lầm.
Do đó, việc so sánh giữa các phân tích chi phí - lợi ích của các
phương án khác nhau (bao gồm cả phương án không làm gì) là rất
quan trọng.
Để có tính khả thi về mặt kinh tế, một hệ thống phải đảm bảo:
- Có chi phí thấp hơn tổng chi cực đại cho phép. Nếu một hệ
thống có chi phí quá cao thì không cần phải xét đến hệ thống
đó, dù cho nó có thể đem lại những lợi nhuận không ngờ
- Vượt qua mức lợi ích kì vọng thấp nhất. Nếu một hệ thống
không đáp ứng được những kì vọng cơ bản thì hệ thống đó
khó có thể được chấp nhận dù cho chi phí có rẻ đến đâu
chăng nữa.
- Đáp ứng được tất cả những kì vọng về khả năng thu lợi.
Những kì vọng này có thể không liên quan đến hệ thống mà
do luật pháp hay do các nhà quản lí cấp cao đòi hỏi, bất chấp
khả năng sinh lợi của hệ thống đó.
Cũng như những bộ phận cấu thành khác của tính khả thi
trong hoạt động, tính khả thi về kinh tế tỏ ra hữu dụng trong việc
142
xác định ý tưởng chung về mức độ khả thi của hệ thống, bao gồm:
- Bất khả thi: việc thực thi sẽ đem lại những hậu quả nghiêm
trọng
- Khả thi nhưng có khó khăn đáng kể: có thể thực hiện được
nhưng sẽ có những khó khăn phải vượt qua để đạt được toàn
bộ lợi ích kì vọng
- Khả thi hoàn toàn: có thể thực hiện được và được kì vọng để
thực hiện
2.2.3.2. Đánh giá nhanh về tính khả thi
Các bước dưới đây có thể được sử dụng để xác định nhanh
tính bất khả thi của một dự án. Tuy nhiên nó không đủ để khẳng
định một dự án có thực sự khả thi hay không.
Đánh giá sơ bộ tính khả thi về kinh tế có thể được tiến hành
bằng cách:
- Xác định những tiêu chí về chi phí và lợi nhuận
- Đánh giá mỗi tiêu chí trên cơ sở tầm quan trọng tiềm năng
(sử dụng cùng một thước đo cho cả chi phí và lợi nhuận)
- So sánh mức độ quan trọng của chi phí và lợi nhuận
Những chi phí và lợi ích quan trọng có thể ảnh hưởng trực
tiếp đến khả năng tồn tại của toàn bộ tổ chức. Những chi phí và lợi
ích này liên quan đến những trường hợp sau:
- Nếu những lợi nhuận quan trọng có thể đạt được mà không
cần chi phí quan trọng, thì hệ thống có tính khả thi hoàn toàn
- Nếu những chi phí quan trọng không tương đáp với lợi nhuận
143
 quan trọng, thì hệ thống không khả thi.
- Trong bất kì trường hợp nào có chi phí quan trọng, dù cho
những chi phí này tương đáp với những lợi nhuận quan trọng,
thì hệ thống có tính khả thi nhưng có khó khăn đáng kể.
- Trong những trường hợp có một số chi phí và lợi nhuận quan
trọng, thì cần phải có những điều tra kĩ hơn để xác định tầm
quan trọng tương đối của các chi phí này.
Chi phí và lợi nhuận chủ yếu ảnh hưởng trực tiếp đến lợi
nhuận của tổ chức nhưng lại không được xác định khả năng tồn tại.
Tuy nhiên, chúng có thể có những tác động to lớn lên các đơn vị cụ
thể trong tổ chức hay tác động lên quá trình thực hiện mục tiêu của
tổ chức.
- Nếu những chi phí chủ yếu quan trọng không tương đáp với
những lợi nhuận chủ yếu hay quan trọng thì hệ thống không
có tính khả thi hay khả thi nhưng có khó khăn đáng kể.
- Nếu những lợi nhuận chủ yếu có thể đạt được mà không cần
những chi phí chủ yếu hay quan trọng, thì hệ thống có tính
khả thi hoàn toàn.
Chi phí và lợi nhuận thứ yếu không có ảnh hưởng lớn tới khả
năng thu lợi của tổ chức nhưng cũng có thể ảnh hướng đến khả
năng thu lợi của một đơn vị trong tổ chức. Nếu những chi phí thứ
yếu tương đáp với lợi nhuận thứ yếu thì hệ thống có tính khả thi
nhưng có khó khăn đáng kể.
Lưu ý: Nghiên cứu tính khả thi không chỉ dừng lại ở xác định
144
tính khả thi về tài chính là khả năng thu lợi kì vọng. Do đó, những
thảo luận dưới đây sẽ không dừng lại ở việc xác định chi phí và lợi
nhuận mà còn đưa ra một số phương pháp chung để tiếp cận những
phân tích chi phí - lợi nhuận chính thức.
2.2.3.3. Chi phí và lợi nhuận
Phân tích chi phí - lợi nhuận (CBA) là một phương pháp được
sử dụng rộng rãi để đánh giá khách quan tính khả thi về tài chính
hoặc khả năng thu lợi. Tuy nhiên sự khách quan này bị giới hạn bởi
độ chính xác của các phương pháp ước lượng mà nó sử dụng.
Trong khi độ chính xác của các ước lượng có phạm vi thay đổi rất
rộng thì chi phí và lợi nhuận đơn lẻ lại chỉ được phân thành hai loại
hữu hình và vô hình, phục thuộc vào độ chính xác cao hay thấp.
i) Chi phí và lợi nhuận hữu hình
Chi phí và lợi nhuận hữu hình là những chi phí và lợi nhuận
có giá xác định rõ ràng. Những chi phí và lợi nhuận này thường
xuất hiện ở một bộ phận riêng biệt trong tổ chức. Chi phí hữu hình
điển hình gồm có:
- Chi phí phát triển (nhân viên công ty, tư vấn viên, phát triển
các hệ thống, quy trình máy tính, nguồn cung ứng, chi phí
thành lập)
- Chi phí hoạt động (nhân sự; phần cứng; hỗ trợ và duy trì phần
mềm; nguồn cung ứng, truyền thông, chi phí phát sinh)
Lợi nhuận hữu hình điển hình gồm có:
- Các khoản phí tiết kiệm được (giảm chi phí hoạt động)
145
 - Cải tiến khả năng thu lợi (tăng doanh số bán hàng, tăng lợi
nhuận/doanh số, cải thiện dòng tiền mặt)
ii) Chi phí và lợi nhuận vô hình
Chi phí và lợi nhuận vô hình là những chi phí và lợi nhuận
khó đong đếm hay ước lượng được bằng tiền. Những chi phí và lợi
nhuận này thường tồn tại trong toàn tổ chức. Giá trị của những
khoản vô hình này phụ thuộc vào mục tiêu và mục đích của công
ty. Chi phí vô hình điển hình gồm có:
- Tình trạng phân tán hay không có dòng thông tin
- Mức độ thoả mãn của nhân viên hay khách hàng suy giảm
Lợi nhuận vô hình điển hình bao gồm:
- Dòng thông tin tăng thêm
- Mức độ thoả mãn của khách hàng/nhân viên tăng thêm
- Việc ra quyết định được cải thiện
- Tương lai của tổ chức được cải thiện
Mặc dù có những khó khăn trong việc đánh giá chi phí và lợi
nhuận vô hình nhưng xem xét tác động của chúng tới việc xác định
tính khả thi về tài chính là rất quan trọng. Do đó, mặc dù không
chắc chắn về giá trị thực của các khoản chi phí và lợi nhuận vô
hình như người ta thường ước lượng các khoản này bằng tiền và
coi chúng như các khoản hữu hình.
iii) Xác định chi phí và lợi nhuận
Các chuyên gia máy tính hay kế toán trưởng đều có thể tiến
hành phân tích chi phí - lợi nhuận. Trong mỗi trường hợp, người
146
này giữ vai trò của nhà phát triển hơn là người sử dụng.
- Các nhà phát triển nên xác định các tiêu chí về chi phí và lợi
nhuận tiềm năng cần cân nhắc với đầu vào từ phía các bên
liên quan.
- Các nhà phát triển có thể đưa ra những đánh giá chuyên môn
và quá trình phát triển và chi phí hoạt động của các phương
án khác nhau.
- Trong khi phân tích, các nhà phát triển không nên đưa ra
những ước lượng về lợi nhuận hay những chi phí cơ hội đã
bỏ lỡ. Những tiêu chí này sẽ do người dùng đưa ra.
iv) Cân nhắc phương án “Không làm gì”
Cân nhắc phương án “không làm gì” với tư cách là một
trường hợp cơ sở cho việc so sánh các phương án khác nhau là rất
quan trọng. Không nên coi lựa chọn không làm gì là không có chi
phí và lợi nhuận.
Thường thì một hệ thống luôn tồn tại gắn liền với những chi
phí hoạt động và lợi nhuận. Những chi phí và lợi nhuận này cần
được đánh giá khách quan để xác định ảnh hưởng của nó nếu hệ
thống không tồn tại (hệ thống bị gỡ bỏ hoặc tắt đi hay việc sử dụng
hệ thống bị cấm)
Các hệ thống hiện hành có thể gặp phải một số vấn đề, có khả
năng dẫn đến hàng loạt tác động tiêu cực (chi phí hoặc lợi nhuận),
bao gồm:
- Chi phí về lỗi do hệ thống hiện hành tự gây ra
147
 - Chi phí về sự đổ vỡ trong những hoạt động khác nhau do hệ
thống hiện hành gây ra
- Chi phí về làm việc xung quanh hệ thống hiện hành
- Chi phí về bảo trì và hỗ trợ (nếu không được bổ sung công
khai vào chi phí hoạt động của dự án)
Khi không có hệ thống TMĐT, cũng giống như nhiều hệ
thống TMĐT đã được nói đến, một tổ chức có thể vẫn phải đối diện
với một vài chi phí tiềm ẩn gắn liền với hệ thống hay những hoạt
động liên quan. Thay vì lựa chọn phương án lấy tiết kiệm làm lợi
ích, các tổ chức nên xác định những chi phí và lợi ích thực gắn với
từng hệ thống. Ví dụ, khi sử dụng hệ thống Hương cao nguyên
nhằm cắt giảm chi phí phải trả cho đại diện bán hàng trực tiếp phục
vụ khách hàng, hệ thống này sẽ thích hợp với việc:
- Trong phân tích chi phí - lợi nhuận của hệ thống hiện hành
phải có ghi lại những chi phí hiện thời phải chi trả cho đại
diện bán hàng phục vụ trực tiếp khách hàng
- Trong phân tích chi phí - lợi nhuận của phương án TMĐT
thay thế phải có ghi lại những chi phí dự kiến của đại diện
bán hàng nếu vẫn tiếp tục phục vụ trực tiếp khách hàng.
v) Giá trị thặng dư
Trong nhiều trường hợp, khi xem xét một hệ thống mới, nó
coi là giá trị thặng dư của hệ thống mà nó thay thế với tư cách là lợi
ích chỉ đạt được một lần. Tuy nhiên, hệ thống thông tin hiếm khi sở
hữu giá trị thặng dư, vì:
148
 - Không ai mua những phần mềm, dữ liệu đã cũ
- Có thể không ai mua những phần cứng đã cũ
- Phần cứng/phầm mềm hiện hành có thể vẫn cần cho một số
ứng dụng khác và do đó không thể bị xoá bỏ
Giá trị thặng dư không nhất thiết (và hiếm khi) bằng với giá
trị khấu hao sổ sách do phải phụ thuộc vào tuổi thực của hệ thống.
Giá trị thặng dư có thể vẫn áp dụng được với một vài tải khoản
khấu hao có tính thuế. Trong trường hợp khác, các giá trị thặng dư
này có thể không có ý nghĩa nào đáng kể trong quá trình nghiên
cứu tính khả thi ban đầu.
vi) Mối quan hệ chi phí – giá trị (còn gọi là Quy luật lợi tức
giảm dần)
- Khi chất lượng tăng thêm, giá trị thặng dư (lợi ích) đạt đến
mức tối đa
- Khi chi phí tăng thêm, chất lượng đạt đến mức tối đa
- Mức tăng tối đã về giá trị trên mỗi đơn vị chi phí sẽ dừng lại
ở một điểm nào đó bên dưới điểm cực đại của chi phí hay giá
trị
- Quy tắc 80/20 chỉ ra rằng, bạn sẽ thu được 80% lợi ích từ
20% chi phí đầu tư đầu tiên
Sự am hiểu về mối quan hệ này khuyến khích việc phát triển
các hệ thống cơ bản liên quan, tập trung vào việc đạt được lợi ích
quan trọng hay lợi thế cạnh tranh khác. Trong trường hợp một
phương án tương đối phức tạp bất khả thi về tài chính thì cần cần
149
nhắc kĩ hơn về những tập hợp con tính khả thi tiềm năng của
phương án đó.
vii) Tính bất định
Trong một bản phân tích, bạn có thể chắc chắn đến mức nào
về giá trị chính xác của đồng tiền? Bạn có thể chắc chắn về:
- Giá mua phần cứng và phần mềm (giá thường giảm xuống)
- Giá mua của những hợp đồng cố định
- Mức lương hiện tại và chi phí vốn đầu tư (tỉ lệ lãi suất)
Bạn có thể không chắc chắn về:
- Chi phí phát triển dự án
- Mức lương và chi phí vốn đầu tư trong tương lai
- Giá trị thặng dư dự kiến
- Hầu hết các lợi ích
Những giá trị ước lượng thường dao động trong một phạm vi
nào đó chứ không phải là những giá trị cố định. Độ chính xác của
các ước lượng tài chính có thể được cải thiện bằng cách đưa ra
những ước lượng chi tiết hơn dựa trên cơ sở những ước lượng về
chi phí và lợi ích trên sổ sách. Tuy nhiên, ước lượng cũng chỉ là
ước lượng, trừ khi chứng minh được các ước lượng đó là đúng hay
sai.
2.2.3.4. Phương pháp tiến hành phân tích chi phí - lợi ích
Có một số phương pháp có thể sử dụng để phân tích chi phí -
lợi ích, bao gồm:
- Giai đoạn thu hồi vốn (PBP) là một phương pháp đơn giản
150
 cho những chi phí và lợi ích hữu hình
- Giá trị hiện tại thuần (NPV) là phương pháp cơ bản thích hợp
với chi phí và lợi ích hữu hình
- Phân tích độ cảm ứng, là phương pháp bao gồm các biến thể
khác nhau của những tính toán giá trị hiện tại thuần, phù hợp
với phân tích tính rủi ro.
- Phân tích thuộc tính, là phương pháp phù hợp với giá trị vô
hình
(Xem thêm Giáo trình Phân tích tài chính …)
Bản tóm tắt dưới đây tổng hợp những phương pháp nói trên
và một vài khó khăn khi sử dụng các phương pháp này.
i) Giai đoạn thu hồi vốn
Giai đoạn thu hồi vốn còn được gọi là phân tích điểm hoà
vốn. Những công thức dùng để tính toàn giai đoạn thu hồi vốn gồm
có:
Vốn thu hồi = Chi phí phát triển/Tiết kiệm hàng nằm
Tiết hàng năm = Lợi ích hàng năm – Chi phí hoạt động hàng
năm
Nhìn chung các tổ chức sử dụng phương pháp phân tích thu
hồi vốn sẽ có những tiêu chuẩn về thời gian để xác định xem việc
phát triển có khả thi về kinh tế hay không.
Một số vấn đề của thu hồi vốn gồm có:
- Áp dụng cho chi phí hữu hình và yêu cầu những ước lượng
bắt buộc về giá trị của chi phí vô hình muốn đưa vào phân
151
 tích
- Chỉ dựa trên những ước lượng về chi phí và lợi ích
- Giả thiết chi phí hoạt động và lợi ích là đồng dạng
- Bỏ qua giá trị thời gian của tiền (lãi suất) mặc dù hầu hết các
chi phí thường đến trước và các lợi ích lại đến sau
- Giả thiết rằng hế thống sẽ hoạt động đủ lâu dài để đạt tới hoà
vốn
- Không cung cấp những cơ sở chung để so sánh các hệ thống
thay thế
ii) Giá trị hiện tại thuần (NPV)
Giá trị hiện tại thuần còn được gọi là lưu lượng tiền mặt thực
tế. Công thức để tính toán giá trị hiện tại thuần bao gồm:
NPV = tổng số năm i = 1 tới n [(chi phí năm i - lợi ích năm
i)*lãi suất chiết khấu năm i]
Lãi suất chiết khấu năm i = 1/((1 + lãi suất hàng năm)*i)
Chú ý:
- i: tổng số năm từ lúc bắt đầu dự án, do đó i bắt đầu từ 0
- tất cả chi phí và lợi ích trong một năm cho trước (khoảng thời
gian cho trước) được coi như xất phát tại thời điểm bắt đầu
năm đó
- Chi phí và lợi ích hàng năm phải được xem xét trên cơ sở
mức lạm phát kì vọng
Các tổ chức sử dụng giá trị hiện tại thuần có thể thiết lập
những tiêu chuẩn cụ thể cho việc xác định liệu việc phát triển có
152
khả thi về kinh tế hay không. Tiêu chuẩn này có thể đòi hỏi
- Giá trị hiện tại thuần tích cực ít nhất phải chiếm một phần
trong tổng chi phí phát triển
- Giá trị hiện tại thuần xuất hiện khi sử dụng lãi suất hàng năm
bao gồm cả giá trị kì vọng của đồng tiền và một số khoản kì
vọng
iii) Các vấn đề liên quan đến giá trị hiện tại thuần gồm có
- Áp dụng cho chi phí hữu hình và yêu cầu những ước lượng
bắt buộc về giá trị của chi phí vô hình muốn đưa vào phân
tích
- Chỉ dựa trên những ước lượng về chi phí và lợi ích
- Giả thiết chi phí hoạt động và lợi ích là đồng dạng
- Bỏ qua giá trị thời gian của tiền (lãi suất) mặc dù hầu hết các
chi phí thường đến trước và các lợi ích lại đến sau
- Giả thiết rằng hế thống sẽ hoạt động đủ lâu dài để đạt tới hoà
vốn
- Không xét đến những vấn đề có thể xảy ra nếu ước lượng
không chính xác
iv) Phân tích độ cảm ứng
Phân tích độ cảm ứng là một biến thể của giá trị hiện tại thuần
nhằm xác định giá trị hiện tại thuần trong một phạm vi chứ không
chỉ giới hạn trong một giá trị. Công thức phân tích độ cảm ứng gồm
có:
Tính toán giá ba giá trị hiên tại thuần thay vì chỉ tính một giá
153
trị hiện tại thuần:
- Sử dụng tối đa (chi phí thấp nhất và lợi nhuận lớn nhất) kì
vọng
- Sử dụng kì vọng (chi phí kì vọng và lợi nhuận kì vọng)
- Sử dụng kém hiệu quả (chi phí cao nhất và lợi nhuận thấp
nhất)
Trong đó:
Mức thấp nhất là giá trị vượt mức 95% trong kì
Mức trông đợi là giá trị vượt mức 50% trong kì
Mức cao nhất là giá trị vượt mức 5% trong kì
Tiến hành phân tích độ cảm ứng:
- Xác định yếu tố gây ra tác động quan trọng và độ rủi ro về
chi phí
- Xác lạp phạm vi rủi ro (5% đến 95%) cho mỗi yếu tố. Với
các đánh giá kém, phạm vi không chắc chắn của mọi yếu tố
tăng lên 10% (hay tỉ lệ thích hợp khác)
- Tính toán giá trị hiện tại thuần kì vọng sử dụng những giá trị
cực trị
- Những quyết định về tính khả thi nên xem xét giá trị hiện tại
thuần theo phạm vi (từ kém hiệu quả đến tối ưu) thay vì chỉ
cân nhắc một giá trị hiện tại thuần kì vọng duy nhất
- Dù có phân tích độ cảm ứng nhưng không thể đảm bảo rằng
giải pháp có tính hoàn toàn
- Một giải pháp có thể khả thi chỉ khi tất cả các giá trị hiện tại
154
 thuần trong phạm vi cân nhắc tích cực và sự lựa chọn này
hơn các sụ lựa chọn khác.
- Một giải pháp tối ưu được coi là khả thi với những khó khăn
có thể xảy ra nếu giải pháp này nổi trội hơn những giải pháp
khác, nhất là nếu nó được dự đoán rằng một dự án đáng ra có
thể thu lại lợi ích mà lại có nguy cơ thua lỗ , thì những nhân
tố có thể dẫn đến việc thua lỗ cần được tìm ra và nên được
kiểm soát một cách thận trọng
- Một giải pháp được xét đến là “bất khả thi” nếu những giá trị
hiện tại thuần được trông đợi là tiêu cực và những giải pháp
khác có những giá trị hiện tại thuần cao hơn.
- Lợi thế của sự phân tích độ nhạy có thể bao hàm:
- Thực hiện một loạt những giá trị hiện tai thuần (từ thấp nhất
đến cao nhất) với một nhân tố biến đổi trong tại một thời
điểm, duy trì những yếu tố khác theo giá trị trông đợi của
chúng.
- Xác định kết quả cuối cùng cảm ứng như thế nào đối với mỗi
nhân tố?
- Điểu tra xem làm thế nào để hạn chế sự ảnh hưởng của những
nhân tố nhạy cảm nhất tới những khả năng thuận lợi hơn của
chúng.
- Phân tích lại độ cảm ứng thông thường dưa trên việc chỉnh
sửa những hạn chế về dộ cảm ứng
- Những vấn đề về sự phân tích độ cảm ứng (hầu hết chúng
155
 giống những vấn đề với giá trị hiện tại thuần) gồm có:
- Nó chỉ giải quyết được những giá trị hữu hình, bắt buộc sự
đánh giá phải hình thành từ những giá trị vô hình, nếu tất cả
đều được xem xét đến.
- Nó dựa vào sự đánh giá về chi phí và lợi nhuận,
- Giả định rằng tỷ lệ lãi suất không thay đổi hay ít nhất là có
thể dự đoán được, hay ít nhất là đoán được, của các lãi suất.
- Giả định rằng hệ thống sẽ kéo dài đủ lâu để hòa vốn
- Trong phạm vi thấp nhất đến tối ưu của hai hay nhiều hơn
các giải pháp dưới sự xem xét có thể (và thường như thế)
chồng chéo, chỉ ra rằng có sự không ổn định.
- Sự phân tích thuộc tính
Sự phân tích thuộc tính là sự kết hợp giữa phân tích giá trị
hiện tại thuần của chi phí với một điểm đánh giá thuộc lợi nhuận.
Nó hữu ích nhất trong những điều kiện tất cả các giải pháp sẽ dẫn
đến những lợi nhuận hầu hết ròng tương tự nhau (hay tất cả dẫn
đến những chi phí thực tương tự nhau)
Các bước và công thức:
1. Tính toán giá trị thực hiện thuần của những chi phí có thể dự
đoán, sự phân tích thuộc tính cảm ứng một cách không
chính xác không thể bào chữa cho sự phân tích độ cảm ứng
ba con số, mặc dù độ cảm ứng của những chi phí riêng lẻ có
thể được thực hiện để lập kế hoạch dự án)
2. Lựa chọn những thuộc tính mang lợi ích chính (cả hữu hình
156
 và vô hình) để xem xét:
Chú ý: Những thuộc tính chủ yếu của hệ thống thì không
được tính đến bởi chúng phải được xét đến bởi tính khả thi
do hệ thống tiềm năng nào cung cấp
3. Việc gán “trọng số” (sắp xếp sự quan trọng một cách tương
đối) cho mỗi thuộc tính dựa trên nhu cầu và quyền ưu tiên
của người sử dụng. Càng có “trọng số” cao, thuộc tính càng
quan trọng.
4. Đánh giá mỗi hệ thống đưa ra theo cách mà nó cung cấp
thuộc tính tốt như thế nào từ 0 (rất tệ hay không thể chấp
nhận) tới 10 (xuất sắc).
5. Tính toán mức độ “trọng số” cho các thuộc tính được kiến
nghị bằng sự tăng theo cấp số nhân độ “trọng số” của thuôc
tính bởi sự đánh giá cho kiến nghị được đưa ra.
6. Tính toán tổng tỉ lệ độ “trọng số” cho mỗi đề nghị
7. Tính toán lợi nhuận chi phí giá trị hiện tại thuần cho mỗi đề
nghị (sử dụng các kết quả của các bước từ 1 đến 6)
8. Xếp hạng các đề nghị theo cơ sở tỷ lệ này
Ví dụ:
Xét hai người, Terry và Tom, mỗi người muốn chọn một
phương thức vận tải sử dụng trong vòng 5 năm tới. So sánh sự cân
nhắc của họ trong việc mua một cái ô tô mới, một cái đã qua sử
dụng, hay dùng taxi. Những chi phí giá trị hiện tại thuần mong đợi
(đã tính toán) là:
157
 - Dùng xe mới = 20.000
- Dùng xe cũ = 10.000
- Dùng taxi = 12.000
Vì những người khác nhau có những sự ưu tiên khác nhau và
có thể nhận thức những thuộc tính một cách khác nhau, một sự
phân tích thuộc tính có thể mang lại lời khuyên khác nhau cho mỗi
người.
Những phân tích của Terry được chỉ ra trong bảng 2.1 về việc
sở hữu một chiếc xe mới không cấp thiết như nhu cầu của Tom,
người có sự phân tích được chỉ ra ở bảng 2.2. Sự phân tích này cho
thấy cả độ nặng của những thuộc tính riêng lẻ trong sự quan trọng
tương đối và trong cách chúng đánh giá mỗi lựa chọn cũng những
thuộc tính này.
Thậm chí sau khi thực hiện những phân tích ở trên, một chiếc
taxi dường như là sự lựa chọn cho cả Tom và Jerry. Tuy nhiện, sự
cân nhắc về một số những con số quan trọng trong sự tính toán gợi
ra rằng “Lợi nhuận/1000 NPV” không nên được xem xét tỉ mỉ như
là chúng xuất hiện trong tính toán. Cả mức độ “nặng” cà vị trí của
một số được chọn và do đố kết quả này nên khoanh tròn một con số
có ý nghĩa nhất. Khi đó việc đó thực hiện có thể không có bất kì sự
khác nhau đáng kể nào giữa một cái xe mới và một cái taxi dành
cho Tom, đưa ra quyết định cuối cùng là do sự mong muốn của
Tom, cái nào thích hợp hơn sẽ là xe mới của anh ta.
Những vấn đề của cách tiếp cận này gồm có:
158
 - Nó thiếu chính xác và do đó không thể tạo ra sự khác nhau
đáng kể (trong trường hợp của Tom)
- Những kết quả khác nhau có thể nảy sinh từ những ý kiến
khác nhau đối với mức độ “nặng”
- Mọi người phải sẵn sàng chấp nhận kết quả của sự phân tích
như vậy.
Bảng 2-1. Sự phân tích thuộc tính về các lựa chọn phương thức
vận tải của Terry
Sự phân tích của Xe đã qua sử
Xe mới Xe taxi
Terry dụng
Đánh
Thuộc Trọng Wt* Đánh Wt* Đánh Wt*
giá
tính số (Wt) Rt giá Rt giá Rt
(Rt)
Mức
độ tin 2 99 18 7 14 9 18
cậy
Độ dễ
sử 2 8 16 7 14 10 20
dụng
Tính
1 10 10 7 0 4 4
mới lạ
Chi phí
ban 2 2 4 0 12 10 20
đầu
Sự ổn
định
của chi
2 7 14 6 4 6 12
phí
hoạt
động
Tốc độ 1 10 10 2 9 7 7
Tổng lợi nhuận 72 53 81
Chi phí NPV 20,000 10,000 12,000
159
Lợi nhuận/1000 3.6 5.3 6.75
NPV 3 2 1
Xếp loại
Bảng 2.2. Sự phân tích thuộc tính về sự lựa chọn hình thức
vận tải của Tom
Sự phân tích Xe đã qua sử
Xe mới Xe taxi
của Tom dụng
Độ
Đánh
Thuộc “nặng Wt* Đánh Wt* Đánh Wt*
giá
tính ” Rt giá Rt giá Rt
(Rt)
(Wt)
Mức độ
5 9 18 5 14 7 35
tin cậy
Độ dễ
3 10 30 7 21 5 15
sử dụng
Tính
3 10 50 0 0 3 15
mới lạ
Chi phí
3 3 9 6 18 10 30
ban đầu
Sự ổn
định
của chi
5 9 45 2 10 4 20
phí
hoạt
động
Tốc dộ 1 10 10 9 9 5 5
Tổng lợi nhuận
Chi phí NPV 193 83 120
20,000 10,000 12,000
Lợi nhuận/1000
9.7 8.3 10.0
NPV
2 3 1
Xếp loại
2.3. TIẾN HÀNH VIỆC NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI
2.3.1 Tiến hành nghiên cứu tính khả thi trong các tổ chức
160
 Có sự khác biệt đáng kể về quy mô mà mỗi tổ chức khác
nhau tận dụng trong việc nghiên cứu tính khả thi.
Một vài tổ chức xem việc nghiên cứu tính khả thi như là
những khoản chi phí đắt đỏ mà chỉ cần nếu có có sự nghi ngờ về số
lượng giải pháp cạnh tranh. Trong những tổ chức này, những người
điều hành có trách nhiêm đưa ra những quyết định, bao gồm cả
việc thiết lập dự án phát triển mà không cần nghiên cứu tính khả thi
nhiều. Việc nghiên cứu này có thể chỉ được sử dụng ở những
trường hợp có sự bất đồng ý kiến giữa các nhà quản lý. Một khi
một dự án được thực hiện thì giả định rằng trong tổ chức nó là khả
thi.
Một vài tổ chức thì lại quá dựa vào việc nghiên cứu tính khả
thi để đưa ra quyết định về lựa chọn giữa các giải pháp cũng như là
việc đánh giá các giải pháp riêng lẻ. Việc nghiên cứu tính khả thi là
để đưa ra những luận cứ khách quan cho những quyết định quan
trọng, bao gồm cả việc thiết lập các dự án phát triển. Họ thậm chí
có thể sử dụng việc nghiên cứu tính khả thi được liên tục trong quá
trình phát triển dự án để đánh giá lại dự án sẽ dẫn hệ thống đến
thành công là có hay không.
Một vài tổ chức khác thì có thể sử dụng sự nghiên cứu tính
khả thi cho việc đánh giá những khó khăn tiềm tàng trong sự phát
triển, chúng yêu cầu sự chú trọng đặc biệt. Họ sử dụng việc nghiên
cứu giúp tập trung những nỗ lực phát triển vào những khu vực sau:
- Có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án
161
 - Có thể cải thiện được một cách dễ dàng nhất
Nếu tận dụng đúng mức, thì sự nghiên cứu tính khả thi ban
đầu có thể thực hiện sau việc khảo sát ban đầu và cung cấp hướng
dẫn quan trọng cho giai đoạn phát triển xa hơn. Nếu duy trì đúng
mức, thì sự nghiên cứu liên tục có thể cung cấp sự đánh giá dự án
một cách hữu ích.
2.3.2 Tiến hành nghiên cứu tính khả thi
Nếu bạn đã hoàn thành những bài tập trước đây, bạn đã hẳn
đã có một số hiểu biết về khả năng ứng dụng của việc nghiên cứu
tính khả thi. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phát triển một sự hiểu biết sâu
hơn khi dự án tiến triển. Phát triển việc nghiên cứu tính khả thi sẽ
giúp bạn:
- Khẳng định rằng bạn được những ứng dụng căn bản của việc
nghiên cứu tính khả thi
- Khẳng định rằng bạn có thể thu thập thêm thông tin bổ sung
về nó khi cần thiết
- Khẳng định rằng bạn có thể ứng dụng cái mà bạn đã học vào
môn học của bạn trong khóa học này.
- Khẳng định rằng bạn có thể làm việc theo nhóm một cách
thực sự và có hiệu quả
2.3.2.1 Bản tóm lược thực hiện
Việc phân công nên bắt đầu với bản tóm lược thực hiện để
làm nổi bật những nhiệm vụ chính trong nghiên cứu tính khả thi
của bạn và liên kết đến những trang cụ thể với những câu trả lời chi
162
tiết.
i) Một bản tóm lược thực hiện tốt có những thuộc tính dưới
đây:
- Có thể bao gồm một lời giới thiệu ngắn gọn (nếu như tiêu đề
chưa đủ về nội dung của bản báo cáo)
- Trình bày tóm tắt ngắn gọn (vấn đề này có thể hiểu được và
hình thành bằng chính bản thân nó) những thông tin quan
trọng có trong báo cáo chính
- Trình bày ngắn gọn những khuyến nghị dựa trên báo cáo này
- Mời người đọc cho ý kiến về thông tin trong bản báo cáo
ii) Một bản tóm lược thực hiện tốt không nên có những đặc
điểm sau:
- “Khoe khoang” hay than phiền về công việc làm báo cáo
- Quá nhiều chi tiết trong báo cáo chính
- Cung cấp danh sách tên của các chủ đề thảo luận trong báo
cáo (giống như mục lục)
- Dài hơn một trang in (đối với những bản tóm lược dành cho
những người điều hành bận rộn không có đủ thời gian để xem
xét tất cả các chi tiết)
2.3.2.2 Nhận dạng tổ chức
Cung cấp một tập hợp những giả định về việc tổ chức thực tế
có thể sử dụng ứng dụng. Những giả định này nên bao gồm những
điểm sau nhưng cũng không cần thiết phải giới hạn trong đó:
- Ngành kinh doanh mà tổ thức đang tham gia
163
 - Loại hình sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức đang cung cấp
- Có hay không việc tổ chức chỉ phát triển sản phẩm hay chỉ
chuyên bán những sản phẩm và dịch vụ này.
- Quy mô của tổ chức (ví dụ: từ 1 đến 10, từ 10 đến 100, từ
100 đến 1.000, từ 1.000 đến 10.000 hay trên 10.000 nhân
công)
- Địa điểm trụ sở (ví dụ: địa điểm đơn lẻ, trong phạm vi một
tỉnh, phạm vi toàn quốc, châu lục, toàn cầu)
- Nơi phân bố khách hàng, nhà cung cấp, hay thành viên của tổ
chức
- Đối thủ cạnh tranh của tổ chức
Chú ý: Không nên chỉ sử dụng một tổ chức, đang hoạt động hay
mới thành lập, trong ngành công nghiệp phần mềm. Tổ chức được
sử dụng phải cung cấp nhiều sản phẩm và dịch vụ từ nhiều ngành
kinh doanh khác nhau.
2.3.2.3 Xác định những giải pháp thực tế
Xem xét mỗi giải pháp dưới đây, có thể phù hợp với những
ứng dụng và tổ chức lựa chọn:
- Không làm gì cả (khác với những gì đang làm hiện tại),
được sử dụng như một trường hợp cơ bản
- Thâu tóm hệ thống hiện có: Điều này là hữu hiệu đối với
sức cạnh tranh của bạn (phải chắc chắn rằng có thế đưa ra
những thông tin tham khảo đến chỗ bạn tìm ra một hệ thống
như vậy)
164
 Chú ý: Không cần biết tìm ra một tổ chức đang hoạt động về
lĩnh vực thương mại, nhưng cần biết rằng loại hình nào là phù hợp
cho ứng dụng của bạn (bạn cần xem xét đến điều này dù nó có
không dẫn đến một cơ sở tốt cho nhiệm vụ sắp tới đi nữa).
- Phát triển một hệ thống nền tảng: bao gồm cả việc phát
triển một phiên bản cơ sở cho hệ thống mới một cách thực
chất, cái mà có thể là điểm khởi đầu cho sự phát triển sau
này. Hệ thống nền tảng này nên bao gồm những lợi thế cạnh
tranh một cách đầy đủ để tạo khác biệt với những hệ thống
hiện có khác.
- Phát triển một hệ thống cao cấp: bao gồm cả sự phát triển
một phiên bản cao cấp cho hệ thống mới một cách thực chất,
điều này có ý nghĩa hơn bất kì hệ thống hiện có nào.
Mô tả một cách tóm tắt, những vấn đề sẽ liên quan tới mỗi
giải pháp này cho ứng dụng TMĐT cho tổ chức của bạn. Cần mô tả
chi tiết đầy đủ để làm sáng tỏ những sự khác biệt lớn giữa các giải
pháp. Chắc chắn rằng mỗi giải pháp của bạn là thiết thực cho tổ
chức của bạn.
Kỳ vọng rằng ứng dụng của bạn sẽ vượt quá những hệ thống
hiện tại, không biện hộ cho “sự giả tạo” của những nghiên cứu tính
khả thi theo sau. Kết quả việc nghiên cứu tính khả thi phải có tính
thực tế. Nếu bạn thất rằng sự nghiên cứu của mình đưa ra giải pháp
là việc không thay đổi gì cả hay là việc thâu tóm một hệ thống hiện
có được nhìn nhận là thích hợp hơn tất cả những giải pháp khác,
165
nghĩa là bạn không thấy được tầm quan trọng và tính thiết yếu của
lợi thế cạnh tranh trong những giải pháp khác. Nó cũng có thể chỉ
ra rằng ứng dụng bạn chọn có thể quá khó khăn để tiếp tục và bạn
có mong muốn chọn một ứng dụng khác cho phần còn lại của
nhiệm vụ.
2.3.2.4 Xem xét tính khả thi
Phân tích tính khả thi của bốn giải pháp được xác định ở trên
liên quan đến:
- Các cổ đông
- Các tổ chức và mối quan hệ của họ với tổ chức khác
- Môi trường bên ngoài của tổ chức
- Môi trường cạnh tranh
- Quy định của chính phủ
- Tính khả thi về xử lý
- Tính khả thi về dữ liệu
2.3.2.5 Một số ví dụ về nghiên cứu tính khả thi
Dưới đây là một ví dụ về nghiên cứu tính khả thi trọn vẹn của
Hương cao nguyên
- Có một điểm khác biệt giữa các giải pháp, thì việc đánh giá
mỗi giải pháp đưỡ đưa ra là đã hoàn thành , thậm chí nếu nó
bao gồm một số lượng lớn bản sao, thì theo trình tự để đảm
bảo rằng mỗi giải pháp đã được xem xét đầy đủ và công
bằng, hơn là chỉ so sánh các giải pháp khác nhau.
- Nếu không có sự khác nhau lớn những giải pháp, thì giải
166
 pháp đầu tiên sẽ được đưa ra tranh luận trọn vẹn, và những
giải pháp khác sẽ được vào sự thảo luận đàu tiên và lặp lại
kết luận tương tự ở những thảo luận sau.
- Việc sắp xếp theo thứ tự để giúp người đọc nhận ra những
khác biệt trong các giải pháp, việc nghiên cứu được tổ chức
theo trình tự của các cấp độ khả thi.
Mặc dù ví dụ này là dài dòng, nhưng nó lại tương đối ngắn so
với những động lực phát triển thực tế. Nó muốn hướng người đọc
thoát ra khỏi một khởi đầu tốt đẹp. Những ví dụ trong các chương
sau sẽ chỉ giải quyết những phần đã chọn của những nỗ lực phát
triển cao hơn cho hệ thống Hương cao nguyên.
2.3.2.6 Những giải pháp
i) Không làm gì khác biệt
Việc kinh doanh là có lợi cho Hương cao nguyên. Nó chiếm
một thị phần đáng kể trên thị trường tạo ra rất ít nguy hiểm trong
cạnh tranh. Tuy nhiên, gần đây sự tăng trưởng của nó đã chững lại,
và có thể bị xâm hại bởi cạnh tranh dựa trên nền tảng TMĐT trong
tương lai.
ii) Tiếp nhận một hệ thống hiện hữu
Nhiều công ty phần mềm lập ra các trang TMĐT chung, cho
cả việc bán và cung ứng sản phẩm. Các công ty thường cung cấp cả
những dịch vụ tư vấn điều chỉnh và duy trì trang TMĐT cho các
công ty khác nhau. Có một số trang đã được Hương cao nguyên sử
dụng để triển khai TMĐT.
167
 iii) Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Hương cao nguyên có thể phát triển một hệ thống thương
mại điên tử tiêu chuẩn để phục vụ nhu cầu của khách hàng, nhà
cung cấp, và nhân viên của tổ chức. Bằng việc tự phát triển một hệ
thống cơ sở, nó có thể:
- Tùy biến hệ thống tốt hơn theo phong cách kinh doanh của
Hương cao nguyên
- Cung cấp nền tảng cho những phát triển sau này
Một hệ thống tiêu chuânt không chỉ dừng lại ở hoạt động
bánhàng để trợ giúp việc hình thành nền tảng cho sự phát triển
TMĐT trong tương lai.
- Các khách hàng có thể đặt hàng hay thanh toán trực tuyến
tiền hạt cà phê và thiết bị
- Nhà cung cấp hạt cà phê và thiết bị có thể tiếp cận ứng dụng
và xem trước danh sách những sản phẩm mà tổ chức có nhu
cầu mua.
- Nhân viên của tổ chức có thể tiếp cân thông tin đặt hàng của
khách và sử dụng ứng dụng để theo dõi những người đặt
hàng, nhà cung cấp và trong những trường hợp với khách
hàng hỗn hợp.
- Hệ thống tiêu chuẩn này sẽ cung cấp các dịch vụ truyền
thống trực tuyến của tổ chức trong khi triển khai cả việc liên
lạc trực tuyến với nhà cung cấp, chuyển đổi nguồn cung thiết
bị và hòa trộn sản phẩm độc quyền.
168
 iv) Phát triển một hệ thống cao cấp
Hệ thống cao cấp sẽ cung ứng một loạt các dịch vụ tới khách
hàng, nhà cung cấp, và nhân viên trong tổ chức. Khách hàng có thể
sử dụng hệ thống TMĐT này để:
- Đặt hàng và thanh toán trực tuyến tiền mua hạt cà phê rang
và thiết bị, với các tùy chọn trong việc tạo ra sản phẩm pha
chế độc quyền.
- Thu thập thông tin về cà phê, các của hàng cà phê, và nhiều
lĩnh vực khác có liên quan đến sản phẩm cà phê.
- Phân loại những dịch vụ đặc biệt có tính phí của nhân viên
Hương cao nguyên
Những đặc trưng khác của hệ thông cao cấp này bao gồm:
- Hệ thống sẽ quản lý việc đáp ứng các đơn đặt hàng của khách
hàng, bao gồm cả việc sắp xếp tác động tương hỗ liên quan
đến nhân viên của Hương cao nguyên.
- Các nhân viên được khuyến khích thu hút được càng nhiều
khách hàng sử dụng hệ thống càng tốt. Số lượng dịch vụ miễn
phí cho khách hàng có thể sẽ giảm dần.
- Các nhà cung cấp hạt cà phê và thiết bị sẽ có tác động qua lại
với tổ chức thông suốt giữa hệ thống TMĐT, nhằm xác định
nhu cầu về nguồn cung của tổ chức và làm việc với tổ chức
để đảm bảo cung cấp các sản phẩm có chất lượng tốt nhất.
Chú ý: Một hệ thống cao cấp không cần thay đổi bản chất
của tổ chức một cách quyết liệt giống như trong ví dụ này. Hoạt
169
động cung ứng cấp cao ở Hương cao nguyên liên quan đến việc
xác định rõ mong muốn của tổ chức đối với mỗi giải pháp, đó là
một hệ thống cao cấp phải dựa trên giới hạn nhận thức về TMĐT.
Có nhiều giải pháp khác nhau có thể hay nên được xem xét. Tuy
nhiên ví dụ này chỉ đề cập tới 4 giải pháp đã nói ở trên.
v) Tính khả thi của các cổ đông
a) Không làm gì khác với tình khả thi của các bên liên quan
Không có thách thức lớn nào với hoạt động hiện tại của
Hương cao nguyên. Hương cao nguyên có tính khả thi hoàn toàn
trong việc tiếp tục đáp ứng nhu cầu của các cổ đông theo cách thức
nó đang làm.
b) Tiếp nhận tính khả thi của các cổ đông trong một hệ thống
hiện hành
- Nguồn sản phẩm bên ngoài có thể không bị ảnh hưởng trực
tiếp, nhưng nhu cầu về hàng hóa này có thể tăng lên.
- Hệ thống có thể thu hút thêm những khách hàng tiềm năng
mới. Điều quan trọng là phải xác định được những khách
hàng mới và tiềm năng, là những người đòi hỏi sự chăm sóc
cá nhân và phải được trao đổi trực tiếp với đại diện bán hàng.
- Cần có các tùy chọn cho khách hàng hiện tại liên quan đến
việc sử dụng hệ thống hoặc giao dịch trực tiếp với đại diện
bán hàng như họ vẫn làm.
- Việc mua và sản xuất có thể bị tác động bởi việc tăng các đơn
hàng nhỏ có giá trị. Nhu cầu về đội ngũ nhân viên hậu cần sẽ
170
 tăng theo.
- Bộ phận bán hàng sẽ chịu ảnh hưởng nhiều nhất. Họ có thể bị
thay thế toàn bộ bởi việc bán hàng trực tuyến. Họ cần được
đảm bảo rằng họ sẽ được tiếp tục giữ vai trò nhất định. Vài
người trong số đó có thể đảm nhận những nhiệm vụ mới.
Điều cần thiết là không đặt một hệ thống trực tuyến vào tình
thế cạnh tranh với tổ chức bán hàng hiện hữu.
- Hoạt động quản trị sẽ phải giải quết các vấn đề liên quan đến
việc bán hàng trực tuyến như giải quyết các vấn đề liên quan
tới một chi nhánh mới với những chi nhánh hiện hành.
Khi cần phải có một vài thay đổi đối với các bên liên quan,
hệ thống sẽ có tính khả thi nhưng có khó khăn.
c) Phát triển tính khả thi của các bên liên quan trong một hệ
thống tiêu chuẩn
- Nguồn sản phẩm bên ngoài được khuyến khích để sử dụng hệ
thống nhằm thu thập những thông tin hiện thời từ Hương cao
nguyên. Các nhà cung cấp có thể xác định liệu sản phẩm của
họ có đáp ứng được được nhu cầu của tổ chức hay không và
có thể liên hệ với tổ chức để thiết lập quan hệ kinh doanh
chặt chẽ hơn. Ứng dụng này cũng tỏ ra hữu dụng cho những
nhà cung cấp hiện tại, những người có thể truy cập ứng dụng
để xác định các sản phẩm gửi đi, khi nào, nhà cung cấp có thể
thay đổi hoạt động sản xuất để đáp ứng nhu cầu của tổ chức
và thay đổi như thế nào.
171
- Hệ thống có thể thu hút những khách hàng tiềm năng mới.
Điều quan trọng là phải xác định được những khách hàng
mới và tiềm năng, là những người đòi hỏi sự chăm sóc cá
nhân và phải được trao đổi trực tiếp với đại diện bán hàng.
- Những khách hàng hiên tại nên có tùy chọn sử dụng hệ thống
hoặc giải quết trực tiếp với đại diện bán hàng như họ vẫn
làm. Hệ thống cũng cung cấp những chỉ dẫn ngắn gọn về
cách sử dụng thiết bị và nhân viêc sử dụng các thiết bị đó để
đảm bảo chất lượng cà phê tốt nhất cho khách hàng. Những
chỉ dẫn này sẽ không chuyên sâu như những tư vấn cụ thể
của công ty nhưng sẽ rất hữu ích cho khách hàng. Theo cách
này, một tổ chức sẽ không chỉ đóng vai trò cung cấp thiết bị
và sản phẩm. Bằng việc phát triển hệ thống của mình, Hương
cao nguyên có thể đảm bảo rằng hãng đang áp dụng đúng
phong cách bán hàng và phục vụ khách hàng của hãng.
- Hoạt động mua hàng sử dụng hệ thống để theo dõi những yêu
cầu về nguồn cung cấp và đưa danh sách lên trang Web để
nhà cung cấp có thể truy cập được.
- Việc mua và sản xuất có thể bị tác động bởi việc tăng các đơn
hàng nhỏ có giá trị. Nhu cầu về đội ngũ nhân viên hậu cần sẽ
tăng theo.
- Bộ phận bán hàng sẽ chịu ảnh hưởng nhiều nhất. Họ có thể bị
thay thế toàn bộ bởi việc bán hàng trực tuyến. Họ cần được
đảm bảo rằng họ sẽ được tiếp tục giữ vai trò nhất định. Vài
172
 người trong số đó có thể đảm nhận những nhiệm vụ mới.
Điều cần thiết là không đặt một hệ thống trực tuyến vào tình
thế cạnh tranh với tổ chức bán hàng hiện hữu.
- Hoạt động quản trị sẽ phải giải quết các vấn đề liên quan đến
việc bán hàng trực tuyến như giải quyết các vấn đề liên quan
tới một chi nhánh mới với những chi nhánh hiện hành.
Xét trên quan điểm của cổ đông, thì hệ thống tiêu chuẩn này
có tính khả thi những cũng có những khó khăn. Nó sẽ đem lại lợi
ích cho tất cả những người dùng sẵn sàng tìm hiểu và sử dụng hệ
thống mới.
d) Phát triển tính khả thi của các bên liên quan trong một hệ
thống cao cấp
- Các nguồn sản phẩm bên ngoài được trông đợi sử dụng hệ
thống này để thu thập thôn tin hiện tại từ Hương cao nguyên.
Các nhà cung cấp có thể xác định được liệu những sản phẩm
của họ có đáp ứng nhu cầu của tổ chức hay không và liệu có
liên hệ với tổ chức để thiếp lập các quan hệ kinh doanh xa
hơn. Một khi mối quan hệ được thiết lập nó sẽ được tiến hành
chủ yếu qua TMĐT. Rất nhiều nhà cung cấp hiện tại có thể
chưa sẵn sàng để kinh doanh theo cách này.
- Hệ thống có thể thu hút thêm khách hàng tiềm năng mới.
Điều này quan trọng là phải xác định được những khách hàng
mới và tiềm năng, là những người đòi hỏi dịch cụ chăm sóc
cá nhân và phải thông báo với họ về dịch vụ tư vấn sẵn có
173
 của Hương cao nguyên. Khách hàng tiềm năng ít có khả
năng trở thành khách hàng nếu họ phải trả phí hỗ trợ ngay từ
đầu.
- Cần có những tùy chọn cho khách hàng hiện tại liên quan đến
việc sử dụng hệ thống hoặc giao dịch trực tiếp với đại diện
bán hàng như họ vẫn làm. Tuy nhiên, họ sẽ được khuyến
khích sử dụng hệ thống. Hệ thống cũng cung cấp một lượng
lớn thông tin cho khách hàng. Những thông tin chi tiết hơn và
những dịch vụ chuyên biệt hóa do nhân viên của Hương cao
nguyên cung cấp có tính phí. Nhiều khách hành hiên tại có
thể không sẵn sàng chi việc trả chi phí các dịch vụ mà họ
mong đợi.
- Hoạt động mua hàng sẽ sử dụng hệ thống quản lý tương tác
với nhà cung cấp. Điều này sẽ dẫn đến những khó khăn nếu
số lượng nhà cung cấp thay đổi
- Hoạt động sản xuất và công tác hậu cần sẽ được hệ thống sắp
xếp nhằm mục tiêu cung ứng hàng tới khách hàng đúng hạn.
- Đội ngũ nhân viên bán hàng sẽ chịu ảnh hưởng nhiều nhất.
Một vài người có thể đảm nhận những nhiệm vụ mới. Một số
khác sẽ được chuyển sang đảm nhận nhiệm vụ nhân viên tư
vấn, cung cấp dịch vụ có tinh phí cho khách hàng. Một số
lượng hữu hạn nhân viên bán hàng ở các chi nhánh sẽ được
giữ lại để giao dịch với khách hàng. Một vài nhân viên sẽ
phản đối sự thay đổi hay không có khả năng thích nghi với cơ
174
 cấu mới.
- Hoạt động quản trị sẽ phải giải quyết các vấn đề liên quan
đến những chuyển dịch chính về bẻn chất của tổ chức. Quá
nhiều sự thay đổi cùng lúc sẽ gây khó khăn cho việc quản lý
những thay đổi này
Có rất nhiều khó khăn đáng kể liên quan tới cổ đông trong hệ
thống cao cấp này. Hệ thống này hóa ra lại không khả thi như
những gì đang hình dung về nó.
2.3.3 Tính khả thi trong các mối quan hệ của tổ chức
2.3.3.1. Không làm gì khác đối với tính khả thi trong các
mối quan hệ của tổ chức
- Tất cả các phòng ban của Hương cao nguyên đều hợp tác với
nhau để đảm bảo dòng di chuyển hiệu quả của hoạt động tiếp
nhận đơn hàng, rang, pha trộn, đóng gói, và giao hàng. Hiện
tại, cản trở thông tin không phải là vấn đề trong tương lai.
Tuy nhiên giải pháp này có thể sẽ tước đi quyền tự trị của các
phòng ban và do đó đặt gánh nặng lên quá trình hợp tác.
- Tất cả các nhà máy chế biến và văn phòng trên khắp thế giới
của Hương cao nguyên hiện đang phối hợp hoạt động với
nhau để mang đến cho khách hàng những giá trị lớn nhất
xứng đáng với số tiền họ bỏ ra.
- Hương cao nguyên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách
hàng. Giải pháp này có thể làm thay đổi những quan hệ đó
(như đã bàn đến ở trên trong phần tính khả thi của các bên
175
 liên quan). Vì tổ chức buộc phải trả phí dịch vụ cho Hương
cao nguyên, do đó họ sẵn sàng chuyển sang dử dụng sản
phẩm của các đối thủ của Hương cao nguyên.
- Hương cao nguyên xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung
cấp. Giải pháp này có thể gây ra áp lực cho mối quan hệ với
các nhà cung cấp không muốn sử dụng hệ thống mới. Tuy
nhiên, giải pháp này có thể góp phần cải thiện mối quan hệ
với phần đông các nhà cung cấp và với cả các nhà cung cấp
tiềm năng. Các tổ chức cung cấp phải cạnh tranh tích cực hơn
và thực hiện các hoạt động kinh doanh với Hương cao
nguyên nhiều hơn. Điều này sẽ làm tăng chi phí kinh doanh
và dẫn đến sự chấm dứt quan hệ làm ăn với Hương cao
nguyên. Đối với các nhà cung cấp chỉ cung cấp một loại sản
phẩm suy nhất cho Hương cao nguyên, những khó khăn nói
trên sẽ trở nên nghiêm trọng nhất.
- Hương cao nguyên được sử dụng để thiết lập các các chi
nhánh với các hoạt động khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu
văn hóa của từng địa phương. Tuy nhiên, các chi nhánh của
Hương cao nguyên không có sự cạnh tranh lẫn nhau. Điều
này có thể được hoàn thành trọn vẹn bằng việc quy về cho
các chi nhánh địa phương bán hàng trực tuyến, trong khi
thêm cho họ cổ phần bằng việc bán hàng này. Theo cách này,
việc bán hàng trực tuyến sẽ đóng vai trò như một đaị diện bán
hàng khác ở mỗi chi nhánh.
176
 Sự nổ lực cao hơn có thể phải cần đến để đảm bảo rằng các
đại diện bán hàng riêng lẻ không bị ảnh hưởng bất lợi từ việc cạnh
tranh của bán hàng trực tuyến.
Giải pháp này khả thi với một số khó khăn của tổ chức hiện
tại và các mối quan hệ của chúng.
2.3.3.2. Thu nhận một hệ thống hiện hữu
- Tất cả các phòng ban của Hương cao nguyên hiện thời đều
hợp tác với nhau để đảm bảo lưu lượng hiệu quả của việc lấy
đơn hàng, rang, pha trộn, đóng gói và giao hàng. Sự từ chối
thông tin không phải là vấn đề hiện tại và cũng không trông
đợi để trở thành một vấn đề.
- Tất cả những nhà máy chế biến và văn phòng khắp thế giới
của Hương cao nguyên hiện tại đều phối hợp hoạt động để
cung cấp cho khách hàng có được những lợi ích lớn nhất từ
tiền của họ.
- Hương cao nguyên có mối quan hệ tốt với khách hàng và
nhà cung cấp. Giải pháp này không có ý định thay đổi điều
đó, mà nó chỉ mở rộng tùy chọn cho khách hàng.
- Hương cao nguyên được sử dụng để thiết lập những chi
nhánh mà mỗi chi nhánh cần phải hoạt động khác nhau ở
mức không đáng kể để đáp ứng nhu cầu văn hóa ở từng đại
phương. Tuy nhiên, hãng không có nhiều chi nhanh cạnh
tranh với những cái khác.
- Điều này là quan trọng vì có nhiều chi nhanh trực tuyến bổ
177
 sung cho nhau hơn là cạnh tranh với những chi nhánh địa
phương. Điều này có thể được hoàn thành trọn vẹn bằng việc
quy về cho các chi nhánh địa phương bán hàng trực tuyến,
trong khi thêm cho họ cổ phần bằng việc bán hàng này. Theo
cách này, việc bán hàng trực tuyến sẽ đóng vai trò như một
đaị diện bán hàng khác ở mỗi chi nhánh.
Sự nổ lực cao hơn có thể phải cần đến để đảm bảo rằng các
đại diện bán hàng riêng lẻ không bị ảnh hưởng bất lợi từ việc cạnh
tranh của bán hàng trực tuyến. Giải pháp này khả thi với một số
khó khăn của tổ chức hiện tại và các mối quan hệ của chúng.
2.3.3.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
- Tất cả các phòng ban của Hương cao nguyên hiện thời đều
hợp tác với nhau để đảm bảo lưu lượng hiệu quả của việc lấy
đơn hàng, rang, pha trộn, đóng gói và giao hàng. Sự từ chối
thông tin không phải là vấn đề hiện tại và cũng không trông
đợi để trở thành một vấn đề.
- Tất cả những nhà máy chế biến và văn phòng khắp thế giới
của Hương cao nguyên hiện tại đều phối hợp hoạt động để
cung cấp cho khách hàng có được những lợi ích lớn nhất từ
tiền của họ.
- Hương cao nguyên có mối quan hệ tốt với khách hàng và
nhà cung cấp. Giải pháp này không có ý định thay đổi điều
đó, mà nó chỉ mở rộng tùy chọn cho khách hàng.
- Hương cao nguyên xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung
178
 cấp. Giải pháp này có thể gây ra áp lực cho mối quan hệ với
các nhà cung cấp không muốn sử dụng hệ thống mới. Tuy
nhiên, giải pháp này có thể góp phần cải thiện mối quan hệ
với phần đông các nhà cung cấp và với cả các nhà cung cấp
tiềm năng
- Hương cao nguyên được sử dụng để thiết lập các các chi
nhánh với các hoạt động khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu
văn hóa của từng địa phương. Tuy nhiên, các chi nhánh của
Hương cao nguyên không có sự cạnh tranh lẫn nhau.
Điều này là quan trọng vì có nhiều chi nhanh trực tuyến bổ
sung cho nhau hơn là cạnh tranh với những chi nhánh địa phương.
Điều này có thể được hoàn thành trọn vẹn bằng việc quy về cho các
chi nhánh địa phương bán hàng trực tuyến, trong khi thêm cho họ
cổ phần bằng việc bán hàng này. Theo cách này, việc bán hàng trực
tuyến sẽ đóng vai trò như một đaị diện bán hàng khác ở mỗi chi
nhánh.
Sự nổ lực cao hơn có thể phải cần đến để đảm bảo rằng các
đại diện bán hàng riêng lẻ không bị ảnh hưởng bất lợi từ việc cạnh
tranh của bán hàng trực tuyến. Giải pháp này khả thi với một số
khó khăn của tổ chức hiện tại và các mối quan hệ của chúng.
2.3.3.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
- Tất cả các phòng ban của Hương cao nguyên hiện thời đều
hợp tác với nhau để đảm bảo lưu lượng hiệu quả của việc lấy
đơn hàng, rang, pha trộn, đóng gói và giao hàng. Sự từ chối
179
 thông tin không phải là vấn đề hiện tại và cũng không trông
đợi để trở thành một vấn đề. Tuy nhiện, giải pháp này đặt ra
tình trạng căng thẳng trong hợp tác do đưa ra ngoài một vài
sự tự quản ở địa phương, những phòng ban khác nhau hiện
tại đang có.
- Tất cả những nhà máy chế biến và văn phòng khắp thế giới
của Hương cao nguyên hiện tại đều phối hợp hoạt động để
cung cấp cho khách hàng có được những lợi ích lớn nhất từ
tiền của họ. Tuy nhiên, giải pháp này đặt ra sự căng thẳng
trong hợp tác do đưa ra ngoài một vài sự tự quản ở địa
phương, những phòng ban khác nhau hiện tại đang có.
- Hương cao nguyên có mối quan hệ tốt với khách hàng và
nhà cung cấp. Giải pháp này không có ý định thay đổi điều
đó, mà nó chỉ mở rộng tùy chọn cho khách hàng. (đã được
nói đến khi xem xét tính khả thi của cổ đông). Khi các tổ
chức này ngày càng được yêu cầu thanh toán nhiều hơn cho
các dịch vụ từ Hương cao nguyên, thì họ sẵn sàng xem xét
việc thu được gì hơn từ những sản phẩm của họ từ đối thủ
cạnh tranh.
- Hương cao nguyên có mối quan hệ tốt với khách hàng và
nhà cung cấp. Giải pháp này có thể đặt ra tình trạng căng
thẳng trong mối quan hệ với nhà cung cấp, những người
không mong muốn sử dụng hệ thống mới. Tuy nhiên, nó có
thể cải thiện những hệ thống thông tin liên lạc với một lượng
180
 lớn các nhà cung cấp và thêm vào nhiều nhà cung cấp tiềm
năng.
Tất cả các chi nhánh đều hướng đến mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Trong quá trình thiết lập các dịch vụ tư vấn, tồn tại
độc lập với trong bán hàng, các nhân viên tư vấn có thể gặp khó
khăn trong việc lựa chọn nên đưa ra lời khuyên tốt nhất cho khách
hàng hay lời khuyên tốt nhất cho các bộ phận khác của Hương cao
nguyên. Lời khuyên như vậy có thể bao gồm việc xác định các
nguồn cung cấp cà phê hoặc nguồn cung thiết bị
Hệ thống cao cấp này gặp phải quá nhiều khó khăn về các
mối quan hệ trong tổ chức.Hệ thống này hóa ra lại không khả thi
như những gì đang hình dung về nó.
2.3.4 Tính khá thi về độ tin cậy trong hoạt động
2.3.4.1. Không làm gì khác với tính khả thi về độ tin cậy
trong hoạt động
Kể từ khi thành lập, Hương cao nguyên đã và đang hoạt
động khá thành công. Công ty không gặp phải vấn đề nghiêm trọng
nào liên quan đến hoạt động của hệ thống, do đó hệ thống có tính
khả thi hoàn toàn để tiếp tục những hoạt động hiện tại từ một viễn
cảnh đáng tin cậy.
2.3.4.2. Tiếp nhận tính khả thi về độ tin cậy trong hoạt động
của một hệ thống hiện tại
Một trong những lợi thế của Hương cao nguyên khi tiếp
nhận một hệ thống hiện hữu là tiếp nhận cả những hỗ trợ vận hành
181
cần thiết để đảm bảo độ tin cậy của hệ thống. Việc thu nhận một hệ
thống hiện hành sẽ có tính khả thi hoàn toàn xé về độ tin cậy trong
hoạt động.
2.3.4.3. Phát triển tính khả thi về độ tin cậy trong hoạt động
của một hệ thống tiêu chuẩn
Hương cao nguyên có cả kinh nghiệm về kinh doanh và hệ
thống thông tin, để hỗ trợ cho độ tin cậy trong hoạt động của hệ
thống thương mại điên tử. Tuy nhiên, những thử thách của việc
chuyển đổi sang TMĐT sẽ dẫn đến một vài khó khăn mới cho tổ
chức và nhân viên của tổ chức. Thách thức lớn nhất là việc nâng
cấp để đáp ứng những mong muốn không ngừng của khách hàng.
Cho đến thời điểm này, Hương cao nguyên và những hệ thống mà
nó sử dụng vẫn duy trì được sự ổn định. Do đó, khó mà đoán được
việc làm thế nào để nắm bắt được những đòi hỏi phải thay đổi liên
tục. Việc phát triển một hệ thống tiêu chuẩn có thể sẽ khả thi nhưng
có khó khăn xét về độ khó khăn trong hoạt động.
2.3.4.4. Phát triển tính khả thi về độ tin cậy trong hoạt động
trong một hệ thống cao cấp
Căn cứ vào bản chất của Hương cao nguyên và của những hệ
thống nói trên, so với việc một hệ thống cơ bản thì một hệ thống
cao cấp có thể sẽ dẫn đến nhiều khó khăn hơn trong việc duy trì độ
tin cậy trong hoạt động. Tuy nhiên, những khó khăn này không
phải là quá khó để vượt qua. Do đó, việc phát triển một hệ thống
cao cấp sẽ khả thi nhưng có khó khăn xét về độ tin cậy trong hoạt
182
động.
2.3.5 Tính khả thi về môi trường bên ngoài
Trong quá khứ, ngành cà phê đã từng bị “hờ hững” dưới quan
điểm yêu cầu cà phê phải tươi và chất lượng cao. Điều này đúng
với người tiêu dùng và những người bán cà phê. Ngày nay, ngành
cà phê trở nên phổ biến và đem lại lợi nhuận nhiều hơn trước kia.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ sở hữu nhiều sản phẩm chính là cà phê và
những đồ uống liên quan. Nếu xu hướng hiện nay tiếp tục, thì việc
kinh doanh cà phê thậm chí còn sinh lơi nhiều hơn và có nhiều
thuận lợi hơn bao giờ. Nếu xu hướng hiện nay mất đi, Hương cao
nguyên sẽ tìm được cơ hội phát triển khác
2.3.5.1. Không làm gì khác với tình khả thi của môi trường
bên ngoài
Hương cao nguyên cần đáp ứng được thay đổi về thị hiếu
của khách hàng. Việc kinh doanh của hãng đã có sự tăng trưởng
đáng kể hờ có sự yêu thích của khách hàng đối với những loại cà
phê đặc biệt tăng lên. Tuy không có dấu hiện nào về sự suy giảm về
thị hiếu này, những Hương cao nguyên vẫn phải tự bảo vệ mình
trước bất kì thay đổi lớn nào về thị hiếu trong đồ uống. Chính điều
này đã tạo nên một quyết định sáng suốt với hãng là không tham
gia vào thị trường nước đóng chai và nước có ga vì việc vận
chuyển đồ uống “nặng” đi tiêu thụ ở chùng mực nào đó thì là sự
thay dổi quá lớn đối với loại hình doanh nghiệp của hãng. Tuy
nhiên, điều này chỉ dành cho ngành sản xuất chè vì ngành công
183
nghiệp này tao ra nhiều sản phẩm tiềm năng có thể cạnh tranh với
cà phê.
Tiếp tục việc kinh doanh như bình thường là khả thi trong
môi trường bên ngoài đến khi vẫn còn một lượng lớn khách hàng
yêu thích cà phê.
2.3.5.2. Tiếp nhận một hệ thống hiện tại
Cách tiếp cận này có thể dễ dàng hơn đối với Hương cao
nguyên để đáp ứng lại sự thay đổi của môi trường bên ngoài
- Giám sát ngành trên mạng là một phần của sự duy trì sự hiện
diện của TMĐT.
- Bằng việc xây dựng một mô hình kinh doanh điện tử, Hương
cao nguyên có thể sử dụng hình thức này để chuyển sang
dòng sản phẩm khác nếu hàng muốn.
Hãng hi vọng rằng có một lượng khách hành tiềm năng sẽ sử
dụng dịch vụ trên trang web của hãng, Và việc thu nhận một hệ
thống hiện tại để làm việc với môi trường bên ngoài của hãng là rất
khả thi
2.3.5.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Các tiếp cận này có thể dễ dàng và nhanh chóng hơn nữa đối
với Hương cao nguyên để phù hợp với sự thay đổi của môi trường
bên ngoài
- Theo dõi khuynh hướng ngành trên mạng là một phần nên
được duy trì. Đó là sự hiện diện của TMĐT
- Phát triển một hệ thống tiêu chuân sẽ đảm bảo rằng Hương
184
 cao nguyên có những kỹ năng công nghệ để có thể nhanh
chóng sửa trang Web của hãng trước sự thay đổi trong xu
hướng ngành
- Bằng việc xây dựng một mô hình, Hương cao nguyên có thể
sử dụng mô hình này để dễ dàng chuyển sang dòng sản phẩm
khác nếu hãng muốn
- Bằng việc tính đến cả nhà cung ứng và nhà cung ứng tiềm
năng, Hương cao nguyên có khả năng tạo ra tác động lớn
trong xu hướng phát triển tương lai của ngành.
Hãng tronng đợi rằng một lượng lớn khách hàng tiềm năng sẽ
sử dụng dịch vụ trên trang Web của hãng. Và việc phát triển hệ
thống tiêu chuẩn làm việc với môi trường bên ngoài hãng là điều
rất khả thi.
2.3.5.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Không có một sự khác biệt đáng kể nào giữa tính khả thi về
môi trường bên ngoài với lựa chọn này và với lựa chọn một hệ
thống tiêu chuẩn. Dù có nhiều khó khăn cho Hương cao nguyên để
phát triển một hệ thống cao cấp làm việc với môi trường bên ngoài
nhưng điều này là khả thi.
2.3.6 Tính khả thi trong cạnh tranh
2.3.6.1. Không làm gì khác
Hương cao nguyên đã nhận ra thị trường thích hợp và đã
thành công trong việc vươn lên dẫn đầu thị trường. Những đối thủ
cạnh tranh của hãng là:
185
 - Những hãng cà phê khác
- Những nhà cung ứng cà phê mà không cung cấp thêm dịch vụ
khác
Đến bây giờ, hãng vẫn chưa có sự cạnh tranh. Tuy nhiện, điều
này có thể thay đổi nhanh chóng nếu một đối thủ nào đó xây dựng
dịch vụ của hãng trên mạng. Việc tiếp tục kinh doanh như bình
thường trong môi trường cạnh tranh là khả thi.
2.3.6.2. Thu nhận một hệ thống hiện tại
Hương cao nguyên đã tìm được thị trường ngách và đã thành
công trong việc vươn lên dẫn đầu thị trường. Những đối thủ cạnh
tranh chính của hãng là:
- Những hãng cà phê khác
- Những nhà cung ứng cà phê mà không cung cấp thêm dịch vụ
nào khác
Đến nay, hãng vẫn chưa có sự cạnh tranh lớn nào. Tuy nhiên,
điều này có thể thay đổi nhanh chóng nếu một đối thủ nào đó cũng
đưa ra dịch vụ trên mạng. Tiếp tục kinh doanh như bình thường
trong môi trường cạnh tranh là điều khả thi.
2.3.6.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Hương cao nguyên đã nhận ra thị trường thích hợp và đã
thành công trong việc vươn lên dẫn đầu thị trường. Những đối thủ
cạnh tranh chính của hãng là:
- Những hãng cà phê khác
- Những nhà cung ứng cà phê mà không cung ứng thêm dịch
186
 vụ nào khác
Bằng việc phát triển một hệ thống tiêu chuẩn đã được đề ra,
Hương cao nguyên có thể làm việc trên sự phù hợp nhất với nhà
cung cấp một cách tự động để củng cố hơn nữa vị trí đứng đầu
ngành của hãng.
Với tư cách là người dẫn đầu ngành, hãng không chỉ đơn
thuần là bán các sản phẩm của mình trên trang Web, mà hãng sẽ
tăng chi phí của bất kì đối thủ cạnh tranh tiềm năng. Đến nay, hãng
vẫn chưa thực sự có sự cạnh tranh. Tuy nhiên, điều này có thể thay
đổi nhanh chóng nếu một đối thủ nào đó cũng đưa dịch vụ lên
mạng.
Các tổ chức cạnh tranh có truy nhập tới hầy như toàn bộ hệ
thống (thậm chí có kiểm soát truy nhập được dùng để giới hạn
quyền truy nhật đối với nhà cung cấp liên lết) và có khả năng thất
cách vận hành hiện tại của tổ chức. Càng nhiều hoạt động trên
mạng, thì càng nhiều hoạt động có thể sao chép từ các đối thủ hiện
tại và đối thủ tiềm nămg. Bởi vì đó là một tất yếu, nên những sự đề
phòng thực hiện cho việc tiếp tục mở rộng hệ thống tiêu chuẩn để
bảo vệ lợi thế cạnh tranh, vì lợi thế cạnh tranh được phát triển bằng
việc sử dụng hệ thống này.
Việc phát triển một hệ thống tiêu chuẩn để bổ sung vào các
hoạt động hiện hữu với trong môi trường cạnh trạnh là khả thi
2.3.6.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Hương cao nguyên đã nhận ra thị trường thích hợp và đã
187
thành công trong việc vươn lên dẫn đầu thị trường. Những đối thủ
cạnh tranh chính của hãng là:
- Những hãng cà phê khác
- Những nhà cung ứng cà phê mà không cung ứng thêm dịch
vụ nào khác
Với việc phát triển hệ thống cao cấp đề ra, Hương cao
nguyên sẽ tiếp cận gần hơn với nhà cung cấp một cách tự động để
củng cố thêm vị trí đứng đầu ngành của hãng.
Sự phát triển một hệ thống TMĐT phức tạp, một hệ thống sẽ
đem lại nhiều hơn so với việc chỉ bán hàng trên mạng, sẽ tạo ra một
tốn kém cho bất cứ đối thủ cạnh tranh tiềm năng nào đang cố gắng
xây dựng thương hiệu của họ.
Các tổ chức cạnh tranh có thể truy nhập tới hầu như toàn bộ
hệ thống (thậm chí nếu kiểm soát sự truy nhập được dùng để giới
hạn truy nhập đối với những nhà cung cấp liên kết) và có thể thấy
cách vận hành hiện tại của tổ chức. Càng nhiều những hoạt động
này trên mạng, thì càng nhiều hoạt động có thế sao chép từ đối thủ
hiện tại và các đối thủ tiềm tàng.Bởi vì đó là một tất yếu, nên
những sự đề phòng phải thực hiện cho việc tiếp tục mở rộng hệ
thống tiêu chuẩn để bảo vệ lợi thế cạnh tranh, vì lợi thế cạnh tranh
được phát triển bằng việc sử dụng hệ thống này. Việc phát triển
một hệ thống cao cấp với những khăn trong môi trường cạnh tranh
là có tính khả thi.
2.3.7 Tính khả thi về sự điều chỉnh của chính phủ
188
 2.3.7.1. Không làm gì khác
- Hương cao nguyên giải quyết việc điều chỉnh xuất nhập
khẩu ở nhiều quốc gia khác nhau, mà việc học kịnh doanh
đảm bảo theo đúng quy định của chính phủ. Mỗi quốc gia có
những quy định về xuất nhập khẩu khác nhau mà các công ty
phải tuân theo.
- Hương cao nguyên đảm bảo rằng những sản phẩm của nhà
cung ứng cho hãng đều tuân theo những tiêu chuẩn trong
nước và tuân thủ về trọng lượng cũngnhư tiêu chuẩn đánh giá
của các quốc gia khác nhau.
- Hương cao nguyên luôn cập nhật các thuế suất và tỉ giá hối
đoái, để khách hàng của hãng luôn được tính giá một cách
chính xác. Phải đảm bảo rằng các loại thuế được miễn giảm
theo đúng quy định của chính phủ.
2.3.7.2. Thu nhận một hệ thống hiên tại
- Hương cao nguyên giải quyết việc điều chỉnh xuất nhập
khẩu ở nhiều quốc gia khác nhau, mà việc học kịnh doanh
đảm bảo theo đúng quy định của chính phủ. Mỗi quốc gia có
những quy định về xuất nhập khẩu khác nhau mà các công ty
phải tuân theo.
- Hương cao nguyên đảm bảo rằng những sản phẩm của nhà
cung ứng cho hãng đều tuân theo những tiêu chuẩn trong
nước và tuân thủ về trọng lượng cũngnhư tiêu chuẩn đánh giá
của các quốc gia khác nhau.
189
 - Hương cao nguyên luôn cập nhật các thuế suất và tỉ giá hối
đoái, để khách hàng của hãng luôn được tính giá một cách
chính xác. Phải đảm bảo rằng các loại thuế được miễn giảm
theo đúng quy định của chính phủ.
- Giải pháp này có thể mở rộng hơn với việc kinh doanh quốc
tế.
- Hiện tại các chi nhánh “địa phương” đều tuân theo hầu hết
những quy định và thuế quốc gia mà mỗi nước quy định.
Điều này có thể dễ dàng hơn cho các chi nhánh ở địa phương
là việc chuyển sang bán hàng qua mạng để xử lý hơn là điều
khiển họ từ trung tâm.
- Bán hàng trên mạng có thể phát triển ở những quốc gia mà
hiện nay chưa áp dụng tại các chi nhánh hiện tại. Điều này
phải đạt được sự chuyên môn mới trong quy định của mỗi
quốc gia.
- Bán hàng trên mạng yêu cầu sự chuyển giao dữ liệu của cá
nhân hay của công ty qua biên giới quốc tế.
Hương cao nguyên tuân thủ những quy định với hệ thống
hiện tại nếu được yêu cầu là khả thi.
2.3.7.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Không có sự khác biệt đáng kể nào giữa tính khả thi về sự
điều chỉnh của chính phủ với lựa chọn này cũng như lựa chọn tiếp
nhận một hệ thống hiện hành. Hương cao nguyên tuân theo quy
định với hệ thống tiêu chuẩn (mà có thể được phát triển) là khả thi
190
nhưng có khó khăn.
2.3.7.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Không có sự khác biệt đáng kể nào giữa tính khả thi về sự
điều chỉnh của chính phủ với lựa chọn này cũng như lựa chọn tiếp
nhận một hệ thống hiện hành. Hương cao nguyên tuân theo quy
định với hệ thống cao cấp (mà có thể được phát triển) là khả thi
nhưng có khó khăn.
2.3.8. Tính khả thi về cách tiến hành
2.3.8.1. Không làm gì khác
Điều này là hoàn toàn khả thi vì Hương cao nguyên là một
công ti quốc tế với sản phẩm nổi tiếng khắp thế giới.
2.3.8.2. Thu nhận một hệ thống hiện tại
Những công ti trong ngành hiện đang bán sản phẩm trực
tuyến. Vì vậy điều này là hoàn toàn khả thi để đạt được hệ thống
thuộc TMĐT cho việc sử dụng bởi Hương cao nguyên.
2.3.8.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Những công ti trong ngành hiện tại đều có hệ thống TMĐT
phát triển cho riêng mình. Vì vậy việc Hương cao nguyên phát
triển một hệ thống TMĐT cho riêng mình là hoàn toàn khả thi.
2.3.8.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Một vài công ti hiện đã phát triển những hệ thống TMĐT
giống nhau. Mỗi phần của hệ thống cao cấp được đưa ra có thể
được sử dụng bởi một số công ti. Không có gì là bất bình thường
trong việc tiến hành thủ tục. Vì vậy, việc Hương cao nguyên phát
191
triển một hệ thồng TMĐT cao cấp để sử dụng là hoàn toàn khả thi.
2.3.9. Tính khả thi về dữ liệu
2.3.9.1. Không làm gì khác
Điều này là hoàn toàn khả thi vì Hương cao nguyên là một
công ti quốc tế với sản phẩm nổi tiếng khắp thế giới.
2.3.9.2. Thu nhận một hệ thống hiện tại
Hương cao nguyên đã có dữ liệu cần thiết để sắp đặt sự thay
thế, sắp xếp hồ sơ và giao hàng từ những hoạt động của hãng trong
thị trường truyền thống. Những dữ liệu này bao gồm những yêu cầu
cần xử lí, số lượng đơn hàng, địa chỉ khách hàng, thời gian giao
nhận, v.v. Vì vậy sẽ dễ dàng để chuyển đổi sang thị trường kinh
doanh điện tử.
2.3.9.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Không có sự khác biệt đáng kể nào giữa tính khả thi về dữ
liệu với lựa chọn này và lựa chọn thu nhận một hệ thống hiện tại.
Tất cả đầu vào đều có thể dùng được, vì vậy giải pháp này là hoàn
toàn khả thi với sự tôn trọng tính khả thi về dữ liệu.
2.3.9.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Không có sự khác biệt đáng kể nào giữa tính khả thi về dữ
liệu với lựa chọn này và lựa chọn thu nhận một hệ thống hiện tại.
Tất cả đầu vào đều có thể dùng được, vì vậy giải pháp này là hoàn
toàn khả thi với sự tôn trọng tính khả thi về dữ liệu.
2.3.10. Tính khả thi trong phát triển hệ thống
2.3.10.1. Không làm gì khác
192
 Lựa chọn này không bao gồm bất kì sự phát triển đảng kể nào
và do đó là hoàn toàn khả thi.
2.3.10.2. Thu nhận một hệ thống hiện tại
Hương cao nguyên sẽ phải chỉ định một đội ngũ nhân viên
nòng cốt để làm việc với phần mềm để đạt được và tuỳ biến cho
thích hợp với hệ thống TMĐT. Một số nhân viên này sẽ được yêu
cầu giám sát hệ thống và duy trì thông tin bán hàng của hãng một
cách thường xuyên. Điều này không phải là một cản trở vì Hương
cao nguyên có lượng nhân viên lớn có trình độ cao hơn là những
người khá linh hoạt và sẵn sàng với những cái mới. Sự phát triển hệ
thống bao gồm việc thu nhận hệ thống hiện tại là khả thi dò có khó
khăn (bao gồm việc huấn luyện đội ngũ nhân viên được lựa chọn)
2.3.10.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn
Hương cao nguyên hiện tại không có kinh nghiệm với
TMĐT. Tuy nhiên hãng lại có một bộ phận công nghệ thông tin rất
tốt dưới sự quản lí, bộn phận này được sử dụng để phù hợp với
công nghệ mới. Sự phát triển của hệ thống tiêu chuẩn là khả thi
nhưng có khó khăn.
2.3.10.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Hương cao nguyên hiện tại không có kinh nghiệm với
TMĐT. Mặc dù hãng có một bộ phận công nghệ thông tin rất tốt
nhưng hệ thống cao cấp được đưa ra cũng đặt ra một thách thức lớn
với năng lực hiện tại của hãng. Vì vậy sự phát triển của một hệ
thống cao cấp là không khả thi.
193
 2.3.11. Tính khả thi về mặt kinh tế
2.3.11.1. Không làm gì khác
Danh mục các loại chi Rất quan Quan Không
phí trọng trọng quan trọng
Chi phí phát triển/duy trì X
Hướng khách hàng hiện
O
tại sử dụng hệ thống
Thu hút khách hàng mới X
Chia tách nhân viên O
Thuê thêm nhân viên
O
điều hành hệ thống
Quảng cáo ở thị trường
O
mới
Sự đe doạ của các đối
thủ chiếm thị phần trên X
mạng

