MANUAL PELAKSANAAN EKSA

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

JAWATANKUASA INDUK AMALAN EKSA DI JPS

DISEDIAKAN OLEH
NEGERI KELANTAN

TARIKH KUATKUASA 22 JULAI 2019

JPS NEGERI KELANTAN

 KANDUNGAN

PERKARA MUKASURAT

TUJUAN

LATARBELAKANG

KONSEP 5S
- Sisih (Seiri)
- Susun (Seiton)
- Sapu (Seiso)
- Seragam (Seiketsu)
- Sentiasa Amal (Shitsuke)

PENJENAMAAN SEMULA EKSA

PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI JPS NEGERI KELANTAN
- Dasar Amalan EKSA JPS NEGERI KELANTAN
- Logo, Penerangan Logo, Slogan, Visi, Misi, Objektif Dan Polisi
FAEDAH PELAKSANAAN EKSA JPS NEGERI KELANTAN
KUNCI KEJAYAAN EKSA JPS NEGERI KELANTAN
DEFINISI OPERASI AMALAN EKSA - Teknik 5W 1H
JAWATANKUASA AMALAN EKSA JPS DAN PERANAN
- Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA
- Jawatankuasa Induk Pelaksana Amalan EKSA
- Jawatankuasa Latihan Amalan EKSA
- Jawatankuasa Audit Amalan EKSA
- Jawatankuasa Promosi Amalan EKSA
- Peranan Penyelaras Dan Setiausaha EKSA
- Peranan Fasilitator EKSA 5S
PENUBUHAN ZON EKSA DI JPS
PELAN LANTAI BAHAGIAN ZON EKSA
KEPERLUAN ZON EKSA
TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
LANGKAH- LANGKAH MELAKSANA AMALAN EKSA
- Langkah 1 : Pembentukkan Jawatankuasa Pelaksana
- Langkah 2 : Mewujudkan Zon Amalan EKSA
- Langkah 3 : Latihan Amalan EKSA
- Langkah 4 : Pelancaran Amalan EKSA
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN
CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA
GO GREEN
STANDARD AMALAN EKSA JPS
KRITERIA AUDIT
PENUTUP

JPS NEGERI KELANTAN

 MANUAL PELAKSANAAN
EKSA
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

TUJUAN

Tujuan Manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Pejabat Setiausaha

Kerajaan Negeri Kelantan dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor

Awam) bagi menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini

adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima

sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

LATAR BELAKANG

EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang

selesa, kemas dan selamat. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti

secara sistematik dan praktikal, dan dengan itu mengurangkan pembaziran dari segi masa,

ruang dan sebagainya, justeru menjimatkan kos operasi.

KONSEP 5S

5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu

dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam jadual di

bawah:

Bahasa Bahasa Bahasa Maksud Contoh

Jepun Malaysia Inggeris

Seiri Sisih Sort Menyisih barang-barang yang tidak Membuang

perlu.Mengasingkan dan melupuskan barang-barang sampah
yang tidak diperlukan di tempat kerja secara
sistematik

Seiton Susun Set in Kekemasan: Menyusun barang- Mencapai

Order barang yang diperlukan secara kemas dan sistematik dokumen dalam
supaya tempoh 30 saat.
mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal
selepas digunakan

JPS NEGERI KELANTAN

 Seiso Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan dan Tanggungjawab
memeriksa tempat kerja secara harian untuk
terperinci supaya tiada debu atau pembersihan
kotoran di atas lantai, peralatan dan ruang dan
persekitaran tempat kerja. peralatan kerja
individu.

Seiketsu Seragam Standar Keseragaman: Mewujudkan Tempat

piawaian amalan terbaik di tempat penyimpanan
dise kerja dan memastikan piawaian peralatan dan
tersebut dipatuhi di samping dokumen yang
memastikan tempat kerja itu bersih jelas.
dan teratur sepanjang masa.

Shitsuke Sentiasa Sustain Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal sistem Lakukan Amalan
Amal Amalan 5S 5S secara harian.
secara berterusan supaya menjadi
tabiat dan budaya kerja organisasi.

PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

EKSA merupakan penjenamaan semula konsep Amalan 5S oleh Pihak MAMPU untuk

digunapakai dan diamalkan di Sektor Awam. Penjenamaan semula ini mula digerakkan

pada tahun 2013 bertujuan untuk meningkatkan prestasi antara agensi kerajaan,

mewujudkan Identiti sendiri mengikut acuan tempatan, memperagakan imej baru agensi

sektor awam, kekal releven dan memenuhi keperluan semasa (penjimatan tenaga dan kitar

semula).

Di antara objektif penjenamaan semula EKSA adalah seperti berikut:

a. Mewujudkan imej koperat di Sektor Awam

b. Menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif

c. Merangsang kepelbagaian agensi

d. Memupuk kreativiti dan inovasi dikalangan wargakerja sektor awam

e. Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

JPS NEGERI KELANTAN

 PELAKSANAAN EKSA DI JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI
KELANTAN

DASAR EKSA

EKSA sebagai perangsang transformasi persekitaran kerja yang sejahtera, sihat dan

selamat demi menambahbaik kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan yang

disampaikan.

LOGO, PENERANGAN LOGO, SLOGAN, VISI, MISI, POLISI DAN OBJEKTIF EKSA

Warna biru dan

titisan air
menggambarkan
kesejahteraan Tiga helai daun
dan kegigihan menggambarkan
warga JPS dalam konsep UMI-
menguruskan Ubudiyah,
perkhidmatan Mas’uliah dan
Iq’an yang
diterapkan dalam
perkhidmatan
awam serta warna
hijau melestarikan
Slogan EKSA kempen Goes
“Jayakan Green
Perkhidmatan
Sempurna”

Makna Logo Ombak mewakili lima fungsi utama Jabatan Pengairan dan Saliran, yakni pengairan,
saliran, kejuruteraan sungai, kejuruteraan pinggir laut, dan hidrologi

Bentuk ombak menggambarkan Jabatan yang dinamik, komited ke arah kemajuan yang tidak
terhalang oleh rintangan dalam menyediakan perkhidmatan yang menyeluruh

Gelombang yang berubah daripada warna biru kepada warna hijau menunjukkan kemajuan pertanian
di tengah-tengah keindahan alam, hasil integrasi yang harmoni antara kerja kejuruteraan dengan
alam sekitar sejajar dengan moto

JPS NEGERI KELANTAN

 VISI
Peneraju Perkhidmatan
Awam Cemerlang

EKSA
MISI POLISI
Jabatan Pengairan dan Saliran
- Melahirkan Penjawat Awam Berkredibiliti,
Yang Mempunyai Minda dan Bertanggungjawab Serta
Budaya Kerja Kelas Pertama Komunikatif Dalam
Sepertimana Digariskan Dalam Mengamalkan Budaya Kerja
Kod Etika Anggota Cemerlang, Berkualiti Dan
Perkhidmatan Awam Negeri Berinovasi Melalui
Kelantan Persekitaran Kerja Yang
- Memperkasakan Sistem Kondusif Selari Dengan Kod
Perkhidmatan Awam Negeri Etika Anggota Perkhidmatan
Kelantan Menerusi Awam Negeri Kelantan
Pelaksanaan EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

 OBJEKTIF EKSA

Meningkatkan
Imej Korporat

Memastikan
Elemen Menyemarakkan
Pengauditan Aktiviti Kreativiti &
Memenuhi Inovasi Selaras
Keperluan Dengan Tuntutan
Kepelbagaian Pihak
Agensi Kerajaan Berkepentingan
OBJEKTIF

Memperluaskan
Pelaksanaan Di
Agensi-Agensi Menggalakkan
Kerajaan Bagi Aktiviti Ke Arah
Mewujudkan Mewujudkan
Persekitaran Yang Persekitaran Hijau
Kondusif

JPS NEGERI KELANTAN

 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

Mewujudkan persekitaran Meningkatkan kecekapan

tempat kerja berkualiti dan keberkesanan
(Bersih,Kemas dan Rapi) pengurusan organisasi

