Proceso

Control de solicitudes de
almacén

Responsables del Proceso:

*Coordinador Almacén
*Encargada Recepción
*Gestor Procesos Educativos
Involucrados en el proceso:
*Dirección Ejecutiva.
*Dirección de los diferentes centros educativos.
*Encargados de las diferentes áreas administrativas.

Descripción del proceso:

Recepción de Solicitudes y entrega de material:

Se reciben las solicitudes de material de los diferentes departamentos para llevar un

registro y poder realizar la entrega de los mismos en el menor tiempo posible.

1. La persona que solicita el material hace entrega de la solicitud en recepción, la cual

debe de llevar firma de autorizado por el jefe inmediato.
2. La encargada de recepción o gestor de procesos educativos traslada la solicitud de
material a la Dirección Financiera para que sea autorizada.
3. La solicitud ya autorizada por la Dirección es llevada por la encargada de
recepción al coordinador del almacén para que pueda surtir el material solicitado.

Observaciones:
o El material será despachado únicamente si la solicitud tiene la firma de un
director.
o Si el material solicitado no se encuentra en existencia, se realizará la compra,
llevando así más tiempo para entregarlo.
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Control de solicitudes de
almacén

4. Al momento de realizar la entrega del material, el solicitante deberá de firmar la

solicitud y así quedará constancia de que recibió el material.

Registro en el sistema:
Se lleva un registro digital de los materiales solicitados para poder tener acceso a la
información de manera rápida y fidedigna.

1. La solicitud de material es transcrita por la encargada de recepción a

un documento digital llamado “ solicitud de materiales almacén” el
cual se encuentra en DRIVE
2. El coordinador de almacén verifica los días miércoles y viernes el
material ingresado en el documento digital y selecciona en las
casillas de la columna D la palabra “EXISTENCIA” si tiene el
material en stock o “COMPRA” si se debe de realizar la misma.
3. El coordinador de almacén ingresa la fecha en que realizó la entrega
de los materiales.

Archivo de solicitudes:
Es un proceso que debe de llevar tanto el coordinador de almacén como la encargada de
recepción por separado.
1. Las solicitudes se archivan en un cartapacio o Leitz que tenga separadores de hojas
de los diferentes departamentos.
2. A la solicitud de materiales autorizada por un director, la encargada de recepción
deberá sacarle una copia.
3. La encargada de recepción debe de llevar la solicitud de material al almacén para
que el encargado surta el material que tenga.
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Control de solicitudes de
almacén

4. El coordinador de almacén deberá de firmar la copia de la solicitud de material y así

quede constancia de recibido.
5. La encargada de recepción deberá de archivar en el Leitz o cartapacio designado, la
copia de la solicitud de material en la sección del departamento correspondiente.
6. El coordinador de almacén después de entregar el material y que el solicitante haya
firmado de recibido, debe de archivar la solicitud en el cartapacio o Leitz designado
de acorde a las sección del departamento correspondiente.