Download as pdf or txt
Download as pdf or txt
You are on page 1of 76

‫وثيقة الشروط والمواصفات لمشروع‬

Electronic document and correspondence


management system
‫م‬2020/03/5
‫‪Contracts & Procurement Department‬‬ ‫إدارة العقود والمشتريات‬

‫‪Tatweer Educational Technologies Co.‬‬ ‫شركة تطوير لتقنيات التعليم‬

‫‪Saudi Arabia | Riyadh | King Saud Street‬‬ ‫المملكة العربية السعودية | الرياض | شارع الملك سعود‬

‫‪CPD@tetco.sa‬‬ ‫‪CPD@tetco.sa‬‬
‫‪96611835200000‬‬
‫‪96611835200000‬‬

‫‪1‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫جدول المحتويات‬

‫الفهرس‬ ‫‪#‬‬

‫التمهيد‬ ‫‪1‬‬

‫الشروط العامة‬ ‫‪2‬‬

‫تعليمات تقديم العرض‬ ‫‪3‬‬

‫المواصفات الفنية ونطاق العمل‬ ‫‪4‬‬

‫المتطلبات العامة‬ ‫‪5‬‬

‫جداول الكميات وفئات األسعار‬ ‫‪6‬‬

‫قائمة التحقق‬ ‫‪7‬‬

‫‪1‬‬
‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‪2019،‬‬
:‫ التمهيد‬.1
1.1 About TETCO: :‫ عن شركة تطوير لتقنيات التعليم‬1.1
Tatweer Educational Technologies, in partnership with the Ministry of ‫تعمل شركة تطوير لتقنيات التعليم بالشراكة مع وزارة التعليم على مشاريع استراتيجية لخدمة منظومة‬
Education, is working on strategic projects to serve the education ‫التعليم في المملكة العربية السعودية حيث تهدف الى تقديم الخدمات التقنية األساسية والمساندة وتطوير‬
system in the Kingdom of Saudi Arabia, aiming to provide basic ‫ ومن أغراض شركة تطوير لتقنيات‬.‫وإنشاء وامتالك وتشغيل وصيانة المشروعات التقنية التعليمية‬
technical services, support, development, establishment, ownership, ‫التعليم تقديم مختلف منتجات وخدمات التقنية واألنظمة المعلوماتية والتقنية بما فيها التصميم والتنفيذ‬
operation and maintenance of educational technical projects. TETCO ‫ واالستثمار في كافة القطاعات التقنية‬،‫والتشغيل والصيانة والتأهيل واالستشارات والتخطيط والفحص‬
aims to provide various technological products and services, ‫ وكذلك تصميم منتجات وخدمات وبرامج‬.‫اإللكترونية والبرمجيات ونظم المعلومات وشبكات االتصال‬
Operation, maintenance, rehabilitation, consultation, planning and .‫ وبناء وتطوير منتجات خدمات التقنية وأنظمة التعلم اإللكتروني وتجهيزاتها‬،‫التقنية وتنفيذها وإدارتها‬
examination, investment in all sectors of electronic technology,
software, information systems and communication networks, design,
implementation and management of technology products, services
and programs, building and developing technical services products
and e-learning systems and equipment.

1.2 Terms of Conditions: :‫ أهداف كراسة الشروط‬1.2


This RFP aims to provide bidders as well as providers of IT, Technical ‫تهدف هذه الكراسة إلى تزويد المتنافسين والشركات المتخصصة في مجال تقنية المعلومات والحلول‬
and Innovative Solutions Providers with the necessary information and ،‫الفنية بالمعلومات والبيانات الالزمة لصياغة عروضهم وتقديمها لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
data to prepare and submit their bids to TETCO, considering all the .‫آخذين في الحسبان جميع المتطلبات الواردة في هذه الكراسة‬
requirements contained in this RFP. ‫ ولذلك‬،‫إن المعلومات المذكورة في هذه الكراسة تهدف لمساعدة المتقدمين في تحضير العروض‬
The information contained in this RFP is intended to assist bidders in ‫ وال يعفي ذلك المتنافسين من التواصل‬،‫تفترض شركة تطوير لتقنيات التعليم الدقة في هذه المعلومات‬
the preparation of proposals. Therefore, TETCO assumes accuracy of ‫ في حين أن أي‬،‫المباشر مع شركة تطوير لتقنيات التعليم لجمع معلومات تفصيلية أكثر عن المشروع‬
this information, and this does not exempt bidders from direct contact ‫ أو عدم‬،‫اختالفات في المعلومات يتم رصدها الحقا ال تعتبر بأي حال سببا إلبطال الكراسة‬
with TETCO to collect more detailed information about the project, ‫ وتحتفظ شركة تطوير لتقنيات التعليم بحق إلغاء كراسة الشروط هذه في الوقت الذي تراه‬.‫مصداقيتها‬
while any differences in information are monitored later in no way shall .‫ وبدون إبداء أو تبرير األسباب‬،‫مناسبا‬
be considered a reason for revocation of the RFP or its incredibility.
TETCO reserves the right to revoke this RFP at a time it deems
appropriate and without giving reasons or justification.

1.3 Point of contact: :‫ نقطة التواصل‬1.3


A- The point of contact between bidders and TETCO regarding this ‫ نقطة التواصل بين المتنافسين وشركة تطوير لتقنيات التعليم بخصوص هذه المنافسة هي إدارة‬-‫أ‬
Tender is Contracts & Procurement Department only. .‫العقود والمشتريات فقط‬
B- Bids, questions and requests for clarification regarding this project ‫ العطاءات واألسئلة وطلبات التوضيح بخصوص هذا المشروع يجب أن ترسل الى إدارة العقود‬.‫ب‬
should be sent directly to the Contracts & Procurement Department as ‫ عندما يتم التواصل مع أشخاص خارج‬،‫والمشتريات والمفصلة في الصفحة األولى من هذه الكراسة‬
detailed in the first page of this RFP. When contact is made with ‫إدارة المشتريات أو عندما يفصح المتنافس أو أي من موظفيه عن أي معلومات تخص المنافسة أو‬
persons outside the Contracts & Procurement Department or when the .‫ سيتم استبعاد المتنافس بشكل فوري ويوقف التعامل حاضرا ومستقبال‬،‫عطائهم‬
bidder or any of its employees disclose any information about the ‫ حيث أن‬،‫ شركة تطوير لتقنيات التعليم ال تسمح بتسليم العطاءات عن طريق البريد اإللكتروني‬.‫ج‬
tender or their bid, the bidder will be disqualified immediately, and we ‫التسليم يتم بشكل شخصي إلدارة العقود والمشتريات في مقر شركة تطوير لتقنيات التعليم مع النسخة‬
will stop the business deal now and in future. .‫اإللكترونية‬
C-TETCO does not allow the delivery of bids by e-mail, as the delivery
must be made personally to the Contracts & Procurement Department
at the headquarters of TETCO.

1.4 Confidentiality of the information’s: :‫ سرية المعلومات‬1.4


The RFP, information and materials obtained from TETCO are very ‫تعتبر كراسة الشروط والمواصفات والمعلومات والمواد التي تم الحصول عليها من شركة تطوير‬
confidential. No bidder may share this information with any third party, ‫ وال يحق ألي جهة مشاركة هذه المعلومات مع أي طرف ثالث سواء كان‬.‫لتقنيات التعليم سرية للغاية‬
whether for the purpose of obtaining information or evaluation or for ‫لغرض الحصول على المعلومة أو التقييم أو ألي سبب آخر دون الحصول على موافقة خطية من‬
any other reason without the written consent of TETCO. TETCO will ‫ وكذلك سوف تقوم شركة تطوير لتقنيات التعليم بمعاملة جميع العروض‬.‫شركة تطوير لتقنيات التعليم‬
also treat all bids submitted with utmost confidentiality. .‫المقدمة بغاية السرية‬

1.5 Payment method: :‫ طريقة الدفع‬1.5


The value of the contracted works and services will be paid by TETCO ‫سوف تدفع شركة تطوير لتقنيات التعليم قيمة االعمال والخدمات المتعاقد عليها إلى الفائز بالعطاء‬
to the winning bidder in accordance with the contracted payments ‫وفق جدولة الدفعات وتكاليف المخرجات الرئيسية وما يتبعها من مخرجات فرعية واسعارها التي يتم‬
schedule and project deliverables costs including the costs of .‫إقرارها ضمن العقد‬
associated items that are part of the contract.

2
2019،‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
:‫التعريفات‬1.6
:‫يكون للمفردات والعبارات التالية ما يقابلها من معاني أينما ورد ذكرها في هذه الوثيقة‬

‫المعنى‬ ‫المصطلح‬

‫وزارة التعليم‬ ‫الوزارة‬

)TETCO( ‫شركة تطوير لتقنيات التعليم‬ ‫الشركة‬

‫الشركة أو المؤسسة المتقدمة لهذه المنافسة‬ ‫المتقدم‬

‫نظام إدارة الوثائق والمراسالت اإللكترونية‬ ‫المشروع‬

.‫مجموعة األعمال المطلوب تنفيذها ومواقع تلك األعمال والمسؤولية التي تقع على المتقدم‬ ‫نطاق العمل‬

‫المؤسسة أو الشركة المتعاقد معها من قبل شركة تطوير لتقنيات التعليم لتنفيذ وإنجاز نطاق أعمال المشروع‬ ‫المقاول أو المتعهد‬

‫ وتعتبر وثيقة الشروط والمواصفات‬،‫الوثائق التي سيتم توقيعها بين شركة تطوير لتقنيات التعليم والمتقدم الذي يقع عليه االختيار لتنفيذ المشروع‬
.‫والعرض المقدم من المتقدم جزءا ال يتجزأ منها‬
‫العقد أو االتفاقية‬

1.6 Definition:
Term Explanation
Ministry Ministry of Education (MOE)

Company Tatweer Educational Technologies Co. (TETCO)

Bidder Company or Establishment bids for this Tender

The project Electronic document and correspondence management system

Scope of Work Works group to be performed and places of those works and the responsibility of the bidder.

The institution or company that will implement and complete the work. This is done through
Contractor contracting between it and TETCO or its affiliates upon conclusion of the contract signed between
them

Documents to be signed between TETCO and the successful bidder that is selected for the
Contract or
implementation of the project. RFP document and the bid submitted by the contractor shall be
agreement deemed an integral part thereof.

3
2019،‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
:‫ الشروط العامة‬.2
2.1 Terms & Conditions: :‫ الشروط العامة‬2.1
1. The bidder shall comply with laws, regulations and ‫على مقدم العرض أن يتقيد باألنظمة واللوائح والقرارات الصادرة من‬ -1
decisions issued by the competent public authorities relating ‫ واألنظمة‬،‫السلطات العامة المختصة المتعلقة باألعمال والخدمات‬
to the work and services, regulations and rules of the public ‫والقواعد الخاصة بالهيئات العامة والشركات ذات العالقة وأن يتحمل‬
bodies and related companies and shall bear responsibility .‫المسئولية والغرامات بسبب مخالفته لتلك األنظمة واللوائح والقرارات‬
and fines for violating these laws, regulations and decisions.

2. The bidder must read terms and conditions and ‫ حيث‬,‫يجب على المتقدم قراءة وثيقة الشروط والمواصفات وفهمها جيدا‬ -2
understand them well. The required information and all the ‫إن المعلومات المطلوبة وجميع الشروط التي تتضمنها وكذلك‬
conditions included therein, as well as obligations of the ‫االلتزامات من المتقدم والبنود التي يتفق عليها في حالة ترسية المنافسة‬
bidder and items agreed upon in case of awarding the ,‫تعتبر جزءا ال يتجزأ من العقد الذي سيتم إبرامه مع أحد المتقدمين‬
tender are an integral part of the contract to be concluded ‫سواء كانت تلك االلتزامات ضمن العرض أو بعد فتح المظاريف أو‬
with one of bidders, whether such obligations fall within the ,‫خالل تنفيذ العقد وسيطبق عليه النظام في حالة إخالله بهذه االلتزامات‬
contract or after opening envelopes or during the execution ‫تكون اللغة العربية هي األصل في كل المكاتبات والمراسالت‬
of the contract and shall be applied to the system in case of ‫ وإليها يرجع عند‬,‫والمستندات أو العروض والجداول التي يتم تقديمها‬
breach of these obligations, the Arabic language shall .‫تفسير الوثائق ويستثنى من ذلك العرض الفني‬
prevail in all letters, correspondence, documents or bids and
schedules to be submitted, and shall be referred to when
interpreting documents, except for the technical proposal.
3. The bidder shall, prior to the submission of the bid, ‫يجب على مقدم العرض أن يتحرى قبل تقديم عرضه عن طبيعة‬ -3
investigate the nature of the work being done, ،‫ والظروف المصاحبة للتنفيذ والمخاطر المحتملة‬،‫األعمال المتقدم لها‬
circumstances associated with the execution and potential ‫ ويستفسر عما يرغب‬،‫وكل ما يمكن أن يؤثر على عرضه والتزاماته‬
risks, whatever may affect its bid and its obligations, and ask ‫ ويمكن للمتقدم عند رغبته القيام بزيارة ميدانية لمواقع‬،‫في استيضاحه‬
what it wishes to clarify. The bidder may, if desires to pay ‫العمل أو بعضها ومعاينتها والتعرف على ظروف وطبيعة وحجم العمل‬
field visit to all or some of work places, know conditions and .‫المطلوب بما ينفي الجهالة قبل موعد تقديم العرض‬
nature and size of the work required to avoid ignorance
before the date of submission of the bid.
4. RFP shall be the basis whereupon any technical, ‫تعتبر وثيقة الشروط والمواصفات هي األساس الذي يتم االستناد إليه‬ -4
administrative or procedural disputes shall be settled. In any ‫ وعند أي نزاع ينشأ عن‬،‫لحسم أي خالفات فنية أو إدارية أو إجرائية‬
dispute arising out of the interpretation or understanding of ‫تفسير أو فهم أي نص من نصوص هذه الوثيقة أو العقد ولم يتم التوصل‬
any provision of this document or contract and no amicable ‫إلى تسوية له بالطرق الودية فإن التفسير المعتمد له هو ما تفسره به‬
settlement has been reached, the interpretation adopted is ‫الجهة المعدة للوثيقة بشركة تطوير لتقنيات التعليم ما دام النص يحتمله‬
the one interpreted by the entity preparing for the document ‫ وفي كل حال ال يجوز‬،‫ويكون المتقدم ملزما بتنفيذ وجهة نظرها‬
in TETCO as long as the text permits and the bidder is ‫للمقاول التذرع بوجود نزاع إليقاف أي جزء من األعمال المتفق عليها‬
obliged to implement its point of view. In any event, the .‫في العقد‬
contractor may not invoke a dispute to stop any part of the
work agreed upon in the contract.
5. All correspondence on the tender between TETCO and ‫تتم جميع المخاطبات حول المنافسة بين تطوير لتقنيات التعليم ومالك‬ -5
the authorized representative of the bidder, through ‫ بتفويض مصدق من الجهات‬،‫الجهة المتقدمة أو من يفوضه رسميا‬
delegate authorized by the competent official authorities. .‫الرسمية المختصة‬
6. The bidder must designate subcontractors - if any - who ‫الذين يعتزم‬- ‫إن وجد‬- ‫يجب على المتقدم أن يسمي المقاولين من الباطن‬ -6
intend to use them in any part of the project. TETCO has the ‫استخدامهم في أي جزء من المشروع ولشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
right to accept or reject any subcontractor at any time. If the ‫ وإذا‬،‫الحق في القبول أو الرفض ألي مقاول من الباطن وفي أي وقت‬
subcontractor is rejected even during the execution of the ‫تم رفض المقاول من الباطن ولو أثناء تنفيذ العقد فيجب على المتقدم‬
contract, the bidder shall assume responsibilities of this ‫ مع إمكانية أن يقترح مقاوال آخر من‬،‫تحمل مسؤوليات هذا المقاول‬
contractor, with the possibility of proposing another .‫الباطن إذا لم يؤثر ذلك على فعالية أو كفاءة تنفيذ العقد‬
subcontractor if it does not affect the effectiveness or
efficiency of the contract execution.
7. The bidder will be responsible for all services provided ‫سيكون مقدم العرض مسؤوال عن جميع الخدمات المنصوص عليها في‬ -7
for in the document or contract, whether by the successful ‫ سواء تلك التي يقوم بها مقدم العرض المختار أو‬،‫الوثيقة أو العقد‬
bidder or the subcontractor, and TETCO will consider the ‫ وشركة تطوير لتقنيات التعليم سوف تنظر إلى مقدم‬،‫المقاول من الباطن‬
successful bidder as the sole contact person on contractual ‫العرض المختار باعتباره الجهة الوحيدة لالتصال فيما يتعلق بالمسائل‬
matters, including payment of any fees or costs arising from ‫ بما في ذلك دفع أي رسوم أو تكاليف ناجمة عن العقد المبرم‬،‫التعاقدية‬
the contract concluded between the parties. .‫بين الطرفين‬
8. TETCO has the right to review the price schedules in ‫لشركة تطوير لتقنيات التعليم الحق في مراجعة جداول األسعار سواء‬ -8
terms of either its items or its totality and make corrective ‫ وإذا‬،‫من ناحية مفرداتها أو مجموعها وإجراء التصحيحات الحسابية‬
corrections. If there is a difference between the price shown ‫وجد اختالف بين السعر المبين كتابة والسعر المكتوب باألرقام فإنه يعتد‬
in writing and the price written in the figures, the price in ‫ وإذا وجد اختالف بين سعر الوحدة وسعر مجموعها‬،‫بالسعر كتابة‬
writing shall prevail, If there is a difference between the unit .‫كانت العبرة بسعر الوحدة‬
price and the total price, the unit price shall prevail.
9. TETCO shall have the right to cancel, reduce or ‫يحق لشركة تطوير لتقنيات التعليم إلغاء أو تقليل أو زيادة اي بند من‬ -9
increase any contract unit item, as it deems appropriate. .‫البنود التعاقدية وذلك حسب ما تراه‬

10. Bidders bid and their annexes as well as all responses ،‫ عروض المتقدمين وملحقاتها وجميع الردود والمواد األخرى المقدمة‬-10
and other materials submitted, shall become the property of ‫ ولها الحق‬،‫ستصبح ملكا لشركة تطوير لتقنيات التعليم ولن يتم إعادتها‬
TETCO and shall not be returned, and TETCO shall have ‫ واختيار أو رفض‬،‫في استخدام أي أو كل األفكار التي وردت فيها‬
the right to use any or all the ideas contained therein. .‫العرض المقدم ال يؤثر على هذا الحق‬
Selection or rejection of the bid submitted does not affect
this right.

4 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


11. All Bidders who have not previously engaged in ‫ سوف يطلب من جميع مقدمي العطاءات الذين لم ينفذوا أعماال في‬-11
business with TETCO will be required to register their data ‫السابق مع شركة تطوير لتقنيات التعليم أن يسجلوا بياناتهم لدى إدارة‬
with Contracts & Procurement Department as a prerequisite ‫ أما بالنسبة‬.‫العقود والمشتريات كشرط أساسي قبل ترسيه العقد‬
prior to the contract awarding. For contractors registered ‫للمقاولين المسجلين لدى هذه اإلدارة الذين لم يحدثوا بياناتهم خالل‬
with the Department who have not updated their statements .‫ فيطلب منهم تحديثها بأسرع وقت ممكن‬،‫االثني عشر شهرا الماضية‬
during the past 12 months, they are required to update them
as soon as possible.

2.2 Guarantees: :‫ الضمانات‬2.2


1- The bidder must attach with the bid the original bid ‫يجب أن يرفق المتقدم مع العطاء أصل الضمان البنكي االبتدائي والذي يمثل‬ -1
bond, which represents 1% of the total bid value valid ‫) تسعون يوما‬90( ‫ من إجمالي قيمة العرض ساري المفعول لمدة‬%1 ‫نسبة‬
for ninety (90) days from the date of opening envelopes. ‫ وإذا سحب مقدم العرض عرضه قبل انتهاء هذه‬،‫من تاريخ فتح المظاريف‬
If the bidder withdraws its bid before the end of this ‫المدة فإن لشركة تطوير لتقنيات التعليم مصادرة الضمان المقدم منه بدون إنذار‬
period, TETCO may confiscate the same without .‫أو اتخاذ أية إجراءات‬
warning or taking any action.
2- The bid bond shall be in the name of a bidder issued ‫يكون خطاب الضمان باسم مقدم للعرض صادرا مــن أحـــد البنوك المحليـــة‬ -2
by a licensed local bank or a bank abroad provided by a ،‫المـــرخـص لهــا أو من بنك في الخارج مقدم بواسطة بنك يعمل في المملكة‬
bank operating in the Kingdom and shall not be .‫وال يقترن بأي شرط وقيد‬
accompanied by any condition or restriction.

3- In case of awarding, the Contractor shall provide a ‫) خمسة بالمائة من‬%5( ‫في حال الترسية يقدم المقاول ضمانا نهائيا بنسبة‬ -3
performance bond of 5% of the total value of the .‫) عشرة أيام من تاريخ الترسية‬10( ‫إجمالي قيمة العقد خالل‬
contract within ten (10) days from the awarding date.

4- In case of breach of confidentiality, TETCO shall have ‫عند اإلخالل بسرية المعلومات فلشركة تطوير لتقنيات التعليم الحق في فسخ‬ -4
the right to terminate the contract if it is in force between ‫ دون أن يستحق المقاول أي مبالغ عن‬،‫العقد إذا كان ساريا بين الطرفين‬
the parties, without the Contractor being entitled to any ‫ دون إخالل بحق شركة تطوير لتقنيات التعليم في‬،‫األعمال التي قام بها‬
amounts for the work done without prejudice to the right ‫التعويض عن أي أضرار تلحق بها نتيجة لذلك سواء كانت هذه األضرار‬
of TETCO to be compensated for any current or future ‫حالية أو مستقبلية وسواء وقع هذا اإلخالل بااللتزام أثناء سريان العقد أو بعد‬
damages incurred as a result thereof, whether or not .‫انتهاء مدته‬
such breach of obligation occurred during the validity of
the contract or after the expiry of its term.

2.3 Contract Termination: :‫ إنهاء العقد‬2.3


1- The contract ends with the expiry of its term and .‫ينتهي العقد بانتهاء مدته وتنفيذ المقاول لألعمال المطلوب تنفيذها في العقد‬ -1
completion execution of works required to be .‫يمكن إنهاء العقد باتفاق الطرفين على إنهائه‬ -2
executed in the contract.
2- The contract may be terminated by agreement
between parties thereto to be terminated.

5 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


:‫ تعليمات تقديم العرض‬.3
3.1 Terms & Conditions: :‫ شروط العروض‬3.1
The bidder must deliver the technical and financial proposal ‫يجب على المتقدم تسليم العرض الفني والمالي لجميع أعمال المشروع ويحق‬
of all project. TETCO is entitled to award or split the whole ‫ ويجب تقديم العرض‬،‫لشركة تطوير لتقنيات التعليم ترسية كامل األعمال أو تجزئتها‬
business. The bids must be submitted in :‫وفقا لآلتي‬:
accordance to the following: .‫ ص‬:‫ تقدم العروض مناولة إلى إدارة العقود والمشتريات على العنوان التالي‬-1
1- Bids to be addressed to Contracts & Procurement ‫طريق الملك سعود مقابل وزارة الشئون‬11475 ‫ الرياض‬،21227 .‫ب‬
Department at the following address: P.O# 21227, ‫الدور‬- ‫ شركة تطوير لتقنيات التعليم‬- ‫المربع مبنى الراشد‬- ‫البلدية والقروية‬
Riyadh 11475 - King Saud Road in front of the .‫ إدارة العقود والمشتريات‬،‫الرابع‬
Ministry of Municipal and Rural Affairs – Murabba, Al
Rashed Building, TETCO, 4th Floor Contracts and
Procurement Department.

2- TETCO encourages bidders to propose alternatives of ‫تشجع شركة تطوير لتقنيات التعليم مقدمي العطاءات على اقتراح بدائل‬ -2
work specifications that reduce the cost of the ‫لمواصفات العمل تؤدي إلى تخفيض تكلفة العقد أو تحسين تنفيذ جدول العمل‬
contract, improve the implementation of the work ‫أو تخفيض تكاليف التشغيل دون أن يؤثر ذلك سلبا على سالمة العمل‬
schedule or reduce operating costs without adversely ‫ يجب تحديد تأثير ذلك على قيمة العقد‬،‫ وعندما تقترح هذه البدائل‬.‫والتشغيل‬
affecting work safety and operation. When these ‫ مقارنة بالسعر والجدول الذي طرحه مقدم العطاء على أساس‬،‫وجدول العمل‬
alternatives are proposed, the impact should be .‫مواصفات العمل التي قدمتها شركة تطوير لتقنيات التعليم‬
determined on the value of the contract and the
schedule of work, compared to the price and schedule
submitted by the bidder based on the work
specifications provided by TETCO.
3- The bid shall be made up of two parts: a financial ‫يكون العرض مكونا من جزئيين عرض مالي وعرض فني ويقدم العرض‬ -3
proposal and a technical proposal. The financial ‫المالي ضمن مغلف مختوم ومعنون "العرض المالي" منفصال عن العرض‬
proposal shall be presented in a sealed envelope ‫ وتقدم نسخة إلكترونية من العرض المالي على وسائط إلكترونية (فالش‬،‫الفني‬
entitled "Financial Proposal" separate from the ‫ كما يتم طباعة‬،‫ميموري) على أن توضع هذه الفالشات في مظروف العرض‬
technical proposal. Two original copies of these ‫ وتسليم النسختين الورقيتين مع الفالش‬،‫نسختين أصليتين من هذه الوثائق‬
documents will be printed, and the two copies will be :‫ميموري كجزء من العرض المالي لمقدم العطاء وفق ما يلي‬
delivered on USB as part of the bidder's financial
proposal as follows: .‫تدون األسعار على أوراق المنافسة األصلية وليس على أوراق المتقدم‬ -‫أ‬
A. The prices shall be listed on the original tender ‫تكتب األسعار في العرض المالي بخط واضح بالعملة السعودية رقما‬ -‫ب‬
papers and not on the bidder's papers ‫وكتابة باستخدام رقم مؤلف من خانتين بعد الفاصلة العشرية على أعلى‬
B. The prices in the financial proposal shall be written ‫ وكل تصحيح فإنه يجب إعادة‬،‫تقدير وال يجوز الكشط أو المحو فيها‬
in a clear line in the Saudi currency, in number and .‫كتابته رقما وكتابة مع توقيع المتقدم أو المفوض بجانبه وختمه‬
in writing using a number of two digits after the ،‫يجب التأكد من عدم وجود اختالف بين األسعار على الفالش ميموري‬ -‫ت‬
decimal point at the highest rate. No correction or ‫ وإذا وجدت شركة تطوير‬.‫واألسعار المقدمة على الصفحات الورقية‬
erasure shall be made. Every correction shall be ‫ تكون األسعار الموجودة في‬،‫لتقنيات التعليم أي اختالف بين االثنين‬
rewritten in number and in writing with the signature .‫النسخة الورقية هي المعتمدة‬
of bidder or its representative next to it together with ‫ في العرض المالي وصور‬،‫يجب أن يضمن أصل الضمان االبتدائي‬ -‫ث‬
his stamp. .‫األوراق الرسمية المطلوبة‬
C. It is required to make sure there is no difference .‫يجب إزالة كافة المعلومات المالية من العرض الفني‬ -‫ج‬
between prices on USB and prices on paper. If
TETCO finds any difference between both, the
prices written in the paper version will be approved.
D. The original bank guarantee must be in the financial
proposal with copies of the required company Legal
papers.
E. All financial information must be removed from the
technical proposal
4- The technical proposal should contain a detailed ‫يجب أن يحتوي العرض الفني على وصف تفصيلي لجميع مكونات المشروع‬ -4
description of all components of the project to be .‫التي سيتم إعدادها وتنفيذها‬
developed and implemented.
5- The bid shall be in Arabic, except for the detailed .‫ ويستثنى منه العرض الفني التفصيلي‬،‫يقدم العرض باللغة العربية‬ -5
technical proposal.
6- The bid shall be valid for (90) days and TETCO may ‫) تسعين يوما ولشركة تطوير لتقنيات التعليم‬90( ‫يكون العرض صالحا لمدة‬ -6
request bidders to extend the validity period. .‫أن تطلب من مقدمي العروض تمديد مدة سريانها‬
7- The signature and the stamping of the date must be ‫يجب أن يتم التوقيع وتدوين التاريخ على كل صفحة من العرض المالي‬ -7
made and affixed on each page of the financial and .‫ وأن يختم عروضه بالختم الرسمي للمتقدم‬،‫والفني‬
technical proposal, and to be stamped with the official
stamp of the bidder.
8- The bid letter shall be presented on the official paper ‫يقدم مع العرض خطاب تقديم العرض على الورق الرسمي لشركة تطوير‬ -8
of TETCO along with the bid in accordance with the ‫ موقع من المالك أو‬،)6.1( ‫لتقنيات التعليم وفق النموذج المرفق في الملحق‬
form attached in Annex 6.1, signed by the owner or ‫من يفوضه يحدد فيه المبلغ اإلجمالي للعرض وما يرد عليه من زيادة أو‬
his authorized representative, specifying the total .‫تخفيض‬
amount of the bid and the increase or reduction
thereof.