Mengenalpasti,mengurang
dan menghapuskan Meningkatkan imej agensi
pembaziran sektor awam

Menjana idea kreatif di Meningkatkan semangat

kalangan warga Agensi kerja berpasukan

Meningkatkan disiplin Meningkatkan mutu

warga Agensi penyampaian
perkhidmatan

Mewujudkan piawaian
kerja yang jelas

JPS NEGERI KELANTAN

 KUNCI KEJAYAAN AMALAN EKSA

SOKONGAN
PADU KERJASAMA
KOMUNIKASI
BERKESAN

PELAN
PELAKSANAAN KESEDARAN PEMBUDAYAAN

LATIN
KEFAHAMAN PERKONGSIAN
EKSA ILTIZAM EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

 DEFINISI OPERASI AMALAN EKSA

Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual EKSA Jabatan Pengairan dan Saliran Negeri
Kelntan adalah seperti berikut:

Zon : Pembahagian kawasan pelaksanaan EKSA JPS Negeri Kelantan

kepada 7 zon berdasarkan Bahagian / Unit di bawah pentadbiran JPS
Negeri Kelantan

ZON EKSA 01 • BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

ZON EKSA 02 • BAHAGIAN PENGURUSAN BANJIR DAN MESRA ALAM

ZON EKSA 03 • BAHAGIAN SUMBER AIR DAN HIDROLOGI

ZON EKSA 04 • BAHAGIAN PENGAIRAN DAN SALIRAN PERTANIAN

ZON EKSA 05 • BAHAGIAN LEMBANGAN SUNGAI DAN ZON PANTAI

ZON EKSA 06
• BAHAGIAN KORPORAT

ZON EKSA 07 • BAHAGIAN PERKHIDMATAN MEKANIKAL DAN

ELEKTRIKAL

JPS NEGERI KELANTAN

 JAWATANKUASA AMALAN EKSA

A) JAWATANKUASA INDUK EKSA

CARTA ORGANISASI
JAWATANKUASA INDUK EKSA JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI KELANTAN
PENASIHAT
EN. KAMAL BIN MUSTAPHA
PENGARAH JUSA 'C'

PENGERUSI
EN. MARINAMARICAN BIN ABDULLAH
TIMBALAN PENGARAH J52
FASILITATOR
EN. MOHAMAD SANY BIN SATTAR
SETIAUSAHA PENOLONG PENGARAH N44
EN. ABDULLAH BIN AWANG
JURUTERA AWAM J44 FASILITATOR
WAN ZURAIDAH BINTI WAN YUSUF
PEMBANTU TADBIR KANAN

PENOLONG SETIAUSAHA
EN. ZAIDI BIN DERAMAN
JURUTERA AWAM J41

KETUA J/KUASA AUDIT KETUA J/KUASA PROMOSI KETUA J/KUASA LATIHAN

EN. FAIZAL BIN AHMAD PN. NORSYAMZARINA BINTI SAMSUDEN EN. FAUZI BIN YAKOB
BPME BPBSMA BKOR

KETUA ZON BKP KETUA ZON BPBSMA KETUA ZON BLSZP

CIK NURHASMAD BINTI YUSOF@MOHD YUSOF EN. MOHD NAZRIMI BIN YAACOB EN. WAN SHAHUSI BIN WAN DAUD

KETUA ZON BSAH KETUA ZON BPSP KETUA ZON BKOR

EN. SHAMSUL AMRI B MOHD YUSOFF EN. YUSHAIRO BIN YUSOFF Mohd Azharimie Bin Ab. Aziz

KETUA ZON BPME

EN. FAIZAL BIN AHMAD

JPS NEGERI KELANTAN

 PERANAN JAWATANKUASA INDUK EKSA
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan Amalan EKSA.
ii. Membentuk pelan pelaksanaan.
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan.
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-ketua
zon.
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan JK
Audit)
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti Amalan
EKSA (dengan bantuan JK Promosi).
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-
amalan
EKSA (dengan bantuan JK Latihan).

JPS NEGERI KELANTAN

B) JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga

Jabatan
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan EKSA
kepada semua warga kerja Jabatan.
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi
mengukuh aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.
(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan
audit aktiviti EKSA).
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk
menghadiri latihan.

C) JAWATANKUASA AUDIT EKSA

PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA

i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan

pelaksanaan audit.
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA .
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA .
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit.
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk EKSA.
vii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
viii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.

JPS NEGERI KELANTAN

 D) JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi EKSA.

ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran
EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti
promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan, poster,
banner dan lain-lain).
v. Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak
vi. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
vii. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di
kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Induk EKSA.

JPS NEGERI KELANTAN

 PERANAN PENYELARAS DAN SETIAUSAHA EKSA

i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA Jabatan

ii. Menyelaraskan Program EKSA Jabatan;
iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA
iv. Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan
pelaksanaan EKSA
v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

PERANAN FASILITATOR EKSA

i. Membantu jawatankuasa latihan, promosi dan Audit di dalam aspek teknikal

implimentasi Amalan EKSA di JPS.
ii. Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA

PENUBUHAN ZON EKSA DI JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI KELANTAN

Tujuan pewujudan zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan
pengawasan EKSA. Senarai 7 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA di bawah
Jabatan Pengairan dan Saliran Negeri Kelantan ialah:

ZON EKSA 1 BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

ZON EKSA 2 BAHAGIAN PENGURUSAN BANJIR DAN MESRA ALAM

ZON EKSA 3 BAHAGIAN SUMBER AIR DAN HIDROLOGI

BAHAGIAN PENGAIRAN DAN SALIRAN PERTANIAN

ZON EKSA 4

BAHAGIAN LEMBANGAN SUNGAI DAN ZON PANTAI

ZON EKSA 5

BAHAGIAN KORPORAT
ZON EKSA 6

BAHAGIAN PERKHIDMATAN MEKANIKAL DAN ELEKRIKAL

ZON EKSA 7

JPS NEGERI KELANTAN

 PELAN LANTAI INDUK EKSA JPS NEGERI KELANTAN

JPS NEGERI KELANTAN

 KEPERLUAN ZON EKSA 5S

a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon EKSA seperti struktur di bawah:

b. Peranan Jawatankuasa Pelaksana Zon

i. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat bahagian/unit;

ii. Membentuk jawatankuasa di peringkat bahagian/unit;
iii. Mengenalpasti sub-zon (aras-aras) pelaksanaan EKSA
iv. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat bahagian/unit;
v. Memantau pelaksanaan EKSA bahagian/unit; dan
vi. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA sepertimana yang digariskan di
peringkat Pejabat SUK Kelantan.

c. Memastikan semua anggota dalam zon adalah ahli zon

d. Menyediakan Sudut Zon EKSA (Maya atau Fizikal) di tempat yang stratergik
e. Menyedia dan mengemaskini Fail Zon

TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama yang
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Jabatan JPS iaitu:
a. Keperluan Utama Perlaksanaan
b. Ruang Tempat Kerja / Pejabat
c. Tempat Umum
d. Keselamatan Persekitaran
e. Kawasan Persekitaran fasiliti
f. Tempat Khusus

JPS NEGERI KELANTAN

 LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN AMALAN EKSA

LANGKAH 1: PEMBENTUKKAN JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN EKSA

1. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA ialah untuk

meningkatkan penyertaan semua peringkat warga di Jabatan dalam

melaksanakan Amalan EKSA di samping mewujudkan budaya

penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan ke arah

mencapai prestasi dan budaya kerja yang cemerlang.

2. Struktur Pelaksanaan Amalan EKSA:

 Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA hendaklah

menyeluruh dan setiap ahli jawatankuasa dan ahli hendaklah

menjalankan peranan masing-masing.

 Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bertanggungjawab untuk

memastikan pelaksanaan Amalan EKSA dijalankan sebaiknya.

 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan dan Jawatankuasa

Pelaksana EKSA di peringkat Bahagian/Zon perlu dijelaskan bagi

melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa.

 Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan EKSA Jabatan

adalah seperti contoh carta organisasi.

JPS NEGERI KELANTAN

 PERANAN JAWATANKUASA AMALAN EKSA

 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan EKSA.

