İŞ AKIŞ PLANI VE NORM KADROLAR...

Merhaba Sevgili Dostlarım,

Sizlerin de çok iyi bildiği gibi, iş akış planı; çalışma hayatında herhangi bir hizmetin veya
üretimin gerçekleşmesi kapsamında, kaynakları en verimli şekilde kullanarak, gerekli olan
adımları ve de olası aşamaları, sıralı bir şekilde, şematik olarak ifade etme disiplinidir!..

Konuya tanımlamalar ile devam etmek gerekirse, birçok yerde karşımıza çıktığı şekilde, norm
kadro çalışmaları; mevcut iş akış planları ve bu planlarla ilgili birimlerden oluşan işletmelerde,
öngörülebilir gelecekteki iş hacımları da dikkate alınarak, her bir pozisyon için ihtiyaç duyulan
insan / işgücü miktarını belirlemeye yönelik, özel bir çalışmadır!

Yani kısaca, özel sektör veya kamu kurumlarının; hedefleri doğrultusunda varlıklarını idame
ettirmek için, misyonları ile vizyonları arasındaki yol haritasına göre, faaliyetlerini sürdürmek
amacıyla, işin başlangıç aşamasında netleşmesi gerekenler arasında yer alan “kurumsal kimlik
+ işlevsel ve mobile web sitesi + anahtar kelimeler ve de bunlarla ilgili içerik üretimleri + etik
kurallar + ilkeler ve değerler” sonrasında, iş akış planı ve şirket organizasyon şemasına göre,
unvan ve de sayı itibarıyla bünyelerinde bulundurmaları gereken, ideal çalışan sayısıdır!..

Yukarıda açıklanan çerçevede iş akış planı; hemen hemen tüm kurum ve kuruluşlarda, amaç
ve hedefler doğrultusunda, işlerin organize edilebilmesi için; durum ve ihtiyaç analizlerine
göre, süreçlerin etkin bir şekilde kullanılması ve kaynakların verimli tarzda yönetilmesi,
kapsamında her zaman en ön plana çıkar!

Genel olarak, işletmenizin hedefleri doğrultusunda, sektörünüzün önceliklerini de dikkate

alarak, doğru bir iş akış planı yapmak için, aşağıdaki adımlara bir göz atmakta yarar olabilir;

*) İşin tanımı ile birlikte belirlenen hedefler çerçevesinde, kapsam ve beklentiler netleştirilir…

*) İşin istenen sonuçları vermesi için gerekli olan adımlar, mantıksal bir çerçevede sıralanır...

*) Her adım için, gereken sayıdaki sorumlu ve görevliler saptanır...

*) Görev ve yetki dağılımında, kurum içi iletişime hassasiyet gösterilir...

*) Bu adımların, başlangıç ve bitiş tarihleri ile ilgili zaman çizelgesi hazırlanır...

*) İşin yapılması için gereken, insan / iş gücü + donanım + finansman kaynakları temin edilir...

*) Kaynakların verimli bir şekilde kullanılması ile gelişmeler düzenli olarak izlenir...

*) Dış kaynak kullanımına da, özenli bir şekilde yaklaşılır...

*) Bu gelişmeler ışığında değerlendirmeler yapılır...

*) Değerlendirmeler sonucu, varsa aksamalarla ilgili eksiklikler ortaya konulur...

*) Bu aksamalara neden olan konularda, çözüm önerileri tartışılır ve kesinleştirilir...

*) Sonuçta, yapılan iyileştirme çalışmaları ile yeni hedeflere doğru yola devam edilir!..

Tabi ki, iş akış planları; özellikle karmaşık projelerde, süreçlere ve elde olmayan dış etkenlere
bağlı olarak, değişkenlikler gösterebilir. Bu noktada karar mercii, üst yönetim ile birlikte, o iş
veya proje ile ilgili oluşturulması gereken, kararlara katılımcı “Norm Kadro” dur!

Yine yukarıda da bahsettiğimiz şekilde, norm kadro çalışmaları, işletmelerin; faaliyet alanları,
kapasiteleri, departmanları ve hedefleri ile ilgili, iş planlarına göre öngörülen çalışan sayılarını
belirlemek amacıyla yapılan çalışmalardır!..