Lưu ý: Tuy điều này chưa hề xảy ra nhưng vì sự tăng tốc độ

tăng trưởng ở tất cả các lĩnh vực trong TMĐT nên có thể hi vọng
điều này trong tương lai gần. Do vậy chi phí này được chi cho
quảng cáo.
Rất quan Quan Không
Danh mục lợi ích
trọng trọng quan trọng
Doanh số mở rộng O
Thu nhập tử tư vấn dịch
O
vụ
Mở rộng cơ sở nhà cung
ứng và tăng sự linh hoạt
O
trong giải quyết với các
nhà cung ứng

194
 Kinh nghiệm với TMĐT
để chuẩn bị cho việc đối
O
phó với cạnh tranh được
lường trước
Cải thiện việc đặt hàng
mà không cần bất kì sự O
giúp đỡ nào
Những khách hàng trung
thành với Hương cao
nguyên vì họ hài lòng X
với những dịch vụ của
hãng
Hiện tại, không làm gì khác biệt hoàn toàn khả thi khi sự
thành công của doanh nghiệp được chứng minh mà không cần đến
sự nghiên cứu tính khả thi. Mối đê doạ trong tương lai về cạnh
tranh TMĐT đem lại những khó khăn trong việc duy trì tính khả
thi.
2.3.11.2. Thu nhận một hệ thống hiện tại
Rất quan Quan Không
Danh mục các loại chi phí
trọng trọng quan trọng
Chi phí phát triển/duy trì
- Mua sắm X
X
- Tuỳ biến X
- Hoạt động X
Hướng khách hàng hiện
X
tại sử dụng hệ thống
Thu hút khách hàng mới X
Chia tách nhân viên X
Thuê thêm nhân viên điều
X
hành hệ thống
Quảng cáo ở thị trường
X
mới
195
 Sự đe doạ của các đối thủ
X
chiếm thị phần trên mạng

Rất quan Quan Không

Danh mục lợi ích
trọng trọng quan trọng
Doanh số mở rộng X
Thu nhập tử tư vấn dịch
O
vụ
Mở rộng cơ sở nhà cung
ứng và tăng sự linh hoạt
O
trong giải quyết với các
nhà cung ứng
Kinh nghiệm với TMĐT
để chuẩn bị cho việc đối
X
phó với cạnh tranh được
lường trước
Cải thiện việc đặt hàng
mà không cần bất kì sự X
giúp đỡ nào
Những khách hàng trung
thành với Hương cao
nguyên vì họ hài lòng X
với những dịch vụ của
hãng
Khi xem xét tầm quan trọng của chi phí và lợi ích của việc
thu nhận một hệ thống hiện tại để kinh doanh trực tuyến, những lợi
ích có nhiều tác dụng hơn chi phí nếu thấy trước được sự mở rộng
của doanh thu và cơ sở khách hàng. Như vậy, lựa chọn này là hoàn
toàn khả thi với sự tôn trọng tính khả thi về kinh tế, nếu có vốn khả
dụng để bù đắp cho hoạt động này.
2.3.11.3. Phát triển một hệ thống tiêu chuẩn

196
 Rất quan Quan Không
Danh mục các loại chi phí
trọng trọng quan trọng
Chi phí phát triển/duy trì
- Phát triển X
- Tiến hành X
Hướng khách hàng hiện
X
tại sử dụng hệ thống
Thu hút khách hàng mới X
Chia tách nhân viên X
Thuê thêm nhân viên điều
X
hành hệ thống
Quảng cáo ở thị trường
X
mới
Sự đe doạ của các đối thủ
X
chiếm thị phần trên mạng

Rất quan Quan Không

Danh mục lợi ích
trọng trọng quan trọng
Doanh số mở rộng X
Thu nhập tử tư vấn dịch
X
vụ
Mở rộng cơ sở nhà cung
ứng và tăng sự linh hoạt
X
trong giải quyết với các
nhà cung ứng
Kinh nghiệm với TMĐT
để chuẩn bị cho việc đối
X
phó với cạnh tranh được
lường trước
Cải thiện việc đặt hàng
mà không cần bất kì sự X
giúp đỡ nào

197
 Những khách hàng trung
thành với Hương cao
nguyên vì họ hài lòng X
với những dịch vụ của
hãng
Hi vọng rằng việc phát triển hệ thống tiêu chuẩn có thể có
ảnh hưởng đáng kể đến việc giữ chân những khách hàng trung
thành với họ là nhân tố chủ chố dẫn đến thành công của Hương
cao nguyên. Khi xem xét tầm quan trọng của chi phí và lợi ích của
việc phá triển hệ thống tiêu chuẩn để kinh doanh trực tuyến, những
lợi ích có nhiều tác dụng hơn chi phí. Như vậy, nếu có vốn khả
dụng để bù đắp cho hoạt động này thì lựa chọn này là hoàn toàn
khả thi với sự tôn trọng tính khả thi về kinh tế.
2.3.11.4. Phát triển một hệ thống cao cấp
Rất quan Quan Không
Danh mục các loại chi phí
trọng trọng quan trọng
Chi phí phát triển/duy trì
- Phát triển X
- Tiến hành X
Hướng khách hàng hiện
X
tại sử dụng hệ thống
Thu hút khách hàng mới X
Chia tách nhân viên X
Thuê thêm nhân viên điều
X
hành hệ thống
Quảng cáo ở thị trường
X
mới
Sự đe doạ của các đối thủ
X
chiếm thị phần trên mạng

