Professional Documents
Culture Documents
M Business Communication 3rd Edition Rentz Solutions Manual
M Business Communication 3rd Edition Rentz Solutions Manual
Chapter 02 - Understanding the Writing Process and the Main Forms of Business Messages
Teaching Suggestions
Probably this material is covered best by lecture and discussion. But some writing could be assigned—
especially of short, informal email messages. The longer messages are more appropriately handled in the
following chapters that review them. What is particularly important is that students understand that good
business writing is the result of careful planning, drafting, and revising. Sometimes students may be
tempted to see the brevity of many business documents as indicative of the amount of time and effort that
is needed to produce the document. Showing students the importance of planning and revising, in
particular, will serve them well throughout their careers.
In addition, this chapter discusses forms of communication such as instant message, text messaging, and
social networking that students are likely familiar with. However, students may realize how their use of
these forms changes when they are in a professional setting. Providing contrasting examples, for
instance, of a text sent to a business colleague and a text sent to a friend may be helpful. Students may
also be encouraged to write the same message (e.g., a lunch invitation) to two different audiences, a
friend and a client, so that they better see how context affects a message.
Note: For an additional class activity on Internet use in the workplace, you can have your class view the
Manager’s Hot Seat video “Privacy: Behind the Firewall?,” which is about a workplace Internet policy.
You can point out that this chapter will cover advice that applies to writing all kinds of documents, as
well as specific advice on the shorter forms of business communication, or “messages”: letters, memos,
email, text messages, and instant messaging.
Slide 2-4
You might ask students, before discussing this section, to reflect on (write about) their usual process of
writing. (If they have trouble doing so, ask them to think about/describe how they tackled a recent writing
task.) This exercise can help them see that this chapter contains helpful advice for them—advice that will
make their writing more effective and the process itself less stressful.
The writing process diagram helps students see that the process of writing falls roughly into three stages:
Planning,
Drafting, and
Revising.
2-1
Copyright © 2015 McGraw-Hill Education. All rights reserved. No reproduction or distribution without the prior written consent of McGraw-
Hill Education.
But the arrows in the model also show that writers should allow themselves to revisit earlier stages as
necessary (that is, allow the process to be recursive). To try to make the process rigidly linear is often
counterproductive, especially for inexperienced writers.
As the text says, a good rule of thumb is to spend roughly a third of one’s writing time on planning, a
third on drafting, and a third on revising.
Slide 2-5
You can point out that the planning stage corresponds to the first three questions in the problem-solving
approach represented in Chapter 1: What is the situation? What are some possible communication
strategies? Which is the best course of action? To be able to answer these questions, the writer will
perform these activities:
Determining goals
Analyzing the audience
Gathering information
Analyzing and organizing the information
Choosing a form, channel, and format
Determining Goals: In determining goals, writers should ask themselves what a reader should think,
feel, do, or believe as a result of reading a message. The writer’s communication goals are very much
connected, then, to the writer’s business goals.
Audience Analysis: Analyzing the audience is key to any successful business message. Writers need to
break down their audience by the audience’s characteristics and then tailor a message to meet that
audience’s need. Writers will ask several questions: Who is my audience? Who will be affected by what I
write? What organizational, professional, and personal issues or qualities will affect the audience’s
response to my message? What organizational, professional, and personal issues or qualities do I have
that affect how I will write my message? What is my relationship with my reader? Am I writing to my
superior? My colleagues? My subordinates? Clients?
Gathering information: Solving a communication problem can be viewed as part of solving a larger
business problem. In other words, figuring out what to say often involves, as well, figuring out what to
do. For example, in addition to going over the sample scenario provided in the text, you can ask your
students the following: If, as a manager, you wanted to write an effective message to employees about
leaving the parking spaces near the company’s front door available for the customers, what things would
you have to figure out before you could write this message? Students should come up with such topics as
why the employees should do this, when they should start doing it, where they should park, any special
incentive (or implied threat?!) that might encourage them to comply, and so forth. The point is that
communicators usually cannot simply go with the information at the tops of their heads. They need to
plan what goals they want to accomplish and then gather the ideas and information they will need in
order to write the messages that will help them accomplish their goals.
