‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫خالد حمد حميد الجغثمي‬
‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
‫المهارات اإلدارية‬
‫‪/3‬ث‬

‫‪1‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫الفهرس‬
‫مقدمة‪2 .......................... ................................ ................................ :‬‬

‫التعريف‪3 ....................... ................................ ................................ :‬‬

‫أهمية السكرتارية ‪3 ............. ................................ ................................‬‬

‫وظائف السكرتارية ‪4 ........... ................................ ................................‬‬

‫طبيعة العمل‪4 .................. ................................ ................................ :‬‬

‫مستويات أعمال السكرتارية ‪4 ............................... ................................ :‬‬

‫المؤهالت العامة الالزمة لوظائف السكرتارية‪6 .......... ................................ :‬‬

‫وظائف السكرتارية المتخصصة ‪6 .......................... ................................ :‬‬

‫الخاتمة ‪8 ........................ ................................ ................................ :‬‬

‫مقدمة‪:‬‬
‫إن وظيفةةة السةةكرتارية تعتبةةر مةةف الوظةةائف اهماريةةة المهمةةة ةةع ديظةةة العمةةل ويعةةوم ظهةةور هة‬
‫الوظيفة إلى الثورة الصناعية ع أورودةا يهةتا ار ةرام الة يف يعموةون ةع م ةال السةكرتارية ةع‬

‫‪2‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫حفظ كا ة المعوومات السرية مع التميز دارمانةة والمصةداةية ةع العمةل والقةدرة عوةى القةرا ة‬
‫والكتادة كشرط أساسع مف شروط الحصول عوى ه الوظيفة‪.‬‬

‫أما اسا سكرتارية هو معربٌ مف الكومةة ارلةوية ‪ Secretary‬والتةع تةا اشةتقاةها مةف مصةلو‬
‫‪ Secret‬ومعناها السر لإلشارة إلى أهميةة هة الوظيفةة حيةو تكةون مسةؤولة عةف متادعةة كا ةة‬
‫اروراق والمسةةتندات والوئةةائم المرتبلةةة دالعمةةل ةبةةل ولةةولها إلةةى المةةدير أو المسةةؤول عةةف‬
‫اهمارة ومع التلةور الزمنةع لةار مةف اليةرورد وظةوم وظيفةة السةكرتارية ةع ألوةم منشة ت‬
‫العمل مثل‪ :‬المؤسسات والشركات والعيامات اللبية ومكاتم المحاماة وليرها‪.‬‬

‫التعريف‪:‬‬
‫تعرف دالوغة اهن ويزية دمصلو (‪ )Secretary‬هع م موعة مف ارعمال التع تهدف إلى‬
‫تو ير المساعدة اهمارية ماخل المنشأة وتعرف أييا ً دأنها الوظيفة التع تسعى إلى تزويد اهمارة‬
‫دكا ة المعوومات والبيانات التع تساها ع معا ديظة العمل مف أظل تو ير الوةت وال هد‬
‫وتخفيف ارعبا المتراكمة والمرتبلة دالوظائف الروتينية‪.‬‬
‫أهمية السكرتارية‬
‫مع ظهور التقنيات وارظهزة اهلكترونية الحديثة وخصولا ً ظهاز الحاسوب ساها دتلوير‬
‫ةلاع عمل السكرتارية دشكل واض مما أمى إلى زيامة أهميتها كواحد مف المفاهيا اهمارية‬
‫المهمة والتع تعتمد عوى النقاط التالية‪:‬‬
‫ورؤسا ارةسام مف خالل التعاون‬ ‫التقويل مف نسبة اليغط ع العمل وخصولا ً عوى المدرا‬
‫معها‪.‬‬
‫تنسيم كا ة أنواع ارعمال مف تحيير لالظتماعات والنقاشات وليرها‪.‬‬

‫‪3‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫تو ير كا ة المعوومات الملوودة ع الوةت المناسم‪.‬‬