198
 Rất quan Quan Không
Danh mục lợi ích
trọng trọng quan trọng
Doanh số mở rộng X
Thu nhập tử tư vấn dịch
X
vụ
Mở rộng cơ sở nhà cung
ứng và tăng sự linh hoạt
X
trong giải quyết với các
nhà cung ứng
Kinh nghiệm với TMĐT
để chuẩn bị cho việc đối
X
phó với cạnh tranh được
lường trước
Cải thiện việc đặt hàng
mà không cần bất kì sự X
giúp đỡ nào
Những khách hàng trung
thành với Hương cao
nguyên vì họ hài lòng X
với những dịch vụ của
hãng
Thực sự chưa sẵn sàng nếu phát triển một hệ thống cao cấp
tạo ra những lợi nhuận mới để bù đắp chi phí lớn mà sự phát triển
của hãng sẽ gánh chịu. Và sự không khả thi về kinh tế đã xuất hiện.
2.3.12. Phân tích tổng thể về sự lựa chọn
2.3.12.1. Phân tích tổng thể về không làm gì khác
Việc đưa ra phương án không làm gì khác là khả thi dù có
chút khó khăn. Hi vọng rằng sau thời gian khó khăn hãng sẽ phát
triển nhanh chóng.
2.3.12.2. Phân tích tổng thể về thu nhận một hệ thống hiện
tại
199
 Việc đưa ra phương án thu nhận một hệ thống hiện tại là khả
thi dù có chút khó khăn. Hi vọng rằng sau thời gian khó khăn hãng
sẽ phảt triển nhanh chóng. Thu nhận một hệ thống hiện hữu là lựa
chọn khả thi với Hương cao nguyên để phát triển nhanh chóng sự
có mặt của hãng trên toàn thế giới của TMĐT và có thể thu được
một số kinh nghiệm về TMĐT trước khi nỗ lực phát triển hệ thống
cho riêng mình.
2.3.12.3. Phân tích tổng thể về phát triển một hệ thống tiêu
chuẩn
Việc đưa ra phương án phát triển một hệ thống tiêu chuẩn là
khả thi dù có chút khó khăn nhưng là khả thi để bắt đầu công việc
kinh doanh điện tử tương đối nhanh chóng và với một vài lợi thế
cạnh tranh thêm vào.
2.3.12.4. Phân tích tổng thể về phát triển một hệ thống cao
cấp
Việc đưa ra phương án phát triển một hệ thống cao cấp là một
đề xuất không khả thi vì những vấn đề liên quan đến hệ thống cao
cấp. Tuy nhiên những đặc điểm riêng biệt được để xuất cho hệ
thống cao cấp thì cũng nên được phân tích riêng rẽ bởi một vài đặc
điểm có thể không chỉ khả thi mà còn đem lại lợi ích lớn. Những
vấn đề quan trọng với hệ thống cao cấp được đưa ra hiện tại gồm
có:
- Nó đi ngược lại với xu hướng đồng nhất trong những giải
pháp khác để tăng tính hữu dụng của Hương cao nguyên
200
 - Nó không thân thiện với nhiều người bởi việc tập trung vào
việc sử dụng công nghệ hơn là phục vụ con người
2.4. NHỮNG THÁCH THỨC VÀ CƠ HỘI TRONG
HƯỚNG DẪN NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI
Dưới đây là những vấn đề thường xảy ra và gặp phải trong
nghiên cứu tính khả thi để giúp bạn có thể phòng tránh.
2.4.1. Những thách thức vì sự thiếu hiểu biết
Một số lập trình viên không phân biệt được một cách đầy đủ
những giải pháp của họ và/hoặc việc không chú trọng vào một loạt
những giải pháp thích hợp.
Khi một số lập trình viên chỉ chú trọng vào hệ thống tiêu
chuẩn, họ sẽ tập trung vào những đặc điểm chung và không chỉ ra
được sự khác biệt rõ ràng của chúng so với đối thủ. Nếu không có
gì làm chúng trở nên độc nhất, thì sẽ không có lí do gì để nghi ngờ
việc chúng sẽ được sử dụng trong hệ thống của các doanh nghiệp
cạnh tranh đó.
Một số lập trình viên chỉ dựa vào kiến thức cá nhân của mình
như thông tin cơ bản khi nghiên cứu tính khả thi mà không đưa ra
hướng dẫn thích hợp cho người sử dụng.
Một số lập trình viên lại coi việc nghiên cứu tính khả thi như
những hoạt động nhất thời mà chỉ được kiểm tra giữa sự phân tích
sự điều tra và yêu cầu ban đầu. Họ có thể không đánh giá được hiệu
quả của những thay đổi khác nhau trong dự án, trong tổ chức hay
trong môi trường của doanh nghiệp.
201
 Một số lập trình viên có thể chú trọng đến việc nghiên cứu
tính khả thi như là tất cả những gì được yêu cầu để đáp ứng nhu
cầu của việc quản lí rủi ro của một dự án.
2.4.2. Những thách thức khách quan
Một số lập trình viên thực hiện việc nghiên cứu tính khả thi
như là họ đã chọn ra được giải pháp tốt nhất hơn là họ thực hiện
việc đó một cách công bằng rồi sử dụng kết quả đó chọn ra cách tốt
nhất.
Một số lập trình viên lại quyết định rằng một giải pháp không
khả thi chỉ bởi vì họ muốn thế (ví dụ: tình trạng không làm gì là
không khả thi về công nghệ, khi đó, nếu họ thực hiện thì hiển nhiên
là có thể thực hiện được về công nghệ).
Một số lập trình viên lại đi vào những chi tiết lớn trong giải
pháp mà họ chọn nhưng lại thiếu chi tiết về những giải pháp khác.
Một số lập trình viên sử dụng nhiều phương pháp khác nhau
mà không so sánh được để đánh giá những giải pháp khác nhau.
Một số lập trình viên quy những chi phí/lợi ích chung cho
một giải pháp mà họ áp dụng.
Một số lập trình viên nhận ra cần có một kế hoạch khả thi làm
gian lận kết quả của phân tích tính khả thi để hỗ trợ cho giải pháp
mà họ đã chọn từ trước.
2.4.3. Những thách thức đặc biệt
Các lập trình viên có thể tập trung vào môi trường trong
doanh nghiệp và bỏ qua môi trường rộng lớn hơn bên ngoài, nơi mà
202
tổ chức đang tồn tại và kinh doanh trong sự phân tích tính khả thi
về cách thức hoạt động.
Các lập trình viên có thể đánh giá thấp giới hạn của sự ràng
buộc về pháp luật với hệ thống trong phân tích tính khả thi sự điều
chỉnh của chính phủ. Ví như: chẳng phải Internet là một tình trạng
phi chính phủ không thể kiểm soát được hay sao? Tuy nhiên, tất cả
các công ty đều bị giới hạn bởi luật pháp về cách quản trị kinh
doanh liên quan đến cách họ quản lý công việc kinh doanh như thế
nào.
Một số lập trình viên thực hiện vô căn cứ và không tham
khảo, cho rằng công nghệ giống nhau được sử dụng ở một nơi nào
khác trong phân tích tính khả thi về công nghệ của họ.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG II

203
Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

3.1 THIẾT KẾ TỔNG THỂ HỆ THỐNG TMĐT

3.1.1 Khái niệm
Tại thời điểm này trong quá trình thiết kế, hầu hết các yêu
cầu, đặc biệt yêu cầu quan trọng đều đã được xác định. Khi mà các
giải pháp chung sẽ chỉ được nhận dạng trong giới hạn của tính khả
thi thì lập trình viên không nên đưa ra bất cứ quyết định cứng nhắc
nào. Bởi vì một giải pháp phù hợp cần một sự thiết kế cẩn thận.
Việc thiết kế cần xem xét các giải pháp có thể và sự chuyển đổi
giữa chúng để phát triển một giải pháp thích hợp với yêu cầu
Chú ý: Điều này không có nghĩa vai trò của thiết kế là phải
tạo ra giải pháp tốt nhất
- Hiện tại vẫn có một số các giải pháp tiềm năng không xác
định nó rất khó để quyết định giải pháp nào là tốt nhất
- Thông thường các yêu cầu có thể mâu thuẫn với nhau, vì vậy
các giải pháp được xem xét bằng cách liệu chúng có đáp ứng
tất cả các yêu cầu hay không
- Những cá nhân và các tổ chức khác nhau sẽ có các ý kiến
khác nhau về việc quyết định đâu là giải pháp tốt nhất
Chương này xem xét việc thiết kế bậc cao. Một thiết kế tổng
thể giống như là một kế hoạch cho một thiết kế. nó xác định nhứng
gì sẽ phải thiết kế trong quá trình phát triển qua việc xác định thành
tố chính cần được thiết kế và bất cứ hướng dẫn hay sự tiếp cận cần
204
sử dụng khi thiết kế trong khi sự phân tích tập trung vào việc nhận
dạng và phân chia các yêu cầu khác nhau thì thiết kế cấp độ cao tập
trung vào việc kết hợp các yêu càu và mối quan hệ theo cách tối ưu
hóa hợp lực được tạo ra bởi sự kết hợp.
3.1.2. Tổng quan về thiết kế tổng thể
3.1.2.1. Thiết kế một thế giới điện tử (e-World) đáng tin
cậy
Trong khi có nhiều thế giới điện tử phát triển mạnh trên thế
giới Web được biết như những thế giới ảo, thì ứng dụng TMĐT ắt
hẳn đạt được mục tiêu cho người dùng thật. Các ứng dụng của
TMĐT là một phần của không gian thế giới ảo máy tính dựa trên
thế giới điện tử đáng tin cậy để thuyết phục ngưởi dùng cung cấp
chúng như một lựa chọn khác đối với thế giới thực.
Các ứng dụng của TMĐT (và hầu hết những website khác)
không nên đưa thông tin cá nhân của lập trình viên và người sáng
tạo ra. Chúng cần phải tránh sự ảo tưởng của người thiết kế cà
người sở hữu rằng “cứ xây dựng là sẽ được”. Thậm chí nếu có thể
đạt được, việc đảm bảo chúng sẽ tồn tại đủ lâu để đạt được mục
tiêu là rất quan trọng như việc bán hàng hoặc dịch vụ) mà có thể
liên quan đến việc quay trở lại để đạt được các mục tiêu trong
tương lai.
Trong khi đó các nhà phân tích lẽ ra nên xác định những yêu
cầu quan trọng nhất đối với hệ thống để đáp ứng, thì các thiết kế
phải đảm bảo rằng yêu cầu này được đáp ứng. Điều này liên quan
205
đến việc đảm bảo sự thỏa mãn cho mỗi nhóm cổ đông. Tiêu chuẩn
ISO 14915-1 nhận ra được sự cần thiết của hệ thống đa phương tiện
truyển thông, bao gồm hệ thống TMĐT để đáp ứng yêu cầu của
nhà cung cấp thông tin và người tiệp nhận thông tin cũng như các
yêu cầu của nhà tài trợ hệ thống. Ví dụ:
Một tổ chức có thể tài trợ cho một hệ thống TMĐT để thực
hiện việc bán hàng hiện tại, khuyến khích bán hàng trong tương lai,
tạo niềm tin sự trung thành của khách hàng
Một nhà quản lý marketing có thể cung cấp thông tin sử dụng
chủ yếu trong hệ thống để tiến hành bán hàng ở hiện tại
Một khách hàng có thể thu thập thông tin từ hệ thống để tìm
ra cách sử dụng sản phẩm mua từ tổ chức.
Một nhà cung cấp thông tin là người tạo ra nội dung mà
được sử dụng rộng rãi trong một ứng dụng, dù nội dung đó có được
tạo ra rõ ràng cho ứng dụng hay không. Khái niệm này không bao
gồm các cá nhânv(như khách hàng) đặt hàng hay những kiểu nội
dung cá nhân khác vào hệ thống. Những người tiếp nhận thông
tin là những người có thể tận dụng nội dung của một hệ thống như
những người dùng thông tin. Một số người dùng có thê đóng hai
vai trò vừa là người cung cấp thông tin vừa là người tiếp nhận
thông tin
Có nhiều nhóm nhà cung cấp thông tin và nhóm người thu
nhận thông tin liên quan với một hệ thống riêng lẻ. Những nhóm
này không nhất thiết phải độc lập với nhóm khác vì thông tin dành
206
cho tất cả người tiếp nhận. Tuy nhiên, thông tin này không được
truyền trực tiếp giữa các nhóm mà qua trung gian bởi hệ thống
phương tiện truyền thông đa phương tiện được tạo ra bởi các nhà
thiết kế. Nó cũng đòi hỏi các dịch vụ trung gian để loại bỏ những
thành kiến không mong muốn và chèn thêm các ý kiến nhà tài trợ
mong muốn.
Mỗi một nhóm cổ đông chính có thể có hàng loạt mục tiêu
riêng biệt của mình đối với hệ thống đa phương diện truyền thông
mà có thể thậm chí vẫn xung đột với nhóm khác.thường thì đáp
ứng một yêu cầu cụ thể của một nhóm sẽ cần đáp ứng các yêu cầu
nhất định khác của một hoặc các nhóm khác. ví dụ để thuyết phục
khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ một tổ chức có thể cần đáp
ứng yêu cầu au bán của khách hàng.
Thường có một thách thức cho các nhà thiết kế đê tìm kiếm
những nhà cũng cấp thông tin thích hợp và đầy đủ để từ đó giành
được những nội dung đã được yêu cầu của một hệ thống. Không
phải tất cả các thông tin cung cấp cho các nhà thiết kế đều tốt như
nhau rất nhiều thông tin cần được cung cấp và thiết kế trước khi
đưa vào sử dụng. Trong khi rất nhiếu người cũng cấp nội dung
thông tin từ các quan điểm của họ, nó thì không thể đáp ứng các
yêu cầu của những người khác.
Các nhà cung cấp thông tin có thể được chia thành các nhà
cung cấp thông tin sơ cấp và ác nhà cung cấp thông tin thứ cấp, nhà
cung cấp thông tin sơ cấp có sự kiểm soát một số nội dung và thiết
207
kế của một hệ thống và những nhiệm vụ cụ thể mà họ muốn hệ
thống hoàn thành. nhà cung cấp thứ cấp không thể kiểm soát nguồn
thông tin họ tạo ra được sử dụng như thế nào. Họ thậm chí có thể
không biết chúng ở đâu và sử dụng như thế nào.
Người cung cấp thông tin trong một tổ chức tài trợ có thể
đóng vai trò như các nhà cũng cấp sơ cấp. Tuy nhiên, các nhà thiết
kế nên thận trọng phân biết giữa những người có quyền kiểm soát
nội dung và những người mong muốn có quyền đó nhưng họ không
có. Thông tin được cung cấp từ những nguồn ngoài tổ chức tài trợ
có thể được sử dụng hợp pháp hoặc có thể được tổ chức lại đối với
từng việc cụ thể chỉ trong những hệ thống của tổ chức này. Tuy
nhiên, trong hầu hết các trường hợp các nguồn thông tin ngoài
được sử lý như những nhà cung cấp thông tin thứ cấp.
Cả nhà cung cấp thông tin sơ cấp và thứ cấp có thể có nhiều
động lực và thành kiến mà có thể ảnh hưởng đến các sự lựa chọn và
sự trình bày nội dung thông tin mà họ cung cấp.
Người ta mong đợi rằng thông tin được nắm giữ bởi những
người có kiến thức thích hợp vì vậy họ được gọi là các chuyên gia”
liên quan đến các thông tin đó. Tuy nhiên,có nhiều chuyên gia với
nhiều động lực khác nhau, bao gồm:
Các chuyên gia thực thụ với sự chuyên nghiệp thông tin và sự
hiểu biết để chia sẻ với mọi người và người nhậ ra những yêu cầu
khác nhau của các nhóm khác nhau của mọi người “ loại này của
nhà cung cấp thông tin là tương đối hiếm”
208
 Các chuyên gia thực thụ với sự chuyên nghiệp và thông tin để
chia sẻ với các chuyên gia khác nhưng họ không thể giải thích
thông tin vối những người không phải chuyên gia
Các chuyên gia thực thụ với thành kiến cá nhân mạnh mẽ mà
có thể giới hạn việc sử dụng thông tin mà họ cung cấp.
Các chuyên gia “vãng lai” cũng được coi như những chuyên
gia mà có thể bịa thông tin cho những người mà có thể thích thú
lắng nghe họ nói chung, các nhà cung cấp thành kiến thông tin mà
họ cũng cấp dựa trên:
- Kinh nghiệm đã có (cả với nội dung và người nhận để tâm)
- Các chương trình hoặc các mối quan hệ hiện có (thậm chí họ
không thực sự có thành kiến mạnh mẽ)
- Các văn hóa tổ chức( bất kể họ có chấp nhận nó hay không)
Cho phép các nhà cung cấp thông tin cụ thể mở rộng phát
triển một hệ thống mà có thể dẫn đến nhiều khó khăn, bao gồm:
- Xu hướng để tái sử dụng các clip phương tiện truyền thông
và thiết kế các nội dung khác, cho dù nó có thích hợp hay
không.
- Xu hướng sử dụng các nguồn đáp ứng thông tin đã được lựa
chọn duy nhất.
- Ứng dụng các yêu cầu của các nhà cung cấp thông tin trong
khi bỏ qua yêu cầu của người tiếp nhận thông tin.
Một số nhà cung cấp thông tin có thể sử dụng hệ thống để
cập nhật đều đặn một số nội dung như thông tin sản phẩm và dịch
209
vụ.thiết kế phải bao gồm cả việc cung cấp của những sự kiểm soát
tổ chức một cách thích hợp như cập nhật nội dung để đảm bảo tính
chính xác tới thông tin được cung cấp và kiểm tra những thành kiến
có chủ đích hay không.
Trong một số trường hợp các nhà cung cấp thông tin cũng có
thể là thành viên của một hoặc một số nhóm người tiếp nhận thông
tin. Tuy nhiên,nói chung các yêu cầu và đặc điểm của người tiếp
nhận thông tin dường như khác với các nhà cung cấp thông tin và
thậm chí khác với những mong đợi của họ. Một số đặc điểm quan
trọng của người dùng có thể dẫn đến những hàm ý thiết kế cụ thể
bao gồm những yếu tố của người sùng như sau:
- Kiến thức cơ sở nếu một số người dùng không có đủ kiến
thức cơ sở mà họ có thể yêu cầu truy cập tới tài liệu hướng
dẫn lựa chọn .
- Thuộc tính và kinh nghiệm mà có thể giúp hoặc gây cản trở
sự phát triển mối quan hệ kinh doanh thích hợp
- Sự yêu thích phong cách có thể giúp hoặc gây trở ngại sự
chấp nhận hệ thống của họ.
- Chấp nhận sự thay đổi có thể ảnh hưởng tới hiệu quả của rất
nhiều chiến lược
- Mối quan hệ với những người cung cấp thông tin cái có thể
liên quan đến sự tin cậy/ không tin cậy và độc lập/ không độc
lập.
Các ứng dụng TMĐT cho người dùng trong khi lại phụ các
210
nhà tài trợ. Chúng cần cung cấp mối liên quan trực tiếp để thu hút
và lưu giữ những người dùng được hướng đến. Muốn đạt được
thành công chúng thường cần cung cấp các trò giải trí bổ sung(nội
dung chủ quan)và giáo dục( nội dung khách quan) đối với người
dùng, nội dung ứng dụng trên đây đã được xác định trong phân tích
của chúng ta. Các nhà thiết kế cần cân bằng giữa những nội dung
chủ quan và nội dung khách quan của các ứng dụng TMĐT và để
thiết kế theo cách thức mà sẽ thúc đẩy người tiêu dùng. Điều này
đỏi hỏi các nhà thiết kế không chỉ biết đặc điểm của người dùng
của họ mà còn dự đoán được người dùng sẽ tương tác như thế nào
để cố gắng ràng buộc họ với hệ thống và mực tiêu của nó
Các nhà thiết kế phải xác định những vấn đề sau:
- Nơi là một thiết kế đơn được tất cả các nhóm người dùng
chấp nhận đầy đủ.
- Nơi mà đa phiên bản của một thiết kế đơn sẽ phù hợp hơn với
những yêu cầu khác nhau của tất cả các nhóm người dùng.
- Nơi mà các thiết kế khác nhau có thể cần để đáp ứng các yêu
cầu của các nhóm người dùng khác nhau.
3.2.2. Sự chuyển tiếp từ phân tích đến thiết kế
Cấc phân tích liên quan đến xác định các yêu cầu. Theo ý
tưởng nó sẽ xác định tất cả các yêu cầu tiềm năng. Tuy nhiên,tron
thực tế các yêu cầu bổ sung có thể được xác định thông qua chu kỳ
sống. như đã đề cập ở trên những yêu cầu liên quan đến thiết kế bổ
sung sẽ được giới thiệu để cung cấp thế giới điện tử tin cậy cho
211
người dùng. Mặc dù các phân tích nên ước lượng tính khả thi của
việc thỏa mãn mỗi nhu cầu thì cũng nên tránh các quyết định cụ thể
về cách để thõa mãn những yêu cầu trong hệ thống tương lai.
Chúng ta hãy cùng xem qua hai kiểu phân tích:
- Phân tích nhiệm vụ (cái mà xác định nhiệm vự người dùng,
công cụ và nội dung) tập trung vào phân tích thế giới thực nó
xác định yêu cầu của người dùng theo cách mà người dùng có
thế và vì vậy người dùng có thế chắc chắn rằng chúng ta xác
định tất cả những điều đúng.
- Phân tích định hướng đối tượng (cái mà chuyển đổi người
dùng nội dung và công cụ sang những mục tiêu) tập trung
vào xác định mô hình thế giới thực các thuộc mối quan hệ và
các lớp đối tượng. nó cung cấp cho người thiết kế một cơ sở
cho thiết kế và cho việc ước lượng thiết kế đó.
Thiết kế liên quan đến việc thiết lập kế hoạch cho một
chương trình ứng đụng để đáp ứng một số yêu cầu. Thiết kế là một
qúa trình sáng tạo giống như các quá trình sáng tạo khác, nó có thể
dẫn đến nhiều sản phẩm khác nhau. Các nhà thiết kế không nên bắt
đầu thiết kế với suy nghĩ thành kiến hoặc kế hoạch đinh trước. Hơn
nữa quá trình thiết kế nên cho phép các nhà thiết kế và người dùng
khám phá và ước lượng các thiết kế tiềm năng và chọn ra một thiết
kế phù hợp.
Chú ý:không thể chọn ra một thiết kế phù hợp nhất bởi chỉ
một số lượng giới hạn các thiết kế có khả năng sẽ được xem xét.
212
Tuy nhiên, xem xét các khả năng khác nhau ở mỗi giai đoạn của
quá trình thiết kế là điều quan trọng
Những chương trình ứng dụng là những mô hình trong thế
giới thực. Chúng ta nên nhớ rằng các mô hình không phải là đại
điện hoàn toàn của thế giới thực. Mối loại mô hình tập trung vào
một khía cạnh của thế giới thực và tạm thời bỏ qua cái khác. Vì
vậy, một mô hình phân tích định hướng đối tượng tập trung vào
các yêu cầu mà có thể hoặc không thể đáp ứng được bởi một mô
hình thiết kế định hướng đối tượng.
Giống như phân tích quá trình thiết kế có thể chia nhỏi những
cân nhắc của chúng ta thành nhiều quá trình:
- Tạo thiết kế tổng thể liên quan đến xác định các nhân tố
chính của mô hình chúng ta tạo ra một cấu trúc tương tác
tổng thể của chúng. Thiết kế tổng thể sẽ được đề cập trong
chương này.
- Thiết kế chi tiết liên quan đến một kế hoạch chi tiết của mỗi
nhân tố của mô hình và của tất cả các tường tác với mô hình.
Thiết kế chi tiết sẽ được đề cậy trong chương 11.
- Thiết kế kỷ thuật liên quan đến lập kế hoạch làm thế nào để
mỗi nhóm nhân tố có thể được thực hiện. Thiết kế kỷ thuật sẽ
được đề cập trong phần sau.
3.2.3 Phương pháp luận phát triển
Nhiều phương pháp luận đã được phát triển nhằm mục đích
giúp đỡ các nhà thiết kế cả trong quá trình kỷ thuật riêng rẽ cuả chu
213
kỳ sống phát triển và trong chuyển đồi giữa các quá trình. Norman
tuyên bố rằng một phương pháp luận là: việc đóng gói các phương
pháp và kỷ thuật cùng nhau” cách mà khiến cho mọi thứ hoạt động
tốt hơn. Mục đích của một phương pháp luận là thúc đẩy một chiến
lược giải quyết vần đề nhất định bởi việc lựa chọn các phương
pháp và kỷ thuật sử dụng.
Mỗi phương pháp luận phát triển có thể được phân tích trong
các khái niệm đối tượng:
Những thuộc tính của một phương pháp luận là những loại
khác nhau của tài liệu hướng dẫn
Các hoạt động của một phương pháp luận là phương pháp
khác được thiết kế để sử dụng tài liệu hướng dẫn để phát triển một
hệ thống phần mềm.
Booch, Rumbaug, Jacobson cùng tham gia vào phát triển
ngôn ngữ theo mô hình thống nhất –ngôn ngữ đồ họa hình dung, cụ
thể xây dựng và hướng dẫn bằng tài liệu đồ hạo tạo tác một hệ
thống tăng cường phần mềm và để hổ trợ các phương pháp luận
định hướng đối tượng phổ biến khác.
Hầu hết các phương pháp luận yêu cầu các nhà thiết kế theo
các phương pháp của họ một cách chính xác và hoàn toàn lần lượt
cho các cam kết của một phát triển hệ thống thành công. Hàm ý
rằng nếu bạn theo chính xác phương pháp luận, thì bạn sẽ không
gặp bất kỳ khó khăn nào. Tuy nhiên, các nhà thiết kế thường gặp
khó khăn để theo chính xác và hoàn toàn các phương pháp luận.
214
Trong một nghiên cứu của ông rosson về các nhà thiết kế phần
mềm chuyên nghiệp phát hiện ra rằng：
- Chỉ một nửa nhà thiết kế theo một phương pháp luận nhất
định.
- Một nửa còn lại không theo phương pháp nhất định nào
Ở điểm này chúng ta có đủ kinh nghiệm để xem xét bản chất
các mục đích của một phương pháp luận những đóng góp và những
hoạt động của nó. Những mục đích này là khác nhau trên các khía
cạnh khác nhau.
Tất cả cổ đông hướng đến sự phát triển của một hệ thống tốt.
Người dùng cuối cùng sẽ thích các phương pháp để tạo ra các
văn bản dễ hiểu trong suốt chu kỳ sống vì vậy họ có thể chắc chắn
rằng các nhà thiết kế đang phát triển hệ thống tốt nhất cho họ.
Các nhà thiết kế muốn một phương pháp luận mà không ảnh
hưởng đến tự do của họ nhưng lại giúp họ phát triển hệ thống mong
muốn với các cổ đông khác( người dùng cuối cùng và các nhà quản
lý). Nói chung, sự giúp đỡ này nên bao gồm tối thiểu hóa khối
lượng tài liệu dẫn chứng mà các nhà thiết kế tạo ra.
Các nhà quản lý muốn một phương pháp luận mà đảm bảo
rằng sự phát triển là theo lích trình và trong khả năng thanh toán. vì
vậy, nó phải tạo ra các tài liệu hướng dẫn chứng minh rằng các nhà
thiết kế đang làm việc.
Thường thì các mục dích khác nhau sẽ mâu thuẫn với nhau
khi bị ép sử dụng một phương pháp luận nhất định để tạo ra các
215
văn bản nhất định, các nhà thiết kế có thể phải làm những việc
không thích chỉ để thỏa mãn nhà quản lý và người dùng cuối cùng
mà không tận dụng nhiều văn bản được yêu cầu trong việc phát
triển trên thực tế.
Việc các cổ đông khác nhau xác định cái họ thực sự muốn và
cần ở một phượng pháp luận và làm thế nào để đảm bảo họ có nó
thì quan trọng hơn việc chấp nhận không rõ ràng những gì đi cùng
với một phương pháp luận.
Nếu một số phần của phương pháp luận không hữu ích đối
với tất cả cổ đông, thì người ta không cần nó nữa.
Nếu các phần của một phương pháp luận khác hữu ích thì có
thế chúng sẽ được sử dụng trong quá trình phát triển
Theo góc nhìn hẹp, tất cả những giới thiệu tiềm năng của tất
cả các tác giả có thể mang lại một tài liệu dẫn chứng khủng khiếp
mà có thể dẫn đến việc sử dụng thời gian sống vào việc phát triển
tài liệu dẫn chứng và không bao giờ thu được hệ thống mong muốn
cho người dùng sử dụng.
Mọi người thường băn khoăn tại sao quân đội Hoa Kỳ đã trả
10 nghìn đôla cho một cái búa. Lý do là những quy trình xử lý cồng
kềnh đòi hỏi hàng loạt tài liệu chuẩn, được biết như MIL-SPEC,
dẫu hệ thống đơn giản hay phức tạp. Hầu hết các tổ chức tốt hơn
nên cho phép sự phức tạp của phương pháp luận và tài liệu liên
quan để đáp ứng nhu cầu của ứng dụng.
3.2.4 Sự phức tạp của thiết kế
216
 Thiết kế là một hoạt động phức tạp mà bị ảnh hưởng của
nhiều yếu tố. Thực tế rằng đa số các yêu cầu thiết lập trong một
phân tích không có nghĩa là tất cả các thiết kế mà đáp ứng những
yêu cầu này thì thỏa đáng như nhau hoặc cũng không có đủ những
thiết kế mới nhất/ rẻ nhất. Cần có cả sự tham gia của người dung
liên quan mặc dù sự phức tạp của công nghệ có thể được xem xét
trong quá trình thiết kế. Trong khi những người dùng có thể không
hiểu tất cả những chi tiết kỷ thuật, họ không cần làm vậy để đóng
góp đáng kể vào thiết kế.
Người dùng có thể sẽ liên quan cả trong thiết kế bởi quá trình
và phương pháp phát triển lấy khách hàng làm trung tâm khác nhau
như:hỏi họ về những thứ họ thích hoặc cách làm nó như thế nào
,sự quan tâm của họ là gì bao gồm cả nguyên mẫu của thiết kế.
- Hỏi họ để gợi ý làm thế nào tiến hành những thiết kế đã được
dự định.
- Hỏi họ về lựa chọn giữa các thiết kế khác nhau.
Ngoài việc liên quan đến các nhà thiết kế chính và người
dùng, thiết kế có thể đem lại lợi ích từ các dịch vụ của rất nhiều
chuyenen gia, bao gồm các nhà thiết kế giao diện sử dụng, các nhà
thiết kế đồ họa, các chuyên gia thị trường và các nhà tâm lý học
kinh tế.
3.2.4.1 Sự cân bằng giữa chất lượng tốc độ và chị phí phát
triển.
Norman chỉ ra các vấn đề đánh giá theo hướng lạc quan chất
217
lượng chi phí tốc độ và chi phí phát triển. Cố gắng nâng cao một
trong số đó sẽ tác động tiêu cực tới một hoặc các yêu tố còn lại. để
xem xét sự cân bằng, hãy nghĩ đến những việc như sau:
- Độ dài giới hạn của chuỗi mà thắt nút ở đầu
- Một giao diện nơi mà điểm trung tâm đại diện số lượng tối
thiểu có thể chấp nhận, số lượng tốc độ và chi phí
- Ba điểm xa, ở các hướng đối nhau, mà đại diện là những giá
trị lý tưởng của số lượng tốc độ và chi phí
- Bạn có thể kéo dài sợi dây thành các hình thù như được minh
họa ở hình 10.1, nhưng nó sẽ không được kéo dài hơn những
gì nó có. Bằng cách kéo dài nó theo những hình thù khác
nhau, bạn có thể.
- Tối đa hóa nỗ lực theo một hướng mà có thể hoặc không thể
đạt được giá trị lý tưởng của một trong ba
- Chia các nỗ lực thành 2 hướng (mặc dù mối hướng sẽ nhỏ
hơn nỗ lực tối đa trong phạm vi của nó) tuy nhiên điểm trung
tâm có thể bị co lại để tạo ra đường thẳng giữa hai hướng.
- Tối đa hóa ba hướng bằng cách kéo dài sợi dây dưới dạng
tam giác (với một lượng giảm tường ứng mỗi chiều từ kích
thước đối đa cỏ thể
Xem xét việc cân bằng bằng việc điều chỉnh một trong ba chiều
tương ứng
3.2.4.2 Sự tích hợp của các nhân tố khác nhau
Để một hệ thống làm việc hiệu quả, tất cả các nhân tố phải
218
làm việc cùng nhau. Một hệ thống TMĐT đòi hỏi phần mềm con
người,phần cứng dữu liệu và những thủ tục phải làm việc cùng
nhau thành cồng. Thường thì người thiết kế tập trung vào thiết kế
phần mềm, nếu phần mềm đó sử dụng chính xác (với những thủ tục
đã được thừa nhận bởi đúng những người dùng trong trong phần
cứng thích hợp và với dữ liệu chính xác sẽ hoàn thành ứng dụng
mong muốn. Tuy nhiên, điều này là quá nhiều đẻ cho rằng nếu bạn
muốn một hệ thống TMĐT sẽ được sử dụng. hệ quả là các nhà
thiết kế cần xem xét :

Hình 3.1 Sự cân bằng giữa chất lượng, tốc độ và chi phí
Sự khác biệt giữa những người tiêu dùng tiềm năng (lẽ ra nên
được xác định trong phân tích):
- Hàng loạt loại phần cứng khác nhau bao gồm các thiết bị có

219
 khả năng truy cập đặc biệt (như những người đọc giấy) và mô
hình đặt hàng của máy tính mà có thể được sử dụng bởi
người dùng tiềm năng .
- Các dữ liệu hợp lý và các phương pháp giúp nhận dạngcác
dữ liệu không đúng
- Tối thiểu hóa thủ tục mà người dùng cần biết để sử dụng hệ
thống.
- Thiết kế tổng thể của những hệ thống hoàn thiện thường độc
lập và được thực hiện trước một thiết kế tổng thể của phần
mềm được yêu cầu.
3.2.4.3 Việc xác định tính khả thi liên tục
Như đã đề cập ở chương 2, cần có sự xác định lợi ích và tính
khả thi chính xác tăng liên tục.
Nghiên cứu khả thi ban đầu được thực hiện trước phân tích
không nên sử dụng để thiết lập một thiết kế. Hơn nữa nó nên kiểm
tra các thiết kế khả thi.
Thông qua các phân tích, khi các yêu cầu được xác định,
nhiều quyết định cần đưa ra những yêu cầu cái nào nên được giữ lại
và những cái nào sẽ được giữ lại cho phát triển sau. Trong khi điều
này lẽ ra nên được thiết lập một tấp hợp các yêu cầu lý tưởng cho
thiết kế, thiết kế có thể không thỏa mãn tất cả mọi yêu cầu như kế
hocahj tài chính và kỹ thuật. Khi sự hiểu biết về những yêu cầu này
thay đổi thông qua thiết kế, tính khả thi của chúng cũng thay đổi
theo.
220
 3.3 THỰC HIỆN THIẾT KẾ TẬP THỂ
Cách tiếp cận đơn giản nhất đối với thiết kế định hướng đối
tượng là phát triển một tập hợp những mục tiêu thiết kế, mỗi mục
tiêu thiết kế đại diện trực tiếp cho một mục tiêu phân tích khác.
Theo cách này, thiết kế dễ dàng được nhận thấy để làm mẫu cho
các yêu cầu và chúng cũng làm mẫu “thế giới thực”. Tuy nhiên, mô
hình đặc trưng như vâỵ là rất khó sử dụng. Nếu mọi người không
hiểu cơ sở của mô hình họ không thể biết nơi để tìm kiếm chức
năng và thông tin họ cần.
Tối đa hóa các tiện ích của hệ thống và các đối tượng là điều
vô cùng quan trọng. Để hoàn thành được điều này chúng ta cần
thiết kế các ứng dụng về mặt tập hợp đối tượng mà đáp ứng nhu
cầu chức năng (nhiệm vụ) và yêu cầu thông tin (nội dung) của mỗi
người dùng.
Tiếp cận một loạt các đối tượng lăpn đi lặp lại nhiều lần có
thể giúp ích rất nhiều thông qua việc sử dụng cách tiếp cận nguyên
mẫu.
3.3.1 Một số tiếp cận đối với định hướng đối tượng.
Có nhiều sự tiếp cận khác nhau đối với định hướng đối
tượng, mỗi một tiếp cận có thể cung cấp sự hiểu biết sâu sắc cần
thiết đối với thiết kế.
Rumbaugh gợi ý 3 loại mô hình:
- Những mô hình đối tượng- những mô hình mô tả đối tượng
mà “thúc đẩy sự hiểu biết thế giới thực và cung cấp một cơ sở
221
 thực tế đối với việc thực hiện máy tính”
- Những mô hình năng động - những mô hình mô tả “những
thay đổi đối với các đối tượng và các mối quan hệ qua các
năm”
- Các mô hình chức năng- những mô hình chỉ rõ “kết quả cảu
một ước tính nhưng không chỉ rõ cách ước tính như thế nào
và khi nào”.
Giacobson gợi ý 3 loại đối tượng khác nhau:
- Đối tượng giao diện- để làm mẫu “sự giao tiếp 2 chiều giữa
hệ thống và người dùng”. những đối tượng giao diện đại diện
cho những công cụ với những gì người dùng tương tác.
- Đối tượng thực thể: (thường tương ứng một số khái niệm
trong đời sống thực, ngoài hệ thống). chúng được sử dụng
“để làm mẫu thông tin mà hệ thống sẽ vận dụng qua hơn một
năm”. những đối tượng thực thể đại diện nội dung với những
gì người dùng tương tác.
- Đối tượng kiểm soát- “công việc tiêu biểu như hợp nhất các
đối tượng còn lại vì vậy chúng tạo thành một trường hợp sử
dụng. những mục tiêu kiểm soát đại diện nhiệm vụ mà người
dùng cố gắng hoàn thành.
Norman xác định “4 nhân tố cấu thành mô hình định hướng
đối tượng tổng thể của hệ thống thông tin đã được đề xuất”:
- Khu vực vấn đề (PD) – nhân tố này được phát triển trong giai
đoạn phân tích và là cơ sở cho các nhân tố khác
222
 - Tương tác con người (DI) – nhân tố này tập trung vào việc
làm thế nào người dùng tương tác với hệ thống.
- Quản lý dữ liệu (DM) – nhân tố này tập trung vào việc làm
thế nào hệ thông tương tác và lưu trữ dữ liệu.
- Tương tác hệ thống (SI) – nhân tố này tập trung vào việc làm
thế nào phần cứng được sử dụng như một phần cảu hệ thống.
- Chú ý vào các mối quan hệ trọng điểm tiềm năng của 4 nhân
tố này trong phân tích ban đầu là rất thú vị:
- Khu vực vấn để tập trung cơ bản vào nhiệm vụ.
- Tương tác con người tập trung cơ bản vào người dùng
- Quản lý dữ liệu tập trung cơ bản vào nội dung.
- Tương tác hệ thống tập trung vào công cụ
Quyển sách này sẽ tập trung vào một phần của quá trình thiết
kế (thiết kế của tương tác: con người/người dùng) mà nói chung có
ảnh hưởng lớn nhất của hệ thống TMĐT. Thông tin chi tiết hơn về
góc độ kỹ thuật của thiết kế xuất hiện nhiều hơn trong cuốn sách “
Công trình phần mềm”
3.3.2 Cải tiến đường ranh giới hệ thống
Thiết kế tổng thể bắt đầu với cải tiến ranh giới hệ thống mà
liên quan đến quyết định những đối tượng và yêu cầu được cung
cấp bởi các phần mềm ứng dụng đã được phát triển (việc này tương
tự như việc sửa đổi các nhận dạng ban đầu của ứng dụng) trong khi
các đường giới hạn phân tích giới hạn một phần cảu vấn đề, đường
giới hạn thiết kế giới hạn một phần của giải pháp.
223
 Hầu hết các ứng dụng hiện đại và đặc biệt là các ứng dụng
TMĐT, sự phức tạp của ứng dụng khiến nó không khả thi để đáp
ứng mọi yêu cầu cùng lúc (lịch sử dài của các dự án phức tạp
không bao giờ kết thúc). Lựa chọn một số tập hợp con hợp lý của
các yêu cầu của thiết kế một phiên bản đầu tiên của hệ thống và để
trì hoãn các yêu cầu đối với quá trình phát triển sau này.
Khi thiết lập đường ranh giới thiết kế, các nhà thiết kế cần
xem xét mức độ thiết yếu của các yêu cầu như thế nào để đạt được
thành công của hệ thống và để đạt được thành công của các yêu cầu
khác mà đã được chọn cho hệ thống. Người thiết kế phát triển các ý
tưởng ban đầu của hệ thống cơ sở để tiếp cận với người dùng đặc
biệt là các nhà tài trợ, để xác định hệ thống thật sự sẽ được thiết kế.
Điều này có thể liên quan:
- Ước lượng lại ý tưởng về cái gì là thực sự quan trọng đối với
một hệ thông cơ sở.
- Xác định xem các nguồn được yêu cầu như thời gian, con
người,… là sẵn có hay không.
- Phát triển ít nhất một hệ thống cơ sở.
Phát triển thêm hệ thống cơ sở (xem xét cái gì được mong
chờ nhất để phát triển. Nó liên quan đến việc quyết định hàng loạt
các yêu cầu thay thế mà có thể được bổ sung trong các nguồn đang
tồn tại).
Xác đinh các yêu cầu khác mà có thể không đáp ứng được
nhu cầu gia tăng của các nguồn.
224
 Các đường biên giới hệ thống cho các mục đích thiết kế được
thiết lập tại hệ thống cơ sở cộng với yêu cầu bổ sung mà có thể
được xem xét trong ngân sách bởi vì chúng đáng giá sử dụng thêm
hoặc chúng sẽ không đòi hỏi bất kỳ sự tiêu dùng nào nữa. Thà vứt
bỏ những gì còn lại của phân tích hoặc phớt lờ hoàn toàn những
yêu cầu mà không thể đáp ứng trong thời gian này các nhà thiết kế
nên:
- Giữ những yêu cầu này như một nguồn thông tin để thúc đẩy
tương lai một cách hợp lý.
- Xem xét (muộn hơn trong thiết kế chi tiết) ảnh hưởng của
thiết kế chi tiết về việc làm thuận tiện hoặc kiềm chế sự thúc
đẩy hợp lý mà có thể đáp ứng những yêu cầu này trong tương
lai.
Lựa chọn đường biên giới hệ thống sẽ được làm mẫu trong chương
trình ứng dụng.
- Giới hạn thuộc tính và hoạt động của mỗi đối tượng được làm
mẫu.
- Giới hạn các yêu cầy liên quan khác cần được xem xét trong
thiết kế.
3.3.3. Thiết kế các nhân tố chính và cấu trúc ứng dụng
Mục tiêu chính của thiết kế tổng thể là thiết kế của các nhân
tố ứng dụng chính và một cấu trúc ứng dụng cho các nhân tố này.
Thường thì hai hoạt đông được tiến hành theo cách thức lặp đi lặp
lại.
225
 Thiết kế những nhân tố chính của một hệ thống liên quan đến
việc chọn lựa tập hợp các phần trình diễn tổng mà có thể đại diện
cho các đối tượng (trong các đường biên giới hệ thống được lựa
chọn) trong chương trình ứng dụng.
Theo ISO14915-2, một phần trình diễn liên quan đến việc
tiến hành một hoặc nhiều chuỗi như một phần của hệ thống”. Ví dụ
điển hình của phần trình diễn bao gồm giấy tờ, pano cửa sổ và hộp.
Các ứng dụng TMĐT đáp ứng yêu cầu thực hiện phức tạp
của nhiệm vụ người dùng và nội dung. thiết kế chuyển những yêu
cầu này sang tập hợp đã được tổ chức mà có thể xảy ra trên cửa sổ,
giấy tờ, màn hình, tầm nhìn hoặc các loại phần trình diễn tổng thể
khác. mỗi phần trình diễn nên đáp ứng yêu cầu của tổ chức chịu
trách nhiệm và những người dùng đã được dự định. những yêu cầu
này có thể khác nhau đáng kể hoặc thậm chí mâu thuẫn với cái
khác, như đã được đề cạp ở phần trước của chương này trong phần
thiết kế một thế giới điện tử tin cậy.
Hầu hết phần trình diễn thổng thể chung trong một chương
trình ứng dụng TMĐT là trang web. Trang web trình diễn nội dung
(thuộc tính của đối tượng cho phép người dùng tương tác với hoạt
động của chúng. Trang web có thể được chia thành nhiều pano khi
hai hoặc nhiều chuỗi nội dung chính có thể được sử dụng với nhau
và có thể cũng được sử dụng theo một cách riêng. Trang web và
các pano sử dụng thanh cuận cho phép người dùng truy cập nhiều
nội dung và tương tác hơn để làm tích hợp giới hạn phần cứng của
226
một giới hạn màn hình vật thể.
Mỗi phần trình diễn có thể được thiết kế như một đối tượng
trong mạng lưới của các đối tượng tương tác với nhau. Khó khăn
lớn nhất là làm thế nào để liên kết những đối tượng này với những
đối tượng khác.
Các nhà thiết kế cũng nên xem xét năng lực giới hạn của thiết
bị máy tính cầm tay mà có thể được sử dụng để truy cập các
website TMĐT.
Chú ý: hàng loạt các phần trình diễn yêu cầu các đối tượng
bên ngoài (ngoài những cái đã được xác định trong phân tích) để
cho phép người dùng sử dụng hoặc cá nhân hóa việc sử dụng phần
mềm ứng dụng. những đối tượng này có thể cung cấp cái nhìn tổng
quát và bản đồ của cấu trúc ứng dụng, xử lý an toàn truy cập và cá
nhân hóa ứng dụng.
Mặc dù nội dung có nghĩa và đặc biệt đường biên giới hợp lý
nhưng phần trình diễn có sự hiện thực vật thể, bao gồm đường biên
giới vật thể mà có thể sẵn sàng truy cập bởi kiểm soát điều hướng.
Các phần trình diễn bao gồm cả nội dung thông tin và kiểm soát sự
điều hướng và các liên kết cho phép người dùng truy cập nội dung
thông tin này. Theo ý tưởng chúng bao gồm các mẫu thông tin đầy
đủ cùng với cấu trúc liên quan đến nội dung này với cái khác.
Trong giai đoạn này các yêu cầu cần được phân bổ tới phần
trình diễn mà không cần thiết kế các phần này để đáp ứng yêu cầu
cụ thể như thế nào. Các phần trình diến nên:
227
 Đáp ứng nội dung và yêu cầu cần thiết của mọi nhóm người
dùng (trong vòng đường ranh giới hệ thống đã được lựa chọn).
Giới thiệu mọi đối tượng mà người dùng cần để tương tác ở
một diểm nhất định trong ứng dụng.
Thiết kế cấu trúc ứng dụng liên quan đến việc làm thế nào để
những nhân tố chính trong chương trình ứng dụng sẽ tương tác với
nhau. Cấu trúc này cần đáp ứng được mọi nhiệm vụ, người dùng và
mẫu nội dung trong vòng ranh giới thiết kế.
Nhiều chương trình ứng dụng đặc biệt là hầu hết các chương
trình TMĐT có thể phức tạp đến nỗi mà hầu hết người dùng/nhiệm
vụ chỉ sử dụng một phần của ứng dụng đầy đủ. Vì vậy, cấu trúc này
thật ra là sự kết hợp của nhiều cấu trúc được sử dụng bởi mỗi người
dùng và nhiệm vụ của nó. cấu trúc bổ sung liên qua tới cấu trúc “tự
nhiên” và cấu trúc “truyền thống” nội dung không kể đến người
dùng và nhiệm vụ.
Người ta mong muốn rằng cấu trúc ứng dụng càng thích hợp
với thế giới thưch càng tốt. tuy nhiên, sự khác biệt có thể giới hạn
hạm vi thích hợp bao gồm:
- Sự khác nhau trong yêu cầu/mong muốn của người dùng
khác nhau.
- Sự khác nhau trong yêu cầu của những nhiệm vụ khác nhau.
- Sự khác nhau trong cấu trúc tiềm năng của người dùng.
- Các công cụ thiết kế truyền thống đã được sử dụng trong ứng
dụng.
228
 - Sự hạn chế về công nghệ
- Sự phúc tạp liên quan đến nỗ lực thõa mãn nhu cầu của tất cả
mọi người và các nhu cầu khác
Những cố gắng trong việc sử dụng nguyên tắc tổ chức có trất
tự gần như thất bại để tạo ra một thiết kế vừa ý.
Các cấu trúc dựa vào yêu cầu của một nhóm người dùng có
thể không phù hợp yêu cầu của nhóm khác.
Các cấu trúc dựa vào nhiệm vụ có thể không phù hợp với
nhiệm vụ khác.
Các cấu trúc dựa vào yêu cầu nội dung có thể không phù hợp
với yêu cầu của nhiều nhóm người dùng, nhiệm vụ hoặc tiếp cận
nội dung.
3.3.3.1 Sử dụng nội dung như một cơ sở cho các phần trình
diễn
ISO 14915-2 cung cấp một cơ sở cho cấu trúc của TMĐT (và
truyền thông đa phương tiện khác) các hệ thống dựa vào các mẫu
nội dung mà có thể được sử dụng để đáp ứng một hoặc nhiều yêu
cầu. Nó đề nghị phối hợp các mẫu nội dung này trong một cấu trúc
của các phần trình diễn tạo ra khả năng truy cập với một cấu trúc
thích hợp. Nó hướng dẫn cả việc lựa chọn nội dung phù hợp và cấu
trúc phù hợp đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và người dung khác nhau.
Các ứng dụng có thể được xây dựng từ các mẫu nội dung có
quy mô phù hợp. nội dung được lựa chọn tạo ra:
Một cấu trúc nội dung định rõ mối quan hệ giữa các vùng nội
229
dung riêng lẻ và xác định yêu cầu điều hướng giữa chúng.
Các vùng là các phần của nội dung và phù hợp với các khái
niệm quan trọng của nội dung
Kích thước của các mẩu nội dung riêng lẻ được xác định bời
nhiều yêu cầu khác nhau và chỉ giữ lại những mẩu nội dung có quy
mô như chúng đã có trong phân tích. Ngoài nội dung được tổ chức
để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ và người dung (như đã xác định
trong phân tích), các tiếp cận khác nhau đối với nội dung cấu trúc
có thể hữu ích đối với cấu trúc hệ thống TMĐT và tạo điều kiện
thuận lợi cho học tập và nghiên cứu.
Các nhà thiết kế có thể các định tất cả các cách tiếp cận phù
hợp đối với cấu trúc nội dung bằng việc đặt ra câu hỏi “cách tiếp
cận nào là cần thiết cho nhiệm vụ của ứng dụng?”, “cách tiếp cận
nào người dung cần hoặc muốn sử dụng để khai thác truyền thông
đa phương tiện?”. những người cung cấp thông tin khác nhau có
thể tổ chức nội dung theo những hướng khác nhau dựa trên cơ sở
các cách tiếp cận khác nhau.
Có nhiều cách tiếp cận đối với cầu trúc nội dung, bao gồm:
- Cấu trúc dựa vào nhiệm vụ- cấu trúc nội dung được xác định
bởi cấu trúc nhiệm vụ của ứng dụng. Như đã bàn ở trên,
người dung khác nhau có thể đòi hỏi cấu trúc nhiệm vụ khác
nhau dựa vào các tập hợp nhiệm vụ hoàn toàn sẵn có và sự
khác nhau của những người dung khác nhau.
- Cấu trúc truyền thống - nội dung được tổ chức theo cách
230
 truyền thống bởi các nhà nghiên cứu trong các lĩnh vực phục
vụ cho công tác giảng dạy. cấu trúc truyền thống có thể bao
gồm một hoặc nhiều cách tiếp cận cấu trúc khác hay có thể
chỉ là sự sắp xếp ngẫu nhiên những cái đã được sử dụng từ rất
lâu.
- Cấu trúc sắp xếp lịch sử- nội dung được sắp xếp theo thứ tự
phát triển hoặc khám phá ra nó. Cách sắp xếp này không cần
trật tự tuyến tính hoàn toàn vì sự phát triển hoặc khám phá
dung để làm vật quy chiếu.
Trình tự của cấu trúc sử dụng- cấu trúc sắp xếp theo thứ tự
người dung mong đợi để ứng dụng nội dung. Các nhóm khác của
người dung có thể đòi hỏi các cấu trúc khác nhau lien quan đến nội
dung khác nhau.
Cấu trúc dựa vào tầm quan trọng- cấu trúc được sắp xếp theo
trật tự tầm quan trọng của những nội dung khác nhau. những người
dung khác nhau có thể yêu cầu các cấu trúc khác nhau liên quan
đến những nội dung khác nhau để phù hợp với sự khác nhau về tầm
quan trọng.
Tính thường xuyên của cấu trúc sử dụng- cấu trúc được sắp
xếp theo trật tự đánh giá mức độ quan trọng tương đối của nội dung
khác nhau đối với người dung. người dung khác nhau có thể yêu
cầu cấu trúc khác nhau liên quan đến mẫu nội dung khác nhau đê
phù hợp với sự khác nhau về tính thường xuyên sử dụng.
Cấu trúc theo trật tự chữ cái- nội dung được tổ chức theo trật
231
tự chữ cái dựa vào bảng chú giải ký hiệu. cấu trúc này cần thẳng
hang vì nhiều khoanh có thể chỉ dẫn người dung đến các bảng ký
hiệu khác nơi mà những thông tin liên quan mong muốn được tìm
thấy.
Cấu trúc nhóm hợp lý- nội dung được tổ chức theo nhóm dựa
trên một số tập hợp khái niệm chính. Các khoanh riêng lẻ của nội
dung có thể xuất hiện ở nhiều địa điểm trong một cấu trúc như vậy.
Cấu trúc theo lớp- nội dung được tổ chức tử tổng quát đến cụ
thể hoặc cụ thể giống như cấu trúc các lớp của đối tượng. Tương tự
như cấu trúc của công trình phần mềm các lớp đối tượng. Các lớp
cấu trúc này được sử dụng trong giáo dục để nâng cao hiểu biết.
Chú ý: cho phép người dung truy cập dễ dàng tới những
chuyển mạch giữa các tiếp cân khác nhau là điều cần thiết. việc này
thường được thực hiện bằng việc sử dụng 1 pano đặt tại một vị trí
của webside.
Khi tất cả các tiếp cận thích hợp được xác định, nội dung có
thể được chia thành nhiều mẩu nội dung riêng biệt thích hợp với
những nhân tố riêng biệt phù hợp với cấu trúc cụ thể. Các mẩu nội
dung này thường nhỏ hơn hoặc bằng những khoanh đã xác định
trước đây. những khoanh này có thể chứa đựng:
- Nội dung chi tiết
- Cấu trúc nội dung cung cấp hướng dẫn tóm tắt, so sánh hoặc
những thứ khác giúp tổ chức các mẩu nội dung.
- Cả nội dung chi tiết không được xác định và nội dung cấu
232
 trúc
Cấu trúc kết hợp có thể được thiết kế để đáp ứng yêu cầu của
các tiếp cận riêng biệt khác nhau đối với cẫu trúc nội dung. Điều
này liên quan đến việc xác định sự chồn chéo giữa các mẫu nội
dung đã được xác định bởi mỗi tiếp cận cấu trúc cá thể và việc
phân chia chúng thành các khoanh nhỏ hơn ở những chỗ cần thiết.
Một mẫu nội dung đơn có thể đáp ứng đáp ứng hoàn toàn một
hoặc nhiều nhu cầu của một hoặc nhiều nhóm người dung để hoàn
thành một hoặc nhiều nhiệm vụ nên được chứa dựng trong giai
đoạn tổng thể của chính nó như được minh họa ở hình 3.2. nơi mà
khoanh này có thể đáp ứng nhu cầu khác nhau của các nhóm người
dung/ nhiệm vụ khác nhau, phần trình diễn này có thể được liên kết
với các cấu trúc khác nhau để khiến cho các truy cập trở nên dễ
dàng.
Một mẫu nội dung được sử dụng trong một phần trình diễn
có thể cũng được trình diễn trong một phần trình diễn khác nếu nó
cần thiết được sử dụng trong việc phối hợp với một khoanh nội
dung khác cho một số người dung và công việc như được minh họa
trong hình 10.3. theo cách này, cả các phần trình diễn được làm
thích ứng để đáp ứng yêu cầu cụ thể của người dung hoặc nhiệm vụ
của họ mà không cần cung cấp quá ít hay quá nhiều nội dung.
Trong khi nội dung này có thể được trình diễn theo nhiều cách để
đáp ứng nhu cầu khác nhau, nó sẽ được lưu trử trong một nơi đơn
lẻ trong ứng dụng để đảm bảo rằng mọi dự thay đổi được thực hiện
233
đối với nội dung thì được ứng dụng với mọi vị trí mà nội dung
được trình diễn.
Một khoanh có thể được chia thành các mẫu nội dung riêng
biết nếu chỉ một phần của một khoanh được sử dụng để thõa mãn
hoàn toàn yêu cầu của một hoặc nhiều nội dung khác nhau. một
mẫu nội dung có thể được chia thành hai khoanh nếu không có sự
chồng chéo yêu cầu của nội dung như được minh họa ở hình 3.4
hoặc thành ba nếu có một số nhu cầu chồng chéo mà một số yêu
cầu chống chồng chéo với các phần của nội dung được minh họa ở
hình 3.5

