Trình bày và cho ví dụ minh họa bằng các màn

hình nhập liệu liên quan đến các tính năng hỗ
trợ kiểm tra tính toàn vẹn trên phần mềm
TTSoft 1A.
- Mục tiêu tính toàn vẹn: Đảm bảo hệ thống tạo ra thông tin chính xác, đầy đủ, kịp
thời và hợp lệ.

- Các thủ tục kiểm soát toàn vẹn bao gồm:

● Kiểm soát nhập liệu
● Kiểm soát xử lý
● Kiểm soát thông tin đầu ra

1. Kiểm soát nhập liệu

Chức năng lập hóa đơn bán hàng của phần mềm Ttsoft 1A hỗ trợ xử lý nhanh, chính
xác các hóa đơn bán buôn, bán lẻ, bán hàng gửi đại lý cũng như hóa đơn xuất khẩu.
Bên cạnh đó phần mềm còn có các công dụng khác như lập tờ khai, tính thuế, hiển thị
bảng lương và trích bảo hiểm cho công ty với nhiều đối tượng tham gia bảo hiểm khác
nhau rất cụ thể và chính xác. Tuy nhiên để hiển thị thông tin trên phần mềm thì cần
trải qua bước kiểm soát nhập liệu.

Minh họa: Chứng từ hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho.
 Hoá đơn bán hàng

Phiếu xuất kho

Để kiểm soát nhập liệu trong phần mềm Ttsoft 1A, bạn có thể thực hiện các bước
sau:
1. Xác định các trường dữ liệu cần kiểm soát: Trong phần mềm Ttsoft 1A, hầu hết các
mô-đun đều có các trường dữ liệu khác nhau để người dùng nhập thông tin. Bạn cần
xác định các trường này và quyết định các loại kiểm soát cần áp dụng.

2. Áp dụng các loại kiểm soát phù hợp: Ttsoft 1A cung cấp nhiều loại kiểm soát để
giúp người dùng nhập liệu chính xác và đầy đủ. Trong kiểm soát nhập liệu gồm các
nhóm thủ tục kiểm soát nhập liệu như sau:

* Kiểm soát nguồn dữ liệu:

- Thiết kế mẫu chứng từ và các mẫu biểu nhập liệu
- Đối chiếu, kiểm tra chứng từ
- Xác nhận sau khi xử lý và lưu trữ chứng từ gốc

BỔ SUNG VÍ DỤ VÔ SAU MẤY CÁI DẤU CHÂM PHÍA DƯỚI NHA

* Kiểm soát quá trình nhập liệu:

- Kiểm soát nhập liệu đầu vào:

● Kiểm tra kiểu dữ liệu (field check): Các kiểu dữ liệu phải có sự đồng nhất thì
việc tính toán mới có thể thực hiện ( số lượng, đơn giá, % chiết khấu, giá sau
chiết khấu, thành tiền, %VAT => yêu cầu kiểu dữ liệu số)
Kiểu dữ liệu của số lượng, đơn giá, % chiết khấu, giá sau chiết khấu, thành tiền,
%VAT là dữ liệu số

● Kiểm tra dấu (sign check): Kiểm tra giá trị nhập vào, nếu số tiền là số dương
(lớn hơn 0), tiếp tục xử lý bước tiếp theo. Ngược lại, nếu số tiền là số âm,
thông báo lỗi cho người dùng và yêu cầu nhập lại số tiền. Điều này đảm bảo
rằng chỉ có những số tiền dương mới được chấp nhận và xử lý trong quy trình
kế toán. Nếu người dùng nhập số âm, phần mềm sẽ yêu cầu họ nhập lại cho đến
khi số tiền nhập vào là một số dương => đặt mặc định giá trị lớn nhất và nhỏ
nhất để có thể nhập liệu vào, nếu có bất kỳ giá trị nào khác nằm ngoài khoảng
cài đặt sẽ bị báo lỗi không thể thực hiện
 Thiết lập dấu cho dữ liệu

Phần mềm thông báo lỗi khi sai dấu

 ● Kiểm tra giới hạn (limit check và range check): Kiểm tra xem giá trị nhập vào
có nằm trong phạm vi cho phép hay không. Tạo mô hình dữ liệu hợp lý: Ngoài
việc kiểm soát nhập liệu, bạn cần đảm bảo rằng mô hình dữ liệu của phần mềm
hợp lý. Điều này bao gồm việc thiết kế các bảng dữ liệu, các quan hệ giữa
chúng và các quy tắc tính toán liên quan đến chúng.