 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan EKSA.
 Menetapkan dasar, peraturan serta garis Panduan.
PENGERUSI JAWATANKUASA  Melantik penyelaras, ketua jawatankuassa kecil dan fasilitator.
 Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.
PELAKSANA AMALAN EKSA
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam).
 Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan EKSA melalui contoh
amalan terbaik.

 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli

kumpulan.
 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan
FASILITATOR AMALAN EKSA yang disediakan.
 Menentukan pembahagian stor.
 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
pihak pengurusan dengan kumpulan.
 Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

 Menyelaraskan program Amalan EKSA.
 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA.
PENYELARAS AMALAN EKSA  Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan
Amalan EKSA.
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
 Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

 Menyediakan pelan pelaksana aktiviti promosi EKSA.

 Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran
penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan EKSA.
JAWATANKUASA PROMOSI
 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
AMALAN EKSA
dilaksnanakan.
 Melaporkan status pelaksanakan kesedaran EKSA di dalam
PERANAN
kalangan warga.

JPS NEGERI KELANTAN

 JAWATANKUASA AMALAN EKSA

 Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.

 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
JAWATANKUASA AUDIT  Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA.
AMALAN EKSA  Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa
mengikut peraturan.

 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk

amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.
JAWATANKUASA LATIHAN  Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasaa ke
AMALAN EKSA semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan EKSA.
 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan
EKSA secukupnya.

 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan.
 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti
KETUA SEKTOR AMALAN EKSA
EKSA  Merancang aktiviti kumpulan
 Memberikan maklum balas mengenai status pelaksannan Amalan
EKSA kepada fasilitator.

 Memberikan komitmen secara berterusan

 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif
AHLI –AHLI KUMPULAN  Bekerjasama dalam kumpulan
AMALAN EKSA  Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi
menjayakan pelaksanaan Amalan EKSA.

JPS NEGERI KELANTAN

 LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON AMALAN EKSA

1. Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan

bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan Amalan EKSA.

2. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan EKSA Jabatan dengan

kerjasama penyelarsas dan fasilitator Amalan EKSA akan menentukan zon

yang bersesuaian.

3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pengwujudan pelan lokasi

zon bagi memudahkan rujukan.

4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:

Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil

hendaklah bersesuian mengikut fungsi dan saiz organisasi

(dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi memudahkan

penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik dilaksanakan).

Menetukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian

kumpulan bagi setiap zon.

Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan

dan zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju Amalan

EKSA. Sektor/Zon di Jabatan haruslah berdasarkan aras/tingkat atau

yang mana bersesuaian.

JPS NEGERI KELANTAN

LANGKAH 3: LATIHAN AMALAN EKSA

1. Tujuan latihan Amalan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan

berkaitan Amalan EKSA disamping untuk membudayakan Amalan EKSA

kepada semua warga Jabatan.

2. Antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

 Program Kesedaran Amalan EKSA.

 Kaedah Amalan dan Pelaksanaan Amalan EKSA.

 Audit Dalaman Amalan EKSA.

LANGKAH 4: PELANCARAN AMALAN EKSA

1. Pelancaran dan perasmian Amalan EKSA boleh diadakan sebagai tanda

mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi

melaksanakan Amalan EKSA.

2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta member komitmen dan

sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan EKSA melalui penetapan

sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif Amalan EKSA dan juga

menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

3. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran Amalan

EKSA adalah seperti berikut :

Dasar Amalan EKSA

Zon-zon EKSA

Objektif Amalan EKSA

Pelan Tindakan Pelaksanaan Amalan EKSA

Buku Panduan Pelaksanaan Amalan EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

Audit Dalaman Amalan EKSA perlu dilaksanakan di Jabatan/Agensi sebagai

penilaian kendiri pelaksanaan Amalan EKSA. Audit Dalaman perlu dijadualkan

secara berkala untuk memastikan setiap Jabatan/Agensi membuat penambahan

secara berterusan.

TATACARA AUDIT DALAMAN

Langkah 1: Menbentuk Pasukan Audit

Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan

melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman Amalan EKSA di

Jabatan/Agensi. Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu :

 Menyediakan kriteria Audit Dalaman Amalan EKSA

 Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman Amalan EKSA

Langkah 2: Latihan Audit Amalan EKSA

Pasukan audit dalaman Amalan EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan

urusan audit dalaman Amalan EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Langkah 3: Mengaudit Prestasi Amalan EKSA

Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah

dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana.

JPS NEGERI KELANTAN

 Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit

Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam Amalan EKSA hendaklah melaporkan

penemuan audit dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan

EKSA Jabatan/Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga Jabatan/Agensi.

JPS NEGERI KELANTAN

 CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA

Setiap Jabatan/Agensi melaksanakan pelbagai cirri-ciri dan teknik amalan baik

EKSA mengikut ruang/persekitaran kerja Jabatan/Agensi masing-masing.

Berikut adalah contoh-contoh amalan baik EKSA yang boleh dipraktikkan di

tempat kerja mengikut kesesuaian persekitaran kerja Jabatan/Agensi.

JPS NEGERI KELANTAN

 SUDUT EKSA

Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan Amalan

EKSA kepada warga Jabatan/Agensi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan

Amalan EKSA. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut.

i. Polisi/Objektif/Matlamat Amalan EKSA

ii. Carta Organisasi Amalan EKSA.

iii. Carta Perbatuan /Gantt Chart.

iv. Peta Lokasi/Pelan lantai zon EKSA.

v. Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan

EKSA.

vi. Slogan Amalan EKSA.

vii. Buletin berkaitan Amalan EKSA.

viii. Maklumat bagi tujuan promosi Amalan EKSA di Jabatan/Agensi.

ix. Nama kumpulan mengikut zon.

x. Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan.

xi. Tarikh dikemaskinikan:………………..

*Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak keterlaluan atau
berlebih-lebihan)

JPS NEGERI KELANTAN

RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja /bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.

2. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition

pegawai/ pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian. Satu (1) tray surat (jika

ada) dan dilabelkan masuk/keluar.

3. Fail-fail /diari/ organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap

masa.

4. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet

fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

5. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, ia perlu dilabelkan dengan kemas

dan teratur.

6. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.

7. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.

8. Komputer di tutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.

9. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/komputer riba boleh di

seragamkan dengan logo EKSA atau imej korporat Jabatan/Agensi.

10. Menyediakan tempat khas bertanda bagi bakul sampah.

JPS NEGERI KELANTAN

 PELABELAN DAN PENETAPAN LOT

1. Hanya peralatan guna sama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang

bersesuaian.

2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (contoh : bakul sampah-label dan

tanda lot diletak di bawah tapak bakul sampah dengan saiz yang seragam).

JPS NEGERI KELANTAN

 BILIK FAIL

1. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di

ruang yang mudah dilihat.

2. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.

3. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan

boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat.

4. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.

5. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet, besi

berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

6. System pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesahan fail yang

sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

7. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

8. Pegawai bertanggunggjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

SELEPAS EKSA

SEBELUM EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

 STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli

berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

3. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.

4. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur

supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.

5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh

pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan

mengikut kaedah “First-In First-Out” (FIFO).

6. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan

urusan merekod keluar masuk stok.

7. Tanda amaran ‘Dilarang Masuk’ dipamerkan dengan jelas.

JPS NEGERI KELANTAN

 PANTRI

1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada

serangan serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

2. Semua peralatan /perabot dan perkakas di susun dengan kemas dan teratur

setelah digunakan.

3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan

nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

JPS NEGERI KELANTAN

 TANDAS

1. Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan

bersih.

2. Peralatan/kelengkapan seperti tempat sampah,tisu dan bekas cecair sabun

disediakan di dalam tandas.

3. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

4. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan

paip air berfungsi dengan baik.

5. Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan

jelas (mengikut kesesuaian).

6. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.

JPS NEGERI KELANTAN

 BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN

1. Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa

dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

3. Peralatan mempunyai system inventori dan penyelenggaraan.

4. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat.

Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board).

