Professional Documents
Culture Documents
Guia-Rapida Cartes de Servei
Guia-Rapida Cartes de Servei
Guia-Rapida Cartes de Servei
Avís legal:
Aquesta obra està subjecta a un Reconeixement-NoComercial-
SenseObraDerivada 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0) de
Creative Commons.
Com s’ha de fer servir aquest document
No l’imprimeixis Navega
Si us plau, no imprimeixis aquest Fes clic en les opcions superiors per desplaçar-te d’un bloc temàtic a un altre.
quadern. Treballem per una administració
sense paper! Fes clic en els botons de desplaçament ( < i > ) per avançar seqüencialment pels continguts
disponibles.
Aquest document està pensat perquè puguis
llegir-lo en el monitor de l’ordinador o en un La icona de la mà ( ) t'indica que fent clic sobre el contingut pots accedir a informació
altre dispositiu i té funcions de navegació a addicional.
través dels botons de menú i desplaçament.
La fletxa de retorn ( ) t'indica que pots tornar al contingut anterior.
Presentació (Presentació) ▷
Presentació ▷
Presentació
Establir cartes de serveis, com a sistema de gestió de la qualitat, dels serveis públics. Depenent de la SAFP, l'Àrea de Bon Govern té les
suposa monitoritzar la gestió de les organitzacions públiques per funcions de promoure la implantació de les cartes de servei i altres mesures
supervisar el grau d’assoliment dels compromisos de qualitat que que permetin l'avaluació dels serveis públics prestats per l'Administració de
ofereix a la ciutadania i seguir millorant-los de manera contínua. la Generalitat i el seu sector públic i garantir uns estàndards de qualitat en
la prestació d'aquests serveis públics, i assessorar en aquesta matèria.
La Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la
informació pública i bon govern (LTAIPBG) va suposar un important En aquest marc es van redactar els Quaderns per elaborar, aprovar,
canvi en la configuració de les cartes de serveis perquè la seva publicar i mantenir cartes de serveis, per ajudar a implementar sistemes
implementació deixa de ser voluntària i els estàndards de qualitat són de gestió de la qualitat basats en la carta de serveis.
exigibles.
Ara es presenta la Guia ràpida que permet, d’un cop d’ull, tenir a l’abast el
Per facilitar la interiorització i integració d’aquests canvis, la Direcció contingut dels quaderns i a les plantilles de suport que es poden adaptar a
General d’Administració Digital (DGAD), del Departament de Polítiques les necessitats de cada organització.
Digitals i Administració Pública va revisar, reformular i completar
l’enfocament metodològic establert en la Guia per a l’elaboració de cartes El document consisteix en un resum de les principals fites del procés
de serveis (2008). d’elaboració, publicació i manteniment d’una carta de serveis, que
constitueixen las fases del seu cicle de vida.
Planificació ▷ Seguiment ▷
El cicle de vida de les cartes de serveis és un cicle continu que s'inicia amb la planificació del projecte i es reinicia amb la seva
millora o actualització. En línies generals, les etapes bàsiques d'aquest cicle són:
Planificació
Millora / Actualització
(5 anys) Elaboració de la carta
Cicle de vida de
les cartes de
serveis
Avaluació Tramitació de la
(2 anys) resolució
Publicació i difusió
Seguiment
Continguts Presentació Metodologia
La col·lecció de quaderns s’estructura seguint les fases del cicle de vida d’una carta de serveis, des de la definició i el desenvolupament del projecte fins a
l’actualització de la carta. Cadascuna d’aquestes fases inclou una sèrie d’activitats que cal dur a terme.
Q1: La carta de serveis Q2: Inici i organització Q3: Recollida Q4: Establiment de Q5: Redacció, Q6: Seguiment, millora
com a eina de millora del projecte d’informació i anàlisi de compromisos de aprovació i publicació i actualització
la situació de partida qualitat
Planificació
El procés d’elaboració (o actualització) de la carta de serveis requereix coneixements profunds sobre els serveis i sobre la seva gestió, i
també comptar amb persones que tinguin habilitats per seguir la metodologia pròpia de les cartes, obtenir informació i sistematitzar-la de
manera útil amb el propòsit de redactar una proposta de carta de serveis. Tot plegat suggereix una diversitat de perfils i, per tant, l’opció
més viable és la constitució d’un equip de treball.
Q2: Inici i organització
del projecte
A més d’aquest equip de treball, és important comptar amb el suport de la direcció i de la resta de persones implicades en el
projecte de la carta.
Planificació
Consegüentment, amb el desenvolupament de les cartes de serveis, sorgeix la necessitat de divulgar-les i donar-les a conèixer.
