Khái niệm mua hàng: Mua hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển hoá vốn từ hình thái

tiền tệ sang hình thái hàng hoá, để đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh hoặc tiêu dùng.
Mua hàng cần tuân theo các nguyên tắc và phương thức nhất định, để đảm bảo hiệu quả
và lợi ích cho doanh nghiệp.
Bản chất của quy trình mua hàng là việc đảm bảo tìm được nguồn nguyên liệu vật tư
cung ứng cho quá trình sản xuất, bán hàng theo đúng kế hoạch. Nhân viên mua hàng là
người trực tiêp lên kế hoạch và triển khai quy trình mua hàng (quy trình thu mua quốc tế
và nội địa).
Quy trình mua hàng là quy trình thiết lập mua sắm hàng hóa nhằm tối ưu về mặt giá trị
hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa.
Bước 1: Xác định nhu cầu mua

Ở giai đoạn này của quy trình mua hàng, công ty của bạn sẽ xác định các hàng hóa hoặc
dịch vụ cần mua để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho công ty. Ví dụ như công ty
muốn trang trí văn phòng với không gian xanh thoáng đãng. Vậy hàng hóa cần mua lúc
này là hệ thống các cây xanh, hoa, tiểu cảnh phù hợp với không gian văn phòng.

Bước 2: Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng

Mỗi mặt hàng, dịch vụ sẽ có yêu cầu, chuẩn khác nhau. Công ty bạn sẽ cần xác định các
yêu cầu đối với đơn đặt hàng cụ thể đánh tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần
thiết. Ví dụ như cây xanh thì cần làm rõ là mua bao nhiêu cây, chủng loại gì, chiều cao,
kích cỡ bao nhiêu, các yêu cầu khác về màu sắc hoa, lá như thế nào… Bạn cũng cần làm
rõ về giới hạn ngân sách chi cho hàng hóa, dịch vụ. Điều này sẽ giúp nhân viên mua hàng
đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng.

Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp

doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá nhà cung cấp để lựa
chọn ra đối tượng phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung
cấp tiềm năng cho doanh nghiệp có thể kể đến như mức độ uy tín, thời gian hoạt động
trên thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.
bước 4: Gửi yêu cầu mua hàng, đàm phán giá thành và các yếu tố liên quan

Thông thường sau khi nhận được yêu cầu mua vật tư từ các phòng ban trong công ty,
phòng mua hàng sẽ tìm nhà cung cấp sau khi xác định được nhà cung cấp phù hợp sẽ tiến
hành gưi yêu cầu mua hàng hóa và gửi yêu cầu báo giá. Quá trình trao đổi có thể tiến
hành bằng các hình thức: điện thoại, fax, e –mail, tiếp xúc trực tiếp.

Trong quá trình mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp cần đánh giá từ các yếu tố quan
trọng khác ngoài viêc giá bán và chất lượng hàng hóa như: giấy phép liên quan, tiến độ
giao hàng, chính sách hỗ trợ bảo hành…

Bước 5: Đặt mua hàng và Ký kết hợp đồng ngoại thương

Khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, phòng thu mua sẽ để xuất giá bán của nhà cung
cấp tới cấp trên phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, thương thảo và
soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) ghi rõ các điều khoản đã thỏa thuận của 2 bện.

Tùy theo tính chất giao dịch có thể sử dụng: Hợp đồng ngoại thương (sale contract) hoặc
đơn đặt hàng (purchase order)

Bước 6: Giao nhận hàng hóa

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, bên mua hàng sẽ dựa vào đàm phán về phương
thức thanh toán có thể cọc tiền cho nhà cung cấp, phần còn lại trả sau khi giao hàng hoặc
thanh toán toàn bộ. Dựa vào điều kiện mua hàng trong Incoterm sẽ quy định trách nhiệm
giao hàng, vận chuyển hàng tới kho của bên mua bán cần làm gì.

Bước 7: Kiểm tra, nghiệm thu hàng nhập kho

 Việc nghiệm thu hàng hóa sẽ được thực hiện theo nhiều hình thức nghiệm thu
như: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu trước khi nhập kho nghiệm thu trước
khi lắp đặt, nghiệm thu tổng thể, nghiệm thu trong thời gian bảo hành.
 Người làm nghiệm thu sẽ dựa vào các yêu cầu thể hiện trong đơn đặt hàng và
hợp đồng đã ký. Việc nghiệm thu phải được ghi chép đầy đủ vào Biên bản kiểm
tra chất lượng hàng hóa vật tư thiết bị nhập kho.
 Trong quá trình kiểm tra nghiệm thu nếu thấy thông tin không phù hợp phải có
báo cáo đánh giá mức độ nghiệm trọng để có căn cứ làm việc với nhà cung cấp.

Bước 9: Nhập kho và thanh toán

 Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình thu mua hàng hóa tại doanh nghiệp, khi
nhận hàng đúng yêu cầu như thỏa thuận doanh nghiệp sẽ nhập kho gửi thông tin
lên phòng kế toán kiểm tra hồ sơ, thanh toán cho nhà cung cấp.