Werkwijze herplaatsingsoverleg (HPO) Het Stedelijk

Versie 28 maart 2023

1. Inleiding

Elk voorjaar wordt op basis van de (prognoses van) leerlingaantallen voor het komende
schooljaar en de daarbij behorende budgetten de formatie van de verschillende scholen van
Het Stedelijk (hS) berekend. Hieruit komen noodzakelijke wijzigingen voort in de formatie van
de scholen, die onderling door de directeuren worden besproken binnen het
Herplaatsingsoverleg (HPO). Hierbij kan het voorkomen dat docenten naar een andere
locatie worden overgeplaatst of verplaatst.

Omdat docenten bij hS een bestuursaanstelling hebben bij de Stichting hS kunnen zij
gevraagd (en opgedragen) worden hun werkzaamheden te verrichten binnen de beide
scholen en alle locaties van hS. In de zin van de wet omvat hS twee scholen: Vakschool Het
Diekman en de overige locaties gezamenlijk. Op grond van de CAO is sprake van een
verplaatsing van een medewerker als die gaat werken op een andere locatie. Met
uitzondering van Vakschool Het Diekman. Bij een verandering van en naar Vakschool Het
Diekman is sprake van een overplaatsing. In dit reglement hanteren we voor het gemak de
term herplaatsing als overkoepelend begrip, in het besef dat bij overplaatsing andere
spelregels gelden (zie bijlage 1).

Op basis van de eerder genoemde formatie per locatie wordt bekeken op welke plekken
herplaatsingen noodzakelijk zijn (zowel door groeiende als afnemende leerlingaantallen).
Eerst wordt gekeken naar vrijwillige herplaatsingen. Daarvan is sprake als een medewerker
heeft aangegeven een andere werkplek te willen en die werkplek komt ook beschikbaar.
Daarna wordt gekeken naar de overgebleven noodzakelijke herplaatsingen. Hierbij kan het
werken op locaties die niet de voorkeur hebben van de werknemer, of omgekeerd het bieden
van werk aan een medewerker die niet de voorkeur heeft van de locatie, niet altijd
voorkomen worden. Tenslotte kan het zijn dat er docenten “overblijven” die geheel of
gedeeltelijk niet direct kunnen worden ingezet door het ontbreken van werk binnen hun
bevoegdheid. Deze docenten komen op de flexibele formatie.

2. Doel

Het doel van dit stuk en de naleving ervan is om te komen tot een zo zorgvuldige mogelijke
herplaatsing van medewerkers. In het stuk staan de uitgangspunten bij herplaatsing
beschreven. Dit stuk is bedoeld voor de deelnemers aan het HPO overleg. Er kunnen door
medewerkers, noch directeuren, rechten worden ontleend aan de uitgangspunten omdat in
bijzondere situaties door het College van Bestuur besloten kan worden af te wijken van deze
punten. De medewerkers zullen via Het Stedelijk Nieuws worden geïnformeerd over de
globale planning van het HPO.

1
3. Uitgangspunten

Bij de herplaatsings overleggen worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

1. Het herplaatsings overleg is met name voor het onderwijsgevend personeel.

2. Er worden geen toezeggingen ten aanzien van inzet dan wel locatie gedaan aan
medewerkers (tijdelijk en vast dienstverband) alvorens het College van Bestuur hierover
een besluit genomen heeft.

3. Brieven aan tijdelijke medewerkers ‘aanzegging einde arbeidsovereenkomst voor

bepaalde tijd’ worden een maand later verstuurd dan voorgaande jaren (planning: week
22 mei tot 26 mei). Zie bijlage 2 voor de voorbeeld brief. De brief wordt via Afas digitaal
aangemaakt, digitaal verstuurd naar de medewerker en ook digitaal in het PD gezet.

4. Tijdelijke medewerkers die - als vervolg op een succesvol verlopen HPO dd. 11 mei 2023
- herbenoemd kunnen worden, zullen geen brief ontvangen (herbenoeming is uiteindelijk
een besluit van het CvB; zie hierboven 3.2).