Phần mềm Kế toán 1A tự động tính giá xuất kho ngay khi hạch toán chứng từ, đồng
thời tự động kiểm tra nếu có lỗi phiếu xuất làm âm kho (dẫn tới sai giá vốn) thì sẽ
cảnh báo bằng biểu tượng chấm than màu đỏ => bấm chuột vào biểu tượng và xem
các tab ở dưới để biết lỗi xuất âm ở Kho nào và Phiếu xuất nào. Trường hợp âm kho
do thiếu Nhập - cần kiểm tra chứng từ và bổ sung phiếu nhập kho. Trường hợp âm
kho do thứ tự Xuất trước - Nhập sau trong cùng ngày - thì chỉ cần dùng chuột Kéo
phiếu xuất xuống sau phiếu nhập (hoặc kéo phiếu nhập lên trên phiếu xuất). Phần
mềm sẽ tự động tính lại giá xuất kho và hiển thị ngay giá vốn mới.
Nếu hạch toán sai => hệ thống sẽ báo lỗi bên ngoài màn hình chính để kịp thời xử lý

● Kiểm tra dung lượng vùng nhập liệu (size check): Xác định giới hạn dung
lượng tối đa cho vùng nhập liệu. Điều này có thể được xác định trước hoặc
được cài đặt theo yêu cầu của ứng dụng hoặc hệ thống. Theo dõi số lượng ký tự
hoặc byte trong vùng nhập liệu khi người dùng nhập liệu. Nếu dung lượng vượt
quá giới hạn tối đa, thông báo lỗi cho người dùng và yêu cầu họ nhập lại với
dung lượng nhỏ hơn. Nếu dung lượng vẫn nằm trong giới hạn cho phép, tiếp
tục xử lý bước tiếp theo. Điều này giúp đảm bảo rằng vùng nhập liệu không
vượt quá dung lượng cho phép, tránh gây ra các vấn đề về bộ nhớ hoặc hiệu
suất trong quá trình xử lý dữ liệu. Bằng cách áp dụng kiểm tra dung lượng, bạn
có thể đảm bảo tính ổn định và an toàn của ứng dụng hoặc hệ thống của mình.

Ví dụ: Mã số thuế thường gồm bao gồm 10-13 kí tự nhưng phần mềm TTSoft
chưa có thiết lập quy định báo lỗi khi nhập quá dung lượng vùng dữ liệu trong
trường hợp này.
 Mã số thuế bị nhập quá dung lượng

● Kiểm tra tính đầy đủ (completeness check): Để hiển thị các thông tin cần thiết
thì ta phải đảm bảo nhập liệu đầy đủ thông tin của sản phẩm, nếu thiếu những
thông tin bắt buộc thì việc sao lưu sẽ không thể thực hiện và hiển thị khung
thông báo “Vui lòng nhập dữ liệu bắt buộc! (Tên hàng)”
● Kiểm tra tính hợp lệ (validity check): Kiểm tra xem dữ liệu nhập vào có đúng
định dạng, kiểu dữ liệu và phạm vi hợp lệ hay không, kiểm tra xem dữ liệu đã
tồn tại chưa trước khi thêm cái mới. Ví dụ: kiểm tra số điện thoại có đúng định
dạng số hay không, kiểm tra ngày tháng có hợp lệ hay không

