Các giai đoạn trong quy trình phân tích công việc

1. Planning the job analysis (lập kế hoạch phân tích công việc).
Xác định các mục tiêu của phân tích công việc: là vấn đề được quan tâm nhất của lập
kế hoạch.
 Thay đổi cấu trúc, cách tổ chức để phù hợp với chiến lược kinh doanh
 Cập nhật các bản mô tả công việc.
Nhận sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo: đặc biệt khi các vấn đề phát sinh liên quan đến những
thay đổi trong công việc hoặc cơ cấu của tổ chức. Đồng thời sẽ tránh được tình trạng
lo lắng và phản đối từ nhà quản lý và nhân viên.
2. Preparing and Introducing the Job Analysis (Chuẩn bị và giới thiệu phân tích công
việc)
Xác định công việc và phương pháp: đó là công việc của một bộ phận cụ thể hay toàn
bộ tổ chức. Đồng thời sẽ xác định số người tham gia.
Xem xét tài liệu công việc hiện có: tất cả các mô tả công việc hiện tại, sơ đồ tổ chức,
các thông tin phân tích công việc trước đây và các tài nguyên liên quan đều là các tài
liệu hữu ích để xem xét giúp cung cấp thông tin cần thiết và tiết kiệm thời gian, công
sức.
Truyền đạt quy trình tới cấp quản lý và nhân viên: để đáp ứng các mối quan tâm và sự
lo lắng về công việc của mình. Có thể bao gồm:
 Mục đích của phân tích công việc
 Các bước liên quan, lịch trình thời gian
 Các thức tham gia
 Ai sẽ thực hiện phân tích và liên hệ với ai khi có thắc mắc cần giải đáp
3. Conducting the Job Analysis (Tiến hành phân tích công việc)
Thu thập dữ liệu phân tích công việc
 Thông tin có sẵn: các thông tin bên trong doanh nghiệp, các website, các
doanh nghiệp tương đồng.
 Thông tin không có sẵn: bảng câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp, nhật ký công việc
(lịch trình), quan sát.
Xem xét và tổng hợp dữ liệu: để đảm bảo tính đầy đủ, nếu thiếu thì thực hiện thu thập
bổ sung.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications (Xây dựng bản mô tả công
việc và tiêu chuẩn công việc)
Bản mô tả công việc (Job Description) là tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về
bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc nhằm đưa ra
những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị
nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nó thể hiện những gì một nhân viên tương lai phải
làm khi anh ta sẽ có được vị trí.
Tiêu chuẩn (đặc tả) công việc (Job Specifications) Tuyên bố giải thích các yêu cầu đủ
điều kiện tối thiểu, để thực hiện một công việc cụ thể. Nó thể hiện những gì một ứng
viên phải sở hữu để được chọn.
Soạn thảo mô tả công việc và đặc tả công việc: các nhà phân tích công việc sẽ chuẩn
bị bản mô tả công việc dự thảo thay vì để nhân viên và nhà quản lý làm tại vị trí đó
viết vì nó không thống nhất về thông ti và trình độ.
Xem xét bản nháp với người quản lý và nhân viên: để đạt được sự thống nhất chung
 Hoàn thiện bản mô tả công việc và đề xuất.
5. Maintaining and Updating Job Descriptions and Job Specifications (Duy trì và
cập nhật mô tả công việc và đặc tả công việc)
Cập nhật mô tả công việc và đặc tả công việc khi tổ chức thay đổi: các doanh nghiệp
luôn thay đổi và phát triển, hiếm khi tất cả các công việc đều giữ đều giữ nguyên
trong nhiều năm. Nhân viên và nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong nhìn nhận
sự thay đổi, vì họ là người tiếp xúc và vận hành trực tiếp công việc, họ biết khi nào thì
có sự thay đổi.
Định kỳ xem xét tất cả các công việc: xem xét để thảo luận xem bản thảo luận xem
bản mô tả công việc còn đầy đủ, phù hợp với hiện tại hay không và có cần thay đổi gì
hay không.

BẢNG CÂU HỎI

Đối tượng: áp dụng cho mọi vị trí công việc
Trình tự: thiết kế bảng câu hỏi -> đưa bảng hỏi tới đối tượng cần thu thập thông tin->
người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi-> tổng hợp số liệu và thông tin.
Thiết kế bảng câu hỏi đơn giản: mỗi người đều có công việc riêng, nếu thiết kế quá
phức tạp gây cản trở đối tượng khảo sát hoặc không thu được thông tin chính xác.
Sử dụng phương pháp phỏng vấn một số đối tượng để phỏng vấn thử nhằm điều chính
những câu hỏi gây khó hiểu, không thể trả lời,….để điều chỉnh phù hợp hơn.
Ưu điểm: nhanh, tiết kiệm chi phí
Nhược điểm: thông tin thu thập có độ chính xác không quá cao.

PHỎNG VẤN TRỰC TIẾP

Đối tượng: áp dụng đối với những công việc người nghiên cứu kho quan sát (nhà
quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,…)
Quy trình: hỏi trực tiếp các đối tương-> tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập
Ưu điểm: tìm hiểu sâu vấn đề
Nhược điểm: tốn thời gian
QUAN SÁT
Đối tượng: những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao
(công nhân sản xuất…)
Quy trình: quan sát quá trình làm việc -> ghi lại đày đủ các hoạt động lao động theo
trình tự thực hiện.
Ưu điểm: thông tin phong phú và thực tế
Nhược điểm: tốn chi phí, bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan từ nhà nghiên cứu,
hoặc người được quan sát sẽ thay đổi nếu nhận thấy mình được quan sát.
Một số phương pháp quan sát:
 Work Sampling (lấy mẫu công việc) là một phương pháp đo lường năng suất
lao động theo thời gian. Người nghiên cứu sẽ quan sát thời gian hổ trợ, thời
gian hiệu quả và thời gian vô ích.
Ví dụ: thao tác của một người thợ xây:
Thời gian hổ trợ: từ lúc người thợ bắt đầu cầm viên gạch cho đến lúc đặt viên
gạch vào vị trí cần xây (lựa chọn viên gạch phù hợp)
Thời gian hiệu quả: từ lúc người thợ đặt viên gạch vào vị trí xây, gõ và nắn
thẳng hàng
Thời gian vô ích: khoảng thời gian không làm việc: ngồi nghỉ, tán gẫu,…
 Employee Diary/Log (Nhật ký công việc) người lao động tự ghi chép lại các
hoạt động của mình và hiệu suất thực hiện.
Ưu điểm: thu được thông tin theo sự kiện thực tế
Nhược điểm: ghi chép khó đảm bảo tính liên tục và nhất quán.