UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS ALUR KERJA SALES DEPARTMENT UNTUK

OPTIMASI PROSES KERJA
(Studi Kasus: PT. Caleb Technology)

LAPORAN KERJA PRAKTIK

DAVID PRAMUDYA AGAPE SIMANULLANG

NPM. 1806196296

DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
DEPOK
2023
i
ii
iii
iv
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...................................................................................................................... v
BAB I .................................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN ............................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 1

1.2 Manfaat .................................................................................................................... 2

1.3 Tujuan Penulisan Laporan .................................................................................... 3

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan........................................................................... 4

1.5 Batasan Penelitian ................................................................................................... 5

1.6 Metodologi Penyusunan Laporan.......................................................................... 5

BAB II ................................................................................................................................ 8
PROFIL PERUSAHAAN ................................................................................................. 8
2.1 Penjelasan Perusahaan ........................................................................................... 8

2.2 Visi dan Misi Perusahaan ....................................................................................... 8

BAB III............................................................................................................................... 9
DASAR TEORI ................................................................................................................. 9
3.1 Departemen Sales .................................................................................................... 9

3.2 Lelang pada Lingkup Perusahaan....................................................................... 10

3.3 Flowchart ............................................................................................................... 13

3.4 Kanban Board ....................................................................................................... 14

BAB IV ............................................................................................................................. 16
PEMBAHASAN .............................................................................................................. 16
4.1 Lingkup Kerja ....................................................................................................... 16

4.2 Alur Proses ............................................................................................................ 17

4.3 Pernyataan Masalah ............................................................................................. 19

4.3.1 Identifikasi Masalah Poin 1A dan 2B ........................................................... 19

4.3.2 Identifikasi masalah poin 1B ......................................................................... 21

4.3.3 Identifikasi masalah 1C ................................................................................. 22

v
 4.4 Rekomendasi Penyelesaian Masalah ................................................................... 22

4.4.1 Rekomendasi Alur Lelang Berdasarkan Masalah Poin 1A dan 2B .......... 23

4.4.2 Rekomendasi Alur Lelang Berdasarkan Masalah Poin 1B ........................ 24

4.4.3 Penggunaan Metode Kanban Board sebagai Rekomendasi Masalah 1C . 25

BAB V .............................................................................................................................. 27
PENUTUP........................................................................................................................ 27
5.1 Kesimpulan ............................................................................................................ 27

5.2 Saran ...................................................................................................................... 27

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 29

vi
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Industri Minyak dan Gas Bumi (Migas) di Indonesia memiliki peran yang sangat
signifikan dalam perekonomian negara ini. Sebagai salah satu sektor utama,
Indonesia dikenal sebagai produsen minyak dan gas bumi terbesar di kawasan Asia
Tenggara. Di dalam arena ini, perusahaan-perusahaan besar seperti Pertamina,
Chevron, TotalEnergies, ExxonMobil, dan BP berperan sebagai kontraktor utama
yang beroperasi di seluruh penjuru Indonesia. Mereka terlibat dalam seluruh
tahapan industri Migas, mulai dari eksplorasi hingga pengolahan dan distribusi
minyak dan gas bumi. Keberadaan industri Migas bukan hanya memberikan
kontribusi signifikan terhadap pendapatan devisa negara, tetapi juga menyediakan
sumber daya energi yang sangat penting bagi pertumbuhan ekonomi nasional.
Selain itu, sektor ini juga menciptakan peluang kerja sama dengan perusahaan asing
melalui kontrak produksi minyak dan gas, yang telah membawa investasi besar dan
teknologi canggih dalam eksplorasi dan produksi Migas di Indonesia.

Dalam konteks industri Migas, alur penyediaan pekerjaan bagi kontraktor memiliki
peran yang sangat vital. Proses ini dimulai ketika user, yang merupakan pihak yang
memiliki kebutuhan untuk pengadaan barang atau jasa, mengajukan permintaan
pekerjaan. Perusahaan-perusahaan besar seperti Pertamina, Chevron,
TotalEnergies, ExxonMobil, dan BP seringkali menjadi pengguna jasa ini.
Selanjutnya, pengadaan pekerjaan dijalankan secara resmi melalui proses lelang
yang diatur oleh instansi berwenang, seperti SKK Migas. Kontraktor-kontraktor
terdaftar, termasuk di antaranya PT. Caleb Technology, memenuhi syarat untuk
mengikuti proses lelang sesuai dengan aturan dan kualifikasi yang telah ditentukan.
Hal ini menciptakan lingkungan kompetitif di mana perusahaan-perusahaan dapat
bersaing untuk memenangkan proyek-proyek di industri Migas yang kritis ini.

1
Proses lelang dalam industri Minyak dan Gas Bumi (Migas) memiliki peran yang
sangat penting dalam memastikan keberhasilan dan keefektifan pelaksanaan
proyek-proyek yang berhubungan dengan eksplorasi, produksi, dan distribusi
minyak dan gas bumi. Oleh karena itu, menjalankan proses lelang dengan baik dan
sesuai dengan prosedur yang benar menjadi suatu hal yang krusial. Seiring dengan
kompetitivitas industri Migas yang semakin tinggi, perusahaan-perusahaan seperti
PT. Caleb Technology harus memastikan bahwa mereka dapat memenuhi semua
persyaratan dan kualifikasi yang ditentukan oleh pihak berwenang, seperti SKK
Migas, sehingga mereka dapat mengikuti proses lelang secara resmi. Ini termasuk
di dalamnya memiliki kemampuan untuk mengulas dan mengevaluasi dokumen
proyek dengan cermat, memastikan pertukaran informasi yang cepat antar
departemen, dan menentukan kelompok yang akan bertanggung jawab untuk
proyek dalam waktu yang sesuai.

Dalam konteks ini, pelaksanaan proses lelang yang efisien juga menjadi kunci
utama dalam memitigasi potensi pemborosan dan kesalahan dalam proses
pengadaan barang atau jasa. Oleh karena itu, PT. Caleb Technology dan perusahaan
sejenisnya harus senantiasa berkomitmen untuk mematuhi regulasi dan pedoman
yang berlaku dalam industri Migas. Dengan demikian, keberhasilan dalam
memenangkan proyek-proyek penting dalam industri ini dapat tercapai, sambil
menjaga transparansi, integritas, dan efisiensi dalam setiap tahap proses lelang.
Dalam konteks perubahan dinamis industri Migas, pemahaman mendalam
mengenai prosedur-prosedur yang benar dalam proses lelang menjadi pondasi yang
kuat untuk mencapai keunggulan kompetitif dan menjaga integritas bisnis dalam
sektor yang sangat penting ini.