Hình 3.2. Mối quan hệ 1-1 giữa nội dung và phân khúc trình
diễn

234
Hình 3.3 Một nội dung được sử dụng trong hai phân khúc
trình diễn

Hình 3.4 Sự chia tách một nội dung thành hai nội dung
không trùng lắp

235
 Hình 3.5 Sự chia tách một nội dung được sử dụng trùng lắp
Chú ý: trong suốt quá trình thiết kế không phải không
thường xuyên xảy ra các yêu cầu sẽ được nhận ra là đã bị bỏ quên
trong phân tích. Trong quá trình của các phần trình diễn được xác
định các yêu cầu cho các mẫu nội dung (các nhóm người sử dụng
nhiệm vụ và công cụ) có thể được xác định bị bỏ sót trong phân
tích.
3.3.3.2 Hình thành nội dung truy cập
Các phần trình diễn được xác định ở trên cần được tổ chức để
chúng có thể được sử dụng để đáp ứng nhu cầu liên quan đến nội
dung khác nhau.
Các nhà thiết kế cần xác định các liên kết cần thiết cho phép
truy cập giữa phần trình diễn và đáp ứng nhu cầu của các tiếp cận
cấu trức khác nhau đã được xác định cho hệ thống. Bởi vì những
liên kết trong các trang web chỉ đi theo một hướng, các cặp liên kết
thường được yêu cầu. mỗi phần trình diễn nên được xem xét riêng

236
lẻ để đảm bảo rằng mọi liên kết được đòi hỏi bắt đầu với cái được
xác định.
Các phần trình diễn liên quan đến nội dung bổ sung nên được
xác định để tổng kết hoặc tổ chức nội dung chi tiết sẵn sàng xác
định và sẽ giúp người dùng xác định và sử dụng cách tiếp cân khác.
Các ví dụ của các phần trình diễn như vậy bao gồm các bản nội
dung cho mỗi tiếp cận ngữ nghĩa và một trang chủ hoặc tập hợp
trang chủ của các web
Cấu trúc thích hợp của các phần trình diễn có thể cung cấp
người dung với khả năng sử dụng bất kỳ một tiếp cận cấu trúc thích
hợp( hoặc phối hợp của các tiếp cận thích hợp để khai thác nội
dung các ứng dụng đa phương tiện.
Người dung có thể mong muốn truy cập các mẩu nội dung
riêng lẻ cho dù những khoanh này được thực hiện và trình diễn như
thế nào. Đáp ứng những yêu cầu liên quan đến thiết kế có thể đưa
người đung đến cả phần trình diễn (là các phần của thiết kế ứng
dụng) và các mẩu nội dung cụ thể (trong phần trình diễn) và thường
liên quan đến việc cung cấp khả năng nghiên cứu, ngoài ra còn
cung cấp các nghiên cứu cụ thể.
Việc hướng dẫn thiết kế các cấu trúc điều hướng tạo điều
kiện thuận lợi cho người dung để truy cập đã được cung cấp trong
ISO 14915-2.
Các nhà thiết kế nên đánh giá cấu trúc phần trình diễn dựa
vào nội dung và các liên kết để xác định xem nó đáp ứng được các
237
yêu cầu đã được định trước:
Cung cấp nội dung đã được yêu cầu bởi nhiệm vụ bao gồm:
- Nhiệm vụ được xác định bởi người cung cấp thông tin
- Nhiệm vụ được yêu cầu bởi người tiếp nhận thông tin
- Các nhiệm vụ gia tăng liên quan đến hệ thống nhằm hỗ trợ
việc khai thác và định hướng nội dung
Cung cấp nội dung liên quan đến người dung bao gồm:
- Thông tin tài khoản khách hang/ người bán
- Việc tiếp cận người dung cụ thể và thông tin đảm bảo
- Nội dung liên quan đến người sử dụng riêng lẻ như các đơn
đặt hang, hóa đơn.
Chú ý: nội dung liên quan đến người dùng được bao gồm
nhiều hơn đối tượng người dùng, bởI vì hệ thống giống khuôn mẫu
người sở hữu vật thể
Nếu bất kỳ một phần trình diễn nội dung được đòi hỏi hoặc
liên kết nào bị bỏ sót họ nên thêm tại thời điểm này.
3.3.3.3 Việc bổ sung công cụ cho việc sử dụng nội dung
Tại thời điểm này nên tập trung vào các thiết kế nội dung để
đảm bảo các yêu cầu khác nhau TMĐT liên quan đến việc trình
diễn giữa người dung với nội dung. Công cụ cho phép người dung
tương tác với nội dung là quá trình giao dịch kinh doanh. Các công
cụ sử dụng giúp máy tính thực hiện và trợ giúp thực hiện nhiệm vụ.
Một số công cuh đòi hỏi phần mềm trình diễn riêng biệt:
- Các công cụ cụ thể đối với mẫu nội dung đơn thực hiện 1
238
 phần trình diễn mà có thể kết hợp chặt chẽ với phần trình
diễn đó.
- Các công cụ được sử dụng trong hơn một phần trình diễn
thường đòi hỏi phần trình diễn chính (cho dù nó được thực
hiện như một màn hình hay pano của một cửa sổ hay hộp
thoại) liên kết với tất cả các phần mềm trình diễn đòi hỏi
công cụ.
- Các phần trình diễn bổ sung có thể cung cấp cho người dung
một bản chú dẫn những công cụ khác nhau
3.3.3.4 Giới hạn tiếp cận
Việc giới hạn tiếp cận có thể được tiến hành để kiểm soát tiếp
cận các phần của website và nội dung lựa chọn để mang lại sự an
toàn cho dữ liều khi chuyển phát giữa người dung và website.
Để tiếp cận với mọi phần trình diễn TMĐT thì rất hiếm khi
phù hợp.
Tiếp cận các phần trình diễn thông tin cá nhân nên bị giới
hạn:
- Những cá nhân hay tổ chức sỞ hữu thông tin cá nhân
- Những người trong tổ chức sở hữu hệ thống TMĐT có nhu
cầu chính đáng để tiếp cận thông tin này
- Tiếp cận với các giai đoạn ghi chép thông tin:
- Nhân viên kế toán và nhà quản lý trong tổ chức sở hữu hệ
thống TMĐT có nhu cầu chính đáng để tiếp nhận thông tin
này.
239
 - Tiếp cận với các giai đoạn thông tin về giá và việc buôn bán
nên bị giới hạn tới:
- Nhân viên thị trường và nhà quản lý trong tổ chức sở hữu hệ
thống TMĐT. người có nhu cầu chính đáng tiếp cận thông tin
này.
Sự hạn chế tiếp cận gia tăng có thể xác định dựa trên chính
sách của tổ chức để giới hạn truy cập nội dung. những nội dung này
là một phần của sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức.
Người dung đươc yêu cầu để xác định tên người dung và mật
khẩu để dành quyền truy cập các trình diện bị hạn chế.
Các mối quan tâm riêng tư yêu cầu mức độ an toàn cao hơn
để bảo vệ dữ liệu trong quá trình chuyển đổi giữa máy tính người
dung và máy tính tổ chức. Loại bảo vệ điển hình này được cung
cấp thông qua việc sử dụng công nghệ máy chủ an toàn.
Thiết kế tổng thể nên xem xét yêu cầu giới hạn truy cập với
mỗi phần trình diễn. một số người dung yêu cầu truy cập tới một số
nột dung đã được lên kế hoạch của một phần trình diễn, người thiết
kế có thể chia nhỏ phần trình diễn hoặc tạo ra các phần trình diễn
thay thế để kiểm soát và cung cấp truy cập công nghệ phù hợp cho
giới hạn truy cập (đề cập ở phần sau)
3.3.3.5 Phần trình diễn là những đối tượng web
Khi một tập hợp các trình diễn và liên kết được thiết lập, mỗi
phần trình diễn sẽ được thực hiện như những đối tượng web cụ thể
(giấy, pano cửa sổ, hộp thoại...) trong khi các thiết kế cụ thể của
240
đối tượng liên quan đến thiết kế chi tiết, thiết kế tổng thể xác định
những trường hợp người dung mong muốn truy cập đồng thời tới
nhiều phần trình diễn cùng một lúc. việc thừa nhận những trường
hợp như vậy sẽ dẫn tới sự phát triển trong một chiến dịch chung mà
có thể được sử dụng trong suốt thiết kế chi tiết. chiến lược như vậy
liên quan đến việc sử dụng các loại thiết kế chung khác.
3.3.4 Miêu tả các phần trình diễn
Thiết kế tổng thể có thể được xem như một tập hợp miêu tả
trình diễn. bảng 10.1 cung cấp những gợi ý chính thức cho việc
miêu tả tổng thể các phần trình diễn.
Lựa chọn đầu tiên của việc mô tả này xác định và chỉnh sửa
phần trình diễn. Cần thực hiện việc chăm sóc để phân biệt các giai
đoạn liên quan đến nội dung tương tự. sự chỉnh sửa này có thể bao
gồm cả sự miêu tả các phương pháp duy nhất hoặc các trường hợp
sử dụng được định hướng ở phần trình diễn.
Phần thứ 2 của việc miêu tả liên kết phần trình diễn với các
yêu cầu mà nó hướng tới. Nó liên kết các yếu tố phân tích nhiệm vụ
người dung, nội dung và công cụ (các yêu cầu chính thức được
dịch trực tiếp ở phần 3 của miêu tả).
- Mối quan hệ nội dung được liệt kê đầu tiên để nhận ra mối
quan hệ giữa phần trình diễn và cấu trúc nội dung.
- Việc liệt kê người dung và nhiệm vụ bao gồm tất cả người
dùng và nhiệm vụ mà có thể tận dụng phần trình diễn này,
không chỉ là những phần trình diễn rõ ràng nhất.
241
 - Việc liệt kê công cụ tập trung vào những công cụ đã được
thay thế (hoặc đã được sao lại bởi mẫu nội dung). Nó không
cần liệt kê những cng cụ đã được thay thế hoặc sao lại bởi các
phần trình diễn khác.
Bảng 3.1 Một định dạng cho mô tả phân khúc trình diễn bậc cao
Mỗi một phân khúc nên có một
cái tên duy nhất, có nghĩa như là
Tên Phân khúc
một tiêu đề khi phân khúc được
giới thiệu
Giải trình một cách ngắn gọn (từ
1 đến 3 dòng) cho lý do khác
Giải trình
biệt của phân khúc với những
phân khúc khác
Yêu cầu
Nội dung mà phân khúc bao
Tên, tên …
hàm
Người dùng phân khúc phục vụ Tên nhóm, tên nhóm …
Tác vụ phân khúc cung cấp Tên tác vụ, tên tác vụ …
Công cụ mà phân khúc thay thế Tên công cụ, tên công cụ …
Thiết kế
Kết nối tới công cụ/phân khúc
Tên của phân khúc kết nối …
khác
Những thuộc tính, đặc điểm nội
Tên đối tượng, thuộc tính …
dung trong phân khúc
Hoạt động thực hiện thông qua
Tên đối tượng, tên hoạt động …
sự tương tác với phân khúc
Không/giới hạn việc xác định
Giới hạn truy cập
người dùng/khác
Những yêu cầu đồng thời hay
Không/chỉ định bất kì
yêu cầu khác
Ghi chú thêm

242
 Phần 3 của việc mô tả cung cấp thông tin thiết kế tổng thể về
phần trình diễn.Việc phân tích được kết hợp chặt chẽ trong các
phần trình diễn trực tiếp hoặc liên kết với các phần trình diễn bổ
sung.
- Các liên kết tới phần trình diễn khác được xác định đầu tiên
và không cần cụ thể như thuộc tính đã hoạt động.
- Các thuộc tính đã hoạt động có thể được đặt tên dưới dạng
{tên đối tượng. Tên thuộc tính} và {tên đối tượng. Tên hoạt
động}. Điều này cho phép người thiết kế nhận ra rằng những
phần trình diễn có thể kết hợp với các thuộc tính và hoạt động
của nhiều đối tượng (đã được xác định trong phân tích) trong
một chuỗi trình diễn đơn.
- Giới hạn truy cập và sự trùng hợp hoặc các yêu cầu có thể
cung cấp các thông tin khác về yêu cầu thiết kế tập thể.
Các thông tin khác rất hữu ích để giả thích thiết kế tổng thể,
có thể được bổ sung trong phần chú ý miêu tả. Những loại chú ý
như vậy có thể thay đổi đáng kể các thiết kế.
Trong khi đồ họa được sử dụng để minh họa mối quan hệ
giữa các phần giới thiệu khác nhau, minh họa các phần của một hệ
thống thì tốt hơn so với việc cố gắng minh họa tất cả các phần trình
diễn và liên kết trong những biểu đồ đơn.
3.4 THIẾT KẾ TỔNG THỂ CỦA GIAO DỊCH KINH
DOANH
Đánh giá một cách lạc quan hoạt động liên quan đến giao
243
dichk kinh doanh để đảm bảo rằng thiết kế mỗi hoạt động hỗ trợ
việc di chuyển của người dung hướng đến sự thực hiện các giao
dịch hiện tại và tươgn lai. thiết kế tốt liên quan đến việc phối hợp
các phần của hoạt động kinh doanh khác trong một phần trình diễn
đơn.
Phần này xem xét các ví dụ của việc giao dịch mua bán kinh
doanh điển hình bởi hệ thống TMĐT.
3.4.1 Hỗ trợ máy tính giao dịch bởi các hệ thống truyền
thống
Các hệ thống truyền thống (các hệ thống tiền TMĐT như đã
đè cập ở chương 1) có xu hướng sử dụng máy tính hỗ trợ mượn
hang loạt các hoạt động kinh doanh liên quan đến giao dịch kinh
doanh. điều này liên quan đến việc sử dụng máy tính để lưu lại các
chi tiết của việc bán hang và hóa đơn thanh toán liên quan đến quá
trình (sự thực hiện giao dịch kinh doanh) và phân tích kết quả của
những hoạt động này (việc sau khi thực hiện giao dịch kinh doanh)
các hệ thống truyền thông hỗ trợ nhận dạng sản phẩm (sự nhận
dạng giao dịch kinh doanh) khả năng này bị hạn chế và chỉ sẵn
sang đối với nhân viên tổ chức sở hữu hệ thống. thường thì việc hỗ
trợ máy tính cho mỗi hoạt động kinh doanh cụ thể này được cung
cấp bởi hệ thống phần mềm riêng.

244
 Hình 3.6. Tính toán truyền thống và xử lý
một giao dịch kinh doanh
Thiết kế tổng thể trong thiết kế truyền thống thường tập trung

245
vào thiết kế hoạt động và người dung đơn. Ví dụ thiết kế tổng thể
của hệ thống đầu vào bán hang tập trung hướng dẫn người dung
(thường là đại diện bán hang) điền vào đơn hang. thiết kế hệ thống
bổ sung thường dựa vào đồ tạo tác trước máy tính như bản in bán
hàng trước máy tính. để đơn giản trước thiết kế chúng yêu cầu
người dung làm theo các bước khuôn mẫu. Trong khi chuỗi hoạt
động này đáp ứng yêu cầu truy cập đơn hang hoàn thiện. Nó không
phù hợp với yêu cầu điền đơn bán hàng. Ví dụ chi tiết của sản
phẩm được thiết lập trước khi cân nhắc nơi sản phẩm được chuyển
đến. Đại diện bán hàng sẽ điền mọi thông tin đơn hàng được viết
đầu tiên bởi nhiều hệ thống truyền thống. Tuy nhiên hệ thống chỉ
sử dụng trong tổ chức, nhân viên tổ chức có thể bị buộc phải chịu
đựng giới hạn thiết kế. Thiết kế truyền thống của một hệ thống đầu
vào bán hàng được minh họa ở hình 3.6.
Ví dụ, người dùng luôn muốn có thể chọn lựa sản phẩm họ
muốn đặt hàng trước khi chắc chắn. Sau đó, một khi quyết định
mua hàng đã được đưa ra, họ lại muốn rằng thông tin này sẽ được
tự động đưa vào đơn hàng. Điều này liên quan đến việc cung cấp
một liên kết trực tiếp giữa xác định giao dịch kinh doanh và hiện
thực hóa giao dịch, và thậm chí nó còn có thể hoàn thành một phần
hiện thực hóa giao dịch trước khi hoàn thành việc xác định mà
trước kia là một phần của kế hoạch giao dịch kinh doanh. Hệ thống
TMĐT nếu như được thiết kế dựa trên hệ thống nhập doanh số
truyền thống có thể tìm kiếm được rất nhiều khách hàng tiềm năng
246
và yêu cầu họ tự xác định nhu cầu bản thân trước khi xác định sản
phẩm mong muốn.
3.4.2. Bổ sung TMĐT vào hệ thống kế thừa
Những vấn đề có thể xảy ra khi một tổ chức cố sử dụng một
hệ thống kế thừa như là cơ sở để phát triên một hệ thống TMĐT.
Một tổ chức mong muốn sử dụng hệ thống TMĐT kế thừa có thể
đảm bảo dữ liệu đi qua sẽ chính xác và hiệu quả giữa hai hệ thống
và trình tự xử lý sẽ đạt được nhu cầu của người dùng.
Giao tiếp vói hệ thống tính toán và những hệ thóng kế thừa
liên quan kiểu khác có thể có những vấn đề nghiêm trọng. Nhiều
nhà phát triển của các gói phần mềm đã sử dụng những file hệ
thống độc quyền, những file chỉ sẵn sàng với những chương trình
tương tự. Mối quan tâm công nghệ liên quan tới giao diện của hệ
thống kế thừa được đưa ra ở chương 12.
Khi mà dữ liệu được chuyển đi cần làm việc với hệ thống kế
thừa, giao diện người dùng của chúng thiết có thể không phù hợp
cho việc sao chép với hệ thống TMĐT. Điều này bao gồm cả thiết
kế chi tiết của từng phân khúc trình diễn riêng lẻ và sự sắp xếp, cấu
trúc của những phân khúc này. Thiết kế bậc cao của hệ thống
TMĐT, cho dù là giao tiếp với hệ thống kế thừa hay không, nên tập
trung vào nhu cầu của những nhóm người dùng khác nhau. Điều
này có thể bao gồm việc cung cấp nhiều phân khúc trình diễn để
giải quyết cùng một nội dung theo nhiều cách cho một và nhiều
nhóm người dùng.
247
 3.4.3 Thiết kế giao diện TMĐT điển hình
Trong mục này chúng ta sẽ tìm hiểu về thiết kế hệ thống
TMĐT, hệ thống có thể hướng khách hàng đến quyết định mua.
Việc thiết kế đàm phán và hiện thực hóa giao dịch mua sẽ được đề
cập đến ở mục sau. Trong khi bàn về những đặc điểm chung của
một số các trang web TMĐT đã thành công, cần phải cẩn trọng
trong việc thiết kế một trang web TMĐT cụ thể để có thể đạt được
những yêu cầu của một phân tích triệt để và không bắt chước
những trang web khác. Việc cẩn trọng cần đặc biệt lưu ý khi các
trang web được lập ra đều có lợi thế cạnh tranh đáng kể để đảm bảo
cho sự thành công của nó.
Thiết kế giao diện cần phải khuyến khích khách hàng tham
quan và mua sắm. Thiết kế này thường bao gồm ba hoạt động kinh
doanh trong quá trình lên kế hoạch giao dịch, xác định giao dịch và
hoạt động sau giao dịch vào một số trang web có liên kết khác.
Hình 3.7 minh họa một điển hình kinh doanh điện tử có thể
hoàn thành mục tiêu của mình như thế nào. Các trang web được
biểu diễn trong các khung nét liền. Đường đứt nét liên kết các chức
năng cơ bản với các trang web khác nhau mang nó. Mũi tên đứt nét
thể hiện số trang web có thể cho phép, khuyến khích khách hàng
lựa chọn sản phẩm mua và khả năng mua thực sự.

248
Hình 3.7. Thiết kế giao diện của một hệ thống TMĐT điển hình
Khuyến khích khách hàng tham quan trang web cần nhiều
hơn là chỉ một Trang chủ. Cần phải có càng nhiều càng tốt các
trang chào đón vào dễ tiếp cận cho người sử dụng. Mỗi trang nên
thỏa mãi được một nhu cầu nào đó và nên có liên kết với các trang
249
khác trong cùng một website để thỏa mãn các nhu cầu có liên quan.
Ngoài việc đảm bảo rằng các thiết kế trực quan của trang web sẽ
hấp dẫn và hữu ích (sẽ được bàn đến ở phần dưới), mỗi trang có thể
có một từ khóa mô tả hữu dụng gắn liền với nó để hỗ trợ các công
cụ tìm kiếm trang web có thể tìm thấy mình. Bằng cách này càng
nhiều công cụ tìm kiếm sẽ hướng cho càng nhiều khách hàng tiềm
năng đến với trang web. Những mô tả này có thể được phát triển từ
các mô tả phân khúc trình diễn được tạo nên như một phần của
thiết kế cao cấp.
Dù có hay không có sự hỗ trợ của các công cụ tìm kiếm thì
hy vọng người dùng có thế tìm được một trang web là không đủ.
Các tổ chức cần phải quảng bá trang web của mình ở bất kỳ nơi
nào có thể. Trong khi việc quảng bá này là vượt quá khả năng của
cuốn sách nhưng sẽ là một việc thực sự cần thiết để có được quạ
quan tâm của người sử dụng đối với website. Thông tin về tổ chức
sẽ giúp người sử dụng đánh giá tổ chức trên khía cạnh là nhà sản
xuất và phân phối sản phẩm, dịch vụ. Thay vì chỉ được liên kết với
trang chủ, cần phải hướng người sử dụng đến với thông tin về các
dòng sản phẩm được giới thiệu trực tuyến của tổ chức.
Trang chủ vẫn là những trang dễ tìm nhất bởi vì chúng được
đặt vào những địa chỉ đơn giản nhất (ví dụ:
www.savorthecup.com). Chúng biến đổi một cách rất linh hoạt.
Những trang đặt tên của tổ chức và hướng người dùng theo một
đường dẫn đến một trang khác trước khi họ có thể làm bất kỳ một
250
thao tác nào thì đang làm lãng phí thời gian của khách hàng. Các
trang web này đặc biệt làm khách hàng khó chịu nếu như chúng phí
thời gian vào các thứ đồ họa hay hình động tốn thời giờ trước khi
cho phép người dùng tiếp tục truy cập. Trang chủ cần phải chào
đón người dùng và đưa ra cách tiếp cận đơn giản cho phần chính
của website. Cách tiếp cận đơn giản này có thể được nâng cao bằng
việc cho phép người dùng tìm kiếm trên website nội dung mong
muốn từ trang chủ.
Thông tin về tổ chức sẽ được dùng để bổ sung cho thông tin
về sản phẩm, chủ yếu dành cho các giao dịch kinh doanh đã được
thực hiện, những thông tin này sẽ thuyết phục được những khách
hàng tiềm năng rằng doanh nghiệp sẽ cung cấp cho họ tất cả những
sự giúp đỡ mà họ cần. Thêm vào đó, thông tin hỗ trợ sản phẩm có
thể hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm và khuyến khích
khách hàng mua sản phẩm đó.
Trong khi các danh mục hàng hóa được in ra hạn chế việc in
một sản phẩm tại nhiều vị trí thì danh mục hàng hóa trực tuyến lại
có thể sử dụng cấu trúc mạng lưới liên kết để giúp khách hàng tìm
được sản phẩm mong muốn. Cấu trúc của một danh mục hàng hóa
trực tuyến có thể được phát triển bằng cách kết hợp các cách thức
khác nhau mà người dùng mong muốn để tìm kiếm sản phẩm. Một
khi cấu trúc đã được thiết kế thì nguồn cở sở dữ liệu có thể dùng để
tự động tạo lập và cập nhật cấu trúc có sẵn cho người sử dụng.
Khả năng tìm kiếm cơ bản ở trang chủ sẽ giúp người dùng
251
tìm sản phẩm hay các thông tin khác mà họ cần. Tuy nhiên, khả
năng tìm kiếm sản phẩm nâng cao là cần thiết chi khách hàng có
thể dễ dàng sử dụng kết hợp các tiêu chí để tìm một sản phẩm phù
hợp nhất cho nhu cầu của mình. Những tìm kiếm phức tạp này nên
được giải quyết trong chính trang web đang được mở. Người sử
dụng nên được cho phép dễ dàng chuyển đổi giữa tìm kiếm và sử
dụng danh mục hàng hóa.
Thông tin về sản phẩm có thể được cung cấp ở các mức độ
khác nhau của chi tiết kỹ thuật, như đã được chỉ ra ở Hình 3-7 bằng
các hình chồng lên nhau. Khi thực hiện bước đầu tiên tiếp cận
thông tin sản phẩm, người sử dụng thường được đưa đến một trang
trình bày về sản phẩm phổ biến nhất. Họ có thể từ đây đi đến các
trang web khác để tìm kiếm những thông tin chi tiết hơn nếu cần.
Tất cả các trang có mang thông tin về sản phẩm nên khuyến khích
người sử dụng có thể lập tức chọn và mua sản phẩm. Việc cho
khách hàng thấy những lần giao dịch trước của mình là cần thiết để
có thể xác định được những sản phẩm mà họ muốn đặt hàng lại.
Người sử dụng nên có thể dễ dàng đặt hàng lại một hay nhiều hoặc
tất cả những sản phẩm mà họ đã mua trước đây.
Hầu hết các trang giao diện chủ yếu phục vụ việc xác định
giao dịch kinh doanh. Một số hệ thống TMĐT có thể lựa chọn cung
cấp cho người sử dụng sự hỗ trợ trong khâu lập kế hoạch giao dịch
kinh doanh bằng việc giúp họ xác định được những nhu cầu của
mình. Khi sử dụng dịch vụ này, việc xác định nhu cầu cần được
thực hiện bằng cách khuyến khích mua sản phẩm của doanh nghiệp
và không hỗ trợ khách hàng trong việc mua sản phẩm từ các đối
252
thủ cạnh tranh. (các công cụ hỗ trợ người dùng trong việc đánh giá
giữa các sản phẩm cạnh tranh có thể được cung cấp như một sản
phẩm của riêng mình để bán cho cách khách hàng tiềm năng).
3.4.4. Thiết kế quản lý dữ liệu TMĐT điển hình
Thiết kế quản lý dữ liệu xử lý quy trình của một quyết định
mua. Thiết kế này thường kết hợp các hoạt động kinh doanh trong
quá trình đàm phán giao dịch và hiện thực hóa giao dịch vào một số
các trang web có lên kết với nhau. Phần lớn quy trình liên quan đến
thiết kế quản lý dữ liệu đều tương tự như tham gia vào quy trình
nhập doanh số bán hàng của các hệ thống truyền thống. Đáng lưu ý
rằng cả hệ thống truyền thống hay hầu hết các hệ thống TMĐT đều
không liên quan đến số lượng tăng nhanh các đàm phán giao dịch.
Hình 10-8 minh họa cách một điển hình kinh doanh điện tử
có thể đạt được mục tiêu của mình. Khung nét liền biểu thị một hay
nhiều trang web. Khung nét đứt mô tả các hoạt động diễn ra trong
một trang web. Mũi tên biểu thị các liên kết giữa các trang web hay
giữa các phần của trang web. Hình bôi đen bao gồm các trang web
nên được xử lý trong chế độ máy chủ an toàn để đảm bảo tính bảo
mật của thông tin khách hàng trong các giao dịch.
Bước đầu tiên của quy trình quản lý dữ liệu là xác nhận lựa chọn
của khách hàng đã được lưu trong giỏ hàng và lập cách thức vận
chuyển. Việc xác nhận có thể bao gồm việc cho phép khách hàng
trở về trang giao diện và nhập thêm các lựa chọn. Trong bước này
khách hàng thường vẫn vô danh đối với hệ thống. Vì vậy, việc tiến
hành đàm phán thực sự với khách hàng trong khâu này là không
cần thiết. Công khai áp dụng chiết khấu giảm giá và khuyến mại
253
cùng với một số mức giá có thể đối với khách hàng dựa trên sự phù
hợp trên các chương trình này. Tuy nhiên, việc xác định tính thích
hợp trong việc xử lý thông tin khách hàng là việc cần thiết.
Bước qua trang đầu tiên này liên quan đến những thông tin
nhạy cảm được xử lý bằng một máy chủ an toàn. Quy trình an toàn
liên quan đến ba giai đoạn so sánh với các phần nhập liệu bán hàng
truyền thống thường có trang web riêng và một giai đoạn bổ sung
(không bắt buộc đối với khách hàng) cũng nên có trang web riêng.

Hình 3.8. Thiết kế quản lý dữ liệu của một hệ thống kinh doanh
điện tử điển hình
Giai đoạn đầu tiên bao gồm việc thu thập thông tin liên quan

254
đến khách hàng. Việc phân biệt giữa thông tin thiết yếu cho giao
dịch và thông tin tổ chức muốn có từ phía khách hàng là rất quan
trọng. Việc yêu cầu các thông tin không cần thiết từ một khách
hàng có thể dẫn đến thất bại trong quá trình thực hiện giao dịch.
Những trang web yêu cầu bất kỳ thông tin từ khách hàng để cung
cấp một liên kết tới một trang cung cấp chính sách cá nhân của tổ
chức là thích hợp và đáng mong đợi. Các khách hàng đã đăng ký
nên có thể sử dụng mã tài khoản và mật khẩu của mình để tải tất cả
thông tin cơ bản của họ từ cơ sở dữ liệu của tổ chức. Sau đó, họ
cũng nên được phép thay đổi thông tin trong hồ sơ khách hàng hiện
tại hoặc chỉ trong giao dịch. Khách hàng mới nên được khuyến
khích nhưng không bắt buộc trở thành khách hàng “đã đăng ký”
trong khi đang hoàn tất thông tin của họ trong giao dịch này.
Trong khi tổ chức cần giữ vững mọi chính sách cá nhân mà
họ đã thiết lập cũng như pháp luật về quyền cá nhân thích hợp (đã
được đề cập ở chương trước), sẽ là rất thuận lợi cho doanh nghiệp
khi họ muốn có thông tin bổ sung về khách hàng. Việc có thêm
thông tin bổ sung cần được thực hiện bởi một trang web riêng biệt.
Khách hàng có thể được khuyến khích cung cấp những thông tin
này bằng nhiều cách như sử dụng thông tin như là cơ sở cho việc
tính chiết khấu hoặc khuyến mãi đặc biệt trong giao dịch hiện tại
cũng như trong tương lai và sử dụng thông tin để cung cấp dịch vụ
kiểm tra nhanh. Vì giá trị đặc biệt của các thông tin này mà các
trang web khác đặc biệt là các trang thu thập thông tin khách hàng
255
cho lần giao dịch hiện tại nên có những liên kết thuận lợi khuyến
khích khách hàng đăng ký với tổ chức. Những trang được sử dụng
để đăng ký thông tin khách hàng nên có một liên kết tới trang cung
cấp chính sách cá nhân của tổ chức.
Một khi tất cả các khách hàng và thông tin giao dịch khách
được nhập, hệ thống có thể tính toán chiết khấu, phí chuyển hàng,
thuế, tổng số và đưa ra đơn bán hàng hoàn chỉnh cho lần xác nhận
cuối cùng của khách hàng. Ngoài việc chấp thuận đơn đặt hàng
này, khách hàng nên được lưu ý không nên hủy đơn đặt hàng ở
bước này bằng việc quay trở về các bước trước đó và thực hiện bất
kỳ thay đổi nào.
Một khi khách hàng đã chấp nhận đơn hàng, nó trở thành một
hợp đồng ràng buộc. Trang web nên xác nhận rằng đơn hàng đã
được tổ chức chấp nhận và đang được xử lý. Một thư xác nhận bổ
sung có thể được gửi bằng thư điện tử hoặc các cách hàng tới khách
hàng. Khách hàng nên có một bản sao chép (được in hoặc lưu lại)
của đơn hàng đã hoàn tất. Sau đó, khách hàng nên được cung cấp
một đường dẫn để trở về trang chủ của tổ chức, cùng với đó là lời
mời tìm hiểu các thông tin thú vị khách hoặc tạo đơn đặt hàng mới.
Khi khách hàng rời trang này, hệ thống sẽ tự động kết thúc chế độ
máy chủ an toàn.
3.2 THIẾT KẾ CHI TIẾT HỆ THỐNG TMĐT
3.2.1 Những nguyên tắc chung
Một bản thiết kế chi tiết xác định cách thức trình bày nội
256
dung và hoàn thành các nhiệm vụ của người dùng trong các phần
trình bày cá nhân như thế nào. Nó bao gồm việc xác định các
phương tiện truyền thông trong việc trình bày các phần nội dung cụ
thể và xác định các tương tác dẫn đến việc hoàn thành các nhiệm
vụ.
Mỗi một phần trình bày này sẽ là một công cụ cho một hoặc
nhiều nhóm người dùng để sử dụng trong trong việc hoàn thành
một hoặc nhiều nhiệm vụ. Giống như tất cả các công cụ mà họ cần
kết hợp với các công cụ khác, cả vi tính hóa và không vi tính hóa,
những công cụ mà đang và sẽ những người dùng tương tự sử dụng.
Chúng cũng đáp ứng được các tiêu chuẩn và các yêu cầu về khả
năng sử dụng nhất định.
Lợi ích toàn diện của bản thiết kế chi tiết là để đảm bảo rằng
cấu trúc kết quả của các nhân tố thiết kế sẽ đáp ứng sự mong đợi và
năng lực của người dùng. Điều này bao gồm cả thiết kế kinh
nghiệm người dùng với phần trình bày cũng như chính phần trình
bày đó.
Nhằm đảm bảo rằng mọi yêu cầu phân tích đều được đáp ứng
trong một bản thiết kế chi tiết có thể dẫn đến một hệ thống đầy đủ
và chính xác trong phạm vi của ứng dụng. Tuy nhiên, nó sẽ không
đảm bảo rằng bản thiết kế là tiện lợi hoặc những người dùng được
mong đợi sẽ muốn sử dụng nó. Các nhà phát triển sản phẩm yêu
cầu hướng dẫn bổ sung để giúp họ thiết kế ra các được các bản thiết
kế mà người dùng có khả năng sử dụng được.
257
 Có nhiều nguồn hướng dẫn rất chi tiết về thiết kế giao diện
người dùng. Tuy nhiên một số phần hướng dẫn quá chi tiết sẽ tạo ra
các vấn đề lớn trong việc tự sử dụng chúng. Phần này sẽ đưa ra một
số nguyên tắc chung mà hầu hết mọi người đều hiểu và ứng dụng
đối với hầu hết các hệ thống TMĐT. Các nguyên tắc sau đây được
dựa vào “Nguyên tắc đối thoại” của ISO 9241-10:
- Bản thiết kế chỉ nên phù hợp với các nhiệm vụ mà nó phải
thực hiện
• Nó chỉ nên bao gồm những nhân tố liên quan đến việc thực
hiện các nhiệm vụ của người dùng.
• Nơi một yêu cầu không có sẵn, ví dụ như do đòi hỏi một
yêu cầu khác được thực hiện trước nó thì nó sẽ được di
chuyển khỏi màn hình hoặc được thể hiện trên màn hình
theo một cách thức sáng sủa hơn (ví dụ như: sử dụng màu
xám thay vì màu đen)
• Thiết kế nên được tự miêu tả:
• Người dùng không nên tham khảo bất kỳ tài liệu dẫn
chứng bên ngoài nào để sử dụng hệ thống.
• Sự phản hồi nên được cung cấp để xác nhận yêu cầu của
người dùng. Điều này có thể được hoàn thành bởi:
• Thực hiện những thay đổi đã được yêu cầu trong dữ liệu
được hiển thị.
• Nơi có dữ liệu hiển thị không liên quan, đặc biệt được thừa
nhận rằng yêu cầu đã được thực hiện thành công.
258
 • Phản hồi cũng nên được cung cấp để giải thích việc xảy ra
lỗi và để gợi ý những hành động có thể để tránh các lỗi.
• Bản thiết kế nên cho phép người dùng kiểm soát việc xử
lý
• Người dùng nên được phép lựa chọn những yêu cầu cần
thiết để thực hiện các nhiệm vụ mong muốn hiện tại.
• Người dùng có thể ngắt cuộc thoại bất cứ lúc nào và quay
trở lại thời điểm xuất phát của cuộc thoại.
• Người dùng nên được quyền kết thúc việc sử dụng hệ thống
bất cứ lúc nào.
• Hệ thống không nên giới hạn một cách không cần thiết
lượng thời gian một người dùng thực hiện hành động.
• Bản thiết kế nên tuân theo sự mong muốn của người dùng
• Loại đầu vào và đầu ra liên quan nên rõ ràng đối với
người dùng (Điều này có thể được hoàn thành với các
đơn vị thích hợp hoặc các miêu tả khác nếu cần)
• Các hành động của yêu cầu nên rõ ràng đối với người
dùng (Điều này có thể được hoàn thành bằng viêc cung
cấp chỉ dẫn hoặc các mô tả khác nếu cần)
• Hệ thống nên sử dụng ngôn ngữ của người dùng và tránh
gây nhầm lẫn về thuật ngữ.
• Cuộc thoại nên nhất quán qua các nhiệm vụ tương tự.
• Bản thiết kế nên chấp nhận lỗi

259
 • Thiết kế nên tránh càng nhiều các trường hợp mắc lỗi
càng tốt.
• Nếu khả thi, người dùng nên có thể phục hồi lại những
ảnh hưởng khi thiết lập một hành động xử lý trước đó (cả
yêu cầu và việc nhập dữ liệu)
• Trong những tình huống quan trọng nơi mà việc hoàn tác
không thực hiện được, người dùng nên được hỏi để xác
nhận các yêu cầu có khả năng phá hoại trước khi chúng
được thực hiện.
• Người dùng nên được quyền sửa chữa lại thông tin trước
khi xử lí nó (Điều này có nghĩa là dữ liệu đầu vào nên
được tách ra từ các yêu cầu cho việc xử lí).
• Thiết kế nên phù hợp với cá nhân hóa
• Người dùng nên được quyền sử dụng những phần của hệ
thống họ cần mà không nhất thiết phải sử dụng cả những
phần mà họ không cần.
• Thiết kế nên có thể trình diễn nội dung theo các cách
thức khác nhau để đáp ứng yêu cầu của người dùng khác
nhau.
• Người dùng nên được phép sử dụng các phương pháp
tương tác khác nhau để tăng khả năng truy cập.
• Thiết kế nên phù hợp với kiến thức
• Thiết kế nên giảm sự phức tạp và duy trì tính nhất quán.

