QUẢN TRỊ

HÀNH CHÁNH
VĂN PHÒNG

1
 Mục tiêu của môn học
Môn học quản trị hành chính văn phòng trang bị
cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết
của qui trình quản trị các hoạt động hành chính
trong các văn phòng doanh nghiệp (hành chính
kinh doanh).
Qua môn học sinh viên có
những kiến thức và kỹ năng
cần thiết của một nhà quản trị
trong việc điều hành các hoạt
động hành chính văn phòng
doanh nghiệp
 Mục tiêu của môn học
Hoàn thành môn học này sinh viên có thể :
Sau khi học xong học phần này sinh viên có thể tích lũy:

Kiến thức:
Nắm vững những vấn đề lý luận của nghề thư ký văn phòng và
vận dụng được những kiến thức này vào thực tiễn của một văn
phòng hiện đại.

Kỹ năng:
Có các kỹ năng của một người thư ký văn phòng như tổ chức
văn phòng, hội họp, tiếp nhận công văn, đánh máy, nghe điện
thoại….
Có kỹ năng giao tiếp hành chính văn phòng tốt.
Có khả năng xử lý các tình huống xảy ra trong một văn phòng.
 Mục tiêu của môn học
Thái độ:
 Thái độ học tập nghiêm túc, chuyên cần, yêu thích môn
học;
 Tích cực thực hiện nhiệm vụ được giao theo yêu cầu của
GV;
 Xây dựng tác phong nhanh nhẹn; hình thành nếp sống có
kỷ luật trong sinh hoạt tập thể, ý thức cộng đồng ở trường,
lớp và khi ra công tác;
 Tự tin, chủ động, năng động, sáng tạo khi học và trong các
hoạt động thực tiễn;
 Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thư ký văn
phòng;
 Say mê, tìm tòi nghiên cứu về các lĩnh vực về công tác thư
ký văn phòng.
4
 Nội dung chi tiết môn học

CHƯƠNG 1 :Tổng quan về QTHCVP

CHƯƠNG 2: Hoạch định và tổ chức công việc HCVP
CHƯƠNG 3: Điều hành và kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 4: Nâng Cao Hiệu Quả – Hiện Đại Hóa
Công Tác Văn Phòng
CHƯƠNG 5: Soạn thảo văn bản
CHƯƠNG 6: Công tác văn thư
CHƯƠNG 7: Tổ chức chuyến công tác hội nghi, hội
họp
CHƯƠNG 8: Tiếp khách và giao tiếp
 I. NHỮNG KHÁI NIỆM
 1.2 Hành chính
 Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tính
quyền lực nhà nước. Do đó :” Hành chính là công
việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng
quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã
hội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính
CÔNG

6
 I. NHỮNG KHÁI NIỆM
 Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với
nghĩa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu :
“Hành chính là các hoạt động điều hành công
việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình
hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy
quản lý” . Khái niệm này dẫn tới loại hình
hành chính Tư.

7
 I. NHỮNG KHÁI NIỆM

1.3 VĂN PHÒNG

Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp
việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh
đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng
nhiệm vụ của cơ quan.

8
 I. NHỮNG KHÁI NIỆM
 Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc
của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt
động của cơ quan để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình.
 - Ngoài ra, theo Từ điển Tiếng Việt ( năm 1992)
thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc
giấy tờ, hành chính trong một cơ quan.

9
 I. NHỮNG KHÁI NIỆM

Bốn yếu tố cấu thành văn phòng

 Con người
 Hệ thống trang thiết bị
 Hệ thống nguyên tắc thủ tục
 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng
Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ
thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các
yếu tố trên

10
 I. NHỮNG KHÁI NIỆM

 Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các

hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu
tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý
của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả
của doanh nghiệp.

Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch

định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động
hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm
bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các
cấp quản lý ra quyết định điều hành doanh nghiệp 11
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

- Chức năng tham mưu tổng hợp: văn phòng

nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về
phương pháp tổ chức công viêc, điều hành bộ máy,
chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của
cơ quan.

- Chức năng phục vụ hỗ trợ đảm bảo điều kiện vật

chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Văn phòng vừa
là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo,
vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi
lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. 12
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2.2 Nhiệm vụ
Xây dựng kế họach họat động cho
bộ máy quản lý và chương trình
hành động cho các nhà quản trị
 Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các
nhà quản trị và quá trình quản trị
 Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho
các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh
 Tổ chức công tác văn thư,
 Biên tập và ban hành văn bản 13
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ
tài liệu
 Tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, chuyến công tác, đàm phán …
 Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản
lý và quá trình quản lý của doanh nghiệp
 Quản lý tài sản, kiểm kê,
đánh giá tài sản

