Professional Documents
Culture Documents
Data Analysis With Microsoft Excel.
Data Analysis With Microsoft Excel.
หน้า
สิ่งที่ต้องรู้ก่อนทำงานกับข้อมูลบน Excel 1
การจัดเรียงข้อมูล 10
การกรองข้อมูล 14
การใช้ Conditional Formatting 17
การสร้าง Sparklines 19
การสร้าง Table และ Slicer 20
การสร้างแผนภูมิ 21
การทำงานกับ Pivot Table 25
การใช้โปรแกรม Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล
เอกสารประกอบการอบรมฉบับนี้ใช้ได้กับ Microsoft Excel เวอร์ชั่น 2019 และ Microsoft 365
ซึ่งต่อไปนี้จะขอเรียกอย่างย่อว่า Excel เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง โดยจะใช้ Excel แบบเมนูภาษาอังกฤษ
การอ้างถึงชื่อส่วนประกอบและวัตถุใดของ Excel โดยส่วนใหญ่จะอ้างโดยใช้ชื่อภาษาอังกฤษหรือ
ภาษาไทยแบบทับศัพท์ เนื่องจากการแปลชื่อต่างๆ เป็นภาษาไทยโดยมิได้ถูกบัญญัตไิ ว้ก่อนและเป็นที่ยอมรับ
โดยทั่วไป อาจทำให้เกิดความสับสนหรือมีความเข้าใจคลาดเคลื่อนได้
เอกสารนีม้ ุ่งอธิบายเนื้อหาอันเป็นพื้นฐานและแสดงตัวอย่างประกอบเพื่อความเข้าใจ การกล่าวถึงบาง
สิ่งจึงเป็นการกล่าวถึงเฉพาะในแง่มุมที่สนใจหรือมีความเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำลังอธิบาย ซึ่งอาจไม่ครอบคลุม
ทุกเรื่องที่เกี่ยวกับสิ่งนั้น ยกตัวอย่างเช่น เมื่อกล่าวถึง Date Function อาจไม่ได้กล่าวถึงทุกฟังก์ชั่นในกลุ่มนี้
แต่จะกล่าวถึงเฉพาะที่เห็นว่าใช้บ่อยหรือที่จะนำมาประยุกต์ใช้เป็นตัวอย่างเท่านั้น
เนื้อหาการอบรม วันที่ 1
สิ่งที่ต้องรู้ก่อนทำงานกับข้อมูลบน Excel
ชนิดของข้อมูลใน Excel
ข้อมูลที่สามารถใส่ลงในเซลล์ได้โดยทั่วไปมี 5 ชนิด ดังต่อไปนี้
- ตัวอักษร (Text) คือ ข้อมูลแบบข้อความที่ไม่นำมาคำนวณ
- ตัวเลข (Number) คือ ข้อมูลตัวเลขที่นำมาใช้คำนวณ โดยมีรูปแบบของตัวเลขที่ใช้ได้ เช่น 123,
2,305.01, ฿450.0, 10%, 2.5E+04
- สูตร (Formula) คือ ข้อมูลทีป่ ระกอบด้วยเครื่องหมายคณิตศาสตร์หรือฟังก์ชัน
- วันที่ (Date) คือ ข้อมูลวันที่ประกอบด้วยวันที่ เดือน ปี คั่นด้วย – หรือ /
- เวลา (Time) คือ ข้อมูลเวลาที่ประกอบด้วยชั่วโมง นาที วินาที คั่นด้วย :
ข้อจำกัดที่ควรรู้ของ Worksheet และ Workbook
- ชื่อไฟล์รวมทั้ง Path มีความยาวได้สูงสุด 218 ตัวอักษร
- ในหนึ่ง Worksheet มีได้ 16,384 คอลัมน์ และ 1,048,576 แถว
- ในหนึ่งเซลล์บรรจุข้อมูลได้ 32,767 ตัวอักษร
- ในหนึ่ง Data Form มีจำนวนฟิลด์ได้ 32 ฟิลด์
- แสดงรายการใน drop down list เพื่อกรองข้อมูลได้ 10,000 รายการ
การเรียกชื่อเซลล์
เซลล์ (Cell) คือส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดใน Excel เพราะเป็นที่เก็บข้อมูลและสูตรการทำงานต่างๆ
ตามปกติเซลล์จะมีชื่อของตนเองโดยเรียกตามคอลัมน์ (Column) และแถว (Row) ซึ่งเป็นที่ตั้งของเซลล์นั้นๆ
เช่น เซลล์ A1 ใช้เรียกเซลล์ที่อยูใ่ นคอลัมน์ A แถวที่ 1 ดังภาพที่ 1 หากเราไม่ชอบใจชื่อดังกล่าว เราก็สามารถ
