Professional Documents
Culture Documents
FP7 Vodic Za Prijavu Projekata
FP7 Vodic Za Prijavu Projekata
FP7 Vodic Za Prijavu Projekata
(interno izdanje)
UVOD................................................................................................................................................. 3
SKRAĆENICE ................................................................................................................................... 5
1. SEDMI OKVIRNI PROGRAM - 7TH FRAMEWORK PROGRAMME (FP7) ...................... 6
1.1. STRUKTURA FP7.................................................................................................................. 6
1.2. TEME....................................................................................................................................... 6
1.3. FINANSIJSKE SHEME – VRSTE PROJEKATA ................................................................ 7
1.4. PRAVILA UČEŠĆA ............................................................................................................ 10
2. PRIJEDLOG PROJEKTA............................................................................................................ 12
2.1. PRIPREMNE AKTIVNOSTI .............................................................................................. 12
2.1.1. Pronalaženje partnera .................................................................................................. 12
2.1.2. Sastavljanje konzorcija ................................................................................................. 12
2.1.3. Registracija na CORDIS ............................................................................................... 12
2.2. PRIPREMA PRIJEDLOGA PROJEKTA............................................................................ 16
2.2.1. Radni programi (Work Programmes – WP)............................................................. 16
2.2.2. Pozivi za prijavu projekata ......................................................................................... 17
2.2.3. Sistem za elektronsku prijavu projekata (Electronic Proposal Submission
Service– EPSS)......................................................................................................................... 19
2.3. PISANJE PRIJEDLOGA PROJEKTA ................................................................................ 22
2.3.1. Administrativni dio (PART A) ................................................................................... 24
2.3.2. Sadržaj prijedloga projekta – B dio (PART B) .......................................................... 26
2.3.3. Upravljanje projektom/projektni menadžment ...................................................... 32
3. FINANSIJSKA PITANJA........................................................................................................... 37
3.1. MODALITETI PLAĆANJA (ČLAN II 6. ECGA) ............................................................ 37
3.1.1. Pred-finansiranje ili prva tranša na početku projekta (član II 6.1.a. ECGA)........ 37
3.1.2. Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period (član II 16. ECGA) ............ 38
3.1.3. Završna isplata, koja slijedi nakon usvajanja konačnog izvještaja od strane EC
(član II 6.1.c.)............................................................................................................................ 38
3.1.4. Bankovni račun............................................................................................................. 39
3.2. IMPLEMENTACIJA PROJEKTA ...................................................................................... 39
3.2.1. Formiranje konzorcija i uloga koordinatora............................................................. 39
3.2.2. Upravljanje projektom/ projektni menadžment ..................................................... 39
3.3. Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS ............................................................... 39
3.3.1. Podnošenje CFS-a ......................................................................................................... 40
3.3.2. Certifikat o metodologiji (Certificate of Methodology) .......................................... 40
3.3.3. Certifikat za prosječne personalne troškove (Certificate on average perosnnel
costs) ......................................................................................................................................... 40
3.3. OBRAČUN TROŠKOVA.................................................................................................... 42
3.3.1. Direktni prihvatljivi troškovi...................................................................................... 43
3.3.2. Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi ............................................................... 43
3.3.3. Neprihvatljivi troškovi ................................................................................................ 44
3.3.4. Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi – metode obračunavanja
dodatnih/indirektnih troškova ............................................................................................ 44
4. LINKOVI...................................................................................................................................... 48
ANNEX 1 ......................................................................................................................................... 50
OBRASCI ZA OBRAČUN DIREKTNIH TROŠKOVA.......................................................... 50
ANNEX 2 ......................................................................................................................................... 54
1
PRIMJERI OBRAČUNA INDIREKTNIH TROŠKOVA ....................................................... 54
ANNEX 3 ......................................................................................................................................... 57
GRANT AGREEMENT (ECGA) .............................................................................................. 57
2
UVOD
3
aspekta mobilnosti, od kojih je za BiH najznačajniji treći aspekt Jačanje međunarodne
dimenzije, koji obuhvata:
izlazne međunarodne razmjene
receptivnu međunarodnu razmjenu
partnerstvo između određenih istraživačkih organizacija Evrope i zemalja
od posebnog interesa.