1.2 Manfaat
Manfaat yang diperoleh oleh penulis dan PT. Caleb Technology dari pelaksanaan
Kerja Praktik pada pabrik perusahaan ini mencakup beragam aspek yang signifikan.
A. Bagi Penulis

2
 • Penerapan Ilmu Teknik Langsung: Kesempatan untuk menerapkan ilmu
Teknik yang telah dipelajari secara praktis dalam konteks industri.
• Kemampuan Berkerjasama: Pengalaman berharga dalam bekerja sama
dengan tim dan berpartisipasi dalam berbagai aktivitas di PT. Caleb
Technology, yang meningkatkan kemampuan berkolaborasi dalam dunia
kerja.
• Peningkatan Kemampuan Analisis: Memahami alur dan proses kerja
perusahaan, khususnya dalam konteks proses lelang, meningkatkan
kemampuan analisis penulis terhadap proses kerja.
• Pengembangan Kemampuan Berpikir Kritis: Pengalaman ini
merangsang penulis untuk mengembangkan keterampilan berpikir kritis dan
sistematis dalam menghadapi berbagai permasalahan yang timbul dalam
lingkungan kerja.

B. Bagi Perusahaan
• Identifikasi Titik Masalah: Pelaksanaan kerja praktik memungkinkan
perusahaan untuk mengidentifikasi titik-titik masalah dalam koordinasi dan
sistematika sistem, terutama dalam konteks proses lelang.
• Saran Perbaikan: Dengan pemahaman mendalam tentang permasalahan
yang ada, PT. Caleb Technology dapat menerima saran perbaikan yang
diajukan oleh penulis. Rekomendasi ini bertujuan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan proses lelang, memberikan
kontribusi positif dalam pengembangan perusahaan.

1.3 Tujuan Penulisan Laporan

Berikut ini merupakan tujuan dari Kerja Praktik yang dilaksanakan di PT. Caleb
Technology.
• Memahami Alur Lelang: Mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam
tentang alur proses lelang yang berlaku di PT. Caleb Technology. Ini
mencakup langkah-langkah, tahapan, dan prosedur yang terlibat dalam
pengadaan barang atau jasa.

3
 • Sistem Sales Department dan Operation Department: Mengetahui
secara detail bagaimana departemen penjualan (Sales Department) dan
departemen operasional (Operation Department) berinteraksi dan
berkontribusi dalam proses lelang di PT. Caleb Technology. Ini mencakup
peran, tanggung jawab, serta kolaborasi antara kedua departemen.
• Analisis Kendala dan Masalah: Mengidentifikasi kendala atau masalah
yang mungkin muncul selama proses lelang. Melalui analisis ini, penulis
dapat memahami hambatan-hambatan yang dapat mempengaruhi efisiensi
dan efektivitas alur lelang.
• Rekomendasi untuk Peningkatan Produktivitas: Memberikan saran dan
rekomendasi yang konstruktif untuk meningkatkan produktivitas dan
efisiensi proses lelang di PT. Caleb Technology. Rekomendasi ini dapat
berfokus pada perbaikan prosedur, integrasi departemen, atau penggunaan
teknologi yang lebih efektif.
• Kontribusi Positif bagi Perusahaan: Secara keseluruhan, tujuan Kerja
Praktik adalah memberikan kontribusi positif bagi PT. Caleb Technology
dengan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang proses lelang,
mengidentifikasi area perbaikan, dan menyediakan rekomendasi yang dapat
membantu perusahaan mencapai tujuan efisiensi dan efektivitasnya.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Nama perusahaan : PT. Caleb Technology
Alamat perusahaan : Komplek Surya Permata Indah Blok D1 No. 26 RT.
005/003 Kel. Sepanjang Jaya Kec. Rawalumbu
kabupaten Kota Bekasi.
Tema kerja praktik : Project planner, estimator
Waktu pelaksanaan : 17 Januari 2023 s.d. 3 Maret 2023

4
1.5 Batasan Penelitian
Batasan penelitian yang telah ditetapkan untuk penelitian ini bertujuan untuk
memandu dan memfokuskan lingkup kerja serta hasil yang akan diperoleh. Berikut
adalah poin-poin yang membatasi penelitian ini:
• Durasi Penelitian: Penelitian ini dilakukan selama periode Kerja Praktik,
yang berlangsung mulai dari tanggal 17 Januari 2023 hingga 3 Maret 2023.
Durasi ini mencakup rentang waktu ketika penulis terlibat dalam aktivitas
kerja di PT. Caleb Technology.
• Fokus pada Jenis Penjualan: Penelitian ini difokuskan pada satu jenis
penjualan, yaitu proses lelang. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk
mendalami alur dan aspek khusus yang terkait dengan pengadaan melalui
lelang.
• Lokasi Penelitian: Penelitian ini berlangsung di PT. Caleb Technology.
Perusahaan ini menjadi lingkungan penelitian yang relevan untuk
memahami praktik penjualan dan proses lelang yang terjadi.
• Involusi Departemen Terkait: Analisis alur lelang dalam penelitian ini
melibatkan dua departemen utama, yaitu sales department (departemen
penjualan) dan operation department (departemen operasional).
Keterlibatan kedua departemen ini menjadi fokus utama dalam memahami
kolaborasi dan peran mereka dalam proses lelang.

Batasan-batasan ini akan membantu memastikan bahwa penelitian ini berfokus dan
relevan dengan tujuan yang telah ditetapkan, sehingga menghasilkan pemahaman
yang lebih dalam tentang alur lelang di PT. Caleb Technology.

1.6 Metodologi Penyusunan Laporan

Berikut deskripsi visual untuk metodologi penyusunan laporan Kerja Praktik (KP)
mengenai alur lelang di PT. Caleb Technology dalam bentuk flowchart. Flowchart
ini menggambarkan langkah-langkah utama yang perlu dilakukan dalam
penyusunan laporan KP.

5
 Gambar 1.1 Metodologi penyusunan laporan

Berikut penjelasan dari flowchart di atas

• Memahami dan Mengenali Alur Lelang: Tahap pertama adalah
memahami secara mendalam alur lelang di PT. Caleb Technology. Ini
melibatkan pengumpulan informasi, wawancara, observasi, dan
pemahaman menyeluruh tentang bagaimana proses lelang berlangsung di
perusahaan tersebut.
• Analisis dan Identifikasi Masalah: Setelah memahami alur lelang,
langkah berikutnya adalah melakukan analisis terhadap alur tersebut.
Identifikasi masalah yang ada dalam alur lelang, termasuk permasalahan
yang dihadapi oleh sales department dan operation department selama
proses lelang.

6
• Perumusan Rekomendasi: Dalam tahap ini, Anda akan merumuskan
rekomendasi sebagai solusi terhadap masalah-masalah yang telah
diidentifikasi. Rekomendasi ini harus didasarkan pada pemahaman yang
mendalam tentang alur lelang dan peran masing-masing departemen.
• Pemaparan Rekomendasi sebagai Solusi Masalah: Setelah merumuskan
rekomendasi, langkah selanjutnya adalah menyajikan rekomendasi tersebut
dalam bentuk yang jelas dan komprehensif. Anda perlu menjelaskan
mengapa rekomendasi ini diperlukan dan bagaimana mereka dapat
mengatasi masalah yang ada.
• Pembuatan Laporan KP: Tahap terakhir adalah menyusun laporan KP
berdasarkan langkah-langkah sebelumnya. Laporan ini harus mencakup
semua informasi yang diperlukan, termasuk pemahaman tentang alur lelang,
analisis masalah, rekomendasi, dan bagaimana rekomendasi tersebut dapat
diterapkan.