En el Quadern 5. Redacció, aprovació i publicació, s’expliquen els requeriments per a la publicació i difusió de les cartes de serveis
establerts en la LTAIPBG. Aquests requeriments es concreten en actuacions específiques relacionades amb la seva publicació i difusió.
Q7: Gestió de la Junt amb aquestes actuacions específiques, marcades normativament, poden dur-se a terme altres actuacions de comunicació de
comunicació
caràcter complementari i que es consideren oportunes per millorar la comunicació entre l’administració i la ciutadania. A més a
més, és aconsellable elaborar un pla de comunicació complementari amb el pla de treball del projecte. En el Quadern 7. Gestió
de la comunicació, es descriu detalladament com s’ha d’elaborar el pla de comunicació del projecte.
Elaboració de la carta
Per contextualitzar el servei objecte de la carta s’ha de treballar amb tota la informació disponible i fer una anàlisi exhaustiva per obtenir-
ne una descripció completa i conèixer tots els elements que el configuren.
5
queixes i suggeriments...)
2 4 6
Elaboració de la carta
El servei, per tant, no s’ha d’analitzar com a fet aïllat, resultat o producte d’un procés, sinó en el seu context per poder-lo reflectir en la
redacció de la carta.
Els serveis objecte de la carta han de ser significatius, és a dir, han d’aportar una transferència de valor de l’Administració cap a la
Q3: Recollida ciutadania, per tal de satisfer els seus drets i necessitats. Cada unitat ofereix un o uns pocs serveis (serveis principals) directament
d’informació i anàlisi de
la situació de partida relacionats amb la seva missió (determinada per l’àmbit de competència).
Un cop concretats els serveis que s’inclouran en la carta, s’han d’establir els principals processos que es realitzen per prestar aquests
serveis.
Activitats clau
Elaboració de la carta
Els estudis sobre la demanda i les expectatives s’orienten generalment a extreure conclusions que mostrin diferències clares entre
les expectatives dels usuaris d’un servei i les seves experiències reals. En aquest sentit, a partir de la es diferències identificades entre
les unes i les altres, es poden definir àrees de millora i accions concretes sobre la qualitat del servei.
Q3: Recollida
d’informació i anàlisi de Disseny Treball de Anàlisi
la situació de partida
4 camp
1 3 Establir 6
Definir 2
el mètode
5 7
l’objectiu
Identificar Recollir les dades
l’univers i i la informació
Establir els preparar la Dissenyar l’eina Analitzar i avaluar
recursos mostra els resultats
disponibles
Continguts Presentació Metodologia
Elaboració de la carta
Un cop s’han identificat els serveis i processos de treball associats i després d’haver fet l’estudi de la demanda i les expectatives, el pas
següent és identificar els factors de qualitat. Són els atributs clau a través dels quals es percep la qualitat del servei, és a dir,
aquells aspectes del procés de prestació del servei en què és essencial que funcioni correctament per satisfer les necessitats i
expectatives dels ciutadans.
Q3: Recollida
d’informació i anàlisi de
la situació de partida Per exemple, poden fer referència a elements de qualitat, com ara els següents:
Elaboració de la carta
Un cop s’han obtingut les valoracions dels usuaris dels serveis, s’han d’analitzar i avaluar els resultats tenint en compte la finalitat de
l’estudi, és a dir, fent evidents els atributs o característiques del servei més valuosos per als usuaris pel fet que satisfan les seves
expectatives. Cal tenir en compte que les necessitats i expectatives dels usuaris i dels ciutadans evolucionen al llarg del temps, per tant,
els estudis s’han de revisar periòdicament.
Q3: Recollida
d’informació i anàlisi de
la situació de partida
Activitats clau
Elaboració de la carta
Els estàndards s’estableixen sobre els factors de qualitat identificats en la fase anterior. S’han de relacionar amb variables que els faran
quantificables. Això permetrà disposar d’informació (preferentment numèrica) per mesurar com s’estan materialitzant els factors de
qualitat identificats.
Q3: Recollida Els estàndards són la base, d’una banda, per establir compromisos del servei i, de l’altra, per detectar àrees de millora quan es
d’informació i anàlisi de
la situació de partida comparin amb els nivells de prestació actuals. La comparació dels estàndards amb els nivells actuals de prestació ens permetrà
concretar o refinar quins són els estàndards de servei que la unitat gestora o l’organització està preparada per declarar a la carta.
Determinar els Comparar els estàndards amb els Planificar i posar en marxa accions de
estàndards de qualitat nivells actuals de prestació millora
Activitats clau
Q3_P06_Identificació dels
estàndards de qualitat i comparació
amb els nivells actuals de prestació
Continguts Presentació Metodologia
Elaboració de la carta
L’establiment de compromisos és la raó de ser de la carta de serveis, perquè explicita, per escrit, el nivell de prestació dels serveis
que l’organització es compromet a mantenir. En aquest sentit, mitjançant els compromisos declarats a la carta es transmet a les
persones usuàries dels serveis i al conjunt dels ciutadans allò que poden esperar dels serveis que es presten.