6 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


9- The proposals shall be placed in a sealed envelope ‫توضع العروض داخل مظروف مغلق مختوم بالختم الرسمي ويكتب على‬ -9
stamped with the official stamp. The name of project ‫المظروف اسم المشروع ورقم المنافسة ومسماها وتقدم من صاحب العطاء أو‬
and the number and name of the tender shall be ‫مندوبه إلى إدارة العقود والمشتريات بشركة تطوير لتقنيات التعليم في موعد‬
written on the envelope and submitted by the bidder .‫ال يتجاوز التاريخ المحدد في اإلعالن‬
or his representative to the Contracts & Procurement.
3 2. Guarantees: :‫ هيكل العرض‬3.2
The bid is submitted and arranged in the :‫يقدم ويرتب العرض وفق التنسيق والتسلسل التالي‬
following format and sequence: ‫يجب أن يرفق المتقدم مع العطاء أصل الضمان البنكي االبتدائي والذي يمثل‬ -1
1- Bid letter on the bidder's papers according to the form ‫خطاب تقديم العرض على ورق المتقدم وفق النموذج المرفق في الملحق‬
attached in Annex (6.1). .(6.1(

2- General information about the bidder with a .‫معلومات عامة عن المتقدم مع وصف للهيكل التنظيمي‬ -2
description of the organizational structure.

3- Local references "Bidder's clients" - if any who have ‫الذين سبق تنفيذ مشاريع مشابهه‬- ‫إن وجد‬- " ‫المراجع المحلية “عمالء المتقدم‬ -3
already implemented similar projects and means of .‫لهم ووسائل االتصال‬
communication.

4- Financial and technical proposal including liabilities ‫ ووفق‬،‫العرض المالي والفني متضمنا المطلوبات المنصوص عليها في الوثيقة‬ -4
stipulated in the document according to the capacity .‫الصفة المذكورة في شروط العرض‬
mentioned in RFP.

5- Project plan. .‫خطة المشروع‬ -5

6- Other appendices, if any, "Any additional ‫مالحق أخرى إن وجدت “أي معلومات أو رسومات أو مراجع إضافية يرغب‬ -6
information, drawings or references that the ." ‫مقدم العرض تضمينها في عرضه‬
bidder wishes to include in his bid ".

3.3 valuation and Selection of Contractor: :‫ تقييم واختيار المقاول‬3.3


1- The bidder shall fulfil all technical and legal ‫يجب أن يقوم مقدم العرض بتحقيق جميع المتطلبات الفنية‬ -1
TETCO and are protected by local and ‫والتقنية والقانونية ومحمية بواسطة أنظمة حماية الملكية الفكرية‬
international intellectual property protection .‫المحلية والدولية‬
systems.
2- Bids shall be opened in a confidential manner without ‫ وتقوم شركة‬،‫يتم فتح العطاءات بشكل سري دون حضور مقدمي العطاءات‬ -2
the presence of the bidders. In normal ‫تطوير لتقنيات التعليم في الظروف االعتيادية بترسية العقد على مقدم العرض‬
circumstances, TETCO shall award the contract to ‫المؤهل فنيا والذي يمثل عطاؤه في نظر شركة تطوير لتقنيات التعليم التكلفة‬
the technically qualified bidder, whose bid in its .‫المالية األقل‬
opinion represents the lowest financial cost.
3- TETCO reserves the right to refuse any bid for any ‫ كما‬،‫تحتفظ شركة تطوير لتقنيات التعليم بحقها في رفض أي عطاء ألي سبب‬ -3
reason and may refuse it without giving reasons. .‫يحق لها أن ترفضه دون إبداء األسباب‬
4- After opening bids, TETCO may request to hold ‫ فإنه يمكن لشركة تطوير لتقنيات التعليم أن‬،‫بعد فتح مظاريف العطاءات‬ -4
meetings with bidders to clarify some information ‫تطلب عقد اجتماعات مع مقدمي العطاءات لتوضيح بعض المعلومات قبل‬
before the final selection of the contractor. If the ‫ وإذا ما قرر مقدم العطاء بعد هذه االجتماعات عدم‬،‫االختيار النهائي للمقاول‬
bidder announces after these meetings its desire .‫ وليس تبديله‬،‫رغبته في االستمرار فيحق له سحب عطائه‬
not to continue, it may withdraw but not to replace
its bid.

7 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


‫‪ .4‬المواصفات الفنية ونطاق العمل ‪:‬‬

‫مقدمة‪:‬‬
‫تتطلع وزارة التعليم إلى تطبيق "نظام إدارة الوثائق والمراسالت االلكترونية" بحيث يكون نظاما مركزيا ً موحداً يخدم‬
‫جميع قطاعات وزارة التعليم‪ ،‬حيث يهدف هذا المشروع إلى تنظيم وإدارة الوثائق بشكل إلكتروني‪ ،‬وتحويل بياناتها‬
‫وفهرستها إلى رقمية‪ ،‬بحيث يسهل البحث عنها واسترجاعها بيسر وسهولة وبهدف تحقيق األهداف التالية‪:‬‬
‫توفير التكلفة والجهد بشكل كبير‬ ‫•‬
‫يُحسن الكفاءة التشغيلية وينظمها‬ ‫•‬
‫يعمل على تحسين الجودة وتبسيط اإلجراءات للحصول على الخدمات المقدمة للمستفيدين‬ ‫•‬
‫يخلق فرص لتقديم خدمات مبتكرة وإبداعية بعيدا ً عن الطرق التقليدية في تقديم الخدمات‬ ‫•‬
‫يساعد التحول الرقمي المؤسسات والشركات على التوسع واالنتشار في نطاق أوسع والوصول إلى شريحة‬ ‫•‬
‫أكبر من العمالء والجمهور‪.‬‬
‫الهدف من المشروع ‪:‬‬
‫تقليل الوقت والجهد والتكاليف الالزمة لنقل وتبادل الوثائق عبر الوزارة وفروعها‪.‬‬ ‫•‬
‫تبسيط اإلجراءات المرتبطة بسير الوثائق عبر جهات الوزارة‪.‬‬ ‫•‬
‫توحيد جميع الوثائق وجميع إجراءاتها تحت نظام آلي مركزي ذو قدرات فنية عالية‪.‬‬ ‫•‬
‫تمكين المستخدمين في كافة أنحاء الوزارة من الوصول السريع إلى الوثائق والمحتويات المرتبطة بهم وذلك في بيئة‬ ‫•‬
‫عمل آمنة وموثقة‪.‬‬
‫توفير مساحات كبيرة مستعملة حاليا ً لحفظ الوثائق الورقية‪ ،‬واستغاللها بما يعود بالنفع على الوزارة‪.‬‬ ‫•‬
‫التقليل من ضياع الوثائق المتداولة‪.‬‬ ‫•‬
‫االستفادة من النظام في التحول إلى تطبيق منهجية الحكومة اإللكترونية وتقليل التعامالت الورقية‪.‬‬ ‫•‬

‫دراسة الوضع الحالي ‪:‬‬


‫نبذة عامة عن وزارة التعليم‬ ‫‪.1.1‬‬
‫يتبع لوزارة التعليم عدد من إدارات التعليم (ست وأربعون إدارة تعليم) في مناطق مختلفة من المملكة‪ ،‬لكل منها مقر‬
‫رئيسي وقد يتبع لها عدة مباني كما يتبع لبعضها مكاتب تعليم في مواقع مختلفة‪ ،‬وكل إدارة من هذه اإلدارات تشرف على‬
‫عدد من المدارس بمختلف المراحل للجنسين‪ .‬يتضمن الجدول التالي بيانات إحصائية رئيسية عن وزارة التعليم والتي‬
‫يمكن للشركة االسترشاد بها عند إعداد عروضها فيما يتعلق بحجم تغطية األنظمة أو عدد المستفيدين‪.‬‬
‫اإلحصائيات‬ ‫بيان‬
‫‪ 720‬ألف معلم ومعلمة تقريبا‬ ‫المعلمين والمعلمات‬
‫‪ 5‬مليون طالب وطالبة تقريبا‬ ‫عدد الطلبة والطالبات‬
‫عدد المدارس والمباني (إدارات‪ ،‬ثانوي‪ ،‬متوسط‪،‬‬
‫‪ 33‬ألف تقريبا‬
‫ابتدائي‪ ،‬أخرى)‬
‫‪ 46‬إدارة تعليم‬ ‫عدد إدارات التعليم‬
‫جدول ‪ :1‬نبذة عامة عن الوزارة‬

‫‪8‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫الهيكل التنظيمي لوزارة التعليم‬ ‫‪.1.2‬‬

‫رسم توضيحي ‪ :1‬الهيكل التنظيمي لوزارة التعليم‬

‫رؤية وزارة التعليم ورسالتها واألهداف االستراتيجية والقيم‬ ‫‪.1.3‬‬


‫يعرض هذا القسم رؤية ورسالة وزارة التعليم باإلضافة إلى األهداف االستراتيجية والقيم‪ ،‬إضافة المعلومات المتعلقة بهذا‬
‫الشأن‪:‬‬
‫تعليم متميز لبناء مجتمع معرفي منافس عالميا‪.‬‬ ‫‪ vision‬الرؤية‬
‫توفير فرصة التعليم للجميع في بيئة تعليمية مناسبة في ضوء السياسة التعليمية للمملكة‪ ،‬ورفع‬
‫جودة مخرجاته‪ ،‬وزيادة فاعلية البحث العلمي‪ ،‬وتشجيع اإلبداع واالبتكار‪ ،‬وتنمية الشراكة‬ ‫الرسالة‬
‫المجتمعية‪ ،‬واالرتقاء بمهارات وقدرات منسوبي التعليم ‪.‬‬
‫▪ بناء شخصية الطالب اإلسالمية والوطنية والفكرية معرفيًّا ومهاريًّا وقيميًا‪.‬‬
‫▪ توفير فرص القبول للطلبة لاللتحاق بمراحل التعليم‪.‬‬
‫▪ تطوير معايير اختيار المعلم وتأهيله‪ ،‬وتنمية كفاياته التعليمية وتحفيزه‪.‬‬
‫▪ رفع الجودة واالرتقاء بالمستوى النوعي للتعليم‪.‬‬
‫▪ التوسع في إنشاء المباني والمرافق التعليمية وصيانتها‪.‬‬
‫▪ إنتاج البحث العلمي والمعرفة ونشرهما وتوظيفهما‪ ،‬والتوسع في برامج الدراسات‬
‫العليا‪.‬‬
‫األهداف‬
‫▪ التوسع في التعليم األهلي لتحقيق أهداف التنمية‪.‬‬
‫▪ رفع مستوى مخرجات التعليم بما يحقق المواءمة مع متطلبات التنمية‪ ،‬واحتياجات‬
‫المجتمع‪.‬‬
‫▪ تطوير البيئة التنظيمية وتفعيل الحوكمة‪.‬‬
‫▪ االبتعاث الخارجي للمتميزين للوفاء باحتياجات التنمية ونقل المعرفة‪.‬‬
‫▪ التوظيف األمثل لتقنية المعلومات واالتصاالت‪.‬‬
‫▪ تنويع مصادر تمويل التعليم واالستثمار فيه‪.‬‬
‫▪ تعزيز الشراكات المحلية والدولية‪.‬‬
‫جدول ‪ :2‬رؤية ورسالة وزارة التعليم‬

‫‪9‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫نطاق العمل ‪:‬‬
‫يهدف المشروع الى توفير نظام إدارة الوثائق ونظام إدارة المراسالت اإللكترونية لوزارة التعليم‪.‬‬
‫يرتكز نطاق عمل المشروع على‪:‬‬
‫توفير أداة ادارة الوثائق ‪DMS‬‬
‫توفير أداة إدارة المراسالت االلكترونية ونظام إدارة اللجان ونظام إدارة المهام‬
‫توفير الرخص ‪DMS‬‬
‫ترحيل البيانات من األنظمة الحالية‬
‫األرشفة اإللكترونية (المسح الضوئي والفهرسة للوثائق)‬
‫توريد وتركيب األجهزة والبنية التحتية الالزمة لتشغيل النظام‬
‫التشغيل والدعم الفني‬
‫التدريب ونقل المعرفة‬

‫‪10‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫توفير نظام ادارة الوثائق ونظام إدارة المراسالت االلكترونية وإدارة اللجان‬
‫المواصفات العامة‬
‫يتم تعبئة مصفوفة المواصفات الفنية لنظام إدارة الوثائق اإللكترونية ونظام إدارة المراسالت اإللكترونية ونظام إدارة‬
‫اللجان الموجودة في الملحقات ادناه‪.‬‬
‫عدد الوثائق المتوقع رفعها على منصة إدارة الوثائق اإللكترونية هي ‪ 100‬مليون وثيقة خالل الثالثة أعوام األولى من‬
‫تشغيل النظام ويجب أن يدعم النظام هذا العدد من الوثائق عند انشاء البنية التحتية ورخص النظام‪.‬‬
‫عدد ال محدود من المستخدمين المتزامن للنظام وكثافة االدخال وتحديد متطلبات التراخيص المتناسب مع االستهالك‪.‬‬
‫يلتزم المقاول بجمع وتحليل متطلبات العمل الخاصة بنظام إدارة الوثائق والمراسالت االلكترونية واللجان والمهام وتقديم‬
‫الدراسة للوضع الراهن (‪ )AS-IS Documents‬والحل المقترح (‪ )To-BE Documents‬بحيث يشمل دراسة التصنيف‬
‫والفهرسة في الوزارة وتحديد متطلبات تصنيف الترميز وتطوير تصنيف الرئيسي والفرعي وتوحيد أسماء الموضوعات‬
‫وتطوير هيكل تنظيم الملفات لكل إدارة وقسم‪.‬‬
‫يلزم المقاول توريد وتركيب النظام ومتابعة المعامالت بالوزارة كنظام مركزي بحيث يشمل الخصائص التالية‪:‬‬
‫أن يكون هناك تطبيق واحد في الوزارة وستقوم كافة إدارات وقطاعات الوزارة والملحقيات بالولوج إليه الستخدام النظام‬
‫من خالل هذه البيئة الوحيدة‬
‫يجب أن يكون ترحيل البيانات الخاصة بالنظام الحالي للنظام المقترح من مكان واحد‪.‬‬
‫إمكانية إنشاء عدد غير محدد من النماذج الخاصة بالوارد والصادر أو أي نماذج أخرى يطلبها العمل عن طريق مدير‬
‫النظام‪.‬‬
‫إمكانية إنشاء الحقول الخاصة بالنماذج بواسطة مدير النظام‪.‬‬
‫دعم خاصية الترقيم الموحد للمعامالت سواء على مستوى الوزارة أو ادارات التعليم أو مكاتب التعليم أو المدراس أو‬
‫الملحقيات الثقافية‪.‬‬
‫قابلية النظام للتوسع المستقبلي وكذلك قابليته للتحديث والترقية إلى إصدارات جديدة‪.‬‬
‫يجب أن يتوافق النظام مع المعايير العالمية ألنظمة األرشفة‪.‬‬
‫توافق مع نظام العمارة ثالثية الطبقات (‪.)three tier‬‬
‫توفير التراخيص الخاصة بمركز البيانات االحتياطي‪.‬‬
‫يستخدم أحدث تقنيات الويب وبشكل مستقل عن منصات أنظمة التشغيل وقواعد البيانات المختلفة‪.‬‬
‫يوفر واجهات مدمجة ببرامج النصوص على غرار )‪ (MS Office‬تتيح تهيئة وإدارة القوالب وغيرها من صيغ الملفات‬
‫في برنامج النصوص‪.‬‬
‫التكامل مع التطبيقات الخارجية مثل تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وصفحات اإلنتـرنت‪.‬‬
‫نظام تجاري معروف ذو عالمة تجارية مسجلة ويستخدم في هيئات أو وزارات مشابهة محليا وعالميا بنفس مستوى‬
‫التطبيق المستهدف‪.‬‬
‫يوفر بنية اساسية للتعامل اإللكتروني وفق معايير ومقاييس صناعة تقنية المعلومات المعتمدة دوليا‪ً.‬‬
‫القدرة على دعم اللغتين العربية واإلنجليزية كلغات رئيسية مع إمكانية إضافة لغات أخرى في واجهة النظام وإدخال‬
‫البيانات‪.‬‬
‫مراعاة خصوصيات اللغة العربية من ناحية البحث والترتيب‪.‬‬
‫يوفر النظام سرعة االستجابة واألداء العالي‪.‬‬
‫يجب أن يكون النظام مكونا من وحدات وبرامج متكاملة‪.‬‬
‫تركيب وتطبيق منظومة مركزية متكاملة إلدارة الوثائق بشكل إلكتروني "‪"Core System‬‬
‫إمكانية إضافة النماذج اإللكترونية على المنصة البرمجية دون الحاجة إلى مكونات وبرامج إضافية من طرف ثالث‪.‬‬
‫أن يكون هناك تطبيق واحد في الوزارة وستقوم كافة إدارات وقطاعات الوزارة والملحقيات بالولوج إليه الستخدام النظام‬
‫من خالل هذه البيئة الوحيدة‬
‫أن يكون تجهيز البيانات الخاصة بالنظام الحالي للنظام المقترح من مكان واحد‪.‬‬
‫القدرة على مرونة التكامل ومحاكاة الهيكل التنظيمي للوزارة ونظام سير العمل في تحديد مسار المعامالت‪ ،‬أو القدرة‬
‫على إنشاء هيكل تنظيمي مستقل‪.‬‬
‫دعم خاصية إدارة السجالت وتحديد مدة االحتفاظ بالمعامالت بواسطة مدير النظام‪.‬‬
‫أن يتكامل النظام مع الجامعات وبرنامج يسر مع توفير ‪ universal WEB services‬تخدم أية نظام موجود أو مستقبلي‬
‫يحتاج توريد أو تصدير مراسالت أو وثائق منه ومن خالل النظام المقترح‪ ،‬وأن يتم توفير التكامل مع البريد اإللكتروني‬
‫والفاكس والبوابة بهدف التنبيه واالستعالم عن المعامالت‪.‬‬
‫دعم النظام للتقويم الميالدي والهجري حسب تقويم أم القرى‪.‬‬
‫أن يكون النظام ثنائي اللغة عربي وإنجليزي بما في ذلك رسائل األخطاء‪.‬‬

‫‪11‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫دعم كامل للغة العربية بما فيها لغة الواجهة والمساعدة‪ ،‬وكذلك األرقام العربية المعمول بها في المملكة‪ ،‬وإمكانية الطباعة‬
‫بها‪.‬‬
‫يتعامل النظام مع الصيغ المختلفة للملفات (صور‪ ،‬مستندات أوفيس‪ ،‬صوت‪ ،‬فيديو‪ ،‬وغيرها‪).‬‬
‫القدرة على تزويد صانعي القرار ر بالتقارير العامة والتحليلية واإلحصائيات المطلوبة وبشكل فوري وبطرق عرض‬
‫متعددة وبالرسوم البيانية‪.‬‬
‫إتاحة الفرصة لإلدارات األخرى ذات العالقة بصالحية االستفسار واالطالع على ما يصدر أو يرد إلى إداراتهم‬
‫دعم خاصية األشعار بالمراحل أو عند حدث معين حسب المطلوب عن طريق البريد اإللكتروني أو الرسائل النصية‬
‫(‪.)Notification‬‬
‫االندماج مع البريد االلكتروني وارسال كافة التحركات‪.‬‬
‫دعم الشات بوت‪.‬‬
‫تقديم التدريب الالزم قبل انتهاء العقد لفريق من المطورين للوزارة‪.‬‬
‫ملكية الوزارة الكاملة لجميع األنظمة‪.‬‬
‫ترحيل البيانات والوثائق من األنظمة الحالية‪.‬‬
‫تسليم التطبيقات وشيفرة المصدر)‪ )source code‬لوزارة التعليم وعلى الشركة المتقدمة أن تقوم بتسليم الوزارة النسخ‬
‫األصلية كاملة‪ ،‬مع توفير امكانية التعديل من قبل الوزارة على هذه األنظمة دون الرجوع الى المقاول‪.‬‬
‫قابلية إدارة البيانات غير محددة الهيكلية (‪ )Unstructured Data‬لجميع األنظمة اإللكترونية المتوفرة في الوزارة‪.‬‬
‫التكامل الكلي مع قارئات الترميز العمودي (الباركود) على أن يحتوي (الباركود) المعلومات األساسية للوثيقة في حال‬
‫استخدامها على مستوى المنشأة‪.‬‬
‫توفير خدمة البحث بكامل محتويات الوثيقة أو البحث باستخدام كلمات متعددة تحت شروط مختلفة وسرعة استجابة النظام‬
‫لعرض نتيجة البحث‪.‬‬
‫إمكانية إرسال الوثائق عبر البريد اإللكتروني من خالل المرفقات أو من خالل الرابط‪.‬‬
‫توفير واجهة للتطبيق من خالل أجهزة المحمول الذكية واألجهزة اللوحية "‪"Native iOS and Android‬‬
‫سهولة االستخدام والتعامل مع النظام‪.‬‬
‫دعم خاصية ترقية النظام إلى اإلصدارات الجديدة خالل فترة قياسية بدون الحاجة إلى حذف النسخة الحالية وذلك لضمان‬
‫عدم انقطاع العمل خالل فترة التحديث‪.‬‬
‫يدعم القدرة على استيعاب أعمال جديدة وكميات كبيرة من الوثائق المرادة مع الحفاظ على قدرته اإلنتاجية خالل فترة‬
‫زيادة العمل لضمان سرعة عالية وأداء متميز‪.‬‬
‫يجب ان ال يعتمد النظام على نوع شبكة معينة فيمكن ان يدعم أي نظام شبكات معياري )‪ (Standard Network‬أو أي‬
‫بروتكول اتصاالت‬
‫دعم النظام ألي ماسحة ضوئية )‪(, Twain, ISIS‬‬
‫دعم النظام ألي طابعة بكل مزاياها حيث يمكن تحديد الطباعة وحجم الورق‬
‫يشترط ان تكون مكونات النظام تحتوي على جميع طرق الربط القياسية مثل (‪ ) OLE2, JDBC, DDE, ODBC‬ليتم‬
‫الربط مع البرامج او التطبيقات االخرى ومع جميع انواع قواعد البيانات‬
‫يجب أن يتوافق النظام مع المقاييس والمعايير العالمية بإدارة الوثائق والسجالت اإللكترونية وإدارة سير العمل و البوابات‬
‫اإللكترونية و تحديدا‪ISO 14721 ,BPEL , XPDL , XML , WEB SERVICES , J2EE , RSS:‬‬
‫يجب أن يدعم النظام إمكانية الربط والتوافق مع أكثر من نوع من أنواع قواعد البيانات في نفس الوقت‪.‬‬
‫أن يدعم النظام الشبكات الداخلية الموسعة وبروتوكول الشبكة ‪ HTTP‬و ‪.HTTPS‬‬
‫يجب الحصول علي شكل لمخطط ‪ ENTITY RELATION SHIP‬الخاص بقاعدة بيانات كل نظام‪.‬‬
‫أن يكون النظام قابال للتوسعات المستقبلية (‪.)Scalability‬‬
‫أن يكون النظام قابال للتعامل مع األنظمة األخرى الموجودة بالوزارة وأن يحتوي وسيلة للترابط معها آليا‪.‬‬
‫يجب ان يدعم النظام رمز التشفير (‪ )Barcode‬ويخزن فيها الحقول المفهرسة وأي معلومات تطلبها الوزارة‪.‬‬
‫توافق ودعم النظام لخاصية ‪( OCR‬العربية‪ ،‬اإلنجليزية) من خالل نفس منصة البرامج األساسية دون الحاجة إلى‬
‫مكونات وبرامج إضافية من طرف ثالث‪.‬‬
‫يجب ان يدعم النظام خاصية ادارة السجالت من نفس الشركة االم‪.‬‬
‫يجب ان يوفر النظام ومن خالل واجهة التطبيق مجموعة من التقارير واالحصائيات المتنوعة وتشمل اي معلومة تم‬
‫ادخالها عن طريق أي جهاز في الشبكة‪.‬‬
‫دعم خاصية إنشاء التقارير الالزمة بواسطة مدير النظام‪.‬‬
‫مرونة تصميم التقارير ووجود مولد تقارير لتصميم أي تقرير يحتاجه المستخدم في األنظمة‪.‬‬
‫سهولة إنشاء التقارير واإلحصائيات حسب الطلب‬

‫‪12‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫يجب أن يكون النظام متوافقا مع أنظمة التشغيل ويندوز بإصداراتها المختلفة‪.‬‬
‫يجب على النظام ان يدعم متطلبات )‪ (Single sign on-LDAP‬للدخول والتحقق من شخصية المستخدم‪.‬‬
‫إنشاء وتوفير محتوى الكتروني لبرامج التدريب الخاصة بمستخدمي النظام باللغة العربية‪.‬‬
‫يجب أن ال يشترط في األنظمة عند تشغيلها أي إعدادات على أجهزة المستخدمين عدا وجود متصفح انترنت متوافق مع‬
‫االصدارات الجديدة (‪) Safari، Firefox، Internet Explorer،Chrome‬‬
‫يجب أن يحتوي على نظام إدارة محتوي متقدم وإمكانية نشر سهلة االستخدام‪.‬‬
‫دعم خاصية البحث التلقائي التي ترتب نتائج البحث وتظلل الكلمات التي تم البحث عنها‪.‬‬
‫عملية البحث تتم من خالل أكثر من مستخدم في نفس الوقت وعلى أي نوع من الحقول حيث يتم استخدام البحث المنطقي‬
‫‪ Boolean Search‬او البحث الشرطي ‪ Conditional Search‬مع أي فترة ‪ Range‬من المعلومات ولعدد يبدأ من حقل‬
‫واحد حتى كل الحقول‪.‬‬
‫أمن وسرية المعلومات‪.‬‬
‫إعطاء صالحيات النظام بناء على أدوار المستخدمين‪.‬‬
‫نظام اإلحصائيات المتقدمة حسب الطلب والمرونة باستخدام معايير إحصائيات مختلفة مع إمكانية الطباعة (اعادة صياغة‬
‫لتشمل التقارير)‪..‬‬
‫دعم النظام جميع منتجات مايكروسوفت أوفيس (‪.) Outlook.، Excel،Word‬‬
‫خاصية إرسال ملفات البريد اإللكتروني والملفات األخرى مباشرة من النظام من خالل األوفيس‪.‬‬
‫دعم خاصية الملفات والصور (‪ PDF‬و ‪TIFF‬و‪ BMP‬و‪ JPEG‬و‪ PCX‬و‪.)PNG‬‬
‫دعم خاصية األنترانت واإلنترنت‪.‬‬
‫أن يكون مبني على أساس تفعيل الشبكة العنكبوتية ‪.Web-Enabled‬‬
‫أن يكون النشر الكتروني عن طريق اإلنترنت من خالل خادم مركزي‪.‬‬
‫ال يحتاج إلى تثبيت على أجهزة المستخدمين مما يقلل الحاجة إلى الدعم الفني أو الصيانة‪.‬‬
‫دعم خاصية الدخول الموحد من ‪ LDAP‬او ‪.Active Directory‬‬
‫توفير لوحة إدارة للنظام مع تحديد الصالحيات لمدراء النظام عليها‪.‬‬
‫إعطاء صالحيات النظام بناء على أدوار المستخدمين واإلدارات‪ ،‬مع توفير خصوصية المستند بناء على األدوار‪.‬‬
‫إمكانية المستخدم من تغيير كلمة المرور الخاصة به دون الرجوع إلى مدراء النظام‪.‬‬
‫قدرة النظام على توزيع الصالحيات على المستخدمين أو المجموعات بناء على عدة مستويات في النظام‪.‬‬
‫دعم إعطاء الصالحيات على مستوى إدارة النظام‪ :‬مثال على ذلك‪ /‬إنشاء مستخدمين‪ ،‬حذف مستخدمين‪ ....‬الخ‪.‬‬
‫يدعم خاصية إجبار المستخدمين على تغير كلمات المرور إلى النظام بشكل دوري‪.‬‬
‫يدعم ميزة التحذير والتنبيه عند آخر دخول وخروج من النظام مع إظهار رسالة تحذيرية للمستخدم عن انتهاء الجلسة‬
‫الحالية‪.‬‬
‫يجب أن يتمتع النظام بأداء أمني عالي (وفق مقاييس محددة عالميا) على كافة المستويات‪.‬‬
‫الحماية الكاملة للملفات والبيانات التي تم حفظها‬
‫يحتوي النظام على أجزاء من النظام إلدارة الحماية وإعطاء الصالحيات على النظام‬
‫يجب ان يدعم النظام إدارة المستخدمين (‪.)User Management‬‬
‫تخزن كلمات سر المستخدمين بواسطة دوال ذات اتجاه واحد (‪ )One way Hash Functions‬وبذلك يصعب قراءتها‬