Số điện thoại nhập vào không tuân thủ theo quy định định dạng
 Dữ liệu chứa mã đối tượng trùng với các hóa đơn bán hàng đã lập trước đây

● Kiểm tra tính hợp lý (reasonableness test): So sánh với dữ liệu liên quan kiểm
tra xem dữ liệu có tương thích hoặc tương quan với dữ liệu khác trong hệ thống
hay không. Ví dụ kiểm tra xem địa chỉ giao hàng có khớp với địa chỉ hóa đơn
hay không đảm bảo dữ liệu được nhập đáng tin cậy
 Địa chỉ hóa đơn và địa chỉ giao hàng khác nhau

● Sổ kiểm tra (check digit) và xác nhận sổ kiểm tra (check digit verification)

- Kiểm soát nhập liệu theo lô

● Kiểm tra tính tuần tự: Dựa theo mô hình REA, cần phải nhập liệu liên quan đến
đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp) rồi mới đến sự kiện (bán hàng, thu tiền),
sau cùng là nguồn lực bị ảnh hưởng bởi sự kiện (hàng hóa, tiền), để hạn chế
khả năng còn sót dữ liệu quan trọng.
Đầu tiên yêu cầu nhập dữ liệu về đối tượng

Nhập thông tin về sự kiện

 Sau đó mới đến thông tin về nguồn lực

● Nhật ký nhập liệu

● Tổng lô (Tổng tài chính, Tổng hash, Đếm mẫu tin):

- Kiểm tra nhập liệu trực tuyến:

● Prompting: Hệ thống yêu cầu mỗi mục đầu vào và chờ phản hồi về việc chấp
nhận

● Closed-loop verification:Khi truy xuất thông tin của khách hàng sẽ dựa trên
mục “khách hàng và đối tác” được lập dữ liệu từ trước nhưng khi nhập vẫn
phải kiểm tra lại trên các hóa đơn. Áp dụng cho các ô dữ liệu tự động hiện ra.
Ví dụ: Khi lập hoá đơn bán hàng, ta chỉ cần nhập/chọn tên đơn vị mua hàng thì
phần mềm sẽ tự đồng bộ các dữ liệu đã được thiết lập ở mục khách hàng đó
như Mã số thuế, địa chỉ.
 Chọn tên đơn vị mua hàng với mã khách hàng “KH3”

Phần mềm sẽ tự động đồng bộ các thông tin như mã số thuế, địa chỉ
 ● Nhật ký nghiệp vụ (transaction log): cũng là một dạng ghi chép lại lịch sử hoạt
động nhưng chi tiết và cụ thể hơn so với nhật ký nhập liệu.

3. Thiết lập thông báo lỗi và cảnh báo: Nếu người dùng nhập liệu sai, trùng dữ liệu
hoặc bỏ trống một trường nào đó, phần mềm Ttsoft 1A có thể hiển thị thông báo lỗi
hoặc cảnh báo để người dùng biết và sửa chữa kịp thời.

Hiển thị thông báo lỗi khi người dùng nhập sai định dạng,yêu cầu người dùng nhập lại
thông tin

4. Giới hạn truy cập: Đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập và quyền hạn
thích hợp mới có thể nhập liệu vào hệ thống. Điều này có thể được thực hiện bằng
cách áp dụng các cơ chế xác thực và kiểm soát truy cập. Khai báo thông tin: tên tài
khoản, tên người dùng, nhân viên: gán người dùng với tên nhân viên đã khai báo trong
danh sách nhân viên. Để trỏ lên người dùng/nhóm người dùng để thực hiện phân
quyền cho từng thẻ Chức năng, thẻ Chứng từ, thẻ Báo cáo.
5. Thực hiện kiểm tra và xác nhận: Sau khi áp dụng các loại kiểm soát và tạo mô hình
dữ liệu hợp lý, bạn nên thực hiện kiểm tra và xác nhận để đảm bảo rằng phần mềm
hoạt động chính xác và đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật.