260
 • Người dùng với nhiều mức độ hiểu biết khác nhau nên
có thể sử dụng được hệ thống.
• Bộ nhớ tải về của người dùng liên quan đến việc sử
dụng hệ thống nên được giữ ở mức tối thiểu.
• Người dùng nên được thông báo về vị trí hiện tại trong
hệ thống và tình trạng hiện tại của bất cứ tương tác nào
mà họ sử dụng.
• Tăng lợi ích của hệ thống nên đưa đến việc tăng kiến
thức về phạm vi khả năng của hệ thống.
Các hướng dẫn dưới đây dựa trên các nguyên tắc thiết kế cho
các giao diện người dùng đa phương tiện của ISO 14915-1:
• Thiết kế nên phù hợp với các mục tiêu giao tiếp của nó.
- Nó nên đáp ứng yêu cầu của cả người cung cấp thông tin và
người nhận thông tin.
- Nó nên tạo điều kện giao tiếp thuận lợi giữa:
+ Hệ thống TMĐT và người dùng.
+ Người dùng và hệ thống TMĐT.
Thiết kế nên phù hợp với sự nhận thức và hiểu biết.
Nguyên tắc này đề cập tới “các thuộc tính của thông tin được trình
bày” mà ISO 9241-12 xác định là nên được xem xét trong các
thông tin trên màn hình thiết kế. Những thuộc tính này có thể
được biên soạn lại để ứng dụng với mọi loại trình diễn thông tin
(bao gồm âm thanh cũng như hình ảnh trực quan và thậm chí có
cả các phương thức tiềm năng khác).
261
• Tính rõ ràng – nội dung cần được truyền đạt nhanh chóng và
chính xác
• Tính phân biệt – các mẩu nội dung trình diễn khác nhau có thể
được phân biệt chính xác.
• Tính ngắn gọn – người dùng không bị quá tải với những nội
dung không liên quan.
• Tính nhất quán – phối hợp thiết kế độc đáo với việc làm phù
hợp với mong đợi của người dùng.
• Tính có thể nhận thấy – người dùng có thể tìm và xác định nội
dung được yêu cầu.
• Tính rõ ràng – thông tin dễ đọc dễ nghe.
• Tính dễ hiểu – ý nghĩa rõ ràng, dễ hiểu, không mơ hồ, có thể
hiểu được và có thể nhận ra.
Thiết kế nên phù hợp cho việc khai thác. Khai thác sử dụng
các đường dẫn điều hướng khác nhau giữa các phần trình diễn đơn
lẻ.
• Sự phức tạp của hầu hết các hệ thống TMĐT làm cho nó
không thể dùng mọi cách để lập một kế hoạch rõ ràng mà
người dùng có thể sử dụng nhằm khảo sát chúng.
• Thiết kế của hệ thống TMĐT nên hỗ trợ hơn là kiềm chế các
phương pháp khảo sát khác nhau.
• Việc khảo sát có thể bao gồm:
• Đi theo các đường dẫn cá nhân

262
 • Theo các đường dẫn được cung cấp bởi tập hợp các liên kết
• Nhảy tới nhiều chủ đề mới được xác định bởi việc tìm kiếm.
• Trở về vị trí đã đến trước đó.
• Lưu một vị trí cho việc quay trở lại trong tương lai.
Thiết kế nên cung cấp những sự cam kết phù hợp
• Cam kết liên quan đến:
• Thu hút sở thích của người dùng.
• Giữ sự yêu thích của người dùng.
• Phát triển lòng trung thành của người dùng.
• Khuyến khích sự trở lại trong tương lai của người dùng.
• Cam kết có thể được gia tăng bằng:
• Xây dựng cam kết 2 bên/ phụ thuộc lẫn nhau.
• Khuyến khích tương tác người dùng.
• Duy trì ở mức độ cao hoặc chân thực.
• Các mẹo quảng cáo thu hút sự chú ý.
3.2.2. Thiết kế phần trình diễn
3.2.2.1. Thiết kế phương tiện truyền thông
Nhìn chung thì các ứng dụng TMĐT được thực hiện như là
hệ thống phương tiện truyền thông trên trang web toàn cầu. Thiết
kế các phần trình diễn cho hệ thống TMĐT liên quan đến thiết kế
một chuỗi các trang web tiện lợi và hấp dẫn. Nó cần xem xét các
loại phương tiện thích hợp để sử dụng cho mỗi phần trình diễn. Rất
nhiều các công nghệ độc đáo khác nhau mà được sử dụng cho đầu

263
vào hoặc đầu ra giữa một người dùng và một máy tính được quy
chiếu như là phương tiện truyền thông (media). Một số ví dụ về các
loại phương tiện truyền thông đại chúng khác nhau bao gồm:
• Các đoạn văn bản được hiển thị trực quan.
• Các đoạn văn bản được trình diễn dưới dạng âm thanh.
• Các đoạn văn bản được trình diễn qua xúc giác (như bảng
chữ nổi Braille)
• Đồ họa được hiển thị trực quan.
• Hình ảnh được hiển thị trực quan.
• Hoạt hình, ảnh động.
• Phim.
• Âm thanh trình bày âm nhạc.
Thiết kế phương tiện truyền thông liên quan đến việc lập kế
hoạch cho việc thực hiện vật lý của các phần trình diễn bởi một
hoặc một số đối tượng phương tiện truyền thông. Mỗi đối tượng
truyền thông là một thành phần của phần trình diễn được một đối
tượng sử dụng phương tiện truyền thông đơn thực hiện. Phương
tiện truyền thông có thể được phối hợp và sử dụng như là một đối
tượng phương tiện truyền thông tổng hợp. Theo ISO 14915-2, một
đối tượng phương tiện truyền thông tổng hợp là “một đối tượng
phương tiện truyền thông đơn được sử dụng cho chính nó (?) hoặc
là một sự kết hợp các đối tượng phương tiện truyền thông với
nhau và được trình diễn đồng bộ và/hoặc được liên kết tự động

264
 với một cái khác”. Các đối tượng phương tiện truyền thông khác
có thể được sử dụng để thực hiện các thuộc tính, hoạt động và các
liên kết trong một đoạn trình bày.
Các thuộc tính của các phần trình diễn bao gồm nội dung mà
có thể nhập và xuất. Nội dung nhập (đầu vào) luôn luôn biến đổi .
Nội dung đầu ra có thể được cố định (không thay đổi) hoặc biến
đổi (dựa vào sự thay đổi trong hệ thống và người dùng). Các thay
đổi tự nhiên của nội dung được xử lý dễ dàng bằng việc xem mỗi
thuộc tính như là một đối tượng truyền thông riêng rẽ với những
đặc tính của nó và với những hoạt động cho phép người dùng và
hệ thống thay đổi các nội dung.
Các hoạt động tạo ra một số hành động. Một số hành động tiêu
biểu bao gồm:
- Liên kết với một màn hình khác
- Tạo ra một mẩu tin mới (một ví dụ mới của một đối tượng)
- Lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
- Xử lý dữ liệu
- Lưu dữ liệu
Các đối tượng truyền thông hoạt động bằng cách kiểm soát
các thuộc tính (mà một người dùng có thể nhìn thấy và tương tác
với nó) và chức những hoạt động dự kiến khác trong phần trình
bày. Bằng việc nhận ra các liên kết khi đang được thực hiện như là
các đối tượng, chúng tôi nhận ra rằng chúng cung cấp thông tin cho
người dùng để hỗ trợ trong việc lựa chọn chúng và sau đó, khi đã
265
được lựa chọn, chúng thực hiện hoạt động đưa người dùng tới một
địa chỉ khác trong hệ thống.
Các đối tượng bổ sung có thể được chèn vào trong thiết kế để
giúp người dùng của trong một phần trình diễn cụ thể. Một số ví dụ
nổi bật bao gồm:
- Các đối tượng văn bản được sử dụng như 1 tiêu đề, đầu đề
hoặc hướng dẫn.
- Đối tượng hình ảnh được sử dụng như một logo hoặc làm
cho màn hình trở nên cuốn hút.
- Đối tượng âm nhạc được sử dụng để tạo tâm trạng.
Thiết kế phương tiện truyền thông liên quan đến việc lựa
chọn và bố trí đối tượng phương tiện truyền thông trong các phần
trình diễn. Nội dung có thể được trình diễn bởi một hoặc một số
đối tượng phương tiện truyền thông theo tuần tự, song song hoặc
là trong sự kết hợp giữa các phương thức. Các đối tượng phương
tiện truyền thông có thể sắp xếp theo kích thước từ việc trình diễn
toàn bộ cấu trúc của một phân đoạn nội dung cho tới trình diễn chỉ
một phần của phân đoạn nội dung đó như hình 3.8.

266
 Hình 3.8. Ví dụ về các đối tượng media (Media Objects), nội
dung và các phần trình bày
Trong khi ISO 14915-3 bàn luận về cách sử dụng của các
loại phương tiện truyền thông, nó không cung cấp một nguyên tắc
phân loại rõ ràng của các loại khác nhau này. Việc cố gắng giới hạn
trước tập hợp các loại phương tiện truyền thông khác nhau có thể
đưa đến nhiều khó khăn. Hơn nữa, việc xác định các loại phương
tiện truyền thông dựa vào số lượng đặc tính mà chúng biểu lộ trong
một đối tượng phương tiện truyền thông nhất định là rất hữu ích.
Có nhiều thuộc tính của truyền thông mà cần được xem xét khi lựa
chọn, bao gồm:
• Âm thanh, hình ảnh trực quan hoặc xúc giác (mỗi loại với
một chuỗi các đặc tính liên quan)

267
 • Cố định (thay đổi chỉ với sự thay đổi của trạng thái) hoặc
tạm thời (thay đổi/di chuyển qua các năm)
• Dựa vào ngôn ngữ, dựa vào quy luật, hoặc ngẫu nhiên
• Mang tính hiện thực, biểu tượng, hoặc tính trừu tượng.
Trong khi nhiều đối tượng phương tiện truyền thông chỉ bao
gồm một sự lựa chọn đơn từ mỗi tập hợp đặc tính ở trên, thì các
loại đối tượng phương tiện truyền thông bổ sung có thể bao gồm
nhiều sự lựa chọn từ một số của tập hợp đặc tính đó.
Một loại phương tiện truyền thông xác định có thể được sử
dụng theo nhiều cách khác nhau, ví dụ:
• Đoạn văn bản dưới hình thức ngôn ngữ, thường được hiển thị
trực quan, trong một điểm cố định trên màn ảnh. Tuy nhiên,
nó có thể dao động đáng kể trong bản chất thực tế, tượng
trưng hoặc tính trừu tượng của nó.
• Đoạn văn bản có thể được trình diễn tạm thời bằng việc di
chuyển qua một màn hình hoặc đang được trình diễn thông
qua âm thanh hoặc thậm chí thông qua thiết bị xúc giác đầu
vào như bảng chữ nổi Braille.
• Các đoạn văn bản âm thanh được ghi lại hoặc tổng hợp lại có
thể được phối hợp với một phim hoặc ảnh động hoặc được
phát để mô tả một số đối tượng cố định mà được hiển thị như
một bức ảnh hoặc minh họa trên màn hình.
ISO 14915-3 cung cấp sự hướng dẫn trên sự lựa chọn của đặc

268
tính phương tiện truyền thông cho trình diễn các loại nội dung khác
nhau bao gồm:
Nội dung mô tả đối tượng:
• Nội dung vật thể-mô tả các đối tượng vật thể trong thế
giới thực
• Nội dung khái niệm-mô tả sự thật hoặc quan điểm mà
không có sự hiện diện của vật thể tương ứng.
Nội dung mô tả đối tượng/nhóm của đối tượng:
• Nội dung mô tả-các thuộc tính liên quan đến một số đối tượng
• Nội dung giá trị-thông tin số lượng mô tả đặc tính của một đối
tượng
• Nội dung không gian-thông tin về kích thước không gian của
đối tượng hoặc nhóm đối tượng
• Nội dung trạng thái-đặc tính không thay đổi của một đối tượng
hoặc nhóm đối tượng trong suốt một số giai đoạn thời gian.
• Nội dung quan hệ-thông tin về mối quan hệ giữa các đối tượng
Nội dung mô tả hành động của đối tượng hoặc nhóm đối
tượng:
• Nội dung hành động liên tục/rời rạc-mô tả sự chuyển động
hoặc các hoạt động khác
• Thông tin thủ tục-thông tin về một chuỗi hoạt động được tổ
chức để hoàn thành một số nhiệm vụ
• Nội dung sự kiện-mô tả ảnh hưởng của một hoạt động mà dẫn

269
 đến sự thay đổi trạng thái
• Thông tin liên quan đến nguyên nhân-mô tả nguyên nhân/ ảnh
hưởng của một sự kiện hoặc chuỗi sự kiện liên quan đến một
hoặc nhiều đối tượng
• ISO 14915-3 cung cấp hướng dẫn về việc sử dụng sự phối
hợp của các loại phương tiện truyền thông đã chọn một đơn
đoạn trình diễn bao gồm:
• Các loại phương tiện truyền thông mà kết hợp tốt với nhau
• Sự phối hợp của các phương tiện truyền thông mà nên tránh
• Việc sử dụng các điểm tiếp xúc cho việc tham chiếu từ một
phương tiện truyền thông trung bình tới một phương tiện
truyền thông khác
Một khi phương tiện truyền thông yêu thích được thiết kế,
việc xem xét nên được thực hiện để đáp ứng các nhu cầu truy cập
của người dùng, những người mà không thể sử dụng các loại
phương tiện truyền thông đó. Ví dụ, có thể cung cấp một đoạn mô
tả văn bản của hình ảnh/minh họa mà sẽ không được trình diễn
bình thường mà có thể được truy cập bởi phần mềm “đọc màn
hình” cho những người gặp khó khăn về thị giác. Các khả năng
trình diễn khác đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng, bao gồm:
- Người với thị lực kém
- Người mà đang sử dụng trang web trong một môi trường
giới hạn tầm nhìn
- Người sử dụng thiết bị với công suất hiển thị thiết bị
270
 giới hạn (như trên thiết bị máy tính lưu động )
ISO 16017 cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tiếp cận liên quan
tới sử dụng các loại phương tiện truyền thông khác nhau.
3.3.2. Sử dụng các minh họa trong các phần trình diễn
Các phần minh họa rất quan trọng trong việc cung cấp cho
người dùng nhiều cảm giác thật về cả tổ chức và sản phẩm của nó.
Minh họa có thể là công cụ tiếp thị hữu hiệu và hỗ trợ. Tuy nhiên,
cần chú ý rằng minh họa phải được sử dụng một cách thích hợp
trong các trang TMĐT.
Logo công ty từ lâu đã được nhận ra là những biểu tượng quan
trọng, đưa ra sự xác định cho một tổ chức. Khi một tổ chức có một
logo thích hợp, nó có thể được sử dụng vào trên mỗi tramg web để
cung cấp sự truy cập liên tục và như một lời nhắc nhở với những
người dùng đang thực hiện giao dịch. Sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp
sử dụng một logo công ty đơn lẻ trên góc của một trang thay vì sử
dụng nó nhắc đi nhắc lại nhiều lần như một hình nền ở dưới toàn bộ
trang. Cách phối hợp màu sắc từ một logo công ty có thể giúp cung
cấp việc truy cập một cách liên tục hơn, nếu họ có thể kết hợp với
thiết kế của website mà không gây ra việc mất tập trung thị giác.
Có nhiều loại phương tiện truyền thông mà có thể được sử
dụng để minh họa một sản phẩm bao gồm:
• Đồ họa/ phác thảo
• Bản vẽ của các họa sĩ hiện thực, hoàn trả đầy đủ
• Bức ảnh
271
 Trong khi các bức ảnh hoặc bản vẽ của họa sĩ có thể cung cấp
một cách thiết thực nhất và hữu dụng trong tiếp thị sản phẩm thì
phác thảo tập trung về các chi tiết cụ thể có thể hữu ích hơn trong
việc giải thích các nhân tố và chức năng của sản phẩm.
Kích thước của hình ảnh minh họa nên thích hợp với mục
đích minh họa. Các minh họa lớn hơn mất nhiều thời gian để tải về
hơn, trì hoãn việc sử dụng, minh họa không nên lớn hơn mức yêu
cầu để đạt được các mục đích của chúng. Thường thì kích thước
khác nhau của cùng 1 minh họa sẽ hỗ trợ cho việc sử dụng khác
nhau trong cùng một trang web.
Khi có nhiều minh họa của sản phẩm khác nhau được sử
dụng trong một trang đơn (ví dụ như trong một danh mục), nó
thường thích hợp để trình diễn chúng dưới dạng hình thu nhỏ. Một
hình nhỏ là một bức ảnh nhỏ, thường so sánh về kích cỡ đối với
một biểu tượng kiểm soát đặc trưng, mà nó được dự định để cung
cấp sự nhận ra của một số đối tượng hoặc khái niệm. Kích thước
hình nhỏ cũng thích hợp cho việc trình diễn logo công ty.
Các hình nhỏ thường được sử dụng như các liên kết tới nhiều
thông tin hơn, cả tới một trang thông tin về mặt hàng được mô tả
bằng các hình nhỏ hoặc tới một phiên bản lớn hơn (thường là cả
màn hình) của phiên bản minh họa. Nên chú ý tới việc sử dụng các
liên kết kết hợp với các hình nhỏ theo một cách thức cố định trong
suốt một ứng dụng và làm cho người dùng dễ hiểu hơn.
Khi minh họa được trình diễn trên trang web mô tả một sản
272
phẩm cụ thể, chúng nên đủ lớn cho người dùng nhận ra các nét
chính trong minh họa. Các minh họa trên trang thông tin sản phẩm
không nên quá lớn để che mất các thông tin sản phẩm được viết
kèm theo. Nếu một phiên bản lớn hơn của minh họa hữu ích, nó
nên được tạo sẵn thông qua một liên kết tới minh họa này, và người
dùng nên được biết rằng họ có thể truy cập minh họa thông qua liên
kết này.
Ảnh động/Hiệu ứng động (hoạt hoát) có thể giúp biểu thị sản
phẩm. Tuy nhiên, chúng có thể mất nhiều thời gian của người dùng
và gây khó chịu nếu người dùng không muốn. Tốt nhất là hoạt hóa
không bị bắt buộc với người dùng nhưng luôn sẵn sàng đối với
người muốn sử dụng nó, thông qua các kiểm soát đặc biệt. Người
dùng nên có khả năng tạm dừng và kết thúc hoạt hóa. Người dùng
nên được thông báo về âm thanh giải thích đi kèm hoạt hóa.
3.3.3. Một số nguyên tắc cho thiết kế của phần trình diễn
Thiết kế của phần trình diễn cần phải bao gồm sự xem xét
tĩnh và động:
• Tĩnh - mọi yếu tố phần trình diễn nên có khả năng nhận diện
một cách dễ dàng và dễ hiểu cho cả người sở hữu lẫn trong sự
phối hợp của chúng với các nhân tố khác trên màn hình.
• Động - mọi nhân tố của phần trình diễn nên dễ sử dụng cho
nhiều đối tượng người dùng để thực hiện nhiều hoạt động dự
kiến khác

273
 Sau đây là một vài hướng dẫn của nhiều máy tính-con người
nên được thực hiện trong thiết kế phần trình diễn:
Kết cấu:
• Mỗi phần trình diễn bao gồm nhiều đối tượng phương tiện
truyền thông.
• Loại đối tượng phương tiện truyền thông nên được lựa chọn
căn cứ vào mục đích có thi hành và trong mối quan hệ với các
đối tượng phương tiện truyền thông khác - được sử dụng cùng
nó.
Bố cục (Lay out):
• Phần trình diễn có thể được chia thành nhiều phần
• Những phần này nên có các mục đích logic
• Các phần nên được trình diễn với nhau đồng thời hoặc trong
một số chuỗi tạm thời
• Các phần có thể che đi các phần khác, tạm thời hoặc lâu dài
• Mỗi phần trình diễn nên có một tiêu đề mô tả:
- Phần trình diễn trực quan cố định sẽ thường có đầu đề ở trên
cùng
- Phần trình diễn tạm thời thường sẽ có phần tiêu đề ỏ trong
phần mở đầu của chúng
• Các phần quan trọng nhất của chuỗi trình diễn nên rõ ràng
nhất
• Chia các phần của một phần trình diễn bằng dòng hoặc sử

274
 dụng các khoảng trống là rất quan trọng
• Các yếu tố đồ họa bổ sung có thể được sử dụng để làm rõ ràng
bố cục và để thu hút người dùng.
Các phần của layout:
• Đối tượng kiểm soát (thực hiện hoạt động):
• Nên được sắp xếp trong các phần riêng biệt ngoại trừ các phần
nội dung của đối tượng (thường quanh rìa ngoài của phần trình
diễn) nếu chúng liên quan tới hoạt động mà ảnh hưởng đến
toàn bộ phần trình diễn.
• Nên được sắp xếp trong các phần với đối tượng nội dung nếu
chúng thực hiện hoạt động mà chỉ liên quan đến một phần đơn
của phần trình diễn
• Đối tượng nội dung (thực hiện thuộc tính) nên được sắp xếp
trong các phần của đối tượng nội dung tương tự mà:
• Có mục đích tương tự
• Được sử dụng với nhau
• Người dùng có thể lựa chọn giữa
• Các phần của một phần trình diễn nên đủ nhỏ để được phân tích
thành công trong 1 lần (nghĩa là chúng nên chứa đối tượng
phương tiện truyền thông khác biệt cúng lắm 7+- 2 vật thể
truyền thông riêng biệt với một đầu đề không bắt buộc)
• Các liên kết cá nhân được đặt tại vị trí mà chúng có thể được
sử dụng nhiều nhất

275
 Sắp xếp trong các phần:
Các đối tượng trong một phần nên được sắp xếp theo một cách thức
logic. Ví dụ của các cách thức này bao gồm:
• Dựa vào trình tự thông thường người dùng mong đợi
• Dựa vào yêu cầu mà người dùng có thể sử dụng chúng
• Dựa vào tấn suất sử dụng của chúng từ cao nhất đến thấp
nhất
• Dựa vào trật tự chữ cái
Phân chia các phần
• Phần lớn hơn có thể được phân chia thành các phần nhỏ hơn
mà kết hợp với nhau
• Khoảng cách giữa các phần nên tương tứng với tầm quan
trọng của chúng với các phần khác
Mullet và Sano bàn luận sâu hơn xem xét sự liên quan tới thiết kế
của phần trình diễn trong Thiết kế giao diện trực quan.
3.3.4. Điều khiển và các liên kết
Cả điều khiển và các liên kết đều cung cấp những chức năng
của một hệ thống TMĐT bằng cách cho phép người dùng tương tác
với hệ thống gồm một nhóm các trang web. Theo ISO 14915-2 một
điều khiển là “một đối tượng thường tương tự như điều khiển vật lý
cho phép một người dùng thực hiện một số hành động tác động lên
dữ liệu, các đối tượng khác, hoặc các thuộc tính của chúng”. Một
liên kết là một điều khiển cho phép người dùng điều hướng kết nối
giữa hoặc trong các phương tiện truyền thông. Các liên kết có
276
thể được kích hoạt bởi một hành động của hệ thống hoặc bởi người
dùng. Có nhiều loại liên kết được định nghĩa theo ISO 14915-2 bao
gồm liên kết cố định, liên kết tạm thời, liên kết vi tính, liên kết theo
định nghĩa của người dùng.
Liên kết cố định là liên kết thường trực giữa hai khu vực
trong hệ thống và có thể được kích hoạt bất cứ lúc nào (phần lớn
các liên kết trong hệ thống hiện nay là liên kết cố định)
Liên kết tạm thời là liên kết thường trực giữa hai khu vực
trong hệ thống nhưng chỉ sẵn sàng tại một số thời điểm nhất định
(ví dụ liên kết được dùng để truy cập thông tin chỉ hiện ra trong
một phần của bộ phim)
Liên kết được vi tính hóa là liên kết tạm thời được tạo ra
theo yêu cầu giữa hai địa điểm trong hệ thống và địa điểm được
liên kết tới xác định ‘động” dựa trên trạng thái và lịch sử của hệ
thống và nơi mà liên kết vẫn còn sẵn sàng chỉ khi cần tới. (ví dụ
liên kết được tạo ra trong kết quả tìm kiếm)
Liên kết xác định người dùng có thể là liên kết cố định hoặc
tạm thời được tạo ra bởi người dùng trong quá trình sử dụng một
ứng dụng được dự định để cung cấp các liên kết được tạo ra bởi
những người phát triển hệ thống (ví dụ bookmarks là những liên
kết cố định xác định người dùng)
Các điều khiển và các liên kết cần được thiết kế để đáp ứng
các nhu cầu khác nhau được xác định trong việc phân tích và trở
nên rõ ràng đối với người dùng của họ bằng việc tuân theo những
277
nguyên tắc thiết kế cơ bản đã thảo luận ở trên.
Người dùng yêu cầu có khả năng để tương tác với và điều
hướng giữa nội dung mà được trình diễn thông qua các đối tượng
phương tiện truyền thông cụ thể. Điều hướng liên quan đến việc di
chuyển của người dùng giữa các đối tượng phương tiện truyền
thông. Có nhiều loại kỹ thuật điều hướng được định nghĩa bởi ISO
14915-2 bao gồm điều hướng tự động, điều hướng được xác định
trước, điều hướng xác định bởi người dùng và điều hướng có khả
năng thích nghi..
Điều hướng tự động xảy ra nơi nội dung được trình diễn bởi
hệ thống mà không cần tới việc nhập dữ liệu đầu vào của người
dùng.
Điều hướng được xác định trước xảy ra nơi người dùng chỉ
có một lựa chọn đi tới đâu tiếp theo, tuy vậy, người dùng có quyền
điều khiển khi nào đi tới nội dung tiếp theo.
Điều hướng xác định bởi người dùng xảy ra nơi người dùng
có thể lựa chọn nội dung nào đi tới tiếp theo bằng cách chọn lựa
trong số nhiều lựa chọn.
Điều hướng xác định mang tính thích nghi xảy ra nơi các
lựa chọn điều hướng sẵn có được xác định bởi hệ thống dựa vào
nội dung và một vài sự kêt hợp giữa lịch sử, các đặc điểm của cá
nhân hoặc lịch sử xa hội của nhóm hay đặc điểm của nhóm.
Việc xem xét phạm vi điều khiển trong thiết kế là rất quan trọng
Bản chất vật lý của phần trình diễn và các đối tượng phương
278
tiện truyền thông hỗ trợ người dùng trong việc nhận ra hiệu quả của
các hành động nói chung (bao gồm các hành động điều hướng)
được thực hiện trên nó. Những hành động này có thể được bắt đầu
bằng việc sử dụng các phương tiện điều khiển có một góc nhìn phù
hợp và cảm nhận thống nhất trong toàn bộ ứng dụng.
Những tương tác riêng biệt với các mẩu nội dung thường đòi
hỏi các điều khiển đặc biệt. Bản chất thuộc về nhận thức của các
mẩu nội dung (được xác định trong phân tích) làm cho việc mọi
hành động điều hướng tới các mẩu nội dung cụ thể phải trở nên rõ
ràng.
Người dùng có thể cần tương tác với một sự kết hợp giữa các
đối tượng phương tiện truyền thông, được thực hiện như những
“đối tượng phương tiện truyền thông tổng hợp” hơn là phải tương
tác với từng đối tượng phương tiện truyền thông riêng biệt. Các đối
tượng phương tiện truyền thông tổng hợp cho phép các điều khiển
tác động lên nhiều đối tượng phương tiện truyền thông được sử
dụng cùng nhau theo kiểu song song và/hoặc tuần tự.
Việc di chuyển giữa các phần trình diễn có thể ảnh hưởng
mạnh hơn tới những lựa chọn tương lai của người dùng hơn là việc
di chuyển giữa các đối tượng phương tiện truyền thông trong một
phần trình diễn cụ thể, bởi nó đặc biệt liên quan đến việc tải về một
trang web mới hoặc khung mới để thay thế cho cái đang tồn tại.
Việc này có thể tạo ra những khó khăn lớn nếu trang hoặc khung
gốc được tạo ra ở trạng thái “động” (như là kết quả tìm kiếm).
279
Người dùng có thể cần phải hiểu những sự khác nhau sinh ra từ hai
loại điều hướng tương tự .
Điều khiển, kiểm soát đồ họa thường được thiết kế để nhìn
giống như bản sao của chúng trong thế giới thực hoặc để dễ nhận
ra. Việc người dùng phân biệt được các điều khiển từ nội dung
được trình diễn và việc có thể nhận ra mục đích của những điều
khiển này là rất quan trọng. Việc sử dụng điều hướng thường liên
quan tới 2 bước:
- Lựa chọn điều khiển (ví dụ đặt con trỏ lên trên điều khiển)
- Kích hoạt điều khiển (ví dụ nhấp chuột khi điều khiển được
chọn)
Trong một số trường hợp, việc lựa chọn điều khiển có thể tự
động kích hoạt. Việc kích hoạt tự động nên được dùng cẩn thận và
chỉ ở nơi mà nó không gây ra những hành động như phá hủy hoặc
không thể hoàn tác. Việc nhập nội dung vào một miền thường trở
nên quan trọng chỉ khi một điều khiển khởi động việc xử lý nội
dung. Ví dụ, một đơn bán hàng chỉ được đệ trình để xử lý một khi
nó đã hoàn tất.
Trong một số trường hợp, việc nhập hoặc lựa chọn của nội
dung có thể được liên kết để tự động kích hoạt một điều khiển.Ví
dụ:
Thay vì đánh mã vùng vào biểu mẫu, người dùng được phép
lựa chọn nó từ một danh sách, sau đó mã vùng được lựa chọn sẽ tự
động được đưa vào nơi nó được yêu cầu trong biểu mẫu.
280
 Một khi vùng cuối cùng của biểu mẫu được nhập, mẫu đơn sẽ
được tự động xử lý. Chú ý: loại liên kết này không cho phép người
dùng kiểm tra lại những gì họ đã làm và nói chung là nên tránh
cách làm này. Điều khiển

Nội dung chính và

chung

Điều khiển riêng

Hình 3.9 Sử dụng khung để phân chia điều khiển chung từ nội
dung ứng dụng
ISO 14915-2 cung cấp hướng dẫn khác về trong bản thiết kế
và cách sử dụng của điều khiển và liên kết. Horton bàn luận các
vấn đề khác liên quan tới thiết kế của các biểu tượng mà có thể
được sử dụng để thực hiện điều khiển và liên kết trong quyển
“Sách về biểu tượng” (The Icon Book).
3.3.5. Sự kết hợp giữa các phần trình diễn
Trong khi các phần trình diễn là đơn vị ở cấp độ cao của thiết
kế, có nhiều trường hợp mà kết hợp nhiều phần trình diễn có thể
hoàn thiện được thiết kế. Khung là một kỹ thuật lập trình mà cho
phép kết hợp nhiều phần trình diễn (được thực hiện như các trang
web riêng) để được trình diễn tới một người dùng như một trang
web đơn. Cần phải quan tâm sao cho việc kết hợp như vậy không
giảm tính khả dụng của kết quả.
Tại các địa điểm mà khung mẫu được sử dụng trong một hệ
thống TMĐT, nếu có một phiên bản khác không sử dụng khung
281
thì nên được cung cấp sẵn cho những người dùng mà không thể
hoặc không sẵn sàng sử dụng khung. Điều này đặc biệt quan trọng
trong việc hỗ trợ các thiết bị điện toán cầm tay và thiết bị di động
khác mà có khả năng hiển thị của các máy tính cá nhân. Vì vậy,
thiết kế cấp độ cao được phát triển đầu tiên dựa trên cơ sở của phần
trình diễn đơn như được đề cập ở chương 10. Phần trình diễn đơn
này cần bao gồm mọi nội dung và điều khiển có thể được yêu cầu
khi sử dụng phần trình diễn. Nơi khung được bổ sung vào một thiết
kế, chúng có thể bao gồm phần trình diễn mới mà cần được bổ
sung vào thiết kế ở cấp độ cao và những thứ cần nhận được trong
bản thiết kế chi tiêt của chúng.
Tập hợp điều khiển nên luôn luôn sẵn sàng cho người dùng
khi họ mong đợi sử dụng nó, một khung riêng có thể được sử dụng
để cung cấp cho tập hợp điều khiển này, nội dung được thể hiện ở
hình 11.2. Nó thường cung cấp tập hợp các liên kết tới các phần
chính của một trang web. Điều khiển và liên kết cụ thể được trình
diễn trong khung này có thể thay đổi để phản ánh sự thay đổi trong
khung chính được sử dụng nó để cung cấp nội dung và điều khiển
cụ thể. TMĐT đặc trưng sử dụng nó để cung cấp cho người dùng
sự truy cập dễ dàng tới các dòng sản phẩm khác nhau và phương
pháp tìm kiếm sản phẩm khác nhau mà họ có thể muốn mua.

282
 Hình 3.10. Sử dụng khung để phân chia kiểm soát tổng thể từ
nội dung ứng dụng khác
Thiết kế nên xem xét đến những người dùng đó có thể giảm
đến mức tối thiểu hiển thị của khung điều khiển chung cũng như
những người dùng không thể hoặc sẽ không sử dụng khung trong
hệ thống của họ. Khi việc điều khiển có liên quan đến nội dung
chính mà người dùng đang truy cập trong một khung riêng, họ cũng
nên để sẵn nó ở giữa trang và/hoặc đặt tại vị trí thích hợp trong
khung nội dung. Những điều khiển không quan trọng lắm trong
khung đơn cũng có thể làm lãng phí không gian hiển thị trong hệ
thống đa khung
Một công dụng khác của một khung là để tiêu chuẩn hóa
phần trình diễn của tên tổ chức và logo và thông tin tiêu đề xác
định trang web và khu vực chính trong trang web đối với người
dùng. Thiết kế cho cả hệ thống có và không có khung thì đều khó
khăn hơn khi xem xét một khung cho mục đích tiêu đề/tổ chức hay
là khi xem xét một khung cho kiểm soát chung. Việc truyền đạt
tên/danh xưng của một tổ chức quan trọng đối với mọi trang trong
hệ thống TMĐT. Nếu các khung riêng không được sử dụng thì nội
dung tiêu đề/tổ chức nên được trình diễn ở phía đầu của trang.
283
Nhưng nếu khung riêng đã được sử dụng, trình diễn nó ở phía trên
sẽ là thừa thãi và gây khó chịu. Tuy nhiên, nó có thể hữu ích cho cả
hoạt động/tiêu đề trang đặt ở cuối khung trong trường hợp mà
người dùng muốn in ra.Việc bố trí thay thế này có thể được thực
hiện nhờ khả năng lập trình sẵn có, cung cấp các yêu cầu cho
những vị trí thay thế được thiết lập trong bản thiết kế.
Một khung cho mục đích tiêu đề /tổ chức có thể được sử
dụng song song với rất nhiều các trang chính khác của một trang
web, có hoặc không có một khung kiểm soát chung. Việc phối hợp
ba khung được minh họa ở hình 3.11. Như có thể thấy ở hình minh
họa này, việc sử dụng khung phức có thể giảm đáng kể không gian
hiển thị cho trình diễn nội dung chính và điều khiển cụ thể mà
người dùng cần hoàn thiện nhiệm vụ trước mắt. Nơi khung trình
diễn hỗ trợ nội dung/điều khiển thì chúng nên được giữ tương đối
nhỏ và không nên được cho phép để can thiệp với khả năng của
người dùng để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể trong khung, hoặc
khung chứa đựng nội dung chính.

Hình 3.11. Một phối hợp của ba khung

284
 Ngoài việc cung cấp điều khiển/nội dung chung, khung có thể
được sử dụng để trình diễn mục nội dung phức theo cách chúng có
thể được sử dụng cả tách biệt và kết hợp. Phương pháp thay thế đối
với việc sử dụng này của khung là để gộp các phần trình diễn khác
nhau vào với nhau như một phần trình diễn lớn. Điều này cũng có
thể được hoàn thành thông qua lập trình web nếu được xác định
trong bản thiết kế. Hình 3.12 minh họa việc sử dụng của ba khung
đang được sử dụng để so sánh hai mục. Khung mà chứa nội dung
chính trong ví dụ này nên bao gồm tên của tổ chức và bất kỳ điều
khiển/kiểm soát chung khác.

Hình 3.12. Sử dụng ba khung để so sánh hai mục

Có rất nhiều ứng dụng tiềm năng khác cho khung để giúp
việc phối hợp và sắp xếp các phần trình diễn. Mỗi thiết kế bao gồm
các khung nên được đánh giá để đảm bảo rằng nó có khả năng cải
thiện chức năng và công dụng của hệ thống và không tạo ra khó
khăn không cần thiết cho người sử dụng.
3.3. THIẾT KẾ TƯƠNG TÁC
3.3.1. Thiết kế tương tác chi tiết
Mỗi hoạt động được xác định trong phân tích định hướng đối
285
tượng (mà chúng ta sẽ đề cập như là hoạt động mức đối tượng)liên
quan chung tới hàng loạt hoạt động cơ bản. Những hoạt động cơ sở
này bao gồm những hoạt động mà cả người dùng và máy tính thực
hiện và nhiều tương tác khác giữa người dùng và máy tính.
3.3.1.1. Hoạt động cơ bản
Máy tính này có khả năng thực hiện được 4 hoạt động căn
bản:
- Nhập nội dung (dữ liệu)
- Xử lý nội dung
- Lưu trữ nội dung
- Xuất nội dung
Mọi hoạt động khác (phức tạp hơn) là một sự phối hợp của
một vài hoặc tất cả các hoạt động chính trên.
Con người cũng có thể thực hiện bốn hoạt động cơ bản này.
Những hoạt động cơ bản này có thể cung cấp một cơ sở cho việc
môt tả các loại tương tác khác nhau với người dùng. Mỗi hoạt động
cơ bản này bao gồm một tác nhân thực hiện (máy tính hoặc người
dùng) và một hoạt động được thực hiện bởi tác nhân đó (nhập, xử
lý, lưu trữ, xuất). Tương tác bao gồm chu kỳ liên tục của những
hoạt động cơ bản này được minh họa ở hình 3.13.