‫تصميم هوية النظام‬


‫مالحظة‪ :‬يرجى االطالع على الشروط الخاصة فيما يتعلق بتنفيذ هذه المرحلة‪.‬‬
‫تصميم تجربة المستخدم (‪)UX‬‬
‫تحديد أنماط التنقل التي سيتم استخدامها والعالقة بين كل صفحة واألخرى ( ‪Information Architecture "IA" and‬‬
‫‪.)Navigation Design‬‬
‫لطرح األفكار والمفاهيم والمميزات المطلوبة لتوحيد الهوية وتحسين تجربة المستخدمة يتم تصميم نموذجا أوليا من‬
‫المفاهيم والميزات ألغراض االختبار‪ ،‬ويتم استخدام النماذج األولية لتقديم "فكرة" لشخص ما ومعرفة ما إذا كانت لها‬
‫قيمة والتحقق من صحتها (‪.)UX Wireframing‬‬
‫اجراء االختبارات الالزمة للتصميم المتمحورة حول المستخدم ومنها‪:‬‬
‫اختبار سهولة االستخدام للتصميم المقترح ) ‪(Usability testing‬‬
‫اختبار سهولة االستخدام للتصميم المقترح مقارنة بالتصميم القديم‬
‫‪(A/B usability testing to compare between the current web portal design and the new‬‬
‫)‪prototype‬‬
‫‪13‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫تصميم واجهات النظام‬
‫يجب تصميم واجهات النظام بشكل عصري متوافق مع أخر المعايير المتبعة في التصميم ومطابقة لمخرجات تجربة‬
‫المستخدم‪:‬‬
‫تصميم نموذج تفاعلي ممكن من خالله تصفح الصفحات المصممة ويصنع محاكاة للموقع النهائي بعد االنتهاء من مرحلة‬
‫التصميم والتطوير (‪.)Interactive "Prototype" Design‬‬
‫يعمل التصميم المرئي على جذب المستخدمين من خالل جذب االنتباه إلى الفعل أو القرار الصحيح‪ ،‬وتحديد أولويات‬
‫المهام على الصفحة من خالل الحجم واللون واستخدام مساحة بيضاء‪ ،‬وزيادة ثقة وتوحيد العالمة التجارية من خالل‬
‫استخدام اإلشارات المرئية (‪.)Interaction & Visual Design‬‬
‫تصميم ثالثة قوالب للصفحات الرئيسية‪ ،‬تقوم الوزارة باختيار أحد التصاميم ليتم اعتماده على كافة الصفحات الداخلية‪.‬‬
‫استخدام واجهة مستخدم معيارية تعمل عبر جميع متصفحات اإلنترنت‪.‬‬
‫تصميم واجهات تفاعلية وتجربة مستخدم مميزة لدليل الخدمات‪.‬‬
‫تصميم يتكيف مع نوع وحجم جميع متصفحات عرض سطح المكتب والجوال والكمبيوتر اللوحي‪.‬‬
‫التصميم وفق أحدث مواصفات التصميم العالمية بحيث تبنى واجهة النظام (‪ )Front End‬باستخدام أحدث برامج‬
‫التصميم‪ ،‬باستخدام ألوان اإلنترنت األمنة (‪ )Web Safe Colors‬مع األخذ بعين االعتبار الفئات الموجهة لها عند‬
‫التصميم واختيار األلوان‪.‬‬
‫تصميم النظام بما يتوافق مع هوية الوزارة‪.‬‬
‫يراعى في تصميم النظام سرعة األداء‪.‬‬
‫يجب أن يوفر النظام للمستخدمين خيارات التنقل المختلفة حتى يتمكنوا من الوصول إلى المعلومات والمحتوى والخدمات‬
‫بطرق متعددة‪ .‬يجب أن يكون ذلك واض ًحا كمخرج من مهمة التصميم أوالً ثم يتم تنفيذه بعد االتفاق مع الموظفين‬
‫المسؤولين بالوزارة‪.‬‬
‫ينبغي للبنية المقترحة للنظام (‪ )System Architecture‬أن تأخذ باالعتبار سهولة االستخدام وتحليل احتياج المستخدمين‬
‫والتحديثات المستقبلية‪.‬‬
‫يراعى في التصميم سهولة التصفح والتنقل بين صفحات النظام‪ ،‬اضافة إلى سهولة الوصول والبحث‪.‬‬
‫توفير النظام باللغتين العربية واالنجليزية‪ ،‬مع إمكانية االنتقال بين اللغتين بسهولة ويسر‬
‫خالل هذه المرحلة يتم إعداد خطة تدريب على األدوات المستخدمة للتصميم وتدريب فريق العمل الوزارة عليها‪.‬‬
‫إمكانية التحكم في واجهة التطبيق بما يناسب كل مستخدم (‪.)Personalization‬‬

‫نظام إدارة الوثائق (‪)DMS‬‬


‫المسح الضوئي للوثائق وفهرستها ونشرها والبحث عنها واسترجاعها‪.‬‬
‫التبادل المشترك للوثائق بين المستخدمين (اإلحاالت)‪.‬‬
‫يقوم النظام بدعم خاصية اإلصدارات المتعددة من الوثيقة‪.‬‬
‫إمكانية البحث واالسترجاع للبيانات باي حقل كان ومن أكثر من شخص في نفس الوقت‪.‬‬
‫دعم ادارة استرجاع الوثيقة والتعديل عليها بنفس الوقت من أكثر من مستخدم ( ‪(check-out, check-in‬‬
‫إمكانية فهرسة الوثائق بكل سهولة ومن أي حقل يتم تحديده‪.‬‬
‫التبادل والتشارك المشترك للوثائق بين المستخدمين‪.‬‬
‫يوفر النظام خصائص التصدير واالستيراد للوثائق بجميع أنواعها‪.‬‬
‫يقوم النظام بدعم االصدارات المتعددة للوثيقة (‪.)Versioning‬‬
‫يجب توفير المميزات التي ال تسمح بإجراء عمليات إال بعد اكتمال البيانات والتأكد من صحتها & ‪validation‬‬
‫‪verification.‬‬
‫إمكانية إخفاء أجزاء من الوثيقة بحسب صالحيات المستخدمين (‪.)Role based redaction‬‬
‫إمكانية التعديل على شاشات اإلدخال‪.‬‬
‫دعم خاصية استرجاع الوثائق بشكل متدفق )‪ )Streaming‬مما يزيد من سرعة كفاءة النظام‬
‫االستفادة المثلى من وحدات التخزين من خالل ضغط الملفات (‪.)File Compression‬‬
‫يستطيع المستخدم تسمية الوثيقة آلياً‪.‬‬
‫إمكانية استرجاع وحفظ عدد من الوثائق وعرضها على شكل ملف واحد ‪.PDF‬‬
‫توفير الصالحيات على مستوى الوثيقة‪ ،‬بحيث ال يمكن الوصول أو تداول الوثائق إال لمن لديهم الصالحية‪.‬‬
‫توفير إمكانية المتابعة والتدقيق على جميع العمليات التي تتم على الوثائق بما في ذلك الطباعة والحفظ وغيرها‪.‬‬
‫دعم خاصية ‪.watermark‬‬
‫توفير إمكانية إخفاء جزء من صور الوثائق المخزنة في النظام حسب الصالحية‪.‬‬
‫‪14‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫توفير إطار عام للربط مع مختلف أنظمة الوزارة الحالية والمستقبلية مثل نظام تخطيط الموارد والخدمات االلكترونية‪.‬‬
‫الترابط مع خادم البريد االلكتروني للوثائق واالرشفة‪.‬‬
‫الترابط مع متصفح البريد االلكتروني (‪ )MS Outlook‬بحيث تتوفر امكانية استعراض الوثائق واتخاذ االجراء المطلوب‬
‫من هناك‪.‬‬
‫يجب ان يتمكن النظام من إدارة الوثائق بكافة انواعها فيمكن ان تكون الوثيقة فاكس او ورقة تم مسحها كما يمكن ان‬
‫تكون ملف إلكتروني مثل ‪Text.، Excel، Word،PDF‬‬
‫يجب ان يتمكن النظام من إدارة الملفات الصوتية بكافة انوعها من حيث الحفظ واالرشفة واالسترجاع من الحقول الدالة‬
‫عليها‪.‬‬
‫سرعة النظام في استرجاع الوثيقة من الخوادم وعن طريق الشبكة‪.‬‬

‫نظام المراسالت‬

‫*(يوجد ملحق إضافي لخصائص نظام المراسالت)‬


‫إمكانية التعامل مع جميع أنواع الوثائق وجميع المقاسات (‪ ) Etc.، Letter size، A8، A4، A3، A2،A0‬وكذلك إمكانية‬
‫التعامل مع الخرائط الهندسية والمخططات‪ ....‬الخ‬
‫يجب أن تكون لدى النظام القدرة على المسح الضوئي عن بعد عن طريق مستعرض اإلنترنت حسب الصالحيات‪.‬‬
‫خاصية انشاء وتحرير خطاب والتأشير والتوقيع علية داخل النظام‪.‬‬
‫القدرة على طباعة التوقيع اليدوي على نماذج محددة في النظام‪.‬‬
‫إمكانية تحويل البريد االلكتروني الى معاملة رسمية وتسلك مسار المعامالت‪.‬‬
‫يوفر النظام عملية توضيح للصور وتحسينات حتى لو كانت الصور رديئة‪.‬‬
‫دعم الرقم الموحد للمعاملة‪.‬‬
‫إمكانية عرض الوثائق لفحص جودة وسالمة الملفات للقبول أو الرفض قبل الحفظ النهائي‬
‫إمكانية تصنيف أي وثيقة أو عدد من الوثائق في الملف الواحد‪.‬‬
‫إمكانية عمل تمييز آلي للنماذج والوثائق وعمل تصنيف آلي للوثائق الصادرة من الوزارة في نماذج الوزارة‪.‬‬
‫امكانية تكبير وتصغير الوثيقة وتدويرها بدرجات مختلفة للتأكد من دقة التصوير‪.‬‬
‫امكانية تكبير وتصغير جزء معين من الوثيقة إمكانية عمل مسح لوثائق بحجم كبير (‪ )A3‬والمخططات الهندسية‪.‬‬
‫إمكانية طلب وثيقة أو عدة وثائق محددة من الملف الواحد‪.‬‬
‫يمكن ارسال اي وثيقة الى اي مستخدم او االستقبال منه مع اتاحة النظام لخاصية التصوير (المسح الضوئي)‪.‬‬
‫دعم خاصية استرجاع الوثائق بشكل متدفق ‪.Streaming‬‬
‫إمكانية تحويل الصيغ‪ :‬من وإلى الصيغ التالية ‪ ...... TIFF، JPEG، Word،PDF‬إلخ‬
‫دعم النظام لحفظ الملفات اإللكترونية بكافة أنواعها كملفات إلكترونية وفتحها‪.‬‬
‫عملية المسح الضوئي مباشرة ودون أي تحويل للملف‪.‬‬
‫إمكانية عرض الملفات للعموم وتعديل على الملفات من إضافة أو حذف من قبل الموظفين الذين أعطوا صالحية لذلك‬
‫األمر‪.‬‬
‫تخصيص رقم موحد للمعامالت بحيث يمكن التحكم وإعداد رقم المعامالت من أرقام وحروف على أساس احتياجات‬
‫الوزارة أو حتى على مستوى اإلدارات‪.‬‬
‫دعم خاصية تصنيف المستندات (قرار –تعميم – خطاب – مذكرة) مع إمكانية تحديد مسار لكل وثيقة من قبل مدير‬
‫النظام‪.‬‬
‫أمن وسرية المحتويات وإدارة المستخدمين‪.‬‬
‫دعم خاصية ‪.watermark‬‬
‫دعم أمكانية التدقيق للمعامالت‪.‬‬
‫إمكانية النظام من التعامل مع مستخدمين منفصلين أو مستخدمين تابعين لمجموعات معينة‪.‬‬
‫يجب أن يوفر النظام إمكانية تخصيص ‪ /‬أضافة‪/‬تعديل حقول نموذج المعامالت (الصادرة والواردة)‪.‬‬
‫دعم إعطاء الصالحيات على النظام نفسه مثال على ذلك توزيع الصالحيات بحيث تسمح لبعض المستخدمين من المسح‬
‫الضوئي أو الطباعة أو العرض أو المسح أو تعديل التسمية أو االستيراد أو التصدير‪ ....‬الخ وتحجب عن بعض‬
‫المستخدمين هذه الصالحيات‪.‬‬
‫احتواء النظام على عدة مستويات لألمان والحماية (‪ )Managing User Privileges and Roles‬وحمايته من التعديل‬
‫أو استرجاع ملف باإلضافة الى التحكم بحماية كامل العمليات (إضافة‪ ،‬حذف‪ ،‬وضع شروحات‪ ،‬الدخول للنظام‪ ،‬طباعة‪،‬‬
‫إرسال ملف إلى مستخدم أخر واستخدام الماسح الضوئي ‪…..‬الخ)‬

‫‪15‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫تعريف مجموعات وإعطاء كل مجموعة صالحيات ومن ثم ربط المستخدمين بالمجموعات‪.‬‬
‫ال يسمح النظام ألي مستخدم بالتعامل معه إال من خالل تسجيل الدخول عن طريق الدليل النشط‪ ،‬وتكون بشكل‬
‫‪ Dynamic‬حيث يمكن إلدارة النظام من خالل هذه الخدمة من إضافة المستخدمين وتوزيعهم على مجموعات والتحكم‬
‫بهؤالء المستخدمين والمجموعات من حيث الحذف والتعديل من خالل الدليل النشط‪ ،‬ومنح الصالحيات وتحديد قوائم‬
‫النظام الخاصة بهم‬
‫إمكانية تخزين البيانات الحساسة والمهمة بصورة مخفية‪ ،‬وبذلك يصعب قراءتها من قبل غير المسموح لهم‪.‬‬
‫يتم تخزين الوثيقة في داخل وحدات التخزين بطريقة مشفرة‬

‫دعم خاصية تنظيم سير انتقال الوثائق‬


‫يدعم خاصية توزيع الوثائق حسب (اإلحاالت) باستخدام شروط معينة لتبادل هذه الوثائق بين العاملين مع اإلشعار بذلك‬
‫وجود سير خاص بالمعامالت التي تتطلب مرفقات عينية مثل (‪ ،CD‬كتب الخ)‪.‬‬
‫واجهة بسيطة تعطي اإلمكانية لسحب وإبقاء األنشطة على مسار عمل وتكوين كيفية عملها بتنشيط مسارات العمل عند‬
‫حدوث أحداث محددة في مستودع مخزن البيانات من خالل أدوات توزيع الوثائق مع الحفاظ على حماية المعلومات‪.‬‬
‫تحديد مسارات المستندات على المجلدات باالعتماد على شروط التي يتم تعريفها أو إجراءات أخرى متخذة قبل أو بعد‬
‫فترة زمنية معينة من خالل القبول أو الرفض‪.‬‬
‫تنفيذ أكثر من نشاط على التوازي من خالل شروط محددة‪.‬‬
‫إنشاء وتشغيل األنشطة المخصصة باستخدام برامج نصية على سبيل المثال ‪ VB.NET‬أو ‪.#C‬‬
‫عرض معلومات مفصلة عن أداء مسارات العمل‪ ،‬مثل الحالة الحالية واألخطاء والتحذيرات وأسماء المستندات التي قاموا‬
‫بالتفاعل معها‪.‬‬
‫تعيين خصائص معينة للمستخدمين لتحديد مسار واتخاذ القرار‪.‬‬

‫إدارة النماذج‬
‫دعم خاصية تعبئة المعلومات بسهولة ووضع آلية سير العمل على النماذج واخذ الموافقات لضمان اتخاذ اإلجراءات بشكل‬
‫أسرع‪،‬‬
‫يدعم سهولة إنشاء النماذج خالل تحديد األلوان والخطوط والشعارات وغيرها‪.‬‬
‫تكوين عناصر النموذج أو الملحقات بحيث يتم إخفاء أو عرضها على أساس الصالحيات‪.‬‬
‫تغيير الشكل والمظهر من النموذج الخاص بك أو إضافة أو حذف في أي وقت من دون مساعدة المبرمجين‪.‬‬
‫تطبيق السرية الالزمة على مستوى حقول النماذج‪.‬‬
‫التعامل مع المستخدمين عن طريق النظام والبريد اإللكتروني‪.‬‬
‫طباعة النماذج من النظام‪.‬‬
‫حفظ النماذج المعبأة والقدرة للبحث عنها بوقت الحق‪.‬‬
‫انشاء نموذج يحاكي اإلحالة العادية مع إمكانية إضافة مجموعات‪.‬‬
‫إمكانية إنشاء عدد غير محدد من النماذج الخاصة بالوارد والصادر أو أي نماذج أخرى يطلبها العمل عبر مدير النظام‪.‬‬
‫إمكانية إنشاء الحقول الخاصة بالنماذج بواسطة مدير النظام‪.‬‬

‫نظام اللجان واالجتماعات‬


‫إنشاء عدد ال محدد من اللجان والجلسات أو االجتماعات‪.‬‬
‫إدخال المعلومات عن اللجنة مثل (اسمها‪ ،‬مدتها‪ ،‬أسباب تكوينها‪ )،‬لمدير النظام‪.‬‬
‫إضافة أعضاء اللجان مع تحديد منصب كل عضو لمدير النظام‪.‬‬
‫تحديد نوع العضوية دائمة أو مؤقتة لمدير النظام‪.‬‬
‫يسمح النظام للمشرف على اللجنة بتحديد مواعيد االجتماعات بشكل فردي لكل لجنة أو بشكل جماعي متكرر‪.‬‬
‫يسمح النظام للمشرف بتحديد أوقات الجلسات ضمن أوقات العمل أو خارج أوقات العمل‪.‬‬
‫يحتوي النظام على جدول اإلجازات الحكومية لكل سنة حيث يعطي تحذير في حالة اختيار الجلسة ضمن فترة اإلجازة‪.‬‬
‫إعداد جداول االجتماعات والمسودات الخاصة باالجتماع وإصدار الخطابات المرفقة مع الطلبات‪.‬‬
‫إصدار الخطابات وتحويلها إلكترونيا ً إلى المسؤول للعمل عليها‪.‬‬
‫تحديد أجندة الجلسة أو االجتماع‪.‬‬
‫إرسال الدعوات على البريد اإللكتروني والجوال‪.‬‬
‫السماح لألعضاء بالقبول أو الرفض أو اقتراح موعد جديد أو اقتراح موضوع جديد على األجندة‪.‬‬
‫تحضير األعضاء أثناء فترة االجتماع‪.‬‬

‫‪16‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫خاصية التصويت ألعضاء المجلس أو اللجنة الواحدة على أي موضوع يحدده المشرف أو رئيس اللجنة‬
‫السماح لكل عضو بإضافة المالحظات على التصويت" بيان بالتصويت مجدول"‬
‫إدخال المشاركات والنقاشات على كل جلسة ولكل موضوع باألجندة واالحتفاظ بها في أرشيف اللجنة‬
‫خدمة إصدار التقارير عن جلسة معينة أو جميع الجلسات‪.‬‬
‫خاصية االستعالم عن موضوع معين وإظهار التوصيات عليه في جلسة معينة أو جميع الجلسات‪.‬‬
‫يحتوي النظام على خصائص أمنية لتعريف صالحيات المستخدمين على اللجان والجلسات والمواضيع المسجلة على النظام‬
‫بحيث يمنع اطالع مستخدم إال على البيانات التي تخصه‬
‫منع المشاركة في أكثر من اجتماع في نفس الوقت أو إشعار المسؤول عن تحديد االجتماع من أجل اتخاذ القرار بشأن شمله‬
‫في االجتماع‪.‬‬
‫يتيح النظام للعضو بإنشاء مجموعة ومراسلة هذه المجموعة‬
‫يتيح النظام خاصية التوقيع اإللكتروني ألعضاء مجلس اإلدارة واللجان‪.‬‬
‫خاصية انشاء وتحرير محضر االجتماع والتأشير والتوقيع علية داخل النظام‪.‬‬
‫خاصية إضافة مالحظات ورسالة صوتية‬
‫إمكانية إدخال جميع االجتماعات السابقة ومحاضر االجتماعات الخاصة والقرارات الصادرة‬
‫أرشفة جميع محاضر وقرارات االجتماعات التي تم انعقادها وإمكانية استرجاع جميع البيانات الخاصة بها بجميع سبل‬
‫البحث‬
‫خاصة لوحة تحكم بالمؤشرات‬
‫خاصية التذكير لألعضاء بموعد االجتماع وكذلك قبل االجتماع بيوم عن طريق البريد اإللكتروني والرسائل النصية‪.‬‬
‫إمكانية دعوة أعضاء غير تابعين لوزارة التعليم‪.‬‬

‫نظام إدارة المهام‬


‫إضافة وإسناد المهمة لفرد أو مهمة جماعية‪.‬‬
‫ارسال تعقيب ومتابعة سير المهمة او المهام من قبل المسؤول او الجهة المعنية وارسال التنبيهات‪.‬‬
‫سحب المهام وإعادة اإلسناد لشخص آخر‪.‬‬
‫إمكانية اسناد (توزيع) المهمة الواحدة ألكثر من شخص أو جهة‪.‬‬
‫إمكانية تجميع المهام من أكثر من شخص أو جهة‪.‬‬
‫دعم خاصية التقارير للمهام المسندة والمنتهية والعالقة‪.‬‬
‫تصنيف المهام (عادية – مهمة مشروع ‪).......‬‬
‫تحديد األولوية واألهمية ووقت اإلنجاز إلتمام المهمة‪.‬‬
‫قبول او رفض (وتحويل) أو الرد على المهمة‪.‬‬
‫إضافة تحديثات او مستجدات على المهمة‪.‬‬
‫الربط مع البريد اإللكتروني في حال تم اسناد مهمة جديدة او في حال اقتراب انتهاء الوقت المحدد لإلنجاز‪.‬‬

‫خدمة توفير تقارير‬


‫وجود تقارير جاهزة في النظام‪.‬‬
‫إمكانية تخزين وطباعة ومشاركة التقارير حسب صالحيات مدراء النظام‪.‬‬
‫دعم عرض نتائج التقرير على شكل رسومات بيانية بتصفية وفرز المعلومات التي تمت مراجعتها وتمثيلها على رسوم‬
‫بيانية‪.‬‬
‫قم بتخصيص عرض الشبكة والرسم البياني للمعلومات التي تمت مراجعتها‪.‬‬
‫يقوم المسئولين على النظام في إدارة األنظمة ببناء التقارير التي تتطلب جهد فني‪.‬‬
‫بناء تقارير لوحة القياس ودعم عرض نتائج التقرير على شكل رسومات بيانية للرقابة على متغيرات النظام‪.‬‬

‫الدعم من خالل تطبيقات األجهزة المحمولة‬


‫تطبيق ذكي على األجهزة اللوحية الذكية لنظام المراسالت واللجان والمهام‪.‬‬
‫يجب ان يشمل الحل المقترح تطبيقات لألجهزة الذكية تتضمن كافة وظائف وخدمات النظام للتنفيذيين‪.‬‬
‫توفير وظائف وخدمات األجهزة الذكية بواسطة تطبيقات متوفرة في متجر تطبيقات األجهزة الذكية إللكتروني أو من‬
‫خالل المتصفحات الخاصة بمختلف األجهزة الذكية‪.‬‬

‫‪17‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫يجب على المقاول توفير تطبيقات األجهزة الذكية بشكل يدعم مختلف أنواع األجهزة الذكية باختالف بيئاتها بشكل سلس‬
‫وواجهات تطبيق سهلة بحيث تشمل أنظمة التشغيل (على سبيل المثال ال الحصر)‪Windows ، Android،iPhone :‬‬
‫‪،Mobile‬‬
‫تصميم واجهات األجهزة الذكية بشكل مبسط بأقل الصور والرسومات بحيث يتم مراعاة أحجام شاشات األجهزة الذكية‬
‫المختلفة وامكانيات األجهزة المختلفة والمحدودة من اتصال االنترنت وعرض رسوميات وغيرها‪.‬‬
‫مبني باستخدام تقنيات ‪ HTML5‬على الشبكة التي يمكن تصفحها في أي جهاز ذكي باستخدام المتصفحات‪.‬‬
‫واجهات العربية ‪ /‬اإلنجليزية‪.‬‬
‫الصفحة الرئيسية تظهر مهام سير العمل على المعامالت الواردة والمتابعات واإلشعارات‪.‬‬
‫تصفح مراسالت المعامالت الصادرة والواردة‪.‬‬
‫تصفح المدخالت في مجلدات سير العمل على سبيل المثال (البريد الوارد‪ ،‬المهام‪ ،‬العناصر المرسلة‪ ....‬الخ)‪.‬‬
‫استعراض التنبيهات في النظام على المعامالت‪.‬‬
‫استعراض المتابعة على المعاملة‪.‬‬
‫أمكانية البحث عن المعامالت‪.‬‬
‫فتح المراسالت لكل معاملة على حجم وعرض تفاصيل المعاملة للقراءة فقط مثل (حقول البيانات وحالة المعاملة وتاريخ‬
‫سير العمل وما إلى ذلك)‪.‬‬
‫استعراض صفحات المعامالت من خالل المتصفح‪.‬‬
‫المرفقات اإللكترونية على المعاملة مثل ملفات مكتب و‪.PDF‬‬
‫توقيع إلكتروني على الوثائق‪.‬‬

