BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

IT-010-4:2013 SYSTEM MODULE DEVELOPMENT
PROGRAM
TAHAP DAN
4 (DVM SEMESTER 2)
SEMESTER

KOD DAN TAJUK

DKA2023 DATABASE MANAGEMENT SYSTEM
KURSUS

K1 DEVELOPMENT ACTIVITIES
NO. DAN TAJUK K2 PRELIMINARY STUDIES
KOMPETENSI K3 SYSTEM DOCUMENTATION
K4 ADMINISTRATIVE FUNCTIONS

NO. KOD KSKV DKA2023/P(1/4)

Muka Surat : 1 drp 11
NO. KOD NOSS IT-010-4:2013-C04/P(1/4)

TAJUK / TITLE :

AKTIVITI PEMBANGUNAN
DEVELOPMENT ACTIVITIES

TUJUAN / PURPOSE :

Kertas penerangan ini adalah bertujuan menerangkan tentang:

1. pengurusan projek, aktiviti dan proses dalam pembangunan sesuatu projek
2. pengagihan tugas dalam pembangunan projek
3. perancangan pembangunan
4. penjadualan projek
5. pemantauan perkembangan projek
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

1. PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN PROJEK

Pengurusan projek merupakan satu pengurusan yang melibatkan pembangunan, perubahan dan
inovasi dalam kerja operasi. Ia merangkumi aktiviti seperti merancang dan pengawalan sesuatu
projek dengan bergantung kepada kekangan belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam
tempoh masa yang ditetapkan. Pengurusan projek merupakan satu disiplin dalam merancang,
mengatur, menyelaras serta mengurus sumber-sumber bagi tujuan mencapai serta menjayakan
matlamat serta objektif yang ditetapkan bagi pelaksanaan sesuatu projek.

1.1 Definisi Projek

Projek didefinasikan sebagai sebagai satu aktiviti operasi yang wujud hanya sekali-sekala dalam
tempoh masa yang tertentu. Projek adalah satu usaha sementara yang terdiri daripada beberapa siri
aktiviti dan tugas yang dibuat untuk mencipta satu produk atau perkhidmatan yang unik.

Contohnya, projek pembinaan taman permainan baru di sesebuah taman perumahan, projek
pembangunan kilang, projek pembinaan pusat membeli belah dan projek pemasangan sistem
komputer di makmal baru.

Projek mempunyai objektif yang spesifik yang perlu diselesaikan mengikut spesifikasi tertentu.
Antaranya adalah penentuan tarikh mula dan tamat, dirancang, dilaksanakan dan dikawal dengan
sumber yang terhad (peruntukan belanjawan, sumber manusia, peralatan, masa dan lain-lain).
Syarikat yang melaksanakan sesuatu projek biasanya akan membahagikan projek mereka kepada
beberapa fasa atau peringkat untuk membolehkan kawalan pengurusan yang lebih baik. Semua fasa
projek ini dikenali sebagai Kitar Hayat Projek (Project Life Cycle).

Project Life Cycle

 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

1.2 Definisi Pengurusan Projek

Pengurusan projek merupakan satu cabang daripada bidang pengurusan, di mana ianya merupakan
gabungan antara perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan. Ia merangkumi
aktiviti seperti merancang dan mengawal sesuatu projek dengan bergantung kepada kekangan
belanjawan supaya projek dapat disempurnakan dalam tempoh masa yang ditetapkan.

1.3 Mengukur Kejayaan Pelaksanaan Sesuatu Projek

Projek dikatakan berjaya apabila ia dapat diselesaikan dalam tempoh masa yang ditetapkan,
memenuhi kualiti dan mematuhi kehendak pengguna serta berdasarkan kos yang telah
diperuntukkan.

2. EMPAT KONSEP UTAMA PENGURUSAN PEMBANGUNAN PROJEK

2.1 Tanggungjawab (Responsibility)

o Amanat yang diberikan kepada sesuatu individu untuk melaksanakan tugas.

o Orang yang mempunyai tanggungjawab perlu merancang dan mengawal sesuatu tugas dari
mula hingga ke akhir atau hingga tugas selesai.

