BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT POLYTECNIC ĐÀ NẴNG

NGÀNH QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN

BÁO CÁO ASSIGNMENT

MÔN: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đề tài: DLG Hotel Danang
Giảng viên: Phan Thị Minh Anh
LỚP HM18303
NHÓM: WHITE HAIR
Nguyễn Hồng Phúc - PD08563

Nguyễn Thị Tuyết Diễm – PD08710

Nguyễn Trần Thảo Ly – PD08727

Phạm Thị Vy - PD08661

Đỗ Văn Tuấn – PD08305

 MỤC LỤC
MỤC LỤC...................................................................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................................................1
CHƯƠNG I. THÔNG TIN CHUNG CỦA DLG HOTEL DANANG....................................................2
1.1 Tóm tắt nội dụng về DLG HOTEL Danang..................................................................................2
1.1.1 Khái quát doang nghiệp...........................................................................................................2
1.1.3 Hệ thống chi nhanh và đơn vị trực thuộc................................................................................3
1.1.4 Lĩnh vực kinh doanh.................................................................................................................4
1.1.5 Các giải thưởng khách sạn.......................................................................................................5
1.1.6 Những sự kiến chính trong năm qua mà doanh nghiệp đã thực hiện...................................8
1.2 Tìm hiểu về công việc của nhân viên tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp DLG HOTEL
Danang.................................................................................................................................................10
1.3 Yêu cầu về tố chất, kiến thức, kĩ năng và thái độ của nhân viên tổ chức sự kiện.....................12
1.4 Cơ hội và thách thức của nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt ngoài thực tế......................14
1.4.1 Cơ Hội của nhân viên tổ chức sự kiên....................................................................................14
1.4.2 Thách thức của nhân viên tổ chức sự kiên.............................................................................15
CHƯƠNG II. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN.............16
2.1 Lập Kế hoạch tổ chức sự kiện.......................................................................................................16
 3

LỜI NÓI ĐẦU

 4

CHƯƠNG I. THÔNG TIN CHUNG CỦA DLG HOTEL DANANG

1.1 Tóm tắt nội dụng về DLG HOTEL Danang

1.1.1 Khái quát doang nghiệp
- Tên: DLG HOTEL Danang
- Địa chỉ : 258 Võ Nguyên Giáp, Phường Phước Mỹ, Quận Sơn Trà, Đà Nẵng.
-Điện thoại liên hệ : 02363925888
-Email: info@dlghoteldanang.com
-Website: www.dlghoteldanang.com
-Là một khách sạn được đánh giá 5 sao.
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Tháng 9-1995: Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Long Gia Lai (DLGL) tiền thân là Xí
nghiệp Tư doanh Đức Long được thành lập tháng 09/1995, với số vốn ban đầu là 3,6 tỷ
đồng, 9.700 m2 đất và một dây chuyền chế biến gỗ thủ công và bán tự động. Sản phẩm
chính là đồ gỗ nội thất, ván lót sàn và sản phẩm sân vườn, nhà hàng khách sạn

Tháng 6-2007: Sau 12 năm hoạt động, tháng 06/2007 Xí nghiệp đã chính thức chuyển
đổi thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Đức Long Gia Lai, 13/06/2007 với số vốn điều lệ
là 270 tỷ đồng
 5

Khách sạn DLG Đà Nẵng là khách sạn của tập đoàn Đức Long Dung Quất bắt đầu hoạt
động vào ngày 10/5/2018.Đạt tiêu chuẩn 5 sao ở bên bãi biển Mỹ Khê khai trương vào
giữa tháng 7/2018.Khách sạn có 12 tầng và 240 phòng có view biển trực diện được thiết
kế sang trọng và đầy đủ tiện nghi.Là một kiệt tác kiến trúc phong cách giao hòa giữa cổ
điển và hiện đại.Hơn thế nữa khách sạn trở thành nơi may mắn được tạp chí Forbes của
Mỹ bình chọn là một trong những khách sạn có view tầm nhìn ra biển cực đẹp.