‫االرتباط والتكامل مع األنظمة‪:‬‬


‫يجب على المقاول تحديد منهجية تشرح كيفية التكامل وطرق التكامل مع جميع األنظمة والتطبيقات في الوزارة من خالل‬
‫واجهات تخاطب والتكامل من الجهتين (‪ )Integration Two-way‬من خالل منصة التكامل في الوزارة على أن يتم‬
‫تقديم وثيقة هيكلة الربط بين النظام واألنظمة األخرى في الوزارة العتمادها قبل بدء مرحلة التطوير ويجب أن يأخذ‬
‫المتنافس بعين االعتبار كافة االحتياجات وطرق التكامل التي يتوجب توفيرها بين تطبيقات الوزارة أثناء مسح الموقع‬
‫التحكم باألمن من خالل الترابط‬
‫توفير إطار عام للربط مع تطبيقات الوزارة الحالية والمستقبلية التي تحتاج إلى أرشفة الوثائق من خدمات الويب ‪(Web‬‬
‫)‪ Services‬مع تقديم األدلة التدريبية لذلك‬
‫الربط مع نظام ‪Oracle E-Business Suite‬‬
‫الربط مع يسر‪.‬‬
‫الربط مع خدمة الدخول الموحد (‪)SSO‬‬
‫الترابط مع أنظمة األوفيس (‪)MS Office‬‬
‫الترابط مع البريد اإللكتروني (‪)MS Outlook‬‬
‫إمكانية الربط مع نظام رسائل الهاتف النقال(‪)SMS‬‬
‫الترابط مع البوابة الخارجية اإللكترونية للوزارة والربط مع األنظمة الداخلية في الوزارة وغيرها من األنظمة‪ .‬على أن‬
‫تكون عمليات الربط من خالل أربعة طرق كما يلي (يجب توفير جميع طرق الربط التالية)‪:‬‬
‫الربط من خالل واجهة التطبيق على شكل ‪ Widgets‬يتم تضمينها في واجهات التطبيق لألنظمة الداخلية دون الحاجة‬
‫لعمليات برمجة معقدة (متطلب أساسي)‬
‫الربط من خالل واجهات ويب سيرفسز البرمجية (‪( )Web Services API’s‬متطلب أساسي)‬
‫الربط من خالل واجهات جافا البرمجية (‪( )Java API’s‬متطلب أساسي)‬
‫الربط من خالل واجهات دوت نت البرمجية (‪( ).NET API’s‬متطلب أساسي)‬

‫ترحيل البيانات من األنظمة الحالية‬


‫ترحيل بيانات الوثائق من نظام المراسالت وفارس ونور وسفير إلى النظام المقترح في الوزارة على أن تشمل جميع‬
‫الرخص المطلوب لذلك حسب المواصفات التالية‪:‬‬
‫على المقاول إحضار المبرمجين المختصين ولديهم الخبرة في عمليات الربط والترحيل‪.‬‬
‫عمل نسخة احتياطية للبيانات والوثائق قبل الترحيل‪.‬‬
‫يتم إجراءات الترحيل على البيئة االختبارية وأخذ الموافقة من الوزارة وعند نجاح تلك التجربة واختبارها يتم تطبيقها‬
‫على البيئة اإلنتاجية‪.‬‬
‫يتحمل المقاول جميع المخاطر الناتجة عن ترحيل البيانات والوثائق من النظام الحالي إلى الجديد‪.‬‬
‫‪18‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫على المقاول عند ترحيل البيانات عدم التأثير على عمل األنظمة الحالية بحيث تبقى األنظمة تعمل بدون توقف خالل‬
‫الترحيل‪.‬‬
‫أما ما يخص األجهزة فعلى المقاول من خالل مسح الموقع تحديد األجهزة والمواصفات المطلوبة لتفعيل النظام على البيئة‬
‫االختبارية (‪ )Testing Environment‬والبيئة اإلنتاجية (‪ )Production Environment‬وتوريدها بحيث تخدم البنية‬
‫التحتية لعمل النظام وبالتنسيق المباشر مع إدارة تقنية المعلومات لتكون جزء من مهام تنفيذ المشروع‪.‬‬

‫توفير الرخص لألنظمة أن وجدت‬


‫توفير كافة الرخص الالزمة لنظام إدارة الوثائق الرئيسي ومركز البيانات االحتياطي‪.‬‬

‫األرشفة اإللكترونية (المسح الضوئي والفهرسة للوثائق)‬


‫تتطلع الوزارة إلى األرشفة الورقية) بكافة أججام الورق وأنواعه وحاالته‪ ،‬بعدد ‪ 9000,000‬وثيقة وتخزين الوثائق‬
‫باإلضافة الى ترقيم الملفات عن طريق المسح الضوئي وحفظها على نظام إلكتروني لحفظ الملفات‪ ،‬وفهرسة الملفات‬
‫المرقمة وتوفيرها إلى الجهات واإلدارات المختصة من خالل الربط مع أنظمة الوزارة المختلفة‪ .‬علما ان مكان االرشفة‬
‫سوف يكون في ديوان الوزارة‪ .‬كما أن الوزارة سوف تقوم بتوفير مساحة عمل تكفي الى عدد عشر موظفين تقريبا على‬
‫ان‬
‫تقوم الشركة بتجهيز الموقع من ناحية المكاتب واألجهزة ‪.‬‬

‫االستالم والتحضير‬
‫على المقاول تأمين كافة احتياجات أعمال األرشفة من الموارد البشرية‪ ،‬المعدات الالزمة إلنهاء المشروع في الفترة‬
‫الزمنية المحددة‪.‬‬
‫جمع واستالم الملفات من ارفف ومناطق التخزين بالوزارة بناء على األلية التي سيتم اعتمادها في المشروع‬
‫وضع باركود على كل مجموعة (حسب نوع الوثيقة)‬
‫إخراج الوثائق من الرزم األصلية والعلب األرشيفية مع المحافظة على الترتيب األصلي‬
‫إزالة أي عوائق (الدبابيس وشرائط الربط ‪ ...‬إلخ‪ ).‬من الوثائق‪ ،‬والتي من شأنها أن تعيق مرور الوثائق عبر المكان‬
‫المخصص إلدخالها في الماسح الضوئي‬
‫وضع آلية تسمح للوزارة بتتبع الملف ومتابعة طلبات تسليم واستالم الملفات من‪/‬إلى المخزن‬
‫ربط الباركود الخاص بكل ملف بصندوق التخزين‪.‬‬
‫وضع الملفات في صناديق خاصة وقت عملية االستالم بناء على ألية التسليم التي سيتم اعتمادها في المشروع‪.‬‬
‫إصدار تقرير اسبوعي بعدد الملفات التي تم استالمها وترحيلها وتسلم للشخص المفوض من قبل الوزارة‬
‫نقل الصناديق من فروع الوزارة إلى المستودعات الخاصة بسيارات خاصة مغلقة ومجهزة بحيث ال تكون عرضة للمطر‬
‫أو الشمس وال تظهر الملفات أو الصناديق أثناء عملية النقل (حسب الحاجة)‪.‬‬
‫وضع باركود على الملف (بحسب نوعه) من الخارج ليتم التعرف عليه الحقا ً السترجاعه وتتبعه وربطه مع صندوق‬
‫التخزين‬
‫ربط الباركود على الصناديق بالرفوف الموجودة في المخزن لسهولة االسترجاع‪.‬‬
‫المسح الضوئي‬
‫نقل الوثائق المحضرة إلى مرحلة المسح الضوئي‬
‫تنفيذ عملية المسح الضوئي وأدخل رقم الباركود على دفعات لضمان الجودة‪.‬‬
‫إجراء المسح الضوئي لجميع الوثائق على هيئة ملفات بي دي إف )‪.(PDF‬‬
‫دقة المسح الضوئي وفق ما يلي‪:‬‬
‫دقة المسح الضوئي ‪300 DPI‬‬
‫ً‬
‫درجة األلوان تكون ‪ B&W/Grayscale/color‬تبعا لألصول‬
‫المعالجة التلقائية للصفحات‪ /‬الوثائق الممسوحة ‪/‬مرقمنة ‪ digitized‬مع تصحيح انحراف الصفحة‪ ،‬ومعالجة حواف‬
‫الصفحة؛‬
‫ً‬
‫يرمز اسم الملف الرقمي المحول برقم تسلسلي آلي‪ ،‬بحيث تحدد صيغته وفقا لمتطلبات إدارة األرشيف لوزارة التعليم‪.‬‬
‫جودة المسح الضوئي‬
‫تعزيز جودة الصور (إزالة العالمات النقطية‪ ،‬إزالة االنحراف‪ ،‬تدوير الوثيقة‪ ،‬القص واالقتطاع)‬
‫التحقق من التعرف الدقيق على جميع الوثائق بنا ًء على الفاصل ال ُمستخدم المجهز برموز الباركود‬
‫مراقبة الجودة بمراجعة الصور المفهرسة لضمان دقة الفهرس وجودة الصورة‬
‫يتم اعادة الوثيقة إلدارة المسح إلعادة المسح والفهرسة في حالة وجود عيوب ورفض الوثيقة من فريق الجودة‪.‬‬

‫‪19‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫تضمن عملية المسح الضوئي وضوح عالي للصفحات المرقمنة ويلزم قبول درجة الوضوح من فريق عمل الوزارة‬
‫للصفحات المرقمنة‬
‫ادخال البيانات‬
‫يجب توضيح الفهرس في الصفحات األولى من المستندات‬
‫يتم إضافة الفهرس لكل وثيقة حسب التفاصيل المتفق عليها (للمثال ال الحصر)‪:‬‬
‫الموضوع‪/‬االسم‬
‫التاريخ‬
‫الرقم المرجعي للوثيقة‪ /‬رقم الملف‬
‫نوع الوثيقة‬
‫حالة الوثيقة‬
‫اإلدارة صاحبة العالقة‬
‫عمر الوثيقة‬
‫الباركود‬
‫يلتزم المقاول بسحب حيثيات وقيم حقول الفهرسة من نظام الوزارة في حال وجودها وذلك عوضا عن إدخالها بشكل‬
‫يدوي‪.‬‬
‫التحقق النهائي من الجودة‬
‫التدقيق لضمان الجودة على الوثائق الممسوحة ضوئيًا والمفهرسة‪.‬‬
‫التحقق من جميع القيم المدخلة في حقول الفهارس الموافقة للوثائق‪.‬‬
‫التحقق من جودة جميع الصور واتجاهها وتتابعها‪.‬‬
‫يجب على الشركة افادة االدارة المعنية لدى الوزارة بأي استثناءات أو مشاكل‪.‬‬
‫تصدير‪ /‬رفع الصور الممسوحة ضوئيًا‬
‫رفع الصور الممسوحة ضوئيًا مرفقةً ببياناتها الوصفية (البيانات المجموعة) من نظام المسح الضوئي إلى نظام األرشفة‬
‫والذي يخول موظفي الوزارة من الوصول للصور كلما اقتضت الحاجة‪.‬‬
‫سيتم في بدء المشروع تحديد أهم الحقول التي سيتم تخزينها عن كل وثيقة (‪ )meta data‬بحيث تسهل عملية البحث عن‬
‫الوثيقة والحصول عليها الكترونيا من قبل موظفي الوزارة‬
‫يلزم أن يهيئ نظام األرشفة اإللكتروني خاصية البحث بهذه الحقول (‪.)meta data‬‬
‫لن تقبل الوثائق المؤرشفة الكترونيا من الوزارة ما لم يتحقق هذا الشرط الخاص بقابلية البحث بحقول يتم تحديدها في‬
‫بداية المشروع من قبل الوزارة‪.‬‬
‫إعادة الوثائق إلى الملفات‬
‫فصل الوثائق المادية والوثائق المغروزة مع بعضها بنا ًء على الفاصل المزود برموز الباركود‬
‫اعادة حزم جميع الوثائق ضمن مجموعاتها‪.‬‬
‫اإلشارة إلى جميع الوثائق التي أُعيدت إلى ملفها األصلي بعالمة أو ختم "تم مسحها"‬
‫بعض الملفات تتطلب فك الدفاتر لألرشفة ثم إعادة تجليدها ثم التخزين (للمزيد من التفصيل راجع الملحق الخاص بأنواع‬
‫الوثائق واعدادها) ‪.‬‬

‫توريد وتركيب األجهزة والبنية التحتية الالزمة لتشغيل النظام‬


‫ينبغي لمقدم العطاء توفير االجهزة الالزمة للمشروع وفق البنية المقترحة لمقدم العطاء‪:‬‬
‫توفير الخوادم المطلوبة لبيئة العمل النهائية بما يتوافق مع معايير الوزارة (حسب ملحق مواصفات الخوادم)‪.‬‬
‫توريد طابعة باركود عدد ‪ ،1‬قارئ باركود عدد ‪،3‬ماسح ضوئي عدد ‪ ،6‬ماسح ضوئي خاص بالسجالت كبيرة الحجم‬
‫عدد‪.2‬‬
‫يجب أن يكون النظام متاحا بدرجة عالية في بيئة اإلنتاج ‪)High Availability) Production Environment‬‬
‫تحديد مواصفات وتوفير البرمجيات وتراخيصها المطلوبة لبيئة العمل النهائية ويجب ان تشمل رخص البرامج على‬
‫اإلصدارات الجديدة‪ ،‬حل المشاكل والترقية من النسخة المستخدمة الى النسخة الجديدة‪.‬‬
‫توفير النظام على بيئة االختبار‪ ،‬وبيئة ما قبل اإلنتاج‪ ،‬وبيئة اإلنتاج ) ‪Testing, staging and production‬‬
‫‪(environments‬‬

‫الدعم الفني والصيانة‬


‫الدعم والصيانة ) ‪) Maintenance and Support‬‬

‫‪20‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫تبدأ هذه المرحلة من استالم المشروع الى انتهاء فترة الصيانة والدعم حيث يجب على الشركة تواجد عدد ‪ 2‬مهندسين‬
‫متخصصين في أنظمة المشروع ويجب تقديم السير الذاتية للموظفين المرشحين خالل العرض الفني وستكون أحد معايير‬
‫التقييم ‪ ،‬وتمتد طوال مدة التشغيل والصيانة المحددة في هذه الوثيقة‪ ،‬وتشمل أعمال الصيانة على جميع ما تم ذكره في‬
‫نطاق عمل المشروع‪ ،‬والقيام خاللها بتطوير وتنفيذ خطة نقل المعرفة التقنية للمختصين الفنيين بالوزارة ودعمهم حتى‬
‫يتمكنوا من استالم األنظمة بعد انتهاء الفترة المحددة‪.‬‬
‫يلتزم المقاول بتكليف المهندسين والفنيين المتخصصين لديهم الدعم الفني لألجهزة الموردة للوزارة ‪ ,‬وتلتزم الشركة‬
‫بإشراك الفنيين من منسوبي اإلدارة العامة للتحول الرقمي في جميع أعمال الصيانة والدعم الفني التي يقومون بها‬
‫وتعريفهم على أنواع األعطال الفنية ومسبباتها والطرق الصحيحة لمعالجتها وإصالحها‪.‬‬
‫يلتزم المقاول بتزويد اإلدارة العامة للتحول الرقمي ببيانات (هاتف – بريد‪-‬جوال‪-‬فاكس ‪ )...‬مركز اتصال بالشركة لطلب‬
‫الصيانة أو اصالح مشكلة في النظام‪.‬‬
‫أن تكون تلبية طلبات الصيانة العادية خالل ‪ 40‬ساعة بحد أقصى ‪ ,‬والصيانة الطارئة خالل ‪ 1‬ساعات بحد أقصى‬
‫الصيانة العادية هي الصيانة ألجهزة وبرامج الوزارة التي ال تؤثر على سير عمل الوزارة وتكون خالل ساعات العمل‬
‫الصيانة الطارئة هي الصيانة ألجهزة الوزارة التي تؤثر بشكل مباشر على سير عمل الوزارة وتكون خالل أو بعد‬
‫ساعات العمل حسب ما يراه فريق العمل في الوزارة‪ ،‬ويلتزم المتعهد بتوفير الفنيين في الموقع عند الطلب حتى خالل‬
‫االجازات الرسمية‪.‬‬
‫يلتزم المتعاقد في حالة عدم قدرته على اإلصالح خالل (‪ )24‬ساعة ألي سبب من األسباب بإحضار أجهزة بديلة لألجهزة‬
‫المتعطلة وتشغيلها حتى يتم اإلصالح وذلك ضمانا ً لعدم توقف العمل‪.‬‬
‫في حال عدم االلتزام ببنود هذه االتفاقية فإن الشروط الجزائية ستطبق حسب العقد الموقع بين الطرفين وأنظمة المشتريات‬
‫الحكومية في حال تم تعميد المورد‪.‬‬

‫اعداد األدوات والبيئات المختلفة )‪)Prepare Tools and Environments‬‬


‫تحديد مواصفات الخوادم المطلوبة لبيئة العمل النهائية بما يتوافق مع معايير الوزارة‪.‬‬
‫يجب أن يكون النظام متاحا بدرجة عالية في بيئة اإلنتاج ‪)High Availability) Production Environment‬‬
‫تحديد مواصفات وتجهيز األدوات المستخدمة في التصميم‪ ،‬والتطوير‪ ،‬والتهيئة‪ ،‬واالختبار‪.‬‬
‫تحديد مواصفات وتوفير البرمجيات وتراخيصها المطلوبة لبيئة العمل النهائية ويجب ان تشمل رخص البرامج على‬
‫اإلصدارات الجديدة‪ ،‬حل المشاكل والترقية من النسخة المستخدمة الى النسخة الجديدة‪.‬‬
‫توفير النظام على بيئة االختبار‪ ،‬وبيئة ما قبل اإلنتاج‪ ،‬وبيئة اإلنتاج ) ‪Testing, staging and production‬‬
‫‪(environments‬‬
‫يلتزم المتعهد عند تركيب أي قطع غيار ألي جهاز أو ملحقاته بأن يكون حسب الطراز الموجود ويكون البديل أصلي وان‬
‫يتم تسليم الرجيع لمركز المعلومات بالوزارة وبدون اي تكلفة على الوزارة‬

‫التوثيق واعداد ادلة المستخدم )‪)Documentation and User Assistance‬‬


‫إعداد الوثائق التالية‪:‬‬
‫دليل مطوري األنظمة‪.‬‬
‫دليل إدارة االنظمة) التهيئة والتخصيص( ‪.‬‬
‫دليل تنصيب األنظمة‪.‬‬
‫دليل صيانة األنظمة‪.‬‬
‫دليل إدارة إصدارات األنظمة‪.‬‬
‫دليل المستخدمين‪.‬‬
‫المتطلبات غير الوظيفية‬
‫الحماية وأمن المعلومات‪ :‬يتعين على المقاول اقتراح خطة أمنية وربطها بمعايير األمان الدولية وأفضل الممارسات‪.‬‬
‫األداء العالي)‪: (Performance‬بحيث يكون أداء النظام عالي في أوقات االستجابة والمعالجة‪.‬‬
‫السعة)‪ :(Capacity‬بحيث تكون سعة النظام كافية للتدفق والتخزين‪.‬‬
‫التوسعية ( ‪ :)Scalability‬بحيث يكون النظام قابل لتوسع مع ازدياد عدد الوثائق المؤرشفة ‪.‬‬
‫التوفر)‪ :(Availability‬النظام يجب أن يكون متوفر على مدار الـ ‪ ٢٤‬ساعة‪.‬‬
‫الوثوقية(ٌ‪ :)Reliability‬بحيث يكون النظام داعم للوثوقية‪.‬‬
‫التوافق)‪ :(Compatibility‬بحيث يكون النظام قابل للتوافق مع األنظمة والتطبيقات األخرى‪.‬‬
‫سهولة االستخدام‪ :‬بحيث يكون النظام سهل االستخدام وفقا ً للمعايير والجودة‪.‬‬
‫التوثيق‪ :‬بحيث يتم توثيق النظام من حيث متطلبات األعمال والمتطلبات البرمجية ودليل االستخدام‪.‬‬
‫‪21‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫‪Interoperability: Bidders are reminded that all software included in the proposal is subject‬‬
‫‪to Yesser Framework for Interoperability‬‬
‫التدريب ونقل المعرفة‬
‫يجب أن يقوم المتنافس بتقديم خطة ومنهجية واضحة لتنفيذ التدريب في مقر الوزارة والفروع الرئيسية في المناطق‬
‫اإلدارية حول المملكة‪ ،‬ويتم تقديم هذه الخطة مع العرض الفني على أن يشمل اإلطار العام للتدريب على ما هو موضح‬
‫أدناه‪ ،‬ويمكن للمقاول تقديم منهجية التدريب التي يراها مناسبة التي تضمن أن يستطيع منسوبو الوزارة من استخدام‬
‫األنظمة المطورة‪ ،‬وتشمل متطلبات التدريب على اآلتي‪:‬‬
‫يجب توضيح برنامج التدريب ضمن العرض مفصال ببرنامج زمني محدد‪ ،‬مع إيضاح‪.‬‬
‫يجب على المتقدم أن يبدأ في التدريب قبل إطالق النظام وحتى نهاية المشروع‪.‬‬
‫يجب أن يشمل التدريب على تأهيل المستخدمين للعمل على االنظمة التي تم تطويرها‪.‬‬
‫يجب أن يشمل التدريب على تأهيل المختصين بالوزارة على وفقا للجدول التالي‪:‬‬
‫المستخدمين‬ ‫المطورين‬ ‫مدراء النظام‬ ‫نوع التدريب‬
‫تدريب وتأهيل‬ ‫التدريب على أنظمة في‬ ‫آلية إدارة النظام من خالل‬ ‫وصف التدريب‬
‫المستخدمين على كيفية‬ ‫المشروع والتعديالت التي تمت‬ ‫لوحة التحكم الخاصة‬
‫استخدام النظام والتعامل‬ ‫على األنظمة وخدمات الربط‬ ‫بالنظام‬
‫مع النظام‬ ‫والتهجير وتقديم الوثائق التقنية‬
‫لذلك‬
‫غير محدد‬ ‫‪5‬‬ ‫‪10‬‬ ‫عدد األيام‬
‫غير محدد‬ ‫‪10‬‬ ‫‪10‬‬ ‫عدد المتدربين‬
‫يجب أن يتم تقديم الدورات التدريبية (محتوى‪ ،‬ومادة تدريبية) وتقدم باللغة العربية وال يتم تنفيذ الدورة إال بعد الموافقة‬
‫على المحتوى التدريبي من قبل الوزارة‪.‬‬
‫يجب أن يوفر المتنافس دليل التدريب واالستخدام للبوابات باإلضافة إلى المادة التدريبية قبل البدء في التدريب بوقت‬
‫كافي‪ ،‬وتحدد الدورات التدريبية‪ ،‬اسم كل دورة‪ ،‬المدة‪ ،‬والمتدربين‪.‬‬
‫يقاس مدى نجاح التدريب بناء على المعايير التالية‪:‬‬
‫إجادة جميع المتدربين للمهارات الالزمة للعمل على األنظمة واإلجراءات المطورة‪.‬‬
‫إجادة جميع المتدربين استخدام النظام‪.‬‬

‫مخرجات التنفيذ ‪IMPLEMENTATION DELIVERABLES‬‬


‫في الجدول أدناه قائمة بأهم مخرجات التنفيذ لهذا المشروع بحسب التفاصيل المذكورة في نطاق العمل وتفاصيل التنفيذ في‬
‫هذه الوثيقة‪ .‬القائمة أدناه قد تكون جزئية‪ ،‬لذلك على المقاول توفير جميع المخرجات الالزمة وذات العالقة‪ .‬خالل دورة‬
‫حياة المشروع‪ ،‬من المتوقع من المقاول إشراك فريق الوزارة في كل المراحل والحصول على موافقة الفريق على‬
‫مخرجات كل مرحلة من مراحل التنفيذ قبل الشروع في المرحلة التي تليها‪ .‬كذلك من المتوقع من المقاول أن يعقد جلسات‬
‫دورية لعرض الجزئيات المكتملة خالل فترة تطوير النظام (‪)Agile-Approach‬‬

‫‪Phase/ Mainstream‬‬ ‫‪Deliverables‬‬


‫‪User Experience And‬‬ ‫‪User requirements definition document‬‬
‫‪Analysis‬‬ ‫‪Systems Requirements Specification (SRS) document for the‬‬
‫‪solution‬‬
‫) ‪User experiences UX documentation (personas (user categories‬‬
‫‪User research and reports and focus groups meeting with sample‬‬
‫‪users‬‬
‫‪User journey and task flows‬‬
‫‪Unified design guidelines and library‬‬
‫‪Systems Design and‬‬ ‫‪Conceptual architecture‬‬
‫‪Development‬‬ ‫‪Reporting and analytics design‬‬
‫‪Information security design‬‬
‫‪Hardware and infrastructure design and specifications.‬‬

‫‪22‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫‪Physical architecture.‬‬
‫‪The solution components implemented.‬‬
‫‪Technical documentation – including source code (if applicable),‬‬
‫‪reference manuals, scripts, as well as configuration outline‬‬
‫‪A testing plan‬‬
‫‪Documentation of the test results‬‬
‫‪Operational standards, procedures and‬‬
‫‪Detailed testing plans, including but not limited to: functional,‬‬
‫‪hardware, deployment and Installation, configuration, migration,‬‬
‫‪integration, performance, load and user acceptance tests.‬‬
‫‪Establish host‬‬ ‫‪Host environments, as well as relevant installation and setup‬‬
‫‪environment‬‬ ‫‪documentation‬‬
‫‪Procured hardware and supporting software‬‬
‫‪Hardware related Installations and configurations‬‬
‫‪Infrastructure, connectivity, servers and applications‬‬
‫‪Roll-out Solution‬‬ ‫‪Detailed Go-Live documentation‬‬
‫‪End user training plan & documentation.‬‬
‫‪Operational procedures and manuals.‬‬
‫‪Maintain Solution‬‬ ‫‪Knowledge transfer plan‬‬
‫‪Knowledge transfer training manuals for developers and IT‬‬
‫‪professionals‬‬
‫‪Hardware and software maintenance plans.‬‬
‫‪Any related and hardware and software technical‬‬
‫‪documentation, if any.‬‬
‫‪Solution support & warranty as per the SLA‬‬

‫متطلبات ادارة المشروع‬


‫ستقوم الجهة الطالبة باآلتي ‪:‬‬

‫متابعة واعتماد المتطلبات (‪)AS-IS Requirements‬‬


‫متابعة واعتماد المخرجات (‪ )To-BE Requirements‬اإلشراف والمتابعة واالعتماد لمخرجات المشروع ومراحله‬
‫المختلفة‪ ،‬ويجب أن يعمل مدير المشروع وفريق العمل المعين من قبل المتعهد تحت إدارة وإشراف ومتابعة يومية من‬
‫قبل المشرف على المشروع وفريقه بشكل يومي‪.‬‬
‫سيتم تعيين لجنة توجيهية إشرافيه للمشروع )‪ (Steering Committee‬من قبل الوزارة‪ ،‬والتي ستمثل المستويات العليا‬
‫من الوزارة في اإلشراف والمتابعة واالعتماد النهائي للمخرجات وحل المشاكل التصعيدية واإلقرار النهائي للتغيرات التي‬
‫تطرأ‪.‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫يحق للوزارة تكليف من تراه من المختصين داخليا أو خارجيا لمراجعة وتقييم مخرجات المشروع للتأكد من مطابقتها‬
‫للشروط والموصفات وعلى المتعهد تقديم المساعدات الالزمة لتمكين هؤالء المختصين من القيام بواجباتهم‪.‬‬
‫يعد أي تأخير في تسليم أي ٍ من المتطلبات‪ /‬المخرجات المحددة بوقت في هذه الوثيقة‪ ،‬سببا ً إلنذار المتعهد‪ ،‬وقد يؤدي ذلك‬
‫إلى فرض غرامة تأخير أو تنفيذه عن طريق مقاول آخر على حساب ونفقة المتعهد أو إلغاء العقد وسحب كامل المشروع‬
‫مع تحمل المتعهد كامل التكاليف المترتبة على ذلك‪.‬‬
‫يجب على المتعهد االستفادة من الموارد المتاحة في الوزارة قدر المستطاع‪ ،‬سواء إلدارة أو تنفيذ المشروع‪ ،‬ويجب عليه‬
‫توضيح ذلك تفصيليا ً من ناحية األعداد والكفاءات والخبرات المطلوبة وطريقة التفرغ المطلوب‪.‬‬

