‫ة‪:‬‬ ‫املقدم‬

‫يعت بر التحري ر اإلداري من بين املواض يع الهام ة للط الب ب ل وب األخص املوظ ف اإلداري ال تي تمكن ه‬

‫من التراس ل اإلداري والتعام ل الق انوني م ع بقي ة الهيئ ات واإلدارات بش كل رس مي وله ذا يتب ادر إلى‬

‫أذهاننا التساؤل التالي عن ماهية التحرير اإلداري؟ وما هي مميزاته وصيغه؟‬

‫ملعالج ة ه ذه اإلش كالية سنتطرق في ه ذا البحث إلى تق ديم منهجي ة واضحة املع الم لتحري ر الرس الة‬

‫اإلدارية وذلك من خالل إبراز بعض الجوانب والتقنيات املنهجية للتحرير اإلداري سنفرغها في قالب‬

‫متفرع إلى مبحثين كالتالي‪:‬‬

‫املبحث األول‪ :‬ما هيه التحرير اإلداري‪:‬‬

‫املطلب األول‪ :‬مفهوم التحرير اإلداري‬

‫لغة‪ :‬حرر يحرر تحرير أي كتب‪ ،‬وتحرير الكتاب وغير تقويمه‪ .‬وتحرير الكتابة تعني إقامة حروفها‬

‫وإصالح السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق‬

‫صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير‬

‫اصطالحا‪ :‬تعني اإلنشاء والكتابة‬

‫وتع رف بانه ا مجموع ة الوث ائق ال تي تحرره ا اإلدارة بواس طة موظفيه ا‪ ،‬وتس تعملها كوس يلة اتص ال‬

‫بغيره ا من املص الح اإلداري ة األخ رى‪ ،‬وك ذلك للقي ام بعملياته ا املختلف ة بغي ة الوص ول إلى اله دف‬

‫املسطر لها‪.‬‬

‫املطلب الثاني‪ :‬أهمية التحرير اإلداري‬

‫الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل املعلومات‪ :‬للمراسالت اإلدارية مكانة خاصة في النشاط اإلداري‬

‫فهي من بين الوس ائل الغالب ة والجاري ة العم ل والتعام ل به ا في العالق ات اإلداري ة وهي من بين أهم‬

‫العوام ل ال تي تس اهم في نج اح أي تنظيم إداري‪ .‬أنه ا م ادة عم ل ومي دان للتط بيق‪ :‬فأهميته ا العملي ة‬

‫تشمل كل من العاملين باإلدارة واملتعاملين معها‪ ،‬فإذا كان كالما بينهم متبادال بالكلمة يسمى اتصاال‪،‬‬
‫آما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة‪ .‬أن لها داللة مادية في اإلثبات‪ :‬الكتابة هي أقوى األدلة‬

‫في اإلثب ات وتكون لص ورتها الرس مية تس يير الحرك ة اإلداري ة في مؤسس ة‪ :‬بس يط االس تعمال‪ ،‬قلي ل‬

‫التكاليف سهل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة‪.‬‬

‫املطلب الثالث‪ :‬خصائص التحرير اإلداري‬

‫احترام التسلسل اإلداري‪ :‬يقوم التنظيم اإلداري في الدولة على أساس التسلسل اإلداري – التدرج‬

‫أو السلم اإلداري – وهذا األخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من األعلى إلى األسفل وفقا‬

‫للقاع دة القانوني ة األعلى يس ود األدنى ل دينا على سبيل املث ال‪" :‬إلى الس يد م دير الش ركة الوطني ة‬

‫للكهرباء والغاز‪ ،‬بوساطة مدير املوظفين‪ ،‬بوساطة رئيس مصلحة الوسائل العامة"‪.‬‬

‫املس ؤولية والح ذر‪ :‬إن مب دأ املس ؤولية ه و أس اس التحري ر اإلداري‪ ،‬ويقص د به ا هن ا س لطة‬

‫اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون املسؤولية "‪.‬‬

‫واجب املحافظ ة على س ر املهن ة‪ :‬يجب على املوظ ف أن يحاف ظ على س ر املهن ة‪ ،‬فال ي وزع أو يطل ع‬

‫الغ ير خ ارج ض رورات مص لحته على أي عم ل أو أي شيء مكت وب أو خ بر يعرف ه ش رط أال يكون‬

‫ذلك على حساب اإلعالم اإلداري‪.‬‬

‫املبحث الثاني‪ :‬مميزات األسلوب اإلداري وصيغ التحرير‬

‫املطلب االول‪ :‬مميزات األسلوب اإلداري‬

‫املوضوعية‪ :‬أن اإلدارة العامة ليست شخصا عاديا يتصرف وفق مزاجه وهواه بل هي تنظيم جماعي‬

‫بش ري ه ادف وهي ته دف إلى تحقي ق املص لحة العام ة ويجب أن يتجس د ذل ك في كتاباته ا‪ ،‬وبعب ارة‬

‫م وجزة على املح رر االبتع اد عن النزع ة الفردي ة ويل تزم الحي اد والعواط ف‪ ،‬وعلي ه يجب إبع اد‬

‫العب ارات التالي ة عن التحري ر‪ :‬يس رني‪ ،..‬في انتظ ار ق راءتكم‪ ,...‬في انتظ ار ردكم‪ ,...‬يطيب لي أخ اطبكم‬

‫ؤوال ‪......‬الخ‬ ‫فتي مس‬ ‫بص‬

‫ويفضل استعمال العبارات التالية‪ :‬يشرفني ‪ ,...‬لي الشرف‪ ,...‬ألتمس ‪ ،...‬أرجو‪ ،..‬يؤسفني‪ ....‬الخ‪.‬‬
‫الوض وح والبس اطة‪ :‬علي ه أن ي ترجم أفكاره ويع بر عنه ا ببس اطة دون غم وض وتجنب الكتاب ة على‬

‫ضوء الكالم‪ ،‬فال نكتب كما نتكلم وذلك حتى يفهم املخاطبون بها محتواها فهما جيدا وفقا للقاعدة "‬

‫خاطبو الناس على قدر عقولهم"‪ .‬فيجب التقيد بما يلي‪:‬‬

‫يستحسن أن يكون نص البالغ متألفا من ألفاظ سهلة ومتداولة وعبارات موجزة‬ ‫‪‬‬

‫تجنب األلفاظ الغريبة والكلمات املستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ينبغي تجنب الخيال مما قد يسبب لبسا في املعنى وغموضا فيه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كم ا يجب أن تكون لغ ة الرس الة اإلداري ة لغ ة س هلة مألوف ة في مس توى لغ ة الصحف‬ ‫‪‬‬