Hình 1.1 Khách sạn DLG Hotel

(Nguồn: DLG Hotel)

1.1.3 Hệ thống chi nhanh và đơn vị trực thuộc

Cty TNHH Đức Long – Dung Quất thành lập vào 26/11/2005

Cty CP chế biến gỗ ĐLGL thành lập vào 31/10/2007

Cty CP đầu tư và kinh doanh bất động sản ĐLGL thành lập vào 24/11/2007

Cty TNHH khai thác chế biến đá Granit ĐLGL thành lập vào 14/12/2007
 6

Cty CP đầu tư phát triển dịch vụ công trình cộng đồng thành lập vào 21/12/2007

Cty CP đầu tư và phát triển điện nặng ĐLGL thành lập vào 01/02/2008

Cty CP trồng rừng và cây công nghiệp ĐLGL thành lập vào 31/03/2008

Cty CP dịch vụ công cộng Đức Long Bảo Lộc thành lập vào 23/6/2008

Cty CP dịch vụ bảo vệ Đức Long Gia Lai thành lập vào 28/12/2008

1.1.4 Lĩnh vực kinh doanh

HỘI NGHỊ VÀ YẾN TIỆC

The Grand Hall

The Grand Hall – DLG Hotel chính là nơi hoàn hảo để có thể đáp ứng tốt nhất mọi
yêu cầu của bạn. The Grand Hall sở hữu không gian hội nghị hiện đại và đẳng cấp với
sức chứa lên đến 600 khách. Thiết kế tinh tế sang trọng chuẩn quốc tế, các trang thiết
bị và hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại cùng đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp sẽ đảm bảo mỗi buổi tiệc hay hội nghị của quý khách sẽ là một dấu ấn riêng
biệt và đẳng cấp.
The Meridian Ball Room
Meridian Ball Room có diện tích 140 m2 và sức chứa 80 khách. Với không gian được
thiết kế trang trọng cùng trang thiết bị và hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại, được
xem là nơi hoàn hảo cho quý khách để tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm cho khách
V.I.P.
SẮC ĐẸP VÀ GIẢI TRÍ

La Belle Vie Salon & Spa

Đến với La Belle Vie Salon & Spalà bạn đã bước chân vào một thiên đường nghỉ
dưỡng và chăm sóc sức khỏe đẳng cấp. Sở hữu 19 giường spa cao cấp với bồn tắm
Jacuzzi, phòng tắm xông hơi, phòng trị liệu dành riêng cho nam/nữ hay các cặp đôi
 7

cùng các dịch vụ massage, làm đẹp đa dạng…, La Belle Vie Salon & Spa sẽ chăm sóc
cơ thể và tinh thần bạn bằng những phương pháp trị liệu tốt nhất.
Swimming Pools
Được bao quanh bởi những tán cây xanh mát và tầm nhìn hướng đến biển Mỹ Khê
quyến rũ, du khách như lạc vào giữa ốc đảo của miền nhiệt đới khi đắm mình trong
những làn nước trong mát của 2 hồ bơi vô cực ngoài trời tại Khách sạn DLG Đà
Nẵng. Thư giãn bằng cách thả lỏng cơ thể thật thư thái, vận động để tăng cường sức
khỏe hoặc thả mình dưới ánh nắng chan hòa để ngắm nhìn toàn cảnh đại dương bao
la. Bên cạnh đó, quý khách sẽ được thưởng thức những món ăn nhẹ có lợi cho sức
khỏe và các loại thức uống sản khoái được phục vụ tận nơi với chất lượng phục vụ tốt
nhất.
GYM & FITNESS
Để bạn giữ được một vóc dáng và sức khỏe hoàn hảo kể cả khi đi du lịch, phòng tập
Gym bên cạnh hồ bơi Terace của khách sạn được trang bị các loại máy tập hiện đại
giúp cơ thể giải phóng lượng calo và luôn dẻo dai, tràn đầy sức sống. Và còn tuyệt vời
hơn khi vừa được tập luyện vừa được ngắm nhìn hồ bơi vô cực và cảnh biển Mỹ Khê
lộng lẫy. Đây sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho việc giữ gìn vóc dáng của bạn trong suốt
kỳ nghỉ dưỡng
CÂU LẠC BỘ TRẺ EM
Như một thế giới giải trí thần tiên cho các bé, với không gian được thiết kế nhiều màu
sắc, đồ chơi phong phú và phù hợp cho mọi trẻ em, Câu lạc bộ vui chơi dành cho trẻ
em của Khách sạn DLG Đà Nẵng sẽ mang đến cho các bé sự thích thú và đầy ngạc
nhiên như lạc vào xứ sở cổ tích.
1.1.5 Các giải thưởng khách sạn
DLG Hotel Đà Nẵng đã vinh dự nhận được giải thưởng "Agoda's 2020 và 2022 Customer
Review Award" với số điểm 9.2- 9/10 Agoda Customer Review Awards là giải thưởng
 8

danh giá thường niên dựa trên tổng hợp đánh giá của du khách đã trải nghiệm kỳ nghỉ tại
DLG Hotel Đà Nẵng

Hình 1.2 Giải thưởng DLG Hotel

(Nguồn: Face DLG Hotel)