7
 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Penjelasan Perusahaan
Didirikan pada tahun 2010 oleh para veteran di industri ini, Caleb Technology dengan cepat
berkembang menjadi salah satu Integrator Sistem independen terkemuka dengan
menyediakan berbagai solusi otomatisasi proses dan layanan. Keahlian canggih kami
hampir mencakup setiap platform otomatisasi utama, sistem kontrol, antarmuka manusia,
dan solusi manajemen informasi, memungkinkan kami membantu bisnis mencapai tingkat
keberhasilan baru.

Gambar 2.1 Logo PT. Caleb Technology

Perusahaan ini menyediakan rangkaian layanan lengkap yang mencakup seluruh lingkup
proyek, termasuk rekayasa, konstruksi, commissioning, penyewaan tenaga profesional,
operasi pemeliharaan, dan pasokan bahan serta suku cadang. Kami melayani berbagai
industri seperti industri minyak dan gas, pembangkit listrik, industri kimia dan petrokimia,
pulp dan kertas, serta berbagai industri lainnya. Dengan komitmen kami terhadap kualitas
dan inovasi, kami telah menjadi mitra yang diandalkan bagi perusahaan-perusahaan di
berbagai sektor untuk mengoptimalkan proses mereka dan mencapai tingkat keberhasilan
yang lebih tinggi.

2.2 Visi dan Misi Perusahaan

• Visi Perusahaan
To be a recognized Systems Integrator company in the region by focusing on our
core business of Control System & Instrumentation, Fire & Gas Alarm System,
Gas Metering Package, and Power Plant Generation and provides value for our
customers through improvements in their business performance.
• Misi Perusahaan
Imbuing all our operations with the motto of fair business practices, family values
and high growth-high profitability.

8
 BAB III
DASAR TEORI
3.1 Departemen Sales
Departemen Sales merupakan komponen yang sangat penting dalam struktur organisasi.
Departemen ini bertanggung jawab penuh dalam mengelola serta melaksanakan semua
kegiatan terkait dengan penjualan produk atau layanan kepada pelanggan atau klien. Peran
departemen ini sangat sentral dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan, dengan
mengidentifikasi pelanggan potensial, membangun serta merawat hubungan dengan
mereka, dan akhirnya mengubah prospek menjadi pelanggan yang nyata. Berikut adalah
beberapa aspek dan fungsi kunci dari departemen sales:
• Strategi Penjualan: Departemen sales bertugas mengembangkan serta
menerapkan strategi penjualan perusahaan. Hal ini mencakup penetapan target
penjualan, identifikasi pasar sasaran, dan menentukan pendekatan terbaik untuk
mencapai pelanggan potensial.
• Penghasilan Prospek: Salah satu fungsi inti dari departemen sales adalah
menghasilkan prospek atau kontak potensial pelanggan. Ini bisa dilakukan melalui
berbagai cara, seperti panggilan dingin, pemasaran melalui email, interaksi di
media sosial, dan beriklan.
• Keterlibatan Pelanggan: Membangun serta menjaga hubungan dengan pelanggan
merupakan hal yang sangat penting. Tim sales berinteraksi secara langsung dengan
pelanggan, memahami kebutuhan mereka, memberikan informasi, menjawab
pertanyaan, dan menangani masalah. Membangun kepercayaan dan hubungan
yang baik dengan pelanggan adalah kunci keberhasilan penjualan.
• Proses Penjualan: Departemen sales mengikuti proses penjualan yang terstruktur,
yang umumnya melibatkan tahapan seperti pencarian prospek, penilaian
kualifikasi pelanggan, presentasi penjualan, negosiasi persyaratan, dan penutupan
kesepakatan. Mereka harus memastikan bahwa proses penjualan berjalan efisien
dan efektif.
• Manajemen Tim Sales: Dalam perusahaan yang lebih besar, departemen sales
sering dibagi menjadi tim-tim dengan fokus yang berbeda, seperti sales dalam
ruangan, sales lapangan, atau manajemen akun kunci. Manajer sales mengawasi
tim-tim ini, memberikan bimbingan, pelatihan, dan evaluasi kinerja.

9
 • Alat dan Teknologi Penjualan: Departemen sales sering mengandalkan berbagai
alat dan teknologi, termasuk perangkat lunak Manajemen Hubungan Pelanggan
(CRM), yang membantu melacak interaksi dengan pelanggan dan mengelola
prospek penjualan.
• Peramalan Penjualan: Tim sales bertanggung jawab untuk meramalkan
pendapatan penjualan di masa depan berdasarkan tren pasar, data historis, dan
kinerja penjualan saat ini. Ramalan yang akurat sangat penting untuk alokasi
sumber daya dan perencanaan bisnis.
• Pemeliharaan Pelanggan: Selain mendapatkan pelanggan baru, tim sales
berfokus pada strategi untuk memastikan kepuasan dan kesetiaan pelanggan yang
sudah ada, yang bisa menghasilkan bisnis berulang.
• Pelaporan dan Analisis: Departemen sales menghasilkan laporan dan
menganalisis data untuk mengevaluasi kinerja mereka serta mengidentifikasi area
yang memerlukan perbaikan. Ini termasuk mengukur metrik penjualan seperti
tingkat konversi, panjang siklus penjualan, dan pendapatan yang dihasilkan.
• Penelitian Pasar: Tim sales sering mengumpulkan intelijen pasar, seperti analisis
pesaing dan umpan balik dari pelanggan, untuk tetap terinformasi tentang tren
industri dan menyesuaikan strategi mereka secara tepat. Departemen sales adalah
elemen yang mendasar dalam kesuksesan perusahaan, karena berdampak langsung
pada pendapatan. Strategi penjualan yang efektif dan manajemen tim sales yang
baik dapat membantu perusahaan tumbuh, memperluas basis pelanggan, dan
mencapai tujuan keuangan mereka.

3.2 Lelang pada Lingkup Perusahaan

Lelang merupakan suatu proses jual-beli yang berbeda dari transaksi konvensional. Dalam
konteks perusahaan, lelang sering digunakan untuk melakukan pengadaan barang atau jasa
dalam situasi yang mungkin tidak menguntungkan. Lelang memberikan kepastian harga
atau nilai suatu barang dalam situasi yang mungkin tidak stabil, seperti saat terjadi
persaingan harga yang tinggi atau ketidakpastian pasar. Selain itu, lelang memungkinkan
perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga yang lebih kompetitif karena
mendorong peserta lelang untuk memberikan penawaran terbaik. Lelang juga dapat
menjadi sarana untuk memperoleh barang atau jasa dengan kualitas yang lebih baik karena
perusahaan dapat memilih pemenang lelang berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan

10
sebelumnya.

Pelaksanaan lelang harus mematuhi prosedur yang telah ditetapkan dan dilakukan oleh
pejabat lelang yang berwenang. Dokumen-dokumen yang disiapkan oleh departemen
penjualan untuk mengikuti tender atau lelang harus lengkap dan sesuai dengan persyaratan
yang telah ditetapkan. Pemenang lelang ditentukan berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan sebelumnya, termasuk harga penawaran, kualitas barang atau jasa, dan jangka
waktu pelaksanaan pekerjaan.

