‫المواعيد الخاصة بالــ ‪ Reminder‬وسحب المستندات المقدمة أو إعدامها‬

‫أ‪ -‬المواعيد الخاصة بإرسال الـ ‪Reminder‬‬

‫يجب التفرقة بين ثالث أنواع من المستندات في إرسال الــ ‪ Reminder‬وذلك إلختالف الطبيعة‬
‫الخاصة بالمستند وبالتبعية تختلف المواعيد الخاصة بإرسال الــ ‪ Reminder‬عليها لذلك يجب‬
‫تقسيمها إلى ثالث مجموعات ‪-:‬‬

‫المجموعة األولى ‪:‬‬

‫‪NCR = Non-conformance report‬‬ ‫تقرير عدم مطابقة‬

‫‪RFI = request for information‬‬ ‫طلب معلومات غير واضحة من االستشاري‬

‫‪RFA = request for approval‬‬ ‫ﻷعتماد مواد أو موردين‪.‬‬

‫‪RFP = request for Proposal‬‬ ‫طلب معلومات غير واضحة من االستشاري‬

‫‪PR = pouring request‬‬ ‫طلب صب الخرسانه يرفع بعد التاكد من استالم االعمال‬

‫‪CDR = Contractor Daily Report‬‬ ‫التقرير اليومي من المقاول إلى االستشاري بحركة الموقع ‪.‬‬

‫‪SWI= Site Work Instructions‬‬ ‫توجيهات عمل بالموقع من االستشاري الى المقاول‬

‫‪CVR = Confirmation verbal report‬‬ ‫لتأكيد اى قرار شفوى تم االتفاق عليه بين االستشارى و المقاول‬

‫‪IR = INSPECTION REQUESTE‬‬ ‫طلب فحص اعمال يقدم لالستشاري‬

‫‪WIR = work inspection request‬‬ ‫طلب استالم أعمال يقدمه المقاول لالستشارى لتسليم االعمال‬

‫‪SRN = service received note‬‬ ‫مذكرة تسليم خدمات (مستخلصات)‬

‫‪ITP = Inspection and Test Plan‬‬ ‫خطة المعينة أو اإلختبار لبند معين من المقاول لالستشاري‬

‫‪JSI = Job Site Instruction‬‬ ‫أوامر موقعيه للتنفيذ بالموقع من اإلستشاري للمقاول‬

‫‪M.O.S = Method OF statement‬‬ ‫يقدم من المقاول لالستشاري لتوضيح طريقه تنفيذ بند أو إختبار‬
‫معين‬
‫كافة المستندات السابق ذكرها يتم تقديمها من المقاول إلى اإلستشاري بناء على خطة جودة‬
‫المستند بالمشروع فبعض المشروعات تعتمد بعض المستندات وتستمر في إستخدامها طوال فترة‬
‫المشروع والبعض اآلخر ال تستخدمه بالمشروع إال أنهم جميعا يخضعون لنفس القاعدة في‬
‫إرسال الــ ‪ Reminder‬عليها كما هو موضح بالتالي ذكره ‪-:‬‬
‫أوال ‪ -:‬إن كان المشروع يعمل بنظام الــ ‪Fast Track‬‬
‫تخضع المشروعات التي تعمل بنظام الـ ‪ Fast Track‬لقواعد خاصة وسريعة نظرا لطبيعة المشروع لذلك‬
‫وجب إرسال الــ ‪ Reminder‬على المستندات السابقة بعد ‪ 42‬ساعة من استالم اإلستشاري لها في حالة عدم‬
‫رده عليها في الموعد المحدد‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬إن تم إرسال الــ ‪ RFI‬يوم ‪ 24-42‬يجب الرد عليه يوم ‪( 24-42‬بنفس اليوم) وإال إعتبر ذلك تأخير من‬
‫جانب اإلستشاري ومع وجود التأخير فالبد من إرسال الــ ‪ Reminder‬يوم ‪24-42‬‬

‫ثانيا ‪ -:‬إن كان المشروع يعمل بالنظام العادي دون الحاجة إلى تسريع اإلنجاز بالمشروع‬
‫تخضع المشروعات التي تعمل بالنظام العادي دون الحاجة إلى تسريع اإلنجاز بالمشروع للقواعد العادية نظرا‬
‫لعدم الحاجة في تسريع اإلنجاز أو ضغط الجدول الزمني الخاص بالمشروع لذلك وجب إرسال الــ‬
‫‪ Reminder‬على المستندات السابقة بعد ‪ 24‬ساعة من استالم اإلستشاري لها في حالة عدم رده عليها في‬
‫الموعد المحدد‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬إن تم إرسال الــ ‪ IR‬يوم ‪ 24-42‬يجب الرد عليه يوم ‪ 24-42‬وإال إعتبر ذلك تأخير من جانب‬
‫اإلستشاري ومع وجود التأخير فالبد من إرسال الــ ‪ Reminder‬يوم ‪24-47‬‬
 ‫المجموعة الثانية ‪:‬‬