286
Hình 3.13. Vòng đời của các hoạt động tác nghiệp cơ bản được
liên quan đến tương tác giữa người dùng và máy tính
CHÚ Ý: Một chu kỳ đơn giản, bắt đầu với việc xuất/đầu ra
máy tính và kết thúc với việc lưu trữ máy tính, được tổ chức trong
thời gian đầu của tin học và được mô tả như cơ sở cho bản thiết kế
của các hệ thống phần mềm thương mại khác nhau, bao gồm

287
những chương trình trong Chương trình báo cáo về máy phát điện
của IBM phiên bản II (RPGII).
Một đầu ra máy tính (CO) nói chung được xem xét bắt đầu
của chu kỳ bởi vì nó cần thiết để cho người dùng biết rằng ứng
dụng (hoặc một phần của nó) sẵn sàng bắt đầu làm việc cho người
dùng và để thúc đẩy người dùng thực hiện một số hành động. Đầu
ra của một máy tính có thể bao gồm nhiều nhân tố đơn lẻ mà phục
vụ nhiều mục đích khác nhau bao gồm:
- Thông tin về tình trạng của ứng dụng
- Thông tin về địa điểm hiện tại trong ứng dụng
- Thông tin về hành động nào mà người dùng sẽ được cho phép
vào thời điểm đó
- Hiển thị, nhập và chỉnh sửa nội dung
- Cung cấp các đối tượng điểu khiển có thể tương tác với những
cái khác
Hầu hết các đầu ra được sắp xếp trên một màn hình để
người dùng có thể nhìn thấy chung càng lâu càng tốt khi họ áp
dụng nó. Trong hầu hết các ứng dụng, không cần thiết thực hiện
ngay lập tức lên đầu ra máy tính. Trong hệ thống đa ứng dụng,
người dùng thậm chí có thể. bỏ qua một ứng dụng trên màn hình
ví dụ như làm việc luôn với ứng dụng thứ 2 mà bỏ qua ứng dụng
thứ nhất. Vì vậy, ở bất kỳ điểm nào trong một ứng dụng, màn hình
hiện tại nên cung cấp cho người dùng thông tin đầy đủ để trợ giúp
trong việc quyết định nên làm gì tiếp. Khi di chuyển giữa hai màn
288
hình trong một ứng dụng, một số thông tin có thể cần được giữ lại
trên màn hình mới.
Để đơn giản mọi thứ cho người dùng, có mong muốn rằng
các đối tượng ở mức hoạt sử dụng càng ít màn hình thiết kế khác
nhau càng tốt. Sẽ tốt hơn nếu một hoạt động mức đối tượngthể
được làm việc mà chỉ sử dụng một màn hình thiết kế đơn, nơi mà
các phần của màn hình chỉ thay đổi giữa các hoạt động cơ bản
khác nhau.
CHÚ Ý: Rất quan trọng khi nhận ra rằng trong phần thảo
luận này, việc nhập đầu vào của người dùng (UI) ám chỉ việc
người dùng nhận được dữ liệu/thông tin đầu vào. Điều này trái
ngược với việc “người dùng nhập nội dung đầu vào cho máy tính”
mà sẽ được ám chỉ như là một đầu ra của người dùng (UO) bởi vì
nó liên quan “một nội dung do người dùng xuất ra lại trở thành
đầu vào cho máy tính”. Việc sử dụng này cho phép nhìn nhận
người dùng một cách độc lập mà không cần phải xem xét đến máy
tính.
Đầu vào được coi là thành công với người sử dụng (UI)
đòi hỏi người dùng có thể nhận biết và hiểu được cái mà máy tính
xuất ra (đầu ra). Vì vậy, nếu một người dùng bỏ lỡ một phần của
đầu ra(do thiết kế kém), người dùng có thể thất bại trong việc thực
hiện hành động thích hợp. Sẽ là không đủ nếu chỉ tạo ra đầu ra
chính xác, mà đầu ra còn cần phải tiện lợi cho mọi người dùng
hướng đến nó.
289
Trong khi chúng đang làm việc, người dùng sẽ bổ sung thông tin
từ môi trường và từ bộ nhớ của họ. Thông tin bổ sung này có thể
làm rối trí họ (ví dụ như tiếng ồn có thể che khuất đầu ra âm thanh
và những lo lắng cá nhân có thể gây sai lệch sự chú ý của một
người) hoặc giúp họ (ví dụ thông tin bổ sung từ một bản ghi chú
được viết bằng tay hoặc từ trí nhớ của một ai đó có thể hữu ích
trong việc lựa chọn một sản phẩm từ một nhóm các sản phẩm
tương tự). Nhà thiết kế không thể loại bỏ khả năng cho đầu vào bổ
sung gia tăng hoặc bảo đảm những gì hiện có. Tuy nhiên, các nhà
thiết kế nên xem xét làm thế nào, gây ảnh hưởng đến hoạt động
của các ứng dụng.
Phạm vi xử lý của người dùng (UP) có thể được thực hiện có
hoặc không có sự trợ giúp của máy tính. Mọi xử lý người dùng về
nội dung thì tập trung vào quyết định xử lý này liên quan đến
nhứng diều gì. Việc xử lý này bao gồm:
• Quyết định cái gì làm tiếp theo
• Quyết định làm nó như thế nào
• Quyết định thực sự làm nó phải làm gì
• Quyết định khi nào làm
Trong khi người dùng có thể thực hiện những quá trình bổ
sung (ví dụ như tính chi phí trung bình), những quy trình này có
thể được miêu tả như kết quả của phiên bản cụ thể của bốn loại
quyết định này. Trong mỗi trường hợp, quyết định có thể được
xây dựng để xem xét liệu có nên tiến hành với một tùy chọn
290
đơn hay được tính toán như là một sự lựa chọn giữa nhiều cái
khác.
Việc xem xét liệu rằng người dùng này có mọi thành phần
cần thiết để đưa ra sự lựa chọn phù hợp là rất quan trọng. Các
quyết định này yêu cầu thông tin đầy đủ và đủ về kỹ năng ra quyết
định (năng lực xử lý)
CHÚ Ý: Thiếu kỹ năng ra quyết định đầy đủ có thể do nhiều
lý do bao gồm:
• Thiếu năng lực/khả năng nhận thức nói chung
• Thiếu đào tạo trong việc tạo ra hoặc ra những quyết định
tương tự
• Thiếu thực hành trong viêc tạo ra hoặc ra quyết định tương tự
• Thiếu sự thừa nhận khi một người tạo ra hoặc từ những người
đã được đào tạo ra quyết định này cũng như những quyết định
tương tự trước đó.
Trong nhiều trường hợp, quyết định liên quan trong việc
người dùng xử lý có thể không quan trọng và vì vậy có thể giả sử
để thực hiện mà không cần thiết kế rõ ràng. Tuy nhiên, hệ thống
chính sách này không áp dụng cho mọi hoạt động xử lý của người
dùng.
Một khía cạnh quan trọng khác của bản thiết kế là việc phân
bổ việc xử lý giữa người dùng và hệ thống. Trong khi một cách
rất tự nhiên,dường như sử dụng máy tính xử lý càng nhiều càng
tốt, giảm bớt lại những việc không cần thiết của người dùng,
291
nó cũng rất quan trọng để cho phép người dùng kiểm soát nhiều
nhất có thể đối với việc xử lý này. Cho phép người dùng kiểm
soát (điều khiển) cũng liên quan/bao gồm việc cho phép người
dùng ra quyết định.
Các hệ thống tương tác đặc biệt liên quan đến nhiều dịp quan
trọng trong quá trình xử lý của người dùng. Bất cứ nơi nào lượng
yêu cầu xử lý của người dùng càng lớn, thì. bản thiết kế cần xem
xét kỹ lưỡng tại đó hơn.
Người dùng thường được mong đợi được nhớ đến -thông qua
kho lưu trữ dành cho người dùng (US) - một số dữ liệu, thông
tin và kiến thức. Tuy nhiên, càng nhiều thứ người dùng được đòi
hỏi phải nhớ thì lại càng có nhiều thứ họ có thể quên. Kho lưu trữ
dành cho người dùng liên quan đến cae bộ nhớ phục hồi và bộ
nhớ lưu trữ.
Bộ nhớ phục hồi - người dùng có thể cần lưu trữ cả nội dung
liên quan tới quyết định và thông tin về ngữ cảnh của quyết định,
bao gồm từ kết quả của hành động đến quyết định hiện tại.
Bộ nhớ lưu trữ - người dùng có thể cần nhận ra cái gì là quan
trọng đối với họ để được lưu trữ lại nhằm có khả năng sử dụng
trong tương lai.
Hiển thị nội dung quan trọng (bao gồm lịch sử thông tin liên
quan) như một phần đầu ra máy tính có thể trợ giúp phục hồi bộ
nhớ người dùng. Phục hồi bộ nhớ người dùng có thể được trợ giúp
nhiều hơn bởi sự cho phép người dùng có được đầu ra máy tính
292
tùy chọn, bổ sung (ví dụ thông tin giúp đỡ) bởi việc thực hiện các
yêu cầu cụ thể cho đầu ra đó.
Bộ nhớ lưu trữ cho người dùng có thể được trợ giúp bởi
nhiều kỹ thuật khác nhau để ghi nhớ những nội dung quan trọng.
Những kỹ thuật này bao gồm:
• Lôi cuốn sự thích thú của người dùng
• Đặt nội dung trong một ngữ cảnh dễ nhớ
• Gợi ý sự trợ giúp của bộ nhớ
Trong nhiều trường hợp, sự cần thiết cho bộ lưu trữ của
người dùng có thể không quan trọng lắm và vì vậy có thể được giả
sử là nó được thực hiện mà không cần phải thiết kế một cách rõ
ràng. Tuy nhiên, chính sách này không ứng dụng cho mọi loại xử
lý của người dùng.
CHÚ Ý: Rất quan trọng để nhận ra rằng, trong phần thảo
luận này, đầu ra của người dùng (UO) đề cập đến hành động sản
xuất đầu ra của. Nó đối lập với hành động “một người dùng lấy
nội dung từ máy tính”, điều mà được đề cập đến như đàu vào của
người dùng (UI), vì nó liên quan đến “một người dùng nhập nội
dung và nó trở thành đầu ra của máy tính”. Việc sử dụng này cho
phép xem xét người dùng một cách độc lập mà không cần xem xét
đối tượng máy tính.
Đầu ra người dùng (UO) bao gồm việc trình diễn nội dung
và kích hoạt sự kiểm soát (như đầu vào với máy tính)

293
 Bản thiết kế của cả đầu ra và đầu vào của máy tính sẽ có ảnh
hưởng tới mức độ chính xác và hiệu quả tới đầu ra của người
dùng. Tương tự như vậy, tại nơi một người dùng xuất nội dung
hoặc kiểm soát thông tin, phương pháp được yêu cầu người dùng
có thể tác động lên cả tính chính xác và hiệu quả của đầu ra này,
ví dụ :
Nơi hệ thống sẵn sàng biết đến một nội dung, nếu cho phép
người dùng được lựa chọn từ nội dung có sẵn sẽ thích hợp hơn là
yêu cầu được hệ thống khóa lại để tránh tạo ra lỗi đánh máy.
Một số khách hàng thường xuyên có thể thích được sử dụng
“khóa nhanh” hơn là phải đi tìm các chức năng máy tính mà họ sử
dụng thường xuyên trong một bảng danh sách lựa chọn dài, trong
khi các khách hàng vãng lai có thể tích bảng chọn mà không yêu
cầu sử dụng kho lưu trữ cho người dùng tìm khóa nhanh.
Kiểm soát nên được chia đủ để đảm bảo tính dễ dàng cho
việc người dùng lựa chọn cái họ muốn và để đảm bảo chống lại sơ
suất bất ngờ có thể dẫn đến việc lựa chọn một loại điều kiển/kiểm
soát không theo mong muốn của người dùng.
Trong hầu hết các trường hợp, đầu ra được đi đôi với đầu
vào máy tính (CI). Tuy nhiên, máy tính phải được chuẩn bị để
tiếp nhận đầu vào trước khi nó chấp nhận đầu vào. Nếu nó không
được chuẩn bị cho đầu vào, đầu vào có thể dẫn đến sai sót hoặc có
thể bị từ chối. Thiết kế đầu vào máy tính có thể bao gồm:
• Xác nhận đầu vào liên quan tới một màn hình nhất định
294
 • Xác nhận khi đầu vào nên sẵn sàng với người dùng
• Xác nhận một hoặc nhiều kỹ thuật đàm thoại (bao gồm bảng
chọn, ngôn ngữ lệnh, thao tác trực tiếp, mẫu điền, ngôn ngữ tự
nhiên, đặc trưng I/O) để sử dụng cho việc nhập vào.
• Xác nhận một kỹ thuật thiết kế cụ thể
• Xác nhận và thiết kế hiệu chỉnh đầu vào thích hợp
Một khi một đầu vào được nhận, nó thường được tùy thuộc
vào danh sách các “kiểm tra hiệu chỉnh” để xác định liệu đầu vào
này là hợp lệ và nên được xử lý hay nên bị từ chối. Một số kiểm tra
hiệu chỉnh tiêu biểu bao gồm:
• Kiểm tra trường số cho các số hợp lệ
• Kiểm tra chữ viết tắt các tỉnh/nước với một bảng viết tắt bưu
chính
• Kiểm tra số của một khách hàng có hợp lệ không, khách hàng
có đúng vị trí không
Trong khi hiệu chỉnh đầu vào có thể được xem xét như một
loại của xử lý máy tính, nó thường được xem xét dọc với việc nhập
vào bởi vì cần đảm bảo rằng mọi đầu vào là hợp lệ trước khi chúng
được xử lý bởi hành động xử lý theo dự định của ứng dụng. Nơi mà
các vấn đề được phát hiện do hiệu chỉnh đầu vào, chúng đều sẽ dẫn
đến việc đầu ra của máy tính có khả năng hiểu được nhằm xác nhận
vấn đề và giúp người dùng khắc phục tình hình.
Xử lý máy tính (CP) tập trung vào việc máy tính làm gì bên
trong các đầu vào khác nhau mà nó nhận được.Vấn đề thiết kế
295
liên quan đến xử lý máy tính được thảo luận ở chương 12 như một
phần thảo luận của thiết kế kỹ thuật.
Lưu trữ máy tính (CS) tập trung vào cái kho lưu trữ bên
trong máy tính. Vấn đề thiết kế liên quan đến lưu trữ máy tính sẽ
được đề cập trong chương 12 như một phần của thảo luận thiết kế
kỹ thuật.
3.3.1.2. Tiếp cận nhằm xem xét hoạt động căn bản
Mỗi hoạt động căn bản tồn tại trong hầu hết tới mọi đối tượng
ở mức hoạt động, xem rằng liệu chúng có được xác định cụ thể và
thiết kế không. Tuy nhiên, mốt số chuyên viên thiết kế/phát triển
sản phẩm có thể thất bại trong việc xem xét hầu hết các hoạt động
căn bản này.
Việc “Sắp đặt phần mềm” thường tập trung vào thiết kế bộ
xử lý và bộ lưu trữ của máy tính (nó sẽ được đề cập như một phần
của thiết kế kỹ thuật trong phần sau).
Có rất nhiều tiếp cận đối với “sự tương tác giữa máy tính -
con người” tập trung nhiều hơn vào thiết kế của tương tác máy tính
(giữa đầu ra và đầu vào máy tính) hơn là tập trung vào khía cạnh
tương tác với con người.
Tuy nhiên, nếu các nhà phát triển sản phẩm không để ý đến
người dùng hoặc cho sự tồn tại của họ là hiển nhiên, thì có thể xảy
ra nhiều vấn đề khi những người dùng này mong chờ được sử dụng
hệ thống kết quả.
Điều này là quan trọng với người dùng, đặc biệt những người
296
dùng đó tham gia vào hệ thống xử lý và quản lý sự phát triển của
hệ thống, để đảm bảo rằng sự tham gia của họ trong tương tác được
xem một cách chính đáng trong giai đoạn thiết kế.
Hoạt động mức đối tượng có thể được miêu tả bởi một chuỗi
gồm tất cả hoặc ít nhất phần chính, hoạt động căn bản yêu cầu được
hoàn tất hoạt động mức đối tượng. Một số hoạt động căn bản trong
chuỗi này (đặc biệt những hoạt động liên quan đến lưu trữ) có thể
bị bỏ sót ở những tình trạng khác nhau do họ giả định rằng việc này
là không đáng kể hoặc không cần thiết.
Xuất dữ liệu đầu ra bởi người sử dụng hoặc máy tính se cho
cho kết quả vào ra bởi người khác, với điều kiến người này đã
chuẩn bị để nhận chúng.
Những hành động mà người dùng thường xuyên nhập nhanh
và sau đó máy tính xuất đầu ra sẽ cung cấp những phản hồi đầu vào
lại cho người dùng. Như vậy những phản hồi này là quan trọng để
chắc chắn rằng người dùng đã nhập đầu vào cho máy tính và xác
nhận những hành động đó của người dùng được thực hiện chính
xác.
Việc cân nhắc những hoạt động căn bản có thể đơn giản tập
trung vào những việc mà người dùng và máy tính thực hiện mà
chứa đựng yếu tố đầu ra của nó.
Nội dung xuất đầu ra chủ yếu của máy tính là dành cho người
dùng. Sự thành công của người dùng trong việc thỏa thuận nội
dung này sẽ phụ thuộc vào cả kỹ năng của người dùng và chất
297
lượng của đầu ra.
• Nếu đầu ra của máy tính được thiết kế một cách thích hợp,
người dụng có thể kỳ vọng rằng họ có khả năng nhận ra đầu
vào mà họ nhập. Khi người dùng bị lỡ việc nhận ra những đầu
ra có ý nghĩa của máy tính (ví dụ như tin nhắn cảnh báo), máy
tính có thể hỏi người dùng xác nhận việc công nhận các đầu ra
này.
• Nếu việc xử lý và/hoặc quyết định của người dùng được giữ
một cách đơn giản và thích hợp với khả năng của họ, người
dùng có thể kỳ vọng rằng họ có thể làm những việc đó một
cách chính xác. Hệ thống có thể phân tích các hành động của
người dùng và hỏi họ xác nhận lại những hành động này có thể
xuất hiện khi còn hồ nghi hay chưa rõ ràng.
• Mặc dù người dùng có thể nhớ những việc đã trải qua, nhưng
nó sẽ trở nên hữu dụng để ghi lại các tương tác khả dụng chính,
theo yêu cầu, nhằm hỗ trợ bộ nhớ của nó.
• Chúng ta nên nhận ra rằng những kỳ vọng có thể vượt quá
thực tế, nên chúng ta câng đặt câu hỏi cho hiệu lực mỗi lần họ
sử dụng và kiểm tra hiệu quả làm việc của hệ thống theo qui
định cùng với những kỳ vọng tới nó. Nếu họ tìm đến mức vượt
quá khả năng thực tế, thì cả đầu ra của máy tính và các hoạt
động của người dùng đều cần những thiết kế bổ sung.
Các thông tin đầu ra chủ yếu của người dùng thì đều được
nhập vào máy tính.
298
• Đầu vào của máy tính là nguồn tài nguyên chính cho việc xác
định điều gì là cần thiết cho người dùng tại bất cứ điểm thời
gian nào.
• Sự cân nhắc quá trình xử lý của máy tính và kho lưu trữ chi
tiết có thể hoãn lại việc kết nối giữa bản thiết kế và đầu ra của
máy tính. Đầu ra của máy tính cần đáp ứng nhu cầu của người
dùng.
3.3.2. Các mặc định
Mặc định là những giá trị được xem như giá trị thích hợp và
được cung cấp bởi hệ thống để hỗ trợ người sử dụng trong việc
thực hiện các yêu cầu của hệ thống,nhưng chỉ dành cho những nội
dung nào được xác định và thay đổi bởi người sử dụng. Khi sử
dụng các mặc định, hệ thống sẽ trình diễn hầu hết các giá trị như
mặc định. Mặc định có thể được sử dụng trong các giá trị thuộc
tính và giá trị kiểm soát. Một số ví dụ liên quan đến mặc định gồm
có :
Khi số của một khách hàng được nhập vào, hệ thống có thể
tìm kiếm được các nội dung khác kết hợp với số của khách hàng đó
(ví dụ tên và địa chỉ) và trình diễn nó như là tập hợp các giá trị mặc
định trong mẫu đơn đặt hàng mà khách hàng hoàn thành. Tuy nhiên
khách hàng mong muốn sử dụng địa chỉ và số điện thoại khác cho
đơn đặt hàng này hơn là chỉ một cái đã được lưu trữ trong tập dự
liệu khách hàng của hệ thống .

299
 Khi một người sự dụng yêu cầu hệ thống xóa bỏ dữ liệu được
ghi lại từ hệ thống, hệ thống đáp lại bằng một yêu cầu cho người sử
dụng để xác nhận xóa bỏ trước khi tiến hành xử lý .
Nếu như hành động mặc định kết hợp với việc nhấn nút quay
lại là để xóa bỏ, người sử dụng sẽ không cần phải dừng lại hay suy
nghĩ về cái họ đang làm và việc yêu cầu xác nhận là hầu như không
có giá trị .nó sẽ gây ra việc trì hoãn mà không hoàn thành mục đích
của nó thì hoạt động phá loại bỏ là có dự định sẵn .
Nếu hành động mặc định kết hợp với việc nhấn nút quay lại
là để hủy yêu cầu cần xóa, sau đó người sử dụng sẽ phải đưa ra
quyết định lần thứ hai liệu bản ghi lại đã xóa bỏ trước khi hệ thống
thực hiện hành động này hay chưa.
3.3.3. Kịch bản
Kịch bản cung cấp cách miêu tả súc tích làm thế nào các hoạt
động ở mức độ đối tượng có thể hoàn thành. Kịch bản chỉ rõ cái
mỗi bên (cả hệ thống máy tính và người sử dụng)thực hiện đối với
bên khác. Một kịch bản có thể miêu tả cuộc đàm thoại từng bước
giữa người dùng và máy tính. Trong cuộc đàm thoại này, một
người nói (đầu ra) một cái gì đó, bên kia trả lời (đầu ra), và sau đó
bên trả lời đầu tiên, và như thế cho đến khi lý do để tương tác được
hoàn thành. Trong một số trường hợp, một bên có thể nói hoặc làm
nhiều thứ trước khi bên kia trả lời. Kịch bản thường tập trung vào
các sự kiện chính trong một tương tác mà không liệt kê các bước có
thể được giả sử một cách an toàn. Vị trí đầu vào, quyết định hay
300
các hoạt động lưu trữ là nơi nhận biết quan trọng, nó nên được bao
gồm trong kịch bản.
Kịch bản nên tập trung vào cái người dùng làm (ví dụ người
dùng hoặc máy tính xuất) và không tập trung vào nó được làm như
thế nào (đầu ra). Bằng cách tập trung vào cái người sử dụng làm (ví
dụ những cái người sự dụng và máy tính cho ra) và không tập trung
vào được làm nhu thế nào (đầu ra). Bằng việc tập trung vào cái
người dùng hoặc máy tính xuất, có thể sủ dụng kịch bản để đánh
giá số lượng bản thiết kế có tiềm năng. Bảng 3.2 cung cấp các ví dụ
về các bước kịch bản diễn đạt tốt hay kém.
Bảng 3.2. Ví dụ về các bước kịch bản tốt và kém
Ví dụ về các bước kịch Ví dụ về các bước kịch
bản tốt (tập trung vào bản kém (tập trung vào
những gì màn hình sử làm thế nào màn hình lại
dụng cho) làm được như vậy)
Người dùng: nhập tên khách Đánh tên người dùng vào ô tên
hàng trên màn hình ghi của khách
Người dùng: yêu cầu bản hàng
ghi/thu âm được tạo ra Nhấp chuột vào nút tạo trên
Máy tính: hiển thị bản ghi của màn hình ghi của khách hàng
khách hàng

Ví dụ của một khách hàng sử dụng một mẫu đặt hàng và danh
mục để đặt một mặt hàng đơn lẻ minh họa thuộc tính của kịch bản:
• Kịch bản đầy đủ súc tích hơn một mô tả tương ứng của các
hoạt động ở mức độ đối tượng

301
 • Kịch bản tập trung vào tập hợp đơn gồm nhiều bước để miêu
tả một trong nhiều cách có thể trong việc hoàn thành một
hoạt động ở mức độ đối tượng.
Ví dụ sau đây minh họa một kịch bản liên quan một trong
nhiều cách có thể trong việc đặt một đơn đặt hàng :
• Người dùng chọn đặt một đơn đặt hàng từ một số nơi khác
trong ứng dụng
• Máy tính trình diễn người dùng với một mẫu đặt hàng
• Người dùng nhập "Jim" như là tên
• Người dùng nhập "Carter" như là họ
• Người dùng nhập <<1C115 Engineering >> như là địa chỉ
• Người dùng nhập "4893"như là điện thoại
• Người dùng yêu cầu danh mục sản phẩm
• Máy tính trình diễn trang chính của danh mục
• Người dùng yêu cầu tìm Web-authoring software trong danh
mục, cùng với giá của chúng và liên kết với nhiều thông tin
hơn nữa
• Người dùng (người biết được loại gói nào được mong muốn
và nhận ra được nó trong danh sách lựa chọn) "tapestry 4.0"
• Máy tính hỏi có bao nhiêu bản được mong muốn
• Người dùng trả lời "1" bản
• Máy tính hỏi liệu có muốn mặt hàng nào khác trong danh
mục không

302
 • Người dùng trả lời "không"
• Máy tính trở lại với mẫu bán hàng và đợi đầu vào khác từ
khách hàng
• Người dùng (quyế định đơn đặt hàng được thực hiện) yêu cầu
đơn đặt hàng được xử lý
• Máy tính kiểm tra đơn đặt hàng cho mọi thông tin được yêu
cầu
• Máy tính (nhận diện đơn đặt hàng được hoàn tất và chấp
nhận) xác nhận lại đơn đặt hàng cho người dùng
Kịch bản thay thế có thể bắt đầu với người dùng xác nhận
được một mặt hàng trong khi duyệt qua danh mục (hoặc qua tìm
kiếm cho một mặt hàng cụ thể trong danh mục) và một khi nó được
tìm thấy, khách hàng sẽ quyết định để đặt hàng nó. Kịch bản bổ
sung có thể xem xét việc đặt hàng của các mặt hàng đa dạng.
3.3.4. Thiết kế thoại
Hàng loạt tương tác đáp ứng yêu cầu của các kịch bản được
thực hiện như các cuộc đàm thoại giữa máy tính và người dùng.
Việc sửa đổi 1 của ISO 9241-1 cung cấp hướng dẫn giữa việc lựa
chọn và phối hợp 4 kỹ thuật thoại chính, mỗi kỹ thuật có hướng
dẫn thiết kế bổ sung được cung cấp bởi phần riêng của chúng theo
tiêu chuẩn ISO 9241:
• Bảng chọn (ISO 9241-14)
• Lệnh (ISO 9241-15)

303
 • Chế tác trực tiếp (ISO 9241-16)
• Mẫu điền (ISO 9241-17)
Một bảng chọn là tập hợp các tùy chọn được trình bày bởi hệ
thống mà người dùng có thể đưa ra lựa chọn của mình để được sử
dụng như là đầu vào với hệ thống. Bảng chọn có thể được sử dụng
cho nhiều nhiệm vụ đầu vào và có thể lựa chọn các giá trị và bắt
đầu các hoạt động kiểm soát. Bảng chọn dễ dàng được thực hiện
qua các kĩ thuật và truyền thông .Bảng chọn có thể được được xuất
bởi hệ thống sử dụng nhiều phương tiện truyền thông nghe nhìn và
cho phép người dùng sử dụng nhiều phương tiện truyền thông để
thực hiện lựa chọn và nhập vào máy tính. Nhiều người dùng có thể
sử dụng bảng chọn với độ chính xác tương đối cao khi lựa chọn
giữa giới hạn các lựa chọn.
Lệnh bao gồm từ, chữ viết tắt và sự liên kết của từ mà người
dùng có thể sử dụng để ra các yêu cầu của hệ thống. Lời nhắc nhở
là đầu ra được trình bày bởi một hệ thống luôn sẵn sàng chấp nhận
nội dung của lệnh từ người dùng. Lệnh được tổ chức trong ngôn
ngữ lệnh mà các ngữ nghĩa và cấu trúc cú pháp liên quan được
định nghĩa cụ thể. Ngôn ngữ lệnh đòi hỏi kĩ năng và hiểu biết
người dùng nhiều hơn nhưng nó cũng cung cấp tính linh hoạt hơn
trong việc phối hợp các lựa chọn, miễn là các úng dụng có thể xử lý
những sự phối hợp này. Sự linh hoạt này cũng liên quan đến độ
chính xác trong thoại. Lệnh có thể được thực hiện qua các kĩ thuật
và phương tiện truyền thông.
304
 Thao tác trực tiếp là kĩ thuật để lại cho người dùng nhiều ấn
tượng về các hành động trực tiếp lên các đối tượng trong hệ thống.
Thao tác trực tiếp nói chung liên quan trực tiếp đến phương tiện
truyền thông đồ họa và yêu cầu người dùng có nhiều kĩ năng không
gian và năng lực không gian. Nó cung cấp sự phối hợp linh hoạt và
chính xác cho những người dùng có năng lực trong việc sử dụng
thao tác trực tiếp. Những sự tương tác của thao tác trực tiếp mang
lại những thách thức lớn cho thông dịch thông qua kĩ thuật trợ giúp
cho người dùng với yêu cầu đặc biệt. Thao tác trực tiếp cũng đặt ra
những lệnh lớn về kĩ thuật được sử dụng để thực hiện nó.
Mẫu điền rất hữu ích cho việc nhập các dữ liệu cụ thể vào
trong dạng mẫu được cấu trúc cao. Theo ISO 9241-17, mẫu là một
cấu trúc hiển thị với vùng được dán nhãn mà người dùng đọc, điền,
chọn đầu vào (ví dụ thông qua các nút chọn hoặc các nút bấm
radio) hoặc chỉnh sửa.
CHÚ Ý: Các ngôn ngữ lập trình và hệ thống có thể có nhiều
dạng định nghĩa khác. Mẫu điền rất hữu ích cho kiến thức người
dùng trong việc tìm ra các mẫu không được máy tính hóa. Tuy
nhiên, thực hiện dạng mẫu lên máy tính có thể thêm các giới hạn bổ
sung đối với sự linh hoạt của người dùng bên trên những cái đã
được ứng dụng thông qua các mẫu giấy. Mẫu điền có thể được thực
hiện qua chuỗi kĩ thuật nhưng thường được thực hiện trong sự phối
hợp với các phương tiện truyền thông đồ họa.
3.3.5. Thiết kế dẫn tới thành công
305
 Mặc dù các phân tích của chúng tôi tập trung vào những cái
được hỗ trợ để hiện thức hóa, các thiết kế của chúng tôi cần xử lý
tất cả các kịch bản khác có thể xảy ra. Vì vậy, tập hợp các kịch bản
thiết kế nên bao gồm những thiết kế có thể xử lý nhiều tình huống,
những nơi mà có các lỗi xảy ra hoặc những nơi mà người dùng gặp
khó khăn để các thiết kế có thể xử lí các lỗi thích hợp và hường dẫn
người dùng. Sẽ là không đầy đủ nếu chỉ thiết kế làm thế nào mọi
thứ có khả năng vận hành khi tất cả mọi người thực hiện các bước
một cách chính xác. Cũng nên thiết kế cho các trường hợp không
hoàn hảo.
3.3.5.1. Nguồn lỗi
Lỗi có thể là kết quả từ nhiều giai đoạn trong tương tác của
người dùng với hệ thống.
Lỗi trong việc quyết định những gì cần được thực hiện
Nhiều lỗi có thể nguyên nhân từ các vấn đề liên quan tới:
• Hệ thống không xuất những thông tin được yêu cầu trong một
cách hưu ích
• Người dùng nhập thông tin từ hệ thống (cả do thông tin thiếu
sót và thông tin bị dịch sai)
• Người dùng xử lí thông tin này không chính xác (do sủ dụng
thông tin không chính xác và do sử dụng kĩ năng ra quyết
định có lỗi)
Những trường hợp này có thể dẫn người dùng không hiểu
từng trường hợp (nhiệm vu được yêu cầu) hoặc không hiểu
306
phần mềm (công cụ được yêu cầu). Những trường hợp này có thể
dẫn đến lỗi bỏ sót(sót thực hiện cái gì đó mà nên được thực hiện)
hoặc lỗi nhiệm vụ (thực hiện sai).
Lỗi trong việc thực hiện những gì đã được quyết định
Nhiều lỗi (thường là lỗi nhiệm vụ)có thể nguyên nhân từ các
vấn để liên quan tới :
• Người sử dụng không hiểu làm thế nào để sử dụng hệ thống
để thực hiện quyết định
• Người dùng vô tình thực hiện lỗi xuất (ví dụ lỗi đánh máy
hoặc không chủ tâm kích hoạt kiểm soát hệ thống sai)
• Hệ thống dịch sai hành động của người dùng (ví dụ thực hiện
một lỗi trong việc nhận giọng nói )
Một số lỗi của người dùng cụ thể trong việc thực hiện cái gì được
quyết định có thể do:
• Nhầm lẫn trong việc chọn lựa giữa các chức năng tương tự
(các công cụ phần mềm cụ thể)
• Nhầm lẫn việc sử dụng của một chức năng cụ thể với việc sử
dụng các chức năng khác, các chức năng tương tự
• Lỗi đánh máy hoặc lỗi lựa chọn
• Thực hiện nhiệm vụ tại thời điểm không thích hợp
• Nhầm lẫn trong trật tự của các phần của một chức năng hoặc
trong trật tự của tập hợp các chức năng(bao gồm sót hoặc
lặp lại các phần hoặc các chức năng)

307
 • Quên nội dung nhiệm vụ đã được thực hiện trước đó
• Gián đoạn trước khi hoàn thành nhiệm vụ và quên hoàn thành
nó
Những trường hợp này có thể dẫn đến người dùng thực hiện
một nhiệm vụ không thích hợp thay vì thực hiện nhiệm vụ mà họ
hướng đến hoặc lỗi do thực hiện nhiệm vụ thích hợp.
3.3.5.2. Phương pháp xử lý lỗi
Các phương pháp xử lỹ lỗi chính được miêu tả bên dưới.
Tốt nhất là nên tránh các lỗi. Nếu bạn có thể xác định
những gì có thể gây ra các lỗi, hệ thống có thể thường được thiết kế
theo cách gỡ bỏ các khả năng mà lỗi có thể xảy ra.một số ví dụ về
tránh lỗi bao gồm:
• Nếu để tiền trên mặt quầy thu ngân, nó sẽ bị lấy trộm, vì vậy
không nên để tiền ở trên quầy, nên để tiền vào trong tủ nơi
chỉ có giao dịch viên lấy được, vì vậy tránh để khách hàng
có cơ hội trộm tiền.
• Nều người dùng nhầm lẫn về lệnh (control C) nghĩa là "copy"
vào nơi nó mang nghĩa là "break", thiết kế có thể được đọc
lại vì vậy nó luôn luôn có nghĩa là "copy" và một số lệnh
khác nữa được sử dụng với nghĩa "break".
• Nếu người dùng nhập thông tin, nhiều séc hiệu chỉnh có thể
được thực hiện trước khi hệ thống xử lý và lưu trữ các
thông tin đó. Ví dụ, người làm dưới 16 tuổi và trên 65 tuổi
có thể bị một hệ thống tuyển dụng chối từ.
308
 Tạo điều kiện khắc phục các vấn đề và khôi phục các
tổn thất từ lỗi là điều thứ hai cần làm! Nếu bạn có thể xác định
các nguyên nhân tiềm ẩn cho một lỗi nhưng không thể thiết kế hệ
thống để tránh lỗi (vì lỗi là kế quả của quá trình hoạt động hợp lệ ở
một thời điểm không chính xác), sau đó bạn nên cung cấp một cơ
chế thích hợp cho việc sữa lỗi .một số ví dụ của việc khôi phục lỗi
bao gồm:
• Nếu bạn thừa nhận rằng cửa hàng tạp hóa thường
xuyên bị mất trộm, bạn mong chờ cài đặt hệ thống máy
quay phim bảo vệ để hỗ trợ trong việc bắt trộm.
• Mọi người mua bảo hiểm nhà và xe cộ để được hoàn
lại các tổn thấ có khả năng xảy ra (nhưng do khấu trừ,
bạn không thể được hoàn lại hoàn toàn)
• Nếu người dùng tình cờ xóa cài gì đó mà không nên
xóa, sau đó:
+Một chức năng hoàn tác có thể giúp nếu như vẫn đề được thông
báo ngay lập tức
+Một dữ liệu lịch sử có thể chứa đựng các mục đã bị xóa có thể trợ
giúp bạn nếu như vấn đề không được thông báo một cách quá
muộn.
Giới hạn tác động của các lỗi (giới hạn số lượng các lỗi) là
điều tốt nhất thứ ba nên làm. Nếu bạn có thể xác định nguyên
nhân tiềm ẩn của một lỗi nhưng bạn không thể thiết kế theo một
cách mà có thể ngăn chặn được lỗi đó, bạn có thể giới hạn khả
309
năng lỗi và số lượng của một lỗi khi lỗi đó xảy ra. Điều này rất hữu
ích thậm chí trong trường hợp bạn có thể khôi phục các lỗi. Một số
ví dụ của việc giới hạn các tổn thất/lỗi bao gồm:
• Các chính sách bảo hiểm ô tô và đất đai luôn luôn có sự
khấu trừ trong việc thanh toán của họ đối với các mất mát
để nhằm ngăn chặn việc bất cẩn của khách hàng, khách
hàng cần trả khấu trừ trước khi thu góp.
• Nếu người dùng nhập thông tin, sự đa dạng trong kiểm ta
hiệu chỉnh có thể cung cấp cho người dùng các cảnh báo
trước hệ thống xử lý và lưu trữ các thông tin. Ví dụ nhân
viên dưới 16 tuổi và trên 65 tuổi có thể được cho phép chỉ
khi người dùng xác nhận rằng có một ngoại lệ đã được tạo
ra đới với chính sách nhân viên tiêu chuẩn.
Một sô ví dụ giới hạn lượng lỗi bao gồm:
• Nếu một của hàng bách hóa có nhiều tiền mặt trong tay, cửa
hàng đó có thể mất nhiều tiền trong một vụ cướp. Hầu hết
các cửa hàng tiện ích thường sẽ giới hạn mức tiền có thể
tiếp cận được vào ban đêm bằng cách thuê một người quản
lý lượng tiền mà họ không thể mở được, vì vậy điều này sẽ
giới hạn lượng tiền bị mất trộm trong các vụ cướp nhất
định.
• Máy rút tiền mặt giới hạn số tiền một người có thể rút tại một
thời điểm để bảo vệ họ từ các vụ cướp.

310
 • Chương trình phần mềm có thể giới hạn các tương tác của
lỗi trong nhiều cách, bao gồm:
• Giới hạn truy cập vào một hệ thống (hoặc một phần của
hệ thống) đối với các nhân viên được tin tưởng và được
đào tạo.
• Giới hạn khả năng của nhiều chức năng, ví dụ như cho
phép một lệnh xóa chỉ để xóa một bản ghi tại một thời
điểm .
• Giới hạn lượng thay đổi đối với hệ thống (ví dụ như
lượng tiêu dùng nhân viên có thể cho phép) mà một
nhân viên có thể thực hiện mà không cần sự cho phép
bổ sung.
Thông báo cho người dùng lỗi đã xảy ra là chưa đủ! Nếu
hệ thống có thể xác định lỗi đã xảy ra, sau đó nó có thể thực hiện
được một số việc để xử lý nó. Điều này không có nghĩa là hệ thống
nên lấy quyền kiểm soát của người dùng. Nếu lỗi không thể tránh,
hệ thống ít nhất cũng giúp người dùng nhận ra lỗi và xác định
những gì nên làm để có giải quyết nó.
CHÚ Ý:
• Kĩ thuật quản lí rủi ro cơ bản thảo luận ở trên là không chỉ
riêng cho một máy tính nào cụ thể
• Tin học không có lí do gì để tránh thực hành kinh doanh thích
hợp. Máy tính hóa yêu cầu thực hành kinh doanh tốt se phải
bao gồm cả phân tích và thiết kế trong mọi hệ thống.
311
 • Nếu các kĩ thuật quản lí rủi ro giới hạn khả năng của tổ chức
đối với chức năng, chúng có thể trở thành một rủi ro lớn đối
với sự thành công của nó. Kĩ thuật quản lý rủi ro cần có khả
năng sử dụng được.
3.3.5.3. Một số hướng dẫn giúp người dùng
Bản hướng dẫn dành cho người dùng là những thông tin bổ
sung trên danh mục máy tính -người dùng được đều đặn cung cấp
cho người dùng dùng theo yêu cầu hoặc hệ thống sẽ tự động cung
cấp chúng.
• Bản hướng dẫn dành cho người dùng giúp họ trong việc hoàn
thành nhiệm vụ của họ mà nó thỏa mãn việc tương thích đối
với mọi loại tương tác.
• Bản hướng dẫn dành cho người dùng sẵn sàng phân biệt các
thông tin được hiện thị khác.
• Bản hướng dẫn dành cho người dùng không nên làm gián
đoạn những nhiệm vụ của họ.
ISO 9241-13 hướng dẫn người dùng xác định nhiều loại bản
hướng dẫn dành cho người dùng đặc biệt, bao gồm:
• Dấu nhắc (lời nhắc) là đầu ra hệ thống yêu cầu người dùng
nhập. Dấu nhắc cần chỉ ra một cách hoàn toàn (dấu nhắc
chung) hoặc rõ ràng (dấu nhắc cụ thể) loại đầu vào mà được
hệ thống thoại chấp nhận.
• Phản hồi là đầu ra được trình diễn đối với người dùng bởi hệ
thống tương tác với đầu vào của người dùng hoặc sự kiện
hệ thống. Mọi đầu vào từ người dùng cần đưa ra đúng lúc
và thông tin nhận thức từ hệ thống. Thông tin phản hồi kết

312
 hợp với việc thực hiện nhiệm vụ bình thường không nên
đưa bừa và không nên làm rối loạn những nhiệm vụ của
người dùng.
• Trạng thái là thông tin hướng dẫn người dùng mà nó chỉ ra
tình trạng hiện tại của các thành phần trong phần cứng và
phần mềm của hệ thống. Mức độ trạng thái của thông tin
cần phải chính xác với nhiệm vụ hiện tại của người dùng .
• Hỗ trợ trực tuyến cung cấp thêm hướng dẫn cho người dùng
và hỗ trợ cho người dùng khi tương tác giao diện với người
dùng và thoại. Nó giải thích những gì cần làm, ở đâu, khi
nào và làm như thế nào, hỗ trợ trực tuyến có thể cũng hộ trợ
để hoàn thành mục tiêu của người dùng. Hỗ trợ trực tuyến
có thể cung cấp các thông tin khác nhau cho người dùng với
mức độ kỹ năng khác nhau.
• Thông điệp lỗi cung cấp thông tin cụ thể nơi hệ thống dò tìm
lỗi. Nếu thất bại của hệ thống có thể được lường trước, một
chỉ dẫn vể vấn đề tiềm ẩn nên được cung cấp trước khi thất
bại xảy ra. Nếu thông điệp lỗi tắt được được hiển thị, người
dùng có thể yêu cầu nhiều thông tin trực tuyến chi tiết hơn
hoặc quy chiếu thông tin ngoại vi bổ sung. Thông điệp lỗi
nên chuyển:
• Cái gì sai
• Hành động sữa chữa nào được thực hiện
• Nguyên nhân lỗi

313
 3.4. SỬ DỤNG GIAO DIỆN NGUYÊN MẪU TRONG
THIẾT KẾ
Một bức tranh thường “chứa đựng hàng ngàn từ ngữ” (có rất
nhiều ý nghĩa). Việc mô tả bằng lời làm thế nào người dùng và hệ
thống tương tác với nhau là rất khó để hình dung. Một phương
pháp khác của giao tiếp với thiết kế tương tác là để phát triển
nguyên mẫu của giao diện.
Một nguyên mẫu là một mô hình cố ý chưa hoàn thiện.
Nguyên mẫu có thể là các công cụ hữu ích để trợ giúp nhà thiết kế
và người dùng giao tiếp và đánh giá các thiết kế có thể. Nguyên
mẫu giao diện người dùng có thể được phát triển để biểu thị cho sự
kết hợp của nội dung và thiết kế thoại. Chúng có thể biểu thị những
cái mà người dùng sẽ nhìn thấy (trong hệ thống thật) nếu có một
hoặc nhiều kịch bản được theo sau nó.
Một nguyên mẫu của giao diện có thể biểu thị làm thế nào
giao diện sẽ được nhìn thấy và diễn ra đối với người dùng mà
không yêu cầu chi phí (về thời gian, tiền bạc, và các nguồn khác)
để phát triền một hệ thống làm việc hoàn chỉnh. Điều này cho phép
người dùng xác định bản thiết kế có thích hợp hay không và đề đạt
nhu cầu thay đổi trước một khoản đầu tư lớn dùng để phát triển hệ
thống hoàn thiện, mà nó có nhu cầu được thay đổi. Việc sử dụng
nguyên mẫu để chứa đựng thông tin phát triển từ người dùng sẽ
được đề cập đền ở chương 15. Phần này tập trung vào việc phát
triển nguyên mẫu.
Đơn giản nhưng nguyên mẫu hiệu quả có thể được hướng dẫn
dựa vào tập hợp các trang web được liên kết lẫn nhau theo nhiều
cách.
314
 • Mỗi trang đại diện những cái người dùng sẽ nhìn thấy ở một
số điểm trong một kịch bản.
• Chỉ dành cho những thao taác có thể trình diễn được ở mọi
trang web cho phép liên kết với một trang khác.
• Một liên kết đại diện một hành động mà người dùng có thể
thực hiện tại thời điểm đó trong một kịch bản.
• Một liên kết từ một trường rỗng (hoặc kiểm soát không được
lựa chọn) có thể đưa người dùng tới một trang gần như giống
hệt mà chỉ khác là có một số dữ liệu mẫu lấp trong trường
được sử dụng cho liên kết (hoặc kiểm soát siêu liên kết để
chỉ ra sự lựa chọn của nó) nếu nó xuất hiện trong trang gốc
trong một hệ thống đầy đủ chức năng.
• Một liên kết từ một điều khiển có thể đưa người dùng tới một
trang giới thiệu tập hợp mẫu các kết quả- tạo ra bời việc kích
hoạt kiểm soát trong một hệ thống đầy đủ các chức năng.
Điều này có thể bao gồm yêu cầu của dữ liệu/thông tin từ
máy tính.
• Các liên kết điều hướng có thể đưa người dùng tới một trang
khác, giống như họ làm trong một hệ thống đầy đủ các chức
năng.
Bảng 3.3 chỉ ra các biến thể giữa các trang mà có thể xay ra
trong một nguyên mẫu dụa vào liệu hoạt động của người dùng sẽ
được theo sau bởi hoạt động của người dùng khác hay không và
đưa ra ví dụ cho từng biến thể.

315
 Bảng 3.3. Các biến thể nguyên mẫu dựa vào chuỗi hoạt động
Loại hoạt động Ví dụ của các Ví dụ của biến thể
bước kịch bản thiết kế tạo ra
(cái gì) (Như thế nào)
1. Hoạt động của Người dùng nhập Người dùng nhấp
người dùng sẽ tên khách hàng vào ô tên trống
được theo sau (điều này sẽ được trong trang hồ sơ
hoạt động của theo cả bởi nhiều khách hàng liên kết
người dùng khác đầu vào dữ liệu tơi (một biến thể)
(mà sẽ tạo ra hoặc bởi người một trang tương tự
biến thể cho dùng kích hoạt với một tên khách
chính nó ) một kiểm soát và hàng mẫu trong ô
Một thao tác cả hoạt động riêng tên,
người dùng sẽ Người dùng muốn (sau nhiều chuyển
được theo bởi đưa ra để xem xét tiếp trước nơi mà
một hoặc nhiều một đơn đặt hàng. các ô trong đơn đặt
hoạt động hệ hàng được điền),
thống (mà tạo ra người dùng nhấp
cùng với nhiều vào một kiểm soát
biến thể) "place this order"
liên kết tới một biến
thể mà) một trang
tương tự bao gồm
thông tin mà đơn
đặt hàng được đặt
và bao gồm một số
đơn duy nhất cho
người dùng để sử
dụng cho tham
chiếu tương lai.

Bảng 3.3 chứa đựng ví dụ của một kịch bản mà liên quan tới
một trong số nhiều cách có thể đặt một đơn đặt hàng minh họa cho

316
sự phát triển của tập lệnh hướng dẫn đưa cho người dùng nguyên
mẫu và thiết kế của các trang (và liên kết) cho nguyên mẫu.
Bảng 3.4 Thiết kế một nguyên mẫu để phù hợp với kịch bản
Hướng dẫn đối với Hoạt động được kì Trang nguyên
người dùng vọng của người mẫu và thiết kế
nguyên mẫu dùng trong kịch liên kết
1.Bạn phải đặt một bản 1. Kịch bản bắt đầu
đơn đặt hàng sử Người dùng sẽ xem với trang mẫu đặt
dụng mẫu đơn đặt xét trang và sau đó hàng ban đầu mà
hàng này .Để sử di chuyển tới hướng người dùng sẽ nhìn
dụng nó ,bạn nên dẫn tiếp theo trong thấy đi đến một địa
nhập vào vùng bạn kịch bản nguyên điểm khác.
mong muốn nhập mẫu
thông tin hoặc kiểm
soát mà bạn mong
kích hoạt
2.Nhập "Jim "là tên Người dùng nhập 2. Một liên kết được
"jim" là tên nhấp theo tới một trang
vào vùng tên. khác xuất hiện đúng
tới trang 1, trừ khi
nó đã được điền là
"jim" ở vùng tên.

317
3.Nhập "carter" là Người dùng nhập 3. Một liên kết được
họ "Carter" là nhập theo tới một trang
vào ô họ khác xuất hiện đúng
tới trang 2 trừ khi
nó đã được điền
"Carter”vào ô họ
Nhập "1c115 Người dùng nhập Một liên kết được
Engineering " là địa "1c115 Engineering theo tới một trang
chỉ " là địa chỉ cần nhập mà xuất hiện đúng
vào vùng địa chỉ tới trang 3 trừ khi
nó đã có "1C115
Engineering" được
điền vào vùng địa
chỉ .
5.Nhập" 4893" là số Người dùng nhập 5. Một liên kết được
điện thoại "4893" là điện thoại theo tới một trang
là nhấp vào vùng mà xuất hiện đúng
điện thoại . tới trang 4 trừ khi
nó đã có "4893"
được điền vào vùng
điện thoại

318
6. Tham khảo danh Người dùng yêu cầu Một liên kết được
mục để tìm một số danh mục sản phẩm theo tới trang chính
sản phẩm mẫu đặt nhấp vào kiểm soát của danh mục (một
hàng cụ thể "tham khảo danh trang khác hoàn
mục " toàn) chứa đựng cả
ô nhập một mô tả
sản phẩm và một
kiểm soát để tìm
kiếm sản phẩm .Nó
cũng có thể chứa
đựng một danh sách
các danh mục sản
phẩm khác.