5. Papan putih (white board) dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

6. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor,mikrofon dan suis ditutup (off)

sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

7. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

JPS NEGERI KELANTAN

 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU

1. Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.

2. Tempat duduk di sediakan di ruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/tetamu luar.

3. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur

dan berada dalam keadaan baik.

4. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas.

5. Kemudahan tanda arah/petunjuk di pamerkan dengan jelas di kawasan yang

mudah dilihat.

SEBELUM EKSA

SELEPAS EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

 GO GREEN

Melalui penjenamaan semula EKSA, Go Green telah diperkenalkan dengan

mewujudkan aktiviti ke arah persekitaran hijau.

Antara contoh-contoh aktiviti Go Green yang boleh diamalkan adalah seperti berikut:

1. Menjimatkan penggunaan air.

2. Menjimatkan penggunaan elektrik.

3. Menjimatkan penggunaan kertas.

4. Penetapan suhu optimum untuk penghawa dingin.

5. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.

6. Kitar semula barangan terpakai seperti kertas, kotak dan botol minuman.

7. Menyediakan sudut kitar semula.

Aktiviti Go Green memberi pelbagai faedah seperti:

1. Mengurangkan kos perbelanjaan.

2. Meminimumkan penggunaan ruang dan tempat.

3. Memelihara alam sekitar.

JPS NEGERI KELANTAN

 STANDARD EKSA JPS

SUSUN DAN SERAGAM (SEITON DAN SEIKETSU)

A) SUDUT EKSA
MAKLUMAT TAMBAHAN
MAKLUMAT DI SUDUT EKSA
 Nama Zon Gambar sebelum dan selepas EKSA
 Dasar,Polisi dan Objektif EKSA
 Carta Organisasi Data/Maklumat Semasa
 Aktiviti EKSA Zon
Pencapaian (Audit Dalaman)
 Informasi / Hebahan
 Pelan Lantai Zon Penghargaan
 Carta Perbatuan
 Tarikh Kemaskini Promosi EKSA Bahagian zon

Manual EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

Terdapat 7 perkara wajib yang diletakkan di sudut EKSA bagi memenuhi markah bagi komponen
tersebut
1. Carta Organisasi
Carta Organisasi bahagian yang mempunyai sekurang-kurangnya Penasihat, Penyelaras, Ketua
Zon, Setiausaha dan jawatankuasa jawatankuasa terlibat
Sebagai contoh
1.1 Jawatankuasa latihan
1.2 Jawatankuasa promosi
1.3 Jawatankuasa audit
1.4 Jawatankuasa fail
1.5 Jawatankuasa fotografi
1.6 Jawatankuasa tugas-tugas khas

Pilihmana-mana jawatankuasa yang bersesuaian dengan bahagian masing-masing

# jika mempunyai ruang yang luas, boleh ditambah dengan carta organisasi induk (SUK)

2. Carta Perbatuan
Carta perbatuan atau perancangan dan pelaksanaan haruslah mempunyai perancangan dan
pelaksanaan bagi jangka masa setahun.
Ianya merangkumi
2.1 Audit dalaman (bahagian)
2.2 Audit dalaman (suk)
2.3 Promosi dan latihan EKSA bahagian
2.4 Gotong-royong
2.5 Mesyuarat zon
2.6 Kemaskini fail
2.7 Tambah baik carta EKSA
2.8 Lawatan ke bahagian lain
2.9 Lawatan audit daripada mampu
Ianya boleh di masukkan dalam carta perbatuan mengikut kesesuaian bahagian masing-masing

3. Dasar EKSA
Mempamerkan dan memaparkan dasar EKSA yang telah dikeluarkan oleh induk (Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Kelantan)

4. Aktiviti
Mestilah terdapat gambar aktiviti (sebelum dan selepas pengamalan EKSA)
Mestilah menyatakan tajuk aktiviti dan tarikh aktiviti tersebut dibuat

5. Pelan lantai
Mestilah mempamerkan pelan lantai di bahagian dan unit masing-masing
Sekiranya terdapat bilik sulit contohnya seperti bilik fail, bilik server, bilik kebal, bilik data
peribadi hendaklah dibuang namanya ataupun menandakan bilik tersebut sebagai bilik x

6. Informasi dan hebahan

Mempamerkan informasi dan hebahan berkaitan EKSA
Samaada yang dikeluarkan oleh induk ataupun yang dikeluarkan oleh jabatan masing- masing

7. Tarikh kemaskini sudut EKSA

Tarikh hendaklah pada sebelum atau pada hari audit
Ataupun Setiap kali kemaskini / terdapat perubahan pada sudut EKSA
 RUANG KERJA PERIBADI KAKITANGAN
BILIK KERJA KUBIKEL
Label suis ditampal berhampiran suis. Dibenarkan perhiasan individu atas meja
(maksimum tiga (3) item).
Label setiap rak dan cabinet yang mudah
dilihat (Contoh: bahan rujukan, fail dan Satu (1) kerusi kakitangan dan maksimum dua (2)
dokumen). kerusi tetamu.

Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi Satu (1) bakul sampah bagi seorang kakitangan dan
yang sesuai untuk suasana tempat kerja diletakkan berpakir secara seragam mengikut Zon
(maksimum tiga(3) item). EKSA masing-masing.

Satu(1) kerusi bagi setiap kakitangan dan Dibenarkan Papan Carta- maksimum satu (1) dan
maksimum empat(4) kerusi bagi tetamu maklumat ditampal dengan kemas di dinding
(berdasarkan ruang bilik dan jumlah kubikal.
kakitangan yang berkongsi).

Bilik yang mempunyai sudut rehat-hendaklah Dibenarkan perhiasan individu atas almari
sentiasa memastikan sofa berada dalam kayu/besi (maksimum tiga (3) item).
keadaan kemas dan bersih.

Satu(1) bakul sampah bagi seorang kakitangan Dibenarkan cermin muka- digantung di dinding
dan diletakkan di dalam bilik serta berpakir kubikal/diletakkan di atas meja kerja.
secara seragam mengikut Zon EKSA masing-
masing.

Dibenarkan Papan Carta- maksimum satu (1)

bagi seorang kakitangan dan maklumat
ditampal dengan kemas di dinding bilik.

Dibenarkan cermin muka- digantung di

dinding bilik.

Tanda nama kakitangan dan tanda pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada
kubikal dan seragam mengikut Zon EKSA.

Label di pintu cabinet bagi cabinet kayu yang bertutup dan cabinet besi.

Tray surat berlabel (In, Out, KIV) (sekiranya perlu).

Set computer- kabel CPU, monitor dan pencetak diikat.

Telefon diletakkan di atas meja kerja dan mudah dicapai.

ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon EKSA-seragam dan kesesuaian).

Alat tulis hendaklah berada di dalam laci meja kerja atau sebekas alat tulis (maksiumum lima (5)
item) berada di atas meja dengan keadaan kemas dan teratur.
Blazer/Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada Stool Hanger
(maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang
tertutup).
 B) KAWALAN RUANG KERJA (RUANG PEJABAT, LACI MEJA DAN RUANG
KERJA PERIBADI KAKITANGAN)

RUANG PEJABAT
Pelan Lantai pejabat ditampal di
tempat sesuai dan mudah dilihat
oleh pelanggan

LACI MEJA
 Berlabel di luar laci.
 Dalam laci disediakan Partition
alat tulis.

Laci aras 1-alat tulis

Laci aras 2-dokumen
Laci aras 3-peribadi

 Keseragaman dalam laci

diselaraskan mengikut
kesesuaian zon

JPS NEGERI KELANTAN

JPS NEGERI KELANTAN
 C) KAWALAN KABINET/RAK KAYU STAF

KABINET BESI
 Label bilangan cabinet.
 Dokumen yang kerap digunakan di Tingkat 1
 Terdapat indeks kandungan dokumen & tampal di hadapan laci.
 Sediakan bilangan nombor/nama di paket fail mengikut indeks luar.
 Kemaskini kandungan fail dari semasa ke semasa.
 Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk kabinet gunasama.