4
SKRAĆENICE
5
1. SEDMI OKVIRNI PROGRAM - 7TH FRAMEWORK
PROGRAMME (FP7)
SARADNJA IDEJE
32,365 milijardi eura 7,510 milijardi eura
LJUDI KAPACITETI
4,750 milijardi eura 4,097 milijardi eura
JRC
EURATOM Združeni istraživački centar
Program evropske zajednice za atomsku A. Nuklearne aktivnosti (EURATOM)
energiju 517 miliona eura
2,751 milijarda eura B. Ne-nuklearne aktivnosti
1,751 milijardi eura
Tabela 1 - Struktura FP7
1.2. TEME
Specifični program Saradnje je podijeljen na 10 tema (u FP6 poznate kao tematski
prioriteti), od kojih je svaka autonomna, no krajnji cilj je održavanje koherentnosti unutar
programa Saradnje, kao i omogućavanje zajedničkih aktivnosti kroz inter-disciplinarno
istraživanje unutar različitih tematskih oblasti.
Deset tema predstavljaju najznačajnija polja znanja i tehnologija gdje je izvrsnost
istraživača od izuzetnog značaja u smislu unaprjeđenja kapaciteta u rješavanju društvenih
6
i ekonomskih problema, zdravstvene zaštite, zaštite okoliša, te adekvatnog odgovora na
industrijske izazove u budućnosti na nivou Evrope.
1. Kolaborativni projekti:
1 Naziv „Član 169 je referenca na član Ugovora kojim se uspostavljaju Okvirni programi; zahtijeva saradnju
8
b) Aktivnosti podrške (Specific Support Actions – SA)
SA su samostalni ili multinacionalni konzorcijski projekti putem kojih se, u sklopu
tematskih prioriteta, finansiraju: konferencije, seminari, studije i analize, radne grupe,
ekspertni timovi, komunikacijske aktivnosti u svrhu diseminacije, eksploatacije i
vrjednovanja prethodnih i aktuelnih rezultata FP7; napretka u stvaranju ERA-e, te
priprema budućih aktivnosti EU na području istraživanja i razvoja. U okviru SA, za
razliku od ostalih finansijskih shema (vrsta projekata), prijedlog projekta može podnijeti i
samo jedan pravni subjekt.
Prioritet će, prije svega, biti dat shemi finansiranja Evropskog istraživačkog vijeća.
Godišnji budžet za ovu shemu finansiranja, u okviru specifičnog programa Ideje, iznosi
između između 300 i 350 miliona eura.
Ova finansijska shema/ vrsta projekta (naziv „član 169“2 je referenca na član
Ugovora o uspostavljaju Okvirnih programa) zahtijeva saradnju na nivou vlada država
članica EU. Teži ka integraciji nacionalnih i regionalnih programa u određenim oblastima
istraživanja, putem zajedničke implementacije.
2 http://cordis.europa.eu/fp7/art169_en.html
9
1.4. PRAVILA UČEŠĆA
U FP7 mogu učestvovati svi pravni subjekti registrovani u skladu sa domaćim ili
međunarodnim zakonima, institucije iz zemalja članica EU – MS ili pridruženih članica –
AC, te svi pravni subjekti kao i pojedinci iz zemalja koje su učlanjene u FP7, bilo kao
punopravni ili pridruženi član.
Ostala pravila:
10
Natural person
Public Body
Non Profit Public Body
Profit Profit Public Body
Of European Interest
11
2. PRIJEDLOG PROJEKTA
Sljedeći koraci su: unošenje profila institucije, objava kontakt detalja odgovorne
osobe, odabir zemalja iz kojih su institucije potencijalni partneri, itd., nakon čega se
objavljuje profil institucije na stranicama CORDIS-a.
Profil institucije se može ažurirati u skladu sa aktuelnim pozivom za prijavu
projekata ili traženjem partnera za zajedničku prijavu projekta.
