BÀI 2:

THƯ KÍ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

(6 TIẾT )
 I. MỤC TIÊU BÀI HỌC
1. Về kiến thức: Trang bị cho người học kiến thức về về công tác
văn thư, quản lý văn bản đến ,văn bản đi, lập và nộp hồ sơ.
2. Về kỹ năng: Có kỹ năng để người thư kí hoàn thành nhiệm vụ
trong công tác văn thư
3. Về năng lực tự chủ, tự chịu trách nhiệm: Có ý thức học tập, rèn
luyện để trở thành một thư kí có năng lực trong hoàn thành nhiệm vụ
văn thư.
• Nội dung bài học bao gồm 4 nội dung:
- Công tác văn thư
- Quản lý văn bản đến
- Quản lý văn bản đi
- Lưu và nộp hồ sơ
 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. KHÁI NIỆM

Công tác văn thư là toàn bộ những hoạt động bảo đảm thông
tin bằng văn bản bao gồm việc soạn thảo văn bản, ban hành,
xử lý, quản lý văn bản được hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức xã hội, doanh nghiệp.
 2. NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

2.1. Xây dựng và ban hành văn bản

Xây dựng và ban hành văn bản gồm: thảo văn bản, duyệt văn bản. Đối
với những văn bản quan trọng phải xin ý kiến các đơn vị liên quan hay
phải hội thảo góp ý kiến. Đánh máy văn bản, trình ký văn bản, in ấn,
ban hành văn bản.
2.2. Tổ chức quản lý, xử lý văn bản
Tổ chức quản lý, xử lý văn bản bao gồm những công việc như: quản lý
sổ sách, văn bản, giấy tờ nội bộ. Tổ chức giải quyết văn bản đến, giải
quyết văn bản đi. Tổ chức lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan,
sắp xếp lại tài liệu ở văn phòng.
2.3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
- Các loại con dấu: cơ quan, văn phòng, tên, chức vụ, “đến”, “mật”, “tuyệt mật”,
“tối mật”, “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”…
- Quản lý con dấu: Các loại con dấu không được mang ra khỏi văn phòng, Dấu
phải để riêng trong tủ có khóa chắc chắn sau giờ làm việc. Khi con dấu bị mất
phải báo ngay cho cơ quan công an.
- Nguyên tắc đóng dấu: Chỉ được đóng dấu sau khi có chữ ký vào văn bản của cấp
có thẩm quyền. Không đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ. Dấu phải được
đóng rõ ràng, ngay ngắn. Chỉ người giữ dấu mới được đóng vào văn bản.
- Sử dụng các loại dấu:
+. Dấu nổi chỉ được đóng vào ảnh trong các loại bằng, chứng chỉ tốt nghiệp.
+. Dấu chìm đóng trong những trường hợp đặc biệt.
+. Dấu đóng đỏ đóng trên các văn bản quản lý.
3. YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

- Nhanh chóng

- Chính xác
- Bí mật
- Hiện đại
4 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Ở CƠ QUAN
4.1 TRÁCH NHIỆM CỦA THỦ TRƯỞNG Ở CƠ QUAN

• Chịu trách nhiệm về quản lý công tác văn thư trong toàn cơ quan,
chỉ đạo công tác văn thư ở đơn vị cấp dưới, đơn vị trực thuộc.
• Chịu trách nhiệm: giao việc cho cấp dưới, kí các văn bản theo quy
định của nhà nước, văn bản pháp quy của cơ quan. Những văn bản
khác có thể giao cấp phó kí, hoặc ủy quyền chánh văn phòng kí.
4.2. TRÁCH NHIỆM CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG (TRƯỞNG
PHÒNG HÀNH CHÍNH).

• Chánh Văn phòng là người có nhiệm vụ trực tiếp giúp thủ trưởng
cơ quan tổ chức thực hiện công tác văn thư và chỉ đạo trực tiếp
nghiệp vụ công tác văn thư ở cấp dưới
• CVP có thể giao việc cho NV văn thư hoặc cho cấp phó nhưng
phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
4.3 TRÁCH NHIỆM CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ CHUYÊN
TRÁCH

• Trách nhiệm của công tác văn thư chuyên trách là tổ chức và quản
lý, giải quyết các văn bản.
5. HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN THƯ

• Cơ quan quản lý công tác văn thư trung ương.