‫واملجالت أو أرقى منها قليال‪.‬‬

‫اإليجاز والدقة‪ :‬يقصد باإليجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل‬

‫ممل وال تقصير مخل وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر اإلمكان على أن تكون كاملة ودالة‪.‬‬

‫املجاملة‪ :‬تعتبر املجاملة كخاصية من خصائص األسلوب اإلداري شكال من أشكال االحترام ونجدها‬

‫بكثرة في احترام السلم اإلداري‪.‬‬

‫املطلب الثاني‪ :‬صيغ التحرير اإلداري‪:‬‬

‫‪-1‬ص يغ التقديم‪ :‬ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة اإلدارية واملستعملة من املحرر‬

‫عند الشروع في الكتابة‪ ،‬هذه الصيغ تمهد القارئ إلى املضمون‪ .‬وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى‪:‬‬

‫أ‪ -‬ص يغ التق ديم ب دون مرج ع وتس تعمل في مقدم ة املراس لة وتتن وع بحس ب م ا إذا كانت املراس لة‬

‫صاعدة أو نازلة ومن العبارات املستعملة‪ :‬يشرفني أن أعلمكم ‪ /‬أن أطلب رأيكم ‪ /‬أن أرسل إليكم ‪/‬‬

‫أن أتعهد أليكم ‪ /‬آمركم ‪ /‬أرجو ‪/‬أن أدعوكم‪.‬‬

‫ب‪ :‬صيغ التقديم بمرجع‪ :‬تستعمل هذه الصيغ في مقدمة املراسلة وتذكر باملرجع املستند إليه وتأتي‬

‫العبارات املستعملة على النحو االتي‪ :‬ردا على رسالتكم رقم‪ ......‬املؤرخة في ‪ ........‬واملتعلقة بـ ‪..............‬‬

‫رفني ‪......‬‬ ‫يش‬

‫‪ -2‬صيغ العرض واملناقشة‪ :‬وهي تلك املرتبطة باملوضوع وهذه األخيرة تتنوع بتنوع املوضوع املعالج‬

‫ومستوى املحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو االتي‪:‬‬

‫أ‪ -‬الصيغ املستعملة من الرئيس اإلداري‪ :‬قررت أو سأتخذ قرارا من‪ / ...‬الحظت أو أالحظ ‪ /...‬كان‬

‫يجب عليك أو من الواجب عليك ‪ / ....‬سأتخذ موقفا ما‪...‬‬

‫ب‪ -‬الص يغ املس تعملة من موظ ف م رؤوس‪ :‬أعتق د ‪ /...‬أس مح لنفسي ‪ /...‬ل أس تطيع إال‪ /...‬علي ك‬

‫بإفادتي بكل‪ / ..‬يرجع لي أو أرى من صالحياتي‪.‬‬

‫الث‪.......‬‬ ‫ا‪ /,................ :‬ث‬ ‫ترتيب‪ :‬أوال‪ / ,................. :‬ثاني‬ ‫يغ ال‬ ‫جـ‪ -‬بعض ص‬

‫من جه ة ‪ /........‬من جه ة أخ رى ‪ /........‬وبت الي ‪ /......‬بص فة رئيس ية ‪ / ....‬بص فة ثانوي ة ‪.........‬‬

‫د‪ -‬ص يغ تق ديم الحجج واملبررات‪ :‬والب د للتأكي د على مض مون الرس الة ي دعم النص بمجموع ة من‬

‫الحجج وهذه األخيرة يجب أن تصاغ كاالتي‪ - :‬تطبيقا للنصوص التنظيمية املتعلقة بـ ‪ .........‬حسب ما‬

‫تضمنته املذكرة املؤرخة في …………‪ .‬واملتعلقة ب………‬

‫‪ -3‬ص يغ الخاتمة‪ :‬تختلف عبارات االح ترام بحسب اختالف مركز املرسل إليه والعبارة املثلى التي‬

‫تختم بها الرسالة اإلدارية هي العبارة ال تي يتبوأه ا املرسل إلي ه ويجب على املحرر عدم التملق فيها‬

‫أي اح ترام الس لم اإلداري بين املرس ل واملرس ل إلي ه‪ .‬وتفض لوا س يدي‪ ،‬بقب ول تحي ات االح ترام من‬

‫ل‬ ‫فل إلى أعلى وأفض‬ ‫أس‬

‫عبارة يمكن أن تختم بها رسالتها مثال‪ :‬تفضلوا سيدي بقبول تحيات التقدير‪ ....‬أّم ا بخصوص إلغاء‬

‫التحي ات الختامي ة‪ :‬فلق د ج رت الع ادة في الكث ير من اإلدارات إلغ اء التحي ات الختامي ة إلغ اء كامال‪،‬‬

‫عندما يتعلق األمر بمراسلة داخلية بين الرؤساء واملرؤوسين‪.‬‬

‫املبحث الثالث‪ :‬املراسالت اإلدارية‪.‬‬

‫إن أساس النشاط اإلداري بمختلف أشكاله في املؤسسات العمومية على اختالف طابعها هو التوثيق‪،‬‬

‫حيث يلعب دور املؤرخ لنش اطاتها وقراراته ا حس ب م ا ع برت عن ه املقول ة الش هيرة” الكالم ي زول‬
‫وينسى والكتاب ة تبقى “‪ ،‬كم ا يلعب دور ال دعم أو اإلثب ات أم ام القض اء‪ ،‬ل ذا ف إن تحري ر مختل ف‬

‫الوثائق واملحررات اإلدارية املتعلقة بمختلف األنشطة اإلدارية يخضع إلى قواعد وشروط البد من‬

‫احترامها‪ .‬تختلف املحررات اإلدارية باختالف النشاط اإلداري املتعلقة به أو باختالف السبب الداعي‬

‫لتحريره ا أو باختالف اله دف من وراء تحريره ا‪ ،‬حيث أن أبسط وأس هل تصنيف لها ه و التصنيف‬

‫التالي‪:‬‬

‫املراسالت اإلدارية (االستفسارات‪ ،‬البرقيات‪ ،‬الدعوات‪ ،‬االستدعاءات‪ ،‬جداول اإلرسال…)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوثائق اإلدارية (التقارير‪ ،‬املحاضر‪ ،‬عروض حال‪ ،‬املذكرات…)‪ ،‬النصوص اإلدارية‪ ،‬وهذه‬ ‫‪‬‬