14
Slika 4 – Odabir profila institucije
CORDIS servis daje nekoliko opcija za traženje partnera: preko određenog kriterija
pretraživanja (prijedlog projekta ili ekspertiza), programa (FP7 HEALTH, na pr.) ili tipa
aktivnosti, mreže ili zemlje.
15
Slika 5 - Stranica za pretragu CORDIS-ve baze podataka u traženju partnera
16
ekonomske i humanističke nauke, Sigurnost i Istraživanje svemira) ima svoj radni program –
WP u kojem se nalaze teme projekata (acivity/areas, topics), te uslovi za prijavu
projekata, problematika i očekivani rezultati.
Da bi se ostvarili zadani ciljevi i postigli očekivani rezultati (expected impacts)
nepohodno je slijediti zadane uslove u okviru WP koji se odnosi na konkretni poziv za
prijavu projekta.
17
Slika 7 - Informativni paket
19
Slika 9 - Registracija ovlaštene osobe
20
Slika 10 - Detalji prijedloga projekta i spisak partnera
A1 obrazac (opšti dio) pored navedenog, sadrži naziv projekta, akronim i kratak
opis projekta.
Koordinator popunjava i A3.2. obrazac, koji se odnosi na ukupan proračun budžeta
za projekt, odnosno finansijska potraživanja prema EC. Ostali partneri popunjavaju A3.1.
obrazac koji se odnosi na njihov prijedlog budžeta unutar projekta (slika 12).
21
Slika 11 - Prijedlog ukupnog budžeta projekta
22
Tabela 4 - Finansijske sheme Funding Prosječno Učesnici u
Project
Scheme/Sheme trajanje projektu
Types/Tipovi Tip projekta – kratak opis
finansiranja ili projekta u (pravni
projekata
vrste projekata mjesecima minimum)
aktivnosti, podrška pristupu istraživačkoj infrastrukturi ili pripremnom tehnološkom radu na međunarodnom
nivou (uključujući studije izvodljivosti za razvoj novih infrastruktura) rukovođenje, itd.
1. odrediti aktivnosti partnera u okviru konzorcija
2. kompletirati i podnijeti prijedlog projekta putem EPSS
3. provjeriti krajnji datum prijave u WP i tekstu poziva
1. akronim projekta
2. naziv projekta
3. trajanje projekta u mjesecima
4. identifikacijski broj poziva za prijavu projekta
5. kodove aktivnosti koje se odnose na projekt
6. ključne riječi
7. kratak opis projekta
24
Slika 13 - A1 obrazac
25
Slika 14 - A2 obrazac
26
Dio B uključuje:
B.1. dio – koncept i ciljeve projekta, naučnu i tehnološku metodologiju i
radni plan
B.2. dio - implementaciju
B.3. dio – potencijalni impakt
B.4. dio – etička pitanja (ukoliko je primjenjivo)
B.5. dio – gender aspekt (opcionalno)
3 http://cordis.europa/fp7/find-doc_en.html
27
Slika 16 - Lista krajnjih rezultata
Svi značajni elementi projekta moraju na kraju dati rezultat, koji mora biti prikazan
u mjerljivim jedinicama. Lista krajnjih rezultata mora biti brojčano ograničena i
podvrgnuta kontroli kvaliteta, te poslana EC-i na provjeru i odobrenje.
28
Slika 17 - Opis radnog paketa - WP
Svaki WP - radni paket, pored rednog broja, naziva, tipa aktivnosti, učesnika u
projektu koji je zadužen za određeni radni paket, broja zaposlenih u okviru WP, sadrži i:
opis ciljeva koji se žele ostvariti unutar određenog WP
opis radnih zadataka, po mogućnosti podijeljenih na manje radne jedinice
(tasks)
listu rezultata – sa kratkim opisom svakog pojedinačno
eventualno prelomne tačke projekta od kojih zavisi dalji rad
29
Slika 18 - Tabelarni prikaz rada zaposlenih na projektu
31
B.4. dio – Etička pitanja
32
Ukoliko jedan ili više partnera ne ispunjavaju svoje obaveze projekt mora
uspostaviti mehanizme kojima će ih upozoriti, nametnuti sankcije ili ih naposljetku
isključiti iz projekta.