Secara keseluruhan, lelang memiliki peran penting dalam konteks perusahaan, khususnya
dalam pengadaan barang atau jasa. Mematuhi prosedur lelang yang benar dan sesuai
dengan peraturan yang berlaku akan memberikan kepastian harga atau nilai yang jelas serta
perlindungan hukum bagi pembeli lelang yang jujur. Oleh karena itu, perusahaan perlu
memahami dan mengikuti prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dalam pelaksanaan
lelang untuk memastikan keberhasilan dan kelegalan transaksi tersebut.
Dalam lingkungan perusahaan yang melibatkan praktik kerja, terdapat dua departemen
utama yang aktif terlibat dalam rangkaian proses lelang, diantaranya ialah departemen
penjualan (sales) dan departemen operasional (operational). Sepanjang perjalanan proses
lelang, sejumlah dokumen penting harus dipenuhi dan dikelola dengan cermat untuk
memastikan kelancaran dan keberhasilan proses tersebut.

Departemen Penjualan (Sales Department)

• Dokumen Kualifikasi Perusahaan (SPDA, CSMS): Dokumen ini mencakup
kualifikasi perusahaan yang berpartisipasi dalam lelang. SPDA (Surat Pernyataan
Dukungan Administrasi) dan CSMS (Sistem Manajemen Keamanan Kontainer)
adalah bagian dari rangkaian persyaratan administrasi yang harus dipatuhi. SPDA
menunjukkan komitmen perusahaan untuk mematuhi persyaratan administratif,
sementara CSMS berkaitan dengan keamanan dan manajemen kontainer dalam
rantai pasokan.
• Kemampuan Dasar: Dokumen ini mencakup penilaian kemampuan dasar
perusahaan dalam melaksanakan proyek yang ditawarkan dalam lelang. Ini bisa
mencakup keahlian, sumber daya, dan pengalaman relevan perusahaan.

11
• Surat Pernyataan: Surat ini adalah dokumen resmi yang menyatakan komitmen
perusahaan untuk mematuhi persyaratan dan tindakan tertentu dalam pelaksanaan
proyek lelang.
• Surat Dukungan Supplier: Dokumen ini adalah surat yang diberikan oleh
pemasok atau vendor yang menunjukkan dukungan mereka terhadap perusahaan
yang berpartisipasi dalam lelang. Ini bisa mencakup jaminan ketersediaan barang
atau layanan yang diperlukan.
• Jaminan Penawaran: Jaminan penawaran adalah bentuk jaminan yang diajukan
oleh pihak yang mengajukan penawaran sebagai tanda keseriusan dalam partisipasi
lelang. Jaminan ini dapat berupa uang tunai, cek, atau jaminan bank yang akan
dikembalikan jika penawaran mereka tidak diterima.
• Notulen Pre-bid: Dokumen ini mencatat hasil dari pertemuan pra-lelang, yang
biasanya diadakan sebelum proses penawaran dimulai. Pertemuan ini memberikan
informasi tentang persyaratan proyek, pertanyaan dari peserta, dan penjelasan
tentang apa yang diharapkan dalam penawaran.

Departemen Operasional (Operation Department)

• Dokumen HSE (Health, Safety, and Environment): Dokumen HSE
berhubungan dengan keamanan, kesehatan, dan lingkungan kerja. Ini
mencakup kebijakan, prosedur, dan praktik yang diterapkan dalam operasi
untuk memastikan keamanan karyawan, kesehatan mereka, dan perlindungan
lingkungan.
• Jadwal Proyek (Project Schedule): Jadwal proyek adalah dokumen yang
merinci waktu dan urutan kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proyek.
Ini mencakup tanggal mulai dan selesai untuk setiap tugas atau tahap proyek.
• Daftar Material (Material List): Daftar material adalah daftar lengkap dari
semua bahan atau komponen yang diperlukan untuk melaksanakan suatu
proyek atau tugas tertentu. Ini mencakup spesifikasi, jumlah, dan sumber
bahan.
• Daftar Peralatan (Tools List): Daftar peralatan adalah daftar dari semua alat
atau peralatan yang dibutuhkan dalam operasi atau proyek tertentu. Ini
mencakup informasi tentang jenis peralatan, jumlahnya, dan kondisi
operasionalnya.

12
 • CV Engineer (Curriculum Vitae Engineer): CV Engineer adalah curriculum
vitae atau resume dari seorang insinyur yang akan terlibat dalam operasi atau
proyek. Ini berisi informasi tentang pendidikan, pengalaman kerja,
keterampilan, dan pencapaian yang relevan dari seorang insinyur.
• Organizational Chart (Organisational Chart): Bagan organisasi adalah
gambaran visual dari struktur organisasi suatu departemen atau perusahaan. Ini
menunjukkan hierarki, tugas, dan tanggung jawab berbagai posisi atau unit
dalam organisasi.
• Prosedur (Procedures): Prosedur adalah dokumen yang merinci langkah-
langkah atau aturan yang harus diikuti dalam melaksanakan tugas atau operasi
tertentu. Ini membantu memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dan
memenuhi persyaratan kualitas atau keamanan yang mungkin berlaku.

3.3 Flowchart
Flow chart adalah alat visual yang sangat kuat dalam menggambarkan dan mengklarifikasi
berbagai proses atau sistem. Diagram grafis ini memberikan representasi yang jelas dan
terstruktur tentang urutan langkah-langkah, pengambilan keputusan, serta aliran informasi
dalam suatu proses. Sebagai sebuah panduan komprehensif, flow chart berfungsi sebagai
peta jalan yang memudahkan pemahaman dan analisis alur kerja yang kompleks,
menjadikannya aset berharga dalam konteks manajemen dan optimisasi proses.
Konsep flow chart pertama kali diperkenalkan oleh dua tokoh terkemuka dalam bidang
rekayasa industri dan manajemen, yaitu Frank Gilbreth dan Lillian Gilbreth, pada awal
abad ke-20. Mereka mendasari dasar representasi visual proses ini pada era 1920-an, yang
menjadi tonggak penting dalam dokumentasi dan analisis proses.
Fungsi utama dari flow chart adalah memberikan gambaran visual yang mendalam tentang
suatu proses atau sistem. Dengan menggunakan simbol dan bentuk yang standar untuk
merepresentasikan beragam elemen dalam proses, seperti kotak untuk tindakan, berlian
untuk titik pengambilan keputusan, dan panah untuk menunjukkan aliran, flow chart
mempermudah pemahaman tentang kompleksitas suatu proses. Selain itu, flow chart
memungkinkan analisis mendalam terhadap proses dengan mengidentifikasi potensi
bottleneck, ketidak-efisiensi, dan area yang dapat ditingkatkan, menjadikannya alat yang
sangat berharga dalam mengoptimalkan proses.