DLG Hotel Đà Nẵng đã vinh dự nhân được giải thưởng danh giá Traveloka Guest
Review Award 2022 của trang web đặt phòng trực tuyến Traveloka, một trong những nhà
cung cấp dịch vụ lưu trú hàng đầu thế giới
 9

Hình 1.3 Giải thưởng DLG Hotel

(Nguồn: Face DLG Hotel)

DLG Hotel Đà Nẵng vinh dự đón nhận giải thưởng vô cùng danh giá Travelers’ Choice
2020 từ chuyên trang về du lịch lớn nhất thế giới Tripadvisor. Giải thưởng Travelers'
Choice là giải thưởng cao quý nhất của Tripadvisor được dựa theo đánh giá của du
khách khắp thế giới trong vòng một năm qua và chỉ trao tăng cho 10% khách san được
yêu thích trên toàn thế giới.
 10

Hình 1.4 Giải thưởng DLG Hotel

(Nguồn: Face DLG Hotel)

1.1.6 Những sự kiến chính trong năm qua mà doanh nghiệp đã thực hiện
Khách sạn DLG Đà Nẵng là nhà tại trợ của cuộc thi “Hoa Hậu Thương Hiệu Việt Nam
2022”

Hình 1.5 Sự kiên cuộc thi hoa hậu DLG Hotel

(Nguồn: Face DLG Hotel)

 11

Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc tại Đà Nẵng cũng lựa chọn DLG Hotel Đà Nẵng làm địa
điểm tổ chức các cuộc họp và thâm liên quan đên luật và thuế

Hình 1.6 Sự kiên thăm Việt Nam của Hàn quốc DLG Hotel

(Nguồn: Face DLG Hotel)

Và Công ty Docorp cũng lựa chọn làm địa điểm tổ chức sự kiện “Da Nang Business
Forum” quy tụ nhiều doanh nhân và lạnh đạo cấp cao của các doanh nghiệp miền Trung

Hình 1.7 Sự kiên phát triển doanh nghiệp DLG Hotel

(Nguồn: Face DLG Hotel)

 12

1.2 Tìm hiểu về công việc của nhân viên tổ chức sự kiện trong doanh
nghiệp DLG HOTEL Danang
Xây dựng kết nối với các chuyên viên điều phối sự kiện

Một người không thể nào gây dựng nên một buổi sự kiện thành công mà không hợp tác
cùng một đội ngũ hỗ trợ nào.

Vậy nên, việc xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối, lập kế
hoạch, thực thi ở từng khâu khác nhau là điều bắt buộc mà bất kỳ người tổ chức sự kiện
nào cũng cần quan tâm.

Tiếp nhận và lên kế hoạch theo yêu cầu

Khi các sếp hay khách hàng yêu cầu một buổi sự kiện, nhiệm vụ của người làm sự kiện
chính là đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên ý tưởng sơ khai ban đầu.

Ở bước này, một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có sự sáng tạo và kỹ năng lập
kế hoạch tốt để thuyết phục sếp và khách hàng về phương án thực thi sự kiện một cách
hiệu quả, thành công.

Hình 2.1 Thuyết trình sản phẩm

(Nguồn: Khóa Luận Tốt Nghiệp)

 13

Thuyết trình trình bày kế hoạch

Và để sếp/khách hàng tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý sự kiện mà họ muốn tổ chức một
cách thành công, bạn phải thuyết trình kế hoạch sự kiện cho họ biết. Điều này bao gồm ý
tưởng, chủ đề, bảng thống kê dự kiến về số lượt người tham gia sự kiện, mức độ tương
tác của khán giả trong từng hoạt động, bảng dự trù kinh phí,…
Sau khi bản kế hoạch được sửa đổi và thống nhất, lúc này đây, việc triển khai tổ chức sự
kiện cũng bắt đầu đi vào giai đoạn thực hiện.
Cố vấn nhân viên thực thi sự kiện
Sau khi được duyệt kế hoạch sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối
các chuyên viên thực thi sự kiện một cách hiệu quả. Đơn cử như sẽ quản lý các đội ngữ
dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng, người sắp xếp vị trí ghế ngồi, người đảm nhiệm tiệc
ăn – uống cho các khách mời,…
Kiểm tra, theo dõi và giám sát (kể từ khi sự kiện bắt đầu đến kết thúc)
Không chỉ dừng ở việc lên kế hoạch và cố vấn, bạn phải là người theo sát từng khâu khi
sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch. Một ban tổ chức sự kiện
có tâm, có tầm cũng sẽ biết cách linh hoạt và nhạy bén trước những tình huống phát sinh.
Lập báo cáo kết quả
Sau khi sự kiện kết thúc thì vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện vẫn còn đó. Họ phải
lập các bảng báo cáo về kết quả của sự kiện.
Bước này đòi hỏi những con số thực tiễn: số lượng người tham gia, lượt tương tác của
khách mời, bảng chi phí tổng kết,… Điều này sẽ giúp cả ban tổ chức và khách hàng, đối
tác đánh giá được mức độ thành công của sự kiện được tổ chức vừa qua.
 14