EC je uvela obavezu podnošenja periodičnih izvještaja i završnog izvještaja kako bi
nadzirala ispunjavanje ugovornih obaveza, kao i njihovu usklađenost sa odobrenim
finansijskim doprinosom EC.
U svakom WP-u za određeni poziv jasno su naznačeni vremenski rokovi za
periodično izvještavanja, sadržina periodičnih izvještaja kao i rok i sadržina za završni
izvještaj.
Ukoliko Evropska komisija smatra da konzorcij ne ispunjava preuzete obaveze,
može odbiti izvještaje i tražiti da konzorcij izvrši svoje obaveze u vremenskom periodu
koji odredi EC i dopuni izvještaje, odobriti izvještaje i rezultate, ali i podvrgnuti projekat
ponovnom ugovaranju; zatim suspendovati projekat ili isključiti jednog od partnera iz
projekta, ukoliko se ustanovi da ne ispunjava preuzete obaveze.
EC vrši uplate na ime koordinatora, a u korist konzorcija. Koordinator je
odgovoran za prijem i distribuciji finansijskog doprinosa EC.
Evaluacijski kriteriji za upravljanje projektom/Project Management definisani su u
okviru Vodiča za aplikante, koji se nalazi u „Informativnom paketu“ uz svaki poziv za
prijavu projekta.
WP2
Data Collection
WP7 WP5
Helpdesk Website
34
Slika 22 - Primjer Gantt Chart-a
35
Slika 23 - Project Effort Form 1
36
3. FINANSIJSKA PITANJA
3.1.1. Pred-finansiranje ili prva tranša na početku projekta (član II 6.1.a. ECGA)
U okviru projekta pred-finansiranje ili prva tranša se isplaćuje koordinatoru
projekta na početku projekta, u periodu do 45 dana od datuma potpisivanja ugovora sa
EC (ukoliko nije drugačije riješeno specijalnom klauzulom).
Za projekte sa jednim ili dva perioda podnošenja izvještaja iznos prve tranše se
kreće od 60% do 80% u odnosu na ukupan finansijski doprinos EC. (Primjer 1)
Za projekte sa trajanjem dužim od dva izvještajna perioda, pred-finansiranje treba
da iznosi 160% u odnosu na prosjek finansiranja od strane EC za jedan izvještajni period.
(Primjer 2)
Primjer 1 :
Projekt 1
Finansijski doprinos EC: 3,000,000 €
Trajanje projekta 3 godine
37
Pred-finansiranje – prva tranša (60% - 80%) 1,600,000 €
Iznos prihvaćen od EC za 1. izvještajni period 900,000 €
1. izvještajni period – isplata 900,000 €
Iznos prihvaćen od EC za 1. izvještajni period 900,000 €
2. izvještajni period – isplata (s obzirom na 10% zadržane dobiti od strane
EC) 200,000 €
Konačna isplata: 3,000,000 – (1,600,000+900,000+200,000) = 300,000 €
Primjer 2:
Projekt 1
U okviru Projekta 1 uključena su 3 izvještajna perioda
Finansijski doprinos EC je 3,000,000 €
3.1.2. Periodične isplate koje prate svaki izvještajni period (član II 16. ECGA)
Nakon što EC odobri periodični izvještaj, isplata se zasniva na prihvaćenim
stvarnim troškovima, kako je to regulisano članom II 16 ECGA. Isplata novčanog iznosa je
u skladu sa odobrenim iznosom za svaki izvještajni period od strane EC. Međutim,
ukupna suma za izvještajni period i prva tranša iznose 90% od ukupnog iznosa
odobrenog od strane EC.
3.1.3. Završna isplata, koja slijedi nakon usvajanja konačnog izvještaja od strane
EC (član II 6.1.c.)
Nakon što EC odobri konačni izvještaj slijedi završna isplata, bazirana na
prihvatljivim troškovima i umanjena za već isplaćeni iznos/e.
U ovoj fazi EC daje odobrenje i za prebacivanje sredstava iz Garancijskog fonda, u
skladu sa članom II 21. ECGA.