‫‪PQP = Project Quality Plan‬‬ ‫خطه الجوده للمشروع‬

‫‪SD = Shop drawing‬‬ ‫رسومات الورشة المقدمة حسب التصميم اإلنشائي والمعماري‬

‫‪AB = AS Built‬‬ ‫الرسومات النهائية طبقا لما تم تنفيذه بالموقع على أرض الواقع‬

‫‪MS = Material submittal‬‬ ‫طلب تقديم خامة او عينة ‪.‬‬

‫‪MIR = Material Inspection Request‬‬ ‫طلب معاينة مواد أو معدات من المقاول لالستشاري‬

‫كافة المستندات السابق ذكرها يتم تقديمها من المقاول إلى اإلستشاري بناء على خطة جودة‬
‫المستند بالمشروع فبعض المشروعات تعتمد بعض المستندات وتستمر في إستخدامها طوال فترة‬
‫المشروع والبعض اآلخر ال تستخدمه بالمشروع إال أنهم جميعا يخضعون لنفس القاعدة في‬
‫إرسال الــ ‪ Reminder‬عليها كما هو موضح بالتالي ذكره – باإلضافة أنه يتم تعميم مايلي‬
‫ذكره على كافة الــ ‪ Submittal‬المقدمه ‪-:‬‬

‫أوال ‪ -:‬إن كان المشروع يعمل بنظام الــ ‪Fast Track‬‬

‫تخضع المشروعات التي تعمل بنظام الـ ‪ Fast Track‬لقواعد خاصة وسريعة نظرا لطبيعة المشروع لذلك‬
‫وجب إرسال الــ ‪ Reminder‬على المستندات السابقة بعد ‪ 7‬أيام من استالم اإلستشاري لها في حالة عدم‬
‫رده عليها في الموعد المحدد‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬إن تم إرسال الــ ‪ SD‬يوم ‪ 24-10‬يجب الرد عليه قبل يوم ‪ 24-17‬إال إعتبر ذلك تأخير من جانب‬
‫اإلستشاري ومع وجود التأخير فالبد من إرسال الــ ‪ Reminder‬يوم ‪24-84‬‬
 ‫ثانيا ‪ -:‬إن كان المشروع يعمل بالنظام العادي دون الحاجة إلى تسريع اإلنجاز بالمشروع‬
‫تخضع المشروعات التي تعمل بالنظام العادي دون الحاجة إلى تسريع اإلنجاز بالمشروع للقواعد العادية نظرا‬
‫لعدم الحاجة في تسريع اإلنجاز أو ضغط الجدول الزمني الخاص بالمشروع لذلك وجب إرسال الــ‬
‫‪ Reminder‬على المستندات السابقة بعد ‪ 82‬يوم من استالم اإلستشاري لها في حالة عدم رده عليها في‬
‫الموعد المحدد‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬إن تم إرسال الــ ‪ MS‬يوم ‪ 24-10‬يجب الرد عليه يوم ‪ 24-24‬وإال إعتبر ذلك تأخير من جانب‬
‫اإلستشاري ومع وجود التأخير فالبد من إرسال الــ ‪ Reminder‬يوم ‪24-25‬‬
 ‫المجموعة الثالثة ‪:‬‬
‫تلك المجموعة ذات طبيعة خاصة حيث أنها يمكن تصنيفها حسب اإلتفاق بين المقاول واإلستشاري وتضم تلك‬
‫المجموعه كال من ‪:‬‬

‫‪Letters‬‬ ‫الخطابات والمراسالت‬

‫‪T&C = Testing and Commissioning‬‬ ‫فتره االختبار والتشغيل وقت تسليم المشروع‬

‫‪MOM = Minutes Of Meeting‬‬ ‫ملخص ﻷي إجتماع يعقد بالموقع‬

‫أوال ‪ -:‬إن كان المشروع يعمل بنظام الــ ‪Fast Track‬‬

‫تخضع المشروعات التي تعمل بنظام الـ ‪ Fast Track‬لقواعد خاصة وسريعة نظرا لطبيعة المشروع لذلك‬
‫وجب إرسال الــ ‪ Reminder‬على المستندات السابقة بعد ‪ 7‬أيام من استالم اإلستشاري لها في حالة عدم‬
‫رده عليها في الموعد المحدد إال إن كان هناك إتفاق ضمني بإعتبار الطرف المرسل إليه قابال لما تضمنه‬
‫المستنددون الحاجة للرد ‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬إن تم إرسال الــ ‪ Letter‬يوم ‪ 24-01‬يجب الرد عليه قبل يوم ‪ 24-08‬إال إعتبر ذلك تأخير من جانب‬
‫اإلستشاري ومع وجود التأخير فالبد من إرسال الــ ‪ Reminder‬يوم ‪ 24-29‬أو تم إعتبار الرد بقبول ما جاء‬
‫بالمستند‬

