Guatemala, 22 de julio de 2019 Liceneiade ‘Edgar Dagoberto Bicaro Pérez Director General Direccién General de las Artes Vieeministerio de Cultura ‘Ministerio de Cultura y Deportes, SuDespacho Liceneiado Bucero: De la manera més atenta me dirjo a usted con el propésito de presentarle el informe de actividades conforme a 10 estipulado en el Contrato Administrative 3880-2019 y Resolucién Nimero VC-DGA-046-2019 por Servicios Profesionales correspondiente al producto mimero tres: “Diagnéstico administraivo integral de la situacién actual de le Seccién de Servicios Generales, perteneciente al Departamento Administrative de la Direccién General de las Artes y el funcionamiento de sus procesos principales”. CConforme a los alcances especificas definidos en los términos de referencia, el producto ha sido desarrollado acorde alas actividades siguientes: ‘© Aniliss de reportes del Sistema SIGES y Guatecompras| ‘© Revisin y seguimiento del Nimero de Publicacién de Guatecompras -NPG- de pago de servicios ‘© Revisin de procesos administrativos de compra y uso del sistema ‘© Seguimiento a procesos de Eventos de Cotizacion y Licitacién + Anilisis de reportes del Centro de Costo del Departamento Administrative de Ia Direccién General de las Artes. ‘+ Anilisis de documentos de In Jefatum Adi procesos adminstrativos. istrativa y apoyo en agilizacién de En espera de que el mismo sea de su satisfacoi6n, me suscribo atentamente, Lie. José Carlos Quan Bauer Vo Bo.Producto 3 Diagnéstico administrativo integral de la situacién actual de la Seccién de Servicios Generales, perteneciente al Departamento Administrativo de la Direccién General de las Artes y el funcionamiento de sus procesos principales ANTECEDENTES LaDireccién General de las Artes es una de las cuatro direcciones del Ministerio de Cultura y Deportes de Guatemala. Su objetivo es coordinar la: investigaciOn, formacién, fomento y dfusién de todas las expresfones artistcas, asi como de Ia abra de los creadores {guatemaltecos, dentro de los marcos de reconocimiento y respoto a la multiculturalidad; le correspond también la formacién y desarrollo de la vocacién artistica del pais; aplicendo los procedimientos administratives, financieros y presupuestarios en la ejecucién del Presupuesto de Ingresos y Egresos que le corresponde. La Direccién de Administacién Y Finanzas depende de la Dieccién General y le comesponde feciltar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecucién de los procesos de formulacién del presupueso,gesiin financiera,administracion y ejecuién presupestria de la unidad Ejecutor,realizando las actividades que, acordeadichasfuncionesy procesos le sean asignadas; proponer polticas, normes y procedimientos sbre los aspecastéenicos 1 adminiswatives de su competencia EI Departamento Administrative es el responsable de planificar, coordinar, divigit y forganizar las pencesos aperativos y loglticns de la Direccién General de las Artes de acuerdo a las leyes y normativas vigentes. También se encarga de suministar recursos y servicios a toda las tunidades de la Direccion para su adecuado funcionamiento, ademas de tener a su cargo las Secciones de Compras, Almacén y Servicios Generales Organigrama Actual:SECCION DE SERVICIOS GENERALES Depende jerérquicamente del Departamento Administrative y es la responsable de coordinar, controlar y supervisar las funciones relacionadas en los procesos de mantenimiento de vehiculos de la institucién, traslados de personal por actividades propias de la Direccién General, mantenimiento y limpieza en general de la instalaciones y oficinas administrativas, y traslado de correspondencia. Funciones Principales: * Coordinar la organizacién y traslado de la correspondencia