Primjer 1
U okviru Projekta 1 uključena su 3 izvještajna perioda
Finansijski doprinos EC = 3,000,000 €
Limit = 2,700,000 € (10% zadržane dobiti od strane EC)
Isplate:
Period 0 – pred-finansiranje = 1,600,000 €
38
(Period 0 – pred-finansiranje = (prva tranša 160% od iznosa za 1-an izvještajni period -
član 6. ECGA) = 1,000,000 X 160% = 1,600,000 €)
Garancijski fond = 20,000 €
(Garancijski fond = 1. izvještajni period + 2. izvještajni period = 2,000,000 X 90% =
1,800,000 € (2,000,000 – 1,800,000 = 20,000 €)
Period 1. – isplata = 980,000€
(Period 0 + Period 1. + Garancijski fond = 2,600,000 €)
Period 2. – isplata = 100,000 €
(Period 2. odobreno finansiranje 800,000 €) {2,700,000 – (1,600,000 + 980,000 + 20,000) =
100,000 €}
Period 3. Završna isplata (10% zadržane dobiti od strane EC) = 300,000 €
5Svaki učesnik u projektu iz BiH trebao bi otvoriti pod-račun, namjenjen isključivo za implementaciju
projekta.
39
3.3.1. Podnošenje CFS-a
Certifikat o finansijskoj reviziji projekta - CFS je obavezan za svaki finansijski
zahtjev (periodični ili finalni) u formi nadoknade troškova kada je finansijski doprinos EC
jednak ili veći od 375,000 € ili ako projekat traje dvije godine ili duže. CFS mora obuhvatiti
sve direktne prihvatljive troškove. CFS se ne odnosi na indirektne prihvatljive troškove.
Dakle:
u FP dodatna opcija za neke učesnike u projektu/članove konzorcija je da
koriste Certifikat o metodologiji, ali samo za obračun troškova osoblja i
indirektnih troškova
EC ima rok od 30 dana da prihvati/odobri ovaj zahtjev
CFS mora biti verifikovan od strane auditora, koji posjeduje certifikat
nezavisnog revizora
EC ima vremenski rok od 60 dana da prihvati/odbije ovaj certifikat
uproštena procedura certifikacije završne isplate
nije potrebna revizija i certifikacija u toku trajanja projekta
40
Shematski pregled certifikata:
41
Certifikat o finansijskoj Certifikat za prosječne
Certifikat o metodologiji
reviziji projekta – CFS personalne troškove
osnova član II 4. član II 4. član II 14.
Kada je Certifikat o
Ukoliko je metodologija
metodologiji prihvaćen od
prihvaćena, prosječni troškovi
strane EC, nije potreban CFS
ne mogu značajno odstupati od
za periodične isplate
Primjena CFS za stvarnih troškova
učesnike u projektu
Prednosti
povećava mogućnost Ukoliko je metodologija
Ukoliko je metodologija
prihvatljivosti troškova prihvaćena ne postoji rizik od
prihvaćena ne postoji rizik
re-certifikacije nakon revizije,
od re-certifikacije nakon
ukoliko je metoda primijenjen
revizije, ukoliko je metoda
ispravno
primijenjen ispravno
Tabela 5 - Shematski pregled certifikata
Za razliku od FP6 u kojem su bila dostupna 3 modela, okviru FP7 svi učesnici u
projektu koriste jedinstven model finansiranja.
U okviru ovog modela finansijski doprinos Evropske zajednice pokriva (potpuno
ili djelomično) ukupne troškove.
Učesnici u projektu/članice konzorcija mogu odlučiti kako će distribuirati
finansijski doprinos EC. Raspodjela može biti striktno u skladu sa Ugovorom o grantu ili
u skladu sa dogovorom unutar konzorcija. Kakav god bio izbor učesnika u projektu,
odnosno članica konzorcija, neophodno je da raspodjela bude jasno i precizno definisana
konzorcijskim ugovorom, kako bi se izbjegli problemi i nesporazumi.
