Professional Documents
Culture Documents
Bộ Công Thương Trường Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm Tp Hcm Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Bộ Công Thương Trường Đại Học Công Nghiệp Thực Phẩm Tp Hcm Khoa Quản Trị Kinh Doanh
---------------------
1
C
MỤC LỤC
1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ............................................................................................................................................................ 3
1.1 Khái niệm....................................................................................................................................................................... 3
1.2 Vai trò của kho bãi ........................................................................................................................................................ 3
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho bãi ............................................................................................................ 4
1.3.1 Vi mô ...................................................................................................................................................................... 4
1.3.2 Vĩ mô ...................................................................................................................................................................... 4
1.3.3 Nội bộ ..................................................................................................................................................................... 4
2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHO BÃI .................................................................................................. 5
2.1 Quy trình nhập kho thành phẩm ................................................................................................................................. 5
2.2 Quy trình lưu kho và bảo quản hàng hóa ................................................................................................................... 7
2.3 Quy trình xuất kho........................................................................................................................................................ 9
2.4 Biễu mẫu ...................................................................................................................................................................... 11
2.5 Ưu điểm và nhược điểm của hoạt động..................................................................................................................... 17
2.5.1 Ưu điểm ................................................................................................................................................................... 17
2.5.2 Nhược điểm............................................................................................................................................................. 17
3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG ..................................................................................................................... 17
3.1 Giải pháp nhằm loại bỏ sai sót .................................................................................................................................. 17
3.2 Giải pháp để tối ưu hóa không gian ......................................................................................................................... 17
3.3 Giải pháp tăng năng suất làm việc ........................................................................................................................... 17
3.4 Giải pháp giảm tồn kho ............................................................................................................................................. 17
3.5 Giải pháp tối ưu thời gian ......................................................................................................................................... 17
4. KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN ............................................................................................................................................ 18
4.1 Kiến nghị ...................................................................................................................................................................... 18
4.2 Kết luận ........................................................................................................................................................................ 18
2
1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Khái niệm
Kho bãi
Kho bãi là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nvật liệu, bán thành
phẩm, thành phẩm... trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây
chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí
của các hàng hóa được lưu kho.
1.2 Vai trò của kho bãi
• Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: Nhu cầu tiêu dùng
có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn
có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm
bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp
doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh
phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất.
• Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ
động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó
mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí
lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu
quả cơ sở vật chất của kho.
• Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm
bảo hàng hoá sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao
hàng đúng thời gian và địa điểm.
• Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử
dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa…
Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về kho bãi khi có
thể. Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các hoạt động logistics khác.
• Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra của
quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. Người ta có thể lập
những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển
vật tư phục vụ đầu vào. Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ sẽ được
vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho. Tại đó sẽ tiến hành gom
thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển. Tương tự, có thể
xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ. Sản phẩm sẽ được tập trung ở các
kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng
trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện
có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng. Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý ta có
thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển.
• Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất có
mối liên hệ rất mật thiết, đòi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu. Nếu
nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ chức sản xuất
từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho. Nhờ đó chi phí quản lý kho sẽ giảm, nhưng
ngược lại chi phí sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị cùng các yếu tố đầu vào
khác. Nói chung, chi phí sản xuất 1đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ nghịch với quy mô sản xuất.
3
Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách sẽ chuyển
sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương, mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với
nhà cung cấp.
• Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ mới có
thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách. Con người không thể dự báo hết được những
tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để
lưu trữ hàng hoá.
• Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có
mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên không thể tuỳ
tiện tăng lên và cắt giảm. Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ
khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất.
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho bãi
1.3.1 Vi mô
- Thị trường mục tiêu
• Quá trình phát triển thị trường của doanh nghiệp: tăng số điểm nhu cầu, tăng qui mô
và cơ cấu nhu cầu
• Tăng trưởng qui mô và cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu
• Nhu cầu về dịch vụ logistics của khách hàng: mặt hàng, thời gian, địa điểm,....
- Nguồn hàng
• Số lượng hàng hóa và nguồn hàng trên thị trường
• Vị trí phân bố nguồn hàng về địa điểm và khoảng cách.
1.3.2 Vĩ mô
- Điều kiện giao thông vận tải
• Mạng lưới các con đường giao thông từ kho đến các cảng vận chuyển.
• Hạ tầng cơ sở kĩ thuật của các bến cảng, sân bay, ga tàu,…
• Sự phát triển các loại phương tiện vận tải.
• Cước phí vận chuyển: Phải xem xét xu hướng chuyển dịch chi phí vận tải khi xác định
địa điểm phân bố giữa nguồn và thị trường. Nếu xu hướng giảm thì nên đặt vị trí phân
bố ở ngay khu vực nhu cầu thị trường.