14
 Phân loại công việc HCVP
Có 4 loại công việc hành chánh văn phòng:
Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường
tình
Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại
và tiêu hủy hồ sơ
Tính toán hóa đơn, sổ sách, giá cả
Thông đạt hay truyền thông dưới các hình thức thư từ,
điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các
cuộc hẹn, tiếp tân….
Công việc HCVP không phải chỉ xử lý giấy tờ
(paperhandling ) mà chủ yếu xử lý thông tin 15

( information handling )
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 2.3 Cơ cấu tổ chức:
 Phòng (hoặc tổ,bộ phận) Tổng hợp:
Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công
tác thông tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình
công tác , báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan,
của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được
giao.
 Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính:
Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công
tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài
16

điện thoại ,
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HCVP

Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị:

Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện
công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ
thuật cho cơ quan, hoạt động ( trụ sở, máy móc, xe
ôtô, các loại trang thiết bị khác....)
 Phòng ( hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ:
Có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ
quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị
thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp
làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ
17
của cơ quan.
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HCVP

2.4 Nguyên tắc làm việc của Văn phòng:

Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng

Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là
thủ trưởng của Văn phòng.

-Nguyên tắc làm việc kết hợp:

-Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu
tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với
lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn
phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ
tục hành chính. 18
 II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HCVP

5- Vị trí của Văn phòng:

Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Có cơ

quan là có bộ phận Văn phòng.Văn phòng là bộ máy
giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, Là “Tai mắt” của
Thủ trưởng cơ quan

Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan là nơi

giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ
chức và công dân. thông qua Văn phòng, cơ quan
thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. 19
 III. NHÀ QUẢN TRỊ HCVP

 3.1 Khái niệm

 Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và
điều hành công việc của những người khác và
chịu trách nhiệm trước kết quả của họ.
 Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh nghiệp :
nhà quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng

20
 III. NHÀ QUẢN TRỊ HCVP

 Cấu trúc của các nhà quản trị hành chính trong
doanh nghiệp
 Cấp cao : giám đốc hành chính;
 phó GĐ hành chính tổ chức; trợ lý
 hành chính …
 Cấp trung : phó chánh văn phòng,
 Phó trưởng phòng hành chính …
 Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó;
 nhóm trưởng nhóm phó ….
21
 III. NHÀ QUẢN TRỊ HCVP

 Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần

có những kỹ năng nhất định
 Kỹ năng tư duy

 Kỹ năng nhân sự

 Kỹ năng truyền thông

 Kỹ năng chuyên môn 22

 III. NHÀ QUẢN TRỊ HCVP

 3.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP

 Có khả năng quản trị
 Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính
 Có khả năng huấn luyện đào tạo
 Khả năng giao tiếp và ngọai giao
 Khả năng truyền thông
 Khả năng làm việc nhóm
 Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng
 Chịu đựng được áp lực công việc 23
 IV.THƯ KÝ VĂN PHÒNG:
 4.1. Khái niệm:
- Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị,nắm
vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả
năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập
mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp, có óc
phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các
quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Theo IPS (International Professional Scretaries):
 -

24
 IV.THƯ KÝ VĂN PHÒNG:

 Thư ký văn phòng là những người được giao đảm

nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên
quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một
văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu;
đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao
tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày
nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan
hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp.
25
IV.THƯ KÝ VĂN PHÒNG:
 2. Chức năng của Thư ký văn phòng:
- Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức thông
tin: xử lý văn bản đi - đến (đăng ký các văn bản,
giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị,
quyết định của thủ trưởng, thảo các văn bản,…)
 - Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tổ
chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện
thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,…

26
 IV.THƯ KÝ VĂN PHÒNG:
 4.3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:
 - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các
lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ
cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị;
 - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn
bản, hồ sơ tài liệu
 - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của
cơ quan, đơn vị;
 - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo
kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị. 27
 IV.THƯ KÝ VĂN PHÒNG:
 5. Những phẩm chất cần thiết của người Thư
ký :
- Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp
- Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công
việc
- Cẩn thận và chu đáo
- Cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết
- Kín đáo
- Năng động và linh hoạt
28
- Tương trợ và đoàn kết
1 • Kỹ năng tổ chức công việc khoa học
2 • Kỹ năng sử dụng thành thạo thiết bị VP
3 • Kỹ năng giao tiếp tốt
4 • Kỹ năng ghi chép nhanh và chính xác
5 • Kỹ năng soạn thảo và biên tập văn bản
6 • Kỹ năng lưu trữ văn bản
7 • Kỹ năng điều hành công việc 29
1 • Có kiến thức về quản trị

2 • Có kiến thức về luật, các văn bản PL

3 • Có kiến thức về kinh tế học

4 • Kiến thức về toán học, kế toán

5 • Kiến thức quản trị HCVP

6 • Biết ngoại ngữ 30

Thẳng thắn Chân thành

Trung thực Nhanh nhẹn

Kịp thời Bền bĩ

31
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN
TẬP, THẢO LUẬN

32