Q4: Establiment de Cal tenir present que els compromisos han de ser:
compromisos de
qualitat
Susceptibles Pertinents
Significatius
de verificació i consensuats
i rellevants
Elaboració de la carta
Els compromisos estableixen un valor estàndard (comportament desitjat) amb el qual es compromet l’organització. Cadascun d’ells
s’ha d’associar a un o més indicadors que en permetin el seguiment.
Els indicadors són la manera de mesurar objectivament el compliment i l’evolució dels compromisos. Un cop conegudes les
Q4: Establiment de possibles desviacions entre el valor objectiu (o pretès) i el valor actual (real) per a cadascun dels indicadors, s’han d’establir, quan sigui
compromisos de
qualitat necessari, possibles àrees de millora a partir de l’anàlisi dels punts febles detectats.
Revisar la
formulació dels Planificar i posar en
Formular els Establir indicadors per Registrar els valors compromisos de marxa les accions de
compromisos de qualitat mesurar els compromisos actuals dels indicadors qualitat millora
Activitats clau
Q4_P01-Formulació de
Q4_P02-Fitxa d'indicadors
compromisos
Continguts Presentació Metodologia
Elaboració de la carta
Atesa la naturalesa i finalitats de la carta de serveis, és altament recomanable que, abans d’elaborar i redactar la carta, la unitat
directiva que gestiona el servei impulsi la consulta a la ciutadania que serviran per conèixer els interessos del ciutadà en relació
amb la qualitat del servei i que permeten la interacció amb els usuaris i el debat, o altres sessions públiques...
Q5: Redacció, Una vegada es compti amb els resultats de la consulta, s'estableix l’elaboració de la proposta de carta de serveis, en la qual intervé,
aprovació i publicació
per una banda, l’equip de treball que ha de redactar la proposta inicial de la carta i que, d’acord amb el quadern 2, pot tenir una
composició que vagi més enllà del personal de la unitat directiva. També hi intervé la unitat directiva competent de gestionar el
servei, que pot introduir canvis a la proposta de l’equip de treball, a iniciativa pròpia o com a conseqüència d’al·legacions formulades en
el tràmit d’audiència o informació pública, si escau.
Quan la carta és relativa a serveis gestionats per les entitats del sector públic, hi intervenen els òrgans corresponents de l’entitat.
Continguts Presentació Metodologia
Elaboració de la carta
1. 3.
2. 4. Organització i
Dades Els nostres
Els nostres forma de gestió
identificatives compromisos
serveis dels serveis
de la carta de qualitat
Q5: Redacció,
aprovació i publicació
7. 8.
5. 6.
Seguiment i Versions de la carta
Drets i Consultes,
avaluació de i material de difusió
deures queixes i
la carta complementari
suggeriments
Q5_P01-Proposta de la
carta de serveis
Continguts Presentació Metodologia
Tramitació de la resolució
Orgànicament, les cartes de serveis les han d’elaborar les direccions generals de l’Administració de la Generalitat, encara que
legalment, si hi ha raons objectives que ho justifiquin, unitats d’un rang més baix dins l’organització també elaboren cartes. Les cartes de
serveis de les entitats del sector públic, generalment, les elabora el màxim responsable executiu.
Q5: Redacció, L’instrument jurídic d’aprovació de les cartes de serveis és la resolució del/de la conseller/a del departament titular del servei.
aprovació i publicació
Correspon a la unitat directiva elaborar aquesta proposta de resolució. El procediment és el mateix que el d’aprovació de qualsevol
resolució, amb alguna particularitat: s’ha de sotmetre a informe de la unitat de qualitat del departament titular de la competència o, si
escau, de l’entitat del sector públic quan en tinguin, i cal valorar si, en atenció al serveis implicats, escauen els tràmits d’audiència i/o
informació pública.
Publicació i difusió
La instrucció del procediment finalitza amb l’aprovació de la carta per part del titular del departament (conseller o l’òrgan en el qual
ho hagi delegat) i la publicació al DOGC, tràmit que marca l’inici de la vigència de la carta.
Cal recordar que una única resolució pot aprovar, de manera agrupada, un conjunt de cartes, sempre que els serveis tinguin coherència
Q5: Redacció, i/o connexió per raó de la matèria.
aprovació i publicació
A fi que la informació sobre la carta sigui fàcilment accessible i localitzable per als usuaris i la ciutadania, en general, els continguts es
publiquen en tres espais webs bàsics:
Publicació i difusió
Addicionalment, l’òrgan o entitat responsable de la carta pot elaborar documents derivats per difondre tot o una part del contingut.