Hình 2.2 Báo cáo kết quả

(Nguồn:vcbs.com.vn)

Tạo hồ sơ năng lực từ những sự kiện trước

Dù giỏi đến mấy, nhưng nếu bạn không thể hiện được năng lực của bản thân qua những
kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong quá khứ thì cũng sẽ khó lòng xây dựng niềm tin và
thuyết phục khách hàng. Chính vì thế, việc tạo hồ sơ năng lực là điều rất cần thiết .
Công việc này đòi hỏi bạn phải chia sẻ những hình ảnh, video, những con số ấn tượng,…
có khả năng chứng minh năng lực tổ chức sự kiện của bạn với khách hàng.

1.3 Yêu cầu về tố chất, kiến thức, kĩ năng và thái độ của nhân viên
tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện vốn là nghề đặc thù. Các khâu thực hiện có sự liên quan chặt chẽ đến
nhau. Để đi từ bản Brief của khách hàng trên giấy cho tới một chương trình thực tế đòi
hỏi người làm nghề sự kiện dù ở bước nào cũng cần cẩn trọng, kỹ lưỡng, Người làm sự
kiện chuyên nghiệp sẽ không bao giờ đóng khung 1 phương án duy nhất. Dù quy mô tổ
chức lớn hay nhỏ, bạn cần phải lường trước những sự cố xấu nhất có thể xảy ra đến từ
thời tiết, công chúng, cơ quan địa phương,...để đưa ra các phương án dự phòng trước
khi chương trình bắt đầu.
Sức khỏe
 15

Đầu tiên, hãy chấp nhận một sự thật rằng tổ chức sự kiện là một nghề vất vả. Bạn
không chỉ cần một tinh thần thép mà còn phải có một thể lực tốt và bền bỉ,Đối với các
sự kiện bắt buộc phải tổ chức ngoài trời như: Giải chạy Marathon, lễ hội âm nhạc, lễ
động thổ, cất nóc,...bạn sẽ phải đối diện với thời tiết nóng nực, giá rét, mưa gió.Các
chương trình diễn ra thường không cố định địa điểm. Dân sự kiện lâu năm thường xem
việc di chuyển là một phần không thể thiếu trong công việc Sự linh hoạt Với nghề sự
kiện, không có gì là cố định. Bạn cần có kỹ năng ứng biến linh hoạt và nhanh chóng
thích nghi với sự thay đổi. Một ví dụ điển hình yếu tố này chính là sự chuyển đổi loại
hình tổ chức sự kiện trong năm 2020 khi đại dịch covid bùng nổ. Rất nhiều các công ty
sự kiện, đơn vị truyền thông lớn đã lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện ảo. Từ đó đảm
bảo sự kiện được diễn ra trong sự an toàn và truyền tải thông điệp giãn cách xã hội bảo
vệ sức khỏe tới cộng đồng. Khả năng chịu đựng áp lực
Áp lực đến từ các bên:
Bạn không chỉ làm việc với một cá nhân riêng lẻ mà là làm việc với các bên khác nhau
như: khách hàng, nhà cung ứng, cơ quan chính trị, luật pháp,...Cùng lúc phải làm việc
với các đối tượng với đặc điểm hoàn toàn khác nhau tạo ra những áp lực vô hình không
hề nhỏ.
Áp lực đến từ việc quản trị tài chính:
Việc lên bảng báo giá với khách hàng hay tìm kiếm các nhà cung cấp có mức chi phí
hợp lý để thu về lợi nhuận cao nhất là điều không hề dễ dàng. Tại các doanh nghiệp
lớn, bộ phận kế toán có thể đảm nhiệm công việc này. Tuy nhiên, ở các công ty vừa và
nhỏ hoặc các đơn vị agency nhân viên tổ chức sự kiện hầu như sẽ kiêm nhiệm việc làm
hợp đồng báo giá. Hơn nữa, nếu muốn vươn lên vị trí event manager bạn cần làm quen
với những áp lực này.
Áp lực về năng lực sáng tạo:
Nếu hỏi 10 người làm sự kiện thì có tới 9 người đã từng gặp phải tình huống “nghĩ mãi
không ra ý tưởng”. Giữa vô vàn những người lao động cùng ngành nghề ngoài kia, liệu
ý tưởng của bạn có mang tới sự kiện khác biệt để đời? Chưa kể sự sáng tạo theo kịp
 16