319
7. Tìm kiếm "phần Người dùng tìm 7. Một liên kết được
mềm quy tắc web" kiếm "phần mềm theo tới một trang
quy tắc web" nhấp xuất hiện đúng đến
vào ô dấu vào dữ trang 6 mà có "phần
liệu được kết hợp mềm quy tắc
với kiểm soát "tìm web"được điền
kiếm sản phẩm " trong vùng tìm
(nếu người dùng kiếm.
chọn một danh mục
sản phẩm hơn là sử
dụng chức năng tìm
kiếm ,điều này sẽ
dẫn đến một kịch
bản khác mà sẽ đề
cập riêng

320
8.( Mặc dù đây là Người dùng sau đó 8. Một liên kết được
quá trình hai bước phải nhấp vào kiểm theo tới một trang
,người dùng nên soát "tìm kiếm sản khác mà được thiết
xác đinh làm thế phẩm " kế để giới thiệu
nào dể hoàn thành nhiều "quy tăc web"
nó với các chỉ dẫn đóng gói trong danh
khác ) mục với giá của
chúng và liên kết
tới thông tin khác
về chúng

321
9. Lựa chọn Người dùng đặt 9. Một liên kết được
"Tapestry 4.0" để "Tapestry 4.0" nhấp theo tới một trang
đặt hàng vào đó khác xuất hiện đúng
đến trang 8 trừ khi
nó đã có " Tapestry
4.0" được hiển thị
trên đoạn văn bản
kiểu chữ đậm (để
chỉ ra nó đã được
chọn ) và có một
câu hỏi mới "có bao
nhiêu cái bạn mốn
đặt ?" thêm vào ô
nhập số lượng (mà
có thể được mặc
định là số 1 ở đó )

322
10.Đặt một bản sao Ngươi dùng đặt một 10. Một liên kết
chép bản nhấp vào vùng được theo tới một
điền số lượng trang mà xuất hiện
đúng đến trang 5 trừ
khi nó đã có
"Tapestry 4.0) số
lượng 1 bản và giá
được điền vào vùng
thích hợp.

323
11. Đó là tất cả bạn Người dùng nhấp 11. Một liên kết
muốn đặt vào kiểm soát "xử được theo tới một
lý đơn đặt hàng " trang mà xuất hiện
đúng đến trang 10
trừ khi nó đã có
"đơn đặt hàng đã
được xử lý "và một
con số xác định trên
nó . Trang này
giống như mọi
trang khác của loại
mẫu đặt hàng nên
cũng có một kiểm
soát"bắt đầu một
mẫu đơn đặt hàng
mới" để đưa người
dùng về trang nhất.

CHÚ Ý:
• Mặc dù nguyên mẫu này liên quan đến 11 trang web riêng, nó
thực sự liên quan đến nhiều biến thể của ba phần trình diễn
khác.
• Trong khí thiết kế này chỉ định thiết kế nào được yêu cầu và
làm thế nào các biến thể khác với những biến thể khác, nó
324
 không chỉ định phần còn lại của thiết kế chi tiết mà sẽ liên
quan trong thiết kế mỗi cái của ba phần trình diễn khác (như
vậy, nó có thể được xem xét thiết kế nguyên mẫu tổng thể).
Thiết kế chi tiết khác của các phần trình diễn này được yêu
cầu trước khi xây dựng nguyên mẫu.
• Những loại nguyên mẫu khác nhau có thể được phất triển bao
gồm 6 bước đầu tiên giống nhau để minh họa sự khác nhau sử
dụng trong các catalog và/hoặc đặt hàng đa sản phẩm

325
 Chương 4: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG TMĐT

4.1 CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM HỆ THỐNG TMĐT

4.1.1. Khái niệm
Mục đích của việc thử nghiệm là nhằm đảm bảo rằng hệ
thống sẽ vận hành đúng như những gì đã được triển khai. Nếu hệ
thống cho kết quả tốt tức là đã được triển khai đúng cách. Điều đó
là cần thiết trước khi đưa hệ thống và vận hành. Bởi sự vận hành
thành công của hệ thống chỉ mang tính ước lượng và có thể gặp
những sai sót bất cứ lúc nào.
Việc sử dụng “butterfly ballot” bởi Palm Beach, Florida trong
cuộc bầu cử tổng thống Mỹ năm 2000 là minh chứng rõ ràng cho
tầm quan trọng của thử nghiệm. Mặc dù máy bỏ phiếu kín được
thiết kế “nhằm dễ dàng hơn để sử dụng”, nhưng người ta vẫn thấy
nó quá khó để sử dụng trog cuộc bầu cử. Những lỗi trong quá trình
bỏ phiếu có thể thay đổi kết quả của việc bỏ phiếu. Nếu phép thử
tính khả dụng đã được đưa vào áp dụng với những người dùng đại
diện thì những vấn đề này có thể được xác định và chỉnh sửa trước
cuộc bầu cử.
Phép thử tính khả dụng mà đã được bàn luận trong chương 5,
là một hình thức của phép thử rất quan trọng đối với việc phát triển
hệ thống TMĐT. Những phép thử khác liên quan đến tính khả dụng
và những vấn đề khác có thể được sử dụng để dự đoán trước sự
thành công của hệ thống.Chương này sẽ tập trung vào những phép
326
thử này.
Trong quá trình phát triển phần mềm, thử nghiệm đã đề cập
chung đến chương trình thử nghiệm nhằm đảm bảo rằng họ thực
hiện theo thiết kế trước đó. Giống như phép thử tính khả dụng nên
được thực hiện thông qua sự phát triển, một số thử nghiệm khác có
thể và nên được thực hiện thông qua sự phát triển. Mặc dù chương
này đề cập đến vấn đề này sau, những vẫn sẽ thảo luận về việc làm
cách nào để các thử nghiệm nên được thực hiện thông qua vòng
quay phát triển của hệ thống TMĐT.
4.1.2. Qúa trình thử nghiệm hệ thống TMĐT
4.1.2.1. Phép thử tính hiệu lực
Phép thử tính hiệu lực kiểm tra sự chính xác và mức độ hoàn
thiện của hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu. Pressman chỉ ra rằng
“Phép thử tính hiệu lực đề cập tới một tập hợp các hoạt động khác
nhau nhằm đảm bảo rằng phần mềm đã được thiết kế có thể đáp
ứng yêu cầu của khác hàng”. Ông cũng đề cập đến phát biểu của
Boehm rằng phép thử tính hiệu lực trả lời cho câu hỏi “Liệu chúng
ta đã xây dựng đúng sản phẩm chưa”
Phép thử tính hiệu lực tập trung vào xác định loạt thông số kỹ
thuật hay chương trình liệu rằng có thực hiện theo đúng dự định đã
đề ra hay không. Nó so sánh:
- Hệ thống hoặc chương trình có kết cấu theo đúng thiết kế
chưa
- Thiết kế đã đúng yêu cầu chưa
327
 - Các yêu cầu về ứng dụng sẽ được thực hiện bởi hệ thống.
Bởi phép thử tính hiệu lực tập trung vào những điều được tin
là đúng, được cho là một kiểu của ước lượng. Tuy nhiên, thực hiện
phép thử tính hiệu lực một cách cẩn thận có thể cho ra kết quả có
tính chính xác cao.
Có 2 hạn chế:
- Các cách tiếp cận khác đối với phép thử tính hiệu lực được
yêu cầu có thể được ưu tiên thực hiện trước.
- Các tổ chức thường rất khó khăn trong việc phát triển và sử
dụng hệ thống mới.
i) Kiểm định chấp nhận
Sự kiểm định chấp nhận là hình thức cơ bản của phép thử
tính hiệu lực, đề cập đến việc người dùng chấp nhận hệ thống có
đáp ứng các yêu cầu của họ hay không.
ii) Sự kiểm định cạnh tranh
Sẽ rất khó để phát triển các yêu cầu tuyệt đối về chất lượng
cho các ứng dụng, tiêu chuẩn cơ bản của chất lượng ứng dụng
TMĐT là đạt chất lượng tốt hơn so với đối thử cạnh tranh. Sự kiểm
định cạnh tranh đề cập đến:
- Kiểm định đặc tính của hệ thống cạnh tranh nhằm xác định
xem hệ thống có thể làm gì và thứ khiến người dùng muốn
kết hợp trong hệ thống của họ.
- Kiểm định so sánh của hệ thống với các hệ thống đối thử để
có thể phù hợp hơn trong môi trường đó.
328
 Mặc dù là khá tốt nếu bạn xác định rằng hệ thống của mình
tốt hơn so với đối thủ, nhưng thực tế việc lựa chọn hệ thống nào
phụ thuộc vào quan điểm của những người sẽ chọn giữa việc sử
dụng hệ thống của bạn và của đối thủ cạnh tranh.
Là khá quan trọng trong việc bạn tuyển dụng nhân lực người
có thể cung cấp các trả lời việc kiểm định chất lượng và số lượng
theo yêu cầu của bạn. Nếu những người thử nghiệm bị bắt buộc bởi
bạn trả tiền cho thời gian mà họ bỏ, bạn có thể không nhận được sự
giúp đỡ có giá trị do tiền bạn bỏ ra. Thử nghiệm cần có thời gian và
những người tốt nhất là những người bận rộn nhất trong công việc
của chính họ. Trước khi bắt đầu quá trình thử nghiệm, nên có
những điểu khoản ràng buộc đối với những người kiểm định hệ
thống. Vì chúng ta không biết rõ hết điểm yếu của đối thủ, do đó
chúng ta không nên để lộ những điểm yếu của chúng ta trước khi
hệ thống được đưa vào sử dụng. Nếu thông tin bị lộ, hệ thống có
thể bị sao chép và điều đó khiến cho đối thủ có lợi thế cạnh tranh
hơn trong thị trường. Do đó, cần phải cân nhắc xem đâu là cách tốt
nhất nhằm duy trì sự trung thành của nhân viên, đặc biệt là nhân
viên kiểm định hệ thống, có thể qua điều khoản hợp đồng sẽ hạn
chế thiệt hại cho doanh nghiệp nếu nhân viên tiết lộ những ứng
dụng của hệ thống.
Sẽ có những phát sinh trong quá trình khách hàng của chúng
ta thử nghiệm hệ thống của đối thủ. Nếu đối thử đang cung cấp các
dịch vụ mà chúng ta có kế hoạch cung cấp thì nghĩa là họ đã đi
329
trước một bước trong công cuộc cạnh tranh giành lấy khách hàng.
Nhân viên thử nghiệm cần nhận ra điểm khác biệt giữa phát triển
hệ thống và so sánh các hệ thống bởi không phải tất cả các điểm
khác biệt đều có chung cách giải quyết.
- Thử nghiệm hệ thống TMĐT sẽ giúp nhận ra rằng chúng ta
không hề sao chép hệ thống của đối thử mà hơn thế còn cố
gắng phát triển khác biệt và tốt hơn.
- So sánh giữa các phiên bản gần và khác nhau rất quan trọng
để đồng nhất chúng nhằm tạo ra các phiên bản tốt hơn.
- So sánh ưu khuyết điểm của các chức năng là rất quan trọng
để xem xét chức năng nào không cần thiết, chức năng nào
không phù hợp với ứng dụng.
Kiểm định cạnh tranh có thể bắt đầu thậm chí trước khi bạn
bắt đầu phát triển một hệ thống. Nó giúp làm rõ:
- Đối thủ đang làm những gì (điều mà bạn có thể hoặc không
thể cạnh tranh với họ).
- Họ đang làm sai điều gì (điều mà bạn có thể làm tốt hơn)
- Điều gì họ không làm (cơ hội mà bạn có thể chớp lấy)
Sự kiểm định cạnh tranh trong suốt quá trình phân tích có thể
giúp bạn nắm được tình hình của các ứng dụng. Sự thay đổi đáng
chú ý trong thời gian này có thể có ảnh hưởng quan trọng tới ứng
dụng của bạn và một số kết quả của hệ thống. Trong quá trình thiết
kế, kiểm định cạnh tranh giúp đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp
sẽ thành công trong thị trường. Sau quá trình thiết kế, kiểm định
330
cạnh tranh có thể nhận dạng đặc điểm mới giúp doanh nghiệp cập
nhật thường xuyên và đat được yêu cầu trong tương lai.
4.1.2.2. Phép thử sự kiểm tra
Phép thử sự kiểm tra là phép thử nhằm chứng tỏ hệ thống đáp
ứng mọi yêu cầu đã được xác định, xác nhận một thiết bị xem liệu
rằng có vận hành chính xác hay không. Pressman chỉ ra rằng “Phép
thử sự kiểm tra đề cập đến một loạt các hoạt động nhằm đảm bảo
rằng phầm mềm vận hành đúng một chức năng cụ thể”. Ông cũng
đề cập đến phát biểu của Boehm rằng phép thử sự kiểm tra trả lời
câu hỏi “Liệu rằng chúng ta đã xây dựng đúng sản phẩm hay
chưa?”
Phép thử sự kiểm tra so sánh hệ thống hoặc chương trình đã
được cấu trúc với bản thiết kế. Bởi phép thử tập trung chủ yếu vào
sự chính xác. Tuy nhiên, lựa chọn các điều kiện thử nghiệm và thủ
tục để thử nghiệm có thể giới thiệu trong quá trình.
Phép thử sự kiểm tra được thực hiện từ dưới lên thông qua
cấp độ số. Phép thử sự kiểm tra cần được thực hiện thông qua cả
trên chương trình và hệ thống hoàn thiện.
4.1.2.3. Kiểm tra chương trình
Các máy tính chuyên nghiệp sẽ điều khiển chung việc kiểm
tra chương trình. Công tác bảo dưỡng cần được thực hiện với sự
hướng dẫn nhằm tránh lỗi cũng như bỏ qua những thiếu sót.
Kiểm tra chương trình thường bắt đầu từ những đơn vị nhỏ
nhất (unit testing), những đơn vị lớn hơn (integration testing) để
331
kiểm tra tổng thể toàn bộ hệ thống (system testing).
Trong kiểm tra tổng thể hệ thống cũng như kiểm tra hoạt
động chính xác của mã, kiểm tra bổ sung được thực hiện nhằm
đánh giá đặc trưng trong hoạt động của chương trình. Công đoạn
này bao gồm:
- Kiểm tra sự thực hiện của hệ thống trong điều kiện kỳ vọng
của tổ chức.
- Kiểm tra sức tải: việc thực hiện của hệ thống dưới mọi điều
kiện.
- Kiểm tra sự phục hồi của hệ thống.
- Kiểm tra khả năng an toàn của hệ thống nhằm phát hiện và
ngăn chặn hành vi xâm phạm sự an toàn của hệ thống.
Tiêu chuẩn để xác minh cho các máy tính chuyên nghiệp
cũng có thể được dùng trong các hoạt động của hệ thống TMĐT.
Dữ liệu kiểm tra thích hợp phải được phát triển cho mỗi thử
nghiệm này. Việc kiểm tra dữ liệu không chỉ đảm bảo các giá trị dự
kiến của dữ liệu được chuẩn xác mà còn để thử nghiệm những gì
bất ngờ xảy ra hoặc những dữ liệu không hợp lệ về giá trị. Trong
một số trường hợp, chương trình bổ sung cần được phát triển để
cung cấp dữ liệu nhằm kiểm tra mã đơn vị hoặc để chuyển dữ liệu
từ các đơn vị khác của mã đơn vị không bao gồm trong thử nghiệm.
i) Kiểm tra hiện thời
Kiểm tra hiện thời được quản lí chung bởi các máy tính
chuyên nghiệp và cũng liên quan đến người thử nghiệm hệ thống
332
khi thực hiện những công việc liên quan. Kiểm tra hiện thời hệ
thống nhằm dùng trong nội bộ một tổ chức thường được kết hợp
với kiểm định chấp nhận. Kiểm tra hiện thời phần mềm, chẳng hạn
như hệ thống TMĐT, được chia làm hai giai đoạn:
Alpha testing: được thực hiên khi kiểm định hệ thống được
hoàn thiện. Nó liên quan đến một số lượng hạn chế những người
dùng có kinh nghiệm. Cần kiểm tra khả năng hồi phục, tính an toàn
và khả năng đáp ứng của hệ thống trước tình huống bất thường, khả
năng hoạt động trong các môi trường khác nhau.
Beta testing: sử dụng dữ liệu thực trong môi trường làm việc
thực của người dùng. Mục tiêu chính của beta testing là thử nghiệm
trước khi cài đặt hệ thống, nếu phát hiện lỗi thì có thể sửa trước khi
đưa vào thực thi.
Trong một số trường hợp, kiểm tra hiện thời được thực hiện
như một phần của quá trình triển khai.
4.1.2.3. Phép thử tính khả dụng
Phép thử tính khả dụng đã được thảo luận trong chương 2.
4.1.3. Các cách tiếp cận khác nhau về chất lượng
Chất lượng là từ có nhiều nghĩa, phụ thuộc vào quan điểm
của mỗi người. Khi chất lượng được sử dụng như một danh từ, nó
đề cập đến một số thuộc tính hoặc tính năng không liên quan đến
thuộc tính tốt hay xấu.Hệ thống có thể được mô tả như một thuật
ngữa chỉ số lượng vô hạn.
Khi chất lượng được sử dụng như một tính từ, nó đề cập đến
333
sự đánh giá các điều kiện thuận lợi. Có rất nhiều căn cứ để ước
lượng chất lượng. Một số loại chất lượng không có cơ sở khách
quan. Chất lượng của một đối tượng nhất định có thể không được
định lượng mà không liên quan đến chất lượng của một số đối
tượng khác.
4.1.3.1. Chất lượng các kết quả
Chất lượng các kết quả tập trung chủ yếu vào tính chính xác
và đầy đủ mặc dù không thể đảm bảo rằng không có thiếu sót. Các
phương pháp thử nghiệm tốt có thể làm giảm nguy cơ thiếu sót, gây
ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống. Các nhà nghiên cứu trong
thử nghiệm và đo lường tiếp tục tìm kiếm một thước đo hoàn hảo
và đảm bảo rằng phần mềm đó không có thiếu sót.
4.1.3.2. Chất lượng đáp ứng nhiệm vụ
Chất lượng đáp ứng nhiệm vụ cung cấp cấp độ cơ bản nhất
của xác nhận bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ của một hệ
thống được thiết kế. Chất lượng đáp ứng nhiệm vụ tập trung vào
khả năng đáp ứng các mục tiêu trong tổ chức. Chất lượng này được
xây dựng từ những người mua. Một hệ thống phát triển đúng
phương pháp phải theo dõi được các tác vụ liên quan đến các yêu
cầu từ nhận diện và phân tích thông qua thiết kế để kiểm nghiệm
đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu. Các đo lường chất lượng là
một vấn đề trong cuộc đàm phán giữa những người mua và các nhà
phát triển.
4.1.3.3. Chất lượng đặc trưng
334
 Chất lượng đặc trưng tập trung vào chất lượng của hệ thống
và ngữ cảnh mà nó sử dụng, thường được định hướng theo người
dùng. Tính năng đánh giá chất lượng có hay không có tính năng cụ
thể của công cụ. Đây là loại chất lượng thường không chính xác
bằng cách đếm các tính năng mà không cần đánh giá đầy đủ về tầm
quan trọng và khả năng sử dụng các tính năng riêng lẻ. Nhân viên
marketing thường phóng đại “tính năng” của một sản phẩm. Với hy
vọng người tiêu dùng sẽ chấp nhận những sản phẩm có hoặc không
có các tính năng mà họ phóng đại. Một hình thức hữu dụng hơn về
chất lượng sản phẩm liên quan đến việc so sánh các tính năng của
một sản phẩm cụ thể với một số tính năng dự kiến. Tuy nhiên, cách
tiếp cận như vậy là không khả thi khi sử dụng với các hệ thống
TMĐT, trong đó mỗi thành công hệ thống phải có lợi thế cạnh
tranh ngoài những mặt hàng trong “ hệ thống TMĐT tiêu chuẩn”.
4.1.3.4. Các đặc tính chất lượng
Các đặc tính chất lượng tập trung vào những kỳ vọng thường
được sử dụng để đánh giá các cộng cụ hoặc các thành phần của một
hệ thống phần mềm. Những đặc điểm thường được coi là đặc tính
chung của một sản phẩm và thường được dự kiến không được bổ
sung vào các yêu cầu dự án. Tuy nhiên họ sẽ dễ dàng đạt được nếu
dụa trên các yêu cầu quy định trong sự phát triển.
ISO 9126-1 “Phân loại các thuộc tính về chất lượng phần
mềm thành 6 đặc điểm”:
Có tính chức năng, là “khả năng của phần mềm cung cấp các
335
chức năng đáp ứng nhu cầu đã nêu và khi phần mềm được sử dụng
theo điều kiện quy định”. Nó bao gồm các khái niệm:
- Tính phù hợp, có chức năng đánh giá hệ thống đáp ứng nhu
cầu của người sử dụng nhiệm vụ.
- Tính chính xác, đánh giá các kết quả.
- Khả năng tương tác, đánh giá khả năng của hệ thống khi có
truy cập trái phép.
- Tính tin cậy, là “Khả năng duy trì hiệu suất của phần mềm
khi được sử dụng trong các điều kiện quy định”. Nó bao gồm
các khái niệm:
- Tính cẩn thận, đánh giá khả năng của hệ thống, để tránh
những thất bại, bất kẻ nó có lỗi gì.
- Tính kiên nhẫn, đánh giá năng lực của hệ thống, để duy trì
mức độ phù hợp.
- Tính phục hồi, đánh giá khả năng phục hồi dữ liệu của hệ
thống và hiệu quả của nó sau khi thất bại.
- Khả năng sử dụng, là “Khả năng phần mềm có thể hiểu, sử
dụng và thích hợp với người sử dụng trong các điều kiện quy
định”. Nó bao gồm các khái niệm:
- Dễ hiểu, đánh giá khả năng dễ tiếp cận của người sử dụng
khi sử dụng hệ thống.
- Dễ học, đánh giá khả năng ( bao gồm cả những nỗ lực cần
thiết) cho người dùng để tìm hiểu các sử dụng hệ thống.
- Dễ làm, đánh giá khả năng của sản phẩm sẽ được sử dụng
336
và kiểm soát bởi người sử dụng.
- Thu hút, đánh giá khả năng của sản phẩm được người dùng
ưa thích.
- Hiệu quả, là “Khả năng phần mềm cung cấp hiệu năng cần
thiết, liên quan đến số lượng tài nguyên được sử dụng, trong
điểu kiện đã nêu”. Nó bao gồm các khái niệm:
- Thời gian sử dụng, đánh giá các phản ứng và thời gian xử lý
của hệ thống.
- Nguồn lực sử dụng, đánh giá việc sử dụng các nguồn lực
trong việc thực hiện các chức năng hệ thống.
- Bảo trì, là “khả năng sửa đổi của phần mềm”. Nó bao gồm
các khái niệm:
- Khả năng phân tích, đánh giá khả năng xác định các vấn đề
trong hệ thống.
- Tính hay thay đổi, đánh giá khả năng thực hiện các sửa đổi
của hệ thống.
- Tính ổn định, đánh giá khả năng giảm thiểu tác dụng phụ
không mong muốn của các sửa đổi.
- Tính kiểm định, đánh giá khả năng giảm thiểu tác dụng phụ
không mong muốn của các sửa đổi.
- Tính kiểm định, đánh giá khả năng xác thực phần mềm sửa
đổi.
- Tính phân chia, là “khả năng của phần mềm được chuyển từ
một môi trường khác của phần mềm”. Nó bao gồm các khái
337
niệm:
- Khả năng thích ứng, đánh giá khả năng sửa đổi phần mềm
thông qua tính năng hơn là các chương trình để đáp ứng nhu
cầu trong các môi trường khác nhau.
- Khả năng cài đặt, đánh giá khả năng cài đặt phần mềm
trong một môi trường nhất định.
- Tính hiện có, đánh giá khả năng của phần mềm để chia sẻ
nguồn tài nguyên chung với các phần mềm khác.
- Khả năng có thể thay thế, đánh giá khả năng thay thế của
phần mềm.
- Các báo cáo kỹ thuật có thể được dùng để đánh giá các đặc
điểm và đặc trưng sau:
- ISO 9126-3 cung cấp một loạt các số liệu nội bộ mà “có thể
được áp dụng cho một sản phẩm phần mềm được thực hiện
trong những giai đoạn phát triển của nó”.
- ISO 9126-2 cung cấp một loạt các số liệu bên ngoài mà “có
thể được sử dụng để đo chất lượng của các sản phẩm phần
mềm bằng cách đo hành vi của hệ thống”.
- ISO 9126-4 cung cấp một bộ chất lượng trong đó “đo lường
mức độ mà một sản phẩm có thể đáp ứng các nhu cầu của
người sử dụng nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể, có hiệu
quả, năng suất, an toàn và sự hài lòng trong một bối cảnh cụ
thể”.
4.1.3.5. Quá trình phát triển chất lượng
338
 Quá trình phát triển chất lượng tập trung vào việc làm thế nào
một công cụ được sản xuất. Cách tiếp cận giả định rằng “chất
lượng sản xuất dẫn đến chất lượng sản phẩm”.
Quản lý chất lượng và các phương pháp ISO tập trung vào
các tài liệu phát triển tổng thể. ĐIều này đòi hỏi phải giả định thêm
rằng “nếu các quy trình trong tài liệu đang được thực hiện đúng”,
thêm vào giả định rằng “chất lượng sản xuất dẫn đến chất lượng
sản phẩm”.
Bản chất chung của tiêu chuẩn ISO 9000 là đưa ra một tiêu
chuẩn chung trong quá trình mua sắm.
4.2. VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
4.2.1 Khái niệm
Quá trình triển khai một hệ thống TMĐT bao gồm những
công việc chồng chéo nhau sau khi đã kết thúc quá trình phát triển
hệ thống TMĐT và bắt đầu sử dụng một hệ thống chuyên biệt
(hoặc phiên bản của một hệ thống). Chính vì bản chất của quá trình
này là sự chồng chéo, nên việc triển khai hệ thống TMĐT chứa
đựng nhiều thách thức lớn đối với những hệ thống máy tính, những
tổ chức chuyên nghiệp và tương tác giữa chúng.
Do việc triển khai các hệ thống đặc trưng rất phức tạp nên
quá trình thực hiện thường được tiến hành như một đề án lớn, được
thiết lâp thành một vòng đời triển khai hệ thống, minh hoạ như
trong hình 4.1. Cần phải lên kế hoạch để có thể triển khai thành
công một hệ thống mới. Kết quả của chu trình này là một kế hoạch
339
triển khai hệ thống, không chỉ đơn thuần là một hệ thống. Một kế
hoạch triển khai cần xem xét đến những thay đổi của tất cả những
nhân tố trong hệ thống tổ chức, thậm chí cần phải xem xét những
thay đổi lớn trong quá trình triển khai các phần mềm TMĐT.

Hình 4.1: Chu trình vòng đời phát triển hệ thống

Quá trình triển khai những hệ thống lớn có thể đưa lại những
hệ quả lớn vượt ra ngoài phạm vi tổ chức và việc lên kế hoạch cho
các hệ thống như thế thường đòi hỏi sự góp mặt của những nhà
quản trị cấp cao. Đội ngũ quản lí bao gồm một hoặc nhiều người
quản lý chịu trách nhiệm đối với tất cả các bộ phận trong tổ chức
và chịu trách nhiệm đối với quy trình triển khai.
Một kế hoạch tương tự như một bản thiết kế. Bản thân nó
không phải là giai đoạn cuối, kết thúc quy trình mà là một bước
quan trọng trong việc triển khai kế hoạch. Trước khi phát triển một

340
kế hoạch hay một bản thiết kế, chúng ta cần xác định kết quả cần
đạt được là gì, sau đó phân tích những yêu cầu đặc trưng mà ta cần
đáp ứng. Nói cách khác, chúng ta có thể ứng dụng ba chu kì đầu
tiên của chu trình để phát triển kế hoạch triển khai hệ thống. Kế
hoạch này cũng giống như các bản thiết kế khác, cần xem xét vấn
đề gì sẽ nảy sinh để triển khai thành công một hệ thống TMĐT.
Kế hoạch triển khai hệ thống bao gồm rất nhiều hoạt động
khác nhau:
- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
- Tuyển nhân viên làm việc trong hệ thống mới
- Hướng dẫn nhân viên sử dung (vận hành ) hệ thống mới
- Chuẩn bị sẵn sàng giải quyết các vấn đề cần thiết để có thể
duy trì và nâng cấp hệ thống mới.
Tuy nhiên, trước khi tiến hành một kê hoạch triển khai hệ
thống TMĐT (thiết kế) thì quan trọng nhất là cần xác định được
những yêu cầu cần đáp ứng.
4.2.2. Qúa trình triển khai hệ thống TMĐT
4.2.2.1. Xác định vấn đề liên quan đến triển khai hệ thống
TMĐT
Vấn đề cơ bản là “Quá trình triển khai một hệ thống là sự
thay đổi trong tổ chức”. Điều này dẫn đến một vấn đề cụ thể là :
“Quá trình triển khai một hệ thống (A) là sự thay đổi trong tổ
chức”.
Những vấn đề phát sinh:
341
 - Nhân viên bị đe doạ từ sự thay đổi.
- Phản ứng của nhân viên chống lại thay đổi trong hệ thống.
Mục tiêu cơ bản là: Triển khai hệ thống (A) thành công.
Theo Machiavelli, để triển khai hệ thống thành công, cần
phải loại bỏ những cản trở.
Mục tiêu tiếp theo: để triển khai hệ thống thành công, nhân
viên nên được đảm bảo rằng hệ thống mới sẽ giúp ích và không đe
doạ đến công việc của họ.
Mục tiêu này được hiểu là một dạng khác của việc giám định,
cần thiết đối với quá trình triển khai hệ thống xuất phát từ nhu cầu
thiết kế hệ thống, bởi vậy mà mục tiêu này tập trung vào con người
hơn vấn đề kỹ thuật.
Tuy nhiên, thiết kế của “hệ thống” cần xem xét tới nhu cầu
của nhân viên. Nếu không thể đáp ứng được nhu cầu của họ thì
thiết kế này sẽ thất bại. Mặc dù đây là chương đầu tiên nghiên cứu
về sự cần thiết của việc ngăn ngừa phản ứng tiêu cực của người vận
hành hệ thống(phản ứng không thực sự liên quan liên quan đến lợi
ích thực tế của hệ thống), nhưng nó nghiên cứu về vấn đề này sâu
hơn các phần mềm thiết kế tương tự.
Chúng ta nên coi những phản ứng tiêu cực của người vận
hành hệ thống như một phần của việc xem xét tính khả thi của quá
trình hoạt động; tuy nhiên sẽ không có những phản ứng tiêu cực
này thông qua các quyết định về cơ cấu và thiết kế trong quá trình
phát triển hệ thống. Nghiên cứu quá trình vận hành thử nghiệm của
342
những người sử dụng đầu tiên có thể làm giảm những phản ứng
tiêu cực của họ. Tuy nhiên, những người vận hành không trực tiếp
liên quan đến quá trình thử nghiệm hay làm mẫu thì vẫn có thể vẫn
cảm thấy bị đe doạ và cần phải phản ứng lại. Việc gia tăng khối
lượng công việc và sự căng thẳng cũng làm tăng những phản ứng
tiêu cực này. Điều này liệu có được cho là những quá trình triển
khai thất bại hay không?
Không nên đợi cho đến khi hệ thống được cơ cấu và thử
nghiệm rồi mới lên kế hoạch triển khai. Hơn thế, chúng ta cần bắt
đầu việc này như một phần của giai đoạn thiết kế.
Quá trình triển khai bao gồm sự phối hợp giữa kỹ thuật và sự
thay đổi cơ cấu tổ chức, bởi vậy quá trình này gồm cả những
chuyên gia về máy tính và tổ chức. Các chuyên gia máy tính đóng
vai trò quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống. Tuy nhiên,
cần phải xem xét người sử dụng sẽ phản ứng như thế nào đối với
một hệ thống yêu cầu những chuyên gia về tổ chức có các kỹ năng
trong việc thiết kế và quản lý hoặc phải am hiểu tâm lý trong tổ
chức.
4.2.2.2. Phân tích yêu cầu cho quá trình triển khai hệ thống
TMĐT
Việc phân tích nhằm xác định “nhu cầu gì là cần thiết”.
Phân tích quá trình triển khai hệ thống cần thấy được “cần
thay đổi cái gì” và câu trả lời hiển nhiên là “hệ thống”.
Tuy nhiên, câu trả lời trên quá đơn giản. Mỗi yếu tố chính