2-2
Copyright © 2015 McGraw-Hill Education. All rights reserved. No reproduction or distribution without the prior written consent of McGraw-
Hill Education.
Chapter 02 - Understanding the Writing Process and the Main Forms of Business Messages
Some activities that can help writers gather information include the following:
Formal research (e.g., surveys, experiments, library research)
Informal research (such as consulting with others, looking at previous messages for similar
circumstances, and so forth)
Listing pertinent ideas/information
Brainstorming
“Clustering” (drawing a diagram of your ideas)
Analyzing and organizing information. Once writers have collected what looks like sufficient
information (though they may find later in the process that they need more), they need to analyze it and
organize it.
Interpretation and logic help the writer determine what to say and in what order. Clearly, the message’s
main points need to be based upon the gathered information, and they need to be arranged logically.
Adaptation is critical as well. Which comments in which order will be likely to have the best effect on
the reader? The reader’s likely reaction will determine whether the message is written in the direct or
indirect order and will also affect the order of the rest of the contents.
Choosing a form, channel, and format: In many textbooks, discussions of form, channel, and format
are separate from the discussion about the writing process. But in reality, it is virtually impossible to plan
a message without giving at least some preliminary thought to these elements. The medium is not just a
container for the message; whether one anticipates writing a letter, email, brochure, Web page, or some
combination of these, and how one anticipates they should look, will significantly affect the planning of
the message.
Slide 2-6
As they draft, writers work out the content, stylistic, organizational, and formatting details.
You may want to share the following points with your students:
It is very important that you are flexible when preparing your drafts. Drafts are the first stages of
a long writing process. They are not final documents, so do not distract or slow yourself down
too much by trying to make the first draft perfect.
Instead, use strategies that will enable you to pull your material together fairly easily and quickly
into a reasonably well-organized, complete draft.
Avoid spending too much energy perfecting the early parts of the draft. It can make you forget
important pieces and purposes of the later parts.
Keep moving with your draft; have an understanding that you will draft relatively quickly, you
can always go back and revise.
2-3
Copyright © 2015 McGraw-Hill Education. All rights reserved. No reproduction or distribution without the prior written consent of McGraw-
Hill Education.
Another random document with
no related content on Scribd:
Os parlamentos, as assembléas politicas não teem unicamente a seu
cargo votar leis; votam-nas, sim, mas antes d’isso discutem-nas. Ora é
impossivel sustentar que a minoria, só porque o é, não deve discutir, não
deve oppôr as suas idéas ás dos seus adversarios, e contribuir assim, pela
critica conveniente, para a maior perfeição dos actos legislativos. Que de
vezes triumpha na tribuna o partido menos votado na urna? A verdade e
a justiça não são patrimonio exclusivo de partido algum; são a aspiração
de todos os homens, e, não raras vezes, a propriedade do menor numero.
Chegada a hora da votação, a maioria vence pelo seu numero, é certo;
mas os vencidos d’esse modo são primeiro ouvidos, defendem o seu
programma, significam o seu pensamento quanto basta para que o paiz
possa julgar da sinceridade e do merecimento de todos. Nos tribunaes
civis e criminaes ninguem é condemnado sem ter dicto de sua justiça;
que razão ha para que se não applique este principio á suprema decisão
dos negocios publicos?