2.2 Kuasa (Authority)

o Kuasa adalah hak untuk membuat keputusan, mengarah orang lain mengambil tindakan
atau melaksanakan tugas untuk mencapai matlamat organisasi.
o Ciri-Ciri kuasa:
 Kuasa adalah satu hak
 Menggunakan kuasa melibatkan membuat keputusan, mengambil tindakan, atau
melaksanakan tugas
 Kuasa diberi dengan tujuan untuk mencapat matlamat organisas
o Setiap pengurus projek mesti ada kuasa untuk mengelola dan mengarah sumber untuk
mencapai matlamat organisasi.

2.3 Perwakilan Tugas (Job Functions Delegation)

o Proses memberi tanggungjawab bersama dengan kuasa kepada orang lain.

o Konsep pengurusan yang diperlukan untuk memastikan kemampuan seorang pengurus
untuk melaksanakan kerja.
o Risiko kepada seorang pengurus yang menentukan berjaya atau gagal satu operasi di bawah
tanggunjawabnya.
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

2.3.1 Kepentingan Perwakilan Tugas

Membolehkan pengurus melaksanakan

kerja-kerja yang lebih mencabar

Hasil keputusan Tindakan yang

lebih baik diambil lebih cepat

KENAPA
Boleh menambaikan Membantu dalam latihan dan
sikap dan moral pembangunan pekerja
pekerja

Mengarah kepada
peningkatan motivasi

2.3.2 Keburukan Perwakilan Tugas

Jika tindakbalas diberi tidak sempurna, pengurus akan hilang kawalan dan mungkin tidak
sempat menyelesaikan masalah yang akan timbul. Perwakilan tugas akan gagal sekiranya
tahap tanggungjawab dan kuasa tidak dijelaskan dengan baik dan tidak difahami oleh pihak
yang akan memegang tugas tersebut. Jika cara mewakili tidak menghasilkan kemampuan,
kemahiran dan pengalaman untuk melaksanakan kerja atau membuat keputusan, mewakili
membuktikan sia-sia. Masalah akan timbul jika pekerja diberi tanggungjawab tetapi hak yang
diberi untuk melaksanakan kerja tidak mencukupi.

2.4 Akauntabiliti (Accountability)

o Sifat bertanggungjawab terhadap sesuatu keputusan, tindakan, tugas dan sebagainya serta
bersedia memberikan penjelasan atau kewajaran yang diperlukan, dan bersedia menghadapi
implikasi keputusannya.
o Keadaan akan menjadi tidak terurus jika pekerja tidak akauntabel.
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

3. MENGORGANISASI AKTIVITI PEMBANGUNAN

3.1 Mengumpul Keperluan Pengguna

Fasa mendapatkan keperluan pengguna ini biasa melibatkan wakil daripada semua pihak
berkepentingan (stakeholders) terhadap sistem yang akan dibina.

Kerapkali masalah muncul apabila pasukan yang ditugaskan untuk mengumpul keperluan pengguna
tertinggal atau tidak menyatakan dengan tepat dan jelas semua keperluan berkaitan sistem yang
ingin dibangunkan. Bagi sesetengah perkara, mereka membuat anggapan bahawa ianya sudah jelas
dan tidak perlu dimaklumkan atau dibincangkan dengan terperinci sedangkan tidak semua ahli
pasukan memahami perkara yang difahami oleh ahli yang lain.

Pertalian antara fungsi-fungsi sistem baru dan sistem sedia ada juga perlu dibincangkan dan
difahami kesannya oleh semua ahli.