de la DirecciénGeneral y el Viceministrio. ‘+ Supervisar y organizar el mantenimiento y limpieza de las oficinas y diferentes freas de las instalaciones del Viceministeri, ‘+ Coordinar la conduccién, resguardo y mantenimiento adecuado de los vehiculos asignados ala Seccién de Servicios Generales, ‘+ Coordinar el traslado del personal, asi como de equipo, instrumentos musicales, 0 insumos del Viceministerio, ‘+ Llevar un control de los vehiculos asignados a la Seccién de Servicios Generales, para la logistica en el uso y que se encuenisen disponibles por cualquier diligencia de la Diteociéa General ‘+ Llevar el control de pagos de los servicios bisicos que le correspond, ‘+ Realizar la solcitud de combustible para la realizacién de las diferentes comisiones en la ciudad y en el interior del pats. ‘+ Realizar_funciones en el émbito de su competencia, no previstas en ef Manual de Organizacién y Funciones del Ministerio, y aquellas solictadas por su inmediato superior. ‘Organigrama Actual: Jefe Seceién Servicios Generales (eneisn 02) Ofcinista Asistente eng 010) ona 029) Photos Conserjes Screnglén029 DMensaeros Sirengléno3a 2:renglén03t venga 024 sLrenglén 029 ‘srenglén 021 ‘erongén 01s serengién O11FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA SECCION SERVICIOS GENERALES DIRECCION GENERAL DE LAS ARTES ‘A continuacién se detllan las principales funciones y responsabilidades del personel que labora actualmente en Ia Seccién de Servicios Generales. Actualmente la seccién cuenta con 24 colaboradores contratados en los diferentes renglones presupuestarios de la siguiente manera: Renglén 011; 3 personas, Renglén 21: 3 personas, Renglén 031: 11 personas, y Renglén 029: 7 personas. Jefe de Seecién de Servicios Generales ‘+ Velar para que Ia documentacién que ingresa al departamento sea diligenciada y atendida de manera oportuna. ‘+ Supervisar las actividades que realiza el personal del departamento, con la finalidad de coadyuvar a que se preste un servicio eficaz y efiiente. ‘+ Revisor, analizar y firmar de Vo. Bo. todos los documentos que se generen en el departamento. + Coordinar los pagos de las contrataciones de los servidores bésicos de la Diteccin General de las Artes. ‘+ Coordinar, planificar y supervisar las tareas asignadss al personal de ‘mantenimiento,pilotos y mensajera dela Direccién y Coordinacién; ‘+ Llevar et control del mantenimiento y reparacién de los vehiculos de la Dieceién y Coordinacién, ‘+ Llevar el control de asignacién de vehiculos y combustible para las comisiones que realizar el personal de la Direccién General de las Artes. ‘+ Apoyar en la logistica de las actividades asignadas por la Direccién General de les ‘Artes relacionadas con servicio y mantenimiento en general ‘© Otras actividades asignadas por su jefe inmediato sta + Recibir, registrar, enviar y archivar la correspondencia que ingresen ala Seccién, ‘+ Elaborar correspondencia oficial segin las necesidades de la seocién y a solicitud del jefe inmediat, ‘+ Archivar toda la documentacién que ingrese, asi como Ia correspondencia generada, ‘tender Hamada telefOnicas y al piblico en general que se apersona. + Redaccién de cartas de satisaccién y elaboracién de expedientes para pago de servicios bisicos. Apoyar en el manejo de agenda y programacién de reuniones ‘+ Proporcionar informacién solicitada pore jefe inmediato ‘+ Otras actividades asignadas por su jefe inmediato, 5Asistente (Servicios Técnicos) * Brindar apoyo en la elaboracién de oficios y demés documentos que sea necesario generar, ‘+ Apoyar en el archivo de la documentacién que ingrese y se genere en el mismo, ‘manteniéndolo al dia. ‘+ Apoyar en Ia claboracién de solicitudes de combustible y su respectivo