Doanh nghiệp Hùng Minh có quy trình mua và thanh toán cho người bán như sau:

Nhận được phiếu yêu cầu hàng hóa từ cửa hàng chuyển đến, nhân viên kinh doanh
nhập liệu vào phần mềm, in đơn đặt hàng gồm 3 liên chuyển cho trưởng phòng kinh
doanh. Trưởng phòng kinh doanh truy xuất thông tin tồn kho, thông tin nhà cung cấp
từ phần mềm và phê duyệt đơn đặt hàng. Liên 1 gởi cho người bán, liên 2 hồi báo cho
cửa hàng, liên 3 chuyển lại cho nhân viên kinh doanh lưu kèm phiếu yêu cầu theo số
chứng từ.
Khi nhận được hàng hóa và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp, thủ kho tiến hành lập
phiếu nhập kho làm 2 liên, nhập hàng vào kho và ký xác nhận lên cả 2 liên của phiếu
nhập kho. Liên 1 của phiếu nhập kho được chuyể
n cho kế toán mua hàng, liên 2 thủ kho dùng để ghi thẻ kho sau đó lưu kèm với phiếu
giao hàng theo số thứ tự.
Kế toán mua hàng khi nhận được phiếu nhập kho từ thủ kho và hóa đơn từ nhà cung
cấp sẽ tiến hành đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm để ghi nhận tăng hàng hóa, ghi
nhận nợ phải trả và thuế VAT… Sau khi nhập liệu xong, phiếu nhập kho và hóa đơn
sẽ được lưu theo tên nhà cung cấp.
Đối tượng
1. Cửa hàng
2. Nhân viên kinh doanh
3. Trưởng phòng kinh doanh
4. Người bán
5. Thủ kho
6. Kế toán mua hàng

Cửa hàng Phiếu yêu cầu hàng hóa ---> nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh
Nhập liệu vào phần mềm
doanh In đơn đặt hàng 3 liên --- trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòngTruy xuất thông tin
kinh doanh Liên 1 cho người bán
Liên 2 cho cửa hàng
Liên 3 cho phòng kinh doanh
Thủ kho Lập phiếu nhập kho 2 liên
Liên 1 chuyển đến kê toán mua hàng
Liên 2 dùng ghi thẻ
Kế toán mua Nhận phiếu nhập kho tiến hành nhập li
mua hàng