RAK KAYU STAF

 Label rak mengikut jenis bahan yang diletakkan di situ.
Contoh: bahan rujukan,fail, dokumen, pelbagai

D) KAWALAN FAIL

FAIL PUTIH

 Label dan bernombor di tepi fail.

 Disusun berdiri mengikut nombor indek fail
 Indeks ditampal
 Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon EKSA
 Label bilangan File holder sekiranya lebih daripada 1 atau disusun
mengikut abjad bagi yang berkaitan sahaja.

FAIL KERAS

 Label dan bernombor di tulang fail.

 Ditampal indeks.
 Susunan mengikut nombor indeks (nombor ditentukan sendiri oleh empuny
fail).
 Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon EKSA.
 Nama pusat dan jabatan perlu ada pada label fail

JPS NEGERI KELANTAN

 SISTEM KAWALAN PERGERAKAN FAIL

 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori

fail aktif/ fail tidak aktif/ fail tutup

KAD PERGERAKAN FAIL

 Disimpan dalam setiap fail di antara kertas minit dengan menggunakan

tali hijau
 Setiap pergerakan fail direkod di dalam kad pergerakan dan diletakkan di
dalam folder pergerakan fail sehingga fail dipulangkan semula kepada
registry.
 Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula
ke dalam fail.

Kad Pergerakan Kad Pergerakan Kad Pergerakan Fail

Fail (TERBUKA) Fail Terperingkat Terperingkat (RAHSIA/RAHSIA
(SULIT) BESAR)

JPS NEGERI KELANTAN

 BILIK FAIL
 Pelan lantai susun atur bilik fail dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.
 Kabinet fail dilabel mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
 Fail dilabel dan disusun mengikut indeks dan boleh dicapai dalam tempoh 30
saat.
 Arahan ringkas penggunaan bilik fail dipamerkan.
 P.B
 Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik.

E)KUNCI

SURAT PERLANTIKAN
 Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) hendaklah melantik di kalangan Ketua
Penolong Setiausaha (KPSU) atau Penolong Setiausaha (PSU) sebagai
pemegang kunci pendua bagi peti kunci keselamatan di setiap Unit/ Bahagian.
 Ketua Unit/Bahagian hendaklah melantik di kalangan Pegawai Eksekutif (EO),
atau Pembantu Pejabat (OA) atau Ketua Pembantu Tadbir Kanan (CC)
(mengikut kesesuaian unit) sebagai pentadbir kunci (peti kunci dan kunci
pendua) bagi unit.

KOD KUNCI
 Diseragamkan mengikut warna di setiap Unit/Bahagian.
 Penggunaan Abjad adalah untuk Unit/Bahagian yang tidak mempunyai sub
seksyen.
BIL ZON WARNA
1. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
2. BHG. PENGURUSAN BANJIR MESRA ALAM
3. BHG. SUMBER AIR DAN HIDROLOGI
4. BHG. PERAIRAN DAN SALIRAN PERTANIAN
5. BHG. LEMBANGAN SUNGAI ZON PANTAI
6. BHG. KORPORAT
7. BHG. PERKHIDMATAN MEKANIKAL ELEKTRIKAL
8.
9.
10.
11.

JPS NEGERI KELANTAN

 PENYIMPANAN KUNCI
 Kunci utama/aktif bagi Unit/Bahagian disimpan oleh pegawai yang
telah dilantik
 Semua anak kunci yang tidak dipakai termasuk kunci pendua
hendaklah disimpan di dalam peti kunci yang berkunci dan bertutup
serta diletakkan di setiap bilik Ketua Unit/Bahagian.
 Kunci pendua peti simpanan kunci setiap Unit/Bahagian dan kunci
pendua pintu bilik kebal hendaklah disimpan di Bahagian Khidmat
Pengurusan, manakala nombor kombinasi diserahkan kepada Pejabat
Perbendaharaan Negeri.

F) PLUG/SUIS/WAYAR/RUBBER STAMP

PELABELAN PLUG

 Label pada ruang plug dan suis mengikut kesesuaian peralatan elektrik
 Format pelabelan adalah berwarna kuning dan dilaminate

PELAN LAMPU
 Pelan lampu di pamerkan di suis lampu yang berkaitan ( sekiranya melebihi 1)
 Saiznya tidak terlalu besar dan tidak kecil
 Mestilah jelas difahami dan hanya suis yang terlibat sahaja di pamerkan

PENDAWAIAN KABEL ( WAYAR)

 Wayar – wayar elektrik hendaklah dipasangkan gelung/casing dan di gantung
(Ditinggikan dari aras lantai).
 ‘Extention’ diletakkan di bawah meja/ disisi dalam dinding meja sebelah kiri @
kanan yang mana sesuai mengikut zon.
 Pemasangan poin elektrik perlulah dibuat pada tempat – tempat yang
bersesuaian dan tersembuyi.

RUBBER STAMP
 Label pada cop
 Senarai indek bagi semua cop.

JPS NEGERI KELANTAN

 G) ALAT PEMADAM API

ALAT PEMADAM API

 Digantung pada ketinggian 1-1.5meter dari aras lantai
 Memastikan sentiasa bersih dan diletakkan ditempat yang mudah dicapai
 Label bilangan jika melebihi 1
 Etika Ringkas Penggunaan sepertimana edaran Pihak Bomba
 Tarikh Luput dengan jelas.
 P.B

H) KAWALAN STOR ALAT TULIS

STOR ALAT TULIS

 P.B
 Master Indeks di tepi rak: nombor, label rak dan aras rak.
 Item yang kerap diambil/digunakan berada di aras yang mudah diambil.
 Menyediakan Kad Petak(KEW.PS-4) untuk setiap bekalan stok pejabat
 Penanda aras hanyalah untuk penggunaan kertas sahaja.
 Aras kertas ditentukan pada 3 aras warna. (Hijau – Mencukupi, Kuning – Buat
Pesanan, Merah- Perlu tambah)
 Penanda aras ditampal disebelah luar di tempat penyusunan kertas
mengikut kesesuaian zon.

JPS NEGERI KELANTAN

I) PERALATAN/MESIN GUNA SAMA (FOTOSTAT/PENCETAK DAN LAIN-LAIN)

PERALATAN/MESIN GUNA SAMA

 P.B
 Sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas
 Parkir disediakan.
 Nombor bilangan mesin sekiranya melebihi daripada satu.
 Etika ringkas penggunaan.
 Sentiasa memastikan peralatan gunasama yang telah digunakan
diletakkan kembali di tempat asal.

J) BILIK MESYUARAT
BILIK MESYUARAT
 P.B
 Nama bilik mesyuarat
 Kew – Pa 7 dipamerkan
 Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

JPS NEGERI KELANTAN

N) LOBI UTAMA/RUANG MENUNGGU DI SETIAP ZON

LOBI UTAMA (KAUNTER)

 Label kaunter diletakkan di tempat yang mudah dilihat.

 Peralatan di kaunter disusun dengan kemas.

RUANG MENUNGGU DI SETIAP ZON

 Semua peralatan disusun dengan kemas,bersih dan berimej korporat
 Laluan umum bersih dan tidak terhalang
 Menyediakan persegaran kepada pelanggan (delighting the customer)
mesin air minuman (mempunyai pilihan panas dan sejuk) serta manisan
seperti gula-gula yang diletakkan di dalam bekas atau mangkuk kaca serta
tisu.

JPS NEGERI KELANTAN

 O) PANTRI

PANTRI
 Sentiasa dalam keadaan bersih & kemas
 Sentiasa memastikan peralatan yang telah digunakan diletakkan kembali di
tempat asal
 Etika penggunaan.
 Label item
 P.B

P) RUANG LETAK KERETA

RUANG LETAK KERETA

 Garisan parker diantara lot disediakan dengan jelas
 Label parker bagi parkir khas (OKU)
 Sentiasa memastikan persekitaran dalam baik dan bersih
 Memastikan lampu jalan berfungsi dengan baik
 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas

Q) MESIN/PERALATAN BERGERAK

MESIN/PERALATAN BERGERAK
 Parkir disediakan.
 Manual ringkas penggunaan untuk mesin guna sama.
 Nombor bilangan mesin sekiranya terdapat lebih daripada satu.