‫‪23‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫منهجية المشروع‬
‫ينبغي على الشركات المقدمة للعروض تقديم عرض تفصيلي لمنهجية تنفيذ األنشطة الرئيسية للمشروع محل االتفاق‪،‬‬
‫والمحتوى والمدة‪ ،‬وطريقة تقسيم مراحل العمل والعالقات المتبادلة فيما بينها‪ ،‬مع توضيح لتواريخ تسليم كل مخرج من‬
‫المخرجات المتفق عليه في نطاق المشروع وفق إطار زمني تتفق مع ما يلي‪:‬‬
‫سوف يتم اعتماد منهجية المعهد الدولي إلدارة المشاريع االحترافية (‪ )PMI‬في إدارة هذا المشروع‪ ،‬وذلك إلضافة عنصر‬
‫داعم لنجاحه‪ ،‬وعليه سوف تقدم الشركة المنفذة ما يثبت قدراتها على إدارة هذا المشروع بشكل احترافي وباعتماد تلك‬
‫المنهجية‪.‬‬
‫وبناء على ما سبق فإن جميع العروض تكون وفق المنهجية المعتمدة والتي تتضمن خطط عمل المشروع والجدول‬
‫الزمني لألنشطة التي سيتم إنجازها والمسؤولين عنها‪.‬‬
‫على مقدمي العروض تقديم منهجية دقيقة لضمان تحقيق في كل مخرجات المشروع‪.‬‬
‫على المتعهد إيضاح المنهجية المستخدمة في تنفيذ وتسليم المشروع (‪ )Project Approach‬من خالل تحليل متطلبات‬
‫المشروع‪ ،‬منهجية التطوير‪ ،‬ومنهجية اختبار وتشغيل األنظمة وكما هو موضح في نطاق عمل المشروع‪.‬‬

‫موظفو المشروع‬
‫فريق العمل من قبل المتعهد‬
‫يجب على المتعهد توفير الموارد البشرية االستشارية واإلدارية والفنية المؤهلة لتنفيذ متطلبات المشروع مع تقديم ما يثبت‬
‫ذلك‪ ،‬ويجب أن يكون لكل مرشح الخبرة الالزمة والمطلوبة في وثيقة طلب العروض كحد أدنى‪ ،‬كما يجب تقديم السير‬
‫الذاتية للمرشحين للحصول على الموافقة الخطية أو بالبريد اإللكتروني الرسمي من قبل المشرف على المشروع‪.‬‬
‫يجب أن تكون السيرة الذاتية ألي مرشح دالة على قدراته في مجال العمل المرشح له بما يكفي إلقناع صاحب القرار‬
‫بقبول ه‪ ،‬وللوزارة الحق في رفض أي مرشح دون إبداء األسباب‪ ،‬وليس للمتعهد االعتراض على ذلك‪.‬‬
‫للوزارة الحق بطلب تغيير أو استبعاد أي موظف خالل مدة العقد بناء على أداءه‪ ،‬ويجب على المتعهد توفير البديل‬
‫المناسب خالل مدة أقصاها (‪ )25‬أيام عمل من تاريخ إبالغه بالتغيير ودون أن يتأثر العمل بذلك‪ ،‬مع التزام األول بتسيير‬
‫العمل حتى يتم تسليم ما لديه والتأكد من قدرة البديل على إكمال العمل‪.‬‬
‫يُعَد عدم االلتزام بالمدة المحددة لترشيح وتعيين موظفي المشروع تأخيرا من قبل المتعهد وسببا لإلنذار قد يؤدي إلى‬
‫فرض غرامة تأخير أو إلغاء العقد وسحب المشروع‪ .‬ويشمل ذلك أي تأخير ينتج عن تقديم مرشحين غير مؤهلين‬
‫يرفضهم المشرف على المشروع‪.‬‬
‫يجب عدم تغيير أي موظف من قبل المتعهد إال بعد موافقة الوزارة عليه‪ ،‬إال إن كان ذلك لخروج‪/‬استقالة الموظف من‬
‫العمل لدى المتعهد (أو المقول من الباطن)‪ ،‬ويجب في هذه الحالة إخطار الشركة والمشرف على المشروع فورا‪ ،‬على أن‬
‫يستمر في العمل وفق المدة المنصوص عليها بنظام العمل السعودي وينقل ما لديه من عمل إلى بديل يوفره المتعهد‬
‫بموافقة المشرف على المشروع‪.‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫تحتفظ الشركة والوزارة بحقها في تأمين وتعيين من تراه مناسبا ومؤهال من الموارد البشرية المطلوبة لتنفيذ المشروع‬
‫وعلى نفقة المتعهد‪/‬المقاول في حال عدم مقدرته على توفير الموارد البشرية المؤهلة لتنفيذ متطلبات المشروع‪.‬‬
‫للوزارة الحق في التفاوض مع أي ٍ من أعضاء فريق العمل الرئيس للمشروع‪ ،‬ونقل خدماته إليها أو إلى متعهد آخر بعد‬
‫انتهاء المشروع دون أي اعتراض من قبل المتعهد‪.‬‬
‫يجب على المتعهد تقديم جدول زمني واضح وحسب المدة المحددة في العقد لتوفير موظفي المشروع (حسب حاجة‬
‫المشروع) ويخضع الجدول للموافقة الخطية أو بالبريد اإللكتروني الرسمي من قبل المشرف على المشروع‪.‬‬
‫مدير المشروع (من جهة المتعهد)‬
‫يجب على المتعهد تعيين مدير المشروع‪ ،‬وفق الشروط المتفق عليها‪ ،‬وذلك خالل (‪ )20‬أيام عمل من تاريخ استالم‬
‫التعميد‪.‬‬
‫يجب أن يكون مدير المشروع متفرغا إلدارة المشروع بدوام كامل وال يتم تكليفه بأي أعمال خارجية‪ ،‬ويعمل في مكتب‬
‫يحدد له في مقر الشركة‪/‬الوزارة‪.‬‬
‫ً‬
‫يجب على مدير المشروع التواجد بشكل دائم‪ ،‬وتنسيق أي تغيب عن العمل مع المشرف على المشروع خطيا أو بالبريد‬
‫اإللكتروني الرسمي‪ ،‬سواء كان ذلك لعمل أو إجازة أو أي سبب آخر‪ ،‬مع ضرورة توفير بديل مؤهل ال يقل عنه خالل‬
‫فترة غيابه‪.‬‬
‫يجب على مدير المشروع القيام بدوره على أكمل وجه وباألعمال التالية على سبيل المثال ال الحصر‪:‬‬
‫التمثيل الكامل للمتعهد‪/‬المقاول في جميع ما يتطلب ذلك مع الوزارة ويكون مخوالً التخاذ القرارات نيابة عن المتعهد‬
‫والمقاولين من الباطن‪.‬‬
‫متابعة وتوجيه فريق عمل المتعهد لتنفيذ متطلبات المشروع طوال مدة العقد‪.‬‬
‫إدارة ومعالجة العوائق والمخاطر‪ ،‬وتصعيد ما يلزم إلى المشرف على المشروع أو اللجنة التوجيهية للمشروع حسب‬
‫الحاجة‪.‬‬
‫‪24‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫إعداد ورفع تقارير سير العمل واإلنجاز ومؤشر األداء الزمني للمشروع بشكل دوري‪ .‬ويجب أن تشمل هذه التقارير‬
‫النسبة المئوية الفعلية للمنجز والقيمة المكتسبة المحققة من المشروع )‪.(Actual % Complete & Earned Value‬‬
‫التنسيق الكامل والغير مخل بما يواجه المشروع مع المشرف على المشروع بشكل مستمر حول سير المشروع‪ ،‬وأخذ‬
‫الموافقات الالزمة حسب المتطلبات في هذه الوثيقة وفي العقد‪.‬‬
‫إدارة العالقة مع أصحاب المصلحة من المشروع بالتنسيق مع المشرف على المشروع ( ‪Stakeholder‬‬
‫‪.)Management‬‬
‫إكمال المتطلبات في جميع مراحل المشروع (تعبئة نماذج‪ ،‬تحديث بيانات‪ ،‬متابعة إجراءات العمل ‪ ).........‬على األنظمة‬
‫اآللية المتعلقة بإدارة المشروع في الشركة‪/‬الوزارة‪.‬‬
‫االجتماع دوريا ً مع اللجنة التوجيهية للمشروع )‪.(Steering Committee‬‬

‫مكتب المشروع‬
‫على المتعهد تحديد المساحة المتوقعة التي يحتاجها في الوزارة لموظفيه العاملين على المشروع‪ ،‬ويجب تفسير هذه‬
‫الحاجة وربطها بعدد الموظفين وطبيعة عملهم‪ .‬ويخضع توفير المساحة لمرئيات وموافقة الجهة المشرفة على المشروع‬
‫بالوزارة‪ .‬ويتحمل المتعهد مسؤولية توفير أي أجهزة أو برامج الزمة لعمل فريقه‪.‬‬

‫مكتب إدارة المشاريع بالوزارة‬


‫يختص مكتب إدارة المشاريع بوزارة التعليم باإلشراف على المشاريع وتدقيق آلية تنفيذها وتسليمها وفق منهجية مبنية‬
‫على معايير )‪ (PMI‬و (‪ )Prince2‬والتي تشمل إدارة المشاريع وإدارة البرامج وإدارة المحافظ حسب أفضل الطرق‬
‫المتبعة عالميا‪.‬‬
‫يجب على المتعهد إدارة المشروع وتحديث معلوماته لدى مكتب إدارة المشاريع باستمرار وفقا ً لتعليمات وإجراءات العمل‬
‫بالمكتب‪.‬‬
‫يجب على المتعهد استخدام البوابة اإللكترونية لمكتب إدارة المشاريع بالوزارة إلدارة المشروع خالل كامل دورة حياة‬
‫المشروع واستيفاء متطلبات مكتب إدارة المشاريع‪ ،‬ومنها على سبيل المثال ال الحصر‪:‬‬
‫رفع التقارير‪.‬‬
‫إدارة مخرجات المشروع‪.‬‬
‫إدارة نطاق العمل‪.‬‬
‫إدارة المشاكل‪.‬‬
‫إدارة المخاطر‪.‬‬
‫إدارة اتصاالت المشروع‪.‬‬
‫رفع وإدارة وتخزين الوثائق المحدثة (ضمان حداثة النسخ)‪.‬‬
‫متابعة الموافقات وقبول المخرجات‪.‬‬
‫يجدر اإلشارة أنه يجري حاليا العمل إلنشاء البوابة اإللكترونية لمكتب إدارة المشاريع بالوزارة‪ ،‬وعلى المتعهد العمل مع‬
‫مكتب المشاريع بالبريد اإللكتروني وورقيا إلى حين استكمال بناء البوابة في حال بدء المشروع قبل اكتمال ذلك‪.‬‬

‫المرحلة االنتقالية‬
‫يجب على المتعهد وضع خطة إلدارة انتقال أي مخرجات يجب استالمها وتشغيلها إلى أي جهة تخولها الوزارة‪ ،‬وضمان‬
‫اكتمال االنتقال قبل نهاية مرحلة التشغيل بمدة (ستة) أشهر على األقل‪.‬‬
‫يجب على المتعهد تنسيق جميع األنشطة االنتقالية مع أصحاب العالقة في الوزارة والحصول على موافقتهم على أي‬
‫وثائق أو تعديالت تمس عملهم‪.‬‬
‫يجب على المتعهد والمقاولين من الباطن‪ ،‬عند نهاية المشروع‪ ،‬وفي حال موافقة الموظف المعني‪ ،‬الموافقة على طلب نقل‬
‫أي من الموارد البشرية للمشروع إلى الشركة أو الوزارة أو إحدى الجهات المتعاقدة مع الشركة أو الوزارة دون أي‬
‫اعتراض‪.‬‬
‫يتحمل المتعهد كامل المسؤولية عن ضمان سير العمل في هذه المرحلة حسب ما هو مخطط له‪ ،‬وال تنتهي مسؤوليته إال‬
‫مع التوقيع النهائي لقبول المخرجات النهائية للمشروع‪.‬‬
‫الوثائق والمراجعات‬
‫يعتمد نجاح المشروع على التوثيق الصحيح والمنهجي بالطرق المعتمدة عالميا ً في جميع مراحله‪ ،‬بدءا ً من مرحلة التعاقد‪،‬‬
‫مرورا ً بمراحل التنفيذ المختلفة‪ ،‬وانتها ًء بوثائق المخرجات النهائية وتسليم المشروع‪.‬‬
‫ويوضح هذا الباب متطلبات التوثيق األساسية لهذا المشروع‪ ،‬علما ً أنه يجب أن يحصل المتعهد على موافقة المشرف على‬
‫المشروع على جاهزية وصالحية ومنهجية كافة وثائق المشروع‪.‬‬
‫وثيقة نطاق العمل (‪)SOW‬‬
‫‪25‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫يجب على المتعهد العمل مع المشرف على المشروع إلعداد وثيقة نطاق العمل والتي تحدد مخرجات المشروع كاملة‬
‫)‪ ،(Statement of Work‬بما في ذلك كل ما هو مطلوب في وثيقة طلب العروض وأي إضافات أو استثناءات أو‬
‫تعديالت تم االتفاق عليها في مرحلة التفاوض‪ ،‬إضافة إلى المنهجيات واإلجراءات التي ستستخدم في تنفيذ المشروع‪.‬‬
‫تعتبر وثيقة نطاق العمل جزءا ً ال يتجزأ من العقد وال يكتفى بها عنه وال عن باقي مالحقه المتفق عليها‪ ،‬ويجب إتمامها‬
‫خالل ‪ 10‬أيام عمل من اإلخطار بالفوز‪.‬‬
‫خطة التنفيذ المبدئية‬
‫على المتعهد تحديث الجدول الزمني للمخرجات الرئيسة (لمستويين هيكليين للمخرجات المستهدفة) للمشروع يوضح‬
‫مراحل تنفيذ وإدارة المشروع ضمن المدة اإلجمالية المحددة‪.‬‬
‫لألنظمة التقنية‪ ،‬يجب أن توضح الخطة بداية التشغيل المبدئي (التجريبي)‪ ،‬وكافة مراحل التشغيل‪ ،‬منتهية بالقبول النهائي‪.‬‬
‫يجب استخدام (‪ )MS Project‬إصدار ‪ 2013‬أو أحدث‪.‬‬

‫خطة التنفيذ التفصيلية‬


‫يجب على المتعهد‪ ،‬خالل ‪ 20‬يوم عمل من توقيع العقد‪ ،‬إعداد خطة التنفيذ التفصيلية للمشروع ‪(Project Execution‬‬
‫)”‪ ،Plan “PEP‬ويكون ذلك بالعمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والمشرف على المشروع‪ ،‬علما ً أنه يجب الحصول‬
‫على موافقة المشرف على المشروع على الخطة بكامل أجزائها وتفاصيلها‪.‬‬
‫يجب أن تشمل الخطة جدول زمني مفصل يشمل تفاصيل األنشطة الرئيسية‪ ،‬والمخرجات ومراحل التنفيذ واألنشطة‬
‫الفرعية والمهام المتعلقة ومتطلبات الوقت والجداول الزمنية‪ ،‬والعالقة واالعتماديات بين مراحل المشروع واالرتباط فيما‬
‫بينها‪ ،‬وما إلى ذلك‪ ،‬وذلك بتقديم تفصيل هيكلي كامل للعمل بجميع مستوياته إلى آخر مستوى‪/‬وحدة يمكن تقسيمها والعمل‬
‫عليه‪/‬عليها باستخدام طريقة )”‪ (Work Breakdown Structure “WBS‬وهذه الجزئية (وثيقة منفصلة ملحقة بوثيقة‬
‫نطاق العمل) يمكن تأخير تقديمها إلى ما بعد إقرار وثيقة ‪ SOW‬بمدة ال تتجاوز عن ‪ 10‬أيام عمل‪.‬‬
‫يجب أن يشمل الجدول الزمني تحديد بداية عمل التنفيذ وتوضيح المسار الحرج الجزئي لمراحله المختلفة وكامل‬
‫للمشروع‪.‬‬
‫يجب أن تشمل تفاصيل األنشطة المختلفة وأدوار ومسؤوليات موظفي المتعهد لكل منها حسب ما تم تفصيله في )‪(WBS‬‬
‫المذكور آنفاً‪.‬‬
‫يجب أن تظهر الخطة بوضوح أي اعتماديات وافتراضات على الشركة أو الوزارة ومبررات ذلك (إن وجد)‪.‬‬
‫يجب إدارة الخطة التنفيذية التفصيلية وتمثيلها باستخدام (‪ )MS Project‬إصدار ‪ 2013‬أو أحدث‪.‬‬

‫دليل المستخدم لألنظمة الفنية‬


‫يجب على المتعهد‪ ،‬إعداد وثيقة "دليل المستخدم" ألي نظام ضمن المشروع‪ ،‬حيث يجب أن يكون الدليل على درجة عالية‬
‫من التفصيل والسهولة في االستخدام‪ ،‬تمكن المستخدم النهائي من استخدام النظام دون تدريب‪.‬‬

‫وثائق نهاية المشروع‬


‫يجب على المتعهد عند التسليم النهائي للمشروع‪ ،‬تقديم نسخة مطبوعة وأخرى إلكترونية من أحدث إصدار لألمور التالية‪:‬‬
‫أي وثيقة تلزم إلتمام أعمال المستفيدين المختلفين من هذا المشروع‪ ،‬مثل "دليل الموظف" أو "دليل اإلجراءات" أو "دليل‬
‫المستخدم"‪...‬إلخ‪.‬‬
‫أي وثيقة تلزم لتشغيل وإدارة الخدمة لكل وظائف ومكونات األنظمة المنفذة أو الموردة من خالل هذا المشروع‪.‬‬
‫وثائق التنفيذ النهائي لكافة مخرجات المشروع (‪ ،)AS-BUILT‬وذلك من تصاميم ورسومات ومخططات وغيرها من‬
‫المخرجات‬
‫وثيقة التحليل لجميع األنظمة‬
‫وثيقة التصميم‬
‫وثيقة البنية المؤسسية‬
‫وثيقة التطوير‬
‫وثيقة اإلجراءات والتحليل والتطوير والتصميم‬

‫اللغة والتنسيق‬
‫يجب تقديم كافة الوثائق باللغة العربية‪ .‬ويمكن للمصطلحات التقنية المعروفة دوليا‪ ،‬استخدام اللغة االنجليزية بين قوسين‬
‫بعد الكلمة العربية‪.‬‬
‫يجب أن تكون جميع وثائق المشروع باللغة العربية‪ ،‬ما لم ينص على خالف ذلك‪.‬‬
‫يجب أن تكون جميع وثائق المستخدمين النهائيين باللغة العربية‪.‬‬

‫‪26‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫يجب أن تكون وثائق التفاصيل الفنية لتقنيات المعلومات في المشروع باللغة اإلنجليزية‪.‬‬

‫العرض الفني‪:‬‬

‫يلزم أن يتضمن العرض الفني المسندات التالية على الترتيب لسهولة وسرعة إجراء التحليل الفني‪،‬‬
‫ويجب أن تكون الصفحات مرقمة تسلسلياً‪ ،‬مع وضع أي معلومات إضافية في آخر العرض‪:‬‬
‫‪ -1‬مستندات التسجيل‪:‬‬
‫▪ خطاب التقديم من المتقدم بحيث يوضح فيه اسم المفوض بالتوقيع وجنسيته ونموذجين من‬
‫توقيعه‪.‬‬
‫▪ فهرس المحتويات‪.‬‬
‫▪ ملخص العرض‪.‬‬
‫‪ -2‬الخبرات والمؤهالت‪:‬‬
‫▪ معلومات عن المتقدم‪.‬‬
‫▪ الهيكل التنظيمي للجهاز اإلداري والفني للمتقدم‪.‬‬
‫▪ قائمة بالخبرات السابقة‪.‬‬
‫▪ أية مستندات أو شهادات توضح قيام المتقدم بأعمال مماثلة في طبيعتها ألعمال العقد والتركيز‬
‫على آخر خمس سنوات عمل‪ ،‬مع ذكر الفترة الزمنية لكل مشروع وقيمته ومكانه وأسماء من‬
‫يمكن الرجوع إليهم فيما يختص بأداء المتعهد في هذا المشروع‪.‬‬
‫▪ سير ذاتية لموظفي المتعهد الرئيسيين‪.‬‬
‫‪ -3‬منهجية العمل وإدارة العقد‪:‬‬
‫▪ إيضاح مفهوم المتعهد لجميع المجاالت ذات الصلة وما يمكن تقديمه من خدمات لتحقيق تطلعات‬
‫الشركة الحالية والمستقبلية‪.‬‬
‫▪ إيضاح مدى فهم المتقدم للعقد ونطاق العمل‪ ،‬حيث يتضمن تصورا ً شامالً وتفصيليا ً عن منهجية‬
‫العمل‪ ،‬ومنهجية تقديم الخدمات‪ ،‬ومدى تكامل هذه المنهجية مع متطلبات العقد‪ ،‬ويفضل إبراز‬
‫هذه العالقة وتوضيحها بالرسوم التوضيحية‪.‬‬
‫▪ موجز آللية تنفيذ العقد بكافة مراحله وكافة أنشطته‪ ،‬وكيفية إدارته‪ ،‬وكيفية إدارة المخاطر‬
‫والتغيير وإعداد مؤشرات األداء‪.‬‬
‫▪ تصور لكيفية التواصل مع مكتب إدارة المشروع لدى المتعهد ومع المختصين لدى الشركة‬
‫بشأن إدارة فريق العمل‪ ،‬وتقدم األعمال‪ ،‬وضمان تحقيق األهداف التي من أجلها يتم توقيع‬
‫العقد‪.‬‬
‫▪ توضيح لكيفية إدارة الجودة لضمان جودة مخرجات العقد وفق المعايير الدولية‪ ،‬وكيفية التعامل‬
‫مع متطلبات العقد من ناحية الترجمة إلى اللغة العربية‪ ،‬والتدقيق اللغوي والقانوني للدراسات‬
‫واالستشارات‪.‬‬
‫▪ االلتزام بتقديم تقارير أسبوعية مختصرة توضح تطور سير األعمال‪.‬‬
‫▪ في حالة عدم وجود خبرات كافية لدى المتعهد في بعض المجاالت ذات الصلة بموضوع العقد‪،‬‬
‫فإنه يذكر ذلك‪ ،‬ويمكنه االستعانة بشركات ‪ /‬متعهدين محليين أو دوليين متخصصين في هذه‬
‫المجاالت‪ ،‬إما في صورة شراكة أو في صورة تقديم استشارات من الباطن‪ .‬وعلى المتعهد‬
‫توضيح ذلك بشكل واضح وتفصيلي في العرض الفني ويقر بكونه مسئوالً عن أعمال المتعهدين‬
‫المذكورين‪.‬‬
‫‪ -4‬فريق العمل‪:‬‬

‫‪27‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫▪ وصف موجز ألدوار ومهام فريق العمل من منسقين ومشرفين على إدارة العقد‪ ،‬والخبراء‬
‫واالختصاصيين‪ ،‬ومدراء المشاريع‪ ،‬والوحدات المساندة مثل إدارة الجودة والترجمة ومكتب‬
‫االستشارات القانوني إن وجد‪.‬‬
‫▪ تشكيل فريق العمل والمهام المسندة لكل منهم‪.‬‬
‫▪ السير الذاتية لفريق العمل والتي توضح لكل خبير الوظيفة المقترحة‪ ،‬والمهام التي سيتم إسنادها‪،‬‬
‫ومجال الخبرة واالحتراف‪ ،‬وعدد سنوات الخبرة‪ ،‬والسجل الوظيفي موضحا ً الجهات التي عمل‬
‫بها‪ ،‬والمناصب التي تقلدها والجمعيات العلمية أو االحترافية التي يتمتع بعضويتها‪ ،‬واللغات‬
‫التي يتقنها‪.‬‬
‫‪ -5‬الخطة التنفيذية‪:‬‬
‫▪ خطة توضح مراحل تنفيذ العقد‪ ،‬ومتطلبات كل مرحلة من الكفاءات الفنية وغيرها‪.‬‬
‫▪ يجب أن تشتمل الخطة على جدول زمنى متوقع لكل مرحلة من المراحل‪ ،‬والنشاطات‬
‫(دورية‪/‬غير دورية) في كل مرحلة‪ ،‬والمخرجات والتقارير الخاصة بكل مرحلة‪ ،‬بما يتماشى‬
‫مع نطاق العمل والشروط الخاصة‪.‬‬
‫‪ -6‬نقل العلوم والخبرات‬

‫‪28‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫‪ .5‬المتطلبات العامة‪:‬‬

‫‪ -1‬مسؤولية المتعهد عن أعماله وخدماته‪:‬‬


‫المتعهد مسئول بالكامل عن جميع األعمال والخدمات التي يؤديها منسوبيه‪ ،‬وما يترتب عليها من آثار أو‬
‫مطالبات‪ ،‬ويعتبر هذا العقد بالكامل وبكافة عناصره من دراسات‪ ،‬واستبيانات‪ ،‬ومسوحات‪ ،‬وتقارير‪،‬‬
‫وبرامج حاسوبية‪ ،‬ومخرجات ودعم فني أو تشغيلي تحت مسؤولية المتعهد‪.‬‬

‫تنفيذ األعمال والخدمات‪:‬‬ ‫‪-2‬‬


‫ً‬
‫يقوم المتعهد بأداء األعمال والخدمات وفقا لما يلي ‪:‬‬
‫االلتزام بأداء جميع األعمال المهنية الالزمة للمشرررررررروع وتنفيذها خالل مدة العقد المتفق عليها وفقا ً‬ ‫•‬
‫ألعلى المستويات وبالكيفية واألسلوب المتعارف عليهما مهنياً‪.‬‬
‫دراسة المشروع وحجم عناصره المختلفة بما يتفق مع متطلبات الشركة آخذا في االعتبار تحقيق هذه‬ ‫•‬
‫المتطلبات‬
‫موظفو المتعهد ‪:‬‬ ‫‪-3‬‬
‫• يلتزم المتعهد في أدائه لخدماته باألخصائيين والفنيين وأن يوفر في مكاتبه و مواقع العمل األعداد‬
‫والفئات المحددة في عرضه الفني والمعتمدة من الشركة قبل توقيع العقد وأن يكون تأمينهم وفقا ً‬
‫لمقتضيات ومتطلبات العمل‬
‫• يقوم المتعهد بتعيين أحد أفراد الجهاز الفني التابع له مديرا ً للمشروع بعد موافقة الشركة على أن‬
‫يحمل المؤهالت المناسبة‪ ،‬ويكون موجودا ً في موقع العمل طوال مدة المشروع ‪ ،‬وعلى المتعهد‬
‫بناء على رغبة وتوجيهات الشركة استبدال مدير المشروع بعضو مؤهل بعد الموافقة عليه من‬
‫قبل الشركة‪ ،‬ويخصص مدير المشروع كل الوقت الذي يقضيه في العمل في تنفيذ الخدمات‬
‫المحددة في العقد واإلشراف على جميع األعمال ويكون له صالحية التصرف في كل األمور‬
‫المتعلقة بالخدمات واألعمال المحددة بهذا العقد‪.‬‬
‫• يلتزم المتعهد بأن يكون األفراد الالزمين لتنفيذ األعمال والخدمات محل العقد سعوديين مؤهلين‬
‫وفي حالة عدم توفر الخبرات السعودية المطلوبة يقوم المتعهد بتوفير الخبرات غير السعودية‬
‫المؤهلة المنصوص عليها صراحة بأحكام الشروط الخاصة من العقد‪.‬‬
‫• يكون المتعهد مسئول مسؤولية كاملة عن دفع جميع مستحقات العاملين لديه في تنفيذ األعمال محل‬
‫العقد‪.‬‬
‫• يلتزم التعهد بأن يكون مستخدموه السعوديين وغير السعوديين يعملون لديه بصفة نظامية بشكل‬
‫مباشر أو غير مباشر‪ ،‬وعليه تقديم ما يثبت ذلك للشركة‪.‬‬

‫‪ -4‬مسؤولية المتعهد عن األضرار الناتجة عن األخطاء ‪:‬‬


‫• يكون المتعهد مسؤول عن العيوب أو األضرار التي قد تترتب على وجود أي أخطاء في األعمال‬
‫التي سيقوم بها‪ ،‬وعليه إشعار الشركة خطيا ً بهذه األخطاء فور علمه بها‪.‬‬
‫• يتحمل المتعهد جميع اآلثار المترتبة على االدعاءات الصادرة عن اآلخرين بسبب تعديه على أي‬
‫حق أو امتياز أو ت صميم أو عالمة تجارية أو حق ملكية فكرية موجود أو انتقل ب سبب هذا العقد‬
‫لصالح الشركة ‪.‬‬