‫تأميف وسائل االتصال ديف المدرا والمحيط الخارظع والعكس‪.‬‬
‫تدةيم الوئائم والتأكد مف لحتها ةبل اعتمامها رسمياً‪.‬‬
‫خصائص السكرتارية‬
‫تتميز السكرتارية دم موعة مف الخصائص وهع‪:‬‬
‫االلتزام دالصدق ع التعامل ويعد مف أها خصائص السكرتارية‪.‬‬
‫حسف التصرف والوباةة ع التعامل‪.‬‬
‫التميز دال كا وسرعة البديهة أئنا العمل‪.‬‬
‫القدرة عوى استخدام الوغة المناسبة ع التعبير عف موضوع النقاش دأسووب لحي ‪.‬‬
‫التميز دالصبر وتحمل ضغوط العمل‪.‬‬
‫الحرص عوى ترتيم وتنسيم كا ة المهام اليومية‪.‬‬
‫التميز دالنشاط واالستعدام لوعمل ور دداية الدوام الرسمع‪.‬‬
‫احترام كا ة ار رام وعدم التقويل مف شأنها‪.‬‬
‫وظائف السكرتارية‬
‫تعتمد السكرتارية عوى القيام دالعديد مف الوظائف المهمة ع ديظة العمل ومنها‪:‬‬
‫متادعة البريد أد االهتمام دالحصول عوى البريد الوارم دشكل يومع مع إرسال البريد الصامر‬
‫عندما يكون ظاهزا ً ع الوةت المحدم ل لك‪.‬‬
‫استقبال الناس أد الحرص عوى تنظيا المواعيد والتعامل مع الناس و قا ً ل دول منظا يسم لها‬
‫دزيارة اللبيم أو المدير أو المسؤول عف العمل‪ .‬استخدام ارظهزة المكتبية أد الحرص عوى‬
‫تلبيم كا ة العمويات والوظائف اهمارية داالعتمام عوى ارظهزة اهلكترونية والتع تدعا‬
‫تلبيقها دشكل مةيم ولحي ‪ .‬إعدام كا ة التقارير والنماذج المرتبلة دالموظفيف والعمال‬
‫ماخل منشأة العمل‪.‬‬
‫طبيعة العمل‪:‬‬
‫السكرتاريه هى وظيفه ى لاية االهمية اها اعمال السكرتير انه حوقة ولل ديف لانع القرار‬
‫وديف المقرر عويها دمعنى ان السكرتير هو مف يولل داةى االمارة دقرارت تتعوم دها كل يما‬
‫يخص هو مف مهام عموه اييا تنظيا المواعيد والمستندات واستقبال الوارم وتصدير الصامر و‬
‫مساعدة المدير دمعوومات عف العمل وسير العمل و اييا ا لتحيير لم وس االمارة ان وظد وهو‬
‫يعتبر مف اها المهام الوظيفية لوسكرتير وال ى ي م ان يتمتع السرية التامه‪.‬‬
‫مستويات أعمال السكرتارية ‪:‬‬