‫تنقسم بدورها إلى قسمين‪:‬‬

‫النصوص التنظيمية (املراسيم‪ ،‬القرارات‪ ،‬املقررات…)؛‬ ‫‪‬‬

‫النصوص التفسيرية (املناشير‪ ،‬التعليمات املذكرات التوجيهية…)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫املطلب األول‪ :‬عناصر الرسالة اإلدارية تشتمل الرسالة اإلدارية على العناصر التالية‪:‬‬

‫‪ .1‬الرأسية (اسم الدولة)‬

‫تكتب عبارة” الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية” في أعلى ووسط الصفحة‪ ،‬وفي سطر واحد‬

‫ب أحرف ب ارزة‪ ،‬إلض فاء الط ابع الرس مي على الرس ائل والوث ائق اإلداري ة وتمييزه ا عن غيره ا من‬

‫الوثائق واملراسالت املتبادلة بين األشخاص الطبيعية واملعنوية الخاصة‪.‬‬

‫‪ .2‬الطابع (اسم اإلدارة املرسلة)‬

‫يكتب اس م اإلدارة املرس لة في أعلى وعلى يمين الص فحة ويش مل بيان ات ت ؤدي إلى تحدي د املص لحة‬

‫املرس لة بدق ة‪ ،‬الشيء ال ذي يس اعد املرس ل إلي ه على معرف ة مص در الرس الة وعنوان ه‪ ،‬وي راعى في‬

‫الط ابع ذك ر الجه ة الوص ية إن كانت علي ه وص اية قانوني ة‪ ،‬مث ال ذل ك‪ :‬الرس الة الص ادرة عن إدارة‬

‫البلدية يظهر طابعها الجهة الوصية التي هي الوالية والدائرة‪:‬‬

‫والي ـ ــة …………‪..‬‬

 ‫دائ ـ ــرة……………‬

‫بلدي ـ ــة……………‪.‬‬

‫كما يراعى التسلسل اإلداري الداخلي وفقا للهيكل التنظيمي املحدد لتنظيم اإلدارة أو املؤسسة‬

‫املعنية‪:‬‬

‫مديرية …………………………………‬

‫املديرية الفرعية املكلفة بـ ………………‬

‫مصلحة (أو مكتب) ……………………‪..‬‬

‫‪.3‬الرقم التسلسلي‬

‫ترقم الرسالة اإلدارية وفقا لتسلسل البريد الصادر‪ ،‬بحيث يسجل عليها رقم بعد إمضائها وتسجيلها‬

‫في سجل البري د الص ادر‪ ،‬يكتب ه ذا ال رقم مباش رة أس فل الط ابع م ع إض افة الح روف األولى لإلدارة‬

‫املرس لة ‪ ،‬و يمكن إض افة األح رف األولى من لقب و اس م كل من مح رر الرس الة أو الناق ل له ا على‬

‫الحاسوب‪ ،‬مفصوال بين كل مجموعة أحرف‪ ،‬وذلك حتى يتسنى معرفة املرسل وتحديد املسؤولية‬

‫عن د االقتض اء‪ ،‬باإلض افة إلى ذل ك يس هل رقم الرس الة الرج وع إليه ا عن د الحاج ة‪ ،‬كم ا أن ال رقم‬

‫التسلسلي يعتبر مرجعا للرسالة اإلدارية و يضمن حسن سير العمل باملصلحة‪ .‬مثال‪/124 :‬م‪.‬ت‪.‬م‪.‬ت‪/‬‬

‫‪2016‬‬

‫‪ .4‬املكان والتاريخ‬

‫يكتسي ت اريخ ومكان تحري ر الرس الة أهمي ة كب يرة من الناحي ة القانوني ة‪ ،‬على اعتب ار أن الرس الة‬

‫اإلداري ة وثيق ة رس مية‪ ،‬وعلي ه يت وجب تسجيل املكان والت اريخ في أعلى وعلى يس ار الص فحة‪ ،‬أو في‬

‫األسفل مباشرة بعد عبارة املجاملة‪ ،‬على النحو التالي‪:‬‬

‫اس م املدين ة في الي وم ‪ /‬الش هر ‪ /‬الس نة؛ مث ال ذل ك‪ :‬تيسمس يلت في ‪ 13‬ديس مبر ‪ .2015‬ويستحس ن‬

‫كتابة الشهر بالحروف‪ ،‬ويعتمد مبدئيا كتاريخ للرسالة يوم إمضائها من قبل املرسل‪.‬‬
 ‫‪ .5‬بيان صفة املرسل‬

‫يقصد بصفة املرسل املنصب الخصوصي أو الوظيفة التي تخول للموقع على الرسالة أو من ينوب‬

‫عنه صالحية إصدار هذه الوثيقة باسم املصلحة العمومية التي يديرها أو يمثلها‪ ،‬وتكتب هذه الصفة‬

‫في الوسط من الجزء العلوي للرسالة‪ ،‬ميال إلى يسار‪ .‬مثال ذلك‪ :‬السيد والي والية …………‪.‬‬

‫‪ .6‬صفة املرسل إليه‬

‫ص فة املرس ل إلي ه هي تع يين الشخص (الط بيعي أو املعن وي) املوجه ة إلي ه الرس الة اإلداري ة‪ ،‬يكتب‬

‫االس م الشخصي للمرس ل إلي ه إ ذا كان شخص ا طبيعي ا متبوع ا بعنوان ه‪ ،‬واالس م ال وظيفي لل رئيس‬

‫اإلداري للجهة املرسل إليها إذا تعلق األمر بشخص اعتباري‪ ،‬ومقره االجتماعي‪ ،‬مسبوقين بصيغة‪:‬‬

‫إلى السيد (ة) أو اآلنسة…‪..‬؛ تكتب صيغة املناداة هذه أسفل صفة املرسل مباشرة‪.‬‬

‫مثال ذلك‪:‬‬

‫السيد والي والية ………………………‪..‬‬

‫إلى‬

‫السيد وزير ……………………………‪.‬‬

‫‪ .7‬املوضوع‬

‫يعت بر املوض وع بمثاب ة العن وان الرئيسي للرس الة لكون ه يلخص مض مونها في كلم ات وج يزة‪ ،‬بحيث‬

‫يفهم الق ارئ مض مونها قب ل أن يق رأ التفاص يل في جس م الرس الة‪ ،‬ربح ا لل وقت وتس هيال لعملي ة‬