Velika
industrijska
SMEs akademske institucije ostali
preduzeća
Menadžment 100%
RTD 50% 75%
demonstracijske aktivnosti 50%
Ostali troškovi (diseminacijske aktivnosti,
trening, menadžement konzorcija, itd.) 100%
Tabela 6 - Pregled finansijskog doprinosa EC prema vrstama aktivnosti
42
3.3.1. Direktni prihvatljivi troškovi
Direktni prihvatljivi troškovi su oni troškovi koji se odnose na sve aktivnosti koje
su neophodne za izvođenje projekta, kao što su: istraživanje, menadžment, trening,
diseminacija. Ostali direktni prihvatljivi troškovi:
troškovi osoblja
troškovi opreme
režijski troškovi
troškovi za putovanja i dnevnice
troškovi publikacija (cijena po stranici i slični troškovi za objavu rezultata
istraživanja)
43
amortizacija uredske opreme: računara, prenosivih računara, uredskih
softvera
različiti dodatni troškovi
44
Primjer:
Ukoliko organizacija radi na tri projekta, finansirana od strane EC i njeni indirektni
prihvatljivi troškovi iznose 10,000 €, organizacija raspoređuje sredstva između tri projekta
koristeći Pojednostavljenu metodu baziranu na fiksnoj satnici.
Indirektni troškovi: 10,000 €
Radni sati na nivou organizacije (pravnog subjekta) 2000
Radni sat = 10,000/2,000 = 5
Učesnici u projektu koji koriste ovu metodu, ne mogu ove izdatke uvrstiti u
troškove vezane za projekat.
Različiti tipovi izdataka uvrštenih u direktne troškove ne mogu istovremeno biti
uvršteni u dodatne/indirektne troškove.
Primjer:
osoblje 1,000,000 €
podugovaranje 100,000 €
istraživač sa trećeg univerziteta, koji tamo i obavlja poslove 10,000
istraživač sa trećeg univerziteta koji posao obavlja u prostorijama korisnika 20,000 €
putni troškovi 5,000 €
oprema 50,000 €
Ukupni prihvatljivi direktni troškovi 1,190,000 €
45
4. Posebna paušalna tranzicija od 60% (Transitional Flat Rate of 60%)
Ne-profitne organizacije, srednješkolske i visokoškolske institucije, srednja i mala
preduzeća koja ne mogu sa sigurnošću identifikovati svoje indirektne troškove vezane za
projekat, kada učestvuju u projektu koji uključuje istraživanje, tehnološki razvoj i
demonstracijske aktivnosti, mogu se opredijeliti za paušal od 60% od ukupnih direktnih
prihvatljivih troškova, isključujući troškove za podugovaranje i sredstva za nadoknadu
troškova za korištenje resursa trećih strana u projektu, za čije korištenje učesnik u projektu
nije dao odobrenje.
DA
NE
47
4. LINKOVI
48
National Contact Points: http://cordis.europa.eu/fp7/ncp_en.html
FP7 Enquiry service: http://ec.europa.eu/research/enquiries
ICT Helpdesk email: ict@ec.europa.eu
FET-Open Helpdesk email: istfet@ec.europa.eu
http://cordis.europa.eu/ist/fet/int-o.htm
CORDIS FP7 service: http://cordis.europa.eu/fp7/participate_en.
Risk sharing financing facility(European Investment Bank): http://www.eib.org/rsff
Idealist partner search project: http://www.ideal-ist.net/
Finance Helpdesk: http://www.finance-helpdesk.org
http://www.finance-helpdesk.org/downloads/financialguide.pdf
IPR helpdesk: http://www.ipr-helpdesk.org/index.html
Supporting TEL (The European Library) http://www.theeuropeanlibrary.org
http://www.euratom.org/
http://www.eiard.org/index.html
ERC (European Research Council) http://erc.europa.eu/index.cfm
CORDIS help desk: http://cordis.europa.eu/guidance/helpdesk/home_en.html
EPSS help desk support@epss-fp7.org
FP7 Tempaltes:
http://www.hyperion.ie/templates.htm
FP7 Proposal Course:
http://www.hyperion.ie/fp7proposalcourse.htm
EU – Balkan countries Action Plan in Science and Technology
http://www.gsrt.gr/default.asp?V_ITEM_ID=3815
49
ANNEX 1
50
51
52
53
ANNEX 2
54
55
56
ANNEX 3
SEVENTH FRAMEWORK PROGRAMME
and (name of the coordinator and legal form) (national registration number if any), established in
(full address city/state/province/country), represented by (name of legal representative), (function)
[and/or (name of legal representative), (function)], or her/his/their authorised representative, the
beneficiary acting as coordinator of the consortium (the "coordinator" )1, ("beneficiary no. 1"),
HAVE AGREED to the following terms and conditions including those in the following annexes,
which form an integral part of this grant agreement (the "grant agreement”).
