10 ĐIỀU KẾ TOÁN CẦN BIẾT

VỀ KÊ KHAI THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?
- Thuế thu nhập cá nhân là thuế trực thu tức là việc tính thuế dựa trên thu
nhập của người nộp thuế khi đã trừ đi các khoản thu nhập được tính vào miễn
thuế và các khoản được giảm trừ theo quy định của Luật thuế thu nhập cá
nhân cùng các văn bản, hướng dẫn liên quan.
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ, văn bản, do cơ quan có
thẩm quyền quy định theo mẫu, được cấp cho các cá nhân được khấu trừ
khoản thuế thu nhập cá nhân thể hiện khoản thuế đã được khấu trừ tương
ứng.

2. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích,
có thể kể đến :
- Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực
tiếp quyết toán với cơ quan thuế (theo phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định
126/2020/NĐ-CP).
- Thể hiện được khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của
pháp luật. Từ đó biết được quyền lợi của cá nhân trong vấn đề nộp và biết
mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ đó đã
chính xác chưa.
- Thể hiện sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ
thuế.
- Thể hiện nhiệm vụ của cơ quan nhà nước trong việc ghi nhận lại các khoản
tiền mà cá nhân được khấu trừ.
3. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cấp trong
trường hợp nào?

Theo Điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá

nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ
thuế thu nhập cá nhân theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ
trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả
thu nhập:
- Thu nhập của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu
nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại
nguồn trước khi trả thu nhập).

Ngoài ra, cần cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho:
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động
dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu
nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một
chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá
nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong
một kỳ tính thuế.
4. Quy định Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị
định 123/2020/NĐ-CP

Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế có Công văn số 2455/TCT-DNNCN

hướng dẫn về việc triển khai, vận hành hóa đơn, chứng từ điện tử,
hướng dẫn của Tổng cục Thuế, cụ thể:

Từ 01/07/2022, các tổ chức chi trả thu nhập sử dụng chứng từ điện tử
theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tổ chức khấu trừ tự
xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, không bắt
buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến
Cơ quan Thuế.

Kể từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển

sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử: lập
tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí,
lệ phí, tổ chức khẩu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí,
lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khẩu
trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế
TNCN đặt in, tự in còn tồn kể từ ngày 1/7/2022. Các chúng từ khấu trừ
thuế TNCN chưa sử dụng còn tổn doanh nghiệp, tổ chức thực hiện
gạch chéo, lưu giữ và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử
dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC) gửi đến CQT quản
lý trực tiếp theo quy định.

5. Doanh nghiệp/Tổ chức phải lập Chứng từ Thuế TNCN cho Người
lao động khi nào?

Căn cứ các quy định từ Điều 25 TT số 111/2013/TT-BTC và Điều 4 và

Điều 31 của NĐ số 123/2020/NĐ-CP thì:

- Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng
lao động dưới 3 tháng thì cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân
trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc
cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ
tính thuế.

- Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì tổ
chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ
trong một kỳ tính thuế.

- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng
từ khấu trừ.
6. Các trường hợp được Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập các
nhân

Theo quy định, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy
quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể
như sau:

- Trường hợp 1: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp
đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc
tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết
toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm
dương lịch. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ
tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp
nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và
tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết
toán thuế cho tổ chức mới.

- Trường hợp 2: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp
đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc
tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể
cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm dương lịch; đồng
thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm
không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ
10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Trường hợp 3: Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm
việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất
cảnh. Trường hợp nếu cá nhân chưa làm thủ tục quyết toán thuế với cơ
quan thuế thì thực hiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc tổ
chức, cá nhân khác quyết toán thuế theo quy định về quyết toán thuế
đối với cá nhân.

Lưu ý, trường hợp này tổ chức trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác
nhận ủy quyền quyết toán thì phải chịu trách nhiệm về số thuế thu
nhập cá nhân phải nộp thêm hoặc được hoàn trả số thuế nộp thừa của
cá nhân.
7. Cá nhân tự Quyết toán sẽ nộp hồ sơ tại đâu?
Căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP

Nộp tại cơ quan Thuế quản lý tổ chức trả thu nhập (Cục thuế/Chi cục thuế):
- Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết
toán tại cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
- Trường hợp cá nhân trong năm có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng
(vẫn đang làm tại thời điểm quyết toán) có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ tại cơ
quan Thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.
- Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế thì
nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Cục Thuế nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.

Nộp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú):
• Cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào.
• Cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp
đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10%.
• Cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại
thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức trả thu nhập nào.
• Cá nhân trong năm có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng không tính
giảm trừ gia cảnh cho bản thân.