‫التسجيل ولتوثي ق‪ .‬يكتب املوض وع قب ل الش روع في كتابة جس م الرس الة‪ ،‬ويت وخى املح رر في كتابته‬

‫الدقة واإليجاز بحيث ال يتجاوز سطرا أو سطرين‪.‬‬

‫‪ .8‬املرجع‬

‫يعتبر املرجع السند الذي ترجع إليه اإلدارة عند اإلجابة على رسالة ما‪ ،‬فقد يكون املرجع رسالة‬

‫واردة إليها من جهة معينة‪ ،‬عندئذ يتضمن املرجع رقم وتاريخ الرسالة الواردة؛ مثال ذلك‪:‬‬
 ‫رسالتكم رقم………‪.‬املؤرخة في…………‪ ..‬وفي صلب الرسالة يعيد اإلشارة إلى املرجع كأن‬ ‫املرجع‪:‬‬

‫يكتب في مستهل رسالته‪:‬‬

‫ردا على رسالتكم املشار إليها في املرجع أعاله واملتعلقة ب……‪،‬يشرفني أن ……الخ ‪ .‬أما حين يتعلق‬

‫األمر برسالة تذكير يكون املرجع هو الرسالة أو الرسائل السابقة‪ ،‬فيكتب املرجع كالتالي‪:‬‬

‫رسالتي رقم ………املؤرخة في…………‬ ‫املرجع‪:‬‬

‫ويكتب في مستهلها‪:‬‬

‫تبعا لرسالتي (أو تذكيرا برسالتي) املشار إليها في املرجع أعاله واملتعلقة ب‪،..… :‬يشرفني أن……الخ ‪ .‬و‬

‫ق د يكون املرج ع نصوص ا تش ريعية و‪/‬أو تنظيمي ة إذا اقتضى موض وع الرس الة ذل ك‪ ،‬أو من أج ل‬

‫إض فاء الص بغة القانوني ة على مض مون الرس الة‪ ،‬و ق د يكون املرج ع عب ارة عن إش ارة إلى مكاملة‬

‫هاتفية أو حدث استدعى تحرير الرسالة‪.‬‬

‫‪ .9‬املرفقات (أو الوثائق املرفقة)‬

‫قد يتضمن اإلرسال عددا من املرفقات يتوجب اإلشارة إليها في الرسالة ببيان طبيعتها وعددها‪ ،‬و‬

‫تسجل ه ذه املرفق ات عقب املرج ع مباش رة إن وج د و إال فتسجل عقب املوض وع‪ ،‬و في حال ة‬

‫اس تحالة تسجيل كل الوث ائق املرفق ة في الرس الة يمكن إرف اق قائم ة يسجل عليه ا كل الوث ائق إذا‬

‫اقتضى األمر ذلك (كأن يتعلق األمر بملف يحتوي عددا كبيرا من الوثائق مثال)‪.‬‬

‫‪ .10‬صلب الرسالة أو مضمونها‬

‫هو النص املعبر عن املعلومات أو األفكار املراد تبليغها إلى املرسل إليه‪ ،‬و يتشكل صلب الرسالة من‬

‫عدد من الفقرات يتحدد طولها أو قصرها بحسب طبيعة الرسالة و أغراضها‪ ،‬و يضم نص الرسالة‬

‫ثالثة محاورة متناسقة هي‪:‬‬

‫أوال‪ :‬التقديم‬
‫تس تهل الرس ائل اإلدارية بعبارات وصيغ تتمّي ز بالته ذيب و اللباقة‪ ،‬تمهد لع رض املوضوع وتس ترعي‬

‫انتب اه الق ارئ من خالل إب داء مش اعر التق دير و االح ترام‪ ،‬و تختل ف ص يغ التق ديم بحس ب ن وع‬

‫الرس الة أو ه دفها‪ ،‬فالرس ائل ال تي تح رر ب أول مب ادرة تس تخدم ص يغ اس تهالل ب دون مرج ع مث ل‪:‬‬

‫يشرفني… أو يسعدني … أو يسرني … أو يؤسفني …‪ ،.‬أما الرسائل التي تحرر ردا على رسالة أخرى أو‬

‫تذكيرا برسالة سابقة … فهذه تستخدم صيغ استهالل بمرجع‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫ردا على رسالتكم رقم …… بتاريخ……‪.‬‬

‫إجابة على طلبكم املؤرخ في …………‪.‬‬

‫تذكيرا برسالتنا رقم …‪ .‬بتاريخ ………‪.‬‬

‫إشارة إلى مكاملتكم الهاتفية يوم ………‪..‬‬

‫ثانيا‪ :‬العرض‬

‫يضم صيغا تهدف إلى إبالغ املرسل إليه باملعلومات و القضايا موضوع الرسالة‪ ،‬و تختلف باختالف‬

‫املوض وع و طبيع ة العالق ة بين املرس ل و املرس ل إلي ه‪ ،‬و علي ه يت وجب على املح رر انتق اء العب ارات‬

‫املناس بة و ال تي تفي ب الغرض املقص ود‪ .‬يخ اطب املرؤوس رئيس ه بعب ارات و ص يغ تفي د االمتث ال و‬

‫التحفظ‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫………‪.‬أعتقد أنه من واجبي………‬

‫…………ال يسعني إال أن………‪..‬‬

‫………‪.‬ال أملك إال أن……………‬

‫………‪..‬ال أستطيع إال أن………‪..‬‬

‫………‪..‬أسمح لنفسي…………‪..‬‬

‫بينما يستعمل الرئيس صيغا تفيد ممارسة السلطة‪:‬‬

‫…………كان يجب عليكم………‪..‬‬

 ‫………‪.‬عليكم باإلطالع على………‪.‬‬

‫………‪..‬عليكم بإفادتي……………‬

‫…………قررت…………………‬

‫…………‪.‬الحظت (أو أالحظ)……‪.‬‬

‫…………أؤكد…………………‬

‫…………‪..‬أذكر………………‬

‫ثالثا‪ :‬الخاتمة‬

‫تختتم الرسائل اإلدارية غالبا بعبارات تترك في حس القارئ انطباعات إيجابية أو تشحذ همته و‬

‫ترغبه في املبادرة بالسلوك أو املوقف املطلوب أو االستجابة للطلب امللتمس‪ ،‬و تقرن هذه العبارات‬