R) KEDUDUKAN KEW-PA 7 & SURAT AKU JANJI/AKTA RAHSIA

KEW-PA 7/SURAT AKU JANJI/AKTA RAHSIA

 Mengunakan kertas berwarna putih dan dimasukan dalam plastik serta

dilekatkan diluar kubikel sebelah kanan atau kiri meja pegawai mengikut
kesesuaian unit.
 Kedudukan Surat Aku Janji dan Akta Rahsia Rasmi berada dibawah
cermin disudut kiri atau kanan meja pegawai mengikut kesesuaian. Bagi
meja pegawai yang tidak mempunyai cermin, hendaklah di ‘laminate’ dan
ditampal di atas meja.

JPS NEGERI KELANTAN

 S) TINDAKAN PENJIMATAN /GO GREEN

(a) Melaksanakan program penjimatan tenaga /sumber secara menyeluruh:

BIL PROGRAM TINDAKAN SERAGAM

1. KEMPEN JIMAT TENAGA: Menampalkan 2 poster kempen

Tindakan:
i.padam computer sebelum pulang
ii.tetapkan suhu penyaman udara 24
iii.padamkan suis tak digunakan/waktu rehat.
bersaiz A4 di lokasi tumpuan
warga zon:
1. Ruang kerja utama
2. Bilik mesyuarat setiap zon.

Tidak perlu tampal di setiap suis.

Banyak penampalan menjadikan
suasana tidak kondusif

2. KEMPEN JIMAT KERTAS: Menampalkan 2 poster kempen

bersaiz A4 di lokasi tumpuan
Jom jimat kertas : warga zon:

 gunakan email/whatapp/pendrive 1. Ruang kerja utama

untuk draf surat/laporan/kertas kerja 2. Bilik mesyuarat setiap zon.
 jadikan kertas terpakai sebagai memo

3. KEMPEN JIMAT CARTRIDGE KOMPUTER: Menampalkan 2 poster kempen

bersaiz A4 di lokasi tumpuan
Jom jimat cartridge : warga zon:

 gunakan email/whatapp/pendrive 1. Ruang kerja utama

untuk draf surat/laporan/kertas kerja 2. Bilik mesyuarat setiap zon.

4. KEMPEN JIMAT AIR Menampalkan 1 poster kempen

bersaiz A4 di kawasan paip

JPS NEGERI KELANTAN

B) melaksankan program/usaha kitar semula.

BIL PROGRAM /USAHA KITAR SEMULA TINDAKAN SERAGAM

1. Pewujudan Sudut Kitar Semula Setiap Zon Sudut kitar semula disetiap zon 3
item sahaja:

Keras, Plastik dan Aluminium.

Penampilan sudut mengikui

kreativit zon.

Tampal kempen dari RD Papers.

2. Pewujudan Sudut Kitar Semula Komplks Kota Tindakan Bahagian Korporat

Darulnaim – gunapakai semula sudut hijau
yang SUK yang tak aktif itu.

3. Program Kita Semula bersama RD Papers Tindakan Bahagian Korporat

JPS NEGERI KELANTAN

 T) LANGKAH INISIATIF/TINDAKAN PROAKTIF PEMBAIKAN KEROSAKAN

Kenal pasti kerosakan yang berlaku:

i) Membuat laporan segera kepada person in-charge (PIC)
ruang/alat
ii) PIC mengesan kerosakan semasa melakukan
penyelenggaraan

PIC merekod aduan kerosakan ke dalam catatan laporan

dan mengenalpasti kaedah pembaikian yang sesuai

PIC menghantar aduan kepada ketua unit dan dapatkan

persetujuan untuk langkah pembaikian dan penyelenggaraan

CATATAN LAPORAN PEMBAIKIAN

BIL TARIKH NAMA LOKASI PENJELASAN TINDAKAN TARIKH
PENGADU KEROSAKAN PENYELENGGARAAN

KRITERIA AUDIT
JPS NEGERI KELANTAN
 KEPERLUAN UTAMA
PERLAKSANAAN KOMPONEN A

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

A1) Dasar Eksa

1 Menyediakan garis panduan selaras SEMUA ZON

dengan dasar EKSA agensi.
2 Menyebar Dasar dan Garis panduan SEMUA ZON
EKSA serta memastikan semua warga
kerja memahaminya.

3 Memastikan EKSA diamalkan dan SEMUA ZON

dipatuhi oleh semua warga kerja
agensi.

4 Memastikan dokumentasi berkaitan SEMUA ZON

perlaksanaan EKSA disusun dengan
teratur dan sentiasa dikemas kini termasuk
perkara yang berikut:
i. Minit Mesyuarat
ii. Surat Lantikan Jawatankuasa
iii. Laporan Aktiviti Jawatankuasa

5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan SEMUA ZON

EKSA
seperti ketetapan agensi /garis
panduan yang dibangunkan oleh
agensi SEMUA ZON
6 a) Menyedia dan memaparkan sudut
EKSA ditempat yang stratergik (secara
maya atau fizikal) dan mengandungi
perkara seperti yang berikut:
i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta Organisasi
iii. Gambar aktiviti sebelum dan selepas
iv. Pelan Lantai
v. Carta perbatuan semasa
vi. Infomasi/Hebahan
vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA
b) Memastikan maklumat dan bahan yang
dipaparkan sentiasa dikemas kini dan dalam SEMUA ZON
keadaan baik.

JPS NEGERI KELANTAN

 A2) Jawatankuasa Perlaksana Eksa

7 a) Membentuk dan melantik KHIDMAT

Jawatankuasa pelaksana EKSA PENGURUSAN
yang terdiri sekurang- kurangnya
tiga Jawatankuasa seperti yang
berikut:
i. JKLatihan
ii. JKPromosi
iii. JKAudit

b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar KHIDMAT

rujuk perlaksanaan EKSA PENGURUSAN

8 Merancang dan melaksana program/aktiviti

EKSA secara berkala seperti yang berikut:
i. Menyedia dan kemaskini carta
perbatuan terkini KHIDMAT
ii. Menyebar Maklumat Latihan,promosi PENGURUSAN
dan Audit
iii. Melaksana program pengayaan ilmu

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

Melibatkan Pengurusan Atasan KHIDMAT

9 sebagai penaung/penasihat EKSA PENGURUSAN

10 Melibatkan Pengurusan Atasan dalam LATIHAN

aktiviti EKSA seperti program
kesedaran/pendedahan dan lawatan
11 Membentang dan melaporkan KHIDMAT
pelaksanaan aktiviti EKSA dalam PENGURUSAN
mesyuarat Pengurusan.

JPS NEGERI KELANTAN

A4) Penilaian Kendiri (Self Assesement)

12 Melaksanakan Audit pematuhan/audit UAD

dalam secara berterusan sama ada oleh
jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain
sekurang-kurangnya 2 kali setahun
13 Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman UAD
untuk makluman dan tindakan susulan
wargakerja jabatan
14 Mengemukakan laporan penilaian kendiri KHIDMAT
kepada MAMPU selepas setahun menerima PENGURUSAN
persijilan (hanya untuk persijilan semula)

A5) Pengiktirafan

15 Melaksanakan Program Pengiktirafan EKSA KORPORAT

di peringkat agensi seperti contoh anugerah
yang berikut:
i. Zon terbaik
ii. Bilik terbaik
iii. Bahagian terbaik
iv. Ruang kerja terbaik
v. Tandas terbaik
vi. Hasil kreativiti terbaik
vii. Amalan hijau terbaik
16 Menerima pengiktirafan dan ditanda aras KORPORAT
samada di peringkat jabatan, Daerah, Negeri,
Kebangsaan atau lain-lain
17 Menyebar dan mempamerkan maklumat KORPORAT
mengenai program pengiktirafan kepada
semua warga agensi.
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18 Melaksanakan inovasi/amalan baik (best SEMUA ZON

practice) yang boleh meningkatkan
produktiviti dan kualiti kerja warga
19 Melaksanakan program kreativiti dan SEMUA ZON
inovasi seperti contoh berikut:
1. Kreativiti mengguna bahan terpakai
2. Barang terpakai untuk hiasan
3. Hiasan/kegunaan EKSA

JPS NEGERI KELANTAN

 A7) Tindakan Penjimatan/Go Green

20 a) Melaksanakan program penjimatan SEMUA ZON

tenaga secara menyeluruh seperti
contoh-contoh berikut:

i. Notis/arahan penjimatan tenaga

ii. Penggunaan lampu/ peralatan jimat
tenaga (save energy)
iii. Penetapan suhu optimum
iv. Penjimatan kertas
v. Penjimatan air
vi. Kempen Hijau

b) Melaksanakan program/usaha kitar semula SEMUA ZON

peringkat agensi.