control ‘© Apoyar en el control de solicitudes de vehiculos de los diferentes Centros de Costo, dando respuesta pronta y oportuna a interesado. ‘ Brindar apoyo en Ia recepeién de documentos, control y registro de Ia correspondencia para el trimite respectivo. + Apoyar en darle curso a la correspondencia que se genere en la Seccién, ‘© Apoyar en Ia recepcién de lamadas telefénicas y atencién al piblico que se persone a la Seccién de Servicios Generales. ‘© Apoyar en ef manejo del control de los insumos de oficina y de limpicza ‘© Otra actividades afines a su contrato, Conserjen © Realizar limpieza (barre, trapear, sacudir, limpiar, pul) pisos de granito y de madera, + Limpieza © higienizacién de batios (inodoros, lavamanos, piso, puertas, vidrios, ‘espejos, paredes azulejadas y botes de basura). ‘+ Lavar utensilios de comedor y cocina (cafeters, platos,cubiertos, azafates, taza). + Lavar y cuidar de los utensilios de limpieza asignados, (desinfectantes,limpiadores, toallas, mopas,escobas, cubetas, entre os). + Realizar limpieza en vidrios, chapas de bronce, estructuras de hierto y demas instlaciones. ‘+ Revisar diariamente el buen estado de las instalaciones de trabajo, ‘+ Apoyar en otras ireas, fuera de las asignadas, que se le indique, ‘+ Velar que las areas asignadas permanezcan limpias, ‘+ Informar de manera inmediata, a su jefe superior, de cualquier situacién anormal {que se presente u observe en las instalaciones, * Cubrir cualquier necesided del servicio que se presente y que le asigne,Pilotos Llevar la bitécora del vehiculo asignado, Informar al jefe inmediato sobre las condiciones en las que regresan los vehiculos, ‘cuando se encuentran de comisiones. Solicitar al jefe inmediato el servicio y mantenimiento que se debe de realizar a los vehiculos periédicamente, Conducir el vehiculo asignado para trasladar a los diferentes colaboradores de la Direccién General de las Artes a las actividades asignadas tanto en el interior como cl exterior del Departamento de Guatemala ‘Mantenerlimpio el vehiculo asignado. Apoyaren los quehaceres que le competan a la Seccién de Servicios Generales. (Otras actividades afines relacionadas con el cumplimiento del contrato. FODA ADMINISTRATIVO ‘Amenazas > Cambio de autoridades a rate de elecciones generales en el pais. > Disminucién del presupuesto aprobado para el fio 2020. > Manuales oleyes nuevas que compliquen los procesos. Debilidades Equipo de cémputo insufictente y obsoleto, Alta carga laboral para a parte administrativa dela Seecén, Deficente respaldo de delegacién de Recursos Huranos. FeltestndaricacéndealgiosPROCESOS PRINCIPALES. Solicitud de Combustible para Comisiones Oficiates Solicitudes de Transporte ‘Se rete ofeoindleando la comlsin que se necesita y los detales dela misma ‘Se evala la disponbilidad de vefculo, combustible, plot y sus vitcos -Se envarespuestaalsolitante indzandosies posible ono realizar la comisén. ‘Se realza a gesn de soletud de combustible. ‘Se realza ages de soled de vidios paral poo, +Blpiloto brinda informe sobre el desarrollo de la comisién. bel ‘Elpiloto se avoca a Tesoreria para reallaar la liquidacin de sus vidticos.‘Despacho de bienes y suministros a las diferentes dependencias Limpieza y Mantenimiento de InstalacionesCONCLUSIONES Y RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO_ ‘Analizando las funciones asignadas a la Seccién de Servicios Generales de la Direccién General de las Artes segin el Manual de Organizacién y Funciones del Ministerio, se lega ala conclusién que el personal cumple con realizar todas las actividades que son inherentes 4 la Seocién, Aparte de contar con personal suficiente para sus actividades, esto se debe en parte a que la persona