‫بصيغ املجاملة و التقدير‪ ،‬على النحو التالي‪:‬‬

‫وفي الختام………………………………‪..‬‬

‫وخالصة القول……………………………‬

‫و نتيجة لذلك………………………………‬

‫سأكون معترفا بجميلكم لو تفضلتم……………‬

‫سأكون شاكرا لكم (أو ممتنا لكم)……………‪.‬‬

‫أولي اهتماما كبيرا…………………………‬

‫أولي أهمية كبرى…………………………‪.‬‬

‫أن تتفضلوا باتخاذ كافة اإلجراءات…………‪..‬‬

‫أن تتفضلوا باتخاذ كامل االحتياطات…………‪.‬‬

‫أن تسهروا على…‪.‬وتحقيق…………………‪.‬‬

‫……………‪.‬و تقبلوا فائق االحترام و التقدير‪.‬‬

 ‫……………‪..‬و تقبلوا جزيل الشكر و التقدير‪.‬‬

‫‪ .11‬التوقيع‬

‫ت ذيل كل رس الة بتوقي ع املرس ل و بي ان ص فته الوظيفي ة و اس مه الشخصي‪ ،‬و ق د يت ولى التوقي ع‬

‫شخصا مفوضا نيابة عن الرئيس اإلداري أو صاحب السلطة القانوني‪ ،‬و في هذه الحالة يتعّي ن على‬

‫املوقع بالنيابة إضافة عبارة التفويض و ذكر الصفة الوظيفية للمف َّو ض‪ .‬تسّج ل هذه املعلومات‪ ،‬و‬

‫التوقيع و ختم املصلحة أسفل الرسالة إلى اليسار‪ ،‬و يكون التوقيع باليد‪ ،‬والغاية من ذلك تحميل‬

‫املوقع تبعات الرسالة و ما يترتب عنها من التزامات قانونية‪.‬‬

‫‪ .12‬وجهة نسخ الرسالة‬

‫ق د توج ه نسخ من الرس الة إلى جه ات أخ رى لإلعالم‪ ،‬و في ه ذه الحال ة تسجل ه ذه الجه ات أس فل‬

‫الرسالة إلى اليمين‪ ،‬مع مراعاة التسلسل الهرمي في ذكر هذه الجهات‪ ،‬بحيث يذكر الرئيس اإلداري‬

‫األعلى في املقام األول ثم الذي يليه‪.‬‬

‫املطلب الثاني‪ :‬أنواع املراسالت اإلدارية‪:‬‬

‫أوال‪ :‬التقرير‪ :‬التقارير تختلف باختالف أغراضها كالتــالي‪:‬‬

‫التقارير الدراسية أو تقارير الخبرة‬ ‫‪-1‬‬

‫هي تق ارير كث يرة الص فحات نسبيا‪ ،‬تدرس مشكلة أو موضوعا معينا بشكل معمق بغية البحث عن‬

‫الحل ول واس تخالص النت ائج من أج ل اتخاذ الق رارات أو اإلج راءات الالزمة‪ ،‬يت ولى تحريره ا خ براء‬

‫مختص ون‪ ،‬مث ال ذل ك التق ارير الص ادرة عن مكاتب الخ برة املعتم دة والب احثين الج امعيين‪ ،‬وعن‬

‫مجلس املحاسبة‪ ،‬وعن املحللين االقتصاديين‪… ،‬‬

‫التقارير الرقابي ــة‬ ‫‪-2‬‬

‫هي تقارير تهدف إلى إعالم الرؤساء اإلداريين أو الوصاية أو هيئات الرقابة والتفتيش بوضعية مرفق‬

‫معين أو طريقة تسييره أو التحقيق في مالبسات وحيثيات أحداث أو خروقات أو تجاوزات‪ ،‬ويتطلب‬
‫تحري ر ه ذه التق ارير إج راء عملي ات تف تيش وتحقي ق ورقاب ة ميداني ة‪ ،‬ومث ال ذل ك تق ارير مفتشي‬

‫املالية‪ ،‬و مفتشي الصحة‪ ،‬مفتشي الضرائب‪… ،‬‬

‫التقارير اإلعالميـة‬ ‫‪-3‬‬

‫هي تقارير ه دفها إبالغ وإطالع الرؤساء اإلداريين والوصاية‪ ،‬بوقائع أحداث ومستجدات تتعلق إما‬

‫بس ير العم ل في اإلدارة‪ ،‬أو بالعالق ات بين املوظفين أو م ع األط راف الخارجي ة‪ ،‬م ع اطالعهم على‬

‫اإلج راءات املتخ ذة بص دد تل ك األح داث‪ ،‬أو اق تراح حل ول وإج راءات إذا كانت ض من ص الحيات‬

‫الوصاية‪.‬‬

‫التقارير الدورية لألنشطة‬ ‫‪-4‬‬

‫تهتم ه ذه التق ارير بتق ييم ومتابع ة كيفي ة وم دى إنج از األنش طة واألعم ال في مص لحة أو مرف ق م ا‬

‫خالل فترة زمنية محددة ودورية (يوميا‪ ،‬أسبوعيا‪ ،‬شهريا‪ ،‬سداسيا أو سنويا)‬

‫عناص ر التقري ر‪ :‬يش تمل التقري ر على العناص ر الش كلية املعت ادة في املراس الت والوث ائق اإلداري ة‬

‫األخرى‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪‬‬

‫الطابع؛‬ ‫‪‬‬

‫الرقم التسلسلي؛‬ ‫‪‬‬

‫عبارة “تقرير” وسط الصفحة‬ ‫‪‬‬

‫الصفة الوظيفية للمرسل إليه؛‬ ‫‪‬‬

 ‫موضوع التقرير؛‬ ‫‪‬‬

‫املرفقات‪ :‬وثائق مدعمة ملضمون التقرير‬ ‫‪‬‬

‫خطة التقرير (فهرس املحتويات إذا تعلق األمر بتقارير طوله ومتعددة العناصر)؛‬ ‫‪‬‬

‫نص التقرير؛ يتضمن نص التقرير مجموعة من األجزاء املتناسقة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫التقديم‪ :‬يهدف إلى جلب االنتباه إلى أهمية املوضوع املطروح؛‬

‫العرض والتحليل‪ :‬يطرح املحرر الشروح واملبررات والتفاصيل املتعلقة بموضوع التقرير؛‬

‫الخاتمة‪ :‬تشتمل على االستنتاجات‪ ،‬االقتراحات والتوصيات‪.‬‬

‫ي ذّي ل التقري ر ب ذكر املكان والت اريخ متبوع ا بالص فة الوظيفي ة للموق ع وتوقيع ه في نهاي ة الص فحة‬