ตั้งชื่อให้กับเซลล์ได้ นอกจากตั้งชื่อเซลล์แล้วยังสามารถตั้งชื่อให้กับกลุ่มของเซลล์ได้อกี ด้วย ซึ่งจะอธิบายเรื่องนี้
ไว้ในหัวข้อ Range Name
ภาพที่ 1 ชื่อของเซลล์ที่ถูกเรียกใช้งานอยู่ (Active Cell) จะแสดงที่กล่องชื่อ (Name Box) บนแถบสูตร (Formula Bar)
Absolute
3
4
ภาพที่ 5 แสดง Dialog Box Go To Special และผลการกำหนด Range โดยเลือก Current Region
การกำหนดชื่อเซลล์หรือกลุ่มเซลล์
การกำหนดชื่อให้เซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ (Range) จะทำให้การอ้างอิงถึงเซลล์หรือหรือกลุ่มของเซลล์
สะดวกมากขึ้น ไม่ต้องจดจำว่าข้อมูลที่เราต้องการอยู่ในเซลล์ไหน รวมทั้งช่วยให้เราเข้าใจข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น
การกำหนดชื่อทำได้ 3 วิธี
1. การกำหนดชือ่ ที่ Name Box
เราสามารถกำหนดชื่อให้กับเซล์หรือ Range ได้ โดยการเลือกเซลล์หรือ Range ที่ต้องการตั้งชื่อ แล้ว
ไปคลิกที่ Name Box จากนั้นพิมพ์ชื่อที่ต้องการลงไปแล้วกดปุ่ม Enter ตามขั้นตอนในภาพที่ 6
1
2
3
1
1
3
3
2
2
3
ภาพที่ 16 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามหนึ่งคอลัมน์จากน้อยไปมาก
5
6
ภาพที่ 17 แสดงการจัดเรียงข้อมูลตามหลายคอลัมน์จากน้อยไปมาก
2
3
4
5 6
1
2
4
5
ภาพที่ 22 แสดงการยกเลิกการกรองข้อมูล
2
4 5
ภาพที่ 25 การกรองข้อมูลตามสีพื้นหลังของเซลล์
5
6
5
6
3
4
1
4
การสร้างแผนภูมิ (Chart)
แผนภูมิหรือ Chart เป็นการนำข้อมูลตัวเลขมาแสดงเป็นภาพ ทำให้เรามองเห็นภาพรวมของข้อมูลได้
ชัดเจนขึ้น เข้าใจลักษณะของข้อมูลได้ง่ายขึ้น เราสามารถสร้าง Chart ได้ทั้งจากคำสั่งบน Insert Ribbon
และจาก Quick Analysis ก่อนจะสร้าง Chart หากข้อมูลของเราไม่ได้เป็น Table เราควรจะเลือก Range
ของข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้สร้าง Chart เสียก่อน เพื่อให้ Excel วิเคราะห์และนำเสนอรูปแบบของ Chart ที่
เหมาะสมกับข้อมูลของเราให้เลือก แต่หากข้อมูลของเราเป็น Table อยูแ่ ล้ว Excel จะรู้ขอบเขตของข้อมูลอยู่
แล้ว จึงวิเคราะห์และนำเสนอรูปแบบของ Chart ที่เหมาะสมกับข้อมูลของเราได้เลย
รูปแบบของ Chart ที่เราจะเลือกสร้าง ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการใช้งานของเรา สำหรับการอบรม
ครั้งนี้ ข้อมูลตัวอย่างที่ใช้เป็นข้อมูลเกรดเฉลี่ยและคะแนนรายวิชาของนักเรียนกลุ่มหนึ่งจำนวน 20 ราย โดย
จะนำข้อมูลนี้มาสร้าง Chart เป็น 2 รูปแบบ แบบแรกจะสร้าง Stacked Bar Chart เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล
คะแนนได้ทั้งรายวิชาและภาพรวมได้พร้อมกัน ส่วนแบบที่สองจะสร้าง Scatter Chart เพื่อวิเคราะลักษณะ
ของข้อมูลคะแนนรายวิชาตามตัวแปรหรือปัจจัยทีเ่ ราสนใจศึกษา
2 1
1
3
7
9
12 11
14
13
หน้า
การใช้เครื่องมือจัดการข้อมูล Data Tools 1
การใช้ Data Form 6
การตรวจสอบข้อมูลด้วย Data Validation 8