Bagi mengurangkan risiko kesilapan memahami keperluan pengguna, proses berikut sangat penting
dalam fasa mendapatkan keperluan pengguna yang tepat:
3.1.1 Mencari-gali keperluan pengguna
o Dalam proses ini, ahli ICT yang juga merupakan ahli pasukan pengumpulan keperluan
perlu mengggunakan beberapa teknik berkesan bagi mendapatkan semua keperluan
pengguna.
o Antara teknik yang boleh digunakan adalah:
 temubual (interview)
 soal selidik keperluan (requirement questionnaire)
 sumbang saran (brainstorming)
 kajian ke atas sistem sedia ada
 pemerhatian

o Contoh-contoh soalan yang boleh ditanya untuk mengumpul maklumat keperluan

pengguna:
 Soalan “bagaimana” (how)
 Bagaimana borang ini akan digunakan?
 Bagaimana kita tahu sistem ini telah lengkap?

 Soalan “di mana” (where)

 Di mana pengguna dapat mencapai butang ini?
 Di mana keputusan akan dipaparkan?

 Soalan “bila” (when)

 Bilakah fungsi ini akan digunakan?
 Bila sistem ini akan bermula?

 Soalan “siapa” (who)

 Siapa akan menerima input ini?
 Siapa yang dapat melihat keputusan ini?
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

 Soalan “apa” (what)

 Apa fungsi modul ini?
 Apa yang akan berlaku selepas butang ini ditekan?

 Soalan “kenapa” (why)

 Kenapa sistem ini diwujudkan?
 Kenapa pautan ini diperlukan?

o Tiga jenis keperluan pengguna perlu dikenal pasti iaitu:

 Fungsi sistem – fungsi-fungsi yang perlu dibangunkan dalam sistem
 Kualiti sistem – kualiti berkaitan sistem seperti prestasi sistem, ketersediaan sistem,
keupayaan sistem untuk berubah jika diperlukan pada masa akan datang dan
sebagainya.
 Kekangan dalam sistem – kekangan tertentu yang perlu dipenuhi dan akan
mempengaruhi cara dan proses dalam pembangunan sistem. Contohnya, sistem perlu
disiapkan dalam tempoh 4 bulan bagi membolehkan pengambilan pelajar baru tahun
2019 berjalan lancar

3.1.2 Mendokumentasikan keperluan pengguna

Semua keperluan yang diperolehi didokumenkan dengan jelas dan boleh difahami oleh
semua ahli pasukan yang akan menyemaknya.

3.1.3 Pengesahan dan perundingan keperluan pengguna

Dokumen keperluan pengguna yang telah disediakan perlu disemak serta sebarang
perundingan antara ahli pasukan perlu dilakukan sebelum dokumen akhir disediakan dan
disahkan.

3.2 Pengagihan Fungsi Kerja

Pengagihan tugas perlu diberi kepada pekerja atau kumpulan yang mempunyai kebolehan dan
kepakaran dalam bidang tugas yang berkaitan dan mengikut fungsi kerja masing-masing. Fungsi
kerja ditakrifkan sebagai tugas asas di mana seorang pekerja individu dipertanggungjawabkan
dengan sesuatu tugas. Tugas-tugas ini berbeza-beza walaupun dalam kumpulan pekerja yang sama.

Personel projek atau pengurus projek bertanggungjawab menentukan jadual projek, menganggarkan
kos dan usaha, mengetahui berapa ramai yang akan terlibat dalam projek, apa tugas yang dilakukan,
apakah keupayaan dan pengalaman/kemahiran yang perlu ada.

Perlu diingatkan tidak semua tugas dilakukan oleh orang yang sama. Pembahagian tugas adalah
berdasarkan:
i. saiz projek
ii. kepakaran pekerja
iii. pengalaman pekerja

Apabila sudah menentukan peranan setiap tugas, maka pengurus projek perlu tentukan jenis pekerja
yang diperlukan bagi memikul peranan tugas tersebut dalam kumpulan projek.
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

3.2.1 Organisasi Projek

Semua ahli projek bekerjasama antara satu sama lain. Struktur organisasi bagi projek
bergantung kepada:
o Latar belakang dan cara bekerja ahli pasukan
o Bilangan orang dalam pasukan
o Corak pengurusan pelanggan dan pembangunan
o Berikut merupakan contoh struktur organisasi dalam projek pembinaan sistem