‫األخيرة؛‬

‫نموذج تقرير‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫الطابع‬

‫الرقم التسلسلي‬

‫تـقــريـر‬

‫(يومي‪ ،‬أسبوعي‪ ،‬شهري… إذا كان تقريرا دوريا)‬

‫إلى السيد ……………………………………………………‬
‫بخصوص………………………………………‪.‬‬

‫المرفقات………………………………………‪.‬‬

‫(نص التقرير)‬

‫حرر بـ ………‪ ..‬يوم …………………‪..‬‬

 ‫الصفة الوظيفية والتوقيع‬

‫ثانيا‪ :‬املذكرة اإلدارية‬

‫املذكرات يحرره ا الرؤس اء لتق ديم توجيه ات وأوام ر للمس تخدمين ‪ /‬املرؤوس ين‪ ،‬ل ذا يتم يز أس لوبها‬

‫بالصرامة واإليجاز املعقول دون استرسال في الشرح والتبرير‪.‬‬

‫أغـ ــراض املذك ــرة‪ :‬تستخدم املذكرات اإلدارية لعدة أغراض أهمها‪:‬‬

‫إصدار تعليمات وأوامر‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫االلتزام بمواقيت العمل؛‬ ‫‪‬‬

‫املحافظة على وسائل اإلدارة؛‬ ‫‪‬‬

‫التحلي بأخالقيات املهنة؛‬ ‫‪‬‬

‫‪ -2‬اعطاء توجيهات ونصائح‪:‬‬

‫الحرص على النظافة؛‬ ‫‪‬‬

‫تدابير الوقاية واألمن؛‬ ‫‪‬‬

‫‪ -3‬تبليغ معلومات‪:‬‬

‫تغييرات تنظيمية طارئة؛‬ ‫‪‬‬

‫معلومات تخص املستخدمين؛‬ ‫‪‬‬

‫عــناصــر املذكــرة اإلدارية‪ :‬تتضمن املذكرة العناصر التالية‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪‬‬

‫الطابع؛‬ ‫‪‬‬

‫تاريخ ومكان تحرير املذكرة؛‬ ‫‪‬‬

 ‫الرقم التسلسلي طبقا للترتيب املسجل في سجل البريد الصادر أو السجل الخاص باملذكرات‬ ‫‪‬‬

‫عنوان املذكرة وموضوعها؛‬ ‫‪‬‬

‫الجهة املوجه إليها؛‬ ‫‪‬‬

‫نص املذكرة؛‬ ‫‪‬‬

‫الصفة الوظيفية ملحرر املذكرة وإمضاؤه؛‬ ‫‪‬‬

‫اإلشارة إلى الجهات الواجب إبالغها وطريقة التبليغ (التعليق‪ ،‬التسليم الشخصي…)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نموذج مذكرة إدارية‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫سطيف في‬ ‫وزارة التعليم العالي والبحث العلمي‬

‫………………‬
‫جامعة ………………………‪..‬‬
‫األمانـة العامـة‬
‫رقم …………………………‪.‬‬

‫مذكرة مصلحة‬
‫تتعلق بــ‪.…………………………………… :‬‬

‫ننهي إلى علم ‪ /‬نطلب‬

‫من ……………………………………………………………‪:‬‬

‫……………………‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫……………………‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫……………………‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫األمين العام‬
‫……………‬
‫(الختم والتوقيع)‬
 ‫نسخة موجهـــة لـ ‪:‬‬

‫السيد ………………………………‪ ،‬لإلعالم‬ ‫‪.1‬‬

‫السادة …………………………‪ ،.‬للتنفيــذ ‪ /‬المتابعة‬ ‫‪.2‬‬
‫للتعليق في لوحة الملصقات‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫ثالثا‪ :‬االستدعاء والدعوة‪:‬‬

‫العناصر الشكلية لالستدعاء والدعوة ال تختلف عن عناصر الرسالة اإلدارية‪ ،‬بحيث تتضمن ما يلي‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪‬‬

‫الطابع؛‬ ‫‪‬‬

‫املكان والتاريخ‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫صفة املرسل؛‬ ‫‪‬‬

‫صفة أو اسم املرسل إليه وعنوانه؛‬ ‫‪‬‬

‫املرجع إن وجد؛‬ ‫‪‬‬

‫املرفقات إن وجدت؛‬ ‫‪‬‬

‫توقيع وختم املكلف بالعملية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أما مض مون ال دعوة واالستدعاء فيح دد وجوب ا الغ رض أو السبب‪ ،‬الت اريخ والت وقيت‪ ،‬املكان‪ ،‬وما‬

‫يتوجب على املستدعى إحضاره من وثائق أو وسائل‪ .‬في حالة االستدعاء أو الدعوة لحضور اجتماع‬

‫يتوجب تسجيل بنود جدول األعمال مباشرة عقب النص أو صلب املوضوع‪ ،‬وتسجل هذه البنود في‬

‫شكل مح اور موجزة بم ا يس مح للمع ني معرف ة أغ راض االجتم اع والتحض ير له بجدية‪ .‬ومم ا ينبغي‬

‫التنبيه عليه في هذا السياق ضرورة تجنب استخدام العبارات الغامضة واملبهمة مثل ما درجت عليه‬

‫بعض اإلدارات في استعمال عبارة “ألمر يهمكم”‪ ،‬وهو ما يترك املدعو في حالة حيرة وتردد‪ ،‬بل ينبغي‬

‫ذكر األمر سبب االستدعاء سواء تعلق األمر باملواطنين أو فيما بين املصالح اإلدارية‪.‬‬
 ‫نموذج دعوة‪:‬‬

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫في ……………‪.‬‬ ‫والية ………………‪.‬‬

‫مديرية ……………‪.‬‬
‫مصلحة ……………‬
‫الرقم………………‬

‫دعــــــوة‬

‫السيد (ة) ‪ /‬اآلنسة …………………………………………………‪..‬‬

‫العنوان ……………………………………………………………‪.‬‬

‫يتشرف السيد (الصفة الوظيفية) ……………………………………………… …‬

‫بدعوتكم لحضور فعاليات ……………………………………………………‬
‫التي ستنعقد يوم ……………………………… على الساعة …………………‪..‬‬
‫بمقر ………………………………………………………………………‪.‬‬
‫مع خالص تحياتنا‪.‬‬

‫الصفة الوظيفية واالسم الشخصي‬

‫(ختم المصلحة)‬

‫رابعا‪ :‬القرار واملقرر‪:‬‬

‫يتض من الق رار واملق رر‪ ،‬على غ رار النص وص اإلداري ة األخ رى‪ ،‬مجم وع العناص ر الش كلية املح ددة‬