Bu çalışmalarda, işlerin kapasitesine ve yoğunluğuna göre, yaka renklerini de (Beyaz + Mavi +

Gri + Mobil + Vs.) dikkate alarak çalışan sayılarını doğru bir şekilde saptayarak iş gücünü etkin
bir şekilde yönetmek ve verimliliği arttırmak; iş analizleri + iş yükü tahminleri + performans
verileri + gelecekteki yeni iş planları açısından, en önemli kriterler arasında yer almaktadır!

Özellikle, “satış sonrası hizmetler” ile “şikâyet yönetimi” de dâhil, departmanlar arası iş akış
planlarına göre, norm kadro belirleme çalışmalarında, dikkat edilmesi gereken noktaları da;

*) Organizasyon şeması ve görev tanımlarına göre tüm bölümlerin çalışan sayısını saptamak...

*) Tüm çalışanların geçmiş performans verilerini adil bir şekilde değerlendirmek...

*) Mevcut iş yükü öznelerine göre, geleceğe yönelik hedeflere yoğunlaşmak...

*) Bölümler arasındaki dengeleri göz önüne alarak, yeni iş yükü planlaması yapmak...

*) Teknolojik destekleri ve iş süreçlerindeki iyileştirmeleri dikkate almak...

*) Büyüme ve gelişme planlarına göre, çalışan sayısındaki artışa hazırlıklı olmak...

*) Bu artışlar için, yetkinlik ve uzmanlık alanlarını belirlemek...

*) Yeni işe alımlar ile mevcut çalışanlar arasındaki dengeleri muhafaza etmek...

*) Çalışanlar arasındaki, kişilik ve çıkar çatışmalarını önlemek...

*) Özellikle mobbinge geçit vermemek...

*) Kariyer planlamasına dikkat etmek...

*) Ekip çalışmasına önem vermek...

Şeklinde sıralayabiliriz!..

Netice de norm kadrolar, işletmenizin; verimli bir şekilde çalışmasını sağlayarak, aşırı veya
yetersiz iş gücü kullanımınızı önler.

Ancak, norm kadro çalışmaları, şirketinizin; büyüklüğüne, sektörüne ve hedeflerinize bağlı

olarak da, değişkenlik gösterebilir.

Bu konuda özellikle, İK İnsan Kaynakları Departmanlarının; üst yönetimlerle işbirliği yaparak

ve gerekirse dışarıdan da danışmanlık şeklinde destek alarak, uzun vadeli hedeflerle uyumlu
bir çalışma yapması esastır.

Tüm bu çalışmaları yaparken de, en iyi sonuçlara ulaşabilmek için; sektörünüzle ilgili rekabet
kuralları, rakiplerin ve diğer etkenlerin incelenmesi, iç ve dış ticaret konularında maliyetler ve
fiyat analizlerinin düzenli olarak dikkate alınması, teknolojiye - dönüşüme ve donanıma önem
verilmesi, çalışanların memnuniyetleri, motivasyonları ve yaşam standartlarının yükseltilmesi
konularında da, aynı fikirde olduğumuzu düşünüyorum!

Sonuç olarak tüm kurum ve kuruluşlar için, iş akış planlarına göre oluşturulacak, norm
kadrolar ile ortaya konulacak stratejik iş gücü; bugünden yarına, büyüme hedefleri de dâhil
olmak üzere, minimum maliyetlerle rekabet gücünüze katkı sağlayacaktır.

Norm kadro oluşturulmasının, işletmelere en büyük yararından birisi de; iş akış planına göre
şirketlerin uçtan uca analizi yapılarak, ortaya çıkan veriler doğrultusunda, yeni organizasyon
şeması ve yeni görev tanımlarına göre, teknolojik iyileştirme önerilerinin ortaya konmasıdır!

Diğer yandan b ve c planlarınız ile orta ve uzun vadeli kazanımlarınızın, sektörel iş konunuzla
ilgili üniversite öğrencilerine yatırım yaparak, net olarak açıklığa kavuşması da mümkün olur.

Ayrıca bu yöndeki çalışmaların, sürdürülebilir bir gelecek için; kurumsal sosyal sorumluluk
projeleriyle, sürekli iyileştirme ve gelişme kapsamında, şirketlere olan faydası da yadsınamaz!

Bir insan kaynakları yöneticisi olarak; iş akış planlarınıza göre oluşturacağınız, ideal norm
kadrolarınız ile yolunuz her zaman açık olsun!..

Daha mutlu bir gelecek için…

Sevgi ve saygılarımla

ALİ RIZA DEĞER