Ketua Projek

Pen. Ketua
Projek

Pengaturcara Jurutera Jurutera Kumpulan

Senior Keperluan UI Pengujian

Pengaturcara
Junior

3.2.2 Struktur Agihan Tugas

Struktur agihan tugas adalah satu teknik yang digunakan untuk membahagikan tugas projek
kepada unit-unit tugas yang lebih kecil supaya mudah diurus. Konsep yang sama juga
digunakan dalam reka bentuk perisian, dengan sebuah sistem perisian dipecahkan kepada
unit yang lebih kecil. Tujuan utama pemecahan ini adalah untuk mengurangkan kerumitan
dan memudahkan pengawasan proses pembangunan. Ia juga boleh digunakan sebagai asas
untuk membuat anggaran kos, jadual dan pengagihan tugas kepada ahli projek.

Struktur agaihan tugas projek mengenal pasti semua tugas yang perlu dilaksanakan
sepanjang pembangunan projek. Struktur ini termasuklah tugas pembangunan perisian,
pemasangan, penyelenggaraan, pengurusan, latihan, perolehan dan penyediaan dokumen.
Jika dikemas kini secara tetap, ia adalah satu alatan yang sangat berguna kepada pengurusan.
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

Contoh struktur agihan tugas projek:

ID Tugas Keterangan Status Pelaksana
1 Pengurusan Berjalan Pengurus
2 Pembangunan Perisian Berjalan
2.1 Analisis keperluan Selesai Ali, Ahmad
2.2 Reka bentuk perisian Berjalan
2.2.1 Reka bentuk seni bina Selesai Farhan
2.2.2 Reka bentuk terperinci Berjalan Farhan, Fadli
2.2.3 Reka bentuk logik Berjalan Ali
2.2.4 Reka bentuk skrin
2.2.5 Reka bentuk data
2.2.6 Semakan reka bentuk
2.3 Pengkodan
2.3.1 Penyemakan kod
2.3.2 Debugging
2.4 Sistem Integrasi
3 Pengujian

Struktur agihan tugas ini perlu diselaras dengan jadual projek di mana setiap tugasan perlu
dilaksanakan mengikut ketetapan jadual supaya tidak berlaku kelewatan masa menyiapkan
projek.

3.3 Software Development Life Cycle (SDLC)

Pengagihan tugas dan penjadualan projek perlu dilakukan berdasarkan Software Development Life
Cycle (SDLC). SDLC merupakan kitar hayat pembangunan sesebuah perisian atau sistem. Secara
umum, SDLC terdiri daripada enam peringkat:
a) Pemgumpulan & analisa keperluan (requirement gathering & analysis)
b) Rekabentuk sistem (design)
c) Pembangunan sistem (development / implementation / coding)
d) Pengujian sistem (testing)
e) Penggunaan (deployment)
f) Penyelenggaraan (maintenance)

SDLC

Setiap peringkat perlu mempunyai personel yang bertanggungjawab tersendiri dan aktiviti-aktiviti
yang akan dilakukan dalam setiap peringkat perlu dinyatakan dengan jelas.
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

3.4 Penjadualan Kerja

Selepas proses perancangan, proses penjadualan diperlukan untuk menganggar jangka masa yang
diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti projek. Anggaran tempoh masa menyiapkan projek
ditetapkan dengan membuat perbandingan dengan objektif projek syarikat. Dengan kata lain
penjadualan adalah penentuan aktiviti-aktiviti, jangka masa, penjadualan untuk tenaga kerja dan
sumber-sumber lain seperti bahan dan peralatan yang diperlukan untuk mencapai tarikh siap sesuatu
projek.

Apakah yang akan berlaku sekiranya masa yang ditetapkan melebihi masa yang dihadkan?

Jika keadaan ini berlaku, tempoh persiapan projek mesti dikurangkan sama ada dengan menambah
sumber tenaga kerja atau dengan menggunakan cara lain yang boleh menyiapkan projek dengan
cepat seperti bekerja lebih masa (overtime). Namun, dengan cara ini, kos menyiapkan projek akan
meningkat.