‫لهوية اإلدارة أو املؤسسة العمومية‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪‬‬

‫الطابع؛‬ ‫‪‬‬

‫الرقم التسلسلي؛‬ ‫‪‬‬

‫عنوان القرار أو املقرر وموضوعه؛‬ ‫‪‬‬

‫الصفة الوظيفية ملتخذ القرار أو املقرر (إن السيد ……… (الصفة ‪ /‬الرتبة) ………)؛‬ ‫‪‬‬
‫يتبع ذلك بسرد النصوص املرجعية التشريعية ثم التنظيمية؛ الوثائق االثباتية (الشهادات‪ ،‬املحاضر‪،‬‬

‫الطلبات‪ ،)،‬مرتبة حسب الترتيب التدرجي والترتيب الزمني للنصوص؛ تعقب ذلك عبارة‪ ”:‬يقـرر ما‬

‫يأتي “‪ ،‬وسط الصفحة‪ .‬تليها املواد املتضمنة لنص القرار أو املقرر‪ ،‬ويختلف األمر هنا بين القرارات‬

‫التنظيمية والقرارات أو املقررات الفردية‪ ،‬بحيث تكون األولى أكثر تفصيال بينما تقتصر الثانية في‬

‫الغالب على مادتين إحداهما لذكر القرار املتخذ (تعيينا أو تثبيتا أو غيرهما) والثانية لتحديد الجهة‬

‫املكلفة بالتنفيذ وموضع نشره‪ ،‬وباإلمكان إضافة فقرة أو مادة لتحديد تاريخ بدء سريانه‪.‬‬

‫مكان وتاريخ التحرير مع إمضاء وختم مصدر القرار‬ ‫‪‬‬

‫نموذج قرار تنظيمي‪:‬‬

‫قرار مؤرخ في ………‪ .‬عام………………‪ ..‬الموافق ……………… سنة ……‪..‬‬

‫يتعلق ………………………‪.‬موضوع القرار…………………………………‪..‬‬
‫إن ……صفة أو رتبة مصدر القرار……………‪،‬‬

‫– بمقتضى األمر …………………………………‪ ،.‬السيما المادة ……… منه‪، ،‬‬

‫– و بمقتضى المرسوم الرئاسي …………المؤرخ في ………………‬
‫عام………‪.‬الموافق ………… سنة …………… والمتضمن ………‪..‬موضوع‬
‫المرسوم……………………‪،..‬‬
‫– و بمقتضى المرسوم التنفيذي …………‪.‬المؤرخ في………………‪.‬عام ……‪..‬الموافق‬
‫………… سنة ……… الذي يحدد ………………موضوع‬
‫المرسوم……………………………………‬

‫يـقـرر مـا يـأتـي ‪:‬‬

‫المادة األولى‪ :‬يحدد هذا القرار …………………موضوع القرار……………………‬
‫المادة ‪..……………………………………………………………: 2‬‬
‫المادة ‪.…………………………………………………………………… : 3‬‬
‫المادة ‪..…………………………………………………………………… : 4‬‬
‫المادة ‪..…………………………………………………………………… : 5‬‬
‫المادة ‪..……………………………………………………………………: 6‬‬
‫المادة …‪..‬األخيرة…‪ : ..‬ينشر هذا القرار في الجريدة الرسمية للجمهورية الجزائرية الديمقراطية‬
‫الشعبية ‪.‬‬
‫حرر بالجزائر في…………عام …………… الموافق…………………‪..‬سنة‬
‫……‪. ..‬‬
‫اسم و لقب مصدر القرار مصدر القرار‬
 ‫خامسا‪ :‬املحضر‬

‫هن اك أن واع كث يرة من املحاض ر‪ ،‬تختل ف ص ياغتها ب اختالف أه دافها‪ ،‬ومن بين أهم أن واع املحاض ر‬

‫نذكر‪:‬‬

‫محضر االجتماع‬ ‫‪-1‬‬

‫يح رر في ه مجري ات االجتم اع والق رارات أو التوص يات ال تي تم التوص ل إليه ا‪ ،‬على أن ي راعي املح رر‬

‫ت دوين الت دخالت والتعقيب ات واملواق ف بص يغة العم وم (تجنب التشخيص)‪ ،‬و يق ع علي ه كاف ة‬

‫املشاركين في االجتماع‪ ،‬السيما إذا تعلق األمر بمداوالت تفضي إلى اتخاذ قرارات‪.‬‬

‫محضر التنصيب‬ ‫‪-2‬‬

‫يثبت بموجبه ش روع املوظ ف الجدي د (أو املوظف ال ذي تمت ترقيت ه إلى رتب ة أعلى) في عمله بشكل‬

‫رس مي‪ ،‬ويمث ل ت اريخ التنصيب املسجل على املحض ر بداي ة عالق ة العم ل بين املوظ ف واإلدارة أو‬

‫املؤسس ة‪ ،‬بكل م ا يستتبع ذل ك من حق وق والتزام ات؛ يوق ع على املحض ر املوظ ف املع ني وال رئيس‬

‫اإلداري الحائز على سلطة التعيين‪.‬‬

‫محضر املعاينة‬ ‫‪-3‬‬

‫يح رر من ط رف املوظ ف العم ومي املكل ف قانوني ا ب ذلك‪ ،‬أي أن تكون املعاين ة موض وع املحض ر‬

‫مندرجة ضمن صالحياته القانونية أو بتكليف من الرئيس اإلداري املخول له هذه الصالحيات‪ ،‬على‬

‫أن يتولى املوقع على املحضر عملية املعاينة بنفسه‪.‬‬

‫عناصر املحضر‪ :‬يتضمن املحضر عناصر شكلية وأخرى موضوعية‪:‬‬

‫العناصر الشكلية تتمثل في محددات الهوية اإلدارية كما بيّن اها في مقطع الرسالة‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪‬‬
 ‫الطابع؛‬ ‫‪‬‬

‫الرقم التسلسلي وفقا للترتيب املعتمد في سجل املداوالت؛‬ ‫‪‬‬

‫عنوان املحضر‪ ،‬و يكتب في وسط الصفحة‬ ‫‪‬‬

‫العناصر املوضوعية تختلف باختالف نوع املحضر‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫‪ -1.2‬محضر االجتماع يتشكل من املحاور األساسية الثالثة موضوع املحضر‪:‬‬

‫التق ديم‪ :‬يسجل في ه وجوب ا وب األحرف ت اريخ ومكان االجتم اع وت وقيت بداي ة الجلس ة‪ ،‬اس م رئيس‬