• Tổ chức văn thư ở các ngành, các cấp
• Các cơ quan đào tạo bồi dưỡng cán bộ nghiệp vụ công tác văn thư
II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

• Khái niệm văn bản đến: Mọi văn bản từ bên ngoài gửi vào cơ
quan được gọi là văn bản đến. Mọi văn bản đến đều được xử lý
theo nghiệp vụ văn thư.
1. NGUYÊN TẮC CHUNG
• Tất cả các văn bản đến dưới mọi hình thức đều phải qua bộ phận văn
thư để tiếp nhận, đăng ký nhằm quản lý tập trung thống nhất.

• Văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, bí
mật. Không được để tồn đọng văn bản, chuyển sai địa chỉ.

• Tất cả các văn bản đến đều phải trình thủ trưởng hay chánh văn phòng
xem xét, cho ý kiến phân phối văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong
cơ quan.

• Mọi người, kể cả thủ trưởng nhận văn bản đều phải ký vào sổ nhận
văn bản.
2. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN

2.1 NHẬN VĂN BẢN ĐẾN:

• Xem lướt: để khẳng định có đúng tên, địa chỉ, cơ quan, bị bóc bì
hoặc nghi ngờ bom thư…

• Phân loại: hai loại bóc bì và không bóc bì. Không bóc bì là báo,
tạp chí, thư riêng, gửi các đơn vị trực thuộc hoặc có dấu mật. Loại
bóc bì: để tên cơ quan, gửi thủ trưởng.
2.2 BÓC BÌ

• Bóc mép phải, không rách văn bản, không để sót văn bản, không
mất dấu bưu điện, không mất địa chỉ người gửi; văn bản có dấu
“khẩn” hoặc “thượng khẩn” bóc trước; dồn văn bản về bên trái cắt
mép phải, để “râu” cho bì thư; sau khi cắt: đối chiếu số, kí hiệu
ngoài bì với trong văn bản, nếu nhầm thì gửi lại cơ quan gửi; nếu
là đơn thư khiếu nại, nặc danh thì giữ lại bì, đính kèm vào thư để
làm hồ sơ về sau; nếu có phiếu gửi thì đối chiếu văn bản với phiếu
gửi.
2.3 Đóng dấu đến.

• Dấu đến được đóng bên lề trái, dưới số ký hiệu nếu là văn bản có tên
gọi, dưới trích yếu nếu là văn bản không tên hoặc có thể đóng vào
khoảng trống giữa tác giả và Quốc hiệu. Dấu đến có kích cỡ 50mm x
30mm.
2.4. Trình thủ trưởng, Chánh văn phòng xin ý kiến phân phối

•Văn thư xếp vào cặp trình: văn bản khẩn lên trước, văn bản thường
xuống dưới, trình trong ngày và xin ý kiến phân phối sau khi đã đóng
dấu “đến”.

•Chuyển văn bản sau khi có ý kiến phân phối của lãnh đạo. Văn bản đến
ngày nào phải đăng ký và chuyển ngay trong ngày hôm đó, trường hợp
đặc biệt mới để hôm sau.
2.5. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

• Đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng trong việc tổ chức
quản lý văn bản đến. Đăng ký để nắm được số văn bản đến trong
ngày, nội dung văn bản, văn bản nằm ở đâu, đã giải quyết chưa.
• 100-24/9/2021 – Sở GD và ĐT TPHCM – 95/CV-TCBC – CV xét nâng
lương trước hạn – Phòng Tổ chức cán bộ -
BÌA SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN
2.6. Chuyển giao văn bản

• Sau khi trình lãnh đạo có ý kiến giải quyết và sau khi văn bản đã được
đăng ký thì chuyển ngay văn bản đến địa chỉ.
 2.7. THEO DÕI, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

• Văn thư phải xem người nhận đã giải quyết văn bản chưa, có đúng đối
tượng, người gửi hay không? Có đúng tinh thần chỉ đạo của lãnh đạo
không? Thư ký có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản ở bộ
phận lãnh đạo.
3.TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC QUẢN
LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
3.1. ĐỐI VỚI CƠ QUAN NHỎ