3.4.1 Kepentingan Penjadualan

o Menentukan dan menghubungkaitkan antara aktiviti dengan aktiviti yang lain
o Mengenal pasti aktiviti yang perlu disiapkan terlebih dahulu mengikut keutamaan
o Menetapkan jangkamasa untuk menyiapkan setiap aktiviti.
o Membuat anggaran tempoh perlaksanaan projek perlu untuk mengelak kerugian dari segi
masa dan kos.
o Mengoptimumkan penggunaan sumber tenaga dan bahan mentah dengan lebih cekap.

3.4.2 Carta Gantt

Carta Gantt yang merupakan salah satu teknik penjadualan yang popular. Carta Gantt juga
dikenali sebagai bar planning di mana setiap aktiviti projek akan ditunjukkan bersama
tempoh masa perjalanannya. Carta Gantt merupakan perwakilan grafik dalam sebuah projek
yang menunjukkan setiap tugas sebagai jalur mendatar, yang mana panjang jalur mendatar
adalah bersamaan dengan masa yang diperuntukan bagi setiap aktiviti yang telah ditetapkan

Carta Gantt digunakan kerana ia dapat membantu pengurus projek mengenal pasti:
o Semua aktiviti yang telah dirancang.
o Pelaksanaan aktiviti pekerjaan yang ditunjukkan
o Anggaran masa untuk aktiviti-aktiviti direkodkan
o Jangka masa keseluruhan projek dilaksanakan

Contoh Carta Gantt

 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 10
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

3.6 Pemantauan Perkembangan Projek

Pengurus projek bertanggungjawab dalam membuat pemantauan dekat dan terperinci. Ini termasuk
mengukur kualiti dan juga pemantauan kemajuan projek berkenaan. Oleh itu pengurus projek perlu
membahagikan masa yang secukupnya dalam pengurusan projek, menjalankan kerja rutin harian
dan kerja-kerja pemantauan.

Pemantauan bukan sekadar ke atas perjalanan projek itu sendiri tetapi juga terhadap orang bawahan
yang terlibat dalam projek tersebut. Pengurus perlu memastikan mereka menjalani kerja yang telah
dirancangkan dengan betul dan tepat. Dalam keadaan ini pengurus perlu mempunyai bidang kuasa
dan bijak untuk menggunakan saluran tertentu sekiranya ianya di luar bidang kuasanya.

Membuat jangkaan tentang ketepatan menyediakan kerja seperti yang dirancangkan juga merupakan
sebahagian daripada bidang pemantauan. Kemungkinan jangkaan dibuat selalunya optimis tetapi
yang yang penting belajar dari kesilapan dan pengalaman yang lepas supaya tidak melakukan
kesilapan yang sama berulang kali.
 DKA2023/P(1/4) Muka Surat / Page : 11
NO. KOD / CODE NO.
IT-010-4:2013-C04/P(1/4) Drpd / of : 11

SOALAN/QUESTION :
Jawab semua soalan.

1. Berikan empat teknik yang digunakan untuk mengumpul keperluan pengguna.

……………………………………………………………………………………………………

2. Berikan dua contoh soalan yang boleh ditanya dalam soal selidik keperluan (requirement
questionnaire).

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

3. Terangkan kepentingan penjadualan kerja yang bagus.

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

RUJUKAN/REFERENCE :

1. Carlos Coronel and Steven Morris (2014) Database Systems: Design, Implementation, &
Management, New York
http://www.radford.edu/~cshing/340/lectures/Rob&Coronel/
2. Mewujudkan Sistem Aplikasi: Kepentingan Keperluan Pengguna (User Requirements)
http://www.ukm.my/wadahict/mewujudkan-sistem-aplikasi-kepentingan-keperluan-pengguna-
user-requirements/
3. Job Functions
https://www.reference.com/business-finance/job-function-mean-d242a5f76f1c6623
4. What Questions Do I Ask During Requirements Elicitation?
http://www.bridging-the-gap.com/what-questions-do-i-ask-during-requirements-elicitation/