KOMPONEN B-RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

FIZIKAL
B1 (LANTAI)
1 Memastikan lantai memenuhi kriteria
berikut:
i. Selamat dan tidak licin SEMUA ZON
ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan

2 Menyedia program pemantauan SEMUA ZON

pembersihan dan memastikan jadual
pembersihan dipatuhi.
( Tandas )
B2(Dinding dan Siling)

3 Memastikan dinding dan siling bersih dari SEMUA ZON

kekotoran dan dalam keadaan baik.

4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian SEMUA ZON

dan selaras dengan imej korporat.
B3(Lampu dan Soket)

5 Memastikan semua lampu bersih, SEMUA ZON

berfungsi dan dalam keadaan baik.

JPS NEGERI KELANTAN

 6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan
dalam keadaan baik. SEMUA ZON

B4(Susun Atur Peralatan)

7 Menyeragamkan susunan laci meja/kekaki

boleh gerak SEMUA ZON
(mobile pedestal)

8 Memastikan peralatan kerja di ruang

kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan
kemas:
i. Komputer SEMUA ZON
ii. Dulang (Tray) Keluar masuk
iii. Folder/ fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci

B5(Keadaan Peralatan)

9 Menyusun alat tulis dengan kemas SEMUA ZON

dan teratur di atas meja/ dulang
(tray)/ dalam laci
10 Memastikan semua peralatan SEMUA ZON
dalam keadaan baik dan boleh
digunakan

11 Memastikan tanda/label bersesuaian SEMUA ZON

bagi barang yang disimpan dalam ruang
tertentu /
laci.
ARAS 1 ALAT TULIS
ARAS 2 DOKUMEN
ARAS 3 PERIBADI

12 Memastikan semua peralatan SEMUA ZON

bebas daripada debu, bersih dan
kemas

13 Mempamerkan tatacara penggunaan SEMUA ZON

untuk peralatan gunasama. (yang
bersesuaian)

14 Mempamerkan arahan/notis bagi SEMUA ZON

memastikan peralatan disusun kemas.

JPS NEGERI KELANTAN

 B6(Pelebalan dan Tanda Arah)
15 Menyediakan tanda nama SEMUA ZON
pegawai/kakitangan pada bilik
atau
16 kubikel yang seragam.
Menyediakan label yang SEMUA ZON
bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan seksyen/unit.
17 Menggunakan papan tanda/tanda SEMUA ZON
arah dengan tulisan yang sesuai,
jelas dan mudah dibaca.
18 Meletakkan papan tanda/tanda arah SEMUA ZON
pada kedudukan strategic dan mudah
dilihat
B7(Perhiasan)

19 Menyediakan perhiasan yang minimum SEMUA ZON

dan
selaras dengan imej korporat. Perhiasan
20 peribadi yang perhiasan
Memastikan bersesuaian dengan imej
yang SEMUA ZON
digunakan
tidak berdebu dan dalam keadaan
baik.
B8(Keperluan Umum)
21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di SEMUA ZON
bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat

22 Menyedia dan memaparkan pelan SEMUA ZON

lampu
di bilik/ruang gunasama yang mudah
23 dilihat (sekiranya
Memaparkan melebihi
Senarai Aset2 suis).
Alih Kerajaan SEMUA ZON
(KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.

24 Melantik Pegawai Bertanggungjawab / SEMUA ZON

‘Person In Charge’ (PIC) bagi setiap
ruang/bilik gunasama berserta
nombor
25 Menyedia dan memaparkan SEMUA ZON
etika/tatacara
penggunaan bilik gunasama dengan
jelas.
26 Merencanakan inisiatif/ tindakan SEMUA ZON
proaktif
pembaikan sekiranya berlaku
kerosakan
dengan segera (jika ada).

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

B9(Meja Kerja Warga/kubikel Kerja)

27 Memastikan meja kerja kemas dan SEMUA ZON

peralatan disusun dengan baik.

28 Menyediakan perhiasan yang SEMUA ZON

minimum
dan selaras dengan imej korporat.
(Maksimum 3 item)

B10(Bilik Pegawai)

29 Memastikan meja kerja kemas dan SEMUA ZON

peralatan disusun dengan baik.

30 Memastikan susunan perabot kemas. SEMUA ZON

31 Menyediakan perhiasan yang SEMUA ZON

minimum dan selaras dengan imej
korporat.

B11(Stor Peralatan Pejabat)

32 Memastikan stor memenuhi SEMUA ZON
kriteria berikut:
i. Bersih;
ii. Tidak berdebu;
iii. Susunan kemas dan teratur

33 Menyediakan sistem rekod SEMUA ZON

inventori yang jelas dan teratur
bagi memudahkan capaian
barangan dengan cepat dan
pantas.
34 Menyediakan label pada setiap ruang SEMUA ZON
barang/bahan

35 Menyediakan etika penggunaan dan SEMUA ZON

peraturan pengambilan barangan dari
stor untuk dipatuhi warga kerja.

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

36 Menyediakan kad inventori stok SEMUA ZON

dengan maklumat yang sentiasa
dikemas kini.
37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang SEMUA ZON
tidak diperlukan turut disimpan di dalam
stor.

38 Menyediakan penanda aras minimum SEMUA ZON

barang dalam stor.

B12(Bilik Fail)

39 Memastikan bilik fail memenuhi SEMUA ZON

kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak SEMUA ZON
berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas

41 Memastikan fail disusun kemas dengan SEMUA ZON

teknik susunan yang berkesan bagi
memudahkan carian/ capaian dalam
tempoh 30 saat.
42 Menyediakan senarai indeks dan nombor SEMUA ZON
fail.

43 Menyediakan label yang jelas dan mudah SEMUA ZON

dilihat pada setiap fail/dokumen yang
mengandungi:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
44 Menyediakan sistem kawalan SEMUA ZON
dan pergerakan fail untuk semua kategori
fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
RUANG TEMPAT KERJA /PEJABAT

B13(Sudut/Bilik Cetak/ Dokumentasi)

45 Memastikan sudut/ bilik

cetak/dokumentasi memenuhi kriteria
berikut:
i. Bersih SEMUA ZON
ii. Tidak
berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
46 Memastikan peralatan, kabinet dan rak SEMUA ZON
berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas.

B14(Bilik Pemandu) -TIADA

47.

48.

B15(Bilik Server/ Terperingkat) IT

Memastikan bilik server/ terperingkat

49. memenuhi kriteria berikut:
i. Bersih SEMUA
ii. Tidak ZON
berdebu
iii.Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat

JPS NEGERI KELANTAN

KOMPONEN C:TEMPAT UMUM

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

C1) Lobi Utama/Ruang Hadapan (Tempat Pengawal)

1 Memastikan persekitaran lobi

utama/ruang hadapan sentiasa KHIDMAT
bersih, kemas, ceria selaras PENGURUSAN
dengan imej korporat.