343
của một “hệ thống hoàn chỉnh” cần phải được phân tích cụ thể.
Chúng bao gồm 5/7 yếu tố được đưa ra ở chương 1:
- Con người
- Những quy định
- Phần cứng
- Phần mềm
- Dữ liệu
(Bởi việc thay đổi mục tiêu của tổ chức hay hệ thống trong
giai đoạn phát triển hệ thống TMĐT là quá muộn và rất hiếm khi
thay đổi được những quy định của chính phủ mà các hệ thống phải
tuân thủ.)
Dựa vào các mục tiêu được xác định ở trên, danh sách này có
thể xếp lại theo thứ tự ưu tiên dựa trên khả năng thay đổi, đặt yếu
tố con người lên hàng đầu. Bản chất của sự thay đổi cũng cần phải
được xem xét.
i) Con người
Nếu đã xác định được những nhóm người dùng khác nhau,
thì mỗi nhóm cần được xem xét một cách độc lập. Những nhu cầu
sử dụng của họ trong quá trình triển khai hệ thống cần phải xác
định rõ như những nhu cầu của hệ thống.
Trong những mục tiêu điển hình của quá trình triển khai liên
quan trực tiếp đến người dùng, ta cũng nên xem xét ảnh hưởng của
những thay đổi trong tổ chức đến những người khác trong tổ chức.
Người dùng trực tiếp là những người sử dụng một hệ thống.
344
Người dùng trực tiếp có thể làm việc độc lập hoặc theo nhóm, có
thể có hoặc không có quyền truy cập những trợ giúp cần thiết. Nếu
một giám đốc tự nhập dữ liệu với một hệ thống xử lý từ, thì đó là
một người dùng trực tiếp của hệ thống.
Người dùng gián tiếp là những người sử dụng không tương
tác trực tiếp với hệ thống. Nếu một giám đốc có thư ký nhập dữ
liệu cho họ với một hệ thống xử lí từ, thì đó là những người dùng
gián tiếp của hệ thống. Người dùng gián tiếp sẽ khó nhận thấy hoặc
không nhận thấy có sự khác biệt nào, điều này phụ thuộc vào việc
họ có cung cấp dữ liệu đầu vào hay không và những dữ liệu đầu ra
nhận được thay đổi ra sao. Tuy nhiên, thậm chí họ không nhận thấy
bất kỳ sự thay đổi nào, họ có thể cảm thấy sợ hãi vì nghĩ rằng họ có
nguy cơ bị loại bỏ trước sự thay đổi chắc chắn sẽ xảy ra. Ít nhất họ
có thể dự đoán được mức độ ảnh hưởng ít nhiều của những vấn đề
phát sinh từ quá trình triển khai hệ thống mới.
Lo lắng về ảnh hưởng của các vấn đề nảy sinh cũng có thể
ảnh hưởng đến những người khác, họ chưa được “xác định” là
người dùng nhưng là những người làm việc thân cận nếu không thì
cũng tiếp xúc với tới những người sử dụng đã được “xác định”.
Những đe doạ này cũng ảnh hưởng tới người quản lý những nhân
viên này. Thậm chí, những người chịu ảnh hưởng gián tiếp bởi quá
trình triển khai một hệ thống mới hoặc những thay đổi của hệ thống
hiện có nên được xem như những “người liên quan” bởi vì họ là
“một phần” trong kết quả của quá trình triển khai hệ thống.
345
 Những người bên ngoài tổ chức cũng có thể bị ảnh hưởng
hoặc bị đe doạ bởi quá trình triển khai hệ thống:
- Những người làm việc trong các doanh nghiệp cộng tác với
một tổ chức đang tiến hành triển khai một hệ thống mới cũng
có thể bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về khả năng đáp ứng
nhu cầu của họ, đặc biệt là trong quá trình tiến hành đầy căng
thẳng.
- Những thành viên trong gia đình người dùng và các nhân
viên khác trong các tổ chức cũng có thể bị ảnh hưởng bởi yêu
cầu làm việc kéo dài, vất vả hơn trong quá trình triển khai hệ
thống.
- Ảnh hưởng của những thay đổi đối với người dùng:
- Thay đổi lớn hay nhỏ trong việc “giao tiếp” giữa những
người dùng với phần mềm.
- Thay đổi lớn hay nhỏ trong các quy trình hoạt động.
- Bổ sung tính năng của phần mềm.
- Những thay đổi trong thói quen làm việc và liên lạc với
những nhân viên khác bởi sự tự động hoá và các chức năng
bổ sung.
- Những thay đổi, bổ sung hay cắt giảm về trách nhiệm công
việc bởi sự tự động hoá và các chức năng bổ sung.
- Những thay đổi, bổ sung hay cắt giảm mối quan hệ đối với
những người khác do sự thay đổi trong cách thức truy cập vào
hệ thống thông tin của tổ chức.
346
 - Mất việc làm (như là hệ quả của việc đánh giá lại hoặc
chấm dứt) bởi sự tự động hoá của hệ thống.
- Thuê ngoài hoặc tuyển thêm nhân viên/ nhà quản lý.
- Ảnh hưởng tức thời:
- Nhu cầu cho các nhân viên hiện tại làm việc vất vả hơn
hoặc làm thêm giờ trong suốt quá trình hệ thống cũ và mới
hoạt động song song.
- Nhân viên mất sức hay ốm đau bởi yêu cầu hoạt động đồng
thời cả hai hệ thống.
- Việc thuê hay đào tạo những nhân viên tạm thời để sử dụng
trong thời kỳ hai hệ thống mới và cũ hoạt động song song.
Những ảnh hưởng này tác động tới những người khác có thể
gây ra tâm lý thất vọng cho đến xung đột lớn giữa họ và những
người sử dụng đang chịu áp lực ngày càng tăng và làm ảnh hưởng
đến những mối quan hệ khác. Những ảnh hưởng này cũng sẽ gây
thêm căng thẳng cho người sử dụng. Vì vậy ta cần chú ý đến việc
ngăn ngừa những chuỗi phản ứng gây thêm căng thẳng.
Người dùng có thể thích ứng với những thay đổi hay những
ảnh hưởng khác trong quá trình triển khai hệ thống. Trong khi một
số người có thể coi đây là vấn đề nhỏ, thì một số khác lại cho rằng
nhiều vấn đề nhỏ sẽ gây ra hậu quả rất lớn.
ii) Phần mềm
Hầu hết sự thay đổi của các hệ thống đều liên quan tới những
thay đổi về phần mềm. Thay đổi về phần mềm ứng dụng, bao gồm:
347
 - Sửa đổi những hệ thống hiện tại.
- Bổ sung vào hệ thống hiện tại.
- Thay thế một phần hoặc toàn bộ hệ thống hiện tại.
- Phát triển một hệ thống mới thay thế.
Những hoạt động này xác định những thay đổi khác nhau đối
với phần mềm ứng dụng. Tuy nhiên, có thể bổ sung thêm những
thay đổi đối với các phần mềm có liên quan (như cập nhật hay thay
đổi hệ điều hành hay những mục tiêu chung khác có quan hệ mật
thiết với phần mềm ứng dụng). Những thay đổi bổ sung này giống
như khi ta mua bán (còn hơn là sự phát triển thông thường) một gói
ứng dụng. Bản chất của sự thay đổi này phụ thuộc vào việc những
yếu tố khác của một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bị ảnh hưởng.
- Sửa đổi hoặc bổ sung hệ thống hiện tại có thể ảnh hưởng
lớn tới người sử dụng và một loạt các quy trình hoặc dữ liệu.
- Thay thế một phần hoặc toàn bộ hệ thống hiện tại hoặc tạo
ra một hệ thống mới cũng ảnh hưởng tới hầu hết những nhân
tố chủ yếu khác của hệ thống.
Bởi hầu hết phần mềm được thiết kế và chạy thử một phần
của hệ thống hoàn chỉnh, nên việc lập kế hoạch triển khai hệ thống
có thể tập trung hơn vào những yếu tố khác. Những thay đổi chủ
yếu cần được xem xét trong quá trình triển khai phần mềm:
- Khả năng xác định vấn đề có thể xảy ra khi phần mềm mới
được triển khai.
- Khả năng tránh những rắc rối xảy ra và dung lượng phần
348
 cứng có thể đáp ứng nếu quyết định chạy song song hai phần
mềm.
- Khả năng phục hồi phần mềm cũ trong trường hợp có xảy
ra những vấn đề lớn khi cài đặt phần mềm mới, đặc biệt khi
người dùng bỏ đi hệ thống cũ (không chạy song song cả hai
hệ thống).
iii) Các quy trình
Thiết kế phần mềm nên xử lý những thay đổi trong việc
người sử dụng trực tiếp tương tác với phần mềm này như thế nào.
Trong khi thiết kế nhằm tạo ra sự tương tác trực giác, thông thường
cần có sự hỗ trợ và đào tạo cho cả người dùng mới và cũ. Trong
khi nhu cầu đào tạo được thừa nhận thì nhu cầu hỗ trợ bổ sung lại
bị bỏ qua (bởi người dùng gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ
thống). Cả việc hỗ trợ và đào tạo đều cần tới các bước tiến hành
mới nằm ngoài hệ thống phần mềm cơ bản (kể cả khi chúng được
triển khai qua phần mềm).
Việc triển khai một hệ thống mới giống như những yêu cầu
thay đổi trong quy định của tổ chức dựa trên tương tác giữa người
và máy. Phạm vi của những thay đổi này phụ thuộc vào thiết kế
của hệ thống, đổi lại, điều này sẽ bỏ sót những nhu cầu về những
thay đổi này vì chúng nằm ngoài ranh giới của “ sự phát triển hệ
thống”.
Sự thay đổi đối với quy trình thực hiện liên quan tới những
tương tác giữa những người sử dụng có thể tạo ra sức ép lớn hơn
349
so với những thay đổi giữa người và máy. Điều này là bởi người
dùng thường có những kỳ vọng lớn hơn và khó bỏ qua lỗi cho
người khác hơn là so với máy móc (và phần mềm liên đới). Ảnh
hưởng của sự thay đổi kể trên trong các bước tiến hành phụ thuộc
vào:
- Ai có liên quan
- Mức độ thay đổi
- Mức độ chấp nhận những quy trình cũ
- Mức độ các quy trình cũ được duy trì (ví dụ: chúng còn tự
động không, hoặc người dùng có quan tâm đến các bước tiến
hành cũ để ứng dụng chúng không).
iv) Dữ liệu
Cách thức và khối lượng thay đổi dữ liệu là mối quan ngại
chủ yếu trong việc thiết kế một hệ thống phần mềm. Tuy nhiên, các
người phát triển hệ thống phần mềm không thể xem xét tới sự cần
thiết phải thay đổi hoặc nhu cầu chuyển đổi dữ liệu có thể trong
tương lai.
Những nhà phát triển hệ thống có kinh nghiệm thường cố
gắng tránh các thay đổi đối với dự liệu hiện tại và các cơ sở dữ liệu
vì nhiều việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu có thể trở thành những tai
họa.
Việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu thường dẫn tới sự chênh lệch
cực lớn (giống như một người đàn ông mua bộ quần áo mới với giá
500$ đi kèm với chiếc cà vạt chỉ có 10$) để tránh thay đổi dữ liệu
350
hiện tại. Khi nhớ lại vụ bê bối vào phút chót về vụ việc “con rệp
máy tính” năm 2000- vụ việc trở nên nổi tiếng và được nhắc tới
trong gần một thập kỷ cho tới năm. Khi cân nhắc tới nhu cầu bảo
trì định kỳ phần mềm và tuổi thọ trung bình của các phần mềm,
chúng ta sẽ không chấp nhận bất kỳ một hệ thống quan trọng nào
mà không sẵn sàng bắt kịp với xu thế của thời đại.
Thậm chí khi hệ phần mềm hệ thống được thay thế hoàn toàn
thì cũng không cần thiết phải thay đổi cơ sở dữ liệu hiện tại. Việc
này giống như bổ sung dữ liệu khi cần thiết (việc thêm dữ liệu mới
được thực hiện thường xuyên hơn so với việc mở rộng dữ liệu cũ).
- Ở những hệ thống mà những cơ sở dữ liệu hay nội dung của
dữ liệu cần phải thay đổi thì những thay đổi này cần một số
chương trình phần mềm chuyên biệt, thời gian xử lý những
chuyển đổi lớn và kiểm tra một cách kỹ càng để đảm bảo rằng
dữ liệu được chuyển đổi chính xác. Thời gian bao gồm việc
tiến hành chuyển đổi dữ liệu và kiểm tra chính là khoảng thời
gian mà quá trình triển khai ứng dụng cần duy trì để đảm bảo
đồng bộ hóa dữ liệu cũ và mới.
- Nếu có thể thì việc chuyển đổi cơ sở dữ liệu thường được
tiến hành trước khi triển khai một phần mềm mới.
- Khi chuyển sang một cơ sở dữ liệu mới thì toàn bộ hệ thống
(bao gồm cả mới và cũ) sẽ không được phép truy cập vào cơ
sở dữ liệu trong suốt thời gian này.
- Khi cả hai hệ thống mới và cũ vận hành song song, việc
351
 chuyển đổi sẽ được thực hiện thành một bản sao của dữ liệu
cũ, tuy nhiên cần phải giữ lại chúng để ghép nối với những dữ
liệu mới khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Sự phức tạp trong việc cài đặt mới toàn bộ hệ thống cơ sở dữ
liệu cho một hệ thống ứng dụng mới phụ thuộc rất nhiều vào việc
dự kiến sẽ có bao nhiêu dữ liệu được tải xuống trước. Nếu không
cần phải tải trước những dữ liệu không quan trọng, thì ta đối chiếu
với nơi chứa dữ liệu hoặc nơi thu thập dữ liệu rồi nhập dữ liệu vào.
v) Phần cứng
Trong khi nhiều hệ thống phần mềm được thiết kế để chạy
trên các phần cứng hiện có thì sự kỳ vọng về thiết kế này không
đảm bảo rằng không cần tới bất kỳ một sự thay đổi nào. Một hệ
thống phần mềm mới cần tăng nhu cầu sử dụng về phần cứng
nhiều hơn công suất hiện có, thậm chí vượt quá kỳ vọng ban đầu.
Trong khoảng thời gian hai phần mềm ứng dụng cũ và mới
chạy song song có thể gây ra sức ép đối với dung lượng bộ nhớ của
phần cứng. Dung lượng phần cứng cần được ước lượng để đáp ứng
ở mức cao nhất. Những bộ phận yêu cầu phần cứng mới thì thường
phải cài đặt và chạy thử trước khi gỡ bỏ phần cứng cũ cần được
thay thế. Việc này có thể gây ra tình trạng quá tải tạm thời, dẫn đến
một số vấn đề, bao gồm sức ép phải bỏ bớt phần cứng mà không có
sự kiểm tra đầy đủ.
4.2.3. Thiết kế tổng thể/ kế hoạch triển khai hệ thống
Thiết kế tổng thể là thiết kế nhằm tìm ra phương pháp thích
352
hợp đạt được mục tiêu "Cần cái gì".
Thiết kế cho quá trình triển khai cần tìm ra "những thay đổi
cần thiết phải được thực hiện như thế nào?"
Câu trả lời là một kế hoạch triển khai.
Một kế hoạch triển khai hệ thống nên xác định được làm thế
nào và khi nào thực hiện được những thay đổi đã định trước. Cần
phải lên kế hoạch làm thế nào để tối đa hóa những kết quả mong
muốn và tối thiểu hóa những hậu quả không mong muốn.
Có nhiều cách xử lý đạt tiêu chuẩn (như đào tạo người dùng
hay định dạng lại cơ sở dữ liệu), những cách xử lý này được sử
dụng trong quá trình triển khai hệ thống để hoàn tất những thay đổi
cho mỗi nhân tố chính trong một hệ thống hoàn chỉnh. Một “cách
thức xử lý” là bất kỳ một thao tác nào được lên kế hoạch để hỗ trợ
người sử dụng ứng phó với những ảnh hưởng của một quá trình
triển khai. Những người phát triển thường có xu hướng sử dụng
những phương pháp tương đồng mà họ thường dùng hơn việc đáng
giá cái gì là thực sự cần thiết. Thêm vào đó, một mô tả tổng quát
cho những thay đổi đối với người sử dụng hoặc là gửi cho họ một
bản thông báo (đối với những thay đổi nhỏ) hoặc đào tạo họ (đối
với những thay đổi chính yếu). Tuy nhiên, mặc dù trước đây có sử
dụng cả hai dạng tiến hành thay đổi trong một thời gian dài nhưng
vẫn không hiểu quả trong việc thay đổi thái độ/quan điểm của
người dùng. Phương pháp hoàn tất thay đổi cần được thiết kế phù
hợp với những nhu cầu cụ thể của từng quy trình triển khai nhất
353
định.
Những người phát triển phần mềm không thể và không nên
kỳ vọng hoàn tất được những thay đổi này tức thì. Những thay đổi
này không xảy ra tức thì theo cách mà người phát triển phần mềm
quan niệm về chúng, chúng tốn khá nhiều thời gian, điều này trong
một số trường hợp khá quan trọng. Những thay đổi này cũng cần
phải tuân theo trình tự logic bởi vì có những thay đổi cần được
thực hiện trước (như việc chuẩn bị nhân sự cho những phần việc
của quá trình triển khai), có thay đổi được thực hiện cuối cùng
(như việc chuyển đổi dữ liệu cho hệ thống mới).
Việc phân biệt những thay đổi đó là thực sự hữu ích, có
những thay đổi có thể diễn ra đồng thời nhưng cũng có những thay
đổi được thực hiện tại những thời điểm khác nhau.
- Một số người cho rằng toàn bộ khoảng thời gian mà bất kỳ
quá trình triển khai nào liên quan đến những thay đổi đều
được tiến hành như một dự án. Tuy nhiên, trong chương này,
giai đoạn triển khai của một dự án có ý nghĩa đặc trưng hơn.
- Giai đoạn triển khai là khoảng thời gian trong suốt quá trình
từ khi hệ thống mới nhập dữ liệu và đưa vào sử dụng cho đến
khi một hệ thống cũ bị thay thế. Đặc biệt là khi những thay
đổi lớn diễn ra trong khoảng thời gian ngắn.
4.2.3.1. Những thay đổi trước khi triển khai hệ thống
Giai đoạn trước triển khai là khoảng thời gian trước khi một
hệ thống mới được hoàn thành. Một số thay đổi là điều kiện kiên
354
quyết để thực hiện những thay đổi khác. Ví dụ, nâng cao tính sẵn
sàng cho việc triển khai có thể giúp đảm bảo với người dùng rằng
điều này không gây phiền toái cho họ. Ở đâu có nhiều tác động tiêu
cực tiềm tàng cần phải kiểm soát, thì ở đó người dùng cần phải
phân bổ hợp lý những thay đổi, cả trước và trong quá trình triển
khai nhằm giải quyết tốt hơn những ảnh hưởng từ thay đổi của các
cá nhân. Trong giai đoạn trước triển khai thông thường người dùng
mong muốn :
- Tạo ra được nhiều thay đổi theo yêu cầu của quá trình triển
khai .
- Phân bổ những thay đổi kể trên hạn chế các tác động của sự
thay đổi tại bất kỳ thời điểm nào.
4.2.3.2. Những thay đổi trong quá trình triển khai hệ thống
Một quá trình triển khai hệ thống có thể được lên kế hoạch
như:
- Một quy trình độc lập.
- Một quy trình triển khai song song.
- Một giai đoạn độc lập.
- Một loạt các quá trình triển khai diễn ra song song.
Một quy trình độc lập xảy ra khi một hệ thống mới được đưa
vào sử dụng và hệ thống cũ bị gỡ bỏ vào cùng một thời điểm.
Trong quy trình này, chỉ có nhiều nhất một hệ thống được sử dụng
thường xuyên và có lúc không có hệ thống nào hoạt động cả. Chỉ
khi quy trình độc lập đã hoàn thành thì hệ thống mới mới được đưa
355
vào sử dụng. Điều này buộc tất cả mọi người phải sử dụng và phụ
thuộc vào hệ thống mới, quá trình này hoặc vắt kiệt sức lao động
của người dùng hoặc làm vấn đề trở nên trầm trọng hơn. Quy trình
độc lập khiến người dùng khó có thể xem xét quay lại sử dụng hệ
thống cũ bất kể công suất lao động hoặc một số vấn đề liên quan
đến hệ thống mới. Nếu một quy trình độc lập hoạt động đủ tốt, nó
có thể tiêu tốn ít hơn đáng kể so với quy trình triển khai song song.
Một quy trình triển khai song song xảy ra mà ở đó một hệ
thống được đưa vào sử dụng vào một thời điểm nào đó trước khi hệ
thống cũ bị loại bỏ. Quy trình triển khai song song cho phép chạy
thử hệ thống mới trước khi được chấp nhận 100%. Nó cũng cho
phép tạm ngừng hoạt động nếu xảy ra vấn đề lớn và tiếp tục sử
dụng hệ thống cũ cho đến khi hệ thống mới được điều chỉnh và
được thử nghiệm lại qua một quy trình triển khai song song khác.
Quy trình triển khai song song có tính bảo mật cao tuy nhiên lại
gây sức ép về nguồn lực (nhân lực, máy móc, thiết bị, thời gian,
ngân sách) để đạt được tính bảo mật này. Vì vậy, quy trình triển
khai song song thường dùng trong các hệ thống quan trọng hay
trong hệ thống tổ chức chính yếu.
Một quy trình triển khai theo từng giai đoạn diễn ra ở những
nơi mà những phần riêng biệt của hệ thống, ví dụ như các nhóm
người dùng cố định, được tiến hành vào những thời điểm khác
nhau. Quy trình triển khai theo từng giai đoạn luôn đi liền với một
số khía cạnh của quy trình triển khai song song và cũng có thể đi
356
liền với một số khía cạnh của quy trình độc lập. Triển khai theo
từng giai đoạn yêu cầu hệ thống cũ vẫn vận hành song song để hỗ
trợ những phần chưa thể hoạt động độc lập. Việc triển khai theo
giai đoạn đòi hỏi phải lên kế hoạch cẩn thận và quản lý chặt chẽ
hơn, nhưng nó có thể mang lại cơ hội lớn hơn trong việc giải quyết
những nhu cầu cá nhân diễn ra trong quá trình triển khai bằng việc
chia quá trình triển khai thành những giai đoạn khác nhau. Quy
trình triển khai theo từng giai đoạn có thể gây ra những vấn đề nhất
định khi chúng yêu cầu chuyển đổi dữ liệu để triển khai trong từng
giai đoạn hoặc yêu cầu cần các phiên bản khác nhau của một cơ sở
dữ liệu tương đồng để chạy trong quá trình triển khai song song.
Mặc dù có sự chuẩn bị tốt nhất nhưng cũng sẽ có những thay
đổi cơ bản trong bản thân quá trình triển khai, mà ở đó người dùng
thực đã được định hướng từ trước, làm theo các bước xử lý được
định hướng từ trước, sử dụng những phần mềm tính phí hoặc các
phần mềm phát triển với cơ sở dữ liệu dựa trên những phần cứng
tính phí hoặc phần cứng có sẵn.
Trong khi việc sử dụng những dữ liệu thực thường chỉ rõ thời
điểm, người dùng, những quy định, và thậm chí phần mềm có thể
thay đổi ngay cả sau thời điểm hiện tại. (Những thay đổi dữ liệu
sau thời điểm này sẽ được xem xét từng phần về việc sử dụng hệ
thống và những thay đổi về phần cứng sau thời điểm này sẽ được
xem xét đến việc mở rộng hệ thống).
Điều này giống như những thay đổi bất ngờ sẽ sớm xảy ra
357
trong quá trình sử dụng hệ thống (đặc biệt đối với người dùng và
các quy trình). Trong khi những thay đổi này không thể lên kế
hoạch trực tiếp thì cần phải thiết lập một quy trình để thực hiện
những thay đổi này 1 cách thích hợp (chính xác, hợp lý và có hiệu
quả).
4.2.3.3. Thể chế hóa sau triển khai hệ thống
Giai đoạn này bắt đầu sau khi một hệ thống mới chính thức
được hoàn thành cho đến khi quy trình thực hiện được người cùng
chấp nhận. Quy trình này không diễn ra tức thì, thay vào đó, nó đi
liền với một giai đoạn chuyển đổi giữa việc khi nào hệ thống cũ
được sử dụng thường ngày, được chấp nhận và khi nào hệ thống
mới được chấp nhận một cách rộng rãi theo thói quen của người sử
dụng và thói qune của tổ chức. Trong khi một số người sử dụng có
thể sẵn sàng chấp nhận thay đổi này ngay trước khi nó được cài
đặt, việc này có thể khiến họ mất nhiều thời gian để thu lượm đủ
kinh nghiệm làm việc với hệ thống mới hằng ngày.
Ở đâu những vấn đề của hệ thống mới được phát hiện trong
quá trình triển khai thì chúng cần được sửa chữa và việc sửa chữa
được triển khai.
Việc sửa chữa trong quá trình triển khai hệ thống luôn không
đi kèm với những thay đổi về phần mềm. Trong một số trường hợp,
việc sửa chữa trong quá trình triển khai có thể liên quan đến quyết
định bỏ qua những vấn đề (quyết định làm việc chung với chúng)
vì chúng không quá nghiêm trọng hay phát triển một quy trình xử
358
lý cho phép người sử dụng có thể ứng phó với những vấn đề này.
Mục đích:
- Quá trình "sau triển khai" nhanh chóng hoàn thành.
- Đảm bảo hệ thống mới thỏa mãn được người dùng trước khi
thông báo quá trình "sau triển khai" đã hoàn thành.
- Cung cấp thêm những trợ giúp giải quyết thay đổi và ảnh
hưởng của nó suốt quá trình "sau triển khai".
4.2.4 Những vấn đề cụ thể cần xem xét trong quá trình
triển khai hệ thống TMĐT
Việc cân nhắc mỗi thành tố của hệ thống mà quá trình triển
khai có thể tác dộng vào có thể dẫn tới việc xác định được những
lựa chọn về làm thế nào, khi nào và những gì có thể hoặc nên được
làm như một phần của quá tình triển khai thành công.
4.2.4.1 Con người
Những người sử dụng không được lên kế hoạch giống như
các thành phần khác của hệ thống. Họ phải sẵn sàng để thay đổi
khi cần theo yêu cầu của quy trình. Một số người sử dụng có thể đã
sẵn sàng và được khuyến khích để tạo ra sự thay đổi này, dựa vào
chính bản thân họ mà không có bất cứ sự trợ giúp đặc biệt nào.
Những người khác sẽ cần tiến hành một số “cách thức xử lý” để
chuẩn bị cho họ tạo ra một số thay đổi cần thiết này:
- Lên kế hoạch cho những cách thức xử lý phù hợp để có thể
kiểm soát tất cả những thay đổi, điều này hoặc chính họ hoặc
phối hợp với người khác để tạo ra một số ảnh hưởng đáng kể
359
 đối với người sử dụng hoặc đối với thành công tiềm ẩn của
quá trình triển khai.
- Một số thay đổi đòi hỏi có nhiều cách thức xử lý.
- Một số cách thức xử lý có thể áp dụng cho nhiều những
thay đổi khác nhau.
Cách xử lý chung nhất là đào tạo người sử dụng làm quen với
một hệ thống mới. Trước đây người ta kỳ vọng rằng triển khai một
hệ thống mới sẽ đi liền với nhu cầu đào tạo cho người dùng. Thông
thường các nhà phát triển phần mềm chấp nhận hệ thống phần mềm
mà họ kỳ vọng được thiết kế cho những tài liệu để hướng dẫn
người sử dụng (cho dù hầu hết trong số họ không có được những
tài liệu chính thức trong việc tạo ra những chương trình đào tạo hay
giáo dục). Trong một số trường hợp cụ thể hơn, những nhà phát
triển sẽ lên danh sách một số chuyên gia đào tạo hỗ trợ trong vai trò
này. Tuy nhiên bất kể ai thiết kế hay đào tạo thì cũng không đáp
ứng tất cả yêu cầu của người sử dụng (và bất cứ thành viên có liên
quan nào khác đã được xác định) được trợ giúp để giải quyết những
thay đổi có liên quan đến quá trình triển khai.
Việc đào tạo dạy cho người sử dụng dựa trên yêu cầu sau:
- Những kỹ năng nhất định cần có để sử dụng hệ thống
- Người được đào tạo thiếu những kỹ năng trên
- Người được đào tạo cần sẵn sàng học những kỹ năng trên
Nếu thiếu cả ba yêu cầu quan trọng trên, việc đào tạo sẽ thất
bại. Yêu cầu quan trọng nhất là sự sẵn sàng tiếp thu những kỹ năng
360
này của người dùng. Ít khi quá trình đào tạo dành nhiều thời gian
hay nỗ lực thuyết phục người dùng về tầm quan trọng của việc học
những kỹ năng này. Trong khi một số người thích thú với việc
được đào tạo thì một số khác lại thấy lo ngại vì:
- Họ phải công nhận những kỹ năng còn thiếu của mình
- Việc đào tạo thông thường xoay quanh những thay đổi chủ
yếu, điều này có nghĩa họ phải đối mặt với một số kỹ năng
khó có thể tiếp thu (điều này có thể gây thêm một số ảnh
hưởng tiêu đối với người được đào tạo phản đối hệ thống
mới).
- Người dùng không thể tiếp thu những kỹ năng này có thể
gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của họ trong
tương lai.
Có những việc cần phải triển khai trước để có thể làm giảm
bớt những mối đe doạ của việc đào tạo và hệ thống mới. Thông
thường những gì còn thiếu của quá trình triển khai một hệ thống
mới (không kể tới việc hệ thống mới hoạt động tốt thế nào) là hoạt
động marketing thích hợp về những lợi ích mang lại của hệ thống
mới (và của bất kỳ việc đào tạo nào giúp cho người sử dụng dễ
dàng đạt được những lợi ích này).
Những người phát triển tất cả các loại hệ thống phần mềm
(không chỉ là hệ thống thông tin) sẽ bị áp đặt bởi người sử dụng
(hơn là bán cho họ) thường bám theo cảm nhận tốt của họ về hệ
thống mới mà họ lầm tưởng rằng ai cũng suy nghĩ như vậy. Ít khi
361
những người phát triển nhận thấy cần phải xúc tiến (thị trường) hệ
thống mới đến những người dùng được định hướng từ trước.
Những người phát triển thường hiểu rõ về mọi chi tiết của hệ thống
mới và họ hy vọng những phần mềm này sẽ tự tạo tiếng nói riêng
và tất cả mọi người sẽ yêu thích chúng. Việc đào tạo cho người
dùng những kỹ năng này thường chỉ đáp ứng được những nhu cầu
hợp lý của người sử dụng. Trước khi đáp ứng được những nhu cầu
này , trước tiên người dùng cần phải nhận thức được những nhu
cầu về mặt cảm xúc (và những nối lo sợ) cần được thỏa mãn của
họ.
Quá trình lên kế hoạch triển khai liên quan tới nhu cầu của
người dùng nên đi kèm với ít nhất ba cách thức xử lý sau:
- Marketing (và bán lợi ích của cá nhân của) hệ thống mới đến
người sử dụng
- Đào tạo người dùng sử dụng hệ thống mới
- Hỗ trợ liên tục cho người dùng trong việc sử dụng hệ thống
mới
Trong việc lên kế hoạch cho những cách thức xử lý kể trên,
nên nhớ rằng người dùng sẽ phản hồi một cách tốt nhất khi họ được
tham gia vào việc phát triển và tiến hành những cách thức xử lý
cho chính họ.
- Người sử dụng có thể sẽ phản đối hay lờ đi những gì họ
được chỉ dẫn, đặc biệt là nếu điều này liên quan đến những
thay đổi và đe dọa tới cách thức mà hiện tại họ đang tiến
362
 hành.
- Người dùng không nên tự mình giải quyết sự thay đổi vì họ
có thể chọn cách lờ đi. Khi tiến hành những thay đổi có liên
quan đến những người dùng bên ngoài, cần phải giúp đỡ và
khuyến khích họ thực hiện những thay đổi cần thiết.
- Nếu người dùng tham gia vào quá trình tạo ra sự thay đổi,
nhiều khả năng họ sẽ kiểm soát được sự thay đổi và sẽ làm
việc tích cực để thực hiện được thay đổi này. Khi tạo ra
những thay đổi có liên quan đến người dùng trong tổ chức, tốt
nhất nên để họ tham gia vào việc tiến hành sự thay đổi này.
Việc lên kế hoạch triển khai không nên chỉ tập trung vào
những nhu cầu của người sử dụng cuối cùng:
- Marketing và đào tạo người dùng cuối cùng về hệ thống
mới mà không marketing và đào tạo cho các nhà quản lý của
họ thì có thể dẫn đến những xung đột không cần thiết giữa hai
bên. Việc chuẩn bị triển khai một hệ thống mới nên bắt đầu
tại cấp quản lý cao nhất mà đi liền và tiến hành thông qua tổ
chức. Bằng cách này cam kết quản lý sẽ sớm được đảm bảo
và các nhà quản lý không bị đe dọa bởi những kiến thức cao
cấp của nhân viên cấp dưới.
- Những người có liên quan cũng cần được xem xét. Trong
nhiều trường hợp không thể đào tạo họ. Vì vậy, việc lên kế
hoạch cần tập trung vào:
o Marketing, có thể đạt được qua việc khuyến khích họ (ví
363
 dụ phiếu tặng một bữa tối cho hai người, tại một nhà hàng
chất lượng cao, sau khi quá trình triển khai được hoàn thành,
dành cho tất cả các nhân viên có liên quan như là một sự đền
bù nhỏ cho những bất tiện mà quy trình triển khai gây ra cho
cá nhân và quan hệ gia đình của họ).
o Ủng hộ, có thể đạt được bằng cách thường xuyên khuyến
khích (ví dụ như phiếu tặng bữa tối và những phần thưởng
khác cho các nhân viên để họ cùng tận hưởng với gia đình).
Chú ý: Đặc điểm của hệ thống TMĐT sẽ liên tục thúc đẩy và
cũng đóng vai trò như hoạt động marketing để những người có liên
quan (như gia đình của nhân viên) chuẩn bị cho việc triển khai
phiên bản tiếp theo của hệ thống.
4.2.4.2. Phần mềm
Thường thì các phần mềm được phát triển trên những phần
cứng khác so với những phần cứng đang được sử dụng. Việc triển
khai phần mềm bao gồm cài đặt và thử nghiệm nó trên phần cứng
đã được định trước, trước khi đưa vào sử dụng. Việc cài đặt thử
nghiệm nên triển khai trên mỗi máy riêng biệt mà tại đó phần mềm
được sử dụng bởi mỗi máy đều có sự khác biệt do lịch sử riêng của
nó. Trong khi thông thường những khác biệt này không ảnh hưởng
đến hệ thống mới, thì có nhiều trường hợp sẽ có vấn đề không
mong đợi xảy ra. Không cần cài đặt thử nghiệm trên nhiều máy
móc tương tự nhau nhưng cần đủ số lượng để đảm bảo rằng phần
mềm đang hoạt động đúng trước khi đưa vào sử dụng.
364
 Phần mềm được cài đặt bởi người dùng trên các máy tính cá
nhân, cần phải có những hướng dẫn chi tiết để hỗ trợ việc cài đặt và
kiểm tra việc cài đặt có thành công hay không. Một hoạt động thực
tế phổ biến là cung cấp phần mềm cài đặt tự động mà khi cài vào
máy tính và hoạt động, sẽ tự động cài đặt phần mềm ứng dụng mới
này. Tuy nhiên,vì việc thử nghiệm có thể xác định khả năng thất
bại, nên hầu như không có những trợ giúp thử nghiệm cài đặt tương
tự.
Những nhà phát triển thường quan niệm rằng nếu phần mềm
không hoạt động khi được cài đặt thì đó là do phần cứng hiện có
của người sử dụng hay lỗi phần mềm của hệ thống, và nhanh chóng
đổ lỗi cho người dùng. Việc đổ lỗi cho người dùng nhằm giải quyết
vấn đề cài đặt không có tác dụng đối với TMĐT, ở đó khách hàng
sẽ chuyển sang sử dụng sản phẩm của đối thủ cạnh tranh bởi những
khó khăn mà họ gặp phải khi sử dụng phần mềm riêng biệt của một
công ty.
Các trang web hứa hẹn rằng người sử dụng ở cấp độ trung
bình sẽ không phải làm bất cứ việc gì từ cài đặt đến kiểm tra hầu
hết phần mềm mà họ phân phối. Người phát triển hệ thống TMĐT
không nên yêu cầu người dùng cài đặt "plug-ins" hay bất kỳ các
phần mềm đặc biệt nào (ngoài một trong những phiên bản gần đây
của trình duyệt Web chính). Nơi mà có đặc điểm riêng biệt như sự
linh hoạt hay âm thanh đòi hỏi người dùng cài đặt "plug-ins", các
nhà phát triển hệ thống thường dùng các phiên bản phổ biến, mà
365
nhiều người đã cài đặt và nên cung cấp những trợ giúp nhiều nhất
có thể cho người dùng trong việc sử dụng và cài đặt những "plug-
ins" này.
Tất cả các phần mềm đều yêu cầu một số dạng thử nghiệm
cài đặt trước được đưa vào sử dụng trong các công việc thực tế.
Tuy nhiên, do phần lớn người dùng TMĐT đều không tiến hành
kiểm tra, nên các nhà phát triển cần phải tiến hành kiểm tra các
phần mềm TMĐT trước khi đưa vào sử dụng rộng rãi.
4.2.4.3. Các quy trình
Việc triển khai những quy trình mới có thể gây ra những xáo
trộn, đặc biệt trong quá trình chạy song song. Ngay khi quy trình
mới được đưa ra, người dùng cần phải phân biệt được quy trình nào
chỉ ứng dụng trong hệ thống mới (trong tương lai) và quy định nào
được ứng dụng tức thời.
Nơi mà những quy trình có thể ứng dụng được với hệ thống
cũ, nên được triển khai ngay khi có thể trong giai đoạn tiền triển
khai. Tốt hơn là ta nên giới hạn số lượng những thay đổi về quy
trình trong suốt quá trình triển khai thực tế hệ thống mới, để tránh
gây ra tình trạng quá mệt mỏi cho người dùng. Chỉ nên duy trì
những quy trình rõ ràng liên quan đến hệ thống mới trong suốt quá
trình triển khai hệ thống.
Trong khi một số người dùng chấp nhận làm theo bất cứ quy
trình nào họ được giao, thì nhiều người lại làm theo những quy
trình tốt hơn mà họ được giải thích rõ về quy trình mới hay đã được
366
đổi mới đó. Sự giải thích này cần thiết trong việc thúc đẩy nhằm
biến sự phản đối của người dùng thành sự chấp nhận của người
dùng.
Việc đưa ra và giải thích cho người dùng về những thay đổi
trong quy trình sớm nhất có thể giúp cho người dùng có thêm thời
gian để nhìn nhận những tình huống mà cần được xem xét trong
quá trình phát triển của những quy trình. Những tình huống này có
thể yêu cầu những thay đổi lớn hơn được tiến hành trước khi đi vào
giai đoạn triển khai chính của hệ thống mới.
4.2.4.4. Dữ liệu
Có một khác biệt lớn giữa các hệ thống được triển khai, đó là
chúng không đòi hỏi những dữ liệu hay hệ thống trước đó, điều này
sẽ tận dụng dữ liệu đã có.
Những hệ thống mà không yêu cầu những dữ liệu trước đó,
vẫn sẽ chứa những dữ liệu có liên quan được lên kế hoạch chuẩn bị
sẵn sàng (như yêu cầu các dạng thức đặc biệt cho việc thu thập dữ
liệu hay việc mua bán và kiểm tra những nguồn khác nhau từ thông
tin/ dữ liệu bên ngoài).
Việc vận hành song song các hệ thống đặt ra những yêu cầu
đặc biệt trong việc giải quyết các vấn đề về dữ liệu có trước:
- Hệ thống cũ phải dừng lại trong khi sao chép và cài đặt vào
hệ thống mới, để chỉ cập nhật một cơ sở dữ liệu cho mỗi hệ
thống.
- Cần lên kế hoạch cho phương pháp so sánh cở sở dữ liệu ở
367
 khâu cuối của quá trình vận hành song song và tiến hành cho
bất kỳ phần mềm đặc biệt nào yêu cầu sự so sánh này.
Ở những hệ thống mà yêu cầu dữ liệu đã được, việc chuyển
đổi cần được lập trình sẵn, và các phần mềm đặc biệt cần phải
thường xuyên nâng cấp.Trước khi sự dụng những dữ liệu đã được
chuyển đổi, dù trong quy trình độc lập hay song song thì cũng phải
tiến hành kiểm tra. Thông thường việc kiểm tra có thể yêu cầu phát
triển những phần mềm bổ sung. Việc chuyển đổi dữ liệu và kiểm
tra cần khá nhiều thời gian:
- Tốt nhất ta nên lên kế hoạch cho việc chuyển đổi và kiểm
tra trong thời gian mà hệ thống vẫn chưa được sử dụng đến.
- Một lựa chọn khác là lên kế hoạch tại thời điểm khi mà nhu
cầu về hệ thống và những dữ liệu liên quan là thấp nhất. Việc
sao chép toàn bộ các bước tiến hành đối với cơ sở dữ liệu cũ
cần được duy trì trong suốt quá trình chuyển đổi để những dữ
liệu này chuyển thành cơ sở dữ liệu mới sau khi chuyển đổi.
4.2.4.5. Phần cứng
Như đã đề cập, quá trình tiến hành có thể kéo theo những
vấn đề liên quan đến dung lượng của phần cứng sẵn có và/hoặc chỗ
trống để chứa phần cứng mới, đặc biệt khi tiến hành song song.
Việc lên kế hoạch không những cần xem xét đến bản thân phần
cứng mà còn dính dáng đến thiết bị, ánh sáng, cách âm, điều chỉnh
nhiệt độ, cung cấp và lưu trữ truyền thông, kết nối truyền thông và
điện tử. Khi cần có nhiều thay đổi, chúng cần phải được kết hợp
368
với nhau để không ảnh hưởng đến các phần khác và để các thay đổi
này được thực hiện theo trình tự tối ưu. Một lần nữa, tốt nhất là
hoàn thành càng nhiều thay đổi càng tốt trong giai đoạn tiền triển
khai.
Khi phần cứng mới đươc cài đặt, người ta thường trông đợi
nhiều vào nó. Một máy tính đã cài đặt xong nhưng vẫn không hoạt
động khiến người ta nghĩ rằng nó là vô dụng và chắc chắn có lỗi
khiến nó không thể sử dụng ngay được. Vì vậy, tốt nhất là nên
kiểm tra phần cứng mới ngay từ đầu và không cài đặt cho đến khi
gần đến ngày cài đặt chính thức. Tốt nhất là phần cứng được cài đặt
sớm nên có ít nhất có một trò chơi đang chạy trên nó hoặc được sử
dụng cho một vài mục đích thông thường khác, hơn là để trong tình
trạng tắt cho đến ngày cài đặt chính thức để người dùng tương lai
sử dụng.
4.2.5. Một số lo ngại trong hoạt động triển khai liên quan
đến TMĐT
Người dùng bên ngoài đòi hỏi phải xử lý cẩn thận hơn so với
nhân viên.
Nhân viên nói chung có thể được yêu cầu cài đặt như là một
phần của công việc của họ phải thích ứng với hệ thống mới.
Trong nhiều trường hợp người dùng bên ngoài phải tự tìm
đến hoặc được chỉ dẫn đến một ứng dụng TMĐT. Do bản chất cạnh
tranh của mạng, không có gì gọi là sự trung thành, mà thay vào đó,
nó được khuyến khích lien tục nhằm giữ chân người dùng bên
369
ngoài.
Cố gắng tiếp cận người dùng bên ngoài mới và giữ chân
người dùng bên ngoài hiện tại có thể cần thêm các phần mềm bổ
sung và/hoặc các nguồn lực khác mà không được xem xét đến
trong phân tích và thiết kế chính của một hệ thống TMĐT.
Nhiều trang web phải nhờ đến các hình thức tặng quà, các
cuộc thi, trò chơi, và những mẹo quảng cáo khác để khuyến khích
người dùng tiềm nãng ghé thăm trang web của họ. Hiện vẫn chưa
rõ có bao nhiêu những mẹo quảng cáo thực sự mang lại các mối
quan hệ kinh doanh bền vững.
Tương tự như vậy, một số trang web cung cấp nội dung bổ
sung và/hoặc các công tác hỗ trợ dành riêng cho những ngýời dùng
đã đạt được quan hệ đến một mức nào đó với họ.
Ngoài ra, không phải tất cả người dùng bên ngoài mong
muốn có thể được người dùng mạng. Hiện vẫn còn một bộ phận lớn
dân số nói chung không truy cập (và thậm chí không quan tâm) đến
mạng. Nếu họ là một phần của một nhóm mục tiêu, thì các phương
pháp thay thế hoạt động kinh doanh có thể được yêu cầu sử dụng
để tiếp cận đến họ. Điều này có thể đặc biệt đúng đối với các doanh
nghiệp mới thành lập có ý định tập trung vào mạng.
Những người dùng nội bộ của hệ thống mới sẽ là những
người sẵn sàng sử dụng nhất nếu họ tham gia vào quá trình phát
triển của hệ thống.Việc tham gia này đem lại đầy đủ những động
cơ cần thiết vắ đào tạo 1 cách bài bản cho người dùng. Tuy nhiên
370
nếu một ứng dụng phát triển quá nhanh như một số ứng dụng
TMDT trước đây, trong khi những người dùng trong nội bộ được
bổ sung không tham gia vào quá trình phát triển hay được thuê sau
khi đã phát triển hệ thống, họ sẽ cần có thêm động lực thúc đẩy
và/hoặc được đào tạo.
Phần mềm sẽ cần được chạy trên phần cứng mà người dùng
bên ngoài lựa chọn sử dụng hoặc sẽ không sử dụng. Người dùng
bên ngoài sẽ rất mong muốn được cung cấp phần cứng của họ và
được doanh nghiệp cung cấp những phần mềm cần thiết. Thị
trường bên ngoài được kỳ vọng càng lớn bao nhiêu thì phần mềm
càng cần phải đơn giản trong cấu trúc và cách sử dụng bấy nhiêu.
Những doanh nghiệp mới thành lập hay những doanh nghiệp
đang phát triển các ứng dụng mới có thể thu được lợi ích từ khả
năng sáng tạo và kiểm tra hệ thống cơ sở dữ liệu ban đầu có liên
quan 1 cách dễ dàng mà không cần chuyển đổi ngay hệ thống dữ
liệu có sẵn. Những doanh nghiệp uy tín hiện đang tiến hành thay
thế hoặc nâng cao những ứng dụng hiện tại có thể chọn cách xem
hệ thống TMĐT mới như những “nhánh” riêng biệt của doanh
nghiệp với những dữ liệu được dành riêng để tối thiểu hoá và tách
biệt những nhu cầu chuyển hoá đữ liệu với phạm vi rộng. Qua thời
gian những doanh nghiệp uy tín có thể chuyển kênh sang những
“nhánh” này cho đến khi toàn bộ dữ liệu được chuyển sang.
Vì các đổi thủ cạnh tranh cũng có thể truy cập (thậm chí dưới
danh nghĩa khách hàng) vào 1 địa chỉ web TMĐT nên cần để ý bảo
371
vệ dữ liệu nhằm đảm bảo tính riêng tư (lúc thích hợp) và tránh
những sửa đổi dữ liệu.
Những thủ tục cần phải đơn giản, dễ sử dụng và rõ ràng hết
mức có thể để có thể xóa bỏ nhu cầu cho người dùng bên ngoài
tham gia vào các chương trình đào tạo đặc biệt nhằm sử dụng ứng
đụng này.
4.2.6. Cách thức xây dựng một kế hoạch triển khai hệ
thống
Một kế hoạch triển khai nên được xây dựng nhiều lần. Mỗi
lần triển khai cần xem xét hiệu quả của các hoạt động mới được
lên kế hoạch trên những kế hoạch có sẵn để tránh việc lên lịch một
lượng thay đổi, công việc hay các kỳ vọng không cần thiết khác
trong 1 khoảng thời gian xác định.
Các hoạt động triển khai liên quan đến nhân sự nên tham gia
vào kế hoạch trước tiên vì việc thay đổi nhân sự lien tục làm quá
trình triển khai bị kéo dài nhất. Kế hoạch ban đầu này có thể được
sử dụng như một bộ khung có thể điều chỉnh cho những hoạt động
triển khai bố sung. Trong khi có thể thiết lập khung thời gian cho
những hoạt động triển khai lien quan đến nhân sự, hoạt động lên
lịch triển khai liên quan đến nhân sự chỉ nên là những khoảng thời
gian tương đối.
Cần có dự tính trước nhằm giải quyết bất cứ thay đổi nào
trong kế hoạch triển khai liên quan đến nhân sự. Trong khi hiện
nay có xu hướng làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn
372
hơn, cần xem xét các nhu cầu để đảm bảo rằng các cá nhân liên
quan có đủ năng lực để hoàn thành bất kỳ công việc bổ sung nào.
Điều này có thể dẫn tới việc trì hoãn thêm các hoạt động thực hiện
khác.
Những hoạt động triển khai phần mềm nên được thêm vào
sau. Nhiều hoạt động triển khai TMĐT xoay quanh việc triển khai
một phần mềm mới. (Bổ sung các sản phẩm dịch vụ mới như dữ
liệu bổ sung vào một hệ thống có sẵn thường hơn là một sự kiện
mang tính tiếp thị dựa trên việc duy trì các hệ thống thông thường,
hơn là những quá trình triển khai chính).
Ngày tiến hành ước tính của việc triển khai phần mềm này có
thể được dùng để giữ cho kế hoạch diễn ra theo như lịch trình. Bởi
vì phần mềm có thể không có sắn đúng hẹn, nên có những dự tính
trước để giải quyết những thay đổi có thể diễn ra trong kế hoạch
triển khai.
Ngày tiến hành cần phải tuyệt đối chính xác về thời gian và
phải được thêm vào thứ ba trong lịch trình triển khai. Lên lịch triển
khai dữ liệu có thế gây ra một số ảnh hưởng đến những hoạt động
đã được triển khai bao gồm:
- Bắt buộc rằng nhân viên đã được đào tạo và có năng lực
tiến hành các hoạt động triển khai.
- Bắt buộc rằng phần mềm đã được kiểm tra và sẵn sàng sử
dụng ngay khi dữ liệu được chuyển đổi hay/và triển khai.
- Bắt buộc rằng nhân viên phải được đào tạo về sử dụng phần
373
mềm và sẵn sàng bắt đầu ngay khi dữ liệu được chuyển đổi và triển
khai.
Nên tiến hành việc dự tính trước để giải quyết bất kỳ thay đối
nào trong kế hoạch triển khai vì tầm quan trọng của thời gian của
hoạt động triển khai dữ liệu.
Việc triển khai phần cứng thường được hoàn thành trước thời
gian thực hiện chính thức và không cần thiết phải lên kế hoạch
cho đến khi những hoạt động chính đã sẵn sàng, cần tránh lên kế
hoạch về phần cứng quá sớm. Những nguy hiếm có thể gặp phải
trong khi triển khai phần cứng quá sớm gồm có:
- Sử dụng nguồn vốn có thể đem lại nhưng lợi ích từ việc đầu
tư quá sớm.
- Mua được ít phần cứng hơn vì giá của phần cứng máy tính
hiện đang có xu hướng giảm cũng như hiệu quả phần cứng đang
ngày càng tăng lên.
- Khẳng định với người dùng rằng hệ thống sẽ không hoạt
động nếu không có sự tích hợp của phần cứng mới ngay lập tức.
Việc xem xét khả năng toàn bộ của một số bộ phận bất kỳ
của phần cứng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch triển khai. Những
phần cứng mang tính chuyên môn cao hoặc đặc biệt cần được đặt
hàng và kiếm tra sớm hơn những phần thông thông thường nhằm
đảm bảo rằng chúng đã sẵn sàng khi ta cần đến.
Ta nên xem xét cuối cùng những thay đổi vê thủ tục trong
quá trình lên kế hoạch triển khai. Điều này không phải vì nên triển
374
khai áp dụng dữ liệu cuối cùng mà là vì cần có những thay đổi
nhằm giải quyết tất cả các thay đổi khác nảy sinh trong quá trình
thực hiện.
Một khi đãxác định được những thay đổi cần thiết trong thủ
tục, đây là là lúc lý tưởng để thay đổi chúng nhanh nhất có thế.
Thường thì một số thủ tục quy trình có thế được thay đối hay nâng
cấp trước khi triển khai bất kỳ hệ thống mới nào đế có thể xác định
được tính hữu dụng của những thay đổi hay nâng cấp này.
4.2.7. Đánh giá một kế hoạch triển khai hệ thống TMĐT
Các kế hoạch triển khai cũng giống như các thiết kế cần được
đánh giá trước khi đưa vào sử dụng trong thực tế. Việc đánh giá
không nên cho những người đã tham gia vào quá trình phát triến
kế hoạch thực hiện. Trong khi hoạt độnh đánh giá này giống như
việc thực hiện 1 hoạt động đơn lẻ thì vẫn nên xem xét về khía cạnh
hợp lệ, tính xác minh và tính thực dụng. Việc đánh giá bao gồm
câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Liệu kế hoạch thực hiện có thoả mãn được các yêu cầu hay
không?
- Liệu kế hoạch có được thực hiện đúng ?
- Ke hoạch thực hiện có hữu dụng đối với những người sử
dụng nó hay không?
4.2.8. Tiến hành triển khai kế hoạch
Một kế hoạch triển khai điển hình bao gồm rất nhiều hoạt
động khác nhau và độc lập với nhau. Bất cứ nơi nào đòi hỏi phải
375
có 1 lượng lớn các họat động, có khả năng có 1 hay nhiều hoạt
động sẽ bị trì hoãn hay gặp phải nhiều khó khăn. Mặc dù có nhiều
cá nhân chịu trách nhiệm đối với các hoạt động triển khai, điều
quan trọng là toàn bộ quá trình triển khai cần được tập trung quản
lý giống như phần chính của kế hoạch. Điều quan trọng là nhận
biết được những ảnh hưởng tiềm tàng của bất kỳ khó khăn nào ta
gặp phải tại những hoạt động triển khai khác và đưa ra các điều
chỉnh đối với kế hoạch triển khai khi cần thiết.
4.3. ỨNG DỤNG KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
4.3.1. Tiến hành triển khai trong doanh nghiệp
Nội dung chủ yếu của chương này cũng như các chương
khác tập trung vào quy trình kỹ thuật, nếu được thực hiện đúng sẽ
dẫn đến sự thành công. Mỗi chương, bao gồm cả chương này đều
nhận định những cơ hội và thách thức liên quan đến việc thực hiện
các quy trình này.
Nếu một doanh nghiệp đang định tiến hành triển khai một hệ
thống TMĐT hay bất kỳ một thay đổi quan trọng nào họ cần làm
nhiều hơn là chỉ làm đúng the trình tự. Họ phải liên tục tránh hàng
loạt các khó khăn và các mối đe dọa để đạt được thành công.
- Các doanh nghiệp nên hiểu rằng các quy trình lên kế hoach
và kỹ thuật có bao gồm cả quy trình phát triển và cho phép
người ta thực hiện một cách tối ưu nhất mà không bị can thiệp
quá nhiều. Các phương pháp, tiêu chuẩn, những hướng dẫn và
thủ tục có thể hỗ trợ cho quá trình phát triển. Tuy nhiên,
376
 thông thường đều có một chi phí liên quan khi ta sử dụng
từng hình thức hỗ trợ. Các nhà phát triển cần phải cân bằng
khối lượng công việc tăng lên của việc sử dụng mỗi hình thức
trợ giúp phát triển với những lợi ích tiềm năng nó có thể
mang lại cho quá trình triển khai.
- Các doanh nghiệp cần hiểu rằng những gì có thể đi sai lệch
và liên tục nhận định và giải quyết từng khó khăn một sớm
nhất có thể. Sự cam kết và tham gia của lãnh đạo cấp cao là
cần thiết đối với sự thành công của một quá trình phát triển
TMĐT.
4.3.2. Nhiệm vụ của người học
4.3.2.1. Lên kế hoạch triển khai
i) Xác nhận lại các bên liên quan
Xác định các nhóm người dùng khác nhau và các bên liên
quan cần được xem xét trong kế hoạch thực hiện. Điều này được
thực hiện bằng cách:
- Liệt kê danh sách các nhóm người dùng đã được xác định
trước đó trong kế hoạch của bạn.
- Liệt kê bất kỳ bên liên quan nào đó đã xác định trước đó
trong kế hoạch của bạn.
- Xác định và liệt kê bất kỳ nhóm các bên liên quan nào khác
có thể bị ảnh hưởng trong quá trình triển khai hệ thống.
ii) Dự kiến các hoạt động triển khai có liên quan đến nhân
sự.

377
 Đối với mỗi nhóm trong ít nhất năm nhóm quan trọng nhất
được xác định ở bước1:
Xác định những thay đổi chủ yếu mà việc triển khai sẽ tác
động đến các thành viên của nhóm.
- Xác định ảnh hưởng của các thay đổi có thể có trên nhóm
đó
- Xác định một cách xử lý, hoặc một bộ các cách xử lý có thể
được sử dụng
- để thực hiệ thành công các thay đổi.
- Xác định khi các phương pháp xử lý này cần đươck tiến
hành liên quan đến các quá trình triển khai chính thức.
4.3.2.2. Xây dựng lịch trình triển khai
Xây dựng một lịch trình cho các hoạt động triển khai (bao
gồm cả các phương pháp xử lý cá nhân của các nhóm người cụ thể
và các hoạt động triển khai chính khác). Đưa ra một cuộc thảo luận
ngắn gọn giống như một bài giới thiệu về kế hoạch của bạn để giải
thích các quyết định chính mà bạn đã đưa ra (chẳng hạn như việc
tiến hành cắt giảm, triển khai song song, hoặc cắt theo từng giai
đoạn).
4.4. NHỮNG THÁCH THỨC VÀ CƠ HỘI TRONG VIỆC
ỨNG DỤNG CÁC KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG
Sau đây là những vấn đề thường mắc fải nhất trong quá trình
triển khai hệ thống:
Những khó khăn với “giả định tốt nhất”:
Một số nhà phát triển không nhận thấy bất kỳ nhân tố tiêu
cực nào có thể ảnh hưởng đến quá trình triển khai hệ thống. Họ
378
nghĩ rằng mọi thứ đang vận hành tốt.
Những khó khăn với “phạm vi thời gian có liên quan”
Một số nhà phát triển không xem xét toàn bộ khung thời gian
của quá trình triển khai. Họ chỉ tập trung nhồi nhét những hoạt
động vào quá trình thực hiện.
Một số nhà phát triển thất bại trong việc xem xét nhu cầu tiếp
tục những nghiên cứu sau quá trình triển khai hệ thống.
Những khó khăn trong “giới hạn nhân viên có liên quan hay
những ảnh hưởng có liên quan”
Một số. nhà phát triển giải quyết tất cả các thay đổi, ảnh
hưởng, và vì thế tất cả các nhân viên thay vì-xem xét những vấn đề
này lại chỉ nhìn nhận một cách riêng biệt cho từng nhóm.
Một số nhà phát triển chỉ xem xét những ảnh hưởng của sự
thực hiện lên những người dùng bên ngoài hay chỉ với những người
dùng bên trong và bỏ qua những ảnh hưởng đến những người dùng
khác và những “người liên quan” khác.
Một số nhà phát triển hệ thống chỉ hy vọng một sự thay đổi
trên mỗi nhóm người thay vì định dạng tất cả những thay đổi có thể
có.

379