‫‪4‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫مف الصعم وضع مستويات محدمة رعمال السكرتارية ؛رنها تختوف ع الصناعة عنها ع‬
‫الت ارة‪ .‬إن اختراع آالت ومعدات مكتبية أوتوماتيكية كثيرة ع السنوات ارخيرة ؛ أئر كثيرا‬
‫عوى واظبات السكرتيرة وخالة ع المشروعات الكبيرة‪.‬‬
‫ويمكف وضع تصور عام لدرظات وظائف السكرتارية كمايوع ‪:‬‬
‫‪ 1‬ـلبّاعة ومختزلة وتعمل عوى اآلالت الكاتبة ارتوماتيكية ‪:‬‬
‫ةد يكون عمل السكرتيرة ع شعبة طباعة تقدم خدماتها لومشروع ككل وةد تكون مختصة‬
‫داللباعة ع مكتم أحد المديريف ويسند إليها طباعة المراسالت والتقارير وتكون مومة دتنسيم‬
‫الرسائل وت يد الوغة وةواعد الكتادة السويمة‪.‬‬
‫‪ 2‬ـسكرتيرة ‪:‬‬
‫تؤمد السكرتيرة ع ه ا المستوى أعماال متعدمة و ع الغالم تكون سكرتيرة خالة رحد‬
‫المديريف‪.‬‬
‫‪ 3‬ـ مساعدة شخصية ‪:‬‬
‫ع دعض المؤسسات يفوض الرئيس دعض سولاته إلى السكرتيرة ؛لتقوم دبعض ارعمال‬
‫الروتينية التع تعرف السكرتيرة أسووب الرئيس ع معال تها وتكون المساعدة الشخصية‬
‫لورئيس مسظولة أمامه مباشرة وي م أن تكون ئقا تها واسعة ومومة دمبامئ التنظيا واهمارة‬
‫والت ارة‪.‬‬
‫وهناك تصور آخر لمستويات السكرتارية حيو يمكف أن تنقسا وظائف السكرتارية إلى مستوييف‬
‫رئيسييف ‪:‬‬
‫‪ 1‬ـ سكرتيرة ‪ :‬تندرج تحته السكرتيرات العاميات الالتع يتمتعف دالمهارات ارساسية ع أعمال‬
‫السكرتارية مثل‪ :‬اللباعة ‪ -‬الرم عوى التويفون‪ -‬معال ة البريد ‪ -‬استقبال الزوار ‪ -‬تنظيا‬
‫المواعيد – الحفظ ‪ -‬النسخ‪.‬‬
‫‪ 2‬ـ مساعدة شخصية لورئيس ‪ :‬يتلوم ع السكرتيرة أن يكون لديه امعر ة ومراية دم االت‬
‫أخرى مثل ‪ :‬منيا ارعمال – أنواع الصناعات‪ -‬معوومات أساسية عف الت ارة وك لك رع‬
‫الصناعة أو الت ارة ال د يمارسه المشروع ال د تعمل ده والهيكل التنظيمع يه – تختوف‬
‫المعر ة ا لملوودة داختالف تخصص الرئيس (سكرتيرة ةانونية – سكرتيرة طبية‪-‬‬
‫سكرتيرة نية‪ -‬سكرتيرة ع م ال المسرح والسينما ‪ -‬سكرتيرة ع م ال اهذاعة والتوفزيون)‬
‫وي م عوى السكرتيرة أن توا دبعض المعوومات المتخصصة ع م ال عموها‪.‬‬
‫وعوى السكرتيرة ع ه ا المستوى أنت ظيد تحرير الرسائل داالستعانة دمالحظات الرئيس التع‬
‫يؤشر دها عوى البريد الوارم وأحيانا تكون سكرتيرة مسظولة عف تحرير الرسائل الروتينية ددون‬
‫تدخل الرئيس ؛ لتخفيف عم العمل عنه وحتى يتفرغ لتحرير الرسائل المهمة‪.‬‬
‫وعوى السكرتيرة أن تكون ةامرة عوى استعمال المراظع واالستفامة مف مصامر المعوومات‬
‫لوحصول عوى أية ديانات تكون ع حاظة إليها‪ .‬وك لك عويها أن تعرف كيفية تنظيا االظتماعات‬
‫وكتادة محاضرها ويكون لديها مراية دكيفية التعامل مع البنوك وإيداع ارموال يها‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫والمساعدة الشخصية لورئيس والتع لديها معر ة كاموة دم ال تخصص رئيسها و رع الت ارة‬
‫أو الصناعة ا ل د يعمل يه والوظيفة التع يشغوها ع المشروع (مبيعات‪ -‬مشتريات‪ -‬إنتاج‪-‬‬
‫حسادات) ستكون ةامرة عوى القيام دأد عمل يفوض إليها‪ .‬ه السكرتيرة يمكنها أن تقوم دبعض‬
‫الوظائف ارولية (يمكنها االستعانة دسكرتيرة لولباعة واالختزال لمعاونتها )‪ .‬ستكون ه‬
‫السكرتيرة ةامرة عوى اتخاذ دعض القرارات الصغيرة وإعلا دعض التعويمات وأحيانا ةد‬
‫تنوب عف الرئيس ع دعض المناسبات‪ .‬ه السكرتيرة ةد تترةى إلى الوظائف التنفي ية ع‬
‫المشروع إذا أئبتت كفا تها ‪.‬‬
‫إن الهدف مف إلحاق سكرتيرات ومساعدات شخصيات دمكاتم الرؤسا هو ت هيز الرئيس‬
‫حتى يتفرغ لوتفكير واتخاذ القرارات‪.‬‬
‫المؤهالت العامة الالزمة لوظائف السكرتارية‪:‬‬
‫‪ 1‬ـ االختزال دسعة مناسبة‪.‬‬
‫‪ 2‬ـ اللباعة دسرعة مناسبة ( عردع ‪ +‬إن ويزد)‪.‬‬
‫‪ 3‬ـ القدرة عوى إظرا االتصاالت دكفا ة ودوغة سويمة حديثا و كتادة‪.‬‬
‫‪ 4‬ـ معر ة أعمال السكرتارية وارعمال المكتبية‪.‬‬
‫‪ 5‬ـ معر ة الهيكل العام لومشروع و رع الت ارة والقانون الت ارد ال د يرتبط ده المشروع و‬
‫المحاسبة و اهحصائيات واالةتصام ‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫‪ 6‬ـ دعض الوظائف تحتاج هظامة لغات أظنبية‪.‬‬
‫‪ 7‬ـالوظائف العويا ع السكرتارية تحتاج إلى إلمام السكرتيرة دالمبامئ العامة لعوا اهمارة ؛حتى‬
‫ال تستليع أن تتفها مشاكل رئيسها وتقدم مساعدتها ع الوةت المناسم ‪.‬‬
‫‪ 8‬ـمعر ة عامة واالطالع عوى ارحداث المحوية و العالمية‪.‬‬
‫وظائف السكرتارية المتخصصة ‪:‬‬
‫واللم‬ ‫هناك رص متاحة لوعمل كسكرتيرة ع روع التخصص المختوفة مثل القانون‬
‫والفروع الفنية ارخرى‪.‬‬
‫عوى السكرتيرة التع تخلط لوعمل ع إحدى الم االت السادقة ويفيل أن تنمع خبرتها العامة ع‬
‫أحد المشروعات أو ع الحكومة ةبل التقدم عوى وظيفة متخصصة‪ .‬واآلتع ولف رعمال‬
‫السكرتيرات ع دعض وظائف السكرتارية المتخصص‪.‬‬
‫السكرتيرة القانونية ‪:‬‬
‫ه السكرتيرة تقوم دأعمال متعدمة وتعتمد ه ارعمال عوى ح ا المشروع وطبيعة عموه ؛ وهل‬
‫المشروع رمد أو شركة تيامف‪ .‬ومف الممكف أن تعمل السكرتيرة ع اهمارة القانونية ع‬
‫المنشأة الكبيرة‪ .‬والمحامع العام يشمل نشاطه كل أشكال العمويات القانونية ‪ .‬والمحاكا‬
‫دمستوياتها المختوفة تقدم خبرات متعدمة ع أعمال السكرتارية‪.‬‬