2 Mempamerkan maklumat korporat

berkaitan agensi yang terkini seperti
contoh-contoh berikut: KHIDMAT
i. Visi; PENGURUSAN
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan
3 Menyediakan perkara seperti
berikut di lobi utama:
KHIDMAT
i. Buku kedatangan PENGURUSAN
pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian
C2) Kaunter Utama dengan imej korporat

Memastikan kaunter utama berimej

korporat dan memenuhi kriteria yang
4 berikut:
i. Sistem maklum balas pelanggan ii.
Direktori warga agensi KHIDMAT
iii. Borang-borang / brosur PENGURUSAN
berkaitan
iv. Bahan bacaan/ informasi
v. Info mengenai agensi/ piagam
pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran
(sekiranya ada)

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

5 Memastikan kaunter sentiasa KHIDMAT

bersih, kemas dan ceria. PENGURUSAN

6 Memastikan usaha-usaha delighting the

customers seperti persekitaran yang KHIDMAT
kondusif dan kemudahan sokongan PENGURUSAN
dilaksanakan
7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra KHIDMAT
pelanggan PENGURUSAN

8 Menyedia dan memaparkan carta aliran KHIDMAT

perkhidmatan yang dikemas kini. PENGURUSAN

C3) Ruang Menunggu

9 Menyedia dan memastikan SEMUA ZON

sofa/tempat duduk dan bahan bacaan
dalam keadaan baik, bersih teratur
dan ceria selaras dengan imej
korporat
10 Memastikan semua peralatan dan SEMUA ZON
hiasan dalam keadaan bersih,
kemas dan teratur

11 Menyediakan tong sampah yang SEMUA ZON

bersesuaian dan mencukupi

C4) Laluan Utama/ Koridor

12 Memastikan sususan peralatan atau SEMUA ZON

hiasan sepanjang laluan kemas, bersih
dan teratur
13 Memastikan tiada halangan disemua SEMUA ZON
laluan dan pintu kecemasan

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

C5) Bilik Mesyuarat (Bilik mesyuarat utama, -

KHIDMAT PENGURUSAN

14 Memastikan semua peralatan KHIDMAT PENGURUSAN

seperti kerusi, meja, mikrofon,
skrin computer, projektor berada
dalam keadaan baik.
15 Memastikan persekitaran bilik KHIDMAT PENGURUSAN
mesyuarat bersih, kemas dan
selamat

C6) Perpustakaan/ Pusat sumber-TIADA

16.

17.

18.

JPS NEGERI KELANTAN

 C7) Surau / Bilik Solat-TIADA

19

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

C9) Pantri/Tempat Minum

29 Memastikan peralatan berada dalam SEMUA ZON

keadaan baik, tersusun dan boleh
digunakan
30 Memastikan pantry bersih, tidak SEMUA ZON
berdebu dan dalam keadaan terurus

C10) Tandas SEMUA ZON

31 Memastikan persekitaran tandas SEMUA ZON

bersih dan kering

32 Memastikan bau tandas SEMUA ZON

menyenangkan

33 Memastikan peralatan tandas SEMUA ZON

berfungsi dengan baik

34 Memastikan pengudaraan tandas baik SEMUA ZON

35 Memaparkan pemakluman SEMUA ZON

seperti jadual bertugas, etika dan
peraturan penggunaan tandas

JPS NEGERI KELANTAN

 36 Menyediakan peralatan tambahan seperti SEMUA ZON
yang berikut:
i. Cecair pencuci tangan
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/ Tong sanitari
iv. Cermin muka
v. Bahan pewangi

JPS NEGERI KELANTAN

KOMPONEN D:KESELAMATAN PERSEKITARAN

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

D1(Pelan Tindakan Kecemasan)

1 Menyediakan Pelan Tindakan

Kecemasan yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan. KHIDMAT
ii. Latihan pengungsian bangunan, PENGURUSAN
Latihan Kebakaran
(fire-drill).
iii. Tanda Amaran.
iv. Pelan laluan kecemasan dan
tempat berkumpul.

2 Menyediakan lampu kecemasan

yang mudah dilihat, berfungsi KHIDMAT
dengan baik dan tiada halangan. PENGURUSAN

D2(Pendawaian/Kabel)

3 Memastikan pendawaian
elektrik/telefon/kabel SEMUA ZON
komputer/mesin/peralatan dalam
keadaan kemas, teratur dan selamat.

4 Memastikan plag dilabel mengikut

kesesuaian peralatan eletrik yang SEMUA ZON
digunakan.

D3(Peralatan Pencegahan Kebakaran)

Memastikan alat pemadam api

5 menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara
SEMUA ZON
Penggunaan
iii.Berkeadaan
bersih
iv. Diletakkan di tempat yang
sesuai dan mudah dicapai

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
6 Memastikan gelung hos pemadam KHIDMAT
api disediakan dan boleh digunakan. PENGURUSAN

7 Memastikan pili bomba tidak KHIDMAT

dihalang dan dalam keadaan baik PENGURUSAN

D4(Laluan/ Tangga Kecemasan)

8 Memastikan pintu rintangan api KHIDMAT

sentiasa ditutup PENGURUSAN

9 Memaparkan tanda arah KELUAR KHIDMAT

dengan jelas. PENGURUSAN

10 Memastikan tiada halangan di laluan/ KHIDMAT

Tangga/pintu kecemasan. PENGURUSAN

D5(Kunci)
11 Memastikan anak kunci SEMUA ZON
dilabel/ditanda dan memenuhi
tatacara keselamatan.

12 Memastikan anak kunci disimpan di SEMUA ZON

dalam ruang penyimpanan yang
selamat.

13 Memastikan senarai anak kunci SEMUA ZON

disimpan dengan selamat oleh
pegawai bertanggungjawab
14 Menyediakan buku log peminjaman SEMUA ZON
kunci dan dikemaskini

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN E1: KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN(MEMPUNYAI
BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI)

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

E1:KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

Menyediakan tempat meletak kenderaan KHIDMAT

1 yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan PENGURUSAN
OKU.
2 Menyediakan tanda/ garisan yang jelas
antara lot-lot tempat letak kenderaan yang ZON BPME
disediakan.
3 Menyediakan tunjuk arah laluan KHIDMAT
pelawat yang jelas. PENGURUSAN

4 Memastikan kawasan persekitaran KHIDMAT

dalam keadaan baik dan bersih. PENGURUSAN

5 ZON BPME
Memastikan lampu jalan berfungsi
dan dalam keadaan baik.

6 Memastikan jalan tidak berlubang dan KHIDMAT

dalam keadaan baik. PENGURUSAN

7 Menyediakan sistem kawalan laluan yang KHIDMAT

berkesan PENGURUSAN

8 Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan KHIDMAT

tiada pokok rosak/mati di sekitar kawasan PENGURUSAN

9 Memastikan kawasan berumput bersih dan KHIDMAT

rumput tidak dibiarkan panjang PENGURUSAN

10 Menyediakan tong/ bakul sampah KHIDMAT

bersesuaian dan mencukupi PENGURUSAN

11 Memastikan kawasan/ tong KHIDMAT

pengumpulan sampah bersih, tidak PENGURUSAN
berbau dan diuruskan dengan baik.

JPS NEGERI KELANTAN

 KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

12 Memastikan pondok pengawal dalam KHIDMAT

keadaan baik dan bersih. PENGURUSAN

KOMPONEN F1: TEMPAT UMUM

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

F1(Dewan makan/Kantin/Kafeteria)-TIADA

F2(Garaj)

1 Memastikan persekitaran garaj bersih, KHIDMAT

kemas dan selamat. PENGURUSAN

2 KHIDMAT
Memastikan tempat letak kenderaan PENGURUSAN
disediakan.

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

F3 (Makmal Komputer)-TIADA

JPS NEGERI KELANTAN

PENUTUP

Manual EKSA JPS Negeri Kelantan disediakan ini menyediakan panduan kepada

warga JPS dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, selesa serta selamat.

Melalui EKSA, warga JPS secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang

baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. EKSA juga memupuk semangat

kerja berpasukan dan saling membantu bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti

penyampaian perkhidmatan JPS Negeri Kelantan kepada pelanggan dan seterusnya

membawa kepada peningkatan imej kementerian ini. Oleh itu, diharap panduan ini

dapat membantu warga JPS melaksanakan pengurusan persekitaran

yang,berkualiti melalui pelaksanaan EKSA.

JPS NEGERI KELANTAN