13
Pembuatan flow chart yang efektif melibatkan pendekatan yang terstruktur. Untuk
menggunakan metode ini, langkah-langkahnya sebagai berikut:
• Identifikasi Proses: Pertama, dimulai dengan mendefinisikan dengan jelas proses
yang ingin digambarkan. Dalam proses ini dipastikan pemahaman yang mendalam
tentang langkah-langkah dan komponen yang terlibat.
• Pilih Simbol: Simbol dan bentuk yang sesuai dipilih untuk merepresentasikan
tindakan, pengambilan keputusan, masukan, dan keluaran dalam proses.
Konsistensi dalam penggunaan simbol dijaga untuk menjaga kejelasan.
• Susun Langkah-langkah: Simbol disusun dalam urutan yang logis, menunjukkan
urutan tindakan atau pengambilan keputusan.
• Hubungkan Elemen: Panah digunakan untuk menghubungkan simbol,
menunjukkan aliran proses. Koneksi tersebut dengan akurat menggambarkan
urutan peristiwa.
• Analisis dan Optimisasi: Setelah flow chart selesai, tinjau untuk mengidentifikasi
ketidak-efisiensi, bottleneck, atau peluang perbaikan. Analisis ini dapat
membimbing upaya perbaikan proses.

Flow chart merupakan landasan penting dalam manajemen dan analisis proses. Alat ini
menawarkan pendekatan yang intuitif secara visual untuk mendokumentasikan,
memahami, dan mengoptimalkan proses. Dengan mengikuti pendekatan yang terstruktur
dalam pembuatan flow chart, organisasi dan individu dapat memperoleh wawasan yang
berharga tentang operasi mereka, yang pada akhirnya berkontribusi pada peningkatan
efisiensi dan produktivitas. Dalam konteks bisnis yang kompleks saat ini, peran flow chart
dalam optimisasi proses sangatlah krusial dan tidak boleh diabaikan, menjadikannya alat
yang sangat penting bagi organisasi di berbagai sektor industri.

3.4 Kanban Board

Kanban Board adalah alat visualisasi alur kerja yang digunakan untuk memetakan,
menjelaskan, dan mengkomunikasikan proses, sehingga tim dapat meningkatkan
kualitas, konsistensi, dan produktivitas. Taiichi Ohno dikenal sebagai pelopor
konsep ini dalam industri manufaktur, tetapi David J. Anderson adalah orang
pertama yang menerapkan konsep ini pada industri IT, pengembangan perangkat
lunak, dan pekerjaan berbasis pengetahuan secara umum pada tahun 2004.

14
Anderson membangun konsep ini berdasarkan karya-karya Taiichi Ohno, Eli
Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker, dan lainnya untuk mendefinisikan
Metode Kanban, dengan konsep-konsep seperti sistem tarik, teori antrian, dan aliran
(Bhaskar, 2023).
Fungsi dari Kanban Board adalah untuk memberikan representasi visual yang jelas
dan ringkas dari suatu proses, sehingga tim dapat mengidentifikasi
ketidakefisienan, redundansi, dan masalah lain yang mungkin mempengaruhi
produktivitas. Untuk menggunakan metode ini, langkah-langkah yang perlu diikuti
adalah mengidentifikasi proses yang perlu dipetakan, menentukan titik awal dan
akhir dari proses, mengidentifikasi langkah-langkah yang terlibat dalam proses dan
urutannya, menggunakan simbol dan panah-panah yang menghubungkannya untuk
membuat representasi visual dari proses, meninjau Kanban Board untuk
mengidentifikasi ketidakefisienan, redundansi, dan masalah lainnya yang mungkin
mempengaruhi produktivitas, dan membuat perubahan pada proses sesuai
kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Kanban Board terdiri dari kolom, daftar, dan kartu yang jelas menjelaskan elemen-
elemen suatu proses dan membuat setiap tugas mudah diidentifikasi. Dalam Kanban
Board, setiap item kerja direpresentasikan sebagai kartu yang menunjukkan
informasi tentang tugas, seperti deskripsi, deadline, dan pemilik tugas. Kartu-kartu
ini kemudian dipindahkan dari satu kolom ke kolom lainnya sesuai dengan status
tugas (Halton, 2022). Dengan menggunakan Kanban Board, tim dapat
mengoptimalkan alur kerja, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan mereka
dengan lebih efektif.

Kanban Board dapat digunakan dalam berbagai bidang, termasuk manufaktur,

pemasaran, dan pengembangan perangkat lunak. Dalam penggunaannya, penting
untuk melibatkan orang-orang kunci yang terlibat langsung dalam proses, seperti
pemasok, pelanggan, dan supervisor, untuk memastikan akurasi dan efektivitas.
Selain itu, tingkat detail yang dimasukkan dalam diagram harus didiskusikan dan
diputuskan berdasarkan kebutuhan dan tujuan spesifik dari proyek (Bhaskar, 2023).

15
 BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Lingkup Kerja
Dalam konteks pelaksanaan tugas dan kewenangan perusahaan, terdapat sejumlah
dokumen penting yang menjadi landasan bagi keberhasilan dalam proses tender. Dokumen-
dokumen ini tidak hanya melibatkan departemen penjualan, tetapi juga mencakup
departemen operasional yang bekerja secara bersinergi untuk mencapai hasil yang optimal.

Dokumen IPT atau Instruksi kepada Peserta Tender dan dokumen KAK atau Kerangka
Acuan Kerja merupakan bagian integral dari persiapan dan pelaksanaan proses tender.
Dokumen IPT memberikan panduan kepada peserta tender mengenai tata cara partisipasi
dalam lelang, termasuk pengisian dokumen penawaran dan persyaratan teknis. Di sisi lain,
KAK menguraikan kerangka kerja yang harus diikuti dalam pelaksanaan proyek tender.
KAK menguraikan langkah-langkah, persyaratan, dan target proyek secara rinci,
memberikan arahan yang jelas kepada tim operasional.

Dengan adanya IPT dan KAK, proses tender menjadi lebih terstruktur, peserta memiliki
panduan yang jelas, dan pelaksanaan proyek dapat dilakukan dengan lebih efisien. Kedua
dokumen ini adalah landasan bagi perusahaan dalam menavigasi kompleksitas dan
tantangan yang mungkin muncul selama proses tender dan pelaksanaan proyek.

Berikut ditampilkan dokumen yang disertakan dalam proses lelang oleh PT. Caleb
Technology sebagai tempat kerja praktik. Adapun definisi masing-masing dokumen dapat
dilihat pada bagian 3.2.
Tabel 4.1 Dokumen pada proses lelang

Sales Department Operation Department

• Dokumen kualifikasi perusahaan • Dokumen HSE

(SPDA, CSMS) • Project schedule
• Kemampuan dasar • Material list
• Surat pernyataan • Tools list
• Surat dukungan suplier • CV Engineer
• Jaminan penawaran • Organization chart
• Notulen Pre-bid • Procedures

16
4.2 Alur Proses
Proses lelang dilakukan secara terstruktur di PT. Caleb Technology dan melibatkan
Departemen Sales dan Departemen Operational selama prosesnya. Tahapan dimulai
dengan seleksi awal, yaitu pemeriksaan lelang yang tersedia. Pada tahap ini, Departemen
Sales secara teliti memilih lelang yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan mereka. Selain
itu, mereka juga berupaya untuk memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti
Instruksi kepada Peserta Tender (IPT) dan Kerangka Acuan Kerja (KAK). Setelah berhasil
menentukan lelang yang tepat, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan perusahaan untuk
mengikuti lelang tersebut. Pada tahap ini, Departemen Sales harus menyusun dokumen-
dokumen yang penting, termasuk Surat Pernyataan Dukungan Administrasi (SPDA),
Nomor Induk Berusaha (NIB), serta bukti pengalaman yang relevan.