Aquests documents electrònics o físics que l’òrgan responsable generi per difondre el contingut de la carta de serveis per altres canals o
amb altres suports no tenen cap valor normatiu, atès que no es pot garantir que el contingut estigui actualitzat i, per tant, coincideixi
Q5: Redacció, exactament amb el contingut de la carta de serveis publicada a l’espai web, el qual sí que ho està.
aprovació i publicació
Seguiment
El seguiment és una activitat continuada en el temps que té per finalitat principal proporcionar als responsables de la carta, en el
context de la intervenció en curs, indicacions primerenques del progrés i l’evolució de la qualitat dels serveis i del compliment
dels compromisos marcats.
Es basa en la recollida i l’anàlisi regulars d’informació per contribuir a la presa de decisions i a la correcció de possibles desviacions
que vagin sorgint, a través de sistemes de registre d’informació sobre els indicadors i els instruments d’avaluació de les cartes de
Q6: Seguiment, millora
serveis. Com més sistemàtics i automatitzats estiguin aquests sistemes i instruments, més fàcil serà disposar d’informació periòdica o
i actualització
instantània.
El seguiment també serveix per controlar que les actuacions, i els mitjans disposats per implementar-les (humans, econòmics, etc.)
estan en la línia dels objectius plantejats.
Continguts Presentació Metodologia
Avaluació
Tot i que, com a mínim, s’ha de dur a terme cada dos anys, la determinació del moment concret en què s’ha d’avaluar el compliment
de la carta de serveis es fa tenint en compte la naturalesa dels serveis que són objecte de la carta, els recursos de què disposi
l’organització i els processos organitzatius existents (sistemes automatitzats de gestió de la qualitat, quadres de comandament, etc.).
Així, l’avaluació se centrarà en la tradicional distinció entre qualitat programada, esperada, lliurada i percebuda..
Avaluació
Per tant, l’avaluació implica una aproximació a la qualitat dels serveis des de la visió interna de l’ens gestor i des de la visió
externa dels usuaris.
Avaluació
L’avaluació del compliment de la carta s’ha de formalitzar en un informe en què s’han de reflectir, com a mínim:
• Els valors concrets d’assoliment dels estàndards de qualitat, els indicadors amb què es mesura aquest assoliment i els
instruments de mesura (eines informàtiques, automatitzades, etc.).
• Els resultats obtinguts mitjançant l’anàlisi de les reclamacions formulades i el nivell de satisfacció dels usuaris.
• En el cas de desviacions en el compliment dels compromisos de la carta i dels nivells de satisfacció per la qualitat dels serveis, les
Q6: Seguiment, millora accions correctores que n’assegurin el compliment.
i actualització
Amb caràcter potestatiu, paral·lelament al procés d’avaluació de la carta, es poden dur a terme altres estratègies d’avaluació i certificació
externa.
Avaluar el compliment dels Analitzar les queixes i suggeriments i Elaborar l'informe Definir les estratègies d'avaluació i
compromisos i estàndards de qualitat la satisfacció de les persones usuàries d'avaluació del compliment certificació externa (potestatiu)
Activitats clau
Q6_P01-Constitució de l'equip d'avaluació
Q6_P02-Matriu de responsabilitats Q6_P05-Panell de diagnòstic
Q6_P03-Pla de treball del compliment de la carta
Q6_P04-Quadre de comandament Q6_P06-Resum executiu
Continguts Presentació Metodologia
Millora/Actualització
La millora no s’ha d’entendre com una tasca puntual en el temps i amb caràcter previ a l’actualització de la carta (que s’ha de fer, com a
mínim, cada cinc anys), sinó que s’ha de fer paral·lelament als resultats que es van generant durant el seguiment (regular) i
l’avaluació (almenys, cada dos anys).
La carta de serveis, com a model de gestió de la qualitat, té diferents dimensions bàsiques que poden ser objecte de millora:
Q6: Seguiment, millora
i actualització
Millora dels processos Millora dels Millora dels indicadors i
Millora del servei Millora de la satisfacció
associats compromisos instruments d’avaluació
Q6_P07_Pla de millora
Continguts Presentació Metodologia
Millora/Actualització
D’acord amb l’article 23.4 de la Llei 26/2010, les cartes de serveis s’han d’actualitzar com a mínim cada cinc anys.
L’actualització consisteix a revisar i, si escau, refer la carta de serveis com a conseqüència de possibles canvis significatius en
l’organització i l’estructura de l’òrgan, la modificació en els processos interns, la variació de les condicions de la prestació i/o les
expectatives del ciutadà, la superació dels compromisos adquirits i altres circumstàncies de naturalesa anàloga.