5. Inzet op bevoegdheid is het uitgangspunt; inzet 1e graads docenten dienen, zo veel als
mogelijk, in het 1e graads sector ingezet te worden.

6. Herplaatsing is geen doel op zich, en wordt in dit overleg slechts besproken op basis van
formatieveranderingen.

7. Bij medewerkers die zelf aangeven graag van locatie te wisselen wordt getracht aan die
wens te voldoen, tenzij het locatiebelang of belang van een andere medewerker zich hier
tegen verzet. De locatiedirecteur motiveert de beslissing naar de betreffende
medewerker.

8. Indien een docent vorig schooljaar herplaatst is betekent dit niet automatisch dat hij/ zij
niet herplaatsbaar is; wel wordt er rekening gehouden met de ervaringen van die
medewerker.

9. De docent die deel uit gaat maken van de flexibele formatie wordt niet voor flexuren op
de eigen locatie geplaatst, behalve wanneer er weer reguliere (vervangings)uren
beschikbaar komen.

10. De medewerker die (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt is of waarbij in het afgelopen

schooljaar sprake is geweest van frequent verzuim wordt niet in de flexibele formatie
geplaatst.

11. Van iedere locatie wordt verwacht dat er, bij de medewerker die aangedragen wordt voor
een flexplaatsing, geen sprake is van functioneringsproblematiek in de breedste zin des
woords. Beoordeling op kwaliteit is immers geen onderwerp van gesprek in het HPO.

12. Medewerkers mogen door een ontvangende locatie niet geweigerd worden anders dan
op grond van een schriftelijk vastgelegde historie van niet functioneren op de
ontvangende locatie.

2
13. Vooraf wordt door het bestuur bepaald of een medewerker een specifieke beperking
heeft bij herplaatsing1.

14. Medewerkers die herplaatst zijn en op de ontvangende locatie aantoonbaar niet goed
functioneren vallen in dat schooljaar onder verantwoordelijkheid van de ontvangende
locatie. De ontvangende locatie zal dan een gedocumenteerd verbetertraject starten. In
het volgend Herplaatingsoverleg valt deze medewerker, indien het functioneren niet
verbeterd is, weer terug op de verstrekkende locatie.

15. Medewerkers werken zo veel mogelijk op één locatie. Als dit niet mogelijk is wordt
rekening gehouden met randvoorwaarden als roostering en reistijden.

16. Het beschikken over de juiste bevoegdheid is voorwaarde bij herplaatsing. Een locatie
kan vóóraf en schriftelijk ook specifieke uitgangspunten formuleren. Deze beperken zich
tot:
● Inzetbaarheid voor een bepaalde doelgroep of op grond van specifieke
deskundigheid;
● Gewenste extra scholing naast de bevoegdheid en competenties.
De gewenste competenties dienen door het bestuur te worden geaccordeerd.

17. Als meerdere medewerkers in aanmerking komen om te worden herplaatst, wordt bezien
welke medewerker het best past bij de gevraagde competenties van de locatie. Daarnaast
gelden als criteria:
● De ervaringen van de betreffende docent zelf bij een eventuele eerdere herplaatsing;
● Bij keuze tussen twee gelijkwaardige docenten: de verhouding man/vrouw en/of een
evenwichtige leeftijdsopbouw;
● Evenredige verdeling full- en parttimers ter voorkoming van organisatorische
problemen.

18. In alle gevallen motiveert de locatiedirecteur een herplaatsing schriftelijk aan de

betreffende medewerker.

19. Een medewerker vallend onder de categorie OOP (Onderwijs ondersteunend personeel)
kan wel worden ingebracht tijdens een HPO, maar zal niet in de flexibele formatie
worden geplaatst. Zie hiervoor verder bijlage 3.

20. In alle gevallen beslist het bestuur.

4. Werkwijze

● Het HPO is het formele overleg tussen de scholen over overplaatsing, bijgestaan door
1 of meerdere P&O adviseurs en de directeur bestuursbureau.