deadline là một thách thức khiến những ai mới bước vào nghề không khỏi áp lực. Đối
với những người hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện dù đã có kinh nghiệm thì
việc lên ý tưởng concept cho một chương trình “không đụng hàng” và “khả thi” bao
giờ cũng là một cuộc chiến cân não.
Kỹ năng giao tiếp:
Kỹ năng giao tiếp ở đây không chỉ gói gọn ở đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.
Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ có vị trí account mới cần tới khả năng giao tiếp. Tuy
nhiên việc tương tác giữa các nhân sự trong team cũng đòi hỏi bạn cần phải có một kỹ
năng nhất định. Cụ thể là sự lắng nghe và truyền đạt thông tin.
Kỹ năng tổ chức sắp xếp:
Đối diện với khối lượng công việc khổng lồ và ti tỉ những đầu việc không tên khi bắt
đầu một dự án bạn rất có thể sẽ bị rối nếu không có kỹ năng tổ chức sắp xếp. Nếu bạn
là người luôn có một kế hoạch rõ ràng biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Thì
xin chúc mừng bạn đã có tố chất của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1.4 Cơ hội và thách thức của nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt
ngoài thực tế

1.4.1 Cơ Hội của nhân viên tổ chức sự kiên

Cơ hội phát triển nghề nghiệp

Các nhân viên tổ chức sự kiện có rất nhiều cơ hội phát triển nhờ khả năng chuyển từ một
tổ chức nhỏ sang một tổ chức lớn hơn hoặc chuyển đổi giữa việc làm bán thời gian sang
toàn thời gian. Theo thời gian và với kinh nghiệm cùng các mối quan hệ, bạn thậm chí có
thể làm tư vấn độc lập hay mở công ty.
Cơ hội chuyển đổi nghề nghiệp
Tổ chức sự kiện là một trong số ít các ngành nghề cung cấp một lượng lớn cơ hội cho
phép bạn chuyển đổi nghề nghiệp khi cần. Ví dụ vì một số lý do mà bạn không thể làm
việc trong ngành được nữa, bạn có thể tận dụng các kết nối kinh doanh, mối quan hệ cá
 17

nhân, v.v. để bắt đầu một sự nghiệp khác. Điều này cũng đặc biệt hữu ích khi bạn ra kinh
doanh tổ chức sự kiện độc lập.
Cơ hội làm việc tại Việt Nam
Biết được triển vọng và thu nhập của nghề tổ chức sự kiện, bạn có thể ra quyết định có
nên bắt đầu sự nghiệp trong ngành này hay không. Đây là một ngành đang phát triển và
dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh trong tương lai. Nếu cảm thấy mình phù hợp, bạn có
thể theo học các chuyên ngành tổ chức sự kiện trong các khoa du lịch, khách sạn,
marketing, v.v. sau đó xin vào công ty du lịch, tổ chức sự kiện, khách sạn, tổ chức phi
chính phủ.
Cơ hội làm việc tại nước ngoài
Bản chất kinh doanh ngày càng toàn cầu hoá sẽ tạo cơ hội cho các nhà quản lý sự kiện
tìm kiếm các cơ hội việc làm ở nước ngoài. Trong trường hợp muốn làm việc ở quốc gia
khác, bạn cần có khả năng ngoại ngữ tốt và bằng cấp chuyên nghiệp.
Cơ hội tăng thêm thu nhập
Nhân viên tổ chức sự kiện có thể kiếm thêm thu nhập thông qua việc nhận lương làm
ngoài giờ, tiền công tác phí, hoa hồng cho mỗi sự kiện khác nhau. Sau khi đã có kinh
nghiệm và uy tín, bạn có thể nhận lập kế hoạch hoặc tư vấn tổ chức sự kiện để kiếm
thêm.
1.4.2 Thách thức của nhân viên tổ chức sự kiên
Giờ giấc làm việc không khoa học

Giờ làm việc của nhân viên tổ chức sự kiện có thể "kỳ quặc" so với đa số các công việc
khác. Bạn sẽ là người sẵn sàng đi công tác, bạn cũng có thể phải làm việc ngoài giờ để
lên kế hoạch sự kiện hoặc đến địa điểm từ sớm để chuẩn bị và chỉ trở về khi sự kiện kết
thúc hoàn hảo. Nhân viên tổ chức sự kiện cũng có thể không có ngày nghỉ cuối tuần. Đây
là một thách thức với nhiều người trẻ vì bạn sẽ buộc phải thích nghi nếu làm việc trong
lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Mức lương khởi điểm không cao