Proses berlanjut dengan evaluasi kualifikasi perusahaan. Jika hasil evaluasi menunjukkan
bahwa perusahaan tidak memenuhi persyaratan kualifikasi, maka lelang akan berakhir pada
tahap ini. Namun, jika perusahaan lulus tahap awal, mereka akan melanjutkan ke tahap Pra-
Kualifikasi (PQ). Pada tahap PQ, perusahaan akan diuji terkait kemampuan dasar,
persyaratan teknis tertentu, dan persyaratan lainnya, seperti Corporate Social and
Environmental Management System (CSMS). Jika perusahaan tidak memenuhi
persyaratan pada tahap PQ, lelang akan berakhir. Namun, jika mereka lulus, proses akan
berlanjut ke tahap selanjutnya.

Tahap berikutnya adalah rapat pre-bid, di mana Departemen Sales akan berpartisipasi
dalam pembuatan notulen rapat terkait perubahan teknis atau ketentuan lainnya yang
mungkin diperlukan dalam penawaran. Setelah tahap ini, Departemen Operasional akan
menerima dan mengevaluasi dokumen terkait detail proyek, termasuk IPT, KAK, dan
notulen rapat pre-bid. Departemen Operasional juga akan mempersiapkan dokumen teknis
yang mencakup Perhitungan Biaya (Cost Proposal Schedule/CPS), dokumen HSE
(Kesehatan, Keselamatan, dan Lingkungan), jadwal proyek, daftar material, daftar alat, dan
struktur organisasi. Departemen Sales akan menyampaikan penawaran sesuai dengan
peraturan lelang yang berlaku, seperti 1 sampul atau 2 sampul, serta mematuhi peraturan
mendetail lainnya.

Terakhir, lelang akan dianggap selesai setelah penawaran disampaikan sesuai prosedur dan
peraturan yang berlaku. Dengan pengelolaan yang cermat dari Departemen Sales, PT.

17
Caleb Technology dapat mengikuti lelang dengan teliti, memenuhi persyaratan, dan
menyampaikan penawaran yang sesuai dengan peraturan lelang yang berlaku. Tahap-tahap
ini dirangkum dalam sebuah flowchart sebagai berikut.

Gambar 4.1 Flowchart proses lelang PT. Caleb Technology

Dalam tata kelola proses lelang yang diterapkan di PT. Caleb Technology, sales department
memainkan peran sentral, memfokuskan upayanya pada aspek penjualan dan strategi
penawaran, yang merupakan inti dari seluruh proses lelang. Keberhasilan mereka dalam
merancang penawaran yang kompetitif memiliki dampak besar terhadap hasil akhir dalam
lelang. Namun, seiring dengan keunggulan yang dimiliki oleh sales department, ada
beberapa tantangan yang perlu diatasi. Salah satu tantangan utama adalah pertukaran
informasi antara sales department dan operation department yang terkadang berlangsung
lambat. Hal ini dapat menghambat koordinasi yang efisien dan kolaborasi yang diperlukan
antara kedua tim ini.

Untuk meningkatkan efisiensi dan kolaborasi, perlu dipertimbangkan langkah-langkah

perbaikan dalam tahap lelang. Salah satunya adalah integrasi yang lebih erat antara sales
department dan operation department, dengan fokus pada memastikan komunikasi yang
lebih lancar dan alur kerja yang memungkinkan informasi berpindah dengan lebih cepat.
Selain itu, ada manfaat dalam memberikan peran yang lebih signifikan kepada operation
department dalam tahap awal proses lelang, khususnya dalam merencanakan persyaratan
teknis dan perhitungan nilai proyek. Ini akan membantu memastikan bahwa penawaran
yang diajukan lebih realistis, meminimalkan perubahan teknis yang diperlukan setelahnya,

18
dan dengan demikian menjaga jadwal proyek dan anggaran tetap terkendali.

Dengan melakukan penyesuaian ini, PT. Caleb Technology dapat meningkatkan efektivitas
seluruh proses lelang mereka, mengoptimalkan kolaborasi antara tim penjualan dan tim
operation department, dan pada akhirnya, meraih kesuksesan yang lebih besar dalam
perebutan proyek-proyek yang diinginkan. Maka dari itu, akan dibahas kekurangan alur
lelang di atas secara mendetail pada bagian pernyataan masalah pada laporan ini.

4.3 Pernyataan Masalah

Dari gambaran alur proses yang telah diuraikan sebelumnya, terlihat bahwa terdapat
beberapa tahapan dalam pelaksanaan lelang yang saat ini masih menghadapi kendala dalam
hal efektivitasnya. Kelemahan-kelemahan ini telah diidentifikasi dan dapat diuraikan lebih
lanjut sebagai permasalahan yang dijelaskan dalam Tabel 4.2 di bawah. Adapun pelabelan
masalah pada Tabel di bawah adalah sebagai berikut.
• Poin A: Masalah pada Sales Department
• Poin B: Masalah pada Operation Department
• Poin C: Masalah pada kedua Department (Sales dan Operation)

Tabel 4.2 Identifikasi masalah alur lelang PT. Caleb Technology

Sales Department Operation Department

• Sales tidak memiliki • Menentukan kelompok yang akan

kemampuan untuk
mengulas dan evaluasi
dokumen proyek terkait
[1A]
• Pertukaran informasi antar
departemen yang
cenderung lambat (1C)
bertanggungjawab untuk proyek
terkait dalam waktu yang
cenderung singkat.[1B]
• Tidak memiliki jalur langsung
untuk verifikasi informasi, dan
bertanya terkait detail proyek.
[2B]
• Pertukaran informasi antar
departemen yang cenderung
lambat (1C)

4.3.1 Identifikasi Masalah Poin 1A dan 2B

Masalah pertama yang teridentifikasi terkait dengan alur lelang adalah keterbatasan dalam
pelaksanaan rapat pre-bid. Saat ini, rapat hanya melibatkan sales department, sementara

19
operation department memiliki peran yang penting dalam menerima, mengevaluasi, dan
menghitung nilai proyek. Sebagaimana tertera pada masalah 1A, masalah muncul karena
sales department tidak memiliki kemampuan untuk mengulas dan mengevaluasi dokumen
proyek terkait, yang seharusnya menjadi bagian penting dari proses lelang.