1
Iemand kan een specifieke beperking hebben bijvoorbeeld door een historie van veel verzuim, conflicten,
functioneringsproblemen of een geringe belastbaarheid. De medewerker moet hiervan wel op de hoogte
worden gesteld.

3
● Medewerkers kunnen voor 1 april bij hun direct leidinggevende of directeur aangeven
of er een herplaatsingswens is. Wanneer dit het geval is wordt dit door de directeur
doorgegeven aan P&O en besproken op het HPO van 17 april 2023.
● Op basis van leerlingprognoses berekent het bestuursbureau de budgetten door. Op
basis van deze budgetten wordt per locatie zichtbaar waar over- of onder formatie is.
● Wanneer bekend is welke medewerkers bovenformatief zijn op welke scholen, en
welke vacatures er zijn op andere scholen maken tijdens het herplaatsingsoverleg,
onder technisch voorzitterschap van de directeur bestuursbureau en met
ondersteuning van de stafafdeling P&O, de locatiedirecteuren een verdeling van de
formatie over de locaties. Daarbij worden de uitgangspunten gehanteerd zoals
beschreven in de paragraaf 3.
● Als eerste worden medewerkers in vaste dienst geplaatst. Wie niet geplaatst kan
worden, komt in het flexibel deel van de formatie terecht. Daarbij geldt dat een
medewerker niet voor 0,1 fte of minder op het flexibele deel van de formatie terecht
kan komen. Vanuit de flexibele formatie worden de herplaatsingen bepaald.
● Binnen de medewerkers in vaste dienst worden als eerste medewerkers met
specifieke aandachtspunten geplaatst. Met die medewerkers worden afspraken
gemaakt over begeleiding en minimaal vereiste resultaten. Medewerkers die met
langdurig ziekteverlof zijn blijven in principe verbonden aan de eigen locatie.
● Daarna komen de tijdelijke medewerkers voor (her)plaatsing in aanmerking, waarbij
degene die het best beoordeeld is als eerste wordt herplaatst. Verder geldt als
minimale voorwaarde voor plaatsing dat er tenminste sprake is van een voldoende
beoordeling alsmede dat er geen sprake is van een historie van frequent of langdurig
verzuim. De beoordeling moet aan hen kenbaar zijn gemaakt.
● Op het moment dat elders een passende functie is, informeert de directeur de
betrokkene over de voorgenomen overplaatsing. Van dit gesprek wordt een verslag
gemaakt. Uitgangspunt is dat elke medewerker met de grootst mogelijke
zorgvuldigheid wordt geïnformeerd en naar een passende functie wordt begeleid.
● De over te plaatsen medewerker wordt uitgenodigd op een kennismakingsgesprek op
de ontvangende school.
● Er wordt naar gestreefd dat de vaste medewerkers uiterlijk drie weken voor het einde
van het schooljaar te horen krijgen of men op de locatie blijft of herplaatst wordt.
● Indien een betrokkene een formele klacht heeft over uitvoering van deze procedure
of inhoudelijke bedenkingen heeft, moet dit schriftelijk ingediend worden bij het
bestuur. Het bestuur zal in dat geval de herplaatsing heroverwegen door de
argumentatie van de locatiedirecteuren en door de correcte toepassing van de
procedure te beoordelen.
● Het HPO maakt deel uit van de volledige formatieplanning cyclus van Het Stedelijk
Lyceum. De planning van het HPO is opgenomen in het document ‘Tijdpad
rooster-formatie-begroting 23-24’, dat is opgesteld door de werkgroep
formatieplanning.