 18

Mức lương ban đầu của nhân viên tổ chức sự kiện không phải quá cao so với thực tế là
bạn phải đảm nhiệm rất nhiều tác vụ khác nhau, tương đối bận rộn vì chạy việc. Tuy
nhiên khi đã chứng minh được bản thân, bạn sẽ nhận lại thu nhập tương xứng.
Bạn sẽ phải đối phó với rất nhiều kiểu người
Một trong các thách thức lớn nhất với người làm trong lĩnh vực dịch vụ nói chung và tổ
chức sự kiện nói riêng là bạn sẽ phải đối phó với rất nhiều kiểu người. Làm sao để đưa ra
một kế hoạch tối ưu dựa trên yêu cầu của khác hàng và được họ chấp nhận? Làm sao để
đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru,... là câu hỏi bạn phải giải quyết
Giải quyết nỗi lo tăng chi phí cho mỗi sự kiện
Thích nghi với sự gia tăng không thể tránh khỏi của chi phí hoặc tìm ra những cách khác
để giảm chi phí là một mối quan tâm hàng đầu của các nhà tổ tổ chức sự kiện. Bạn cũng
sẽ là người kiểm soát chi phí sự kiện, tránh bội chi. Điều này có thể được thực hiện thông
qua việc đàm phán giá với nhà cung cấp và khả năng xử lý tình huống phát sinh.
CHƯƠNG II. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THỰC HIỆN
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1 Lập Kế hoạch tổ chức sự kiện
Ban tổ chức và sơ đồ nhân sự

BAN TỔ CHỨC

BAN
BAN NỘI BAN VĂN BAN HẬU
TRUYỀN
DUNG NGHỆ CẦN
THÔNG

Danh sách nhân sự Ban tổ chức

Ban tổ chức : Hà Thục Chinh

Ban nội dung :
 19

1. Phạm Văn Truy

2. Hà Thục Chinh
3. Phạm Thị Vy
4. Phạm Thị Vân Phúc
5. Nguyễn Thị Thanh Phượng
6. Nguyễn Thị Anh Thư
7.Nguyễn Hữu Huy
8. Phùng Hoài Nam

Ban truyền thông :

1 .Đỗ Văn Tuấn
2. Trương Vũ Đình Khá
3. Lâm Thị Bích Như
4. Phùng Hoài Nam

Ban văn nghệ :

1 .Nguyễn Hữu Huy
2. Hà Thục Chinh
3. Phạm Văn Truy
4. Phan Văn Hòa
5. Phan Thị Vân Phúc
6. Nguyễn Trần Thảo Ly

Ban hậu cần :

1.Phan Văn Hòa
2. Nguyễn Thị Tuyết Diễm
3. Nguyễn Trần Thảo Ly
4. Nguyễn Hoàng Nam
5. Trần Thị Thanh Hậu
6. Nguyễn Đức Ý
7. Huỳnh Ngọc Ly
8.Nguyễn Hồng Phúc
 20

Nhiệm vụ từng tiểu ban

Ban tổ - Thống nhất chủ đề sự kiện
chức - Chia ban
- Lập bảng danh mục công việc cho từng tiểu ban
- Lập kế hoạch chi tiết sự kiện
- Tổng hợp kế hoạch từng tiểu ban
-Hỗ trợ các tiểu ban xây dựng chương trình
- Lập hồ sơ chi tiết kế hoạch tổ chức sự kiện
- Duyệt kịch bản chi tiết chương trình sự kiện
- Duyệt kịch bản MC
- Duyệt văn nghệ, nhạc trong sự kiện
- Lập bảng chi tiết quản trị rủi ro và phương án dự phòng
- Lập bảng ngân sách chi tiết
- Quản lí thu chi của sự kiện
- Tổng kết thu chi của sự kiện
Ban nội - Lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng quát
dung - Lập kế hoạch quản trị rủi ro và phương án dự phòng
- Viết kịch bản chương trình tổng quát
-Viết kịch bản MC (kịch bản lời dẫn chương trình)
- Viết nội dung thiệp mời
- Hỗ trợ lên ý tưởng để ban truyền thông thiết kế các bạckgrop và logo cho
sự kiện
-Hỗ trợ lên ý tưởng cho ban truyền thông để thiết kế các hashtag
- Hỗ trợ lên ý tưởng để thiết kế nội dung ghi trên thiệp mời
- Hỗ trợ soạn thảo dàn bài để ban truyền thông dựa vào viết bài đăng chạy -
iệu ứng cho sự kiện
- Lập bảng dự toán ngân sách chi tiết của ban
Ban truyền - Tạo fanpage
thông - Thiết kế Maket: Standee, Backdrop, Logo, Hashtag, slogan, băng rôn,
thảm check in
- Thiết kế và viết thư mời
- Đăng caption PR sự kiện lên fanpage
- Xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện
- lập bảng dự toán ngân sách chi tiết của ban
Ban hậu - Liên hệ phòng hành chính của nhà trường để mượn phòng, cơ sở vật chất
cần để tổ chức sự kiện
- Khảo sát địa hình dự định tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị sân khấu (Âm thanh, ánh sáng và trang trí sân khấu)
- Chuẩn bị bàn ghế, tiệc ăn uống.
- Lên danh sách các trưởng và phó ban làm thẻ đeo
- Liên hệ khách mời
- Chuẩn bị hoa cho khách mời và quà cho các trò chơi
 21

- Lễ tân (đón tiếp tiếp khách, hướng dẫn khách).