‫‪29‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫• يتحمل المتعهد اآلثار الناتجة عن األضرار التي تصيب اآلخرين من جراء تنفيذ االلتزامات محل‬
‫العقد‪.‬‬

‫‪ -5‬الغرامات والحسميات ‪:‬‬


‫في حالة عدم قيام المتعهد بتأمين المطلوب أو قصر في تنفيذ األعمال أو الخدمات المطلوبة منه‪ ،‬يتم‬
‫حسم تكلفة هذه البنود من مستحقاته مع دفع غرامة طبقا ً لما هو منصوصا ً عليه بوثيقة العقد األساسية على‬
‫أن ال تزيد إجمالي الغرامة عن عشرة في المائة (‪ )% 10‬من قيمة العقد اإلجمالية‪.‬‬
‫‪ -6‬المستخلص الختامي‪:‬‬
‫يصرررف المسررتخلص الختامي الذي يجب أال يقل عن خمسررة في المائة (‪ )% 5‬من قيمة العقد بعد أن‬
‫ي قوم المتعهد بتنفيذ جميع التزاماته وتقديم شهادة من الهيئة العامة للزكاة والدخل تفيد تسديد ما يستحق من‬
‫زكاة أو ضريبة‪.‬‬

‫‪ -7‬زيادة التزامات المتعهد أو تخفيضها‪:‬‬


‫يحق للشركة زيادة التزامات المتعهد بنسبة ال تزيد على عشرة في المائة (‪ )% 10‬من قيمة العقد‬
‫شريطة أن تكون األعمال الزائدة المطلوبة من المتعهد من ذات وصنف جنس األعمال المتعاقد عليها كما‬
‫يجوز انقاص األعمال في حال إذا ما رأت الشركة ذلك مع تعويض المتعهد في حال وجود ضرر مباشر‬
‫مثبت باألوراق والمستندات وقع عليه يفيد بأنه قام أو شرع في تنفيذ العمل الذي تم إنقاصه من قبل الشركة‬
‫‪.‬‬
‫‪ -8‬مسؤولية الشركة في معاونة المتعهد‪:‬‬
‫تعاون الشركة المتعهد في حدود األنظمة والتعليمات واألوامر المرعية في الوصول إلى األماكن‬
‫والمواقع التي يتم فيها تنفيذ الخدمات‬
‫‪ -9‬مسؤولية المتعهد عن توفير الخدمات المساندة ‪:‬‬
‫على المتعهد أن يؤمن لنفسه وموظفيه جميع المعدات ووسائل النقل وجميع الخدمات التي تمكنه من‬
‫أداء التزاماته المنصوص عليها في العقد وإجراء كافة التجهيزات المناسبة لكوادره‬

‫إنهاء العقد من قبل الشركة‪:‬‬ ‫‪-10‬‬


‫للشركة الحق أن تلغي العقد أو أي من مكوناته دون إبداء األسباب ودون أي تبعات عليها‪ ،‬وذلك في‬
‫أي وقت قبل إتمام األعمال والخدمات شريطة إشعار المتعهد قبل ثالثون (‪ )30‬يوما ً من تاريخ اإلنهاء‪ ،‬و‬
‫يُدفع للمتعهد ما تبقى له من إجمالي مستحقاته بموجب العقد بما يساوي قيمة األعمال والخدمات التي نفذها‬
‫حتى التاريخ المحدد قبل إنهاء عقده‪ ،‬وال تحتسب األعمال غير المنجزة مع امكانية التعويض على االضرار‬
‫المباشرة شريطه اثبات تحقق الضرر المباشر للمتعهد مؤيد بالمستندات والوثائق ‪.‬‬
‫ملكية الوثائق وسريتها ‪:‬‬ ‫‪-11‬‬
‫أن جميع المعلومات والبيانات والرسرررومات والوثائق والدراسرررات والمسررروحات واالسرررتبيانات والتقارير‬
‫والبرامج الحاسررروبية والمخرجات التي قامت الشرررركة بتطويرها ‪ ،‬أو إعدادها‪ ،‬أو الحصرررول عليها ألجل‬
‫تنفيذ الخدمات واألعمال محل العقد تعد ملكا ً خالص را ً للشررركة بما في ذلك حقوق النشررر‪ ،‬وال يحق للمتعهد‬
‫اسرررررتخدامها إال فيما له عالقة بتنفيذ الخدمات‪ ،‬كما أن جميع المعلومات والبيانات والرسرررررومات والوثائق‬
‫الخاصة بالشركة والتي قد تكون بحوزة الشركة أو يكون مطلعا ً عليها تظل ملكا ً خالصا ً للشركة وال يحق‬
‫‪30‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫ل لمتعهد اسرررررررتخدامها إال فيما له عالقة بتنفيذ الخدمات محل العقد‪ ،‬كما يجب على المتعهد المحافظة على‬
‫سررررررررية المعلومات التى تصرررررررل إليه وإلى تابعيها أثناء تنفيذ العقد وعدم إفشرررررررائها للغير وتتحمل جميع‬
‫المسئوليات المترتبة على ذلك‪.‬‬

‫وثائق التسجيل والتصاريح‪:‬‬ ‫‪-12‬‬


‫يلتزم المتعهد أثناء مدة العقد باستخراج كافة التراخيص والتصاريح ووثائق التسجيل الالزمة ألداء‬
‫عمله ولتنفيذ األعمال والخدمات‪ ،‬وذلك على نفقته الخاصة‪ ،‬والعمل على أن تظل سارية المفعول‪.‬‬

‫أوامر التغيير ‪:‬‬ ‫‪-13‬‬


‫يحق للشركة إصدار أوامر تغيير في نطاق العمل مع مراعاة اإلجراءات التالية ‪:‬‬
‫• يجب أن يكون أمر التغيير من ضمن جداول الكميات المتعاقد عليها الشركة مع المتعهد ‪.‬‬
‫• في حال كانت األعمال مستحدثة ليس لها مثيل بالعرض المالي المقدم من المتعهد ففي تلك الحالة‬
‫يتم الترسية وفق األسعار اإلسترشادية ومتطلبات السوق ‪.‬‬

‫مجاالت الخبرة المطلوبة في المتعهد‪:‬‬ ‫‪-14‬‬

‫أخذا ً في االعتبار نطاق عمل المشروع‪ ،‬واألنشطة المتضمنة في مراحله المختلفة‪ ،‬ولضمان أداء‬
‫األعمال بالجودة والكفاءة المطلوبة‪ ،‬يجب أن يتوفر في المتعهد الخبرة في مشاريع ذات طبيعة مشابهة‬
‫إلتزامات عامة على المتعهد‪:‬‬ ‫‪-15‬‬

‫يلتزم الطرف الثاني بأن يكون فريق العمل المطلوب بموجب هذا العقد مؤهالً تأهيالَ كافيا َ يمكنه‬ ‫‪.a‬‬
‫من أداء عمله على الشكل المطلوب في مثل هذه األعمال‬
‫يحتفظ المتعهد بمذكرات يومية يسجل فيها األحداث اليومية التي تبين تقدم سير العمل وأية أحداث‬ ‫‪.b‬‬
‫أخرى تؤثر على تنفيذ وتقدم المشروع‬
‫في حالة طلب الشركة أو بناء على رغبة المتعهد استبدال أي فرد من فريق المتعهد يقوم المتعهد‬ ‫‪.c‬‬
‫بتوفير بديل خالل فترة زمنية معقولة ال تؤثر على سير العمل‬
‫سيكون المتعهد مسؤوال في حالة قيام أي موظف بارتكابه أي مخالفة يعاقب عليها تأديبيا َ أو جنائيا َ‬ ‫‪.d‬‬
‫وسيتحمل المتعهد جميع التعويضات المتعلقة بهذا الشأن‬
‫يتحمل المتعهد كامل المسؤولية لنطاق أعماله متى تبين بعد العمل بها أنها غير نظامية أوغير‬ ‫‪.e‬‬
‫معمول بها داخل المملكة العربية السعودية‪.‬‬
‫في حال إذا ما رأت الشركة أن حاجة العمل تتطلب زيادة في عدد أعضاء فريق المتعهد فإن‬ ‫‪.f‬‬
‫المتعهد يوفر المطلوب في وقت مبكر لكي ال يترتب على ذلك تأخير في إنجاز العمل‪.‬‬
‫يحق للشركة وقف أي مستخلصات مالية للمتعهد متى تأخر المتعهد عن تنفيذ المطلوب منه مع‬ ‫‪.g‬‬
‫فرض الغرامات المترتبة وبدون أي ضرر أو تكاليف على الشركة‪.‬‬
‫في حاله إذا ما وجد الشركة أيا َ من أفراد الطاقم المتعهد يعمل عمالَ آخر يتعارض او يؤثر بالسلب‬ ‫‪.h‬‬
‫على الشركة فإن ذلك يعتبر مخالفا َ للعقد وللشركة الحق في إلغاء العقد والتنفيذ على حساب المتعهد‬
‫مهما بلغت التكاليف‪.‬‬
‫على المتعهد اثناء تقديم المستخلصات الشهرية الخاصة به أن يرفق بها ما يفيد إكمال العمل‬ ‫‪.i‬‬

‫‪31‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫‪ .j‬لتيتكو الحق في استبعاد أي موظف للمتعهد مع إلزام الطرف الثاني بتوفير البديل المناسب في‬
‫الوقت المناسب‬
‫‪ .k‬إلتزامات المتعهد تجاه منسوبيه ‪:‬‬
‫• يكون المتعهد مسئوالً مسؤولية تامة أمام الشركة عن نتائج أعمال الفريق أو أى عضو منه‬
‫ويضمن معالجة نتائج األخطاء التي تقع منهم أثناء تأدية واجباتهم واألعمال المكلفون بها ‪.‬‬
‫• يعمل المتعهد على توفير البيئة المناسبة واألدوات التقنية وغير التقنية الالزمة التي تمكن‬
‫فريق عمله من الخبراء واالختصاصيين لديه في الشركة من إنجاز خدماتهم على أكمل وجه‪.‬‬
‫• تؤمن الشركة ألعضاء الفريق المقيم متى تطلب األمر ذلك مكان مناسب يتولى المتعهد تأثيثه‬
‫تأثيثا ً مناسبا ً وتزويده بأجهزة الهاتف وخدمات االنترنت‪( .‬إذا تطلب األمر ذلك)‬
‫• تقدم التقارير و الدراسات للشركة باللغة العربية بشكل دائم وباإلنجليزية حسب الحاجة‪.‬‬
‫• استخدام منهجية مناسبة تقرها الشركة إلدارة المشروع خالل مدة عقد المتعهد ‪.‬‬
‫• عدم استخدام اسم الشركة أو أى من مكوناتها في أى نشاط داخل أو خارج المملكة إال بموافقة‬
‫خطية من الشركة ‪.‬‬
‫‪ .l‬ال يحق للمتعهد االستفادة من كل أو جزء من الدراسات‪ ،‬والبحوث‪ ،‬وكل ما يتم إنتاجه و تطويره‬
‫خالل مدة العقد بدون موافقة خطية مسبقة من الشركة وبما يتوافق مع القواعد النظامية‪.‬‬
‫‪ .m‬يتعين على الطرف الثاني تقديم كافة التقارير المطلوبة منه بصورة معلوماتية حديثة تتفق وأساليب‬
‫نظم اإلدارة الحديثة‪.‬‬
‫‪ .n‬يقر ا لطرف الثاني بأنه قد تفهم طبيعة العمل المطلوب منه وتفهم طبيعة نشاطات الطرف األول‬
‫في الفترة الحالية‬
‫‪ .o‬يتعين على الطرف الثاني اإللمام بكافة وسائل وأساليب نظم اإلدارة الحديثة ‪.‬‬

‫طريقة الدفع ‪:‬‬ ‫‪-16‬‬


‫سيتم الدفع طبقا ً لألعمال التي تم اكتمال تنفيذها واألجهزة التي تم توريها وبمحضر استالم‬ ‫‪.a‬‬
‫معتمد من الشركة والمتعهد وبنا ًء على الخدمات واألسعار المعتمدة بالعرض الفني والمالي‬
‫للمتعهد مع مراعاة إلى أنه ‪:‬‬
‫سيتم حسم قيمة الخدمات والبنود التي لم يقم الطرف الثاني بتنفيذها ‪.‬‬ ‫‪.b‬‬
‫سيتم فرض غرامة تأخير بحسب أحكام الشروط العامة‪.‬‬ ‫‪.c‬‬
‫تنفيذ كافة بنود نطاق العمل المشار إليه أعاله والتي سيتم تحديدها بدقة في العقد الموقع معه‪.‬‬ ‫‪.d‬‬
‫تقديم كافة الخدمات اإلدارية والفنية واألجهزة والتجهيزات والمواد العلمية الالزمة لتنفيذ األعمال‬ ‫‪.e‬‬
‫المطلوبة والموضحة في هذه الوثيقة‪.‬‬
‫التنسيق مع الجهات ااألخرى ذات الصلة بالعقد ‪.‬‬ ‫‪.f‬‬

‫إدارة الجودة‪:‬‬ ‫‪-17‬‬

‫تحرص شركة تطوير لتقنيات التعليم على تطبيق إدارة الجودة في كافة أنشطة المشروع المشمول‬
‫بهذه الوثيقة‪ ،‬ويعد ضبط الجودة )‪ (Quality Control‬وتأكيد الجودة )‪(Quality Assurance‬‬
‫وإدارة الجودة الشاملة )‪ (Total Quality Management‬من أهم النشاطات التابعة إلدارة الجودة‬
‫والتي تحرص الشركة على تطبيقها وفق معايير عالمية مع التأكيد على ما يلى ‪:‬‬

‫‪32‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫وجود آلية واضحة ومطبقة لضمان تطبيق إدارة الجودة في جميع مراحل العمل ومخرجاته‬ ‫‪-1‬‬
‫والمخرجات النهائية‪.‬‬
‫تخضع إدارة الجودة إلشراف مباشر من مكتب إدارة المشروع ومن المختصين بالوزارة ‪ ،‬ويتم‬ ‫‪-2‬‬
‫تقويم مدى االلتزام بتطبيق إدارة الجودة بشكل دوري‬
‫نقل الخبرات‪:‬‬ ‫‪-18‬‬

‫تحرص شركة تطوير لتقنيات التعليم على نقل الخبرات – سوا ًء في مجال البرمجيات أو األجهزة‬
‫المستخدمة أو أساليب ومنهجيات العمل ‪ -‬لمن تراه مناسبا ً من كفاءاتها على رأس العمل خالل مدة العقد‪،‬‬
‫ويكون للمتعهد وفريق عمله دورا ً رئيسيا ً في ذلك‪ ،‬وتلتزم الشركة بالتنسيق مع ‪ TETCO‬واعتماد خطة‬
‫لرفع كفاءة منسوبيها خالل مدة تنفيذ العقد‪ .‬ويجب أن تشتمل الخطة على برنامج لنقل الخبرات على رأس‬
‫العمل وفي مواقع الشركة– والذي يمكن أن يشمل عمل منسوبي ‪ TETCO‬لفترة في جهة مشابهة ‪ -‬وذلك‬
‫محليا ً وخارجياً‪ ،‬والحصول على شهادات احترافية عالمية‪ ،‬واالستفادة من الخبرات المتوفرة بفريق عمل‬
‫الشركة‪.‬‬

‫‪33‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫‪ .6‬جداول الكميات وفئات األسعار ‪:‬‬

‫البند األول‪ :‬التزام عام‪:‬‬

‫طلب الصرف سيكون بموجب األعمال التي تم اكتمال تنفيذها واألجهزة التي تم توريها‬ ‫•‬
‫وبمحضر استالم معتمد من الشركة والمتعهد‬
‫الدفع سيكون بموجب شهادات اداء إنجاز أعمال وبمحضر االستالم المعتمد‪.‬‬ ‫•‬
‫دفعة مقدمة يقدم من أحد البنوك المحلية المرخصة بمزاولة األعمال من قبل مؤسسة النقد‬ ‫•‬
‫العربي السعودي‪.‬‬
‫المحاسبة ستكون على األعمال التي سيتم تنفيذها من قبل المتعهد‪.‬‬ ‫•‬
‫سيتم حسم قيمة الخدمات غير المنفذة أو التي نفذت خالفا ً لما تم اإلتفاق عليه‪.‬‬ ‫•‬
‫مراعاة إضافة بند ضريبة القيمة المضافة والتي تعادل ما نسبته (‪ )%5‬من قيمة العقد اإلجمالية‪.‬‬ ‫•‬
‫مراعاة بند ضريبة اإلستشاري غير المقيم والمقدرة بنسبة (‪ )%5‬من إجمالي أتعابه‪.‬‬ ‫•‬

‫البند الثاني‪ :‬آلية تعبئة العرض المالي‪:‬‬

‫تقديم جدول كميات مفصل يشمل عرض أسعار للعناصر المطلوب توفيرها واألعمال المطلوب‬ ‫•‬
‫تنفيذها‪.‬‬
‫مراعاة عدم الكشط أو الحذف أو التغيير على العرض المالي وجداول الكميات وفئات األسعار ‪.‬‬ ‫•‬
‫مراعاة إعداد جدول تحليل أسعار تفصيلي كامل لجميع البنود ‪.‬‬ ‫•‬
‫يحق للشركة قبول بنود من عرض األسعار وإلغاء بنود والتعميد سوف يكون على البنود‬ ‫•‬
‫المقبولة‪.‬‬
‫يقر المتعهد بأنه تفهم طبيعة ونطاق األعمال المطلوب تنفيذها وأنه سيضع أسعاره بنا ًء عليها‪.‬‬ ‫•‬
‫يقر المتعهد بأن المنافسة قابلة للتجزئة دون اعتراض منه على ذلك‪.‬‬ ‫•‬

‫البند الثالث‪ :‬الجدول الزمني‪:‬‬

‫يجب أن يذكر في العرض المدة الزمنية الالزمة لتنفيذ جميع المتطلبات بدءا ً من تاريخ استالم الموقع‬
‫وتوضيح ذلك بخطة عمل مفصلة لمراحل تنفيذ المشروع واألعمال والمهام التي سوف يتم تنفيذها‪.‬‬

‫‪34‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫جدول رقم (‪)1‬‬
‫التكلفة‬ ‫التكلفة‬
‫التكلفة اإلجمالية‬
‫المالحظات‬ ‫االفرادية‬ ‫االفرادية‬ ‫المدة‪/‬الكمية‬ ‫البند‬ ‫م‬
‫هـ لاير‬ ‫كتابة‬ ‫هـ لاير‬
‫توفير أداة نظام ادارة الوثائق‬
‫ونظام إدارة المراسالت‬
‫‪ 8‬أشهر‬ ‫االلكترونية وإدارة اللجان وإدارة‬ ‫‪.1‬‬
‫المهام‪.‬‬
‫ادخل اجمالي‬ ‫حسب المطلوب‬ ‫توفير الرخص لألنظمة أن وجدت‬
‫جدول (‪)2‬‬ ‫بالجدول‬ ‫‪.2‬‬
‫ترحيل البيانات من األنظمة‬
‫‪ 8‬أشهر‬ ‫الحالية‬ ‫‪.3‬‬
‫األرشفة اإللكترونية (المسح‬
‫‪9,000,000‬وثيقة‬ ‫‪.4‬‬
‫الضوئي والفهرسة للوثائق)‬
‫ادخل اجمالي‬ ‫حسب المطلوب‬ ‫توريد وتركيب األجهزة والبنية‬
‫‪.5‬‬
‫جدول (‪)3‬‬ ‫بالجدول‬ ‫التحتية الالزمة لتشغيل النظام‬
‫‪ 12‬شهر‬ ‫الدعم الفني والتحسينات‬ ‫‪.6‬‬
‫ادخل اجمالي‬
‫جدول (‪)4‬‬ ‫‪ 12‬شهر‬ ‫التدريب ونقل المعرفة‬ ‫‪.7‬‬
‫التكلفة اإلجمالية للبنود رقما‬
‫التكلفة اإلجمالية للبنود كتابة‬
‫التكلفة اإلجمالية بعد إضافة القيمة المضافة (‪)%5‬‬

‫‪35‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫جدول رقم (‪)2‬‬
‫تكلفة جميع الرخص لمدة‬ ‫تكلفة جميع الرخص للسنة‬
‫‪ 24‬شهر رقما ً‬ ‫التكلفة االفرادية رقما ً‬ ‫الواحدة رقما ً‬ ‫العدد‬ ‫نوع الرخصة‬
‫هـ لاير‬ ‫لاير‬ ‫هـ‬ ‫م‬
‫توفير الرخص لألنظمة أن وجدت‬

‫التكلفة اإلجمالية للبنود رقما‬

‫التكلفة اإلجمالية للبنود كتابة‬

‫جدول االسعار الخاصة بتوفير الرخص األنظمة أن وجدت‬


‫جدول رقم(‪)3‬‬
‫تكلفة للعتاد اجماليا ً رقما ً‬ ‫تكلفة للعتاد رقما ً‬
‫التكلفة االفرادية رقما ً‬ ‫العدد‬ ‫اسم العتاد‬
‫لاير‬ ‫هـ‬ ‫لاير‬ ‫هـ‬
‫م‬
‫توريد وتركيب األجهزة والبنية التحتية الالزمة لتشغيل النظام‬

‫التكلفة اإلجمالية للبنود رقما‬

‫التكلفة اإلجمالية للبنود كتابة‬


‫جدول االسعار الخاصة بتوريد وتركيب األجهزة والبنية التحتية الالزمة لتشغيل النظام‬
‫‪36‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫جدول رقم(‪)4‬‬
‫التكلفة اإلفرادية‬
‫التكلفة اإلجمالية رقما ً‬
‫التكلفة اإلفرادية كتابة‬ ‫العدد رقما ً‬ ‫البند‬ ‫م‬
‫لاير‬ ‫هـ‬ ‫هـ لاير‬
‫‪10‬‬ ‫تدريب مدراء النظام‬ ‫‪.1‬‬

‫‪10‬‬ ‫تدريب المطورين‬ ‫‪.2‬‬

‫‪500‬‬ ‫تدريب المستخدمين‬ ‫‪.3‬‬

‫التكلفة اإلجمالية للبند رقما‬


‫للبند كتابة‬ ‫التكلفة اإلجمالية‬
‫جدول االسعار الخاصة بالتدريب‬

‫‪ECM Server Engine - Architecture‬‬


‫‪37‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide distributed repository
services (object stores) for
managing objects, including
documents, folders, and custom
objects.
The ECM server engine shall
provide distributed content
storage services for storing content
in a variety of storage systems and
retrieving that content.
The ECM server engine shall
comply with U.S. Department of
Defense standard DoD 5015.2 and
Public Records Office standard PRO
2.
The ECM server engine shall
provide Distributed caching
services.
The ECM server engine shall
provide an Object-oriented,
extensible metadata model.
The ECM server engine shall
provide Version management of
objects cataloged in the system.
The ECM server engine shall
provide Relationship management
between related items cataloged in
the system.
The ECM server engine shall
provide “Active Content” through
server-side content events and
subscriptions.
The ECM server engine shall
provide a Content classification
framework and automated XML
content classification.
The ECM server engine shall
provide Content transformation
(that is, renditions) to PDF and
HTML formats.
The ECM server engine shall
provide a Document lifecycle
model.

38 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide Search services, including
full-text indexing for content-based
searching.
The ECM server engine shall
provide Authorization services that
provide fine-grained object access
control.
The ECM server engine shall
provide auditing and event logging
of content and processes managed
by the system.
The ECM server engine shall
provide XML-based import and
export.
The ECM server engine shall
include a server-based business
process management engine.
The ECM server engine shall
provide Individual user and group
work management
The ECM server engine shall
provide BPEL4WS-compliant
process orchestration
The ECM server engine shall
provide inheritance of process
specifications
The ECM server engine shall detect
expired deadlines and execute an
exception process or send a
notification to designated users.
The ECM server engine shall
provide deadlines or timers for an
individual task, a series of tasks, or
an entire process.
The ECM server engine shall
provide Statistics gathering for
analysis using OLAP data cubes.
The ECM server engine shall
provide integration services to
third-party systems using java and
XML web services.
The ECM server engine shall
provide a rules engine connectivity
framework.
39 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide configuration
import/export.
The ECM server engine shall
provide process submit support.
The ECM server engine shall
provide process tracking and
milestone reporting
The ECM server engine shall
provide a process simulation tool.
The EM server engine shall manage
online forms
The ECM server engine shall
provide the ability to scale to large
enterprise-wide deployments.
The ECM server engine shall
provide support for high-
availability and disaster recovery
configurations.
The ECM server engine shall
provide Authentication using
industry-standard directory
products.

ECM Server Engine - Administration

SN Requirements Y/N/C Response

The ECM server engine shall


provide a graphical user interface
that supports the administration
of the system.
The ECM server engine shall
support report generation using
third-party report generation
tools compatible with the
underlying relational database.
The ECM server engine shall
provide the capability to backup
documents while the system is
being using standard backup
utilities or third party backup
utilities.

40 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


The ECM server engine shall be
able to update the system
security while the system is in
use.
ECM Server Engine - System Security
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide Authentication using
industry-standard directory
products.
The ECM server engine shall be
able to restrict access to
documents and folders based on
the user’s id or group
membership
The ECM server engine shall
provide document level security
using an access control list for
each object. List the levels of
access control.
The ECM server engine shall
provide folder level security using
an access control list for each
object. List the levels of access
control.
The security system shall provide
the ability to explicitly exclude
individual users or groups from
accessing specific documents
and/or folders.
The ECM shall not allow access to
the controlled documents except
through the ECM interfaces.
The ECM server engine shall not
require the mapping of network
drives to the client workstation.
The ECM server engine shall
provide security policies that
control the security settings for a
document based on the
document's version state.
ECM Server Engine - Storage Management

41 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
store content in original file
format and/or as an image
The ECM server engine shall
provide access that does not
depend on knowing the physical
storage location of the content.
The ECM server engine shall be
capable of storing documents in
any type of electronic format
including word processing,
spreadsheet, video, audio,
binary, and other application file
formats.
The ECM server engine shall
support multiple types of the
storage repositories including file
systems, database, and fixed
storage devices. List the
available options.
The ECM server engine shall
provide a way to automatically
select the storage location of a
document based on its category.
The ECM server engine shall
store documents encrypted with
a PKI encryption key of 256-bit.
The ECM server engine shall
store and transfer image
documents in compressed
format.
The ECM server engine shall
provide a pre-built database
schema for documents, folders,
and annotations
Support system defined retention
parameters
The ECM server engine shall
provide a utility that performs
the systematic disposal of old
documents and data

42 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide ability to access
documents transparently
regardless of storage locations –
database, file system, fixed
storage device, optical disk.
ECM Server Engine - Version Control
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
support version control.
Describe its capabilities.
The ECM server engine shall
provide a 2 level versioning
scheme, in which a document
version is either a major or a
minor version. Minor versions
typically denote an “in-
progress” document, whereas a
major version typically denotes
a completed document.
The ECM server engine shall
automatically generate the next
available version number.
The ECM server engine shall
provide access to all versions of
a document.
The ECM server engine shall
support Check-in/Check-out to
manage the version control
process.
The ECM server engine shall
prevent two users from
checking out the same
document simultaneously.
The ECM server engine shall
allow read-only access to
documents that are checked-
out.
ECM Server Engine - Metadata Management
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
maintain metadata properties
on document and folders.
43 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
Provide a list of the properties
that are automatically
maintained by the ECM server
engine.
The ECM server engine shall
support custom properties for
documents and folders.
The ECM server engine shall
support multiple field types.
Provide a description of the field
types.
The ECM server engine shall
support customer-defined
document and folder classes.
Describe how document classes
vary the properties and/or
methods available for items
within the class.
The ECM server engine shall
support a hierarchical class that
support inheritance
The ECM server engine shall
support properties that can
contain a list of values (such as
keywords).
The ECM server engine shall
provide object properties. For
example, an property of a
document can be document or
folder, or data object.
The ECM server engine shall
provide for custom classes that
allow the customer to define
objects such as “cases”.
The ECM server engine shall
provide a way to define the
default values of custom
properties.
The ECM server engine shall
allow selected custom
properties to be indexed fields
in the database.

