Cortez Daniela- Soto Muñoz Sebastian Andres – Fernandez Marin Joan Smith – Romero Bahamon Otto Santiago
Nrc: 1564
Licenciado: Wilson Ayala
Corporacion Universitaria Minuto De Dios
Villavicencio/Meta Introducción :
Según al tema propuesto, control administrativo e indicadores de gestión, siendo este
una parte fundamental del proceso administrativo, en donde todo el personal involucrado en la organización participa en la medición y seguimiento del cumplimiento de los objetivos, metas y actividades establecidas en las estrategias (planeación y organización, distribución ), así mismo del cumplimiento de los indicadores en los diferentes procesos. En este informe presentaremos el resultado de la revisión del proceso de control ejecutado por la empresa de Conta S.s. a , entidad cuyo objeto social es la prestación de servicio de contabilidad y tambien hay opción de atención domiciliariada en la ciudad de Villavicencio y algunos municipios del Meta.
Control de la empresa Conta S s.a.
1. Control administrativo en la Empresa Tu salud en Conta S.s.a de la empresa Conta S.A.S es una institución prestadora de servicio de salud ubicada en la ciudad de Villavicencio , y el portafolio de servicio se centra en contabilidad de empresas y tambien domiciliaria para las personas que adquieran el servicio de forma particular y en convenio con algunas entidades bancarias ( Bvva,Davivienda.)
2. En la administracion se encuentran 5 con titulación de contaduría y tambien
se encuentra La tutora de capacitaciones Haidi zulima fernandes quien se encuentra liderando los diferentes procesos de tutoría y capacitacion para los egresados nuevos a la empresa y es la persona responsable de la presentación de indicadores de gestión a entes de control externo (Dian , convenios, ect) y los establecidos de manera interna dentro de la organización. La empresa conta s.a.s cuenta con elementos dentro su planeación como lo es la Misión, Visión y Objetivos generales. Los seguimientos y control sobre las actividades encaminadas al cumplimento de los indicadores se realizan periódicamente con la administraciones de las diferentes áreas de la institución, cuyos resultados, son retroalimentados por cada líder con sus respectivos equipos de trabajo. Al preguntarle en la administracion de la empresa sobre los indicadores y evaluación de los mismos nos manifiesta que muchos indicadores los establece normativamente instituciones externas, como la de inspección y vigencia con la dian y la plataforma sax y otros son acordados de manera contractual con las empresas de convenio (entidades promotoras de conteos ), por lo cual dentro de sus estrategias comerciales la organización busca presentar cumplimiento de estos indicadores para dar confiabilidad a sus clientes y ser más competitivos frente a otras empresas que ofrecen servicios similares. 2. Análisis de los Enfoques, Elementos del Control y su integración con el sistema de gestión en manejan enfoques de control preventivo en cuento a la aplicación de estrategias de control antes de ejecutar actividades de operación, tales como prevención y seguridad del personal de la empresa y los pacientes en cuanto a riesgos económicos u otros posibles riesgos de puedan suceder en las actividades programadas. Además, se ejecutan controles durante estas actividades, seguimientos de jefes de administracion y auditoriaa de la capacitación en calidad de la institución para documentar adecuados procedimientos durante la práctica en la atención de clientes y Por último, se evidencia control de retroalimentación, donde se revisan indicadores de las actividades planeadas, una vez ejecutadas. Estos resultados que son revisados por el los que conforman la administracion y la líder de capacitación , posterior de la retroalimentación de desviaciones o incidencias detectadas se procede a socializar con todo el personal involucrado en cada proceso para la elaboración de análisis de causas y plan de mejoramiento. Este plan de retroalimentación se aplica a indicadores como oportunidad de citas, cumplimiento citas médicas y de enfermería, satisfacción del cliente con el servicio y otros como calidad en la elaboración de Historia clínica y resolutividad en la atención médica. Es de resaltar que, dentro de la documentación de la Empresa, siendo una entidad de servicio contadura , se evidencia indicadores y actividades establecidas por la contingencia de la pandemia que inicio en el mes de marzo de 2020 en el país, en cual denota que la empresa se adecuo a una afectación de carácter externa de forma efectiva, incluyendo rápidamente este factor tan relevante dentro de sus sistemas integrales de evaluación y gestión.
3. Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo
que maneja la empresa CONTA S.A.S La entidad maneja herramientas de control financieros, tales como estados financieros y presupuestos emitidos por el contador y asesor financiero de la empresa y alimentados en el MIS (sistema de información gerencial) que se mantiene actualizado al representante legal y gerente de la empresa . y mas Adicional, es muy importante mencionar que tiene otras herramientas de control como las de circulo de calidad, ejecutada por medio de un comité de reuniones periódicas y liderada por un profesional en la salud con especialidad en calidad. En estos comités se revisan temas de indicadores, auditorías internas, evaluación de procedimientos y hallazgos de desviaciones o incidencias. La empresa si maneja tableros de mando (CMI) por procesos definidos internamente (gratitud del cliente y servicio, comercial, financiero.) el cual se puede evidenciar los indicadores y los resultados de estos.
4. Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de
control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.
De acuerdo con la documentación emitida se realiza las siguientes observaciones y
recomendaciones de mejora: 1. Proponer indicados razonables y alcanzables basados en resultados anteriores y de acuerdo con un plan de mejoramiento establecido, ya que en algunas acciones no se evidencia cambios de estos frente a periodos anteriores, a pesar de tener desviaciones. 2. En algunos indicadores no se especifica Responsable, lo cual no permite realizar un correcto seguimiento y control, no cumple con los componentes básicos de los indicadores, se recomienda tener en cuenta estos componentes. 3. El tablero de mando de servicio y satisfacción del cliente no se encuentra actualizado, se recomienda indicar a los líderes de procesos mantener esta herramienta con la información actual y real, ya que es un insumo de total importancia para medición de indicadores y toma de decisiones. 4. No se evidencia utilización alguna herramienta de análisis de causas de desviaciones de los indicadores, por lo cual se recomienda este insumo para definir acciones de mejora más efectivas.