- Trực khu vực tiệc (dọn tiệc và mời khách dùng).
- Lập bảng dự toán ngân sách chi tiết của ban
Ban văn - Lên kế hoạch chi tiết các tiết mục văn nghệ trong sự kiện
nghệ - Tìm nguồn cung cấp tiết mục.
- Lên kế hoạch dự trù kinh phí thuê đồ, phát sinh khác.
- Hỗ trợ các khâu trước khi diễn văn nghệ như tập duyệt lại, makeup và
trang phục.
- Kiểm tra âm thanh và trang phục.
- Chỉ đạo các tiết mục văn nghệ trong sự kiện
- Chọn nhạc phù hợp sự kiện và cắt ghép, edit âm nhạc cho toàn bộ sự
kiện
- Thiết kế, tổ chức các trò chơi
- Lập bảng dự toán ngân sách chi tiết của ban

STT Danh mục hàng hóa Thành tiền ( VND )

1 Giấy A4 60.000

2 Bong bóng thổi 2106 114.000

3 Bút lông xanh WB02 21.000
4 Keo mũ 12.000

5 Dây Kim Tuyến 45.000

6 Bảng phụ A3 21.000

7 Dây thừng 41.000

8 Keo 2 mặt 4.000

9 Ruy băng màu 28.000

10 Ổi 60.000

11 Xoài 80.000

12 Mận 60.000

13 Giấy lâu 25.000

14 Muối 20.000

15 Dao thái 25.000

16 Kéo 15.000
 22

17 Ly,chén 25.000

18 Cờ 30.000

19 Túi đựng quà 27.000

20 Đá 10.000

21 Dĩa 15.000

22 Dưa hấu 120.000

23 Bánh 106.000

24 Nước ngọt 120.000

25 Suối 75.000

26 Kẽm 10.000

27 Cây kẻm 30.000

28 Nơ rút 2.000

29 Hoa 100.000

30 Loa 300.000

31 Backrop 330.000
Chi phí
dự 2.300.000
phòng
Tổng 1.931.000

Kế hoạch tổ chức sự kiện tổng quát

- Đón khách

- Khai mạc sự kiện

- Văn nghệ chào mừng

- Trò chơi hoạt náo ( Cướp cờ - Đưa bóng về rổ - Hiểu ý đồng đội )
- Bế mạc, chụp hình kỉ niệm
1.Kế hoạch tổ chức sự kiện
 23

STT Thời Gian Công việc Tên Người thực hiện Thời gian bao lâu
Trước sự kiện

tạo trang Truy Trong ngày 11/1

1 11/1 fanpage
facebook

Lập bản kế Hữu Huy 31/1

2 11/1
hoạch

Thu tiền team Anh Thư 1/2 hết hạn

Building
3 1/2

Quảng cáo về tổ Truy 12/2

chức sự kiện
4 3/2

Ngọc ly , Hậu , Ý ,Hòa ,

Bên hậu cần đi Diễm, Thảo Ly , Hoài nam 12/2 hết hạn
mua đồ trang trí
5 4/2

Ngọc Ly, Hậu

In backdrop 12/2 hết hạn
6 10/2

Đi mua trái Thảo Ly, Ngọc Ly, Hậu,

cây,giấy gói Diễm. 12/2
quà,nước ngot,
nước lọc đại
12/2 biểu,ly
nhựa,bánh
cream, dao,
kéo, thép, khăn
giấy,...
 24

Thuê loa, bàn Ý, Hòa, Hoài Nam

12/2
12/2

Trong sự kiện
Đem trái cây
12h00 lên Trước 12h-12/2
Diễm, Hồng Phúc, Vy, Ly
12/2
Đem nước lọc
12h00 Hậu ,Ngọc ly,Huế,Hằng Trước 2h-12/2
lên
12/2

12h00 Đem dụng cụ Trước 2h-12/2

trang trí,bong Hòa
12/2 bóng

12h00 Đem nước ngọt Trước 2h-12/2

Tuấn
lên
12/2
Trang trí
12h15 backdrop Vy,Hoài Nam, Phúc, Huy, Trước 2h-12/2
Tuấn,...
12/2