1.3.3 Nội bộ
• Các thức tổ chức lãnh đạo, và kiểm soát của bộ phận quản lý doanh nghiệp
• Nguồn lực cua doanh nghiệp (tài chính, khả năng huy động vốn, cơ sở hạ tầng, máy
móc thiết bị,…)
• Trình độ và năng lực làm việc của các nhân viên.
4
2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHO BÃI
2.1 Quy trình nhập kho thành phẩm
BƯỚC
LƯU ĐỒ BỘ PHẬN TÀI LIỆU/
THỰC
QUY TRÌNH NHẬP KHO THỰC HIỆN BIỂU MẪU
HIỆN
Phiếu yêu
Nhận yêu cầu
cầu nhập kho
nhập kho 1
(PYCNK)
No
KT
2
Yes
Thủ kho
Phiếu giao
Nhận hàng 3 nhận (PGN)
No
KT 4
Yes
5
Phân tích hoạt động nhập kho thành phẩm
6
2.2 Quy trình lưu kho và bảo quản hàng hóa
BỘ PHẬN
BƯỚC TÀI LIỆU/
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH LƯU KHO VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA THỰC
THỰC HIỆN BIỂU MẪU
HIỆN
Nhập kho
1 Sơ đồ kho
Thống kê,
6 Kế toán kho
báo cáo
7
Phân tích hoạt động lưu kho, bảo quản hàng hóa
8
2.3 Quy trình xuất kho
BƯỚC
LƯU ĐỒ BỘ PHẬN TÀI LIỆU/
THỰC
QUÁ TRÌNH XUẤT KHO THỰC HIỆN BIỂU MẪU
HIỆN
Kế toán kho
KT 2
Đơn đặt hàng
(DDH)
Kiểm tra
hàng tồn 3 Thủ kho
kho
Cập nhật
6 Kế toán kho
thông tin
9
Phân tích quy trình hoạt động xuất kho
10
2.4 Biễu mẫu
2.4.1 Biễu mẫu PDNNK
11
2.4.2 Biễu mẫu PGN
12
2.4.3 Biểu mẫu PNK
13
2.4.4 Biểu mẫu DDH
14
2.4.5 Biễu mẫu PXK
15
2.4.6 Biễu mẫu TK
16
2.5 Ưu điểm và nhược điểm của hoạt động
2.5.1 Ưu điểm
❖ Có nhiều thời gian để theo dõi hàng trong kho. Do đó, việc kiểm soát về chất lượng, tính
sẵn có và an toàn của sản phẩm được đảm bảo.
❖ Linh hoạt tối đa trong việc định vị và di chuyển hàng hóa vì chúng ta có thể tự do quyết
định vị trí phù hợp nhất cho từng loại hàng.
2.5.2 Nhược điểm
❖ Dễ sai sót và không đồng nhất trong quá trình kiểm tra, phân loại, giấy tờ,…
❖ Không tối ưu hóa được không gian, có thể dẫn đến tình trạng quá tải.
❖ Năng suất làm việc của nhân viên thấp, doanh nghiệp sẽ phải tốn kém nhiều chi phí nhân
sự nhưng hoạt động lại không hiệu quả
❖ Dễ xảy ra tình trạng tồn kho.
❖ Lãng phí thời gian vì có thời điểm quá tải (quá nhiều hàng hóa cần nhập/xuất), có thời
điểm lại nhàn rỗi.
17
4. KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN
4.1 Kiến nghị
Quản lý kho hàng là công việc phải đối mặt với nhiều khó khăn: thiếu hụt hàng hóa, tốn
kém nhân lực, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác của công ty,... Hiện
nay nhiều doanh nghiệp vẫn đang tiếp tục quản lý các kho hàng bằng cách truyền thống
dẫn đến nhiều rủi ro. Bên cạnh đó, cũng đã có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng Lean
Manufacturing vào hoạt động kho bãi.
Việc ứng dụng LM làm tính hiệu quả, nhất quán và kiểm soát chất lượng cho quy trình, di
chuyển hàng hóa đến kho với tốc độ tối đa, đồng thời cải thiện các giai đoạn của quy trình
bằng công cụ chuẩn hóa, phương pháp 5S, Pull và Kanban,…
4.2 Kết luận
Kho bãi đóng vai trò quan trọng trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối
của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ
và vị trí của các hàng hóa được lưu kho. Với vai trò giảm chi phí, hỗ trợ cung cấp dịch vụ,
là trung gian giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ. Hệ thống kho bãi luôn cần được cải thiện
để giảm thiểu thời gian, nhân lực và chi phí bằng những giải pháp, công cụ chuẩn hóa, sắp
xếp, vận chuyển, kiểm tra. Giúp các doanh nghiệp ngày càng được hoàn thiện, phát triển để
đạt được hiệu suất mong muốn và mức độ chính xác tối ưu.
18