O povo, que vai limitar a sua liberdade pelos preceitos d’uma lei e
restringir a sua propriedade pelo pagamento de impostos, tem direito a
que se lhe diga porque se faz aquella lei e porque são votados estes
impostos; e a maioria, havendo de cumprir esta obrigação, tornada
effectiva a exigencias da minoria, terá sempre o cuidado de não propôr
cousa que a sujeite ao vexame da opinião publica e a todos os
consectarios do descredito geral. No nosso desgraçado regimen eleitoral
difficilmente conseguem vingar as suas candidaturas os caudilhos, os
proprios caudilhos da opposição; mas esses poucos, quantas vezes teem
prostrado na arena da discussão, a puros golpes de raciocinio e de
eloquencia, os seus adversarios muitissimo mais numerosos? Não
citamos datas nem nomes, para que isto não pareça o resfolego d’uma
paixão partidaria, quando é simplesmente uma verdade serena e
imparcial. Se isto acontece, apesar dos defeitos do actual systema, de
certo se obteriam resultados incomparavelmente melhores estando as
cousas organisadas de molde a terem representação condigna todos os
grupos politicos d’alguma importancia.
É de observação geral e facil que, quando um ministerio qualquer tem
no parlamento uma maioria muito consideravel, a quasi unanimidade de
votos nas deliberações politicas, esse ministerio arrasta uma existencia
torturada, esteril, quasi sempre indigna, e, sem que isso se espere, cáe
d’um momento para o outro, no meio dos seus partidarios, sem se saber
porque cáe, sem motivo, com um pretexto apenas.
Qual é a causa d’este phenomeno, tantissimas vezes repetido? Esta, a
nosso ver: o grande defeito da sua origem, o ter procurado o governo,
por meios improprios, um excesso de vida em absoluta contradicção com
os legitimos interesses do organismo social.
Sem estimulo, sem lucta, sem necessidade de previsão e de raciocinio,
em plena segurança e plena ociosidade, a camara cuida sómente dos seus
interesses pessoaes; a intriga passa a ser o doce entretenimento das suas
horas; não se discutindo idéas, pleiteam-se preeminencias; a voz que
devia trovejar na tribuna as palavras da dignidade e os accentos da
verdadeira eloquencia, murmura confidencias ou supplica favores nos
gabinetes do ministerio; vão-se rompendo pouco a pouco os laços que
prendem os representantes aos interesses do paiz; o governo, lisongeado
pelos pretendentes, elogiado pela imprensa do seu partido,
abundantemente apoiado na camara, acaba por se convencer de que tem
realmente a opinião publica a seu favor; e as cousas correm assim até
que um pequeno incidente, esclarecendo essa falsa situação, determina
inopinadamente uma crise, de que resulta a morte moral d’esse partido,
se ainda ha no paiz alguns vislumbres de moralidade civica!
O actual systema não é, pois, sómente opposto ao pensamento
fundamental da democracia moderna; é também nocivo á classe
exploradora, ao partido mais numeroso, e castiga sempre a soffreguidão
dos governos, que, por um pendor irresistivel, o levam á sua ultima
extremidade.
NOTAS DE RODAPÉ:
[70] Le gouvernement représentatif, pag. 152.
[71] Diario da Camara dos srs. Deputados, sessão de 19 de março de
1878, pag. 697.
[72] Réforme électorale de la représentation des minorités, pag. .
[73] De la réforme et de l’organisation normale du suffrage universel, pag.
53.
[74] Revue des deux mondes, 15 mai, 1870.
[75] De la réforme et de l’organisation du suffrage universel, pagg. 53 e
54.
[76] Revue de la Phil. Posit., tom. .
[77] Le gouvernement représentatif, pag. 156.
[78] Représentation proporcionelle de la majorité et des minorités, pag. 44.
[79] Ph. Bourson, Étude Politique, pag. 77.
[80] M. de Castellane, Essai sur l’organisation du suffrage universel en
France, pag. 147.
[81] La réforme electoral en France, pag. 37, not.
[82] E. Naville, cit., pag. 82 e seg.
[83] Ph. Bourson, cit. pag. 77, e E. de Girardin, Questions de mon temps,
tom. , pag. 544 e segg.
[84] Relatorio de Lytton, secretario da legação ingleza em Copenhague,
dirigido ao seu governo em 1863,—cit. por E. Naville, La question électorale
en France et en Amérique, pag. 48 e segg.
[85] La question électorale en Europe et en Amérique, par E. Naville, pag.
54.