1. The coordinator shall endeavour to ensure that each legal entity identified below accedes to
this grant agreement as a beneficiary, assuming the rights and obligations established by the grant
agreement with effect from the date on which the grant agreement enters into force, by signing Form
A in three originals, countersigned by the coordinator.
- (full name and legal form of the beneficiary) (national registration number if any)
established in (full address city/state/province/country), represented by (name of legal
representative) (function), [and/or (name of legal representative), (function)], or her/his/their
authorised representative ("beneficiary no. 2"),
- (full name and legal form of the beneficiary) (national registration number if any)
established in (full address city/state/province/country), represented by (name of legal
1 NOTE: For Research actions for the benefit of specific groups (including Cooperative research and Collective research)
the nature of the participant must be identified in the grant agreement: RTD Performer/ SME/ Enterprise grouping/CSO.
1
representative) (function), [and/or (name of legal representative), (function)], or her/his/their
authorised representative (“beneficiary no. 3”),
- (…)
2. The coordinator shall send to the Commission one duly completed and signed Form A per
beneficiary at the latest 45 calendar days after the entry into force of the grant agreement. The two
remaining signed originals shall be kept, one by the coordinator to be made available for consultation
at the request of any beneficiary, and the other by the beneficiary concerned.
3. Should any legal entity identified above, fail or refuse to accede to the grant agreement within the
deadline established in the previous paragraph, the Commission is no longer bound by its offer to the
said legal entity(ies). The consortium may propose to the Commission, within the time-limit to be
fixed by the latter, appropriate solutions to ensure the implementation of the project. The procedure
established in Annex II for amendments to this grant agreement will apply.
4. [The beneficiaries are deemed to have concluded a consortium agreement (the "consortium
agreement") regarding the internal organisation of the consortium.]2
Article 2 – Scope
The Community has decided to grant a financial contribution for the implementation of the project as
specified in Annex I, called [project title (Acronym)] (the "project") within the framework of the
[name of specific RTD programme] and under the conditions laid down in this grant agreement.
The duration of the project shall be [insert number] months from [the first day of the month after the
entry into force of the grant agreement] [insert fixed start date3] [the effective starting date notified by
the coordinator/beneficiary which must be within [insert number] months from the date the grant
agreement enters into force] (hereinafter referred to as the “start date”).
Any report and deliverable, when appropriate, required by this grant agreement shall be in [insert
language].
2 NOTE: This sentence will not appear in the cases where the consortium agreement is not compulsory as foreseen in the
call for proposals.
3 NOTE: In cases where the start date of the project is before the grant agreement is signed by both parties, i.e. before it
has entered into force, according to Article 112 of the Financial Regulation, it is required that the consortium can
demonstrate the need to start the action before the agreement is signed. In any case, the start date of the project cannot
be prior to the submission of the proposal.
2
Article 5 – Maximum Community financial contribution
1. The maximum Community financial contribution to the project shall be EUR [insert amount]
([insert amount in words] EURO). The actual Community financial contribution shall be
calculated in accordance with the provisions of this grant agreement.
2. Details of the Community financial contribution are contained in Annex I to this grant agreement
which includes:
- a table of the estimated breakdown of budget and Community financial contribution per activity to
be carried out by each of the beneficiaries under the project. Beneficiaries are allowed to transfer
budget between different activities and between themselves in so far as the work is carried out as
foreseen in Annex I.