44 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
automatically assign each
document a globally unique
document identification id
across multiple systems.
The ECM server engine shall
provide a way to track items
that are not physically stored in
The ECM server engine.
The ECM server engine shall
support multi-content
documents. A multi-content
document has one document ID
assigned, but the document
consists of more than one
electronic file.
ECM Server Engine - Search Services
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide Search services,
including full-text indexing for
content-based searching.
The ECM server engine shall find
objects using property values as
search criteria
The ECM server engine shall find
an object given another object
that is a member of one of its
object-valued properties. For
example, you could find a
document that has a particular
security policy by using the
identifying ID of the security
policy in the search criteria
Describe the full text indexing
capabilities of the ECM server
engine.
Supply a list of the file formats
supported by the full text index.
The ECM server engine shall
allow multiple versions of a
document to be full-text
indexed.

45 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide the ability to
automatically full-text index a
document upon check-in.
The ECM server engine shall
provide the ability to full text
index the content metadata.
ECM Server Engine - Foldering
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide a folder structure that
provides multiple levels of sub-
folders.
The ECM server engine shall
restrict folder access based upon
group membership—a user can
only view documents in a section
of the folder if he or she is a
member of the group.
The ECM server engine shall
allow a document in more than
one folder while residing in only
one physical location.
The ECM server engine shall
support documents within
folders and folders within folders.
The ECM server engine shall
allow a document to be
simultaneously referenced in
many folders.
ECM Server Engine - Integration
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM server engine shall
provide a Java API.
The ECM server engine shall
provide an XML Web Services
API.
The Web Services API shall allow
several objects (and their
content) to be fetched in a single
operation, and allowing multiple
updates to likewise be performed
in a single round trip.
46 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The Web Services API shall
support Stateless operation: Each
client request is independent of
any other, therefore allowing
load spreading among a set of
servers.
The Web Services API shall allow
the web service to be replicated
on multiple hosts and for client
requests to be directed to
different instances of the web
service.
The ECM server engine shall
provide a COM API.
The system shall provide APIs
that can be used by programs
that run on the ECM server
engine.
The ECM server engine shall
provide a WebDAV provider.
The system shall support the
BPEL standards for process
orchestration.
The system shall provide sample
portlets for BEA WebLogic and
IBM WebSphere portal server
products.
The system shall support the JSR
168 portlet standard.
ECM Applications - Content Management
SN Requirements Y/N/C Response
The ECM Application must
support Umm Al-Qura (Hijri)
calendar natively.
The ECM server engine shall
include an end-user thin client
application that provides access
to the content management and
business process management
capabilities of the ECM Server
Engine.
The application shall provide a
portal view with multiple portal

47 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
pages that can be customized by
the end-user.
The application shall allow users
to select multiple items and
perform the same task for
several items at one time
The application shall allow users
to store content to the ECM
server engine.
The application shall allow users
to Check Out content.
The application shall allow users
to Check In content.
The application shall allow users
to declare a record
automatically when content is
added or checked-in.
The application shall allow users
to cancel the checkout.
The application shall provide a
Checkout List to quickly access
the documents currently
checked out to the current user.
The application shall allow users
to create a link to another
object
The application shall allow users
to declare content as a Record.
The application shall allow users
to declare content versions as a
Record.
The application shall allow users
to delete content.
The application shall allow users
to delete a versions .
The application shall allow users
to demote a version.
The application shall allow users
to download content.
The application shall allow users
to file content in a folder.
The application shall allow users
to move content from one
folder to another folder.

48 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The application shall allow users
to promote a version.
The application shall allow users
to publish content in PDF and
HTML format.
The application shall allow users
to save content to the content
server without doing a check-in.
The application shall allow users
to send a document via eMail
The application shall allow users
to remove a document from a
folder without deleting the
document.
The application shall provide an
easy-to-use graphical screen
that lets the user update the
security attributes of documents
and folders.
The application shall allow users
to check-out documents.
Checked-out documents shall be
copied to the workstation or
network drive and the
document database updated to
reflect the checked-out status.
The application shall allow users
to check-in documents.
Checked-in documents shall be
stored in the ECM repository.
The application shall allow users
cancel the check-out of a
document that has been
checked out by the user or by
another user (with proper
authority).
The application shall allow users
to copy documents from The
ECM server engine to files on
the client workstation without
checking out the document.
The application shall allow users
to e-mail a document from The
ECM server engine by attaching

49 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
a link to the managed document
in the e-mail message.
The application shall allow users
to e-mail a document from The
ECM server engine where the
document is copied out of The
ECM server engine and attached
to the e-mail message.
The application shall allow users
to start a workflow process for a
selected document or folder.
The application shall provide a
native graphical user interface
for users to enter and maintain
meta-data properties and
options.
The application shall provide a
way to validate user-entered
properties values against
validation tables.
The application shall provide the
ability for end-users to
customize screens and options
that display when a document is
added or checked in.
The application shall
automatically prompt the user
to enter document, version, and
folder meta-data properties
when one of these items is
added to the system.
The application shall provide the
ability to select information for a
property from a pick list.
The application shall provide a
graphical screen that controls
the selection of keywords or
multivalued properties that
apply to an object.
The application shall allow users
view a list of all versions of a
document.
The application shall allow users
to modify version properties of
any version of a document.
50 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The application shall allow users
to copy any version of the
document from The ECM server
engine to a file on the client
workstation.
The application shall allow users
to view any version of a
document.
The document list shall include a
status indicator to show that the
document is checked out.
The application shall provide a
screen to display check-out
information to identify which
user has checked out the
document.
The application shall provide a
quick reference list (i.e.
favorites) which is maintained
by each individual user.
The application shall provide for
the automatic launching of the
associated application upon
check-out of a document.
The application shall provide
tight integration with selected
client workstation applications.
Tight integration means that the
user has access to ECM
functions through the
application. List vendor
supported applications.
The application shall include a
Web Application Toolkit that
provides an extensible
framework and reusable
modules for extending the
applications and building web
applications.
The application shall include an
Application Integration Toolkit
with a full-featured API to
enable integration of Microsoft
Windows-based client
applications.
51 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The application shall provide
configurable options so that an
administrator can set site-wide
preferences.
The application shall provide
configuration settings that allow
an administrator to grant access
or den y access to application
functions and views based on
the user’s role.
Folder Access and Functions
SN Requirements Y/N/C Response
The application shall list only the
documents to which the user
has proper security access.
The application shall allow end-
users to create folders.
The application shall allow users
to display a list the folders that
contain a document.
The application shall list only the
folders to which the user has
proper security access.
The application shall enforce the
folder level security.
The application shall allow
authorized users to remove
documents from folders.
The application shall allow users
to check-out all documents in a
folder in a single operation.
The application shall allow users
to check-in all documents in a
folder in a single operation.
The application shall allow users
cancel the check-out of all
documents in a folder in a single
operation.
The application shall allow users
copy all documents in a folder in
a single operation to files on the
client workstation.
The application shall provide a
graphical user interface for users
52 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
to enter and maintain folder
properties and options.
The application shall list multiple
document libraries where the
libraries can be located on the
same or on different servers.
The application shall provide a
graphical user interface to view
and navigate the folders
The application shall support a
combination of types of
documents into a folder to
including images and MS Office
documents including Word and
Excel.
The application shall allow
searching within a folder to filter
the list of displayed documents.
The application shall allow
sorting by clicking on a column
heading.
Query
SN Requirements Y/N/C Response
The application shall provide a
search form including search
criteria and results-list display.
The application shall provide for
searching using system-defined
attribute fields.
The application shall provide for
searching using user-defined
attribute fields
The application shall provide
search templates that allow
users to predefine search
criteria and search results forms.
The application shall provide
stored searches that runs a
search and displays the results
just like clicking on a folder
name displays its documents.
The application shall support
wildcard search criteria.

53 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The application shall support
Boolean operators AND, OR, and
NOT.
The application shall support
date range specification.
The application shall provide
both a basic easy-to-use search
screen, and a more complex
robust search screen to satisfy
the needs of both casual and
power users.
The application shall limit the
results list based upon user’s
security access
The application shall support
relevancy ranking of search
results.
The application shall support the
following search operators:
Equal, Not Equal, Greater Than,
Less Than, Greater or Equal, Less
or Equal, Like, Not Like, Is Null,
and Is Not Null.
The application shall allow the
user to search for documents
that are checked-out.
The application shall allow users
to search within a specific
folder.
The application shall allow users
to search multiple document
libraries.
The application shall allow the
user to select which attribute
fields will be displayed in the
query results.
The application shall allow the
user to view and if authorized,
modify any attribute
information associated with any
of the documents resulting from
a query.
The application shall allow users
to select individual documents
to perform the following
54 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
actions: check-out, copy, view,
print, e-mail, view properties,
view a list of versions, list
folders containing the
document.
The application shall allow the
user to save queries for re-use.
The application shall allow users
to be restricted from viewing
and/or updating individual
properties based on the user’s
security access rights.
The application shall default the
query results to the most recent
version of a document.
The application shall support
searching for multiple version of
a document, not just the most
recent version.
The application shall allow
sorting by clicking on a column
heading.
The application shall allow the
user to specify the number of
results to be displayed on the
screen per view from the search
results.
The application shall allow the
user to set the maximum
number of hits for a search.
The application shall allow users
to configure formats for display
of search results, including:
selection of which metadata
elements to display; and
selection of the order in which
the search results are
presented.
The application shall support
multiple levels of sorting for
search results.
The application shall a view of
the search results list that is
formatted for printing.
Full-text Search
55 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The application shall allow full-
text search and attribute search
to be combined on a single
inquiry.
The application shall provide
full-text search across the entire
system.
The application shall support
searching for multiple words or
phrases.
The application shall support
search for a single word with the
exact spelling and case-
sensitivity.
The application shall support
search for a single word without
regard for case.
The application shall support
search for stemmed versions of
a single word.
The application shall support
search for a word pattern using
a wildcard character.
The application shall support
searches that exclude
documents that have a specified
word.
The application shall support
search for a phrase with the
exact spelling and case-
sensitivity.
The application shall support
search for words located near
each other.
The application shall support
search for words located in the
same sentence.
The application shall support
search for words located in the
same paragraph.
The application shall support
search for any of the specified
words or phrases.

56 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirements Y/N/C Response
The application shall support
search for all of the specified
words or phrases.
The application shall support
search for one or more words in
an HTML or XML tag.
The application shall support
Boolean operators AND, OR, and
NOT.
Document Viewer
SN Requirements Y/N/C Response
The application shall provide an
image viewer.
The viewer shall support
annotations including:
highlight, text, lines, arrows,
and stamp.
The document viewer shall
provide document streaming
capability.
The document viewer shall
allow role based redaction to
hide sensitive areas based on
users roles.
The annotations shall not alter
the original image
The viewer shall support
viewing the document with or
without annotations
The viewer shall provide
security on annotation with
each annotation individually
secured so that only authorized
persons can view, change or
delete the annotation.
The viewer shall allow deletion
of annotations only with proper
security access.
The viewer shall provide a
zoom function in using a
“magnifying glass” tool.
The viewer shall allow selection
portions of an image for
magnification.
57 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The viewer shall support
rotation of images
The viewer shall display
thumbnail images
ECM Applications - Batch Input Specifications
SN Requirement Y/N/C Response
The scanning system shall to be
able to scan an average of
125,000 pages of documents
per day and a peak volume of
150,000 documents per day.
The capture system shall
include Arabic OCR natively
within the capture system,
without the need to integrate
with a third party OCR engine.
The capture system shall
support scanning, indexing, and
committal of documents in
batches.
The capture sub-system shall
store scanned images in the
ECM server engine.
The capture system shall
support scanning, indexing, and
committal simultaneously at
multiple workstation
The capture system shall
support image enhancement
features such as: black border
removal, deskew, deshade,
despeckle, destreak, line
removal, character
reconstruction, edge
enhancement and image filters
for character smoothing,
thickening, and thinning.
The capture system shall
provide image verification for
quality control of scanned
documents
The capture system shall
support “blank page dropout”.

58 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


SN Requirement Y/N/C Response
The capture system shall
provide a single user interface
and scanner control panel for
all types of scanners
The capture system shall allow
re-scanning of document pages
and re-assembly of documents
online; versus rescanning an
entire batch
The capture system shall save
scanner setup options for
repeated use.
The capture system shall allow
during and after scanning, the
option to view and assess
image quality.
The capture system shall
support out-of-box document
capture and retrieval without
custom programming.
The capture system shall
provide definition of the
processing steps required to
accept a document into the
system.
The capture system shall collect
scanning and document entry
statistics and provides standard
reports.
Image Indexing and Input Processing
SN Requirements Y/N/C Response
The capture system shall read
bar-coded information to
automate the indexing of
documents.
The capture system shall read
bar-coded information to
separate documents within a
batch.
The capture system shall allow
indexing to be carried out on
separate workstations
Allow indexing station also be
used for other tasks
59 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬
SN Requirements Y/N/C Response
The capture system shall
support scanning, indexing, and
committal of documents in
batches rather than individually
The capture system shall
support scanning, indexing, and
committal simultaneously at
multiple workstation
The capture system shall
supported required index fields.
I The capture system shall
provide image verification for
quality control of scanned
documents
The capture system shall
support optional key verify of
index information.
The capture system shall
support patch code software
for both document, folder, and
batch separation
The capture system shall
provide batch balance
information to verify document
counts and index values with
standard software
The capture system shall
support out-of-box document
capture and retrieval without
custom programming
The capture system shall
provide definition of the
processing steps required to
accept a document into the
system
The capture system shall be
extendible via user-defined
custom document processing
steps.
The capture system shall collect
scanning and document entry
statistics and provides standard
reports.

60 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


‫مصفوفة المواصفات الفنية لنظام إدارة المراسالت اإللكترونية‬
‫يسرد الجدول التالي جميع المميزات المطلوبة بالنظام‪ .‬يجب على المقاول تحديد ما إذا كانت هذه الميزة مدعومة بشكل‬
‫واضح في النظام (‪ ،)SUP‬أو مدعومة من خالل تهيئة النظام (‪ ،)SC‬أو مدعومة من خالل تطبيق الطرف الثالث ( ‪3rd‬‬
‫‪ ،)Party‬أو غير مدعوم (‪)NS‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬

‫‪ .1‬مالمح رئيسية‬
‫سلة التعاميم والقرارات‪ :‬وهي سلة مشتركة لجميع مستخدمي اإلدارة‪.‬‬ ‫‪1‬‬
‫سلة خاصة بالمعامالت تحتوي على‪ :‬صندوق وارد اإلدارة‪ ،‬صندوق الوارد الخاص‪،‬‬
‫صندوق الحفظ‪ ،‬صندوق المرسل وصندوق المسودات‪ ،‬صندوق المحذوفة‪.‬‬ ‫‪2‬‬
‫‪ .2‬إجراءات المراسالت الرئيسية‬
‫اجراء احالة لجهة داخلية أو أكثر‬ ‫‪3‬‬
‫اجراء حفظ مع توضيح السبب‬ ‫‪4‬‬
‫اجراء إعادة مع توضيح السبب‬ ‫‪5‬‬
‫اجراء اسناد (تخصيص) لموظف أو أكثر‬ ‫‪6‬‬
‫اجراء طلب تصدير لجهات داخلية (ادارات التعليم) أو خارجية غير تابعة للوزارة‬ ‫‪7‬‬
‫‪ .3‬وظائف أساسية‬
‫أن يحتوي النظام على حقل رقم المراسلة الواردة ‪-‬رقم القيد ‪-‬تاريخ االستقبال‪-‬تاريخ‬
‫المراسلة (فتره)‪-‬حقل المرسل‪-‬حقل الجهات الخارجية ‪-‬حقل نسخة للجهات الخارجية ‪-‬‬
‫تاريخ المراسلة الصادرة (فتره)‬ ‫‪8‬‬
‫خاصية تعريف إدارات من نوع اتصاالت إدارية مسؤولة عن تصدير المراسالت‬
‫للجهات الخارجية فقط‬ ‫‪9‬‬
‫خاصية تعريف إدارات فرعية داخلية تستخدم ألرسال المراسالت الداخلية والواردة‬ ‫‪10‬‬
‫خاصية ربط إدارات االتصاالت اإلدارية مع طرق إرسال المراسالت الصادرة‬ ‫‪11‬‬
‫خاصية لكل إدارة مجموع صادر ووارد تحوي على قائمة بالمستخدمين الذين يمكنهم‬
‫عرض بريد االدارة‬ ‫‪12‬‬
‫خاصية انتقال المراسلة من خالل الرد على الكل اعادة توجيهها أرشفتها او تصديرها‬ ‫‪13‬‬
‫خاصية إجراء مجموعة من العمليات األخرى على المراسلة وهي حذف نقل طباعة‬
‫وربط بمراسالت أخرى‬ ‫‪14‬‬
‫خاصية إرسال المراسالت التي تحتاج إلى رد ومنع ارشفه او حذف المراسلة حتى يتم‬
‫الرد عليها‬ ‫‪15‬‬
‫أن يدعم النظام سرعة االستجابة والرد على المراسالت من خالل إمكانية الرد‬
‫اإللكتروني دون الحاجة الستخدام الطابعات او الماسحات الضوئية‬ ‫‪16‬‬
‫خاصية ربط المراسلة بمراسالت أخرى في النظام‬ ‫‪17‬‬
‫خاصية ربط المراسلة بأشخاص وتحديد جميع البيانات الالزمة للشخص‬ ‫‪18‬‬
‫خاصية التوقيع والتأشير وإضافة الختم على المراسلة الكترونيا‬ ‫‪19‬‬
‫خاصية التعديل على المراسلة او التوقيع باستخدام القلم‬ ‫‪20‬‬
‫خاصية التحكم الديناميكي بسير المراسلة حيث يمكن استرداد المراسلة بعد إرسالها او‬
‫إعادتها من قبل المستقبل (سحب المعامالت)‬ ‫‪21‬‬
‫يجب أن تحتوي كل مراسلة على مجموعة من الحاالت التي تحدد طبيعة المراسلة‬
‫ومكانها‬ ‫‪22‬‬

‫‪61‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬
‫خاصية إرسال المسودات بحيث يمكن للمستخدم أراسل مسودة من بريده الشخصي إلى‬
‫بريد مديره كمسودة ويمكن بعدها للمدير التعديل عليها ووضع المالحظات وإعادتها‬
‫للموظف ليقوم بتعديل الالزم ومن ثم إعادتها للمدير ليقوم بالتوقيع وإرسالها من حسابه‬
‫مباشرة‬ ‫‪23‬‬
‫تمكين المستخدم من البحث عن أي جهة لإلحالة لها مع مراعاة سياسات االرسال‬
‫واالستقبال‬ ‫‪24‬‬
‫تمكين المستخدم من إمكانية انشاء مجموعات مثل إدارات التعليم او الملحقيات الثقافية‬ ‫‪25‬‬
‫ان تكون التوجيهات لها حقل مقروء في شاشة اإلحالة‬ ‫‪26‬‬
‫إضافة توجيهات خاصة ال يطلع عليها سوى المرسل والمستقبل‪.‬‬ ‫‪27‬‬
‫خاصية المسح المتعدد لبيانات التسليم التي تمكن المستخدم من رفع عدة بيانات تسليم‬
‫معا دون الحاجة لتدخل المستخدم‬ ‫‪28‬‬
‫خاصية االعتماد على تقنية ‪Barcode‬‬ ‫‪29‬‬
‫خاصية طباعة ‪ Barcode‬على بيان التسليم‬ ‫‪30‬‬
‫ان يتيح النظام لمدير اإلدارة سحب المعاملة من مستخدم في اإلدارة حتى إذا كان‬
‫المستخدم فتح المعاملة‬ ‫‪31‬‬
‫ان يتيح النظام سحب المعاملة من جهة الى جهة لكن بشرط عدم استالم المعاملة من‬
‫الجهة المستقبلة‬ ‫‪32‬‬
‫مؤشرات األداء‪ :‬لمدير اإلدارة حسب موظفيه او حسب نوع المعاملة (سرية غير‬
‫سرية)‬ ‫‪33‬‬
‫وجود مؤشر يظهر لمدير النظام او المسؤول في حال تم إعادة المعاملة بين‬
‫المستخدمين عدد محدد او أكثر‪.‬‬ ‫‪34‬‬
‫يجب ان يكون اجراء الرفض مشروط بكتابة السبب‬ ‫‪35‬‬
‫خاصية إعادة المعاملة الى المرسل‬ ‫‪36‬‬
‫دعم خاصية انشاء توجيهات واضافتها في محفظة خاصة للمستخدم‪.‬‬ ‫‪37‬‬
‫وجود قائمة بالجهات المفضلة إلحاالت المستخدم‬ ‫‪38‬‬
‫عند اإلحالة منح صالحية لبعض المستخدمين لمدير النظام من إمكانية تغيير مسار‬
‫المعامالت من سري الى غير سري او العكس‪.‬‬ ‫‪39‬‬
‫إمكانية ارسال المعاملة للمستخدم مباشرة بضغطة واحدة‬ ‫‪40‬‬
‫إمكانية انشاء قوالب خاصة حسب الجهة للخطابات والقرارات‪.‬‬ ‫‪41‬‬
‫‪.4‬خصائص متقدمة‬
‫يجب أن يكون لكل مستخدم بريد شخصي يمكنه فقط هو االطالع عليه واستخدامه‬
‫بحسب الصالحية‬ ‫‪42‬‬
‫يجب أن يكون لكل إدارة بريد خاص باإلدارة يمكن لمجموعة الصادر والوارد االطالع‬
‫عليه بحسب الصالحية‬ ‫‪43‬‬
‫يجب أن يحتوي كل بريد شخصي او إدارة فرعية على عدة صناديق (صندوق البريد‪،‬‬
‫المسودات‪ ،‬المراسلة‪ ،‬المؤرشفة والمحذوفة)‬ ‫‪44‬‬
‫إمكانية تنبيه الجهات الخارجية عند توريد او تصدير مراسلة لها من خالل الرسائل‬
‫النصية‬ ‫‪45‬‬
‫خاصية في النظام تم ٌكن من تنبيه المستخدم عن كل العمليات المهمة في بريده‬
‫الشخصي او بريد االدارة التابع لها‬ ‫‪46‬‬
‫خاصية إرسال مراسالت مشفرة بكلمة مرور خاصة بالمستخدم‬ ‫‪47‬‬
‫‪62‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬

‫أن يتيح النظام خاصية الدردشة الكتابية ‪ Chating‬بين مستخدمي اإلدارة‬ ‫‪48‬‬
‫‪ .5‬الصالحيات‪ :‬شاشة الصالحية تمنح لمدير المركز مع امكانية منحها ألي نوع من‬
‫المستخدمين حسب انواع المستخدمين‪ :‬مستخدم عادي‪ ،‬مدير ادارة‪ ،‬مسئول جهة‪،‬‬
‫مسئول متابعة‪ ،‬مدير نظام‬
‫صالحية االحالة الى شخص في إدارة مستقلة او تابعة (من إدارة الى إدارة أخرى)‬ ‫‪49‬‬
‫صالحية تعطى لمدراء اإلدارات بالحصول على شاشة مؤشرات أداء حسب المستخدم‬
‫واإلدارة والجهة‪.‬‬ ‫‪50‬‬
‫مسئول الجهة (مركز) قادر على تعريف المستخدمين واسناد الصالحيات باستثناء‬
‫السري‬ ‫‪51‬‬
‫صالحية لمدير النظام تعيين مدراء مراكز وامكانية تزويد السري لمدراء المراكز‬ ‫‪52‬‬
‫منح الصالحيات على مستويات متعددة‪ :‬مثال (اختالف صالحيات الوكالء عن‬
‫المدراء)‬ ‫‪55‬‬
‫صالحية منح االدارات القيام بأعمال مشتركة (لجان)‬ ‫‪56‬‬
‫صالحية تحديد إدارة رئيسية في حال وجود أكثر من إدارة للمستخدم‬ ‫‪57‬‬
‫صالحية االطالع على االدارة الفرعية ‪ ,‬وكل اإلدارات التابعة لها‬ ‫‪58‬‬
‫منح الصالحيات على المستخدم فقط‪ :‬مثال (االطالع على المرفق صالحية مختلفة من‬
‫موظف لموظف اخر)‬ ‫‪59‬‬
‫صالحية االطالع على مراسالت تم تصديرها ومراسالت تم تصديرها وأرشفتها‬ ‫‪60‬‬
‫صالحية اإلرسال لجميع اإلدارات‪ :‬مثال (صندوق للتعاميم لكل إدارة) لمنع تراكم‬
‫التعاميم في الصندوق الخاص او وارد اإلدارة‪.‬‬ ‫‪61‬‬
‫منح المدراء او نوع محدد من المستخدمين صالحية اإلرسال لجميع مستخدمين النظام‬ ‫‪62‬‬
‫منح المدراء او نوع محدد من المستخدمين صالحية اإلرسال الى مستخدمين داخل‬
‫اإلدارات‪ :‬اختيار عدة إدارات‬ ‫‪63‬‬
‫صالحية تمكن المستخدم من إرسال او إحالة إلدارات بنفس المستوى‬ ‫‪64‬‬
‫انشاء مجموعات للتصدير الداخلي (ادارات التعليم الملحقيات الخ)‬ ‫‪65‬‬
‫صالحية اعادة فتح المعاملة حسب السياسة الموضوعة‪ :‬مثال (فك المعاملة عن‬
‫المستخدم الحالي للمعاملة داخل اإلدارة وغير ذلك)‬ ‫‪66‬‬
‫صالحية في النظام تتيح العمل على معاملة مفتوحة من قبل مستخدم اخر في اإلدارة‬
‫واغالقها منه‬ ‫‪67‬‬
‫امكانية حذف وارد اإلدارة عن المستخدمين ‪(:‬صالحية مخصصة لمدير او مسؤول‬
‫اإلدارة)‬ ‫‪68‬‬
‫‪.6‬األمن والحماية‬
‫خاصية المصادقة متعددة (‪ )MFA‬عند تسجيل الدخول للتحقيق من هوية الشخص‬
‫وحماية حسابه‬ ‫‪69‬‬
‫أن تكون جميع البيانات مشفرة وال يمكن استعادتها او العبث بها من قبل أحد حتى مدير‬
‫قاعدة البيانات لعدم القدرة على الوصول إلى مفتاح التشفير‬ ‫‪70‬‬
‫أن تكون المراسالت بكلمة مرور ال تتيح الحد االطالع على المراسلة إال عن طريق‬
‫إدخال كلمة المرور‬ ‫‪71‬‬
‫خاصية تتبع جميع اإلجراءات والحركات التي تمت على المراسلة مع جميع البيانات‬
‫الالزمة (تاريخ العملية واسم المستخدم)‬ ‫‪72‬‬
‫خاصية تنبيه المستخدم بالصالحيات التي منحت له في النظام من خالل اشعارات‬
‫النظام‬ ‫‪73‬‬
‫‪63‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬
‫أن يستخدم النظام آلية لمعرفة وتعقب المستخدم الذي قام بتسريب المراسلة حتى بعد‬
‫طباعتها من قبل مسرب المراسلة " سمات أمنية "‬ ‫‪74‬‬
‫‪.7‬التقنيات والتكامل‬
‫أن يدعم النظام التوافقية مع سرعة الربط بحيث يستطيع النظام تخفيض كمية البيانات‬
‫المتبادلة بين المستخدم ومركز البيانات‬ ‫‪75‬‬
‫أن يكون النظام مبني ليتوافق مع متطلبات أي منظومة ‪Enterprise level‬‬ ‫‪76‬‬
‫أن يحتوي النظام على ‪ Web layer‬متوافق مع تقنية ‪ ،HTML5‬واستخدام ‪Java‬‬
‫‪script‬‬ ‫‪77‬‬
‫أن يحتوي النظام على ‪ Cashing layer‬مما يمنح النظام القدرة على تحمل الضغط‬
‫العالي وتوفير خدمة أسرع بمواصفات فنية اقل‬ ‫‪78‬‬
‫أن يحتوي النظام على ‪ Open APL's‬مما يتيح التواصل مع أكثر من شكل من األنظمة‬
‫‪Outlook .Web. Mobile‬‬ ‫‪79‬‬
‫أن يحتوي النظام على ‪ Database layer‬تحتوي على البيانات فقط‬ ‫‪80‬‬
‫أن يكون النظام قابل لالستخدام على شكل ‪Tablet‬‬ ‫‪81‬‬
‫أن يكون النظام قابل لالستخدام على شكل ‪Mobile‬‬ ‫‪82‬‬
‫أن يكون النظام قابل لالستخدام على شكل ‪Web‬‬ ‫‪83‬‬
‫أن يكون النظام قابل لالستخدام على شكل ‪Outlook‬‬ ‫‪84‬‬
‫خاصية التواصل خارج النظام بشكل يدوي‬ ‫‪85‬‬
‫خاصية التواصل خارج النظام بشكل الكتروني‬ ‫‪86‬‬
‫خاصية التواصل خارج النظام بشكل ‪Fax‬‬ ‫‪87‬‬
‫خاصية التواصل خارج النظام بشكل ‪Email‬‬ ‫‪88‬‬
‫ان يتيح النظام التوريد والتصدير للمعاملة عبر البريد اإللكتروني‬
‫‪....@moe.gov.sa‬‬ ‫‪89‬‬
‫أن يكون النظام قابل للربط بال ‪ Active directory‬باستخدام تقنية ‪OAuth‬‬ ‫‪90‬‬
‫إمكانية تعرف النظام على نوع الخط وحجمه وخاصية القص واللصق عن طريق نظام‬
‫‪word‬‬ ‫‪91‬‬
‫أن يكون حجم المراسالت الداخلية يصل الى أكثر من ‪ 20‬كيلو بايت‬ ‫‪92‬‬
‫‪.8‬التحكم‬
‫أن يتيح إمكانية التحكم في تحديد أنواع المستخدمين‪ :‬مثال (مستخدم عادي‪ ،‬مدير إدارة‪،‬‬
‫مسؤول جهة‪ ،‬مدير نظام‪ ،‬مدخل بيانات)‬ ‫‪93‬‬
‫امكانية عرض صناديق بريد اإلدارات‪ :‬مثال (تمكين المستخدم من العمل على أكثر من‬
‫إدارة وعرض صناديقها في حسابه)‬ ‫‪94‬‬
‫تحديد الصالحيات للمستخدمين بحسب وظيفة المستخدم ومنحه بعض الصالحيات‬
‫االستثنائية دون غيره‬ ‫‪95‬‬
‫صالحية تمكن إدارة النظام اإلضافة والتحكم بأدوار كل إدارة على حدة (سياسة‬
‫اإلرسال ‪ ,‬القدرة على التصدير الخارجي)‬ ‫‪96‬‬
‫تمكين النظام التحكم بالصالحيات على شكل أدوار تمنح للمستخدمين بحسب الموقع‬
‫الوظيفي‪ :‬مثال (منح صالحيات موحدة لمجموعة المدراء)‬ ‫‪97‬‬
‫إمكانية عرض المستخدمين المتصلين االن بالنظام والتحكم بهم من خالل فصل‬
‫االتصال او تصدير التقارير‬ ‫‪98‬‬
‫‪64‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬
‫تمكين النظام التحكم بقواعد اإلرسال وإمكانية إرسال واستقبال المراسالت لكل مستخدم‬
‫على بريده الشخصي وبريد اإلدارات التابع لها‬ ‫‪99‬‬
‫تمكين مدير النظام من تنظيم الصالحيات لتقليل فرص منح صالحيات بالخطأ‬
‫لألشخاص من خالل تقسيم األدوار‬ ‫‪100‬‬
‫منح صالحية تحديد مدة معينة من قبل مدير النظام بحيث ال يمكن فتح المعاملة بعد‬
‫حفظها‪.‬‬ ‫‪101‬‬
‫التحكم بحجم التخزين لكل مستخدم‬ ‫‪102‬‬
‫التحكم بحجم المراسلة األقصى‬ ‫‪103‬‬
‫التحكم بحجم المرفق األقصى‬ ‫‪104‬‬
‫التحكم بصيغ المرفقات المسموح بها‬ ‫‪105‬‬
‫التحكم بتتبع المسودات المرسلة في النظام وحفظ نسخة منها‬ ‫‪106‬‬
‫كتابة المراسالت الرسمية بدون استخدام ‪Office MS‬‬ ‫‪107‬‬
‫التحكم بتعريف او الغاء استخدام القوالب الرسمية للمراسالت‬ ‫‪108‬‬
‫التحكم بجميع العناصر التي تظهر على المراسلة عند استخراجها او عرضها بقالب‬
‫الجهة وتحديد الترويسة والتذييل من خالل تقنية السحب واإلفالت البسيطة‪.‬‬ ‫‪109‬‬
‫التحكم بألوان وشكل النظام وتكون على شكل إعدادات وليست تعديالت في الشفرة‬
‫المصدرية‬ ‫‪110‬‬
‫التحكم بنوع التحقيق متعدد المستويات المستخدم عند تسجيل دخول المستخدم في النظام‬
‫(رسالة نصية‪ RSA ،Secure Login ،‬على شكل إعدادات بدون تعديل الشفرة‬
‫المصدرية‬ ‫‪111‬‬
‫التحكم بهيكلية رقم القيد المتبعة في النظام على شكل إعدادات بدون تعديل الشفرة‬
‫المصدرية‬ ‫‪112‬‬
‫التحكم بنوع التاريخ المستخدم في نظام (هجري‪ ،‬ميالدي)‬ ‫‪113‬‬
‫التحكم بحجم وشكل الملصق الذي يمكن طباعته لكل مراسلة في النظام على شكل‬
‫إعدادات بدون تعديل الشفرة المصدرية‬ ‫‪114‬‬
‫اعتماد التراسل المقيد والذي يعتمد على قواعد اإلرسال في تحديد من هم الموظفين‬
‫واإلدارات التي يمكن للمستخدم اإلرسال لهم‬ ‫‪115‬‬
‫اعتماد التراسل المفتوح وفيه يمكن ألي أحد اإلرسال للجميع في النظام‬ ‫‪116‬‬
‫التحكم بكامل بيانات المستخدمين من خالل اضافة وتعديل بيانات المستخدم‬ ‫‪117‬‬
‫إمكانية تفعيل او الغاء تفعيل المستخدم‬ ‫‪118‬‬
‫التحكم بدرجة سرية بيانات المستخدم وإمكانية عرض بيانات الشخصية للمستخدمين‬ ‫‪119‬‬
‫إمكانية عرض تاريخ الدخول الخاص بالمستخدم في جميع عمليات الدخول التي قام‬
‫بها مع إمكانية التصدير‬ ‫‪120‬‬
‫أن يتيح النظام لمدير المستخدمين إمكانية تعقب جميع العمليات اإلدارية التي تمت على‬
‫النظام ومعرفة اسم المستخدم والتاريخ الذي قام به بالعملية كمنح الصالحيات وتعريف‬
‫األدوار والمستخدمين‬ ‫‪121‬‬
‫أن يحتوي النظام على إدارة كاملة للتنبيهات مع إمكانية التحكم بنوع التنبيهات التي‬
‫تصل لكل مستخدم (بريد‪ ،‬رسالة نصية‪ ،‬نافذة منبثقة)‬ ‫‪122‬‬
‫إمكانية التحكم بنوع المهام التي يبلغ عنها المستخدم‬ ‫‪123‬‬
‫إمكانية التحكم بنص رسالة التنبيه لكل مهمة في النظام ولكل نوع تنبيه على حدة‬ ‫‪124‬‬

‫‪65‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬

‫ان يدعم النظام حذف نهائي للمستخدمين او جهة داخل النظام‬ ‫‪125‬‬
‫ان يسمح النظام بدمج إدارة بإدارة أخرى وكذلك دمج المعامالت‬ ‫‪126‬‬
‫ان يدعم النظام خاصية نقل المعامالت من حساب تم تعطيله (موظف او إدارة)‬ ‫‪127‬‬
‫أن يسمح النظام بإمكانية التحكم برمز االدارة المستخدم في ترميز المراسالت‬ ‫‪128‬‬
‫أن يحتوي النظام على إمكانية التحكم بمنع التواصل مع إدارات رئيسية أخرى‬ ‫‪129‬‬
‫أن يسمح النظام على إمكانية التحكم بالتصدير من إدارات رئيسية أخرى‬ ‫‪130‬‬
‫التحكم في تصنيف المراسالت‬ ‫‪132‬‬
‫التحكم في درجة السرية‬ ‫‪132‬‬
‫التحكم في نوع الهوية‬ ‫‪133‬‬
‫التحكم في المسمى الوظيفي‬ ‫‪134‬‬
‫التحكم في أنواع الجهات الخارجية‬ ‫‪135‬‬
‫التحكم في الجهات الخارجية‬ ‫‪136‬‬
‫التحكم في طرق اإلرسال‬ ‫‪137‬‬
‫التحكم في األلقاب‬ ‫‪138‬‬
‫التحكم في تصنيف اإلدارات الرئيسية‬ ‫‪139‬‬
‫التحكم في االطالع على المراسالت للمستخدم بناء على درجة السرية للمراسلة‬ ‫‪140‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات في عرض صناديق البريد للمستخدمين في االدارة‬ ‫‪141‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات في إدارة مجموعة الصادر والوارد في االدارة‬ ‫‪142‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات باألدوار والصالحيات لمستخدمي االدارة‬ ‫‪143‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات في التوجيه اآللي لبريد االدارة‬ ‫‪144‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات في متابعة الموظفين والعمليات التي قاموا بها في‬
‫االدارة‬ ‫‪145‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات في منع استقبال المراسالت في االدارة‬ ‫‪146‬‬
‫التحكم من خالل إعدادات اإلدارات في التحكم بالمراسلين في االدارة‬ ‫‪147‬‬
‫التحكم بإعدادات النظام على مستوى الحساب‬ ‫‪148‬‬
‫التحكم بإعدادات النظام على مستوى كل إدارة‬ ‫‪149‬‬
‫‪.8‬المرفقات‬
‫خاصية تحديد نوع المراسالت (اإللكترونية او عينية وتحديد كم ووصف المرفقات‬
‫العينية)‬ ‫‪150‬‬
‫يجب أن يوفر النظام آلية للتحقيق من استالم المرفقات العينية من خالل بيانات التسليم‬
‫الموقعة وإمكانية إرفاقها مع المراسلة في النظام‬ ‫‪151‬‬
‫خاصية اضافة المرفقات والتعليقات على المراسالت المؤرشفة‬ ‫‪152‬‬
‫خاصية إرسال المراسلة مع حجب جزء من المحتوى او بعض المرفقات عن المستقبل‬ ‫‪153‬‬

‫‪66‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬
‫خاصية تحديد نوع المراسالت (اإللكترونية او عينية وتحديد كم ووصف المرفقات‬
‫العينية)‬ ‫‪154‬‬
‫يجب أن يوفر النظام آلية للتحقيق من استالم المرفقات العينية من خالل بيانات التسليم‬
‫الموقعة وإمكانية إرفاقها مع المراسلة في النظام‬ ‫‪155‬‬
‫خاصية تأكيد االستالم اإللكتروني للمراسلة العينية‬ ‫‪156‬‬
‫أن يتيح النظام تحميل‪ ،‬طباعة‪ ،‬نسخ‪ ،‬لصق وإعادة تسمية المرفقات‬ ‫‪157‬‬
‫أن يتيح النظام استعراض المرفق وتعديله وحفظ التعديالت‬ ‫‪158‬‬
‫أن يتيح النظام مسح ورفع أكثر من مرفق معا‬ ‫‪159‬‬
‫امكانية ترتيب المرفقات حسب التسلسل من قبل المستخدم في حال الحاجة مثال عند‬
‫وجود خطا في ارشفة المعاملة‬ ‫‪160‬‬
‫‪.9‬البحث‬
‫خاصية البحث عن المراسلة بجميع الحقول المرتبطة بالمراسلة وبنص المراسلة‬
‫بحسب الصالحية‬ ‫‪161‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على رقم القيد‬ ‫‪162‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على نوع المراسلة‬ ‫‪163‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على مكان المراسلة‬ ‫‪164‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على تاريخ المراسلة (فترة)‬ ‫‪165‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على رقم المراسلة الواردة‬ ‫‪166‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على تاريخ االستقبال‬ ‫‪167‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على المرسل‬ ‫‪168‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على الجهة الخارجية الصادر لها‬ ‫‪169‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على نسخة للجهات الخارجية‬ ‫‪170‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على محتوى المراسلة‬ ‫‪171‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على درجات األسبقية والسرية واألهمية‬ ‫‪172‬‬
‫يجب أن تحتوي حقول البحث على طرق اإلرسال‬ ‫‪173‬‬
‫أن يتيح النظام الية لالستعالم عن المراسالت الصادرة والواردة‪ :‬إمكانية االستعالم عن‬
‫المراسالت الصادرة والواردة وحفظ نتائج البحث او استخراجها من خالل جميع‬
‫الحقول المرتبط بالمرسلة‬ ‫‪174‬‬
‫خاصية البحث عن تقرير بيان تسليم معين‬ ‫‪175‬‬
‫أن يتيح النظام على لوحة األداء والتي يجب أن تحتوي على مجموعة تقارير ورسوم‬
‫بيانية تسهل عمل مدير االدارة في تعقب المعامالت‬ ‫‪176‬‬
‫‪.10‬التقارير‬
‫أن يتيح النظام تقارير حسب اإلدارة او الجهة او المستخدمين (مثال تقارير موظفي‬
‫اإلدارة الذين لديهم السري وغير السري‪ ،‬نشط وغير نشط‪ ،‬معامالت منجزة غير‬
‫منجزة)‬ ‫‪177‬‬
‫يجب أن يوفر النظام تقارير إدارة النظام‬ ‫‪178‬‬
‫يجب أن يوفر النظام تقارير إدارة مراسالت النظام‬ ‫‪179‬‬

‫‪67‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬

‫يجب أن يوفر النظام تقارير اإلعدادات‬ ‫‪180‬‬


‫يجب أن يوفر النظام تقارير المتابعة أداء الموظفين في االدارة وحجم العمل‬ ‫‪181‬‬
‫يجب أن يوفر النظام تقارير عن المراسالت في البريد الشخصي الخاص بالمستخدم‬ ‫‪182‬‬
‫يجب أن يوفر النظام تقارير عن المراسالت في بريد االدارة‬ ‫‪183‬‬
‫يجب أن يوفر النظام إمكانية طباعة واستخراج جميع التقارير‬ ‫‪184‬‬
‫أن يحتوي النظام على تقارير بيان االستالم‬ ‫‪185‬‬
‫خاصية عرض كل تاريخ المراسلة الصادرة والواردة ومعرفة نشأة المراسلة وكل‬
‫الخطابات المرتبطة بها‬ ‫‪186‬‬
‫إمكانية مدير النظام من انشاء تقارير تفصيلية ومنح صالحيتها لكل فرد او إدارة‬ ‫‪187‬‬
‫إمكانية عرض التقارير الرقابية للمستخدم أي جميع العمليات التي قام بها المستخدم‬
‫وتاريخها‬ ‫‪188‬‬
‫‪.11‬هيلكة النظام‬
‫أن يحتوي النظام على إمكانية بناء الهيكل التنظيمي بشكل ديناميكي‬ ‫‪189‬‬
‫إمكانية بناء الهيكل التنظيمي لإلدارات في الجهة بشكل شجري يتوسع أفقيا وسهل‬
‫للعرض والتعديل‬ ‫‪190‬‬
‫إمكانية نقل اإلدارات وحذفها وتعديل الهيكل التنظيمي بسهولة‬ ‫‪191‬‬
‫إمكانية بناء الهيكل التنظيمي للموظفين داخل كل إدارة تبعا للمسميات الوظيفية‬
‫للموظفين‬ ‫‪192‬‬
‫إمكانية البحث في الهيكل عن اإلدارات والمستخدمين‬ ‫‪193‬‬
‫خاصية تفعيل وتعطيل اإلدارات او بريد اإلدارات عن طريق إدارة النظام‬ ‫‪194‬‬
‫خاصية اضافة المستخدم بمسميات وظيفية مختلفة وتابع ألكثر من إدارة داخل الهيكل‬
‫التنظيمي‬ ‫‪195‬‬

‫‪68‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مصفوفة المواصفات الفنية لنظام إدارة اللجان‬
‫يسرد الجدول التالي جميع المميزات المطلوبة بالنظام‪ .‬يجب على المقاول تحديد ما إذا كانت هذه الميزة مدعومة بشكل‬
‫واضح في النظام (‪ ،)SUP‬أو مدعومة من خالل تهيئة النظام (‪ ،)SC‬أو مدعومة من خالل تطبيق الطرف الثالث ( ‪3rd‬‬
‫‪ ،)Party‬أو غير مدعوم (‪)NS‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬

‫‪ .1‬مالمح رئيسية‬
‫إنشاء عدد ال محدد من اللجان‬ ‫‪1‬‬
‫إنشاء عدد ال محدد من الجلسات أو االجتماعات‬ ‫‪2‬‬
‫إدخال المعلومات عن اللجنة مثل (اسمها‪ ،‬مدتها‪ ،‬أسباب تكوينها‪ )،‬لمدير النظام‬ ‫‪3‬‬
‫إضافة أعضاء اللجان‬ ‫‪4‬‬
‫تحديد منصب كل عضو لمدير النظام‬ ‫‪5‬‬
‫تحديد نوع العضوية دائمة أو مؤقتة لمدير النظام‬ ‫‪6‬‬
‫إدخال المناصب ألعضاء اللجنة لمدير النظام‬ ‫‪7‬‬
‫يسمح النظام للمشرف على اللجنة بتحديد مواعيد االجتماعات بشكل فردي لكل لجنة أو‬
‫بشكل جماعي متكرر‬ ‫‪8‬‬
‫يسمح النظام للمشرف بتحديد أوقات الجلسات ضمن أوقات العمل أو خارج أوقات‬
‫العمل‬ ‫‪9‬‬
‫يحتوي النظام على جدول اإلجازات الحكومية لكل سنة حيث يعطي تحذير في حالة‬
‫اختيار الجلسة ضمن فترة اإلجازة‬ ‫‪10‬‬
‫القدرة على أتمتة الطلبات والتي تحتاج إلى انعقاد اجتماعات من قبل اللجان‬ ‫‪11‬‬
‫إعداد جداول االجتماعات والمسودات الخاصة باالجتماع وإصدار الخطابات المرفقة‬
‫مع الطلبات‪.‬‬ ‫‪12‬‬
‫إصدار الخطابات وتحويلها إلكترونيا ً إلى المسؤول للعمل عليها‪.‬‬ ‫‪13‬‬
‫تحديد أجندة الجلسة أو االجتماع‪.‬‬ ‫‪14‬‬
‫إرسال الدعوات على البريد اإللكتروني والجوال‪.‬‬ ‫‪15‬‬
‫إظهار الدعوات في جدول المواعيد‪.‬‬ ‫‪16‬‬
‫السماح لألعضاء بالقبول أو الرفض أو اقتراح موعد جديد أو اقتراح موضوع جديد‬
‫على األجندة‪.‬‬ ‫‪17‬‬
‫تحضير األعضاء أثناء فترة االجتماع‪.‬‬ ‫‪18‬‬
‫إضافة ميزة التصويت ألعضاء المجلس أو اللجنة الواحدة على أي موضوع يحدده‬
‫المشرف أو رئيس اللجنة‬ ‫‪19‬‬
‫السماح لكل عضو بإضافة المالحظات على التصويت "بيان بالتصويت مجدول"‬ ‫‪20‬‬
‫إدخال المشاركات والنقاشات على كل جلسة ولكل موضوع باألجندة واالحتفاظ بها في‬
‫أرشيف اللجنة‬ ‫‪21‬‬
‫إصدار التقارير عن جلسة معينة أو جميع الجلسات‪.‬‬ ‫‪22‬‬
‫إمكانية االستعالم عن موضوع معين وإظهار التوصيات عليه في جلسة معينة أو جميع‬
‫الجلسات‪.‬‬ ‫‪23‬‬
‫يتيح النظام إمكانية خاصة بالتصويت على القرارات الخاصة بالمواضيع المطروحة‬
‫وإمكانية إضافة قرار للتصويت في أي لحظة‬ ‫‪24‬‬

‫‪69‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫مالحظات المقاول‬ ‫اإلجابة‬ ‫المتطلب‬
‫الرقم‬
‫يحتوي النظام على خصائص أمنية لتعريف صالحيات المستخدمين على اللجان‬
‫والجلسات والمواضيع المسجلة على النظام بحيث يمنع اطالع مستخدم إال على‬
‫البيانات التي تخصه‬ ‫‪25‬‬
‫منع المشاركة في أكثر من اجتماع في نفس الوقت أو إشعار المسؤول عن تحديد‬
‫االجتماع من أجل اتخاذ القرار بشأن شمله في االجتماع‪.‬‬ ‫‪26‬‬
‫يتيح النظام للعضو بإنشاء مجموعة ومراسلة هذه المجموعة‬ ‫‪27‬‬
‫يتيح النظام خاصية التوقيع اإللكتروني ألعضاء مجلس اإلدارة واللجان‪.‬‬ ‫‪28‬‬
‫إمكانية إدخال جميع االجتماعات السابقة ومحاضر االجتماعات الخاصة والقرارات‬
‫الصادرة‬ ‫‪29‬‬
‫أرشفة جميع محاضر وقرارات االجتماعات التي تم انعقادها وإمكانية استرجاع جميع‬
‫البيانات الخاصة بها بجميع سبل البحث‬ ‫‪30‬‬
‫خاصة باإلدارة العليا‪ )Dashboard( .‬يحتوي النظام على لوحة تحكم‬ ‫‪31‬‬
‫يتيح النظام بالتذكير لألعضاء بموعد االجتماع وكذلك قبل االجتماع بيوم عن طريق‬
‫البريد اإللكتروني والرسائل النصية‬ ‫‪32‬‬

‫‪70‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫ملحق مواصفات الخوادم‬
Server’s Standards:
Rack servers: Rack Server is a 2-socket, 2-Rack-Unit (2RU) rack server offering industry-
leading performance and expandability. It supports a wide range of storage and I/O-
intensive infrastructure workloads, from big data and analytics to collaboration.
It incorporates the Intel® Xeon® Scalable processors, supporting up to 20 percent more
cores per socket, twice the memory capacity, and five times more
Non-Volatile Memory Express (NVMe) PCI Express (PCIe) Solid-State Disks (SSDs). Also
should provide delivers outstanding levels of storage expandability with exceptional
performance, with:
Latest Intel Xeon Scalable CPUs with up to 28 cores per socket
Up to 24 DDR4 DIMMs for improved performance
Up to 26 hot-swappable Small-Form-Factor (SFF) 2.5-inch drives, including 2 rear hot-
Swappable SFF drives (up to 10 support NVMe PCIe SSDs on the NVMe-optimized chassis
version), or 12 Large-Form-Factor (LFF) 3.5-inch drives plus 2 rear hot-swappable SFF drives
Support for 12-Gbps SAS modular RAID controller in a dedicated slot, leaving the remaining
PCIe Generation 3.0 slots available for other expansion cards
Modular LAN-On-Motherboard (mLOM) slot that can be used to install a Cisco UCS Virtual
Interface Card (VIC) without consuming a PCIe slot, supporting dual 10- or 40-Gbps network
connectivity
Dual embedded Intel x550 10GBASE-T LAN-On-Motherboard (LOM) ports
Modular M.2 or Secure Digital (SD) cards that can be used for boot

Blade Server: Blade Server has to delivers performance, flexibility, and optimization for
deployments in data centers, in the cloud, and at remote sites. This enterprise-class server
offers market-leading performance, versatility, and density without compromise for
workloads including Virtual Desktop Infrastructure (VDI), web infrastructure, distributed
databases, converged infrastructure, and enterprise applications such as Oracle and SAP
HANA.
Also it should include:
Latest Intel® Xeon® Scalable processors with up to 28 cores per socket
Up to 24 DDR4 DIMMs for improved performance
Up to 2 GPUs
Up to 2 Small Form Factor (SFF) drives
Up to 2 SD cards or M.2 SATA drives
Up to 80 Gbps of I/O throughput
Up to eight servers can reside in the 6-Rack-Unit in haf width or four server in full width 6
Rack U. also should meet local storage requirements without having to buy, power, and cool
components that you do not need.
The main feature that should be provided by blade server system is:
Up to two Intel Xeon Scalable CPUs with up to 28 cores per CPU
24 DIMM slots for industry-standard DDR4 memory at speeds up to 2666 MHz, with up to 3
TB of total memory when using 128-GB DIMMs
Modular LAN on motherboard (mLOM) card with Cisco UCS Virtual Interface Card (VIC)
1340, a 2-port, 40-gigabit Ethernet (GE), Fibre Channel over Ethernet (FCoE)–capable mLOM
mezzanine adapter

71 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


Optional rear mezzanine VIC with two 40-Gbps unified I/O ports or two sets of 4 x 10-Gbps
unified I/O ports, delivering 80 Gbps to the server; adapts to either 10- or 40-Gbps fabric
connections
Two optional, hot-pluggable, Hard Disk Drives (HDDs), Solid-State Drives (SSDs), or
Nonvolatile Memory Express (NVMe) 2.5-inch drives with a choice of enterprise-class
Redundant Array of Independent Disks (RAID) or pass-through controllers
Support for Optional SD Card or M.2 SATA drives for flexible boot and local storage
capabilities
Support for up to 2 optional GPUs
Support for one rear storage mezzanine card
Support for one 16-GB internal flash USB drive

72 2019، ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‬


‫‪ .7‬قائمة التحقق‪:‬‬

‫نعم ‪ /‬ال‬ ‫الوصف‬ ‫‪#‬‬

‫‪ 1‬تسليم العرض الفني (نسخة ورقية ‪ +‬نسخة الكترونية (‪ )USB‬مفتوحة المصدر) بمغلف منفصل ومختوم‬

‫تسليم العرض المالي (نسخة ورقية ‪ +‬نسخة الكترونية (‪ )USB‬مفتوحة المصدر) بمغلف منفصل‬
‫‪2‬‬
‫ومختوم‬
‫خطاب تقديم العرض‬
‫‪3‬‬

‫‪ 4‬شهادة تسجيل شركة ‪ /‬وزارة التجارة واالستثمار‬

‫‪ 5‬شهادة انتساب ‪ /‬الغرفه التجارية‬

‫‪ 6‬شهادة المؤسسة العامة للتامينات االجتماعية‬

‫‪ 7‬اشتراك الغرفه التجارية‬

‫‪ 8‬شهادة السعودة‬

‫‪ 9‬شهادة الهيئة العامة للزكاة والدخل‬

‫‪ 10‬شهادة تسجيل في ضريبة القيمة المضافة‬

‫‪ 11‬شهادة تصنيف المقاولين‬

‫‪ 12‬شهادة عضوية مقاولين ‪ /‬الهيئة السعودية للمقاولين‬

‫‪ 13‬استمارة تسجيل مقاول‬

‫‪ 14‬شهادة تصنيف المقاول في مجال تقنية المعلومات‬

‫‪ 15‬القوائم الماليه للعامين الماضية‬

‫‪73‬‬ ‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم ‪2019،‬‬
‫‪Contracts & Procurement Department‬‬ ‫إدارة العقود والمشتريات‬
‫‪Tatweer Educational Technologies Co.‬‬ ‫شركة تطوير لتقنيات التعليم‬
‫‪Saudi Arabia | Riyadh | King Saud Street‬‬ ‫المملكة العربية السعودية | الرياض | شارع الملك سعود‬
‫‪CPD@tetco.sa‬‬ ‫‪CPD@tetco.sa‬‬
‫‪96611835200000‬‬ ‫‪96611835200000‬‬

‫‪0‬‬
‫© جميع حقوق النشر محفوظة لشركة تطوير لتقنيات التعليم‪2019،‬‬

You might also like