que labora actualmente como Jefe de la Seccién de Servicios Generales posee una gran experiencia en el drea que se desempefia, Ast mismo, éste tiene luna muy buena y constante comunicacién con la Jefatura Administrativa, que facilita la toma de decisiones en conjunto y mejora los tiempos de procesos a cumplir. Como parte de éste ejervicio de estudio, se puede observar que a pesar de tener bajo su ‘cargo a 23 colaboradores, el Jefe de la Seccién de Servicios Generales logra dirgiry girar instrucciones pertinentes para la realizacién de las actividades necesarias, en cumplimiento ‘con las lineas de jerarquia vertidas en el organigrama. Debido a los renglones presupuestarios en los que se encuentran contratados varios colaboradores, no todos pueden tener vehiculos a su cargo y firmar documentos, 1o cual dificulta el proceso administrative en la Seocida, Como consecuencia de la falta de personal administrative contratado en Tos renglones adecuados, se determina que existe una alta carga laboral para el Jefe de la Seccién, problemética para lo cual seria de gran aporte Ia ereacién de la plaza de Sub-Jefe de la Scocién de Servicios Generales 0 bien sea la de Encargado de Vehiculos, que ayude a ‘aminorar Ia cantidad de trabajo de indole administrative que deben ser absorbidos necesariamente por el Jefe de la Seccin, Una de las necesidades mas urgentes por satisacer en la Seccién de Servicios Generales es la de dotarles de equipo de cémputo moderno y funcional, ya que el equipo que actualmente utiliza In oficinista se encuentra obsoleto y la asistente debe compartir computadora con ef Jefe de Ia Seccién. Conter con uno o dos equipes més seria determinante para agilizar algunos provesos que requieren Ia redaccién o impresién de documentos tales como solicitudes de combustible, requisiciones de bienes y servicios, cartas de satisfuccién © informes que contienen datos solicitados por la Jefitura ‘Administativa En temas dl recurso humano que labora actualmente en la Seccién de Servicios Generales, ce recomendable la relizacién de tallees que ayuden a 1a unidad e integracién de los ‘equipos de trabajo y capacitaciones que promuevan la motivacin del personal. Es de suma ‘mportancia que el personal que labora en los escalafones inferiores de Ia jerarquia ‘organizacional, conozce Ia importencia de Ins funciones que desempetia y como éstas tienen repercusién en la consecucién de metas de Ia institucién en general CI‘Una oportunidad que se puede aprovechar para la mejora de la actividades de la Sevcién de Servicios Generales es la estandarizacién de ciertos procesos, que aydarian a reducir la cantidad de decisiones o instrucciones giradas diariamente por el Jefe de la Seccién, de ‘manera que si estuvieran plasmadas en un reglamento interno o un manual especifico de la seceién, los colaboradores tendrian de una manera més formal las directrices para el ddesempefo de Its labores que se evan a cabo dia a dia, sobre todo las que son de indole periddico o repetitive, Como un aspecto postivo para el deserrollo de las labores de la Seecién de Servicios Generales, se puede mencionar que actualmente se llevan @ cabo reuniones entre la Delegacion de Planificacién y Modemizacién Institucional, y los distintos Jefes de Seociones de Servicios Generales para trabajar en Ia actualizacién del Manual para Adquisicién y Manejo de cupones canjeables por Combustibles y/o Lubricantes; el cual es una herramienta indispensable para que se realicen los procesos correspondientes de una ‘manera ordenada,sistemstica y en apego a la normativa legal y vigente.ANEXOS, Indice de Anexos 1) Modelo de Solicitud de Combustible. 