ELEMENT 4,
WORK ORDER MANAGEMENT
A. Work Order (WO) Module
Definisi Werk Order (WO)
Adelah dokumen perintan kerja yang dkelverkan
melalui sofware Ellipse yang memuat deskrpsi
ppekerjaan yang akan dilakukan, yang meliputi nomor
equipment, status equipment, problem yang terjadi,
tipe maintenance, nama Komponen, penanggung
jawab pekerjaan, durasi pekerjaan, cost yang
dliserap, dl
‘MO botubunn Sconce sem, or
lain
1. Accounting System
- WO management sangat erat dengan aktivtas
yang hendak dilakukan oleh pelaksana
proses. Jumiah / quantity dati proses yang
dilekukan dapat dithat deri berapa banyaknya
nomer WO yang dibuat.
+ Seiain jumlah, “juga terkait dengan
pereneanaan serta aktual leadtime dari
rmasing-masing proses yang
dilakukan (khususnya proses maintenance)
2. Labour Gontro!
= Terkait dengan hal ini, WO mendefiisikan
ara pelaksana proses, penanggungjawab
proses, serta PIC yang melakukan altivitas
‘monitoring dan control
- Istilah ‘labour’ diartikan sebagai
PIC yang ditunjuk
= Level (termasuk kompetensi) masing-masing
PIC, terkait dengan abtivitas approval |
validasi pelaksanaan proses, untuk
menjaga quality
3. Material Control
- Berhubungan dengan material control, WO
sangat __berperan,dalam _keakurasian
penggunaan material sesuai dengan aktvitas
(maintenance) yang difakukan.
4. Cost Control,
- Tenfu saja dalam pelaksanaan WO, akan
terkait dengan pengeluaran cost atau biaya
- Pembebanan cost di dalam WO harus
dialokasikan ke masing-masing cost centre,
dengan tujusn
= Mempermudah monitoring masing-
masing cost centre allocation
History aktivitas maintenance seeual
dengan aktual yang pemah dilakukan
(lerkait dengan pembebanan cost
material)
Macam-macam WO yang terkait dengan Plant
Division secara keseluruhan (PT. Pama) antara lain
1, Schedule Maintenance
Cantoh aktivitas : PS, Cleaning Equipment, PAP.
FRU, PPB, Fitstop, Daily Check, Mid Life
Overhaul
Pama Maintenance Management System 161
Pama Maintenance Management System 1622. Unschedule Maintenance
Contoh aktivias : Accident, Redo Job,
Unschedule Repair, Emergency Repair
3. Nom Maintenance
Contoh aktivitas : Training, Reporting, Safety Talk
PSM, Cleaning Workshop
zz adalah
+ Memastixan setiap —ahtivitas repair dan
maintenance selalu disertai dengan work order.
+ Memestikan kebeneran pengisian lempiran work
order (LW), termasuk labour costingnya,
+ Memastikan’ material order list (MOL)
dialokasikan pada work order yang benar.
+ Secara random memastiken data — data work
order yang menjadi tanggung jawabnya input
dengan benar.
Terkait dengan Plant activities, maka dapat
dijelaskan” mengenaiprosesnya seperti pada
‘Maintenance & Operation Flows’ i halaman
berikutnya.
‘Pama Maintenance Management System 163
Maintenance and Operation Flows
Pama Maintenance Management System = 164(GiESINBOIAES versaearkan bagan di halaman
sebelummya (Maintenance 3 Operation Flows}
dian
“1 Equipment hans teregister secera benar. Tampa
dilakukan register, maka tidak akan dapat
dilokuken aktivitas maintenance, —ataupun
penggantian parts, dikarenakan secara database
belum terecord
Setelah dilakukan._ register equipment, maka
khususnya major component harus didata di
Ellipse system. supaya dapat diketahui dan
matching antara equipment dan Komponen apa
saja yang ada di equipment tersebut.
3. Selama proses operasional equipment dalam
jangka waktu tertentu, harus dilakukan proses
Maintenance (Preventive, Corrective & Predictive
Meintenance). Hal ini bertujuan menjaga
Perfomance equipment dalam proses
pencapaian produktivitas.
4. Setisp sktivitas maintenance, herus dibuatken
wo.
5. Pencatatan aktivitas dan penulisan delay code di
dalam LO harus benar, lengkap / details,
sebagai history equipment.
6. LKM & LWO yang dibuat, harus dtkumpulkan
Paling fambat 1 x 24 jam.