4
 5. Tijdpad communicatie

1e plaatsingsronde -gemotiveerde (her)plaatsing medewerkers met specifieke

Mei beperkingen
-match vraag en aanbod
1e gespreksronde -locatiedirecteuren voeren gesprekken over herplaatsing
Mei
2e plaatsingsronde -inventarisatie bezwaren tegen herplaatsing
Juni -bepalen definitieve plaatsing
2e gespreksronde -bekendmaking plaatsing
Juni
Mededeling plaatsing op 1. Locatiedirecteur zorgt voor onderbouwing van plaatsing
flexibel deel formatie 2. Locatiedirecteur en P&O gezamenlijk in gesprek met
medewerker
3. P&O zorgt voor verslaglegging
4. P&O verzorgt formele correspondentie
Ontvangst medewerker 1. Locatiedirecteur wijst verantwoordelijke leidinggevende aan
vanuit flexibel deel formatie 2. Leidinggevende zorgt voor een kennismakingsgesprek voor de
zomer
3. Taken en verwachtingen worden besproken
4. Leidinggevende zorgt voor de introductie met aandacht voor
“de mens”
5. Leidinggevende zorgt voor een voortgangsgesprek na 6
maanden
Herplaatsing na de zomer 1. Vacaturemelding door vragende locatie bij P&O
vanuit de flex 2. Beoordeling vraag en beschikbaarheid door P&O
3. Voorlegging advies aan bestuur door P&O
4. Besluit door bestuur
5. Mededeling aan vragende locatie over toegewezen
medewerkers door P&O
6. Mededeling aan locatiedirecteur vertrekkende locatie door
P&O
7. Locatiedirecteur vertrekkende locatie zorgt voor communicatie
naar medewerker.
8. Locatiedirecteur informeert via de mail de vragende
locatiedirecteur en P&O dat dit gesprek plaatsgevonden heeft
9. Ontvangende locatiedirecteur neemt contact op met
medewerker voor een gesprek (daarna communicatie volgens
“ontvangst vanuit flexibel deel formatie”)

6. Rollen besluitvorming

Bestuur Beslist in alle gevallen

Locatiedirecteur Doet voordrachten
P&O Toetst voordracht, adviseert bestuur

5
Bijlage 1

Bepaling CAO-VO 2022/2023

17.4. Overplaatsing

1. Overplaatsing van de werknemer geschiedt in principe met instemming van de werknemer.

2. Onvrijwillige overplaatsing van de werknemer van de ene naar een andere instelling of
instellingen van de werkgever is alleen mogelijk:
a. in geval van een formatietekort op een bepaalde instelling;
b. in geval van een conflictsituatie, waarbij om weer tot een werkbare situatie te komen
een of meer bij het conflict betrokken werknemers op een andere instelling worden
geplaatst;
c. bij disfunctioneren;
d. op advies van de bedrijfsarts;
e. in andere door de werkgever met name genoemde zwaarwichtige omstandigheden;
f. om een personele wisseling mogelijk te maken in de gevallen als bedoeld onder b, c, d
en e.
3. De werkgever die het voornemen heeft om een werknemer over te plaatsen, treedt in
overleg met de werknemer om te bezien onder welke condities de overplaatsing zal
geschieden. De hierbij gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Indien geen
overeenstemming wordt bereikt en de werkgever desalniettemin tot een onvrijwillige
overplaatsing besluit, geeft deze bij zijn besluit aan op welke wijze hij de belangen van de
werknemer en de belangen van de organisatie tegen elkaar heeft afgewogen.
4. De werknemer die, al dan niet vrijwillig, een gedwongen overplaatsing van een ander
geheel of gedeeltelijk mogelijk maakt, zal de als gevolg hiervan noodzakelijk te maken
extra reiskosten vergoed krijgen door de werkgever op basis van de kosten van openbaar
vervoer binnen de grenzen van de in de uitvoeringsregeling verplaatsingskosten.
5. Voor iedere werknemer die als gevolg van overplaatsing van de ene naar een andere
instelling op dezelfde dag werkzaam is op meerdere locaties, zullen de noodzakelijk te
maken extra reiskosten worden vergoed op basis van het onderdeel dienstreizen van de
uitvoeringsregeling verplaatsingskosten.
6. Extra reistijd voor de werknemer die, al dan niet vrijwillig, een gedwongen overplaatsing
van een ander geheel of gedeeltelijk mogelijk maakt, wordt verdisconteerd in de
taakbelasting van de desbetreffende werknemer.
7. Extra reistijd op dezelfde dag tussen instellingen die voortvloeit uit overplaatsing wordt in
de taakbelasting van de werknemer verdisconteerd.