8. Các hình thức quyết toán thuế TNCN

Có hai hình thức quyết toán thuế thu nhập cá nhân như sau:

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm: Hình thức quyết toán này áp dụng cho các cá
nhân có thu nhập chịu thuế trong năm đó. Quyết toán thuế hàng năm được kê khai và nộp vào
quý I của năm kế toán tiếp theo. Trong quyết toán này, cá nhân sẽ tính toán lại số thuế phải nộp
sau khi trừ các khoản giảm trừ được quy định tại Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân. Nếu số thuế phải
nộp trong quyết toán này lớn hơn số thuế đã nộp trong năm, cá nhân sẽ phải bổ sung đóng thêm
tiền thuế. Ngược lại, nếu số thuế phải nộp trong quyết toán này nhỏ hơn số thuế đã nộp trong
năm, cá nhân sẽ được hoàn lại số tiền dư.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động tự do: Hình thức quyết toán này áp
dụng cho các cá nhân kinh doanh tự do, có thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp
dịch vụ hoặc hợp đồng lao động không chính thức. Quyết toán này được kê khai và nộp vào quý I
của năm kế toán tiếp theo. Tương tự như quyết toán hàng năm, cá nhân sẽ tính toán lại số thuế
phải nộp sau khi trừ các khoản giảm trừ được quy định. Nếu số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã
nộp trong năm, cá nhân sẽ bổ sung đóng thêm tiền thuế. Nếu số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế
đã nộp trong năm, cá nhân sẽ được hoàn lại số tiền dư.
 9. Thông tin quyết toán thuế TNCN qua mạng
Theo đó, người nộp thuế có thể thực hiện kê khai, nộp thuế trực tuyến hoặc thông qua
các ứng dụng hỗ trợ trên các website của cơ quan thuế.

Hồ sơ quyết toán thuế cần chuẩn bị sẽ gồm những hạng mục sau:
• Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN
• Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ
thuộc) ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC
• Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ.
10. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN qua mạng
Hiện nay, cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công có
thể thực hiện nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN thông qua phương thức điện tử theo
một trong hai hình thức:
• Nộp hồ sơ quyết toán thuế, kê khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục
Thuế
• Làm tờ khai quyết toán thuế TNCN trên ứng dụng HTKK và gửi tại Cổng thông tin điện
tử của Tổng cục Thuế
Lưu ý, chỉ áp dụng đối với cá nhân đã đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ
quan Thuế.

a. Kê khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Với hình thức này, cá nhân nộp thuế sẽ thực hiện Khai tờ khai 02/QTT-TNCN và nộp hồ sơ
quyết toán thuế trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
3 bước thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ:
https://canhan.gdt.gov.vn/ bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã đăng ký với cơ quan
Thuế.
Bước 2: Tại mục Quyết toán thuế/ Kê khai trực tuyến, chọn Tờ khai 02/QTT-TNCN - Tờ
khai quyết toán thuế TNCN.
Thực hiện kê khai trực tuyến tờ khai 02/QTT-TNCN, nhập đầy đủ thông tin trên tờ khai
02/QTT-TNCN. Gửi bản chụp tài liệu kèm theo theo quy định (nếu có).
Nhập mã xác thực (OTP) gửi đến số điện thoại đã đăng ký với cơ quan Thuế.
Bước 3: Sau khi hoàn thành nộp hồ sơ Quyết toán thuế, trong vòng 15 phút kể từ khi
nhận được hồ sơ khai thuế điện tử của người nộp thuế, Cổng thông tin điện tử của Tổng
cục Thuế sẽ gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử qua địa chỉ thư điện tử và
tin nhắn SMS đến số điện thoại đã đăng ký với cơ quan Thuế.
Thời hạn nhận Thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử từ
Tổng Cục thuế và trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận
nộp hồ sơ khai thuế điện tử.

Trong 1 ngày sẽ nhận được thông báo có/ không chấp nhận HS khai thuế. Hình thức: qua
địa chỉ thư điện tử và tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký với cơ quan Thuế.

b. Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN qua ứng dụng HTKK
Với hình thức này, người nộp thuế sẽ thực hiện kê khai Tờ khai quyết toán thuế TNCN
theo mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN trên ứng dụng HTKK.
Bước 1: Lập tờ khai 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK
Bước 2: Tiếp đó, kết xuất tờ khai theo định dạng XML
Bước 3: Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ
https://canhan.gdt.gov.vn/ để gửi tờ khai vừa kết xuất.
Lưu ý, cá nhân phải có tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được đăng ký với cơ quan
Thuế.
Kế đến, ấn chọn mục Quyết toán thuế/ Gửi tờ khai quyết toán thuế để đính kèm Tờ khai
02/QTT-TNCN kèm theo bản chụp các tài liệu kèm theo theo quy định.
Thực hiện nộp hồ sơ quyết toán thuế theo 3 bước tương tự như hướng dẫn tại mục 2.1.
 Dùng thử xuất thật

Miễn phí 10 chứng từ đầu tiên

Trải nghiệm không giới hạn giải pháp FPT.ePIT
Cho doanh nghiệp đăng ký trước 28/2/2023