7. Proses closing WO paling lambat 3 hari setelah
equipment dinyatskan RFU dari aktivitas
maintenance
Pama Maintenance Management System 165
8. Semua kebutuhan parts harus mengacu kepada
nomor WO yang tepat melakukan
pembebanan part(s) ke nomor WO yang tidak
sesuai dengan aktivitas yang aktual dilakukan,
Seberapa hal_vang vertu disethatkan di dalam WO
Management antara lain
1. Standard WO Desctiption harus selalu tetisi
dengan format : Component ditambah Trouble
yang terjadi
Contoh
Brake Retarcer Valve Leaks
‘Component +
‘rouble yang terjadi
2. Component Code sesuai dengan WO Description
Contah
Broke lining jamed > Component: Brake >
Component code : 7200 (Brake system)
Note
Untuk Kesesuaian component code, bisa dilihat di
‘tabel hierarki component.
3. Part Number Causing Failure sesuai berkaitan
dengan WO Description
Parts number Causing Failure yang dimasukkan
adalah yang merupakan penyebsh dominant /
utama terjadinya breakdown,
Pama Maintenance Management Sysiem 166Conteh:
Piping lift cylinder RH leaks
> PN Causing failure : 0000-00001 (o-ring)
Note
4, Cost Center harus sesuai dengan abtivitas
maintenance yang dilakukan
Actual duration hour job yang realistis, sésuai
dengan dally breakdown
6. Ports usage sesual dengan aktivites yang
dilakukan
7. Pengisian Hierarki component sesuai dengan
analisis tehnis yang dibuat
8. Aging WO Close seria WO Open tidak terialu
fama. Usehakan maksimal 3 hari setelsh
pekerjaan selesai dikerjaken langaung dilakukan
proses closing WO.
9. Pengisian LO secara lengkap dan benar dan
dikumpulkan ke Adm setiap hari walaupun unit
belum RFU agar tetap dapat diupdate ke Elliose
durasi dan Labour Costingnya mekanik. (Untuk
form sudah memakal yang baru, 1 halaman eaja).
Pama Maintenance Management System 167
B. Alur proses WO Management
¢. Lampiran Work Order (LWO)
Balam menunjang keakurasian data di WO Module,
maka diperlukan suatu tool yang. dinamakan
Lampiran Work Order (LWO).
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam LWO
antara Iain
1. Proses Closing WO yang dilakukan di Ellipse
‘System harus berdasarkan LV.
2. LWO dibuat oleh Group Leader
3. LWO harus dikumpulkan maksimal 1x24 Jam
untuk secepatnya diinput di dalam database
Ellipse
‘Pama Maintenance Management System 1684. UNG harus terisi lengkap dan data harus benar,
sebagai database history equipment. Group
Leader ertanggungjawab terhadep —kualitas
engisian data LWO, dengan melakukan
tandatangan di LWO setelah data LINO teris!
lengkap dan bensr.
5. Terkait dengan pengisian kolom ‘Comment*
hharus dituliskan
a. Problem yang terjadi
bs, Follow Up Action yang dilakukan
&. Suggestion / Preventive Action yang
direkomendasikan
> Untuk peningkatan keakurasien pengisian
LW, apabila diperlaken, dishusiken dengan
mekanik / sharing pada saat PSM, sebelum
LWO dikumpuikan,
Pama Maintenance Management Sysiem 163
Halaman muka LWO
Pama Maintenance Management System 170Conteh wo Lampiran LiVO ini harus disi dengan lengkap pada
setiap kolom nomemya, dengan memberikan tanda
lingkaran.
Pama Maintenance Management System 172D, Proses WO di Ellipse System
Proses Greate WO, dapat dilaukan melalui
1. Create WO melalui MSOS2P
2. Create WO melalui MSO82Q
3. Create WO melalui MSO62H
Proses Review WO, dapat cilakukan melalui
1. MSO621 Review WO Select
2. MSO822 Review WO Direct
3. MSO83M Review WO for W Group.
Proses Closing WO / Completion Work Order,
* Completion WO melalui MSO620 bisa
dilakukan bila kita sudah mengetahui nomor
WO yang akan kita tutup
2. Msos21
+ Prosesini yang paling sering dilakukan oleh
para pengguna Ellipse, karena dianggap
paling mudah dan tidak kan ada WO yang
sudah selesai pekerjaannya dan tertewat
untuk otutup,
3. MSO82N
+ Access closing melalui MSOB2N ini hanya
diberikan kepada BAIS di Plant Head Office
+ MSO62N hanya digunaken secara emergency
dan untuk melakukan House Cleaning WO
yang sudah eangat kedaluarea tapi belum
dislosed
+ House Cleaning dilakeanakan 6 bulan sekalt
oleh BAIS HO.
Pama Maintenance Management System 173
Fama Maintenance Management System = 174.