‫الجلس ة وص فته‪ ،‬أس ماء وص فات الحض ور وأس ماء وص فات املتغي بين‪ ،‬ويتب ع ذل ك بج دول األعم ال‬

‫(قائمة القضايا املطروحة للنقاش والتداول)‪.‬‬

‫الع رض‪ :‬يتعل ق بمجري ات االجتم اع حيث ي ورد املح رر املناقش ات بش كل م وجز والق رارات املتخ ذة‬

‫والتحفظات إن وجدت‪.‬‬

‫الخاتمة‪ :‬تسجل فيها املالحظات الختامية وظروف ووقت انتهاء الجلسة‪.‬‬

‫‪ -2.2‬محضر التنصيب يتضمن العناصر املتعلقة بعملية تنصيب املوظف في منصب عمله الجديد‬

‫تاريخ التنصيب باألحرف؛‬

‫اسم وصفة القائم بالتنصيب (الرئيس اإلداري الحائز على سلطة التعيين)؛‬

‫اسم املوظف ورتبته أو وظيفته وتصنيف املنصب؛‬

‫تاريخ بدء السريان والذي ال يختلف عادة عن تاريخ املحضر؛‬

‫اإلشارة إلى املستند القانوني (قرار أو مقرر التعيين)؛‬

‫الصيغة الختامية التي تفيد حضور املعني شخصيا وتوقيعه على املحضر؛‬

‫توقيع املعني على يمين الصفحة والرئيس اإلداري جهة اليسار؛‬

 ‫تعيين وجهة نسخ املحضر (مفتشية الوظيف العمومي‪ ،‬الوصاية‪ ،‬ملف املعني…)‪.‬‬

‫‪ -3.2‬محضر املعاينة يتضمن العناصر التالية‪:‬‬

‫تاريخ ومكان املعاينة؛‬

‫االسم والصفة القانونية للمعاين؛‬

‫املرجعية القانونية لعملية املعاينة؛‬

‫موضوع املعاينة (الواقعة‪ ،‬الحدث‪ ،‬املخالفة…)؛‬

‫الصيغة الختامية املتضمنة اقتراح التدابير أو اإلحالة إلى جهة معينة؛‬

‫توقيع وختم املحرر؛‬

‫وجهة النسخ اإلضافية للمحضر‪.‬‬

‫سادسا‪ :‬جدول االرسال‪:‬‬

‫يتض من ج دول اإلرس ال العناص ر األساس ية املتعلق ة ببي ان املرس ل واملرس ل إلي ه كم ا ه و الش أن‬

‫بالنسبة للرسالة اإلدارية‪:‬‬

‫الرأسية؛‬ ‫‪‬‬

‫الطابع؛‬ ‫‪‬‬

‫الرقم التسلسلي؛‬ ‫‪‬‬

‫املكان والتاريخ؛‬ ‫‪‬‬

‫صفة املرسل؛‬ ‫‪‬‬

‫صفة املرسل إليه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يكتب عقب ذل ك بالبن ط الع ريض عب ارة “ج دول إرس ال” لبي ان طبيع ة الوثيق ة‪ ،‬ثم يرس م ج دول‬

‫يتضمن ‪ 4‬أعمدة‪:‬‬
 ‫ترتيب الوثيقة‪/‬الوثائق املرفقة‪.‬‬

‫العمود األول‪ :‬بيان الوثائق املرسلة والتعريف بها بإيجاز‪ ،‬مصدرة بصيغة مجاملة‪:‬‬

‫يشرفني أن أوافيكم بالوثائق التالية‪..….‬‬

‫يشرفني أن أبعث لكم طيه الوثائق املبينة أدناه‪.… :‬‬

‫العمود الثاني‪ :‬بيان عدد الوثائق املرسلة؛‬

‫العمود الثالث‪ :‬املالحظات أو التوجيهات‪ ،‬وقد جرت العادة على كتابتها بصيغ عامة وموجزة‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫لإلعالم … قصد االطالع … من أجل التنفيذ … لكل غاية مفيدة … من أجل اتخاذ القرار … من أجل‬

‫التأشيرة …‬

‫ويسجل العدد الكلي للوثائق املرفقة أسفل الجدول بمحاذاة عبارة‪ :‬املجموع‪ ،‬ويستحسن ـ من باب‬

‫االحتياط ـ عدم ترك أي فراغ أو بياض داخل الجدول يسمح بإضافة بيانات أخرى‪ ،‬وكذلك ينبغي‬

‫تجنب أي شطب أو كتابة مثقلة‪ ،‬وكل ما من شأنه أن يخل بخاصية اإلثبات القانوني لهذه الوثيقة‪.‬‬

‫يتبع هذا الجدول بتسجيل املعلومات املتعلقة بمصدر اإلرسال‪:‬‬

‫الصفة الوظيفية للموقع؛‬ ‫‪‬‬

‫االسم الشخصي والتوقيع؛‬ ‫‪‬‬

‫ختم املصلحة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وفي حالة تعدد املرسل إليهم يسجل هؤالء في نهاية الورقة على اليمين تحت عنوان‪ :‬نسخة (أو نسخ)‬

‫موجهة إلى… كما هو الشأن في الرسالة اإلدارية‪.‬‬

‫يف ترض أن يسلم ج دول اإلرسال والوثائق املرفقة يدا بيد إلى املرسل إليه إال إذا تعذر ذلك لبعد‬

‫املس افة بين املتراس لين أو ح دوث ط ارئ يتطلب اإلرس ال ع بر البري د‪ ،‬في ه ذه الحال ة يت وجب على‬

‫املرسل الحرص على استرجاع النسخة اإلضافية لجدول اإلرسال مؤشرا عليها باالستالم‪.‬‬
‫تحف ظ النسخ اإلض افية لج داول اإلرس ال في حافظ ات خاص ة وف ق ال ترتيب التسلس لي املدّو ن في‬

‫سجالت البريد الصادر‪ ،‬وذلك بغية استعمالها كوسائل إثبات عند االقتضاء‪.‬‬

‫الخاتمة‪:‬‬

‫وختاما لبحثنا نق ول إن املراسالت اإلدارية أمر ضروري وه ام لكل موظ ف أو عامل أو أي شخص‬

‫يتعام ل م ع إدارة معين ة لجع ل تل ك املع امالت في ص يغة قانوني ة وللمراس الت اإلداري ة أن واع كل‬

‫بحسب حاجته وأهميته في العمل‪.‬‬