‫ثانيا ‪ -:‬إن كان المشروع يعمل بالنظام العادي دون الحاجة إلى تسريع اإلنجاز بالمشروع‬
‫تخضع المشروعات التي تعمل بالنظام العادي دون الحاجة إلى تسريع اإلنجاز بالمشروع للقواعد العادية نظرا‬
‫لعدم الحاجة في تسريع اإلنجاز أو ضغط الجدول الزمني الخاص بالمشروع لذلك وجب إرسال الــ‬
‫‪ Reminder‬على المستندات السابقة بعد ‪ 48‬يوم من استالم اإلستشاري لها في حالة عدم رده عليها في‬
‫الموعد المحدد‪.‬‬
‫مثال ‪ :‬إن تم إرسال الــ ‪ MOM‬يوم ‪ 24-01‬يجب الرد عليه يوم ‪ 24-22‬وإال إعتبر ذلك تأخير من جانب‬
‫اإلستشاري ومع وجود التأخير فالبد من إرسال الــ ‪ Reminder‬يوم ‪ 24-23‬أو تم إعتبار الرد بقبول ما جاء‬
‫بالمستند‬
 ‫ب‪ -‬طرق سحب المستند وإعدامه‬
‫أوال ‪ :‬سحب المستند ‪:‬‬
‫يتم سحب المستند عادة قبل الرد عليه خالل المواعيد المحدده وقبل إرسال إي ‪ Reminder‬عليه النه ومن‬
‫المنطقي أن يكون سحب المستند نظرا لوجود خطأ في المستند أو عدم الحاجة إليه أو إلختالف اﻷطراف‬
‫المعنية على محتوى المستند سواء كان اإلعتراض على المضمون أو على النتيجة الحتمية الناتجة عن المستند‬
‫نفسه‬
‫وأحيانا يتم سحب المستند بعد الرد عليه تجنبا ً لنتيجة قد تحدث وتضر بمصلحة أحد اﻷطراف المعنية بالمستند‬
‫ولكنها نادرة الحدوث إال أنه وجب التنويه عليها نظرا إلمكانية حدوثها‬

‫طرق سحب المستند ‪:‬‬

‫الطريقة الودية ‪ :‬وهي سحب المستند شفهيا أو من خالل مكالمة بين اﻷطراف المعنية يتم اإلتفاق فيها على‬
‫سحب المستند المقدم وإعتباره كأن لم يكن ويتم إرجاع الــ ‪ Received‬الخاص بالمستند للطرف المستلم‬
‫وإعتبار المستند كأن لم يكن(وهي الطريقة المتبعة في أغلب الحاالت إال أنها غير ضامنه للحقوق لعدم وجود‬
‫أي إجراء رسمي للسحب)‪.‬‬
‫الطريقة الرسمية ‪ :‬وهي سحب المستند من خالل خطاب رسمي أو إيميل ويعتبر الـ ‪ Received‬الخاص‬
‫بالخطاب أو اإليميل هو المرجع ﻷي شئ قد ينشأ بناء على سحب المستند مما يضمن حقوق جميع اﻷطراف‬

‫ثانيا ‪ :‬إعدام المستند المسحوب‬

‫يتم إعدام المستند المسحوب حسب الطريقة التي تم السحب بها فإن تم سحب المستند بالطريقة الودية يكون‬
‫إعدام المستند بشطب التوقيعات الموجودة على أصل المستند وتمزيقه وإعتباره كأن لم يكن‬
‫وإن تم سحب المستند بالطريقة الرسمية يكون إعدامه بطريقتين ‪-:‬‬
‫‪ -8‬اإلكتفاء بدمج الـ ‪ Received‬الخاص بالخطاب أو اإليميل مع المستند المسحوب مع اإلحتفاظ بالمستند‬
‫في ملف خاص بالملفات المسحوبة ويتم إعدامه في نهاية المشروع وعدم تسليمه مع مستندات المشروع‬
‫المسلمه للمالك ‪.‬‬
‫‪ -4‬شطب كافة التوقيعات على المستند وتمزيقه مع اإلحتفاظ بالـ ‪ Received‬الخاص بالخطاب أو اإليميل‬
‫الخاص بالمستند المسحوب مع اإلحتفاظ الـ ‪ Received‬الخاص بالخطاب أو اإليميل في الملف‬
‫الخاص بأرشفة باقي الملفات المسحوبة من نفس نوعية المستند المسحوب‬
‫إال أن كل ما سبق ال يمنع وجود إشتراطات قد تكون في بعض اإلتفاقات تخرج عن المذكور أعاله وتكون‬
‫م قبولة بإتفاق جميع اﻷطراف المعنية ( المالك واإلستشاري والمقاول ) وقد تكون مكتوبة بالعقد المبرم‬
‫بين اﻷطراف من بداية المشروع أو تكون تعلميات صادرة من المالك في صورة‬
‫‪DMI =Documents Management Instruction‬‬

‫مثال ‪ :‬أن يتم اإلتفاق على أن تقديم الــ ‪ IR‬يكون قبل الفحص بــ ‪ 42‬ساعة كاملة‬

‫إال أن تلك اإلشتراطات واإلتفاقات غالبا ما تكون غير مخالفة للمواعيد المشروحة أعاله من حيث إرسال الــ‬
‫‪ Reminder‬أو طرق السحب واإلعدام مالم يصدر ما يخالف ذلك نصيا ً أو يتفق عليه جميع اﻷفراد‬
‫صراحة ‪.‬‬