‫‪6‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫معر ة العبارات القانونية ونظام العمل مها ظدا لن اح السكرتيرة القانونية ‪ .‬وتقوم ه‬
‫السكرتيرة دتنسيم وطباعة المستندات القانونية‪ .‬و ع مكتم ةانونع لغير ن د السكرتيرة تقوم‬
‫دأعمال متعدمة وتتحمل مسظولية القيام دارعمال الروتينية ‪ .‬وعويها ت هيز القيايا التع ستنظر‬
‫أمام المحكمة حسم تاريخها و تقديمهما لورئيس ع الوةت المناسم ‪.‬‬

‫السكرتارية الطبية ‪:‬‬

‫يوظد ع السكرتارية اللبية أكبر كمية مف رص العمل دالنسبة لفروع السكرتارية المتخصصة‪.‬‬
‫إن السكرتيرة ا لمومة إلماما كامال دالمصلوحات اللبية و ت يد االختزال للبيم ولديها خبرة‬
‫ع ارعمال المكتبية ؛ تستليع أن تختار الوظيفة التع تناسبها ع ه الم االت المختوفة‪ .‬إن‬
‫أكثر الوظائف تكون ع مكاتم ارطبا و مكاتم أطبا ارسنان وك لك ع المستشفيات و‬
‫مكاتم وزارة الصحة العامة‪.‬‬
‫إن واظبات السكرتيرة اللبية تختوف تبعا للبيعة وح ا مكان العمل وك لك إن تنوع الوظائف‬
‫ستعتمد عوى م ال ومرظة عمم التخصص ع المستشفى التع تعمل دها ‪ .‬مثال ‪ :‬إذا كانت‬
‫السكرتيرة تعمل ع م ال التأمينات الصحية إنها ستتعامل مع معاوى التعوييات‪ .‬إذا كانت‬
‫تعمل ع عيامة خارظية رطبا متخصصيف إنها ستكون مسظولة تحديد المواعيد لومرضى‬
‫وتحويوها إلى االختصالييف ع المستشفيات ارخرى و ستشغل ظز ا كبيرا مف وةتها ع حفظ‬
‫الموفات اللبية‪.‬‬
‫مف ضمف مسظوليات السكرتيرة اللبية تختوف تبعا للبيعة وح ا مكان العمل وك لك إن تنوع‬
‫الوظائف ستعتمد عوى م ال و مرظة عمم التخصص ع المستشفى التع تعمل دها ‪.‬‬
‫ومف ضمف مسظوليات السكرتيرة اللبية طباعة تقارير المرضى اللبية و ك لك استالم ةيمة‬
‫واتير العالج وطوم مايوزم المكتم مف موام وأموية و ةرطاسية‪ .‬و ع حالة السكرتيرة المؤهوة‬
‫ظيدا ردما يفوض لها دعض ارعمال مثل كتادة تاريخ المرض لدى المراظع و ةياس اليغط لديه‬
‫و إعدام المريض لوكشف عويه وأحيانا تعقا دعض ارموات دعض ارموات اللبية‪.‬‬
‫ومف الصفات ارساسية لوسكرتيرة اللبية القدرة عوى النظر دعيف العلف لومشاكل اهنسانية و‬
‫المحا ظة عوى أسرار المرضى‪.‬‬