12h15 Thổi bong bóng Trước 2h-12/2

Thảo ly, Diếm, Ý, Hòa, Như....
12/2

2h00 MC ổn định tập

Huy
trung
12/2

2h05 Đại diện tặng

hoa cho khách Chinh
12/2 mời

2h10 Biểu diển văn

nghệ Huy và Hoài Nam
12/2
 25

2h20 Bất đầu trò chơi, Tất cả thành viên trừ quản trò
phân chia đội và trong tài
12/2

2h40 Bất đầu trò chơi Tất cả thành viên trừ quản trò
đầu tiên cướp cờ và trong tài
12/2

2h55 Trò chơi thứ 2

Tất cả thành viên trừ quản trò
đưa bóng về
12/2 và trong tài
địch

3h20 Trò chơi thứ 3 Tất cả thành viên trừ quản trò
Đoán ý đồng đội và trong tài
12/2

4h00 Tổng kết điểm

và trao giải Chinh và Truy
12/2 thưởng

Sau sự kiện

4h05 Tất cả thành viên

Bắt đầu ăn uống
12/2 tiệc

4h15 Tất cả thành viên

Dọn vệ sinh
12/2

4h30 Giao mặt bằng

cho người quản Truy
12/2 lý biển

2.Thực tế sự kiện
STT Thời Gian Công việc Tên Người thực hiện Thời gian bao lâu
Trước sự kiện
 26

tạo trang Truy Trong ngày 11/1

1 11/1 fanpage
facebook

Lập bản kế Hữu Huy 31/1

2 11/1
hoạch

Thu tiền team Anh Thư 1/2 hết hạn

Building
3 1/2

Quảng cáo về tổ Truy 12/2

chức sự kiện
4 3/2

Ngọc ly , Hậu , Ý ,Hòa ,

Bên hậu cần đi Diễm, Thảo Ly , Hoài nam 12/2 hết hạn
mua đồ trang trí
5 4/2

Ngọc Ly, Hậu

In backdrop 12/2 hết hạn
6 10/2

Đi mua trái Thảo Ly, Ngọc Ly, Hậu,

cây,giấy gói Diễm. 12/2
quà,nước ngot,
nước lọc đại
12/2 biểu,ly
nhựa,bánh
cream, dao,
kéo, thép, khăn
giấy,...
 27

Thuê loa, bàn Ý, Hòa, Hoài Nam,Như

thuê đắt nên 12/2
12/2 đem từ nhà bạn
Như lên

Trong sự kiện
Đem trái cây
12h15 lên Trước 12h-12/2
Diễm, Hồng Phúc, Vy, Ly
12/2
Đem nước lọc
12h15 Hậu ,Ngọc ly,Huế,Hằng Trước 12h-12/2
lên
12/2

12h00 Đem nước ngọt Trước 12h-12/2

Tuấn
lên
12/2

1h15 Đem dụng cụ Trước 12h-12/2

trang trí,bong Hòa
12/2 bóng lên muộn
Trang trí
1h16 backdrop Vy,Hoài Nam, Phúc, Huy, Trước 2h-12/2
Tuấn,...
12/2

1h16 Thổi bong bóng Trước 2h-12/2

Thảo ly, Diếm, Ý, Hòa, Như....
12/2

2h05 MC ổn định tập Bất đầu sự kiên

Huy
trung
12/2

2h10 Đại diện tặng Bất đầu sự kiên

hoa cho khách Chinh
12/2 mời

2h15 Biểu diển văn Bất đầu sự kiên

nghệ Huy và Hoài Nam
12/2
 28

2h25 Bất đầu trò chơi, Tất cả thành viên trừ quản trò Bất đầu sự kiên
phân chia đội và trong tài
12/2

2h45 Bất đầu trò chơi Tất cả thành viên trừ quản trò Bất đầu sự kiên
đầu tiên cướp cờ và trong tài
12/2

3h00 Trò chơi thứ 2 Bất đầu sự kiên

Tất cả thành viên trừ quản trò
đưa bóng về
12/2 và trọng tài
địch

3h30 Trò chơi thứ 3 Tất cả thành viên trừ quản trò Bất đầu sự kiên
Đoán ý đồng đội và trong tài
12/2

4h05 Trao giải thưởng Bất đầu sự kiên

nhanh Chinh và Truy
12/2

Sau sự kiện

4h10 Tất cả thành viên Kết thúc sự kiện

Dọn vệ sinh
12/2
Giao mặt bằng Kết thúc sự kiện
4h20
cho người quản Truy
12/2
lý biển