• Đối với cơ quan nhỏ thì người thư ký đảm nhận luôn công tác văn thư.
Thực hiện bốn nguyên tắc chung và bảy nghiệp vụ cụ thể đối với văn
bản đến.
 3.2. ĐỐI VỚI CƠ QUAN LỚN CÓ CÁN BỘ VĂN THƯ
CHUYÊN TRÁCH

• Thư kí chỉ thực hiện: Nhận văn bản, bóc bì, trình thủ trưởng,
đăng kí văn bản đến, giúp thủ trưởng giải quyết văn bản đến, phân
loại văn bản thành 4 cặp/tập để theo dõi: để giải quyết ,chờ phúc
đáp, tiếp tục theo dõi, dự trù cho tương lai.
3.3. Kiểm tra thực hiện văn bản đến
- Đây là một nhiệm vụ của thư ký: Kiểm tra xem việc thực hiện văn
bản đến có nghiêm túc hay không, có thể kiểm tra trực tiếp hoặc
bằng điện thoại, có biện pháp giải quyết nếu văn bản chưa được
thực hiện hoặc thực hiện chưa nghiêm.
III. THƯ KÝ VÀ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

• Khái niệm “văn bản đi”: Tất cả công văn, tài liệu, thư từ…do cơ
quan gửi đi gọi là văn bản đi
1. ĐỐI VỚI CƠ QUAN NHỎ
1.1. XEM XÉT VĂN BẢN LẦN CUỐI VÀ TRÌNH KÝ

• Xem xét văn bản lần cuối để kiểm tra văn bản đã đúng thể thức
chưa, đúng thẩm quyền ký văn bản hay không để trình ký văn bản,
ghi rõ số, ngày tháng và nơi nhận, ký hiệu văn bản.
1.2. Đóng dấu văn bản
• Ngay sau khi có chữ ký của lãnh đạo vào các văn bản, thư ký phải
chuyển ngay cho bộ phận văn thư hoặc trực tiếp đóng dấu. Dấu phải
ngay ngắn, không nhòe, không mờ. Dấu đóng đè lên 1/4 đến 1/3 chữ
ký, về phía trái.
1.3. Vào sổ đăng ký văn bản đi

• Ghi những thông tin cần thiết vào sổ đăng ký văn bản đi.
1.4. Cho công văn vào bì, viết bì công văn
• Địa chỉ nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt. Văn bản
có dấu chỉ mức độ khẩn thì bì cũng phải đóng dấu mức độ khẩn đó.
Văn bản có nội dung mật phải được làm hai bì, bì trong có dấu chỉ
mức độ mật, bì ngoài ghi bình thường.
1.5. Lưu văn bản đi
• Khi văn bản được gửi đi thì phải giữ lại hai bản: 01 bản lưu văn
thư, 01 bản lưu ở đơn vị dự thảo hoặc ban hành văn bản. Văn bản
lưu phải là văn bản chính. Bản lưu được phân loại và sắp xếp khoa
học.
1.6. Chuyển công văn đi
• Công văn phải được gửi đi ngay trong ngày đăng ký, có thể gửi
công văn qua đường bưu điện hay liên lạc theo mẫu sổ.
2. Đối với cơ quan lớn
•Với cơ quan lớn có nhiều văn bản, có văn thư chuyên trách thì người
thư ký có nhiệm vụ:
-Trình ký các văn bản
-Chuyển văn bản cho văn thư
IV. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
1. HỒ SƠ

• 1.1.Khái niệm về hồ sơ
• Hồ sơ là một hay một tập văn bản có liên quan tới nhau về một
công việc, nguyên tắc, nhân sự…
1.2. Danh mục hồ sơ
•Danh mục hồ sơ là bảng kê dự kiến những hồ sơ phải lập trong năm
của các đơn vị cá nhân trong cơ quan trên cơ cấu cơ sở tổ chức, nhiệm
vụ, chức năng, quyền hạn của cơ quan.
1.3. Thời gian bảo quản
•Thời gian bảo quản hồ sơ là thời gian đó được lưu trữ, bảo quản
trong lưu trữ phục vụ cho việc khai thác và sử dụng. Thời gian bảo
quản hồ sơ gồm: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời.
1.4. Phân loại hồ sơ
•Có rất nhiều cách phân loại hồ sơ: theo tầm quan trọng hoặc theo thời
gian bảo quản.
2. LẬP HỒ SƠ
2.1. KHÁI NIỆM

• Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được
giao và yêu cầu phương pháp lập hồ sơ để tập hợp văn bản, tài liệu
thành các hồ sơ và được thực hiện các quy trình, nghiệp vụ để
đảm bảo chất lượng của mỗi hồ sơ lập ra.
2.2.NỘI DUNG LẬP HỒ SƠ
2.2.1. XÁC LẬP HỒ SƠ

• Mỗi cán bộ văn phòng giải quyết công việc gì thì phải lập hồ sơ về
công việc đó. Hồ sơ bắt đầu từ khi giải quyết công việc và hoàn
thành sau khi công việc giải quyết xong.
2.2.2. TỔ CHỨC VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

• Toàn bộ văn bản tài liệu giải quyết công việc gì thì được đưa vào
hồ sơ công việc đó.Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian. Việc
hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm những công việc sau: Đánh số tờ, viết
mục lục, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ.
2.2.3. HOÀN CHỈNH HỒ SƠ

• Đánh số tờ: sử dụng số Ả rập, nếu sót tờ có thể kí hiệu a, b; nếu

thiếu tờ không sửa lại mà khi chốt số lượng tờ phải thế hiện rõ.
• Viết tờ mục lục hồ sơ: Tờ mục lục văn bản có tác dụng thống kê
các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phục vụ việc tra tìm và bảo quản
hồ sơ.
• Viết chứng từ kết thúc: Khi công việc giải quyết xong thì lập hồ sơ
ngay. Mỗi hồ sơ phải có tờ chứng từ kết thúc.
• Viết tên ngoài bìa hồ sơ: Viết tên ngoài bìa hồ sơ là quá trình hoàn
thiện các thành phần ghi trên bìa hồ sơ.
3. NỘP LƯU HỒ SƠ

• Văn bản đã được lập hồ sơ xong thì giữ lại ở đơn vị một
năm để phục vụ tra cứu sử dụng và đến thời hạn nộp lưu
thì nộp vào lưu trữ cơ quan, chỉ nộp vào hồ sơ có giá trị
vĩnh viễn và lâu dài.
4. TRÁCH NHIỆM CỦA THƯ KÝ TRONG VIỆC LẬP VÀ
NỘP LƯU HỒ SƠ

4.1. Kiểm tra, đôn đốc việc lập và lưu hồ sơ trong cơ quan theo
danh mục đã dự kiến. Người thư ký phải quan tâm đến những đơn
vị quan trọng, những người giữ nhiệm vụ chủ chốt ở các phòng,
ban…
4.2. Lập, sắp xếp, bảo quản, nộp lưu hồ sơ thuộc bộ phận lãnh đạo
và phục vụ việc nghiên cứu và tham khảo của lãnh đạo.
 V. CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH.

1. Trình bày khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư.
2. Nêu các nguyên tắc chung và các nghiệp vụ cụ thể đối với việc quản lý văn bản
đến
3. Các nghiệp vụ quản lý văn bản đi là gì?
4. Hồ sơ là gì? Lập hồ sơ là gì? Danh mục hồ sơ là gì? Mục lục hồ sơ là gì?
5. Tổ chức lập hồ sơ công việc như thế nào?
6. Bảo quản và sử dụng con dấu như thế nào?
7. Trình bày sự phân công công tác văn thư trong cơ quan.
1.Mỗi học sinh chuẩn bị 15 văn bản và trao đổi với bạn khác trong lớp
để có được 30 văn bản khác nhau.
a.Hãy đăng ký 15 văn bản vào sổ theo mẫu quy định sổ “văn bản
đến”
b.Hãy đăng ký 15 văn bản vào sổ theo mẫu quy định sổ “văn bản đi”
2.Sử dụng 30 văn bản trên để lập hồ sơ “sưu tầm văn bản để học tập”
a.Viết bìa hồ sơ
b.Đánh số tờ
c.Viết mục lục
d.Viết chứng từ kết thúc