- [a table per beneficiary specifying the budget to be reimbursed as a lump sum. Beneficiaries are
not allowed to transfer Community financial contribution to the part to be reimbursed as a lump
sum. The latter does not apply to beneficiaries from International Cooperation partner countries.]4
3. The bank account of the coordinator to which all payments of the Community financial
contribution shall be made is:
Name of account holder:
Name of bank:
Account reference: IBAN/sort code and number
Article 6 –Pre-financing
A pre-financing of EUR [insert amount] ([insert amount in words5] EURO) shall be paid to the
coordinator within 45 days following the date of entry into force of this grant agreement. The
coordinator shall distribute the pre-financing only to the beneficiaries who have acceded to the
grant agreement and after the minimum number of beneficiaries required by the Rules for
Participation as detailed in the call for proposals to which the project is related, have acceded to
the grant agreement.
Beneficiaries hereby agree that the amount of EUR [insert amount] ([insert amount in words]
EURO), corresponding to the beneficiaries' contribution to the Guarantee Fund referred to in
Article II.20 and representing [5%] of the maximum Community financial contribution referred to
in Article 5.1, is transferred in their name by the Commission from the pre-financing into the
Guarantee Fund. However, beneficiaries are deemed to have received the full pre-financing
referred to in the first indent and will have to justify it in accordance with the grant agreement.
4 NOTE: This indent only appears when part of the grant is reimbursed as lump sum, flat rate (other than indirect costs)
(including scale of unit costs) or a combination of those.
5 NOTE: This amount is intended to provide the beneficiaries with a float in between periods and it would be agreed
during negotiations. As an indication, for projects with more than 2 periods, this amount could be around 160% of the
average funding per period (Average = total EC contribution / nr of periods).
3
Article 7 – Special clauses
Article 8 – Communication
1. Any communication or request concerning the grant agreement shall identify the grant agreement
number, the nature and details of the request or communication and be submitted to the following
addresses:
2. For information or documents to be transferred by electronic means, the following addresses shall
be used:
3. In case of refusal of the notification or absence of the recipient, the beneficiary or the consortium,
as the case may be, is deemed to have been notified on the date of the latest delivery, if notification to
the coordinator has been sent to one of the addresses mentioned in paragraphs 1 and 2 and to their
legal representative. Other beneficiaries are deemed to have been notified if notification has been sent
to the address mentioned in Article 1.1.
4. Any communication or request relating to the processing of personal data (Article II.13) shall be
submitted, using the address(es) for the Commission identified in paragraphs 1 and 2, to the Controller
responsible for the processing: Head of Unit of (responsible service).
The Community financial contribution is a contribution from the Community research budget with the
aim to implement the 7th Research Framework Programme (FP7) and it is incumbent on the
Commission to execute FP7. Accordingly, this grant agreement shall be governed by the terms of this
grant agreement, the Community acts related to FP7, the Financial Regulation applicable to the
general budget and its implementing rules and other Community law and, on a subsidiary basis, by
the law of [country of the seat of the authorising officer responsible under the internal rules
on the execution of the general budget of the European Communities].
Furthermore, the beneficiary is aware, and agrees, that the Commission may take a decision to impose
pecuniary obligations, which shall be enforceable in accordance with Article 256 of the Treaty
establishing the European Community and Articles 164 and 192 of the Treaty establishing the
European Atomic Energy Community.
4
Notwithstanding the Commission's right to directly adopt the recovery decisions referred to in the
previous paragraph, the Court of First Instance, or on appeal, the Court of Justice of the European
Communities, shall have sole jurisdiction to hear any dispute between the Community and any
beneficiary concerning the interpretation, application or validity of this grant agreement and the
validity of the decision mentioned in the second paragraph.
Any provision of this part of the grant agreement, shall take precedence over the provisions of any of
the Annexes. The provisions of Annex III shall take precedence over the provisions of Annex II, and
both shall take precedence over the provisions of Annex I.
The special clauses set out in Article 7 shall take precedence over any other provisions of this grant
agreement.
This grant agreement shall enter into force after its signature by the coordinator and the Commission,
on the day of the last signature.