การสรุปรวมข้อมูล (Consolidate) 10
การใช้เครื่องมือ What-if-Analysis 10
การใชโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะหขอมูล
เอกสารประกอบการอบรมฉบับนีใ้ ชไดกับ Microsoft Excel เวอรชั่น 2013 2019 และ Microsoft
365 ซึ่งตอไปนี้จะขอเรียกอยางยอวา Excel เพื่อความสะดวกในการอางอิง โดยจะใช Excel แบบเมนู
ภาษาอังกฤษ
เนื้อหาการอบรม วันที่ 2
การใชเครื่องมือจัดการขอมูล Data Tools
Data Tools เปนกลุมเครือ่ งมืออำนวยความสะดวกที่ใชในการจัดการขอมูล สามารถเรียกใชจาก
Data Ribbon สำหรับเครื่องมือที่จะแนะนำในการอบรมหลักสูตรนี้ มีดังนี้
Text to Columns
Text to Columns เปนเครื่องมือที่ใชแยกขอมูลในเซลลหนึ่งไปไวที่เซลลอื่นในแนวคอลัมน การแยก
ขอมูลนี้จะใชวธิ ีการกำหนดความยาวของตัวอักษรหรือจะแยกโดยใชตัวคั่น (Delimiters) ก็ได ขั้นตอนการใช
งาน Text to Columns ทั้งสองวิธี เปนดังภาพที่ 1 และภาพที่ 2 ตามลำดับ
Flash Fill
Flash Fill เปนเครื่องมือที่ใชในการเติมขอมูลใหโดยอัตโนมัติตามตนแบบที่เรากำหนดให โดยขอมูลที่
จะเติมดวย Flash Fill ตองเปนขอมูลที่อยูติดกันหรือตอเนื่องกับเซลลตนแบบและอยูในคอลัมนเดียวกัน ดัง
ขั้นตอนในภาพที่ 3
2
4
5
7
8
1
2
8
5
9
6
10
12
11
13
15
14
3 4
6
7
การใชเครื่องมือ What-if-Analysis
เปนเครื่องมือวิเคราะหขอมูลในแนวคิด “ถาเหตุเปนอยางนี้ ผลจะเปนอยางไร” ภายในมีเครื่องมือ 3
ชิ้น ไดแก
• Data Table แสดงผลลัพธจากสูตรที่แปรผันตามคาของตัวแปรในสูตร
• Goal Seek หาคาของตัวแปรในสูตรที่ทำใหไดผลลัพธตามคาที่กำหนด
• Scenarios เปรียบเทียบผลลัพธจากสูตรที่คำนวณตามคาของตัวแปรในสูตรที่ตางกันในแตละชุด
โดยกำหนดเปนสถานการณจำลอง
3
2
2 3
3
4
8
6
10
11
หน้า
โครงสร้างสูตรและข้อจำกัดของสูตร 1
วิธีการตรวจสอบความถูกต้องของสูตร 3
การใชโปรแกรม Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะหขอมูล
เอกสารประกอบการอบรมฉบับนีใ้ ชไดกับ Microsoft Excel เวอรชั่น 2013 2019 และ Microsoft
365 ซึ่งตอไปนี้จะขอเรียกอยางยอวา Excel เพื่อความสะดวกในการอางอิง โดยจะใช Excel แบบเมนู
ภาษาอังกฤษ
เนื้อหาการอบรม วันที่ 3
โครงสรางสูตรและขอจำกัดของสูตร
สูตร (Formula) จะตองขึ้นตนดวยเครื่องหมาย = และตามดวยถูกตัวดำเนินการ (Operand) และตัว
ดำเนินการ (Operator) หรือตามดวยชื่อฟงกชั่น ตัวดำเนินการจะเปนคาคงที่หรือชื่อเซลลก็ได การประมวลผล
สูตรจะทำตามระดับความสำคัญของตัวดำเนินการและตามตำแหนงจากซายไปขวา ตัวดำเนินการมีดังตอไปนี้
ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร
ใชสำหรับการคำนวณขอมูล ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
+ บวก (Addition) =10+2
- ลบ (Subtraction) =10-2
- ตัวเลขลบ (Negation) =-10
* คูณ (Multiplication) =10*2
/ หาร (Division) =10/2
% เปอรเซ็นต (Percentage) =10%
^ ยกกำลัง (Exponentiation) =10^2
ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ
ใชในการเปรียบเทียบคาของขอมูล และใหผลลัพธเปนคาตรรกะ (Logical Value) ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
= เทากับ (Equal to) =10=2
> มากกวา (Greater than) =10>2
< นอยกวา (Less than) =10<2
>= มากกวาหรือเทากับ (Greater than or equal to) =10>=2
<= นอยกวาหรือเทากับ (Less than or equal to) =10<=2
<> ไมเทากับ (Not equal to) =10<>2
ตัวดำเนินการขอความ
ใชในการประมวลผลขอความ ประกอบดวย
ตัวดำเนินการ ตัวอยาง
& (Ampersand) เชื่อมตอ =“Hello ” & “World”
ระดับความสำคัญของตัวดำเนินการ
การประมวลผลจะพิจารณาระดับความสำคัญจากมากไปนอยตามลำดับ ดังนี้
ตัวดำเนินการ ระดับ
: Range 1st
Space Intersection 2nd
, Union 3rd
- Negation 4th
% Percentage 5th
^ Exponentiation 6th
* และ / Multiplication and division 7th
+ และ - Addition and Subtraction 8th
& Concatenation 9th
= > < >= <= <> Comparison 10th
ถาตองการบังคับใหประมวลผลตัวดำเนินการใดกอนใหใสในวงเล็บ () เชน =5^(9/3)
ขอจำกัดที่ควรรูเกี่ยวกับสูตรและการคำนวณ
- มีความยาวของตัวอักษรในสูตรได 8,192 ตัวอักษร
- ในหนึ่ง Function มีจำนวน Argument ได 255 ตัว
- มีจำนวนฟงกชั่นซอนกันได 64 ชั้น
- รองรับจำนวนหลักของตัวเลขรวมทศนิยม (Number Precision) ได 15 หลัก
- วันที่เริ่มตนที่ใชในการคำนวณได คือ 1 มกราคม ค.ศ. 1900 (หรือ 1 มกราคม ค.ศ. 1904 กรณีที่
ระบบปฏิบัติการใช 1904 date system)
- วันที่สุดทายที่ใชในการคำนวณได คือ 31 ธันวาคม ค.ศ. 9999
การสรางสูตรซอนสูตร
การสรางสูตรซอนสูตรใหสรางตามลำดับการประมวลผล โดยสูตรทีถ่ ูกประมวลผลกอนจะอยูชั้นใน
สูตรที่ถูกประมวลผลทีหลังจะอยูชั้นนอกออกมา เครื่องหมาย = จะใสเฉพาะสูตรที่อยูชั้นนอกสุด ตัวอยางเชน
=B2*(IF(C2>D2,C2,D2))
แนวปฏิบัติที่ดีในการสรางสูตร
แนวปฎิบัติที่ดีในการสรางสูตรใหมีคำนวณไดอยางรวดเร็วและลดความผิดพลาดใหนอยที่สุด มีดังนี้
- พิมพสูตรหรือฟงกชั่นดวยตัวอักษรพิมพเล็กเสมอ ถาพิมพถูกสูตรจะเปนตัวพิมพใหญเอง
- ถามีสวนของสูตรที่ถูกคำนวณซ้ำหลายครั้ง ใหตั้งชื่อสวนที่คำนวณซ้ำเปนสูตรเก็บไวใชอางอิง
- หลีกเลี่ยงการใชคาคงที่ในสูตร ถามีคาคงทีค่ วรตั้งชื่อไวใชอางอิง หรือเก็บคาในเซลล
- หลีกเลี่ยงการสรางสูตรเอง ถามีฟงกชั่นสำเร็จรูปใหใชฟงกชั่น
- ถามีสูตรใดที่คำนวณแลวไดผลลัพธที่มีคาไมเปลี่ยนแปลงเลย ใหเปลี่ยนจากสูตรเปนคานั้นเลย
วิธีการตรวจสอบความถูกตองของสูตร
เราจะใชเครื่องมือภายใตกลุม Formula Auditing ที่อยูใน Formula Ribbon ในการตรวจสอบโดยมี
การใชงานเครื่องมือแตละตัวดังนี้
- ใช Error Checking ตรวจหาขอผิดพลาด
- ถาสูตรมีการคำนวณซับซอนใช Evaluate Formula ตรวจสอบทีละขั้นตอน
- ตรวจสอบที่มาของสูตรโดยใช Trace Precedents
- ตรวจสอบการถูกอางอิงโดยใช Trace Dependents
- แสดงสูตรทั้ง Worksheet ดวย Show Formulas
- ตรวจสอบหลายสูตรพรอมกันดวย Watch Window