Trabajo de Procesos Administrativos

Actividad 7

Integrantes: Fernández Bejarano Haidi Zulima- Gutiérrez Gómez Yaritza - Reyes

Cortez Daniela- Soto Muñoz Sebastian Andres – Fernandez Marin Joan Smith –
Romero Bahamon Otto Santiago

Nrc: 1564

Licenciado: Wilson Ayala

Corporacion Universitaria Minuto De Dios

Villavicencio/Meta
 Introducción :

Según al tema propuesto, control administrativo e indicadores de gestión, siendo este

una parte fundamental del proceso administrativo, en donde todo el personal
involucrado en la organización participa en la medición y seguimiento del
cumplimiento de los objetivos, metas y actividades establecidas en las estrategias
(planeación y organización, distribución ), así mismo del cumplimiento de los
indicadores en los diferentes procesos. En este informe presentaremos el resultado de
la revisión del proceso de control ejecutado por la empresa de Conta S.s. a , entidad
cuyo objeto social es la prestación de servicio de contabilidad y tambien hay opción de
atención domiciliariada en la ciudad de Villavicencio y algunos municipios del Meta.

Control de la empresa Conta S s.a.

1. Control administrativo en la Empresa Tu salud en Conta S.s.a de la empresa
Conta S.A.S es una institución prestadora de servicio de salud ubicada en la
ciudad de Villavicencio , y el portafolio de servicio se centra en contabilidad de
empresas y tambien domiciliaria para las personas que adquieran el servicio
de forma particular y en convenio con algunas entidades bancarias
( Bvva,Davivienda.)

2. En la administracion se encuentran 5 con titulación de contaduría y tambien

se encuentra La tutora de capacitaciones Haidi zulima fernandes quien se
encuentra liderando los diferentes procesos de tutoría y capacitacion para los
egresados nuevos a la empresa y es la persona responsable de la presentación
de indicadores de gestión a entes de control externo (Dian , convenios, ect) y los
establecidos de manera interna dentro de la organización. La empresa conta
s.a.s cuenta con elementos dentro su planeación como lo es la Misión, Visión y
Objetivos generales. Los seguimientos y control sobre las actividades
encaminadas al cumplimento de los indicadores se realizan periódicamente con
la administraciones de las diferentes áreas de la institución, cuyos resultados,
son retroalimentados por cada líder con sus respectivos equipos de trabajo. Al
preguntarle en la administracion de la empresa sobre los indicadores y
evaluación de los mismos nos manifiesta que muchos indicadores los establece
normativamente instituciones externas, como la de inspección y vigencia con la
dian y la plataforma sax y otros son acordados de manera contractual con las
empresas de convenio (entidades promotoras de conteos ), por lo cual dentro de
sus estrategias comerciales la organización busca presentar cumplimiento de
estos indicadores para dar confiabilidad a sus clientes y ser más competitivos
frente a otras empresas que ofrecen servicios similares.
 2. Análisis de los Enfoques, Elementos del Control y su integración con el sistema de
gestión en
manejan enfoques de control preventivo en cuento a la aplicación de estrategias de
control antes de ejecutar actividades de operación, tales como prevención y seguridad
del personal de la empresa y los pacientes en cuanto a riesgos económicos u otros
posibles riesgos de puedan suceder en las actividades programadas. Además, se
ejecutan controles durante estas actividades, seguimientos de jefes de administracion
y auditoriaa de la capacitación en calidad de la institución para documentar
adecuados procedimientos durante la práctica en la atención de clientes y Por último,
se evidencia control de retroalimentación, donde se revisan indicadores de las
actividades planeadas, una vez ejecutadas. Estos resultados que son revisados por el
los que conforman la administracion y la líder de capacitación , posterior de la
retroalimentación de desviaciones o incidencias detectadas se procede a socializar con
todo el personal involucrado en cada proceso para la elaboración de análisis de causas
y plan de mejoramiento. Este plan de retroalimentación se aplica a indicadores como
oportunidad de citas, cumplimiento citas médicas y de enfermería, satisfacción del
cliente con el servicio y otros como calidad en la elaboración de Historia clínica y
resolutividad en la atención médica. Es de resaltar que, dentro de la documentación
de la Empresa, siendo una entidad de servicio contadura , se evidencia indicadores y
actividades establecidas por la contingencia de la pandemia que inicio en el mes de
marzo de 2020 en el país, en cual denota que la empresa se adecuo a una afectación de
carácter externa de forma efectiva, incluyendo rápidamente este factor tan relevante
dentro de sus sistemas integrales de evaluación y gestión.

3. Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo

que maneja la empresa CONTA S.A.S
La entidad maneja herramientas de control financieros, tales como estados
financieros y presupuestos emitidos por el contador y asesor financiero de la empresa
y alimentados en el MIS (sistema de información gerencial) que se mantiene
actualizado al representante legal y gerente de la empresa . y mas Adicional, es muy
importante mencionar que tiene otras herramientas de control como las de circulo de
calidad, ejecutada por medio de un comité de reuniones periódicas y liderada por un
profesional en la salud con especialidad en calidad. En estos comités se revisan temas
de indicadores, auditorías internas, evaluación de procedimientos y hallazgos de
desviaciones o incidencias. La empresa si maneja tableros de mando (CMI) por
procesos definidos internamente (gratitud del cliente y servicio, comercial, financiero.)
el cual se puede evidenciar los indicadores y los resultados de estos.

4. Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de

control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.

De acuerdo con la documentación emitida se realiza las siguientes observaciones y

recomendaciones de mejora:
1. Proponer indicados razonables y alcanzables basados en resultados anteriores
y de acuerdo con un plan de mejoramiento establecido, ya que en algunas
acciones no se evidencia cambios de estos frente a periodos anteriores, a pesar
de tener desviaciones.
2. En algunos indicadores no se especifica Responsable, lo cual no permite
realizar un correcto seguimiento y control, no cumple con los componentes
básicos de los indicadores, se recomienda tener en cuenta estos componentes.
3. El tablero de mando de servicio y satisfacción del cliente no se encuentra
actualizado, se recomienda indicar a los líderes de procesos mantener esta
herramienta con la información actual y real, ya que es un insumo de total
importancia para medición de indicadores y toma de decisiones.
4. No se evidencia utilización alguna herramienta de análisis de causas de
desviaciones de los indicadores, por lo cual se recomienda este insumo para
definir acciones de mejora más efectivas.

Gracias por su atención.