6
Bijlage 2

Te versturen brief ;

<Naam, Adres>

Enschede, ….mei 2023

Kenmerk: formatie/brieven/52791154

Onderwerp: aanzegging einde arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

Geachte heer, mevrouw <naam>,

Wij zijn met u een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aangegaan voor de functie van <functie>
voor <getal> fte, welke duurt tot en met <datum>.

Hierbij bevestigen wij dat uw arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet zal worden verlengd. Dit
betekent dat uw arbeidsovereenkomst per bovengenoemde einddatum van rechtswege eindigt. De
beëindiging is u reeds door uw direct leidinggevende toegelicht, of zal u zo spoedig mogelijk door uw
direct leidinggevende worden toegelicht.

De eindafrekening van uw vakantiegeld, eindejaarsuitkering, eventueel niet genoten vakantiedagen,

een eventueel recht op de uitkering van een transitievergoeding en overige restsaldi zal uiterlijk
plaatsvinden in de maand augustus.

Voor het aanvragen van een werkloosheidsuitkering verwijzen wij u naar de website www.uwv.nl.
Mocht u hierbij vragen hebben of ondersteuning wensen van de afdeling P&O, neem dan contact op
met de personeelsadviseur van uw locatie of stuur dan een bericht naar pz@hetstedelijk.nl.

Als aanvulling op bovenstaande: Op dit moment is het formatie planningsproces voor komend
schooljaar 2023-2024 Stedelijk breed een eind gevorderd en tegelijkertijd op een aantal locaties zeker
nog niet afgerond. Dit kan betekenen dat wij alsnog graag een beroep willen doen op u voor een
mogelijke inzet voor het schooljaar 2023-2024. Mocht dit het geval zijn, dan zal uw leidinggevende of
uw personeelsadviseur u hiervoor benaderen. Bij de definitieve afronding van het formatieproces zal
een en ander de komende weken verder duidelijk worden.

7
Tot slot kan uw personeelsadviseur u desgewenst ondersteunen en adviseren rondom de
mogelijkheden op de arbeidsmarkt. Zie ook de website www.VOTA.nl, een samenwerkingsverband
van zelfstandige VO-scholen, voor vacatures van onze partnerscholen, die u mogelijk perspectief kan
bieden.

Wij vertrouwen u op deze wijze voldoende te hebben geïnformeerd en wensen u alle goeds voor de
toekomst.

Met vriendelijke groet,

Stichting Het Stedelijk Lyceum Enschede

drs. M.R. Ketz

Voorzitter College van Bestuur

8
Bijlage 3

Omgang met OOP tbv HPO

In de werkwijze HPO staat expliciet benoemd ‘Het herplaatsings overleg is alleen voor het
onderwijsgevend personeel.’ Desalniettemin is de constatering uit een vorig HPO in
schooljaar 2020/2021‘ Bij krimp kan het niet zo zijn dat alleen het bestand OP vermindert. ‘
wel een hele reële en een terechte opmerking.

Hier gaan we in de praktijk tijdens het HPO als volgt mee om:
1. De locatie die krimp ervaart kan - in beperkte mate - op een HPO overleg OOP formatie
als aanbod inbrengen.
2. Andere locaties, die geen krimp ervaren, zouden een vraag kunnen hebben naar OOP bv.
door natuurlijk verloop of tijdelijke uitbreiding die niet is verlengd. Dit wordt dan het komend
HPO worden ingebracht. (=vraag).
3. Vervolgens zal - op basis van matching van vraag en aanbod - een overgang van OOP
van locatie A naar B kunnen plaatsvinden.
4. NB: mocht er alleen aanbod zijn en geen vraag van een locatie, dan behoort (vanwege het
niet opnemen van OOP in de werkwijze HPO) een plaatsing op de flexlijst eigenlijk niet tot
de mogelijkheden. Dit is dus wezenlijk anders dan bij OP. In dit geval zal de OOP formatie op
de oorspronkelijke locatie blijven.