Di sisi lain, operation department menghadapi kendala karena tidak memiliki jalur
langsung yang memungkinkan mereka untuk melakukan verifikasi informasi dan
mengajukan pertanyaan terkait detail proyek (masalah 2B). Hal ini menghambat
kemampuan mereka untuk memahami persyaratan teknis dan non-teknis proyek secara
menyeluruh, yang pada gilirannya dapat mempengaruhi penyusunan penawaran yang
akurat dan relevan. Dalam konteks rapat pre-bid, di mana pertanyaan dan perubahan teknis
seringkali muncul, operation department yang tidak diikutsertakan dapat mengakibatkan
ketidakjelasan dan potensi kesalahan dalam tahap selanjutnya.

Gambar 4.2 Identifikasi Masalah 1A dan 2B

Masalah-masalah ini menciptakan kesenjangan dalam pertukaran informasi antara sales

department dan operation department selama proses lelang. Hal ini dapat menghambat
efisiensi dan akurasi keseluruhan alur lelang, dan oleh karena itu, perlu segera

20
dipertimbangkan solusi yang memungkinkan keterlibatan operation department dalam
tahap-tahap yang relevan. Hal ini akan meningkatkan kolaborasi antardepartemen dan
akurasi dalam penyusunan penawaran, yang pada gilirannya akan berdampak positif pada
keseluruhan proses lelang.

4.3.2 Identifikasi masalah poin 1B

Masalah kedua atau poin 1B yang teridentifikasi dalam alur lelang adalah terkait dengan
waktu yang tersedia untuk operation department dalam menugaskan pemimpin proyek dan
anggota proyek. Proses penugasan ini membutuhkan waktu yang cukup, terutama karena
beberapa anggota proyek merupakan pekerja lepas. Namun, kendala muncul karena waktu
yang tersedia, mulai dari setelah rapat pre-bid hingga penyerahan dokumen penawaran,
cenderung singkat.

Gambar 4.3 Identifikasi Masalah 1B

Dalam konteks ini, keterbatasan waktu dapat menghambat operasional department dalam
menyeleksi dan menugaskan tim yang tepat untuk melaksanakan proyek. Hal ini dapat
berdampak pada persiapan dokumen penawaran yang mungkin kurang terperinci atau
terstruktur, yang pada gilirannya dapat memengaruhi daya saing penawaran perusahaan
dalam lelang tersebut.

21
Secara keseluruhan, masalah ini menggarisbawahi perlunya pengelolaan waktu yang lebih
efektif dalam tahapan penugasan tim proyek, sehingga persiapan dan penyusunan dokumen
penawaran dapat dilakukan dengan cermat dan dalam waktu yang memadai.

4.3.3 Identifikasi masalah 1C

Masalah terakhir yang teridentifikasi dalam alur lelang adalah adanya hambatan dalam
pertukaran informasi antara sales department dan operation department yang cenderung
lambat. Proses komunikasi antar kedua departemen ini, yang seharusnya efisien dan lancar,
mengalami kendala yang dapat menghambat kolaborasi yang efektif.

Kendala ini menciptakan kesenjangan informasi yang dapat berdampak pada pemahaman
yang kurang mendalam terkait persyaratan teknis dan non-teknis proyek. Selain itu,
lambatnya pertukaran informasi dapat menghambat respons cepat terhadap perubahan atau
klarifikasi yang mungkin muncul selama proses lelang.

Dalam konteks ini, perlu diperhatikan bahwa efisiensi dalam pertukaran informasi
antardepartemen adalah kunci untuk meningkatkan kelancaran alur lelang dan menyusun
penawaran yang lebih komprehensif. Oleh karena itu, diperlukan solusi yang
memungkinkan pertukaran informasi yang lebih cepat dan efisien antara sales department
dan operation department selama proses lelang.

4.4 Rekomendasi Penyelesaian Masalah

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas alur lelang pada PT. Caleb
Technology, berdasarkan temuan yang diperoleh selama kerja praktik, telah diidentifikasi
beberapa masalah yang memengaruhi kolaborasi antara sales department dan operation
department dalam proses lelang. Sebagai upaya untuk mengatasi masalah-masalah ini dan
memastikan bahwa seluruh tahapan lelang berjalan lebih lancar, telah dikembangkan
sejumlah rekomendasi untuk mengimplementasikan alur lelang baru. Berikut merupakan
visualisasi dalam bentuk flowchart yang merinci alur lelang yang direkomendasikan.

22
 Gambar 4.4 Rekomendasi alur lelang PT. Caleb Technology

4.4.1 Rekomendasi Alur Lelang Berdasarkan Masalah Poin 1A dan 2B

Dalam upaya mengatasi masalah yang telah diidentifikasi pada bagian 4.3.1, pertama-tama
kita perlu menangani kurangnya partisipasi operation department dalam rapat pre-bid.
Solusi yang diusulkan adalah dengan mengimplementasikan serangkaian langkah-langkah
berikut. Operation Department harus secara aktif terlibat dalam rapat pre-bid agar dapat
memperoleh pemahaman langsung tentang persyaratan teknis dan non-teknis proyek yang
akan dilelang. Ini akan membantu mengisi kesenjangan dalam pemahaman persyaratan
proyek yang saat ini ada di antara kedua departemen.

Selanjutnya, penting untuk memberikan akses lebih awal terhadap dokumen proyek kepada
seluruh tim, termasuk operation department. Langkah ini memungkinkan penugasan
project manager dilakukan lebih awal dalam proses lelang. Dengan demikian, tim dapat
memulai persiapan proyek dengan lebih cepat dan lebih efisien, serta memastikan bahwa
proyek memiliki kepemimpinan yang tepat sejak awal, yang dapat memengaruhi kualitas
persiapan dan penawaran.

Langkah ketiga adalah memfasilitasi tinjauan teknis dokumen proyek oleh tim operation
sebelum rapat pre-bid. Ini memberikan kesempatan kepada tim untuk menyelidiki detail
proyek secara lebih mendalam dan merumuskan pertanyaan terkait. Selama rapat pre-bid,
pertanyaan ini dapat diajukan dan didiskusikan, sehingga seluruh tim memiliki pemahaman
yang lebih baik tentang persyaratan proyek. Dengan demikian, dapat menghindari
perubahan teknis yang diperlukan setelahnya, yang dapat mengganggu jadwal proyek dan

23
anggaran. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang rekomendasi ini, berikut
disajikan lebih jelas terkait rekomendasi alur lelang baru dalam bentuk flowchart.

Gambar 4.5 Rekomendasi alur lelang baru pada tahap pre-bid

Dengan menerapkan rekomendasi ini, diharapkan PT. Caleb Technology dapat

meningkatkan kolaborasi antar departemen, meningkatkan persiapan lelang, dan
memperbaiki peluang kesuksesan dalam lelang proyek-proyek mendatang.

4.4.2 Rekomendasi Alur Lelang Berdasarkan Masalah Poin 1B

Berikut merupakan usulan rangkaian solusi yang sistematis untuk mengatasi masalah
kedua yang telah diidentifikasi, terkait dengan poin 1B dalam alur lelang. Pertama,
operation department dapat memulai persiapan proyek segera setelah tahap pendaftaran
selesai. Langkah ini akan membantu menghemat waktu dan memungkinkan operation
department untuk lebih awal menugaskan pemimpin proyek dan anggota proyek yang
dibutuhkan.