=> Tóm lại, để kiểm soát nhập liệu trong phần mềm Ttsoft 1A, bạn cần xác định các
trường dữ liệu cần kiểm soát, áp dụng các loại kiểm soát phù hợp, thiết lập thông báo
lỗi và cảnh báo, tạo mô hình dữ liệu hợp lý và thực hiện kiểm tra và xác nhận.

2. Kiểm soát xử lý
● Mục tiêu: Đảm bảo dữ liệu được xử lý chính xác
● Các thủ tục kiểm soát gồm:
- Kiểm tra sự phù hợp dữ liệu (Data matching): Ví dụ phần mềm sẽ tham chiếu
các dữ liệu xem có phù hợp, trùng khớp với nhau hay không như dữ liệu trên
hoá đơn bán hàng và dữ liệu trong kho. Trong trường hợp này, phần mềm sẽ
kiểm tra số lượng áo thun được bán với số lượng tồn trong kho.
 Hoá đơn bán 5 cái áo thun

Phần mềm tham chiếu với số lượng áo trong kho

- Kiểm tra nhãn và thuộc tính tập tin dữ liệu (File labels): Kiểm tra về tên khoản
mục có phù hợp với đối tượng định khoản hay không. Ví dụ: Áo sơ mi là hàng
hoá (1561).
 Phần mềm kiểm tra nhãn và thuộc tính dữ liệu
- Kiểm tra tổng số lô sau khi xử lý (batch totals): Tương tự như kiểm soát nhập
liệu đầu vào theo lô, phần mềm cũng sẽ kiểm tra lại tổng số lô (Tổng hash,
Tổng tài chính, Đếm mẫu tin) sau khi xử lý.

Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ tổng lô hàng trong kho
- Kiểm tra chéo (cross-footing test) và kiểm tra số dư bằng 0 (zero-balance test)
Ví dụ: Kiểm tra tổng thành tiền bằng cách cộng cột thành tiền hoặc lấy số lượng của
từng sản phẩm nhân với đơn giá rồi cộng lại với nhau.
 Kiểm tra chéo
Ví dụ: Kiểm tra TK Phải thu khách hàng có bằng 0 hay không khi khách hàng đã
thanh hết khoản nợ

Kiểm tra số dư bằng 0

- Cơ chế chống ghi tập tin (write-protection mechanism)
Ví dụ: Khi có nhu cầu chỉnh sửa thông tin cần phải mở khoá bằng cách nhấn F9
 Chế độ khoá/mở khoá đối với dữ liệu trên các chứng từ
- Kiểm soát cập nhật đồng thời (concurrent update control) (trong trường hợp có
nhiều hơn 1 người dùng cùng truy cập đến dữ liệu)
Ví dụ: Hiện tại, số lượng áo thun trong kho còn 44 cái. Khách hàng 1 muốn mua với
số lượng 20 cái và khách hàng 2 muốn mua 30 cái. Như vậy, nếu xử lý đồng thời cùng
một lúc thì số lượng hàng còn trong kho rõ ràng không thể đáp ứng được. Vì vậy, để
loại bỏ rủi ro nhân viên bán hàng đồng ý cho cả hai đơn hàng này cùng một lúc thì hệ
thống phần mềm sẽ có kiểm soát cập nhật đồng thời, nghĩa là nó sẽ đòi hỏi nhân viên
phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Khách hàng nào đặt trước thì ưu tiên trước rồi mới
đến khách hàng còn lại.
Hoá đơn phải được lập cho khách hàng 1 trước (Trường hợp ưu tiên Khách hàng 1)

3. Kiểm soát thông tin đầu ra

● Mục tiêu: Đảm bảo thông tin hệ thống cung cấp là đáng tin cậy
● Các thủ tục kiểm soát gồm:
- Người dùng đánh giá thông tin đầu ra
- Quy định các thủ tục và quy trình đối chiếu dữ liệu, thông tin
- Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống
- Kiểm soát truyền tải dữ liệu: Checksums; Parity bits và parity checking