[86] Cit. pag. 23 e segg.
[87] E. Naville, Journal de Genève, 22 Janvier, 1873.
[88] Diario das Camaras, sessão de 14 de dezembro de 1870.
[89] Cit. carta de E. Naville ao jornal de Genebra.
[90] Cit. jornal de Genebra.
CAPITULO III
Summario.—Systemas da representação proporcional. É
impossivel a sua exacta classificação. A de E. Naville,
inacceitavel.—Systema da pluralidade simples, de E. de Girardin.
É irrealisavel. Variante d’este systema devida ao sr. de Layre.—
Systema eleitoral Hare-Andrae. Differenças entre a lei
dinamarqueza e o projecto de Th. Hare; razão d’ellas. Principaes
disposições da lei dinamarqueza de 1867. Variantes d’este
systema por Aubry-Vitet e pelo sr. bispo de Vizeu. Principaes
disposições do projecto de lei portugueza de 12 de dezembro de
1870. Objecções contra o systema Hare-Andrae; sua discussão
critica.—Systema do voto cumulativo. Sua perfeição theorica e
seus defeitos praticos. Alguns factos relativos á pratica d’este
systema na Inglaterra e na America.—Systema do voto limitado
ou das listas incompletas. É arbitrario no seu fundamento;
confirmação historica dos inconvenientes d’este systema
previstos por Morin em 1867. Em casos normaes, um terço dos
eleitores póde ser inteiramente sacrificado. Adduz-se um calculo
comprovativo d’isto. Este systema no Brazil e na Hespanha.
Extractos da lei brazileira e da lei hespanhola. Variante do duque
d’Ayen.—Systema de Th. Furet. Exposição e critica. É
engenhoso, mas improporcional nos seus resultados e arbitrario
na sua base.—Systema do suffragio uninominal. Offerecido para
remediar os defeitos do processo Hare-Andrae, não os remedeia,
aggrava-os. Demonstração.—Indicação do systema que
acceitamos por mais racional e mais pratico. Transição para o
capitulo seguinte.
Vamos expôr e criticar os principaes systemas offerecidos para a
resolução do problema eleitoral, de que provamos a urgencia e
esboçamos a historia no capitulo precedente. Seguiremos n’esta
exposição critica a ordem chronologica, certos de que qualquer
classificação que tentassemos fazer d’aquelles systemas seria de todo o
ponto arbitraria.
E. Naville dividiu todos os processos eleitoraes, subordinados á idéa
da representação proporcional, em dois grupos: systemas empiricos, que
procuram obter a representação das minorias, sem se preoccuparem com
o caracter proporcional d’essa representação,—e systemas racionaes,
que, partindo do principio da proporcionalidade, estabelecem os meios
da sua realisação pratica. Incluiu no primeiro grupo os processos da
pluralidade simples, do voto limitado e o do voto cumulativo, e, no
segundo, os processos da representação pessoal, da representação
proporcional e o do suffragio uninominal[91].
Esta classificação é inacceitavel. Em primeiro logar é incompleta, não
comprehendendo muitos processos que não são facilmente reductiveis a
algum d’aquelles dois grupos. Depois, não é verdadeira no seu
fundamento, porque com os processos empiricos, com qualquer dos
processos empiricos, é possivel, em alguns casos, proporcionalisar a
representação politica; ao passo que, em muitos casos, os processos
racionaes, se dão representação ás minorias, é certo que lh’a não dão
proporcionalmente á sua importancia. O processo da pluralidade simples
é, theoricamente, o mais proporcional de todos; o processo do voto
cumulativo está exactamente nas mesmas condições. Por outro lado, o
processo do suffragio uninominal, que é o de E. Naville, é inteiramente
opposto ao verdadeiro espirito da proporcionalidade eleitoral, porque, em
muitos casos, affecta a candidatos os votos dados a outros, que até
podem ser de parcialidade contraria!
Evidenciar-se-hão estes inconvenientes na sequencia d’este capitulo.
Por agora basta o que fica dito.