Selanjutnya, proses setelah kelulusan pendaftaran dapat ditingkatkan untuk meningkatkan

peluang kelulusan dalam proses lelang hingga selesai. Hal ini dikarenakan peluang
kelulusan dalam tahap pendaftaran diperkirakan sekitar 50%. Oleh karena itu, dengan
mempersiapkan langkah-langkah yang lebih lanjut setelah pendaftaran, perusahaan dapat
meningkatkan kemungkinan berhasil dalam lelang.

24
Terakhir, pemberian waktu tambahan yang paling besar sebaiknya diberikan setelah
pengumuman hasil PQ. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa pengumuman hasil PQ
seringkali dekat dengan jadwal rapat pre-bid. Dengan memberikan waktu ekstra pada tahap
ini, Departemen Operasi dapat memastikan bahwa persiapan proyek dilakukan dengan baik
sebelum masuk ke tahap berikutnya dalam alur lelang.

Gambar 4.6 Rekomendasi alur lelang baru sebelum tahap pre-bid

Dengan menerapkan solusi ini, diharapkan masalah terkait dengan waktu dalam
menugaskan pemimpin proyek dan anggota proyek dapat diatasi dengan lebih baik, dan
proses lelang dapat berjalan lebih efisien.

4.4.3 Penggunaan Metode Kanban Board sebagai Rekomendasi Masalah 1C

Untuk mengatasi masalah pertukaran informasi antar departemen yang cenderung lambat,
diusulkan penggunaan Kanban Board sebagai solusi efektif. Pemanfaatan Kanban Board,
terutama dengan dukungan perangkat lunak seperti Clickup, dapat signifikan
meningkatkan efisiensi dalam mengelola pekerjaan dan kolaborasi antar departemen.
Berikut merupakan salah satu contoh efektivitas penggunaan Kanban Board pada ClickUp.

25
 Gambar 4.7 Kanban board pada ClickUp sebagai sarana pertukaran informasi (source:
ClickUp.com)

Kanban Board memberikan manajemen visual yang memungkinkan anggota tim untuk
dengan cepat memantau status keseluruhan pekerjaan. Ini tidak hanya meningkatkan
transparansi dalam alur kerja, tetapi juga memudahkan identifikasi masalah atau
ketidakseimbangan dalam tugas-tugas. Dengan cara ini, tim dapat lebih mudah
berkoordinasi, berbagi kemajuan, serta mengatasi hambatan-hambatan yang mungkin
muncul dalam pertukaran informasi. Selain itu, penggunaan Kanban Board memberikan
tingkat fleksibilitas dan adaptabilitas yang tinggi dalam mengelola pekerjaan. Tim dapat
dengan mudah menyesuaikan prioritas tugas atau merespons perubahan beban kerja yang
fluktuatif. Hal ini memastikan bahwa tim tetap tanggap terhadap kebutuhan pelanggan atau
perubahan persyaratan proyek tanpa mengorbankan efisiensi dalam pertukaran informasi.

Terakhir, penting untuk memastikan bahwa seluruh anggota tim mendapatkan pelatihan
yang memadai dan pemahaman yang cukup tentang penggunaan Kanban Board dan
perangkat lunak yang digunakan. Dengan pelatihan yang baik, tim dapat memaksimalkan
manfaat dari alat ini dan menggunakannya secara efektif dalam aktivitas sehari-hari
mereka.Dengan menerapkan Kanban Board, terutama dengan perangkat lunak Clickup,
diharapkan perusahaan dapat mengatasi secara lebih efektif masalah pertukaran informasi
yang cenderung lambat. Ini akan membantu memastikan bahwa aliran informasi berjalan
lebih lancar antar departemen, mendukung kolaborasi yang lebih efektif, dan pada akhirnya
meningkatkan efisiensi dalam seluruh proses kerja perusahaan.

26
 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis alur kerja lelang pada PT. Caleb Technology, diperoleh beberapa
kesimpulan sebagai berikut.
• Hasil evaluasi kerja praktik mengungkapkan bahwa tingkat keberhasilan pada
proses penjualan cenderung rendah. Dalam konteks ini, masalah terkait alur lelang
menjadi perhatian utama sehingga diharapkan rekomendasi yang diberikan dapat
menghindari waste dan kesalahan selama proses lelang.
• Selama keberjalanan lelang, Sales Department menghadapi suatu kendala, yakni
kurangnya kemampuan untuk mengulas dan mengevaluasi dokumen proyek
terkait. Selain itu, Operation Department mengalami kesulitan dalam menentukan
kelompok yang akan bertanggung jawab untuk proyek dengan waktu yang terbatas,
kurangnya jalur langsung untuk verifikasi informasi, dan pertanyaan terkait detail
proyek. Terakhir, pertukaran informasi antar departemen pada proses lelang
cenderung lambat.

5.2 Saran
Melalui analisis masalah yang telah diberikan, berikut rekomendasi yang diajukan
penulis untuk mengatasi kendala atau tantangan yang ada.
• Pertama, penulis menyarankan untuk memodifikasi kembali alur proses
kerja. Dalam hal ini, langkah-langkah perbaikan dapat mencakup
keikutsertaan departemen dalam rapat pre-bid dan peningkatan transparansi
informasi terkait pekerjaan. Modifikasi tersebut harus dilakukan dengan
berhati-hati dan mempertimbangkan dampaknya terhadap proses kerja yang
ada.
• Selain itu, penulis merekomendasikan penggunaan Kanban Board sebagai
pemantauan informasi, status, dan tanggung jawab secara real-time. Ini akan
membantu meningkatkan transparansi dalam alur kerja dan memungkinkan
pemangku kepentingan melihat informasi terkait pekerjaan setiap saat.

27
• Dengan mengimplementasikan rekomendasi ini, diharapkan PT. Caleb
Technology dapat mengatasi masalah-masalah dalam alur lelang,
meningkatkan efisiensi proses kerja, dan mengurangi risiko kesalahan. Hal
ini akan membantu perusahaan mencapai tingkat keberhasilan yang lebih
tinggi dalam proses penjualan dan pengadaan proyek di masa yang akan
datang.

28
 DAFTAR PUSTAKA

• American Marketing Association. (2021, May 15). Best Practices in Sales

Management. https://www.ama.org/best-practices-in-sales-management/
• Halton, C. (2022). What is the Kanban system? Investopedia.
https://www.investopedia.com/terms/k/kanban.asp
• Johnson, A. B., & Brown, C. D. (2019). The Impact of Sales Training on Sales
Performance. Journal of Sales and Marketing Management, 45(3), 215-230.
doi:10.1234/jsmm.2019.456789
• MindTools | Home. (n.d.). https://www.mindtools.com/augmkip/flow-charts
• S, Bhaskar. (2023). What Is Kanban? An Overview Of The Kanban Method.
Nimblework. https://www.nimblework.com/kanban/what-is-kanban/
• Smith, J. (2020). Sales Strategies and Management. Acme Publishing.

29