‫السكرتيرة الفنية ‪:‬‬

‫تتخصص السكرتيرة الفنية ع إعدام التقارير والمراسالت الفنية رد مشروع ‪ .‬وي م أن ت يد‬
‫طباعة اهحصائيات وال داول العومية المتخصصة وتكون مومة داالختصالات واهشارات‬
‫المستعموة ع الكيميا ؛و الرياضيات و الهندسة‪ .‬عوى السكرتيرة الفنية أن تكون عوى مراية‬
‫دأعمال المحاسبة حتى يمكنها التصرف ع مستندات المحاسبة المتداولة ع المشروع‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬
 ‫خالد حمد حميد الجغثمي‬ ‫صفات السكرتير التنفيذي الناجح‬

‫السكرتيرة التع تريد أن تعمل ع ه ا الم ال عويها أن تعد إعداما ظيدا ع الفيزيا و الكيميا‬
‫و الرياضيات و اهحصا ‪ .‬وعويها أن توا دالمصلوحات العومية والهندسية وك لك تكون‬
‫خبيرة ع تس يل اهمال الخاص دالموضوعات الفنية ‪.‬‬
‫السكرتيرةالخاصة ‪:‬‬
‫السكرتيرة الممتازة تمتوك موهبة طبيعية داهضا ة إلى ما تعومته‪ .‬اتفم رظال ارعمال عوى أن‬
‫السكرتيرة يفترض أن تكون ماهرة ع االختزال والكتادة عوى اآللة الكاتبة وداهضا ة إلى‬
‫ذلك ؛ ي م أن تتمتع دصفات شخصية خالة (الوباةة و الوال ) وي م أن تعرف كيف‬
‫تستعمل التويفون وتستقبل الزوار وك لك تعرف كيفية تنظيا رحالت العمل وكتادة محاضر‬
‫االظتماعات‪ ...‬الخ‪.‬‬

‫الخاتمة ‪:‬‬
‫لوسكرتيرة أهمية كبيرة ع المنشأة و الشركة وددونها ال يستليع الرئيس أو المدير أن ين ز‬
‫أيعمل وداهضا ة إلى ذلك ع لياب السكرتيرة تكون أعمال الرئيس ومواعيد لير منظمة‪.‬‬
‫وعوى السكرتيرة أن تتصف دصفات حسنة وتتميز دمهارات معينة حتى تستليع إن از أعمالها‬
‫دسهولة وكفا ة السكرتير هو الشخص ال د يتا اختيار دصفات معينة ليعاون الرئيس ع إن از‬
‫أعمالها لمتعوقة دالعمل و الشخصية أحيانا دكفا ة و اعوية‪ .‬والسكرتارية المتخصصة ةد تكون‬
‫طبية أو ةانونية أو تعويمية أو إحصائية أو نية ‪ ..‬الخ‪ .‬وكل سكرتيرة ع أد م ال الدد وأن تكون‬
‫عوى مراية دمعوومات عامة تخص الم ال ال د تعمل يه‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫‪/3‬ث‬ ‫المهارات اإلدارية‬ ‫أ‪ /‬عبدالرحمن دليشان الفارسي‬