2) Modelo de Certficado de Conformidad y Autorizacién de Pago por Servicios Recibidos (Carta de Saisfaccién), 3). Modelo de Bitécora para los Vehiculos. 4) Entrevstas al personal de la Seccién,IRISTERTTDECOCTORE VPS ‘RECION GENERAL DEAS ARTES SOLCITUD DE COMBUSTIBLE. ARO 2019 conto SSOLICITANTE: ise emaed tc recin ve mco eon = Tarceva ae acme] ° 0 seta ‘sean ome dst, ° cool + [7 t#f-fm[-[e [= [a : Te SSA a DE COMBUSTIE ATTORZADO/TESORERTA ‘camow —[vatonoecupen | wowromna. ROMERO DE CUPOWES_DeL— AC ENeARGADO DEL COMBUSTINE ECBO: Una yoSlekantsCERTIFICADO DE CONFORMIDAD Y AUTORIZACION DE PAGO Nombre de Nombrede Unidad) pyescciOn GENERAL DE | Unidad Direceién y Coordinacién jecutora AS ARTES. Solistante : ‘Cédigo de Unidad 026 = Cidigo Centro 20475259 Compradora de Costas [SERVICIO RECIBIDO [Por medio del presente documento cerifico que el proveedor” aoax cumplld con las obligaciones establecidas para la prestaciOn del servicio de xooxcxenenonccoaGKK, segtin factura xx serie “xxx numero 3000 por un monto de socccaoaexx quetzales con O0/100{xxc000X) y que recibi dicho servicio @ enterasatisfaccién, (Comenar (comentrios sobre servi ibd: [Se recibe de conformidad lo anterior descrito. Se extiende el presente como constancia de la conformidad y satisfaccién de Ia Compra o Contratacién y| se AUTORIZA EL PAGO CORRESPONDIENTE, E16 De _T e080 & 2016 FIRMA Y SELLO DEL RESPONSABLE DELA H so} UNIDAD ADMINISTRATIVA ¥/o TECNICA, eee eee— oo — =e Le Sioa aN TSE ATDiagnéstico Administrative Seccién de Servicios Generales Direccién General de las Artes Julio de 2019 Nombre: Ldwin Sahzeel fslaola Simrener esto Nominal Pesto Funcional Sele Secacin Seutcios Genewales | Sele Secricie Stevicins Genewles esto del Jefe Iamediat: A inishalivo ‘Renglén presupustario enol gus se le contrat ou oat oe GI Sub-grapo 18 Funciones Prineipaes: ‘enealivnas Rascal de monlutuiedd, (lolos f é & et « ol {de las ol feelin Cordial cle Bdacovas de las ob ferles Ueltalos Equipo y herrmienas neesaria pra evar cabo sus funciones Estado: Escet'Jortos lio Cow PutacloraS. alo Veliculas. rejula Comentarios: Hoo Gila eaurgo de taboig en buen EslaolaDiagnéstico Administrative Seccién de Servicios Generales Direccién General de las Artes Julio de 2019 Nombre Vebora Tleana Hewvstaler Lister Pesto Nomina Pesto Funcion tesa Teoank 7 en Puesto del Jefe Inmediato sa 3 vales Renglén presopuesarioenel qu se contrat: [country g con [aaeprge -Funciones Principals: Asishie ala secon ale scrutcios Genteoles en la vealizacion be H S. after e gala Conf s Oetais se « iimiowso, 0 a 70 abs. oe Su sesfecdiuoa Qoalo! Equipo heramientas necesrias para evar cabo sus funciones stad: Corb hasclo Malo Laceitoeti Meclis Genpak Meco | Aeckivo MMecliO- [Utes | Bueno. Comentarios: Ae lizae wae raboao de maaneva Congle ta. Yes Jur estoy enla siluacon de Croagaelty et equipo.Diagnéstico Administrativo Seccién de Servicios Generales Direccién General delas Artes lulio de 2019 Nombre: Puesto Nominal: Puesto Funcional: ConSes S38 COnSe uso del Jefe Iamediat: ane mr = Renglén presupuestario en el que se le contra: oa 0 oe [ieenn Funciones Principales: Cimpied CN DI PONAS Equipo y herumientas necesaria para llevar a cabo sus funciones Ean: A) Roe no O\5Q Bvans L AS VC DB ve do Ax + Comentarios:Diagnéstico Administrative Secci6n de Servicios Generales Direccién General delas Artes julio de 2019 Nombre: : z ia Pesto Nomina Puesto Funcional Ac So T Le. eco T Pesto del Jef Inmedita de coh eusc Renpln prespuostaro enel que se le conta: Lu (a m7 a -Funeiones Principles: tec y tec eueseet Equipo y herrmicnta necesarias para evar a cabo sus funciones: Estado: A cacte Pasi uea Comentarios: Rasa Beg Nani Xv 2c. Q on 2 Y Qu wae sa Cyber a e one y ses VY at sole dicta Le la to ene AROYar me eA Vashas oO Cagiones,